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« Comment répondre aux contraintes légales liées à la dématérialisation de l’information ? »

Séminaire à l’Echangeur Bordeaux Aquitaine organisé par

29 juin 2006

Séminaire Echangeur Bordeaux Aquitaine – 29 juin 2006 - 2

Présentation des intervenants

Annabel Bonnaric, Cabinet Fidal, • Avocat spécialisée en droit des nouvelles technologies

Jean-Pierre Delacre, Capgemini Sud, • Consultant

Jean-François Esnault, Capgemini Sud, • Directeur Commercial Secteur Services Sud Ouest

Stéphanie Pialat, Cheops Technology, • Directeur du Développement

Lionel Urvoy, EMC², • Consultant Technique


Agenda

Les enjeux métiers de la dématérialisation et de l’archivage• Jean-Pierre Delacre

Les contraintes légales liées à la dématérialisation• Annabel Bonnaric

Intégration technologique des solutions d’archivage• Stéphanie Pialat

La solution d’archivage Centera de EMC2• Lionel Urvoy

La dématérialisation: quelle trajectoire ?• Jean-Pierre Delacre

Cocktail


Agenda






Cocktail


La situation que nous observons dans les Entreprises

Recherche d’optimisation des coûts de fonctionnement et amélioration de l’efficacité de leur S.I.

Après la mise en œuvre d’un ERP, fédérateur des flux internes, l’entreprise a besoin d’y intégrer ses flux externes

La dématérialisation des documents entrants ou sortants est une des clés de cette optimisation


Les axes de travail privilégiés

optimiser coûts et performance demande: simplification, mutualisation et automatisation des traitements sans valeur ajoutée directe pour l’entreprise.

• Capture des documents et interprétation automatique

• Saisie automatique des données

• Transmission et mise en circulation électronique des documents de gestion

• Mise en partage des documents

Chacun de ces points offre des opportunités de gain rapide

Par ailleurs, la mise en œuvre de la dématérialisation comporte des spécificités légales, organisationnelles ou technologiques qu’il est essentiel de prendre correctement en compte


Exemple: l'e-facturation simplifie et améliore le cycle de traitement des factures et des règlements

Côté FournisseurCôté Fournisseur

Côté AcheteurCôté Acheteur

Le fournisseur est mieux informé du traitement de sa

facture : il relance à bon escient et dispose de la date de paiement certaine (+ lettrage). Il peut éventuellement se faire refinancer.

Le fournisseur est mieux informé du traitement de sa

facture : il relance à bon escient et dispose de la date de paiement certaine (+ lettrage). Il peut éventuellement se faire refinancer.

Les factures sont archivées et restituées

électroniquement (meilleur

classement, pas de perte,

simplification de la recherche)

Les factures sont archivées et restituées

électroniquement (meilleur

classement, pas de perte,

simplification de la recherche)

Le courrier est éliminé et les

factures directement enregistrées et

distribuées au bon interlocuteur, après contrôle (limitation

de la perte des courriers)

Le courrier est éliminé et les

factures directement enregistrées et

distribuées au bon interlocuteur, après contrôle (limitation

de la perte des courriers)

Les erreurs sur la facture sont réduites, les

rapprochements optimisés (détail)

et le cycle de validation simplifié

Les erreurs sur la facture sont réduites, les

rapprochements optimisés (détail)

et le cycle de validation simplifié

Amélioration du crédit

client

Amélioration du crédit

client

Finan-cement

Paiement

(direct ou subrogation)

Contrôle des taxes,

opposition, affacturage

Traitement des litiges

et récla-mations

Archivage

restitution

Suivi des factures

Rapproche- ment et cycle de

validation

Contrôle / saisie et

imputations comptables

Acquisition de la facture

(électroniques ou scanner)

Gestionde la

trésorerie et financement

Traitement du règlementdes factures

Les relances et litiges

demandent moins de temps et sont tracés.Consultation et

dialogue à distance entre

partenaires commerciaux.

Les relances et litiges

demandent moins de temps et sont tracés.Consultation et

dialogue à distance entre

partenaires commerciaux.

Suivides factures et relances

Gestiondes litiges

Archi-vage

restitution

Edition et mise sous pli

desfactures

Passage en comptabilité

Constitutiondes factures

Tâche supprimée Tâche conservée Tâche partiellement suppriméeLégende:


La dématérialisation

Transformer le papier en flux électronique • gérer électroniquement processus et flux de données /documents

exploités dans l’entreprise ou échangés avec des tiers.

