Guide d’utilisation – CHIRON 2020

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Version du 06 juillet 2020.

Sommaire

CHIRON 2

I : Vivier 2 Recherche d’un membre du vivier (Ecran RECH-VIV) 3

II : Constitution des jurys 4 II.1 : Constitution des comités de sélection pour les emplois FIDIS et ANTEE 5

A) Règles à respecter lors de la création d’un comité de sélection 5 B) Composer le comité de sélection 6 C) Créer un membre hors vivier 13 D) Suppression d’un membre 14 E) Choix du président et du vice-président 15 F) Connaître les logins des membres du comité de sélection 15 G) Valider le comité de sélection 17 H) Editer l’arrêté de création du comité de sélection 17 I) Publier le comité de sélection 17 J) Dupliquer un comité de sélection 19

II.2 : Constitution des commissions pour les emplois VEGA 21

A) Règles à respecter lors de la création d’une commission VEGA 21 B) Composer la commission VEGA 21 C) Créer un membre hors vivier 26 D) Suppression d’un membre 27 E) Choix du président et du vice-président 28 F) Connaître les logins des membres d’une commission VEGA 28 G) Valider la commission VEGA 30 H) Editer l’arrêté de création du comité de sélection 30 I) Publier la commission VEGA 30 J) Dupliquer une commission VEGA 31

III : Paramétrage des arrêtés 34 III.1 : Pour les emplois ANTEE / FIDIS 34 III.2 : Pour les emplois VEGA 35

IV : Divers - Documents 36 IV.1 Gestion des modèles 36 IV.2 Téléversement des pièces à mettre à disposition des membres des COS 37

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Chiron

Dès lors qu’un poste est créé, déclaré vacant aussi bien lors de la session synchronisée que pour les postes au fil

de l’eau, un comité de sélection doit être obligatoirement constitué. Des jurys peuvent également être créés

lors des recrutements d’ATER et d’enseignants du second degré.

Chiron de l’application Galaxie est le module qui permet la gestion du vivier des enseignants et la constitution

des comités et des jurys.

Ce module se trouve dans le bandeau de navigation à gauche de l’écran.

Il est composé de 3 items : “Vivier”, “Constitution des jurys” et “Paramétrage des arrêtés”

I : Vivier

Le vivier est alimenté par la remontée RHSupinfo effectuée par les établissements dans Sélène. Cette

fonctionnalité permet de rechercher les enseignants-chercheurs, chercheurs, enseignants du second degré

présents dans les SIRH des établissements.

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Recherche d’un membre du vivier (Ecran RECH-VIV)

Vous avez la possibilité de rechercher un membre du vivier ou des membres d’une section, d’une discipline...

Pour cela, renseignez la totalité ou une partie des champs du formulaire (nom, prénom, numéro de section….) et

cliquez sur le bouton qui se trouve en bas à gauche. Si le nom n’est pas renseigné, le corps et

la section doivent l’être.

La liste des membres s’affiche.

En cliquant sur le nom d’un membre, vous avez accès à sa fiche.

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II : Constitution des jurys

En cliquant sur la fonctionnalité “Constitution des jurys”, vous obtenez l’ensemble des postes qui ont été créés et

pour lesquels des jurys sont nécessaires. Il est conseillé de renseigner au préalable les paramètres des arrêtés afin

qu’ils soient directement générés lors des éditions de ceux-ci.

En haut de l’écran, un code couleur vous informe de l’état d’avancement de constitution des jurys

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Pour consulter les emplois, cliquez sur le signe qui se situe à gauche du type d’emploi

II.1 : Constitution des comités de sélection pour les emplois FIDIS et ANTEE

A) Règles à respecter lors de la création d’un comité de sélection

Un comité de sélection doit obligatoirement comprendre 8 à 20 membres. Il doit comporter 40% de membres de chaque sexe et au moins 2 personnes de chaque sexe. Pour les postes de maître de conférences, le comité doit comprendre 50% de membres MCF ou

assimilés.

Il doit être composé d’au moins la moitié de membres extérieurs.

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Il n'y a pas de limite au nombre maximum de participations d'un membre à des comités de sélection différents.

Un même comité de sélection peut être affecté à plusieurs emplois ou à tous les emplois de la même section dans le même établissement.

