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1/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Volet pédagogique
Volet administratif
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations
Gestion statistiques
Veille administrative apprentis
Veille administrative entreprise
Veille pédagogique apprentis
Veille pédagogique entreprise
Inscription pédagogique
YMAG
Visites - Indemnités
Inscription aux modules
Apogée
Gestion des emplois du temps et des absences
Suivi du cadre de mission
IPA
Visites - Indemnités
Vie des contratsContractualisation
Et gestion des ruptures
Prospection des entreprises
Recrutement apprentisCandidats
Couple - apprentisEntreprises
Entreprises
Documentation
Documentation
GestionBudgets
Coordination
2/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations
ActivitéRésultats attendus
des activitésPilote Indicateurs de pilotage Objectifs
Fréquence de suivi
Vie des contrats
Contrat conforme aux exigences
réglementaires
Secrétaire
administrativeNombre de refus de contrats
pour des raisons administratives0 Mensuelle
Volet pédagogique
Mariage durable
apprenti / entrepriseSecrétaire pédagogique
Taux de candidats diplômés ayant suivi le cursus en
apprentissage au sein d’une entreprise unique (0 rupture)
> 97% Annuelle
Taux de satisfaction entreprise 80% Annuelle
Taux de satisfaction apprenti 80% Annuelle
Volet administratif
Gérer les absences des apprentis
Secrétaire administrative
Nombre de réclamations relatif aux absences
0 Mensuelle
Gérer les indemnités client
Nombre de réclamations relatif aux indemnités
0 Mensuelle
Gérer les statistiques régionales et académiques
Nombre de réclamations relatif aux statistiques
0 Annuelle
Réalisation des
formations
Former des étudiants dont les compétences
sont validées par le diplôme universitaire et
reconnues par les entreprises
Directeur CFAIURFC
Taux de réussite au diplôme au moins égal en taux en formation
initiale classiqueSupérieur ou égal Annuelle
Taux de placement (6mois
après la formation)- de 10% en recherche
d’emploiAnnuelle
Taux de remplissage des formations
> 5 les 2 Premières années
Annuelle
75% (de la base maximale C. Régional)
Annuelle
3/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : Prospection des entreprises
Recherche d’établissements
candidats
Communication sur l’apprentissage et les
formations
Identification du maître d’apprentissage (*) et de la mission de l’apprenti
Guide entreprise
Guide du contratEcoute
Profil du maître d’apprentissage
Mission
Entreprises
Entreprises
Note (*) : le maitre(s) d’apprentissage(s) dispose(nt) d’un diplôme au moins équivalent à celui préparé par l’apprenti et/ou d’une expérience suffisante
ProspectionEntreprises
ContractualisationRupture
Documentation
Mailing + Courriers d’accompagnements + Phoning
Réunion d’information entreprise
Guide entreprise
Guide du contrat
FE062 Dossier de réunion
FE040 Dossier de communication
4/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Recrutement des entreprises
TACHES RESPONSABILITE
1
Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis : - Suite à la demande d’un responsable pédagogique – Analyse de la demande – Choix du ou des modes de communication (annonce / parution – mailing (e-mailing) / phoning – invitation – réunion d’information – Pages internet dédiées entreprise). Mise en œuvre de ce mode de communication.
Responsable Communication
Entreprise
1bis
En relation avec le responsable pédagogique, organisation des réunions avec les entreprises intéressées.Présentation du CFA, présentation de la formation concernée (partie pédagogique / partie pratique), échange, remise de l’ensemble des documents (guide apprenti, guide entreprise, contrat d’apprentissage, offre de formation…).
Responsable Communication
Entreprise
2Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage.