Totale ou partielle

Selon le contexte et le type de flux => aspects légaux et/ou fiscaux

• Dans ce cas, des dispositions spécifiques sont à respecter, qui touchent: le processus, le contenu, le support et sa conservation.


Quels flux et documents peuvent être concernés

Entreprise

• documents internes / RH

• mails

• demande de congés, feuilles de temps,

• courriers, …

• contrat travail

• fiches paye

• documents commerciaux

• contrats ; commandes

• factures

• BL

• paiements

• Appel d’offres

• documents administratifs

• déclarations comptables (TDFC)

• déclaration TVA

• déclarations sociales , …

• télé déclaration carte grise

Administration Clients / fournisseurs/ banque …

Salariés/ Services Institutions

• documents personnels

• dossier d’assurance

• mutuelle

• dossier individuel(retraite, mutuelle, …)

• dossier patient, …


Principaux enjeux de l’automatisation et de la dématérialisation des documents entrants / sortants

Optimisation du processus • réduction du cycle, productivité à chaque étape

• simplification et homogénéisation

Economie• Baisse du coût unitaire de traitement (moins de tâches + automatisation des tâches sans valeur ajoutée)

• Meilleure gestion de trésorerie

Amélioration de la relation partenaire • Harmonisation: mentions légales, normes, …

• Accélération du cycle de traitement, partage simultané

• Flexibilité de gestion, adaptabilité (Ex: service 24/24, …)

Fiabilité • Suppression des copies, partage d’originaux

• Suivi facilité,

• Visibilité financière


… et au-delà

L’ouverture à la dématérialisation fiscale … qui permet la suppression totale du papier

• moyennant quelques dispositions permettant de conférer au document électronique la même valeur juridique que le papier et d’être une preuve opposable aux autorités fiscales ou devant une juridiction.

Un Retour sur Investissement Rapide si la solution et le projet sont adaptés au contexte de l’entreprise

• faible impact pour l’écosystème

• solution en accord avec la maturité des acteurs

• solution progressive

Un moyen de mieux maîtriser les contraintes et exigences nouvelles liées à l’Europe, à l’ouverture des marchés, à la dérégulation (Ex: loi NRE)


Dans l’exemple des factures fournisseurs, les gains peuvent atteindre 30 à 50% du coût de traitement actuel avec un ROI inférieur à 2 ans

1,7 milliard de factures sont échangées par an en France (15 milliards en Europe)Source: 01 Informatique, juin 2003

ValidationValidation25 %

21%

14%

15 %

25%

ValidationValidation

Exemple Acheteur: gain potentiel:

8 à 14 euros

Exemple Acheteur: gain potentiel:

8 à 14 euros

25 %

40%

16%

15 %

4 %

Exemple Fournisseur: gain potentiel:

3 à 5 euros

Exemple Fournisseur: gain potentiel:

3 à 5 euros

Ach

eteu

rA

chet

eur

Fo

urn

isse

ur

Fo

urn

isse

ur

Le coût total de traitement d’une facture est indépendant de sa valeur et varie selon la

complexité de la facture et de l'organisation associée

Le coût total de traitement d’une facture est indépendant de sa valeur et varie selon la

complexité de la facture et de l'organisation associée

Réclamations / litiges /

relances


relances

Réception / Archivage


Saisie / Contrôle

conformité

Saisie / Contrôle

conformité

Autres traitements comptables



relances


relancesRéception / Archivage


Saisie / Contrôle

conformité

Saisie / Contrôle

conformité



Pertes en Trésorerie

Pertes en Trésorerie

Pertes en TrésoreriePertes en Trésorerie

Gestion des litiges /Relances

Gestion des litiges /Relances

Règlements / Archivage / Lettrage

Règlements / Archivage / Lettrage

Edition / EnvoiEdition / Envoi

Autres traitementsAutres traitements

Gestion des litiges /

Relances

Gestion des litiges /

Relances

Règlements / Archivage /

Lettrage

Règlements / Archivage /

Lettrage

Edition / EnvoiEdition / Envoi

Autres traitements

Autres traitements

Economie potentielle :

Acheteurs: 18,7 Mds €

Fournisseurs: 6,8 Mds €

Coût moyen:

