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XLAB Fin d’exercice 2005/2006

Version 5.1 Octobre 2005

Réalisé par la Direction des systèmes d’information

du CNRS (DSI)

A propos de ce volume...

La fin d’exercice dans Xlab est une opération importante. Son bon déroulement conditionne le démarrage correct de l’exercice 2006. Afin que la fin d’exercice se passe dans les meilleures conditions, il est nécessaire de respecter un certain nombre de règles et de connaître les mécanismes fondamentaux qui régissent la fin d’exercice des organismes de tutelle. Le présent document a pour objectifs :

− d’expliciter clairement la fin d’exercice dans Xlab, − de donner en détail la manière de procéder, − de donner les principales règles de la GCF en matière de fin d’exercice.

Si vous utilisez XlabUniv, reportez-vous aux manuels, − « XlabUniv, Echanges Xlab-NABuCo dans sa globalité (Flux Xlab ➠ NABuCo ➠

Xlab), Fin d’exercice 2005/2006 » − « XlabUniv, Echanges Xlab-NABuCo (Flux NABuCo ➠ Xlab), Fin d’exercice

2005/2006 ». Conventions

☞ Ce pictogramme décrit une suite d’actions permettant de traiter plus facilement certains mouvements. Ces points sont regroupés dans un mémo en annexe du présent manuel.

Ce pictogramme identifie des remarques utiles mais sans incidence sur le cours des instructions exposées.

XLAB Les principes de la fin d’exercice

Fin d’exercice 2005/2006 - Octobre 2005 4

Table des matières LES PRINCIPES DE LA FIN D’EXERCICE 7

1. PRESENTATION 7 2. L’OUTIL SUIVINOM 7 3. CALENDRIER GENERAL POUR LE CNRS 8 4. POUR PASSER DE L’EXERCICE 2005 A L’EXERCICE 2006 DANS XLAB 9

LES DATES DE FIN D’EXERCICE 10

1. LA DATE DE CLOTURE DE L’EXERCICE 10 2. LA DATE DE DEBUT DE SAISIE DES COMMANDES 11 3. LE CHANGEMENT DES DATES DE FIN D’EXERCICE 12

LA PREPARATION DE LA FIN D’EXERCICE 14

1. VERIFIER LE PARAMETRAGE DES ORGANISMES 14 2. TRAITER LES MOUVEMENTS A NE PAS REPORTER 15 3. TRAITER L’ENSEMBLE DES MOUVEMENTS PRESENTS DANS LES LISTES D'INTEGRATION 15 4. CONTROLER LA BASE 15

4.1 Vérifier la cohérence de la base 17 4.2 Détecter les anomalies de gestion 17 4.3 Imprimer les états d’anomalies dans Xlab 18 4.4 Imprimer d’autres états de vérification dans Xlab 19 4.5 Purger les marchés 20 4.6 Etats obtenus de la délégation 21

5. REGULARISER LES FACTURES 22 6. SOLDER SI NECESSAIRE LES COMMANDES DE VACATION 24 7. SOLDER SI NECESSAIRE UNE ORIGINE ET/OU UNE ENTITE 24

7.1 Solder une origine de crédit 24 7.2 Solder une entité dépensière 24

8. TRAITER SI NECESSAIRE LES DEMANDES D’ACHAT EXTERNES 24

LE BASCULEMENT D’EXERCICE 25

1. PRESENTATION 25 1.1 Archivage de l'exercice 2005 25 1.2 Initialisation de l'exercice 2006 26

2. REGLES DE REPORT 26 2.1 Demandes d’achat 26 2.2 Commandes 26


Fin d’exercice 2005/2006 - Octobre 2005 5

2.3 Demandes de mission 27 2.4 Demandes de personnel 27 2.5 Factures 28 2.6 Calcul des reports 29

3. OPTIONS DE REPORT 30 3.1 Choix des options 30 3.2 Option 1A 33 3.3 Option 1B 33 3.4 Option 1C 34 3.5 Option 2B 34 3.6 Option 2C 35 3.7 Option 3C 35

4. BASCULEMENT D'EXERCICE POUR LA BASE XLAB 36 5. BASCULEMENT D’EXERCICE POUR LA FACTURATION CLIENT 40

LE DEMARRAGE DE L’EXERCICE 2006 41

1. MISE EN PLACE DES CREDITS 41 2. REIMPUTATION DES COMMANDES (OPTIONS 2B ET 2C) 41 3. REIMPUTATION DES DEMANDES DE MISSION (OPTIONS 2B ET 2C) 43 4. EPURATION DES FOURNISSEURS, MATIERES ET MARCHES 44

LE REPORT D’UNE COMMANDE DE L’EXERCICE 2005 45

LA CONSULTATION DES BASES ARCHIVEES 47

LA FIN D’EXERCICE DANS LA GCF 49

1. LES COMMANDES 49 2. LES FACTURES MANDATEES 50 3. LES FACTURES EN ATTENTE D’INTEGRATION 50 4. LES FACTURES EN ATTENTE DE CREDITS DE PAIEMENT6 50 5. LES MISSIONS 50 6. LES COMMANDES DE PERSONNEL SUR CREDITS DECONCENTRES (POPART) 51

ANNEXE : MEMO 52


Fin d’exercice 2005/2006 - octobre 2005 7

Les principes de la fin d’exercice

1. Présentation La fin d'exercice est un processus, mené au niveau du laboratoire, qui consiste à clore l'exercice courant 2005 et à initialiser l'exercice 2006.

Selon la complexité de la gestion du laboratoire, la fin d'exercice s'effectue avec ou sans report des données financières sur les origines de crédit et/ou les entités dépensières.

La fin d'exercice comporte cinq étapes principales : 1. saisir les dates de fin d'exercice fixées par chaque organisme ; 2. préparer la fin d'exercice ; 3. transmettre les dernières informations à la délégation ; 4. recevoir les dernières informations de la délégation ; 5. effectuer le basculement d'exercice.

2. L’outil SuiviNom

Vous devez interrompre l’utilisation de l’outil SuiviNom pendant la période de fin d’exercice.

En accord avec votre délégation : - lors de la dernière transmission vers la délégation, lancez une dernière fois l’outil

SuiviNom, - une fois votre basculement d’exercice effectué dans Xlab, vous pouvez

recommencer à lancer l’outil SuiviNom à la fréquence habituelle demandée par votre délégation.



3. Calendrier général pour le CNRS Changement

dates fin d’exercice

Clôture d’exercice13/12/2005 (*)

Basculement d’exercice

* ces dates sont celles de la délégation Centre Poitou-Charentes ; les dates au plus tard ont été fixées nationalement et sont : le 21/12/2005 pour la dernière transmission laboratoire délégation et la clôture d’exercice le 02/01/2006 pour la dernière transmission délégation laboratoire.

Préparation fin d’exercice

Traitement des mouvements en

attente d’intégration

Dernière transmission délégation laboratoire

02/01/2006(*)

Fin d’exercice facturation client

Préparation basculement d’exercice

Première transmission laboratoire délégation

Initialisation exercice

Dernière transmission laboratoire délégation

12 /12/2005 (*)

Attention • Si vous dépendez de plusieurs délégations ou d’un institut, les derniers échanges

de l'exercice 2005 (laboratoire délégation et délégation laboratoire) doivent être faits avant la date de clôture de l'exercice.

• Après le dernier retour 2005 (délégation laboratoire), il ne faut plus lancer de “ Retour depuis la délégation ” tant que vous n’avez pas effectué le basculement d’exercice ;

Remarque Tous les traitements décrits pour l’organisme CNRS s’appliquent à l’INSU et à l’IN2P3.



4. Pour passer de l’exercice 2005 à l’exercice 2006 dans Xlab Vous devez effectuer :

− le changement des dates de fin d'exercice, étape permettant de fixer les dates de clôture de l'exercice 2005 et de début de saisie des commandes 2006 pour chacun des organismes de gestion de votre laboratoire ;

− la préparation de la fin d'exercice, étape consistant à préparer la clôture de la gestion sur l’exercice 2005 ;

− la préparation du basculement d'exercice, étape consistant à vérifier les mouvements dans Xlab et XlabUniv ainsi que l'état de la base Xlab dans le but de rétablir sa cohérence avant le basculement ;

− le basculement d'exercice, étape consistant à archiver l'exercice 2005, à initialiser l'exercice 2006 en fonction de l'option que vous aurez choisie.

Selon l’option de basculement réalisée, vous devrez éventuellement, après la restructuration de l'arborescence des entités dépensières de votre laboratoire, réimputer les commandes ainsi que les demandes de mission sur les entités dépensières.

Si vous avez utilisé le module Facturation client, il est nécessaire de réaliser la fin d’exercice de la base Faclix.

Toutes ces opérations sont décrites dans ce document en dehors de celles qui concernent XlabUniv pour lesquelles vous devez vous reporter aux manuels « XlabUniv, Echanges Xlab-NABuCo dans sa globalité (Flux Xlab ➠ NABuCo ➠ Xlab), Fin d’exercice 2005/2006 » et « XlabUniv, Echanges Xlab-NABuCo (Flux NABuCo ➠ Xlab), Fin d’exercice 2005/2006 ».

XLAB Les dates de fin d’exercice


Les dates de fin d’exercice

1. La date de clôture de l’exercice

La date de clôture de l’exercice est très importante dans la mesure où elle conditionne des traitements spécifiques. En effet, passée cette date, certains traitements seront modifiés, d’autres ne seront plus possibles. Tous ces traitements ne redeviendront disponibles dans leur intégralité qu’à l’issue du basculement d’exercice.