Responsable Pédagogique
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 Dossier de communication FE040 Dossier de communication Complètement rempliResponsable
communication entreprise
Correction et re-contrôle
1bisLes éléments nécessaires à la
bonne réalisation de la réunion
FE 62 – Dossier de réunionConforme aux éléments
planifiés
Responsable communication
entrepriseCorrection et re-contrôle
2 MissionFE030 Livret d’apprentissage et de
liaison (Fiche mission)
Adéquation avec le référentiel et les compétences à
développer
Responsable pédagogique
Retour vers l’entreprise et renégociation de la
mission
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Journaux internes de syndicats professionnels (UDEL – MEDEF…)
5/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Recrutement des apprentis
Réception des dossiers de candidature
Réunion d’information(Organisation et conduite)
Sélection pédagogique (admis – liste d’attente – refus)
PréinscriptionSites Régionaux
universitaires(Internet ou papier)
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)Courrier de convocation
Vérification de la conformité du dossier
Courrier de refus
Courrier de refus
Entrée en formation
Candidats
Candidats convoquésCandidats
Recrutement apprentis
ContractualisationRupture
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)
FE043 Fiche suivi candidat
FE044 Fiche profil apprentis
FE021 Gestion des recrutements
Documentation
- Fiche diplômes
- Offre de formation,
FE062 Dossier de réunion
Listes Admis, Admissibles
Présentation TRE
6/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Recrutement des apprentisTACHES RESPONSABILITE
12
Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : - Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, - Copie des diplômes, - Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalitéSaisie de données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…)
Secrétaire pédagogique
3Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiens
Sélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique
Responsable pédagogique
Personnel enseignant
4
Entrée en formation : Un apprenti qui a un profil cohérent avec la réglementation et qui dispose d’une entreprise est automatiquement inscrit (liste principale) ; les candidats sur liste principale sans entreprise peuvent assister au cours, ils disposent de 3 mois pour trouver une entreprise; les candidats sur liste secondaire peuvent intégrer les cours dès qu’ils trouvent une entreprise, tant que le quota de la formation n’a pas été atteint et/ou qu’un courrier de refus n’a pas été envoyé.
Secrétaire pédagogique
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES
D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME
1Dossier de candidature et
pièces jointes
- Tableau Excel (liste Admis, admissibles,
refusés)
AgeDiplômes requis
Nationalité
Secrétaire pédagogique
Courrier de refus ou de demande d’information complémentaires
3
Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière
professionnelle
FE044 Fiche profil apprentisProfil cohérent avec la
formation, l’apprentissage et le métier recherché
Responsable pédagogique
Personnel enseignant
Liste refusé / Liste complémentaire
4Le candidat dispose de son
entrepriseContrat Contrat signé
Secrétaire et responsable pédagogique
Suivi au moins hebdomadaire de la recherche de l’apprenti
Mise à jour de la « fiche de suivi »
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Vidéo projecteur, Présentation TRE Code du travail - Site Service publique
FE043 Fiche suivi candidat
7/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité: Contractualisations et ruptures
Contractualisation et envoi du contrat (*)
Diplômes requis
Candidats
Entreprises
Contrat d’apprentissage
Contrat ex1 Entreprise
Contrat ex2 Apprenti
Contrat ex3 Organisme de tutelle (CCI – DDTEFP)
Copie dossier dossier administratif apprenti
Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire, lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DDTEFP. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour enregistrement (idem lors de la rupture).
Gestion des rupturesFE033
Résiliation du contrat
d’apprentissageRésiliation du contrat d’apprentissage
ContractualisationRupture
PédagogieApprentis
RecrutementEntreprises
FE030 Fiche Mission (Livret
d’apprentissage et de liaison)
Dossier de candidature complet (dossier + pièces
jointes)
Réunion de coordination avec les
maîtres d’apprentissage
FE030 Livret d’apprentissage et de
liaison
RH
8/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Contractualisation et ruptureTACHES
RESPONSABILITE
1
Contrat de droit privé A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon, sinon elle le renvoi à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoi le dossier complet à la CCIB) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet.C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA.
Secrétaire administrativeOu Assistante Pédagogique
1 Bis
Contrat de droit public :A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes et critères d’agrément du maitre d’apprentissage) et le renvoie au CFA IURC.B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFALe CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle.C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC
Secrétaire administrativeOu Assistante pédagogique
2
Rupture : Le document « résiliation de contrat » (6 exemplaires) est envoyé à l’entreprise, il est signé d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti, et renvoyé à la chambre consulaire ou à l’administration de tutelle. La rupture est enregistrée dans YMAGCe document est nécessaire pour permettre la signature d’un nouveau contrat par l’apprenti, lui permettant de continuer sa formation.Lorsque la rupture ne se fait pas d’un commun accord, la décision dépend du tribunal des prud’hommes. Si un nouveau contrat ne peut pas être signé dans les meilleurs délais, l’apprenti doit cesser sa participation aux cours dans le groupe d’apprentis (un basculement en cycle initial classique peut être étudié avec le responsable de formation).
