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LE CADRE ET LES CONDITIONS DU TRAVAIL DE LA SECRETAIRE

Il ne suffit pas de pratiquer les techniques et davoir beaucoup de qualits pour

tre une secrtaire digne de ce nom, il faut aussi avoir tous les instrument

ncessaires la parfaite excution des tches matrielles et rechercher la

meilleure installation permettant un travail facile, rapide, tout en donnant une

impression agrable de confort, de nettet, dharmonie et, si possible,

desthtique.

LINSTALLATION GENERALE DU BUREAU

Il appartient souvent la secrtaire de disposer, elle-mme, le mobilier de son

bureau.

Elle place ses meubles et installe son quipement de telle sorte que les diverses

tches de secrtariat puissent tre accomplies commodment, rapidement, avec

le maximum defficience et le minimum de fatigue et derreurs.

Pour cela, elle veille :

Limiter le plus possible ses dplacements ; Circuler avec aisance ; Accder facilement partout ; Ouvrir portes et tiroirs sans craindre de bousculer ce qui est

derrire elle ;

Elle place sa table de travail de sorte que la lumire du jour vienne de sa gauche (en supposant quelle est droitire) et ne fasse pas

dombre sur lcriture ;

Quelle puisse regarder en face les visiteurs qui viennent la voir et toute personne qui pntre dans son bureau ;

Quelle atteigne aisment ses classeurs par simple mouvement pivotant de son sige

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LAMENAGEMENT DE LA TABLE DE TRAVAIL

La secrtaire amnage rationnellement son bureau, afin de gagner du temps en

conomisant les mouvements et de rduire la fatigue. Dans les tiroirs Elle place sa porte la fourniture dont elle a constamment besoin. Elle range les

divers papiers, enveloppes, blocs indispensables son travail par catgorie et

toujours aux mmes endroits, dans les tiroirs de droite.

Les dossiers renfermant les documents consulter souvent et fichiers demploi

usuel gnralement munis dune signalisation sont disposs verticalement dans les

tiroirs de gauche, amnags cet effet.

Sont rangs dans le tiroir central, le petit matriel et les petites fournitures,

telles que :

Ciseaux ; Rgles ; Crayons ; Gommes, attaches de toutes sortes (trombones, coins de cuivre,

pingles plates, attaches parisiennes) sont placs dans le tiroir du

milieu avec :

Les agrafes et les agrafeuses ; Les appareils faire des languettes ; Les appareils relier par gaufrage ;

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LES CONDITIONS DE TRAVAIL

LECLAIRAGE

Lclairage joue un rle important dans le rendement du travail. Il est toujours

agrable quune baie laisse pntrer largement la clart naturelle. La secrtaire

apportera tous ses soins linstallation de lclairage artificiel qui reste mme,

indispensable et sassurera :

_ Quil nest pas blouissant (filaments et ampoules cachs) ;

_ Quil est bien suffisant ;

_ Quil est bien rparti.

Il est souhaitable que lclairage comprenne la fois :

Un clairage gnral (qui vite normalement des ombres trop marques) assur :

_ Par des ampoule caches quil convient dessuyer souvent ;

_ Ou par un ou plusieurs tubes fluorescent

Un clairage individuel, par incandescence, au moyen de lampes portatives donnant une lumire convenable sur les plans de travail

Notons enfin que des murs clairs, des boiseries ples nabsorbent pas la lumire,

ajoutent une note plaisante et rendent latmosphre plus agrable.

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LA CLIMATISATION

La climatisation des bureaux permet laration par insufflage dair

temprature et humidit peu prs constantes (air conditionn).

Quand la climatisation nexiste pas, il est ncessaire :

_ De maintenir dans les salles de travail, une temprature denviron 20 (le

chauffage central est, alors, le meilleur procd employer, condition

toutefois quil soit distribu par radiateurs munis dhumidificateurs ) ;

_ Douvrir les fentres en dehors des heures de travail, en particulier

pendant le repas de midi et, sil y a lieu, pendant les pauses

LA LUTTE CONTRE LE BRUIT

Le bruit, tant intrieur quextrieur, doit tre banni des bureaux.

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LES AIDES- MEMOIRES Sur le bureau de la secrtaire, on trouve, par consquent, un ou plusieurs aide-

mmoire qui lui sont indispensables.

Citons en premier lieu :

Lagenda, sorte de carnet broch ou feuillets mobiles qui permet, grce ses divisions horaires plus ou moins rapproches (quart

dheure par quart dheure ou demi-heure par demi-heure), de noter

les rendez-vous et tous les travaux excuter une date

dtermine, en termes suffisamment clairs et dune criture trs

lisible. La secrtaire biffe, au fur et mesure et de faon trs

apparente ce qui na pu tre excut le jour mme. remarquons quen

gnral la secrtaire tient, pour contrle et par scurit, un agenda

personnel qui double celui de son chef, en assurant leur parfaite

coordination.

Lagenda est un outil de travail essentiel pour la secrtaire.

Le semainier est un agenda condens qui, au lieu de consacrer une page par journe, groupe une semaine entire sur deux pages vis- -

vis lune de lautre.

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Le tikler est un agenda perptuel trs commode ; cest galement un classeur chronologique qui permet de remettre en mmoire, jour

par jour, ce quil faut faire et qui peut servir dchancier ; il est

appel parfois auto rappel.

PHOTOS

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Les objectifs du classement

I -QUE CLASSER ? A/Les supports dinformations : Ils sont nombreux et on constate de plus en plus lvolution. Le choix du type de support devra se faire en fonction de :

traitement la forme la frquence la dure de vie de linformation En fonction de la frquence dutilisation, il faut distinguer les documents :

Actif : consult et mis jour frquemment Semi actif : consult de temps en temps Archives : trs rarement consult

Pour tre conserve, linformation est enregistre sur des supports : Papier . B/Les dossiers : Les dossiers manuels ( revoir) ou informatiques.

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II -Les qualits dun bon classement Un bon classement doit tre complet :

Utiliser tout document utile Simple : permettre une recherche rapide Fiable : constater quaucun support me manque ou nest dclass Peu encombrant : occuper un minimum de place Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier) Discret : protger les documents contre des lments destructeurs et

contre Les indiscrtions

III -Identification du mot directeur A/Dfinition du mot directeur

Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est dtermin parmi un ensemble de mots appels (raison sociale, dnomination, rubrique B/Etude de la norme Les rgles du choix du mot directeur dans une dnomination se fixent par la norme Z 44001 dfinie par lAFNOR (association franaise de normalisation)

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C/Dtermination du mot directeur

1) Nom propre de personne : Exp. : Entreprise ALI et fils

Entreprise ALI ALAOUI Entreprise ALAOUI

Remarque : les articles le, la, les BN, AIT, WALD, OUM, sont considrs comme faisant partie du nom sauf de et d Exp. : Entreprise de GAULL Remarque : les titres sidi, Moulay, lala, etc. sont considrs comme faisant partie du nom que sils sont lis par un trait dunion. Exp. : Lyce MOULAY- ABDALAH

Lyce MOULAY ABDALAH

2) Nom gographique : Le mot directeur est le nom gographique dans une rubrique Exp. : Htel CASABLANCA Remarque : les points cardinaux et leurs composs sont considrs comme mot directeur , galement le mot centre qui marque le lieu. Exp. : Htel du Nord.