Jusqu'à la date de clôture de l’exercice 2005 : vous pouvez travailler “ normalement ” sur l'exercice 2005. Après la date de clôture de l’exercice 2005 : − vous pouvez solder ou désolder les commandes CNRS, − vous pouvez saisir des factures CNRS, − vous ne pouvez plus effectuer d'extractions, − vous ne pouvez plus modifier, sur l'exercice 2005, les commandes, factures,

demandes et commandes de mission, demandes et commandes de personnel sur crédit déconcentré (PCD), hormis l’indicateur de solde.

Attention • Au delà de la date de clôture d’exercice, les commandes, les factures et les

missions saisies sont imputées sur l’exercice 2006 pour le CNRS. • Les rejets de mouvements de l’exercice 2005 intégrés après la date de clôture

devront, de préférence, être traités avant le basculement d’exercice.

Vous devez renseigner dans Xlab la date à laquelle chaque organisme de gestion dont dépend votre laboratoire va effectuer sa clôture d’exercice. Cette date est fixée en concertation avec chaque organisme. Pour le CNRS, elle correspond le plus souvent à la date limite de réception des factures “ papier ” à la délégation. Vous devez, au plus tard à cette date, effectuer la dernière transmission vers la délégation. La date de clôture de l'exercice 2005 qui fixée par défaut dans Xlab au 21/12/05 pour le CNRS et au 31/12/05 pour les autres organismes, doit être modifiée (cf. Le changement des dates de fin d’exercice, page12).



2. La date de début de saisie des commandes

Cette date, intitulée "Com ex N+1" dans le fenêtre FDEX 2000, est liée à la gestion d’une période complémentaire, elle ne doit être modifiée que dans ce cas.

Pour les organismes de type CNRS…

Cette date est renseignée automatiquement et vous ne devez pas la modifier. C’est la date de clôture d’exercice qui sert de référence pour imputer les commandes et factures sur 2005 ou 2006.

Pour les autres organismes… A partir de la date de début de saisie des commandes sur l’exercice 2006, toute nouvelle commande, toute nouvelle demande de mission (ainsi que sa commande associée) et toute nouvelle facture seront imputées sur l'exercice 2006 : ces saisies sont appelées “ saisies par anticipation ”. Cette date de début de saisie des commandes 2006, fixée par défaut au 01/01/06 pour tous les organismes, peut être modifiée uniquement si une période complémentaire est mise en place dans votre organisme.

Remarque Tant que le basculement d'exercice n'est pas effectué, quel que soit l’exercice de la commande ou facture saisie, les contrôles et les mises à jour sont faits par rapport aux structures et aux disponibles de l'exercice 2005 (origines de crédit et entités dépensières).



3. Le changement des dates de fin d’exercice

− Mode Gestion courante. − Menu Traitements/Fin exercice/Changement

La fenêtre “ Changement d’exercice N / N+1 ” apparaît.

Cette fenêtre présente la liste des organismes de gestion du laboratoire et permet, pour chacun d'eux :

− de présenter la date de leur dernier transfert informatique (“ Dernier transfert ”), − de fixer la date de clôture de l'exercice 2005 (“ Clôture d'ex. ”) qui correspond à la

date de dernier envoi vers la délégation pour le CNRS, − de fixer la date de début de saisie des commandes 2006 (“ Com ex. N+1 ”) pour

les organismes autres que le CNRS.

Pour les organismes de type CNRS, la date de clôture par défaut est le 21/12/05. Il est de votre initiative de modifier cette date, en accord avec votre délégation.

Pour les organismes autres que le CNRS, une fois la date de clôture de l'exercice fixée en accord avec l'organisme (31/12/05 par exemple) et saisie dans Xlab, il est conseillé de fixer la date de début de saisie des commandes 2006 au lendemain de la date de clôture de l'exercice 2005 (01/01/06 par exemple).



Pour changer les dates de fin d’exercice

1. Sélectionnez l'organisme de gestion pour lequel vous voulez fixer les dates de fin d'exercice, puis cliquez sur le bouton <Modifier>.

2. Saisissez les dates de fin d’exercice sous la forme JJ/MM/AA.

3. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre mise à jour ou sur le bouton <Annuler> pour annuler votre demande de modification.

4. Répétez les opérations 1. à 3. Pour fixer les dates de fin d'exercice des autres organismes de la liste.

5. Cliquez sur le bouton <Fermer>.

Pour connaître les nouvelles règles de gestion liées à la modification des commandes CNRS, après la date de clôture et à la saisie des factures par anticipation, vous pouvez consulter la documentation « Complément à la documentation utilisateur V4.0 ».

XLAB La préparation de la fin d’exercice


La préparation de la fin d’exercice

Préparer la fin d'exercice consiste à : − vérifier le paramétrage des organismes ; − traiter les mouvements à ne pas reporter ; − traiter l'ensemble des mouvements présents dans les listes d'intégration ; − contrôler la base ; − régulariser si nécessaire les factures ; − solder si nécessaire les commandes de vacation ; − solder si nécessaire une entité et/ou une origine ; − traiter si nécessaire les demandes d’achats externes.

1. Vérifier le paramétrage des organismes

− Mode Administration − Menu Paramétrage/Organisme

La fenêtre “ Organisme de gestion ” apparaît.

Vérifiez le paramétrage de tous les organismes de gestion de votre laboratoire :

− Pour les organismes autres que le CNRS, la case “ Gestion des factures "en cours" ” ne doit être cochée que si vous effectuez le suivi du mandatement des factures pour cet organisme. Dans le cas contraire, vérifiez que la case soit décochée (si ce n'est pas le cas, la décocher).



− Pour les organismes de type CNRS, la case “ Gestion des factures "en cours" ” est obligatoirement cochée.

Remarques Vous pouvez vérifier le total facturé mandaté d’une origine de crédit en imprimant le budget de l’origine de crédit (menu Traitements/Etats origines/Synthèse des origines). Si vous suivez le mandatement des factures pour un organisme non CNRS (case “ Gestion des factures "en cours" ” cochée), vous pouvez effectuer la régularisation des factures décrite page 22.

2. Traiter les mouvements à ne pas reporter Afin de ne pas reporter inutilement des mouvements et avant le dernier envoi vers la délégation, il est fortement recommandé de vérifier tous les mouvements susceptibles d’être basculés selon les règles habituelles de fin d’exercice :

Commandes Attendus Missions Factures Factures clients

☞ Pour supprimer les attendus sur notifications ou sur répartitions présents à tort

Crédits / Attendus / Trouver / N° d’attendu ou autre critère / Rechercher / Trier sur la date d’arrivée / Sélectionner / Ok / Détruire / ‘Oui’ au message de confirmation.

3. Traiter l’ensemble des mouvements présents dans les listes d'intégration Pour le CNRS, vous devez intégrer l’ensemble des mouvements présents dans les listes d’intégration y compris les rejets, faute de quoi vous ne pourrez pas lancer le basculement d’exercice. Les éléments que vous ne désirez pas intégrer doivent être refusés en concertation avec la délégation. Si votre laboratoire effectue des échanges avec NABuCo, vous devez également traiter l’ensemble des mouvements présents dans les listes d’intégration.

4. Contrôler la base L'opération “ Préparation de la fin d’exercice ” dans Xlab consiste à :

− vérifier automatiquement la cohérence de votre base Xlab ; − détecter les anomalies de gestion ; − imprimer les états d’anomalies.

Elle permet également de supprimer, si vous le souhaitez, les marchés arrivés à terme.

Au terme de la préparation de fin d'exercice, il vous appartiendra de mettre à jour votre base Xlab, en fonction des anomalies détectées.



Vous pouvez répéter plusieurs fois l'opération de préparation de fin d'exercice. Il est conseillé d'effectuer cette opération :

− avant la dernière transmission vers la délégation et la clôture de l'exercice 2005, − avant le basculement d'exercice.

− Mode Gestion courante − Menu Traitements/Fin exercice/Préparation

La fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ” apparaît.

Pour préparer la fin d’exercice

A partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, cochez la ou les cases pour lesquelles vous voulez faire des contrôles. Il est recommandé d'effectuer l'ensemble des contrôles. Cependant, cette opération pouvant prendre du temps, vous pouvez tout à fait effectuer les contrôles en plusieurs fois en ne cochant que certaines cases. Vous devez être le seul utilisateur connecté à la base pour effectuer cette opération.

☞ Pour connaître les utilisateurs connectés L'utilisateur doit avoir un profil initial "Administration d'Xlab"

Administration / Outils / Utilisateurs connectés

De même, le traitement de purge des marchés pourra être demandé uniquement lors du deuxième lancement (cf. chapitre “ Purger les marchés ” page 20).



4.1 Vérifier la cohérence de la base Ce traitement peut être obtenu à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, en cochant la case “ Vérification de la cohérence de la base ”. Il est identique à celui qui peut être lancé à tout moment de l'année (cf. classeur “ Paramétrages et Utilitaires ”, chapitre “ Vérifier la cohérence des données ” (page 249) et le complément à la documentation utilisateur de la version 3.8). Cette procédure automatique détecte les incohérences relatives aux informations que vous avez traitées dans Xlab au cours de l'exercice (commandes, factures, origines de crédit, entités dépensières) et édite, selon les incohérences détectées, les états suivants :

COMMANDES INCORRECTES FDX 4 FACTURES INCORRECTES FDX 5 ORIGINES DE CREDIT INCORRECTES FDX 6 ENTITES DEPENSIERES INCORRECTES FDX 7 INCOHERENCE SUR LES MASSES DE CREDITS FDX 15

Ces états vous permettent de restaurer éventuellement la cohérence de la base (intervention de l'administrateur Xlab).

