word 2007 - jaws-actions.fr · web viewle rôle de base de la touche tabulation est donc clair,...
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WORD 2007 WORD 2007 De P BOULANGER
MARS 2011
Tutoriel sur le traitement de texte
De chez Microsoft
Table des matières
LE FORMATAGE De BASE.....................................................................................................5LA TABULATION....................................................................................................................8
Introduction...............................................................................................................8
Le taquet de tabulation...........................................................................................10
Les positions............................................................................................................12
INSÉRER LADATE.................................................................................................................14LES LISTES.............................................................................................................................15
Introduction.............................................................................................................15
La liste non ordonnée..............................................................................................15
L’imbrication............................................................................................................16
La liste numérotée...................................................................................................16
Astuces complémentaires.......................................................................................17
LES COPIES DE SECOURS...................................................................................................18Introduction.............................................................................................................18
La configuration.......................................................................................................18
IMPRIMER DES ENVELOPPES............................................................................................19L’impression............................................................................................................19
Les formats d’enveloppes........................................................................................20
L’IMPRESSION.......................................................................................................................22L’impression rapide.................................................................................................22
L’impression configurée..........................................................................................23
L’aperçu avant impression.......................................................................................24
Inverser l’ordre d’impression..................................................................................25
LES SIGNETS..........................................................................................................................26Qu’est-ce que c’est ?...............................................................................................26
Insérer un signet......................................................................................................26
Créer un lien qui pointe sur un signet.....................................................................28
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LES SECTIONS.......................................................................................................................29Introduction.............................................................................................................29
En pratique..............................................................................................................30
Comment faire ?......................................................................................................33
NOTES DE BAS DE PAGES...................................................................................................34INSERTION ET OBJETS DE DOCUMENTS........................................................................35
L’insertion d’un document......................................................................................35
L’insertion d’un objet..............................................................................................36
ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL.........................................................................37Envoyer le document au format WORD docx..........................................................37
Envoyer le document au format PDF.......................................................................38
Astuce WINDOWS...................................................................................................39
LES TABLEAUX.....................................................................................................................40LA TABLE DES MATIÈRES..................................................................................................43LA TABLE DES ILLUSTRATIONS.......................................................................................45LA TRADUCTION..................................................................................................................47LES LIENS...............................................................................................................................49
Qu’est-ce que c’est ?...............................................................................................49
Un lien vers une page WEB......................................................................................49
Un lien « envoyer courrier »....................................................................................51
LE PUBLIPOSTAGE...............................................................................................................52Introduction.............................................................................................................52
La base de données.................................................................................................53
La création...........................................................................................................53
L’ouverture..........................................................................................................55
Depuis Microsoft OUTLOOK................................................................................55
Modification........................................................................................................56
La lettre type...........................................................................................................57
La fusion..................................................................................................................58
LES MACRO-COMMANDES................................................................................................59Introduction.............................................................................................................59
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Informatique-Tutoriels
La configuration.......................................................................................................59
L’enregistrement.....................................................................................................60
L’exécution..............................................................................................................61
Quelques détails de plus….......................................................................................61
Supprimer une macro-commandes.........................................................................61
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LE FORMATAGE De BASE
Voici une proposition de formatage de base pour vos documents…
I. On prépare le formatage des paragraphes ;II. On saisit le texte du document ;
III. On réalise un formatage pour les titres.
On prépare le formatage des paragraphes :
Dès que vous arrivez dans votre document vierge, procédez au formatage du paragraphe.
Important :
I. Si du texte est sélectionné, le formatage que vous réaliserez ne s’appliquera que sur celui-ci ;
II. Si aucun texte n’est sélectionné, le formatage s’appliquera sur l’ensemble du document que vous allez saisir.Réalisez un clic droit dans la zone d’édition, et dans le menu contextuel qui apparaît à
l’écran, cliquez sur la commande intitulée « Paragraphe », une boîte de dialogue apparaît à l’écran…
Dans la zone de liste déroulante intitulée « Alignement », choisissez « Justifier » ; cela permet d’égaliser la largeur des lignes.
Dans la zone de liste déroulante intitulée « De 1er ligne », choisissez « Positif » ; cela permet de réaliser un alinéa au début de chaque paragraphe.Maintenant cliquez sur le bouton « Ok »
Voilà, saisissez le contenu de votre document, n’hésitez pas à insérer une interligne avant et après chaque titre.
On réalise un formatage pour les titres :
Pour ce faire, sélectionnez le premier titre, puis réalisez un clic droit de la souris sur celui-ci, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée « Police ».
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…
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Ici, choisissez les différentes propriétés de police de votre choix disponibles, puis cliquez sur le bouton « Ok ».
Maintenant procédons à son alignement…
Réalisez un clic droit sur le titre, puis dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée « Paragraphe ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, choisissez « centrer » dans la zone de liste déroulante intitulée « Alignement », puis validez le changement en cliquant sur le bouton « Ok ».
Vous pouvez appliquer le même formatage sur les autres titres du document par l’intermédiaire du collage de format, souvenez-vous :
CTRL +MAJ +C et CTRL +MAJ +V.
A suivre, un exemple…
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La nucléosynthèseLa nucléosynthèse
La nucléosynthèse est une réaction nucléaire, qui, sous la chaleur engendrée par la pression, 3 atomes d’hydrogènes se convertissent en 1 atome d’hélium. C’est la réaction physique qui alimente le SOLEIL et la bombe H. Le noyau du SOLEIL convertit soixante-cinq millions de tonnes d’hydrogène chaque seconde, et il ne lui faudra pas moins de dix milliards d’années pour consommer son stock d’hydrogène…
Durant cette phase de conversion d’atomes légers en atomes plus lourds, une perte de masse génère de l’énergie se présentant sous la forme de rayonnement lumineux "les photons", d’ondes sonores, et toute une gamme de matières énergétiques…
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LA TABULATION
Introduction
Dans WORD, outre les rôles qu’on lui connaît depuis longtemps, la touche tabulation joue un rôle considérable concernant le positionnement du curseur dans une ligne.
En effet, il existe 2 manière d’utiliser les déplacements qu’engendre l’activation de la touche tabulation à l’intérieur d’un document ; « l’Intérieur d’un document » sous entend bien sûr, dans le texte.
En résumé, il est important de prendre conscience que la touche « tabulation » peut jouer un rôle en terme de présentation…
S’il est relativement facile d’aligner une ligne entière par rapport à l’ensemble d’un document, ça devient bien plus compliqué lorsqu’il s’agit d’aligner des mots par rapport à une ligne !
Quoi qu’il en soit, voici ce qu’il faut retenir de manière générale :
1. Le taquet est une distance qui permet de réaliser un bond vers la droite, et quelle que soit la position du point de départ, le bond réalisé correspond inévitablement à la taille définie dans le taquet de tabulation ;
2. La position correspond à des points virtuellement définis dans une ligne, dans ce cas de figure, le rôle de la touche tabulation est de positionner le curseur à une certaine distance calculée depuis la marge de gauche, positions préalablement définies par l’utilisateur ;Ces 2 manières d’exploitées la touche tabulation sont donc
développées ici dans ce manuel, elles correspondent respectivement aux 2 chapitres suivants.
A l’intérieur du document, dans votre texte, l’emploi de la touche tabulation est concrétisé par un symbole intitulé « tab ».
Vous devez au préalable afficher votre document en mode « brouillon ». Pour ce faire, cliquez dans le ruban, dans l’onglet « Affichage » puis sur la commande « Brouillon ».
Remarque :
Pour votre information, sachez que la largeur d’une page est de 21 centimètres, mais comme nous avons 2 marges de
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2,5 centimètres, la largeur de l’espace de travail est de 16 centimètres seulement.
