1/86 initiation aux erp philippe brunet / mai-juin 2005 igs / esam initiation aux erp initiation...

Philippe BRUNET / Mai-juin 2005 IGS / ESAM

1/86

Initiation aux ERPInitiation aux ERP

Initiation E.R.P.Initiation E.R.P.

Mai - Juin 2005Mai - Juin 2005


2/86

Initiation aux ERP

ERP : présentationERP : présentation • Les enjeux, objectifs, les fonctions• Les acteurs • Les principaux éditeurs

Impacts processus métiers Impacts processus métiers • Fonctions « front office » / « back office »• Les domaines de l’entreprise• L’entreprise « étendue » : Les workflows et les échanges de données

Choix et mise en œuvre d’un ERP Choix et mise en œuvre d’un ERP • Les principales étapes• Le projet d’implémentation• Le planning• Le budget• Le pilotage• Les éléments récurrents


3/86


ERP : présentationERP : présentation

E.R.P. = Enterprise Ressources PlanningE.R.P. = Enterprise Ressources Planning

OUOU

P.G.I. = Progiciel de Gestion IntégréP.G.I. = Progiciel de Gestion Intégré


4/86



Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ?

Les principales fonctions : pourquoi faire ?

Les acteurs : qui intervient ?

Les limites

Les principaux éditeurs


5/86


ERP : présentationERP : présentation Les enjeux et objectifs : pourquoi choisir un ERP ?

Entreprise multinationale ou filiales : Harmonisation des outils informatiques et des processus (BPM : Business Process Management)

PME : Simplifier l’informatique en unifiant grâce à un seul outil informatique pérenne

Faciliter la circulation des données et des informations grâce au Système d’Information

ERP = Progiciel => avantages attendus du progiciel par rapport aux applications informatiques développées en interne


6/86


ERP : présentationERP : présentation Les enjeux et objectifs : Les questions clés

Est ce que je sûr de facturer toutes mes prestations/livraisons ? Comment mieux répondre aux auditeurs du groupe ? Comment rassurer un client sur la disponibilité réelle du stock ? Quels clients me payent réellement ? Mon prévisionnel de CA m’autorise-t-il à investir dans cette nouvelle machine ? Où en sont mes marges ? Quel produit / Service contribue le plus à la marge commerciale ? Où en est le C.A. de mon agence de Toulouse ? …


7/86


AvantagesAvantages FreinsFreins

•Envergure du concept•Cohérence des données•Intégration des outils•Evolutivité•Fiabilité

•Coût élevé•Délai de mise en œuvre•Retour sur investissement•Complexité technique•Interfaçage des modules

• Il automatise et intègre les processus

• Il partage les données

• Il produit et accède à l’information en temps réel

Ce qui permet de:

• Structurer et homogénéiser le système d’information

• Favoriser la coopération entre les acteurs

• Construire une image globale de l’entreprise


8/86


ERP - Mise en œuvre : IMPACT TECHNO.ERP - Mise en œuvre : IMPACT TECHNO.

IMPACT TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION SELON SECTEURS ET FONCTIONS(Source : IDC 2004)

INNOVATION SOURCING PRODUCTION LOGISTIQUE MARKETING VENTESPOINTS DE

VENTERELATION

CLIENTRESSOURCES

HUMAINES

Finance ++ + NA NA ++ ++ +++ +++ +

Santé + ++ NA ++ + NA NA +++ ++

Industrie +++ ++ +++ +++ + ++ NA +++ ++

Distribution + +++ NA +++ ++ +++ ++ ++ ++

Secteur public

+ ++ NA + + NA NA +++ ++

NA : Non Applicable - "+" : faible impact - "++" : impact moyen - "+++" : fort impact


9/86

Initiation aux ERP

35,2

44,8

38,5

17,6

6,1

12

-5,2-10

0

10

20

30

40

50

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002

Évolution de la croissance du marché français des éditeurs d’ERP,revenus licences (%), 1996-2002

4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 1,00 2,00 3,00 4,00 5,00 6,00

Petites Entreprises(10-99)

PME et Cœur de marché(100-999)

Frange supérieure (>1000 salariés)

Moyennes de l’évolutiondes dépenses IT

2002-2003

Source : IDC, Nov 2002


10/86

Initiation aux ERP

BASES INSTALLEES PROGICIELS DE GESTION

80%71%

41%35% 34%

28%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

Compta. Paie, RH Logistique,Achats

Gestionproduction

Vente,marketing

Décisionnel

Entreprises intégrant 3 fonctions principales de gestion dans BDD unique : 38%Entreprises possédant un PGI : 50% Source : PAC 2004


11/86

Initiation aux ERP

Source : CIO thématique 2004B. Intelligence Group

TAUX EQUIPEMENT EN ERP

83%

62%

38%

25%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

200 à 500 M€ 100 à 200 M€ 40 à 100 M€ 20 à 40 M€

Effectifs C.A. %1 000 à 2 000 p 200 à 500 M€ 83%

500 à 1 000 p 100 à 200 M€ 62%200 à 500 p 40 à 100 M€ 38%100 à 200 p 20 à 40 M€ 25%


12/86

Initiation aux ERP

Source : CIO thématique 2004B. Intelligence Group

Effectifs C.A. K€1 000 à 2 000 p 200 à 500 M€ 160

500 à 1 000 p 100 à 200 M€ 120200 à 500 p 40 à 100 M€ 45100 à 200 p 20 à 40 M€ 20

DEPENSE ANNUELLE PME EN PROGICIELS APPLICATIFS (en K€)

160

120

45

20

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200 à 500 M€ 100 à 200 M€ 40 à 100 M€ 20 à 40 M€


13/86

Initiation aux ERP

GRANDS COMPTES

(> 800 pers.)

