Procès-verbal du Conseil d’administration d’improvisation Nouveau-BrunswickRéunion régulière du 4 avril 2017

Présences :Michel M.Albert, présidentAndréanne Basque, vice-présidente exécutiveNathalie Goguen, vice-présidente interne Amélie Montour, représentante des officiels Isabel Goguen, directrice généraleSébastien Landry, représentant des entraîneurs, via Skype

Absences :Marc-André Vienneau, représentant Jeunesse

1. Ouverture de la réunion Le président, Michel M. Albert, déclare l’ouverture de la réunion à 18h49.

2. Vérification du quorumLe quorum est atteint. Malgré la présence du chat, son miaou ne compte pas comme un vote formel. 

3. Nomination du/de la secrétaire d’assembléeLa vice-présidente exécutive propose Amélie Montour comme secrétaire d’assemblée, appuyé par la vice-présidente interne. Adopté à l’unanimité. 

4. Lecture et adoption de l’ordre du jourLa   vice-présidente   exécutive  propose   l’adoption  de   l’ordre  du   jour   appuyé  par   la   vice-présidente interne Adopté à l’unanimité.

5. Lecture et adoption du procès-verbal du C.A du 26 février La vice-présidente exécutive propose l’adoption du procès-verbal de la réunion du 26 février tel que présenté. Appuyé par la vice-présidente interne. Adopté à l’unanimité. 

6. Affaires découlant du procès-verbalLes achats prévus ont été faits. 

7. Retour sur le tournoi de qualification à ShippaganTrois équipes n’ont pas encore payé leur frais d’inscription. Des rappels seront envoyés pour s’assurer que le processus de paiement soit fait. Les services pour le tournoi étaient très coûteux. 1300$ pour la conciergerie, comparé à 1250$ l’an dernier pour moins d'heures de travail (les concierges n'étaient pas présent la nuit). Nous cherchons 

plus de détails pour la distribution de ce budget. Nous attendons encore les chiffres exacts pour les repas. Nous avons acheté les déjeuners nous-mêmes, car le total des 4 repas nous revenait à trop. Nous avons payé 276.77$ pour les deux déjeuners en plus du café pour les officiels. 

Les frais d’inscription ont été payés tard, donc pour le budget, il  fallait planifier avec un plus faible budget au cas où les frais n’étaient pas payés à temps. Les formulaires sont aussi souvent remis en retard ce qui cause parfois des problèmes avec la nourriture pour les gens avec des allergies. Plusieurs équipes ne savent pas combien de jeunes viennent avec eux, donc ne savent pas quoi payer comme frais  d’inscription jusqu’à  la dernière minute.  La présidence suggère qu’une politique pourrait  être écrite pour déresponsabiliser ImproNB dans le cas où les formulaires ne sont pas remis à temps et que cela devient un problème pour les participants avec allergie ou problèmes de santé. L'entrâineur serait responsable   de   s’occuper   du   repas   d'un   végétarien   de   son   équipe   qui   n’aurait   pas   remis   son formulaire,   par   exemple.     Dans   les   cas   où   des   chèques   sont   reçus   en   retard,   il   serait   possible qu’ImproNB serait en train de payer de l’intérêt sur la carte de crédit pour des services pour lesquels nous n’avons pas encore reçu le prix d'inscription. Nous consulterons les entraîneurs par rapport aux demandes de chèques faits au district pour voir s’il est possible d’avoir une preuve qui confirme que la demande a été faite à temps, pour ne pas pénaliser (si une pénalité est indiquée) les équipes pour les délais encourus par l'école ou le district.

La vice-présidente externe propose que nous travaillions sur une politique d’inscription pour les tournois secondaires d’ImproNB. Appuyé par la vice-présidente interne. Adopté à l’unanimité.

Les locaux étaient gratuits. Les prix donnés ont eu un coût total de 53.88$. On ne nous a pas remis de factures pour les cartons de vote, le déplacement des bandes ou le coût de réparer les bandes de Shippagan. Donc, en prévision, les frais totaux ne dépassent pas les limites du budget. 

Il faudra se pencher à nouveau sur l’idée optimiste de payer les frais de déplacement pour les officiels en raison de manque de fonds. Plusieurs voitures ont été prises en raison de différences d’heure et de régions de départ. Nous allons prioriser les voitures les plus remplies. Le paiement sera probablement un montant fixe après réflexion sur les reçus des différents trajets, si le budget final le permet. 

