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XML sur le poste de travail avec

Microsoft® Office System

Révolutionnez la productivité de vos utilisateurs grâce aux documents XML, aux schémas XML personnalisés et aux documents dynamiques.

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XML sur le poste de Travail avec Microsoft® Office System

Date de publication : Version du produit : Révisé par : Informations récentes :

Auteur :

Septembre 2004 Microsoft Office 2003 Equipe Produit Office Microsoft France www.microsoft.com/france/office Eric Mijonnet - Calipia

Table des matièresPréface ........................................................................................................... 1 Introduction.................................................................................................... 3 XML dans la plate-forme Microsoft Office ........................................................ 4

Pourquoi XML ?............................................................................................. 4 Les bénéfices de XML sur le poste de travail...................................................... 6

Publication des formats de fichiers XML de la plate-forme Office...................... 6 Utilisation de schémas XML personnalisés .................................................... 7 Les documents dynamiques ..................................................................... 10

Caractéristiques des différentes applications ................................................... 12 Word 2003 ............................................................................................ 13 Excel 2003 ............................................................................................ 15 InfoPath 2003........................................................................................ 17 XML dans les autres applications de la plate-forme Office............................. 19

XML en action : Scénarios d’usage................................................................. 21 Santé : l’institut Bergonié informatise son service social .................................. 21 Finance: une grande banque française optimise sa gestion de la relation client .... 22 Industrie : un grand industriel français refond les applications de ses forces de ventes ....................................................................................................... 23 Secteur Public : développement de e-procédures dans l’administration ............... 25 Professions juridiques: InfoLib intègre sa solution applicative dans Word 2003..... 26

Comment s’y mettre ? ................................................................................... 27 Intégrer Office 2003 dans un environnement Office hétérogène ......................... 27 Quelle démarche projet pour apporter XML sur le poste de travail ?.................... 28

Les questions les plus fréquentes.................................................................. 29 Le support de XML dans la plate-forme Office est-il ouvert ?.............................. 29 XML et la sécurité ? ..................................................................................... 31 Interopérabilité entre les plates-formes applicatives du marché ......................... 31 Quelle interopérabilité avec les versions précédentes de Microsoft Office ?........... 32 Quelles implémentations de XML dans les différentes versions Office ?................ 33

Annexes........................................................................................................ 34 Annexe 1 : schémas de référence XML d’Office 2003 ........................................ 34 Annexe 2 : description de l’environnement Office System ................................. 35 Annexe 3 : récapitulatif des standards XML supportés dans l’environnement Office System...................................................................................................... 36 Annexe 4 : fonctionnalités et bénéfices des documents dynamiques ................... 37

Glossaire....................................................................................................... 38 Informations complémentaires ..................................................................... 38

XML sur le poste de travail 1

Préface

Jean Paoli, architecte XML chez Microsoft, est l’un des co-créateurs du standard XML 1.0 du World Wide Web Consortium (W3C). Après avoir joué un rôle de premier ordre dans la communauté SGML (Standard Generalized Markup Language) dès 1985, en particulier à l'INRIA, Jean Paoli a rejoint Microsoft en 1996 afin, dans un premier temps, d'en définir la stratégie XML, puis d’intégrer ces technologies dans Internet Explorer et Windows. Il travaille maintenant au sein des équipes de développement Microsoft Office, dont il coordonne les efforts XML.

Trouver un moyen de décrire le sens de l’information contenue dans un document a été au centre de la réflexion de la communauté XML depuis près de 20 ans, quand la technologie du moment était encore SGML (Standard Generalized Markup Language).

Au sein de cette même communauté, nous avons longtemps cru que si nous pouvions séparer le contenu principal de la présentation d’un document, alors les utilisateurs seraient à même de baliser leurs documents avec des éléments signifiants à leurs yeux. Aujourd’hui, grâce à XML, un utilisateur peut par exemple baliser dans sa lettre le nom, l’adresse, l’objet et tout autre champ qu’il a besoin de définir. Un hôpital peut légitimement exprimer le besoin de décrire l’information de façon entièrement différente d’une banque ou d’une compagnie d’assurance. En rendant possible la capture de l’information sous une forme plus structurée, et en préservant la sémantique, nous permettons aux organisations de gérer leur patrimoine informationnel d’une façon répondant à leurs besoins propres.

Chez Microsoft, nous avons effectué un travail particulièrement intensif pour apporter tout le potentiel de XML entre les mains du plus grand nombre, en implémentant cette technologie dans Office.

Le support de XML dans les différentes applications la version 2003 de Microsoft Office signifie qu’elles peuvent maintenant créer, voir et éditer des données structurées provenant de systèmes hétérogènes, ce qui permet l’archivage, l’indexation et les échanges entre plates-formes d’horizons différents. En créant des modèles de données spécifiques, ou « schémas », les architectes peuvent personnaliser la structure des données, facilitant la recherche et la réutilisation des patrimoines d’informations critiques des entreprises, tout en améliorant la productivité des utilisateurs.

Nos clients ont maintenant la possibilité de sauver tout document Word, ou toute feuille de calcul Excel, en XML, ce qui permet à ces documents d’être ensuite lus, ou écrits, par n’importe quelle application, sur n’importe quelle plate-forme, au travers de tout type de périphérique. Ils ont également la possibilité de rassembler et agréger de l’information en créant des formulaires Microsoft InfoPath 2003.

Pour assurer un accès et une disponibilité la plus large possible, Microsoft offre, sous la forme d’une licence libre de tous droits, une documentation complète, ainsi qu’une description exhaustive des schémas de références XML d’Office 2003, basée sur les schémas XML du W3C.


Les schémas de référence incluent WordprocessingML (Microsoft Office Word 2003), SpreadsheetML (Microsoft Office Excel 2003), FormTemplate (Microsoft Office InfoPath 2003) et enfin DataDiagramingML pour Microsoft Office Visio 2003.

Une personne peut maintenant, par exemple, créer une lettre, et l’envoyer au format XML à une entreprise ou un service public, ce qui facilitera l’archivage long terme, l’indexation, dans un environnement informatique par essence hétérogène et mouvant.

Mais aussi significative que soit cette possibilité, un bénéfice encore plus innovant réside dans le fait que les entreprises peuvent maintenant créer leur propres schémas XML métier, définir la structure et le type de données de chaque élément d’un document, et au final échanger l’information résultante avec ces propres clients et partenaires, sans souci de format.

Cette capacité ouvre tout un champ de possibilités, non seulement pour les utilisateurs finaux, mais aussi pour les organisations elles-mêmes, car elles peuvent dorénavant capturer et réutiliser l’information critique, auparavant perdue ou sous-utilisée.

Je suis fier des très bons feedbacks que nous avons reçu de la part de la communauté XML à propos de Microsoft Office 2003 et de l’avancée de XML sur le poste de travail.

Nos travaux représentent une avancée significative par rapport à ce qu’espérait la communauté XML depuis longtemps.

Jean Paoli


Introduction

La maîtrise de l’information est une préoccupation primordiale des organisations, confrontées à des besoins métiers de plus en plus exigeants, et reposant sur la dématérialisation des échanges documentaires et de processus complexes, ou la réutilisation et la rentabilisation des informations existantes.

Or, si les entreprises abritent des gisements d’informations en croissance permanente, leur mise en valeur reste par contre particulièrement complexe, … et bien souvent perfectible ! Décloisonner les îlots d’informations, fluidifier les échanges, faciliter l’interopérabilité des applications exploitant les données, deviennent alors des chantiers stratégiques pour les directions des Systèmes d’Information.

Cette « urbanisation » doit s’effectuer en respectant la variété des canaux de production de ce véritable patrimoine : données brutes rassemblées depuis des sources diverses par les systèmes opérationnels, documents édités et partagés par les utilisateurs depuis leur poste de travail, messages électroniques échangés à l’échelle de l’entreprise.

A ce sujet, le Gartner Group constate (« the Knowledge Worker investment paradox » - 2002) que 50 à 75% de l’information pertinente reçue aujourd’hui par les utilisateurs provient d’autres utilisateurs, et non du back-office de l’entreprise.

Cet état de fait reflète la séparation entre les patrimoines documentaires et données des organisations, avec, à la clé, les problèmes liés à :

• La création d’îlots documentaires, difficiles à faire interopérer avec les autres sources de données du Système d’Information.

• Le manque d’intégration des outils de productivité usuels aux applications de l’entreprise.

En mettant XML au cœur de la plate-forme Office, Microsoft vise à réconcilier données et documents, positionnant ainsi le poste de travail au carrefour de la publication, de l'intégration et des échanges avec l’ensemble du Système d’Information.

C’est l’ensemble de ces enjeux et principes techniques que nous allons maintenant découvrir, tout au long de ce livre blanc.


XML dans la plate-forme Microsoft Office

Pourquoi XML ?

Les entreprises disposent aujourd’hui de méthodes rodées pour le traitement de certains types de données, telles que les données numériques ou certaines données métiers très structurées. Il n’en va pas de même pour les documents, messages électroniques, feuilles de calcul créés par les utilisateurs, dont la réutilisation pose de facto un certain nombre de problèmes :

o Obligation de rechercher l’information via des outils hétérogènes, reflétant le cloisonnement des îlots de données : système de messagerie, gestionnaire de fichiers, outils bureautiques, etc.

o Recours par les utilisateurs à des opérations de copier/coller, d’importation, pour extraire la donnée de son contexte initial, et l’insérer dans son contexte de destination.