Attention Cette opération doit être précédée d'une sauvegarde de la base Xlab.

Avertissement Cette opération doit être précédée d'une sauvegarde de la base Xlab. Vous ne pourrez effectuer le basculement d'exercice que si les incohérences de la base ont été corrigées ; c'est-à-dire si le terme “ OK ” apparaît dans la case “ Diagnostic ” de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”. Si ce n'est pas le cas, lancez à nouveau la vérification de cohérence de la base avec correction automatique de la base.

4.2 Détecter les anomalies de gestion Ce traitement est obtenu, à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, en cochant la case “ Relevé des anomalies de gestion ”. Il consiste à rechercher les anomalies de gestion des crédits, et à imprimer les états d'anomalies suivants :

ENTITES DEPENSIERES AYANT UN SURPLUS DE CREDITS RESERVES FDX 1 ORIGINES DE CREDIT EN DEPASSEMENT FDX 2 ENTITES DEPENSIERES EN DEPASSEMENT FDX 3 ORIGINES DE CREDIT AVEC TAXE CUMULEE > TAXE FORFAITAIRE FDX 9 ORIGINES DE CREDIT DE NIVEAU 1 AVEC TOTAL REPARTI < 0 FDX 16 ENTITES DEPENSIERES AVEC TOTAL REPARTI < 0 FDX 17 MOUVEMENTS SUR ENTITE BANALISEE FDX 18



Seuls seront imprimés les états où apparaissent des anomalies. Ces états vous permettent de régulariser la situation des origines de crédit et des entités dépensières en dépassement ou en anomalie. Aucun de ces éléments n’est bloquant pour le basculement d’exercice.

4.3 Imprimer les états d’anomalies dans Xlab

Lors du basculement d'exercice, les commandes soldées de l'exercice 2005, ainsi que les demandes d’achats traitées par des commandes soldées ne sont pas basculées. De manière à mieux contrôler ce processus, vous pouvez, à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, demander l'impression des états suivants : DEMANDES D’ACHAT FAISANT REFERENCE A DES COMMANDES NON SOLDEES FDX10 COMMANDES NON SOLDEES PAR FOURNISSEUR FDX 0 COMMANDES DE FONCTIONNEMENT LIVREES ET NON FACTUREES FDX 8

Etat des demandes d’achat faisant référence à des commandes non soldées, triées par entités dépensières, (FDX10): Il est obtenu, à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, en cochant la case “ Liste des demandes d’achat ”. Cet état ne peut être obtenu que si l’on a utilisé le module “ demande d’achat ” au cours de l’exercice.

Etat des commandes non soldées par fournisseur, triées par fournisseur et n° de commande (FDX 0) : Il est obtenu, à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, en cochant la case “ Liste des commandes non soldées ”. Si la valeur de la dernière colonne de cet état est égale à “ OUI ”, cela indique que le montant facturé de la commande est supérieur ou égal au montant commandé. Ces commandes seront automatiquement soldées lors du basculement d’exercice. Si vous souhaitez reporter ces commandes sur le nouvel exercice, il suffit d'augmenter le montant de la commande. Pour les commandes CNRS, INSU ou IN2P3, cette opération doit être effectuée avant le dernier transfert 2005 afin que cette modification soit réalisée également dans la GCF.

Etat des commandes de fonctionnement livrées et non facturées (FDX 8) : Il est obtenu, à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, en cochant la case “ Commandes fonction. livrées non facturées ”. Cet état ne peut être obtenu que si l’on a utilisé le module “ livraison ” au cours de l’exercice. Une fois édités, ces états vous permettent de mettre à jour la base, c'est-à-dire :

− de solder les commandes qui doivent l'être, pour ne pas les reporter sur l'exercice 2006 ;

− de connaître les commandes non soldées dont le montant [facturé sur exercice + facturé antérieur] est supérieur ou égal au montant commandé ; ces commandes



seront automatiquement soldées (règle valable pour tous les organismes, y compris le CNRS).

☞ Pour solder les commandes (même sans facture) A faire de préférence avant le dernier transfert 2005 vers la délégation

Commande / Trouver / N° commande ou autre critère / Rechercher / Sélectionner / Ok /Modifier/ Cocher la case solde/ Ok.

☞ Pour solder une commande rattachée à une demande de mission Cocher la case solde de la commande de mission :

Commande / Trouver / N° commande ou autre critère / Rechercher / Sélectionner / Ok / Modifier/ Cocher la case solde / Ok

OU Mission / Trouver / N° mission ou autre critère / Rechercher / Sélectionner /

Ok / Commande / Modifier / Cocher la case solde / Ok. Ex : mission non effectuée ou ne donnant pas lieu à remboursement

4.4 Imprimer d’autres états de vérification dans Xlab

Etat des factures non mandatées Il est obtenu en mode Gestion courante, par l’intermédiaire du menu Dépenses/Facture puis en cliquant sur le bouton <Trouver>. Une recherche, en indiquant comme critères le statut “ Transmise ” et “ Labo ”, permet d'obtenir la liste des factures envoyées à la délégation et non mandatées. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton <Imprimer>. A l’aide de cet état ainsi que de l’historique des dépenses envoyé par la délégation, INSU, ou IN2P3, assurez-vous que dans Xlab il n’y a pas de factures sans référence de mandat alors qu’elles figurent à la délégation (s'il y en a, reportez-vous au chapitre “ Régulariser les factures ”, page 22).



Budget des origines de crédit de niveau fin Il est obtenu en mode Gestion courante, par l’intermédiaire du menu Traitements/Etats origines/Synthèse des origines. Cochez uniquement la case “Budget sur origine de crédit”, sélectionnez toutes les origines puis cliquez sur le bouton <Imprimer>. Imprimez ces états juste avant le basculement d’exercice et conservez les jusqu’à l’initialisation de l’exercice 2006. Ils vous permettront de vérifier ou de saisir les reports de crédits selon l’option de basculement que vous aurez choisie.

Budget des entités dépensières de niveau fin Il est obtenu en mode Gestion courante, par l’intermédiaire du menu Traitements/Etats entités/Synthèse des entités. Cochez uniquement la case “Budget sur entité dépensière”, sélectionnez toutes les entités de niveau fin puis cliquez sur le bouton <Imprimer>. Imprimez ces états juste avant le basculement d’exercice et conservez les jusqu’à l’initialisation de l’exercice 2006. Ils vous permettront de vérifier ou de saisir les reports de crédits selon l’option de basculement que vous aurez choisie.

4.5 Purger les marchés

Ce traitement peut être obtenu, à partir de la fenêtre “ Préparation fin d'exercice N/N+1 ”, en cochant la case “ Purge des marchés terminés depuis … mois” et en saisissant un nombre de mois. Il consiste à détruire les marchés non référencés par une commande ou une facture et dont la date de fin est atteinte depuis le nombre de mois que vous avez indiqué. Pour cela, vous devez cocher la case et indiquer le nombre de mois depuis lequel le marché doit être terminé pour être supprimé.

Exemple Le 1er février 2006, vous souhaitez détruire les marchés terminés depuis 2 mois.

1. Cochez uniquement la case “ Purge des marchés terminés ” et saisissez “ 2 ” dans la case “ mois ”. Les marchés détruits seront ceux dont la date de fin est antérieure au 1er décembre 2005 et qui ne sont pas référencés par une commande ou une facture.

2. Cliquez sur le bouton <Lancer> puis sur <OK> Lorsque le message “ La préparation de fin d'exercice peut durer longtemps et ne doit pas être interrompue. Confirmez-vous le lancement ? […]” apparaît, cliquez sur le bouton <OUI>.

3. Vous êtes maintenant sur l'écran de destination de l'état. Sélectionnez la destination de votre état en cliquant sur l'un des boutons radio. Par défaut, c'est l'imprimante qui est sélectionnée.

4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider votre choix. Vous pouvez annuler l'impression en cliquant sur le bouton <Annuler>.

5. Lorsque le traitement est terminé, le nombre de marchés supprimés apparaît dans un message, cliquez sur <OK>.

6. Le message “ Les traitements de préparation de la fin d'exercice sont terminés. “ s’affiche ensuite, cliquez également sur <OK>.



4.6 Etats obtenus de la délégation Vous pouvez demander à votre délégation de produire la liste des factures en attente d’intégration1 et la liste des factures en attente de mandatement2 afin d’aider au pointage avec la GCF.

1 Les factures en attente d’intégration sont celles du fichier FACLAB 2 Les factures en attente de mandatement sont celles du fichier FACATT



5. Régulariser les factures Si le suivi du mandatement des factures est effectué pour un organisme non CNRS (case “ Gestion des factures en cours ” cochée dans la fenêtre “ Organisme de gestion (ETAB 3000) ”), une régularisation des factures doit être effectuée. Cette opération a pour but d'affecter un numéro et une date de mandat générique à une facture ou un ensemble de factures afin d'éviter leur report sur l'exercice 2006.

− Mode Gestion courante − Menu Traitements/Fin exercice/Régul. Facture

La fenêtre “ Sélection des factures à mandater ” apparaît.

Pour attribuer automatiquement un numéro de mandat à des factures

1. Saisissez éventuellement des critères de recherche (N° facture, fournisseur, organisme, identifiant, N° INSEE) pour les factures à mandater.