Secrétaire administrativeOu Assistante pédagogique
3
Réunion de coordination ou réunion des maîtres d’apprentissage: Elle est de la responsabilité de la composante. Cependant, elle peut s’effectuer en partenariat avec le CFAIURC (accompagnement par une Responsable Communication). Cette réunion à lieu tous les ans au début de la formation universitaire. En revanche, une réunion de formation des maîtres d’apprentissage est toujours en cours de développement
Responsable pédagogique
9/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec
les données du diplômeContrat d’apprentissage
Conforme aux exigences du diplôme
La date de fin de contrat est postérieure à la date
de soutenance du mémoire
Secrétaire administrative
Retour vers l’entreprise, et la
chambre consulaire pour décision d’action
1 bisLes éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec
les données du diplômeContrat d’apprentissage
Conforme aux exigences du diplôme
La date de fin de contrat est postérieure à la date
de soutenance du mémoire
Secrétaire administrative
Retour vers l’organisme et l’administration de tutelle pour
décision d’action
2Renseignement des
exigences YMAGYMAG
100% des champs sont complétés
Secrétaire administrative
Correction
3Réunion de coordination
annuelle effectuéeCompte-rendu de réunion
Une réunion par composante/formation
Universitaire
Responsable Pédagogique
Planification d’une réunion au
plus vite
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Accès YMAG Droit du Travail : L 117 et suivants Contrat d’apprentissage
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats
Activité : Contractualisation et rupture
10/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : Gestion statistique et de données
ParamétrageYMAG
AdminStatistiques
Saisie des apprentis et des informations liées au contrat
YMAG paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel)
Enquête 51
Liste apprentisD.E.V.E. – S.E.V.E.
Direction (service) des études et de la vie étudiante
FE005 Dossier d’opportunité
Courrier ministère - rectorat
YMAG
Codification
Suivi professionnel apprentis (6 mois après fin
d’étude)
Collecte analyse
Questionnaire rectorat Liasse statistique vierge
Liasse statistiqueremplie
Sphinx
Questionnaires IPA remplis
FE034 Fiche de renseignement
apprentis
Contractualisation
Opportunité
Mailing CCI
Paramétrage YMAG : Selon le menu du logiciel : Année – Intitulés Formations / année – dates des examens – codes résultats aux examens - Code diplôme – code formation –
calendrier d’alternance – codes régions - codes communes – codes absences – Montants forfaits Km…
Effectifs mensuels du 15/10 au 15/01
Contrat d’apprentissage
Mailing et lettre de rappel
Liste des étudiants de dernière année
PédagogieInscription
1
2
3
11/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : Gestion statistiqueTACHES RESPONSABILITE
1Paramétrage d’YMAG : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, …
Secrétaire administrative
2
Etape 1 : a)Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1b)Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année NEtape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés, vérifier et corriger les informations si nécessaire.Edition de requêtes a)« effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par Email à la région.b)Enquête 51 – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé à la région Versements SEVE (Tours) – DEVE (Orléans) :Une validation du nombre d’apprentis inscrits dans les bases CIELL et APOGEE par rapport à YMAG permet le payement des droits d’inscription. Ces droits sont versés directement à l’agence comptable de chaque université qui les reverse au sein de chaque composante.
Secrétaire administrative
3
Statistiques IPA : Le rectorat envoi au CFA IURC : - Un questionnaire par étudiant, accompagné d’une d’une lettre type(double exemplaire : original et relance). - Un livret « procédure » destiné au CFA
a) Codifier chaque questionnaire (formation, cursus, code diplôme) et attribuer un N° de questionnaire. Envoi des questionnaires aux étudiants fin de cycle N-1.
b) Suivi professionnel: Après la date d’échéance, envoi des questionnaires de relances pour les étudiants n’ayant pas répondus, pour les retours NPAI : adresse erronée.Saisie des retours et envoi des rappels, remplissage des « liasses » demandées chaque année par le rectorat
c) Collecte et analyse: Saisie des résultats dans Sphinx et édition des données pour le CFA –IURC, ces chiffres sont présentés en mai à l’ensemble des responsables pédagogique et aux membres du bureau de l’association.
