WISNIndicateurs de charge de travail pour la determination des bésoins en personnel

Adam Ahmat, Ph.DObservatoire Africain des RH en SantéBureau Régional de l’OMS pour l’AfriqueBrazzavilleCongo

Introduction L’objectif de la gestion et de la planification des ressources

humaines est de disposer : d’un effectif adéquat ayant les compétences requises au bon endroit au bon moment ayant une bonne attitude effectuant le travail requis à un juste coût et produisant les résultats escomptés.

Pour satisfaire cet objectif, les gestionnaires des RHS ont besoin d’une méthode plus appropriée pour la prise de décisions concernant la dotation en personnel de santé.

Introduction (suite)• Parmi les méthodes traditionnellement

utilisées pour déterminer les normes de dotation en personnel de santé il y a les ratios, tels que, – Nombre de médecins pour 1000 habitants – Nombre d’infirmiers pour 1 médecin– Nombre de médecins, infirmiers et sages-femmes pour 1000

habitants

• La méthode des ratios présentent des limites notamment la non prise en compte des variations locales de la demande de services ni la charge de travail des agents de santé.

Qu’est-ce que c’est WISN?• WISN = est un outil de mesure de la charge de travail

pour déterminer les besoins en personnel

• WISN est développé par l’OMS et utilisé depuis les années 1990

• C’est est un outil de gestion et de planification des ressources humaines qui sert à :

1. déterminer le nombre d’agents de santé nécessaires pour faire face à la charge de travail d’un établissement de santé donné 

2. évaluer la pression de la charge de travail sur les agents de santé d’un établissement de santé.

En quoi WISN peut-il vous aider ?• Les résultats de WISN aident à prendre plusieurs

types de décisions :

1. Ils peuvent vous aider à déterminer quel type de personnel devrait être redéployé de façon rationnelle.

2. Vous serez mieux à même de fixer les priorités relatives à l’affectation de nouveaux agents ou au transfert de membres du personnel déjà en poste.

3. WISN vous permet de repérer les inégalités en matière de dotation en personnel qui touchent les établissements de santé ou des zones

En quoi WISN peut-il vous aider ?• Déterminer le meilleur moyen d’attribuer de nouvelles fonctions

et de transférer les fonctions existantes à différentes catégories d’agents de santé.

• Identifier quels établissements ont de moins bonnes performances professionnelles que d’autres car les résultats de WISN sont basés sur les normes professionnelles

• Déterminer ou réviser les normes de dotation en personnel des établissements de santé.

• Etre à même d’évaluer les besoins en personnel dû aux changements apportés aux conditions d’emploi, telles que la modification de la durée de la semaine de travail, l’augmentation des congés, la mise en œuvre de politiques de formation en cours d’emploi, par exemple.

Peut-on appliquer WISN à toutes les catégories de personnel de santé?

WISN peut être appliqué à toutes les catégories de personnel de santé, comme:

– Médecins– Dentistes– Infirmiers – sages-femmes– Pharmaciens– Ophtalmologues– Autres catégories de personnel de santé

Avantages de la méthode WISN

1. Simple à utiliser (utilise les données déjà recueillies)

2. Simple à appliquer (applicable à tous les niveaux des services de santé)

3. Techniquement acceptable pour les gestionnaires de services de santé

4. Compréhensible pour les gestionnaires non-médicaux

5. Réaliste (fournit des objectifs budgétaires réalistes)

6. Applicable à toutes les catégories de personnel: tout le personnel médical, paramédical et non-médical

Avantages de la méthode WISN • Le calcul des besoins en personnel est fondé sur les mêmes

critères médicaux dans tous les établissements similaires.

• La méthode WISN repose sur les statistiques disponibles concernant les services, il n’est pas souvent nécessaire de procéder à une opération de collecte de données.

• Il est possible d’additionner les besoins en personnel d’établissements de santé distincts situés dans des zones administratives différentes pour estimer les besoins en personnel de districts, de provinces et de pays.

• La méthode WISN peut être appliquée pour les établissements de santé privés, les établissements publics et ceux des organisations non gouvernementales (ONG)

Limites de WISN1. WISN dépend de la disponibilité et de la qualité des

statistiques annuelles sur les services de santé

2. Le calcul de WISN est rétrospectif (statistiques de l’année précédentes). En général, cela ne pose pas un grand problème car la charge de travail des établissements de santé évolue relativement lentement.

