1 séminaire de formation méthodes daudit cycle ventes- clients 2005

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Séminaire de formation

Méthodes d’Audit

Cycle Ventes- Clients

2005

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S O M M A I R E

Introduction

► Fondamentaux comptables

► approche de la démarche d’audit

1. Objectifs d’Audit

2. Revue du contrôle interne

3. Révision des comptes

Conclusion

► Rôle et responsabilité de l’assistant

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Cycle Ventes – Clients

1. OBJECTIFS D’AUDIT

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DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVREen respectant des objectifs d’audit suivants :

Fait générateur Recouvrement Garanties données

REALITEEXHAUSTIVITE

UNICITE

BON COMPTEBON MONTANT

BONNE PERIODECONCERNE L’ENTREPRISE

Risques généraux

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Objectifs d’audit

OBJECTIFS

réalité

concerne l’entreprise

sans oubli (exhaustivité)

sans double emploi

dans le bon compte

pour le bon montant

sur la bonne période

TRAVAUX

revue du contrôle interne

contrôle de pièces

apurement, circularisation

revue du contrôle interne

méthodes et principes comptables

contrôle de pièce, dépréciation,

opérations en devises

test de cut-off,

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2. REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

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2.1 Connaissances des opérations

2.2 Evaluation du contrôle interne

2.3 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle

interne

Revue du contrôle interne

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Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel

Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité

Produits Procédés Activitéscommercialisés de vente annexes

Prise de connaissance des principes et méthodes comptables- achèvement / avancement, - évaluation,- garantie hors-bilan, - provisions, - devises / couvertures

2.1 Connaissance des opérations

RECENSEMENT

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2.1 Connaissance des opérations

Principaux services intervenants

Administration des ventes

Administration des ventes

FacturationFacturation émission de la facture

traitement et suivi des commandes

Crédit ManagerCrédit Manager

contrôle des autorisations préalables à la sortie de marchandisesExpéditionExpédition

Suivi des comptesSuivi des comptes

approbation des commandes

suivi des litiges

validation de la correcte imputation

suivi des règlements

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Principales phases du cycle

Compétences pluridisciplinaires nécessaires

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Principales phases du cycle

Acceptation de la

commande

ExpéditionFacturation

Enregistrementdes factures

Suivi des comptes clients

Enregistrement

des

encaissements

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Acceptation, traitement et exécution de la commande

toutes les commandes sont traitées

rapidement (pas de livraisons pouvant

générer ultérieurement des litiges)

les conditions de la commande sont

acceptables

le client est solvable

la commande est acceptée par un

responsable

Le contrôle interne doit garantir que

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Facturation les factures sont toutes correctement et

rapidement établies

les quantités livrées ont été correctement

saisies et correspondent aux quantités

commandées et aux quantités facturées

les prix sont correctement appliqués et que

les différents rabais ou remises sont

accordés en fonction des accords passés

avec le client

la facture est arithmétiquement correcte

Les procédures de livraison et de facturation doivent donner l’assurance que :

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Enregistrement des factures

Le contrôle interne doit garantir l’exhaustivité de l’enregistrement des

factures. Par ailleurs, les erreurs d’enregistrement doivent pouvoir être

détectées par des procédures adéquates

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Suivi des comptes clients


les créances s’apurent « normalement », à

l’échéance de la facture (ce qui permet de

déceler et d’analyser les incidents de

paiements),

une procédure de relance et de mise en

contentieux existe et est efficace,

des actions commerciales sont entreprises en

cas d’impayés importants (arrêt de livraisons,

etc.),

la méthode d’évaluation de la provision pour

dépréciation des créances clients est

adéquate au regard du niveau de risque de

non recouvrement.

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Suivi des encaissements


les recettes sont intégralement comptabilisées

les recettes sont correctement comptabilisées

(bon compte individuel)

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Compétences nécessaires en complément de l’audit financier

Intervenants Eléments revus

Systèmes d'informations Tâches générales : déversements comptables, carto-(SIOM) graphies des systèmes, fiabilité et sécurité des données

Fiscalistes TVA, taxes à l'importation, ORGANIC, Déclaration (Magellan) d'Echange de Biens

Juristes Analyse et examen critique de contrats présentant des risques(Magellan) ou litiges particuliers, validation de certains montage juridiques

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2.3 Conséquences induites par les conclusions

Adaptation de l’approche

Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les

conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter :

► Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les

recommandations faites,

► Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne

relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence

Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche

et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final

► Une procédure fiable permettra de limiter le champ de révision

► Une procédure faible conduira à faire des diligences approfondies sur certains

risques

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3. REVISION DES COMPTES

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3.1 Préparation du final

3.2 Travaux de contrôle

3.3 Mémo de synthèse

3.4 Contrôle de l’annexe

Révision des comptes

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3.1 Préparation du final

Préparation des circularisations

Préparation des circularisations

mise en place d’un tableau de suivi

sélection des clients à circulariser à partir des balances auxiliaires, suivant l’importance du solde de clôture et du volume des opérations traitées par les clients

préparation et envoi des lettres

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3.2 Travaux de contrôle (1/2)