Secrétaire administrative
12/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
PARAMETRES A CONTROLER
ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON
CONFORME
1 Paramétrage YMAG Sans objetDonnées d’impression écran conformes aux
paramètres à saisirSecrétaire
administratif
Correction immédiate
Pas de correction possible : informer
l’administrateur de la base (assistance)
2 Saisie des donnéesValidation des
données
Données conformes au cursus, contrat d’apprentissage et fiche de renseignement
apprentiSecrétaire administratif
Correction immédiate
Données conformes au PV de réussite
2 bisEdition des requêtes
YMAGEffectifs - 51
YMAG Fichiers « accusé d’envoi YMAG »Secrétaire
administratifRéémission
4 Nombre de retours SphinxRéponse dans les délais aux courriers
initiauxSecrétaire
administrativeÉmission de la lettre de
rappel
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Accès YMAG, accès SPHINXLoi n°51-711 relative à l’obligation de réalisation et de réponse à l’enquête sur l’insertion dans la vie active.
Courriers d’accompagnement
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : Gestion statistique
13/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : veille administrative « apprentis »
Saisie YMAG des absences
Fichier récapitulatif absences (Excel)
Information aux entreprises
Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités compensatrices forfaitaires)
Présences validées
Courrier d’informations
Document régional
Calcul desindemnités KM
Statistiques
Requête YMAG
PR 013-1Procédure forfait de transport apprentis
Versement des indemnités Km
Indemnités versées
ApprentisRIB apprentis
(Dossier de candidature)
Entreprises
Adminapprentis
PédagogieApprentis
YMAG
YMAG
14/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : veille administrative « apprentis »
TACHES RESPONSABILITE
1Saisie des informations relatives aux absences transmises par les secrétariats pédagogique : (Filière, année, Nom, créneau horaire de l’absence, motif, pièce jointe justificative)
Secrétaire administrative
2Information aux entreprises : mailing aux entreprises en fin de session et/ou au moins une fois par mois pour les sessions inférieures à 1 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier Etudiant.
Secrétaire administrative
3
Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé. Note : Les ICF sont versées aux entreprise par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (CF Dossier « Fonctionnement Région »)
Secrétaire administrative
4Calcul des indemnités Km versées aux apprentis : Elles sont générées par YMAG au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête)
Secrétaire administrative
5Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement dans le logiciel de virement. (Cresus) Versement des indemnités Km aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement (4/10 – 6/10) en janvier et juillet
Comptable
15/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : veille administrative « apprentis »
PARAMETRES A CONTROLERENREGISTREMEN
TCRITERES D’ACCEPTATION FONCTION
ACTION SI NON CONFORME
1 Données complètes et justifiées Saisie YMAG
Absences justifiées : certificats médicaux, arrêt de travail,
certificats de décès, convocation administrative officielle
Secrétaire administrative
Demande d’information complémentaire à la
secrétaire pédagogique
2 Requête « absence » Double du courrier dossier Etudiant
Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre
d’absences justifiées et injustifiées
Secrétaire administrative
Correction de la base Ymag et réédition du
courrier
3Droit automatique aux ICF pour les
entreprises d’accueilSite régional ou
liasse papier
Nombre d’heures de présence par rapport au nombre minimal de
présence autorisé
Secrétaire administrative
Décision prise par le Directeur du CFA
4Vérification des montants en
fonction des périodes d’absencesSans objet
Les défalcations des indemnités sont bien liées à des périodes
d’absences.