Htel du Nord du MAROC

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3) Nom publicitaire : Le mot directeur est le premier nom publicitaire

Exp. : La maison Philips Remarque : On considre comme nom publicitaire les noms Historiques ou Lgendaires

Exp. : Htel ALMOUWAHIDINES Les mots isols entre guillemet

Exp. : Journal lopinion Mots trangers la langue franaise

Exp. : Htel WELCOME

4) Nom commun et adjectif : Le mot directeur est un nom commun et un adjectif Le mot directeur est le premier nom commun dans une dnomination sauf le mot socit et compagnie

Exp. : Socit franaise de confection Le mot socit ou compagnie est considr comme mot directeur sil est le seul nom commun dans la dnomination

Exp. : socit franco-marocaine

Le mot directeur est un adjectif numral dans une dnomination Exp. : Alfa 55

Le mot directeur est un adjectif qualificatif qui prcde un nom commun unique

Exp. : Grand htel Grand htel de la ville

Le mot directeur est adjectif substantif

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Exp. : la royale imprimerie

5) Sigle : Le mot directeur est un sigle.

Exp. : SOMACA, COMANAV

IV- Comment classer ? Selon un nombre de classement rtablit, les ordres de classement sont 7 : Les trois ordres principaux sont :

9 Le classement numrique 9 Le classement alphabtique 9 Le classement idologique

Les quatre ordres drivs sont : 9 Le classement gographique 9 Le classement chronologique 9 Le classement alphanumrique 9 Le classement dcimal

Avant chaque classement il faut :

- dterminer le mot directeur du classement - Indexer la dnomination

REMARQUE : lindexage est une technique de prsentation de la rubrique, elle a pour but de faciliter le classement des supports divers de linformation

EXP : RUBRIQUE INDEXEE

CONFECTION de textile (socit marocaine de)

Mot directeur mot suivant mot prcdent

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organigramme

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Exercice DAPPLICATION

Dterminer le mot directeur dans chacune des dnominations suivantes:

Socit Moulay EL HADI; MARRAKECH Lyce DESCARTES ; RABAT Salle gymnastique Mohammed ELALAOUI Compagnie de GAULLE et fils Entreprise de peinture ASTRAL ; CASABLANCA Pharmacie ltoile du sud Magasin du Nord marocain ; RABAT Htel des ALOUTES ; RABAT Transport rapide du nord -ouest du pays Socit du PULLOVER ; CASABLANCA

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ORDRES FONDAMANTAUX

CLASSEMENT ALPHABITIQUE

Le classement alphabtique est le plus pratiqu pour les documents concernant

des tiers : dossiers du personnel, tat informatiques nominatifs.

Le classement alphabtique consiste ranger les mots daprs des lettres dans

lalphabet.

Lapplication de cette rgle, simple pour les mots isols, est souvent dlicate

pour les dnominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut

choisir, dans chaque dnomination, le mot directeur.

Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en vidence

en vidence en indexant la dnomination.

La dnomination indexe est place lendroit le plus visible du dossier, compte

tenu du mode de classement adopt (voir chapitre suivant).

REGLE GENERALE On prend comme mot directeur de classement :

Le premier nom propre de la dnomination : -nom propre de la personne -nom propre gographique

- nom publicitaire ou, dfaut le premier verbe -ou le premier nom commun lexception des mots

- ou adjectif pris substantivement compagnie et socit

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les mots unis par un trait dunion doivent tre considrs comme un seul mot. Les abrviations, les chiffres et les sigles doivent tre transcrits en toutes

lettres.

Si une hsitation peut se produire sur le choix du mot directeur de classement, on clase le dossier daprs le mot dtermin conformment la

norme, et lautre mot significatif on fait un renvoi au mot directeur.

AVANTAGES : Recherche et reclassement rapides dans un petit classement. INCONVENIENTS :

-Ncessit de connatre les rgles du classement ; problmes des homonymes. -Scurit imparfaite : une erreur de classement ne peut tre dcele. -Extensibilit imparfaite : dans le cas dune extension rapide du classement,

linsertion de nouveaux lments pose des problmes matriels. UTILISATION : Classement le plus courant pour les dossiers et documents concernant les tiers (clients, fournisseur, personnel) et donnant lieu des traitements manuels. Au cour des traitements informatiques, des listes alphabtiques sont frquemment produites (sur papier ou lcran)

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LE CLASSEMENT NUMERIQUE : Le classement numrique consiste attribuer un numro chacun des lments

classer et ranger ces lments daprs lordre des nombres.

Lors de larrive dun nouvel lment, on lui donne le numro suivant. Si les lments

sont identifis par une dnomination, il est indispensable dtablir un rpertoire

alphabtique qui permet, connaissant la dnomination, de trouver rapidement le numro

de llment. La recherche seffectue ensuite sans hsitation.

La recherche

Lexprience prouve que, dans un traitement manuel, le responsable du classement

effectue de nombreuses recherches sans consulter le rpertoire : il connat de mmoire

le numro ou lemplacement des dossiers les frquemment demands. (Souvent, la loi des

20.80 sapplique dans ce cas 80% des sorties portent sur 20% des dossiers).

AVANTAGES : - Le classement numrique permet de classer toutes sortes dlments (dossiers, livres, cassettes, etc.) - Il permet une recherche rapide, surtout dans les classements importants. - Labsence dun lment ou son mauvais classement sont faciles dceler : grande scurit. - Les lments peuvent ne porter quun numro : discrtion. - Les nouveaux lments prennent place la fin du classement : grande extensibilit. INCONVENIENTS

-Il est ncessaire dtablir un rpertoire. - les liminations se produisent surtout parmi les lments anciens, ce

qui peut entraner quelques problmes matriels. UTILISATION : Classement importants ; classements en extension ; fichiers informatiques. Les dossiers prims : Les dossiers prims se trouvent surtout en dbut de classement (lments les plus anciens) Or, un numro devenu libre ne peut tre rutilis sans risques de confusion. Une solution consiste laisser un tmoin la pace du dossier limin pour viter rupture du classement.

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Exercice dapplication

Vous tes employ au service de classement dune importante agence de publicit. Le 10

Dcembre dernier, la guichetire du service offre demploi vous remet sa feuille de la

journe sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insrer une annonce

doffre demploi ce jour l.

Compagnie de produits cramique Antiquit dorget Compagnie des transports runis Socit rgionale dalimentation Garage Balzac Entreprise gnrale de chauffage Etablissement Louis Guillaud et Cie Comptoir thermique europen Ptisserie au soleil dor Htel des deux dauphins

Travail faire :

Prsenter dans lordre numrique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier

porte le numro 400.

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LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE OU THEMATIQUE Le classement thmatique consiste ranger les lments par thmes : Le plan de classement comporte la division de la matire en sujets, des sujets en sous- sujets, etc. Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en gnral classes dans lordre alphabtique. Plan de classement dune documentation relative lquipement du bureau (extrait) : Installation et ameublement

Environnement - cloison mobiles - Eclairage - Insonorisation - Revtement - Ventilation

Mobilier - Bureau -Sige -Tables

Rangement 1. Matriel

-Dossiers -Fiches -Rpertoire

2. Mobilier -Classeurs -fichiers -rayonnages

sujet subdivision1 subdivision2 AVANTAGES : Le classement peut se subdiviser autant que ncessaire. INCONVENIENTS : Le plan de classement est dlicat tablir. La recherche peut tre assez longue si les subdivisions sont nombreuses. Lextension du classement peut poser des problmes matriels. La scurit nest pas parfaite (risques derreur lors du classement). UTILISATION : Classement de la documentation (traitement manuel).

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ORDRES DERIVES

CLASSEMENT CHRONOLOGIQUE

Principes : Il consiste classer les dossiers dans lordre des dates, des plus anciennes aux

plus rcentes.

Il est utilis lorsque la date apparatre comme un lment essentiel

didentification dun document.

Toutefois, le document le plus rcent doit toujours tre plac sur le dessus

Le classement chronologique est parfois complt par un classement numrique.

Avantages :

- Simple

- Extensible linfini

- Le document le plus rcent est immdiatement visible

Inconvnients :

- Impossible de constater labsence dun document

- Difficile des retrouver un document dont on ne connat pas la date prcise

Le classement chronologique est utilis particulirement pour le classement de la

correspondance, des revues et des journaux

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Exercice dapplication

Vous venez dtre engag comme secrtaire dans une entreprise.