B) Composer le comité de sélection

Un code couleur indiqué en haut du tableau vous informe de l’état des différents jurys (Comités de sélection

pour le recrutement des enseignants chercheurs), à savoir s’ils sont publiés, validés, en cours de constitution, non

composés)

Cliquez sur le n° d’emploi FIDIS ou ANTEE auquel vous allez rattacher un comité de sélection.

L’écran Consultation d'un comité FIDIS ou ANTEE s’ouvre. Cliquer sur le bouton “Composer le comité”. Ce

bouton permet d’accéder aux différentes actions que l’on veut mener sur un comité : la création d’un membre

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hors vivier, la consultation du vivier, la validation du comité, l’édition de son arrêté, sa publication après

validation.

Puis sur le bouton “Consulter le vivier”.

Renseignez le formulaire de recherche afin de trouver les membres susceptibles de siéger au

comité.

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Dans l’exemple suivant, pour un emploi de MCF en section 19, le gestionnaire recherche des

professeurs des universités d’une autre université en section 19, donc des membres externes à

l’établissement, spécialistes de la discipline.

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Par l’intermédiaire des boutons radio, sélectionnez les enseignants qui seront membres du comité puis cliquez

sur le bouton "Ajouter"

Un message vous informe que les membres sélectionnés ont été ajoutés au comité. Vous ne pourrez valider le

comité que si les adresses mails indiquées sont valides. Tant qu’elles ne le seront pas, le bouton « Valider »

restera grisé. Mais attention ne validez le comité que lorsqu’il sera complet et que le président et vice-président

seront désignés.

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Continuez la même opération jusqu’à ce que le comité soit totalement composé. Chaque ajout incrémente les

données de la composition du comité qui se trouvent en fin de page.

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Vous avez une autre possibilité pour ajouter un membre au comité. Il suffit de cliquer sur un des liens “Ajouter

un membre”.

Un champ de saisie apparaît. Renseignez le nom voire le prénom.

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La liste des personnes du même nom ou le nom et le prénom de la personne recherchée s’affiche.

Sélectionnez la personne recherchée et cliquez sur le bouton “Ajouter”

C) Créer un membre hors vivier

Vous pouvez choisir un membre hors vivier. Cliquez sur "Créer un membre hors vivier"

Créez ce nouveau membre en renseignant le masque de saisie suivant.

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Enregistrez.

Un message vous informe que le membre a bien été enregistré et qu’il est intégré dans la composition du comité.

D) Suppression d’un membre

Pour supprimer un membre, il suffit de cliquer sur la dernière colonne du tableau

Un pop-up de suppression vous demande de confirmer cette action.

Après avoir cliqué sur le bouton "Oui", un message vous informe de la suppression du membre du comité.

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E) Choix du président et du vice-président

Vous devez également choisir un président et un vice-président parmi les enseignants du comité.

Un code couleur vous indique le choix du président (en vert) et du vice-président (en jaune)

F) Connaître les logins des membres du comité de sélection

Les identifiants sont envoyés, par courriel par l’application, à chaque membre, lors de la première validation

d’un comité de sélection. Toutefois, vous pouvez également prendre connaissance des logins (identifiants) afin

de les transmettre aux membres qui viendraient à vous solliciter.

Pour cela, cliquez sur un numéro d’emploi pour lequel la personne a été désignée membre. Cliquez, à gauche du

tableau, sur l’icône du membre concerné. Une pop-up s’affiche à l’écran sur laquelle l’identifiant est

mentionné.

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Muni de ce login, ils pourront demander la réinitialisation de leur mot de passe si nécessaire. Il suffira pour les

membres du comité de saisir l’identifiant communiqué et leur nom d’usage en lettres capitales.

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G) Valider le comité de sélection

Comité constitué, puis président et vice-président désignés, vous pouvez le valider par un clic sur le bouton

correspondant

Une fenêtre pop-up vous demande de confirmer votre action

Après un clic sur “oui”, un message vous informe que le comité de sélection a bien été validé.

H) Editer l’arrêté de création du comité de sélection

Avant d’éditer l’arrêté de création du comité de sélection au titre des opérations de mutation, de détachement et

de recrutement par concours des enseignants-chercheurs, il est nécessaire au préalable de le paramétrer. Nous

aborderons le paramétrage dans le chapitre III. Cliquez sur le bouton "Editer l’arrêté" afin de l’obtenir au format

rtf.

