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www.subventionenligne.fr « Le portail unique pour les demandes de subventions
formulées auprès des autorités publiques grâce au dossier commun de demande CERFA »
Support pédagogique organismes
Support de formation
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Programme
Présentation Introduction Principes généraux et processus
Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de l’organisme porteur Déposer un dossier
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Introduction
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IntroductionLégende
Les carrés rouges indiquent les étapes à réaliser
Les carrés bleus présentent les fonctionnalités de l’écran
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1Les loupes vertes signalent une information importante.
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1Les triangles jaunes signalent un point de vigilance, une action obligatoire ou irréversible.
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Principes généraux et processus
Présentation du dispositif Subvention en ligne
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Principes généraux et processusQu’est-ce que Subvention en ligne ?
C’est « LE » dispositif de dématérialisation de la demande de subvention que l’Etat lance en 2007 avec un déploiement qui se généralisera jusqu’en 2009.
Il consiste en la création d’un guichet unique pour les demandes de subventions effectuées par les associations (ainsi que par des opérateurs de toutes natures juridiques), auprès des services de l’Etat, mais aussi des collectivités et organismes publics partenaires.
Le télé service couvre les différentes étapes d’une procédure de demande de subvention: Saisie, Suivi, Dépôt, Recevabilité, Instruction, Bilan.
Il s’appuie sur le dossier de demande de subvention défini par le CERFA n° 12156 qui concerne les demandes de subvention formulées auprès des services de l’Etat et des établissements publics.
Ce télé service est proposé à tous les autorités administratives visées par l’ordonnance du 8 décembre 2005: les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics à caractère administratif, les organismes gérant des régimes de protection sociale et les autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif.
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Principes généraux et processusLes enjeux d’une simplification
L’Etat, les collectivités locales, les organismes apportent un soutien financier important aux associations pour soutenir leurs projets et leur activité.
L’état des lieux:— Des modalités d’intervention des autorités administratives :
• Multiples par la diversité des services compétents• Multiples par le nombre élevé de dispositifs d’intervention
— Des politiques publiques souvent menées de manière partenariale (co-financement d’un même projet par plusieurs acteurs publics simultanément); pour 250 000 dossiers déposés auprès des services de l’Etat, plus de 1 000 000 de demandes de financement sont formulées auprès des partenaires financiers.
— Un porteur de projet doit faire parvenir plusieurs exemplaires d’un même dossier à chaque service qu’il sollicite (formulaire de demande et documents justificatifs: comptes du porteur, justification de l’existence de la personne morale, …). Un seul projet peut ainsi générer jusqu’à 30 jeux de photocopies sur l’ensemble des services financeurs.
La simplification des dispositifs, des processus d’instruction aujourd’hui complexes, contraignants et coûteux pour les associations et les services est l’enjeu majeur du projet.
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Principes généraux et processusMacro processus de fonctionnement de Subvention en ligne
Le dispositif n’inclue pas de dispositif d’info centre.
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Principes généraux et processusLe cycle global d’une demande de subvention
Porteur: Inscription de l’organisme porteur
Porteur: Administration de l’organisme porteur (établissements, utilisateurs)
Porteur: Saisie du dossier permanent de l’organisme porteur
Porteur: Saisie d’une demande de projet et dépôt du dossier
Services: Vérification et instruction par les services de l’État concernés
Services: Saisie des résultats d’instruction par les services
Porteur: Rééquilibrage du budget par le porteur
Porteur: Saisie du bilan du projet et fin de celui-ci
Temps
Subvention en ligne offre les fonctionnalités de saisie en ligne, de suivi d’une demande et de co-instruction par les services publics financeurs.
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Principes généraux et processusLes fonctionnalités pour les porteurs de projets
La création d’un guichet unique sur Internet, pour les demandes de subventions formulées auprès des pouvoirs publics: un seul lieu pour les dépôts de demandes de subvention, et la saisie du bilan du projet
La création du dossier permanent de l’association en ligne lui permettant de stocker l’ensemble des pièces nécessaires à l’instruction des demandes, et d’accéder aux informations de sa structure dont dispose l’administration (statuts, SIRENE)
La sélection des aides « favorites », dans le Registre des aides, qui seront appelées lors de la constitution du plan de financement du projet
Un accompagnement en ligne par les services lors de la constitution de son dossier
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Principes généraux et processusLes fonctionnalités pour les services partenaires
L’alimentation d’un Registre des aides, pour la gestion en ligne des dispositifs d’aides et des appels à projets
La création d’un espace privé qui permet à l’organisme de déclarer les personnes habilités à assurer la gestion des dispositifs, à lancer les appels à projets et à accéder aux dossiers de demande
Le suivi en ligne des projets, de leur création au bilan
L’accompagnement du porteur de projet lors de la constitution de son projet (ouverture en lecture à l’initiative du porteur)
L’organisation de l’instruction des dossiers en ligne avec des services co-instructeurs
La publication des résultats de l’instruction au porteur
La facilité d’échanges grâce à la normalisation des données utilisées, facilitant ainsi leur intégration dans les applications de gestion déployées dans les services de l’Etat et les organismes publics
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Principes généraux et processusLes différents modes d’utilisation de Subvention en ligne proposés aux services
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Généralisation Subvention en
ligne
Le mode qui permet d’utiliser toutes les fonctionnalités de l’application est à envisager prioritairement lors du déploiement de Subvention en ligne dans une structure.
