La gestion intégrée des absencespour raisons de santé

Quatre outils de gestion

Votre apport est essentiel, soyez attentif et proactif

SOYEZ ATTENTIFET PROACTIF

INTRODUCTION

Le Mouvement Desjardins est soucieux de la qualité de vie de ses employés. Sa politique de gestion de la santé et du mieux-être est guidée conséquemment par des pratiques novatrices dans le domaine de la gestion des absences pour raisons de santé (maladies et accidents). Ces dernières servent d’assise à une aide soutenue pour chaque gestionnaire et à un accompagnement de qualité aux personnes absentes du travail.

Orientée à la fois vers l’employé et le gestionnaire, l’approche de gestion des absences pour raisons de santé repose sur les sept principes fondamentaux suivants :

¬ les valeurs de justice et d’équité;

¬ le souci de transparence;

¬ la responsabilité partagée entre l’employé et son employeur;

¬ la reconnaissance de l’employé comme acteur principal de la gestion de sa santé physique et mentale;

¬ la participation active du gestionnaire;

¬ la gestion uniforme des régimes de protection du revenu;

¬ le respect de la vie privée et de la confidentialité des renseignements.

À titre de gestionnaire et de supérieur immédiat, vous pouvez créer une atmosphère de travail agréable et ainsi mieux mobi-liser vos employés. De plus, les liens privilégiés que vous développez avec eux vous permettent de jouer un rôle clé pour mettre en place une gestion proactive en accompagnant l’employé du début de son absence jusqu’à son retour au travail.

Nous vous invitons à découvrir dans ce document le rôle du gestionnaire et les partenaires ainsi que les étapes à suivre pour accompagner vos employés lorsqu’ils s’absentent du travail pour des raisons de santé. Des outils ont été développés dans le but d’appuyer le gestionnaire dans cette importante responsabilité. N’hésitez pas à les consulter car intervenir auprès de l’employé pour favoriser sa présence au travail peut faire la différence.

Outil de gestion 1 : Les signes avant-coureurs d’une absence

Outil de gestion 2 : Préparation à la rencontre d’un employé qui présente des signes avant-coureurs d’une absence pour raisons de santé

Outil de gestion 3 : Communication entre gestionnaire et employé en début d’absence.

Outil de gestion 4 : Planification d’un retour au travail suite à une invalidité prolongée.

VOTRE APPORT EST ESSENTIEL À LA RÉUSSITED’UNE SAINE GESTION DES ABSENCES POUR RAISONS DE SANTÉ

LES SIGNES AVANT-COUREURS D’UNE ABSENCE

Comment en tant que gestionnaire, pouvez-vous favoriser la présence au travail ? En apportant du soutien à un employé en difficulté. Dès leur apparition, l’identification de certains signes permet de bien gérer une situation avant qu’elle ne s’aggrave.

Les signes suivants sont souvent associés à des problèmes d’origine personnelle ou professionnelle, dont les causes peuvent être multiples. Tout changement significatif au comportement d’un employé mérite qu’on s’y attarde : un employé en difficulté aura besoin qu’on lui accorde de l’attention. Il est important de prendre le temps de rencontrer un employé qui présente des signes persistants particuliers et inhabituels, que ce soit au niveau de son comportement ou de sa performance (par ex. : depuis deux semaines ou plus).

Outil de gestion — 1

Réactions inhabituelles ou inattendues à un événement lié à son travail (par ex. : changement organisationnel, mise en place de nouvelles politiques ou procédures)

� Absence(s) répétée(s) de courte durée, sans prévenir, toujours à la même période de l’année

� Retards fréquents, pauses fréquentes et prolongées

� Qualité ou quantité de travail modifiée par rapport au rendement habituel (erreurs fréquentes, travail exécuté trop vite sans réfléchir, non respect des échéanciers ou incomplet)

� Efforts inhabituels pour mettre son travail à jour

� Allusions à une charge excessive de travail

� Diminution de son intérêt pour son travail

� Plaintes ou commentaires négatifs à l’égard de son travail, de l’entreprise, ses collègues ou son patron

Changement(s) dans le comportement ou l’attitude (pleurs, irritabilité ou colère, hypersensibilité, frustration pour des peccadilles, relations interpersonnelles difficiles)

Changements au niveau de l’apparence (perte ou gain de poids, habillement, hygiène personnelle)

Diminution importante de la résistance physique (appar-ence de fatigue)

Isolement, apparence de tristesse, évitement du contact visuel, moral à plat

Critiques négatives à son propre endroit ou envers ses réalisations (sentiment de culpabilité)

Utilise fréquemment le téléphone pour des besoins personnels

� Événements personnels ou familiaux difficiles vécus récemment (deuil, maladie grave d’un proche, divorce, séparation, etc.)