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Le taquet de tabulation
Rappel de la définition du taquet de tabulation :
Le taquet est une distance qui permet de réaliser un bond vers la droite, et quelle que soit la position du point de départ, le bond réalisé correspond inévitablement à la taille définie dans le taquet de tabulation ;
Le rôle de base de la touche tabulation est donc clair, le fait de presser la touche tabulation dans une ligne permet de réaliser un bond vers la droite.
La longueur du bond est dite « taquet par défaut », elle est définie dans une boîte de dialogue que nous allons immédiatement visiter !
Dans votre document, réalisez un clic droit de la souris, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande « paragraphe ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Cliquez sur le bouton « Tabulation ».
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…
(Une seconde boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
La zone de sélection numérique d’édition intitulée « Taquet par défaut » correspond au retrait naturel de l’emploi de la touche « tabulation ».
Ici, le taquet de base vous est proposé, il s’agit de 1,25 centimètre.
Pour modifier la valeur qui est exprimée en « centimètres », saisissez la nouvelle valeur ou utilisez les flèches verticales afin de défiler les différentes propositions.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Ok ».
Désormais, dans une ligne de texte, l’emploi de la touche tabulation permettra d’expédier le curseur vers la droite dont la distance vient d’être définie dans le « taquet par défaut ».
Pour clôturer ce chapitre, sachez qu’il vous est possible de changer la taille du taquet de tabulation à tout moment !
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Les positions
Rappel de la définition :
La position correspond à des points virtuellement définis dans une ligne, dans ce cas de figure, le rôle de la touche tabulation est de positionner le curseur à une certaine distance calculée depuis la marge de gauche, positions préalablement définies par l’utilisateur ;
En clair, l’emploi de la touche tabulation permet d’atteindre consécutivement des points précis dans la ligne courante, ces points sont dits « positions ».
Vous pouvez définir plusieurs positions par ligne, la première tabulation positionnera le curseur à la première position, la seconde tabulation positionnera le curseur à la deuxième position etc.
Les positions sont également définies dans la boîte de dialogue que nous avons commencé à explorer dans le chapitre précédent, dans le cadre de la définition du « taquet par défaut ».
Pour facilité la découverte de ce chapitre, je vous propose de réaliser un exercice.
1. Nous allons définir 2 positions, la première à 5 centimètres de la marge gauche, et la seconde à 10 centimètres ;
2. Dans le document, nous allons saisir une liste d’animaux, et pour chacun d’entre eux, sur la même ligne, son nom, l’ordre auquel il appartient et son environnement ; Par conséquent, chaque ligne contiendra 3 informations relatives à un animal. Le nom de l’animal sera positionné à la marge de gauche et ne nécessitera donc aucune définition de tabulation, l’ordre sera à 5 centimètres de la marge, et l’environnement sera à 10 centimètres.
Da
Dans votre document, réalisez un clic droit de la souris, et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande « paragraphe ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Cliquez sur le bouton « Tabulation ».
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…
(Une seconde boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Positionnez-vous dans la zone d’édition intitulée « position ».11
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Nous allons définir la première position à 5 centimètres, alors saisissez 5, puis cliquez sur le bouton intitulé « Définir ».
Vous êtes automatiquement de retour dans la zone d’édition intitulée « position », nous allons définir maintenant la deuxième position à 10 centimètres, alors saisissez 10, puis cliquez sur le bouton intitulé « Définir ».
Pour valider les définitions, cliquez sur le bouton « Ok », puis cliquez également sur « Ok » dans la fenêtre suivante.
Réalisons la saisie !
Saisissez « ANIMAUX », faites tabulation, saisissez « ORDRES », faites tabulation, saisissez « ENVIRONNEMENTS » et pressez la touche « Entrée ».
Saisissez « Baleine », faites tabulation, saisissez « Cétacé », faites tabulation, saisissez « Océan », pressez la touche « Entrée ».
Saisissez « Gorille », faites tabulation, saisissez « Primate », faites tabulation, saisissez « Forêts », pressez la touche « Entrée ».
Saisissez « Lapin », faites tabulation, saisissez « lagomorphes », faites tabulation, saisissez « Forêts », pressez la touche « Entrée ».
Remarque :
Pour réinitialiser les positions de la tabulation à 0, le bouton intitulé « Effacer tout » de la boîte de dialogue « tabulation » doit être cliqué.
Voici un exemple :
Planètes Catégorie Surface
MERCURE Tellurique Croûte terrestre
VÉNUS Tellurique Croûte terrestre
LA TERRE Tellurique Océans & continents
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INSÉRER LADATE
Depuis un document WORD, vous pouvez insérer la date de l’horloge de votre ordinateur !
Cette information est dite « Date système ».
Vous devez au préalable positionner le curseur à l’endroit où doit avoir lieue l’insertion.
Ensuite, Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Insertion », « Date et heure ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes directement placés dans la liste des formats disponibles pour la date et pour l’heure, choisissez le format de votre choix…
Vous disposez de la case à cochée intitulée :
« Mettre à jour automatiquement ».
- Si vous cochez cette option, la date ou l’heure, enfin, le type d’info que vous avez choisi sera réactualisé automatiquement à l’ouverture du document !
Vous disposez également du bouton « Par défaut ».
- Si vous cliquez sur celui-ci, les choix que vous venez de réaliser dans la boîte de dialogue vous seront systématiquement proposés à chaque insertion de la date ou de l’heure. Dans ce cas de figure, un message vous demande une confirmation, cliquez sur le bouton « Oui ». Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok », l’insertion est réalisée…
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LES LISTES
Introduction
Il existe 2 types de listes :
1. Les listes non ordonnées (listes à puces) ;1. Les listes ordonnées (listes numérotées).
Dans les deux cas de figure, nous pouvons imbriquer plusieurs niveaux d’éléments.
Un élément de liste est dit aussi un « item ».
« Pourquoi pas ? »
La liste non ordonnée
1. Positionnez le curseur à l’endroit où doit avoir lieue l’insertion de la liste ;
1. Réalisez un clic droit de la souris sur le curseur et dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée « Puces » ;
2. Dans ce sous menu, cliquez sur la puce de votre choix.Désormais, durant la saisie de la liste, une nouvelle puce sera insérée dès lors que
vous presserez la touche « entrée ».
Par exemple :
Liste des logiciels du pack office de Microsoft :
WORD ; EXCEL ; POWERPOINT ; ACCESS.
Important :
On termine un élément de liste par un point virgule, sauf le dernier élément que l’on achève avec un point.
Pour arrêter une liste en cours de saisie, on presse 2 fois la touche « Entrée ».
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L’imbrication
« Voici un exemple de liste imbriquée »
L’ère tertiaire a été décisive Extinction des dinosaures ; Développement des mammifères et des continents.
L’ère quaternaire Développement inouï des aveugles ; Lol.
Pour débuter le premier niveau de puces, on procède exactement comme si on souhaitait créer un liste à puces ordinaires.
Toutefois, au moment d’imbriquer une puce, on presse la touche « tabulation » du clavier. Ensuite, en pressant une seule fois la touche « Entrée », on crée un nouvel élément de liste de même niveau, en pressant 2 fois la touche « Entrée » on revient à un niveau supérieur de la liste, en pressant 3 fois la touche « Entrée », on arrête la saisie de la liste.
Remarque :
Il est possible de changer la forme de la puce pour un niveau donné, et ce, toujours par l’intermédiaire du clic droit de la souris…
La liste numérotée
Rien de plus simple !
Positionnez le curseur à l’endroit exact où doit débuter la liste.
Réalisez un clic droit de la souris, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, introduisez-vous dans le sous menu « Numérotation », puis cliquez sur le type de numérotation qui vous convient…
Bien sûr, il est possible de réaliser une ou plusieurs imbrications dans une liste numérotée…
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Astuces complémentaires
Pour insérer un nouvel élément dans une liste, positionnez le curseur à la fin de la ligne située juste au-dessus depuis laquelle l’insertion doit être réalisée, puis pressez la touche « Entrée ».