I) Publier le comité de sélection

Après validation du comité, vous pouvez le publier afin que les candidats puissent prendre connaissance de sa

composition. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton "Publier".

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Nota-Bene : Si vous ne publiez pas dès validation, il convient dans un premier temps de cliquer sur le bouton

"Composer le comité" du poste pour lequel vous souhaitez publier le comité. Ceci vous permettra d’accéder au

bouton publier qui se trouve en bas de page de l’écran Constitution du comité FIDIS ou ANTEE.

Une fenêtre pop-up vous demande de confirmer la publication

Après un clic sur "Oui", un message vous informe du succès de la publication. La date de publication s’affiche

dans le champ prévu à cet effet

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J) Dupliquer un comité de sélection

Comme pour la constitution d’un comité de sélection, cliquez sur le lien “constitution des jurys” qui se trouve

dans le bandeau bleu de navigation à gauche et sélectionnez soit les emplois FIDIS ou soit les emplois ANTEE.

Cliquez sur le n° d’emploi auquel vous allez rattacher un comité de sélection déjà existant.

L’écran "Consultation d’un comité FIDIS ou ANTEE" s’affiche. Cliquez sur le bouton "Dupliquer un comité".

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Par le bouton radio, sélectionnez le comité que vous souhaitez dupliquer pour cet emploi et validez.

Un pop-up de confirmation s’affiche vous demandant de préciser si vous souhaitez que :

toute modification ultérieure du comité s'applique à l'ensemble des postes dont il dépend (bouton "Commun")

le comité dupliqué soit indépendant du comité original afin que toute modification ultérieure ne s'applique qu'à ce seul comité (bouton "Indépendant")

Cliquez sur le bouton de votre choix.

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Un message vous informe du succès de la duplication.

II.2 : Constitution des commissions pour les emplois VEGA

A) Règles à respecter lors de la création d’une commission VEGA

Le chef d'établissement peut, le cas échéant, constituer et réunir une commission ad hoc chargée d'examiner et

classer les candidatures.

Dans le meilleur des cas, ces commissions, composées d'enseignants, d'enseignants-chercheurs ou de chercheurs,

devraient associer :

- au moins un enseignant du second degré ;

- au moins un spécialiste de la discipline concernée ;

- au moins un membre de la composante d'affectation ;

- au moins un enseignant-chercheur de l'établissement.

Ces commissions seront chargées d'examiner les dossiers et d'auditionner puis classer les candidats ayant retenu

leur attention.

B) Composer la commission VEGA

Un code couleur indiqué en haut du tableau vous informe de l’état des différents jurys (Commission VEGA pour

le recrutement des enseignants du second degré dans le supérieur), à savoir s’ils sont publiés, validés, en cours de

constitution, non composés)

Cliquez sur le n° d’emploi auquel vous allez rattacher une commission VEGA.

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L’écran Consultation d'une commission VEGA (COMV-L) s’ouvre. Cliquer sur le bouton “Composer la

commission”.

Ce bouton permet d’accéder aux différentes actions qui concernent la commission : la création d’un membre

hors vivier, la consultation du vivier, la validation de la commission, l’édition de son arrêté, sa publication après

validation.

Cliquez sur “Consulter le vivier”

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1) Première possibilité pour constituer la commission. Renseignez le formulaire de recherche afin de trouver les membres susceptibles de siéger à la commission.

L’exemple suivant montre une recherche de professeurs des universités en section 19 à l’Université Lyon 2.

A l’aide des boutons radio, sélectionnez les enseignants qui seront membres de la commission puis cliquez sur le

bouton "Ajouter".

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Un message vous informe que les membres sélectionnés ont été ajoutés à la commission.

Continuez la même opération jusqu’à ce que la commission soit totalement composée.

Vous ne pourrez valider la commission que si les adresses mails indiquées sont valides. Tant qu’elles ne le seront

pas, le bouton « Valider » restera grisé.

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Vérifiez les adresses mails, le cas échéant corrigez-les ou saisissez-les.

Quand cette action sera faîte alors le bouton « Valider » sera cliquable. Attention ne validez que lorsque la

commission sera complète car les identifiants seront envoyés aux différents membres.

2) Deuxième possibilité pour constituer la commission Pour ajouter un membre à la commission, vous pouvez également utiliser le lien “Ajouter un membre”.

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Après un clic sur le lien, un champ de saisie apparaît. Renseignez le nom voire le prénom.