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Programme
Présentation Introduction Principes généraux et processus
Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de l’organisme porteur Déposer un dossier
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Porteur de projetsObjectifs de cette formation
A la fin de ce cours, vous serez capable de
Vous inscrire au téléservice Subvention en ligne
Procéder à l’adhésion d’un organisme porteur de projet
Administrer cet organisme
Renseigner le dossier permanent de l’organisme
Compléter et déposer un dossier de demande de subvention
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Inscrire un organisme porteur
Créer son compte usager
Référencer un organisme porteur de projets
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Inscrire un organisme porteurQui peut s’inscrire ?
Toutes les structures disposant d’un n° SIRET « siège » sont appelées à s’inscrire dans Subvention en ligne :
— Les organismes porteurs— Les services partenaires
Seules les personnes morales peuvent déposer une demande avec Subvention en ligne. Les personnes physiques (les usagers) agissent toujours pour le compte d’une personne morale
Une même structure peut être à la fois organisme porteur et service partenaire, par exemple les Collectivités locales
La démarche d’inscription étant quasiment identique pour les organismes porteurs et les services, seule l’inscription des organismes porteurs est détaillée dans les planches suivantes
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Inscrire un organisme porteur La démarche d’inscription d’un organisme porteur
L’adhésion des organismes porteurs au téléservice Subvention en ligne est réalisée en 4 étapes :
— Etape n° 1: Création d’un compte usager : • Au préalable l’internaute créé son compte. Il devient alors « Usager » du téléservice,
c’est-à-dire qu’il dispose d’une identité numérique (identifiant, mot de passe et n° d’inscription) au sein du système. L’utilisateur est ainsi inscrit au sein du téléservice.
— Etape n° 2: Demande d’adhésion de l’organisme porteur de projets au téléservice: • Une fois son compte créé, l’usager peut demander l’adhésion d’un organisme Porteur
de projet au téléservice. L’Usager renseigne alors des informations déclaratives sur le Porteur de projet pour lequel il demande l’adhésion. Un courriel est alors envoyé à l’Administrateur local, en charge du référencement des organismes, pour l’informer de la demande d’adhésion.
— Etape n° 3: Vérification et envoi du Secret d’activation : • L’Administrateur local vérifie les informations saisies lors de la demande d’adhésion du
Porteur de projet et envoi par courrier un Secret d’activation au Responsable légal de celui-ci.
— Etape n° 4: Finalisation de l’adhésion de l’organisme porteur de projets au téléservice : • L’Usager finalise l’adhésion du Porteur de projet en utilisant le Secret d’activation qui a
été transmis au Représentant légal. Il devient alors l’Administrateur Porteur de l’organisme.
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Inscrire un organisme porteur Le processus d’inscription d’un usager
L’inscription d’un citoyen à Subvention en ligne est un pré-requis à toute demande d’inscription d’un organisme porteur
Situation initialeLe citoyen n’est pas connu
du téléservice.
Situation finaleLe citoyen est devenu « usager » connu du
téléservice. Il dispose d’un numéro d’inscription, d’un
identifiant et d’un mot de passe.
Création d’un compte usager personnel
Usager de Subvention en ligne
Citoyen
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Un compte usager, c’est :
• Un identifiant et un mot de passe servent à vous identifier. Votre identifiant est unique, quel que soit les organismes pour lesquels vous intervenez.
• Un numéro d’inscription sert à l’administrateur d’un organisme porteur pour vous attribuer des droits dans son organisme
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Inscrire un organisme porteur La page d’accueil de Subvention en ligne
S’inscrire
S’authentifier
Récupérer son mot de passe perdu
Consulter le Registre des aides
Pied de page
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1Accueil ou Accueil principal conduit à cette page depuis n’importe quelle page de Subvention en ligne.Vous serez alors déconnecté.