Dans bien des cas, cette rigidité est intrinsèque au format même de l’information créée par les outils de productivité. Par exemple, et jusqu’à présent, le format d’un document bureautique est avant tout un format de présentation : en conséquence, l’exploitation d’une donnée incluse dans un document - pour le bénéfice d’une application métier - implique la nécessité de son extraction hors de son contexte de présentation.

Conçu dans le sillage de SGML, XML peut aider à résoudre ce type de problèmes, en se basant sur des principes fondateurs paradoxalement assez simples :

• Format universel de données, indépendant de la plate-forme : un fichier XML est avant tout un fichier texte, lisible directement sous n’importe quel éditeur, sur n’importe quel système : vi sous Unix, DCF sur IBM/VM, Microsoft Word sous Windows, etc.

• Information facilement manipulable, et réutilisable, grâce à sa lisibilité universelle encore une fois, mais aussi parce qu’un fichier XML se suffit à lui-même pour décrire l’information qu’il contient ; Les balises encadrant chaque fragment d’information sont signifiantes, au sens métier. Tout le monde peut ainsi créer de nouvelles balises, pour décrire son information. Enfin, le langage XML se prête parfaitement à la description d’informations semi structurées, qui caractérisent en premier lieu le monde documentaire (voir schéma 1).

• Échange aisé de données entre systèmes hétérogènes : la sémantique de l’information (les balises) voyageant avec l’information elle-même, on peut dorénavant transformer facilement l’information, trouver des correspondances entre tels et tels fragments, en changer la signification lors d’un échange entre systèmes.


Figure 1 : exemple d’information semi structurée, définie par des balises personnalisées

Alors que le fichier XML présenté ci-dessus nous donne un aperçu concret de la méthode par laquelle il sera possible d’extraire une information indépendamment de son contexte de présentation (une innovation), il est important de noter que la présentation de l’information (italique, gras, etc.) peut être elle aussi représentée par un schéma XML. Nous reviendrons en détail sur ce point ; en attendant, il est critique de bien comprendre qu’afin d’utiliser et réutiliser des données, celles-ci ont besoin d’être définies, non pas leurs élément de présentation.

Même si le standard XML est relativement récent (1er version en novembre 1996, puis la publication de ses spécifications finales en février 1998 par le W3C), ses différentes promesses ont conduit à son acceptation aujourd’hui quasi-généralisée au niveau de l’infrastructure des entreprises :

• Les serveurs de données : l’ensemble des principaux acteurs du marché des bases de données et serveurs applicatifs ont aujourd’hui intégré XML au cœur de leurs offres produits.

• La connectivité : les Web Services XML permettent d’intégrer des systèmes applicatifs hétérogènes, au-delà du choix de telle ou telle architecture applicative J2EE ou .Net, où au-delà des frontières formelles du Système d’Information. La garantie de l’interopérabilité Web Services est prise en charge par le WS-I (Web Services Interoperability organization), au sein duquel se sont rassemblés plus de 150 acteurs du monde informatique, dont Microsoft et IBM.

De fait, XML n’est en aucun cas un effet de mode, mais bien un mouvement de fond au sein des entreprises, comme le soulignait Morgan Stanley dès février 2002, après avoir interrogé les Directeurs Informatiques des « Fortune 1000 » américains : selon 71% d’entre eux, XML était déjà, à cette époque, un standard stratégique d’intégration !


L’évolution de la plate-forme Office s’inscrit dans le prolongement de ces réflexions ; Par son biais, XML prend pied aujourd’hui sur le poste de travail avec plusieurs objectifs stratégiques :

• Offrir une vision unifiée de l’information, pour réconcilier le monde du document et le monde de la donnée : la séparation naturelle donnée/présentation des modèles documentaires XML de la plate-forme Office, permet enfin de décloisonner les deux mondes historiques du documentaire et de la « donnée » d’entreprise, et d’en faciliter les échanges.

• Intégrer les applications Office avec celles du Système d’Information : sans toucher à l’apparence des outils usuels offerts aux utilisateurs, il devient possible de les intégrer réellement avec les applications métiers, sur la base d’une circulation bout en bout de l’information, au format XML. Offrir Word 2003 ou Excel 2003 comme application frontale d’un ERP ou d’une application de CRM est dorénavant non seulement possible, mais recommandé, pour capitaliser d’une part sur l’acceptation par les utilisateurs des outils historiques du poste de travail, et d’autre part sur la richesse des investissements métiers de l’infrastructure.

Les bénéfices de XML sur le poste de travail

La mise à disposition de XML au sein des outils Office se traduit par une succession de scénarios techniques et fonctionnels, le plus souvent cumulatifs, vus comme autant de sources de bénéfices par les organisations.

Avant d’en décrire les différents possibilités, il est essentiel de rappeler l’importance de l’utilisateur : à aucun moment, celui-ci ne doit être affecte dans l’utilisation de son outil de travail par la technicité de XML. Le seul impact, positif, sera une meilleure prise en compte de ses besoins métiers au sein des outils familiers.

En cela, la plate-forme Office se distingue radicalement des autres éditeurs XML du marché : en concevant chaque élément de cet environnement, Microsoft s’est attaché à concevoir des outils à double visage : par exemple, Word 2003 reste le traitement de texte favori des utilisateurs, tout en devenant par ailleurs un puissant éditeur XML, du point de vue de l’architecte de solutions.

Publication des formats de fichiers XML de la plate-forme Office

Le premier scénario d’usage de XML porte sur l’ouverture des formats documentaires des éléments de la suite bureautique Microsoft Office.

Les entreprises ayant déjà investi dans des versions précédentes de Microsoft Office vont maintenant pouvoir profiter de l’ouverture des formats de fichiers XML de Microsoft Office Word 2003 (WordprocessingML), Microsoft Office Excel 2003


(SpreadsheetML), Microsoft Office InfoPath 2003 (FormTemplate) et Microsoft Office Visio 2003 (DataDiagramingML) :

Ces formats de fichiers, basés sur les schémas XML du W3C, sont dorénavant disponibles, ainsi que les conditions d’utilisation, à l’adresse http://www.microsoft.com/office/xml/default.mspx.

Le 25 mai 2004, un groupe d’experts de l’Union Européenne, dans le cadre du programme « Interchange of Data between Administrations (IDA)” a rendu un rapport sur l’usage de formats documentaires ouverts entre gouvernements ; Ce rapport, avalisé par le comité européen TACs (Telematics between Administrations Committee), intègre le schéma XML de Word 2003 dans sa recommandation d’usage des formats bureautiques ouverts (http://europa.eu.int/ISPO/ida/jsps/doc.jsp?2387).

Ce premier scénario d’usage de XML dans la plate-forme Office reflète le besoin exprimé par l’industrie d’une ouverture des formats historiques des documents Office, dans le cadre d’une utilisation bureautique, afin d’offrir :

• Une lisibilité du contenu créé par les éléments de la suite,

• Une pérennisation du patrimoine documentaire, du fait de son indépendance vis-à-vis de l’outil ayant servi à sa création.

• La possibilité de créer librement un logiciel capable de lire et d’écrire des fichiers selon l’un des formats énumérés ci-dessus (formats libres de tous droits).

Parmi les caractéristiques de ces formats ouverts, on peut citer :

• Un document Word (ou Excel, ou Visio), créé selon le format historique pourra être sauvegardé sans perte selon le format XML WordprocessingML, depuis Word 2003. L’opération inverse est possible à tout moment, garantissant la circulation des documents au sein d’un parc logiciel Microsoft Office hétérogène.

• Les documents générés sont lisibles par n’importe quel éditeur de texte.

• L’information contenue dans les documents peut être extraite de sa présentation et/ou transformée, notamment en recourant aux transformations XSLT.

Nous présentons en annexe 1 une description plus complète de ces schémas, ainsi que quelques exemples simples.

Utilisation de schémas XML personnalisés

Historiquement, les formats de fichiers des suites bureautiques, qu’ils soient propriétaires ou non, ont tous été orientés « présentation ». Si l’on prend ainsi l’exemple d’un modèle de document Word, le « normal.dot » a essentiellement pour objectif de préserver les choix de style et de mise en forme en phase d’édition.

Un tel choix a bien sûr de nombreux avantages, en terme de productivité, de garantie d’homogénéité du contenu créé par les utilisateurs, etc.


Par contre, l’information ainsi créée se trouve encapsulée dans des documents complètement décorrélés de tout référentiel métier.

Pour résoudre ce défaut, les utilisateurs de la plate-forme Office ont maintenant la possibilité d’associer en complément du modèle de présentation du type WordProcessingML pour Word 2003, un modèle métier XML aux documents Office

Figure 2 : schéma XSD personnalisé balisant une lettre sous Word 2003.

Pour comprendre le potentiel de ce changement technologique, quelques explications sont nécessaires :

Un modèle de document XML pour Office 2003 est décrit selon un schéma XML personnalisé, qui permettra de valider la donnée saisie : par exemple, dans une lettre tapée sous Word 2003, le champ « code postal » sera toujours de type numérique, et est décrit comme tel dans le schéma XSD décrivant le modèle de lettre type (voir figure 2).