3. Un pourcentage d’ajustement peut être appliqué dans des rares situations où la charge de travail a augmenté sensiblement pendant l’année en cours.

4. Des pénuries de médicaments ou de fournitures peuvent réduire la charge de travail d’un établissement de santé. Leurs répercussions peuvent être ignorées si les pénuries en question sont relativement mineures et surviennent peu fréquemment durant l’année.

Les données de WISN• Les résultats de WISN reposent sur l’utilisation de

statistiques annuelles concernant les services de santé pour évaluer la charge de travail.

• La fiabilité de la méthode WISN est déterminée par l’exactitude de ces statistiques.

• Si un établissement de santé fournit des statistiques erronées, les résultats des résultats de WISN ne seront pas corrects.

• Les erreurs vont presque toujours dans le sens d’une sous-estimation de la charge de travail, ce qui conduit à sous-estimer le nombre d’agents requis pour l’établissement.

Les données de WISN

• Le niveau de détail des statistiques est aussi important.

• Plus les statistiques sanitaires sont détaillées plus est la précision des résultats de WISN.

• Exemple: Si les statistiques sanitaires fournissent un seul chiffre pour le nombre total de visites prénatals, seul le temps moyen de ces visites peut être utilisé dans le calcul de WISN. Or la première visite prénatale peut durer plus longtemps que les visites suivantes

Aperçu de la méthode WISN

Les étapes de la méthode WISN

1. Détermination de la stratégie de l’étude WISN

2. Estimation du temps de travail disponible3. Définition des composantes de la charge de

travail 4. Définition des standards d'activité 5. Établissement des standards des charges

de travail6. Calcul des facteurs d'allocation7. Détermination des besoins en personnel,

analyser et interpréter les résultats

Etape 1: Détermination de la stratégie de l’étude WISN

Comment WISN sera appliqué? 1. Quel est l’objectif de l’étude?

2. Quelle(s)sont les catégorie(s) de personnel visées?

3. Quels sont les types ou niveaux de formations sanitaires visés?

4. Quel est le(s) lieu(x) de l’étude?

5. Quels sont les acteurs à mobiliser pour constituer les trois groupes de travail

6. Quel est le champs de l’étude (étude pilote?, échantillon représentatif?)

7. Quel est le budget de l’étude?

Etape 1: Susciter l’engagement en faveur de l’utilisation de WISN

l’initiative d’utiliser WISN est vouée à l’échec si elle ne bénéficie pas du soutien des décideurs.

Deux autres groupes sont susceptibles d’être très importants pour le succès du processus WISN. les organismes professionnels de personnels de santé (comme les ordres de médecins et associations d’infirmiers) et les syndicats

Organiser un atelier d’une journée ou d’une demi-journée pour informer ces groupes et avoir leur adhésion au processus

Etape 2: Estimation du temps de travail disponible

Définition du TTD:

Temps dont un agent de santé dispose sur une année pour faire son travail en tenant compte des absences autorisées et non autorisées..

Calcul:– Nombre annuel de jours de travail– Estimer le nombre annuel des jours d’absences autorisés et

non autorisés (congés annuels, congés maladie, jours fériés, jours de formation et autres absences dans l’année)

– Deduire les absences du nombre annuel de travail

WISN considère trois composantes de travail:

1. Activités liées aux services de santé : activités en rapport avec les services de santé, réalisées par tous les membres d’une catégorie de personnel, et pour lesquelles des statistiques

annuelles sont tenues régulièrement.

2. Activités d’appui : activités importantes d’appui aux activités liées aux services de santé, réalisées par tous les membres de la catégorie de personnel, mais pour lesquelles il n’existe pas de statistiques annuelles régulières.

3. Activités additionnelles : activités réalisées par certains membres seulement (et non par tous les membres) de la catégorie de personnel et pour lesquelles il n’existe pas de statistiques annuelles régulières.

Etape 3: Définition des composantes de la charge de travail

Etape 4: Définition des standards d'activité

Standard d’activité  est le temps nécessaire à un agent bien formé, motivé et compétent, pour réaliser une activité suivant les normes professionnelles en fonction des circonstances locales.

