L’archivage électronique9 décembre 2008

Lucien POULAINDirecteur Général AdjointDirecteur Technique Pôle Dématérialisation

Archivage électroniqueLe contexte légal

et normatifArchivage

Le contexte légal

• Loi 200-230 du 13 Mars 2000� Modification du Code Civil

� Suite à Directive Communautaire 13.12.1999

� Décret 2001-272 du 30 mars 2001

� Signature électronique

La Loi du 13 mars 2000

Art. 1316-1-…• Écrit électronique = Preuve si

� Identification formelle de l’émetteur� Intégrité assurée / Création et Conservation

Art. 1316-4-…• Signature électronique = Procédé fiable d’identification.• Fiabilité présumée si

� Identité du signataire assurée� Intégrité de l’acte garantie

• dans conditions fixées par décret

Le contexte légal : facture électronique

• Directive 2001/115/CE du 20/12/2001 sur les conditionsimposées à la facture en matière de TVA� Facture à émettre par assujetti, son client ou un tiers

� Doit contenir des champs obligatoires : date, N° de séquence,identification Tva de l’assujetti / client…

� Support papier ou voie électronique

� Accord destinataire

� Authenticité de l’origine et intégrité du contenu via EDI ou signatureélectronique avancée

� Stockage obligatoire des copies de factures émises et reçues

� Lieu libre si accès complet en ligne

� Authenticité de l’origine, intégrité du contenu et lisibilité à assurer sur lapériode de stockage

� Durée de stockage à déterminer par état membre

Le contexte légal : double électronique de lafacture papier• Instruction fiscale du 11 janvier 2007

� Le « double original » de la facture papier peut être conservé sous formeélectronique si :� Il est une reproduction fidèle et durable de l’original adressé au client sursupport papier

� Un dispositif technique permet de garantir l’authenticité, l’intégrité et lapérennité de son contenu

� Le « double électronique » doit être :� Encodé dans un format qui transcrit le contenu et la mise en forme del’original papier (dates à conserver)

� Enregistré à une date la plus proche possible de celle de l’impression� Sécurisé en terme d’intégrité par :

� Procédé électronique logique figeant les données : signatureélectronique…

� Enregistrement sur support non réinscriptible

Le contexte légal : archives publiques

• Code du patrimoine : L. 212-4 II du 15 juillet2008« La conservation des documents d'archives publiques procédant de

l'activité des personnes … est assurée par ces personnes sous lecontrôle scientifique et technique de l'administration des archives.Lesdites personnes peuvent, après en avoir fait la déclaration àl'administration des archives, déposer tout ou partie de ces documentsauprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet parladite administration… »

Le contexte normatif

• Norme NF Z 42-013• Supports non réinscriptibles• Formats• Horodatage…

• Référentiels d’enregistrement et d’échanges

• PDF/A (ISO 19005)

• Fédération Nationale des Tiers de Confiance• Créée le 16 janvier 2001 :

• Conseil National des Greffiers de Tribunaux de Commerce,Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables,Chambre Nationale des Huissiers de Justice, Ialta, ORSID, …

• Travaux en cours :

• Référentiels, label, guides de bonne pratique

• Tiers-archivage, signature électronique, e-vote, …

Externaliserson archivage électroniquechez un tiers de confianceArchivage

L’archivage électronique

• Changements rapides :

� Environnement légal

� Technologie

• Nécessité d’un cadre méthodologique rigoureux pour :

� Garantir authenticité et intégrité

� Faire face à l’obsolescence technologique des supports

• Mobilisation de ressources pluridisciplinaires

Le tiers archivage : l’alternative

• Bénéficier de l’expertise d’un spécialiste• Formaliser sa politique d’archivage• Contractualiser la prestation :

� Définir le niveau de service� Identifier les coûts, les mutualiser et les rendre variables� Sécuriser la continuité de service� Garantir la réversibilité� Engagement de confidentialité

• Pas d’investissement dédié :� Maintenance, pôle de compétences à assumer

• Etablir une chaîne de confiance

Structure et organisationArchivage

ACQUISITION

HEBERGEMENT (sécurité)

TIERS ARCHIVAGENF Z 42-013 Label FNTC-TA

CYCLE DE VIE (ex: Moreq)

PROCESSUS D’ARCHIVAGE

Label Tiers Archivage

ISO 9001 : 2000

Une organisation reconnue

Certification ISO 9001 : 2000

• Obtention le 7 décembre 2005

• Confirmée lors de l’audit de suivi du 21 novembre 2006• Confirmée lors de l’audit de suivi du 20 novembre 2007

Label des services de Confiance décerné aux services de TiersArchivage : Archiv-Secur

• Obtention le 2 juin 2004

• Confirmé lors de l’audit de suivi du 16 et 30 janvier 2007

Démarche ISO 27000• Politique sécurité, analyse des risques, audit

ORSIDL’offre dématérialisation

L’offre

ORSID : L’offre dématérialisation

• Création des archives électroniques� Numérisation des documents papiers

� Conversion PDF des flots éditables

� Indexation, signature, horodatage

• Archivage interactif sécurisé� Hébergement Orsid avec accès Internet

• Tiers archivage à vocation probatoire� Archivage sur supports de sécurité

� Archivage en ligne

Création des archives : L’offre Numérisation

Les prestations :

• Préparation des travaux

• Numérisation

• OCR, LAD, RAD

• Vidéocodage

• Alimentation des index, hébergement des images

Numérisation : Les moyens

• Les sites :� Deux sites industriels

• Les équipes :� 30 personnes à plein temps� 10 personnes polyvalentes supplémentaires� Production en 3x8

• Les moyens de productions :� ~30 scanners de production� potentiel de ~200K pages numérisées par jour.

