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Utiliser les espaces collaboratifs

Organisation de travail collaboratifLe travail collaboratif est organisé dans le cadre d’un groupe de travail qui est structuré autour d’un projet ou d’un intérêt commun, dans le cadre d’une organisation le plus souvent préexistante : Entreprise, école, université, administration, etc.

Le travail collaboratif peut être décomposé en un enchainement de tâches de préparation puis de mises en commun lors de réunions, qui permettent de prendre des décisions. Lesquelles relancent un nouveau cycle par un jeu de rétroaction permanent.

L'Informatique et l'Internet s'adaptent à ces exigences et offrent de nouveaux modes de travail destinées à faciliter ce travail collaboratif. Parmi les différents outils ou fonctions collaboratives, nous pouvons citer :

L’échange d'informations dans un espace partagé et collaboratif ou plateforme collaborative L’utilisation d’agendas et d’annuaires partagés, L’utilisation de planificateur de réunions comme Doodle, L’utilisation de forums ou messageries instantanées, L’utilisation des fonctions collaboratives des applications Bureautiques traditionnelles :

o L’utilisation de format de fichiers universel .PDF ou XML o Le recueil d’informations à l’aide de formulaires Word, Writer ou de formulaire en ligne sur SkyDrive ou Google Drive o Le travail à plusieurs sur des fichiers bureautiques par l’ajout de commentaires, ou l’enregistrement des modifications réalisées sur un document qui circulent entre différents collaborateurs ou la fusion de plusieurs documents.

Ces fonctions facilitent les relations, accélèrent la circulation de l'information et génèrent plus de réactivité, d'efficacité et de productivité. Ces fonctions font partie des technologies de l’information et de la communication (TIC) qui favorisent ce mode de travail et substituent à l'organisation traditionnelle et pyramidale de l'information, une organisation en réseaux.

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Article web

Les outils collaboratifs et sociaux : des accélérateurs de projetAntoine Crochet-Damais - lejournaldunet.com - 20/10/14

Dans une étude réalisée auprès de 128 entreprises et administrations françaises, transmise en exclusivité au JDN, le cabinet de conseil Voirin décrypte les principaux usages des outils collaboratifs en 2014. "Par outils collaboratifs, nous entendons outils de gestion de projet, réseaux sociaux d'entreprise ou encore GED collaborative", indique Jérôme Freyermuth, consultant chez Voirin.

78% des responsables IT consultés ont mis en place des outils collaboratifs

Le collaboratif : l'échange autour de projet parmi les usages clésAu-delà du partage de documents évoqué par 78% des répondants, l'étude montre que les outils collaboratifs et sociaux sont principalement utilisés pour l'échange autour de projets (un point évoqué par 76% des sondés) et le partage de connaissances (58%). La réduction du nombre de mails et la participation à des communautés arrivent juste derrière.Au total, 78% des responsables IT consultés ont mis en place des outils collaboratifs. Parmi cette population, une très large majorité de répondants (83%) ont rejoint plus de deux communautés. 51% indiquent que ces solutions ont permis d'identifier des experts, et 49% d'enter en contact avec de nouvelles personnes. 

Indicateur de l’étude du cabinet conseil Voirin sur les outils collaboratifs en 2014. Elle a été réalisée auprès de 128 acteurs des systèmes d'information, issus à la fois d'entreprises privées et d'organisations publiques. 80% de ces organisations présentant plus de 250 salariés. Source : lejournaldunet.com

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Outils de travail collaboratifs

1. Espace d’échange et de stockage, la plateforme collaborative

Une plateforme de travail apporte un certain nombre d’avantages :

Les informations partagées sont accessibles en temps réel pour tous les membres du groupe.

L’organisation participative et collaborative facilite la prise de décision et permet à tous de contribuer au débat et

aux prises de décision grace aux forums ou messageries.

L’accès partagé aux ressources facilite la diffusion de l’information, réduit les copies papier et facilite l’actualisation et

réduit les erreurs.

exemple : Google Drive, Sky Drive,  Microsoft Office 365, AGORA PROJECT…

2. L’agenda partagé

Les groupes ou plateformes intègrent en général un module de gestion d’agendas. Chaque membre peut créer son agenda et le partager avec les autres membres du groupe.

La superposition des agendas partagés permet de réaliser un agenda collaboratif qui facilite l’organisation de réunions et de travaux communs. Chaque événement planifié peut être enrichi de fonctions de rappel par courriel, téléphone, SMS ou sonneries programmables.

3. Les outils collaboratifs en ligne

Ils sont de plus en plus nombreux et efficaces.

- Applications Bureautiques

Les applications en ligne telles que, Skydrive ou Google Drive sont accessibles à partir du navigateur et le document de travail est affiché dans le navigateur. Et permettent un travail en mode synchrone.

Elles sont le plus souvent intégrées dans une offre complète, qui comprend, outre les applications : un espace de stockage, des outils de communication (messagerie, courriel, vidéocommunication, agenda), la possibilité de création de groupes fermés ou collaboratifs (chaque fichier et dossier peut être partagé).

