© 2010 kpmg s.a., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre...

© 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de © 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse. cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse.

Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interneTous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne11

KPMG AUDIT

C

Manuels de Procédures

Atelier de démarrage PIRAM



1 Objectif d’un manuel de procédures

Description et définition des outils et méthodes de gestion devant permettre l’exécution d’une entité.

Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre d’évolution d’une entité.

Document de référence pour tous les opérateurs (institutions gouvernementales, ONG, bailleur de fonds, unité de gestion, etc.)



2 Définitions : 1/4

Concept Définition

Accord de prêt

Document contractuel signé entre le représentant de l’Emprunteur (République de la RDC) et le FIDA et définissant le montant et les conditions d’utilisation du prêt accordé par le FIDA àl’emprunteur, les modalités d’exécution du programme, objet du prêt, et les devoirs et obligations de chacune des parties, et diverses dispositions relatives au prêt.

Année fiscaleL’année fiscale du PIRAM correspond à l’année calendaire (1er janvier au 31 décembre).Le 1er exercice fiscal démarre à la date de mise en vigueur du prêt.



Définition : 2/4

Codification comptable

Imputation des transactions financières et comptables effectuées par le programme dans les comptes analytiques, budgétaires et comptables appropriés selon les modalités et règles définies dans le présent manuel. La codification comptable contient en outre les codes de composante, sous composante, activité, et zone du programme , catégorie de dépenses et source de financement.

Compte de prêt

Compte ouvert par le FIDA au nom de l’Emprunteur et dans lequel est versé le montant du principal du prêt. De la date d’entrée en vigueur jusqu’à la date de clôture du prêt, l’Emprunteur peut solliciter auprès du FIDA des retraits du compte de prêt pour les dépenses autorisées conformément aux dispositions de l’accord de prêt.



Définition : 3/4

Compte de Projet

Compte courant libellé en USD ouvert par le Ministère de l’Agriculture auprès d’un établissement bancaire de la RDC dans le but d’y déposer les fonds représentant la contribution de l’Emprunteur au programme .

Compte Spécial

Compte libellé en dollars US ouvert par l’Emprunteur auprès d’un établissement bancaire commercial en RDC et servant au financement du programme . Les retraits de fonds effectués sur le Compte de Prêt sont versés sur le Compte Spécial, qui sert à alimenter le Compte d’Opérations à partir duquel sont effectuées les dépenses.



Définition : 4/4

COSTAB Logiciel informatique utilisé par le FIDA pour l’estimation des coûts du programme et l’établissement des projections financières lors de l’évaluation du programme.


Tous droits réservés. Imprimé en France. A usage interneTous droits réservés. Imprimé en France. A usage interne

Chapitre 1. Cadre organisationnel

77

Structure du programme

Description et modalités d’exécution du programme

Supervision et suivi du programme

Cadre juridique, règles et procédures



Annexes au Chapitre 1

1 Financement du programme

2 Fiche synthétique du programme

3 Partenaires au programme

4 Structure organisationnelle

5 Documents de référence et autres informations

88



Chapitre 2. Administration

99

Unité de Coordination du programme(UCP)

Règles et fonctionnement du bureau

Gestion du courrier

Systèmes d’information et de communication

Archivage des documents

Déplacements officiels




1 Organigramme du programme

2 Descriptions des postes

3 Planning annuel du personnel

4 Classification des documents

5 Système de classement

1010

6 Plan annuel de voyage

7 Demande d’ordre de mission

8 Estimation des coûts de mission

9 Demande de remboursement des frais de mission



Chapitre 3. Gestion du Personnel

1111

Types de contrats

Sélection du personnel de programme

Rémunération et avantages du personnel du programme

Recrutement du personnel du programme

Administration du personnel du programme

Obligations du personnel et mesures disciplinaires

Fin de contrat

Personnel temporaire

Consultants individuels




1 Plan annuel des ressources humaines 2 Avis de vacance de poste3 Grille d’évaluation des candidatures4 Grille de sélection du personnel5 Catégories salariales et grille de rémunération 6 Modèle de contrat – personnel du programme7 Fiche de renseignements 8 Dossiers individuels 9 Demande de congés

1212

10 Fiche de suivi des congés 11Fiche d’évaluation des performances12 Fiche de fin de contrat 13 Requête pour assistance temporaire14 Modèle de contrat – personnel temporaire15 Fiche de paiement d’honoraires – consultants et personnel temporaire16 Modèle de contrat – consultant individuel 17 Fiche d’évaluation – consultant et personnel temporaire



Chapitre 4. Gestion des biens

1313

1Définitions

2Suivi des immobilisations

3Maintenance et sécurité

4Véhicules du programme

5Cession d’immobilisations

6 Gestion des stocks




1414

4.1 Registre des immobilisations 4.2 Système de codification des immobilisations 4.3 Liste de biens par affectation 4.4 Fiche de prêt de matériel 4.5 Liste d’inventaire 4.6 Durée d’amortissement des biens 4.7 Autorisation de sortie de matériel 4.8 Carnet de bord des véhicules du projet 4.9 Fiche de suivi des véhicules du programme4.10 Fiche de cession 4.11 Fiche de suivi et état récapitulatif des stocks



Chapitre 5. Passation de Marchés

1515

5.1 Généralités 5.2 Programmation des acquisitions 5.3 Demande d’achat 5.4 Spécifications techniques et termes de référence 5.5 Consultation des fournisseurs 5.6 Sélection des fournisseurs 5.7 Attribution des marchés et élaboration des contrats 5.8 Suivi des contrats 5.9 Livraison des biens, travaux et services




1616

5.1 Modalités de passation de marchés 5.2 Matrice de responsabilités pour les passations de marché 5.3 Plan d’acquisition des biens et services 5.4 Demande d’achat 5.5 Critères génériques d’évaluation des propositions techniques 5.6 Modèle de grille d’évaluation des propositions techniques 5.7 Modèle de contrat de fourniture de biens5.8 Modèle de contrat de travaux 5.9 Modèle de contrat de services 5.10 Bon de commande 5.11 Registre des contrats 5.12 Rapport d’inspection et de réception



Chapitre 6. Gestion financière

1717

6.1 Généralités 6.2 Processus budgétaire 6.3 Engagement de dépenses 6.4 Décaissements 6.5 Mobilisation des fonds (FIDA et contrepartie)6.6 Rapports financiers




1818

6.1 Codification des opérations financières6.2 Planning d’élaboration du PTBA 6.3 Format de budget 6.4 Affectation des fonds du prêt par catégorie de dépenses 6.5 Etat de suivi budgétaire mensuel 6.6 Registre des chèques distribués6.7 Demande de retrait de caisse 6.8 Fiche d’inventaire physique de caisse 6.9 Suivi des décaissements 6.10 Check-list pour la préparation des DRF et DPD 6.11 Etat de reconstitution du compte spécial 6.12 Check-list pour le contrôle des DRF et DPD 6.13 Suivi des DRF et remboursements du FIDA



Chapitre 7. Procédures comptables

1919

1 Règles et principes comptables

2 Système d’information et organisation de la fonction comptable

3 Procédures de comptabilisation des opérations

4 Schémas comptables pour les différentes catégories de dépenses

5 Clôture des comptes (mensuelle et annuelle)

6 États financiers et Audit des comptes




2020

1 Plan comptable général

2 Modèle de fiche d’imputation

3 Schémas d’écritures comptables

4 Check-list pour la clôture des comptes



Je vous remercie !