Etape 5: Établissement des standards de charges de travail

Definition

Le standard de charge de travail est la quantité annuelle de travail qu’un agent de santé peut assumer en une année pour une composante de la charge de travail liée aux services de santé.

La charge de travail des agents de santé est composée de plusieurs types d’activités.

Etape 6: Calcul des facteurs d'allocation

WISN a deux facteurs d’allocation:

1. Facteur d’Allocation de la Categorie(FAC)

calculé à partir des activités d’appui aux

services de santé exécutés par tous les

membres de la catégorie du personnel

2. Facteur d’Allocation Individuelle (FAI) calculé à

partir des activités individuelles exécutées

seulement par certain membres de la catégorie

du personnel

Etape 7: Détermination des besoins en personnel

Il s’agit du nombre total de personnels necessaire pour faire face à toutes les charges de travail, à savoir:

• Les effectifs requis pour les activités de service de santé,

exécutées par tous les membres de la catégorie du personnel

• Le facteur d’allocation pour les activités d’appui au services de

santé exécutées par tous les membres de la catégorie du

personnel

• Les effectifs requis pour les activités individuelles exécutées

que par certains membres de la catégorie du personnel

La formule générale de WISN

La formule générale de détermination des besoins en personnel est :

P = k x ∑Pi + Q

où• Pi = est l’effectif requis pour une activité i du service de santé• K = Facteur d’allocation des activités d’appui aux services de

santé• Q = c’est le facteur d’allocationpour les activités individuelles

Indicateurs de WISN

• Les résultats de WISN sont analysés de deux manières:

1. La première analyse s’appuie sur la différence entre les effectifs actuels et les effectifs requis.

2. La seconde analyse est fondée sur le ratio de ces deux nombres.

• Les deux analyses vous aident à examiner différents aspects de la situation en matière de dotation en personnel dans vos établissements.

Indicateurs de WISN

• Différence : En comparant la différence entre les effectifs actuels et les effectifs requis, vous pouvez repérer les établissements de santé qui manquent de personnel ou sont dotés d’un personnel pléthorique par rapport à d’autres.

• Ratio : En utilisant le ratio WISN comme mesure indirecte, vous pouvez évaluer la pression de la charge de travail à laquelle les agents de santé sont confrontés au quotidien dans un établissement de santé.

Interprétation du ratio WISN

• Vous calculez le ratio WISN en divisant le nombre actuel de membres du personnel par le nombre requis.

• Un ratio WISN = 1 montre une dotation en personnel est en équilibre par rapport aux besoins en personnel induits par la charge de travail de l’établissement de santé.

• Un ratio WISN supérieur à 1 témoigne d’un sureffectif par rapport à la charge de travail.

• À l’inverse, un ratio de WISN inférieur à 1 atteste que l’effectif actuel est insuffisant pour faire face à la charge de travail.

• Plus le ratio de WISN est petit, plus la pression de travail est grande.

Exemple d’analyse des résultats de WISN

Catégorie de personnel : sages-femmes travaillant en centre de santé dans la province de Wisnela

Centre de santé

Nombre actuel

(a)

Nombre requis d’après WISN

(b)

Pénurie ou surnombre(Différence)

(a) – (b)

Problème d’effectifs

Ratio WISN

(a)/(b)

Pression de la charge de travail

A 2 4 -2 Pénurie 0,5 Élevée

B 4 2 +2 Surnombre 2,0 Aucune

C 11 9 +2 Surnombre 1,2 Aucune

D 6 6 0 Équilibre 1,0 Normale

Manière d’opérerLe processus WISN peut être mis en oeuvre de deux façons disntinctes:

• Manuallement• Aide à comprendre mieux les résultats obtenus• Facile à faire pour les études à petites échelles

• Utiliser l’application logicielle• Recommander pour les études à grandes

échelles

Utiliser l’application WISN

• Apprendre à utiliser le logiciel n’a rien de compliqué, mais cela suppose de bien connaitre la méthodologie WISN

• Pour lancer l’application WISN, il suffit de double-cliquez sur l’icône WISN sur votre ordinateur

• Le logiciel est multilingue : Anglais, Français, Portugais et Espagnol

WISN.ico

Exploration de la page de démarrage du logiciel

Merci

Questions et clarifications