On vous a remet ple-mle les dossiers de client ouvert avec lindication des

dates arrives :

22/5 : les constructions lectrique Thermor

2/5 : Hte Jules Csar

13/5 La nationale dassurances

6/3 les ditions darts= Marino

17/2 Monsieur le comte de La fert

12/2 Lentreprise Paul la Marche

1/9 fabrique de cble lectrique du nord

10/5 S.A.A.G. (Socit A dalimentation gnrale)

Travail faire :

Classer chronologiquement ces dossiers

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LE CLASSEMENT ALPHANUMERIQUE Principe : Classement driv la fois du classement numrique et alphanumrique. On rpartie les dossiers classer dans les classes alphabtiques : A.B.C.D A lintrieur de chacune de ces classes, on attribue chaque dossier un numro selon sa date de cration. Les dossiers sont regroups par lettre et lintrieur de chaque lettre ils sont classs numriquement. Les dossiers du classement alphanumrique sont souvent spars par un guide rpertoire sur lequel on inscrit les dnominations selon lordre darriver des dossiers. RAMARQUE Un guide rpertoire est un moyen de signalisation qui visualise le plan de classement adapt EXP : onglets Avantages :

- Extensible - Discret - Sr

Inconvnients :

- Ncessit de tenir un rpertoire pour chaque classement alphabtique. - Assez long : la consultation du guide est longue

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Exercice dapplication

Vous tes employs au service de classement dune importante agence de publicit. Le 10 Dcembre dernier, la guichetire du service offre demploi vous remet sa feuille de la journe sur laquelle inscrit, les diverses maisons de commerce ayant fait insrer une annonce doffre demploi ce jour l. 9 Compagnie de produits cramique 9 Antiquit dorget 9 Compagnie des transports runis 9 Socit rgionale dalimentation 9 Garage Balzac 9 Entreprise gnrale de chauffage 9 Etablissement Louis Guillaud et Cie 9 Comptoir thermique europen 9 Ptisserie au soleil dor 9 Htel des deux dauphins

Travail faire :

Prsenter dans lordre numrique les noms de diverses maisons sachant que le dernier dossier porte le numro 400

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LE CLASSEMENT GEOGRAPHIQUE

Dfinition : Le classement gographique est fond sur les divisions territoriales : continents, pays, provinces, villes, prfectures, communes, quartiers etc. Les divisions gographiques sont souvent classes alphabtiquement (facultatif). Avantages :

-Simple dans son principe -Extensible puisquil se subdivise.

Inconvnients :

Exige de srieuses connaissances gographiques Ncessite lemploi dun dictionnaire ou dune carte gographique Il est difficile de reprer labsence dun dossier.

Remarque : Ce mode est utilis dans les services commerciaux, des services de ventes par correspondance et des agences de publicit.

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EXERCICE DAPPLICATION

Vous tes employ au service de classement dune importance agence de

publicit. Le 10 dcembre la guichetire du service offre demploi vous remet sa

feuille de journe sur laquelle a inscrit les divers agents de commerce ayant fait

insrer une annonce doffre demploi ce jour l.

- Compagnie de produits cramique, Casablanca

- Garage BALZAC, Bni Melal

- Entreprise gnrale de chauffage, Sal

- Antiquits dorgets, Casablanca

- Compagnie de transports runie ; Rabat

- Etablissement de la feuille et fils, Madrid

- Dragon dor antiquit, Paris

- tablissement Quick service, Rabat

- Office national de mtorologie, Casablanca

Prsentez les rubriques selon lordre alphanumrique et ensuite en mode

gographique.

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LE CLASSEMENT DECIMAL

Principes : Le classement dcimal repose sur le principe suivant entre deux nombres dcimaux, conscutif de mme ordre, il est toujours possible dintercaler 9 nombres dcimaux. Lorsquon forme des nombre dcimaux, chaque nouveaux chiffre est ajout droite du prcdent, les documents classer en dix groupes qui peuvent nouveaux tre subdiviss en dix groupes qui peuvent nouveaux tre subdiviss etc.

Dans la pratique pour simplifier lcriture en supprimant le 0,

Exemple : 021 21 Le classement dcimal est la scurit du classement numrique.

Avantages : - Parfaitement adapt un classement de la documentation. - Extensible linfini.

Inconvnients: - Organisation longue. - Emploi dlicat

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EXERCICE DAPPLICATION Classez daprs le mode dcimal les documents portant les numros ci-aprs :

282, 3215, 501, 684, 6001, 501, 24, 106, 1005, 601, 37, 364, 3701, 379, 106,

2456. Mme exercice

Votre employeur est abonn une revue de documentation juridique fiscale et

sociale dont les feuilles de mise jour sont classes suivant le principe de la

numrotation dcimale.

Rubriques : n

0- Gnralits

1- Impts directs

2- Taxes indirectes

3- Comptabilit

4- Economique

5- Travail - lois sociales

6- Laps

7- Droit usuel

Travail faire :

Sous quelle rubrique et dans quel ordre doivent tre intercals les feuillets

suivants.

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LE RANGEMENT DES SUPPORTS

Du classement vivant au classement mort

Ranger et assurer la bonne conservation des documents et des supports

Dterminer les tapes des rangements

Recenser les diffrents modes de classement

Caractriser le classement aux archives

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Photo

29

PHotos

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Photos

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Les tapes du rangement

Aprs avoir dtermin lordre dans lequel doivent tre classs les supports, il sagit de choisir les moyens matriels a utiliser pour conserver les documents et permettre leur consultation dans les meilleures conditions.

Regrouper les documents en dossier :

Pour faciliter le rangement et la recherche, les documents concernent un mme sujet, une mme personne- lettre, imprim, documents divers sont regroups dans un dossier.

Pour les dossiers de travail peu pais ; Dossiers ordinaires Pour un rangement de documents dans (chemises cartonne) un dossier suspendu.

Pour les dossiers de travail plus pais ; Dossiers systme

Pour les dossiers de documentation -chemise lastiques, rabat Pour les dossiers de travail volumineux tirettes

Pour le rangement de documents - classeurs sangle Consults Frquemment consults (tarifs,

chanciers, documentations, chronos) -classeurs anneaux

biblorhaptes

pour le plupart des dossiers individuels Dossiers suspendus (clients, fournisseurs, personnel) - (hamac en papier kraft suspendu sous un rayon darmoires ou dans un tiroir)

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Louverture du dossier

le dossier doit porter : - le titre du dossier (dossier de travail) ; - son indicatif de classement (dossier individuel, dossier de documentation). - A lintrieur une feuille colle sur la page 2 permet, ventuellement, de

rpertorier les diffrents documents du dossier.

La mise jour des dossiers Dans les dossiers individuels, tous les documents intressants doivent tre conservs : La mise jour consiste placer les nouveaux documents au dessus des autres. Dans les dossiers de travail ou de documentation, quand un document nouveau rend prim un document ancien, il prend sa place, le document prim tant dtruit.

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Dterminer le lieu de classement, en fonctions de la frquence de consultation.

Nature des documents

Type de classement

Lieu de classement

Dossiers de travail

Documents consults trs souvent En gnral par un seul utilisateur

Vivant

(Ou actif)

Classement individuel, au Poste de travail Accs rapide

Documents permanent consults assez frquemment par plusieurs

Utilisateurs.