Secrétaire administrative
Correction du montant
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Dossier « Fonctionnement région »
16/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat
administratifActivité : veille administrative « entreprise »
Vérification comptable de l’engagement du
CFA (nombre de visite)Fiches bilan d’évaluation
Bilan des visites réalisées
Engagement de visite réalisé
Apprentis - Entreprises
Fiches navettes
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
Subvention du Conseil régional au CFA
Subvention versée
Budget
Régions
Informations
FE005 Dossier d’opportunité
Opportunité
AdminEntreprise
PR 012-2 Procédure comptable
Projets de CFA-Visites en entreprises
Note : Les comptables des composantes ont ouvert une ligne budgétaire par formation
FE014 Attestation de visite en entreprise
17/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif
Activité : veille administrative « entreprise »
TACHES RESPONSABILITE
12
Une copie de la page « Fiche d’évaluation » du livret d’apprentissage est demandée aux secrétariats pédagogiques. Une synthèse est effectuée et transmise au conseil régional.
Responsable Administrative et
Financière
3Le Conseil Régional effectue le virement après vérification des montants, cette subvention vient couvrir en partie le temps et les kilomètres réalisés par les tuteurs universitaires
Conseil Régional
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
12
Engagement de visite CFA – IURC vis-à-vis des
entreprises et Conseil Régional Fichier de synthèse
Au moins une visite annuelle et par apprenti
Responsable Administrative et
Financière
Courrier au responsable pédagogique, copie tuteur universitaire
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
18/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : Inscription pédagogique
Saisie de la structure d’enseignement
FE005 Dossier d’opportunité
(maquette pédagogique)
FE006 Règlement du
diplôme (dossier ministère)
Procédure interne de paramétrage Apogée
Saisie des modalités de collecte et règles de calcul
Vérification des AlgorithmesProcédure de collecte
Apogée paramétré pour la formation
Inscription pédagogique
Note : l’inscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante
ApprentisInscription
administrative(Apogée)
Apogée paramétré
pour la formation
PédagogieInscription
Support d’aide Apogée
Ouverturerenouvellement
Apprentis
DIEGO
APOGEE
APOGEE
APOGEE
19/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : Inscription pédagogiqueTACHES RESPONSABILITE
1Saisie de la structure d’enseignement dans le logiciel APOGEE : ensemble des éléments pédagogiques constituant le diplôme. (Version d’étape (diplôme), unité d’enseignement (cycle initial, apprentissage), éléments constitutifs (matières), semestres (répartitions par semestre)
Secrétaire pédagogique
2
Saisie des modalités de collecte : à chaque élément pédagogique et en fonction de celui-ci : indication des éléments attendus (note, barème, coefficient, mention, points de jury, crédits, règles de calcul), Saisie des règles de calcul (UE, semestres et années) : modalités de calcul des moyennes et des règles de résultats (critères d’admission)
Secrétaire pédagogique
3
Inscription pédagogique : Rappeler les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie de notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération)
Secrétaire pédagogique
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES
D’ACCEPTATIONFONCTION
ACTION SI NON CONFORME
12
Conformité de la structure d’enseignement
Impression de la structure (Diego)
Conforme au dossier d’habilitation et/ou au règlement du diplôme
Double visa
Secrétaire pédagogique
Responsable pédagogique
Correction des saisiesConformité des modalités de
collecte
Impression de l’édition des modalités de collecte
(Diego)
Règles de calculTest de moyenne
(Test Apogée)
3 Maquettage Sans objet
Conformité des résultats chiffrés (notes, moyennes,
résultats finaux)
Secrétaire pédagogique
Correction des modalités de collecte et/ou de saisie
Lisibilité Secrétaire
pédagogiqueCorrection de la mise en
page et réimpression
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
Accès DIEGO
20/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Adminapprentis
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : veille pédagogique « apprentis »
Gestion desabsences
FE031 Feuille d’émargement
Fichier récapitulatif absences justifiées / injustifiées
Coordination de visites ou déplacements étudiants
Progression pédagogique
Réservations / billets…
Gestion des emplois du temps
Gestion des plannings
Organisation des contrôles
Planning annuelFE020 Planning
d’alternance
Pour 1 module : 1 enseignant + 1 salle +1
place/apprenti+ Equipements requis
