van een congres - utrecht convention bureau · social media ... de universiteit utrecht is een...

51

Upload: others

Post on 16-Aug-2020

1 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek
Page 2: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek
Page 3: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Voorwoord mr. J.H.C. van Zanen,

Burgemeester Utrecht ................................................................................4

Congresstad Utrecht, u aanbevolen door..................................6

Welkom in de congresstad Utrecht ................................................8

Stad van inspirerende verbindingen .........................................10

Regio Utrecht..................................................................................................12

10 redenen om te kiezen voor Utrecht ......................................22

De organisatie van een congres .............................24

De planning ......................................................................................................26

De Bidprocedure ..........................................................................................28

Bidfonds Utrecht .........................................................................................30

Professional conference organiser ..............................................31

De congreslocatie ........................................................................................32

Checklist congresaccommodatie ...................................................34

Checklist hotelaccommodatie ..........................................................35

De hotels .............................................................................................................36

Vervoer naar en tijdens het congres ...........................................38

Promotie van het congres ....................................................................40

Social media ....................................................................................................42

Audiovisueel ....................................................................................................44

De catering en hostess service ........................................................46

De financiËn van een congres .......................................48

Voorbeeld van een begroting ............................................................49

Het voorfinancierings- en garantiefonds voor

congressen ........................................................................................................50

Het sociaal programma

van een congres ................................................................................52

Het sociaal programma .........................................................................53

Een selectie Utrechtse attracties ..................................................54

De aanbieders ...............................................................................................56

Overzichtstabel Hotel-, Congres-

en vergaderfacilititeiten ...................................................90

inhoudsopgave

Congressen in Utrecht 5

Dit is een uitgave van Bosscher & Klein, bureau voor destinatiemarketing, in opdracht van Utrecht Marketing.

Alle informatie in dit boek is met de meest grote zorgvuldigheid samengesteld. Het Utrecht Conven-tion Bureau kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele tekortkomingen of onjuistheden.

Met dank aan de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht.

Utrecht Convention Bureauucb@utrechtmarketing.nlwww.utrechtconventionbureau.nlwww.bezoek-utrecht.nl

Print & design

www.vandenbergnl.com

FotografieJurien DrenthRenzo Gerritsen

Februari 2018

Colofon

Page 4: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

voorwoord

Congressen in Utrecht 7

Een inspirerende stadUtrecht als stad voor uw congres of conferentie? Een logische keuze. De stad ligt in het

hart van ons land en is - ook vanuit het buitenland - uitstekend bereikbaar. Zoals u in

dit handboek kunt lezen, is het aanbod aan congreslocaties groot en gevarieerd, evenals

dat aan hotelaccommodaties.

Maar er zijn meer redenen om voor Utrecht te kiezen. Bijvoorbeeld de aanwezigheid van het Utrecht Convention Bureau met zijn gedreven vakmensen, die alles zullen doen om u te helpen uw congres tot een succes te maken. Om te beginnen met behulp van dit handboek.

Wat daarnaast voor elk succesvol congres toegevoegde waarde heeft, is de aanwezigheid van een inspirerende stad. Los van alle praktische en zakelijke overwegingen, heeft Utrecht ook die toegevoegde waarde te bieden. Door de unieke historische binnenstad met zijn monumenten en de open en ontspannen atmosfeer. Door het rijke culturele leven en de vele mogelijkheden om, naast de inspanningen van een congres of conferentie, in stad of regio te ontspannen.

Via dit boek maakt u kennis met Utrecht, bloeiende stad in het hart van Nederland. Leest u hoe vertegenwoordigers van stedelijke instellingen die de nodige ervaring hebben met congressen en conferenties, u voor die stad warm maken. En hoe een keuze voor Utrecht kan bijdragen tot een congres om nooit te vergeten...

Jan van Zanenburgemeester van Utrecht

Congressen in Utrecht 7

Page 5: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Henk Broeders, Voorzitter Economic Board Utrecht

De regio Utrecht is een inspirerende regio om te werken, te wonen, te studeren, elkaar te ontmoeten en zaken te doen. Het is een regio waar kennisevenementen hun thuisbasis vinden, omdat ze zo prachtig laten zien waar de vele instellingen en bedrijven in Utrecht goed in zijn: het leveren en delen van hoogwaardige kennis, in een gastvrije omgeving. De regio Utrecht omarmt kennisevenementen die aansluiten op ons thema Healthy Urban Living, oftewel gezond stedelijk leven. Ik ben ervan overtuigd dat Utrecht alle ingrediënten in huis heeft om van uw evenement een groot succes te maken. U bent altijd van harte welkom.

prof. Dr. Anton Pijpers, Voorzitter van het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht

Utrecht heeft als kennisstad uitzonderlijk veel te bieden. Voor de universiteit is kennisdeleneen kerntaak. Zowel via het onderwijs als via het onderzoek draagt onze universiteit bij aan de ontwikkeling van nieuwe kennis.

Kennisoverdracht is van steeds groter belang; voor de opleiding van onze studenten, maar evenzeer voor een sterk bedrijfsleven. Kennis delen is immers waarde toevoegen. Door ontmoetingen mogelijk te maken tussen experts uit binnen- en buitenland, verstevigen we onze positie als kennisstad en vergroten we onze innovatiekracht. Bovendien geven we de economische groei en de werkgelegenheid in de regio een impuls.

U aanbevolen door...

Jan Henk van der Velden, Directeur Utrecht Science Park

Op het Utrecht Science Park werken nu al bijna 25.000 mensen. De komende jaren komen er nog enkele duizenden banen bij. Het is een energieke omgeving waar wetenschappers en ondernemers hun krachten bundelen. De onderlinge nabijheid stimuleert kennisuitwisseling en kruisbestuiving tussen topkennis en bedrijvigheid. De belang-rijkste doelstelling van het Utrecht Science Park is groei door het aantrekken van bedrijven, in stelling en en spin-offs die elkaar versterken en een krachtige impuls aan de regionale economie geven. Het Utrecht Science Park levert elk jaar duizenden getalenteerde alumni af; een aan-trekkelijke workforce voor bedrijven en insti-tuten. Het Utrecht Science Park is het kloppende hart van één van Europa’s meest competitieve regio’s en wij heten bezoekers en congresgangers uit binnen- en buitenland van harte welkom.

Frank Miedema, Vice-voorzitter Raad van Bestuur en Decaan UMC Utrecht

Kennis overdragen en blijven leren zijn wezenlijke onderdelen van het dagelijkse werk van UMC Utrecht medewerkers. In de huidige wetenschap werken artsen en onderzoekers vanuit vele landen samen via moderne communicatiemiddelen. Toch blijft face to face contact van essentieel belang. Congressen bieden hiertoe een uitgelezen kans. Het maakt ontmoetingen met internationale collega’s mogelijk en faciliteert een intensieve uitwisseling van informatie. Kennis als bron biedt de absolute mogelijkheid om de stad Utrecht te profileren en draagt bij aan de aantrekkingskracht van toptalent, wereldwijd!

8 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 9

Page 6: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

welkom in congresstad utrecht

Het Utrecht Convention BureauHet UCB organiseert niet zelf, maar adviseert. Het aantrekken van kennis en projecten naar stad en regio maakt deel uit van onze missie: verbinden, innoveren en duurzame waarde creëren zodat Utrecht een nóg meer bloeiende en inspirerende regio wordt. Het UCB geeft ambitieuze initiatiefnemers zoals u kosteloos, onafhankelijk en deskundig advies over de congres-mogelijkheden & informele pro gramma-opties in Utrecht en over de vele praktische aspecten die de organisatie van een congres met zich meebrengt: van strategie en planning tot aan de finan ciën. Bovendien kunt u advies en ondersteuning vragen bij het naar Utrecht halen van uw inter nationale congres. Zo heeft het UCB ten behoeve van te produceren bidbooks en site-inspecties een fonds en is zij op de hoogte van relevante andere fondsen, zoals het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (NBTC). Daarnaast beschikt Utrecht over een Stimuleringsfonds voor Kennisevenementen.

Waarom Utrecht?Utrecht is de aangewezen stad voor internationale ontmoetingen. De centrale ligging in Nederland, op een

knooppunt van wegen, spoorwegen en waterwegen in een unieke historische setting, zorgt vanzelf al voor inspirerende verbindingen. Utrecht staat als ‘global village’ bekend om haar kleinschalige karakter, waar persoonlijk contact nog belangrijk is. Het levendige hart van ‘de vierde stad van Nederland’ biedt een indrukwekkende maar ook gezellige mix van tijdloze historie en een eigentijdse uitstraling. Dit is een stad met een rijke geschiedenis die de tijdsgeest goed aanvoelt. De grachten en werfkelders, oude kerken en natuurlijk de Domtoren creëren een inspirerend decor voor de vele uitstekende zakelijke locaties & faciliteiten en de talloze mogelijkheden voor recreatie en ontspanning.

Contacteer onsHet team van het Utrecht Convention Bureau staat voor u klaar om samen met u een onvergetelijk succes van uw bijeenkomst te maken! Onze contactgegevens zijn: [email protected], T +31 (0)30 236 00 35, www.utrechtconventionbureau.nl www.utrechtmarketing.nl

Een congres in Utrecht organiseren, hoe doet men dat? Gelukkig nooit alleen. Iedereen die vanuit

een oprechte passie voor hun vak een congres, meeting of evenement in Utrecht wil organiseren,

wordt met evenveel passie ondersteund door het Utrecht Convention Bureau (UCB). Initiatiefnemers

kunnen niet alleen rekenen op praktische informatie, zoals te vinden in dit handboek, maar ook

gebruik maken van het rijke netwerk van het UCB om slimme verbindingen te leggen met relevante

organisaties en instellingen. Utrecht is meer dan een locatie. Het UCB creëert waardevolle connecties

waardoor uw vakkennis verbonden wordt aan de juiste know-how, ideeën en partners.

de juiste verbindingen

Congressen in Utrecht 11

Page 7: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Utrecht Science Park Op het Utrecht Science Park (USP) bundelen weten-schappers en ondernemers hun expertise. Met de Universiteit Utrecht als beste universiteit van Nederland, het Universitair Medisch Centrum Utrecht als één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland en tientallen innovatieve bedrijven en onderzoeksinstellingen, is het Utrecht Science Park het kloppende hart van de kenniseconomie. Wetenschappers, ondernemers, lokale overheden en burgers bouwen samen aan een groener, gezonder en slimmer Utrecht, dat wereldwijd vooroploopt als het gaat om kwaliteit van leven. Utrecht maken we samen. Onderwijs, onderzoek en ondernemerschap werken samen in een open innovatieomgeving. Nationale en internationale congressen zijn hier een belangrijk onderdeel van.

Universiteit UtrechtDe Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek en onderwijs worden gelegd. Al in 1636 werd deze universiteit opgericht en is

inmiddels uitgegroeid tot een moderne, toonaan-gevende instelling. De Shanghai-ranglijst van beste universiteiten plaatst de Universiteit van Utrecht al jaren op rij op nummer één in Nederland.

Hubrecht InstituutHet Hubrecht Instituut voor Ontwikkelingsbiologie en Stamcelonderzoek (onderdeel van de KNAW) is een van de grootste spelers op internationaal gebied van biomedisch onderzoek naar stamcellen en ontwikkelingsbiologie. Het is gesitueerd op de campus van de Universiteit Utrecht en geaffilieerd met het Universitair Medisch Centrum Utrecht, waardoor het de verbinding behoudt met zowel de academische wereld als de praktische toepassing van onderzoek in het medische veld. Het onderzoek van het Hubrecht Instituut geeft inzicht in onder meer (menselijke) ziekten, zoals kanker, hart falen en diabetes. Door heel precies de mechaniek van de cel te bestuderen, zijn onderzoekers er steeds meer toe in staat om cellen ook te manipuleren en zelfs om hele stukken weefsel op te kweken in het lab, bijvoorbeeld voor transplantatie.

In Utrecht worden uw bezoekers verwelkomd in een stad die tot de verbeelding spreekt.