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Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (1/4)
Sur la page d’accueil publique du site, cliquez sur le bouton S’inscrire
Lisez et acceptez la Charte d’Utilisation Usager de Subvention en ligne
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Usager
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Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (2/4)
Créez votre compte usager en complétant le formulaire
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Usager
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1La question de confiance sert au cas où vous oubliez votre mot de passe. C’est une question dont vous seul connaissez la réponse. Vous devrez la fournir pour obtenir un nouveau mot de passe
2Le contrôle anti-robot permet d'empêcher les systèmes automatiques de création de dossiers : saisissez dans le champ prévu le mot qui apparaît dans l’image
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2
!Les champs précédé d’une étoile rouge sont obligatoires.Les champs sur fond de couleur ne sont pas modifiables.
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Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (3/4)
Vérifiez et confirmez les informations que vous avez saisies
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Usager
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1Vérifiez bien l’adresse courriel : si elle est erronée, vous ne recevrez pas votre mot de passe et vous ne pourrez pas terminer votre inscription
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Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (4/4)
Un mot de passe est généré automatiquement et envoyé à l’adresse courriel saisie.
Lorsque vous avez reçu le mot de passe par courriel, cliquez sur le bouton Connexion
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Usager
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!Si vous ne vous connectez pas sous 10 jours, votre demande d’inscription sera annulée automatiquement.
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Inscrire un organisme porteur Personnaliser son mot de passe
A la première connexion, Subvention en ligne demande de changer le mot de passe
1
Usager
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1Votre mot de passe comporte exactement 8 caractères composés dans n’importe quel ordre de :
• 4 lettres• 2 chiffres• 2 caractères accentués ou signes de ponctuation
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Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (1/2)
Faites-vous reconnaître de Subvention en ligne
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1Il suffit de renseigner l’une des trois méthodes d’identification :
• Numéro d’inscription• Identifiant de connexion• Nom, prénom et courriel
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Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (2/2)
Répondez à la question de confiance
Un nouveau mot de passe sera généré et vous sera envoyé par courriel
Lors de votre première connexion avec ce mot de passe, Subvention en ligne vous demandera de le personnaliser (idem inscription initiale)
1
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1Lors de votre inscription, ne choisissez pas une question dont la réponse est facile à obtenir pour une personne qui ne vous connaît pas.
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Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Citoyen
Vous êtes authentifié dans Subvention en ligne
Votre numéro d’inscription est rappelé ici. Modifier ici votre courriel ou votre mot de passe
Vous n’avez pas encore de rôle dans un organisme porteur
Demandez l’adhésion d’un organisme porteur
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Usager
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Inscrire un organisme porteur Le processus d’adhésion d’un organisme porteur
Organisme porteur Administration localeUsager
Usager
AdministrateurLocal
Usager
Finalisation de l’adhésion
Transmet les informations surl’organisme porteur
Vérifie et envoiele Secret d’activation
Transmet leSecret d’activation à une personne de confiance
La personne de confiance choisie peut être ou non l’usager qui a demandé
l’adhésion de l’organisme porteur.
Administrateur Porteur
Représentant Légal
Situation initialeL’organisme porteur n’est pas
inscrit au téléservice
Demande l’adhésionde l’organisme porteur
Situation finaleL’organisme porteur est inscrit et son
représentant est désigné.L’administrateur porteur devient ainsi la personne
autorisée à déclarer les établissements et attribuer des droits d’accès pour le compte du
porteur.
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Inscrire un organisme porteur Demander l’adhésion d’un organisme porteur
Complétez le formulaire de demande d’adhésion d’un organisme
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Usager
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2
1Précisez le département et la commune du siège
2Le numéro d’enregistrement à la Préfecture est obligatoire pour les associations
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1L’organisme est une personne morale. Le numéro SIRET du siège de l’organisme (14 chiffres) est indispensable à l’adhésion
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Inscrire un organisme porteur L’administrateur local valide l’adhésion
L’administrateur local est averti par courriel des nouveaux organismes à référencer
Il vérifie les informations de l’organisme à partir des registres officiels : SIRENE, Bureau des associations, WALDEC
3Administrateur
Local
1L’administrateur local adresse le secret d’activation par courrier postal au représentant légal de l’organisme
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Inscrire un organisme porteur Finaliser l’adhésion d’un organisme
Dans le tableau de bord Citoyen, sélectionner Validation de l’adhésion d’un organisme
Renseignez le secret d’activation et le contrôle anti-robot
Puis lisez sur l’écran suivant et acceptez la Charte d’Utilisation Porteur de Subvention en ligne
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Usager
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1Le secret d’activation est à usage unique. Il a été envoyé au représentant légal de l’organisme.