1. Etablissement de la feuille maîtresse

2. Revue analytique des principaux postes

3. Cadrage balance auxiliaire/balance générale

4. Exploitation de la circularisation et revue des intercos, mise en place

d’une procédure alternative le cas échéant

5. Tests de cut-off

6. Contrôle et apurement des AAE et des FAE

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3.2 Travaux de contrôle (2/2)

7. Contrôle de pièces

8. Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises (principe

et tests)

9. Contrôle des clients créditeurs

10. Apurement des effets à recevoir

11. Contrôle des provisions pour dépréciation des créances

ET SURTOUT : Je n ’oublie pas de prendre connaissance du mémo

de section N-1 et de la synthèse intérimaire

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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

Rappel rapide des principes méthodologiques

Présentation des comptes concernés :

► ACTIF : 41 - Clients et comptes rattachés

49 - Provisions pour dépréciation des comptes clients

► PASSIF : 419 - Clients créditeurs

► CR : 654 - Pertes sur créances irrécouvrables

665 - Escomptes accordés

681 - Dotations aux provisions pour dépréciation des créances

70 - Ventes

781 - Reprises de provisions pour dépréciation des créances

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3.2.1 Etablissement de la feuille maîtresse

Société : Index : AExercice : 31/12/2001 Fait par : E.C.

Le : 12-janv

# Variation Index

4 111 001 Clients hors groupe 10 041 10 198 -157 A104 111 000 Clients groupe 1 572 2 414 -842 A104 119 000 Clients position de change 506 -1 065 1 571 A204 131 000 Effets à rececoir 349 288 61 A1004 161 000 Clients douteux et litigieux 150 98 52 A1504 181 000 Clients, factures à établir (groupe et hors groupe) 0 95 -95 A30

Total comptes débiteurs - Brut 12 618 12 028 590

49 110 Provision pour dépréciation - clients -148 -96 -5249 115 Provision pour dépréciation - clients douteux et litigieux -23 -98 75

Total provisions -171 -194 23 A150

TOTAL CLIENTS ACTIF 12 447 11 834 613

DSA 31-1

4 191 000 Clients avances et acomptes perçus -12 0 -12 A404 192 000 Clients AMD -37 -103 65 A504 671 500 Litiges clients à plus d'un an -74 -50 -24 A60

Total comptes créditeurs -123 -153 29

DSA 31-2

OK BG 31/12/2001 version 12 janvier 2002

# OK Rapport Général 31/12/2000

LibelléSolde au 31/12/00

Solde au 31/12/01

Clients

K€

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3.2.2 Revue analytique

Comprendre l’évolution des principaux postes

Orienter les travaux à effectuer sur le cycle

Rappel des principes méthodologiques

Réaliser un comparatif N/N-1 en valeur et/ou en %

Analyser les principales variations : par entretien,

par recoupement avec les évolutions des postes

de produits,

Calculer le délai de règlement clients : selon la

méthode ayant le plus de pertinence pour la

société (tenir compte de la nature de l’activité)

Rédiger une note intégrable directement dans le

mémo de synthèse

Travaux à effectuer

Objectifs

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3.2.3 Cadrage balance auxiliaire / balance générale

S’assurer de l’exhaustivité des comptes clients tels

qu’ils apparaissent dans la balance générale

S’assurer de la non compensation des soldes

créditeurs et débiteurs

Rapprocher le solde de la balance générale de celui

de la balance auxiliaire

Analyser les écarts (100%)

Matérialiser le rapprochement et rationaliser les

écarts


Objectifs

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3.2.4 Exploitation des circularisations

Exploitation des circularisation et revue des comptes intercompagnies

S’assurer de la réalité des créances et de

l’exhaustivité de leur comptabilisation

Isoler les risques / créances :

► litige commercial

► problème dans la chaîne de traitement

comptable

Objectifs

Exercice n°1

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Mettre en œuvre une procédure

alternative, si nécessaire :

► analyse du détail du solde des clients

n’ayant pas répondus à la circularisation

► remonter à la pièce justificative pour les

éléments principaux

Faire un tableau de synthèse et conclure.

S’assurer qu’une procédure de

rapprochement des soldes intragroupe a

été mise en place.

3.2.4 Exploitation des circularisations

Faire effectuer par le client une relance par

fax si le taux de réponses obtenues n’est

pas satisfaisant.

Rapprocher le solde comptabilisé dans la

balance auxiliaire par la société de la

réponse obtenue.

Se faire expliquer les écarts, le cas

échéant.