Uw congres vindt hier een locatie met een dynamische uitstraling. Utrecht is een stad waarin

het historische aan de toekomst en kennis aan verbeelding wordt gekoppeld. Utrecht geniet een

groeiende internationale reputatie, niet alleen omdat we de hoogste dichtheid van kennis-

diensten in ons land hebben (denk aan het RIVM, TNO en het KNMI), maar ook omdat passie

en inspiratie hier in de lucht hangen.

stad van inspirerende verbindingen Universitair Medisch Centrum UtrechtHet UMC Utrecht is één van de grootste publieke zorginstellingen van Nederland. Bijna 10.000 mensen creëren er een zorg die kennis en mensen met elkaar verbindt. Elk aspect is even belangrijk: de kennis over ziekte en gezondheid en de mensen die deze kennis kunnen genereren, toepassen en overdragen. Het zijn de verbindingen tussen de kennis en de mensen die van het UMC Utrecht een internationaal toonaan-gevend medisch centrum maken. Hier wordt kennis over gezondheid, ziekte en zorg, voor patiënt en samenleving, gemaakt, getoetst, gedeeld en toegepast.

Hogeschool UtrechtDe Hogeschool Utrecht is een kennisorganisatie met vestigingen in Utrecht en Amersfoort waarin door hoogwaardig onderwijs en onderzoek wordt gewerkt aan innovatie en professionalisering van de beroeps-praktijk. De 3.300 medewerkers verzorgen hoger onderwijs voor 39.000 studenten. De studenten en medewerkers zijn net zo divers en kleurrijk als de opleidingen en cursussen die worden aangeboden. Docenten en studenten verrichten toegepast onderzoek dat nieuwe verbindingen legt tussen belangrijke sociale, technische, culturele en economische ontwikkelingen.

Hogeschool voor de Kunsten UtrechtHKU onderscheidt zich met hoger onderwijs in de kunsten en de media en is een drijvende kracht in opleidingen en innovatie voor de creatieve industrie. HKU heeft als motto: ‘nieuwe verbindingen, nieuwe toepassingen’.

Zij stimuleren samenwerking tussen verschi llende disciplines, die tot onverwachte ideeën leidt: de verbindingen. Daarnaast vinden zij het belangrijk dat er tijdens de studie al wordt nagedacht over welke plek jij als kunstenaar in de wereld hebt: de toepassingen. Studenten worden er opgeleid tot creatieve professionals die tegelijkertijd ook een innovatieve onder nemer zijn.

Prinses Máxima CentrumHet Prinses Máxima Centrum voor kinderoncologie is het eerste centrum in Europa dat expertise in de zorg en research bundelt op één locatie. Het ziekenhuis en het laboratorium zijn hier dus niet gescheiden zoals in de meeste andere centra. Kinderoncologische specialisten uit heel Nederland werken er samen met toponderzoekers van over de hele wereld. Experts uit verschillende disciplines slaan hier de handen ineen om samen gepassioneerd vooruitgang te brengen.

12 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 13

Page 8: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

regio Utrecht

De provincie UtrechtUtrecht is de oudste, kleinste en een van de dichtst-bevolkte provincies van Nederland. Het is het kloppend hart van het land: een centraal gelegen provincie waar het goed wonen, werken en recreëren is. Hier vindt men prachtige, afwisselende landschappen en aantrekkelijke steden als Utrecht en Amersfoort, uitstekende culturele voorzieningen en internationaal bekende kennisinstituten. Het Utrechtse wegennet is het drukste en meest gebruikte wegennet van Nederland en het centraal station van Utrecht verwerkt evenveel reizigers als Schiphol.

De Kromme RijnstreekAan de voet van de Heuvelrug en op het kruispunt van de Nieuwe Hollandse Waterlinie en de Romeinse Limes liggen prachtige landgoederen, buitenhuizen en kastelen. Kleinschalige, gastvrije bedrijven ontvangen graag bezoekers op hun fruitteeltbedrijf om te genieten van seizoensfruit, bijvoorbeeld door een picknick.

Het Groene HartEen oer-Hollands natuurgebied aan de westelijke kant van Utrecht met streekproducten, molens en boerderijen. Pittoreske dorpjes en steden, uitgestrekte natuur en vele Hollandse plassen zijn het bezoeken meer dan waard.

De Vechtstreek Het is een gebied tussen Utrecht en Noord Holland. Het is erg herkenbaar door de aanwezigheid van veel landgoederen, kastelen, buitenhuizen, tuinen en theekoepels die allemaal over zijn gebleven uit de Gouden Eeuw.

Congresorganisatoren kunnen niet alleen in de stad zelf terecht, maar ook in de groene regio

Utrecht, waar bezoekers zonder afleiding in de natuur kunnen verblijven en/of kunnen

ontspannen na het opnemen en delen van al die kennis en cultuur. In Utrecht hoeft u dus niet te

kiezen tussen een moderne, historische of idyllische omgeving voor een congres. In de regio

Utrecht kunt u van de platgetreden paden af en de natuur, de rust en de mooie oude gebouwen

uit de streek combineren met alle voordelen van een dynamische stad.

Natuurlijk verbonden met de stad

Congressen in Utrecht 15

Page 9: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Congressen in Utrecht 1716 Congressen in Utrecht

Page 10: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Natuur, Cultuur en HistorieDe Heuvelrug is als zakelijke bestemming de laatste jaren steeds populairder geworden. In Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug vindt u unieke en inspirerende locaties. De combinatie van natuur en historische locaties zoals Huis Doorn, Kasteel Amerongen en Slot Zeist zijn daarvoor al lange tijd ingrediënten. Daarnaast is er prachtig nieuw zakelijk aanbod dat de regio extra kleur geeft. Denk hierbij aan het imposante Nationaal Militair Museum in Soest, het luxueuze Parc Broekhuizen in Leersum en Pandasia in Ouwehands Dierenpark Rhenen waar de reuzenpanda’s Wu Wen en Xing Ya verblijven.

Duurzaam en GastvrijDe locaties op de Heuvelrug zijn kwalitatief goed en tegen scherpe prijzen. Daarnaast dragen ze het milieu en de natuurlijke omgeving van het Nationaal Park een warm hart toe. Zij werken met maatschappelijk verantwoorde producten, en een aantal locaties doneert een deel van hun opbrengst aan het goede doel.

Outdoor activiteiten De Utrechtse Heuvelrug staat bol van cultuur, natuur en historie. Dit biedt legio mogelijkheden voor ontspannings- en sociale programma’s. Van boogschieten tot MTB. Verbaas uw gasten en verbind ze op informele manier aan elkaar door een bijzondere activiteit waar zij en u nog lang over zullen napraten.

Net buiten de stad Utrecht en pal in het centrum van Nederland gelegen vindt u de Utrechtse

Heuvelrug. Raak geïnspireerd in een omgeving met 23.000 hectares bos en groen om u heen.

Hier komen zakendoen en ontspannen op een natuurlijke manier samen.

De Utrechtse Heuvelrug

Volop expertise in huis Door samenwerking van het Regionaal Bureau voor Toerisme Heuvelrug & Vallei met het Utrecht Convention Bureau is er voor alle soorten bijeenkomsten en congressen volop expertise in huis. Een team van professionals staat u met raad en daad bij.

Meer infowww.zakelijk.opdeheuvelrug.nl

18 Congressen in Utrecht Utrechtse Heuvelrug Congressen in Utrecht 19

Page 11: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Maar Amersfoort is meer dan een goed bereikbare stad met een historische binnenstad, vele bezienswaardig-heden en veelzijdige locaties. Amersfoort laat ook de meerwaarde van de Utrecht Region tot uiting komen. Groen, gezond en slim zijn associaties die daarbij horen. Want zomer en winter, fietsen en wandelen: de nabijheid van de Utrechtse Heuvelrug, de Gelderse Vallei en de Eemvallei zorgen allemaal voor mogelijkheden voor het maken van combinaties met een congres.

Meer infoHet Amersfoort Convention Bureau verbindt (congres)organisatoren binnen de regio, waardoor u het maximale

uit uw congres haalt. Onafhankelijk én kosteloos. Professionals met veel ervaring in het werkveld. Organisatorisch sterk, inventief en creatief. Mensen die écht weten wat u beweegt, en met altijd de slimste oplossing als doel. Zo denken ze inhoudelijk mee en geven ze persoonlijk advies over het vinden van de perfecte locatie. Ze helpen u met de juiste faciliteiten, materialen, mensen en nog veel meer. Amersfoort Convention Bureau staat klaar om antwoord te geven op al uw vragen, en niet te vergeten te laten zien hoe bijzonder Amersfoort als congresstad is.

Meer weten over Amersfoort Convention Bureau? www.locatieamersfoort.nl/convention-bureau

Amersfoort vormt samen met Utrecht hét middelpunt in de ‘network economy’. De stad ademt

historie, maar zindert ook van nieuwe innovaties. En Amersfoort is een stad vol energie en nieuwe

mogelijkheden. De sterke reputatie trekt veel bedrijven aan, maar bindt ook de beste kennisinstellingen.

Dat, en slechts op 18 reisminuten van Utrecht is een verdere verkenning van Amersfoort als congres-

stad meer dan waard.

Amersfoort

Congressen in Utrecht 21Onze Lieve Vrouwetoren - Amersfoort 20 Congressen in Utrecht

Page 12: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

meer infoCongresseren of vergaderen in de regio Utrecht? Of een informeel programma organiseren op een bijzondere locatie? Het Utrecht Convention Bureau geeft waardevol praktisch advies en stelt haar netwerk ter beschikking. Altijd onafhankelijk en kosteloos.

Contacteer ons [email protected] +31 (0)30 236 00 35www.utrechtconventionbureau.nl

De forten van de Waterlinie - genomineerd voor UNESCO Werelderfgoed status - en hun gewelfde ruimtes, oude kruitkamers en begroeide wallen bieden een hoogst authentiek decor voor een unieke bijeenkomst. Dineren aan lange tafels onder de sterrenhemel, borrelen bij vuurkorven of vergaderen in een bomvrije kazerne: dat is samenkomen in een unieke, pure sfeer. In Fort bij Vechten (of Waterliniemuseum), Fort Voordorp, Werk bij Maarsseveen of Wijnfort bij Jutphaas zijn er dan ook bijzondere (vergader)ruimtes te huur. Schep onvergetelijke banden in de verborgen schatten van de Nieuwe Hollandse Waterlinie in regio Utrecht.www.nieuwehollandsewaterlinie.nl

In een lint van 85 kilometer lang, van Muiden tot aan de Biesbosch, liggen de robuuste locaties

van de Nieuwe Hollandse Waterlinie verborgen. Zo’n 45 forten, twee kastelen en zes vestingen

brengen een rijkdom aan wandel-, fiets- en vaarroutes bij elkaar in een prachtig natuurrijk

landschap. Samen vertellen ze een oer-Hollands verhaal over verdediging mét water als bond-

genoot. Dit tijdloze verhaal valt steeds weer op een andere manier te ontdekken én te beleven.

Nieuwe Hollandse Waterlinie

Lepelenburg - Utrecht Congressen in Utrecht 2322 Congressen in Utrecht

Fort Voordorp - © Stichting Aquarius

Page 13: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

10 redenen om te kiezen voor Utrecht

01. Grote selectie moderne congresfaciliteiten Utrecht beschikt over een scala aan venues die voldoen aan de eisen van zelfs de meest kritische congresbezoeker. Er zijn moderne en klassieke locaties die geschikt zijn voor grote en kleine groepen. Allemaal zijn ze uitgerust met de juiste middelen voor uw congres of bijeenkomst.

03. Congresexpertise Voor de organisatie en uitwerking van uw congres kunt u vertrouwen op ervaren en gedreven vakmensen met unieke talenten, waaronder een talent voor samenwerking en planning. Dankzij hun inzet en ambitie kunt u als host uitblinken met een inspirerende en memorabele bijeenkomst en haalt u het maximale uit uw congres in Utrecht. Het succes van uw bijeenkomst is voor onze professionals het hoogste doel.

04.Kennis en cultuur Het divers en ruim aanbod aan kenniscentra en cultuur geeft uw congres in Utrecht een uitstraling die uw deelnemers inspireert en de uitwisseling van kennis verrijkt en verdiept. Utrecht is een ‘global village’ met een unieke mix van historische binnensteden, kenniscentra, winkels en groen.

02. Gevarieerd aanbod hotelaccommodaties Kies uit comfortabele hotels van groot tot klein, vijfsterren tot economy, modern tot historisch. Niet alleen het aanbod van de hotels zelf is gevarieerd, ook de context werkt op veel verschillende manieren inspirerend. Of u nu graag ondergedompeld bent in de natuur, een sterke connectie wilt voelen met het culturele landschap, in een oud fort wil slapen of wakker wil worden in innovatief design: in Utrecht hebben we het allemaal en meer.