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Inscrire un organisme porteur L’organisme est référencé
Dans le tableau de bord Citoyen, l’organisme apparaît avec les droits Administrateur Porteur (P) sous Mes rôles
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Usager
1L’usager qui finalise l’adhésion de l’organisme devient automatiquement Administrateur Porteur pour cet organisme. Il peut ensuite déclarer d’autres utilisateurs et leur attribuer des droits.
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Inscrire un organisme porteur Terminer le référencement
A la première connexion, Subvention en ligne demande de terminer le référencement
Administrateur Porteur (P)
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1
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1Certaines informations ont déjà été complétées par l’administrateur local à partir des registres officiels.
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Vous pouvez consulter vos informations telles qu’elles apparaissent dans SIRENE et WALDEC.Pensez à les mettre à jour si elles sont erronées.
3Pensez à compléter également les champs optionnels : il faciliteront le traitement de vos demandes par les instructeurs.
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Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Porteur
Accueil conduit au tableau de bord PorteurEspace conduit au tableau de bord Citoyen
La barre de commandes à gauche montre toutes les actions qui sont autorisées par vos rôles
Les sous-commandes permettent d’activer directement la fonction indiquée
Les boutons côté droit sont des raccourcis pour afficher les listes d’informations
Administrateur Porteur (P)
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1 1
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1L’organisme est repéré par son sigle et son numéro SIRET.
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1Les commandes et les boutons affichés dépendent de vos droits pour l’organisme concerné.
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Gérer l’organisme porteur
Administrer les établissements
Administrer les utilisateurs
Tenir à jour le dossier permanent
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Gérer l’organisme porteurLes rôles dédiés aux utilisateurs des organismes porteurs
Les fonctionnalités d’administration de l’organisme porteur (rôle P)
Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles A, T)
Les fonctionnalités liées à l’élaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles D, S)
Note : tous les droits sont cumulables
Administrateur Porteur (P)
Responsable Administratif Porteur (A)
Trésorier Porteur (T)
Ce droit est attribué à l’usager qui valide l’adhésion de l’organisme pour le compte du représentant légal. Il permet l’administration de l’organisme porteur (administration des entités, des établissements et des utilisateurs). Il cumule tous les autres droits existants.
Ce droit est destiné au secrétaire de l’organisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations administratives du dossier porteur.
Ce droit est destiné au trésorier de l’organisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations comptables du dossier porteur.
Signataire Porteur (S)
Déclarant Porteur (D) Ce droit permet de créer, de renseigner et de mettre à jour toutes les données d’un dossier de demande de subvention sans possibilité de le déposer.
Ce droit permet de déposer un dossier de demande de subvention auprès des services référencés avec courriel (mode 3) et des services partenaires (mode 4). Ce droit représente une délégation de signature de la part du responsable légal.
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Lecteur Porteur Ce droit donne simplement la possibilité de consulter les dossiers de demande de subvention. C’est le droit « minimal » d’un utilisateur déclaré au sein d’un organisme porteur.
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Gérer l’organisme porteur L’administration de l’organisme porteur
Les fonctionnalités d’administration de l’organisme porteur (rôles P)
Créer des établissements— Permet de déclarer des délégations locales qui n’ont pas leur autonomie juridique— et leur donner la possibilité de monter des projets dans Subvention en ligne et de
préparer les dossiers de demande de subvention
Attribuer des droits à d’autres utilisateurs— Permet de déléguer le montage d’un projet au responsable du projet— Permet de confier à un commissaire aux comptes la gestion des renseignements
comptables de l’organisme porteur
1Administrateur
Porteur (P)
Assurez-vous de l’opportunité de créer dans Subvention en ligne des établissements
Les droits peuvent être soit restreints à un seul établissement, soit valables pour l’ensemble de l’organisme porteur (siège et établissements)
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Usager Organisme porteur
Usager sans habilitation
Administrateur Porteur
Situation initialeL’organisme porteur est référencé
au téléservice
Transmet son n° d’inscription
Délègue des niveaux d’habilitation aux usagers au nom de l’organisme porteur
Situation finaleL’usager est autorisé à agir pour le compte de l’organisme ou de ses
établissement(s).
Administrateur Porteur
Déclare les établissements de
l’organisme Porteur
Usager habilité
Gérer l’organisme porteur Le processus d’administration de l’organisme porteur
Délégation
des habilitations
1Administrateur
Porteur (P)
1Votre numéro d’inscription est indiqué dans le courriel de confirmation de votre inscriptionVous le retrouvez également dans Changer mes coordonnées sous Mon identité du tableau de bord Citoyen
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Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (1/2)
Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Entités
Choisissez Ajouter une entité
Pour modifier un établissement cliquez sur EditerPour le supprimer cliquez sur Retirer
Administrateur Porteur (P)
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2 2
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1Vous ne pouvez pas supprimer le siège.Vous pouvez modifier ses informations dans le dossier permanent de l’organisme.