• L’architecture et moyens informatiques :� Logiciels LAD/RAD� Gestion de production� Contrôles croisés� …

Archiv-e-Service ®

Hébergement de documents avec accès Internet sécurisé

• Version électronique PDF « copie conforme »des documents originaux.

• Hébergement des flux de tous formats

• Accès par simple navigateur

• Recherche conviviale et rapide

• Sécurité :� Plates-formes protégées et redondantes� Chiffrement des échanges� Authentification forte

• 2 à 5 premières années du cycle de vie.

La famille Archiv-e-Service®

Archiv-e-Service® c’est aussi …

• Archiv-e-Service LegalValue® :� Le coffre-fort numérique à vocation probatoire

• InterScan :� la numérisation depuis le poste de travail

• InterBox : de la consultation à la mise à jour� Complément d’index, annotations,…

• InterFlow : la puissance d’un WorkFlow� Bon à Payer, Circuit d’Approbation de Documents

• E-validation :� Pilotage de la production éditique

• E-merge :� Appareillage des documents entrants et sortants pourproduction éditique

Archiv-e-ServiceArchiv-e-Service

Interbox

NUMERISATION AU FIL DE L’EAUNUMERISATION AU FIL DE L’EAU

InterscanInterscan : un : un ++ d’Archiv-e-Service d’Archiv-e-Service

Consultation

Archiv-e-ServiceArchiv-e-Service

Tiers archivage électroniqueà vocation probatoire

Archiv-Secur®Archivage numérique sécurisé à long terme

• Formats pérennes : XML / index, PDF-A1 / images ou natifsnormalisés

• Support non-ré-inscriptible et normalisé : le CD-R

• Intégrité de l’archive garantie par :� Calcul d’empreinte

� Signature électronique

� Horodatage délivré par Tiers Indépendant

• Conforme à la norme AFNOR Z 42-013

• Première solution labellisée, après audit, par la FédérationNationale des Tiers de Confiance (FNTC).

Archiv-e-Service LegalValueArchiv-e-Service LegalValue

• Tiers-archivage en ligne à vocation probatoire

• Coffre Fort Electronique : Entreprise

Particulier

• Applications privilégiées :� Factures dématérialisées fiscalement

� Double électronique de factures papier

� Transactions bancaires ou de bourse

� ...

� Tous documents à forte valeur patrimoniale ou juridique

Cecurity.com et le projet PIL@E

La Direction des Archives de France a retenuCecurity.com

pour concevoir et réaliser le projet PIL@E

� Conception de la solution en collaboration avecIBM

� Réalisation de la solution

� Actuellement en phase de recetteauprès des utilisateurs des ArchivesNationales

� Intégration du Coffre-fort électroniqueCommunicant, progiciel Cecurity.com

Le projet PIL@E dans le contexte del’administration électronique

• Développement pour les Archives Nationalesde Fontainebleau d'un outil pilote� avant l'ouverture en 2012 du nouveau centre desArchives nationales de Pierrefitte-sur-Seine et desa plate-forme d’archivage électronique

• Respect des normes et référentiels� OAIS, Standard d’échange de données pourl’archivage

• Définition de formats d’entrée et de formatscible d’archivage� Validation et migrations de formats

• Pour le public des archivistes� des services d’archives des ministères

� des Archives nationales

Plateforme PIL@E et progiciel Coffre-fortélectronique Communicant de Cecurity.com

Tous droits réservés © 2008 Cecurity.com

Progiciel Coffre-fort électronique Communicant

Plate-forme PIL@EDéveloppements

– Authentification

– Empreinte– Horodatage

– Signatureélectronique

– Stockage, réplication, haute disponibilité

– Journalisationprobatoire

– Interface Homme Machine– Demande de transfert– Transfert– Recherche et consultation– Commande

– Standard d’Echange– Gestion métadonnées

– Moteur de recherche

– Validation de formats– Conversion de formats– Administration

– Fonctionnelle– Technique

IllustrationsL’offre

Factures fournisseurs

Interface de consultation Workflow

Données statistiques : Unedic

• Unistatis : données communales

� Mise en ligne Archiv-e-Service des statistiques d’emploi descommunes.

� L’accès aux données hébergées se fait directement à partir du siteinternet de l’Assedic.

• BMO : besoin en main d’œuvre

Traitement annuel et mise en ligne Archiv-e-Service des données.

Dossiers salariés

Consultation en ligne des dossiers salariés

• Bulletins, DAS, Certificats, accords, contrats,…

• Accessibilité de l’information

• Exhaustivité de l’information

• Autonomie

Relation clients

• Factures, bon de livraisons, bons de commande, courriers,contrats, plans d’accès, …

• Types de flux : numérisés, EDI, fichiers sortants

• Documents à vocation probatoire ou non

• Accessibilité de l’information (répartie, habilitations)

• Exhaustivité de l’information

• Usage : service métiers, centres d’appels,…