Du côté logistique, ce tournoi a été difficile en raison d’un certain manque de communication entre Impro NB et l'école. La personne contact n’était pas assez disponible et n’avait pas nécessairement les réponses requises. Il fallait passer à travers plusieurs contacts pour finalement avoir l’information et certaines informations importantes ont été données à la toute dernière minute , soit la journée même du tournoi. Il est important de confirmer que la deuxième salle, souvent une salle de classe, doit avoir l’équipement fonctionnel  nécessaire pour  le son (ce n'était  pas  le cas bien qu'une solution ait  été patentée sur place). Il est aussi important de trouver un contact stable qui est réellement au courant de l’organisation.

Il   serait  peut-être  également  important  de  faire  des  rappels  aux arbitres  avant   la  fin de semaine, possiblement s’assurer qu’ils ont relu les règlements, et rester alerte par rapport à l'atmosphère (cette fois plutôt compétitive en raison des Jeux de la Francophonie qui s'en vienne) pour s'assurer qu'elle n'infecte pas les arbitres qui, parfois, ont été plutôt agressifs.

Bel   effort   d’intégration   des   nouveaux   officiels.   Le   C.A.   félicite   l'quipe   d'Edmundston   pour   avoir remporté le tournoi qui lui a valu une invitation au sein de l'équipe Nouveau-Brunswick aux Jeux de la Francophonie canadienne 2017.

8. Retour sur la réunion des entraîneurs du 31 marsÀ cette réunion, Mélanie Cleriot, en charge des équipes culturelles de l'équipe du Nouveau-Bruswick, via Skype a offert les infos pour les Jeux de la Francophonie canadienne 2017 en termes de budget, déplacement, etc. 

Ensuite,   la   problématique  d'être  hôte   de   tournois   a   été   abordée.   Il   y   a  un  manque  de  mise  en candidature dont les gens ne sont pas au courant. Le consensus est que   nous ne sommes pas assez transparents par rapport à ce manque et que tout le monde croit que tout va bien. Il est important de donner plus d’infos sur les incitatifs, comme le fait que l’équipe hôtesse sauve les frais d'inscription et de voyage, etc. Les participant suggèrent le processus de la Coupe universitaire d'improvisation pour l’application d’équipe hôtesses des tournois. Ceux qui veulent être hôtes d'un tournoi se présentent à une réunion tenue lors du tournoi de qualification précédent, ayant rempli le formulaire et ayant bâti un dossier de candidature; la décision est prise soit sur place où à une réunion du Comité exécutif. Ce processus démontrerait, de façon plus transparente, si personne ne veut le tournoi. Il faudrait établir un processus pour quand aucunes écoles ne font la demande. Dès le tournoi de qualifiation 2018, les écoles intéressées devront préparer des dossiers pour l'édition 2019 et ainsi de suite. 

La vice-présidente exécutive propose qu’à partir de 2018, les équipes intéressées à accueillir un tournoi pour l’année suivante présentent un dossier de candidature au tournoi de qualification dans le but de pouvoir déterminer des équipes hôtesses à l’avance. Appuyé par la vice-présidente interne. Adopté à l’unanimité.

Un entraîneur a aussi abordé un problématique par rapport aux dates de la Gougoune Dorée. Souvent c’est à la fin mai, et plusieurs des finissants qui sont dans les équipes doivent manquer des activités de finissants pour pouvoir être au tournoi (ou vice-versa). Si les dates du tournoi sont décidées un an à l’avance, cette problématique devrait être plus facile à régler.

Par rapport aux formations, il y a un désir d’avoir des discussions encadrées sur le groupe Facebook. Intérêt de provoquer plus de discussions sur le groupe pour avoir des échanges entre les entraîneurs. On encourage les entraîneurs de poser des questions dans le but d’améliorer la pensée critique et les 

connaissances d’entraîneurs. Le représentant des entraîneurs prévoit commencer des discussions avec une question la semaine prochaine. 

La  vente  de macarons   fut  un succès.  Les  macarons  ont  bien  vendus et  ce  serait  bien  de  répéter l'expérience lors de la Gougoune Dorée.

9. Retour sur le Conseil Jeunesse du 31 marsLe président était présent à la réunion pour aider à l'encadrer. Un représentant de chaque équipe sauf Dieppe était présent. La réunion était longue en raison d’un grand intérêt et une grande participation de la part des jeunes. Il serait important de s’inclure, encore une fois, dans la prochaine réunion pour continuer à l'encadrer. Trois points ont étés abordés :  le match étoile, les formations et les défis en milieu scolaire.