MIDDLE MARKET

(>100 à 800 pers. )

PME/PMI

(>20pers.)

SAPSAP Oracle ApplicationOracle Application People Soft (JDE aussi)People Soft (JDE aussi) BaanBaan

IFSIFS Movex (Intentia)Movex (Intentia) Axapta (Microsoft)Axapta (Microsoft) AdonixAdonix GenerixGenerix

SAGE (Ligne 30, 100, SAGE (Ligne 30, 100, 500, …)500, …) Navision (Microsoft)Navision (Microsoft) Business One (SAP)Business One (SAP) CegidCegid

BATAILLE FAIT RAGEEFFECTUE sauf exception

Exceptions : Administration, Banque/Assurance, Hôpitaux, …

NOUVEAUNOUVEAU : les ERP « libres » : ERP5, COMPIERE, ARIA, FISTERRA, OFBiz, Value, Taika PGI…

LES ACTEURS DU MARCHELES ACTEURS DU MARCHE


14/86

Initiation aux ERP

Fac

ilit

é d

e m

ise

en

oe

uvr

e

QAD

Intentia

JDE

PeopleSoft

SAP

MAPICS-XA

MAPICS-Point.Man

Geac/System 21

SSA Global Technologies

IFS

Oracle Frontstep

Invensys/Baan

Complétude de l'offre

Acteurs de niche Précurseurs

Challengers Leaders

Bilan des premières offres :

JD EDWARDS est le seul leader reconnu sur le middle market industriel

Nouvelles offres


15/86

Initiation aux ERP

DRH SAV Production

Achats

Marketing

Publicité

Vente

Sous-Traitant

Producteur de Machines

Fournisseurs

Supply Chain

Managt B to B

Web

Fournisseurs

Soc de Service Push

Banque

Actionnaires

Sites de Recrutement

E-learning Télé-Tutoring

C

L

I

E

N

T

S

DistributeurMarchand

e-commerce

Sites d ’appel d ’offre

CONCURRENTS

Marketing one to one

Site Financier

e-mailing, bandeaux,site promotionnel...

trackingLogistique

CLIENTS

Back-up techniciens

SVP réclamations

Tutoriat

Club utilisateur

Télémaintenance

B to B

Co-ingénérie

Extranet

Administr@tions

Sitede

crise

DG

Bureau d’Etude

Maintenance

EDI

Back-up commerciaux

Partenaires

Veille Concurrentielle et Intelligence Économique

$

Gestion Trésorerie

Dématérialisationdes procédures

Télémaintenance machines

Veille Technologique

Recherche nouveaux Fournisseurs

Market-Place

Télétravail

ASP

Gestion


16/86

Initiation aux ERP

DRH SAV Production

Achats

Marketing

Publicité

Vente

Sous-Traitant

Producteur de Machines

Fournisseurs

Supply Chain

Managt B to B

Web

Fournisseurs

Soc de Service Push

Banque

Actionnaires

Sites de Recrutement

E-learning Télé-Tutoring

C

L

I

E

N

T

S

DistributeurMarchand

e-commerce

Sites d ’appel d ’offre

CONCURRENTS

Marketing one to one

Site Financier

e-mailing, bandeaux,site promotionnel...

trackingLogistique

CLIENTS

Back-up techniciens

SVP réclamations

Tutoring

Club utilisateur

Télémaintenance

B to B

Co-ingienerie

Extranet

administrations

Sitede

crise

DG

Bureau d’Etude

Maintenance

EDI

Back-up commerciaux

Partenaires

Veille Concurrentielle et Intelligence Economique

$

Gestion Trésorerie

Dématérialisationdes procédures

Télémaintenance machines

Veille Technologique

Recherche nouveaux Fournisseurs

Market-Place

Télétravail

ASP

Gestion

SCM

Extranet

KM C R MINTRANET

ERP


17/86

Initiation aux ERPIntervenantsIntervenants

Transfert de Compétences

Parfaite synergie

Sponsor - Directeur de projetSponsor - Directeur de projet

UTILISATEURS FINAUX

Pilote

Distribution

Pilote

DistributionPilote

Finance

Pilote

FinanceResp. et

Pôle

Informatique

Resp. et Pôle

Informatique

Pilote

Production

Pilote

Production

ClientClient

Consultant

Distribution

Consultant

DistributionConsultant

Finance

Consultant

FinanceCP et Pôle

Informatique

CP et Pôle

Informatique

Consultant

Production

Consultant

Production Intégr.Intégr.