La présentation de l’information au sein de l’outil de productivité s’effectue par application d’une transformation XSLT personnalisée, ou bien de l’application du schéma WordProcessingML par défaut (voir figure 3, page suivante).


Figure 3 : application d’une transformation XSLT personnalisée sous Word 2003

Du fait du recours aux schémas XML du W3C, prévoyant la notion d’espace de noms, plusieurs schémas métiers peuvent être cumulés au sein du même document.

La présentation peut être séparée de la donnée lors de la phase de sauvegarde (voir ci-contre), ou d’ouverture du document. Par exemple pour sauvegarder l’information saisie dans une base de données XML, ou dans un applicatif métier, par le biais - pourquoi pas – de Web services XML, et cela directement depuis l’application Office !

Les nouveaux outils du poste de travail peuvent ainsi être utilisés comme frontaux de bases de données, ou d’applicatifs métiers : nous sommes ici bien loin d’une utilisation purement bureautique des outils, avec à la clé une valorisation importante des investissements effectués par les entreprises autour de Microsoft Office.

Nous reviendrons sur le rôle important des transformations XML, lors de la description des différents éléments de la plate-forme Office.

Pour illustrer ces concepts par une analogie, on peut retenir qu’un document est l’image résultante d’un système de calques : le calque du dessous représente l’information, celui du dessus la présentation, et l’on peut intercaler des calques intermédiaires, en nombre indéterminé, pour représenter les schémas XML personnalisés, permettant de valider l’information saisie, et la structurer.

Jusqu’où va l’analogie ? Tout comme dans un vrai système de calques, on peut à tout moment extraire le calque de donnée (sauver sous XML, donnée seules), ou en


transformer le visuel (grâce aux transformations XSLT), ou modifier sa signification (encore via une transformation lors de la sauvegarde).

En résumé, quel est l’enjeu du thème « XML dans la plate-forme Office » ? Ce n’est ni plus ni moins que de rendre accessible le potentiel technique des technologies XML aux utilisateurs non informaticiens, directement au sein de leur outils usuels, sans en modifier l’apparence, et en gommant toute référence technique. Un document bureautique peut dorénavant être sauvegardé en XML de 3 manières différentes :

• Avec son visuel standard (codifié selon l’un des schéma Office).

• En ne conservant que les données, si le document initial est balisé avec un schéma métier personnalisé.

• En subissant une transformation (XSL).

Les documents dynamiques

XML offre un potentiel exceptionnel pour simplifier l’automatisation des tâches associées à un document. Créer des documents tels que des rapports, feuilles de calcul, et formulaires, et les baliser par des schémas XML (cachés aux utilisateurs) permet aux développeurs de construire des solutions qui reconnaissent la structure et le sens du contenu au sein de ces documents, et de répondre dynamiquement aux actions et sollicitations des utilisateurs. L’intelligence de l’application peut aussi être utilisée pour valider l’information lors de sa saisie, prévenant bon nombre d’erreurs humaines.

Afin de permettre l’exploitation intelligente, mais surtout transparente a l’utilisateur, la suite Office a introduit une innovation importante avec le volet programmable dans les diverses applications, en complément du support des balises actives. Le volet permet non seulement au développeur de créer des éléments contextuels au sein des documents dynamiques, mais aussi de rendre disponible des fonctions de recherche exploitant XML et les Web Services.

Pour une entreprise, les documents dynamiques ont pour objectif d’intégrer la logique des applications métiers au contenu d’un document Microsoft Office Word 2003 ou Microsoft Office Excel 2003, par le biais d’actions personnalisées visibles des utilisateurs dans le volet Office.

Ils contiennent une logique de programmation qui définit le mode d’utilisation des documents et contrôle la façon dont les données de ces documents peuvent être manipulées : la position du curseur dans un document se traduit par une position dans un élément précis du schéma métier ; par déclenchement d’un événement associé (XML DOM), on peut démarrer contextuellement une action, dont l’interface utilisateur pourra être affichée dans le volet Office, dorénavant entièrement dynamique.


Figure 4 : exemple de document dynamique de génération de proposition commerciale

Parmi les avantages offerts par les documents dynamiques, citons :

• Circulation des données au sein d’une entreprise – Les informations contenues dans des documents Microsoft Office peuvent être réutilisées en dehors du contexte documentaire. Les documents dynamiques facilitent la recherche dans le volet Office, l’agrégation de fragments de données, l’enregistrement de tout ou partie du document résultant dans une base de données.

• Aide à la réalisation de documents structurés – Les documents dynamiques conviennent plus particulièrement pour les documents structurés, notamment les documents créés à partir de modèles. Ils peuvent être conçus pour remplir automatiquement une partie du document en fonction de la saisie de l’utilisateur. Par exemple, la saisie d’un nom déclenche le remplissage de l’adresse correspondante. Ils peuvent être utilisé également pour aider l’utilisateur à saisir et créer correctement de l’information structurée : Une documentation technique pourra avoir des paragraphes plus ou moins détaillés (y compris au niveau des éléments de schémas XML), automatiquement, suivant les saisies et souhaits de l’utilisateur.

• Pour les entreprises, ils permettent de capitaliser sur l’acceptation des outils Word et Excel par les utilisateurs, pour les transformer en client métier donnant accès aux applications d’entreprises. Cette synergie conduit à une valorisation importante des investissements du poste de travail.

• La prise en charge de leur distribution et de leurs mises à jour – Grâce à une méthode de distribution centralisée, l’administrateur n’a pas besoin d’intervenir en personne sur chaque ordinateur pour assurer une installation appropriée. Une fois le document d’origine ou le modèle ouvert sur un ordinateur client, le document dynamique peut être déployé et mis à jour directement à


partir du serveur sans aucune intervention de l’administrateur. Les documents dynamiques étant signés, les administrateurs disposent des droits de contrôle sur la distribution des mises à jour.

L’annexe 4 présente une synthèse des challenges adressés par les documents dynamiques, et les bénéfices associés à leur prise en compte dans Word 2003 et Excel 2003.

Caractéristiques des différentes applications

Cette section met en évidence les caractéristiques XML individuelles des applications.

Si nous nous plaçons du point de vue de l’architecte de solutions, les éléments de l’environnement Office System sont autant d’éditeurs XML. Le choix de l’un d’entre eux dans le cadre de la mise en œuvre d’une solution consistera à réfléchir aux scénarios prédominants, du point de vue de l’utilisateur :

• S’agit-il d’une solution reposant sur un scénario d’analyse de données ? Auquel cas, il pourra être judicieux de choisir Excel 2003 comme frontal de la solution, car il est perçu par les utilisateurs comme un bon outil de manipulation de données.

• S’agit-il d’une solution reposant sur un scénario de rédaction de documents ? Word 2003 sera alors un candidat naturel en tant que frontal offert aux utilisateurs.

• S’agit-il d’une solution reposant sur une saisie de formulaires ? InfoPath 2003 sera alors privilégié.

• Un raisonnement similaire appliqué à d’autres scénarios pourra aboutir au choix de Visio 2003, FrontPage 2003, ou Access 2003.

Le dessin ci-dessous illustre cette proposition. L’intersection entre les bulles représentant les applications n’est pas un hasard ; Le périmètre d’usage de chaque produit n’est pas réellement cloisonné. Imaginons, par exemple, une application de saisie d’informations structurées ; le choix de Word 2003 ou d’InfoPath 2003 comme outil client s’effectuera sur des critères pragmatiques de ressenti utilisateur, et en fonction de la stratégie de chaque entreprise, au cas par cas, selon chaque scénario fonctionnel (voir figure 5).


Figure 5 : philosophie des rôles des applications Office, en tant qu’éditeurs XML pour les utilisateurs

Nous reviendrons sur la démarche de choix d’un outil dans le cadre du chapitre consacré aux questions les plus fréquentes.

Il est important de noter par ailleurs que le support de XML et des schémas XSD personnalisés au travers des différentes applications Office permet d’envisager de nombreux scénarios de circulation des données : un fichier XML généré par Access peut être utilisé par Word 2003, InfoPath 2003, Excel 2003, comme l’illustre la figure 6 ci-contre.

Figure 6 : circulation d’un fichier XML entre

les différentes applications Office

Word 2003

Le support natif de XML dans Word 2003 permet l’édition de contenu intégrant des schémas XML métiers, définis directement par les entreprises. En complément, Word 2003 supporte le concept de document dynamique, offrant aux entreprises l’opportunité de la considérer comme frontal d’applications métiers.


Le support de XML comme format de sauvegarde natif préserve le document Word, au niveau du formatage, des hyperliens et des paragraphes. Le support de schémas XML personnalisés permet en complément aux utilisateurs de préserver ou d’extraire du document les données ou les éléments de structure intéressants, vers une application particulière.

L’intégration de balises XML s’effectue intuitivement, via le volet Office.

Synthèse des capacités XML de Word :

• Sauvegarde de tout document Word au format .XML, avec préservation de la présentation, grâce au format ouvert WordProcessingML, décrit sur le site http://www.microsoft.com/office/xml/default.mspx.