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Gérer l’organisme porteur Ajouter un établissement (2/2)
Compléter le formulaire et l’enregistrer pour créer un nouvel établissement
Administrateur Porteur (P)
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1Le NIC (5 chiffres) associé au SIREN (9 chiffres) qui distingue l’entité du siège est indispensable.
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Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (1/2)
Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Utilisateurs
Choisissez Ajouter un utilisateur
Pour modifier un utilisateur cliquez sur EditerPour le supprimer cliquez sur Retirer
Administrateur Porteur (P)
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1
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1Vous voyez immédiatement les droits attribués à l’utilisateur et leur portée (une entité ou tout l’organisme).
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Gérer l’organisme porteur Ajouter un utilisateur (2/2)
Renseignez le numéro d’inscription et cliquez sur Editer
Ce nouvel utilisateur est rattaché soit au siège, soit à une des entité
Les droits attribués définiront les actions autorisées
Administrateur Porteur (P)
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1
2
2
1
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1Le numéro d’inscription de l’usager que vous voulez ajouter est indispensable.
1
2Si l’utilisateur est rattaché à une entité, seuls les droits Déclarant et Signataire sont possibles.
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Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent
Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles P, A, T)
— Compléter les renseignements administratifs
— Compléter les renseignements comptables
Le dossier de l’organisme correspond à l’ensemble des informations structurées qui permettent de décrire un organisme porteur en tant que personne morale.
Il est nécessaire de compléter ces informations en préalable au dépôt d’une demande.
Le dossier de l’organisme se présente sous la forme de quatre parties
— Vue Administrative
— Vue Agréments
— Vue Comptable
— Vue Suivi
2Responsable
Administratif et Trésorier (A, T)
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Porteur de projets
Gérer l’organisme porteur La mise à jour du dossier permanent
Délégation de droits
Administratif
Responsable Administratif Porteur (A)
Trésorier Porteur (T)
• Description de l’organisme• Adresse de l’organisme• Représentant légal• etc.
• Bilan• Compte de résultats• Budget prévisionnel• RIB
Administrateur Porteur (P)
Attribue des droits à l’usager selon l’établissement
L’administrateur porteur peut aussi lui-même assurer ces tâches car il cumule l’ensemble des droits pour l’organisme et ses établissements.
Comptabilité
2Responsable
Administratif et Trésorier (A, T)
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Gérer l’organisme porteur Le dossier permanent
Les onglets du haut listent les 4 vues du dossier permanent
Les sous-onglets listent les rubriques de la vue en cours
Le corps de la page contient formulaire de la rubrique en cours
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3
3
Responsable
Administratif ( A)
2
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Gérer l’organisme porteur Vue administrative
Informations d’identification de l’organisme porteur
Informations d’identification du responsable légal
Renseignements administratifs et juridiques
Renseignements concernant les ressources humaines
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Gérer l’organisme porteur Vue administrative: identification
Complétez la fiche d’identification de l’organisme
1
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Responsable
Administratif ( A)
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1Une grande partie des informations ont été complétées au moment de la validation de l’adhésion par l’administrateur local
12L’objet social est celui déclaré au Registre des associations : vous ne pouvez pas le modifier dans Subvention en ligne.
2
1
Fiches 1-1 et 1-2
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Gérer l’organisme porteur Vue administrative: représentant légal
Renseignez le nom, la fonction et les coordonnées du représentant légal de l’organisme porteur
1
Responsable
Administratif ( A)
2
Fiches 1-1 et 1-2
2
1Bien que cela soit recommandé, il n’est pas indispensable que le représentant légal soit un utilisateur de Subvention en ligne
1
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Gérer l’organisme porteur Vue administrative: adresses siège
Renseignez les adresses du siège de l’organisme porteur
1
Responsable
Administratif ( A)
2
2
Fiches 1-1 et 1-2
3
1Pour les coordonnées des établissements, cliquez sur le bouton Gestion des entités.