Pour 1 devoir: 1 surveillant+ 1 salle +1
place/apprenti + Equipements requis
FE005 Dossier d’opportunité
FE005 Dossier d’opportunité
PédagogieApprentis
Justificatifs
PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis
Saisie des notes des apprentis
Copies corrigées
Attestation de réussite au
diplôme (scolarité)
FE042 PV de réussite au diplôme préparé
Relevé de note
Apogée
PédagogieEntreprise
FE032 Convention de mise à disposition des salles
21/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : veille pédagogique « apprentis »TACHES RESPONSABILITE
1Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel
Responsable pédagogique
Secrétaire pédagogique
2
Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : a) Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogiqueb) Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignantc) Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFA-IURC et si nécessaire, consultation des
secrétaires pédagogiques des autres départementNote 1 : Lorsque des formations sont communes apprentissage et cycle initial, les emplois du temps sont établis par le
responsable des emplois du temps du départementNote 2 : les modifications des emplois du temps sont gérée par les secrétaires pédagogique en respectant les exigences ci-
dessus
Responsable pédagogique
Secrétaire pédagogique
3
Organisation des contrôles (en fonction des particularités de la formation – contrôle continu, trimestriels, semestriels…):- Les dates balisées sont fixées dans le planning annuel (journées bloquées). Les intervenants qui n’ont pas réalisés de contrôle sur leurs temps d’enseignement demandent de leur réserver une plage horaire (durée – conditions de contrôle…).- Recrutement d’un surveillant pour la date concernée- Reproduction des sujets- Préparation de la salle, des copies, des brouillons, de la feuille d’émargement (absences)- Collecte des copies et mise à disposition aux professeurs pour corrections (envoi recommandé ou remise en main-propre)
Secrétaire pédagogique
4Saisie des notes : à réception des copies corrigées, saisie des notes dans Apogée. Classement des copies par formation et par année.
Secrétaire pédagogique
5
Gestion des absences : -Un livret hebdomadaire (cahier d’émargement) est établi. Il est confié à un apprenti « délégué » (voir écoute client) . Il est émargé à chaque cours par les étudiants et l’intervenant.- En fin de semaine, comptabilisation des absences justifiées et injustifiées sur tableau Excel (Procédure d’absence), et envoie du récapitulatif à la secrétaire administrative et au responsable pédagogique
Secrétaire pédagogique
6
Coordination des visites ou déplacements : a la demande du responsable pédagogique, - assurer l’organisation logistique (autocar – train, heures de départs / arrivées / transferts …) - assurer la modification des emplois du temps (respect des volumes planifiés)- Accompagner le groupe lorsque des rencontres clients sont rendues possibles par le déplacement (« intra-formation » : meilleur connaissance des objectifs et de la formation considérée, ou « extra-formation » : contact avec de nouveaux clients potentiels (salons…) (CF processus salon)
Secrétaire pédagogique
22/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTIONACTION SI NON
CONFORME
1Le planning est-il cohérent
avec la filière professionnelle
Edition approuvée Dossier d’habilitationResponsable pédagogique
Correction du planning
2L’emploi du temps est-il
cohérent avec la maquette pédagogique ?
Edition approuvée
Maquette pédagogique1 enseignant/surveillant
+ 1 salle +1 place/apprenti+ Équipements requis
Responsable pédagogique
Correction de l’emploi du temps
26
Cohérence des emplois du temps modifiés
Emploi du temps modifié
Conformité volume à volume par rapport à l’édition initiale / Sans impact sur la planification des
contrôles
Secrétaire pédagogique
Reprise de l’emploi du temps
3Présence des étudiant et
rendu de copiesFE031 Cahier d’émargement 1 étudiant – 1 visa – 1 copie Surveillant
Planification des rattrapages pour les
absents excusésNon excusé : 0 - zéro
4Les notes saisies dans Apogée sont conformes
Impression des notes (tableau de délibération)
Pointage par rapport aux notes fournies par les enseignants
Secrétaire pédagogique
Correction et réédition du tableau de délibération
5 Justification des absences Fichier ExcelConforme à la procédure de
gestion des absencesSecrétaire
pédagogiqueAbsence injustifiée
6Gestion des absences en
déplacementFE031 Cahier d’émargement Présent
Secrétaire pédagogique
Absence injustifiée
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
APOGEE, EXCEL,La gestion des exigences relative au respect des ERP est de la responsabilité de la composante universitaire d’accueil.