2. Cliquez sur le bouton <Rechercher>. Vous obtenez la liste des factures non mandatées répondant aux critères de recherche.

3. Sélectionnez les factures que vous ne désirez pas mandater automatiquement et cliquez sur le bouton <Enlever de la liste>.

4. Cliquez sur le bouton <Mandater les factures>.

La fenêtre suivante apparaît :



5. Saisissez la date de mandatement à attribuer aux factures présentes dans la liste et cliquez sur le bouton <OK>.

6. Un message de confirmation apparaît, validez en cliquant sur le bouton <OK>. Xlab traite alors automatiquement toutes les factures présentes dans la liste et leur attribue le n° de mandat 9999.

7. Cliquez sur le bouton <Fermer> pour retourner au menu principal.

☞ Pour comparer la liste des factures non mandatées avec les listes produites par la délégation Cette liste peut être triée afin de la présenter de la même façon que la liste fournie par la délégation. Faire une liste des factures transmises :

Traitement / Fin d’exercice / Regul facture / Organisme / Rechercher / Sélectionner une facture / Trier sur le statut / Enlever de la liste les factures non transmises / Imprimer.

☞ Pour mandater des factures ne devant pas être reportées Demander à votre délégation de vous retransmettre les factures concernées, avant le dernier retour sur l'exercice 2005

OU Mettre une date de mandatement sur la ou les factures concernée(s)

Facture / Trouver / N° facture ou autre critère / Rechercher / Sélectionner / Ok / Modifier / Info / Renseigner une date de mandat / Fermer/ Ok

OU Traitement / Fin d’exercice / Regul facture / N° facture ou autre critère / Rechercher / Enlever de la liste les factures à ne pas mandater si nécessaire / Mandater la facture / Renseigner une date de mandat / Ok/ Oui au message de confirmation.

Ex. : factures rattachées à des organismes non CNRS, factures « magasin CNRS » pour certaines délégations ; factures mandatées en délégation et non mandatées dans Xlab



6. Solder si nécessaire les commandes de vacation Pour les dépenses de vacation portant sur un code budgétaire annuel (code de gestion 1 de l’origine de crédit d’Xlab égal à (06910)), vous devez, après la date de clôture :

− solder les commandes de vacation, − mettre à zéro les crédits de vacation (pour cela, reportez-vous au chapitre

“ Solder une origine de crédit”, page 24).

7. Solder si nécessaire une origine et/ou une entité Si vous souhaitez détruire une origine ou une entité lors de l’initialisation de l’exercice 2006, vous devez effectuer un certain nombre d’opérations ramenant l’entité ou l’origine à zéro avant le basculement d’exercice.

Rappels Il est impossible de détruire une entité de regroupement de niveau 1. Il est impossible de détruire une origine de regroupement de niveau 1 ou 2 si elle possède des origines “ filles ”. Vous ne pouvez détruire une origine ou une entité d’un autre niveau que si aucun mouvement ne s’y rapporte ; il peut donc être nécessaire d’effectuer des opérations sur l’origine ou l’entité avant le basculement d’exercice.

7.1 Solder une origine de crédit Pour cette origine, vous devez :

− solder toutes les commandes, − enregistrer le mandatement de toutes les factures rattachées, − détruire les attendus sur notification dont le reste attendu est non nul, − ramener le total réparti (montant réparti sur l’exercice 2005 + réparti antérieur) au

montant total facturé 2005 (indiqué sur le budget de l’origine) en saisissant une ou plusieurs répartitions,

− ramener le disponible sur engagé à zéro en saisissant une notification.

7.2 Solder une entité dépensière Pour cette entité, vous devez :

− imputer toutes les commandes non soldées sur une autre entité, − imputer toutes les factures non mandatées sur une autre entité, − détruire les attendus sur répartition dont le reste attendu est non nul, − selon le cas, saisir une répartition négative, une ventilation négative ou une

facture interne du montant du reliquat de ses crédits.

8. Traiter si nécessaire les demandes d’achat externes Les demandes d’achat externes en attente d’intégration doivent impérativement être traitées pour pouvoir effectuer le basculement d’exercice 2005/2006.



Le basculement d’exercice

1. Présentation Le basculement d'exercice permet de clore l'exercice en cours et d'initialiser l'exercice suivant pour l’ensemble des organismes de gestion selon différentes options.

Le basculement d'exercice ne peut débuter que si : − la date du jour est postérieure aux dates de clôture d'exercice indiquées dans Xlab

pour tous les organismes de gestion (cf. chapitre “ Les dates de fin d’exercice ”, page 10) ;

− la préparation de fin d'exercice est exempte d'anomalies c'est-à-dire, que le terme OK apparaît dans la case « Diagnostic » de la fenêtre « Préparation fin d’exercice N/N+1 » (cf. chapitre “ La préparation de la fin d’exercice ”, page 14) ;

− le dernier retour GCF a été effectué et les mouvements correspondants traités ; − il n'existe plus d'éléments en attente de traitement dans les listes d'intégration pour

le CNRS, l'INSU ou l'IN2P3 (voir mode Echanges DR, menu Intégration) ; − il n’existe plus d’éléments en attente de traitement dans les listes d’intégration

pour les établissements de type ETSUP (voir Echanges Xlab-Nabuco, menu Autres fonctions) ;

− il n’existe plus de demandes d’achat externes en attente de traitement.

Le basculement d'exercice Xlab est une opération interne au laboratoire, qui peut être déclenchée au moment que vous souhaitez. Elle nécessite néanmoins une certaine synchronisation avec les organismes de gestion. Le basculement dans Xlab ne peut se faire qu'après la date de clôture la plus tardive. Le basculement se situe donc :

− impérativement après le basculement effectif de l’organisme de gestion en ce qui concerne le CNRS, l’INSU et l’IN2P3,

− idéalement, après le basculement effectif des autres organismes de gestion du laboratoire.

Le basculement d'exercice comporte deux étapes : − l'archivage de l'exercice 2005 ; − l’initialisation de l’exercice 2006.

1.1 Archivage de l'exercice 2005 L'opération de basculement dans Xlab commence par un archivage de l'exercice 2005. Cet archivage consiste à recopier le contenu de la base Xlab sur un support informatique. L'exercice 2005 reste ainsi consultable.

Attention La base 2005 étant archivée avant le basculement d’exercice, elle comportera les commandes, factures et missions 2006 saisies “ par anticipation ”. De plus, les commandes soldées automatiquement au cours du basculement d’exercice resteront non soldées dans la base 2005 archivée.



1.2 Initialisation de l'exercice 2006 L'initialisation de l'exercice 2006 s'accompagne d'une mise à jour automatique de la base Xlab, qui diffère selon l’option que vous avez retenue (option concernant le report des dépenses et des crédits). Certains traitements restent cependant communs à toutes les options de basculement.

2. Règles de report Les règles suivantes régissent le basculement des mouvements. Elles sont les mêmes quelle que soit l’option de basculement choisie.

− Tous les mouvements de crédits de l'exercice 2005 sont supprimés (à l'exception des attendus dont le reste attendu est différent de zéro) :

• les notifications, • les répartitions.

− Les mouvements de factures internes et les ventilations sont également supprimés. − En conséquence, les cumuls suivants sont mis à zéro :

• pour les origines de crédit : le cumul réparti.

• pour les entités dépensières : le total et le cumul réparti, le total sur ventilation, le total et le cumul des recettes sur factures internes, le total ventilé.

− Les sessions du journal de transfert sont supprimées : • les extractions au statut “ purgée ”, • toutes les réceptions sauf la dernière.

− Toutes les commandes et factures retournées par la délégation et refusées par le laboratoire sont supprimées.

2.1 Demandes d’achat Les demandes d’achat reportées sont les suivantes :

− les demandes au statut “ en attente ”, avec toutes leurs lignes détail ; − les demandes au statut “ en cours ”, sans les lignes détail déjà traitées par une

commande soldée de l’exercice 2005.

Remarques Les demandes d’achat au statut “ en cours ”, pour lesquelles les lignes au statut “ en attente ” sont toutes des lignes de commentaire, ne sont pas reportées.

2.2 Commandes

Les commandes suivantes sont reportées dans Xlab : − les commandes non soldées, dont le total facturé n'excède pas le montant

commandé; − les commandes dont au moins une des factures n'est pas mandatée si les factures

“ en cours ” sont gérées pour l'organisme correspondant.



Attention Si le total facturé est supérieur ou égal au montant commandé, la commande est automatiquement soldée. Si vous souhaitez reporter ces commandes sur le nouvel exercice, il suffit d'augmenter le montant de la commande. Pour les commandes CNRS, INSU ou IN2P3, cette opération doit être effectuée avant le dernier transfert 2005 afin que cette modification soit réalisée également à la délégation ou institut. Toutes les commandes rattachées à une demande de PCD dont la période d'embauche est sur plusieurs exercices sont soldées. Pour le CNRS, assurez-vous que les factures qui n’ont pas de date de mandat sont bien celles qui figurent sur les états des factures envoyés par votre délégation sur votre demande.

Toutes les commandes CNRS sans facture sur l’exercice 2005 que vous solderez après la date de clôture, ne seront pas reportées sur l’exercice 2006. Du fait de l’interruption des échanges, ces mêmes commandes seront reportées dans la GCF lors du basculement d’exercice. Aussi, afin de supprimer ce déphasage entre Xlab et la GCF, vous devez informer le gestionnaire de la délégation pour que ces commandes soient soldées manuellement dès l’ouverture de l’exercice 2006. Ces commandes vous seront automatiquement retournées, elles apparaîtront dans la liste des ‘Anomalies Retour’, vous pourrez ainsi les consulter.