Directeur de projetDirecteur de projet


18/86

Initiation aux ERP

TYPOLOGIE D’ACTEURS TYPOLOGIE D’ACTEURS

- MOAMOA (Maîtrise d’Ouvrage)(Maîtrise d’Ouvrage) : Un sponsor, des utilisateurs clés par domaine et des experts métier

- AMOAMO (Assistant à Maîtrise d’Ouvrage)(Assistant à Maîtrise d’Ouvrage) : DSI ou/et cabinet de conseil (organisation métier, définition du cahier des charges, sélection ERP, Conduite au changement, …) ou service interne pour dialogue MOA/MOE (grands comptes)

- MOEMOE (Maîtrise d’Œuvre)(Maîtrise d’Œuvre) : DSI ou Intégrateur


19/86




Avantages progicielAvantages progiciel

pérennité relative solution informatique produit standard donc moins cher base de clients assurant la solidité du produit validation possible du produit par organismes habilités

(AFAQ, CXP, Ordre experts-comptables …) évolutivité assurée : prise en compte évolutions

réglementaires (intégration IFRS, SOX …)


20/86




inconvénients progicielinconvénients progiciel

solution non totalement adaptée à l’entreprise => développements spécifiques complémentaires nécessaires

dépendance à un fournisseur extérieur : rythme des évolutions au gré de celui-ci, augmentation des coûts récurrents …

intégration au S.I. de l’entreprise coûteuse accompagnement et formation des utilisateurs renforcés réticence possible de la DSI interne ERP peu adaptée à ce jour au domaine des PME


21/86

Initiation aux ERP

10 - Mise en production etassistance

Préparation et Construction de la solution

Déploiement et Assistance

12 - Gestion de projet

15 - Gestion du changement

13 - Transfert de compétence

14 - Support éditeur

11 - Garantie

9 - Pilote

5 - Analyse Fonctionnelle

2 - InitiationERP

3 - ArchitectureTechnique

4 - Réceptionprogiciel

1 -

Lan

cem

ent

6 - Définition de la solution

Réalisation de la solution

7 -Développement et intégrationde la solution

8 -Réception et préparation

de laformation

Fournir une vision globale du projet à l’équipe conjointe Client / INTEGRATEUR

Assurer au Client la maîtrise fonctionnelle et technique de la solution

Coordonner les ressources

Planifier et suivre les activités

Communication et reporting

Valider les livrables en interne

Assurer la cohérence des chantiers

Déployer la solution

Fournir une assistance au démarrage

Définir le modèle de données et les tables de référence

Définir l’interface utilisateur et les états de sortie

Définir les interfaces avec les autres systèmes clients

Définir les règles de gestion

Préparation et mise en œuvre des infrastructures de paramétrage, intégration et réception

Définir l’architecture technique requise

Obtenir une expertise de l’éditeur sur le projet en cas de besoin technique spécifique

Valider avec l’éditeur des décisions et des étapes importantes dans la mise en œuvre de l’application

Formaliser les processus métier

Rédiger des spécifications fonctionnelles détaillées

Réaliser et intégrer la solution (Paramétrage, développement, interfaces)

Prise de connaissance visant à faciliter l’intervention des utilisateurs clés lors de la phase de définition de la solution

Traiter les anomalies pendant la période de garantie

Obtenir la réception à la suite des tests utilisateurs

Réaliser la documentation utilisateurs et les supports de formation

Initiation aux ERP


22/86

Initiation aux ERPInitiation aux ERP Pour garantir la réussite du projet CRM, l’organisation de l’équipe associe étroitement CLIENT 1, CLIENT 2, le

prestataire SI du Client, INTEGRATEUR et ERP.

Pilotage du projet ERPPilotage du projet ERPPilotage du projet ERPPilotage du projet ERP

Chefs de projetCLIENT 1 / CLIENT 2 / le prestataire SI du Client

Chef de projetINTEGRATEUR

Consultants fonctionnel

ERP

Technicien ERP + Expert Services

Architecte technique ERP

QualitéQualitéQualitéQualité

Delivery Manager INTEGRATEUR

Profils requis :

ERP

INTEGRATEUR

CLIENT 1 / CLIENT 2 / le

prestataire SI du Client

Consultants technique ERP

EAI

Chantier Chantier fonctionnelfonctionnelChantier Chantier

fonctionnelfonctionnel

Chantier Chantier paramétrage et paramétrage et développementdéveloppement

Chantier Chantier paramétrage et paramétrage et développementdéveloppement

Chantier Chantier interfaces et interfaces et

reprise de reprise de donnéesdonnées

Chantier Chantier interfaces et interfaces et

reprise de reprise de donnéesdonnées

Chantier Chantier architecture et architecture et

InstallationInstallation

Chantier Chantier architecture et architecture et

InstallationInstallation

Consultants technique ERP

Tools

Groupe des Utilisateurs

clés

Ressources Architecture /

Système / DBA / Réseau

Équipes informatiques

Correspondant technique

Directeurs du projet C&M(MOA et MOE)

Directeur de projetINTEGRATEUR

FormateurERP


23/86


T0 = 02/02/05 1 mois de congé neutralisé

Période de garantie : 6 mois à la signature des PV (Procès Verbaux) de recette.Période de garantie : 6 mois à la signature des PV (Procès Verbaux) de recette.