Semi vivant (Ou semi actif)

Classement dcentraliser au Niveau du bureau ou du service. Parfois, classement centraliser dans une cellule spcialise

Documents rarement consults Archives

Mort

(Ou inactif)

Classement centralis dans un local darchives

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Dossier :

Le terme dossier dsigne indiffremment :

Le contenant

(Chemise de papier cartonn et le contenu document relatif au mme individu)

Classement dans les dossiers :

Pour les dossiers individuels : - Les dossiers de travail

- Les chronos

- Ordre chronologique,

- Le document le plus rcent dessus

Pour les dossiers volumineux - Les dossiers de documentation dans les sous- dossiers par thmes.

Classement centralises ou dcentralise :

- Un classement dcentralis est confi aux utilisateurs de bureau ou de

service.

- Un classement centralis est assur par des employs spcialiss

disposant dun matriel perfectionn.

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Photos

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Photos

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LES MOYENS DE SIGNALISATION Dfinition et utilit : La signalisation est le moyen de mettre en vidence certains caractres fondamentaux commun un groupe de fiches ou de dossiers, on distingue deux sortes de signalisation :

Signalisation fixe : met en valeur des renseignements permanents Signalisation mobile : utilise pour les renseignements temporaires La signalisation permet :

- De slectionner rapidement les fiches sur lesquelles un travail donn doit tre effectu.

- Dattirer lattention sur certains faits ou dates titre dexemple :

9 La couleur de la fiche 9 Un trait de couleur dans une case suffit parfois pour signaler

une particularit

Matriel de signalisation : Deux types de moyens de signalisation sont utiliss selon que les renseignements soient fixes ou mobiles Matriels utiliss pour la signalisation fixe :

-Guide de client intercalaire -Couleur de la fiche -Trait de couleur -Onglet avec ou sans fentre, plaquettes en acier se fixant

par une pincette sur le bord de la fiche.

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Papillonne gomms : morceau de papillon circulaire autocollant de diffrentes couleurs. Matriel utilis pour la signalisation mobile :

Cavaliers languettes, pincettes ou pont : Les plaquettes en acier minces de toutes les couleurs se posent

comme des onglets cheval sur le bord visible de la fiche, elles peuvent tre indexes ou non.

pingles de signalisation Curseur : signaux en matire plastique opaque et de couleurs qui se

placent sur la fiche elle-mme ou sur la gaine de plastique dcouvrant la fiche.

Nom : Prnom : Tl. : Condition : Rglement : Domiciliation : Conditions accorder

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Dfinition de quelques types de moyens de signalisation : LES PAPILLONS : Ce sont de petits disques de papier de couleur qui se collent cheval sur le bord suprieur de la fiche. Leurs diamtres sont variables et leurs couleurs sont galement nombreuses. Ils sont utiliss pour signaler une particularit fixe : rgion gographique, profession LES TRAITS DE COULEUR Un trait de crayon de couleur, sur le bord suprieur de la fiche, suffit souvent pour en signaler une particularit. Il faut galement, pour quil soit bien visible, que les fiches soient suffisamment cartes. LES REHAUSSEMENTS A DECOUPER Certaines fiches comportent, leur bord suprieur, des rehaussements dcouper : On ne garde que le rehaussement qui donne la caractristique dsire (lettre ou numro) LES CURSEURS Ils sont employs pour signaler des faits continuellement variables (tat des stocks) : Ils se dplacent horizontalement partir dune fente pratique dans la partie visible de la fiche. LES ONGLETS ORDINAIRES Ce sont des plaquettes en acier qui se fixent par une pincette. Ils servent surtout pour les fiches des grands formats.

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Photos

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Supports dinformation

LES MOYENS DE CONSERVATION DE LINFORMATION

Les fiches

Prsentation et indexage des fiches

Dfinition :

La fiche est une carte ou une feuille de papier fort, destine tre classe dans un ensemble. Elle regroupe et rsume sous forme simplifie des informations. Le rle : Les fiches permettent de retrouver rapidement le ou les renseignements souhaits. Elles concourent la bonne marche de lentreprise en facilitant : le contrle de lexcution des commandes. La surveillance de ltat de stock, les dlais de livraison.

Les avantages : Mobilit Maniabilit Volume rduit Signalisation fixe et mobile Possibilit dcrire la main ou la machine crire Bonne vision densemble dun secteur dactivit

Les inconvnients : Possibilit de dclassement ou de perte Possibilit de dtrioration par usage :

-il faut par consquent choisir des cartes de bonne qualit

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Prsentation de la fiche

Les fiches existent sous diffrents formats : Format A429.5*21 Format A5la moiti du format A4 (14.8*21) Format A6la moiti du format A5 (10.5*14.8) Format A 7 ...la moiti de A6 (7.4*10.5) Elles sont utilises la Franaise et lItalienne :

Franaise

Ecriture dans le sens de la largueur (portrait) Italienne

Ecriture le sens de la largeur (paysage) Le trac des fiches : On distingue en gnral trois parties dans une fiche :

Partie rserve lindexage ou la signalisation (partie suprieure) Partie rserve aux renseignements permanents (nom, adresse, Tl.,

conditions de paiement) Partie rserve aux renseignements temporaires (date, dbit, crdit,

date de livraison) Les fiches doivent tre regroupes par agence dans des meubles spcialiss (fichier lensemble de fiche)

Lindexage : Indexer une fiche, cest inscrire sur la partie suprieure ou visible de la fiche, le titre de la rubrique suivant un mode de classement adapt. Lindexage peut tre port sur des onglets ou sur le dpassement (rehaussement) des intercalaires.

(Portrait) critures la franaises

(Paysage) criture italienne

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Photos

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I-DEFINITION :

1. La fiche : La fiche est un support de papier cartonn qui permet de conserver des renseignements en vue dun traitement ultrieur

2. Fichier : Un fichier est un ensemble organis de mme nature, qui doit faciliter les traitements pour lesquels il a t reu et doit donc avoir :

Une capacit suffisante Etre sr et viter toute perte Permettre un accs rapide linformation Avoir un cot rduit

3. la signalisation : La signalisation des fiches permet la slection daprs une caractristique (profession, nature des produits, date dchance)

1) signalisation fixe : Elle identifie les caractristiques fixes :

Exemple :

9 couleur de la fiche 9 trait de couleur 9 papillon ou gommette coll cheval sur la fiche

2) signalisation mobile :(caractristiques variables) - cavalier mtallique :

Cavalier languettes Cavalier pincettes Cavalier pont

Cavalier index plastique :

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4. indexage Consiste visualiser le plan de classement pour faciliter la recherche dune fiche daprs lindicatif du classement. Les guides en cartons portent un onglet pour indexer

Exemple de grille de classement.

W Mau-Maz

Onglet ordinair

Onglet ordinaireindex

Onglet fentre index

Exemple de grille de classement Cuides

Tapis runi (les)

V

U

I

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5).Format = (AFNOR) association franaise de normalisation Grande mobilit Faible encombrement Prix de revient moins lev Mais :

-Recherche et un classement long -La place de signalisation rduite -Manque de la scurit de la signalisation mobile

A4 ( 21 x 29.7) un ou ( 21x31) A5 (21x14.8) A6 (14.8x10.5) A7 ( 10.5x7.4)cm

A5

A7.

A6

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6). Sens dutilisation :

Les fiches peuvent tre prsentes la longueur intitule : Italienne ou la largeur nomme : la Franaise

A litalienne

A la franaise

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VI fiche ordinaire ou (fiche verticale simple) Cest un support en papier cartonn qui reprsente les caractristiques suivantes :

Un classement simple et facile Grande mobilit Faible encombrement Prix de revient moins lev Mais : - Recherche et classement longs

- La place de signalisation rduite - Manque de la scurit de la signalisation mobile

Photos

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II- les fiches horizontales visibles

Les fiches sont fixes sur des pochettes montes intervalle rgulier sur un plateau tiroir : le dcalage correspond la partie visible (partie protge par Rhodod) Signalisation fixe: couleur de la fiche, papillon, case colorie, inscription Signalisation mobile : cavalier pont , index en matire plastique, un curceur. Exemple: fiche de stock

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II-les fiches verticales dcales

Les fiches sont poses sur des rails . lcartement des encoches et les fiches correspond celui des rails .Le dcalage des fiches fait appratre une partie verticale rsrv la signalisation dune partie oblique portant lindicatif du classement.