05.Internationale bereikbaarheid Vanaf Amsterdam Schiphol Airport zijn buitenlandse deelnemers aan uw congres of bijeenkomst binnen 30 trein- of autominuten in hartje Utrecht. Vanuit omringende landen is Utrecht als centraal trefpunt uitstekend bereikbaar per trein. Verbindingen met Parijs, Brussel en Frankfurt zijn snel en frequent.

08.Congressubsidies Utrecht investeert mee in het succes van uw congres. Naast landelijke fondsen heeft het UCB kennis en toegang tot enkele lokale en regionale financiële instrumenten om uw congres mogelijk te maken.

06. Prachtige regio De Utrechtse regio biedt unieke vergader-, congres- en beursmogelijkheden waardoor de grootstedelijke troeven van de stad Utrecht verbonden worden met de landelijke en historische schoonheid in haar directe omgeving.

09.Gunstige prijs-kwaliteitverhouding De gunstige prijs-kwaliteitverhouding maakt de keuze voor Utrecht in vergelijking met andere Europese steden aantrekkelijk en verantwoord.

07. Verrassende mogelijkheden en ideeën Deelnemers kunnen sterker met elkaar verbonden worden door pre- en post-conference excursies, bezoeken aan locaties die normaal niet toegankelijk zijn voor publiek en andere sociale programmamogelijkheden. De connecties die zo gecreëerd worden zullen een blijvende herinnering zijn voor uw deelnemers.

10.Kosteloos advies van het Utrecht Convention Bureau Maak de beste keuzes en maximaliseer de impact van uw congres. Het UCB kent de weg in Utrecht, zowel in de stad als in de regio, en legt voor u de juiste verbindingen in haar gevarieerde netwerk. Het onafhankelijke advies en de professionele ondersteuning van het UCB creëert gedurende het gehele traject (van planning tot uitvoering) duurzame waarde voor iedereen die eraan meewerkt en deelneemt.

24 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 25

Page 14: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

De organisatie van een congres

Om welke evenementvorm gaat het? Wilt u het evenement zelf organiseren of de organisatie uitbesteden aan een specialist? Wat is een gepaste locatie voor het evenement? Hoe wordt het evenement ‘binnengehaald’? Hoe maakt u een realistische begroting? Allemaal zaken die eerst goed op een rijtje moeten worden gezet. De volgorde waarop ze hieronder genoemd worden is overigens niet strikt chronologisch. In de praktijk zijn vele aspecten met elkaar verbonden, waardoor ze tegelijkertijd uw aandacht vragen.

De Strategie De basis voor het succesvol organiseren van een congres met impact en duurzame waarde wordt gelegd met antwoorden op de volgende vragen: • Wat zijn de uitgangspunten van het congres, wat zijn

de beoogde doelstellingen? • Wat is de doelgroep van het congres? • Wat is de beste periode om het congres te houden

(welk jaar, welke week in het jaar en welke dagen van de week?) Hiermee verschaft u tevens duidelijkheid over de leadtime die nodig is om een en ander te organiseren zodat u uw planning daarop kan afstemmen

De eerste vragen

Bij het uitwerken van het idee stuit u op een aantal vragen: • Wat is de werkelijke kans dat het congres

naar Utrecht komt? Indien er sprake is van een zogenaamde bidprocedure voor het binnenhalen van een congres, dan moet u zich goed voorbereiden op een formele procedure.

• Wilt u het congres zelf gaan organiseren of wilt u de organisatie (gedeeltelijk) uitbesteden aan een Professional Conference Organiser (PCO)?

• Wie heeft de coördinatie en verantwoording voor welke zaken? Zorg dat vanaf het eerste begin alle communicatielijnen tussen de betrokken partijen duidelijk zijn. Utrecht Convention Bureau is onder meer opgericht om initiatiefnemers van congressen professioneel te ondersteunen bij het beantwoorden van deze en andere vragen.

Het organiseren van een congres wordt wel eens vergeleken met het starten van een eigen bedrijf.

In zowel financieel, administratief als organisatorisch opzicht komt er nogal wat bij kijken. De

initiatiefnemers weten natuurlijk veel over het eigen vakgebied of product waarover ze kennis

willen uitwisselen, maar vaak een stuk minder over congresorganisatie en de strakke planning

die daarvoor onontbeerlijk is.

De organisatie

Congressen in Utrecht 27

Page 15: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Organisatiestructuur en management van het congres • vastleggen verantwoordelijkheden • vastleggen communicatiestructuur • vaststellen tijdschema • samenstellen (voorlopig) draaiboek

Logo en huisstijl bepalen Herkenbaar en in overeenstemming met doelstellingen en doelgroep van het congres.

Inhoudelijk programma produceren • globale programma planning • openings- en sluitingsceremonie • voorzitters en sprekers benaderen en instrueren • alternatieve data bepalen (conflicterende data

vermijden; afstemmen op doelgroep)

Congresdeelnemers • aantal deelnemers inschatten • adressen en mailingbestand • keuze van congrestalen • eerste en tweede aankondiging en registratie

Financiën • begroting: - conceptbegroting - bijgestelde

begrotingen - financieel slotoverzicht • fondsenwerving • voorfinancieringsregelingen • verzekeringen

Congresaccommodatie • zalenplanning en -selectie • contract en annuleringsregelingen • bewegwijzering • beveiliging • catering • audiovisuele middelen • tolken en vertaalfaciliteiten

Hotelaccommodatie • planning en selectie hotelaccommodatie • contract en optieregelingen met hotels • reserveringen verwerken en bevestigen

Sociaal- en partnerprogramma, pre en post conference tours • inventarisatie van de wensen en mogelijkheden • vaststelling programma en kosten • catering • entertainment • contracten met o.a. garantieaantallen

Elk congres is uniek en dus ook elke planning, maar bepaalde onderwerpen komen vrijwel

altijd voor. Hieronder hebben we ze opgesomd in één handig lijstje.

De planning

Drukwerk • inventariseren soorten drukwerk • afspraken met de drukker • mailingen drukwerk verzorgen

Promotie van het congres • opstellen promotieplan (online en offline) • persberichten • mailinglijsten, vaktijdschriften en overige media • internet

Registratie procedure • openen registratie bankrekening • bepalen soorten en hoogte registratie fee • start registratieprocedure en bevestigen

(nb: internet) • deelnemerslijsten en badges

Afwerking • financiële afronding • bedankbrieven • evaluaties

Utrecht Convention Bureau adviseertcongresorganisatoren en initiatiefnemers bij het uitwerken van de diverse aspecten van de planning voor een congres.

28 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 29

Page 16: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Een bidprocedure kan bestaan uit: • Het samenstellen van een speciaal comité dat de

informatie voor het bidboek verzamelt en de procedure begeleidt totdat het congres is binnengehaald. Zo’n comité bestaat doorgaans uit vertegenwoordigers van:

- de Nederlandse afdeling van de vereniging. - een congres organisatiebureau (PCO). - de congresaccommodatie. - Utrecht Convention Bureau.• Het samenstellen van het bidboek. • Het lobbyen binnen de vereniging; bepaalde

invloedrijke leden en belangrijke wetenschappers kunnen door zich aan het congres te verbinden al veel goodwill creëren.

• Het presenteren van het bidboek, wat over het algemeen gepaard gaat met een presentatie aan het bestuur van de vereniging of het selectiecomité. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van diverse audiovisuele presentatiemogelijkheden om één en ander zo goed mogelijk te kunnen presenteren.

• Het organiseren van een site inspectie, waarbij alle betrokken partijen, zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, congresaccommodaties,

busmaatschappijen e.d. hun diensten en faciliteiten aan de beslissers tonen en hun laten ervaren wat de stad de congresdeelnemer te bieden heeft. Site inspecties hebben een grote invloed op het beslissingsproces en dienen dan ook professioneel te worden voorbereid en begeleid.

Het bidboek Het bidboek maakt op een inspirerende en grondige manier duidelijk waar uw uitnodiging voor staat. Naast de officiële uitnodiging bevat het onder andere aanbevelingsbrieven van instanties en overheden die aan het congres verbonden zijn.

Daarnaast wordt uiteraard ook ingegaan op het programma (inclusief het informele gedeelte), de financiën en de logistieke aspecten. De presentatie van het bidboek en de promotie van Nederland vinden plaats tijdens een reeds georganiseerde editie van het congres. Initiatiefnemers uit andere landen zijn er uiteraard ook present, dus op dat moment gaat iedereen rechtstreeks met elkaar in competitie: dé kans om uw voorstel te onderscheiden van de concurrentie en de beslissers te overtuigen.

Bij veel congressen dient een initiatiefnemer van het congres eerst het overkoepelende bestuur

van de betrokken (internationale) vereniging formeel uit te nodigen om het congres te kunnen

organiseren. Indien er zich voor hetzelfde congres meerdere initiatiefnemers aanbieden, dan zal

er een zogenaamde bidprocedure van start gaan. Het bestuur van de vereniging, of wellicht een

speciaal geformeerde selectiecommissie, zal uiteindelijk besluiten in welk land en in welke stad

het congres zal plaatsvinden.

de BidprocedureHet bidboek bevat over het algemeen de volgende informatie: • De officiële uitnodiging, waarin u zich als

organiserend comité kandidaat stelt en verklaart bereid te zijn de organisatorische en financiële verantwoording op u te nemen.

• Een verhaal met de stand van zaken binnen het betreffende vakgebied in Nederland.

• Ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld de universiteit, betrokken industrieën, ministers of burgemeesters, Utrecht Convention Bureau en het Ministerie van Buitenlandse Zaken (die bijvoorbeeld een visum toezegt aan congresdeelnemers).

• Het programma idee, met de opzet en het thema van het congres en bijvoorbeeld geplande technische excursies.

• De financiën: - conceptbegroting. - deelnameprijs. - hotel- en logistieke kosten. - sponsormogelijkheden voor jonge wetenschappers

en deelnemers uit de landen van de derde wereld.• Een beschrijving van - Nederland en Utrecht. - de congreslocatie. - vervoersmogelijkheden van en naar Utrecht. - toeristische bezienswaardigheden. - pre en post conference tours.

30 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 31

Page 17: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Het ‘Bidfonds Utrecht‘ maakt het extra aantrekkelijk om zakelijke evenementen in Utrecht te laten plaatsvinden. Dit fonds verstrekt - na weging - renteloze leningen die terugbetaald moeten worden zodra het evenement inderdaad in Utrecht plaats gaat vinden. Zo kunnen via deze regeling onder meer bidboeken samengesteld worden, men kan naar de plaats van de presentatie en uiteindelijke werving vliegen, enkele beslissende commissieleden (maximaal twee) uitnodigen voor een bezoek aan Utrecht enzovoorts. Wordt het evenement niet aan Utrecht toegewezen, dan worden de kosten niet verrekend met het congresbudget en is het financiële voorschot vervallen in een subsidie.

De weging hangt af van de kracht van het evenement en hoeveel duurzame waarde de investering kan creëren indien het congres effectief in Utrecht doorgaat. De aanvraag moet worden vergezeld van een (voorlopig) programma, aangevuld met een actieplan. Ook een begroting, voorzien van een toelichting voor zowel de inkomsten als uitgaven moet worden overlegd. De controle op de financiële voortgang is ook van belang. Het UCB kan extra steun bieden door verbindingen te leggen met andere subsidiefondsen zoals bijvoorbeeld van de Koninklijke Akademie van Wetenschappen en het Voorfinancierings- en Garantiefonds van het Nederlands Bureau voor Toerisme en Congressen (zie voor meer uitleg pagina 50).

Bidfonds UtrechtHet Utrecht Convention Bureau werkt graag met u samen om het bidboek op te stellen.

Ook in het begeleiden van een zo effectief mogelijke bidprocedure leggen we de nodige

verbindingen met onze eigen expertise en die van andere belanghebbenden, zoals de

congreslocatie, de PCO en de hotels.

DE VOORDELEN VAN EEN PCOBij het aangaan van een partnership met een PCO wordt er een honorarium aangerekend. Deze kosten verdienen zichzelf terug, even de voordelen op een rijtje:• Door hun expertise en ervaring werken PCO’s

efficiënt en nauwkeurig.• PCO’s bevinden zich in goede

onderhandelingsposities om lagere prijzen te bedingen bij toeleveranciers.