Planning, cahier d’émargement, emploi du temps
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : veille pédagogique « apprentis »
23/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : veille pédagogique « entreprise »
Bilan des activités en entreprise
Fiches bilan d’évaluation
Vérification de l’adéquation de la
mission et des tâches réalisées au référentiel
Engagement de visite réalisé
Apprentis - Entreprises
Fiches navettes
FE030 Livret d’apprentissage et de
liaison
Enseignants : tuteur CFA
-Mission en phase avec le référentiel
- Mission en phase avec les attentes de l’entreprise
- Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise
FE005 Dossier d’opportunité
Opportunité
PédagogieEntreprise
Compte rendu de mission et de réalisation
de tâches Enseignants : tuteur CFA
Mission
Mission
Apprentis - Entreprises
PédagogieApprentis
FE030 Livret d’apprentissage et de liaison
24/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique
Activité : veille pédagogique « entreprise »
TACHES RESPONSABILITE
1Le nombre de visite est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret de liaison et d’apprentissage.Une fiche bilan est insérée par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFA renseigne, lors de la visite, la fiche bilan.
Tuteur CFA
2Le nombre de session en entreprise détermine le nombre de fiches navettes. Dans le cas de sessions extrêmement rapprochée, une fiche navette mensuelle est établie. Elle est renseignée par le maitre d’apprentissage et l’apprenti, puis validée par le Tuteur CFA et/ou le responsable pédagogique.
Tuteur CFAet/ou
Responsable pédagogique
3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. Tuteur CFA
et/ouResponsable pédagogique
PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENTCRITERES
D’ACCEPTATIONFONCTION ACTION SI NON CONFORME
12
Nombre de visiteFiche Bilan
(Livret de liaison et d’apprentissage)
Cohérent avec le cadre du diplôme
Responsable Pédagogique
Déclenchement des visites nécessaires
123
Cohérence Missions réalisées en entreprise /
Cadre du diplôme
Fiches navettes +
Fiche Bilan
(Livret de liaison et d’apprentissage)
Cohérent avec le cadre du diplôme
Tuteur CFAContact pris avec l’apprentis et
l’entreprise pour vérifier les éléments
Responsable Pédagogique
Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en entreprise
DirecteurCFA-IURC
Si non efficace, le dossier est transmis à la DDTEFP et SAIA
(service académique de l’inspection de l’apprentissage).
ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE
EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES
25/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations
Matrice de gestion des enregistrements
Référence TitreFonction
responsable du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de
conservationDurée de
conservationMode d’élimination
FE020Planning d’alternance
Secrétaire pédagogique
--Secrétaire
pédagogiqueArmoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANs
2 ansBroyage formatage
FE021Gestion des recrutements
Secrétaire pédagogique
--Secrétaire
pédagogiqueArmoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC
Tours1 an Broyage et/ou Formatage
FE030Livret
d’apprentissage et de liaison
Secrétaire pédagogique
--Secrétaire
pédagogiqueArmoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS
Sans objet: propriété de
l’apprenti
Sans objet
FE031Cahier
d’émargementSecrétaire
administrative--
Secrétaire administrative
et pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS2 ans Broyage
FE034Fiche de
renseignement apprenti
Secrétaire administrative
--Secrétaire
administrativeArmoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS
Sans limitation de
durée
Sans objet
FE063Relevé
d’absencesSecrétaire
administrative--
Secrétaire administrative
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANS ou
TOURS
Sans limitation de
durée
Sans objet
Le Dossier ministère d’habilitation ainsi que le Dossier ministère de renouvellement sont maîtrisés dans le processus DP011 Gestion des projets d’ouvertures.
