word prise en main · savoir créer un document attractif grâce aux bordures, lignes, listes...
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WORD Prise en main
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AVANT PROPOS
L’utilisation du matériel informatique est soumise au respect des règles de bon usage énoncées dans la « Charte des utilisateurs du Système d’Information de la Ville et du Département de Paris ». Toute tentative de connexion ou d’usage frauduleux ou mal in-tentionné est passible de sanction.
Le matériel mis à disposition doit également être utilisé dans le respect d’un usage écoresponsable. Il est donc important de mettre hors tension son matériel informatique (écran compris) lors de la pause déjeuner et à la fin de la journée de travail.
Afin de réduire la consommation d'encre et de papier, l’éventuelle impression du pré-sent mémento pourra être paramétrée en fonction du logiciel et du matériel d’édition mis à disposition.
WORD Prise en main
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Ce memento a été réalisé par les formateurs du Bureau de la formation de la Ville de Paris. Le memento "WORD Prise en main" n’est pas un outil d’auto-formation. Il a été conçu pour être le complément d’un stage de formation et doit s’utiliser comme un aide-mémoire. Il reprend les objectifs du stage "WORD Prise en main" version 2010. RAPPEL DES OBJECTIFS
Savoir créer, mettre en forme et imprimer des documents
Construire, mettre en forme et imprimer des tableaux. RAPPEL DU CONTENU
Découvrir et prendre en main le logiciel de traitement de texte Word
Saisir, corriger, modifier, supprimer et sélectionner du texte
Mettre en forme un document : police de caractères (taille, attributs) et paragraphes (alignements, re-traits, espaces, interlignes, tabulations)
Mettre en page un document : format du papier, orientation, marges…
Utiliser les dictionnaires intégrés
Savoir créer un document attractif grâce aux bordures, lignes, listes numérotées, listes à puces, inser-tion de caractères spéciaux et d’images
Construire des tableaux : création, mise en forme des cellules du tableau, encadrement, fusion…
Gérer un document de plus d’une page (saut de page, en-têtes et pieds de pages, numérotation des pages).
Les différents chapitres sont indépendants. Ils traitent chacun d’un thème précis.
Convention typographique
Signifie rubrique « Trucs et Astuces »
Pour accéder à une commande, a été utilisée la notation suivante : Le texte en gras désigne « l’onglet », celui en italique « le groupe », suivi de « la commande ». Exemple : Accueil/Police/Gras
WORD Prise en main
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SOMMAIRE
1 DÉCOUVRIR ET PRENDRE EN MAIN LE LOGICIEL ............................................................................... 6
1.1 Présentation de Word ..................................................................................................... 6 1.1.1 Ouverture du programme ........................................................................................... 6 1.1.2 Description de l’écran .............................................................................................. 6
2 FONCTIONS DE BASE ............................................................................................................... 8
2.1 Saisir le texte ............................................................................................................... 8
2.2 Se déplacer dans le texte ................................................................................................ 8
2.3 Sélectionner du texte ..................................................................................................... 8
2.4 Corriger, modifier un texte .............................................................................................. 9
2.5 Couper/Copier/Coller ..................................................................................................... 9
3 GESTION DE FICHIERS ........................................................................................................... 11
3.1 Enregistrer un fichier : .................................................................................................. 11
3.2 Créer un nouveau fichier : ............................................................................................. 12
3.3 Ouvrir un fichier : ........................................................................................................ 12
3.4 Fermer un fichier : ...................................................................................................... 13
3.5 Quitter Word .............................................................................................................. 13
4 MISE EN FORME DU DOCUMENT ................................................................................................ 14
4.1 Mise en forme des caractères ......................................................................................... 14 4.1.1 La police : ........................................................................................................... 14 4.1.2 La taille .............................................................................................................. 15 4.1.3 Les attributs de caractères....................................................................................... 15
4.2 Mise en forme des paragraphes ....................................................................................... 17 4.2.1 Les alignements : .................................................................................................. 17 4.2.2 Les retraits de paragraphe : ..................................................................................... 17 4.2.3 Les interlignes et espacements .................................................................................. 18
4.3 Bordures et trames ...................................................................................................... 19
4.4 Listes à puces et listes numérotées .................................................................................. 20
4.5 Insérer des caractères spéciaux ....................................................................................... 20
4.6 Reproduire la mise en forme .......................................................................................... 21
5 LA MISE EN PAGE ................................................................................................................. 22
5.1 L’aperçu avant impression ............................................................................................. 22
5.2 Le format du papier ..................................................................................................... 23
5.3 Les marges ................................................................................................................ 23
6 LES SAUTS DE PAGE .............................................................................................................. 24
7 LES TABLEAUX .................................................................................................................... 25
7.1 Création d'un tableau ................................................................................................... 25 7.1.1 Insérer le tableau .................................................................................................. 25 7.1.2 Saisir dans le tableau .............................................................................................. 25 7.1.3 Sélectionner dans un tableau .................................................................................... 25
7.2 Mise en forme du tableau .............................................................................................. 26 7.2.1 Sous-onglet « Création » .......................................................................................... 26 7.2.2 Sous-onglet « Disposition » ....................................................................................... 27
WORD Prise en main
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8 LES EN-TÊTES ET LES PIEDS DE PAGE ......................................................................................... 30
9 IMPRIMER .......................................................................................................................... 32
10 ANNEXES ........................................................................................................................... 33
10.1 Déplacement .............................................................................................................. 33
10.2 Sélection .................................................................................................................. 33
10.3 Raccourcis clavier........................................................................................................ 34
10.4 Index ....................................................................................................................... 36
WORD Prise en main
DÉCOUVRIR ET PRENDRE EN MAIN LE LOGICIEL 6
1 DÉCOUVRIR ET PRENDRE EN MAIN LE LOGICIEL
1.1 Présentation de Word
WORD est un logiciel de Traitement de Texte permettant la création de lettres, de notes, rapports, comptes rendus etc.
1.1.1 Ouverture du programme
Sous Windows
Menu Démarrer /Tous les programmes/Microsoft Office/Microsoft Word 2010 Ou
Double-clics sur le raccourci Word se trouvant sur le bureau Ou
Un seul clic sur l’icône de Word dans la barre de lancement rapide.
1.1.2 Description de l’écran
1 Un clic droit dans la « barre d’état » permet de personnaliser celle-ci
ruban
barre d’état
groupe de
commandes
lanceur de boite de dialogue
onglet
barre d’outils d’accès rapide
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WORD Prise en main
DÉCOUVRIR ET PRENDRE EN MAIN LE LOGICIEL 7
2 Les différents modes d’affichage
Le zoom
cliquer sur l‘outil ou
Vous pouvez masquer le Ruban en double cliquant sur les onglets et personnali-ser la barre d’outils Accès rapide
Page
Lecture plein écran
Web Plan Brouillon
Augmenter ou diminuer le zoom manuellement
WORD Prise en main
FONCTIONS DE BASE 8
2 FONCTIONS DE BASE
2.1 Saisir le texte
Le texte doit être tapé au kilomètre et les règles de ponctuation doivent être respectées.
Ponctuations simples : le point et la virgule l’espace est après la ponctuation
Ponctuations doubles : le point-virgule, le point d’interrogation, le point d’exclamation, les deux points l’espace est avant et après la ponctuation
2.2 Se déplacer dans le texte
Avec la souris : utiliser la roulette pour faire défiler le texte ou utiliser les barres de défilement vertical et/ou horizontal dans la fenêtre de Word
Avec le clavier
le pavé des flèches directionnelles
la touche : positionne le curseur en début de ligne
la touche Fin : positionne le curseur en fin de ligne
CTRL+ : positionne le curseur en début de document
CTRL+ Fin : positionne le curseur en fin de document
2.3 Sélectionner du texte
Avec la souris
Pointeur dans le texte :
Un caractère : cliquer/glisser sur le caractère.
Un mot : double clic sur le mot.
Une phrase : CTRL clic dans la phrase.
Un paragraphe : triple clic dans le paragraphe.
Tout le document : CTRL A
Pointeur dans la barre de sélection :
Une ligne : cliquer face à la ligne.
Un paragraphe : double clic face au paragraphe.
Tout le document : triple clic ou CTRL clic face au document
Ou méthode de l’extension de la sélection avec la touche :
Cliquer au début de la sélection
Maintenir la touche enfoncée
Cliquer à la fin de la sélection.
La touche CTRL permet de sélectionner du texte non contigu.
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FONCTIONS DE BASE 9
2.4 Corriger, modifier un texte
En cas d’erreur de saisie, la touche retour arrière permet d’effacer le dernier caractère et la touche sup-
pression suppr efface le caractère qui suit le curseur.
Word vérifie la présence des mots saisis dans ses dictionnaires. En cas de problème orthographique, Word souligne le mot d’un « barbelé » rouge (ex : accèder) En cas de problème grammatical, Word souligne le texte d’un « barbelé » vert (les mot). Word propose également un dictionnaire de synonymes. Pour utiliser ces dictionnaires, un clic droit dans le texte souligné permet d’accéder à un menu contextuel pro-posant des corrections.
Pour demander un synonyme d’un mot, sélectionner le mot et effectuer un clic droit dans la sélection permet d’accéder à une liste de synonymes dans le menu contextuel.
2.5 Couper/Copier/Coller
Pour déplacer (couper) ou dupliquer (copier), utiliser, au choix, l’une des méthodes suivantes :
Accueil/Presse-papiers
Activez le bouton Couper ou le bouton Copier Puis cliquez à l’endroit de destination, pour y placer le curseur
Cliquez sur le bouton Coller
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FONCTIONS DE BASE 10
Ou avec le menu contextuel :
clic droit sur le texte sélectionné choisir Couper ou Copier clic droit à l’endroit de destination choisir Coller.
Avec la souris
Pour déplacer le texte sélectionné : cliquer-glisser jusqu’à l’endroit de destination.
Pour copier le texte sélectionné :
en appuyant sur la touche Ctrl, cliquer-glisser (le signe + apparaît).
Il existe un raccourci-clavier pour chacune des actions Couper, Copier et Coller Couper = Ctrl + X Copier = Ctrl + C Coller = Ctrl + V
WORD Prise en main
GESTION DE FICHIERS 11
3 GESTION DE FICHIERS
3.1 Enregistrer un fichier :
Fichier/Enregistrer sous Taper le nom de la présentation, sélectionner le dossier désiré puis cliquer sur Enregistrer.
les formats de fichiers Word :
Compatibles 97-2003 (mode de compatibilité) *.DOC
Version 2007-2010 : *.DOCX
Attention les fichiers au format DOCX sont incompatibles avec les versions antérieures de WORD.
WORD Prise en main
GESTION DE FICHIERS 12
3.2 Créer un nouveau fichier :
Fichier/Nouveau Choisir « Document vierge» puis cliquer sur « créer »
La personnalisation de la barre d’outils d’Accès rapide permet de créer plus rapidement un nouveau document :
3.3 Ouvrir un fichier :
Fichier/Ouvrir Sélectionner le dossier dans lequel est enregistré le fichier, cliquer sur le nom du fichier puis cliquer sur « Ouvrir ».
WORD Prise en main
GESTION DE FICHIERS 13
La personnalisation de la barre d’outils d’Accès rapide permet d’ouvrir plus rapidement un document :
3.4 Fermer un fichier :
Fichier/Fermer
3.5 Quitter Word
Fichier/Quitter
Ou, cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre du programme
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MISE EN FORME DU DOCUMENT 14
4 MISE EN FORME DU DOCUMENT
4.1 Mise en forme des caractères
La modification d’un texte, d’un mot, voire d’un caractère se fait une fois que celui-ci a été préalablement sé-lectionné puis Accueil/Police/
Le choix d’une police ou d’une taille de caractère par le biais des rubans déroulants permettent un aperçu immédiat des modifications apportées.
4.1.1 La police :
Un menu déroulant propose les polices disponibles. Rester sobre dans l’utilisation des polices dans un même texte.
Polices « OpenType » succes-
seurs des polices True Type
WORD Prise en main
MISE EN FORME DU DOCUMENT 15
4.1.2 La taille
La taille des caractères, est modifiable depuis le menu déroulant
ou depuis l’outil « Agrandir la police » ou « Réduire la police »
4.1.3 Les attributs de caractères
La casse des caractères permet de transformer l'ensemble du texte sélectionné en MAJUSCULES, ou minuscules, ou la 1re lettre des mots en Majuscule
La casse des caractères permet de mettre des accents sur des MAJUSCULES. saisir le mot accentué en minuscules puis le transformer en MAJUSCULES
via le ruban « Modifier la casse »
Il est possible de produire la casse par le raccourci clavier F3
Les outils de graissage, de mise en italique et de
soulignement sont accessibles par les outils du ru-ban Accueil/Police
Cliquer sur l'outil permet d'attribuer au texte sélec-tionné sa mise en forme, cliquer de nouveau sur le même outil permet de supprimer cette mise en forme.
Le ruban de sélection du soulignement propose dif-férents styles de souligne-ment ainsi qu’une palette de couleurs de souligne-ment.
Texte barré, exposant ou indice
trace une ligne au milieu du texte sélectionné.
Indice : crée des petites lettres sous la ligne de base du texte.
Exposant : crée des petites lettres au-dessus de la ligne du texte.
Effets de texte
Applique un effet visuel au texte sélectionné, comme une ombre, une lumière ou un reflet.
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MISE EN FORME DU DOCUMENT 16
Couleur de surbrillance du texte
surligne le texte sélectionné avec la couleur choisie dans la pa-lette.
Couleur de la police
permet de modifier la couleur du texte sélectionné. Un certain nombre de couleurs sont proposées. Pour un coloris particulier, cliquer sur « Autres couleurs »
Pour annuler les mises en forme appliquées à des polices de carac-tère, cliquer sur le bouton « Effacer la mise en forme »
Ou
le lanceur de boite de dialogue, du groupe de commandes de Police, permet d’obtenir toutes les mises en forme pos-sibles sur les caractères
Le bouton « définir par défaut » permet de redéfinir le choix de la police et de la taille de caractère de référence pour Word à partir des informations portées dans cette boite.
Ou utiliser la mini barre d'outils de mise en forme qui s'affiche dès que le texte est sélectionné.
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MISE EN FORME DU DOCUMENT 17
4.2 Mise en forme des paragraphes
Un paragraphe est une zone de texte délimitée par ce code : "¶"
Pour visualiser ces codes et tous les autres codes de contrôle de la saisie dans les documents, dans Accueil/Paragraphe,
cliquer sur le bouton « Afficher tout »
Cliquer dans un paragraphe ou sélectionner le texte à mettre en forme puis Accueil/Paragraphe/
4.2.1 Les alignements :
Le paragraphe peut être aligné à gauche, à droite, centré ou justifié
L’alignement "Justifier" étire le texte sur toute la longueur de la ligne.
4.2.2 Les retraits de paragraphe :
Ils se réalisent à l'aide de la règle graduée qui affiche la largeur de la feuille. Les marges apparaissent en grisé, alors que la longueur de la ligne est lumineuse et délimitée par les retraits de paragraphe.
Si la règle n'est pas affichée cliquez sur le bouton "Règle" , situé en haut de la barre verticale de défile-ment.
Sur la marge de gauche, le retrait se compose de trois boutons :
Contre la marge de droite, le retrait à droite affecte toutes les fins de ligne dans un paragraphe. Il est possible de « Diminuer » ou « Augmenter » le retrait d'un pa-ragraphe ave les boutons suivants :
Les boutons d'alignement
Retrait à gauche de paragraphe Retrait à droite
Retrait de la 1re ligne du paragraphe
Retrait négatif (ou retrait à gauche du paragraphe sauf la 1re ligne)
Retrait à gauche de toutes les lignes du paragraphe
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MISE EN FORME DU DOCUMENT 18
4.2.3 Les interlignes et espacements
L'interligne permet de régler la hauteur entre les lignes d'un para-
graphe, par défaut Word propose un interligne de 1,15.
Espace avant et après le ou les paragraphes sélectionnés, permet de régler la hauteur entre les paragraphes. Une hauteur de 12 points est plus ou moins égale à 1 ligne qui, elle, est plus ou moins égale à 0,5 cm. Par défaut Word ajoute un espace avant le paragraphe
ou cliquer sur le lanceur de boite de dialogue d’Accueil/Paragraphe. Le bouton « définir par défaut » permet de redéfinir le choix de l'ali-gnement, du retrait, de l'interligne ou de l'espace avant à partir des informations portées dans cette boite.
ou la mini barre d'outils de mise en forme
interlignes
WORD Prise en main
MISE EN FORME DU DOCUMENT 19
4.3 Bordures et trames
Accueil/Paragraphe/ Il est possible d'encadrer un mot, un paragraphe ou encore une page. 1. pour encadrer un mot : sélectionner le mot,
pour encadrer un paragraphe, sélectionner le pa-ragraphe
2. dérouler le bouton « Bordures » et sélectionner « bordures extérieures » ou pour disposer de davantage de choix, sélec-
tionner "bordure et trame"
et dans l’onglet « Bordures »
Pour créer une bordure autour d'une page :
Cliquer dans la page Dérouler le bouton « Bordures » et sélec-tionner « bordure et trame » dans la liste Cliquer sur l'onglet « Bordure de page »
Bordure
Choix de type particulier que l'on ne trouve que dans
cette boite : ombré ou 3D
Choix du style de trait, de sa couleur et de son épaisseur
Choisir l'en-droit ou appliquer le trait
Pour deman-der une dis-tance entre le trait et le
texte
Choix possible d’un motif
Aperçu ren-dant compte du motif au-tour de la
feuille
WORD Prise en main
MISE EN FORME DU DOCUMENT 20
4.4 Listes à puces et listes numérotées
Accueil/Paragraphe/ Sélectionner les paragraphes et cliquer sur le bouton liste à puces ou liste numérotée
Liste à puces Liste numérotée
« Définir une puce » offre d'autres fonctionnalités… Une puce peut-être un symbole ou une image
« Définir un nouveau format de numérotation » offre d'autres fonctionnalités…
Possibilité de se servir des boutons pour diminuer ou augmenter le retrait des paragraphes listes.
4.5 Insérer des caractères spéciaux
1. Positionner le curseur à l'endroit du symbole à insérer 2. Insertion/Symboles 3. Cliquer sur l'un des symboles prédéfini
ou cliquer sur « autres symboles » pour faire un autre choix
Onglet « Symboles », 1. choisir la Police Windgings 2. sélectionner le symbole voulu 3. cliquer sur le bouton Insérer
WORD Prise en main
MISE EN FORME DU DOCUMENT 21
4.6 Reproduire la mise en forme
Accueil/Presse-papier/Reproduire la mise en forme L'option « Reproduire la mise en forme » permet d'appliquer une mise en forme à un texte et une mise en forme de base à des graphiques pour appliquer par exemple, des bordures et des remplissages Sélectionner le paragraphe ou le graphique doté de la mise en forme à reproduire Cliquez sur « Reproduire la mise en forme » (le pointeur se transforme en pinceau) Balayer le paragraphe ou le graphique à mettre en forme
Double cliquer sur le bouton « Reproduire la mise en forme » pour modifier la mise en forme en plusieurs endroits différents dans un document. Pour désactiver la reproduction de la mise en forme, appuyer sur la touche
Échap ou cliquer à nouveau sur le bouton « Reproduire la mise en forme ».
WORD Prise en main
LA MISE EN PAGE 22
5 LA MISE EN PAGE
Par défaut, Word propose de travailler dans une feuille A4, orientée en portrait, avec des marges de chaque côté de 2,5 cm.
5.1 L’aperçu avant impression
Il rend compte de la mise en page du document. Pour demander un aperçu du document : Ouvrir le menu Fichier/Imprimer. ou à partir de la barre d’outils d’Accès rapide
personnalisée, cliquer sur le bouton « Aperçu avant impression »
En cliquant sur la commande « Mise en page », on affiche la boîte de dialogue du même nom. La fenêtre Mise en page est également accessible à partir du lanceur du groupe Mise en page/Mise en page.
Pour accèder directement à la boîte de dialogue de Mise en page : sur le document de travail, double clic dans les marges sur la règle graduée.
3 onglets disponibles : Marges, Papier, Disposition
WORD Prise en main
LA MISE EN PAGE 23
5.2 Le format du papier
Le format du papier est à définir en premier. Par défaut, Word propose une feuille de format A4 soit une largeur de 21 cm sur une hauteur de 29,7 cm. Choix d’un format par le biais de la liste dérou-lante Chaque format proposé est détaillé avec sa lar-geur et sa hauteur. Si le format voulu n’est pas disponible, possibilité de choisir « taille personnalisée » dans la liste et indiquer la largeur et la hauteur du papier.
5.3 Les marges
Définir : 1. l’orientation du papier, 2. les marges.
Par défaut, Word propose des marges de chaque côté de 2,5 cm. Possibilité de réduire ou d’augmenter ces marges par le biais des flèches. Possibilité de définir une reliure qui viendra s’ajouter à la marge soit à gauche ou en haut de la feuille. Pour travailler en recto-verso, choisir dans la liste « Afficher plusieurs pages » : pages en vis-à-vis. Les marges de gauche et de droite deviennent
des marges intérieures et extérieures. Le bouton « Définir par défaut » permet de défi-nir cette mise en page comme référence pour tous nouveaux documents créés avec Word.
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WORD Prise en main
LES SAUTS DE PAGE 24
6 LES SAUTS DE PAGE
Dans Word, le changement de page se réalise automatiquement au-delà de la saisie ou de la mise en forme dans le format du papier.
Pour insérer un saut de page sans attendre ce changement de feuille, choisir dans l’onglet Insertion/Saut de Page. Une ligne de pointillé, portant l’étiquette
« Saut de page », se dessine en dessous du texte et une nouvelle page apparaît
Le raccourci clavier CTRL Entrée permet d’insérer un saut de page.
WORD Prise en main
LES TABLEAUX 25
7 LES TABLEAUX
7.1 Création d'un tableau
7.1.1 Insérer le tableau
Insertion/Tableau
.
Indiquer le nombre de colonnes et de lignes néces-saires à la création du tableau
7.1.2 Saisir dans le tableau
Utiliser la touche « Tabulation » pour se déplacer de cellule en cellule.
7.1.3 Sélectionner dans un tableau
Une cellule Cliquer dans la cellule
Une ligne Cliquer face à la ligne dans la barre de sélection
Une colonne Positionner la souris au-dessus de la colonne, le pointeur prend la
forme d’une flèche noire et cliquer
Des cellules, colonnes ou
lignes contigües
Cliquer dans la première cellule, maintenir la touche Majuscule
enfoncée , et cliquer dans la dernière cellule.
Des cellules, colonnes ou
lignes non contigües
Sélectionner la 1ère cellule, ligne ou colonne puis maintenir la
touche Ctrl enfoncée et cliquer dans chaque autre cellule, ligne ou
colonne.
Pour sélectionner tout un tableau, amener le curseur dans le tableau, ALT 5 (du pavé numérique inactivé).
Glisser dans la grille pour sé-lectionner le nombre de lignes
et de colonnes – ou :
cliquer sur « Insérer
un tableau »
WORD Prise en main
LES TABLEAUX 26
7.2 Mise en forme du tableau
Cliquer dans le tableau pour activer l’onglet conditionnel « Outils de tableau » qui contient 2 sous-onglets « Création » et « Disposition ».
7.2.1 Sous-onglet « Création »
Le groupe « Styles de tableaux » permet de choisir et de modifier l'apparence du tableau à l'aide de la galerie de
styles.
Le ruban déroulant des « Bordures » permet de modifier les bor-
dures d’encadrement d'un tableau
Le ruban déroulant de la « Trame de fond » permet d'appliquer une
couleur en arrière-plan.
Le groupe « Traçage des bordures » permet d’accéder directement au choix
WORD Prise en main
LES TABLEAUX 27
d’un style de trait
De l’épaisseur du trait
Une série d'outils supplémentaires est disponible dans ce ruban : le
« Dessiner le tableau », la « gomme », et la « couleur du stylet ».
7.2.2 Sous-onglet « Disposition »
Pour visualiser à l’écran, les limites des bordures d’un tableau, s’assurer dans ce sous-onglet que l’option « Affi-cher le quadrillage » est bien activé.
Le groupe « Lignes et colonnes » permet de :
Supprimer les cellules, lignes, colonnes ou tableau sélectionnés
Insérer une ligne, une colonne, au-dessus/en dessous, à gauche
ou à droite de la ligne ou colonne sélectionnée.
Le groupe « Fusionner » permet de : « fusionner » les cellules sélectionnées.
Ou de « fractionner » les cellules sélectionnées en plusieurs
nouvelles cellules.
WORD Prise en main
LES TABLEAUX 28
« Fractionner le tableau » permet de séparer le tableau avec
une marque de fin de paragraphe entre les deux parties.
Le groupe « Taille de la cellule » permet : l'ajustement automatique : redimensionne automatiquement les lar-
geurs de colonnes en fonction de la taille du texte qui s'y trouve.
Tableau Hauteur des lignes / Largeur des colonnes : définit la hauteur
et la largeur des cellules sélectionnées.
Distribuer les lignes : égalise la hauteur des lignes.
Distribuer les colonnes : égalise la largeur des colonnes.
Ou avec la souris :
Ajuster manuellement la largeur d’une colonne :
pour ajuster la largeur d’une colonne, amener la souris
sur la limite de séparation des cellules. La flèche se
transforme en double flèche.
Glisser la souris à droite ou à gauche pour modifier la
largeur d’une colonne.
Modifier la hauteur d’une ligne :
pour modifier la hauteur des lignes, amener la souris sur
la limite de séparation des lignes. La flèche se transforme
en double flèche.
Glisser la souris vers le haut ou le bas pour modifier la
hauteur d’une ligne. Le groupe « Alignement » permet : de modifier l'alignement dans les cellules en sélectionnant la cellule,
la ligne, la colonne ou le tableau et cliquer sur l'un des neuf choix de
cadrage.
de modifier l’orientation du texte : change la direction du texte dans
les cellules sélectionnées.
de modifier les marges de la cellule : personnalise les marges et l'es-
pacement entre les cellules
Pour mettre en forme les cellules d’un tableau, après les avoir sélectionnées : 1 Choisir l’alignement des cellules
centre le texte verti-calement et l’aligne sur la gauche
centre le texte ver-ticalement et hori-zontalement centre les chiffres verticalement et les alignent sur la droite
WORD Prise en main
LES TABLEAUX 29
2 Effectuer si nécessaire des Retraits de paragraphe dans les cellules :
Le texte « au centre à gauche » est aligné sur un Retrait à gauche.
Les chiffres « au centre à droite » sont alignés sur un Retrait à droite.
Le groupe « Données » permet : de « Trier » un tableau à partir d’une colonne sélectionnée ou jusqu’à
3 clés de tri successives.
de « Répéter les lignes d'en-tête » sur chaque page pour les longs
tableaux.
de « Convertir un tableau en texte », choisir alors le caractère à utili-ser pour remplacer les colonnes.
« Formule » permet d’insérer une formule dans une cellule pour effec-tuer tout type de calcul.
La plupart des commandes sont également accessibles à partir du menu contex-tuel (clic droit de la souris dans la cellule, la ligne la colonne ou le tableau sélectionné).
Il est possible d’utiliser un tableau pour gérer du texte en côte à côte. Les modèles proposés à l’usage des agents sur IntraParis sont construits sur le principe de tableau à deux co-
lonnes.
Objet : Demande de renseignements
Réf : xx/yy
PJ : Documentation formulaire
WORD Prise en main
LES EN-TÊTES ET LES PIEDS DE PAGE 30
8 LES EN-TÊTES ET LES PIEDS DE PAGE
Ils se situent dans les marges de la feuille et par défaut se répètent sur chacune des pages du document. Pour y accéder, double clic dans la marge du haut ou du bas. La zone de la marge apparait alors délimitée par un pointillé portant l’étiquette d’« En-tête » ou de « Pied-de-page »:
Leur position respective est à la moitié de la hauteur des marges, soit à 1,25 cm des bords de la feuille. Pour modifier leur emplacement, dans l’onglet conditionnel Outils En-tête et pieds de page/Position
Utiliser la zone du Pied de page pour numéroter les pages d’un document.
Pour numéroter les pages uniquement à partir de la deuxième page, définir une première page différente. Double cliquer dans la marge du bas, dans l’onglet conditionnel Outils En-têtes et Pieds de page/Navigation cocher « première page différente ».
La marge du bas est alors délimité par une étiquette « Premier pied de page »
Saisir dans cette zone les coordonnées adresse du lieu de travail et mettre en forme.
Puis passer au pied de page de la page suivante par le biais du bouton « Suivante » dans l’onglet condi-tionnel Outils En-tête et pieds de page/Création.
WORD Prise en main
LES EN-TÊTES ET LES PIEDS DE PAGE 31
Insérer le numéro de la page par le biais du bouton QuickPart/Champ… Choisir dans la boîte de dialogue la Catégorie : Numérotation, puis le nom du champ « Page » dans le Format chiffre arabe (1, 2, 3…) Pour obtenir le nombre de pages du document, choisir la catégorie Résumé puis le champ « NumPages » dans le même format chiffre arabe (1, 2, 3…).
exemple :
Ou choisir d’insérer une numérotation de page prête à l’emploi.
Dans l’onglet contextuel Outils En tête et pied de page/Création, dérouler la liste du bouton « Numéro de page », choisir « Bas de page » et cliquer sur la numérotation souhaitée. Possibilité de modifier l’apparence de cette numérotation insérée automatiquement en se rendant dans cette zone de la feuille.
WORD Prise en main
IMPRIMER 32
9 IMPRIMER
Pour imprimer, Menu Fichier/Imprimer Les options d’impression se présentent à gauche de l’aperçu du document Choisir l’imprimante, le nombre d’exemplaires, les pages à imprimer et l’utilisation du recto verso des feuilles.
Les options d’orientation, de format et de marges du document ont déjà été traitées dans le chapitre « Mise en Page » et l’option« Mise en page » amène à la boîte de dialogue de définition complète de la mise en page.
choisir l’imprimante virtuelle « PDF Creator » n’imprime pas le document mais le crée en fichier avec l’extension .PDF spéci-fique aux documents Adobe Reader.
WORD Prise en main
ANNEXES 33
10 ANNEXES
10.1 Déplacement
Avec la souris
Dans le texte affiché Un clic sur le texte pour y amener le curseur (ou point d’insertion)
À l’aide de la roulette de la souris Le curseur dans le texte, faire tourner la roulette de la souris vers le haut ou vers le bas
À l’aide de la barre de défilement verticale
Ligne précédente Un clic sur la flèche en haut de la barre
Ligne suivante Un clic sur la flèche en bas de la barre
Un écran vers le haut Un clic au-dessus de l’ascenseur
Un écran vers le bas Un clic en dessous de l’ascenseur
Sur une page particulière Agripper et glisser l’ascenseur jusqu’à l’affichage de la référence de la page dans une info bulle.
Avec le clavier
le pavé des flèches directionnelles Déplacement dans le sens de la flèche
la touche Curseur au début de la ligne
la touche Fin Curseur à la fin de la ligne
CTRL Début du document
CTRL Fin Fin du document
CTRL ou Mot précédent ou mot suivant
10.2 Sélection
Avec la souris dans le texte
Un caractère Cliquer/glisser sur le caractère
Un mot Double clic sur le mot
Une phrase le curseur dans la phrase, CTRL clic
Un paragraphe Triple clic dans le paragraphe
Ctrl + A Sélectionner tout le document
WORD Prise en main
ANNEXES 34
Pointeur de la souris dans la barre de sélection (marge de gauche)
Une ligne Cliquer face à la ligne
Un paragraphe Double clic face au paragraphe
Le document entier Triple clic ou CTRL clic face au document
Ou méthode de l’extension de la sélection
1) Cliquer au début de la sélection à opérer
2) Maintenir la touche (Majuscule) enfoncée 3) Cliquer à la fin de la sélection
10.3 Raccourcis clavier
La saisie
Le changement de ligne forcé Entrée
Le saut de page CTRL Entrée
Les caractères spéciaux
L’espace insécable CTRL Entrée
Le tiret insécable CTRL _ (tiret vers le bas)
Le tiret conditionnel CTRL – (tiret du 6)
La date et l’heure
Insérer la date ALT D
Insérer l’heure ALT T
Les mises en forme de caractères
La casse (transformation de minuscules en MAJUSCULES ou combinaison de Maj+minuscules)
F3
Exposant CTRL +
Indice CTRL =
Annulation de la mise en forme de caractères CTRL Espace
Les mises en forme de paragraphes
Ajout ou suppression d’un espace avant le paragraphe CTRL 0
Annulation de la mise en forme de paragraphes CTRL Q
WORD Prise en main
ANNEXES 35
Les touches de fonction
L’aide en ligne F1
Déplacer F2
Copier F2
Développer le contenu d’une insertion automatique F3
Créer une insertion automatique Alt F3
Répéter la dernière action F4
Vérifier l’orthographe F7
Recherche de synonymes F7
Mise à jour d’un champ F9
Insérer un code de champ vide CTRL F9
Se déplacer d’un champ au suivant F11
Revenir au champ précédent F11
Enregistrer sous F12
WORD Prise en main
ANNEXES 36
10.4 Index
A
Accents sur des MAJUSCULES .......................................... 14
C
Codes de contrôle de la saisie ......................................... 16 Couper/Copier/Coller ........................................................ 9
D
Description de l'écran barre d’outils Accès rapide ............................................ 7 lanceur de boite de dialogue ......................................... 6 ruban .............................................................................. 7
Dictionnaires ...................................................................... 8 grammatical ................................................................... 8 orthographique .............................................................. 8 synonymes ..................................................................... 8
E
Effacer la mise en forme .................................................. 15 Exposant .......................................................................... 14
F
Formats de fichiers Word ................................................ 10
I
Indice ............................................................................... 14
L
La casse des caractères ................................................... 14 Les règles de la ponctuation .............................................. 7
M
Mini barre ........................................................................ 15
N
Numéroter les pages d’un document.............................. 29
P
PDF Creator ..................................................................... 31
Q
QuickPart ......................................................................... 30
T
Texte en côte à côte ........................................................ 28