• De PCO neemt alle praktische zorgen en rompslomp op zich zodat u zich kan toespitsen op de kwalitatieve inhoud van het congres.

• Er bestaat geen standaard draaiboek voor een congres, een PCO levert dus altijd maatwerk.

Om een prikkelend en sterk congres op te zetten, is het belangrijk om een PCO in de arm te nemen die de aard en omvang van het congres perfect aanvoelt en waar de persoonlijke klik goed zit.

Persoonlijk vertrouwen is een belangrijke voedings-bodem voor elk inspirerend project en brengt intensieve samenwerkingen tot een geslaagd eind.

Elk ambitieus nieuw project start met enkele weloverwogen keuzes. Als host van een congres is

die eerste grote beslissing de volgende: alles zelf organiseren of samenwerken met een Professional

Conference Organiser (PCO). Vaak vertrouwen initiatiefnemers op de unieke expertise van een PCO

voor vorm en organisatie, zodat ze alle aandacht kunnen besteden aan het creëren van de

inhoud. Aan een PCO kan de hele organisatie van een congres toevertrouwd worden, of ze kunnen

zich focussen op specifieke taken.

De Professional conference Organizer

DE WERKZAAMHEDEN VAN EEN PCO

Het werk van een PCO kan over het algemeen worden verdeeld in deze categorieën:• advies en begeleiding geven over praktische

zaken als fondsenwerving, de opzet van het congres

• De organisatie van het congres: draaiboek, tijdschema, publiciteitsplan

• Het secretariaat: deelnemersregistratie, drukwerk, mailinglijsten, hotelreserveringen

• De financiële administratie: de begroting opstellen en het budget bewaken.

• De begeleiding tijdens het congres, coördinatie van het programma en bemanning van info- en registratiebalies.

Congressen in Utrecht 3332 Congressen in Utrecht

Page 18: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

De congreslocatie

DE SOORTEN CONGRESLOCATIESVoor congressen kan er gebruik worden gemaakt van drie soorten locaties, of een combinatie hiervan:

De congrescentraIn Utrecht bevinden zich verschillende congrescentra, die een variatie aan moderne zalen en technische faciliteiten kunnen bieden, voor zowel kleinere als grotere congressen.

De hotelsAfhankelijk van de grootte van het congres kan er volledig of deels gebruik gemaakt worden van de diverse faciliteiten en vergaderzalen die de Utrechtse hotels te bieden hebben.

De speciale locatiesKerken, musea, theaters, historische gebouwen en boten; deze locaties bieden een welkom alternatief voor conventionele congreslocaties en worden vaak gebruikt tijdens bijvoorbeeld diners, recepties en andere speciale events gelinkt aan een congres. Over de vele congres- en vergaderlocaties die regio Utrecht rijk is kan het Utrecht Convention Bureau u zeker verder informeren.

DE SELECTIECRITERIAHet uitkiezen van een congreslocatie brengt veel selectiecriteria met zich mee. Hoeveel deelnemers zullen er verwelkomd worden? Hoeveel zalen zijn er nodig? Ook qua sfeer en uitstraling van de ruimte moet er rekening gehouden worden met de verwachtingen, gewoontes en financiële mogelijkheden van de doelgroep. In samenwerking met het Utrecht Convention Bureau kunnen deze cruciale selectiecriteria handig bepaald worden.

VENUEFINDERDe venuefinder op de website van het Utrecht Convention Bureau (www.utrechtconventionbureau.nl) verbindt elke bijeenkomst met de perfecte locatie. Vul simpelweg in waar het congres of event moet plaatsvinden, hoeveel gasten er verwacht worden en in welke opstelling de congreszaal of vergaderruimte ingericht moet worden.

Dankzij de checklist op de volgende pagina kan in detail overlopen worden op welke zaken er het best gelet kan worden bij het kiezen van een locatie.

Eerste stap: er komt een congres. Maar op welke locatie? Nog voor een mogelijke bidprocedure in

gang gezet wordt en de keuze voor Utrecht zelfs vastligt, is het belangrijk om een voorselectie te

maken van mogelijke congreslocaties - en zelfs al enkele optionele reserveringen te plaatsen. Daarom

staan de medewerkers van congreslocaties klaar om te helpen bij het definitief binnenhalen van een

congres. Samen met hen kan er op basis van hun expertise een bidboek gemaakt worden. Als het tot

een site-inspectie komt, kan de locatie van het congres ook een grote rol spelen.

De Congreslocatie

Congressen in Utrecht 35

Page 19: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Checklist bij de keuze vande congresaccommodatie

het te verwachten aantal deelnemers

ligging en bereikbaarheid van de congreslocatie

parkeervoorzieningen

budgettaire mogelijkheden

sfeer en uitstraling van de congreslocatie

de benodigde zalen

hoeveel zalen voor plenaire sessies

hoeveel zalen voor parallele sessies

de afmetingen van de zalen (breedte, lengte én hoogte)

de opstelling van de zalen

(schoolopstelling, theater opstelling, cabaretopstelling, carréopstelling, U-opstelling)

kwaliteit stoelen en ander meubilair in zalen

ruimte voor tolken (cabines)

registratiebalies

ruimte voor tentoonstellingen/postersessies

ruimte voor het secretariaat en het organiserend comité

opslagruimte congresmaterialen

aantal en kwaliteit publieke ruimtes zoals toiletten, garderobe, in- en uitgangen en liften

de kwaliteit van de catering en de mogelijke locaties voor pauze lunches/diners

beveiliging van de congreslocatie en de zalen

technische mogelijkheden voor verlichting, geluid en audiovisuele presentaties

technische assistentie voor en tijdens het congres

Checklist bij de keuze vande hotelaccommodatie

hoeveel kamers zijn beschikbaar in de gewenste periode

(hoeveel 1 persoons, 2 en/of 3 persoonskamers etc.)

wat is de prijs, in- of exclusief ontbijt

hoeveel suites voor eventuele VIP’s

hoeveel hospitality suites

annuleringsvoorwaarden:

- wat is de annuleringstermijn voor kosteloos annuleren bij blokreserveringen

- tot hoever voor aankomst kan er gratis geannuleerd worden

- kosten bij no-show

gereduceerd tarief bij blokreserveringen of laagseizoen boekingen

beveiliging aanwezig

nooduitgangen aanwezig

bereikbaarheid van het hotel

check-in en check-out tijden

wanneer verloopt de optie

cateringmogelijkheden

aanwezige restaurants en ontspanningsmogelijkheden

garage aanwezig, zo ja, is deze gratis voor hotelgasten

is er een kapper, arts, schoonheidssalon in het hotel

zijn er safe deposit boxen

is de meegebrachte apparatuur en/of het tentoon gesteld materiaal verzekerd door het hotel

afstand en vervoersmogelijkheden tussen hotel en congreslocatie

36 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 37

Page 20: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

De selectie van hotels De congresorganisatie zal in eerste instantie een aantal hotels selecteren en bij die hotels kamers in optie reserveren tegen een per hotel onderhandelde prijs. Bij de selectie van hotels kunt u in eerste instantie letten op de volgende zaken: • ligging hotels t.o.v. congreslocatie en bijvoorbeeld

restaurants • vervoersmogelijkheden van en naar de hotels • totaal aantal benodigde kamers • prijsklasse van de diverse hotels t.o.v. ingeschatte

budget van de deelnemers

De kamerprijzen Kamerprijzen worden per hotel afzonderlijk onderhandeld en zijn veelal afhankelijk van het totaal aantal kamers, het seizoen en de dagen van de week waarop de kamers worden gereserveerd. Veel zakenhotels zullen in het weekend en de vakantiemaanden lagere prijzen bieden dan doordeweeks in bijvoorbeeld mei of oktober. Het is van groot belang duidelijke afspraken te maken over wie de boekingen garandeert, tot welke datum er kosteloos kan worden geannuleerd en of er nog aanbetalingen moeten worden gedaan. De gereserveerde kamers

kunnen tot een bepaalde datum voor het begin van het congres vaak nog kosteloos worden terug gegeven aan de hotels. Het verschilt per hotel welke periode het hier betreft.

de reservering Over het algemeen kunnen congresgangers bij de inschrijving voor een congres ook de hotelkamer naar keuze reserveren; tegen een speciale prijs. De congresganger zal veelal zijn reservering moeten garanderen met het betalen van de eerste overnachting of het doorgeven van een geldig creditcard nummer. Voor het verwerken en bevestigen van de hotelreserveringen kan een PCO of de Hotel Service Utrecht ingeschakeld worden. Zij kunnen veel administratieve handelingen uit handen nemen en ook tijdens de aankomst- en vertrekdagen van de congresgangers alle last minute veranderingen verwerken.

Op de vorige pagina vindt u een checklist met een meer gedetailleerde opsomming van zaken die van belang zouden kunnen zijn bij de keuze van hotels.

Utrecht biedt de congresdeelnemer een ruime en gevarieerde keuze aan hotels, in diverse

prijscategorieën en in allerlei soorten en maten. Veelal zullen congressen te veel deelnemers

hebben om in één en hetzelfde hotel te kunnen overnachten en zullen de diverse deelnemers

ook verschillende budgettaire mogelijkheden hebben. Vaak zullen er dus kamers in meerdere

hotels gereserveerd moeten worden.

De Hotels

HOTEL SERVICE UTRECHT Hotel Service Utrecht is een kosteloze online reserveringsdienst waarop uw (internationale) congres- en evenementdeelnemers eenvoudig en veilig hun hotelkamer reserveren (en betalen).

Wat biedt Hotel Service Utrecht: • Een op maat gemaakte online boekingsmodule in

de persoonlijke ‘look en feel’ van uw webpagina. • Een geïntegreerd/embedded boekingsmodule. • Accommodatie tegen de best beschikbare prijzen

inclusief ontbijt en alle belastingen. • Directe beschikbaarheid tegen speciale condities. • Geen verborgen kosten voor uw deelnemers. • Persoonlijke en professionele service. Hotel Service

Utrecht ontzorgt en neemt al het werk uit handen, een ‘one-stop-shop’.

Voor meer informatie: [email protected]

38 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 39

Page 21: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Het vervoer naar en tijdens het congres

Vervoer naar het congres Utrecht is per vliegtuig, trein, auto en boot gemakkelijk en goed te bereiken vanuit vele delen van de wereld. Per vliegtuig is Utrecht uitstekend te bereiken via Schiphol Airport. Schiphol heeft een directe verbinding met Utrecht per trein (30 minuten) en is één van de belangrijkste luchthavens voor Intercontinentale en Europese vliegverbindingen in West-Europa geworden. Voor het vervoer per trein is Utrecht een centraal punt in het spoornet van Europese spoorwegen. Als moderne stad heeft Utrecht zich bovendien goed kunnen instellen op de grote verkeersstroom van auto’s. Voldoende parkeergelegenheid bij congreslocaties, hotels en P&R locaties en goede aan- en afvoerwegen maken dat vervoer naar Utrecht per auto een goede optie is.

Vervoer tijdens het congres Tijdens het congres zijn er diverse mogelijkheden om de congresgangers te vervoeren. Utrecht beschikt over een uitstekend openbaar vervoersnetwerk. Per bus en sneltram kunnen de congresgangers zich gemakkelijk en snel verplaatsen. Ook kunt u shuttlebussen inzetten tussen bijvoorbeeld de hotels en de congreslocatie alsmede tussen het vliegveld en de hotels. Dit is natuurlijk een beslissing die bepaalde financiële gevolgen heeft. Eén en ander kan eventueel in de

registratiefee worden verwerkt. Diverse bedrijven verhuren bussen, variërend van gewone stadsbussen tot luxe VIP coaches. Voor sprekers, genodigden en andere VIPS kunt u speciaal vervoer op maat regelen, zoals limousines e.d.

Utrecht Region PassMet de Utrecht Region Pass kunnen internationale (zakelijke) bezoekers gemakkelijk en zorgeloos gebruik maken van het Nederlandse openbaar vervoer. Men kan van, naar en binnen de regio Utrecht reizen en de meest gewaardeerde bestemmingen binnen de provincie bezoeken. Uniek in zijn soort, verrijkt de Utrecht Region Pass de ervaring van onze buitenlandse bezoekers.

www.utrechtregionpass.com

Het vervoer speelt een grote rol bij de organisatie van een congres. Mensen uit verschillende

landen komen naar Utrecht om over een bepaald onderwerp van gedachten te wisselen.