• Support de tous schémas XSD personnalisés, avec les possibilités suivantes :

1. Association de schéma(s) XSD au modèle du document,

2. Balisage et validation du contenu documentaire selon le (ou les) schéma(s) XSD précédemment associé(s),

3. Possibilité d’incorporer tout contenu XML statique ou dynamique dans le document,

4. Possibilité de sauvegarder les données brutes (sauvegarde au format XML, avec abandon de la présentation).

• Transformation XSL, lors de l’ouverture ou de la sauvegarde d’un document ;

• Document dynamique, via programmation XML évoluée :

1. Programmation riche autour du DOM XML en VBA,

2. Support de XPath, ré-exploitation du contenu XML via XPath et XSL,

3. Validation personnalisée : implémentation de toute logique métier, via prédicat XPath ou changement du DOM.

• Les balises actives (connues également sous le nom de Smartags) de Microsoft Office XP sont étendues, avec des possibilités de déclenchement en fonction de la position du curseur par rapport au schéma métier.

Prenons l’exemple du rapport d’un analyste financier :

• Le document composite sera construit par consolidation de données provenant de différentes sources XML (SGBDR, fichiers XML, Web services) ;

• L’utilisateur pilote la consolidation et opère différents choix par le biais du volet Office dynamique ;

• Le document étant balisé par un schéma XML, une validation des données est faite, et l’utilisateur est informé par des visuels simples des erreurs éventuelles.

• Le document résultant peut être sauvé en tant que document bureautique, ou bien « consommé » par un service d’infrastructure ou une base de données, du fait que Word 2003 est un client Web Services supportant SOAP, UDDI et WSDL.


Excel 2003

Excel 2003 est maintenant capable de consommer et générer des fichiers de données XML décrits selon des schémas XML personnalisés (XSD). Ces capacités le positionnent pour devenir un éditeur XML puissant, spécialisé sur l’analyse, l’agrégation de données et leurs représentations (voir figure 7).

Figure 7 : aperçu de l’interface de manipulation de schéma XML personnalisé, et importation de données

Le support de XML dans Excel 2003 ouvre de nouvelles possibilités de traitement des données produites par Excel dans d’autres programmes. Par exemple, une solution de gestion de recrutement pourra consister en un modèle Excel, mappée sur un schéma XML de référence pour l’organisation.

Par une simple opération de glisser/déplacer, le mappage consiste à effectuer une correspondance entre un élément du schéma et une colonne.

Après avoir saisi les données dans Excel (voir figure 6) et produit un fichier XML valide du point de vue du schéma de référence des rapports d’interview des candidats, la donnée pourra être facilement traitée par le système RH de l’organisation, ou tout autre système supportant XML.

Pour résumer, on peut dire que les capacités XML d’Excel déverrouillent cette information de telle façon qu’elle puisse être utilisée au travers de systèmes hétérogènes supportant XML.


Synthèse des capacités XML d’Excel :

• Sauvegarde de toute feuille de calcul Excel au format .XML, avec préservation de la présentation, grâce au format ouvert SpreadSheetML, décrit sur le site http://www.microsoft.com/office/xml/default.mspx.

• Support de tous schémas XSD personnalisés, avec les possibilités suivantes :

o Association de schéma(s) XSD au modèle de feuille de calcul,

o Balisage et validation de l’information selon le (ou les) schéma XSD précédemment associé,

o Possibilité de sauvegarder les données brutes, telles que décrites par les schémas métiers XSD personnalisés (voir figure 8).

Figure 8 : rapprochement entre une feuille de calcul et le fichier de données XML généré

• Pour importer des données de sources XML, Excel 2003 fournit un outil de mappage visuel et intuitif, qui fonctionne sur le principe d’un sélecteur de champs. Grâce à lui, les développeurs de solutions Office et même certains utilisateurs avancés peuvent effectuer les tâches suivantes, sans écrire de code :

o Mappage intuitif des éléments de feuilles de calcul à des structures XML, telles que des bases de données, pour importation,

o Création de documents Excel dynamiques capables de charger des données XML, de les afficher et les mettre à jour en retour, selon un même vocabulaire XML.

Excel 2003 intègre les mêmes caractéristiques techniques que Word 2003 en matière de documents dynamiques.


InfoPath 2003

InfoPath 2003 est né du constat que les entreprises créent et utilisent de grandes quantités d'informations, dont la collecte par les utilisateurs peut s’avérer problématique : erreurs de saisie, faiblesse des mécanismes de validation, processus inefficaces tels que le recours à des formulaires papier, courriers électroniques, etc.

InfoPath 2003 a été conçu pour rationaliser le processus de collecte des informations et faciliter leur réutilisation dans l'entreprise.

En se basant sur le potentiel de XML, InfoPath 2003 assure la prise en charge de trois activités principales : création de formulaires dynamiques, saisie des formulaires et soumission aux systèmes de gestion, directement par le poste client.

En tant qu'outil de collecte et d'intégration d'informations aux processus de l’entreprise, InfoPath 2003 offre de nombreux avantages par rapport aux formulaires sur papier, aux documents texte, aux formulaires Web et aux solutions personnalisées :

• Connexion aux processus métiers : étant donné que les formulaires InfoPath 2003 reposent exclusivement sur des schémas de données XML communs aux autres applications de l’entreprise, les informations capturées dans un formulaire peuvent facilement être partagées.

• Réutilisation : les informations collectées dans un seul formulaire InfoPath 2003 peuvent être utilisées par plusieurs processus car elles sont stockées au format XML. De plus, InfoPath 2003 communique avec des bases de données ADO et des services Web de manière bidirectionnelle, permettant ainsi de remplir des champs avec des informations en provenance des bases de données

• Environnement de saisie évolué : les formulaires InfoPath 2003 acceptent des mises en forme comme le gras, l’italique ou le soulignement, et la présentation des informations sous la forme de listes, de tableaux, de graphiques, d’images, l’ensemble respectant le schéma XML afin d’être réutilisables facilement. InfoPath 2003 possède également un vérificateur d'orthographe intégré

• Validation : En complément de la validation au sens de la validation du schéma XML, InfoPath 2003 valide les entrées des utilisateurs selon des règles créées par le concepteur du formulaire. Lorsqu'une entrée semble incorrecte, le formulaire alerte immédiatement l'utilisateur par un libellé clair.

• Conception de formulaires à partir d’une page blanche, basés sur un schéma existant ou sur un fichier XML : InfoPath 2003 permet à des concepteurs de créer des formulaires ex nihilo ; dans ce cas précis, le glisser/déplacer d’éléments de formulaire génère la création d’un schéma XML. Dans le cas d’un schéma préexistant, celui-ci peut être un schéma XSD ou dériver d'une base de données existante ou encore d'un service Web.


Figure 9 : exemple de formulaire dynamique sous InfoPath 2003

S'il crée un formulaire entièrement nouveau, le concepteur peut placer des contrôles dans le formulaire par glisser déplacer et InfoPath 2003 crée automatiquement le schéma XML correspondant.

En s’appuyant sur les standards du W3C, InfoPath 2003 prend en charge les technologies XML suivantes : XML 1.0 SE, les espaces de noms XML, DOM 1.0, XML DSIG, XSD 1.0 (XML Schema Part 1: Structures), XSD 1.0 (XML Schema Part 2: Datatypes), XSLT 1.0, XHTML 1.0, UDDI 1.0, WSDL 1.1 et SOAP 1.1, le modèle DOM (Document Object Model).

Enfin, InfoPath 2003 se caractérise par un support complet de deux fonctionnalités majeures :

• la signature numérique, au travers du support de XMLDSIG, notamment par le biais des évolutions apportées par le Service Pack 1 d’Office 2003 (plus d’information sur http://office.microsoft.com/en-us/assistance/HA011221241033.aspx ): insertion au sein du document XML de l’image au format png (agréé par le W3C) de l’état du formulaire au moment de la signature, support des signatures simples, des co-signatures, des signatures en cascade.

• La gestion des rôles, vis à vis de l’active Directory, pour piloter le comportement du formulaire en fonction de l’utilisateur (commercial, comptable, etc.), cacher des vues, des champs, des contrôles, etc.


XML dans les autres applications de la plate-forme Office

Les technologies XML sont également intégrées au sein de Microsoft Visio 2003, Microsoft Frontpage 2003, et Microsoft Access 2003, et proposent différents scénarios d’usage de XML, XSLT et XSD.

Visio 2003

Il est dorénavant possible de sauver des dessins Visio au format XML, et de les rouvrir ensuite sous Visio sans perte d’informations : Microsoft a publié les schémas XML relatifs à Visio, sous l’appellation DataDiagrammingML.

Comme pour toutes les applications de la plate-forme Office 2003, XML peut être le format de sauvegarde par défaut de Visio.

FrontPage 2003

Microsoft® Office FrontPage® 2003 vise à simplifier la création de sites web orientés données. Il peut intégrer des sources de données variées, telles que des fichiers XML, des web Services XML, des scripts serveurs, des listes SharePoint ainsi bien sûr que des bases de données.

FrontPage 2003 utilise les transformations XSLT pour appliquer un formatage graphique à la source de données : le recours à XSLT est entièrement transparent à l’utilisateur FrontPage 2003, grâce à un éditeur XSLT WYSIWYG graphique.

Quand un utilisateur sélectionne une cellule d’une table d’un site web orienté données, et clique sur l’icône de mise en gras des caractères, FrontPage crée la transformation XSLT adéquate en arrière-plan.

L’utilisateur a toujours la possibilité de personnaliser la transformation XSLT « manuellement », en prenant la vue « code » sous FrontPage.

