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Economy & Finance

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  • Les 20 bonnes pratiques essentielles pour russir votre

    Projet de Veille

  • SOMMAIRE.

    Introduction

    I. La phase de cadrage

    II. La phase de collecte

    III. La phase d'analyse

    IV. La phase de diffusion

    V. La phase de pilotage

    Conclusion

    3

    4

    21

    11

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  • 3

    Que cela soit pour un projet de veillesur les mdias sociaux, une veilleconcurrentielle, une veille salons,une veille sur les leaders dopinionset influenceurs, une veilletechnologique, il convient dobserverdes bonnes pratiques au cours detoutes les tapes afin que votretravail ne se termine pas encauchemar.

    Jen ai choisi 20, issues de projetsde veille dploys avec succs (etplaisir) dans des PME,multinationales, entreprisesindustrielles, de commerce ou deservices, des agences, organisesen veille centralise oudcentralise.

    Je rencontre toujours des veilleurs,des responsables BusinessIntelligence, des marketeurs, desSocial Media managers qui prouventdes difficults avec lavancement deleur projet de veille. Encore trssouvent, cest parce que lesfondamentaux, notamment la mise enuvre de toutes les tapes du projet,nont pas t respects9 ngligs oumis en place trop rapidement.

    Le lancement, la conduite et ledploiement dun projet de veille ausein de votre organisation constituenten effet un processus qui doitrespecter un certain nombre dergles et dtapes pour russir.

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    INTRODUCTION.

  • 4

    La phase de cadrage

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    CHAPITRE

    01

  • Les bonnes pratiques pour le cadrage

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    5WWW.DIGIMIND.COM

    Faire un tat des lieux

    Avant de vous lancer dans lexcution de votre projet, il est important de raliserun audit de lexistant, un point zro en quelque sorte. Cette bonne pratiqueest souvent oublie car les diffrentes parties prenantes du projet (managers,responsable de veille, fournisseurs) sont presss de dmarrer le projet.Pourtant, raliser un audit de lexistant vous aidera assurer la prennit devotre projet, dmontrer sa lgitimit et calculer son ROI. En effet, dcrireclairement le fonctionnement, lorganisation9 les cots9 les ressources, les freinset les succs existants avant le lancement du projet vous aidera mieuxexpliquer et valoriser les volutions attendues et bien sr les gains gnrs terme par votre projet de veille. Par exemple, un audit pralable permetdvaluer les cots et le temps pass en dbut de projet avant la mise en placedun dpartement de veille, dun processus, dun outil de veille.

    Cet audit dcrit le fonctionnement et les performance initiales via desinformations qualitatives et quantitatives. Il sagit par exemple, dvaluer lestemps de collecte et lecture quotidiens, le nombre de sources prcismentsurveilles9 les temps dinteractions moyens entre les diffrents acteurs de laveille. Un tel audit permettra dasseoir lanalyse future du ROI, puis dobserverultrieurement9 par comparaison, les rsultats obtenus.

    #1

    Un extrait daudit des performances de veille BquantiDE

  • Le succs du projet de veille

    Il dpenddu respect de toutes les tapes

    & de bonnes pratiques

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    Respecter toutes les tapes du projet de veille

    Autre bonne pratique : veiller respecter toutes les tapes du projet !Une vidence9 pouvez-vous penser. Et pourtant, je continue voir desveilleurs, marketeurs et managers trop impatients qui ngligent9volontairement ou non, certaines phases cruciales du projet de veille. Parmiles plus sacrifies9 certainement la phase de ciblage et de dfinition desobjectifs, cest dire la phase 1.

    Il faut obligatoirement dfinir :- les thmatiques- le plan de veille (acteurs, sujets induits, date, localisation, approche

    client, entreprise, et finalement pour quoi on veille ?)

    On oublie aussi souvent de dfinir clairement les ressources qui vont animer,administrer et piloter, bref qui vont faire vivre le projet. On nglige galementdintgrer le temps pass par les experts mtiers la lecture ou validationdes donnes recueillies. Or, ces experts sont des clients internes essentielsau projet car ils vont collaborer lenrichissement et la qualification desinformations et faire quelles deviennent stratgiques ou non.

    Quelles sont les phases du projet de veille ? Elles sont classiques, enseigneset prsentes dans tous les projets de veille, mais pourtant pas toujoursrespectes en intgralit :

    Le cadrage au cours duquel lon dfinit notamment un plan de veille9 les thmatiques9 mais pas seulement9 nous allons le voir ensuiteDDD

    La collecte des donnes I quoi9 o9 comment Lanalyse des donnes et informations I type danalyse9 restitution9 outils

    de dataviz Le partage et la diffusion I les livrables9 les clients internes9 la priodicit Lanimation du projet et son pilotage : quelles ressources, quelle

    priodicit

    Et videmment9 la prise de dcision !