Een goede bereikbaarheid van de stad, de congreslocaties en hotels in de stad is dan ook

van groot belang.

Het vervoer naar en tijdens het congres

Congressen in Utrecht 41

Page 22: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Voor het bereiken van de doelgroep en voor de marketing van uw congres kunnen de volgende media worden ingeschakeld: • advertenties in vakbladen (online en offline) • publiciteit n.a.v. persberichten • website van het congres • digitale presentatie • mailings naar diverse bestanden

(van bijvoorbeeld de internationale vereniging) • social media

Website Een eigen congres website kan steeds weer worden geactualiseerd en kan bepaalde administratieve handelingen vereenvoudigen en versnellen, zoals de registratie van deelnemers en het boeken van hotelkamers.

Voor specifieke informatie over de stad Utrecht en de Utrechtse congreslocaties, hotels e.d. kan er een link worden gemaakt met de site van Utrecht Convention Bureau (www.utrechtconventionbureau.nl)

Beeldmateriaal Voor het ontwikkelen van drukwerk heeft Utrecht Convention Bureau een uitgebreide collectie beeldmateriaal aangelegd. Deze is beschikbaar voor iedereen die een congres in Utrecht organiseert. Fotomateriaal van locaties, accommodaties en attracties zijn slechts enkele voorbeelden van de uitgebreide selectie die voorhanden is.

Mailings Mailings naar de diverse bestanden die voorhanden zijn bestaan veelal uit:

Een eerste aankondiging: Een flyer of brochure waarin wordt vermeld wat het thema van het congres is en waar en wanneer het congres zal plaatsvinden.

Een tweede aankondiging: Een vervolgmailing die alle informatie bevat die nodig is voor een potentiële deelnemer om een gegronde beslissing te nemen of hij/zij wel of niet komt. Naast een voorlopig programma met onderwerpen en sprekers zullen ook de kosten van het congres, de beschikbare faciliteiten, het sociaal- en partner programma, vervoer naar en in Utrecht en eventuele praktische informatie over

Voor de vele drukwerk- en media-uitingen, die nodig zijn om een congres te promoten,

is het van groot belang een huisstijl en een logo te ontwikkelen. Deze dienen herkenbaar en in

overeenstemming met de doelstellingen en doelgroep van het congres te zijn. Door de huisstijl

strak door te voeren en het logo overal duidelijk in naar voren te laten komen wordt het imago

van het congres versterkt en wordt iedere media-uiting herkend.

Promotie van het congresUtrecht nader worden toegelicht. Een registratie-formulier en hotel reserveringsformulier zijn dan ook bijgesloten.

Het registratiepakket kan van tevoren aan de deelnemer worden toegezonden of worden uitgereikt wanneer de deelnemer zich meldt bij de registratie-balie voor aanvang van het congres. Hierbij zit het definitieve programma en de toelichtingen op de diverse sprekers en besproken onderwerpen.

De badges De badges die door de congresdeelnemers worden gedragen tijdens het congres dienen niet alleen als herkenning, maar ook als middel voor beveiliging. Diverse congreslocaties en PCO’s hebben hiervoor hun eigen systemen. Het uitdelen van de badges tijdens de registratieprocedure is het meest praktisch. Zorg bij het maken van de badges voor een handig formaat met goed leesbare opdruk van de naam en eventueel het bedrijf van de deelnemer.

Vaak kan de deelnemer zelf beslissen of de voornaam en/of titulatuur wel dan niet op de badge wordt vermeld; veelal verschillen de gebruiken hierover per land van herkomst van de deelnemer. Badges met clips in plaats van een speld worden tegenwoordig ook veel aangeboden om de kleding van de deelnemer te sparen. De ‘lanyard’ is een prima alternatief: het is een badge dat via een koord om de hals kan worden gehangen, al of niet voorzien van slimme digitale informatie.

Congresses in Utrecht 4342 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 43

Page 23: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Tip 1Begin met luisterenOp welke social media beweegt uw doelgroep zich? Vraag ernaar bij de registratie, houd een enquête of google op vaktermen. Zie wat uw doelgroep doet, wat ze interessant vinden en speel daarop in.

Tip 2Geen reclametoolGebruik social media niet om te roepen hoe goed uw congres is, maar vooral om de kwaliteit te verbeteren. Programmasamenstelling, registratie, informatie delen, netwerken - social media kan al die processen ondersteunen. Dat levert een positieve ervaring op en die wordt gedeeld.

Tip 3Focus op interactieInteractie tussen en met uw volgers is belangrijker dan aantallen. Dus participeer in discussies, reageer, geef zinvolle informatie. Die volgers komen dan vanzelf wel.

Tip 4Integreer online en offlineCommuniceer uw social media accounts op uw ‘offline’ middelen: noem namen, hashtags, en waar u het voor gebruikt. Zet u elke dag foto’s op Facebook? Kan men meetwitteren in de zaal? Staan alle presentaties op YouTube? Vertel het uw deelnemers!

Tip 5Neem het serieusInvesteer serieus tijd, geld en aandacht in social media. Experimenteer gerust, maar laat het niet over aan een stagiair, of iemand die het ‘erbij doet’. Zorg dat u zelf als persoon ook aangesloten bent op alle media, zodat u weet wat prettig of juist irritant is voor gebruikers.

Als u denkt aan 15 of 20 jaar terug, dacht u toen dat u ooit een website nodig zou hebben voor

een congres? Maar zou u vandaag nog zonder kunnen? Zo staat men vandaag de dag wellicht

ook wat terughoudend tegenover het inzetten van social media rondom een congres. Maar het

valt niet te ontkennen dat deze nieuwe slimme manier van communicatie een enorme vlucht

heeft genomen. Inmiddels zeker ook onder wetenschappers! Sterker nog, óf social media gebruikt

worden, bepaalt uw publiek zelf wel en twitteren hoe geweldig uw congres gaat zijn heeft

helemaal geen zin. Waar het wel om draait? Vijf tips:

Social media

Hybride:Vergroot je publiek en de betrokkenheidIs kennisoverdracht een belangrijk onderdeel van uw volgende congres? Probeert u zoveel mogelijk deelnemers te betrekken? Zijn reistijd of reiskosten een mogelijke belemmering om deel te nemen? Het congres is één van de meest krachtige middelen om uw doelgroep te raken. Er gaat niets boven een gedeelde emotionele ervaring. Echter, deze grote impact vergt wel een serieuze investering. Zowel van u als organisator als van uw deelnemers. Dat zorgt altijd voor een groot aantal mensen dat wel zou willen komen, maar het toch niet doen. Gelukkig is de wereld niet langer zwart wit. Niet langer ja of nee. Door het toevoegen van een interactieve online show aan uw bijeenkomst, vergroot u het bereik en de betrokkenheid bij zowel uw live als online publiek. Het is als het ware uw eigen live TV kanaal, rechtstreeks vanaf uw locatie.

Geen extra kosten De afgelopen jaren blijkt uit diverse ervaringen met ‘hybride evenementen’ dat sponsoren staan te springen om het extra bereik en interactie dat u online genereert: op zijn minst hetzelfde aantal deelnemers als live, maar vaak wel het dubbele of zelfs het viervoudige! Voor u als organisator betekenen deze sponsoren dat u deze virtuele dimensie kan toevoegen zonder impact op uw budget.

Ongekende resultaten Naast het toegenomen bereik voor de inhoud, het merk en de sponsors is ook de betrokkenheid van online deelnemers ongekend. Dat zie je terug in uitspraken zoals bijvoorbeeld onderstaand:

‘’I would like to express my congratulations from the airport already. The conference was more than excellently organized. I was asked yesterday what attracted me the most .... and it is indeed hard to say. Topics, of course, since this was the reason to come. But also a city itself and main venues were an object of my admiration and joy.’’ IASC delegate

“Was op weg om te gaan skiën vandaag, maar kwam niet weg - zit hier nog steeds in mijn ski- kleren te kijken naar de FRESH Conference online. Super congres!” Christian Middleton (@Middelthon), online deelnemer

FRESH Conference.

Contact Mocht u willen ontdekken hoe een hybride evenement kan bijdragen aan uw volgende congres, aarzel dan niet om contact op te nemen. Het Utrecht Convention Bureau brengt u graag in contact met de juiste partner.

44 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 45

Page 24: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

audiovisueel

PROFESSIONELE LEVERANCIERS Professionele leveranciers verlenen uitgebreide service in de voorbereiding en tijdens het congres, zodat alle presentaties vlekkeloos verlopen. Zij zijn op de hoogte van de nieuwste technische ontwikkelingen op het gebied van bijvoorbeeld videoconferencing. Technische voorzieningen, die op het eerste gezicht kostbaar lijken, kunnen juist kostenbesparend blijken te zijn, mits goed en op de juiste manier gebruikt. Schakel de leverancier dan ook ruim van tevoren in, zodat u het maximale uit het gebruik en de mogelijkheden van de audiovisuele apparatuur kunt halen.

TOLKEN Het doel van congressen is toch vooral perfecte menselijke communicatie. Bij een internationaal congres zijn het de tolken die taalbarrières in de

communicatie kunnen overbruggen. Congresvertolking is een kwestie van alles of niets: middelmatige tolken bestaan niet. Tolken dienen niet alleen over perfecte taalbeheersing te beschikking, maar ook over een volledig begrip van het besprokene. De Association Internationale des Interprètes de Conférence (AIIC) is een internationale beroepsorganisatie voor professionele tolken.

Er is een aantal vormen van een congres - vertolking te onderscheiden: • Simultaan via microfoon, vanuit een cabine, meestal

twee tolken per taal en een teamleider die contact houdt met de organisator.

• Consecutief tussen de gedelegeerden, zonder cabine, soms met microfoon; geschikt voor kleinere technische bijeenkomsten.

• Fluisteren geschikt voor maximaal 3 deelnemers.

Een goede planning met betrekking tot het gebruik van audiovisuele apparatuur tijdens uw

congres is van groot belang voor het succes van uw congres. Overmatig of juist onvoldoende

gebruik van audiovisuele apparatuur ondermijnt het effectief overdragen van informatie.

Een goede planning van welke apparatuur op welk moment in welke zaal nodig is scheelt

onnodige onkosten. Een goede voorbereiding, tijdige test en technische begeleiding van de

apparatuur voorkomt onaangename verrassingen tijdens de presentaties. Kortom, een goede

planning van de audiovisuele apparatuur is een vak op zich.

Audiovisueel

Congressen in Utrecht 47

Page 25: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Bij een internationaal congres is het van belang dat niet alleen de kwaliteit van de catering goed is, maar dat ook de keuze van gerechten is afgestemd op de verschillende eetgewoonten van de congresdeelnemers. U zult rekening moeten houden met bijvoorbeeld moslims die geen varkensvlees eten en deelnemers met diëten. Typisch Hollandse gerechten, zoals haring, kunt u beter vermijden.

De timing van de koffie- en theepauzes en lunches is van groot belang. Een goede samenwerking en afstemming met de cateraar is daarom onontbeerlijk. De cateraar kan ook het beste worden betrokken in de planningsbesprekingen voor het congres. Een voort-durende communicatie tijdens het programma, i.v.m. het uitlopen van bepaalde presentaties e.d., voorkomt niet alleen irritatie bij de congresdeelnemer die honger of dorst heeft, maar zorgt er ook voor dat de kwaliteit van eten en drinken zo optimaal mogelijk is.

Een goede menuplanning en logistiek voor wat betreft bijvoorbeeld de tafelindeling en buffetopstelling, kan zeer belangrijk zijn voor het sociale aspect van uw congres. Laat u daarom uitgebreid adviseren door een professionele cateraar; zij hebben de ervaring!

HOSTESS SERVICE Vooral bij grootschalige internationale congressen is het aan te bevelen hostesses in te huren. Zij kunnen uw congres soepel laten verlopen en zijn flexibel inzetbaar. Congresdeelnemers worden sneller verwezen naar daar waar ze heen willen en vooral internationale gasten kunnen in meerdere talen te woord worden gestaan en worden geholpen. Hostesses kunnen worden ingehuurd bij gespecialiseerde bureaus voor de ontvangst, registratie en begeleiding van uw congresdeelnemers. Zorg voor het begin van het congres voor een goede instructie van de hostesses, zodat ze precies weten van wie wordt verwacht welke taak er wordt gedaan.