En réalisant un clic droit de la souris sur un niveau de liste, on peut modifier l’imbrication par les commandes « Diminuer le retrait « et « Augmenter le retrait ».
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LES COPIES DE SECOURS
Introduction
Lorsque vous procédez à l’enregistrement d’un document qui vient de subir des modifications, vous avez une petite chance de commettre une bêtise !
- Dans quel cas, adieu le document…Bien sûr, cela ne vous arrive jamais, je plaisantais…
Vous pouvez aussi commettre des bêtises en perdant le document, mais non non, impossible !
Mais au cas où, eh bien sachez qu’il existe une option WORD qui permet de sauvegarder systématiquement une copie de secours et dont le nom de la copie est « copie de secours » suivi du nom du document.
De plus, cette copie est automatiquement enregistrée dans le même dossier que celui dans lequel est stocké le document original.
Bon, en fait tout est assez clair…
La configuration
1. Lancez WORD ;2. Dans le menu « Office », c’est-à-dire le petit disque rouge du ruban, cliquez sur le
bouton « Options WORD » ;3. Dans la liste des catégories dans laquelle vous venez d’atterrir, cliquez sur
« Options avancées » ;4. Maintenant, vous devriez trouver la case à cocher intitulée
« Toujours créer une copie de sauvegarde », cochez cette option ;5. Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok ».
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IMPRIMER DES ENVELOPPES
L’impression
Dans WORD, cliquez sur la commande :
« Publipostage » puis « Enveloppe ».activez l'option du menu classique du ruban :
Une boîte de dialogue apparaît à l'écran.
Si vous n’êtes pas dans l’onglet « Enveloppe », cliquez sur celui-ci afin de l’activer.
L’unique zone d’édition de cette fenêtre vous permet de saisir l’adresse postale du destinataire. Durant la saisie, vous pouvez bien sûr utiliser la touche « Entrée » pour passer à la ligne suivante !
Personnellement, j’ai pour habitude de laisser une ligne vide entre le nom du destinataire et son bloc d’adresse…
Désirez-vous saisir votre adresse postale en tant qu’expéditeur ?
1. Si vous ne le désirez point, cliquez sur la case à cocher « Omettre » afin de la cocher ;
2. Par contre, si vous désirez imprimer votre adresse, eh bien décochez cette option ! La zone d’édition réservée pour l’adresse de l’expéditeur apparaît… Placez-vous maintenant dans cette nouvelle zone d’édition et réalisez la saisie. l’expéditeur.
Maintenant, cliquez sur le bouton intitulé « Imprimer ».
La boîte de dialogue traditionnelle de l’imprimante apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton « Ok ».
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Les formats d’enveloppes
Pour sélectionner un format d’enveloppes au moment de la préparation d’une impression, avant de valider le bouton « Imprimer » de la boîte de dialogue « Enveloppes & étiquettes », cliquez sur le bouton intitulé « Options ».
Une seconde boîte de dialogue apparaît à l'écran et vous êtes dans l’onglet « Options d’enveloppe ».
Vous avez ici une zone de liste déroulante intitulée « Taille de l’enveloppe », c’est ici que vous devez choisir le format de l’enveloppe à imprimer.
Dans cette fenêtre, se trouvent 2 blocs de configurations dédiés respectivement à la configuration du destinataire et à celle de l’expéditeur.
Pour chacun des blocs, vous disposez d’un bouton intitulé « Police » qui vous permet d’accéder à une boîte de dialogue de configurations de propriétés de la police de caractères, et de deux zones de sélection numériques dans lesquelles vous pouvez choisir la largeur des marges en « centimètres ».
Cependant, comme un format d’enveloppes est dores et déjà sélectionné dans la zone de liste déroulante, souvenez-vous, celle que nous avons vue dès notre arrivée ici dans cette boîte de dialogue, eh bien, les marge sont définies automatiquement, voilà pourquoi aucune valeur n’est inscrite.
Du coup, vous n’avez pas besoin d’inscrire vous-mêmes la largeur des marges, aussi bien pour le destinataire que pour l’expéditeur.
Pour chacun des blocs, la première marge correspond à la marge de gauche, et la seconde à la marge supérieure, donc celle du haut.
En revanche, si dans la zone de liste déroulante de la taille de l’enveloppe vous choisissez « Taille personnalisée », vous devrez impérativement définir vous-mêmes la largeur des marges.
Vous disposez également de l’onglet : « Options d'impression ».
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de configurer l’impression afin que le type de votre imprimante soit pris en compte.
Les options de configuration sont :
Le premier bouton radio permet de choisir le format du papier.
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Ensuite, on peut configurer les propriétés suivantes :
« Face vers le haut ou Face vers le bas »
« Rotation de 180° »
« Bac feuille à feuille ».
Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok ».Pour finir, faites tabulation
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L’IMPRESSION
L’impression rapide
Avec WORD 2007, nous avons la possibilité d’imprimer un document sans forcément avoir à faire à la traditionnelle boîte de dialogue qui vous permet de modifier les options d’impression.
Il s’agit de « L’Impression rapide » !
En résumé, cette action imprime directement le document sans vous demander « quoi que ce soit »…
Dans WORD, ouvrez le document à imprimer.
Cliquez dans le menu « Office », le petit disque rouge du ruban, puis, dans le sous menu « Imprimer », cliquez sur le bouton Impression rapide ».
L’impression démarre…
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L’impression configurée
Ici, nous allons imprimer via la boîte de dialogue d’options de l’impression.
Dans WORD, ouvrez le document à imprimer.
Cliquez dans le menu « Office », le petit disque rouge du ruban, puis, dans le sous menu « Imprimer », cliquez sur le bouton Imprimer ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Remarque :
- Pour atteindre cette boîte de dialogue, il existe un raccourci clavier, il s’agit de CTRL +P.
Détail de la boîte de dialogue :
A. La zone de liste déroulante intitulée « Nombre de copies » permet, comme son intitulé l’indique clairement, de choisir le nombre de copie à imprimer ;
B. La zone de liste déroulante intitulée « Nom de l’imprimante » permet de choisir une imprimante, mais ça, uniquement si vous en possédez plusieurs, ça coule de source ;
C. Dans la zone de liste déroulante intitulée « étendu de page », vous avez le choix entre :
1. « Tout », imprime l’intégralité du document ;2. « Page en cours », imprime uniquement la page en cours ;3. « Plage », permet de saisir les numéros de pages correspondant aux pages à
imprimer, séparez les numéros par un point virgule.
Pour lancer l’impression, cliquez sur le bouton « Ok ».
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L’aperçu avant impression
Avec cette fonctionnalité, vous allez pouvoir simuler l’impression et voir apparaître une à une les pages de votre documents telles qu’elles seront à l’impression.
Dans WORD, ouvrez le document à imprimer.
Cliquez dans le menu « Office », le petit disque rouge du ruban, puis, dans le sous menu « Imprimer », cliquez sur le bouton « Aperçu avant impression ».
L’aperçu est affiché à l’écran…
Vous pouvez faire défiler les pages du document avec les touches :
- Page précédente et Page suivante.Pour fermer l’aperçu, pressez la touche « échappement ».
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Inverser l’ordre d’impression
Savez-vous qu’il est possible d’inverser l’impression afin que les différentes pages du document se retrouvent dans l’ordre à l’intérieur du bac de l’imprimante ?
Pour ce faire, veuillez activer une option de WORD :
1. Cliquez sur le menu « Office », le petit disque rouge du ruban ;2. Cliquez sur le bouton « Options de WORD » ;3. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur l’onglet « Options avancées » ;4. Cochez la case à cocher intitulée « Imprimer les pages dans l’ordre inverse » ;5. Cliquez sur « Ok ».
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LES SIGNETS
Qu’est-ce que c’est ?
Un signet est en quelle que sorte un « marque page » que vous pouvez placer dans votre document.