2.3 Demandes de mission Les demandes de mission qui sont reportées sont les suivantes :

− les demandes 2005 non transmises et non imputées ; − les demandes 2005 dont une commande est reportée ; − les demandes saisies par anticipation sur l’exercice 2006.

2.4 Demandes de personnel Les demandes de personnel qui sont reportées sont les suivantes : − les demandes 2005 dont la commande est reportée ; − les demandes 2005 dont la date de fin n’est pas dépassée ; dans ce cas, les

montants de la demande sont calculés de la façon suivante : le montant de la demande reste inchangé le montant engagé sur exercices précédents est augmenté du montant engagé

sur exercice. le montant sur exercices suivants est calculé à partir des éléments de la grille

de valorisation. Si la date de fin de contrat est sur l’année 2005, le montant à engager sur les exercices suivants est nul.

2.5 Factures Si l’organisme considéré gère les “ factures en cours ” :



pour toute commande reportée, l’exercice des factures est porté à 2006 si elles ne sont pas mandatées ; il ne change pas dans le cas contraire. En effet, les factures mandatées de l'exercice 2005 sont reprises sur 2006 uniquement pour un besoin de suivi, et ne sont plus modifiables. Leur montant n'est plus pris en compte dans les cumuls facturés des origines de crédit et des entités dépensières. Pour chaque commande reportée, le total des factures mandatées sur l'exercice 2005 est ajouté au total facturé antérieur ; le total des factures non mandatées sur l'exercice 2005 est ajouté au total facturé de l’exercice 2006

Attention Les factures saisies par anticipation seront automatiquement reportées.

Si l’organisme considéré ne gère pas les “ factures en cours ” : pour toute commande reportée, l’exercice des factures reste à 2005. En effet, les factures associées sont reprises sur 2006 uniquement pour un besoin de suivi, et ne sont plus modifiables. Leur montant n'est plus pris en compte dans les cumuls facturés des origines de crédit et des entités dépensières. Pour chaque commande reportée, le total des factures saisies sur l'exercice 2005 est ajouté au total facturé antérieur.



2.6 Calcul des reports Dans les options avec report de crédits, il y a :

− création d’une notification de report sur l’origine de crédit, − calcul du montant notifié et montant notifié HT sur l'origine de crédit, − calcul du montant du réparti antérieur sur l'origine de crédit, − alimentation du montant reporté sur l’entité dépensière.

Le montant de la notification de report est calculé comme suit : cumul notifié 2005 - ancien facturé HT 2005 + cumul facturé HT 2006

Remarque Pour les origines ayant reçu des crédits en TTC,

le cumul notifié est calculé comme suit : cumul notifié 2005 - ancien facturé HT 2005 + cumul facturé HT 2006 - taxe cumulée 2005 + taxe cumulée 2006

le cumul notifié HT est calculé comme suit : cumul notifié / (1 + (taux TVA forfaitaire / 100))

Le montant du réparti antérieur est calculé comme suit : réparti 2005 + réparti antérieur 2005 - facturé 2005 + facturé 2006 Le montant du report sur une entité dépensière est calculé comme suit : total crédits reçus 2005 (*)

+ total crédits reportés sur 2005 - total facturé 2005 - dépenses internes 2005 + total facturé 2006

(*) Le total des crédits reçus est égal à : crédits reçus sur répartition + crédits reçus sur ventilation + crédits reçus sur recette interne - crédits ventilés depuis l’entité

Le disponible sur engagé et le disponible sur facture sont inchangés sur les entités dépensières et sur les origines de crédits sauf si ces dernières sont gérées en TTC.



3. Options de report Xlab propose trois options de report des dépenses :

option 1 : report des commandes sur les origines de crédit et conservation de l'imputation sur les entités dépensières ;

option 2 : report des commandes sur les origines de crédit et imputation automatique sur une entité dépensière banalisée ;

option 3 : pas de report des commandes. Il existe également trois options de report des reliquats de crédit :

option A : report des reliquats de crédit sur les origines de crédit et les entités dépensières ;

option B : report des reliquats de crédit sur les origines de crédit uniquement et pas de report automatique sur les entités dépensières ;

option C : aucun report de crédit automatique.

3.1 Choix des options Vous devez obligatoirement choisir une option de report des commandes et une option de report des crédits parmi celles qui vous sont proposées. Au total, six combinaisons sont possibles. Vous devez choisir la combinaison qui convient le mieux à vos besoins, en fonction des avantages et des inconvénients qu'elle présente. Le tableau ci-après vous conseille, en fonction de votre situation, sur l'option de fin d’exercice que vous devez utiliser.

Attention La combinaison 1A est sélectionnée par défaut.

Remarque Les combinaisons 2A, 3A et 3B n’existent pas.



Vous voulez : Choisissez l'option : Votre base 2006 comporte :

Conserver vos arborescences origines et entités et conserver les disponibles sur les origines et les entités.

1A C'est le seul cas où vous pouvez générer un réparti antérieur sur les origines et un report sur les entités. Attention ! Cette option est désormais interdite si vous n'utilisez pas le module “ Répartitions ” pour au moins un laboratoire de votre base.

Les commandes reportées et factures associées sur les origines et sur les entités. Les demandes d’achat et les livraisons, si vous l’avez demandé. Les notifications de report et les attendus sur les origines. Les reliquats de crédits 2005 et les attendus sur les entités.

Conserver vos arborescences origines et entités et conserver les disponibles sur les origines mais pas sur les entités.

1B Cette option vous permet de revoir complètement la mise en place des crédits sur les entités.

Les commandes reportées et factures associées sur les origines et sur les entités. Les demandes d’achat et les livraisons, si vous l’avez demandé. Les notifications de report et les attendus sur les origines. Aucun report de crédit sur les entités.

Conserver vos arborescences origines et entités mais pas les disponibles sur les origines et les entités.

1C Cette option vous permet de revoir complètement la mise en place des crédits sur les entités. Elle vous permet également de saisir manuellement les reports sur les origines.

Les commandes reportées et factures associées sur les origines et sur les entités. Les demandes d’achat et les livraisons, si vous l’avez demandé. Aucun report de crédit sur les origines ni sur les entités.

Reconstruire l'arborescence entités et conserver les disponibles sur les origines.

2B Cette option vous permet de revoir complètement l'arborescence des entités.

Les commandes reportées et factures associées sur les origines et sur l’entité banalisée. Les livraisons, si vous l’avez demandé. Les notifications de report et les attendus sur les origines. Aucun report de crédit sur les entités.

Reconstruire l'arborescence entités et ne pas conserver les disponibles sur les origines.

2C Cette option vous permet de revoir complètement l'arborescence des entités. Elle vous permet également de conserver l’arborescence des origines et de saisir manuellement les reports sur les origines.

Les commandes reportées et factures associées sur les origines et sur l’entité banalisée. Les livraisons, si vous l’avez demandé. Aucun report de crédit sur les origines ni sur les entités.



Ne conserver aucun mouvement de crédit ou de dépense.

3C Cette option vous permet de revoir complètement l'arborescence des origines et des entités. Attention ! Vous devez choisir cette option si vous avez utilisé Xlab en test (c'est-à-dire sans transmission vers la délégation).

Aucun report de commande, de facture ni de crédit sur les origines ni sur les entités. Le paramétrage et les référentiels de votre base (fournisseurs, matières, agents, marchés) sont conservés.



3.2 Option 1A Option 1 : basculement avec report des commandes sur les origines de crédit et les entités dépensières. Cette option permet de garder, au moment du basculement sur l'exercice 2006, une structure identique à l'exercice 2005 des origines de crédit et des entités dépensières, ce qui signifie que les commandes conservent leur imputation sur les origines de crédit, et les lignes détail des commandes conservent leur imputation sur les entités dépensières.

Option A : report des reliquats de crédit sur les origines de crédit et les entités dépensières. Les attendus sur notifications et les attendus sur répartitions sont reportés si le “ reste attendu ” est différent de zéro. Vous pouvez également demander le report des demandes d'achat et/ou des livraisons associées aux commandes reportées.

Remarque Il est à noter que c’est la seule option qui génère du réparti antérieur sur les origines de crédit et du report sur les entités dépensières.

Attention Il est impossible de sélectionner cette option si au moins un laboratoire de votre base ne possède pas de répartition de crédit.

3.3 Option 1B Option 1 : basculement avec report des commandes sur les origines de crédit et les entités dépensières. Cette option permet de garder, au moment du basculement sur l'exercice 2006, une structure identique à l'exercice 2005 des origines de crédit et des entités dépensières, ce qui signifie que les commandes conservent leur imputation sur les origines de crédit et les lignes détail des commandes conservent leur imputation sur les entités dépensières.

Option B : report des reliquats de crédit sur les origines de crédit uniquement. Les attendus sur notifications sont reportés si le “ reste attendu ” est différent de zéro. Vous pouvez également demander le report des demandes d'achat et/ou des livraisons associées aux commandes reportées.

Attention Lors du basculement d'exercice, toutes les entités dépensières sont mises en autorisation de dépassement. Quand vous ouvrirez l'exercice 2006, vous devrez revoir les autorisations de dépassement.



3.4 Option 1C Option 1 : basculement avec report des commandes sur les origines de crédit et les entités dépensières. Cette option permet de garder, au moment du basculement sur l'exercice 2006, une structure identique à l'exercice 2005 des origines de crédit et des entités dépensières, ce qui signifie que les commandes conservent leur imputation sur les origines de crédit et les lignes détail des commandes conservent leur imputation sur les entités dépensières.

