RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE

COMPOSANTE AUDITEE : DATE DE L’AUDIT :

COMPOSITION DE L’EQUIPE D’AUDIT :

OBJECTIF(S) DE L’AUDIT : Evaluer le niveau de conformité d’application du système qualité selon la norme ISO 9001:2000

0 20 40 60 80 100

GLOBAL

Prévoir - organisation

Réaliser - Mettre à disposition les ressources

Réaliser - Contractualisation

Réaliser- Volet administratif et pédagogique

Vérifier

Niveau de maturité en %

Non maîtrise Maîtrise

POINT SENSIBLEPOINT SENSIBLE

POINT FORTPOINT FORT

PISTE DE PROGRESPISTE DE PROGRES

Maturité

CONSTAT QUANTITATIFCONSTAT QUANTITATIF CONCLUSIONS GENERALESCONCLUSIONS GENERALES

ECARTS

POINTS SENSIBLES

PISTES DE PROGRES

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

Règles de cotation SAMI : point fort = 10 points / piste d’amélioration = 8 points / point sensible = 4 points / écart = 0 points

Écart : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque majeur (juridique, économique, notoriété …)

Point sensible : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque potentiel (juridique, économique, notoriété …)

MODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVEMODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVE

MODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVEMODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVE

Piste d’amélioration : Maîtrise de l’activité audité, cependant les règles pratiques actuelles peuvent être optimisées dans le but d’accroître l’efficacité voir l’efficience du système.

MODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATIONMODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATION

Point fort : Maîtrise de l’activité audité, les règles pratiques sont optimisées en terme ressources

TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT

Type d’actions

Constat d’audit Nature des actions correctrices

Causes Nature des actions correctives Responsable Résultats obtenus

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

Action corrective

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT

Type d’actions

Constat d’audit Risques

encourus

Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

Action préventive

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT

Type d’actions Constat d’audit Risques

encourus

Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus

Action d’amélioration

Action d’amélioration

Action d’amélioration

Action d’amélioration

Action d’amélioration

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

SCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTESCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTE

PREVOIR

Responsable et assistant(e)s pédagogique

Organisation de la composante Organisation de la qualité au sein de

la composante Gestion de la documentation qualité

REALISER

Déroulement de la prestation

Contact ClientContractualisation

Suivi de la formationDiplôme

Conduite d’activités Tenue des dossiers

apprentis / entreprises

VERIFIER

AGIR

gestion des remontées d’informations Suivi Réclamations

Amélioration continue

Thèmes auditésThèmes audités

Plan d’audit du processusDate /

N°Horaires /

DuréeRéférentiel(s) Activités

Personne / Fonction à rencontrer

Equipe d’auditeur

s

09h00 / 30 minutes

ISO 9001 / MandatRéunion d’ouverture

Présentation du mandat

Responsable et secrétaire

pédagogique

09h30 / 30 minutes

ISO 9001 / Manuel Qualité /

Processus DP013

Présentation générale du processus

(objectifs, finalité, clients, pilotage, ressources…)

Responsable Pédagogique

10h / 1 heure

Activités du processus (absences, planning, emploi du temps, sélection des apprenti,

inscription pédagogique, notes)

Responsable et Secrétaire

Pédagogique

11h / 30 minutes

Surveillance et mesure(indicateurs, objectifs, actions

d’amélioration, non conformités)

Responsable et Secrétaire

Pédagogique

11h30 / 15minutes

ISO 9001 Synthèse entre auditeurs

11h45 / 30 minutes

Réunion de clôture Tous

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – ANALYSE DE LA DEMANDE - CONTRACTUALISATION

7.2 Comment prenez vous en charge la demande d’inscription d’un apprenti ?

(DP 013 – Recrutement des apprentis)

Pré-inscription sur les site régionaux universitaire et/ou Dossier de candidature

Liste des admis

FE002 Fichier apprenti

Comment traitez-vous la demande d’une entreprise qui souhaite accueillir un apprenti ?

(DP 013 – Prospection des entreprises)

Comment faites vous connaître votre formation auprès des entreprises d’accueil et des futurs apprentis ?

(DP 013 – Recrutement des apprentis et prospection des entreprises)

Réunions d’informations, TRE, salons, portes ouvertes, mailing

Comment évaluez-vous la possibilité pour l’entreprise de recevoir un apprenti ?

(DP 013 – Contractualisation et rupture)

Mission(s) - CV du maître d’apprentissage (contrainte légale)

Selon quelles procédures et quels critères mettez vous en relation vos candidats et les demandes des entreprises ?

Comment gérez-vous les ruptures de contrat ?

