Votre solution en ligne Web 2.0 pour la gestion de vos conférences et congrès

Organisez vos conférences en toute sérénité !

Solution flexible

Simple et rapide

Efficace

Personnalisée

Grâce à Accélérateur de Congrès :

- Supprimez les tâches répétitives

- Simplifiez l’organisation de vos manifestations

- Facilitez les échanges entre organisateurs et acteurs

Webistem Accélérateur de Congrès, la solution Web 2.0 pour vos manifestations

Fonctionnalités

Une gamme de services étendue

Inscription en ligne des participants

Création du site Internet de la conférence

Transfert des publications sur le serveur d’archives ouvertes HAL

Tableaux de bord et statistiques

Principales étapes et fonctionnalités

Inscription des auteurs

Réception des résumés et articles

Contrôle de la mise en page à réception des communications

Programmation des sessions

Edition des communications

Mise en place

Accès administrateur Paramétrage

→ Contrôle d’accès par mot de passe à la plateforme. Les échanges sont sécurisés.

→ De multiples options pour adapter le système à votre manifestation

Liaison avec votre site

Mise en place

→ La plateforme s’intègre naturellement à votre site.

→ Un simple lien suffit pour y diriger vos auteurs et relecteurs.

Appels à communications

Accès des auteurs

→ Le système donne la possibilité à l’auteur d’enrichir la saisie de son texte brut par des formules, figures, etc.

→ Le système accompagne l’auteur dans la soumission de sa proposition.

→ Il recueille ses coordonnées, valide le format des données, les doublons, etc.

Envoi du résumé

Modification du résumé

→ Pendant l’appel à communication, un mot de passe permet à l’auteur d’éditer ou d’annuler sa proposition.

Relecture des propositions

Affectation des propositions aux relecteurs

→ A partir de la liste de relecteurs que vous aurez saisie, le système peut affecter automatiquement les résumés proposés selon le domaine d’expertise.

→ Un email avertit les relecteurs des communications à relire et leurs avis sont collectés grâce à la plateforme

Relecture des propositions

Relecture des résumés

→ En cas de retard, le système peut envoyer des relances

Validation par le Comité Scientifique

→ Il suit l’état d’avancement des relectures et valide définitivement les communications acceptées.

Programmation des sessions

Création des sessions

→ Le Comité Scientifique définit les sessions de la conférence par catégorie (keynote, plénière, poster, etc.).

→ Il désigne pour chacune d’entre elles un président.

Affectations des conférenciers

→ L’administrateur affecte les conférenciers dans chaque session.

→ Le programme de la manifestation est mis à jour automatiquement sur le site internet de la conférence

Programmation des sessions

Vérification de la cohérence

→ La plateforme s’assure de la cohérence du programme : durée des sessions, non affectation d'un même conférencier à deux sessions simultanées, présence de tous les conférenciers acceptés, etc.

→ Munis de leur mot de passe, les auteurs acceptés, envoient leur document complet.

Edition des actes

Réception des documents complets

→ La plateforme veille au respect des contraintes de mise en page en vue de l’édition.

Export des données

→ A tout moment, l’administrateur peut exporter les données gérées par le système. Ces informations sont facilement réutilisables dans des formats standards.

Génération des actes

→ Le système compile les communications (résumés et documents complets) sur différents supports : CD, PDF, Internet. La mise en page est paramétrable.

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Contactez-nous au 01 79 97 70 30 catherine.gautier@webistem.com

www.webistem.com

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