1
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Gérer l’organisme porteur Vue administrative: thèmes et publics
Cocher dans les listes proposées les thèmes d’action de l’organisme porteur et les publics visés par les actions menées. 1
Responsable
Administratif ( A)
2
2
3
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Gérer l’organisme porteur Vue administrative: moyens humains
Renseignez les effectifs et la masse salariale de l’organisme porteur
1
Responsable
Administratif ( A)
2
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Fiche 1-2
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Gérer l’organisme porteur Vue agréments
Enregistrer les agréments de l’organisme porteur
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Gérer l’organisme porteur Agréments
Saisissez les agréments, autorisations et habilitations dont l’organisme est titulaire
Pour modifier un agrément cliquez sur EditerPour l’enlever cliquez sur Supprimer
1
Responsable
Administratif ( A)
2
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Fiche 1-2
1
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Gérer l’organisme porteur Vue comptable
Un exercice comptable par année et pour chaque année
Budgets prévisionnels par année
Comptes de résultat par année
Bilan du Porteur par année
Relevés d’Identités Bancaires (RIB)
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Gérer l’organisme porteur Vue comptable : RIB
Enregistrer les RIB de l’organisme porteur et de ses entités
Pour enlever un RIB de la liste, cliquez sur Supprimer
1
2
2
1
1
Trésorier (T)
Fiche2
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Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (1/2)
Saisissez le budget prévisionnel pour l’exercice en cours
Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre.
1
2
2
Trésorier (T)
Fiche2
!Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir
3La passage en mode complet est irréversible.
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2Contrôlez l’équilibre de votre budget. Ce contrôle est également effectué automatiquement quand vous enregistrez votre budget.
3
1Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées.
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Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (2/2)
Ajoutez les subventions sollicitées à votre budget
Pour modifier une subvention cliquez sur EditerPour l’enlever cliquez sur Supprimer
2
1
Trésorier (T)
Fiche2
!Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir
1Précisez s’il s’agit d’une aide publique.
2
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1
2
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Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Bilan
Saisissez le bilan approuvé du dernier exercice
Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre.
1
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Trésorier (T)
Fiche2
!Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir
1La passage en mode complet est irréversible.
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1Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées.
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Gérer l’organisme porteur Vue comptable : Compte de résultats
Saisissez le compte de résultat approuvé du dernier exercice
Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre.
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Trésorier (T)
Fiche2
!Si l’organisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir
3
1La passage en mode complet est irréversible.
1
2Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions reçues.
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Gérer l’organisme porteur Vue Suivi
Indicateurs de complétude du dossier porteur
Historique des éditions
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Gérer l’organisme porteur Suivi
Indicateur de complétude du dossier permanent de l’organisme porteur
Journal de suivi des éditions du dossier permanent
Responsable
Administratif ( A)
2
2
Fiche 1-2
1
1
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1Vous pouvez désactiver le dossier permanent.Vous ne pourrez plus déposer de demande de subvention.
1
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Gérer l’organisme porteur Le porte-documents
Enregistrer tous les documents pérennes de l’organismes
Stocker les pièces justificatives à joindre aux demandes de subventions
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Gérer l’organisme porteur Le porte-documents
Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires
Un fichier peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il n’a pas été utilisé pour un projet
Un répertoire peut être supprimé par son propriétaire uniquement s’il est vide
Utilisateurs Porteur2
Fiche 5
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4
4
1Un fichier ne peut pas être déplacé !Une analyse préalable est nécessaire pour définir l’organisation des répertoires : pour le siège, pour les établissements, par année, etc.
1 3
3
64
Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : créer un répertoire
Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires
Utilisateurs Porteur2
Fiche 5
1
2
3
65
Gérer l’organisme porteur Le porte-documents : ajouter un fichier
Certains types de fichiers peuvent être transformés en PDF au moment de l’enregistrement
La nouvelle version d’un fichier rend obsolète l’ancienne version
Utilisateurs Porteur2
Fiche 5
1
2
3
4
1Précisez le type de document ajouté : vous verrez immédiatement les types de document à joindre lors du montage d’un projet.
1
66
Gérer l’organisme porteur Gérer ses aides
Les aides disponibles sont accessibles dans le Registre des aides
Pour financer un projet, les subventions sollicitées doivent être choisies parmi Mes aides favorites
Chaque utilisateur dispose d’une liste d’aides favorites différente par organisme porteur
— Les aides favorites d’un organisme sont différentes d’un utilisateur à l’autre— Les aides favorites d’un utilisateur sont différentes d’un organisme à l’autre
67
Gérer l’organisme porteur Rechercher une aide
Dans le tableau de bord Porteur, sélectionner Rechercher une aide
Renseigner un ou plusieurs des 4 critères de recherche rapide
Utilisateurs Porteur2
1
2
1Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères d’un critère de recherche
1
68
Gérer l’organisme porteur Recherche avancée d’une aide
La grille de recherche avancée permet de rechercher
— Sur tous les champs de la fiche descriptive d’une aide
— Sur la couverture géographique, les thèmes et les publics cibles de l’aide
— Sur toutes les conditions en même temps, ou sur au moins une condition
Utilisateurs Porteur2
1
2
3
1Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères d’un critère de recherche
1
69
Gérer l’organisme porteur Résultats de recherche
La liste des résultats de recherche d’une aide présente les aides qui vérifient en même temps les critères renseignés
Un message d’erreur s’affiche si aucune aide ne correspond aux critères de recherche renseignés
Utilisateurs Porteur2
1
3
1Cochez la case Favorite pour ajouter l’aide à votre portefeuille d’aides.