Exemple de planning CRMExemple de planning CRM


24/86

Initiation aux ERP

AVANTAGESAVANTAGES INCONVENIENTSINCONVENIENTS Coût (prêt-à-porter)Coût (prêt-à-porter) Etat de l’artEtat de l’art Cohérence globale et immédiateCohérence globale et immédiate Mono-fournisseurMono-fournisseur Evolution au fil du temps, veille Evolution au fil du temps, veille technologiquetechnologique Rationalise le processRationalise le process Réponse à plusieurs métiersRéponse à plusieurs métiers International (aspect légal, langues)International (aspect légal, langues) ConsolidationConsolidation Maintenance moindreMaintenance moindre

Risque (Big Bang)Risque (Big Bang) Conduite au changement lourdeConduite au changement lourde Réponse générique donc performance et Réponse générique donc performance et pertinence plus limitées pertinence plus limitées Sécurité ?Sécurité ? Mono-fournisseurMono-fournisseur Migration de versionsMigration de versions


25/86


ERP : présentation – exemple formalisme UMLERP : présentation – exemple formalisme UML


26/86


ERP : présentation – Type de fluxERP : présentation – Type de flux

Flux d’informations (format papier ou autre)

Flux financier

Flux de matières (flux physique)

A transformer en données pour stockage dans la base de données de l’ERP


27/86



Modélisation UML ou MERISE (MCC, MCD, MOT) Modèle de données Modèle de communication Modèle de traitements

DONNEE

TRAITEMENT ACTEUR

ETAT 1

ETAT 2


28/86

Initiation aux ERP

WORKFLOWWORKFLOW : Exemple d’un circuit d’une dépense

BUDGETEBUDGETEBUDGETEBUDGETE ENGAGEENGAGEENGAGEENGAGE LIVRE, REALISELIVRE, REALISELIVRE, REALISELIVRE, REALISE

FACTUREFACTUREFACTUREFACTURECOMPTABILISECOMPTABILISE

(DAF)(DAF)COMPTABILISECOMPTABILISE

(DAF)(DAF)

REGLE, PAYEREGLE, PAYE(DAF)(DAF)

REGLE, PAYEREGLE, PAYE(DAF)(DAF)

Commande,contrat, devis

Livraison,réalisation

Réception facture

Saisie comptable

Acceptation et paiement


29/86



EXERCICE : Les étudiants sont envoyés par leur employeur en formation en alternance. Les étudiants payent une partie de la formation. Ils suivent des cours dispensés par des professeurs intervenants externes, passent un examen et sont sanctionnés par un diplôme

Définir les acteurs Définir les données Définir les traitements Définir quelques états des données dans le cadre de l’énoncé Schématiser les différents diagrammes


30/86



ETUDIANTS

PROFESSEURSGESTIONNAIRES

ECOLE

EMPLOYEURS

??


31/86



CONTRATTRAVAIL

SUPPORT COURS

EXAMEN

CONTRAT FORMATION

DOSSIER ETUDE

DIPLOME??


32/86



APPRENDRE

PAYER

ENSEIGNER

??


33/86



« Le Supply Chain Management est l’ensemble des efforts investis pour produire et distribuer un produit fini depuis les fournisseurs jusqu’aux clients

Cette chaine recouvre au moins 5 processus de base :PREVOIR, APPROVISIONNER, PRODUIRE, STOCKER, LIVRERPREVOIR, APPROVISIONNER, PRODUIRE, STOCKER, LIVRER

Elle englobe des fonctions telles que les achats, les approvisionnements, la planification de production, la gestion de la demande, la gestion des stocks, le transport et le service client

De plus, le SCM intègre les systèmes d’information qui pilotent ces activités »

Source CXP


34/86



– ERPERP (Enterprise Resource Planning) : progiciels de gestion intégrés

– APSAPS (Advanced Planning System) : Progiciels de planification et d’optimisation

– SCESCE (Supply Chain Execution) : Progiciels d’optimisation de la logistique de distribution

– MESMES (Manufacturing Execution System) : Solutions de contrôle et d’optimisation de l’exécution de la production

– DédiésDédiés (à une ou plusieurs fonctions) : moteurs d’optimisation, prévisions de ventes, gestion de l’entreposage …


35/86



Acheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre

EDI / INTERNET

Années

Mois

Semaines

Jour

Temps réel

ERP

APS

SCEMES

Gestion des achats GPAO Gestion des stosks Gestion transports Admin. ventes

Optimisation du réseau logistique

Planification Planification Planification PrévisionsProduction Distribution Transpoerts


36/86



GPAO Prévisions Compta.

Achats G. Ciale R.H.

Stocks Transpost ….

Pour être intégréintégré, un progiciel doit couvrir au moins 3 fonctions de baseau moins 3 fonctions de base de de gestiongestion (parmi la compta., la gestion de production, la gestion commerciale, la gestion des achats, la gestion des stocks, transports, R.H. …)

et partager les informations entre les modules par le biais d’une base de base de données uniquedonnées unique


37/86



ERPERP

GESTION COMMERCIALEAdmin. Des ventes

Marketing

GESTION INDUSTRIELLEProduction

MaintenanceQualité

GESTION LOGISTIQUEAchats

Distributionstocks

GESTION FINANCIEREComptabilités

Immobilisationstrésorerie

GESTION R.H.Paie

Personnel


38/86



Une plus grande fiabilitéfiabilité de l’information (unicité)

Une plus grande cohérencecohérence entre les fonctions au sein des entreprises• Éviter les ruptures du passage d’un système à l’autre• Eviter les redondances (ressaisies, informations identiques mais exprimées sous

différentes formes …)

Une réduction des délaisréduction des délais (fluidité de l’information)

Une réduction des coûtsréduction des coûts administratifs (meilleur suivi)