Access 2003

Microsoft® Office Access® 2003 propose de nouveaux scénarios d’utilisation de XML, XSLT et XSD, pour toute opération d’import et d’export de données.

Access propose en premier lieu des capacités d’usage de sources de données :

• Importation de données XML dans une base Jet (Microsoft Jet database engine) , Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server) ou Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (eg. MSDE).

• Importation de schémas XML dans des bases de mêmes types.


• Utilisation d’une transformation XSLT pour transformer les données XML en un format qu’Access supporte.

On peut utiliser la commande Import du menu fichier pour importer des fichiers de données dans Access. Cette commande affiche une fenêtre de dialogue demandant de préciser un schéma de données XML, qui décrit la structure de la donnée.

Il est également possible de transformer n’importe quelle donnée XML en sélectionnant une transformation XLST dans la boîte de dialogue d’importation.

En matière d’exportation de données vers un fichier XML, FrontPage offre également des capacités étendues : export de la donnée seule, de sa structure (schéma XSD) ou les deux. Précisément, l’utilisateur Access peut :

• Exporter les données dans un fichier XML, et de façon optionnelle, transformer cette donnée dans un autre format.

• Exporter le schéma de données vers un fichier XSD.

• Exporter les données associées aux formulaires ou rapports vers un fichier XML.

Lors de l’exportation, il est possible de transformer la donnée en utilisant une transformation XSLT.


XML en action : Scénarios d’usage

Santé : l’institut Bergonié informatise son service social

Le scénario :

Centre hospitalier et de recherche spécialisé sur le cancer, l’Institut Bergonié soigne son expertise informatique et sa veille technologique. Aussi, le centre a-t-il adopté Infopath 2003 dans le cadre d’une application dédiée aux informations d’ordre social du patient. Il s’agit d’une première étape permettant d'envisager de façon globale les applications potentielles d’Infopath, notamment dans le domaine des informations médicales et stratégiques.

Le Centre a trois missions : soins, enseignement, recherche. L’institut Bergonié dispose d’un service social de quatre personnes. Suivi social des patients, allocation de ressources, aides et accompagnements divers sont orchestrés par ce département. Pour accompagner la gestion de ces dossiers sociaux, la direction informatique de l’institut a opté pour une application permettant de créer des formulaires et de les remplir en allant chercher l’information directement dans la base de données centrale. Un choix motivé, entre autres, par un double objectif : éviter les erreurs liées à de multiples saisies en facilitant la recherche directe dans la base de données, permettre une bonne réactivité du service en lui donnant les outils pour créer lui-même de nouveaux formulaires.

« Ce qui nous a particulièrement intéressé chez Infopath 2003, c’est son ouverture vers XML. Ceci permet d’envisager l’intégration de composants Infopath 2003 dans nos applications, et contribue à l’évolutivité de notre système d’information. Au-delà de notre service social, Infopath 2003 représente à terme une brique potentielle de notre futur système d’information médical : évolutif et ouvert », expose Gérald Carmona, responsable du système d’information et de l'organisation de l'institut Bergonié.

Concrètement, Infopath 2003 va permettre d'éditer des formulaires dans le cadre du dossier social du patient. Le service informatique met en place des modèles de formulaires, qui peuvent être ensuite paramétrés en fonction des besoins du service, par un ou deux utilisateurs confirmés mais non informaticiens. L’équipe du département social peut ainsi créer des interfaces évoluées de saisie et de manipulation de l’information, conviviales et ergonomiques.

Parmi les fonctionnalités les plus prisées d'Infopath 2003, l'association aux formulaires des Services Web qui permet de rechercher, en toute simplicité, l’information dans la base de données centrale de l’institut, hébergée sur Oracle. Ainsi, les utilisateurs peuvent extraire l’information concernant les patients depuis la base de données. De plus, les Services Web proposent une interface sécurisée entre la base de données et l’application du service social. En effet, ce ne sont pas les utilisateurs qui interagissent directement avec la base de données, mais le service informatique qui définit les requêtes utiles, et les publie via des Services Web à disposition de l’utilisateur, par le biais de menus déroulants proposés dans les formulaires. « Ceci permet de produire de l’information propre, avec moins de doublons et en toute sécurité », apprécie Jérôme Laplace, chef de projet chez NP6, partenaire Microsoft en charge du déploiement de la solution. « De plus, l’intégration de XML par Infopath permettra à terme de réimporter les données », ajoute Jérôme Laplace.


« Nous avons développé, à partir de Framework.Net, une dizaine d’interfaces entre la base de données et Infopath », précise Jérôme Laplace. Au total, le développement de la solution aura requis 20 jours/homme pour les Services Web et 15 jours/homme pour une dizaine de modèles de formulaires. « Il a fallu compter environ une journée par formulaire pour mettre tous les outils en place, mais désormais, la génération de nouveaux formulaires s’effectue en une heure », apprécie Jérôme Laplace.

Les bénéfices :

• Gain de temps dans le développement des formulaires.

• Plus grande autonomie des utilisateurs, avec un niveau avancé en charge de la finition du développement applicatif.

• Meilleur ajustement de la solution aux besoins grâce à cette autonomie renforcée.

• Réduction des tâches du côté des équipes informatiques qui peuvent alors s'adonner davantage à des missions plus stratégiques.

• Autonomie mieux contrôlée et sécurisée : l’équipe informatique définit la structure des modèles de formulaires et l’accès à la base de données s’effectue par l’intermédiaire de publication via des Services Web.

• Evolutivité de la solution.

Finance : une grande banque française optimise sa gestion de la relation client

Le scénario :

La solution de gestion de la relation client conçue par EDS et Microsoft s'adresse tout particulièrement au secteur bancaire. Elle permet non seulement d'automatiser le suivi du dossier client mais également de générer facilement, à partir d'une bibliothèque commune, de nouveaux formulaires génériques dans le cadre de la création de services bancaires packagés (pour exemple, un ensemble de services de type Carte Bleue+Assurance+Banque en ligne). La solution prend en compte la création automatisée des nouveaux services bancaires et génère automatiquement, via un formulaire Office InfoPath 2003, la liste des tâches à effectuer par les différents services concernés, que ce soit en interne ou via des prestataires extérieurs. Un système d'alerte prévient ensuite le chargé de clientèle directement sur son poste de travail lorsque toutes les tâches sont réalisées. Celui-ci peut alors prévenir son client sans perdre de temps, tout en consultant si nécessaire les textes juridiques associés (volet Microsoft Office) ou consulter des documents complémentaires sur le portail intranet de l'entreprise (intégration avec Microsoft Office SharePoint Portal Server). Enfin, l'ensemble des processus étant automatisé, les doubles saisies ou autres risques d'erreur sont réduits à leur strict minimum. Au global, la solution mise au point par EDS et Microsoft constitue un outil spécifique de gestion de la relation client et contribue à la productivité des chargés de clientèle dans les banques

EDS a implanté un prototype de la solution auprès d'un acteur majeur du secteur bancaire. Le client a pu constater que « les avantages de la solution sont


essentiellement liés à la productivité commerciale et à une meilleure communication entre les fonctions commerciales et administratives. L’interface très intuitive et la "parallélisation" des tâches génèrent des gains de temps appréciables. De plus, la collecte des informations peut se réaliser au travers d’une saisie unique. Les données sont ensuite partagées par l’ensemble des applicatifs qui communiquent entre eux de manière simplifiée et efficace. »

Les bénéfices :

• Facilité de suivi du dossier client.

• Utilisation d'un format de document partageable tout au long des processus de production bancaires.

• Gains de productivité dans la création et la commercialisation de services bancaires nouveaux ou packagés.

• Réduction du risque d'erreurs : documents pré remplis avec les coordonnées du client.

• Facilité de création de nouveaux documents par des non-informaticiens.

Industrie : un grand industriel français refond les applications de ses forces de ventes

Le scénario :

Pour répondre plus efficacement aux demandes de ses clients, et fluidifier la circulation d’informations commerciales entre ses forces de ventes et leurs interlocuteurs impliqués tant en interne qu’en externe, un grand industriel français a décidé de refondre ses processus de gestion de face-à-face clients autour d’InfoPath 2003 et Biztalk Server 2004.

Au départ du projet, les pratiques commerciales étaient essentiellement empiriques, héritage de pratiques historiques de l’entreprise. L’animation des ventes reposait sur des tâches administratives, réalisées par le commercial, sans réutilisation optimum des informations clients.

Face à cet état de fait, le projet s’est organisé selon trois objectifs :

• D’une part, transformer tout le face à face client en actions structurées instantanées et coordonnées avec le back-office de l’entreprise, tant humain (Marketing, management), qu’applicatif (SAP).

• D’autre part, faciliter la collaboration interne et externe (avec les clients, les partenaires…) afin d’encourager et industrialiser les pratiques. Windows SharePoint Services, par ses facultés de couplage à InfoPath 2003 et Biztalk 2004, s’est imposé à ce niveau.

• Et enfin, revitaliser la fonction commerciale, par la mise en œuvre de TabletPC, et iPDA, grâce auxquels le commercial peut maîtriser l’animation des ventes, et rester en contact permanent avec le Système d’Information : A la clé, une meilleure réactivité face aux demandes des clients, mais surtout


une parfaite connaissance des actions liées à son client, ainsi qu’une coordination efficace avec le back-office.