    #2

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    Rappelez-vous : le processus de veille doit tre itratif sous peine dtreinoprant : il fonctionne et senrichit via des boucles damlioration quipermettent de le faire voluer au fil des dcouvertes9 des erreurs, de lacourbe dapprentissage de lhumain. Cest par exemple, une amlioration dela slection des sources surveiller compte tenu du bruit mais aussi desinformations de qualit ramens au cours du mois 1. Cest aussi plus depertinence, une analyse plus pousse grce des feedbacks et partages desclients internes.

    A chaque fois quune tape est oublie ou bcle9 la boucle damliorationsarrte. Exemples vcus : des objectifs flous pour le cadrage, une collectetrop large, une mauvaise slection de linformation9 pas de vritable analysemais un empilement, peu de diffusion de linformation9 aucun pilotage pourrecueillir les feedbacks des utilisateurs. La suppression ou loubli dune tapemenace directement le dpartement de veille ou le projet de veille. Ainsi, unediffusion faible ou mal cible revient rendre invisible donc presqueillgitimes vos quipes de veille.

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    Le processus de veille I un schma classique mais pourtant pas toujours respectD

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    Dfinir un plan de veille partir du stratgique et de loprationnel

    3me bonne pratique : Dfinir un plan de veille, qui dcoule du planstratgique et du plan oprationnel. Les objectifs de veille seront donc issusdes objectifs oprationnels eux-mmes issus des objectifs stratgiques. Cettedclinaison renforce la prennit du projet de veille : plus il y a de personnesintresses (Codir, Stratgie9 Dpartements mtiers9 veilleurs, DirectionCommunication), plus il y aura de moyens potentiels. Un dpartement deveille qui tourne sur lui-mme est en sursis

    Exemple dobjectifs :

    - Stratgique : laugmentation du Chiffre dAffaires de 8,5 %.- Oprationnel : le marketing va raliser 15 actions autour dvnements9 desalons, de RP. La R&D va dvelopper 2 nouveaux produits.-Traduction en objectifs de veille : dtecter les salons auxquels participent lesconcurrents, surveiller les leaders dopinion9 raliser une veille technologiqueet une veille tarifaire pour aider la R&DIl faut donc, dans ce plan de veille, traduire la tactique et la stratgie enquestionnements de veille. La veille interviendra essentiellement 2 momentsPour la dfinition de la stratgie en clairant la dcision et en continu pour lesuivi des objectifs oprationnels.

    #3

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    Traduire la stratgie et la tactique en objectifs de veille pour favoriser la prennit du projetD

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    Dfinir lorganisation

    Quatrime bonne pratique rencontre dans les entreprises pour cette phasede cadrage, la dfinition prcise de lorganisation de la veille. Il convient dedfinir lorganisation globale du dpartement de veille, de ses relais, de sesexperts, des champions et animateurs mais aussi une organisation pourchaque thme; Cest--dire se poser ces questions :- Qui veille, Qui analyse, Pour qui ?- Qui compose la cellule de veille ? Pour combien de temps ? En modepermanent ou en mode projet ?

    Pour conclure cette phase de cadrage, rappelez-vous que plus les objectifset les enjeux sont clairs, et lis la stratgie sinon loprationnel9 plus vousdisposerez de moyens, de ressources, dadhsion et donc de support desutilisateurs et du management

    #4

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    Dfinir lorganisation globale du dpartement de veille puis pour chaque thme en rpondant des questions simplesD

  • La phase deCollecte

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    CHAPITRE

    02

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  • Les bonnes pratiques pour la Collecte

    MAKING SENSE OF SOCIAL MEDIA WWW.DIGIMIND.COM

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    Au fil des annes et projets, je remarque que lorganisation de la collecte sersume trop souvent au paramtrage de mots cls dans un outil, en esprantque le logiciel rapporte des ppites.Mais a ne fonctionne pas comme cela ;-)

    La collecte est la deuxime phase du processus de veille. Elle consiste recueillir des informations, des donnes souvent brutes Btudes9 rapport,actualits9 messages sur les rseaux sociaux, images, vidos etc.) quilconviendra ensuite de partager et analyser pour leur donner de la valeur. Onpense dailleurs souvent collecter des documents physiques, en papier,sur le web ou au sein de bases de donnes. Toutefois, laculture orale prvaut encore dans de nombreuses organisations : lesdirigeants transmettent 2/3 de leur information et de leur connaissance lorsdentretiens informels, et seulement 1/3 dans leur documents (IBM.Knowledge Management technology).

    Pour remdier cela, il convient de diversifier les espaces et modes decollecte et ne pas seulement penser donnes crites mais aussi terrain etmachine caf. Comment faire ? Voici 5 bonnes pratiques pour cette phasede col

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