39/86



Fonctions décisionnelles

CIBLER VENDRE

CONNAÎTRE SERVIR

Fonctions de support et SAV

Fonctions marketing Fonctions Forces de vente

CRM => ERMCRM => ERM


40/86



Ventes

Support

Marketing

Base de connaissances

CLIENTS

ProcessusFront Office

ProcessusBack Office

ERPERPGestion

commercialeGestion

logistiqueGestion

De productionGestion

financière

Call center E-mail Internet SMS


41/86


ERP : présentationERP : présentation Considérer et convaincre qu’un projet ERP doit être un projet d’entreprise

Commencer par une remise en question des organisations (ERP)

Démarrer par des projets pilotes (domaines et sites pilotes)

Anticiper les impacts du projet ERP sur les organisations et les projets en cours

Définir une méthode et s’y tenir

Etablir une documentation détaillée à chaque phase du projet

Gérer la politique du changement

Equilibrer les ressources internes et externes

Valoriser des ressources pendant et après le projet dans un centre de compétences

S’entourer d’utilisateurs « experts » dès le démarrage du projet

« Coller » au produit

Mettre l’accent et faire des efforts sur la formation

Ne pas oublier la reprise des données


42/86



… … et particulièrement, insister sur les points suivants et particulièrement, insister sur les points suivants

• AccompagnementAccompagnement (formation, procédures …)

• InterfaçageInterfaçage avec le Système d’Information existant

• Stratégie de migrationmigration des données actuelles

• Proportion des fonctions spécifiquesfonctions spécifiques à développer

par rapport à l’utilisation des fonctions standardsfonctions standards de

l’ERP


43/86

Initiation aux ERP

Client/ServeurClient/ServeurABAP/4ABAP/4

R/3R/3

VentesVentesSDSD

Gestion des Gestion des matièresmatières

MMMM

ProductionProductionPPPP

AssuranceAssurancequalitéqualité

QAQA

MaintenancMaintenancee

PMPM

Ressources Ressources humaineshumaines

HRHRSolutions Solutions

sectoriellessectorielles

ISISWorkflowWorkflowWFWF

Gestion deGestion deprojetsprojets

PSPS

ContrôleContrôlede gestionde gestion

COCOComptabilitéComptabilité

FIFI

AMAMimmobili-immobili-sationssations

Finances

Logistique


44/86

Initiation aux ERPExemple classique

direction

Admin. etFinance

ProductionVente Marketing

• Prévision• Offres

• Livraison• Facturation

• Salons/foires• Statistique

• Mailing• Publicité

• Clients et Fournisseur

• Achats• Prix

• Rapports financiers

• Planning de production• Contrôle• Stocks

Clients? Partenaire?


45/86

Initiation aux ERP

Exemple des activités liées à une vente

President

VP VP VP

A B C

D E H

F G

H

J

I

K

L

M

N

O


46/86

Initiation aux ERP


47/86

Initiation aux ERP

Gestion des ventes - Le Flux

•Contrats•Offres

•CommandesCommandes

Fermes LivraisonÉdition

documentsCréation livraison

Confirmation Délais Facturation

Retour


48/86

Initiation aux ERP

Les principaux facteurs de choix

o Pérennité de la solution & de l’éditeur

o Couverture fonctionnelle

o Qualité de service

o Flexibilité de la solution

o Niveau technologique de la solution

o Disponibilité d’outils d’aide à la décision

o Convivialité & ergonomie

o Coûts des licences

o Coûts de maintenance

o Conditions contractuelles

o Connaissance & référencement dans l’activité

o Éditeur / Intégrateur

o Degré de remise en cause de l’organisation

o Notoriété de l’éditeur

o Référencement global & local

o Ouverture vers les nouvelles technologies

o Disponibilité


49/86

Initiation aux ERPAnalyse progiciel

0

1

2

3

4

5

Cible

Couverture fonctionnelle

Ouverture multiplateforme

Outils de développement

SGBD

Ergonomie et convivialité

Aide en ligne et documentation

Sécurité d'accès

Sécurité des données

Personnalisation des écransWorkflow

Accès aux données et requêteurs (EIS)

Personnalisation des éditions et restitutions

Outils d'import / export

Développements spécif iques

Maintenance

Performance procédure exploitation

EDI / Internet / Intranet

Organisation technique

Progiciel 1

Progiciel 6

Progiciel 2

Progiciel 3

Progiciel 5

Progiciel 4

Progiciel 7

Progiciel 8

Les principaux facteurs de choix

Source Gartner


50/86

Initiation aux ERP

o Raisonner vision & enjeux avant besoins

o Raisonner intégration & processus plutôt que services & fonctions

o Raisonner participatif, implication et mobilisation plutôt que directif

o Raisonner système cible avant de raisonner solutions

o Privilégier la finalité et les objectifs aux moyens d’y parvenir

o Raisonner valeur ajoutée & contribution avant de raisonner coûts

o Raisonner coût complet dans le temps et pas seulement coûts licences

o Raisonner utilisation du système avant de raisonner capacité du système

o Raisonner pérennité et indépendance avant de raisonner solution

o Raisonner partenariat avant de raisonner fournisseur

L’état d’esprit E.R.P.L’état d’esprit E.R.P.


51/86

Initiation aux ERP

Que désigne t-on par le terme « Entreprise étendue »« Entreprise étendue » ?