10 euros

Coût moyen:

10 euros

Coût moyen:18 à 30 eurosCoût moyen:18 à 30 euros


Qu’exige la dématérialisation ? Continuer de respecter les règles juridiques ou réglementaires associées au

document, même «dématérialisé».• Conservation, intégrité, authentification, …

Gestion fiable et automatisée des flux et documents « électroniques• Intégration automatique (pas de ressaisie) • Sécurité, intégrité, pérennité des documents et des flux électroniques

Optimisation et homogénéisation des processus• Unification des règles de gestion• Clarification et instrumentation (workflow) du cycle et du circuit de traitement

Donner confiance à l’ensemble des acteurs• Identification / authentification• Non répudiation• Conservation / archivage

(recourir à des tiers de confiance «spécialisés» si besoin)


Agenda






Cocktail


Environnement juridique de la dématérialisation et de l’archivage électronique

Le Cadre général : la reconnaissance de la valeur de l’écrit électronique

Le Cadre spécifique : des règles particulières selon la nature des documents dématérialisés (factures, marchés publics, contrats…)


Le cadre général de la dématérialisation

Rappel historique :

• Exigence d’un document écrit : Comme condition de preuve Comme condition de validité

• Admission progressive par les juges des télécopies, photocopies et des documents électroniques ( e-mail ) comme moyen de preuve :

Problèmes de fiabilité, d’intégrité, d’identification de l’auteur Valeur très incertaine, susceptible d’être contestée/contestable

• Adaptation du droit : La directive CE du 13 décembre 1999 La loi du 13 mars 2000 (articles 1316 et suivants du Code civil) Le décret du 30 mars 2001 La LCEN du 21 juin 2004



L’écrit électronique a désormais la même force probante que l’écrit papier…

• Article 1316-1 et 1316-3 du Code civil

• Article 1108-1 du Code civil

… sous réserve que : • la personne dont il émane puisse être dûment identifiée la signature électronique• et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité (article 1316-1 du Code civil) création et archivage



L’outil indispensable pour dématérialiser : la signature électronique

•Article 1316-4 C.civil et décret du 30 mars 2001•«Procédé fiable d’identification garantissant le lien avec l’acte auquel elle s’attache»

Les fonctions de la signature électronique, elle permet de :

•Garantir l’identité de l’émetteur •Garantir l’intégrité des données•Manifester le consentement



Différents types de signature électronique•la signature électronique simple •la signature électronique sécurisée ou avancée •la signature électronique présumée fiable

Différents niveaux de signature électronique :

•Niveau 1•Niveau 2•Niveau 3



Le fonctionnement de la signature électronique implique :

•l’usage d’un procédé cryptographique (logiciel, clé USB…)•la délivrance d’un certificat électronique (pour un usage et une durée limités)•le recours à un prestataire de services de certification (PSCE)

•Mise en place d’un système d’accréditation •Difficulté de mise en œuvre

Difficulté en pratique pour atteindre le niveau de SES présumée fiable

• recours aux conventions de preuve



La convention de preuve : •Objet : prédéfinir les modalités de preuve

•Application : •dans les relations avec les fournisseurs/prestataires (prestation de dématérialisation, tiers archiveurs…)•dans les relations avec les clients et partenaires

•Effets/conséquences : pouvoir contraignant, admission par le juge en cas de contentieux


Le cadre spécifique de la dématérialisation

La transmission de factures par voie électronique : • factures dématérialisées (article 289 bis du CGI)

• factures sécurisées au moyen d’un outil de signature électronique (article 289 V du CGI)

Le vote électronique dans les entreprises :• loi NRE du 15 mai 2001

La dématérialisation des marchés publics :• article 56 du CMP : les marchés concernés

• des obligations qui pèsent sur les personnes publiques


La dématérialisation des contrats : principes généraux• le respect d’un formalisme spécifique : identité du professionnel (article 1369-1 du Code civil)

• l’échange des consentements en ligne : le principe du « double-clic », l’accusé de réception (article 1369-2 du Code civil)

La dématérialisation des contrats conclus avec les consommateurs :

• le respect des exigences propres à la vente à distance (ordonnance du 23 août 2001)

• l’archivage par le prestataire pendant 10 ans

• des contrats portant sur une somme 120 euros (décret du 16 février 2005)

