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© Nathan/VUEF – La photocopie non autorisée est un délit. - 1 - 1 • Boulonnaz

��±�%28/211$=��S��Participer à la gestion des fournitures,

des matériels et des logiciels Objectif pédagogique visé : Cette étude est de niveau BEP. Son objectif est de permettre aux élèves de mobiliser des compétences des divers domaines (communication, organisation, gestion des dossiers fonctionnels) et d’organiser leur travail dès le début de la 1re. Durée approximative du travail : 4 heures

�0,66,21��±�25*$1,6(5�/¶,03/$17$7,21�'¶81�/2&$/�

��6pOHFWLRQQHU�OD�OLVWH�GX�PDWpULHO�QpFHVVDLUH� Il s’agit pour les élèves de s’organiser afin de créer une présentation professionnelle. Une liste sur papier brouillon doit suffire, mais celle-ci doit être structurée. Tous les choix peuvent être corrects si les budgets alloués sont respectés et s’ils sont correctement justifiés (voir question 5). 3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�Liste du matériel nécessaire : – armoire de rangement ; – caisson 3 tiroirs avec roulettes ; – casier plumier ; – chaise ; – bureau retour hêtre ; – lampe de travail ; – support de clavier coulissant ; – fauteuil ; – table basse ; – plante verte ; – cloisonnettes 110 × 84 ; – pied de cloisonnette double ; – pied de cloisonnette simple ; – éclairages d’appoint.


��'UHVVHU�OD�OLVWH�HW�FDOFXOHU�OH�PRQWDQW�SUpYLVLRQQHO�GH�O¶DFKDW��3RXU�UpDOLVHU�FH�WUDYDLO�YRXV�XWLOLVHUH]�YRWUH�WDEOHXU��

Il s’agit pour les élèves d’utiliser le tableur pour le calcul de coût. 3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�

MISSION 1 – FICHIER : BUDGET_ACCUEIL.xls

BUDGET PRÉVISIONNEL AMÉNAGEMENT DE L'ACCUEIL

Référence Mobilier Prix unitaire Quantité Prix total

102-012-08 Armoire de rangement 228,80 ¼� 1 228,80 ¼� 102-023-08 Caisson 3 tiroirs avec

roulettes 152,32 ¼� 1

152,32 ¼� 800-420-15 Casier plumier 1,25 ¼� 1 1,25 ¼� Procent Chaise 75,85 ¼� 1 75,85 ¼� 101-901-08-83 Bureau retour Hêtre 240,91 ¼� 1 240,91 ¼� Mil Lampe de travail 9,11 ¼� 1 9,11 ¼� Ambitios Support de clavier

coulissant 37,62 ¼� 1

37,62 ¼� 727$/�%85($8� �� 745,86 ¼� Trassent Fauteuil 82,22 ¼� 2 164,44 ¼� Table basse 41,92 ¼� 1 41,92 ¼� Plante verte 15,00 ¼� 2 30,00 ¼� Pastill Cloisonnettes 110 × 84 9,56 ¼� 6 57,36 ¼� 000-123-62 Pied de cloisonnette double 8,92 ¼� 3

26,76 ¼� 000-123-57 Pied de cloisonnette simple 6,37 ¼� 3

19,11 ¼� Éclairages d’appoint 16,00 ¼� 2 32,00 ¼� 727$/�$&&8(,/� 371,59 ¼�

TOTAL DES DEPENSES

1 117,45 ¼�


��5pGLJHU��VDLVLU�HW�SUpVHQWHU�XQH�QRWH�GH�VHUYLFH�j�O¶DWWHQWLRQ�GH�0 �� 1LFRXG�GDQV�ODTXHOOH�VHUD�LQFOXV�OH�WDEOHDX��

L’objectif de ce travail est de réaliser le lien entre tableur et texteur. �3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�� MO _TransfertTabXL.doc

MISSION 1 – FICHIER : NOTE_125.doc


BOULONNAZ Émetteur : Destinataire Melle X Mme NICOUD Agent d’accueil

Objet : Sallanche, Aménagement de l’accueil le « date d’impression » PJ 1

127(�'(�6(59,&(�1�� Vous voudrez bien trouver, ci-dessous, le budget prévisionnel pour l’aménagement du bureau d’accueil.