Labsence dune fiche est immdiatement repr par la discontinuite des pavs figurant en haut et en bas de la partie visible des fiches .

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VII les fiches suspendues : Les fiches sont conues comme des fiches ordinaires. Leur partie suprieure est protge par un Rhodod qui se termine par deux crochets. Elles sont suspendues sur un chssis. Leur partie suprieure est visible condition que les fiches ne soient pas trop serres. Signalisation : tous les moyens de signalisation fixes et mobiles. Matriel : les fiches sont suspendues sur un cadre ou chssis qui peut tre plac sur un bureau ou un tiroir ou dans un bac

Zonedirectement

Visible Fiche suspendue

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VIII- Fiches paules ou en (T) 3 12 cm 1.5cm partie visible Format : particulier Partie non visible sens : la franaise

a) b) a) Signalisation : Fixe papillon couleur de la fiche

Mobilier cavalier mtallique b) Matriel : Elles sont places dans des panneaux

composs de fentes XI les caractristiques des rapports de position fiches de liaison (Imprims)

Caractristiques Support de position Support de liaison Support Papier cartonn Papier lger Titre Pas de titre trs apparent Indicatif de classement

Indicatif de classement trs visible

Pas dindicatif de classement

Directive dutilisation Pas directif dutilisation

Directive dutilisation prcise

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Exercices dapplication

Centre cuir, Casablanca, est un dpt de chaussures qui sapprovisionne directement la fabrique de fes et revend des dtaillants de la rgion du centre A loccasion de la mise en place dun nouveau fichier tiroir horizontale visible, on vous demande de proposer le trac dune fiche de stock pour les articles en dpt en prvoyant une signalisation du niveau du stock. Illustrez votre travail avec lexemple suivant relatif au modle Auteuil rf. C581 pointure 38 :

- le 2-01, bon de sortie 003 :80 paires, - le 4-01, bon de sortie 012 :95 paires - le 14-01, bon de sortie 059 :75 paires, - le 10-01 le magasinier a tablie le bon dentre N5046 pour

250 paires - le 31-12, le stock tait de 300 paires Pour cet article, le stock maximum est fix 400 paires le stock dalerte qui dclenche la demande de rapprovisionnement de 150, le stock minimum de 50 Devoir faire : Vous travaillez dans une maison ddition qui publie une revue mensuelle .on vous demande, de prsenter un projet de fiche verticale dcale qui permettra de donner, sur chacun des 1200 abonns, les renseignements indispensables de noter les renouvellements dabonnements (date et paiement) et observations diverses ; la signalisation devra ressortir :

- les destinataires payants et ceux qui reoivent la revue titre gratuit

- le nombre dexemplaires reus - le moi de renouvellement de labonnement

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LES MOYENS DE CONSERVATIONS DE LINFORMATION

LES IMPRIMES :

1. Imprims de liaison, imprims de position :

Un imprim est un support prpar pour recevoir lenregistrement crit dune information en vue dun traitement et ventuellement dune diffusion. On distingue deux catgories dimprims : - Les imprims de liaison qui permettent de permettre des informations. - Les imprims de position qui permettent de conserver des informations. Malgr le dveloppement des tlcommunications, des supports informatiques et crans de visualisation, les documents imprims formulaires, questionnaires, fiches - restent les moyens les plus utiliss pour transmettre et conserver des informations. Limprim est donc : -Un support de communication qui permet la circulation de linformation ; -Un support de mmoriser en vue de traitements ultrieurs.

Supports dinformation

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Documents de liaison

1- Dfinition : Imprim qui permet de transmettre des informations. A la fin du processus, il est rarement consult et est souvent dtruit. 2- Titre : Le document de liaison doit tre rapidement identifi par celui qui le reoit. Le titre doit tre trs apparent, suggestif et plac en haut du document. 3- Indicatif de classement : Les documents de liaison ne sont pas classs ensemble ; ils ne portent donc pas dindicatif de classement. 4- Indications relatives lutilisation : Ces indications sont indispensables : elles figurent *en haut de limprim * ou face aux zones concernes * ou en pied de document, sous forme de renvois. 5- Support : Le document nest pas toujours conserv ; il est rarement consult la fin du cycle : il est ralis sur papier lger.

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Document de position : 1- Dfinition : Imprim qui permet denregistrer et de conserver des informations ncessaires laccomplissement des tches dun service. Il est donc conserv dans le service et est frquemment consult. 2- titre : Les documents de liaison sont connus des utilisateurs ; ils sont classs ensemble. Il est donc inutile quils portent un titre. 3- indicatif de classement : La mention servant au classement (nom, n) doit tre classe lendroit le plus visible pour faciliter la recherche. 4- indications relatives lutilisation : Les indications relatives lutilisation sont inutiles sur limprim. (Elles sont ventuellement notes dans les consignes du poste de travail). 5- support : Le document est conserv longtemps et consult frquemment : il est ralis sur fiches cartonnes, sur feuillet mobile ou sur registre.

N Didentification :

Tous les documents doivent porter un numro didentification (en bas, en gnral). Ce numro est souvent complt par les indications suivantes : imprimeur, mois et anne, titre de limprim, tirage. Lensemble de ces renseignements constitue la grbiche. Deux exemples dimprims :

Imprim de liaison : (titre) Bulletin dinscription sjour. Imprim de position : (indicatif de classement) Fiche client.

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2. La prsentation des imprims : Il y a trois sortes de disposition, souvent combines sur un mme imprim :

o A lignes : (prsentation traditionnelle, pour les informations textuelles

de longueur variable). o A cases : peignes, cases cocher, cadres (prsentation recommande

pour les informations saisir au clavier). o A colonnes : (pour enregistrer des informations successives de mme

nature).

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a). La disposition des rubriques :

PRESENTATION A LIGNES

CARACTERISTIQUES UTILISATION

le texte est inscrit sur des lignes cette prsentation est simple mais un peu

vieillotte Si les dbuts de ligne dcriture ne sont pas aligns verticalement, laspect est confus et limprim est difficile remplir la machine crire.

La prsentation lignes convient : pour des informations textuelles de longueur

variable. Pour des imprims courts ou des zones

limites de limprim. Le trac doit tre organis de faon que les dbuts de ligne soient laplomb de quelques lignes verticales, les lignes matresses (de 2 5).

PRESENTATION A CASES

On distingue 3 sortes de cases : * peignes : les informations numriques ou alphabtiques sont inscrites dans de petites cases ouvertes, celui qui remplit limprim porte dans chaque case un chiffre ou une lettre majuscule (il ne peut crire en cursive) *cases cocher : parmi une liste dinformations de rdacteur cochez la case correspondante sa rponse. Lenregistrement de linformation est donc rapide et sr. *cadres ou botes : les mentions importantes sont portes dans un cadre pour les mettre en vidence

*les peignes conviennent aux informations crites la main et qui doivent donner lieu saisie au clavier en vue dun traitement informatique. Loprateur na ainsi aucune difficult de lecture et les erreurs de saisies sont rduites. *les cases cocher sont utilises : -dans les questionnaires denqute, en raison de la facilit denregistrement de la rponse, dans le cas de questions fermes rponses multiples. -dans les imprims de saisie en raison de la scurit. *les cadres donnent limprim une prsentation nette, moderne ; ils font ressortir les renseignements essentiels.

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PRESENTATION A COLONNES

Quand un imprim est appel recevoir des informations successives de mme nature informations alphabtiques ou numriques on les prsente en colonnes.