Le cadre spécifique de la dématérialisation


L’archivage des documents électroniques

Les causes de l’archivage électronique sont diverses :•L’obligation consécutive à la dématérialisation

•La volonté d’alléger les archives légales papier de l’entreprise

Absence ou faiblesse d’encadrement juridique concernant les modalités de l’archivage électronique :

•La loi dit uniquement que l’archivage doit être effectué dans des conditions de nature à garantir l’intégrité du document conservé

•Existence toutefois de normes (AFNOR NFZ – 42-013) : reconnues par le juge comme l’état de l’art

•Recours là encore aux conventions de preuve



Que faut-il archiver ? : • le document signé lui-même

• les éléments permettant sa vérification, c’est à dire les outils de signature électronique(logiciel, certificat, contrats…)

Combien de temps faut-il archiver ?•La durée légale de prescription laquelle dépend de la nature du document (3 ans, 10 ans, 30 ans)

•La durée de l’obligation d’archiver et de conserver ( ex : en matière de facture dématérialisée)

•La durée nécessaire aux fins de production en justice



Le choix des modalités d’archivage : solution en interne ou recours à un prestataire archiveur En tout état de cause l’archivage doit être actif actif =

suivi et adaptation des documents aux versions successives des progiciels/logiciels et du matériel pour maintenir la lisibilité des documents

L’archivage doit en outre respecter la Loi Informatique et Libertés


Agenda






Cocktail


L’ingénierie des infrastructures technologiques

Le rôle de l’intégrateur


IntégrationInfogérance de masters « Masterisation » en laboDéploiement automatisé

Assistance sur site

InstallationSécurisation, Consolidation

Audit de performancesMigration Systèmes

Migration SGBD

ArchitectureMise en oeuvreInterconnexion

Internet/IntranetSécurité - Audit

Maîtrise d’œuvre - Conduite de projetMaîtrise d’œuvre - Conduite de projetAssistance sur site - Support technique - Assistance sur site - Support technique -

Installation Stockage SAN, NAS

Sauvegarde Centralisée Mise en œuvre outils

d’administration,Audit de performances

La maîtrise de chaque composant des infrastructures

Stockage SauvegardeServeurs

Postes Clients

Lan / Wan

SAN

Clusters UNIX / MicrosoftRéplication de données

Conception de plans de repriseSur site ou externalisés

Haute DisponibilitéPlans de Reprise d’Activité

Cluster

Réplication


Le cycle de vie de l’information

Constat :Croissance des volumes de données Solutions de stockage toujours plus capacitivesDurée de stockage toujours plus longue Besoin de sécurité accru des infrastructures

Objectifs :Assurer la sécurité d’un volume de données croissant et donc coûteuxOptimiser le rapport entre la valeur de l’information et le coût de sa protection / stockage



Information Lifecycle Management :Automatisation intelligente du stockage et de l’archivage des données.Solutions et services visant à collecter, gérer, conserver et restituer les informations, suivant leur pertinence pour l’entreprise

Etapes de la vie de la donnée dans l’entreprise :Phase opérationnellePhase de transitionPhase d’archivage

Problématique :Répartir pour obtenir souplesse et performanceCentraliser pour la cohérence et la rentabilité



Mécanismes d’ILMHSM : Outil de gestion hiérarchique des donnéesSRM : Outil de gestion des espaces de stockageArchivage : Systèmes de conservation des données inactives

Stratégie d’ILMGarantir l’accès à long terme aux donnéesFaire évoluer les besoins de stockageContrôler le coût du stockageAssurer la conformité avec la réglementationContrôler et gérer l’augmentation du volume de données


L’archivage

Demande une réflexion spécifique :

sur la durée de conservation des données,

sur la cohérence des données conservées,

l'usage de supports économiques,

la duplication de sécurité...

=> CENTERA


Rôle de l’intégrateur technologique

Aide au choix et mise en œuvre d’une solution de HSM, SRM et Archivage.

Maîtrise de l’expansion et de l’extension des infrastructures de stockage ( TCO ).

Intégrer la solution d’archivage retenue à l’infrastructure existante.