Pour le match étoile, on cherche plus de variété et de participation des jeunes. Certains aimeraient beaucoup jouer contre ou avec les officiels. La LISPA a une formule où les 12e  années sont ceux à participer dans ce match avec les officiels. Ce format a quelques problèmes de logistique, il est parfois difficile de choisir les joueurs. Il y a un désir de voir autre chose que ce qui est vu tout au long de la fin de semaine -  impro théâtre, etc. À la prochaine réunion du CE, nous essayerons de de planifier  le match étoile de la Gougoune.

Du côté formation, les jeunes disent écouter les podcasts et lire le blogue. Il y a un intérêt pour avoir des   ateliers   lors  du   tournoi.   Les   ateliers   seraient   choisis   au   préalable,   une   personne  par   équipe participerait à l’atelier pour ensuite ramener ce qu'elle a appris à son équipe. Il serait donc intéressant de prévoir des ateliers pour la Gougoune. On parle aussi de vidéo dans le contexte de formations pour aider au recrutement et à la formation de nouveaux joueurs. Pour les jeunes, il y a de l’intérêt de voir des matchs enregistrés pour mieux se familiariser au jeu. 

Du côté des défis en milieu scolaire, il y eut une grosse discussion. L’impro (et autres arts) souffre d’un manque de respect dans leurs écoles auprès de l’administration et de leurs pairs. Les levées de fonds d’écoles ne financent pas l’impro dans certains cas, souvent les locaux changent pour les pratiques, les autobus ne leurs sont pas disponibles et ils doivent conduire aux tournois, etc. L’impro semble peu crédible auprès de l’administration. Solutions? Peut-être avoir des spectacles démos pour familiariser, par exemple. Edmundston propose leur solution, de participer à la Semaine provinciale de la fierté française en faisant de l’impro toute la journée que les élèves peuvent aller voir. Faudrait-t-il inciter d'autres écoles à faire la même chose? Peut-être demander aux écoles de monter des petits projets pour  présenter  dans   la  SPFF comment   l’impro   fait   la  promotion du   français.   Il   y  a  peut-être  une perspective de développement de leadership qu’il  faut exploiter auprès du district et des écoles. À Shédiac, il y a des matchs genre « Who’s line is it anyway » dans des endroits publics de l’école. La participation de la foule dans ce format semble bien familiariser les gens au jeu. 

Les jeunes ont aussi des défis quant au recrutement. Souvent les équipes sont composées de joueurs du même âge qui graduent, puis l’équipe disparaît. Un effort peut peut-être être fait de notre part pour rendre la discipline plus approchable auprès des élèves. Il est aussi plus difficile de recruter quand les  équipes  n’ont  pas  d’entraîneur  ou  de moniteur.  On  peut  aussi  encourager   les  gens  à  devenir équipes hôtesses; ceci encourage le recrutement dans ces écoles. 

Représentation LGBTQ+, populations à risque qui ont plus de difficulté par rapport à vouloir s’inclure à des activités publiques comme l'impro quand ils se sentent déjà vulnérables. Les jeunes sont heureux du changement fait sur le formulaire par rapport à l’identification du sexe. 

Le représentant des entraîneurs quitte la réunion à 20h49 en raison de maladie.

10. Gougoune DoréeNous sommes d’avance sur l’organisation. Nous avons déjà le menu, la conciergerie est réservée et on cherche a diminuer plusieurs coûts. Le prix semble raisonnable et le thème est « manifestation ». Il ne reste que des détails à déterminer.

La représentant des officiels lancera l’appel pour les officiels cette semaine. Il  faudra aussi faire un rappel pour les vérifications de casier judiciaire. 

11. Visibilité auprès du système scolaire La direction générale a reçu un appel d’une direction scolaire au sujet d’une inquiétude partagée par les  écoles  au   sujet  de   la   légitimité  d’improvisation  NB  au   sein  des   écoles.  Certaines  écoles  nous connaissent mal et ne sont pas a l’aise de nous payer les inscriptions directement. La DG a rassuré ce contact par rapport à notre légitimité et le fondement du présent processus, et des présentations en août et octobre auront lieu pour familiariser le personnel scolaire avec Impro NB et pour présenter les avantages de l'activité (leadership et francisation). 

12. Politique de vérification du casier judiciaireLa présidence a écrit une politique - en annexe de ce procès-verbal - inspirée de politiques existantes pour d’autres organismes en l’ajustant à nos besoins et selon l'expérience du tournoi de qualification. La politique rassure certains membres des directions d’écoles. Cette politique présente le but de la vérification, nos valeurs dans ce contexte ainsi  que les procédures qui s’y associent. La vérification judiciaire est valide pour 2 ans et la copie originale doit être dans les mains d’Impro NB. 