Une des pierres d’achoppement était la mise à disposition d’outils à la fois simples d’usage, mais également structurants du point de vue des pratiques commerciales : à ce titre, la mise en œuvre d’InfoPath 2003 sur TabletPC, en prise, couplé avec Biztalk 2004 et SAP a parfaitement rempli cet objectif.

Aujourd’hui, la solution mise en place s’avère stratégique pour cette grande entreprise, tant elle permet à ses forces commerciales d’avoir une meilleure réactivité que ses concurrents.

Les bénéfices :

• Standardisation des meilleures pratiques, identiques quelque soit le commercial.

• Décharger les commerciaux de tâches administratives non productives et dénuées d’intérêt.

• Gain de temps en préparation et compte rendu de rendez-vous (gain d’environ 2 heures par jour).

• Pro activité et réactivité face aux attentes des clients.

• Capitalisation de l’information (remontée terrain, concurrence, remplacement immédiat d’un commercial malade ou en congés) pour un meilleur suivi commercial.

• Coordination instantanée avec le back-office, pour un meilleur suivi des actions en cours, ou pour lancer des actions proactives.

● Meilleure collaboration commerciale/marketing pour une plus grande efficacité.

• Ubiquité : le commercial a accès à l’information utile à son activité et cela dans un contexte ultra mobile.


Secteur Public : développement d’e-procédures dans l’administration

Le scénario :

A l’initiative de son président, Mr Alain Risson, la Communauté de Communes des Châtaigniers, a souhaité mettre en œuvre une solution de création et de gestion de formulaires électroniques à destination des citoyens.

La création des formulaires s’effectue dans InfoPath 2003, avant d’être publiés sous la forme de formulaires Web, sur le site de la mairie, par le biais d’un développement .Net redistribué par l’ADEP (Association pour le Développement des e-Procédures, http://www.adep-france.fr/).

Grâce à cette solution, les citoyens de la communauté des communes des Châtaigniers ont aujourd’hui accès à différents formulaires, organisés selon quatre thèmes : citoyenneté/état civil, petite enfance, travaux et enfin vie scolaire.

A l’issu de la validation du formulaire par l’utilisateur, un fichier XML est créé, puis véhiculé par messagerie jusqu’à l’interlocuteur prenant en charge la demande au sein de la mairie dont dépend le citoyen.

Cette application s’inscrit dans le cadre du développement des e-procédures dans l'administration, pour lequel l'AMF (Association des Maires de France) prône une approche décentralisée où les acteurs s'échangent des flux en direct sans passer par une administration centrale qui définirait les formats de l'ensemble des messages et documents échangés.

Bénéfices :

• Facilité et rapidité de développement des formulaires sous InfoPath, publiés ensuite sur le site Web de la Mairie.

• Possibilité de modifier simplement et rapidement les formulaires déjà créés par d’autres mairies, pour les adapter aux spécificités locales (en tirant parti de la souplesse de XML).

• Possibilité de récupérer les schémas XML métiers des formulaires ou des éléments constitutifs des formulaires (ex. le citoyen, l’adresse, etc. qui sont définis par l’INSEE, l’ADAE, etc.) pour créer rapidement d’autres formulaires.


• La solution technique permet à un citoyen de remplir un formulaire et d'effectuer une transaction sans avoir besoin d'acheter ou d'installer un quelconque programme, autre qu’un navigateur Web.

• La mairie ou la collectivité qui souhaite proposer une e-procédure n'a pas besoin d'être équipée d'un logiciel spécifique (i.e : uniquement besoin d'une adresse mail et d'un accès à un Internet).

Professions juridiques : InfoLib intègre sa solution applicative dans Word 2003

Le scénario :

Infolib, acteur majeur parmi les sociétés informatiques du monde notarial, développe des solutions clefs en main de production réservées au monde juridique. En particulier, InfoLib propose depuis plusieurs années des outils spécialisés à près de 1 500 études notariales.

Leurs solutions s’adressent aux professionnels du droit, qui par essence manipulent des masses d’informations particulièrement importantes ; dans le cadre de la rédaction de documents, les utilisateurs attendent notamment des outils qui les aident à trouver la bonne information, correspondant à un contexte juridique précis.

A ce titre, les technologies de recherche basées sur XML, proposées dans Word 2003, ont permis à InfoLib de faire évoluer leurs solutions vers plus de convivialité, et d’intégration entre les fonctions de recherche dans la base Théma d’une part, et les fonctions d’édition proprement dites d’autre part.

« L'intégration d'informations spécifiques à la profession juridique, en frontal, dans Office Word 2003, offre une grande ergonomie et un gain de productivité considérable pour tous nos clients. Le professionnel du droit peut, sans quitter Word, rechercher parmi les centaines de milliers de documents celui ou ceux qui correspondent à la situation


juridique du client (mariage, décès…). Notre solution applicative, compatible Office System, offre ainsi une très grande valeur ajoutée à tous les professionnels du droit » déclare ainsi Jean-Christophe Tomaso, Chef de Projets Utilisateurs – Infolib.

Les bénéfices :

• Ergonomie globale de la solution.

• Gain de productivité, par une exploitation in situ dans Word de la base Théma.

Comment s’y mettre ? L’objectif de cette section est de donner des pistes de réflexion en matière d’implémentation des nouvelles technologies XML de la plate-forme Office, au sein des Systèmes d’Information.

Intégrer Office 2003 dans un environnement Office hétérogène

Une entreprise souhaitant exploiter les capacités XML de la plate-forme Office 2003 peut exprimer le souhait de ne déployer tout d’abord cette version que sur un nombre de machines limité, par exemple dans le cadre d’un projet pilote.

Le problème de la gestion de l’hétérogénéité du parc logiciel se pose alors, dans une optique d’échange des documents et d’interopérabilité entre les postes de travail.

Pour alimenter la réflexion, les éléments suivants seront à considérer :

• Les documents au format XML, respectant les schémas de références WordProcessingML et SpreadSheetML peuvent, sous Word 2003 et Excel 2003, être enregistrés sous le format historique .doc et .xsl. Des documents sauvés avec ces formats sous Office 2003 pourront être ouverts sur des postes équipés des versions 2003 (toutes éditions confondues), XP, 2000, 97 de Microsoft Office.

• Les schémas métier XSD personnalisés peuvent être enregistrés dans des documents sauvegardés au format XML, ou aux formats historiques (.xls et .doc).

• Les schémas XML personnalisés ne sont exploitables que par la version Office 2003 professionnelle.

Dans le cas d’une circulation de documents .doc ou .xls, référençant des schémas métiers personnalisés, vers des postes équipés de versions antérieures :

Les schémas sont perdus si les documents sont modifiés.

Si les documents sont simplement lus, la présence des schémas est cachée aux utilisateurs, et leur pérennité assurée au sein des documents.


Quelle démarche projet pour apporter XML sur le poste de travail ?

La démarche projet liée à la mise en œuvre d’un processus interactif intègre notamment le choix d’une interface utilisateur ; Bien souvent, celui-ci s’effectue trop rapidement, sur des critères techniques d’ordre général (« client riche » ou « client léger »), sans réelle analyse des besoins utilisateurs liés aux scénarios.

Aujourd’hui, face à chaque situation, l’architecte peut envisager différentes options d’interfaces utilisateurs tirant parti de XML : frontaux web, formulaires Windows, traitement de texte Word 2003, outils de collecte InfoPath, outils d’analyse Excel 2003 ou de reporting Access 2003.

Face aux contraintes imposées par chaque scénario, il est indispensable de se munir de critères de choix pragmatiques, ainsi qu’une démarche générale.

Imaginons par exemple le cas d’un processus de demande de fiche d’état civil dans une mairie : ce processus fait intervenir des utilisateurs de différents horizons – citoyens, fonctionnaires – caractérisés par des besoins, des contraintes et des moyens différents :

Le citoyen est susceptible d’effectuer sa demande depuis tout type de poste, ce qui va conditionner un choix d’interface type Web à ce niveau du processus.

Le fonctionnaire travaille depuis un poste de la mairie, dont la configuration sera donc maîtrisée. Il aura éventuellement des besoins de travail en mode connecté au Système d’Information où déconnecté pour les situations de mobilité, et d’outils de collecte d’informations puissants et ergonomiques pour éviter les erreurs de saisie, ou lui éviter de ressaisir des informations redondantes.

La démarche de choix d’un type d’interface est guidée par l’analyse de considérations générales et spécifiques.

Figure 10 : arbre de décision pour le choix d’un frontal utilisateur, selon des considérations générales

Considérations générales : il s’agit de répondre à des questions assez larges, telles que : contrôlez-vous le poste ? Les données sont-elles structurées ? Souhaitez-vous un client riche ou un client léger (intégrer ici les contraintes liées aux scénarios d’usage comme la mobilité), … Un premier choix peut s’effectuer de façon relativement logique, selon un arbre de décision comparable à celui de la figure 10.


Néanmoins, grâce au support XML au travers de toutes les applications il est aussi possible de choisir le mode de saisie qui serait le plus approprié pour l’utilisateur et de traiter les besoins métiers en back-process.

Considérations spécifiques : sont prises en compte à ce niveau les problématiques propres à certains contextes utilisateurs, ou des orientations technologiques : préférences utilisateurs, respect de contraintes d’accessibilité (utilisation par des personnes handicapées), présence de correcteurs orthographiques, utilisation des Web Services XML, … La liste n’est pas exhaustive et sera propre à chaque projet. Elle viendra pondérer les choix effectués suite à l’analyse des considérations générales.