26/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations
Matrice de gestion des enregistrements
Référence TitreFonction
responsable du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de
conservationDurée de
conservationMode
d’élimination
FE043Fiche suivi candidat
Secrétaire pédagogique
--Secrétaire
pédagogiqueArmoire et/ou informatique
Bureau CFA IURC Tours ou Orléans
Non conservé après la première
alternance en entreprise
Formatage
FE044Fiche profil apprentis
Secrétaire pédagogique
Dossier apprentis
Secrétaire administrative et
pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFA IURC Tours ou Orléans
5 ans Broyage
FE062Dossier de
réunion
Responsable communication (entreprise et/ou
apprentis)
--Responsable
communicationArmoire
Bureau CFA IURC Tours ou Orléans
2 ans Broyage
-Guide de l’entreprise
Responsable de communication
-Responsable de communication
InformatiqueBureau CFA IURC Tours ou Orléans
Sans objet après le terme de la formation en
cours
Formatage
-Guide
du contratResponsable de communication
-Responsable de communication
InformatiqueBureau CFA IURC Tours ou Orléans
Sans objet après le terme de la formation en
cours
Formatage
-Contrat
d’apprentissageSecrétaire
pédagogiqueDossier
apprentis
Secrétaire administrative et
pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFA IURC Tours ou Orléans
5 ans Broyage
-CV et diplômes de l’apprentis
Secrétaire pédagogique
Dossier apprentis
Secrétaire administrative et
pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFA IURC Tours ou Orléans
5 ans Broyage
27/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations
Matrice de gestion des enregistrements
Référence TitreFonction
responsable du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de conservation
Durée de conservation
Mode d’élimination
-Courrier de convocation
Secrétaire pédagogique
--Secrétaire
pédagogiqueArmoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANs
5 ans Broyage
-Courrier de
refusSecrétaire
pédagogique--
Secrétaire pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFAIURC ORLEANs
5 ans Broyage
-
Courrier d’information
aux entreprises (absences)
Secrétaire pédagogique
Dossier de l’apprentis
Secrétaire pédagogique
Dossier étudiant
Secrétariat de la composante universitaire
5 ans Broyage
-
Fichier de synthèse des évaluations en
entreprise
Responsable administratif et
financierInformatique
Responsable administratif et financier
Login
Mot de passeBureau comptable
Orléans2 ans Formatage
FE 030
Livret d’apprentiss
age et de liaison
Fiches navettes
Secrétaire pédagogique
Livret d’apprentissage et
de liaison
Secrétaire pédagogique
Conservé par l’apprenti
Sans Objet
Sans objet à la fin de la
formation: conservé par
l’apprenti
Sans objet
FE 030
Livret d’apprentiss
age et de liaison
Fiche missionSecrétaire
pédagogique
Livret d’apprentissage et
de liaison
Secrétaire pédagogique
Conservé par l’apprenti
Copie informatique
Sans Objet
FE002 Fichier Apprenti
Sans objet à la fin de la
formation: conservé par
l’apprenti
Sans objet
FE 030
Livret d’apprentiss
age et de liaison
Fiches bilan d’évaluation
Responsable administratif et
financierDossier Comptable
de la formation
Responsable administratif et financier Armoire
Bureau CFAIURC ORLEANS service
Comptable
Sans limitation de durée
Sans objet
XXX CopiesSecrétaire
pédagogiquePar Formation /
Par EpreuveEtudiant Armoire
Secrétariat CFA
Année N
Archives de la composantes pour les années précédentes
5 ans
Par Epreuve, envoi de 3 copies (Bonne note –
moyenne – mauvaise) aux archives nationales
---
Les autres copies sont détruites
28/ 28DP 013C Processus de réalisation des prestations
Processus : Développement des formations en apprentissageSous processus : Réalisation des prestations
Matrice de gestion des enregistrements
Référence TitreFonction
responsable du classement
Dossier AccessibilitéMode de
protectionLieu de conservation
Durée de conservation
Mode d’élimination
FE009 Feuille
d’émargementSecrétaire
pédagogique--
Secrétaire pédagogique
ArmoireComposante Universitaire
2 ans Broyage
FE002Fichier de suivi des apprentis
Secrétaire pédagogique
--Secrétaire
pédagogiqueInformatique
Composante Universitaire
2 ans Formatage
Document extérieur
Convention de mise à
disposition des salles
Secrétaire administrative
--
Secrétaire administrative
et pédagogique
Armoire et/ou Informatique
Bureau CFAIURC Tours 2 ans Broyage et/ ou Formatage
Document extérieur
Résiliation du contrat
Secrétaire administrative
--
Secrétaire administrative
et pédagogique
Armoire et/ou informatique
Bureau CFA IURC Tours ou Orléans
5 ansBroyage formatage