La représentante des officiels propose l’adoption de la politique de vérification du casier judiciaire telle que présentée, et qui sera donc appliquée à partir du Championnat provincial La Gougoune Dorée 2017. Appuyé par la vice-présidente exécutive. Adopté à l’unanimité.

13. Jeux de la Francophonie canadienneSuite à une réunion du 30 mars, nous avons eu des nouvelles informations. Nous avons maintenant le budget, il faut vérifier si nous sommes à l’aise avec ce dernier. Il couvre essentiellement les formateurs. Il   faudra   trouver  une école  de  la   région  qui  pourra  nous  prêter  des  bandes  pour   la  2e  salle.   Les formateurs doivent, dans les prochaines semaines, signer leurs contrats.  Il   faudra donc préparer et faire signer ces documents. Les Jeux aimeraient que tous les bénévoles signent un contrat même s’ils ne sont pas payés, idéalement avant le 10 avril. Il faut donc motiver les gens à s’inscrire, pour qu’ils puissent signer le contrat le plus vite possible. 

Il faut refaire la feuille de statistique adatpée aux Jeux (la feuille doit avoir le logo des jeux, places pour signer, etc.) .

Retour   sur   le  Gala   des  Arts :  Nos   idées   ont   été   retenues,   et   certaines   seront   utilisées.   Pour   les formations spécifiques au Gala, elles seront faites sur le site de ce dernier (près du Mascaret ou au Colisée en cas de pluie). 

14. Projet vidéo (financement)Nous avons eu du financement, soit 750$  de la ville de Moncton. La direction générale s’informera sur les procédures à suivre. Il faudra voir ce qui est possible de faire avec ce budget, dont combien de vidéos peuvent être tournés. Il serait probablement possible d’en faire deux.

15. VariaAucun varia.

16. Prochaine rencontre du C.A. Notre prochaine rencontre aura lieu le 13 mai 2017 à 11h00.

17. Clôture de la réunionLa vice-présidente interne propose la clôture de la réunion à 21h55. 

1.6 POLITIQUE RELATIVE À LA VÉRIFICATION DU CASIER JUDICIAIRE

Adoptée à la session régulière du Conseil

d’administration du 6 avril 2017

18. Objectif

De préserver la sécurité et l’intégrité des participants aux activités d'Improvisation Nouveau-Brunswick qui sont mineurs en s’assurant que les personnes œuvrant auprès de ceux-ci n’ont pas de casier judiciaire en lien avec les fonctions exercées au sein de ces activités.

19. Champ d'application

La présente politique, de même que les dispositions législatives relatives à la vérification du casier judiciaire, s’appliquent à toutes personnes œuvrant ou étant appelées à œuvrer auprès des participants aux tournois officiels d'Improvisation Nouveau-Brunswick qui sont mineurs. Toutes ces personnes doivent faire l’objet d’une vérification de leur casier judiciaire avant le tournoi auquel ils vont participer à moins qu'Improvisation Nouveau-Brunswick a déjà une telle vérification valide en filière (voir point 5.2), et à la suite de tout changement relatif à leur casier judiciaire.

20. ValeursPuisque la sécurité et la préservation de l’intégrité des participants aux activités d'Improvisation Nouveau-Brunswick qui sont mineurs sont au cœur de ses préoccupations, la responsabilité d'Improvisation Nouveau-Brunswick à l’égard de sa clientèle exige qu’elle s’assure que les personnes qui sont en contact avec les personnes mineures aient eu, par le passé et à ce jour, des comportements et une conduite compatibles avec les valeurs de l'Improvisation Nouveau-Brunswick.Le lien entre un antécédent judiciaire et la fonction exercée ou susceptible d’être exercée par la personne visée devra être évalué à la lumière du type de rapports qu’elle a avec les participants mineurs (directs, fréquents, etc.) et le degré de vulnérabilité de ceux-ci (âge, handicap, appartenance à une minorité, etc.) De plus, le niveau d’autorité sur les participants, le niveau de responsabilité inhérent à la fonction et le fait que la fonction constitue un modèle sur le plan social influenceront concrètement l’évaluation qui sera faite de l’antécédent en question.Par ailleurs, le préjudice pouvant être causé aux participants et le danger pour la sécurité et l’intégrité des participants seront au cœur de l’évaluation du lien entre un antécédent judiciaire et la fonction exercée ou susceptible d’être exercée par la personne visée. À ce titre, la préméditation de l’acte à l’origine de l’antécédent judiciaire et le contexte dans lequel l’infraction a été commise (la victime étant un enfant ou une autre personne vulnérable, par exemple) seront déterminants quant au lien à établir entre l’antécédent judiciaire et la fonction de la personne visée.Finalement, les comportements et les conduites adoptés par les personnes œuvrant auprès des participants doivent être compatibles avec les politiques, les règlements, les codes de vie et les

valeurs véhiculées par Improvisation Nouveau-Brunswick. À titre d’exemples, les antécédents en lien avec des gestes de violence, des drogues ou des substances psycho actives seront évalués avec rigueur.