1
2
70
Gérer l’organisme porteur Consulter la fiche d’une aide
La fiche détaillée d’une aide est consultable en choisissant le lien Voir fiche depuis la liste des résultats de recherche d’une aide
La fiche est également accessible depuis la liste de Mes aides favorites
Utilisateurs Porteur2
71
Gérer l’organisme porteur Ajouter une aide à Mes aides favorites
Depuis la liste des résultats de recherche d’une aide, cochez les aides à ajouter, puis cliquez sur le bouton Ajouter à mes aides favorites
Utilisateurs Porteur2
72
Déposer un dossier
Créer un projet, compléter et déposer un dossier de demande de subvention
73
Déposer un dossierLa démarche globale
Les fonctionnalités liées à l’élaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles P, D, S)
— Créer un projet (D)— Compléter la demande de subvention (D)
• Qualification du projet: Nature du projet ; renouvellement ou non d’une demande ; action pluriannuelle ou non ; territoire
d’intervention de l’action; thèmes et publics cibles; contacts, …• Sélectionner une ou plusieurs aides à partir du registre des aides• Décrire le financement du projet
Budget prévisionnel de l’action, et son annexe lorsque le total des aides publiques demandées est supérieur 1 500 euros.
• Joindre les justificatifs Les pièces justificatives, qui doivent être associées à l’action créée lors du dépôt, sont
accessibles directement via le porte-documents. Cet espace qui permet de stocker les pièces justificatives dématérialisées est accessible par tous les usagers de l’organisme.
— Préparer le dépôt (D)• Sélectionner les services financeurs des aides associées à l’action à qui l’on souhaite envoyer le
dossier de demandes de subvention, un RIB, le signataire qui procédera au dépôt du dossier.— Déposer sa demande (S)
• Déposer le dossier numériquement Une attestation sur l’honneur est alors générée pour chaque financeur appelé. Le signataire
récupère ces attestations et les envoie par voie électronique, ou par courrier postal, selon les indications qui lui sont précisées.
— Saisir le bilan de l’action• Saisir le bilan qualitatif et financier (D)• Déposer le bilan de l’action (S)
— Clore le projet (S)
3Déclarant et Signataire
(D, S)
74
Déclarant Porteur Signataire Porteur Service financeur
Déposer un dossierLe processus d’élaboration et de dépôt
Signataire
Créationdu Projet
Dépôt de la demande
Instruction
Bilan de l’action
Déclarant
Signataire
Déclarant
Déclarant
• Crée un projet• Complète le dossier de demande CERFA• Recherche et sélectionne des interventions• Joint au dossier les fichiers du porte-documents
Dépose le dossier de demande
Prépare le dépôt du dossier
Saisit le bilan de l’action et prépare son envoi
Transmet le bilan de l’action aux financeurs
Déroulement de l’action
Instructeur
Instructeur
Instruit le dossier et communique la
décision
3
Instructeur
Accompagne en ligne le montage
du projet
Déclarant et Signataire (D, S)
Instructeur
Co-instruction
Instructeur
75
Déposer un dossierTableau de bord des projets
Depuis le tableau de bord Porteur, cliquez Tableau de bord actions
Pour voir toutes les projets de l’organisme porteur
Pour voir uniquement les projets dont vous êtes l’auteur
Cliquez sur Voir pour consulter le projet (et le modifier si vous avez les droits suffisants)
Pour rechercher un projet
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
1
2
2
3
3
4
4
76
Déposer un dossierRechercher un projet
Complétez les critères de recherche
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
2
77
Déposer un dossierCréer un projet (1/3)
Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Créer un projet
Complétez le formulaire
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
2
78
Déposer un dossierCréer un projet (2/3)
Complétez le formulaire de l’étape 2
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
3
1Chaque financeur traite le dossier comme annuel ou pluriannuel selon ses propres critères
12
Projet pluriannuelLe Porteur déclare aux financeurs que son projet s’envisage sur plusieurs années
2
1Dans le cas du renouvellement d’une demande, vous devez préciser le projet reconduit
1
2
79
Déposer un dossierCréer un projet (3/3)
Dernière étape, précisez le lieu où se déroulera l’action
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1Sélectionnez le niveau supérieur si plusieurs territoire de même niveau sont couverts
11
2
1Choisissez d’abord la région, puis le département, et enfin la commune