Trac du tableau : -la largeur des colonnes est dtermine daprs la longueur des informations inscrire (et non daprs celle du titre). -il faut essayer de nadopter quun nombre rduit de largeurs diffrentes de colonnes. -Si un mme imprim comporte plusieurs tableaux, il faut rechercher un certain alignement des colonnes.

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EXEMPLES DE DISPOSITION : A lignes : NOM : .. Adresse : Nom : Prnom :.. Adresse :Tl. : Lignes matresses A cases : Peigne : Nom : Date : Cases cocher : Clibataire Mari Veuf Divorc Cadres : Htel N De chambre : A colonnes :

Produit Date Quant. entre Quant.

sortie Stock

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Photos

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LES PLANNINGS Outil dordonnancement, le planning permet de visualiser, dans le temps, les prvision et ralisations doprations. Schma gnral

Oprations ou postes de travail

Echelle des temps

~~~~~~~~~~~~~ ~~~~~~~~~~~~~ ~~~~~~~~~~~~~

MATERIEL CARACTERISTIQUES UTILISATION Planning sur papier Simple, mais mise jour difficile Pour des oprations exceptionnelles P. fiches en T (ou fiches paules)

Simple : une fiche par unit de temps MAJ trs facile

Quand lactivit sexerce par units de temps entires

P. gouttires (ou bandelettes)

Simple. MAJ facile Dans tous les cas

P. gouttires profondes Les bons de travail se chevauchent, laissant visible une longueur correspondant la dure dexcution prvue

Pour lordonnancement dateliers

P. magntique Simple. MAJ trs rapide Quand la MAJ est le principal problme

Autres Ex : Planning fils

Fragiles, plus coteux Pour des utilisations spciales Ex : surveillance de livraisons, dentretien de vhicules

Une ligne par excutant ou par poste de

travail

Unit de temps : heure, jour, semaine,

mois

Visualisation du temps prvu pour lexcution ; de la ralisation (par sur lignage, ou symbole ralisation, ou suppression de llment prvision)

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1) Planning fiches en T Matriel : il se compose de bandes verticales mtalliques, perfores de fentes quidistantes ; ces lments existent en plusieurs hauteurs (correspondant en gnral 30, 40 ou 50 fentes) et en plusieurs largeurs ; ils sont assembls par simple encastrement dans une paire de supports placs en haut et en bas. Dans les fentes sont glisses des fiches en forme de T (fiches paules, ou paulement) sont la partie suprieure reste visible. Les panneaux ainsi raliss peuvent tre fixs au mur ou monts en panneaux pivotants double face sur des consoles murales, ou encore monts sur un socle pour raliser un tourniquet quatre faces. Suivant le mme principe, des volets articuls en matire plastique, de dimensions plus rduites (30 64 fiches par volet). Permettent de raliser des plannings portatifs. Utilisation : La premire bande est rserve lindication des titres de lignes ; chacune des suivantes correspond une unit de temps ; les couleurs des fiches permettent de signaliser certaines caractristiques. Des renseignements divers peuvent tre ports sur la partie non visible de la fiche. Ce matriel, peu onreux, est rserv aux cas simples et est utilis comme emploi du temps, chancier, aide-mmoire. Exemples :

- Dans un lyce emplois du temps des sections, des professeurs ; - Surveillance des livraisons des fournisseurs, de lexcution des

commandes ; - Planning des rendez-vous dans un service des ventes.

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2) Plannings bandelettes (ou gouttires)

Dans les plannings de ce type, la prvision du temps est indique par une bandelette de papier dune longueur voulue que lon place dans une gouttire, sur la ligne concerne. Un lment porte fiches plac gauche du planning permet dindiquer les titres des lignes ; un fil tendu verticalement prcise la date et facilite le reprage.

a) Gouttires fixes. Les gouttires (ou gorges) sont soudes sur des panneaux ; les panneaux juxtaposables et superposables peuvent tre fixs au mur ou placs sur un axe pivotant.

b) Gouttires mobiles : Les gouttires en matire plastique transparente comportent des aimants qui permettent de les fixer sur un support mtallique ; on ralise ainsi des plannings sur mesure.

c) Gouttires profondes : Les gouttires ou gorges sont suffisamment profondes pour recevoir des documents (de 8 10 cm de hauteur) dont la partie suprieure est seule visible : fiches, bons de travail, cartes mcanographiques. Ainsi les documents utiliss dans le processus sont directement placs sur le planning. (ils sont partiellement superposs de faon laisser visible une longueur correspondante la dure dexcution prvue.)

.

lundi mardi mercredi jeudi Vendredi lundi mardi Poste 1 Poste 2 Poste 3

Utilisation : Ce matriel peut coteux et souple peut sadapter tous les problmes. Il est le plus utilis pour la ralisation de tableaux de charge. Exemple : Tableau de charge des postes de travail Fil plomb Une gouttire est affecte chaque poste ou machine ; une bandelette correspondant au temps prvu pour lexcution reprsente chaque opration (le numro du bon de travail ou toute autre indication, peu tre porte sur la bandelette) ; ds quune opration est termine, la bandelette correspondante est retire du planning : une bandelette figurant entirement gauche du fil plomb indique donc un retard.

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3- Planning fils (ou cordonnets) :

Le planning comprend un panneau mtallique perfor et un plateau porte fiche. A chaque fiche du plateau correspondent deux lignes de perforations. - la ligne suprieure, en gnral rserve aux prvisions, permet

lintroduction dans les perforations, de chevilles de formats et couleurs varis ;

- la ligne infrieure permet par lavancement dun fil fix une cheville, de visualiser la dure totale prvue pour lopration ou la ralisation ; le fil (ou cordonnet) est mont avec rappel arrire automatique ; il reste toujours en tension.

Exemple dutilisation : Entretien dun parc de vhicules.

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Les graphiques Un graphique est une schmatisation de faits qui met en vidence leurs relations essentielles. Cette dfinition gnrale recouvre deux grandes catgories de reprsentation : Les reprsentations graphiques labores dans le cadre de lanalyse dune organisation ou de donnes non chiffres. Ces reprsentations utilisent souvent une symbolisation particulire. Exemple :

- Organigramme de donnes ; - Organigramme de programmation (ou ordinogramme) ; - Organigramme de structure ; - Diagramme de circulation des documents ; - Tous schmas destins faciliter la comprhension, la communication, la

mmorisation. Les graphiques qui permettent la prsentation de sries Ces graphiques substituent des donnes numriques des grandeurs gomtriques (lignes, surfaces) dont lvolution est immdiatement visualise. Ils constituent ainsi un outil danalyse trs efficace. Nous allons examiner ci- aprs les principaux types de ces graphiques.

Notons que, dans tous les cas, les renseignements suivants doivent figurer sur le graphique :

- Titre ; lgende ; source ; - Variables portes sur chacun des axes ; graduation des axes.

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Photos

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1- GRAPHIQUES DEVOLUTION CHRONOLOGIQUE Les graphiques mettent en vidence lvolution dune ou plusieurs grandeurs dans le temps.

a) Graphiques coordonnes rectangulaires

Axe des ordonnes M a b Temps (jours, mois, anne) a Axe des abscisses

GRAPHIQUE A ECHELLE ARITHMETIQUE :

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DIAGRAMME EN Z : Le diagramme en Z est obtenu en reprsentant sur le mme graphique :

La courbe des variations priodiques (chiffre daffaires mensuels) ; La courbe cumule (chiffre daffaire mensuel cumul, cest --dire chiffre