De catering tijdens een congres kan verzorgd worden door de eigen catering van de congres-

accommodatie of de congresaccommodatie laat u kiezen uit diverse cateraars die bekend zijn

met het gebouw en de mogelijkheden voor catering daar.

De catering en hostess service

48 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 49

Page 26: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

begroting De begroting wordt tijdens de voorbereidingen regelmatig bijgesteld op grond van de nieuwste gegevens. Een begroting is een afspiegeling van een aantal aandachtspunten waarop men zich vooraf moet bezinnen: de filosofie achter het congres, het tijdstip en de tijdsduur van het congres, een realistische schatting van het aantal deelnemers, de vaststelling van het break-evenpoint, de ondersteuning vanuit het vakgebied (tentoonstelling) en het bepalen van een acceptabel inschrijfbedrag. Verder is er een prognose nodig van de kaspositie in het voortraject: de ‘liquiditeitsprognose’. Elementen die hierin meespelen zijn: voorfinanciering, garantiestellingen, sponsoring en contractdata. Op de volgende pagina vindt u een voorbeeld van een begroting voor een wetenschappelijk congres, waarbij per begrotingspost is aangegeven wat het gemiddeld percentage van de betreffende post is op het totale budget. Een aantal posten is variabel: zij varieert naarmate het aantal deelnemers verandert.

Bepaling registratie-inschrijving De hoogte van het inschrijfbedrag is eenvoudig te calculeren. De benodigde elementen zijn: • de begrote kosten

(vaste, variabele en onvoorziene kosten) • de schatting van de overige inkomsten • het minimaal verwachte aantal deelnemers

en eventuele partners.

Er kunnen verschillende inschrijvingskosten voor verschillende categorieën deelnemers worden vastgesteld, bijvoorbeeld het geven van een korting op de entreebewijzen voor studenten of deelnemers uit ontwikkelingslanden. Ook is het gebruikelijk een hoger bedrag dan het vastgestelde entreebedrag te vragen ná een vastgestelde datum. Dit verbetert de cashflow en het vergemakkelijkt de planning. Het is standaard ongeveer acht weken voor het congres het entreebedrag met twintig tot vijfentwintig procent te verhogen. Eventueel kan worden vastgesteld dat late inschrijvingen ter plaatse moeten worden betaald.

Een zorgvuldig opgesteld en bewaakt budget is voorwaarde voor een goed lopend congres.

Om de persoonlijke aansprakelijkheid te beperken wordt het congres veelal ondergebracht in

een rechtspersoon: een juridische stichting die zelfstandig drager is van rechten en plichten,

waarbij slechts onder specifieke voorwaarden aanspraak op het privé vermogen van de

bestuurder(s) mogelijk is.

De FinanciËn van een congres

Pag. 50 graag hetzelfde schema houden als huidig pag 47

UITGAVEN

BEGROTINGSPOST VERWACHT % VAN HET TOTAAL ELEMENTEN

Locatie 11-13% Huur zalen Techniek Posterborden

Administratie en organisatie 21% Porto en adressenbestanden, kosten organisatie congres bureau

Drukwerk 18% Huisstijl, logo,website aankondigingen, programmaboek, tassen, badges, abstracts, proceedings

Sociaal programma 15% Recepties en diner e.d., lunches, koffie- en theepauzes, partnerprogramma, promotie congres, sprekers (incl. reis en verblijf), hotel deposits, tentoonstelling, rente en bankkosten

Diversen 13%

Onvoorzien 10%

BTW 11-13%

Inflatiecorrectie (2% per jaar)

INKOMSTEN

BEGROTINGSPOST VERWACHT % VAN HET TOTAAL ELEMENTEN

Registratie 50% Deelnemersfee

Overige 30%20%

SponsorsAdvertenties, tentoonstelling, sociaal programma, proceedings, depositrente

VOORBEELD VAN EEN BEGROTING VOOR EEN WETENSCHAPPELIJK CONGRES (200-1000 DEELNEMERS)

NB graag benadrukken wij dat het hier gaat om een voorbeeld. Met name de percentages in

de kolom ‘Verwacht % van het totaal’ zijn genoemd om u een indruk te geven; afwijkingen

zijn zeer goed mogelijk.

50 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 51

Page 27: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

de btwU kunt kiezen voor BTW-plichtigheid. Voor u deze keuze maakt, moet u zich realiseren dat de BTW zowel invloed heeft op de opbrengsten als op de kosten. Over het algemeen blijkt dat een BTW-plichtig congres alleen interessant is indien vrijwel alle deelnemers de BTW, die in hun inschrijfgeld is opgenomen, kunnen verrekenen. Daarnaast geldt dit als tevoren bekend is dat een aanzienlijk tekort zal ontstaan (d.w.z. een verlies van circa eenderde van de begroting) en er dus aanzienlijke subsidies verstrekt zullen moeten worden. Laat u daarom goed informeren door de professionals.

De Verzekeringen Het verzekeren van congressen en evenementen is maatwerk. Er worden vele soorten standaard verze-keringen aangeboden met sterk wisselende dekkingen en premies. De meest voorkomende verzekeringen, die betrekking hebben op evenementen zijn: • Onkostenverzekering; dekt gemaakte onkosten

indien (een deel van) het congres moet worden afgelast.

• Aansprakelijkheidsverzekering; dekt de wettelijke aansprakelijkheid van de organisatie en/of personen waarvoor de organisatie verantwoordelijk is.

• Transport/verblijfsverzekering; dekt schade aan gehuurde, geleende en/of eigen goederen tijdens transport en/of verblijf.

• Ongevallenverzekering; dekt het risico van overlijden en/of blijvende invaliditeit van nader omschreven personen.

• Medische kosten van buitenlanders; dekt medische kosten als gevolg van ongeval en/of ziekte van bepaalde personen.

• Geldverzekering; dekt het verloren gaan van geldswaarden en dergelijke door brand, overval etc. tijdens transport en/of verblijf.

• Regenverzekering; keert uit als er op een vooraf overeengekomen dag of periode een bepaald aantal millimeters neerslag valt.

Helaas zijn niet alle risico’s af te wentelen op een verzekering. Wel zijn er, naast de hierboven beschreven algemene verzekeringsvormen, nog diverse afwijkende verzekeringen af te sluiten.

HET VOORFINANCIERINGS- EN GARANTIEFONDS VOOR CONGRESSEN Een internationaal congres in Nederland organiseren is een onderneming die weinig risico’s met zich meebrengt. Het merendeel van de in ons land gehouden congressen eindigt met een bescheiden positief saldo. De reden hiervan is dat er in Nederland een goede congresinfrastructuur bestaat, zowel op het vlak van de accommodaties als ook op het vlak van de dienstverlening. Tevens is de Nederlandse congres-bedrijfstak zeer ervaren in de begeleiding en de organisatie van dit soort evenementen. Het uitnodigen en het organiseren van een inter nationaal congres is als het ware het oprichten van een nieuwe onderneming met een vooraf bekende beperkte levensduur. Een dergelijke op te richten onderneming heeft vaak behoefte aan startkapitaal ter betaling van

de aanloopkosten en behoefte aan een garantie ter afdekking van een mogelijk ondernemers risico. Om in deze behoeften te voorzien hebben het NBTC en CLC-VECTA in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken het Voor finan cie rings- en Garantiefonds (VGF) ingesteld. De twee faciliteiten van het VGF, de voorfinanciering en de garantie, kunnen afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt.

Voorfinanciering Voordat de deelnemers aan het congres hun inschrijfgelden gaan betalen, heeft de organisator al veel kosten moeten maken. Dit geld kan uit het VGF voorgefinancierd worden door middel van het verstrekken van een lening. Het grote voordeel van een lening via het VGF is dat over het geleende bedrag geen rente is verschuldigd! De hoogte van de lening wordt afgestemd op de behoefte.

Garantie De kennis en ervaring van de congresbedrijfstak maakt dat aan de kostenkant vrijwel geen risico wordt gelopen. De kostenbegrotingen zijn solide. De opbrengst en kant daarentegen heeft men minder in de hand: als het uiteindelijke aantal deelnemers tegenvalt, dan zal het consequenties hebben voor de inkomsten. Door gebruik te maken van de garantie faciliteit van het VGF behoeft het voorzieningenniveau van het congres in zo’n geval niet drastisch te worden teruggeschroefd. De deelnemer krijgt precies datgene dat in het definitieve programma is beloofd.

Algemene voorwaardenOm gebruik te kunnen maken van de regelingen moet er aan een aantal algemene voorwaarden worden voldaan. Zo dient het internationale congres tenminste twee dagen te duren, staat het congres in het teken van kennisoverdracht en moet het congres worden georganiseerd door een partij die aantoonbare ervaring heeft in het organiseren van een internationaal meerdaags congres. Vaak wordt dit laatste gedaan met behulp van (of door) een Professional Congress Organiser (PCO). De aanvraag dient tenminste acht maanden voor aanvang van het congres te zijn ingediend. Op de website van Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds www.vgfholland.nl is meer informatie te vinden over de specifieke voorwaarden van de individuele regelingen en kunt u terecht voor het online indienen van uw aanvraag.

52 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 53

Page 28: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Het sociaal programma van een congres

In hun vrije tijd kunnen deelnemers overigens ook prima alleen of in kleiner verband genieten van de musea, winkeltjes, restaurants en terrasjes in het compacte historische stadshart van Utrecht, waar alle highlights goed beloopbaar zijn. Ook voor een sterk, aantrekkelijk sociaal programma weet het Utrecht Convention Bureau de weg. Ze kennen de mensen, de locaties en de deals: het UCB heeft de sleutel tot de stad Utrecht.

Partnerprogramma Een partnerprogramma wordt speciaal samengesteld voor meereizende partners van deelnemers aan uw congres. Inschrijving voor een dergelijk programma kan afzonderlijk en het programma kan reeds worden opgenomen in de programma-aankondiging van uw congres. Het verdient aanbeveling om deze programma’s uit te besteden aan hierin gespecialiseerde bureaus. Ook het Utrecht Convention

Bureau is u graag van dienst met advies over specifieke partnerprogramma’s.

Pre en Post Conference tour Het komt veelvuldig voor dat er naast het congresprogramma van een bepaald aantal dagen, specifieke tours worden georganiseerd voorafgaand en na het congres, die de deelnemer meer van de bestemming laten zien. Deze excursies zijn vaak toeristisch van aard en hebben daarnaast een link met het thema van het congres. Gespecialiseerde bureaus bieden vrijblijvend excursies aan die de vele kanten van Utrecht maar ook Nederland laten zien. Zo is het heel gebruikelijk om bij internationale congressen specifieke tours naar de regio van Utrecht en bijvoorbeeld Amsterdam te organiseren. Voor buitenlandse deelnemers is dit een mooie aanvulling op de tours die in Utrecht en omgeving georganiseerd kunnen worden.

Naast het delen van kennis zijn congressen zeker ook bedoeld om de groep deelnemers persoonlijk

met elkaar in contact te brengen. Ondanks alle moderne communicatiemiddelen die de mens ter

beschikking staan is er geen substituut voor direct sociaal contact, face to face. Na een geslaagde

uitwisseling van kennis is het van groot belang te kunnen genieten van elkaar als mensen. De

groep die vaak van over de hele wereld samenkomt heeft hier de kans om de persoonlijke banden

aan te halen. Samen eten, recreëren en genieten van typisch lokale hotspots en sfeer is hoogst

bevorderlijk voor een ontspannen glimlach en meer sociale cohesie. Utrecht biedt daarvoor veel

goede gelegenheden en aanleidingen. Of het nu gaat om recepties, galadiners, voorstellingen,

tours, actieve bezigheden, pre- of post conference excursies, een rondvaart of interessante dagtrip,

Utrecht weet hoe uw gasten te vermaken en te verwennen.

Het Sociaal programma

Congressen in Utrecht 55

Page 29: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Domtoren Al meer dan zes eeuwen lang worden stad en omstreken gedomineerd door de schitterende Domtoren, het hoogste middeleeuwse bouwwerk van Nederland. Dit 112 meter hoge symbool van Utrecht is uniek en indrukwekkend. De klim van 465 traptreden beloont u met een adembenemend uitzicht over de stad en de wijde omtrek.