BUDGET PRÉVISIONNEL AMÉNAGEMENT DE L'ACCUEIL

Référence Mobilier Prix unitaire Quantité Prix total

102-012-08 Armoire de rangement 228,80 �

1 228,80 �

102-023-08 Caisson 3 tiroirs avec roulettes 152,32 �

1 152,32 �

800-420-15 Casier plumier 1,25 �

1 1,25 �

PROCENT Chaise 75,85 �

1 75,85 �

101-901-08-83 Bureau retour HETRE 240,91 �

1 240,91 �

MIL Lampe de travail 9,11 �

1 9,11 �

AMBITIOS Support de clavier coulissant 37,62 �

1 37,62 � ��

745,86 � TRASSENT Fauteuil 82,22

� 2

164,44 � Table basse 41,92

� 1

41,92 � Plante verte 15,00

� 2

30,00 � PASTILL Cloisonnettes 110 * 84 9,56

� 6

57,36 � 000-123-62 Pied des cloisonnette double 8,92

� 3 26,76 �

000-123-57 Pied des cloisonnette simple 6,37 �

3 19,11 � Éclairages d’ appoint 16,00

� 2

32,00 � ��

371,59 � TOTAL DES DEPENSES

1 117,45 �

Vous constaterez que le budget alloué a été respecté. J’ espère que ma proposition obtiendra votre accord. L’ agent d’ accueil Melle X


�� 3UpSDUHU� OH� SODQ� GX� EXUHDX� VXU� OH� SDSLHU� TXDGULOOp� j� O¶DLGH� GHV� IRUPHV�GLVSRQLEOHV��

Il s’agit ici de proposer un travail facile aux élèves pour qu’ils mettent en application les règles d’ergonomie apprises lors des cours de gestion des dossiers fonctionnels. Toute présentation logique peut être admise.

3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�

Remarques sur la disposition du bureau : 1. Toute personne doit pouvoir pénétrer dans le bureau de la secrétaire discrètement. 2. L’ écran informatique doit être dos à la lumière.

��3UpSDUHU�XQ�DUJXPHQWDLUH�DILQ�G¶H[SOLTXHU�FHV�FKRL[�G¶LPSODQWDWLRQ�� Les élèves doivent préparer un travail oral. Il est intéressant de faire réaliser des simulations en classe.

3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�À l’ aide du plan et de la commande : – justifier de l’ emplacement des meubles ; – justifier le choix de la couleur ; – justifier le choix des piétements ; – justifier le choix d’ un retour à droite ou à gauche selon la main utilisée pour écrire ; – justifier le choix des pieds des cloisonnettes en justifiant l’ utilisation de ces dernières (présentation dans le plan) ; – justifier les choix budgétaires en notant que si les dépenses d’ aménagement du bureau sont légèrement supérieures au budget alloué, celles liées à l’ aménagement de l’ accueil sont inférieures aux prévisions.

1

2


0,66,21��±�35e3$5(5�/(6�$&+$76�5HPSOLU�OH�IRUPXODLUH�G¶DGKpVLRQ�HW�OH�ERQ�GH�FRPPDQGH��

Il s’agit de remplir un imprimé, cette question ne présente aucune difficulté.

Date du jour du travail.


Date du jour du travail.

Partie à remplir en fonction du choix des élèves (travail n° 1).

TVA = taux normal.


�0,66,21��±�)$&,/,7(5�/(6�&20081,&$7,216�7(/(3+21,48(6�

��&UpHU�XQ�GRFXPHQW�LQWHUQH�GH�SULVH�GH�FRPPDQGH�WpOpSKRQLTXH��OH�VDLVLU�VXU�

WUDLWHPHQW�GH�WH[WH��

Les élèves doivent concevoir un imprimé permettant de noter des commandes par téléphone. Celui-ci ressemblera obligatoirement à un bon de commande simplifié. La difficulté peut résider dans la saisie sur traitement de texte. Pour parvenir à un document de qualité, les élèves doivent utiliser les fusions de cellules dans le tableau ou les possibilités de dessin du logiciel (c’est l’option choisie dans le corrigé proposé). Toutefois, il est indispensable de limiter le temps accordé aux élèves pour réaliser ce travail…Ils ont tendance à y passer beaucoup trop de temps, la fonction dessin les amusant beaucoup. 3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�

MISSION 3 – FICHIER : COMMANDE_TEL.doc


��3UpSDUHU�GHX[�OLVWHV�GH�QXPpURV�GH�WpOpSKRQH��±�XQH�OLVWH�FODVVpH�SDU�VHUYLFHV��±�XQH�OLVWH�FODVVpH�SDU�RUGUH�DOSKDEpWLTXH�GHV�QRPV�GH�SHUVRQQHV��

Ce travail doit permettre aux élèves de choisir le logiciel qui leur semble le plus approprié. Il peut être nécessaire de leur rappeler que la fonction tableau dans le traitement de texte permet de trier des données. Les élèves doivent réfléchir au travail demandé afin de concevoir un tableau qui soit rapidement copiable et traitable en fonction des deux listes demandées. Par exemple, il faut prévoir dès la saisie de séparer prénom et nom afin d’obtenir une liste alphabétique correcte. 0RGH�RSpUDWRLUH�SURSRVp�SRXU�OD�UpDOLVDWLRQ�GH�O¶DQQXDLUH�SDU�VHUYLFH�

1. Concevoir le tableau sur brouillon. 2. Saisir le tableau. 3. Copier le tableau (afin d’ utiliser la copie pour le travail suivant). 4. Fractionner le tableau et saisir le titre des services. 5. Classer, dans chaque sous-tableau obtenu, par ordre alphabétique ou par ordre de

numéro de poste. 6. Mettre en évidence les chefs de service qui ne doivent pas être joints en priorité. 7. Rappeler les consignes. 8. Imprimer le tableau.


MISSION 3 – FICHIER : ANNUAIRE_TEL.doc


$QQXDLUH�WpOpSKRQLTXH�

FODVVp�SDU�VHUYLFH�

Titre Nom Prénom Activité SERVICE N° de poste

SERVICE ADMINISTRATIF

1RP�GH�O¶pOqYH�Agent d’ accueil Administratif 062

Madame GAIRORD Christiane Secrétaire Administratif 061 0DGDPH� 1,&28'� 6LPRQH� &KHI�GX�VHUYLFH�

DGPLQLVWUDWLI�$GPLQLVWUDWLI� ��

ATELIER Atelier Atelier 0512

Monsieur COLINOT Paul Employé de bureau Atelier 0511 Monsieur DEGARDIN Christophe Responsable des

stocks Atelier 052

0RQVLHXU� )217$1(,//(� $ODLQ� &KHI�GH�VHUYLFH�$WHOLHU��

$WHOLHU� ��Monsieur GODARD Philippe Responsable de la

fabrication Atelier 051

Madame JOURDAIN Laure Employée de bureau Atelier 0521 SERVICE COMMERCIAL

Monsieur BERTOLO Louis Vendeur Commercial 0224 0DGDPH� %285</� &DWKHULQH� &KHI�GX�VHUYLFH�

FRPPHUFLDO�&RPPHUFLDO� ��

Monsieur FRAY Serge Vendeur Commercial 0222 Madame HAINAULT Raymonde Secrétaire Commercial 023 Monsieur MERLE Francis Responsable des

ventes Commercial 022

Monsieur REBOUL Jean Acheteur Commercial 021 Monsieur REVIL Henri Vendeur Commercial 0221 Madame SAPAY Marcelle Vendeuse Commercial 0223

SERVICE COMPTABILITÉ Monsieur BOUFFY Richard Responsable clientèle Comptabilité 031

Mademoiselle LEROY Nicole Responsable fournisseurs

Comptabilité 032

0RQVLHXU� 7255(1'� $QGUp� &KHI�GX�VHUYLFH�FRPSWDELOLWp�

&RPSWDELOLWp� ��DIRECTION

Mademoiselle BOURGERELLE Aline Secrétaire de direction Direction 01 0RQVLHXU� 520(2� *pUDUG� 'LUHFWHXU� 'LUHFWLRQ� ��

SERVICE DU PERSONNEL Mademoiselle BERARD Nicole Responsable de la paie Personnel 043 0RQVLHXU� /(02,1(� -HDQ� &KHI�GX�VHUYLFH�GX�

3HUVRQQHO�3HUVRQQHO� ��

Madame RIEUX Frédérique Secrétaire Personnel 042 Monsieur VIANAY Paul Agent administratif Personnel 041

1H�MDPDLV�SDVVHU�GLUHFWHPHQW�OH�GLUHFWHXU�RX�XQ�FKHI�GH�VHUYLFH��SDVVHU�OHV�VHFUpWDLUHV.

SOCIÉTÉ BOULONNAZ


0RGH�RSpUDWRLUH�SURSRVH�SRXU�OD�UpDOLVDWLRQ�GH�O¶DQQXDLUH�SDU�RUGUH�DOSKDEpWLTXH�

1. Classer le tableau par nom. 2. Mettre en évidence les chefs de service, le directeur qui ne doivent pas être joints en

priotité. 3. Rappeler les consignes. 4. Classer dans chaque sous-tableau obtenu par ordre alphabétique ou par ordre de

numéro de poste. (utiliser la fonction du menu «TABLEAU »).. 5. Imprimer le tableau.