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3.2.5 Cut-off

S’assurer de la correcte séparation des exercices

Editer les journaux de ventes des mois précédents et suivants la date d’arrêté

Sélectionner des montants significatifs (factures et avoirs)

Pour chaque montant sélectionné :prendre une copie de la facture correspondante

rapprocher la facture d’un bon de livraison ou d’un bon d’expédition

s’assurer du correct rattachement du produit à l’exercice concerné

Faire un tableau synthétisant l’ensemble des tests effectués et matérialisant le scope d ’audit

Conclure


Objectifs

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3.2.6 FAE, AAE, PCA

Contrôle et apurement des AAE, FAE et PCA

Objectifs

S’assurer de l’exhaustivité des créances comptabilisées S’assurer de la correcte séparation des exercices


Rapprocher les FAE des bons d’expéditions correspondants Contrôler les quantités et les prix devant être facturés S’assurer du correct apurement des FAE (émission des factures) sur l’exercice (ou la période)

suivant(e) Obtenir des explications auprès du service commercial pour les principaux montants d’AAE Rapprocher les AAE des factures correspondantes S’assurer du correct apurement des AAE sur l’exercice (ou la période) suivant(e) S ’assurer de la pertinence des avoirs à établir émis juste après la clôture

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3.2.7 Contrôle de pièces

Contrôle de pièces

Objectifs

Réalité de la créance Concerne bien l’entreprise Correcte évaluation et bonne imputation comptable


Contrôler que la facture a bien été émise par la société Valider que chaque facture sélectionnée correspond à une commande autorisée par le responsable, à une sortie de stock des bonnes quantités, à un enregistrement comptable pour le bon montant (TTC, TVA et HT) Contrôler la date de réalisation de la prestation et la date d ’émission de la facture

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3.2.8 Créances en devises

Contrôle du mode de comptabilisation des créances en devises

Objectifs

S ’assurer que les créances en devises sont valorisées au cours de clôture, S ’assurer que les écarts de conversion n ’ont pas été compensés, S ’assurer que le risque de change latent sur l ’écart de conversion actif est provisionné.


Obtenir le recensement des créances en devises, triées par devises. Valider les cours retenus pour la valorisation des soldes en devises significatifs. Recouper avec le détail des comptes de conversion (actif / passif). Contrôler que l ’écart de conversion actif est l ’objet d ’une provision pour risques du même montant.

Exercice n°2

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3.2.9 Clients créditeurs

Contrôle des clients créditeurs

Objectifs

S ’assurer que ces comptes sont suivis et ne sont pas la manifestation d ’un litige ou d ’un

risque latent.


Obtenir le détail des comptes clients créditeurs. Apprécier leur nature, leur bien fondé (risque latent, litige?) Valider leur montant par rapprochement avec les flux de trésorerie. Obtenir des informations sur leur dénouement.

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3.2.10 Apurement des effets à recevoir

Apurement des effets à recevoir

Objectifs

S ’assurer de l ’exhaustivité, de la réalité et de l ’évaluation des effets à recevoir


Obtenir le détail des effets par banque et par échéance.Rapprocher leur montant des soldes confirmés par les banques (réponses à la circularisation).Contrôler leur apurement sur les relevés de comptes bancaires.Obtenir des explications pour les rejets significatifs (litiges? Risque latent sur un client?)

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3.2.11 Contrôle des provisions pour dépréciations

Contrôle des provisions pour dépréciations

Objectifs

S ’assurer que les provisions pour dépréciation des créances sont correctement évaluées et couvrent suffisamment le risque client.


Pour les clients douteux : Obtenir le détail, valider les principales variations (pièces justificatives du redressement judiciaire, de la mise en liquidation…), valider la pertinence des soldes à la clôture (avancement dans la procédure, jugements, …) et contrôler que le taux de dépréciation est en adéquation avec le niveau de risque.

Pour les clients « sains » : Obtenir la balance âgée, analyser par entretien le risque des créances les plus anciennes et s ’assurer que les incidents de paiement ne présentent pas un risque latent pour la société. S ’assurer que le mode de dépréciation selon l ’ancienneté de la créance est appliqué et est adéquat avec les risques identifiés.

Par ailleurs, les créances les plus significatives peuvent être analysées, même si elles ne sont pas anciennes.

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3.3 Mémo de synthèse

Rappel des objectifs poursuivis

Présentation des données chiffrées :► présentation synthétique

► éléments de la revue analytique - commentaires

Récapitulatif des travaux effectués :► indexé avec les sous sections

Points notés (indexés avec les travaux)

Conclusion Exercice n°3

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Revue des principes et méthodes comptables :

tout changement de principes et méthodes doit être mentionné en

annexe

et l’impact sur les comptes doit être expressément présenté

Etat des échéances des créances :

► valeur brute

► part à moins d’un an

► entre 1 et 5 ans

► plus de 5 ans

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Tableau de provision de l’actif circulant

Montant des créances avec les entreprises liées (interco)

Détail des produits constatés d’avance

Si les montants sont significatifs, un tableau sur les engagements donnés

et/ou reçus :

► dépôts de garantie, ventes de marchandises à terme, promesses de ventes, effets

escomptés et non échus . . .

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Ventilation du chiffre d’affaires

► par secteur géographique

► par secteur d’activité

► identification du chiffre d’affaires réalisé avec les entreprises liées

Traitement du chiffre d’affaires libellé en devises

Explications de certaines variations significatives

► évolution du marché

► changement d’activité

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Conclusion

Rôle de l’assistant

Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au

préfinal :

► Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo

d’approche

► Responsabilité directe de la circularisation et de son exploitation, y compris les

contrôle alternatifs

1 séminaire de formation méthodes daudit cycle ventes- clients 2005

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