La liste des personnes du même nom ou le nom et le prénom de la personne recherchée s’affiche.

Sélectionnez la personne recherchée et cliquez sur le bouton “Ajouter”

C) Créer un membre hors vivier

Vous pouvez choisir un membre hors vivier. Cliquez sur "Créer un membre hors vivier"

Créez ce nouveau membre en renseignant le masque de saisie suivant.

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Puis, enregistrez.

Un message vous informe que le membre a bien été enregistré et qu’il est intégré dans la composition de la

commission.

D) Suppression d’un membre

Pour supprimer un membre, il suffit de cliquer sur la croix de la dernière colonne du tableau

Un pop-up de suppression vous demande de confirmer cette action.

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Après avoir cliqué sur le bouton "Oui", un message vous informe de la suppression du membre de la

commission.

E) Choix du président et du vice-président

Vous pouvez également choisir un président et un vice-président parmi les enseignants de la commission. Après

le choix de président ou du vice-président, cliquez sur le bouton « Sélectionner »

Un code couleur vous indique le choix du président (en vert) et du vice-président (en jaune)

F) Connaître les logins des membres d’une commission VEGA

Les identifiants sont envoyés, par courriel par l’application, à chaque membre, lors de la première validation

d’une commission VEGA. Toutefois, vous pouvez également prendre connaissance des logins (identifiants) afin

de les transmettre aux membres qui viendraient à vous solliciter.

Pour cela, cliquez sur un numéro d’emploi pour lequel la personne a été désignée membre. Cliquez, dans la

colonne de gauche du tableau du membre concerné, sur l’icône . Une pop-up s’affiche à l’écran sur laquelle

l’identifiant est mentionné.

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Muni de ce login, ils pourront demander la réinitialisation de leur mot de passe si nécessaire. Il suffira pour les

membres de la commission de saisir leur identifiant communiqué et leur nom d’usage en lettres capitales.

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G) Valider la commission VEGA

Commission constituée, puis président et vice-président désignés, vous pouvez valider par un clic sur le bouton

correspondant

Une fenêtre pop-up vous demande de confirmer votre action

Après un clic sur “oui”, un message vous informe que la commission a bien été validée.

H) Editer l’arrêté de création du comité de sélection

Avant d’éditer l’arrêté de création de la commission au titre de l'affectation des personnels du second degré dans

les établissements d'enseignement supérieur, il est nécessaire au préalable de le paramétrer. Nous aborderons le

paramétrage dans le chapitre III. Cliquez sur le bouton "Editer l’arrêté" afin de l’obtenir au format rtf.

I) Publier la commission VEGA

Quand la commission est validée, vous pouvez la publier afin que les candidats puissent prendre connaissance de

sa composition. Il suffit de cliquer sur le bouton "Publier"

Une fenêtre pop-up vous demande de confirmer la publication

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Après un clic sur "Oui", un message vous informe du succès de la publication. La date de publication s’affiche

dans le champ prévu à cet effet

J) Dupliquer une commission VEGA

Comme pour la constitution d’une commission, cliquez sur le lien “constitution des jurys” qui se trouve dans le

bandeau bleu de navigation à gauche et sélectionnez les emplois VEGA.

Cliquez sur le n° d’emploi auquel vous allez rattacher une commission déjà existante.

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L’écran "Consultation d’une commission VEGA" s’affiche. Cliquez sur le bouton "Dupliquer une commission".

Par l’intermédiaire du bouton radio, sélectionnez la commission que vous souhaitez dupliquer pour cet emploi

puis validez.

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Un pop-up de confirmation s’affiche vous demandant de préciser si vous souhaitez que :

toute modification ultérieure de la commission s'applique à l'ensemble des postes dont elle dépend. (bouton "Commun")

la commission dupliquée soit indépendante de la commission originale afin que toute modification ultérieure ne s'applique qu'à cette seule commission (bouton "Indépendant")

Cliquez sur le bouton de votre choix.

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Un message vous informe du succès de la duplication.

III : Paramétrage des arrêtés

Il est nécessaire de paramétrer les arrêtés avant d’éditer les arrêtés de création des comités de sélection au titre

des opérations de mutation, de détachement et de recrutement par concours des enseignants-chercheurs et ceux

des jurys au titre de l’affectation des enseignants du second degré dans le supérieur.