21. Rôles et responsabilités21.1 La direction générale a la responsabilité de recevoir et archiver les documents relatifs à

la vérification de casier judiciaire, de préparer des lettres à l’intention des autorités policières pour assurer que la vérification soit gratuite, et de faire une préanalyse des dossiers, au besoin, selon les procédures indiquées au point 6.

21.2 Dans les cas où une vérification de casier judiciaire relève des antécédents judiciaires, le Comité exécutif a la responsabilité d'analyser le dossier de la personne visée pour déterminer si l'antécédent judiciaire relevé l'empêche de remplir un rôle au sein de l'événement visé, selon les valeurs indiquées au point 3 et les procédures indiquées au point 6.

21.3 Si la personne visée qui se voit refusée un rôle au sein d'un événement en raison de sa vérification de casier judiciaire, elle peut faire appel au Conseil d'administration d'Improvisation Nouveau-Brunswick, par écrit, qui devra réviser son dossier dans un délai n'excédant pas un mois.

21.4 Les renseignements relatifs aux antécédents judiciaires ne peuvent être recueillis, utilisés, transmis et conservés qu'aux fins prévues par cette politique. Les personnes engagées dans ce processus s’engagent à respecter le caractère confidentiel des renseignements personnels relevés par les documents de vérification et/ou discutés dans le cadre du processus de vérification.

22. Vérification du casier judiciaire22.1 Toute personne qui désire œuvrer au sein d'un événement d'Improvisation Nouveau-

Brunswick dont les participants sont mineurs doit remettre à Improvisation Nouveau-Brunswick un document de vérification du casier judiciaire émis par les autorités policières.

22.2 Cette vérification sera valide pour deux (2) ans, où jusqu'à ce que le casier judiciaire de la personne visée ne change.

22.3 Improvisation Nouveau-Brunswick doit recevoir et garder en filière la copie originale de ce document. Les photocopies et images numériques ne seront pas équivalentes.

23. Analyse du dossier et décisions à rendre

23.1 Lorsque la vérification ne révèle aucun antécédent judiciaire, Improvisation Nouveau-Brunswick peut alors remplir les rôles nécessaires à ses événements avec la personne qui a fait l’objet d’une telle vérification.

23.2 Lorsque Improvisation Nouveau-Brunswick est en présence d’un dossier révélant des antécédents judiciaires, une préanalyse est effectuée par la direction générale afin de déterminer si ces antécédents sont susceptibles d’avoir un lien avec les fonctions visées. Si aucun lien n’est trouvé, Improvisation Nouveau-Brunswick peut alors remplir les rôles nécessaires à ses événements avec la personne qui a fait l’objet d’une telle vérification.23.3 Dans le cas contraire, la direction générale avise la personne visée, par écrit, que son

dossier fera l’objet d’une analyse et que, si elle le désire, elle peut faire valoir les observations qu’elle juge pertinentes dans les dix jours qui suivent avant qu’une décision finale ne soit prise. La direction générale inclue ces observations dans une dossier

préparé pour le Comité exécutif qui procède ensuite à l’analyse du dossier en examinant les circonstances particulières et en tenant compte de la nature de l’antécédent judiciaire et de sa relation avec le rôle à remplir. Cette analyse est fondée sur l’absolue nécessité de concilier la protection des participants mineurs et le respect des droits fondamentaux des personnes œuvrant auprès d’eux. Chaque situation doit faire l’objet d’une évaluation particulière avant de se prononcer et aucun automatisme ne doit être créé. Une fois l’analyse terminée, la direction générale en avise la personne visée.

23.4 La personne visée peut faire appel au Conseil d'administration d'Improvisation Nouveau-Brunswick pour demander une réévaluation de son dossier, dans quel cas la direction générale fera suivre le dossier au C.A. Celui-ci procède à l’analyse du lien entre les antécédents judiciaires et les fonctions confiées à la personne ou susceptibles de lui être confiées. Une fois cette deuxième analyse terminée, la personne visée sera avisée de la décision, qui s'avérera finale et sera maintenue par Improvisation Nouveau-Brunswick pour deux (2) ans.