� Demandes de congés (vacances, sans solde) assorties de motifs inhabituels

VOTRE APPORT EST ESSENTIEL À LA RÉUSSITED’UNE SAINE GESTION DES ABSENCES POUR RAISONS DE SANTÉ

SOYEZ ATTENTIFET PROACTIF

PRÉPARATION À LA RENCONTRE D’UN EMPLOYÉ QUI PRÉSENTE DES SIGNES AVANT-COUREURS D’UNE ABSENCE POUR RAISONS DE SANTÉ

Objectifs de l’intervention – La Prévention

Agir le plus rapidement possible, dès les premiers symptômes

Exprimer votre souci du maintien de la santé de l’employé

Identifier la source du problème (personnelle ou organisationnelle), les facteurs de risque dans votre environnement et les conséquences sur l’employé, les collègues et l’organisation

Présenter les faits observés et impliquer l’employé dans la recherche de solutions

Décider conjointement des moyens à mettre en place (plan d’action) pour éliminer ou réduire les risques de détérioration de sa santé et favoriser sa présence au travail

Déroulement de la rencontre – Les attitudes

Précisez les objectifs de la rencontre et décrivez la situation calmement

Faites part des faits observés et utilisez le « Je », par ex. : « Je constate que tu as plus de difficultés à rencontrer tes objectifs »

Demandez le point de vue de l’employé, soyez attentif et ne discréditez pas les raisons qu’il invoque (Utilisez une question ouverte afin de permettre à l’employé d’élaborer sa pensée)

Restez ouvert et au besoin, soyez prêt à reconsidérer votre position

S’il y a lieu, évaluez avec l’employé les répercussions sur son travail et les risques réels d’absence

Discutez des moyens possibles pour réduire les risques de détérioration de sa santé et favoriser sa présence au travail

Décidez conjointement des moyens à mettre en place pour favoriser sa présence au travail (Plan d’action)

Si pertinent, offrez à l’employé la possibilité de le référer à un conseiller en gestion de la santé, au Programme d’aide psychologique (PAP) ou à tout autre ressource externe appropriée

Au besoin, vérifiez si l’employé accepte que le contenu ou une partie du contenu de votre entretien soit communiqué à votre supérieur immédiat ou au conseiller en gestion de la santé

Fixez une date de rencontre pour un suivi

Démontrez de la confiance dans l’amélioration de la situation et rappelez le soutien disponible

Respectez l’employé dans sa volonté de divulguer ou non les détails de son état de santé

Importance du suivi – La constance

Tenez la rencontre à la date prévue (une rencontre de suivi ne devrait pas excéder deux semaines après la rencontre initiale)

S’il y a amélioration, manifestez de l’appréciation

S’il n’y a pas de changement :

Rappelez les faits observés et montrez que vous êtes préoccupé par la situation

Clarifiez de nouveau les attentes et le soutien disponible

Réévaluez conjointement les solutions possibles, les moyens (incluant les ressources externes nécessaires) et la date du prochain suivi

Exprimez l’importance que vous accordez à sa santé, sa présence au travail et sa contribution au succès de l’équipe

Outil de gestion — 2

VOTRE APPORT EST ESSENTIEL À LA RÉUSSITED’UNE SAINE GESTION DES ABSENCES POUR RAISONS DE SANTÉ

PRÉPARATION À LA RENCONTRE D’UN EMPLOYÉ QUI PRÉSENTE DES SIGNES AVANT-COUREURS D’UNE ABSENCE POUR RAISONS DE SANTÉ

Nom de l’employé : Date :

Fonction :

Préparation à la rencontre

Motif(s) de la rencontre

Aspects positifs du travail accompli par l’employé

Description de la situation

Collecte des faits Conséquences sur le travail (de l’employé, de l’équipe ou de l’organisation)