Capacité de l’entreprise à échanger et communiquer Développer des flux à « valeur ajoutée » Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous Mettre en œuvre des indicateurs de performance permettant de suivre la

pertinence des processus réalisés


52/86

Initiation aux ERP

Capacité de l’entreprise à échanger Capacité de l’entreprise à échanger et communiqueret communiquer

L’analyse de notre parc client montreL’analyse de notre parc client montre

70% des entreprises pratiquent la déclaration TDFC 80% utilisent les transmissions bancaires 20% ont mis en œuvre des échanges avec leur Factor 100% de nos clients Iris Personnel font leur déclaration par TDS mais seulement 45% utilisent la DUCS

Et les possibilités de développement sont Et les possibilités de développement sont

La déclaration de TVA La dématérialisation de factures clients ou fournisseurs Le prélèvement automatique…


53/86

Initiation aux ERP

PRODUCTION Délais Planifier

sous-traitants Délais

Opérations sous douanes

COMMERCE ARC et

disponibilité Piloter

la livraison Factures TVA

RESSOURCESHUMAINES

Rapports D’activités

Virements TDS - DUCS

FINANCE Factures Paiements Relances Déclarations

TDFC

FOURNISSEURSFOURNISSEURS

ENTREPRISEENTREPRISE

CLIENTSCLIENTS

ADMINISTRATIONADMINISTRATION


54/86

Initiation aux ERP

Développer des flux à « valeur ajoutée »Développer des flux à « valeur ajoutée »

Une approche basée sur la gestion des flux par domaineUne approche basée sur la gestion des flux par domaine

La gestion financièreLa gestion financière

Objectif faciliter les déclarations: TDFC, TVA Optimiser les échanges bancaires: Optimiser les encaissements clients: prélèvement, liaisons FACTOR ,

relances Accélérer le reporting:consolidation groupe, centralisation Accéder rapidement à la législation: liaison Navis comptable (éditions

Francis Lefebvre)


55/86

Initiation aux ERP


Dématérialisation des pièces comptables (suivi de la traçabilité du document, Nouvelle loi de finance)

Le paiement des notes de frais avec notification au salarié

La gestion des demandes d’engagement…



56/86

Initiation aux ERP


La gestion des Ressources HumainesLa gestion des Ressources Humaines

Objectif faciliter les déclarations mensuelles ou trimestrielles: DUCS

Optimiser le règlement des salaires: virement bancaire Fiabiliser et simplifier la déclaration annuelle: TDS Sécuriser la gestion de la participation : versement par virement Accéder rapidement à la législation: liaison Practis social



57/86

Initiation aux ERP


La gestion des notes de frais par Internet (notion de portail) Le suivi des rapports d’activités pour des techniciens nomades La gestion des demandes de formation…



58/86

Initiation aux ERP


La gestion commercialeLa gestion commerciale

Réception de commandes électroniques Réception de factures électroniques Suivi des livraisons Téléchargement des mises à jour Appel d’offre électronique: accès aux éléments, soumission…



59/86

Initiation aux ERP


Consultation des fournisseurs Diffusion de tarifs, catalogues, fiches techniques… Info promotions, Info nombre de points sur carte de

fidélité…



60/86

Initiation aux ERP


La gestion de productionLa gestion de production

Objectif produire au plus vite avec le minimum de stock: disposer de l’info stock chez le fournisseur

Maîtriser les délais de production: ordonnancer le travail avec les sous-traitants

Informer le client sur la disponibilité Émettre les documents d’accompagnements



61/86

Initiation aux ERP


La gestion des options par des configurateurs experts

Le suivi des interventions d’après ventes pour améliorer le produit

La traçabilité complète



62/86

Initiation aux ERPFOURNISSEURFOURNISSEUR

FACTURES PROVISOIRES

ENRICHISSEMENT MANUEL

BONS A PAYER

REGLEMENTS AUTOMATIQUES

ENREGISTREMENT MANUEL

Écritures Gestion des litiges

Services Acheteur

s

Liste

s

Architecture fonctionnelle

Conception modulaire

Modules

FACTURES


63/86

Initiation aux ERPFOURNISSEURFOURNISSEUR

S A S

FACTURES PROVISOIRES GED


BONS A PAYER


Enrichissement de premier Niveau

XML EDI

Autres

Écritures Gestion des litiges

FACTURES

Services Acheteur

s

Architecture fonctionnelle

Conception modulaire

Modules


64/86

Initiation aux ERP

S A S

FACTURES PROVISOIRES GED


BONS A PAYER


Enrichissement de premier Niveau

Écritures

RAPPROCHEMENT

AUTOMATIQUE

Enrichissement de second Niveau

INTEGRATEURDE

DEPENSES

GESTION

COMMERCIALE

Gestion des litiges

FACTURES

Services Acheteurs

XML EDI

Autres

FOURNISSEURFOURNISSEUR


65/86

Initiation aux ERPExemple sur la dématérialisation

SaisieSaisie Sas Sas facturefacture

SAS Facture +Demande SAS Facture +Demande d’achat+ d’achat+ CommandeCommande

Sas facture + Sas facture + Commande Commande

ModificationModificationfacture facture provisoireprovisoire

Rapprochement Rapprochement automatique automatique facturefacture

Rapprochement Rapprochement automatique automatique détaildétail

Imputation Imputation manuellemanuelle

TraitementTraitement

IntégrationIntégration

EngagementsEngagements

DépensesDépenses

Automatisation Automatisation croissantecroissante

Factures provisoiresFactures provisoires

LitigesLitiges

WorkflowWorkflow


66/86

Initiation aux ERPÉtablir un référentiel d’échange compréhensible par tous !Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !

Une approche basée sur la législation et les normes en vigueurUne approche basée sur la législation et les normes en vigueur

Finance: ETEBAC, TDFC, IFRS Ressources Humaines: TDS, DUCS, Commerce: EDIFACT, EDITRANS… Production: GENCOD…

Et les possibilités de développement sont propres à chaque secteur Et les possibilités de développement sont propres à chaque secteur d’activitéd’activité

Automobile Grande distribution Mutuelles Agro-alimentaire…


67/86

Initiation aux ERP

Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !Établir un référentiel d’échange compréhensible par tous !

… et si toutes les données ne peuvent pas communiquer dans le même format … EXCELEXCEL est un compromis acceptable !


68/86



APS SFA

SAVERPERP

MES SCECall Centers

Back office

Front office

EDI Internet

Attention Attention de de ne pas se ne pas se perdre !perdre !


69/86



ERPERP

Décisionnel

SCM

-> SCM : optimiser la réponse aux commandes des clients en accélérant les flux de la chaîne logistique globale -> CRM : mieux connaître ses clients, aller les chercher et les conserver -> Décisionnel : Trouver des informations utiles dans un océan de données


70/86


ERPERP

APS

ACHMAIN

PRD STK TRS CRM

SCESFA

CTI

CONF BIAcheter Fabriquer Stocker Livrer Vendre

Proposer

Cibler

Execution

Opérationnel

Tactique

Stratégique

Connaitre

Veiller


71/86


Mise en Mise en oeuvreoeuvre


72/86

Initiation aux ERP

Quelques remarques préliminaires sur l’informatique … Quelques remarques préliminaires sur l’informatique …

9 projets informatiques sur 10 sont livrés hors délais et 30% sont 9 projets informatiques sur 10 sont livrés hors délais et 30% sont abandonnésabandonnés

Les principales causes sont : manque de disponibilité des Les principales causes sont : manque de disponibilité des maîtrises d’ouvrage et utilisateur, manque d’implication de la maîtrises d’ouvrage et utilisateur, manque d’implication de la Direction Générale, mauvaise estimation de la taille et du budget Direction Générale, mauvaise estimation de la taille et du budget du projet (partie informatique)du projet (partie informatique)

La part de budget des Directions Informatiques consacrée aux La part de budget des Directions Informatiques consacrée aux logiciels (progiciels, prestations) ne cessent de croître et depuis logiciels (progiciels, prestations) ne cessent de croître et depuis 5 ans l’externalisation de la fonction informatique progresse …5 ans l’externalisation de la fonction informatique progresse …


73/86


ERP - Mise en œuvre : Les étapesERP - Mise en œuvre : Les étapes

étude de faisabilitéfaisabilité et d’impact sur les processus métiers et implantation

analyse de rentabilitérentabilité (étude des gains, économies, avantages …)

planningplanning et budgetbudget

analyse de risquesrisques et facteurs de succès


74/86


ERP - Mise en œuvre : Les critèresERP - Mise en œuvre : Les critères

COUT

DELAI QUALITE

PROJETPROJET


75/86


ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES

Organisationnel Technique Humain (social) Fonctionnel Juridique Financier


76/86


ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES (Exemple)ERP - Mise en œuvre : ANALYSE DE RISQUES (Exemple)RISQUES PROJET "CRM" 2005

Risques Evaluation Commentaires Actions possibles

Pilotage projet : organisation , planning

++++

- Pilotage "partagé" entre CLIENT1 (MOA+CMOA),CLIENT2 (MOA+CMOA),DSI- Planning contraint par rapport à la taille du projet et la multiplicité des acteurs- Procédures adminstratives différentes entre CLIENT2 et CLIENT1

- Allonger les délais- Redéfinir les responsabilités des acteurs (matrice de responsabilité)

Complexité technique +- Risque limité car machine centrale unique (MACHINE) déjà en production

- Aucune mesure particulière car risque limité, environnement technique maitrisé par HEBERGEUR

Complexité fonctionnelle / implication des MOA

+++

- Multiplicité des interfaces avec applications internes- Importance des développements spécifiques par rapport aux fonctionnalités standards de Siebel : impact sur coût récurrent maintenance ultérieure- Affectation de ressources MOA au projet à temps p

- Aucune action pour V1, mais consigne d'utilisation des fonctions standards plus forte pour V2- Modification processus métier à rapprocher du "modèle" standards de Siebel- Dédier des ressources MOA à temps plein durant les phases sensibles : conception

Risque contractuel +++

- 5 contrats existants non corrélés- Propriété MACHINE : CLIENT2, mise en production : DSI, hébergement : HEBERGEUR, utilisateurs : CLIENT2 + CLIENT1

- Transformer CDP DSI en contrat avec clauses pénalités notamment- Prise en charge complète par DSI de la machine MACHINE et refacturation au service rendu (mode ASP)

Risque financier +++- Montant total CLIENT1 + CLIENT2 = 3,2 M€- Charge = 3 800 j-h, soit 19 personnes environ à temps plein durant 11 mois (env. 2,1 M€)

- Réduire le périmètre fonctionnel le cas échéant

impact processus métier ++++

- Rapprochements personnel commerciaux CLIENT2 et CLIENT1, concurrents sur le terrain

- Eclaircissement des enjeux métiers par les D.G. CLIENT1 et CLIENT2 respectives- Renforcer les actions d'accompagnement