Ultérieurement, grâce aux signets, vous pourrez atteindre rapidement une partie du document, et ce, par l’intermédiaire de :
1. La création d’un lien ;1. La fenêtre « Atteindre ».
Insérer un signet
Positionnez le curseur à l’endroit exact où l’insertion doit avoir lieue.
Ensuite, activez l’option du ruban :
Onglet « Insertion|Lien|Signet ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Vous êtes directement positionnés sur la zone d’édition dans laquelle vous devez saisir le nom du signet, mais attention !
Le nom du signet doit être court et ne doit comporter aucun « espace ».
Ensuite, cliquez sur la case à cocher intitulée « Masquer », puis sur le bouton « Ajouter ».
Vous êtes de retour dans le document, le signet n’apparaît pas, c’est normal puisque nous l’avons masqué…
Insérez autant de signets que cela vous en dit !
Ultérieurement, pour atteindre un signet, veuillez procéder ainsi :
Réalisez le raccourci clavier CTRL +B, ou cliquez dans le ruban :
Onglet « Accueil », commande « Rechercher ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
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Cliquez sur l’onglet « Atteindre ».
Dans la liste intitulée « Atteindre », sélectionnez « signets ».
Aussitôt, la liste des signets apparaît dans une seconde liste, cliquez sur le signet à atteindre, puis sur le bouton « Atteindre ».
Refermez la fenêtre « Atteindre », vous êtes de retour dans votre document, à l’endroit exact où est inséré le signet.
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Créer un lien qui pointe sur un signet
Dans votre document, vous avez la possibilité de créer un lien qui pointe sur un signet.
Commencez par écrire le texte qui va devenir le lien :
Atteindre un signet
Ensuite, sélectionnez ce texte, puis cliquez dans le ruban :
Onglet « Insertion|Lien|Insérer un lien hypertexte ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Dans cette fenêtre, vous avez la possibilité de faire défiler les signets du document, sélectionnez le signet de votre choix et cliquez sur « Ok ».
Voici ci-dessous un lien qui pointe sur le signet intitulé « Début » inséré dans la première ligne de ce document…
<< Atteindre le haut du document
Alors, ça marche ?
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LES SECTIONS
Introduction
La mise en page d’un document correspond aux différents réglages réalisables en vue d’une impression.
A titre d’exemple, nous pourrions citer les propriétés les plus couramment manipulées :
L’orientation, « portrait » et « paysage » ; Les marges ; L’entête et le pied de page.
Toutes ces propriétés sont visibles et modifiables depuis la boîte de dialogue :
Ruban, Onglet « Mise en page » et « Mise en page ».
Toutefois, les choix que vous réaliserez seront appliqués pour l’intégralité du document !
Pourquoi ?
Eh bien, parce que les choix de la mise en page s’appliquent pour une section, et par défaut, la section englobe l’intégralité du document.
Si vous choisissez par exemple l’orientation « Paysage », cette’ orientation sera valable pour la section en cours, donc, pour tout le document !
Est-il possible de faire mieux ?
Bonne nouvelle, « oui »…En effet, comme une mise en page s’applique à une section, vous avez la
possibilité de diviser le document en plusieurs sections, par conséquent, en plusieurs mises en page…
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En pratique
Dans l’exemple suivant, nous allons créer un document en 3 pages :
1. La première page contiendra du texte et sera en « portrait » ;1. La deuxième page contiendra un tableau et sera en « paysage » ;2. La troisième page sera en « portrait » et contiendra une image.
LA TREMBLADELA TREMBLADE
Ce petit village est situé dans le sud-ouest de LA France, en CHARENTE-MARITIME, juste au-dessus de l’estuaire de LA GIRONDE.
Face à l’océan ATLANTIQUE, son littoral fait face à l’île D’OLÉRON sur une quinzaine de kilomètres et marque un angle pour s’engager dans l’estuaire de LA SEUDRE, face à MARENNES.
Vous l’avez donc compris, située en plein cœur du bassin de MARENNES-OLÉRON, LA TREMBLADE est le premier centre ostréicole de France.
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Les plages de LA TREMBLADE
PLAGES Descriptions
La Cèpe Plage familiale située à RONCES-LES-BAINS, elle est extrêmement étendue. Étant relativement plate, l’estran qui apparaît à marais basse est immense et attire de nombreux pêcheurs.
Le Galion d’or Il s’agit de la plage la plus réputée de la forêt du domaine de LA TREMBLADE. Le site est relativement fréquenté par les baigneurs, il s’agit d’une plage familiale. Durant la seconde guerre mondiale, L’ALEMAGNE fit construire d’importantes constructions de type « Blockhaus ».
L’Embellie Cette plage est réduite, l’érosion due aux forts courants marins entraine le sable plus au nord.
La Pointe Espagnole Située au pertuis de MAUMUSSON, cette plage est très dangereuse. Implantée à cheval entre l’estuaire de LA SEUDRE et le large, de violentes lames de fond sévissent la rive.
La Côte Sauvage Il s’agit de la plus grande plage de LA TREMBLADE. Elle fait face à l’océan ATLANTIQUE sur une dizaine de kilomètres environ.
La Bouvrie C’est la dernière plage… A cet endroit, le littoral marque un angle pour s’engager dans l’estuaire de LA GIRONDE. L’imposant phare de LA COURBE rouge et blanc trône à 65 mètres d’altitude. Comme son prédécesseur, ce phare est condamné à cause de l’érosion de la mer…
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Une belle photoUne belle photo ??
Figure 1Le phare
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Comment faire ?Durant la saisie de votre document, vous devez modifier la mise en page à l’instant
où cela est nécessaire…
Les différentes mises en page sont rattachées aux sections, il suffit alors de créer une nouvelle section à chaque fois que la mise en page doit changer.
Dans l’exemple de ce manuel, j’ai écrit le premier texte dans la première section du document, celle présente par défaut lors de la création du document.
Puis, avant de saisir le tableau des plages, étant donné que je désirais que celui-ci soit affiché avec l’orientation « paysage », j’ai créé une nouvelle section.
Pour ce faire, cliquez dans le ruban, dans l’onglet « Mise en page » et sur le bouton du même nom.
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, choisissez « Paysage » dans la liste « Orientation ». Bien sûr, vous pouvez réaliser d’autres choix…
Dans la liste « Appliquer à », choisissez « à partir de ce point », puis cliquez sur le bouton « Ok ».
De retour dans le document, vous constaterez que non seulement vous êtes dans une nouvelle section, mais un saut de page a été automatiquement inséré.
Après avoir saisi le tableau, il est possible d’insérer une autre section, mais cette fois, en mode « Portrait ». Du coup, seul le tableau est en mode « paysage ».
Remarque :
- Lorsque vous souhaitez modifier la mise en page de l’une des sections présentes dans le document, vous devez au préalable placer le curseur dans la section concernée.
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NOTES DE BAS DE PAGES
Une note de bas de page permet d’apporter une définition sur un mot contenu dans le texte.
Par exemple :
Cette nuit, LA LUNE 1brillait d’une luminosité intense, en effet, les rayons du SOLEIL 2étaient réfléchis par l’astre des nuits pour venir mourir à la surface obscure de LA TERRE3.
Au loin, la VOIE LACTÉE 4dessinait un panache de minuscules points entrelacés, plus brillants les uns que les autres.
Voilà, regardez au bas de la page !
- Il y a 4 notes de bas de page.
Pour créer une note, vous devez au préalable sélectionner le mot pour lequel vous souhaitez insérer une définition.
Ensuite, dans le ruban, cliquez sur l’onglet « Références », puis sur « Insérer une Note de bas de page ».
Le curseur est automatiquement placé dans un volet, saisissez la définition et fermez le volet de « Notes de bas de page », ou basculez dans le texte en pressant la touche F6 du clavier.