III.1 : Pour les emplois ANTEE / FIDIS

Il convient de renseigner :

les dates de réunion de délibération des instances de l’établissement ;

la qualité du dirigeant de l’établissement ;

le nom du dirigeant de l’établissement ;

la date de signature ;

le lieu de signature ;

et d’enregistrer vos saisies.

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Ces informations seront reportées sur les arrêtés de création des comités de sélection pour les emplois

ANTEE/FIDIS

III.2 : Pour les emplois VEGA

Il convient de renseigner :

*le numéro et la date du bulletin officiel ainsi que la note de service parue au BOESR relative aux modalités

d’emplois et à la procédure d’affectation des enseignants du second degré dans les établissements

d’enseignements supérieur pour la rentrée ;

*la date du conseil d’administration ;

*la qualité du dirigeant de l’établissement ;

*le nom du dirigeant de l’établissement ;

*la date de signature ;

*le lieu de signature ;

et d’enregistrer vos saisis.

Ces informations seront reportées sur les arrêtés de création des commissions au titre de l’affectation des

enseignants du second degré dans le supérieur.

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IV : Divers - Documents

L’item ‘Documents’ de la rubrique “Divers” vous permet de téléverser des documents que vous souhaitez mettre

à disposition des membres des comités de sélection, pour les postes ANTEE et FIDIS. Ces documents

s’appliquent à l’ensemble des COS que vous avez composés pour la campagne en cours.

Cette fonctionnalité ne concerne que les documents à destination des membres de COS. Une fonctionnalité

analogue, pour les commissions VEGA, sera développée prochainement dans le module VEGA, au même

endroit que les documents mis à disposition des candidats.

Deux alvéoles ont été prédéfinies, à savoir le “calendrier de la campagne” et un “modèle de rapport”. Vous

pouvez rattacher à ces deux emplacements les documents élaborés par votre établissement. Les noms de ces deux

documents ne sont pas modifiables.

IV.1 Gestion des modèles

Pour cela, dans un premier temps, vous devez téléverser les modèles que les membres des Comités de sélection

devront récupérer via Galaxie.

Dans la partie de l’écran "Gestion des modèles" , cliquez sur le bouton "Parcourir" puis sélectionnez le

modèle (le nom du document doit apparaître dans la zone prévue à cet effet) puis cliquez sur le bouton

"Envoyer" . Vous n’êtes pas limité aux deux documents prédéfinis et mentionnés précédemment. Vous

pouvez mettre à disposition des membres jusqu’à dix documents

Les formats autorisés des fichiers sont .doc, .docx, .xls, .xlsx, ods, .odt .pdf. Vous ne pouvez pas téléverser de

format rtf.

Ces fichiers ne doivent pas dépasser 5 Mo. Le nom que vous donnez à ces modèles ne doit pas excéder 30

caractères (extension comprise)

Le modèle téléversé apparaît dans la liste des modèles

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IV.2 Téléversement des pièces à mettre à disposition des membres des COS

Dans un deuxième temps, dans la partie de l’écran, vous devez déclarer les documents que vous mettez à

disposition des membres des COS afin qu’ils soient téléchargeables par ces derniers.

Pour les deux premiers documents ; à savoir le calendrier de campagne et le modèle de rapport, vous devez

cliquer sur le bouton “Modifier”

Dans le champ “Modèle à compléter”, choisissez le modèle adéquat dans la liste déroulante puis cliquez sur le

bouton “Valider”.

Guide d’utilisation – CHIRON 2020

M i n i s t è r e d e l ’ E n s e i g n e m e n t S u p é r i e u r , d e l a R e c h e r c h e e t d e

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Le nom du fichier téléversé apparaît dans le champ correspondant.

Le modèle n’étant pas réutilisable pour un autre document, il disparait de la liste des modèles à compléter

Pour les autres documents, vous devez saisir un nom de fichier suffisamment explicite qui ne doit pas dépasser

30 caractères, rechercher le modèle correspondant dans la liste déroulante puis valider.

Guide d’utilisation – CHIRON 2020

M i n i s t è r e d e l ’ E n s e i g n e m e n t S u p é r i e u r , d e l a R e c h e r c h e e t d e

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Pour insérer une ligne, cliquez sur de la colonne "Actions” du tableau.

Procédez de façon identique pour les autres modèles.

Vous avez la possibilité de supprimer ou de modifier les lignes du tableau.