DOMUNDER Een spannende, ondergrondse ontdekking langs de archeologische resten van 2000 jaar Nederlandse geschiedenis. Van het Romeinse castellum Trajectum tot het religieuze complex dat Utrecht in de Middeleeuwen veel macht en aanzien gaf. Maak een tijdreis tussen de immense pijlerfundamenten van de gotische Domkerk, beleef de verwoestende storm van 1674 en ontdek de fascinatie van de archeoloog om laag voor laag het verleden bloot te leggen.

Centraal Museum Het Centraal Museum is gebouwd in 1838 en daarmee het oudste gemeentelijk museum van Nederland. Het museum huist in verschillende gebouwen, waarvan een middeleeuws klooster het belangrijkste is. Van binnen is het een waar labyrinth. U kunt verdwalen in de vele passages en trappenhuizen en u laten verrassen door de gevarieerde collectie van klassieke, moderne en toegepaste kunst, die te vinden is naast mode en verzamelingen met als onderwerp de geschiedenis van de stad.

Het Rietveld Schröder huis In 1924 liet meubelmaker en architect Gerrit Rietveld (1888-1964) dit unieke gebouw verrijzen. Het is het enige gebouw dat werd opgetrokken volgens de architectonische principes van De Stijl. Utrecht is internationaal bekend als de stad waar Rietveld zijn hele leven woonde en werkte.

Trajectum Lumen Een ontdekkingsreis in het donker met lichtkunst in het Utrechtse stadscentrum als onderwerp. Vanuit het centraal gelegen Vredenburg volgt u een lichtspoor op de grond dat langs schitterende werken van lichtkunstenaars leidt en verleden en heden van de stad tot leven brengt.

Utrecht vanaf het water De terrassen, werfkelders en prachtige panden langs het water zijn niet beter te bezichtigen dan vanaf het water per waterfiets, kano, gondel of rondvaartboot. Een routebeschrijving zorgt ervoor dat u niets hoeft te missen.

Nijntje Museum Het Nijntje Museum is voor alle leeftijden en neemt je mee naar de wereld van Dick Bruna’s wereldberoemde creatie: Nijntje. Daarnaast is er het Atelier Dick Bruna waarin te zien is hoe hij te werk ging.

Utrecht biedt een groot scala aan culturele highlights. Zo is de stad beroemd vanwege het

Museumkwartier, waar historische attracties, musea en culturele instellingen de sfeer bepalen.

Een Selectie utrechtse attractiesMODERNE ARCHITECTUUR & UTRECHT SCIENCE PARK Met de Universiteit Utrecht als beste universiteit van Nederland, het Universitair Medisch Centrum Utrecht als één van de grootste publieke gezondheidsvoorzieningen van het land en de vele innovatieve bedrijven en onderzoeks - instellingen, is Utrecht Science Park het hart van de kenniseconomie. Een bezoek aan Utrecht Science Park kan een verrijkende ervaring zijn door de vele verborgen schatten. Internationaal befaamde architecten als Rem Koolhaas, Wiel Arets en Eric Egeraat ontwierpen bekroonde gebouwen.

Festivals & Evenementen Utrecht biedt vele festivals gedurende het hele jaar met een programma vol theater, dans, muziek, film, workshops en meer op grote en kleine podia, pleinen en in parken.

PAUSHUIZE Paushuize met zijn rijke historie is één van de meest bijzondere monumenten van Utrecht. Paushuize heeft zijn naam te danken aan de enige Nederlandse paus, Adrianus VI, die het huis vanaf 1517 liet bouwen. Een keur aan schitterende stijlkamers en prachtig gedecoreerde salons maken dit stadspaleis tot één van de mooiste locaties van Nederland.

Kasteel de Haar In een oase van rust net buiten Utrecht ligt het sprookjesachtige Kasteel de Haar. Het park en de weelderige tuinen (‘klein Versailles’) met hun romantische doorkijkjes en mooie vijverpartijen nodigen uit tot lange wandelingen en heerlijke picknicks.

56 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 57

Page 30: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

DE WINKEL VAN SINKEL

Oudegracht 1583511 AZ UtrechtT +31 (0)30 230 30 30www.dewinkelvansinkel.nl

Onze eventmanagers hebben maar één missie: ervoor zorgen dat het congres voldoet aan úw wensen en verwachtingen. Wij luisteren graag naar uw ideeën en nemen de tijd om samen te sparren over de invulling van uw congres. Ons doel? Een betekenisvolle beleving creëren voor onze gasten!

Bent u op zoek naar een bijzondere locatie? Ons multifunctionele, historische pand ligt in hartje Utrecht en beschikt over meerdere sfeervolle zalen. Zo kunnen wij flexibel inspelen op uw wensen: of u nu op zoek bent naar een plenaire ruimte met diverse sub zalen of juist naar een theateropstelling voor 250 personen.

Bij de Winkel van Sinkel hebben we verschillende dag- en vergaderarrangementen maar in overleg zijn er vele mogelijkheden, aangepast aan uw wensen.

LA VIE MEETING CENTRE

Locatie: Lange Viestraat 351 | 3511 BK UtrechtContact: Sint Jacobsstraat 61 | 3511 BP UtrechtT +31 (0)30 234 00 88www.lavieutrecht.nl

In hartje Utrecht ligt La Vie Meeting Center op loopafstand van het Centraal Station en beschikt over een parkeergarage met directe doorgang.

Met 53 zaaloplossingen biedt La Vie alles wat uw bijeenkomst nodig heeft. Of het nu gaat om meetings, congressen of conferenties La Vie brengt uw bijeenkomst tot leven van 2 tot 200 personen.

De volledig vernieuwde zaalruimtes beschikken over een moderne uitstraling en de nieuwste audio visuele middelen, dimbare LED verlichting, een meeting kit en een supersnel Wi-Fi netwerk.

In ons restaurant op de 6e etage, met een 360 graden uitzicht op de skyline van Utrecht, serveren we dagelijks een uitgebreid lunchbuffet, diner en borrels. La Vie is in 2016 verkozen tot Beste Trainingslocatie van Nederland.

de aanbieders

EEN KEUR AAN MOGELIJKHEDEN

Utrecht biedt een scala aan mogelijkheden voor een succesvol congres. Om u enigszins wegwijs te maken in de vele mogelijkheden heeft het Utrecht Convention Bureau alvast een aantal mogelijkheden uitgelicht. Uiteraard is dit slechts een selectie. In de tabellen achterin het boek treft u een uitge breider overzicht van de congres- en vergader-mogelijkheden. Voor een actueel overzicht verwijzen wij u naar de site; www.utrechtconventionbureau.nl.

Congressen in Utrecht 57

Page 31: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

STADSKASTEEL OUDAEN

Oudegracht 993511 AE UtrechtT +31 (0)30 231 18 64www.oudaen.nl

Op zoek naar een unieke plek om te vergaderen of een congres te houden? Midden in Utrecht-stad, aan de Oudegracht, vindt u het oudste Stadskasteel van Nederland. Oudaen is groots in geschiedenis en een begrip in de wijde omgeving. Al decennialang verwelkomt de locatie zakelijke gasten, particulieren en toeristen. Zij kiezen voor Oudaen vanwege onder meer de centrale ligging en faciliteiten: verschillende zalen, een bierbrouwerij met werfterras, een restaurant en een grand café.

Met een recentelijke vernieuwing van haar zalen-centrum biedt Oudaen haar gasten een unieke beleving waarbij de rijke geschiedenis van het kasteel is vertaald naar op de kintsugi-stijl geïnspireerde meetingrooms. De vergaderruimtes zijn geschikt voor zowel vergaderingen, presentaties, een congres of teambuilding- activiteit. Kiest u voor Oudaen, dan kiest u voor hoogwaardige gastvrijheid in een unieke omgeving waarbij uw wensen centraal staan.

POSTILLION HOTELS

Kosterijland 83981 AJ BunnikT +31 (0)30 656 92 22www.postillionhotels.com

IEDERE GAST VERDIENT EVENVEEL AANDACHTEen congres of seminar begint niet met een locatie, maar met de mensen die het organiseren en hosten. De professionals van Postillion Hotels hebben deze kennis en ervaring in huis. Zij zetten uw wensen om in een efficiënt en succesvol evenement. Gastvrijheid is daarbij van groot belang, want zelfs in het hosten van grotere groepen verdient iedere gast evenveel aandacht. Wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw evenement? Maak een afspraak of kom kijken in onze hotels en convention centra.

58 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 59

Page 32: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

UTRECHT CITY HOTELS

T +31 (0)30 233 00 33www.utrechtcityhotels.com

Utrecht City Hotels is een collectie van kleinschalige en unieke hotels met ieder een eigen concept en identiteit, maar allen gelegen in historische panden in het hart van de stad. Onze concepten variëren van design hotelkamer tot volledig uitgerust appartement, waar je even Utrechter bent.

Met verschillende locaties in Utrecht biedt Utrecht City Hotels een inspirerende uitvalsbasis aan haar gasten. Het Centraal Station, de Jaarbeurs, het Utrecht Science Park en andere locaties zijn gema-kkelijk te bereiken per openbaar vervoer, te voet en zelfs per auto.

Naast aandacht voor design en historie, mag je bij ieder Utrecht City Hotel oprechte interesse en een warm welkom verwachten. We helpen onze gasten graag met het plannen van een interessant verblijf in Utrecht!

KONTAKT DER KONTINENTEN

Amersfoortsestraat 203769 AS SoesterbergT +31 (0)346 33 25 37www.kontaktderkontinenten.nl

Op nog geen 15 minuten rijden van Utrecht ligt Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug: een werelds hotel voor al uw conferenties, congressen en over-nachtingen. Het bestaat uit twee unieke historische gebouwen waar de sfeer en ambiance van een rijk verleden nog voelbaar zijn. De gebouwen zijn omringd door een bos terrein dat zich bij uitstek leent voor diverse vergaderbreaks.

Het conferentiehotel beschikt over drie grote congreszalen, 22 vergader zalen en 131 hotelkamers. Gratis gebruik van WiFi, beamer, flipover en geluidsinstallatie. Uitstekende verzorging met koffiecorners die 24/7 open zijn en een internationale keuken en bar in ProefLokaal De Wereld. Ervaar wereldse gastvrijheid in de ideale ***locatie voor meerdaagse bijeenkomsten.

60 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 61

Page 33: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

EENHOORN MEETING CENTER

Barchman Wuytierslaan 23818 LH AmersfoortT +31 (0)33 467 37 30www.eenhoornamersfoort.nl

Eenhoorn Meeting Center Amersfoort stelt uw bijeenkomst centraal. Deze slogan zegt het eigenlijk al, Eenhoorn Meeting Center is dé vergaderlocatie in hartje Amersfoort op maar 84 stappen van Amersfoort Centraal Station. Een locatie waar ze uitermate gastvrij zijn en die uitstekend geschikt is voor allerlei bijeenkomsten.

Congressen? Onze Rondeelzaal is met 320 vierkante meter dé ideale plek voor bijeenkomsten tot maxi-maal 350 personen. Professioneel geluid, een vast podium en projectiewand maken de Rondeelzaal tot een gewilde ruimte voor congressen, events en feesten.

Daarnaast beschikt de Eenhoorn over maar liefst 32 zaalcombinaties, welke zeer geschikt zijn om als subruimte te gebruiken tijdens uw congres.

DE GLAZEN RUIMTE

Straatweg 1b3604 BA MaarssenT +31 (0)88 242 49 00www.deglazenruimte.nl

De Glazen Ruimte ligt op de grens van Utrecht en Maarssen. Wij beschikken over 9 inspirerende, multifunctionele ruimten voor 6 tot 300 personen, gratis Wifi, een terras aan het water en gratis parkeergelegenheid. Ideaal voor vergaderingen, trainingen, congressen en seminars.

Ons culinaire team staat garant voor smaak, creativiteit en hoogwaardige kwaliteit. Uw ontbijt, lunch, borrel of diner is voor ons een belangrijk onderdeel van uw evenement.

Wilt u meer dan alleen een ruimte huren, laat ons dan doen waar we goed in zijn; uw congres van A tot Z verzorgen. Ons team van creatieve specialisten denkt graag mee over de inhoud, ontwikkeling en uitvoering.