Philippe BOULANGER5
1 Satellite naturelle de LA TERRE située à 380 000 kilomètres.2 Étoile composée essentiellement d’hydrogène et d’hélium.3 Planète dont la surface est composée de 71% d’océans et de 29% de continents.4 Galaxie contenant le système solaire.5 Ëtre exceptionnel extraterrestre.
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INSERTION ET OBJETS DE DOCUMENTS
L’insertion d’un document
Dans un document, vous avez la possibilité d’insérer le contenu d’un autre document.
Pour ce faire, vous devez au préalable ouvrir le document principal, celui dans lequel vous désirez réaliser l’insertion.
Ensuite, positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion.
Dans le ruban, cliquez dans l’onglet « Insertion », puis sur « Objet » et « Texte d’un document ».
(Un explorateur de documents apparaît à l’écran…)
Ici, parcourez à la recherche du document à insérer, puis cliquez sur le bouton « Insérer ».
Remarque :
Si le document inséré subit des mises à jour, ces dernières ne seront pas reportées dans le document depuis lequel vous avez réalisé l’insertion ; cette opération copie le contenu d’un document externe à un moment donné, et aucune relation ne subsistera par la suite entre ces deux documents.
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L’insertion d’un objet
Contrairement à l’insertion « pure et dure », telle que nous l’avons vue dans le premier chapitre de ce manuel, l’insertion d’un objet place une relation entre les deux documents.
En effet, au point d’insertion du document principal, un objet est créé, et il affiche partiellement le contenu du document pointé.
Ainsi, depuis le document principal, il est possible de lire le contenu d’un autre document, et comme il ne s’agit pas d’une insertion réelle étant donné que la relation est établie à chaque fois que vous ouvrez le document principal, les mises à jour du document représenté par l’objet seront visibles.
En faite, il s’agit plutôt d’une « liaison » que d’une « insertion »…
Pour ce faire, ouvrez le document principal et positionnez le curseur à l’endroit exact où vous désirez créer l’objet.
Ensuite, à partir du ruban, cliquez dans l’onglet « Insertion », dans « Objet » puis sur le bouton « Objet ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Cliquez sur l’onglet « Créer à partir du fichier ».
Ensuite, cliquez sur le bouton « Parcourir ».
(Un explorateur de documents apparaît à l’écran…)
Parcourez à la recherche du document à lier, puis cliquez sur le bouton « Insérer », et de retour dans la fenêtre précédente, cochez la case à cocher intitulée :
« Lier au fichier ».
Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok », vous êtes de retour dans le document principal…
Remarque :
Si vous déplacez le document lié, vous devrez recréer l’objet.
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ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL
Envoyer le document au format WORD docx
La démarche que je vous propose dans ce manuel permet d’envoyer le document ouvert dans WORD via la messagerie électronique.
Le document sera inséré en tant que pièce jointe et l’objet de l’E-mail sera le nom du document.
LANCEZ WORD, puis ouvrez un document existant, ou bien, procédez à l’élaboration d’un nouveau document ; si vous réalisez la dernière proposition, merci d’enregistrer le document avant de l’expédier…
Cliquez dans le menu « Office », il s’agit du disque rouge situé en haut de la fenêtre.
Ensuite, cliquez sur le bouton « Courrier électronique » situé dans le sous menu « Envoyer ».
Votre logiciel de messagerie électronique apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la zone d’édition du destinataire, saisissez l’adresse de messagerie.
Ensuite, vous pouvez double-cliquer dans le corps de l’E-mail» afin d’y saisir un texte !
Quant à votre document, il est d’ores et déjà inséré en tant que pièce jointe…
Alors, vous pouvez expédier l’E-mail !
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Envoyer le document au format PDF
La démarche que je vous propose dans ce manuel permet d’envoyer le document ouvert dans WORD via la messagerie électronique.
Le document sera inséré au format PDF, en tant que pièce jointe et l’objet de l’E-mail sera le nom du document.
Le format PDF est un format officiel extrêmement sécurisé dans la mesure où les destinataires ne peuvent réaliser aucune modification.
Il est par conséquent adapté aux publications de documents professionnels.
LANCEZ WORD, puis ouvrez un document existant au format WORD, ou bien, procédez à l’élaboration d’un nouveau document ; si vous réalisez la dernière proposition, merci d’enregistrer le document avant de l’expédier…
Ensuite, cliquez dans le menu « Office » situé dans le ruban, c’est le petit disque rouge…
Dans le sous menu « Envoyez », cliquez sur le bouton « Envoyer en pièce jointe au format PDF ».
Votre logiciel de messagerie électronique apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la zone d’édition du destinataire, saisissez l’adresse de messagerie.
Ensuite, vous pouvez double-cliquer sur le corps de l’E-mail afin d’y saisir un texte !
Quant à votre document, il est d’ores et déjà inséré en tant que pièce jointe, et au format PDF !
Alors, vous pouvez expédier l’E-mail !
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Astuce WINDOWS
Depuis WINDOWS, il est possible de débuter l’expédition d’un ou plusieurs documents…
1. Si vous désirez en expédier plusieurs, veuillez les sélectionner sans les ouvrir ;
2. Si vous souhaitez en expédier qu’un, veuillez le sélectionner en réalisant un simple clic gauche sur le document.
Note :
- Le plus important est surtout de ne pas ouvrir les documents !Ensuite, réalisez un clic droit de la souris sur la sélection, et dans le
menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton « Destinataire » situé dans le sous menu « Envoyer vers ».
La suite, vous la devinerez sans moi…
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LES TABLEAUX
Positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion du tableau.
Dans le ruban, cliquez sur :
« Insertion|Tableaux|Insérer un tableau ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, choisissez le nombre de colonnes et le nombre de lignes, puis cliquez sur le bouton « Ok ».
(Votre tableau est inséré…)
Vous pouvez passer à la cellule suivante en pressant la touche « tabulation » du clavier ;
Vous pouvez insérer une nouvelle ligne à la fin du tableau en faisant « tabulation » depuis la dernière cellule du tableau ;
Vous pouvez supprimer une ligne en réalisant un clic droit dans la ligne à supprimer, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande « Supprimer des cellules » et sur « Ligne entière » ;
Vous pouvez insérer une nouvelle ligne dans le tableau :o Cliquez sur la ligne avant laquelle vous souhaitez réaliser l’insertion ;o Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la
commande « Insérer des cellules », puis sur « Ligne au dessus ».
Pour dimensionner le tableau ?
Réalisez un clic droit de la souris sur la colonne à dimensionner.
Remarque :
Si vous souhaitez dimensionner l’intégralité du tableau, réalisez le clic droit de la souris dans la première colonne…Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la
commande intitulée « Propriétés du tableau ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Cliquez dans l’onglet « tableau », puis cochez la case à cocher intitulée « Largeur préférée ».
Maintenant, cliquez dans l’onglet « Colonnes ».
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Dans la zone de liste déroulante qui contient les largeurs en « centimètres », sélectionnez la largeur de la première colonne, cliquez sur le bouton intitulé « Colonne suivante », sélectionnez la largeur pour la deuxième colonne etc.
Lorsque le dimensionnement est réalisé, cliquez sur le bouton « Ok ».
(Vous êtes de retour dans le document…)
Le formatage du tableau
Pour formater le tableau vous devez au préalable sélectionner les cellules que vous allez formater.
Notes :
Si vous souhaitez appliquer un formatage sur l’intégralité du tableau, ne réalisez aucune sélection…
Réalisez un clic droit de la souris dans le tableau, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande intitulée « Bordure et trame ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
1. Dans l’onglet « bordure », vous pouvez personnaliser le quadrillage du tableau ;
2. Dans l’onglet « Trame de fond », vous pouvez choisir une couleur de remplissage de cellules.Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok ».