Mise en place de solutions réalistes(Si nécessaire, le gestionnaire et l’employé procèdent rapidement à la mise en place des moyens qu’ils ont conjointement choisis)

Solutions et moyens proposés Qui fait quoi, quand

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Évaluation des moyens mis en place Résultats

� Rencontrer l’employé à la date fixée pour le suivi

� Évaluer si les moyens mis en place donnent les résultats attendus (performance au travail, changement dans le comportement ou l’attitude, changements au niveau des relations interpersonnelles, présence au travail)

� S’il y a lieu, évaluer la nécessité de maintenir les moyens choisis ou en définir d’autres

� Au besoin, fixer une autre rencontre de suivi

Outil de gestion — 2

VOTRE APPORT EST ESSENTIEL À LA RÉUSSITED’UNE SAINE GESTION DES ABSENCES POUR RAISONS DE SANTÉ

SOYEZ ATTENTIFET PROACTIF

COMMUNICATION ENTRE GESTIONNAIRE ET EMPLOYÉ EN DÉBUT D’ABSENCE

Objectifs poursuivis

• Démontrer de l’intérêt et de l’empathie envers l’employé malade afin de créer un climat de confiance

• Répondre aux préoccupations immédiates de l’employé et offrir votre soutien

• Vous informer de la raison (maladie, accident, hospitalisation) et la durée probable de l’absence dès le 1er jour et du suivi médical/professionnel prévu

• Définir les actions à prendre à l’égard des priorités à l’agenda de l’employé

• Au besoin, informer l’employé qu’une demande d’opinion médicale sera faite auprès de Desjardins Sécurité financière (DSF) durant le délai de carence

• Vous assurer que les formulaires soient remplis et acheminés rapidement pour éviter des délais de traitement

Déroulement de la conversation

• Limitez la durée

• Assurez-vous de parler directement à l’employé et vérifiez s’il s’agit d’un bon moment pour lui parler; sinon, planifiez un autre rendez-vous téléphonique

• Demandez-lui comment il va et montrez-vous préoccupé par son état de santé. Votre intervention pourrait par exemple prendre la forme suivante : « Je constate que présentement tu vis des difficultés au niveau de ta santé, si tu penses que je peux t’aider, n’hésite pas à m’en parler, la santé c’est important de s’en occuper ! »

• Si nécessaire, rappelez à l’employé qu’il doit présenter un billet médical pour une absence de plus de 3 jours

• S’il y a lieu, informez l’employé qu’une demande d’opinion médicale sera faite auprès de Desjardins Sécurité financière afin de valider la raison médicale de l’absence et en estimer la durée. À cet égard, informez l’employé qu’il recevra un appel de DSF dans les deux prochaines semaines. Lors d’une demande d’opinion médicale, l’employé doit faire parvenir, dans les plus brefs délais, les formulaires remplis en utilisant le numéro de télécopieur unique 1 866 838-7581

� Formulaire d’autorisation de l’employé (no 020242) � Billet médical

• S’il y a lieu, informez l’employé qu’une demande de prestations d’assurance salaire sera faite et avisez l’employé qu’il doit faire parvenir, dans les plus brefs délais, les formulaires remplis à l’assureur par télécopieur au numéro 1 866 838-7581

� Formulaire d’autorisation de l’employé (no 020242) � Formulaire « déclaration du médecin traitant - demande initiale » (no 020252) (rempli par le médecin traitant)

• Au besoin, interrogez l’employé sur ses travaux en cours pour les redistribuer

• Vérifiez auprès de l’employé s’il a des interrogations ou préoccupations immédiates auxquelles vous pourriez répondre

• Déterminez avec l’employé de la fréquence, du moyen de communication et de la date de votre prochaine communication

• Si vous le jugez à propos, invitez l’employé à communiquer avec les autres intervenants :

� Programme d’aide psychologique (PAP), 1 888 727-6363 � Le chargé de dossier de Desjardins Sécurité financière (DSF) concernant l’acceptation de sa demande et le paiement des prestations d’assurance salaire � La personne identifiée dans votre organisation concernant l’accompagnement et le soutien durant l’absence

et la planification du retour au travail

� Le numéro pour rejoindre l’un ou l’autre de ces partenaires, 1 866 463-6623

Outil de gestion — 3

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PLANIFICATION D’UN RETOUR AU TRAVAIL À LA SUITE D’UNE INVALIDITÉ

Étapes Actions suggérées Responsables / collaborateurs

Outil de gestion — 4

1. Planifier le retour de l’employé

2. Élaborer le plan d’action

• Pendant l’invalidité :