MISSION 3 – FICHIER : ANNUAIRE_TEL.doc


$QQXDLUH�WpOpSKRQLTXH�FODVVp�SDU�RUGUH�DOSKDEpWLTXH

Titre Nom Prénom Activité SERVICE N° de poste

Atelier Atelier 0512 Mademoiselle BERARD Nicole Responsable de la paie Personnel 043

Monsieur BERTOLO Louis Vendeur Commercial 0224 Monsieur BOUFFY Richard Responsable clientèle Comptabilité 031

Mademoiselle BOURGERELLE Aline Secrétaire de direction Direction 01 0DGDPH� %285</� &DWKHULQH� &KHI�GX�VHUYLFH�

FRPPHUFLDO�&RPPHUFLDO� ��

Monsieur COLINOT Paul Employé e bureau Atelier 0511 Monsieur DEGARDIN Christophe Responsable des

stocks Atelier 052

0RQVLHXU� )217$1(,//(� $ODLQ� &KHI�GH�VHUYLFH�$WHOLHU��

$WHOLHU� ��Monsieur FRAY Serge Vendeur Commercial 0222 Madame GAIRORD Christiane Secrétaire Administratif 061 Monsieur GODARD Philippe Responsable de la

fabrication Atelier 051

Madame HAINAULT Raymonde Secrétaire Commercial 023 Madame JOURDAN Laure Employée de bureau Atelier 0521 0RQVLHXU� /(02,1(� -HDQ� &KHI�GX�VHUYLFH�GX�

3HUVRQQHO�3HUVRQQHO� ��

Mademoiselle LEROY Nicole Responsable fournisseurs

Comptabilité 032

Monsieur MERLE Francis Responsable des ventes

Commercial 022

0DGDPH� 1,&28'� 6LPRQH� &KHI�GX�VHUYLFH�DGPLQLVWUDWLI�

$GPLQLVWUDWLI� ��

1RP�GH�O¶pOqYH�Agent d’ accueil Administratif 062

Monsieur REBOUL Jean Acheteur Commercial 021 Monsieur REVEIL Henri Vendeur Commercial 0221 Madame RIEUX Frédérique Secrétaire Personnel 042 0RQVLHXU� 520(2� *pUDUG� 'LUHFWHXU� 'LUHFWLRQ� ��Madame SAPAY Marcelle Vendeuse Commercial 0223 0RQVLHXU� 7255(1'� $QGUp� &KHI�GX�VHUYLFH�

FRPSWDELOLWp�&RPSWDELOLWp� ��

Monsieur VIANAY Paul Agent administratif Personnel 041

1H�MDPDLV�SDVVHU�GLUHFWHPHQW�OH�GLUHFWHXU�RX�XQ�FKHI�GH�VHUYLFH��SDVVHU�OHV�VHFUpWDLUHV.

�

SOCIÉTÉ BOULONNAZ


��0HWWUH�HQ�IRUPH�OH�GRFXPHQW�GH�V\QWKqVH�©�7pOpSKRQHU�HIILFDFHPHQW�ª��

Il s’agit, ici, tout simplement de faire de la mise en page. Toutes les initiatives seront les bienvenues à partir du moment où elles sont professionnelles. 3URSRVLWLRQ�GH�FRUULJp�

MISSION 3 – FICHIER : TEL_EFFICACEMENT.doc


TELEPHONER EFFICACEMENT Deux points doivent particulièrement attirer votre attention :

/¶DWWLWXGH�

Téléphoner est un acte physique, on ne vous voit pas mais on vous imagine. Tenez-vous droit Penché(e) sur votre bureau, soutenu¼�SDU�XQ�FRXGH�YDFLOODQW��YRWUH�voix

« tombe » Décontractez-vous Décrocher son téléphone, c’ est ouvrir une porte ; on vous imagine

immédiatement Souriez Le sourire s’ entend au téléphone Parlez doucement On vous entend aussi bien à New York qu’ à Bordeaux Parlez plus lentement Votre élocution doit être plus claire, votre débit moins rapide que dans un

entretien face à face Évitez les bruits non identifiables

Ne vous grattez pas la gorge : on croit que c’ est un train qui passe ! Ne grommelez pas, ne soupirez pas : l’ appareil amplifie !