" +" = risque faible -> " ++++" = risque majeur


77/86


Une idée de la relation projet / coûtUne idée de la relation projet / coût

Ampleurdu projet

Fiabilitérobustesse

Effort /durée

Risque


78/86


ERP - Mise en œuvre : BUDGETERP - Mise en œuvre : BUDGET

BUDGET COMPLET = BUDGET COMPLET =

BUDGET PROJET D’IMPLANTATION BUDGET PROJET D’IMPLANTATION

(investissements)(investissements)

+ +

BUDGET ANNUEL RECURRENTBUDGET ANNUEL RECURRENT

(charges)(charges)


79/86



BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION + BUDGET ANNUEL RECURRENT

BUDGET PROJET =Achat licences progiciel ERP

+ Achat éventuel matériel informatique : changement micros…

+ Achat prestation informatique pour :

paramétrer l’ERP, développer les fonctions spécifiques, développer les interfaces avec l’informatique existante,reprendre les données existantes dans l’ERP (facultatif)

+Achat de formation => coût de formation, déplacement


80/86



BUDGET COMPLET = BUDGET PROJET D’IMPLANTATION + BUDGET ANNUEL RECURRENT

BUDGET ANNUEL RECURRENT =

Maintenance licences progiciel ERP +

Maintenance matériel informatique +

Coût télécoms +

Maintenance « courante » (corrective, évolutive) +

Hot-line


81/86


Le budgetLe budget Ajouter les éléments complémentaires

Salaires des informaticiens en interne Formation de l’équipeL’achat des matériels et progiciels permettant de constituer l’environnement

de développement et de tests y compris l ’installation, paramétrage et maintenance

Les déplacements Les locaux, téléphone

… et les « aléas » …!


82/86


ERP - Mise en œuvre : GRILLE BUDGETAIREERP - Mise en œuvre : GRILLE BUDGETAIREBUDGET PROJET "CRM"

(Montant en K Euros) Montant Remarques

BUDGET PROJET 2005

Prestations informatiques internes 800

Etude préalable (cadrage) 150

Prestations intégrateur 700

Licences logiciels ERP 300

Matériels 300

Formation 50

Accompagnement 100

TOTAL 2 400

BUDGET RECURRENT Annuel

Maintenance matériels 30

Maintenance+support licences ERP 40

Maintenance applicative - TMA 300

Exploitation application 100Infogérance matériels 50

Coûts télécoms 50

Hot-line interne 50

TOTAL 620

Au minimum 25% de Au minimum 25% de coûtscoûts récurrents annuelsrécurrents annuels … sans compter le coût supplémentaire des versions majeures de l’ERP !


83/86

Initiation aux ERP

ERP - Mise en œuvre : LES COUTS (approximatifs et évolutifs)ERP - Mise en œuvre : LES COUTS (approximatifs et évolutifs)

Consultant : entre 600 et 1 000 € / jour (dépend expérience, volume, …) Licence : entre 1 000 et 1 500 € / utilisateur ( + maintenance de +20% / An)

Quelques chiffres (moyenne) de mise en œuvre avec une approche non spécifique et pour une société organisée a minima :

Grandes sociétés : Très variable (500 jours-homme mini) car dépend du nombre de sites, de l’international, du nombre de métiers, de la conduite au changement

Middle market : 100 jours-homme à 300 jours-homme

PME/PMI : 30 jours-homme à 100 jours-homme


84/86

Initiation aux ERP

Interfaces Interfaces

Inté

gra

tio

n

As

sis

tan

ce

Mis

e e

n P

rod

uc

tio

n

Spécifiques Spécifiques

Ca

dra

ge

Formation acteurs projet

Formation utilisateurs

Reprise de donnéesReprise de données

Mise en Œuvre du Standard

La

nc

em

en

t

Ate

liers

in

tera

ctif

s

Par

amét

rag

e

Val

idat

ion

Val

idat

ion

Par

amét

rag

e

Itération

Phases estimées ; à réévaluer après cadrage

OptionsIntégrateur

Ate

liers

in

tera

ctif

s

As

sis

tan

ce

po

st-

pro

du

cti

on

ERP

Ré

ce

pti

on

Mise en Oeuvre


85/86


Exemple planning CRM (diagramme GANTT)Exemple planning CRM (diagramme GANTT)


86/86


ERP - Mise en œuvre : acteurs et rôlesERP - Mise en œuvre : acteurs et rôlesMATRICE DE RESPONSABILITES

Réalise (R) Entreprend les travaux concernés (ligne(s) en regard) et rend comptede l’avancement de ceux-ci

Approuve (A) Accord global et final donné à un document ou aux résultats detravaux, décide et est responsable du contrat et du budget

Conseille (C) Conseille, Contrôle de façon restreinte à un domaine de compétencedonné.

Informé (I) Est informé

MOA MOE

MOA CMOA MOE MOE MOE

1. Pilotage projet A,R C R

2. Mise en place environnement technique A,R R A,C R

3. Formation A,I R

4. Développements spécifiques A C R R

5. Paramétrage Siebel I I R A,R

6. Tests A,R R, C R, C R, C

7. Développement des interfaces avec les SI CLIENT I A,R A,R

8. Migration des données I R A,R

9. Mise en production I C A,R

1/86 initiation aux erp philippe brunet / mai-juin 2005 igs / esam initiation aux erp initiation...

Documents