Option C : aucun report de crédits. Vous pouvez également demander le report des demandes d'achat et/ou des livraisons associées aux commandes reportées.

Attention Lors du basculement d'exercice, toutes les entités dépensières et toutes les origines de crédit sont mises en autorisation de dépassement. Quand vous ouvrirez l'exercice 2006, vous devrez revoir les autorisations de dépassement.

3.5 Option 2B Option 2 : basculement avec report des commandes et des demandes de mission avec les commandes associées sur les origines de crédit et sur une entité dépensière banalisée. Cette option permet de conserver l'imputation des commandes sur les origines de crédit. En revanche, toute imputation sur les entités dépensières est perdue ; la structure des entités dépensières peut être modifiée. En conséquence, les demandes d'achat ne seront pas reportées.

Option B : report des reliquats de crédit sur les origines de crédits uniquement. Les attendus sur notifications sont reportés si le “ reste attendu ” est différent de zéro. Vous pouvez également demander le report des livraisons associées aux commandes reportées.

Attention Lors du basculement d'exercice, toutes les entités dépensières sont mises en autorisation de dépassement. Quand vous ouvrirez l'exercice 2006, vous devrez revoir les autorisations de dépassement. Après le basculement d’exercice et l’éventuelle réorganisation des entités dépensières, vous devrez redistribuer les mouvements reportés (commandes et missions) de l’entité banalisée vers les nouvelles entités dépensières.



3.6 Option 2C Option 2 : basculement avec report des commandes et des demandes de mission avec les commandes associées sur les origines de crédit et sur une entité dépensière banalisée. Cette option permet de conserver l'imputation des commandes sur les origines de crédit. En revanche, toute imputation sur les entités dépensières est perdue ; la structure des entités dépensières peut être modifiée. En conséquence, les demandes d'achat ne seront pas reportées.

Option C : aucun report de crédits. Vous pouvez également demander le report des livraisons associées aux commandes reportées.

Attention Lors du basculement d'exercice, toutes les entités dépensières et toutes les origines de crédit sont mises en autorisation de dépassement. Quand vous ouvrirez l'exercice 2006, vous devrez revoir les autorisations de dépassement. Après le basculement d’exercice et l’éventuelle réorganisation des entités, vous devrez redistribuer les mouvements reportés (commandes et missions), de l’entité banalisée vers les nouvelles entités dépensières.

3.7 Option 3C Option 3 : basculement sans report des commandes.

Option C : aucun report de crédits. Cette opération consiste à commencer l'exercice 2006 en ne reportant aucun mouvement (commande, facture, mission, demande d'achat ou livraison) de l'exercice 2005 sur l'exercice 2006. L'exercice 2006 débute alors sur une situation vierge, permettant une réorganisation totale des origines de crédit ou des entités dépensières du laboratoire. Tous les référentiels sont conservés ainsi que les derniers numéros utilisés pour les commandes, factures... Dans ce cas, aucun report de reliquats de crédits n'est évidemment possible. Après validation du basculement, tous les mouvements de l'exercice 2005 restent consultables dans la base archivée, mais ne sont plus modifiables.

Attention Cette option peut être utilisée pour répondre à des situations exceptionnelles. Pour le CNRS, contactez la délégation avant de recommencer les échanges sur le nouvel exercice.



4. Basculement d'exercice pour la base Xlab

− Mode Gestion courante − Menu Traitements/Fin exercice/Basculement

La fenêtre “ Basculement d'exercice N / N+1 ” apparaît.

A partir de cette fenêtre, vous pouvez :

− préparer l'archivage de l'exercice 2005 ; − choisir vos options de basculement (six combinaisons possibles) ; − lancer le basculement vers l'exercice 2006.



Pour préparer l'archivage de l'exercice 2005

Vous devez indiquer l'emplacement où vous voulez archiver l'exercice 2005 avant de lancer l'opération de basculement.

1. Vous êtes sur la fenêtre “ Basculement d'exercice N / N+1 ”.

Un nom de dossier vous est proposé par défaut dans la rubrique “ Archivage de l'exercice N sous : ”. De même, un nom du fichier d'archivage vous est proposé par défaut. Pour archiver l'exercice 2005, ce nom de fichier est Xlab2005.DF1

Si le nom du dossier par défaut et le nom du fichier d'archivage par défaut vous conviennent, passez directement à “ Pour choisir les options de basculement ”, page 39.

Si l'un ou l'autre de ces noms ne vous convient pas, cliquez sur le bouton <Archivage...>. La fenêtre de la liste des dossiers accessibles depuis votre poste apparaît ; selon le cas, exécutez les opérations 2. et/ou 3. et 4 exposées ci-après.

Exemple sur un PC :



Exemple sur un Macintosh :

2. Sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez archiver l'exercice 2005. 3. Si vous souhaitez changer le nom du fichier d’archivage, saisissez un « nom de

fichier » dans la rubrique de saisie. 4. Cliquez sur le bouton <Save>/<Enregistrer> pour valider le dossier et/ou le nom du

fichier d'archivage. Vous pouvez annuler cette opération en cliquant sur le bouton <Cancel>.

Remarque Nous vous conseillons d’archiver l’exercice 2005 dans le dossier où se trouve votre base courante (DATAXLAB sur PC ou Base Xlab sur Mac).

Attention Si vous désirez sauvegarder une base d’un exercice antérieur, l’option de sauvegarde d’Xlab ne permet pas d’effectuer ce traitement. Vous devez procéder par copie du fichier sur votre support de sauvegarde habituel.



Pour choisir les options de basculement

Dans la fenêtre “ Basculement d'exercice N / N+1 ” : 1. Sélectionnez le bouton radio correspondant à l'option de report des commandes

souhaitée (1, 2 ou 3). 2. Sélectionnez le bouton radio correspondant à l'option de report automatique des

crédits souhaitée (A, B ou C). 3. Cochez la case “ Demandes d'achat ” si vous voulez reporter les demandes d'achat.

Décochez-la dans le cas contraire. Remarque : les demandes d'achat ne peuvent pas être reportées avec les options 2 et 3.

4. Cochez la case “ Livraisons ” si vous voulez reporter les livraisons associées à des commandes reportées (seules les livraisons associées aux commandes reportées seront elles-mêmes reportées sur 2006). Décochez-la dans le cas contraire. Remarque : les livraisons ne peuvent pas être reportées avec l'option 3.

Attention L’option 1A est sélectionnée par défaut dès l’ouverture de la fenêtre

Pour lancer le basculement d'exercice

Dans la fenêtre “ Basculement d'exercice N / N+1 ” : 1. Cliquez sur le bouton <Basculer>. Un message vous informe que le basculement

risque d’être long et vous demande de confirmer le lancement. 2. Cliquez sur le bouton <OK>. Un message vous demande alors la confirmation du

fichier d’archivage. Cliquez sur le bouton <OUI> pour continuer ou sur le bouton <NON> pour revenir sur la fenêtre de paramétrage du basculement.

3. A l’issue du traitement, le message “ Le basculement est terminé ” s’affiche. Cliquez sur le bouton <OK>.

Il est impératif de ne pas interrompre ce traitement qui peut être long.



Attention Si vous choisissez l’option 1A alors qu’il n’y a pas eu de répartition de crédits pour le laboratoire (ou au moins un des laboratoires dans le cas d’une base multi laboratoires), le message “ L’option 1A n’est pas autorisée car le laboratoire code du laboratoire ne possède pas de répartition. ” s’affiche. Cliquez sur le bouton <Ok> pour revenir à la fenêtre de paramétrage afin de sélectionner une autre option de basculement d’exercice.

Remarque Si vous avez choisi une option de basculement avec report des crédits, vous pouvez vérifier que le basculement s’est bien déroulé en comparant l’impression des budgets avant et après basculement (cf. chapitre “ Imprimer d’autres états de vérification dans Xlab ” page 19). Pour les origines de crédit (options 1A, 1B et 2B), vous devez vous assurer que : − le report notifié 2006 est égal à [notifié 2005 – facturé mandaté 2005], − le disponible commande 2006 est égal au disponible commande 2005 pour les

origines gérées en HT. Pour les entités dépensières (option 1A), vous devez vous assurer que : − le disponible commande 2006 est égal au disponible commande 2005.

5. Basculement d’exercice pour la facturation client Cette fonction vous permet de réaliser la fin d’exercice sur la base 2005 du module Facturation client.

Si vous avez utilisé le module Facturation client : Après le basculement d’exercice Xlab, il est nécessaire de réaliser la fin d’exercice de la base.

Reportez-vous au classeur “ Manuel d’utilisation ”, chapitre “ Facturation client / Fin d’exercice ” (page 319) pour connaître la procédure à suivre.

Si vous n'avez jamais utilisé le module Facturation client :

− Il est inutile de réaliser la fin d’exercice de la base. − Si vous souhaitez commencer à utiliser ce module en 2006, vous devez récupérer

la base FACLIX.DF1 vierge fournie avec la version 4.0 d'Xlab.

☞ Pour ne pas reporter une facture client Mettre une date de règlement sur la facture concernée :

Autres fonctions / Facturation client / Facturation / Facture client / Trouver / N° facture ou autre critère / Rechercher / Sélectionner / Ok / Modifier / Mettre une date de recette / Ok

OU Autres fonctions / Facturation client / Traitements / Marquer les factures / Sélectionner / Marquer / Mettre une date de recette / Ok



Le démarrage de l’exercice 2006

1. Mise en place des crédits Lors du basculement d’exercice, si vous avez utilisé une option autre que l'option 1A, vous devez saisir manuellement les reliquats de crédit, puis vérifier les autorisations de dépassement :

− sur les origines de crédit (options 1C, 2C et 3C), − sur les entités dépensières (options 1B, 1C, 2B, 2C et 3C).