(DP 013 – Contractualisation et rupture)

Résiliation du contrat d’apprentissage – Fiche de rupture de contrat

Vérifier la composition du dossier Apprentis

(se référer à la FE008 Check-list CFA-IURC )

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

§ du référentiel²

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – VOLET ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE

Comment suivez-vous les relations entre l’apprenti et l’entreprise pendant la formation?

(DP 013 – Contractualisation et rupture /veille administrative entreprise)

Réunion de coordination avec les maîtres d’apprentissage

Livret d’apprentissage et de liaison

Visite Tuteur CFA en entreprise

Comment assurez vous la vérification de l’adéquation de la mission avec les tâches réalisées par rapport au référentiel ?

(DP 013 veille pédagogique entreprise)

Cohérence théorique/pratique

Livret d’apprentissage et de liaison:

-Bilan des activités en entreprise

-Fiches navettes – fiches bilan d’évaluation (livret d’apprentissage)

- Compte rendu de mission et de réalisation des tâches

Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence entre les missions effectivement réalisées et les objectifs de la formation ?

Avez-vous réalisé la réunion de coordination des maîtres d’apprentissage? Si oui, quels commentaires en sont ressortis?

Quelles sont les réunions que vous menez tout au long de l’année en interne

7.5 Quelles actions menez-vous si les résultats pédagogiques de l’apprenti ne sont pas suffisants par rapport aux objectifs à atteindre en vue de l’obtention du diplôme ?

Comment gérez vous les absences?

(DP 013 veille pédagogique apprentis)

Emargement - Gestion des absences : justificatifs (PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis), FE063 relevé d’absences ou YMAG, courriers à destination de l’apprenti et de l’entreprise, visite(s) du tuteur universitaire en entreprise

Comment sont gérés les résultats des apprentis ?

(DP 013 Inscription pédagogique)

APOGEE

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – METTRE A DISPOSITION LES RESSOURCES

6.1 Quels documents et informations avez-vous utilisés pour élaborer le budget de votre formation?

Maquette pédagogique des formations

Historique comptable

PR 012-2 Procédure comptable

Comment établissez vous les comptes financiers ?

Echéancier sur base documentaire

Heures réalisées, frais engagés pour la formation, les déplacements divers, frais de fonctionnement

PR 012-2 Procédure comptable

Connaissez vous l’impact de ces comptes financiers sur les entreprises de vos apprentis ?

Coûts analytiques, Taxe d’Apprentissage

6.3

7.4

Comment gérez vous vos demandes d’investissement ?

Devis

Demande d’investissement

convention de mise à disposition – Autocollant CFAIURC

PR 012-3 Procédure de demande d’investissement

Connaissez vous les échéances pour ces différentes démarches ?

Echéancier sur la base doc

6.3 Comment sont gérées la maintenance et la réparation des matériels mis à disposition ?de la responsabilité des composantes universitaires (PR 012-3 Procédure de demande d’investissement )

6.4 Quelles sont les logiciels et sites Internet que vous utilisez ?

Apogée – YMAG - Base Doc CFA IURC – Site CFAIURC

RAPPORT D’AUDIT INTERNE

§ du référentiel

QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION

S

10

A

8

M

4

I

0

AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR

5.1 Quel document définit les engagements des responsables de formation à l’égard du CFAIURC et réciproquement?

(Accord de prise en charge d’une formation en apprentissage)

5 Qui fait quoi au sein de la composante vis-à-vis de l’apprentissage ? Et comment c’est formalisé ?

vérifiez que l’ensemble du personnel est situé sur l’organigramme de la composante)

Les personnels « apprentissage » sont ils clairement identifiés ?

Vérifier que l’organigramme de la composante est compatible avec l’organigramme CFAIUR C

5. Connaissez vous la politique et les objectifs qualité du CFAIURC? Pensez-vous que ces objectifs soient cohérents avec votre activité d’enseignement?

(Politique et objectifs qualité)

5.3 A quels moments avez-vous connaissance les résultat qualité du cfa ?

(réunion pédagogique CFA – sensibilisation à la qualité)

6.1 Quelles sont les ressources – moyens (humains, matériels, organisationnels) mis à disposition par le CFAIURC ?

Communication (documentation, salons, parutions, rencontres avec les entreprises…), 1/3 assistante pédagogique à disposition par formation, matériel informatique, possibilité d’investissement, accompagnement administratif

4.2

5.5.3

Comment vous assurez vous que les documents CFAIURC en votre possession sont la dernière version en vigueur ?

Base Documentaire, FE001 Liste des documents en vigueur

4.2 Connaissez vous les règles de conservation des documents ?

(Procédure de gestion des enregistrements, conservation / matrices inclues dans les processus)

RAPPORT D’AUDIT INTERNE