daffaire total ralis depuis le dbut de lanne ; cette courbe fait ressortir la vitesse daccroissement ;

La courbe du total mobile (total mobile des ventes obtenu en additionnant chaque mois les chiffres daffaires des douze derniers mois) ; cette courbe, qui limine les variations saisonnires, est en gnral voisine de lhorizontale ; elle fait nettement ressortir la tendance laccroissement ou la diminution : cest la courbe de tendance

Remarque Noter limportance du choix de lchelle en comparant les deux courbes chiffre daffaires total mensuel dans les deux graphiques ci-dessus : un changement dchelle modifie la position des courbes et, donc, limpression produit.

b) GRAPHIQUE A COORDONNEES POLAIRES : La grandeur est porte sur le rayon dun cercle partir du centre O (le ple). On trace autant de rayons quil y a de priodes : 12 rayons pour les mois de lanne, 7 pour les jours de la semaine, etc. Ce diagramme nest utilisable que si la grandeur a une tendance constante la hausse (exemple : spirale des prix) ou la baisse.

EXEMPLES : -volution du chiffre daffaire dune maroquinerie (chiffre daffaires en milliers de DH) - le graphique traduit les variations saisonnires et tendance la hausse.

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2- GRAPHIQUES DE REPARTITION :

Ces graphiques permettent de visualiser la rpartition par classes dune grandeur.

a) Graphiques de distribution de frquence : 1- Histogramme :

Lhistogramme est utilis quand le caractre tudie peut prendre toutes les valeurs (variable continue). Le diagramme est constitu dune srie de rectangles de base gale placs les uns ct des autres ; le grand ct proportionnel la quantit reprsenter (effectif de la classe).

Exemple : rpartition des 590 employs dune entreprise par classes de salaires Remarque

-Leffectif de la classe 1750-2000, par exemple, comprend tous les salaris dont le salaire est gal ou suprieur 1700 F mais infrieur 2000F : (1750-2000) - si lon joint les milieux des sommets des rectangles, on obtient une courbe appele polygone de frquence ; - pour chaque classe la frquence F = Effectif de la classe Effectif total

2- DIAGRAMME A BATTONS (OU EN TUYAUX DORGUE)

Ce type de graphiques est utilis quand le caractre tudi ne peut prendre que quelques valeurs bien dtermines (variables discontinues). La longueur de chaque bton est proportionnelle la quantit reprsenter (valeur absolue ou pourcentage). Lordre des lments est indiffrent. Exemples :

- rpartition des effectives dune entreprise par services

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b) GRAPHIQUES DE SURFACES

1 - diagramme circulaire (ou secteurs)

Le cercle (ou le demi-cercle) est devis en secteur dont la surface reprsente limportance relative des parties. Exemples :

Le budget familial des franais (I.N.S.E.E)

3- DIAGRAMME A COLONNES (OU EN BARRES, A BANDES, A TRONONS)

Ce type de graphique permet la comparaison de plusieurs rpartitions. (Valeur absolue ou valeur relative des diffrentes parties).

Exemples -volution du budget familial des franais (I.N.S.E.E)

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4- GRAPHIQUE PAR IMAGES (OU FIGURATIF)

Le nombre ou la surface de silhouettes ou des dessins reprsentant les

diffrents lments sont proportionnels aux valeurs tudies Exemples : Les lments du prix dune robe haute couture (CHRISTIEN DIOR) Exercice dapplication :

A laide des renseignements ci-dessous, construisez un diagramme en Z pour lanne n et la courbe de tendance :

C A en centaine de millier de F

J F M A M J J A S O N D

Anne n-1 Anne n

18 17

10 8

16 13

18 14

17 17

20 20

16 18

2 4

21 30

22 32

18 28

22 30

On vous demande de reprsenter sur le graphique cordonne rectangulaire le C A et le bnfice raliser par une entreprise au cours des 5 dernires annes .Employez 2 chelles diffrentes sur laxe des ordonnes ; graduez la mme longueur, 10 cm par exemple de 2000 a 6000 pour le chiffre daffaires ralis et de 200 a 300 pour le bnfice

Annes C A en millier de F Bnfice en millier de F 1 2 3 4 5

3000 4000 4600 4800 5200

230 235 240 235 245

Refaite le mme graphique en conservant la mme chelle pour le chiffre daffaire et en augmentant lchelle pour le bnfice : Graduation de 225 a 245 .Que constatez vous ?

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Elments classer dans Le S. commercial De limprimerie.

Procd de classement

Mode de classement

Meubles de classement

Ramettes de papier formulaires, revues dossiers Volumineux, plans et dessin Disques magntiques Chemises affaires Livres Biblorhaptes (chronos) dossiers systme (documentation) Fiches clients disquettes Dossiers fournisseurs tat dordinateurs Dossiers clients

Horizontal pos dos en avant Procd : pos Face (en avant) vertical avec accs par la grande dimension Suspendu Avec accs par la petite Dimension

Classement Horizontal (ou plat) classement debout (ou sur chant) classement vertical ordinaire classement suspendu visibilit suprieure classement suspendu visibilit latrale

Classeurs rayons clapets tiroirs plats Rayonnages Armoires A rayons Classeurs tiroirs Bacs Classeurs tiroirs Bacs Armoires

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Dans le cadre de son activit, lentreprise reoit et transmet de nombreux messages crits, principalement du courrier. Un grand nombre de messages provient des partenaires externes ( fournisseurs, clients , administrations, banques) ou leur est destin. Les autres sont issus et/ ou transmis pour un usage interne ( notes de service, circulaire). Lorsque le courrier est trop important, lentreprise peut tre amene crer un service spcial pour son, traitement. Gnralement, cest la secrtaire de chaque service qui sen charge.

APPLICATION 1 Transmettre du courrier SITUATION Vous effectuez un stage au secrtariat gnral dune trs grande entreprise pharmaceutique, la socit Prolab. Ce service assure entres autres la gestion du courrier-dpart et du courrier-arrive. Ce jour, vous trouv sur votre bureau :

- Une lettre manuscrite relative une inscription une colonie de vacance dun enfant dun du personnel. Un papillon est agraf lenveloppe ( document 1 ),

- Des consignes de la responsable du service ( document 2 ), - Un extrait de la liste des membres du personnel (document 3 ),

VOTRE TRAVAIL Aprs avoir pris connaissance des documents, faites le ncessaire. METHODE

I- Lanalyse

1- Que sest-il pass ? 2- Que devez vous faire ?.. 3- Comment allez-vous procder ?

II- La ralisation

Aprs vos recherches, effectuez le travail demand.

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Service Commercial

Michel BRAZIER Martine DUMONT Alain PACCARD Christophe PRIVAT Patrick TILLARD Jocelyne VACHER

Service du Personnel

Sarah BLANZY Natacha DUMONT Claude MORTAGNE

Document 1

Socit Prolab A lattention de Mme Dumont Route de qutigny 21000 DIJON

Ce doc. Ne concernespas mes services. Recu le 16/03/.. Martine Dumont duServices Commercial

Document 2

Ce courrier a t transmis hier par erreur,au service com. retrouvez le veritabledestinataire et mettez le dans le casiercorrespondant Merci Claudine

Document 3

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APPLICATION 2 Enregistre du courrier-arrive Situation pendant son absence, vous remplacer madame Rosaire, secrtaire la socit Chamillot et responsable du courrier. Elle tient un registre courrier-arrive ( Document 2 ) et dispose de la liste du personnel ( Document 3 ). VOTRE TRAVAIL Vous tes charge denregistrer les lettres (Document1) arrives le 15 novembre. Mettez jour le registre courrier arrive METHODE

I- Lanalyse

1- Quels documents sont votre disposition ? 2- Cochez les numro des lettres correspondant chaque

destinataire. Le destinataire est : 1 2 3 4 5 6 7 8 Totalement identifiable ( nom )