Supprimez les acrobaties

Vous ramasserez votre crayon après : vos efforts pour traîner le téléphone sous la table se sentent très bien !

Concentrez-vous Le manque d’ attention que vous portez à votre interlocuteur est parfaitement ressenti (et mal ressenti)

Ne cachez pas le récepteur avec la main

On entend tout aussi bien ce que vous avez à dire à votre voisin et l’ effet est désastreux

Téléphonez devant un miroir

Vous voir vous incitera à vous comporter au meilleur de vous-même

Respirez Le rythme d’ une respiration calme donne de l’ impact à vos propos Manifestez de la bonne humeur

Faites-vous une règle de notifier à votre interlocuteur que vous êtes heureux de l’ avoir en ligne

Ayez des égards pour l’ interlocuteur

Le téléphone ne doit pas être prétexte à bâcler les marques de politesse Raccrocher brutalement équivaut à claquer la porte.

/D�FRQYLYLDOLWp�

La consiste à créer une relation téléphonique active et concentrée sur l’ interlocuteur.

• 0DQLIHVWH]� YRWUH� LQWpUrW. Restez en position psychologique d’ alerte avec des relances imperceptibles.

• eORLJQH] les objets de distraction visuelle de votre environnement immédiat. • &UpH]�O¶HPSDWKLH. Créez un climat au téléphone en jouant avec votre voix. • 6R\H]�SDWLHQW. Votre impatience est perceptibles plus que vous ne l’ imaginez. • 0DvWULVH]�YRV�UpDFWLRQV. Ne bloquez pas la communication par une manifestation, quelle qu’ elle

soit • 5HVSHFWH] par une attitude neutre les manifestations émotionnelles de l’ interlocuteur

(emballements, rejets…). • 9LVXDOLVH] votre interlocuteur, imaginez-le ; vous accroîtrez ainsi le phénomène d’ empathie • 7UDYDLOOH]�YRWUH�DWWLWXGH�PHQWDOH de non-jugement des commentaires de votre interlocuteur. Il

est plus sensible au téléphone à toute manifestation d’ approbation ou de réprobation • 3HUVRQQDOLVH]�O¶HQWUHWLHQ. Un ton monocorde ou trop impersonnel amplifie l’ effet anonyme de

l’ outil, et peut donner à l’ interlocuteur l’ envie d’ abréger.


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�� 6DLVLU� HW� PHWWUH� HQ� IRUPH� OD� QRWH� GH� VHUYLFH� Q�� TXL� VHUD� GLVWULEXpH� j�O¶HQVHPEOH� GX� SHUVRQQHO� DFFRPSDJQpH� GHV� GRFXPHQWV� GH� V\QWKqVH� TXH� YRXV�YHQH]�GH�WUDLWHU��

Aucune difficulté pour ce travail si ce n’est la question de savoir à qui l’expédier. Nous avons choisi de l’adresser uniquement aux secrétaires. La note peut être collective ou individualisée (utilisation alors de la « saisie variables clavier »).


MISSION 3 – FICHIER : NOTE_216.doc

MISSION 3 – FICHIER : NOTE_216_2.doc


BOULONNAZ Sallanche, le « date d’ impression » Emetteur : Destinataires : Mme NICOUD Mlle BOURGERELLE Chef du Service Administratif Mme HAINAULT Mme RIEUX Mme GAIRORD M. COLINOT Mme JOURDAIN Objet : Rendre notre accueil téléphonique efficace PJ :1 Document de « conseils dans l’ utilisation du téléphone »

127(�'(�6(59,&(�1�� Une analyse rigoureuse et méthodique de notre maîtrise du téléphone met en évidence de nombreux problèmes dont vous trouverez la synthèse dans le document joint. En effet, de nombreux appels demeurent sans réponse ou avec des réponses insatisfaisantes pour nos interlocuteurs. De même, les temps d’ attente sont souvent trop longs et source de mécontentement. Vous trouverez, ci-joint, un document vous rappelant les règles essentielles d’ une communication efficace. Par notre disponibilité et notre écoute, nous donnerons à notre entreprise une image d’ efficacité qui ne peut être que bénéfique pour nos résultats. J’ espère que chacun d’ entre nous mesurera l’ importance d’ être efficace au téléphone et appliquera les conseils que vous trouverez ci-joints. Je vous remercie de votre participation à cet effort collectif. Mme NICOUD

28/211$= s ˆextranet.editis.com/it-yonixweb/images/300/art/doc/6/6a9c598d46d5b... · l’objectif...

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