� Maintenez un contact régulier avec l’employé afin de lui démontrer de l’intérêt

� Suscitez des occasions d’être proactif face à un retour au travail et un accommodement en regard de sa condition médicale

� Proposez à l’employé de participer aux activités sociales et faites-lui parvenir les communiqués internes s’il le désire

• Étudiez la proposition de plan de retour au travail et évaluez sa faisabilité (date de retour, type de retour : temps plein, horaire de travail, durée du retour progressif, limitations fonctionnelles), en discuter avec le conseiller en gestion de la santé (CGS) au besoin

• Dans la mesure du possible, rencontrez l’employé avant la date prévue de son retour au travail, afin de connaître ses besoins, d’évaluer sa motivation et de lui permettre d’exprimer ses craintes et ses appréhensions face à son retour :

� identifier les tâches à accomplir et celles déléguées temporairement à d’autres employés

� revoir les priorités, la charge de travail, l’horaire de travail en fonction des besoins d’accommodement de l’employé

� identifier une personne ressource pour soutenir l’employé durant les premiers jours ou semaines de retour

• Identifiez les actions à mettre en place pour respecter le plan de retour au travail.

• Évaluez la nécessité d’une formation, d’une mise à jour ou d’un coaching afin de permettre à l’employé d’optimiser ses connaissances et prévoir le temps nécessaire à cette formation

• Au moment du retour au travail, regardez le plan d’action avec l’employé et faites les ajustements nécessaires

• Consignez par écrit le plan d’action afin de diminuer chez l’employé le stress associé au retour et faciliter les suivis (par ex. : activités à réaliser, personnes ressources, durée prévue pour chacune des activités, etc.)

• Planifiez des rencontres régulières avec l’employé afin d’assurer le soutien et le suivi lors de son retour au travail :

� suivre les progrès� identifier les difficultés rencontrées� donner du feedback régulier� ajuster au besoin la charge et les horaires de travail

- Gestionnaire

- CGS- CRH ou CRT- Chargé de dossier et/ou intervenant spécialisé de DSF- Médecin traitant ou tout autre professionnel de la santé

- Gestionnaire

- Employé

- CGS

- CRH ou CRT

- Autre personne ressource identifiée

VOTRE APPORT EST ESSENTIEL À LA RÉUSSITED’UNE SAINE GESTION DES ABSENCES POUR RAISONS DE SANTÉ

SOYEZ ATTENTIFET PROACTIF

Outil de gestion — 4 suite

PLANIFICATION D’UN RETOUR AU TRAVAIL À LA SUITE D’UNE INVALIDITÉ

Étapes Actions suggérées Responsables / collaborateurs

3. Préparer le milieu de travail et les collègues au retour de l’employé

4. Réaliser le plan d’action et le suivi

• Évaluez l’impact du retour sur l’unité administrative

• Rencontrez le personnel de l’unité administrative concernée :

� les informer de la date de retour et des aménagements nécessaires à l’organisation des tâches ou de l’horaire s’il y a lieu

� souligner votre soutien et vos attentes envers l’équipe vis-à-vis le succès du retour

� encourager les collègues à s’exprimer quant au modèle de retour au travail choisi et les répercussions sur eux

� limiter les discussions aux considérations liées au travail : l’état de santé de l’employé absent doit demeurer confidentiel

• Créez un climat sain qui permet à l’employé de parler de sa situation en cours de route

• Rencontrez régulièrement l’employé, tel que prévu au plan d’action, afin d’évaluer la progression de l’employé, l’encourager et faire du renforcement positif

• Au besoin, demandez l’aide d’un CGS

La gestion intégrée des absencespour raisons de santé

Soyez attentif et proactif

- Gestionnaire

- CGS- CRH ou CRT- Autre personne ressource identifiée

- Gestionnaire

- Employé- CGS- CRH ou CRT- Autre personne ressource identifiée