Sur les origines de crédit : Afin d’être en phase avec la délégation, vous recevez toutes les notifications de report calculées dans la GCF lors du premier retour depuis la délégation pour l’exercice 2006 :

− si vous avez choisi l’option 1A, 1B ou 2B, vous devez détruire ces notifications après contrôle selon la règle indiquée ci-dessous,

− si vous avez choisi l’option 1C ou 2C, vous devez intégrer ces notifications après contrôle selon la règle indiquée ci-dessous,

− si vous avez choisi l’option 3C, vous devez intégrer ces notifications. Le montant du reliquat à prendre en compte peut ne pas être le même dans Xlab et dans la GCF. Ceci s’explique par le fait :

• que des factures, saisies dans Xlab et adressées à la délégation, peuvent ne pas avoir été intégrées en GCF et ne sont donc pas mandatées. Ces factures figurent sur l’état des “ factures non traitées en attente d’intégration ” que vous pouvez demander à votre délégation ;

• que vous avez saisi des factures par anticipation. Le montant correct est calculé de la manière suivante :

montant du reliquat Xlab 2005 + somme des factures non traitées en GCF + somme des factures par anticipation.

2. Réimputation des commandes (options 2B et 2C) Vous devez utiliser cette fonction lorsque vous avez choisi une option de report sur l’entité banalisée (options 2B, 2C). Ceci vous permet, après une éventuelle refonte de l'arborescence des entités, d’imputer les commandes et les factures associées, reportées temporairement sur l’entité banalisée, sur les nouvelles entités dépensières. Les commandes rattachées à une demande de mission saisie dans Xlab ne sont pas traitées par cette fonction. Elles le sont par la fonction de réimputation des demandes de mission (voir le chapitre suivant).

Attention Cette opération impute toutes les lignes détail de la commande et les lignes des factures associées sur une seule et même entité dépensière.



− Mode Gestion courante − Menu Traitements/Fin exercice/Imputation mouvement/Commandes

La fenêtre “ Liste des commandes sur entité banalisée ” apparaît.

Pour réimputer les commandes

1. A partir de la liste des commandes reportées sur l'entité banalisée, sélectionnez la commande à imputer sur une entité dépensière. Vous pouvez également sélectionner plusieurs commandes à la fois.

2. Cliquez sur le bouton <Imputer sur entité....>. Vous êtes maintenant sur la fenêtre “ Imputer sur une entité ” :

3. Saisissez le code de l'entité dépensière sur laquelle votre commande va être imputée.

Vous pouvez avoir recours à la liste d'aide en tapant “ ? ” + <Tab> pour afficher la liste des entités dépensières.

4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette imputation, ce qui vous ramène à la fenêtre “ Liste des commandes sur entité banalisée ”, où vous voyez affiché, à droite de votre ligne commande, le code de l'entité dépensière saisi. Vous pouvez annuler votre choix en cliquant sur le bouton <Annuler>.



5. Répétez les opérations 1. à 4. pour toutes les commandes. 6. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour intégrer dans la base les commandes

nouvellement réimputées sur les entités dépensières. Au terme du traitement, les commandes non réimputées ou ne pouvant pas être réimputées faute de disponible restent dans la liste.

7. Cliquez sur le bouton <Fermer> après avoir répondu au message de fin d'intégration.

Attention Si vous omettez l'étape 6 et que vous cliquez sur le bouton <Fermer> avant d'avoir intégré les modifications, vos dernières réimputations ne seront pas prises en compte. Ces commandes devront être à nouveau imputées sur les entités dépensières.

3. Réimputation des demandes de mission (options 2B et 2C) Vous devez utiliser cette fonction lorsque vous avez choisi une option de report sur entité banalisée (options 2B, 2C). Ceci vous permet d’imputer les demandes de mission et les commandes et factures associées, reportées temporairement sur l’entité banalisée, sur les nouvelles entités dépensières.

Attention Cette opération réimpute la demande de mission, toutes les lignes détail de la commande et les lignes des factures associées sur une seule et même entité dépensière.

− Mode Gestion courante − Menu Traitements/Fin exercice/Imputation mouvement/Missions

La fenêtre “ Liste des missions sur entité banalisée ” apparaît.



Pour réimputer les demandes de mission et les commandes associées

1. A partir de la liste des demandes de mission reportées sur l'entité banalisée,

sélectionnez la demande à imputer sur une entité dépensière. Vous pouvez également sélectionner plusieurs demandes à la fois.

2. Cliquez sur le bouton <Imputer sur entité...>. Vous êtes maintenant sur la fenêtre “ Imputer sur une entité ” :

3. Saisissez le code de l'entité dépensière sur laquelle votre demande va être imputée.

Vous pouvez avoir recours à la liste d'aide en tapant “ ? ” + <Tab> pour afficher la liste des entités dépensières.

4. Cliquez sur le bouton <OK> pour valider cette imputation, ce qui vous ramène à la fenêtre “ Liste des demandes de mission sur entité banalisée ”, où vous voyez affiché, à droite de votre ligne demande, le code de l'entité dépensière saisi. Vous pouvez annuler votre choix en cliquant sur le bouton <Annuler>.

5. Répétez les opérations 1. à 4. pour toutes les demandes. 6. Cliquez sur le bouton <Intégrer> pour intégrer dans la base les demandes

nouvellement réimputées sur les entités dépensières. Au terme du traitement, les demandes non réimputées ou ne pouvant être réimputées faute de disponible restent dans la liste.

7. Cliquez sur le bouton <Fermer> après avoir répondu au message de fin d'intégration.

Attention Si vous omettez l'étape 6 et que vous cliquez sur le bouton <Fermer> avant d'avoir intégré les modifications, vos dernières réimputations ne seront pas prises en compte. Ces missions devront être réimputées sur les entités dépensières.

4. Epuration des fournisseurs, matières et marchés Si vous souhaitez procéder à la destruction des fournisseurs et des matières qui ne devront plus être utilisés lors du nouvel exercice, vous devez le faire avant de reprendre la gestion courante. Vous pouvez également procéder à une nouvelle purge des marchés (cf. “Purger les marchés”, page 20).

XLAB Le report d’une commande de l’exercice 2005


Le report d’une commande de l’exercice 2005

Vous pouvez être amené à traiter des situations particulières. Par exemple : Si une nouvelle facture relative à une commande soldée sur l'exercice 2005, arrive au cours de l'exercice 2006, vous avez deux solutions : • Solution 1

Créer une nouvelle commande pour prendre en charge cette facture. • Solution 2

Reprendre manuellement la commande correspondante depuis l'exercice 2005 pour récupérer les lignes de détail (avec quantités commandées et facturées mises à zéro) et les compléter. Ce chapitre présente cette fonction de report manuel d'une commande.

L'opération de report d'une commande vous permet de reporter manuellement une commande soldée de l'exercice 2005 sur l'exercice 2006 ainsi que les mouvements associés. Le report d'une commande soldée de l'exercice 2005 sur l'exercice 2006 consiste à reprendre cette commande et les mouvements associés, à la désolder si les disponibles le permettent et à la passer sur l'exercice 2006. Comme pour le report automatique, vous pouvez choisir de récupérer les livraisons associées. Par contre, toute référence aux demandes d'achat est perdue.

Attention Cette fonction n'est possible que si vous avez archivé la base de l'exercice précédent sur un disque accessible de votre poste. Cette fonction n'est pas possible pour les commandes imputées sur des origines de crédit d’un organisme de type CNRS.

XLAB Le report d’une commande de l’exercice 2005


− Mode Gestion courante − Menu Traitements/Fin exercice/Report commande

La fenêtre “ Report d'une commande ” apparaît.

Pour reporter une commande

Cette opération vous offre la possibilité d'afficher toutes les informations relatives à une commande et à ses lignes détail, ainsi qu'aux factures associées à cette commande, avant de décider de basculer ou non cette commande sur l'exercice 2006.

1. Retrouvez la commande que vous souhaitez reporter grâce aux boutons <Trouver>, <Précédent> ou <Suivant>.

2. Cliquez, selon votre besoin d'information, sur l'un ou l'autre des boutons suivants afin de visualiser le détail de la commande à reporter : <Lignes...>, <Infos...>, <Adresses...>, <Imputations...>, <Factures...>. Après consultation des informations de chacune des fenêtres, cliquez sur le bouton <Fermer> pour revenir à la fenêtre principale.

3. En fin de consultation de la commande, cliquez sur le bouton <Reporter N/N+1> pour lancer le report de la commande. Un message vous demande si vous souhaitez reporter également les livraisons associées à la commande.

4. Recommencez les opérations 1. à 3. pour reporter une autre commande de l'exercice 2005.

5. Cliquez sur le bouton <Fermer> lorsque tous les reports commandes ont été effectués.

XLAB La consultation des bases archivées


La consultation des bases archivées

Cette opération permet de consulter la base archivée de l’exercice antérieur.

− Menu Dossier/Changer de/Base exercice antérieur

La fenêtre d'identification Xlab apparaît.