Partiellement identifiable ( service ) Identifiable par dduction ( Objet de la lettre )

3- Pour le groupe de lettres partiellement identifiable, quel problme se pose vous ?.

4- Comment contournez-vous ce problme ? .. 5- Comment procdez-vous pour affecter un n denregistrement

chaque lettre ?..

II- La ralisation

1. affectez un numro denregistrement chacune des lettre ? 2. mettez jour le registre courrier-arrive .

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n o p q r s t u

Document 1

Commande n45

St COLARGOLE Socit Chamilot Service Commercial Route de Ponan

Relev bancaire

Crdit Agricole Socit Chamilot Route de Ponan

Demande de stage 1 CV

Socit Chamilot Service du personnel Route de Ponan

Modification de commande

SARL Bonneau Socit Chamilot M.GASSIN

Route de Ponan

Rglt facture n 23 PJ : un chque

St MEDIC Socit Chamilot Route de Ponan

Demande de tarifs

Clavel & Fils Socit Chamilot Service commercial

Route de Ponan

Facture Tlcom

France Tlcom Socit Chamilot Route de Ponan

Personnel Socit VIDAL A lattention de M. Bloch Route de Ponan

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COURRIER-ARRIVEE

Dates N Enregistrement Expditeur Destinataire Objet PJ 14/11 453/C4 St CLARION Mme BELIN Commande 14/11 454/C2 Maison

DUFOUR M.MANSOUR Rglt.

fact. 1 chque

Liste De Personnel

N de casier Nom & Prnom Fonction C1 C2 C3 C3 C4 C4

BLOCH Dominique MANSOUR Alain TOBY Gaelle BELIN Sophie GASSIN Tomas BRIOU Martin

Directeur Comptable Attache commerciale, service Ventes Attache commerciale, service Ventes Attache commercial, service Achats Attache commercial, service Achats

Document 2

Document 3

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APPLICATION 3

Prparer la transmission dune tlcopie SITUATION Vous travaillez chez Confortabl Vitry. Cette socit spcialise dans la construction de maisons individuelles est installe sur deux sites 400 mtres lun de lautre. Les bureaux sont au 34, rue Gustave Pri alors que les entrepts sont au n88 de la mme rue. De plus, elle travaille en troite collaboration avec sa filiale des vosges qui lui fournit les charpentes. De nombreuses tlcopies transitent entre les trois sites. Leur prsentation ntant pas normalise, il arrive quil soit difficile didentifier immdiatement lessentiel des informations ( expditeur, n de tlphone, destinataire) do perte de temps. VOTRE TRAVAIL En vue damliorer lidentification des messages expdis par tlcopie, madame Morin, responsable du service administratif, vous demande de crer une page de garde en respectant ses consignes ( document ). METHODE

I- Lanalyse

1- Quel est le problme attach la transmission des tlcopies dans la socit Confortal ?

2- Quel est le travail qui vous est demand ? 3- Dfinissez au brouillon les diffrentes zones dinformation. 4- Structurez-les. 5- Prparez-vous une maquette ( zones dlimites, choix des

emplacements, choix des caractres, taille des caractres, disposition, enrichissement divers).

II- La ralisation :

Prsentez votre projet laide dun texteur

III- Le contrle

Placez le rsultat de votre en regard des consignes pour vrifier si vous les avez bien respectes. Testez votre document avec un exemple fictif

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CONFRONTAL (bureaux) tlphone : 01 47 34 67 23 34 rue Gustav Pri 94400 VIRTY tlcopie : 01 47 34 67 58 sur la plage de garde doivent figurer les informations suivantes :

- le nom de notre socit, ses coordonnes compltes - en titre : PREMIEREVPAGE DE TELECOPIE - le destinataire (nom, qualit, service, tl. et tlcopie) - lexpditeur (nom, qualit, service, tl. et tlcopie) - lobjet, la date, le nombre de pages (y compris la page de garde)

la prsentation : - nutilisez quexceptionnellement le gars et le soulign - bien sparer les diffrentes zones dinformation - sur le format A4, rserver environ page pour la zone de massage Sauvegarde de cette page en tant que modle. VOTRE AGENCE SAHARA TOURS est une agence de voyage dirige par Monsier TIJANI , sise Bd Mohamed V Marrakech, Tl : 43-27-39 / Fax : 43-27-87 sa mission est dassure au public les services suivants : ventes des billets ariens,

Document

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APPLICATION 4

VOTRE AGENCE SAHARA TOURS est une agence de voyage dirige par Monsieur TIJANI, sise Bd Mohammed V Marrakech, tl : 43-27-39 / Fax : 43-27-87 sa mission est dassurer au public les services suivants : Ventes des billets ariens, ferroviaires et maritimes, Organisation des voyages lintrieur du Maroc, Intermdiation entre les tours oprateurs trangers et les htels du

Maroc, Organisation des sminaires et congrs, Organisation de voyage de OUMRA et HADJ Location des voitures

VOTRE POSTE Vous occupez le poste dassistant (e) de direction dpendant directement de Monsieur TIJANI. Votre agence a connu un dveloppement rapide et est passe de 3 35 salaris en 3 ans. Pour classer les documents concernant les salaris, vous avez pris lhabitude dutiliser des dossiers classs idologiquement par type de documents : Dossier des dossier relatifs lembauche : lettre de candidature, double

des lettres de convocations au entretien dembauche, etc Dossier relatif au absences-maladie : certificats mdicaux, etc Dossier relatif au autres absences, Dossier relatif la carrire des salaris : promotion, mutation, etc Dossier relatif au documents divers

A lintrieur de chaque dossier, les documents sont parfois rpartis par catgorie de document, parfois plus au moins en dsordre. Votre suprieur vous demande de rorganiser ce classement : En crant un dossier pour chaque salari, En classant les documents relatifs chaque salari dans son dossier par

ordre chronologique et en ajoutant sur chaque document un numros dordre.

Vous devez lui remettre, au plus tt, les dossiers de deux salaris pour lesquels vous avez collect les documents dans les anciens dossiers.

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APPLICATION 5 Vous travaillez en qualit de secrtaire la socit MEKNASSI, sise 22, Avenue 2 Mars, Casablanca. Votre direction commerciale comprend : Un Directeur : Mr KAMRI Un Secrtaire : ( vous mme ) Deux Opratrices de saisie : Mme MALKI , Mlle FAIK Quatre Techno-commerciaux : Mme ABBADI Mme AFIF Mr SAIDI

Mr NASSIRI. Votre Directeur vous demande de prvoir la rpartition des congs annuels dt du 1er Juin au 30 septembre 2000. Vous devez tenir compte des contraintes suivantes : Chaque employs 4 semaines de cong. Mme MALKI doit bnficier dun cong de maternit de 10 semaines

partir de la premire semaines du mois de juin, son remplacement sera assurer par une stagiaire : Mlle MHDAOUI.

Etant donn le manque dexprience de cette jeune fille Mr KAMRI souhaite quelle nassure pas seule les travaux de saisie. Lentreprise compte organiser une formation sur des logiciels au profit de son personnel. un stage est prvu cet effet, au cour du mois de septembre. Seront absents, pour y participer : Mme AFIF et Mme ABBADI pendant la premire semaine de septembre ainsi que Mr SAIDI et NASSIRI pendant la deuxime semaine.

Mr KAMRI, souhaite quune opratrice et un employ soit toujours prsents. De plus, lors de son absence, vous devez assurer la continuit du fonctionnement de la direction. Les diffrents personnes de la direction vous ont communiqu leurs vux :

Mr KAMRI : dpart en juillet Mme FAIK : de prfrence en juillet, ventuellement en juin. Mme MALKI : juste aprs son cong de maternit. Mme ABBADI : juste avant son cong de formation Mme AFIF : dpart en juillet. Mr SAIDI : dpart en juillet. Mr NASSIRI : pas de prfrence.

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TRAVAIL A FAIRE

Visualiser laide dun planning de votre choix, la rpartition des diffrents congs de toutes les personnes de la direction.