Garantir la sécurité de l’ensemble de l’infrastructure (PRA)


Valeur ajoutée de CHEOPS TECHNOLOGY

Notre métier : La maîtrise de vos infrastructures

Connaissance de votre infrastructure / SIExpertise des technologies du marchéConseil sur la mise en œuvreCertifications constructeur


Quelques références


Agenda






Cocktail


Gestion du cycle de vie des contenus

La bonne plate-forme, au bon moment et à un coût acceptable

Opérations courantes, gouvernance et conformité

Évolution de la valeur des contenus

SAN NAS CAS

Capture

Création

Collaboration

Version

Gestion

Publication

Archivage Retrait

Réarchivage

Requête


RetranscriptionsVidéo-conférencesVidéos

Données génomiques

Archives gouvernementa-les

Journaux

Correspondance ManuelsDossiers médicaux

Documents

Archivage des e-mails

Dessins techniques

Images de chèques

Résultats d’essais cliniques

Données sismiquesFeuilles de calculSupports de formation

Données biométriques

Schémas directeurs

Livres

Instrumentation clinique

Images tomodensitomé-triques

Contrats

Données astronomiques

Conférences audio

Sauvegardes

Documents commerciaux

Originaux de CAO / FAO

L’archivage actif : la solution idéale pour les contenus fixes

Type d’informations le plus répandu : les contenus fixes

Des objets de données immuables présentant une valeur à long terme

Rapports mensuels

IRM

Revues de presse

Retranscriptions audio sur le Web

Livres blancs

Radios

PériodiquesDonnées protéomiquesPhotos satellite

Documents historiquesPhotos d’assurance Documents juridiques


Le retrait des données inactives du stockage principal permet de rationaliser les ressources de stockage et les serveurs de production

Réduction des besoins en sauvegarde et rationalisation de la gestion des informations

Authenticité du contenu

Utilisation de l’ILM et de

la consolidation

Accès universel

Évolutivité de l’entreprise

Accès en ligne rapide aux contenus, selon des standards prédéfinis Aucune contrainte de lieu, de temps, d’application ni de plate-forme

Autogestion pour juguler les frais de gestion Objets identiques stockés une seule fois

Possibilité d’extension massive du stockage jusqu’à plusieurs pétaoctets et des milliards d’éléments de contenu, desservant simultanément plusieurs applications

Architecture durable et évolutive

Garantie que le contenu n’est pas modifié Respect de la réglementation en vigueur et de la gouvernance

interne, le cas échéant

Caractéristiques d’un archivage efficace…

Une solution d’archivage efficace permet « d’activer » les contenus

Espace de stockage optimisé


Centera

Un stockage conçu pour l’archivage actif longue durée des contenus fixes

EMC Centera

Le premier système de stockage dédié aux contenus fixes au monde

Spécialement conçue pour l’archivage actif Assure l’accès en ligne aux contenus fixes

tout en garantissant l’authenticité des données, à l’instar des supports optiques, mais à un coût de propriété comparable à celui des archives sur bande

Centera pour les PME / PMI

Simple

Évolutif

Sécurisé


Avantages de l’adressage de contenu pour l’archivage actif

Frais de gestion supprimésAdresse indépendante de l’emplacement

Stockage optimiséObjets identiques stockés une seule fois

Intégrité garantieGarantie absolue de l’authenticité du contenu

Mise en œuvre des règles d’applications intrinsèques au stockage

Utilisation des métadonnées au niveau de l’objet

10


La base de données stocke l’adresse du contenu pour

référence ultérieure

Centera calcule l’adresse du

contenu (CA) et la renvoie à l’application

Le serveur d’applications envoie l’objet à Centera via le réseau IP

L’objet est créé et envoyé au serveur

d’applications

Fonctionnement de Centera

LAN CACACACA

Adressage de contenu

10001010 Empreinte

numérique Unique

au monde Indépendante

de l’emplacement

Algorithmed’adressagede contenu

Algorithmed’adressagede contenu

10111011


L’accès universel simplifie radicalement l’archivage

Centera

Aucune contrainte de lieu, de temps ni d’application, à partir de n’importe quelle plate-forme

API Centera

NFS

CIFS FTP

HTTP

Émulation


E-learning (1)DCI

ECM (59)Absolute Data Alliance AMCO Arcartus*Artis (ADA System)BCT*Beta Systems* CeSoft Ceyoniq*Clearstory / INSCI* COI D.Velop daa Systemhaus DocsFlow DocumentumEDS—PLM / UniGraphicseiStream (Identitech*)eiStream (Kovis)eiStream (ViewStar)* ELO—Digital Office Exigen FabaSoft FileNet ForcontHeilig & Schubert Hummingbird* HylandHyperWave*IBM*ImageNow

