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Yaël Grange-Lavigne / HR-SPS-OP Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009
1. Objectifs et bénéfices attendus2. Processus d’envoi des formalités3. Lettre de formalités de départ personnalisées4. Fiche de contrôle de départ sur EDH5. Droits d’accès / Overview6. Situations particulières7. Questions - Réponses
Formalités de départ personnalisées
FORMALITÉS DE DÉPART PERSONNALISÉES Réunion du groupe GS-SI / 17 septembre 2009 page 2
Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Objectifs & bénéfices attendus
Générer les circuits de départ personnalisés• pour tous les membres du personnel (sauf enfants de MoP - CHILD)
• en utilisant les informations contenues dans les bases de données du CERN
Réduire les visites inutiles dans les services spécialisés Améliorer le suivi des formalités de départ Supprimer :
• l’impression et l’envoi de documents / papier• le classement des lettres et circuits de départ• la saisie des adresses privées
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès /des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Processus d’envoi des formalités Membres du personnel payés (sauf SUMM)
• Réception du PAF de terminaison par le Bureau des dossiers• Confirmation de départ dans Oracle HR• Envoi automatique d’un e-mail final lien sur les formalités de
départ personnalisées
Etudiants d’été• Envoi d’un e-mail final 1 semaine avant la fin du contrat
lien sur les formalités de départ personnalisées
Utilisateurs et Attachés non payés• Envoi d’un e-mail automatique 28 jours avant la fin du contrat
lien sur les formalités de départ personnalisées
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès /des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Générée automatiquement selon les conditions de départ enregistrées dans Oracle HR(voyage, déménagement, réinstallation, chômage, etc.)
Rassemble des informations personnalisées ≠ visites obligatoires
Remplace la lettre finale Générée dans la langue préférée du membre du
personnel Enregistrée dans AisMedia Contient le lien sur la fiche de contrôle de départ / EDH
Lettre de formalités de départ personnalisées - pdf
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDH
Générée automatiquement selon les informationscontenues dans les différentes bases de données du CERN
Visites & formalités administratives obligatoires
Affichée dans la langue préférée selon les préférences EDH du membre du personnel
Données rafraîchies quotidiennement
Automatiquement clôturée 1 semaine après la fin du contrat, en cas de formalités incomplètes.
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Critères d’affichage
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDH Le membre du personnel : Complète : - sa future adresse privée (si différente)
- son adresse e-mail personnelle Transfert dans O*HR à la fin du contrat
Possibilité d’imprimer une feuille de route
Accomplit les formalités comme indiqué dans sa fiche de contrôle de départ
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDHLes services visités (inclus la bibliothèque) :
Peuvent indiquer des commentaires dans la fiche EDH Les signatures successives sont enregistrées
Peuvent utiliser un lecteur de code-barres : pour rechercher la fiche de contrôle de départ pour signer la fiche de contrôle de départ
Vérifient l’accomplissement des formalités de départ
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDH
DAOs : Renseignent le membre du personnel sur les formalités de départ
Rôles spécifiques :
GAOs : Vérifient la restitution du matériel du groupe ou département (matériel, portables, casques etc…)
Dernier service :
- Contrôle l’accomplissement
des formalités de départ- Valide la totalité des
formalités, même si un service n’a pas signé.
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Fiche de contrôle de départ sur EDHRôles spécifiques (suite):
Le bureau des dossiers :
- Service expéditeur de l’e-mail final ([email protected])
- Peut rééditer la lettre de départ en cas de problème(dans ce cas, toutes les lettres sont stockées dans AisMedia)
- Dispose d’un outil de mise à jour du contenu (texte, numéros de bureaux et de téléphone, etc.)
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Droits d’accès / OverviewLes droits d’accès sont gérés par les ‘e-groups’- Soit dynamique (selon unité organique)
- Soit statique (liste de personnes, mise à jour par chaque service)
Pour les DAOs et les GAOs, l’accès est basé sur le rôle
Récapitulatif
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Objectifs Processus d’envoi Lettre de formalités Fiche de contrôle de Droits d’accès / des formalités de départ personnalisées départ sur EDH Overview
Exemple de fiche de contrôle de départ / EDHhttp://ais.web.cern.ch/ais/projs/forms/Termination/exemple.pdf
Plan de mise en oeuvre1ère phase : membres du personnel payés octobre
2009
2ème phase : utilisateurs janvier 2010
3ème phase : étudiants d’été
été 2010
Questions/Réponses