11 d. mise en oeuvre du projet. 22 quels rôles & responsabilités du fida dans les achats des...

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D. MISE EN OEUVRE DU PROJETD. MISE EN OEUVRE DU PROJET

22

• Quels rôles & responsabilités du FIDA dans les achats des projets?

• Quelles tâches nécessaires à la supervision des achats?

• Comment est menée une supervision des achats?

Mise en œuvre du Projet: Passations des marchés

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• Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions:

Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus;

Des retards dans la mise en œuvre du projet; Des coûts élevés de la mise en œuvre.

• Les achats constituent une activité sensible: pouvant entrainer la corruption et la fraude

La complexité de certains actes d’achat. Utilisation à la fois des règlements et directives

du pays et de ceux du FIDA.

Mise en œuvre : Passations des marchés

L’achat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre d’un projet. . .

44

Différentes méthodes (de l’appel à concurrence international à l’entente directe (dans des cas limités et spécifiques)) sont utilisées pour les différentes catégories d’achats en fonction de la nature, du montant et d’autres critères - les principes directeurs étant l’économie, l’efficacité, l’équité et

l’efficience.

Mise en œuvre : Passation des marchés

Méthodes

ACI (AOIO/AOIR)

ACN (AON)

Consultation internationale (CFI)

Consultation nationale (CFN)

Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

5


Méthodes courantes – 1

• Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1)

Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de l’ONU

Pré-qualification

Dépouillement en public

• Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2)

Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres)

Même chose

Même chose

ACI (AOIO/AOI

R)

ACN (AON)

Consultation internationale

(CFI)


Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

6


Méthodes courantes – 1 ( suite)

• Appel d’offres au niveau international (AOI): pour des besoins à coût élevé. (1)

Evaluation des soumissions par la méthode de notation par des points(sur les plans technique + financier)

• Appel d’offres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays du Bénéficiaire (2)

Même chose

ACI (AOIO/AOIR) ACN (AON)



Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

77


Méthodes courantes – 2

• Passation des marchés au niveau international (3):

Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins 2 pays membres du FIDA

Transmettre l’appel d’offres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte

• Passation des marchés au

niveau local (4):

Préparer les spécifications et la demande de prix

Dresser une liste restreinte d’au moins trois fournisseurs fiables

Transmettre la demande de prix (appel d’offres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte

88


Méthodes courantes – 2 (suite)

• Passation des marchés au niveau international (3):

Accepter les originaux des soumissions (pas de copies faxées)

Evaluation des soumissions en fonction des coûts les moins élevés des soumissionnaires conformes

Signer le contrat

• Passation des marchés au

niveau local (4):

Même chose

Même chose

Même chose

9

• Entente directe (5) (cas limités et spécifiques) Extension/addition à un contrat existant Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants

Remarque: La compétition n’est pas requise.


Méthodes courantes

ACI (AOIO/AOIR)

ACN (AON)



Entente directe

Méthodes de

passation des

marchés

1010

Différence. . .BIENS, TRAVAUX ET SERVICES

TECHNIQUESSERVICES DE CONSULTANTS

En fonction du produit En fonction des savoirs

Compétition ouverte Compétition sélective

Dépouillement public Dépouillement non public des offres techniquesDépouillement public des propositions financières

Le prix constitue un facteur majeur La qualité est un facteur majeur

Spécification détaillée Termes de référence(Programme de travail général)

Procédure en une seule phase Procédure en deux phases

Rarement des négociations Habituellement des négociations


Biens et travaux vs. services de consultants

1111

Mise en œuvre : Passations des marchés

Exemple de notations pour évaluer un consultant

CRITERES D’EVALUATION: POINTS DE NOTATION (indicatif)

Expérience spécifique des consultants/cabinets 5 – 10 ptsMéthodologie 20 – 50 ptsPersonnel clé (adéquation qualifications /tâches à accomplir) 30 – 60 ptsTransfert de savoirs 0 – 10 ptsParticipation des ressortissants du pays 0 – 10 ptsTOTAL 100 pts

– Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à l’essentiel

– Importante de la méthodologie proposée– Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur– Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des

circonstances spécifiques.

1212

• Les règles et procédures d’achat applicables dans un projet particulier proviennent de différentes sources:

Les lois et règlements du pays en matière d’achat Les directives d’achat du FIDA Le rapport d’évaluation du projet L’accord de financement

• Les règles, méthodes et procédures applicables sont précisées dans la LAB, ainsi que les conditions de revue des achats du FIDA.


Cadre règlementaire

Se conformer. . .

1313

L’UGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats

• Planification des acquisitions (en fonction des objectifs du projet & du PTBA);

• Préparation et publication des documents de l’appel d’offres et de l’invitation à soumissionner;

• Dépouillement et évaluation des offres;


Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés

Planification

Soumission

Ouverture des plis et évaluation

Négociation et adjudication

Suivi

Livraison

Paiement

1414

L’UGP et le Bénéficiaire exerce une responsabilité générale sur les achats

• Négociation, octroi et signature du contrat;

• Suivi de l’exécution du contrat (technique et financier/administratif);

• Livraison des biens/travaux/services.

• Paiement.


Rôle du Bénéficiaire/UGP en matière de passation des marchés ( suite)

Planification

Soumission

Ouverture des plis et évaluation

Négociation et adjudication

Suivi

Livraison

Paiement

1515

Responsabilité fiduciaire du FIDA:

• Utilisation rationnelle des fonds du financement: le FIDA doit s’assurer que les ressources du financement ne sont utilisées qu’à bon escient.

• Exigences d’économie et d’efficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit s’assurer que l’octroi de contrat découle d’une compétition;


Importance de la passation des marchés – directives du FIDA

1616

Responsabilité fiduciaire du FIDA:

• Le FIDA doit garantir l’équité, l’intégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats

• Le concept de « non objection »


Importance de la passation des marchés – directives du FIDA

1717

Le CPM doit s’assurer de:

• La cohérence des actes d’achat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan d’achat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet.

• La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans l’accord de financement et le budget annuel.

• La transparence et l’équité: les achats sont effectués conformément aux règles et procédures applicables.

• Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler d’une compétition.

Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et l’impartialité.

La flexibilité doit être de rigueur – mais dans le respect des lois, règles et procédures.


Rôle du FIDA

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• Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/manuel des opérations)

• Un atelier de démarrage bien préparé comprenant des sessions techniques intégrant des discussions sur l’importance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, des questions de calendrier …

• Un plan de passation de marchés résumant les méthodes d’achat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans l’accord de financement.


Outils majeurs pour des acquisitions réussies (1)

Outils pour une PM de succès Manuel d’opérations Atelier de démarrage

“bien preparé”PPM

Formation de l’UCP et des partenaires

nationales

Évaluation des capacités

nationales et du projet

Expertise au niveau national

et du projet

Expertise au niveau du FIDA

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• Evaluation des capacités en PM (niveau national & projet)

• Formation de l’UGP concernée et des partenaires au niveau national sur les aspects relatifs à la PM.

• Expertise en PM au niveau national/du projet (complétée par un renforcement continu des capacités).

• Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en PM assistant le/la CPM dans le cadre de la supervision).


Outils majeurs pour des acquisitions réussies (2)

Outils pour une PM de succès Manuel d’opérations Atelier de démarrage

‘bien préparéPPM

Formation de l’UCP et des partenaires

nationales

Évaluation des capacités

nationales et du projet

Expertise au niveau national

et du projet

Expertise au niveau du FIDA

11 d. mise en oeuvre du projet. 22 quels rôles & responsabilités du fida dans les achats des...

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