(Perceptive Vision)

Sauvegarde / Archivage / Workflow (50)

AAM* Amdocs*Anecon Anexinet* API Outsourcing Arkivio*Autonomy* AXS Technologies BancTec Boomerang Software CeDemension CIL Centros de

Informática S.A.* CitecCommvault Connected* CYA Data Strategies* Dolphin Software*Dorset Electro-ConcepFantastic Solutions*GFT Groupe STSGuidance Software HyperTrust IXOS LizardTech LuTech*KGS SoftwareMHM Computer s.r.o. *Micro Image Systems * Most PrlNetStorage

* Intégration avec Governance Edition** Lorsqu’il existe une prise en charge Comparex

Plus de 175 solutions intégrées Centera ISVECM (suite)

ImageRight IMTF—Informatic InfoCamere Informática El Corte Inglés*IQ DoqKnowledgeLake*MAAS MarcosInnovation* MDY*Meridio Mobius* New Vision Systems Novamens* OCEPDS ImageResolutions*RSDSaperionSER (DOXIS-ITA) Siemens BusinessServicesStellent* System Ware* Vignette* (Tower Tech)T-Systems

(ImageMaster) Union Information Unisys—Info Image* UPTIMEWindFire Technology Windream

Mainframe (2) BMC*GFS*

Passerelle mainframe (2) Bustech*Intercom**

Médias et spectacle / Surveillance (3)

OpenTextS4MVirage

Imagerie médicale (16)AGFA/Mitra AmicasDigital Healthcare DR Systems Dynamic Imaging Fuji Medical GE Healthcare* Insignia Medical Systems Kodak (VIPArchive) McKesson—PACSMedi-FaceMedcon* MergePhillips Siemens MedicalTeraMEDICA*

Pétrole et gaz (1) Enigma Data Systems*

Sauvegarde / Archivage / Workflow (suite)

Newell & BudgeNirvana Orchestria* OuterbayOxford Arch Digital*PBSPDS Image* Princeton Softech* ProxyQ-StarSenSageSeven Ten StorageSolixSynstar Tarmin Solutions Ltd.*Total Information Mgmt U-KnowVeritas

Centres d’appel (5) Dictaphone*Mercom*NICE Systems*Savatar*Verint*

Imagerie de documents /chèques (6)

AFS CSC EPSIIAImageSoft RDM CorpUnisys PIA

Messagerie électronique /instantanée (12)

Air Company Ltd.AmicusAxs One* CaminoSoftZantaz / Educom* Entelagent* FaceTime* iLumin* KVS Legato* Nexic* Tumbleweed*

Passerelles HSM / FS (8) AvalonCaminoSoft* FileTek InnoDigital Legato*Storage Switch* Storigen Triade

Récupération sur demande juridique / conformité (1)

OpenPages*

Sciences de la vie (3) Aurora InteractiveCellomics*Logiciels scientifiques


Contenu distribué en vue de la reprise après sinistre

Continuité d’activité et reprise après sinistre

Site B

Centera

LANWAN

Serveur d’applications

LAN

Site A

Centera


Sécurité : 3 niveaux distincts

Sécurité réseau• Pas de visibilité standard sur le réseau (pas de réponse au ping

par exemple) Sécurité des données

• Les données sont analysées en permanence• L’application a la charge de crypter ses données si besoin

Sécurité d’accès• Liste d’adresses IP autorisées• Liste des applications autorisées• Connexion de l’application par authentification sécurisée (clé

privée)• Uniquement via l’API


Les organismes de régulation demandent des années de rétention

FSA - SYSC

SEC 17ad-7

Sarbanes-Oxley

21 CFR Part 11

NARA Part 1234

HIPAA

eSign Act

SEC 17a-4

DoD 5015.2

ISO 15489-1

Common Criteria

BSI DISC PD 0008:1999

eGif

Data Protection Act of 1998

Freedom of Information Act of 2000

Public Records Office

UK Metadata Framework DICOM

Dublin Core

SEC 17a-3FERC Part 125

NASD 3010

NASD 3110

Rev. Proc 97-22

ISO 15489-2

MoReq

Interagency White Paper


En résumé : le meilleur de plusieurs mondes

En ligne, comme les disques WORM (Write Once, Read Many), comme les supports

optiques Coût total de propriété réduit, comme les bandes Avantage du CAS :