1
80
Déposer un dossierPrésenter l’action (1/2)
Onglet Description sous-onglet Présentation
La présentation reprend les informations renseignées à la création
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1Le Porteur déclare que l’action décrite entre dans le cadre d’un projet plus large
11
2
81
Déposer un dossier Présenter l’action (2/2)
Onglet Description sous-onglet Présentation
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
2
82
Déposer un dossier Contacts de l’action
Onglet Description sous-onglet Contacts action
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
4
3
2
83
Déposer un dossier Thèmes et publics
Onglet Description sous-onglet Thèmes et publics
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
3
2
1
84
Déposer un dossier Territoire de l’action
Onglet Description sous-onglet Territoire
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
2
3
85
Déposer un dossierNote d’opportunité
Onglet Description sous-onglet Note d’opportunité
Toute information complémentaire à l’appui du dossier pour l’instruction peut être apportée dans la note d’opportunité
3Déclarant (D)
Fiche 3-1
1
2
86
Déposer un dossierBudget prévisionnel de l’action
Onglet Financement sous-onglet Budget prévisionnel
Compléter le budget prévisionnel de l’action
— Subvention en ligne propose par défaut une version simplifiée du plan de financement avec uniquement les têtes de chapitre
— Le mode complet est identique au plan de financement du dossier papier
Le contrôle du budget prévisionnel vérifie qu’il est équilibré : le total des dépenses est égal au total des recettes
3Déclarant (D)
Fiche 3-2
2
1
87
Déposer un dossierFinancer l’action
Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées
Cliquez sur Editer pour modifier l’aide demandée, ou sur Supprimer pour l’enlever
3Déclarant (D)
Fiche 3-2
1
1
1
2
1I=2 indique qu’il y a 2 champs d’instruction à compléter
E=1 indique qu’il y a 1 champs d’évaluation à compléter
1
88
Déposer un dossierSélectionner une aide
Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées
3Déclarant (D)
Fiche 3-2
1
2
4
3
89
Déposer un dossierInformations complémentaires
Onglet Financement sous-onglet Informations complémentaires
3Déclarant (D)
Fiche 3-2
1I=2 indique qu’il y a 2 champs à compléter
1
1
90
Déposer un dossierAide « hors Subvention en ligne »
Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées
3Déclarant (D)
Fiche 3-2
1
2
91
Déposer un dossierAnnexe au plan de financement
Onglet Financement sous-onglet Annexe au plan de financement
3Déclarant (D)
Fiche 3-2
1
2
1Le sous-onglet Annexe au plan de financement apparaît si le total des aides publiques sollicitées dépasse 1500€
1
92
Déposer un dossierJoindre les justifications
Onglet Pièces jointes
Les pièces à joindre sont choisies parmi les fichiers enregistrés dans le porte-documents
La liste des pièces à joindre alerte pour chaque pièces de la liste si elle est absente
3Déclarant (D)
Fiche 5
1
93
Déposer un dossierPréparer le dépôt
Onglet Dépôt sous-onglet Préparation demande
3Déclarant (D)
1
4
2
3
94
Déposer un dossierDéposer la demande (1/3)
Onglet Dépôt sous-onglet Envoi demande
3Signataire (S)
1Le sous-onglet Envoi demande apparaît quand un dossier est prêt à être déposé
1
1
2
95
Déposer un dossierDéposer la demande (2/3)
Confirmez le dépôt
3Signataire (S)
1
96
Déposer un dossierDéposer la demande (3/3)
Téléchargez le dossier déposé
Téléchargez l’attestation sur l’honneur
Téléchargez l’ensemble du dossier
3Signataire (S)
1
2
3
1
3
2
97
Déposer un dossierHistorique de l’action
Onglet Suivi sous-onglet Indicateur & historique
3Déclarant (D)
98
Déposer un dossierSuivi de l’instruction
Onglet Suivi sous-onglet Suivi de l’instruction
Cliquez sur Détails pour consulter les détails de l’aide
3Déclarant (D)
1L’instructeur décide de vous informer ou non de l’avancée de l’instruction
1
1
99
Déposer un dossierLire les messages du projet
Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet
3Déclarant (D)
1
2
100
Déposer un dossierSélectionner les destinataires
Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet Bouton Nouveau message
Cliquez sur Choisir destinataire
Ajouter des destinataires
3Déclarant (D)
1
3
4
1Vous devez désigner un destinataire principal
1
2
101
Déposer un dossierEnvoyer un message
Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet Bouton Nouveau message
3Déclarant (D)
1
3
2
102
Fin