Pour consulter la base d’exercice antérieur

1. Sélectionnez dans la liste déroulante Identité l’utilisateur avec lequel vous souhaitez vous connecter.

2. Saisissez dans le champ “ Mot de passe ” le mot de passe de l’utilisateur.

3. Cliquez sur le bouton <OK>.

La fenêtre de présentation d’Xlab apparaît. Cliquez sur cette fenêtre pour la faire disparaître : la barre de menu d’Xlab s’active en haut de l’écran. Vous êtes alors en consultation sur l’exercice antérieur.

Pour revenir à l’exercice courant, choisissez dans le menu Dossier, l'option Changer de.../Base exercice courant pour faire apparaître la fenêtre d’identification Xlab.

Remarque Lors de la première consultation d’une base d’un exercice antérieur avec une nouvelle version d’Xlab, vous pouvez voir apparaître des messages relatifs à la mise à niveau des données : répondez “ Oui ” à chacun d’entre eux. Ces messages n’apparaîtront plus lors des consultations suivantes. Si la base d’un exercice antérieur est gérée en francs, un message vous informe que la monnaie est différente de la base courante. La consultation des demandes de PCD ne sera pas possible sur les exercices antérieurs à 2001. Les commandes pourront être consultées par le module “ Commande ”.

XLAB La consultation des bases archivées


Pour consulter une base d’un exercice antérieur à 2005

1. Modifier le nom de la base archivée : choisissez dans le menu Dossier, le menu Administration/Paramétrage/Table/Constantes

2. Sélectionner la constante “Archivage Exercice N-1” puis cliquer sur <Modifier>

3. Saisir le nom de la base : XLABnnnn.DF1 où nnnn désigne l’exercice,

précédé du répertoire/dossier de la base courante et cliquer sur <OK>

4. Pour consulter cette base, procéder comme pour la consultation d’une base exercice antérieur.

Remarque Lorsque vous consultez une base d’un exercice antérieur après l’installation d’une nouvelle version d’Xlab, une mise à niveau de la base est effectuée automatiquement (répondre 'Oui' à tous les messages de confirmation, lors de la consultation de la base exercice antérieur)

Remarque Pour consulter la base initiale en francs créée lors du basculement d’exercice 2001/2002, procéder comme décrit ci-dessus en indiquant XLABFR.DF1 comme nom de base. La “base initiale 2002 en francs” étant en francs, un message vous informe que la monnaie est différente de la base courante.

XLAB La fin d’exercice dans la GCF


La fin d’exercice dans la GCF

1. Les commandes Une commande peut être reportée dans les conditions suivantes :

− si le code budgétaire considéré (code de gestion 1 de l’origine de crédit d’Xlab) est pluriannuel1 ;

− si la commande n’est pas soldée et que le montant commandé est supérieur au montant facturé2 ;

− si la commande, soldée ou non, possède au moins une facture qui n’est pas mandatée3 ;

La commande est reportée de la manière suivante : − Exercice de la commande

Il passe de 2005 à 2006. − Montant de la commande

Il est recalculé en tenant compte du montant initial de la commande et des factures enregistrées et mandatées4 : montant commande 2006 = montant commande 2005 - montant des factures rattachées mandatées.

− Montant facturé de l’exercice C’est le montant des factures non mandatées.

Attention Toutes les commandes qui ne sont pas reportées sont automatiquement soldées. Les commandes dont le montant facturé est supérieur ou égal au montant commandé sont automatiquement soldées. Si toutes les factures rattachées sont mandatées, la commande n’est plus reportée. En conséquence, pour qu’une telle commande soit reportée sur 2006, il faut impérativement modifier son montant de façon à le rendre supérieur au montant déjà facturé. Dans l’enchaînement des opérations de fin d’exercice, ces modifications devront être effectuées par le laboratoire avant la date de clôture d’exercice de façon à ce qu’elles figurent dans la dernière transmission vers la délégation. Les services de la délégation devront absolument traiter ces modifications avant la procédure de basculement d’exercice de la GCF.

1 Compte dont les crédits sont reportables d’une année sur l’autre ((06911), (06922), (0690), (0696), (0697),

(0698)). L'opération scientifique non ventilée en est un. 2 Montant total facturé sur une commande. C’est celui qui apparaît sur l’historique laboratoire envoyé par la

délégation. 3 Une facture est mandatée lorsqu’elle figure sur un mandat et dans la comptabilité du comptable. Cette facture

figure sur l’historique des dépenses avec une date et un numéro de mandat renseignés. 4 Montant total des factures imputées sur une commande. Attention, une facture peut être enregistrée en GCF et

non mandatée.



2. Les factures mandatées Les factures mandatées en 2005 restent sur l’exercice 2005 mais pourront être réglées5 en 2006.

Attention Ces factures sont envoyées vers Xlab dans les premiers transferts. Vous devez vérifier que ces factures figurent bien dans la base 2005 archivée et qu’elles portent une date de mandat. Vous ne devez en aucun cas intégrer une telle facture même si elle apparaît dans la liste des factures en création.

3. Les factures en attente d’intégration Ce sont les factures qui n’ont pas pu être intégrées dans la GCF sur l’exercice 2005. Dans le cas où la commande est déjà soldée en GCF ou soldée pendant le basculement d’exercice GCF, la facture est automatiquement rejetée vers Xlab (dernier retour 2005). Dans les autres cas, l’exercice de la facture passe à 2006.

Remarque Ces factures sont présentes dans la base Xlab 2005 quel que soit leur traitement en GCF.

4. Les factures en attente de crédits de paiement6

Ce sont les factures qui n’ont pas pu être traitées lors de l’exercice, faute de crédits de paiement (CP). Ces factures sont reportées sur l’exercice 2006. Ces factures apparaissent sans date de mandat, sur l’historique des dépenses envoyé par la délégation, INSU, ou IN2P3.

5. Les missions Si le statut de la mission n’indique pas qu’elle est entièrement traitée, la mission est basculée sur l’exercice 2006. Seules les missions non liquidées sans facture dont la date de fin de séjour est antérieure à un seuil d’épuration fixé par la délégation (paramétré à 400 jours par défaut) sont épurées. Les commandes rattachées à ces missions sont soldées et retournées vers le laboratoire.

5 Une facture est réglée lorsque le virement a été effectué auprès du fournisseur. 6 Les crédits de paiement (CP) constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou

payées pendant l’année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programmes (AP). Les autorisations de programme délimitent le montant maximum des dépenses qui peut être engagé sur plusieurs années.



6. Les commandes de personnel sur crédits déconcentrés (Popart) Les commandes de personnel sur crédits déconcentrés (Popart) sont :

- non reportées si les crédits sont non reportables (crédits de section 1, code budgétaire (06910))

- reportées selon les règles précisées ci-dessus si les crédits sont reportables (cf paragraphe 1).

Attention Vous devez absolument traiter ces commandes envoyées par la délégation avant la procédure de basculement d’exercice dans Xlab.

XLAB Annexe : Mémo

Fin d’exercice 2005/2006 - Novembre 2005 52

Annexe : Mémo

Pour solder les commandes (même sans facture) A faire avant le dernier transfert 2005 vers la délégation

Cocher la case solde de la commande : Commande / Trouver / N° commande ou autre critère /

Rechercher / Sélectionner / Ok /Modifier/ Cocher la case solde/ Ok.

Pour solder une commande rattachée à une demande de mission Ex : mission non effectuée ou ne donnant pas lieu à remboursement

Cocher la case solde de la commande de mission : Commande / Trouver / N° commande ou autre critère /

Rechercher / Sélectionner / Ok / Modifier/ Cocher la case solde / Ok

OU Mission / Trouver / N°mission ou autre critère /

Rechercher / Sélectionner / Ok / Commande / Modifier / Cocher la case solde / Ok.

Pour mandater des factures ne devant pas être reportées

Ex. : factures rattachées à des organismes non CNRS, factures « magasin CNRS » pour certaines délégations ; factures mandatées en délégation et non mandatées dans Xlab

Demander à votre délégation de vous retransmettre la ou les factures concernées, avant le dernier retour sur l'exercice 2005

OU Mettre une date de mandatement sur la ou les factures concernée(s) :

Facture / Trouver / N° facture ou autre critère / Rechercher / Sélectionner / Ok / Modifier / Info / Renseigner une date de mandat / Fermer/ Ok

OU Traitement / Fin d’exercice / Regul facture / N° facture

ou autre critère / Rechercher / Enlever de la liste les factures à ne pas mandater si nécessaire / Mandater la facture / Renseigner une date de mandat / Ok/ Oui au message de confirmation.

Pour vérifier la liste des factures non mandatées avec la liste de la délégation

Faire une liste des factures transmises : Traitement / Fin d’exercice / Regul facture / Organisme /

Rechercher / Sélectionner une facture / Trier sur le statut / Enlever de la liste les factures non transmises / Imprimer.

Pour supprimer les attendus sur notifications ou sur répartitions présents à tort

Attendus : Crédits / Attendus / Trouver / N° d’attendu ou autre

critère / Rechercher / Trier sur la date d’arrivée / Sélectionner / Ok / Détruire / Oui au message de confirmation.

XLAB Annexe : Mémo

Fin d’exercice 2005/2006 - Novembre 2005 53

Pour ne pas reporter une facture client

Mettre une date de règlement sur la facture concernée : Autres fonctions / Facturation client / Facturation /

Facture client / Trouver / N° facture ou autre critère / Rechercher / Sélectionner / Ok / Modifier / Mettre une date de recette / Ok

OU Autres fonctions / Facturation client / Traitements /

Marquer les factures / Sélectionner / Marquer / Mettre une date de recette / Ok

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