• Authenticité garantie et vérifiable • Suppression des doublons• Protection contre les changements technologiques• Autogestion, auto configuration, autoréparation

Système de stockage dédié aux contenus fixes EMC Centera


Agenda






Cocktail


Elément clé de la mise en oeuvre, la construction de “sa” trajectoire Selon le contexte:

• nature des échanges existants,

• maturité de l’entreprise et de ses partenaires,

• attentes (ROI, …),

la solution mise en oeuvre privilégiera un ou plusieurs des canaux d’entrée, une ou plusieurs solutions technique

Les principales questions • Mes motivations ? Mes attentes ?

• Entreprise multi-sites ou multi-entités ?

• Ma volumétrie ? Mon organisation ?

• D’où je pars ? Mon niveau de maturité vis-à-vis des prérequis ?

• Position de mes clients ? De mes fournisseurs ? Leur maturité ?

• Mes enjeux ? Mes moyens ?

• Comment bâtir un projet auto-porteur (ROI au rythme de l’investissement) ?

• Population concernées dans l’entreprise ?

• Impacts organisationnels et conséquences sociales ?

• Quels changements du modèle d’organisation (central, réparti, externalisé, …)


Principales étapes d’un projet de dématérialisation et de traitement automatique de documents Selon la situation et l’ambition de l’entreprise, un projet comprend un ou

plusieurs des volets suivants:• Réorganisation des processus et alignement des pratiques

• Conception et mise en œuvre d’une solution d’automatisation, électronique

• Workflow procédural

• Mise en place (le cas échéant) d’un centre de traitement partagé

• Organisation et accompagnement du changement

L’élaboration et la mise en opération d’une telle solution nécessite une progression, chaque niveau étant souvent un pré-requis du suivant

• Organisation en réseau

• Harmonisation du processus / standardisation des pratiques

• Centralisation

• Automatisation

• Services partagés (CSP)

• Voire externalisation

Une mise en oeuvre réussie passe par un déploiement progressif (pilote, généralisation, … ) en accord avec la capacité de monter en puissance de l’entreprise


Retours d’expériences

Les erreurs à éviter Négliger l’importance des aspects organisationnels

• Impacts de la centralisation des traitements• Accompagnement du changement, …

Essayer de construire d’emblée la solution idéale, couvrant dès le début le périmètre complet de l’entreprise (toutes les entités, tous les types de documents, tous les partenaires, …).

• Poids de l’adhésion des clients, fournisseurs ou autres partenaires• Durée du ROI• Impact des situations intermédiaires (gestion de plusieurs processus de traitement

différents en parallèle).

Ne pas séparer, dans la trajectoire• l’automatisation du processus de traitement interne (la première étape)

• et la prise en compte des aspects légaux et fiscaux, à traiter ensuite dans un volet dématérialisation fiscale, avec les dispositions particulières touchant l’archivage).


Face à cette situation Capgemini a construit une offre de service dédiée pour répondre aux différents niveaux d’attentes de ses clients.

En amont d'un tel projet:• Etude d'opportunité (diagnostic)

• Etude de cadrage (organisationnelle, technique) calcul de ROI, trajectoire projet.

• Conseil et expertise (archivage légal, centre de service partagé, externalisation (BPO), réorganisation et refonte du processus, …

• Choix d'outils

En aval:• AMOA dématérialisation

• Conception de workflow procédural

• Assistance à la mise en place de Centre de Service Partagé

• Conception et mise en oeuvre de solutions (Edition électronique, LAD/RAD, Archivage électronique, …)

• intégration globale (fonctionnelle et S.I.)

• Accompagnement du changement / Support opérationnel

Conseil /Etude

Intégration

Services

La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution.

Capgemini est en mesure d’accompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur

situation et compatible avec leurs possibilités.

La mise en œuvre d'une solution de dématérialisation ne se limite pas à la simple connexion à une solution.

Capgemini est en mesure d’accompagner ses clients aux différentes étapes de leur projet et notamment dans la construction de la trajectoire adaptée à leur

situation et compatible avec leurs possibilités.


Agenda






Cocktail

Nous vous remercions pour votre attention