Wij voelen ons verantwoordelijk voor het succes van uw event.

HOTEL BERGSE BOSSEN

Traaij 2993971 GM Driebergen T +31 (0)343 528 150 www.bergsebossen.nl

Hotel Bergse Bossen is dé groene locatie voor uw congressen, trainingen, en evenementen. • Centraal gelegen, op ca. 15 minuten van Utrecht,

én volop in het groen van Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug!

• 14 uitstekend uitgeruste zalen, geschikt voor groepen van 2 tot 200 personen, met daglicht en veelal met eigen terras

• 65 comfortabele hotelkamers als basis voor meerdaagse bijeenkomsten

• Goede keuken, stijlvolle lounge, gezellig Grand-Café en diverse terrassen

• Sterk concurrerende prijzen • Flexibel en servicegericht • Goede gratis WiFi in de gehele accommodatie • Ruime (kosteloze) parkeergelegenheid • Gouden Green Key voor duurzaam en

maatschappelijk verantwoord ondernemen • Breed aanbod teambuildings activiteiten.

62 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 63

Page 34: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

WOUDSCHOTEN

Woudenbergseweg 543707 HX ZeistT +31 (0)343 492 492www.woudschoten.nl

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij een sfeervolle accommodatie voor groepen, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. Het enige dat u hoeft te doen, is zich concentreren op het doel van uw verblijf. Wij verzorgen de rest.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten als trainingslocatie, om te vergaderen, voor congressen en business events. Maar ook als sfeervol hotel voor een weekendje weg.

Graag nodigen wij u uit de waarde van Woudschoten zelf te ervaren. Een groot deel van die ervaring vindt u in onze persoonlijke gastgerichtheid. Daar ligt onze kracht.

KNVB CAMPUS

Woudenbergseweg 56-583707 HX ZeistT +31 (0)343 491 424www.knvb.nl/campus

De KNVB Campus is dé plek waar onze nationale selecties trainen en waar trainers worden opgeleid, scheidsrechters werken aan de arbitrage en waar de voetballers van ons land kunnen revalideren. Maar de KNVB Campus is meer dan het hart van het Nederlandse voetbal!

Het is ook een plek waar het bedrijfsleven in een inspirerende topsportomgeving kan vergaderen, waar je aan teambuilding kunt doen, waar je clinics kunt volgen en waar je kunt eten, drinken en overnachten. De KNVB Campus is de ultieme plek voor de teams van morgen!

64 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 65

Page 35: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

ZIMIHC

Prinses Christinalaan 13553 JL UtrechtT +31 (0)30 276 25 27www.zimihc.nl

Gehuisvest in een sfeervol voormalig schoolgebouw uit de jaren ’30. Wij bieden ruimte voor bijeen-komsten, congressen en evenementen.

Het theater (max. 210p) met uitstekend technische voorzieningen is goed bereikbaar met gratis parkeer-gelegenheid. Flexibel in te richten door de inschuif-bare tribune en rolstoelvriendelijk. Uitbreiding is mogelijk met onze 5 break-out rooms (25-75p). Ons terras en de ruime, lichte foyer staan tot uw beschikking voor een borrel, lunch of diner.

Bent u op zoek naar meer creativiteit in uw bedrijf, dan helpen we u daar graag bij! Huren bij ZIMIHC is maatschappelijk verantwoord, 10% van de huursom komt ten goede aan een activiteit of initiatief naar keuze. Zo steunt u automatisch kunst en cultuur in de wijken van Utrecht.

FLINT

Coninckstraat 603811 WK AmersfoortT +31(0)33 422 92 30www.flint.nl/evenementen

Treed binnen in deze unieke theaterlocatie voor een onvergetelijk congres, diner of feest voor maximaal 1.300 gasten. Met een eigentijds interieur biedt Flint de juiste uitstraling voor uw bijeenkomst waarbij theatersfeer en -beleving centraal staan. Ondersteund door vakkundige technici en professionele theaterapparatuur komen uw sprekers goed tot hun recht. Netwerken verloopt prettig en natuurlijk in de diverse (sub)ruimtes van Flint, zoals de theaterfoyers en TREK theaterkeuken & café, het meest centrale ‘plein’ in het pand. Exposanten en organisatoren sluiten dan ook graag aan op Flints soepele logistiek, centrale ligging en persoonlijke aanpak. Van begin tot eind heeft u te maken met één contactpersoon die samen met u een onvergetelijke belevenis creëert!

66 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 67

Page 36: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

DE RIJTUIGENLOODS

Piet Mondriaanplein 613812 BH AmersfoortT +31 (0)88 000 15 70www.derijtuigenloods.nl

De Rijtuigenloods is met ruim 100 jaar een kroon-juweel van de industriële revolutie. Tot 1990 werden er treinen onderhouden. De locatie is van moderne gemakken voorzien en kenmerkt zich door de authenticiteit en een capaciteit van 100 tot 2000 personen. Het industriële karakter is een bijzonder decor voor een congres, feest of beurs.

De Rijtuigenloods heeft 15 flexibel in te richten ruimtes waaronder diverse treinrijtuigen. De hoogte en het volop aanwezige daglicht geven een ruimtelijk gevoel. De locatie ligt centraal in Nederland nabij snelwegen A1 & A28. Station Amersfoort ligt op loopafstand. Er is ruime gratis parkeergelegenheid.

Alles op 1 plek in een fantastisch gebouw! Nieuwsgierig naar de mogelijkheden? Kijk op de website of neem contact op.

MUSEUM SPEELKLOK

Steenweg 63511 JP UtrechtT +31 (0)30 231 27 89www.museumspeelklok.nl

Het vrolijkste museum van Nederland is gehuisvest in de middeleeuwse Buurkerk, in het hart van de Utrechtse binnenstad. U kunt dagelijks in Museum Speelklok terecht voor kleinere congressen of vergaderingen. Buiten openingstijden bieden we sfeervolle mogelijkheden voor congressen tot 500 personen. Wanneer u kiest voor een muzikaal omlijstdiner, staat eveneens het gehele museum tot uwbeschikking. U kunt uw gasten ontvangen in hetgerenoveerde Museumcafé Klok en dineren inhet eeuwenoude middenschip of de danszaal.Bovendien wordt uw avond uniek met onze muzikale tour. Tijdens een exclusieve demonstratie tonen wij uw gasten enkele topstukken uit onze collectie mechanische muziekinstrumenten, die normaliter voor het grote publiek verborgen blijven. Ook voor een partnerprogramma biedt het museum vele mogelijkheden.

VAN DER VALK HOTEL DE BILT - UTRECHT

De Holle Bilt 13732 HM De BiltT +31 (0)30 635 87 36www.biltschehoek.com

Hoe ontspannen kan vergaderen zijn? Heel ontspannen, zeker in een vergadercentrum, gelegen in een bosrijke omgeving. Toch is Hotel De Bilt – Utrecht eenvoudig te bereiken door de directe nabijheid van snelwegen (A27/A28) en de stad Utrecht.

Alle 15 vergaderzalen zijn rustig gelegen, comfortabel ingericht en van alle gemakken voorzien. Alle denkbare middelen om u vergadering te doen slagen zijn beschikbaar of kunnen ingehuurd worden. U kunt zelf invulling geven aan de samen-stelling van uw bijeenkomst; een borrel na afloop, een diner of dinerbuffet of een overnachting met ontbijt, dit behoort allemaal tot de mogelijkheden. Het salesteam adviseert u graag over deze uitbrei-dings mogelijkheden en maakt op basis van uw wensen een passende offerte voor u. Gratis parkeren op eigen terrein.

68 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 69

Page 37: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

CURSUS- EN VERGADERCENTRUM DOMSTAD

Koningsbergerstraat 93531 AJ UtrechtT +31 (0)30 292 77 00www.accommodatiedomstad.nl

Cursus-en vergadercentrum Domstad biedt uw gasten uitstekende accommodatie voor kennis-ontwikkeling, kennisdeling en kennisoverdracht. Moderne functionele zalen van 4 tot 400 personen, voorzien van veel daglicht, alsmede de centrale ligging ten opzichte van het Centraal Station en het centrum van Utrecht maken onze locatie tot een succesvol accommodatiecentrum.

We zijn er op gespitst om zo efficiënt mogelijk onze diensten aan te bieden. Een ruim aanbod aan cateringmogelijkheden en to-the-point dienst-verlening met een hecht team van medewerkers. We geven u graag een rondleiding en een offerte op maat. U bent van harte welkom.

KAAP DOORN

Postweg 93941 KA DoornT +31 (0)343 414 241www.kaapdoorn.nl

Een top meeting locatie in de bossen onder Utrecht.U vindt het mooie Kaap Doorn in de bossen van de Utrechtse Heuvelrug.

Bij Kaap Doorn kunt u gast gerichte medewerkers verwachten die er alles aan doen om uw bijeenkomst tot een succes te maken. Kaap Doorn is binnen Nederland de enige meeting locatie met hotelkamers waar alleen zakelijke bijeenkomsten gehouden worden. Door deze jarenlange specialisatie worden uw wensen vaak al ingevuld voordat u wist dat u ze had. De uitstekende keuken maakt uw verblijf af.

Met 21 moderne en goed gefaciliteerde zalen en 70 comfortabele hotelkamers kan bijna iedere bijeenkomst bij Kaap Doorn worden ondergebracht. Kaap Doorn heeft de laatste 10 jaar allerlei prijzen gewonnen, waaronder de Nationale Meeting Award 2017.

70 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 71

Page 38: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

LANDGOED ISVW

Dodeweg 8 (hoek Paradijsweg)3832 RD LeusdenT +31 (0)33 465 07 00 www.landgoedisvw.nl

Landgoed ISVW ligt volop in het groen op een bosterrein van 6 ha. in nog geen 2 minuten bereik-baar vanaf de snelweg. In de diverse sfeervolle gebouwen wordt u gastvrij ontvangen en zal het u aan niets ontbreken. De ISVW heeft het duurzaam-heidskeurmerk Green Key goud en werkt vooral met biologische en anderszins verantwoorde producten. Landgoed ISVW heeft mooie, recent opgeleverde tweepersoons comfort hotelkamers De ISVW heeft een maatschappelijke opdracht, alle inkomsten uit het horecabedrijf komen volledig ten goede aan het filosofieonderwijs waarvoor de Internationale School voor Wijsbegeerte 100 jaar geleden is opgericht. Parkeren is gratis en in het hele hotel is er gratis WIFI beschikbaar.

HOTEL MITLAND

Ariënslaan 1 3573 PT UtrechtT +31(0)30 271 58 24www.mitland.nl

Hotel Mitland is een rustig gelegen 4-sterren hotel aan de rand van Utrecht. Het hotel beschikt over 146 luxe ingerichte kamers en suites, een eigen restaurant, bowling én vergadercentrum met ruime parkeergelegenheid.

Gelegen op korte afstand van het stadscentrum, de Uithof (Utrecht Science park) en diverse uitvalswegen maakt dat Mitland de ideale locatie is voor een zakelijke bijeenkomst in combinatie met een overnachting

Hotel Mitland is een echt familiebedrijf en heeft ondanks haar grootte een informeel en gastvrij karakter. Sinds 2012 is het in bezit van een Gouden Green Key en door de ligging in stadspark Voorveldse Polder én de duurzame bedrijfsvoering een van de groenste hotels van de Domstad.

JAARBEURS

Jaarbeursplein 63521 AL UtrechtT +31 (0)30 295 58 81jaarbeurs.nl/zakelijk

Jaarbeurs bestaat meer dan 100 jaar. En is relevanter dan ooit. Want bij alle digitale communicatie, blijkt een persoonlijke ontmoeting onovertrefbaar. Zaken doen is people’s business. Vergaderen is elkaar in de ogen kijken. Feestvieren is elkaar omarmen. Jaarbeurs heeft daarvoor alle hardware in huis. Optimale bereikbaarheid. Duizenden parkeer-plaatsen. Onbeperkt zalen, hallen, lounges en restaurants. Maar ook: alle software. Want na 100 jaar weten we dat we geen vierkante meters verkopen, maar ontmoetingen, succesvolle deals, en blije mensen. Dáár draait ‘t om bij Jaarbeurs: de vonk laten overslaan. Tussen exposant en bezoeker, artiest en feestganger en spreker en luisteraar. