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Word 2010

Module IV

Publipostage

Sygma-D sprl ProsysInfo sprl

Rue des Arts, 17 Rue du Déversoir 38

B - 1400 Nivelles B - 6200 Châtelet

[email protected] [email protected]

+32 (0)475.50.24.24 +32 (0)71.40.06.69

www.sygma-d.com

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.sygma-d.com/

2 Liste de diffusion | Word 2010.

Table des matières

1 LISTE DE DIFFUSION ........................................................................................................................... 4

1.1 Introduction 4

1.2 Créer un fichier de données avec Word 4 1.2.1 Le document de base ................................................................................................................................ 4 1.2.2 Créer le fichier de données ....................................................................................................................... 7 1.2.3 Insérer des champs de fusion dans le document de base ...................................................................... 11 1.2.4 Afficher des données fusionnées ............................................................................................................ 12 1.2.5 Insérer un champ date ............................................................................................................................ 12 1.2.6 Fusionner des documents ....................................................................................................................... 13 1.2.7 Si vous ouvrez à nouveau le fichier de base… ........................................................................................ 15 1.2.8 Si vous déplacez le fichier de données… ................................................................................................. 15

1.3 Désactiver une connexion à un fichier de données 17

1.4 Utilisez un tableau Word comme fichier de données 18 1.4.1 L’exemple ................................................................................................................................................ 18 1.4.2 Créer le fichier de données ..................................................................................................................... 18 1.4.3 Lier le fichier de données au document de base .................................................................................... 19 1.4.4 Editer les listes d’adresses ...................................................................................................................... 22 1.4.5 Terminer et fusionner ............................................................................................................................. 24 1.4.6 Ouvrir à nouveau le document de base .................................................................................................. 25 1.4.7 Le fichier de données a été déplacé ou a été renommé… ...................................................................... 26

1.5 Un fichier de données en Excel 27 1.5.1 Découvrir le fichier de données .............................................................................................................. 27 1.5.2 Fusionner le fichier de données et le document de base ....................................................................... 27 1.5.3 Le bloc d’adresse .................................................................................................................................... 28 1.5.4 Formule d’appel ...................................................................................................................................... 31 1.5.5 Limiter le nombre d’adresses ................................................................................................................. 31 1.5.6 Fusionner ................................................................................................................................................ 33

1.6 Liaison à un fichier Access 35 1.6.1 Ouvrir le document de base ................................................................................................................... 35 1.6.2 Sélectionnez le fichier de données ......................................................................................................... 35 1.6.3 Fusion et publipostage ............................................................................................................................ 37

1.7 Modifier le texte sur base d’un champ 38 1.7.1 La règle Si…Alors…Sinon ......................................................................................................................... 38 1.7.2 Fusionner à nouveau .............................................................................................................................. 39 1.7.3 Si...Alors...Sinon...imbriqués ................................................................................................................... 40 1.7.4 Erreurs ? .................................................................................................................................................. 40

1.8 Compléter les données au moment de la fusion 41

1.9 Règles 44

1.10 Contacts Outlook 45 1.10.1 Ouvrir le document de base ................................................................................................................... 45 1.10.2 Sélectionner le fichier de données ......................................................................................................... 45 1.10.3 Fusionner ................................................................................................................................................ 47

1.11 Raccourcis clavier 47 2 E-MAILS À UNE LISTE DE DIFFUSION................................................................................................ 48

2.1 Introduction 48

2.2 Envoi à une liste de distribution 48 2.2.1 Le fichier de données .............................................................................................................................. 48 2.2.2 Document de base .................................................................................................................................. 48


2.2.3 Fusionner le document et les données ................................................................................................... 49

2.3 Assistant fusion et publipostage 51 2.3.1 Démarrer l’assistant ................................................................................................................................ 51

INDEX ....................................................................................................................................................... 61


1 Liste de diffusion

1.1 Introduction

Imaginons que vous souhaitiez envoyer une invitation à tous les membres d’une association. Les seules informations qui changent dans les documents à créer sont les noms et les adresses. Pour effectuer ce type de tâche vous pouvez utiliser la commande Publipostage (Mailings). La fusion des documents commence avec la commande Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge).

Pour ce faire, créer d’abord un document de base. Celui-ci contiendra votre texte de base. Il faudra y insérer des codes pour les parties de textes variables comme l’adresse et le nom.

Préparez un deuxième fichier avec la liste des membres à qui vous souhaitez envoyer une invitation. Ce fichier que l’on appelle le fichier de données contiendra des informations sur chaque membre : prénom, nom, rue, etc. L’ensemble des données liées à un membre est appelé un enregistrement. Une donnée unique, par exemple, le prénom, s’appelle un champ. Un fichier de données est donc constitué de plusieurs enregistrements. Chaque enregistrement contient, quant à lui, plusieurs champs.

Ces deux documents seront ultérieurement fusionnés. En résumé, plusieurs choses sont à prévoir:

1. Création d’un document de base. 2. Création d’un fichier de données. 3. Fusion des deux documents.

Lorsqu’il y a fusion, on parle aussi de publipostage.

En Word, il existe de nombreuses possibilités de fusionner des documents. Le fichier de données peut être un fichier Word mais aussi, Excel, Access, dBase, … Ce fichier peut être chargé dans Word même ou on peut aussi réaliser une liaison vers des documents externes.

Le document de base peut être une lettre, une enveloppe, une étiquette, ou même un e-mail. Dans ce chapitre, nous utiliserons une lettre comme document de base. Les principes que nous verrons s’appliquerons également sur des enveloppes, des étiquettes ou des messages électroniques. Ceux-ci seront abordés ultérieurement.

1.2 Créer un fichier de données avec Word

1.2.1 Le document de base

Ouvrez ou créez une invitation que vous souhaitez envoyer à tous les membres.

Cette lettre ou cette invitation vous servira donc de document de base. Il faudra encore y ajouter les codes des données variables comme le nom et l’adresse aux endroits voulus. Au-dessus, après le mot à, se trouvera le code de l’adresse du destinataire (voir la capture d’écran suivante). Un autre code sera insérer devant la date.


Vous trouverez les commandes concernant la fusion et le publipostage dans l’onglet Publipostage (Mailings).

Sélectionnez l’onglet Publipostage (Mailings).

Le groupe Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge) contient les commandes qui vous permettront de personnaliser votre lettre.

Pour rappel, cette lettre servira de document de base.

Ouvrez la liste déroulante Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge)

Vous remarquerez une liste de choix divers. Un exemple de chaque option sera présenté ultérieurement dans ce guide. Après avoir acquis quelques notions supplémentaires, nous reviendrons plus en détails sur ces différentes possibilités. Choisissez Lettres (Letters).


Pour l’instant, rien ne semble avoir changé. En effet, vous avez simplement indiqué à Word que vous allez créer une lettre, en d’autres termes, pas une enveloppe ou un courrier électronique.


1.2.2 Créer le fichier de données

Nous devons maintenant créer un fichier de données.

Ouvrez la liste déroulante Sélection des destinataires (Select Recipients).

Trois possibilités vous sont offertes:

Au cas où vous n’auriez pas encore de fichier de données, choisissez l’option Entrer une nouvelle liste… (Type New List).

Si vous avez déjà une liste existante en Word, Excel, Access, etc. choisissez l’option Utiliser la liste existante… (Use Existing List).

Vous pouvez également utiliser vos contacts Outlook. Dans ce cas, choisissez Sélectionner à partir des contacts Outlook… (Select from Outlook Contacts).

Nous allons illustrer les différentes possibilités par des exemples. Dans l’exemple suivant nous allons entrer une nouvelle liste.

Choisissez Entrer une nouvelle liste… (Type New List).

Un fichier de données ressemble à un tableau. Une ligne de ce tableau s’appelle un enregistrement. Elle contient l’ensemble des informations sur une personne. Par exemple: le nom, la rue, le code postal, ... Une colonne de tableau s’appelle un champ. Elle contient une donnée unique, par exemple le nom.

Dans la boîte de dialogue représentée ci-dessus, Word indique une série de champs. Ceux-ci sont les champs les plus couramment utilisés dans une lettre standard. Vous pouvez compléter cette liste de


champs et vous pouvez également en supprimer. Nous allons supprimer les champs Titre (Title), Adresse ligne 1 (Address Line 1) et Adresse ligne 2 (Address Line 2).

Cliquez sur le bouton Personnaliser colonnes (Customize Columns).

Sélectionnez Titre (Title) et cliquez sur Supprimer (Delete). Cliquez sur Oui (Yes) quand Word affiche la boîte de dialogue de confirmation.

Supprimez de la même façon Les ligne d’adresse 1 (Address Line 1) et 2 (Address Line 1).

Ajoutons maintenant un champ.

Cliquez sur le bouton Ajouter (Add).

Tapez Adresse et cliquez sur OK.

Il est possible de changer la position des champs dans la liste grâce aux boutons Monter (Move Up) et Descendre (Move Down). Réorganisez votre liste comme suit :


Cliquez sur OK pour fermer cette boîte de dialogue.

Vous êtes à nouveau sur la fenêtre où vous pouvez entrer les données. Utilisez la touche Tabulation (champ suivant) ou la combinaison de touches Shift+Tab (champ précédent) pour vous déplacer entre les champs.

Tapez Sofie et appuyez sur la touche tabulation

Tapez Martens et appuyez sur la touche tabulation

Tapez Infotec et appuyez sur la touche tabulation

Tapez Demargestraat 3 et appuyez sur la touche tabulation

Tapez 1000 et appuyez sur la touche tabulation

Tapez Brussel et appuyez sur la touche tabulation

Nous allons encore ajouter quelques enregistrements. Si vous utilisez la touche tabulation pour vous déplacer entre les champs, vous créez automatiquement un nouvel enregistrement. Vous pouvez aussi cliquer sur Nouvelle entrée (New Entry).

Cliquez sur le bouton Nouvelle entrée (New Entry).

Complétez maintenant votre tableau avec les données suivantes:

Prénom Nom Société Adresse Code Postal

Ville Province

Erika Demarret Infotec Demargestraat 3 1000 Brussel

Anne Debatselier Tecnol Technische straat 5 2440 Geel Antwerpen

Marleen Moesbol Stikt NV Naaistraat 34 bus 5 2000 Antwerpen Antwerpen

Pour supprimer un enregistrement, cliquez sur le bouton Supprimer l’entrée (Delete Entry). Le bouton Rechercher (Find) vous permet de rechercher un enregistrement.

Cliquez sur le bouton Rechercher (Find).


Tapez Moes dans le champ Rechercher (Find).

Indiquez à Word que vous recherchez dans le champ nom en sélectionnant Nom (Last Name) dans la liste déroulante Ce champ (This field).

Cliquez sur le bouton Suivant (Find Next).

Dans la boîte de dialogue Créer une liste d’adresses (New Address List), la ligne de l’enregistrement Moesbol est maintenant sélectionnée.

Cliquez sur le bouton Annuler (Cancel) pour fermer la boîte de dialogue.

Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue Créer une liste d’adresses (New Address List).

Word vous demande de saisir le nom du fichier afin de l’enregistrer. Vous remarquez que l’extension n’est pas visible. Par défaut, les données vont être enregistrées dans un fichier Access. Le format du fichier Access sera Access 97-2003, et non Access 2010. Word ouvre le dossier Mes sources de données (My Data Sources). Sauvegardons notre fichier de données dans ce dossier.

Word a maintenant créé une liaison entre le fichier de données et notre lettre. Vous remarquerez que quelques commandes supplémentaires sont apparues dans le ruban.


1.2.3 Insérer des champs de fusion dans le document de base

Nous allons compléter le document de base avec les différents champs de fusion. Cliquez sur la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field). Positionnez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez insérer ce champ.

Positionnez le point d’insertion après à.

Ouvrez la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field) dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion (Write & Insert Fields).

Vous obtenez les différents champs de votre fichier de données.

Choisissez Prénom (First Name).

Nous pouvons insérer les autres champs de la même manière. Ajoutons d’abord un espace.

Appuyez sur la barre d’espace.

Ouvrez à nouveau la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field) et choisissez Nom (Last Name).

Appuyez sur la touche Entrée.

Veillez à obtenir le résultat suivant:

Il est aussi possible d’afficher les champs d’une autre manière.

Cliquez sur le champ <<prénom>>avec le bouton droit de la souris et choisissez Basculer les codes de champ (Toggle Field Codes)

Un champ de fusion peut également être insérer en utilisant la combinaison de touches Ctrl+F9. Tapez ensuite MERGEFIELD suivi du nom du champ.

Vous pouvez repasser en affichage classique en cliquant à nouveau sur Basculer les codes de champ (Toggle Field Codes) ou en appuyant sur les touches Shift+F9.


Appuyez sur Shift+F9.

1.2.4 Afficher des données fusionnées

Si vous cliquez sur le bouton Aperçu des résultats (Preview Results), vous obtenez les données réelles plutôt que les codes des champs (ou le contraire).

Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats (Preview Results) dans le groupe Aperçu des résultats (Preview Results).

Dans le groupe Aperçu des résultats (Preview Results), vous avez également des touches de navigation (Premier, Précédent, Enregistrement, Suivant record, Dernier) (First Record, Previous Record, Go To Record, Next Record, Last Record). Grâce à ces boutons vous pouvez naviguer dans les résultats.

Essayez.

1.2.5 Insérer un champ date

A l’emplacement de la date nous souhaitons insérer la date actuelle.

Supprimer la date du lundi 25 octobre 2010

Positionnez le point d’insertion sous Brussels.

Sélectionnez l’onglet Insertion (Insert).

Dans le groupe Texte (Text), cliquez sur le bouton Date et heure (Date & Time).

La boîte de dialogue Date et heure (Date & Time) s’affiche.

Sélectionnez le format Friday, November 19, 2010. C’est bien la date du jour qui s’affiche.

Sélectionnez Mettre à jour automatiquement (Update automatically).

Cliquez sur OK.


La date est insérée dans le document sous forme de code. Si vous placez le point d’insertion sur la date, vous remarquerez que vous avez insérer un champ.

1.2.6 Fusionner des documents

Fusionnons maintenant nos deux fichiers.

Ouvrez la liste déroulante Terminer & fusionner (Finish & Merge) dans le groupe Terminer (Finish).


Vous obtenez trois possibilités:

Si vous choisissez Modifier des documents individuels… (Edith Individual Documents), le programme génère les lettres d’abord dans Word. Vous avez alors la possibilité de les modifier individuellement au besoin.

L’option Imprimer les documents… (Print Documents) enverra les documents fusionnés directement vers l’imprimante.

L’option Envoyer des messages électroniques… (Send E-mail Messages) vous donne la possibilité d’envoyer vos lettres directement par e-mail. Nous le verrons plus en détail dans un prochain chapitre.

Choisissez Modifier des documents individuels… (Edith Individual Documents).

Dans cette fenêtre vous pouvez spécifier que vous voulez fusionner tous les enregistrements. Il est aussi possible de ne fusionner que l’enregistrement en cours ou une série d’enregistrements spécifiques.

Sélectionnez Tous (All) et cliquez sur OK.

Vous obtenez un nouveau document avec le titre Lettre1 (Letters1). Il contient quatre pages, soit une page par enregistrement. Pour envoyer ces lettres par la poste, il suffit maintenant les imprimer.


Fermez le document sans enregistrer les modifications.

Enregistrez les modifications dans le document de base.

Fermez le fichier.

Word a sauvegardé les données dans un fichier Access. Nous pourrions aussi utiliser un fichier Word ou un fichier dBase,…

1.2.7 Si vous ouvrez à nouveau le fichier de base…

Si vous ouvrez à nouveau le document de base, Word vous demande si vous voulez charger la liste. Illustrons ces étapes;

Ouvrez à nouveau le document de base.

SQL est le langage d’interrogation des bases de données. L’objectif de ce cours n’est pas d’apprendre SQL. Ce n’est, de plus, pas nécessaire. Avec la commande SELECT, les données sont récupérées. Dans notre exemple, tous les champs de la table Office Address List sont sélectionnés.

Cliquez sur Oui (Yes).

La lettre s’affiche. Les données sont maintenant liées. Vous avez encore la possibilité d’afficher les champs de fusion ou de fusionner des données dans la lettre, etc.

La commande Champ de fusion en surbrillance (Highlight Merge Fields) vous permet de retrouver facilement les champs de fusion dans votre lettre.


Cliquez sur le bouton Champ de fusion en surbrillance (Highlight Merge Fields)

Vous voyez maintenant les champs de fusion en surbrillance.

Fermez le document. Il n’est pas nécessaire de sauvegarder les modifications.

1.2.8 Si vous déplacez le fichier de données…

Il faudra faire attention au déplacement du fichier de données vers une autre localisation car alors, Word ne pourra plus trouver ce dernier.

Dans la fenêtre de l’explorateur Windows déplacez le fichier Adreslist.mdb vers un autre dossier, par exemple. C:\Data.


Vous obtenez la même fenêtre que tout à l’heure. Vous devez confirmer le lancement de la requête SQL.

Cliquez sur Oui.


Word signale une erreur.

Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données (Data Link Properties) s’affiche.

Dans la zone de texte Spécifier la source des données (Data Source) indiquez le nouvel emplacement de votre fichier. Vous remarquerez qu’un nom d’utilisateur est spécifié. Access utilise par défaut l’utilisateur Admin. Cet utilisateur n’a pas de mot de passe.

Modifiez le chemin d’accès du fichier. Par exemple, C:\Data\Brief01g.mdb.

Il est conseillé de tester la connexion au fichier via le bouton Tester la connexion (Test Connection).

Cliquez sur le bouton Tester la connexion (Test Connection).


Si le chemin de fichier est correct, une boîte de dialogue de connexion réussie s’affiche.

Cliquez sur OK.

Cliquez sur OK dans la fenêtre Propriétés des liaisons de données (Data Link Properties).

La lettre s’affiche à nouveau, liée aux données.

Fermer la lettre.

Déplacez à nouveau le fichier de données dans son dossier original.

1.3 Désactiver une connexion à un fichier de données

Vous pouvez, si nécessaire, désactiver la connexion à un fichier de données. Dans ce cas, vous transformez à nouveau, votre document en un simple document Word.

Ouvrez le document de base précédent.

La fenêtre de confirmation de la requête SQL s’affiche. Si vous cliquez sur Non, vous interrompez la liaison vers le fichier de données. Cette opération peut être réalisée dans Word également. En voici une illustration.

Dans la fenêtre de confirmation de la requête SQL, cliquez sur Oui (Yes).

Vous remarquerez que le document est encore relié aux données par les options actives dans l’onglet Publipostage (Mail merge).

Ouvrez la liste déroulante Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge).

Choisissez Document Word normal (Normal Word Document).

Vous voyez encore la désignation des champs mais plus les données liées. De plus, la plupart des options de l’onglet sont maintenant désactivées.

Fermer le document sans le sauvegarder.


1.4 Utilisez un tableau Word comme fichier de données

1.4.1 L’exemple

Vous pouvez utiliser un tableau Word. En voici une illustration.

Nous allons préparer une fiche de produit comme celle-ci :

Les données des articles viennent du fichier de données.

1.4.2 Créer le fichier de données

Les données peuvent également être incluses dans le fichier Word lui-même. Pour plus de facilité, vous utiliserez un tableau. Vous pourriez aussi séparer vos données par des tabulations, des virgules, des points-virgules, …

Pensez également à ajouter un titre.

Créez un document similaire à l’exemple de la page suivante. Enregistrez ce document sous le nom listeproduits.docx.


Observez la structure du tableau ci-dessus.

Fermer le document.

1.4.3 Lier le fichier de données au document de base

Créons d’abord le document de base

Reproduisez le document ci-après :


Nous indiquons à Word qu’il s’agit d’une lettre. Bien que si nous omettions cette étape, Word sélectionnerait de toute façon l’option Lettres (Letters), par défaut.


Voici une description des différentes possibilités.

Lettres (Letters) Vous utilisez cette option si vous créez une lettre ou un document où vous voulez les données d’un enregistrement par lettre. Le document sera sauvegardé sur le disque dur ou imprimé.

Messages électroniques

(E-mail Messages)

Avec cette option vous créez un message électronique par enregistrement. Les champs sont, par exemple, les données des champs À…, CC, CCI, etc. Le message électronique sera envoyé par votre compte e-mail.

Enveloppes

(Envelopes)

Cette option vous permet de créer une enveloppe par enregistrement.

Etiquettes

(Labels)

Si vous choisissez l’option Etiquettes (Labels) sur la plupart des imprimantes, vous pourrez imprimer plusieurs étiquettes par page. Word vous propose différents formats.


Répertoire

(Directory)

Tout comme l’option Etiquette, si vous choisissez Répertoire (Directory), vous utilisez les données de plusieurs enregistrements par page. Vous choisirez cette option si vous voulez, par exemple, imprimer une liste téléphonique.

Choisissez Lettres (Letters).

Nous allons d’abord lier le fichier de données avec le document de base.

Ouvrez la liste déroulante Sélectionner les destinataires (Select Recipients) et choisissez Utiliser la liste existante (Use Existing List).

Sélectionnez le fichier listeproduits.docx. Cliquez sur Ouvrir (Open).

Insérons maintenant les différents champs de fusion via la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field).

Placez le point d’insertion devant Productnumber.

Ouvrez la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field) et choisissez ProductID.

Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field). La boîte de dialogue Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field) apparait.

Placez le point d’insertion dans la cellule à droite de ProductName.

Cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field).

Nous reviendrons ultérieurement sur l’option Faire correspondre les champs (Match Fields).

Sélectionnez Nom Produit (Productname) et cliquez sur Insérer (Insert).

Vous avez aussi la possibilité de double-cliquer sur un champ pour l’insérer. Il est dommage de ne pas pouvoir passer de cette boîte de dialogue au texte. On aurait pu gagner du temps pour insérer les champs nécessaires. Ces champs peuvent être insérés l’un après l’autre et ensuite déplacés dans le document à l’endroit voulu.

Cliquez sur le bouton Fermer (Close).

Ajoutez les champs suivants:


Vous pouvez encore prévisualiser le résultat.

Cliquez sur le bouton Aperçu des résultats (Preview Results).

Cliquez quelques fois sur Suivant (Next Record).

Vous remarquerez que les enregistrements sont triés sur le nom du produit. Il est aussi possible d’appliquer d’autres tris.

1.4.4 Editer les listes d’adresses

Il est possible de trier à l’avance les listes d’adresses. Vous pouvez même, suivant certaines sources de données, encore apporter quelques modifications. Ces opérations peuvent être réalisées en cliquant sur le bouton Modifier la liste des destinataires (Edit Recipient List).

Cliquez sur le bouton Modifier la liste des destinataires (Edit Recipient List) dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge).


Si vous voulez trier la liste sur le champ ProductID, cliquez sur la flèche à droite de l’entête de colonne ProductID et choisissez Tri croissant (Sort Ascending).

Ouvrez la liste déroulante ProductID et choisissez Tri croissant (Sort Ascending).

Vous pouvez aussi trier sur plusieurs champs en cliquant sur le lien Trier… (Sort), dans la liste de liens en bas de la fenêtre.

Cliquez sur le lien Trier… (Sort).


Vous ne pouvez trier que sur trois champs maximum. Trier d’abord sur le champ Prix d’achat (Price in) par exemple, ensuite selon la même technique sur Nom Produit (Productname).

Dans le premier champ Trier par (Sort by), sélectionnez Prix d’achat (Price in).

Ensuite sélectionnez Nom Produit (Productname) dans le champ Puis par (Then by).

Vous remarquerez dans les options que vous pouvez réaliser des tris croissants ou décroissants.

Cliquez sur OK.

Les enregistrements s’ordonnent maintenant différemment.

Cliquez sur OK.

1.4.5 Terminer et fusionner

Fusionnons maintenant nos documents.

Ouvrez la liste déroulante Terminer et fusionner (Finish & Merge) et choisissez Modifier des documents individuels… (Edit Individual Documents).

La boîte de dialogue qui vous permet de choisir quels enregistrements fusionner s’affiche.



Ces fiches peuvent être à présent imprimées ou enregistrées.

Enregistrez le fichier.

Fermez le document.

Fermez aussi le document de base. Enregistrez les modifications.

1.4.6 Ouvrir à nouveau le document de base

Dans ce document de base, nous avons sauvegardé les données dans un tableau Word. Nous avons également effectué un tri. Ouvrons à nouveau ce document.

Ouvrez le document de base précédent.


Vous remarquerez que la commande SELECT se réfère à présent au document Word. Vous voyez aussi le tri avec la partie de la commande SQL ORDER BY.

Cliquez sur Oui (Yes) pour continuer.

Fermez à nouveau ce document.

1.4.7 Le fichier de données a été déplacé ou a été renommé…

Renommons le fichier de données.

Modifiez le nom du fichier listeproduits.docx en PrésentationProduits.docx.


Vous obtenez à nouveau la commande SQL. Cliquez sur Oui (Yes).

Word ne retrouve plus le fichier. La fenêtre suivante apparait.

La boîte de dialogue Propriétés des liaisons de données que nous avions obtenue avec le fichier Access est typique des liaisons OLE DB. Il s’agit d’une méthode particulière de liaisons vers des sources de données. Dans le cas présent, nous avons une liaison avec un document Word. C’est un autre type de connexion.

Si vous cliquez sur le bouton Options (Options) vous pouvez, soit supprimer tous les champs, soit rétablir le document en lettre normale. Vous pouvez aussi sélectionner le fichier de données.

Cliquez sur Spécifier la source de données (Find Data Source).

Vous obtenez la fenêtre Ouvrir (Open) avec le titre Spécifier la source de données (Select Data Source).

Sélectionnez le fichier PrésentationProduits.docx et cliquez sur Ouvrir (Open).

Vous êtes à nouveau en mesure de fusionner les données. Les paramètres de tris précédents ont, suite à ces manipulations, disparus.

Fermez le document de base sans sauvegarder les modifications.


1.5 Un fichier de données en Excel

1.5.1 Découvrir le fichier de données

Une organisation a les adresses de ses membres et leurs centres d’intérêts sous forme de liste dans Excel. Créons un fichier Excel comme suit :

Dans la feuille de calcul, vous pouvez voir une liste d’adresses La première colonne contient Titre (Title), M ou Mme. Les deux dernières colonnes contiennent les centres d’intérêts: Sport et/ou IT.

Sauvegardez ce fichier sous le nom Interets.xlsx.

Fermez le fichier de données Excel.

1.5.2 Fusionner le fichier de données et le document de base

L’association donne un séminaire sur la dernière version de Windows. Nous allons envoyer une invitation personnalisée aux personnes de notre liste intéressées par l’IT.

Créez le document Word suivant.


Indiquons à Word qu’il s’agit d’une lettre.


Ouvrez la liste déroulante Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge) et choisissez Lettres (Letters).

Fusionnons à présent le fichier de données avec notre lettre.

Ouvrez la liste déroulante Sélection des destinataires (Select Recipients) et choisissez Utilisez la liste existante (Use Existing List).

Sélectionnez Interets.xlsx et cliquez sur Ouvrir (Open).

Le classeur Excel contient trois feuilles. Les données sont dans la première feuille.

Vous remarquerez qu’ici, contrairement à Word, vous avez la possibilité d’indiquer si le tableau contient des entêtes.

Sélectionnez Feuille1$ (Sheet1$) et cliquez sur OK.

1.5.3 Le bloc d’adresse

Word vous propose une liste prédéfinie de format de blocs d’adresse et de formule d’appel. En voici un exemple. Ajoutons le bloc d’adresse après le mot à.

Placez le point d’insertion devant le mot à.


Cliquez sur l’option Bloc d’adresse (Address Block).


Vous pouvez maintenant spécifier quel champ est le champ adresse.

Cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs (Match Fields).

Vous remarquerez que Word a fait une correspondance correcte entre les champs.

Si vous utilisez les champs disponibles dans Word, vous pouvez directement insérer un bloc d’adresse, sans spécifier de champ individuel.

Cliquez sur OK.

Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse (Insert Address Block) le bloc d’adresse contient toutes les données.

Cliquez sur OK.

Le bloc d’adresse est inséré dans son ensemble.


1.5.4 Formule d’appel

Insérons à présent une formule d’appel.

Placez le point d’insertion deux paragraphes au-dessus de L’organisation….

Cliquez sur le bouton Formule d’appel (Greeting Line).

Cliquez sur OK.

1.5.5 Limiter le nombre d’adresses

Vous pouvez définir le nombre de champs à impliquer dans la fusion. Dans notre exemple, nous ne voulons pas envoyer la lettre à tous les membres de l’organisation mais bien à ceux qui ont un intérêt pour l’IT. Ce sont les membres où un Oui est spécifié dans la colonne IT. Nous devons donc créer un filtre sur notre liste.

Cliquez sur le bouton Modifier la liste des destinataires (Edit Recipient List) du groupe Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge).


Dans ce cas-ci, nous allons spécifier une simple condition, c.-à-d. que le champ IT soit égal à Oui.

Ouvrez la liste déroulante IT et sélectionnez oui.

C’est de cette façon que nous pouvons filtrer les enregistrements sur les gens intéressés par l’informatique. Vous pouvez aussi filtrer sur les autres colonnes. Dans ce cas il faudra spécifier les conditions voulues sur les autres champs. Il est également possible d’appliquer un filtre autrement. Sélectionnons à nouveau tous les membres.

Ouvrez la liste déroulante IT et sélectionnez Tous (All).

Utilisez le lien Filtrer…(Filter) quand vous voulez appliquer des conditions plus complexes.

Cliquez sur le lien Filtrer… (Filter).

Indiquons ici, la même condition sur le champ IT.

Ouvrez la liste déroulante sous la colonne Champ (Field) et choisissez IT.

La liste déroulante Comparaison (Comparison) indique par défaut Egal à (Equal to). C’est correct.


Ouvrez la liste déroulante Comparer à (Comparison) et tapez Ja.

Vous remarquerez que vous pouvez indiquer plus de conditions. Sur la deuxième ligne, dans le premier champ on pourra ajouter une condition au besoin via le choix ET (And), dans ce cas, les deux conditions devront être remplies ou via le choix OU qui permet de filtrer sur une des deux conditions.

Cliquez sur OK.

Vous revenez à la fenêtre Fusion et publipostage: Destinataires (Mail Merge Recipients). Vous obtenez maintenant moins d’enregistrements. En fait, vous ne voyez que les enregistrements qui remplissent les conditions du filtre que vous avez appliqué.

Dans cette boîte de dialogue, nous avons maintenant parcouru les liens Trier… (Sort) et Filtrer… (Filter). Les autres liens offrent quelques possibilités supplémentaires.

Le lien Rechercher les doublons… (Find duplicates) vous permet de trouver les enregistrements en double dans la liste. Word considère deux enregistrements comme identiques si le nom et le prénom sont similaires et ce, même si les autres champs diffèrent. Prudence donc.

L’option Rechercher un destinataire… (Find recipient) peut être utilisée pour rechercher un enregistrement précis dans la liste.

Le lien Valider les adresses… (Validate addresses) permet de vérifier l’exactitude des adresses de la liste. Il est alors nécessaire d’installer un logiciel complémentaire.

Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires (Mail Merge Recipients).

1.5.6 Fusionner

Fusionnons les données.

Ouvrez la liste déroulante Terminez & fusionner (Finish & Merge) et choisissez Modifier des documents individuels… (Edit Individual documents).



Observez le résultat.

Fermez le fichier en sauvegardant.

Fermez aussi le document de base. Enregistrez les modifications.


1.6 Liaison à un fichier Access

1.6.1 Ouvrir le document de base

Dans cette section, nous supposons qu’Access est installé sur votre ordinateur. Si ce n’est pas le cas, lisez simplement le texte suivant.

Créez le document comme suit et enregistrez-le.


Ouvrez la liste déroulante Démarrez la fusion et le publipostage (Start Mail Merge) dans le groupe Démarrez la fusion et le publipostage (Start Mail Merge) et choisissez Lettres (Letters).

1.6.2 Sélectionnez le fichier de données

Dans cet exemple nous utiliserons des données venant d’un fichier Access.

Créer la base de données adresses.accdb dans Access 2010 suivant l’exemple suivant.

Fermez cette base de données et revenez à Word.



Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données (Select Data Source), sélectionnez le fichier adresses.accdb et cliquez sur Ouvrir (Open).

Si votre fichier contient plusieurs tables, une fenêtre s’affiche pour que vous puissiez choisir la table contenant les données.

Sélectionnez la table tblAdressen et cliquez sur OK.

Ajoutons maintenant les champs de fusion.

Placez le point d’insertion après à.

Illustrons à nouveau l’utilisation du bouton Bloc d’adresse (Address Block).

Cliquez sur le bouton Bloc d’adresse (Address Block) du groupe Champ d’écriture et d’insertion (Write & Insert Fields).

Si les champs ne correspondent pas aux noms des champs proposés par Word, cliquez sur faire correspondre les champs (Match Fields).


Ajustez les champs sur les informations de la base de données.

Cliquez sur OK.

L’adresse est à présent affichée dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse (Insert Address Block).

Cliquez sur OK.

Vous obtenez un champ unique dans le texte.

1.6.3 Fusion et publipostage

Fusionnons le document.

Ouvrez la liste déroulante Terminer et fusionner (Finish & Merge) et choisissez Modifier des documents individuels (Edit Individual Documents).


Vous obtenez les lettres standards. Vous remarquerez que le champ Bloc d’adresse (Address Block) est remplacé par les différentes données définies à l’étape précédente.

Fermez et sauvegardez le document.

Enregistrez également le document de base.

Si les données de la table Access sont modifiées, Word met les enregistrements utilisés dans la fusion, directement à jour. Il existe bel et bien un lien concret avec la base de données Access.


1.7 Modifier le texte sur base d’un champ

1.7.1 La règle Si…Alors…Sinon

Supprimons le texte ‘customer’. Nous voudrions ajouter ici le texte 'Dear customer' s’il s’agit d’un client (customer), mais le texte 'Dear consumer' s’il s’agit d’un consommateur (consumer).

Effacez le texte customer.

Ouvrez la liste déroulante Règles (Rules) du groupe Champ d’écriture et d’insertion (Write & Insert Fields).

Cliquez sur Si…Alors…Sinon… (If…Then…Else…).

Le champ Nature (Nature) détermine s’il s’agit d’un client customer (0), ou à un consommateur (1) ou les deux (2).

Sélectionnez Nature (Nature) dans le Nom du champ (Field name).

Sélectionnez Est égal à (Equal to) dans Elément de comparaison (Comparison).

Tapez 0 dans la zone Comparer avec (Compare to).

Tapez customer dans Insérer le texte suivant (Insert this text).

Etant donné que nous avons trois possibilités, nous devons les traiter séparément.

Cliquez sur OK.

Ajoutons à nouveau un champ.


Ouvrez la liste déroulante Règles (Rules) dans le groupe Champ d’écriture et d’insertion (Write & Insert Fields) et choisissez Si…Alors…Sinon… (If…Then…Else…).

Sélectionnez Nature (Nature) dans Nom du champ (Field name).

Sélectionnez Est égal à (Equal to) dans Element de comparaison (Comparison).

Tapez 1 dans Comparer avec (Compare to).

Tapez consumer dans Insérer le texte suivant (Insert this text).

Cliquez sur OK.

Ajoutons maintenant une troisième règle Si…Alors…Sinon… avec le texte 'customer, consumer', si le contenu du champ Nature (Nature) est égal à 2.

Ouvrez la liste déroulante Règles (Rules) dans le groupe Champ d’écriture et d’insertion (Write & Insert Fields) et choisissez Si…Alors…Sinon… (If…Then…Else…).

Sélectionnez Nature (Nature) dans Nom du champ (Field name).

Sélectionnez Est égal à (Equal to) dans Elément de comparaison (Comparison).

Tapez 2 dans la zone Comparer avec (Compare to).

Tapez consumer, customer dans la zone Insérer ce texte (Insert this text).

Cliquez sur OK.

Il est possible d’afficher les champs d’une autre façon.

Dans le document, sélectionnez la règle Dear…

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la sélection et choisissez Basculer les codes des champs (Toggle Field Codes).

Vous remarquerez que les trois champs Si…Alors…Sinon… sont représentés par un IF.

Ouvrez à nouveau le menu contextuel Basculer les codes des champs (Toggle Field Codes).

1.7.2 Fusionner à nouveau

Fusionnons à présent ces fichiers.

Ouvrez la liste déroulante Terminer et fusionner (Finish & Merge) et choisissez Modifier des documents individuels… (Edit individual documents).



Parcourez les différentes pages du document.

Fermez le document sans enregistrer.

Sauvegardez le document de base.

1.7.3 Si...Alors...Sinon...imbriqués

Nous pourrions aussi insérer un seul champ à la place de trois. En voici la syntaxe :

if Nature = 0

then print "Dear customer"

else if Nature = 1

then print "Dear consumer"

else print "Dear customer, consumer, "

endif

endif

Insérez ce champ comme suit, dans Word.

Vous pouvez utiliser la combinaison de touches Ctrl+F9 pour insérer un champ.

Modifiez la condition comme ci-dessus et fusionner le document et les données.

1.7.4 Erreurs ?

Si la formule est incorrecte, Word affiche un message d’erreur. En voici un exemple :


Une erreur de formule dans le document se présente comme suit :

Une vérification des erreurs est possible avant l’opération de fusion. Cliquez sur Rechercher les erreurs (Auto Check for Errors). Voici les différentes options.

Cliquez sur Rechercher les erreurs (Auto Check for Errors).

En choisissant la première option, vous obtenez un nouveau document dans lequel les erreurs sont répertoriées. Le document n’est, alors, pas fusionné avec le fichier de données. La deuxième option fusionne le document et vous montre les erreurs une à une. Si vous choisissez la troisième option, les documents sont fusionnés et vous obtenez un nouveau document où les erreurs sont listées.

Fermez la lettre avec les données fusionnées sans sauver les modifications.

Sauvegarder le document de base.

1.8 Compléter les données au moment de la fusion

Vous pouvez également insérer des données au moment de la fusion du document. Nous utiliserons le même document de base.

Supprimez la règle 'Dear …'.

Ajoutons le champ Remplir… (Fill-in). Ce champ permet de saisir des informations au moment de la fusion du document.

Placez le point d’insertion à la place du titre.

Ouvrez la liste déroulante Règles (Rules) dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion (Write & Insert Fields).

Choisissez Remplir… (Fill-in).


Dans la zone de texte du haut vous pouvez insérer une question qui sera posée à l’utilisateur. Pour afficher le contenu d’un champ ou les codes de fusion, appuyez sur la combinaison de touches Ctrl+F9.

Tapez Entrer le titre:

Dans la zone de texte du bas vous pouvez saisir un texte de remplacement.

Tapez Dear customer et cliquez sur OK.

Word affiche une boîte de dialogue au moment de la fusion:

Cliquez sur OK.

Découvrons les autres affichages possibles.

Cliquez à droite sur le texte “Dear customer” et choisissez Basculer les codes de champ (Toggle Field Codes).

FILLIN est un champ Word que vous pouvez en principe utiliser partout, même en dehors de la fusion. Après l’opérateur \d , vous trouvez la valeur standard.

Vous pouvez aussi étendre ce champ afin de voir le nom du destinataire:

Vous pouvez insérer un champ de fusion en appuyant sur Ctrl+F9.

Affichez le champ comme ci-dessus. Passez à nouveau dans l’affichage classique.

Fusionnons à présent le document.

Ouvrez la liste déroulante Terminer & fusionner (Finish & Merge) et choisissez Modifier des documents individuels… (Edit Individual Documents).


Dans la boîte de dialogue Fusionner avec un nouveau document (Merge to New Document) sélectionnez Tous (All) et cliquez sur OK.

Pour la première lettre vous obtenez la question suivante :

Vous avez maintenant la possibilité d’ajouter un autre titre.

Cliquez sur OK.

La question s’affiche à nouveau pour la deuxième lettre, etc. Entrez le titre approprié.

Regardez le résultat.

Fermez le document sans sauvegarder les modifications.

Enregistrez le document de base.

Fermer le document.


1.9 Règles

Dans les deux paragraphes précédents, nous avons illustré les règles Si…Alors…Sinon… (If…Then…Else…) et Remplir… (Fill-in). Word propose encore d’autres règles. Vous pouvez les découvrir en ouvrant la liste déroulante Règles (Rules).

Règle/Champ Signification

Demander… ASK

Le champ ASK vous demande de saisir des données et vous renvoie à un signet. Les données ne seront visibles dans le document que si vous avez aussi ajouté un champ REF qui renvoie vers un signet.

Remplir FILLIN

Avec le champ FILLIN on vous demande de compléter le texte. La réponse est insérée à la place du champ.

Si…Alors…Sinon IF

Le champ IF compare deux données. Le texte inséré dépend du résultat de la comparaison.

N° enregistr.de fusion MERGESEQ

Le champ MERGESEQ numérote chaque enregistrement dans la fusion. Ce numéro n’est plus visible une fois la fusion terminée.

N° séquence de fusion MERGEREC

Le champ MERGEREC donne la position de l’enregistrement actuel. La valeur reflète le tri ou le filtre appliqué à la source de données avant que les documents aient été combinés. Vous pouvez utiliser ce champ pour numéroter chaque document impliqué dans une opération de fusion selon l’ordre de tri de la source de données.

Les enregistrements sautés avec le champ SKIPIF seront également comptés.

Suivant NEXT

NEXT est un champ qui permet à Word de fusionner l’enregistrement suivant dans le document actif et non dans un nouveau. Utilisez le champ NEXT lorsque vous voulez imprimer un certain nombre d’enregistrements dans un seul document fusionné.

Suivant si… NEXTIF

Avec le champ NEXTIF, vous comparez deux expressions. Si le résultat de l’expression est VRAI, l’enregistrement suivant sera fusionné dans le document de fusion actif. Si le résultat est FAUX, l’enregistrement suivant sera fusionné dans un nouveau document.

Définir Signet… SET

Le champ SET permet d’ajouter une information spécifique à un signet. Les données ne seront visibles dans le document que si vous avez aussi ajouté un champ REF qui renvoie vers un signet.

Sauter l’enregistrement si… SKIPIF

Avec le champ SKIPI,F vous pouvez comparer deux expressions. Si le résultat de l’expression est VRAI, la fusion en cours est annulée, et un nouveau document sera créé sur base de l’enregistrement suivant. Si le résultat est FAUX, la fusion en cours se poursuit.


1.10 Contacts Outlook

1.10.1 Ouvrir le document de base

Nous allons, pour terminer, présenter l’option qui permet d’utiliser les données d’une liste de contacts venant du programme Outlook.

Reprenons le document que nous avons utilisé à la section 1.2.1.

Cliquez sur Oui (Yes) pour ouvrir à nouveau ce document.


Ouvrez la liste déroulante Démarrer la fusion & le publipostage (Start Mail Merge) du groupe Démarrer la fusion & le publipostage (Start Mail Merge) et choisissez Lettres (Letters).

1.10.2 Sélectionner le fichier de données

Dans cet exemple, nous allons utiliser les données des contacts qui sont listés dans le programme Outlook.

Ouvrez la liste déroulante Sélection des destinataires (Select Recipients) et choisissez Sélectionner à partir des Contacts Outlook… (Select from Outlook Contacts).

Un compte e-mail possède un profil. Généralement vous possédez un profil dans lequel plusieurs comptes éventuels peuvent être définis.

Cliquez sur OK.

Outlook permet la création d’un ou plusieurs dossiers de contacts. Dans la capture d’écran ci-dessus, vous voyez un dossier unique.

Dans la boîte de dialogue Sélectionner les contacts (Select Contacts), cliquez sur le dossier de contacts voulu et ensuite sur OK.


Une liste de contacts s’affiche. Vous pouvez effectuer un tri ou y appliquer un filtre.

Vous avez la possibilité de faire un choix précis dans la liste des contacts. Voici comment.

Cliquez sur la case à cocher Source de données (Data Source).

Tous les enregistrements sont sélectionnés.

Sélectionnez maintenant les femmes de la liste de contact.


Cliquez sur OK.

Ajoutez les champs suivants.

1.10.3 Fusionner

Appliquons directement la fusion des documents.

Ouvrez la liste déroulante Terminer & fusionner (Finish & Merge) et choisissez Modifier des documents individuels… (Edit Individual Documents).


Sauvegardez le document et fermer.

1.11 Raccourcis clavier

Parfois vous devez pouvoir passer rapidement de l’affichage normal du champ à sa version codée. Voici quelques raccourcis utiles :

F9 Mise à jour du champ dans lequel se trouve le point d’insertion.

Shift+F9 Passe à l’autre affichage du champ dans lequel se trouve le point d’insertion.

Alt+F9 Passe à l’autre affichage de tous les champs du document.

Ctrl+F9 Vous créez un champ supplémentaire.

48 E-mails à une liste de diffusion | Word 2010.

2 E-mails à une liste de diffusion

2.1 Introduction

Un texte saisis dans Word peut être envoyé par e-mail à une liste de correspondants. Le texte que vous écrivez peut se retrouver dans le corps d’un message électronique ou envoyé en pièce jointe.

Les adresses e-mails peuvent provenir d’un dossier Outlook ou d’un autre fichier de données.

2.2 Envoi à une liste de distribution

2.2.1 Le fichier de données

Vous avez organisé avec vos collègues un (agréable) barbecue. Les frais vont être partagés. Vous allez envoyer un e-mail avec le détail du partage des frais. Un certain nombre de collègues ont fait des dépenses différentes. Le montant n’est donc pas le même pour tous.

Le fichier de données contient les champs Prénom (First Name), Nom (Last Name), Adresse e-mail (E-mail) et Montant (To pay).

Vous allez, dans cet exercice, utiliser des adresses e-mail que vous pouvez vérifier. Si vous suivez ce cours en groupe, utilisez votre adresse ainsi que celles des autres participants.

Créer un document contenant un tableau suivant l’exemple ci-dessus.

Enregistrez ce document sous le nom Mailinglist.

2.2.2 Document de base

Nous allons maintenant créer le document de base.

Ouvrez un nouveau document.

Celui-ci sera un message électronique.


Ouvrez la liste déroulante Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge) et choisissez Messages électroniques (E-mail messages).

Word passe automatiquement en affichage Web (Web Layout).

Il faut maintenant lier le fichier de données au document de base.


Sélectionnez le document Mailinglist.docx dans le dossier d’exercices et cliquez sur Ouvrir (Open).

Saisissez le texte du message et ajoutez les champs de fusion.

Tapez Cher.

Placez le curseur après Cher.

Ouvrez la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field) et choisissez Prénom (First Name).


Ajoutez un saut de paragraphe et tapez : “Les frais de participation pour la fête sont de EUR”.

Placez le point d’insertion devant EUR.

Ouvrez la liste déroulante Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field) et choisissez Montant (To pay).

Compléter votre message avec une fin appropriée.

Enregistrez le résultat.

2.2.3 Fusionner le document et les données

Envoyons notre message.

Ouvrez la liste déroulante Terminer & fusionner (Finish & Merge).

Choisissez Envoyer des messages électroniques (Send E-mail Messages).

Les e-mails seront envoyés aux adresses présentes dans le champ à. Dans ce cas-ci, Word a détecté ce champ automatiquement.

Sélectionnez le champ Adresse e-mail (Email address) dans la liste déroulante à, si Word ne l’a pas déjà fait.

Indiquez le sujet de votre message.

Tapez Dépenses barbecue.

Choisissez le format du message. Si vous souhaitez appliquer une mise en page, choisissez HTML, sinon choisissez Texte brute (Plain text). Il est également possible d’envoyer ce texte en pièce jointe. Dans ce cas, Word insérera ce document en pièce jointe de votre email. Le corps du message restera vide.

Choisissez HTML.

Envoyons cet e-mail.

Cliquez sur OK.

L’envoi peut prendre un certain temps. Word va démarrer Outlook pour réaliser l’envoi.

Si vous envoyez votre texte en pièce jointe, vous obtiendrez ce message :


Le logiciel vous prévient qu’un autre programme essaie d’accéder au programme de messagerie.

Cochez la case Autoriser (Allow access for). Comptez une attente de 1 minute

Cliquez sur Autoriser (Allow).

A la fin de votre envoi vous aurez encore un message.

Cliquez sur Autoriser (Allow) lorsque la barre verte est complète.

Sauvez et fermez le document.


2.3 Assistant fusion et publipostage

A la place des différentes options de l’onglet Publipostage (Mailings) du ruban, vous pouvez aussi démarrer un assistant. Voici comment.

2.3.1 Démarrer l’assistant

Nous partons d’un nouveau document.



Choisissez Assistant fusion et publipostage pas à pas… (Step by Step Mail Merge Wizard).

Le volet Office s’affiche sur Fusion et publipostage (Mail Merge).

La première étape consiste à choisir le type de document que vous voulez créer. Vous y trouverez les mêmes choix que dans la liste déroulante Démarrer la fusion et le publipostage (Start Mail Merge). Si vous choisissez un type, vous obtenez quelques explications sur son usage.

Sélectionnez Lettres (Letters).

Cliquez sur le lien Suivant: Document de base (Next: Starting document).


Vous devez spécifier le document de base. Trois possibilités sont proposées :

Si vous choisissez Utiliser le document actuel (Use the current document), le document actuellement ouvert sera utilisé comme document de base. En l’occurrence un document vide ici.

L’option Utiliser un modèle (Start from a template) vous permet de choisir parmi les modèles par défaut de Word ou un de vos propres modèles.

Utiliser un document existant (Start from existing document), vous permet d’ouvrir un document.

Nous allons prendre la troisième option.

Sélectionnez Utiliser un document existant (Start from existing document).


Dans le volet Office s’affiche l’étape 2, sélection du document. Si vous sélectionnez Autres fichiers… (More files…) et vous cliquez sur Ouvrir, la boîte de dialogue Ouvrir s’affiche.

Sélectionnez Autres fichiers… (More files…) et cliquez sur Ouvrir (Open).

Sélectionnez le fichier Invitation.docx.

Entretemps, dans le volet Office, l’option Utiliser le document actuel (Use the current document) apparaît sélectionnée.


Vous pouvez toujours personnaliser le document. Dans la zone du bas les liens vous permettent d’aller à l’étape suivante ou de revenir en arrière.

Cliquez sur Suivant: Sélection des destinataires (Next: Select recipients).


A cette étape, vous allez indiquer avec quel fichier de données faire la liaison. Vous pouvez utiliser une liste existante (Use Existing List), sélectionner une liste de contact venant d’Outlook ou créer une nouvelle liste.

Sélectionnez Utilisation d’une liste existante (Use an existing list).

Cliquez sur le lien Parcourir… (Browse).

Nous allons utiliser les adresses qui se trouvent dans le fichier Adresses.mdb.

Sélectionnez Brief01g.mdb dans le dossier d’exercices et cliquez sur Ouvrir (Open).


A ce stade, vous pouvez maintenant trier ou filtrer vos données.

Ouvrez la liste déroulante Nom (Last Name) et choisissez Tri Croissant (Sort Ascending).

Cliquez sur OK.


Votre liste a maintenant été ajoutée au volet Office. Passons à l’étape suivante.

Cliquez sur Suivant: Ecriture de votre lettre (Next: Write your letter).


Dans notre exemple l’étape Ecriture de votre lettre… (Write your letter) n’est plus à faire. Vous devez à présent insérer des champs de fusion. Vous pouvez utiliser le bloc d’adresse et la formule d’appel. En cliquant sur Autres éléments… (More items) vous aurez la possibilité d’insérer d’autres champs de fusion individuellement via la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion (Insert Merge Field).

Utilisons le bloc d’adresse.

Placez le point d’insertion après à.

Cliquez sur Bloc d’adresse (Address Block) dans le volet Office.

La boîte de dialogue Bloc d’adresse apparaît. Les paramètres sont probablement justes, nous pouvons les utiliser tels quels.

Cliquez sur OK.

Nous pouvons prévisualiser le résultat.

Cliquez sur Suivant: Aperçu de vos lettres (Next: Preview your letters).


Vous voyez ici comment l’adresse va s’afficher. Vous avez également la possibilité de voir les enregistrements suivants ou précédents. Vous pouvez aussi utiliser les boutons du ruban.

L’option Exclure ce destinataire (Exclude this recipient) vous permet d’exclure l’enregistrement sélectionné.

Allons à la dernière étape.

Cliquez sur Suivant: Fin de la fusion (Next: Complete the merge).


Vous pouvez à présent directement imprimer les lettres ou encore les éditer individuellement. Dans ce dernier cas, les lettres seront fusionnées vers un nouveau document.

Cliquez sur le lien Modifier les lettres individuelles… (Edit individual letters).

La boîte de dialogue Fusion avec un nouveau document (Merge to New Document) s’ouvre, vous pouvez choisir entre Tous (All), Enregistrement en cours (Current record) ou De/À (From/To).


Vous obtenez un document contenant les différentes lettres.

Fermez le document sans sauvegarder.

Enregistrez et fermez le document de base.

Fermez aussi le volet Publipostage du volet Office (Mail Merge).


Index

A

Afficher des données fusionnées, 10 Alt+F9, 41 Aperçu des résultats, 10 ASK, 38

B

Basculer les codes de champ, 10

C

Champ, 4, 6 Champ de fusion en surbrillance, 13 champs de fusion, 18 Code de champ, 10 Compléter les données au moment de la fusion, 36 Contacts Outlook, 39 Créer le fichier de données, 6 Ctrl+F9, 10, 41

D

Définir Signet SET, 38

Demander ASK, 38

Démarrer la fusion et le publipostage, 5 déplacez le fichier de données, 13 Désactiver une connexion à un fichier, 15 document de base, 4

E

enregistrement, 4 Envoi d’un message à une liste de distribution, 42

F

F9, 41 Fichier de donnée Access, 30 fichier de données, 4 FILLIN, 38 Fusionner, 11

I

IF, 38 Insérer des champs de fusion, 9 Insérer un champ date, 10

L

Liaison à un fichier Access, 30 Liste de contacts

Outlook, 39

M

MERGEREC, 38 MERGESEQ, 38 Mes sources de données, 9 Message d’erreur, 35

N

N° enregistr. de fusion MERGESEQ, 38

N° séquence de fusion MERGEREC, 38

NEXTIF, 38

O

onglet Publipostage, 5 Outlook

Liste de contacts, 39

P

Publipostage, 4

R

Raccourcis clavier, 41 Record, 6 Règles, 38 Remplir

FILLIN, 38


S

Sauter l’enregistrement SKIPIF, 38

Selection des destinataires, 6 Shift+F9, 10, 41 Si…Alors..Sinon

IF, 38 SKIPIF, 38 SQL, 13 Suivant

NEXT, 38 Suivant si

NEXTIF, 38

T

tableau Word comme fichier de données, 16 Terminer & fusionner, 11 touches de navigation, 10