111 d. mise en oeuvre du projet (suite) mission de supervision

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D. MISE EN D. MISE EN OEUVRE OEUVRE DU PROJET DU PROJET (suite) (suite)

Mission de supervision Mission de supervision

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Planification annuelle de la supervision par le CPM

1. CPM: Revoit ses projets et leurs besoins en supervision dans le contexte du Cadre des résultats du COSOP;

2. Revue annuelle du portefeuille du FIDA: Met en exergue les questions majeures de supervision pour chaque projet mis en œuvre dans le pays;

3. Quantifier et réunir le temps et les ressources nécessaires à la supervision des projets, dans son ensemble;

4. Compétences minimum requises: techniques et financières. Quelques consultants peuvent faire preuve des 2 (ex: anciens directeurs de projets). Les besoins en autres compétences changent au fil du temps.

Mise en œuvre : La mission de supervision

Organisation de la supervision

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La mission de supervision:

• N’est pas un exercice de police

• Est une visite périodique de projet pour: S’assurer que le projet est mis en œuvre avec efficacité et

efficience, et produit un IMPACT;

S’assurer que les objectifs du projet sont atteints (et s’ils sont toujours valides)

Identifier ensemble les problèmes et décider ensemble des mesures correctives/ajustements;

Appui à la mise en œuvre: former et renforcer les capacités du personnel du projet.


Objectifs

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• Le Comité de gestion du programme-pays (CPMT), le CPM et les partenaires du projet (institutions nationales concernées, co-financiers, UGP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA au Tchad) dans la revue/examen de l’exécution du projet et dans la formulation des ajustements

• Importance de l’écoute et de l’attention portée à la sensibilité culturelle


Qui est impliqué?

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SE PREPARER A L’AVANCE! 50% effectué avant de se rendre sur le terrain.

• Une mission de supervision et une mission de suivi par année• Planifier les missions avant le début de l’année:

Composition de la mission liée aux volets & problèmes du projet; Dirigeant de la mission, types de personnalité et équipes; Coordination/collaboration avec les autres partenaires financiers,

le ministère des finances; Programme & calendrier de la mission, consultants et le projet.

• Préparer les TDR prenant en compte les volets à superviser et les problèmes à résoudre;


Avant la mission: le rôle du CPM (1)

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• Préparation logistique - transmission TDR et recrutement des

consultants + envoi des documents clés aux consultants

- demande d’agenda au projet- confirmation des dates de la mission- logistique de terrain- notification des institutions

clé/tutelle, du projet, du PNUD.

• Préparation du dossier de mission: TDRs, documents clés, état des décaissements et informations actualisées préparées par le projet en vue de la mission (slide suivante)

Planification

Préparation technique

Agenda

Arrivée-Briefing

Visite de terrain

Réunions techniques

Revue administrative et financière

Debriefing & Feedback

Aide Mémoire, PSR

Rapport de supervision

Lettre de gestion


Avant la mission: le rôle du CPM (2) Plan de préparation

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Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant l’arrivée de la mission, les informations suivantes:

• PTBA (avec tableau extrants physiques & indicateurs impact) et PPM actualisé;

• Rapports sur les activités et les résultats par composante;

• Etat de mise en œuvre des recommandations précédentes;

• Tableau des dispositions de l’AF nécessitant une action;

• Agenda provisoire de la mission (séances de travail au projet, rencontres avec les Ministères et partenaires impliqués dans la mise en œuvre, visites de terrain, logistique de terrain)

• Tableau des décaissements (compo, catégories et financiers);


Le rôle du projet (1): avant la mission

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Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant l’arrivée de la mission, les informations suivantes:

• Remboursement dans le CS ou compte désigné;

• Etat de conformité aux recommandations de l’audit;

• Première ébauche des annexes du rapport de supervision;

• Autre documentation pertinente pour la mission à venir.

L’UGP et ses opérateurs partenaires préparent une présentation PPT succincte sur l’état d’avancement du projet par composante, les difficultés rencontrées et les aspects demandant une attention particulière.

Les présentations sont discutées dès l’arrivée de la mission.


Le rôle du projet (2): avant la mission (suite)

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Le CPM demande au projet une ébauche de programme de mission, planifiée autour de 3 activités:

• Revue technique;• Revue administrative, financière et de gestion;• Revue de passation des marchés.

Programme indicatif

1. Briefing en capitale et visites Ministères 1 jour2. Visites sur le terrain (selon projet) 4 – 6 jours

3. Réunions techniques 2 jours4. Préparation de l’Aide-mémoire 2 jours5. Débriefing auprès des institutions clés 1 jour6. Finalisation de la rédaction, sur le terrain 2-4 jours

TOTAL: 12-14 jours


Avant la mission: le rôle du CPM (3): Agenda de terrain

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Le CPM participe à la mission et coordonne, en étroite coopération avec le directeur du projet:

Le travail de l’équipe de la mission;

Les rencontres avec le gouvernement, le projet, les opérateurs, les groupes cibles;

La préparation de l’aide-mémoire et du rapport de supervision.

Aide à résoudre les problèmes techniques et du personnel.


Sur le terrain : le rôle du CPM

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Le projet facilite le bon déroulement de la mission et y participe pleinement (au siège du projet comme lors des visites de terrain):

Organisation de la logistique de terrain (accommodation, véhicules, visas pour l’équipe de supervision, etc.);

Prises de rendez-vous avec le gouvernement, les opérateurs, les groupes cibles (et prévision de la traduction sur le terrain);

Appui au travail de l’équipe de supervision (transmission d’informations, appui à la rédaction de l’aide mémoire, etc.).


Sur le terrain : le rôle du projet

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Suggestion de format et de contenu: (1/4 ou ½ an)(Mettre l’accent sur ce qui est positif!)

1. Objectif et description du projet

2. Résumé de la situation

3. Rapport détailléa. L’évolution du projet;b. Sources et utilisation des

fonds;c. Rapprochement du CS;d. Suivi des outputs;e. Passation des Marchés.


Suivi de l’exécution et reporting(A envoyer AVANT la mission de supervision)

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Discussions sur les questions importantes et la présentation PPT préparée par le projet

Répartition des volets & revue responsabilités des consultants;

Revue/révision du programme provisoire (travaux, visites, etc.)

Etat d’exécution des activités & résultats au regard du PTBA;

Date de la restitution aux institutions clés.

Briefing auprès des institutions clés (y compris le ministère de l’économie et du plan) et des cofinanciers du projet.

Aspects sécuritaires, notamment pour les déplacements.


Arrivée de la mission et briefing en capitale

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Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises:

A la stratégie générale du projet et ses objectifs A l’état d’exécution des activités, des résultats et de l’IMPACT.

Procédures et programmation:

Visites: sites à problème & sites à résultats positifs; Réunions: population, agents techniques & opérateurs; Comparer les conclusions des rapports d’activités avec la

situation sur le terrain; Encourager les échanges interactifs sur l’impact, les

contraintes et les solutions; Encourager les bénéficiaires à parler: Eviter que le projet ou les

opérateurs ne parlent à la place des bénéficiaires.


Visites sur le terrain

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• Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires, avec prise en compte les leçons tirées des visites sur le terrain;

• Identifier & documenter les extrants et les faiblesses de chaque volet;

• Proposer ensemble des améliorations & un calendrier de mise en œuvre des recommandations;

• Chaque consultant prépare des paragraphes synthétiques et une annexe technique pour l’AM. Le chef de mission consolide l’AM.


Réunions techniques

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