- Le planificateur de réunion Doodle

- Portail web individuel Netvibes

Il offre à ses utilisateurs un site web personnel constitué par des pages onglets. Ce site est, à toute fin pratique, un portail web individuel qui donne accès à une multitude de services. Chaque service se présente comme un bloc.

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Utiliser les outils collaboratifs en ligne

EXERCICE   1 : Utiliser une application en ligne Google Drive et partager un fichier

Google Drive permet de stocker des fichiers (document texte, présentation, feuille de calcul, formulaire, dessin) et de les partager.

Travail à faire

1. Ouvrir votre messagerie Gmail, puis cliquez sur Applications

et choisir Drive.

Ecran Google Drive :

Vous allez créer un nouveau document texte que vous allez partager avec 1 personne du groupe.

Personne 1 : Saisir et mettre en forme le texte suivant :

2. Enregistrer le document sous le nom Définition Google Drive.3. Partager ce document avec une 2e personne : Fichier - Partager…

Indiquer l’adresse de la personne 2 dans la zone Inviter des utilisateurs et cliquer sur OK4. Fermer le document (= fermer l’onglet)

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Google Drive et les Google DocsSource : Commentcamarche.netGoogle Drive est un espace de stockage en ligne et gestionnaire de documents. Chaque utilisateur possède son propre espace de stockage, via lequel il peut partager des documents avec d'autres utilisateurs, et accéder à des documents partagés par d'autres collaborateurs.

Personne 2

5. Ouvrir le document à partir du lien internet obtenu dans la boite mail.6. Ajouter le texte suivant et fermer l’onglet, les modifications sont prises en compte automatiquement.

Personne 1

7. Rouvrir le document Définition Google Drive8. Ajouter le texte suivant :

EXERCICE   2 : Utiliser une application en ligne Google Drive et partager un fichier

Travail à faire

Créer et partager une feuille de calcul, travail à réaliser à 2 élèves.

1. A l’aide de Google Drive, créer une feuille de calcul.

Nom  : Ventes 1er trimestre

Saisir le tableau suivant  et faire la somme (SUM) de chaque colonne :

2. Partager la feuille de calcul avec une autre personne et apporter des modifications à tour de rôle.

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Google Drive est connecté à la suite bureautique en ligne Google Docs qui comprend : L'application " texte" L'application "feuilles de calcul" L'application « présentation » …

Les applications « formulaire » et « dessin »

Janvier Février MarsVendeur 1 1500 1450 1600

Vendeur 2 1350 2000 1840

Vendeur 3 1800 1700 1400

Total

EXERCICE   3: Créer un formulaire en ligne à l’aide de Google Drive

Travail à faire

1. Activer votre compte Google.

2. Activer le module Drive.

3. Créer le formulaire suivant en lui appliquant un thème :

4. Enregistrer le formulaire sous le nom : Enquête accueil

5. Envoyer le formulaire à 2 élèves par mail et demander de répondre au mail.

6. Une fois que les élèves auront répondu, rouvrir le formulaire et activer le tableau de dépouillement de formulaire à l’aide de la fonction : Accepter les réponses.

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Cases à cocher

Choix multiples

Choix multiples

Heures

Echelle d’évaluation

EXERCICE   4: Utiliser l’agenda Google

Travail à faire

1. Aller sur votre compte Google et identifiez vous, connectez vous à Google Agenda (dans Applications)

2. Planifier l’agenda du la DRH pour la semaine :

Tâche Jour d’intervention Heures d’intervention Priorité

Réunion du CE

Lundi

8h-10h30 Haute (rouge)Réunion service RH 11h – 12 h Haute

Etude sur les formations internes 14h - 15h30 Normal (vert)Réception des délégués 16h – 16h30 Haute

Tél. à M. Mory (insp. du travail) 17h – 17h30 Moyenne (jaune)

3. Pour la réunion de service RH de lundi, ajouter une récurrence toutes les 3 semaines. Supprimer les rappels.

EXERCICE   : Utiliser un espace de travail collaboratif Agora Project

Travail à faire 1. Aller sur le site https://www.omnispace.fr/infomarsault/

Identifier vous : identifiant : mot de passe :

Agora-Project est un espace de travail collaboratif, cette application est accessible partout et à tout moment via un simple navigateur web.

De nombreux modules sont intégrés à l'espace de travail :

EXERCICE   5: Organiser une réunion collaborative avec Doodle

Travail à faire

1. Aller sur le site Doodle.com2. Identifier vous avec votre compte

Google.3. Cliquer sur Planifier un évènement4. Titre : Réunion planning5. Dans le calendrier choisir 3 jours pour la

réunion au mois de février : le 22, le 24 et le 26 février

6. Proposer les heures comme ci-dessous :

7. Envoyer le Doodle à 2 personnes, saisir le message suivant : Vous trouverez plusieurs propositions d’horaires pour la réunion des plannings de février. Bonne réception.

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