Les propriétés de la police de caractères
Vous avez la possibilité de choisir une police de caractères en procédant ainsi :
1. Sélectionnez à l’aide de la souris les cellules contenant le texte pour lequel vous allez modifier la police ;
2. Dans le ruban, cliquez sur « Accueil » puis sur « Police » ;3. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, sélectionnez les
propriétés de votre choix puis cliquez sur le bouton « Ok ».Les propriétés du paragraphe
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Pour réaliser un alignement de texte dans les cellules, veuillez procéder ainsi :
1. Sélectionnez à l’aide de la souris les cellules que vous souhaitez aligner ; 2. Dans le ruban, cliquez sur « Accueil » puis sur « Paragraphe », et enfin, sur
l’alignement de votre choix.
Astuces diverses
Pour rendre solidaire des mots dans un texte afin qu’ils ne se séparent jamais en bout de ligne, reliez-les par un espace insécable, c’est le raccourci clavier CTRL +MAJ +Espace ;
Pour reproduire le formatage d’un texte sur un autre texte, sélectionnez à l’aide de la souris le texte déjà formaté, réalisez le raccourci clavier CTRL +MAJ +C, puis sélectionnez le texte qui doit recevoir le formatage et réalisez le raccourci clavier CTRL +MAJ +V.
A suivre, un exemple…
Les planètes du système solaire
PLANETES CATEGORIE SURFACE
MERCURE Tellurique Désert de roche
VÉNUS Tellurique Désert de roche
LA TERRE Tellurique 71% d’océans et 29% de continents
MARS Tellurique Désert de roche
JUPITER Jovienne Océan d’hydrogène liquide
SATURNE Jovienne Océan d’hydrogène liquide
URANUS Jovienne Glace
NEPTUNE Jovienne Glace
PLUTON Jovienne Glace
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LA TABLE DES MATIÈRES
Pour commencer, préparons le formatage du paragraphe…
Pour ce faire, faites un clic droit de la souris dans la zone de texte, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur « Paragraphe ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
1. Dans la zone de liste déroulante intitulée « Alignement », choisissez « Justifier » ;
1. Dans la zone de liste déroulante intitulée « De 1er ligne, choisissez « Positif ».
(Cliquez le bouton « Ok »)
Pressez 3 ou 4 fois la touche « Entrée » afin de laisser un espace pour la table des matières que vous insèrerez ultérieurement au début du document.
Ensuite, réalisez un saut de page :
Sois en cliquant dans le ruban, sur « Insertion|Page|Saut de page » ; Sois en réalisant le raccourci clavier CTRL +Entrée.
Maintenant, saisissez un titre :
Faites 2 fois « Entrée », saisissez le paragraphe…
Réalisez un saut de page.
Saisissez le second titre.
Saisissez le second paragraphe et ainsi de suite…
Voilà, votre texte est saisi.
Afin que WORD puisse comprendre la structure du document, nous sommes obligés de définir les titres de ce dernier en employant des styles prédéfinis.
Sélectionnez le premier titre, puis cliquez dans le ruban, sur :
« Accueil|Styles|Styles ».
Dans la liste qui apparaît à l’écran, double-cliquez sur « titre 1 ».
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Réalisez la même opération pour les autres titres du document. Cependant, comme le volet des styles vient d’être ouvert, il vous est possible de basculer entre le document et le volet des styles par le biais de la touche de fonction F6 de votre clavier.
Remarque :
Le style « Titre 2 » est un sous titre, et « Titre 3 », un sous sous titre.
Nous allons maintenant insérer la table des matières !
Positionnez le curseur en début de document, dans la première page.
Dans le ruban, cliquez sur :
« Références|Table des matières|Table automatique 1 ».
La table des matières est insérée…
Ultérieurement, si vous faites évoluer votre document, il faudra impérativement mettre la table des matières à jour…
Pour ce faire, double-cliquez sur la table des matières pour la sélectionner, puis réalisez un clic droit sur cette dernière.
Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande :
Mettre à jour les champs|Mettre à jour toute la table », puis cliquez sur « Ok ».
Vous devez penser à insérer les numéros de pages dans le pied de page…
Dans le ruban, choisissez le format de l’affichage des numéros de page en vous rendant dans :
« Insertion|Entêtes et pieds de pages|Pied de page ».
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LA TABLE DES ILLUSTRATIONS
La table des illustrations est une table des matières basée sur la légende des images insérées dans le document, et non pas sur les titres.
Pour vous donner une idée, voici l’insertion d’une image :
Figure 2Remerciements
Lorsque vous arrivez dans le document, saisissez un premier titre que vous mettez en forme en modifiant les propriétés de la police de caractères et du paragraphe.
Pressez 2 fois « entrée », puis procédez à l’insertion de l’image…
Dans le ruban, cliquez sur l’onglet « Insertion », puis sur « Illustration ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
« Il s’agit d’un explorateur de documents ».
Parcourez votre disque à la recherche de l’image à insérer, puis cliquez sur le bouton « Insérer ».
(L’image est insérée…)
Pour la centrer ?
- Réalisez un clic droit sur l’image, puis, dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande « Paragraphe ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, choisissez « Centrer » dans la zone de liste déroulante intitulée « Alignement », puis cliquez sur le bouton « Ok ».
Maintenant, vous devez insérer une légende !
Cliquez sur l’image pour la sélectionner, puis réalisez un clic droit sur cette dernière.
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Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur la commande « Légende ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Dans la zone d’édition « figure1 », saisissez une légende correspondant au sujet de ‘limage, puis cliquez sur « Ok ».
(Vous êtes de retour dans le document…)
Avant de procéder à l’insertion de l’image suivante, réalisez un saut de page si nécessaire (CTRL +Entrée).
Après l’insertion de 3 ou 4 images, placez le curseur à la fin du document, nous allons insérer la table des illustrations…
Dans le ruban, cliquez sur l’onglet « Référence », puis sur « Insérer une table des illustrations ».
Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, cliquez sur « Ok ».
Dans ce document, voici ce que ça donne :
Figure 1Remerciements........................................................................................................45Remarque :
- Tout comme la table des matières, la table des illustrations affiche les numéros de pages sous la forme de liens. Pour atteindre la partie du document pointée par un lien, pressez la touche CTRL de votre clavier sans la relâcher, puis cliquez sur le lien.
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LA TRADUCTION
Vous pouvez traduire un document dans les langues suivantes :
1. Anglais (États Unis) ;
1. Allemand (Allemagne) ;
2. Arabe ;
3. Chinois (RPC) ;
4. Chinois (Taïwan) ;
5. Coréen ;
6. Espagnol (International) ;
7. Grec ;
8. Italien (Italie) ;
9. Japonais ;
10. Néerlandais (Pays-Bas) ;
11. Portugais (Brésil) ;
12. Russe ;
13. Suédois (Suède).
Pour préparer une traduction, dans WORD, ouvrez le document contenant le texte à traduire.
Ensuite, réalisez un clic droit de la souris sur le texte du document.
Dans le menu contextuel qui apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton « Traduire » se trouvant dans le sous menu « Traduire ».
La fenêtre de traduction s’est ouverte dans un nouveau volet, donc dans une sous fenêtre, cliquez sur le volet pour le restaurer ou pressez la touche F6 pour l’atteindre.
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Pour commencer, cliquez sur le bouton intitulé « Démarrer la recherche ».
Ensuite, dans la zone de liste déroulante intitulée « De », sélectionnez la langue du document de base, celui à traduire.
Dans la zone de liste déroulante qui s’intitule « Vers », vous le devinez, il faut sélectionner la langue vers laquelle le document de base doit être traduit.
Pour débuter la traduction, cliquez sur le bouton intitulé « Démarrer la recherche ».
Le message suivant apparaît à l’écran :
T r a d u i r e t o u t l e d o c u m e n t
Word est prêt à envoyer le document à traduire via Internet dans un format HTML non chiffré. Il sera traduit par le service WorldLingo, situé sur graphic
0 http://www.worldlingo.com/wl/msoffice11. Voulez-vous continuer ?