Les composants de la plate-forme Office représentent une somme d’atouts importants face à cette problématique de choix d’outil : développement rapide, client riche, etc. Quant aux considérations spécifiques, la plate-forme Office 2003 poursuit les efforts entrepris par Microsoft sur les thèmes de l’accessibilité, de la mobilité, ou plus largement de la productivité personnelle. Sur le plan des capacités de développement, chaque élément devient un client Web Services, par le support natif des protocoles SOAP, UDDI, et WSDL.

Les questions les plus fréquentes

Le support de XML dans la plate-forme Office est-il ouvert ?

Cette question légitime couvre 2 aspects :

• La raison des choix techniques autour des schémas XML du W3C,

• L’ouverture du format XML des documents Office.

En préambule, signalons que Microsoft est membre fondateur de XML au W3C, et s’est engagé dès 1996 sur l’implémentation des standards du W3C au cœur de ses produits, notamment en ce qui concerne les schémas XML dans la plate-forme Office.

A ce sujet, il apparaît important de préciser pourquoi Microsoft recourt aux schémas XML, et a écarté les DTDs.

Sur un plan théorique, l’objectif des DTDs est différent des schémas du W3C : les DTDs XML descendent directement des DTDs de SGML, qui ont été conçus à l’origine pour des applications orientées documents, et se caractérisent par le manque d’un système de typage complet, pré requis indispensable pour un système orienté « données » comme Office System.

A contrario, les schémas XML sont le résultat du travail conduit depuis plusieurs années par le W3C pour combler les lacunes des DTDs de XML 1.0. Par son biais, la modélisation de données XML peut aller beaucoup plus loin que les DTDs. Citons :

• La possibilité de cumuler les vocabulaires, et donc les données, de plusieurs schémas hétérogènes au sein d'un même document XML.


• Les schémas XML permettent de spécifier les types de données complexes, prévoient l’utilisation des espaces de noms, etc.

• Ils sont écrits en XML, donc évolutifs.

De cette différence de possibilités découle le choix technologique de Microsoft pour les schémas XML dans la plate-forme Office : permettre aux entreprises de choisir des modèles métiers, en compléments des modèles de présentations proposés par Microsoft.

Derrière le choix de cette technologie, c’est toute une vision du poste de travail qui transparaît, débordant du seul scénario documentaire, pour englober la notion d’intégration aux applications métiers ; En ligne de mire pour les entreprises, une meilleure maîtrise de l’information, passant par une réconciliation des mondes du document et de la « donnée ».

Signalons enfin l’existence de nombreux outils assurant un « pont » technique entre DTD et schémas XML : http://www.w3.org/XML/Schema#Tools.

Abordons maintenant le 2ème aspect couvert par la question initiale : l’ouverture des formats documentaires XML de la plate-forme Office.

Comme nous l’avons indiqué à plusieurs reprises, Microsoft rend disponible les schémas de ces applications sur son site http://www.microsoft.com/office/xml/default.mspx :

• WordprocessingML pour le format de fichier XML de Microsoft Office Word 2003,

• SpreadsheetML pour Microsoft Office Excel 2003,

• FormTemplate pour Microsoft Office InfoPath 2003,

• DataDiagramingML pour Microsoft Office Visio 2003.

Microsoft est à l’origine de la définition de ces formats, pour les raisons suivantes :

Les documents aux formats historiques représentent un patrimoine critique des organisations : de ce fait, il est de la responsabilité de Microsoft de fournir la possibilité à ses clients de transformer des documents du format XML au format propriétaire et vice versa, de façon la plus transparente possible. Cette responsabilité nécessite une maîtrise complète de la définition des schémas XML.

En contrepartie, la licence d’utilisation des formats documentaires XML est très souple : libre de toutes droits, elle permet à quiconque de créer librement un logiciel capable de lire et d’écrire des fichiers selon l’un des formats énumérés ci-dessus.

Les critères, obligations, restrictions, possibilités on été clairement traité par Mr. Erik Stasik, former Patent Lawyer for Ericsson, dans son livre Stratégie Patent Planning for Software Companies http://www.althosbooks.com/stpaplforsoc.html

Autre gage d’ouverture des formats documentaires : le jugement de la commission IDA (« Interchange of Data between Administrations » ) de l’Union Européenne. Le 25 mai 2004, cette commission a rendu un rapport recommandant l’usage de formats documentaires ouverts entre gouvernements. Ce rapport, avalisé par le comité européen TACs (Telematics between Administrations Committee), reconnaît la valeur et la puissance des formats documentaires ouverts, en citant explicitement le schéma XML de Word 2003 (http://europa.eu.int/ISPO/ida/jsps/doc.jsp?2387).


Concernant les schémas métiers XML : le modèle métier des documents est défini par chaque entreprise, et non pas par Microsoft ou un organisme de standardisation, ce qui n’aurait ici aucun sens ; chaque entreprise est effectivement libre de définir ses schémas de lettres types, notes de frais, bons de commandes, rapports de visite, etc.

XML et la sécurité ?

Au sein d’Office 2003, ce thème amène à remarquer le support étendu des signature électronique de formulaire InfoPath 2003, selon le standard XML DSIG. Plus particulièrement, grâce au Service Pack 1 d’Office 2003, InfoPath 2003 permet maintenant aux utilisateurs d’insérer et de voir leur signatures électroniques, associées à une vue graphique (format PNG) du formulaire au moment de la signature. Les développeurs peuvent autoriser les signature multiples (ex d’un workflow). De la même façon, les utilisateurs peuvent insérer des commentaires aux coté de leurs signatures, ou contre-signer.

Plus largement, XML a maintenant été largement adopté par l’industrie informatique, du fait de ses bénéfices attendus pour bâtir des infrastructures logicielles faiblement couplées, neutres vis-à-vis des langages de développement, cross plate-forme, déployables au-delà des frontières des entreprises.

Depuis 2 ans, la sécurité des Web Services est devenue une problématique primordiale. IBM et Microsoft se sont associés pour proposer une roadmap visant à rendre disponible une série de spécifications : WS-Security est la première d’entre elles, assurant la confidentialité et l’intégrité d’un message SOAP ; la spécification finale a été ratifiée par le consortium OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) au premier trimestre 2004.

WS-Security est construit à partir de standards existants comme XML Digital Signature, les certificats X.509 ou encore l’encodage XML (XML Encryption).

D’autres spécifications vont progressivement venir renforcer la sécurité des Web Services, en s’appuyant sur WS-Security.

Plus d’informations à ce sujet sont disponibles sur :

http://msdn.microsoft.com/library/default.asp?url=/library/en-us/dnwssecur/html/securitywhitepaper.asp?frame=true

Interopérabilité entre les plates-formes applicatives du marché

Le support de XML dans la plate-forme Microsoft Office amène rapidement à se demander si l’implémentation est liée au framework .Net, et par continuité ouverte à J2EE.


Comme nous l’avons détaillé tout au long de ce livre blanc, l’intégration des technologies XML dans la plate-forme Office porte sur deux axes :

• Ouverture du modèle documentaire au monde de la donnée, par la sauvegarde des documents Office au format XML.

• Intégration du poste de travail aux processus de l’entreprise : en complément du potentiel d’intégration lié au point précédent, les outils Office sont dorénavant des clients Web Services.

Or, par définition, les Web Services proposent une logique applicative neutre vis-à-vis du langage de développement, de la plate-forme applicative, voire même vis-à-vis des frontières formelles du Système d’Information.

Il n’y a, de ce fait, pas d’obligation à utiliser le framework .Net ou une autre plate-forme applicative en particulier, dès lors que la solution s’appuie sur les web services.

En pratique, il faut seulement vérifier que la plate-forme applicative choisie garantisse l’interopérabilité des web services, au sens du WS-I, dont Microsoft est un membre actif.

Concernant les documents dynamiques de Word 2003 et Excel 2003 :

La « rencontre » entre XML et la plate-forme Office offre des réponses intéressantes à un dilemme bien connu des architectes de solutions : dois-je bâtir la partie cliente de mon application sous Windows/Office ou proposer un accès purement web ?

Historiquement, le choix de l’une ou l’autre de ces solutions fermait la porte aux avantages intrinsèques de l’autre choix !

Typiquement, lors du design d’une application de dématérialisation de processus ou de mobilité : les potentialités des clients riches Windows versus l’ouverture sur le web, ou bien le mode connecté/déconnecté impossible sous un frontal web.

En recourant à l’utilisation de XML aussi bien pour la logique client/serveur (les Web Services XML), que pour la structuration des informations traitées par Office, les documents dynamiques permettent de réconcilier les deux mondes, et finalement aide à résoudre le dilemme des architectes !

Quelle interopérabilité avec les versions précédentes de Microsoft Office ?

Les documents au format XML, respectant les schémas de références WordProcessingML et SpreadSheetML peuvent, sous Word 2003 et Excel 2003, être enregistrés sous le format historique .doc et .xsl. Des documents sauvés avec ces formats sous Office 2003 pourront être ouverts sur des postes équipés des versions 2003, XP, 2000, 97 de Microsoft Office.