Oui Non
Bien évidemment, cliquez sur le bouton « Oui »…
Le navigateur WEB est activé, patientez durant l’ouverture du site.
Lorsque la page est affichée, c’est que la traduction est réalisée !
Vous souhaitez placer le texte dans le presse papier,
o Sélectionnez-le puis réalisez un clic droit de la souris, puis sur le bouton « Copier ».
Remarque :
Compte tenu du fait que le texte traduit se trouve maintenant dans le presse papier, vous pouvez le coller dans un document.
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LES LIENS
Qu’est-ce que c’est ?
Un lien qui active une page sur le NET ou qui permet de se déplacer au sein d’un même document et dit un « lien hypertexte ».
Quel genre de clic ?
Dans votre navigateur WEB, il vous suffit de cliquer sur le lien pour que la cible hyper liée soit affichée ;
Dans WORD, avant de cliquer sur un lien, il vous faut presser la touche CTRL, la maintenir enfoncée, puis c’est à ce moment-là que vous pourrez cliquer sur le lien.
D’ailleurs, il se peut qu’une « info bulle » apparaisse à l’écran avant que vous ayez le temps de réaliser votre clic.
Pourquoi ?
Une « Info bulle » est une information complémentaire qui apparaît lorsque le pointeur de la souris se positionne sur le lien.
Au fait, regardez la table des matière de ce document, les numéros de pages sont également des liens !
Un lien vers une page WEB
Voici ci-dessous un lien qui ouvre une page WEB :
Visitez le site de JAWS-ACTIONS >>
Alors, ça marche ?
Dans votre document, commencez par écrire le texte qui va devenir le lien :
Visitez le site de JAWS-ACTIONS >>
Ensuite, sélectionnez ce texte, puis cliquez dans le ruban :
Onglet « Insertion|Lien|Insérer un lien hypertexte ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
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Informatique-Tutoriels
Dans la zone d’édition intitulée « Adresse », saisissez l’adresse URL du site, par exemple :
http://www.jaws-actions.fr
Maintenant, cliquez sur le bouton intitulé « Info bulle ».
Vous arrivez dans une zone d’édition intitulée « Texte de l’info bulle », saisissez par exemple :
Site pédagogique dédié aux utilisateurs de jaws
Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok », puis, de retour dans la boîte de dialogue précédente, cliquez également sur « Ok ».
Vous êtes de retour dans le document, essayez votre lien…
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Informatique-Tutoriels
Un lien « envoyer courrier »
Vous pouvez créer un lien qui permettra aux lecteurs de vous envoyer un courrier.
Dans votre document, commencez par écrire le texte qui va devenir le lien :
Écrire à Philippe BOULANGER >>
Ensuite, sélectionnez ce texte, puis cliquez dans le ruban :
Onglet « Insertion|Lien|Insérer un lien hypertexte ».
(Une boîte de dialogue apparaît à l’écran…)
Dans la zone d’édition intitulée « Adresse », saisissez l’adresse de messagerie appropriée précédée de « mailto: », par exemple :
mailto:[email protected]
Maintenant, cliquez sur le bouton intitulé « Info bulle ».
Vous arrivez dans une zone d’édition intitulée « Texte de l’info bulle », saisissez par exemple :
Si vous souhaitez obtenir des informations sur la formation professionnelle…
Pour finir, cliquez sur le bouton « Ok », puis, de retour dans la boîte de dialogue précédente, cliquez également sur « Ok ».
Vous êtes de retour dans le document, essayez votre lien…
Voici ce que ça donne :
Écrire à Philippe BOULANGER >>
Remarque :
Si vous désirez créer un lien qui permet de vous appeler sur SKYPE, vous devez précéder le pseudo SKYPE par « callto: » au lieu de « mailto: ».
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LE PUBLIPOSTAGE
Introduction
Le publipostage est une fonctionnalité qui permet d’élaborer de façon groupée, un courrier depuis une liste de contact et une lettre type.
Dans les anciennes versions de WORD, le publipostage était appelé le « Mailing ».
Il va de soi que l’emploi d’un tel outil oblige, au préalable, de posséder d’ors et déjà une liste de contacts et une ou plusieurs lettres types.
Ici, dans ce manuel, nous allons commencer par créer la liste de contacts !
Le principe du publipostage ?
A partir d’une liste de contacts, WORD crée des documents basés sur une lettre type dans laquelle les informations de chaque contact sont insérées. Par conséquent, pour chaque contact, un courrier est produit. Les informations communes à tous les documents sont quant à elles déjà présentes dans la lettre type.
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Informatique-Tutoriels
La base de données
La création
Ouvrez un document vierge.
Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Publipostage », « Sélection des destinataires », « Entrer une nouvelle liste ».
Une fenêtre apparaît à l’écran…
Par défaut, certains champs sont proposés :
« Titre », « Prénom », « Nom », « Nom de la société », « Adresse ligne 1 », « Adresse ligne 2 », « Département », « Ville », « Code postal », «, « Pays », « Téléphone personnel », « Téléphone professionnel » et « Adresse de messagerie ».
Vous êtes dans un tableau, chaque contact correspond à une ligne et chaque colonne correspond à un champ, la première étant « Titre ».
1. « tabulation » pour atteindre le champ suivant ;1. MAJ +TAB pour atteindre le champ précédent ;2. Flèche haute pour atteindre le contact précédent ;3. Flèche basse pour atteindre le contact suivant.
Mais ce que je vous propose dès maintenant, avant même de débuter la saisie, c’est de personnaliser la base de données.
Affichez la liste des boutons en activant l’onglet approprié, puis, cliquez sur le bouton « Personnaliser colonnes. Sinon, le raccourci clavier est ALT +P.
Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes directement dans la liste des champs que je viens de vous lister.
Voici la liste des opérations de personnalisation :
- Pour ajouter un champ, sélectionnez le champ depuis lequel l’insertion doit avoir lieue, cliquez sur le bouton « Ajouter ». Saisissez le nom du nouveau champ et pressez la touche « Entrée » ;
- Pour supprimer un champ, sélectionnez le champ à supprimer, cliquez sur le bouton « Supprimer ». Une confirmation vous est demandée, cliquez sur le bouton « Oui » ;
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Informatique-Tutoriels
- Pour renommer un champ, sélectionnez le champ à renommer, cliquez sur le bouton « Renommer ». Le curseur est inséré dans le nom du champ, saisissez le nouveau nom et pressez la touche « Entrée » ;
- Pour remonter un champ dans la liste, sélectionnez le champ à décaler vers le haut, cliquez sur le bouton « Monter » ;
- Pour descendre un champ dans la liste, sélectionnez le champ à décaler vers le bas, cliquez sur le bouton « Descendre ».
Dès lors que la personnalisation est terminée, cliquez sur le bouton « Ok ».
Vous êtes de retour dans le tableau, réalisez votre saisie, voici quelques commandes que vous trouverez dans l’onglet des commandes :
- « Nouvelle entrée », pour enregistrer un nouveau contact, raccourci clavier ALT +N ;
- « Supprimer l’entrée », pour supprimer le contact sur lequel vous êtes positionnés, raccourci ALT +T. Une confirmation vous sera alors demandée, cliquez sur le bouton « Oui » ;
- « Rechercher », raccourci ALT +H, ouvre une fenêtre de recherche dans la colonne sur laquelle vous êtes positionnés. Saisissez votre recherche et pressez la touche « Entrée », puis cliquez sur le bouton « Annuler ».
Lorsque vous avez terminé la saisie des contacts, affichez les commandes et cliquez sur le bouton « Ok ».
Un explorateur de documents apparaît à l’écran, vous devez enregistrer votre base de données, le type de ce document sera « MDB ».
Saisissez le nom du document, parcourez à la recherche du dossier de destination, puis cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
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Informatique-Tutoriels
L’ouverture
Pour ouvrir une base de données depuis WORD ?
Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Publipostage », « Sélection des destinataires », « Utiliser la liste existante».
Un explorateur de documents apparaît à l’écran, parcourez votre disque à la recherche d’une liste et cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
La liste est ouverte, vous êtes de retour dans le document…
Depuis Microsoft OUTLOOK
Pour ouvrir la liste des contacts de Microsoft OUTLOOK ?
Cliquez sur la commande du ruban :
Onglet « Publipostage », « Sélection des destinataires »,
« Sélectionner à partir des contacts OUTLOOK ».
Une boîte de dialogue concernant le « profile » apparaît à l’écran, pour cette fenêtre ainsi que pour les 2 fenêtres suivantes, cliquez sur le bouton « Ok ».
La liste de contacts est ouverte et vous êtes de retour dans votre document…
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Modification
Pour modifier les contacts de Microsoft OUTLOOK, je vous conseille de passer par ce dernier.
Par contre, pour modifier une base de données WORD, veuillez tout d’abord l’ouvrir en vous reportant aux chapitres précédents, puis procéder ainsi :
1. Dans le ruban, cliquez sur la commande : Onglet « Publipostage », « Modifier la liste de destinataires » ;
1. Une fenêtre apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste des contacts. A côté, vous avez une liste qui contient le nom de la liste de contacts, cliquez sur le nom de la liste pour la sélectionner, puis cliquez sur le bouton « Modifier ». Vous arrivez dans le même tableau que celui présenté dans le chapitre de la création de la liste de contacts, vous pouvez réaliser vos modifications.
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La lettre type
Maintenant, élaborons la lettre type…
Ouvrez WORD, puis, depuis un document vierge, ouvrez la liste de contacts de votre choix.
Ensuite, activez l’option du ruban :
Onglet « Publipostage », « Démarrer la fusion et le publipostage », « Lettre ».
Le principe de la saisie de la lettre type est le suivant :
- On saisit le texte commun à toutes les lettres de façon habituelle ;- On insère un champ de fusion là où l’on devrait saisir une information
spécifique à un contact.Ce qui donne par exemple :
Bonjour «Titre» «Prénom» «Nom»,
J’espère que vous allez bien ?
Comme vous habitez dans la ville de «Ville», je viens chez vous quelques jours, vous n’avez pas le choix…
Au plaisir de vous lire, votre formateur adoré.
Dans cet exemple, les champs de fusion sont :
«Titre», «Prénom», «Nom» et «Ville».
1. Pour insérer un champ de fusion, positionnez au préalable » le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion ;
1. Cliquez sur le nom du champ à insérer depuis le ruban : « Publipostage », « Insérer un champ de fusion » ; Après avoir saisis le contenu du document, vous pouvez bien sûr procéder au
formatage du texte, c’est-à-dire passez à l’étape suivante, la présentation.
Voilà, maintenant procédez à l’enregistrement de votre lettre type, comme s’il s’agissait d’un document ordinaire.
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Informatique-Tutoriels
La fusion
Vous êtes prêts pour une première fusion ?
Pour commencer, lancez WORD et ouvrez une lettre type.
Ensuite, ouvrez la base de données associée à la lettre type.
Maintenant, activez l’option du ruban :
Onglet « Publipostage », « Terminer et fusionner », « Modifier des documents individuels ».
Une boîte de dialogue apparaît à l’écran, cliquez sur le bouton « Ok ».
La fusion est réalisée !
En résumé, un document est créé, il s’intitule « Lettre1 » et chaque courrier se trouve dans une page individuelle.
Remarque :
Si vous choisissez la fonction « Imprimer le document » au lieu de « Modifier des documents individuels », aucun document ne sera créé car le résultat de la fusion sera directement imprimé.
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LES MACRO-COMMANDES
Introduction
Une macro-commandes est une tâche que l’on peut enregistrer afin de pouvoir l’automatiser ultérieurement.
Voici les différentes étapes de la procédure :
1. Déclencher l’enregistrement de la macro-commandes ;2. Réaliser les manipulations dans WORD, celles que l’on désire automatiser depuis la
macro-commandes en cours d’enregistrement ;3. Stopper l’enregistrement de la macro-commandes ;4. Ultérieurement, durant la réalisation d’un document, déclencher l’exécution de la
macro-commandes par le biais d’un raccourci clavier associé.
La configuration
Avant de vous lancer à l’aventure avec moi, je vous propose une configuration !
En effet, dans le ruban, l’onglet « Développeur » est absent, et comme il nous est indispensable, nous devons l’afficher une fois pour toutes.
1. Lancez WORD, vous vous en doutez ;2. Dans le menu « Office », « petit disque rouge » du ruban, cliquez sur le bouton
« Options WORD », une boîte de dialogue apparaît à l’écran ;3. Depuis l’onglet intitulé « Standard », vous avez une case à cocher intitulée
« Afficher l’onglet développeur » dans le ruban «, cochez cette option et cliquez sur le bouton « Ok ».
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L’enregistrement
Dans ce chapitre, nous allons créer une macro-commandes.
Le rôle de cette macro sera simple, elle devra signer à votre place !
1. Dans le ruban, cliquez dans l’onglet « Développeur », « Enregistrer une macro » ;2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes directement sur la zone
d’édition dans laquelle vous devez saisir le nom de la macro, saisissez « signature » ;3. Cliquez sur le bouton « Clavier » ;4. Vous arrivez dans une zone particulière, ici, vous devez réaliser le raccourci clavier
qui doit être associé à la macro, pressez la touche « F3 », ça fera l’affaire ;5. Cliquez sur le bouton « Attribuer » ;6. Cliquez sur le bouton « Fermer ».7. Vous êtes de retour dans votre document, soyez prudent, désormais WORD
enregistre votre travail ! Saisissez votre signature en lui appliquant une mise en forme sympa ;
8. Maintenant nous devons arrêter l’enregistrement...... Cliquez sur le bouton « Arrêter l’enregistrement » situé dans le ruban, dans l’onglet « Développeur ».
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L’exécution
Ultérieurement, pour insérer votre signature dans un document, positionnez le curseur à l’endroit exact où doit avoir lieue l’insertion, puis pressez la touche F3, c’est tout…
La signature est saisie.
Quelques détails de plus…
Le VISUAL BASIC
- Une macro-commandes est un code de programmation appelé « VISUAL BASIC ». Pour les connaisseurs, sachez qu’une macro correspond à une procédure.
Pour visualiser le code ?
1. Cliquez dans le ruban onglet « Développeur », bouton « Macro » ;2. Dans la boîte de dialogue qui apparaît à l’écran, vous êtes dans la liste des
macros, sélectionnez le nom de la macro concernée, puis cliquez sur le bouton « Modifier ; Vous arrivez dans le code de la macro, vous êtes dans l’éditeur « VISUAL BASIC ». Si vous connaissez ce langage, lâchez-vous !
La porté d’une macro
Une macro-commandes peut être créée pour un document où pour l’ensemble des documents.
Dans la boîte de dialogue depuis laquelle vous débutez l’enregistrement, se trouve une liste intitulée « Enregistrer la macro dans ».
- Ici, choisissez « Dans tous les documents », ou bien le choix suivant, celui qui correspond au nom du document actuellement ouvert dans WORD.
Supprimer une macro-commandes
1. Lancez WORD ;
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2. Si la macro-commandes à supprimer a été enregistrée pour un document unique, veuillez au préalable ouvrir ce document ;
3. Dans le ruban, cliquez sur le bouton intitulé « Macro » de l’onglet « Développeur »;
4. Vous atterrissez dans la liste des macro-commandes, sélectionnez la macro à supprimer ;
5. Cliquez sur le bouton « Supprimer » ;6. Une confirmation vous est demandée, cliquez sur le bouton « Oui », puis
refermez la boîte de dialogue.
Philippe BOULANGER
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