Les schémas XSD personnalisés insérés dans les documents Word et Excel subsistent, et sont fonctionnels sous Office 2003, que les documents soit sauvés au format XML ou bien sous les formats historiques (.xls et .doc).


Dans le cas d’une ouverture de documents .doc ou .xls, référençant des schémas métiers personnalisés, sur des postes équipés de versions antérieures de Microsoft Office :

Les schémas personnalisés sont perdus si les documents sont modifiés,

Si les documents sont simplement lus :

• La présence des schémas est cachée aux utilisateurs,

• Leur pérennité assurée au sein des documents.

Quelles implémentations de XML dans les différentes versions Office ?

Les utilisateurs peuvent-ils sauver des documents Word et Excel au format XML dans Office Standard ou Edition PME 2003 ?

Oui : les utilisateurs peuvent sauver les documents au format natif XML tel que défini dans Word et Excel. Ces formats sont les alternatives aux formats binaires historiques de Word et Excel.

Les utilisateurs ne peuvent pas sauvegarder les balises XML personnalisées, ni appliquer de transformation XSL lors de la sauvegarde.

Les fonctions XML étendues (schéma XML personnalisés, documents dynamiques) sont disponibles, et exploitables, uniquement dans Microsoft Office Professionnel

Microsoft Office InfoPath 2003.

InfoPath 2003 est uniquement disponible dans Office Pro Édition Entreprise (Licence en Volume).

Les développeurs peuvent-ils écrire des solutions pour Word et Excel standard, qui « consomment » des web services XML?

Oui, et notamment le Web Services Toolkit est une bonne façon de le faire, mais les potentialités sont différentes de la version professionnelle, car les développeurs ne peuvent pas bénéficier des fonctionnalités avancées autour de XML (balises métiers).

Les solutions Web services XML construites pour les versions standard et édition PME fonctionnent dans la version professionnelle.


Annexes

Annexe 1 : schémas de référence XML d’Office 2003

Word 2003, Excel 2003, InfoPath 2003 et Visio 2003 utilisent des schémas XML de référence pour décrire comment l’information est stockée lorsque les fichiers sont sauvegardés en XML (seul cas possible pour InfoPath).

Les schémas incluent SpreadsheetML (pour Microsoft Office Excel 2003), FormTemplate (pour Microsoft Office InfoPath™ 2003), WordprocessingML (pour Microsoft Office Word 2003) et DataDiagramingML (pour Microsoft Office Visio 2003).

Ils sont disponibles depuis le site http://www.microsoft.com/office/xml/default.mspx.

La licence associée à ces schémas permet de créer, vendre, ou distribuer des logiciels qui écrivent ou lisent des fichiers conformes aux spécifications techniques des schémas XML Office.

Une description complète de la licence est disponible à l’adresse http://www.microsoft.com/mscorp/ip/format/xmlpatentlicense.asp.

Pour mieux comprendre le rôle et l’usage de l’un de ces schémas, voici un exemple simple d’utilisation :

Considérons un texte simple « Bonjour tout le monde », écrit sous Word et sauvé au format XML. Le fichier résultant sera conforme au dessin ci-dessous :

L’espace de nom pour le schéma WordprocessingML (aussi connu sous le nom XML Document 2003 Schema) est :

http://schemas.microsoft.com/office/word/2003/wordml.


Cet espace de nom est normalement associé aux éléments WordprocessingML par l’utilisation du préfixe "w.".

Parmi les préfixes les plus courants, citons :

• wordDocument : l’élément racine d’un document WordprocessingML.

• body: le container du texte à afficher.

• p : un paragraphe.

• t : une bribe de texte.

Lorsqu’on sauve un document au format .xml, Windows traite par défaut ce fichier comme tout autre fichier XML : en d’autres termes, le double-clic de ce fichier engendre son ouverture dans l’éditeur XML par défaut (normalement Microsoft Internet Explorer).

Pour ne pas semer la confusion dans l’esprit de l’utilisateur, et faire en sorte qu’un document soit ouvert sous Word, qu’une feuille de calcul soit ouverte sous Excel, que les icônes des documents sur le bureau montrent l’illustration classique connue des utilisateurs, il convient de rajouter l’instruction « mso-application » dans l’en-tête du fichier XML, afin d’indiquer l’application privilégiée chargée d’ouvrir le document : l’exemple ci-dessus fait apparaître cette instruction.

Un document plus complet que cet exemple pourra contenir des balises détaillant notamment (liste non exhaustive) :

• Les informations sur le document : élément documentProperties.

• Des informations sur les polices : élément fonts.

• Une définition de style : élément styles.

• Du code VBA : élément docSuppData.

Annexe 2 : description de l’environnement Office System

Le nouvel Office passe d’une suite bureautique dite de productivité individuelle à un réel «système» de productivité d’entreprise. Il regroupe, sous le nom de Microsoft Office System, un environnement modulaire comprenant des applications, des serveurs, des services et des solutions

Utilisées séparément, les applications d’Office System constituent déjà de puissants outils de travail. Leur mise en relation au sein d’une solution intégrée constitue un apport unique de valeur à l’entreprise, qui peut réellement tirer ainsi le meilleur parti de ses informations.

La force de Microsoft Office System réside, en effet, dans la synergie entre ses programmes clients et ses composants serveurs.

Cet environnement vise à faire monter en puissance votre entreprise grâce à trois apports technologiques :


La sécurité est renforcée grâce notamment à la fonction de gestion des droits liés à l’information (IRM, Information Rights Management). La modification, la diffusion et l’impression de documents sensibles peuvent ainsi être contrôlées, tant en interne qu’en externe.

L’accès simplifié et en temps réel à toutes les ressources de votre système d’information. Office System gère, de façon native, le standard XML, conciliant informations et données. Cela signifie, par exemple, pouvoir importer et mettre à jour des données d’une base de données dans un simple document Word.

Le partage d’informations et de ressources, dans des groupes de projets. La collaboration de différentes personnes et équipes, aussi bien à l’intérieur de l’entreprise qu’avec des clients ou des partenaires, constitue un puissant moyen d’améliorer l’efficacité de votre société.

Vous trouverez plus d’informations sur Office System à l’adresse suivante : http://www.microsoft.com/france/office/system/.

Annexe 3 : récapitulatif des standards XML supportés dans l’environnement Office System

Word Excel InfoPath Access FrontPage Visio

XML 1.0 SE,Namespaces

XSD 1.0

XSLT 1.0

XPath 1.0

XHTML 1.0

DOM 1.0

XML DSIG

SOAP 1.1, UDDI 1.0,WSDL 1.1

SVG


Annexe 4 : fonctionnalités et bénéfices des documents dynamiques

Challenges Fonctionnalités Bénéfices

Réutilisation de l’information contenue dans les documents

• Format XML,

• Balisage des documents avec les schémas XSD

• Séparation données et présentations

• Unification des mondes « documents » et « données »

Intégration et accessibilité aux outils

• Volet Office programmable

• Validation de données

• Balises actives

• Gain en productivité,

• Intégration intuitive dansOffice, non technique

• Pour le développeur : outils habituels

Connecter un document à un processus

• Format XML, balisage XSD

• Web Services, utilisation du Framework .Net via VBA

• Balises actives (smarttag)

• Gestion réelle du contexte : solutions, aide, …

Solutions Office/Win32 versus Web

• Format XML

• Web Services

• XML et les Web Services réconcilient les 2 mondes

Déploiement et mise à jour des solutions

• Fichier XML manifest

• Séparation données et solution facilité de gestion de version, taille de fichier

• meilleure sécurité


Glossaire XML – eXtensible Markup Language. Langage de définition de métadonnées utilisé pour décrire les données dans un format ouvert et structuré. Standard du W3C.

XML Schema Definition (XSD) – permet de définir la structure d’autres fichiers XML. XML Schéma est un standard défini par le W3C, et prend en charge les espaces de noms et les types de données complexes. XSD se substitue aux DTD de XML 1.0

XSL - eXtensible Stylesheet Language - Groupe de trois langages de "feuilles de style" pour les documents XML :

XPath permet de définir des chemins, pour l'adressage à l'intérieur des documents,

XSLT permet de définir des transformations sur les documents XML (format et/ou contenu),

XHTML - Versions de HTML spécifiées en XML, postérieures à HTML 4.0.

DOM – Document Object Model- API du W3C pour la manipulation de documents XML.

XML DSIG - XML Signature.

SOAP - Simple Object Access Protocol - Protocole d'échange de données basé sur des formats XML, pour les Web Services XML.

UDDI - Universal Description Discovery and Integration : spécification des Web Services XML pour l'identification, la découverte et l'enregistrement des services web.

WSDL - Web Services Description Language - Format XML permettant de décrire des services Web Services XML.

SVG – Scalable Vector Graphics - standard pour le graphisme vectoriel 2D basé sur XML.

SGML – Standard Generalized Markup Language - Langage de markup précurseur de XML.

DTD - Document Type Definition (définition de type de document). Document qui définit la structure d'un fichier XML par une liste d'éléments.

Informations complémentaires Pour obtenir des informations complémentaires, visitez les sites Web suivants :

Microsoft Office

http://www.microsoft.com/france/office

XML Schema Primer http://www.w3.org/TR/xmlschema-0/

Schémas XML d’Office 2003 et Visio 2003

http://www.microsoft.com/office/xml/default.mspx

xml sur le poste de travail avec microsoft office...

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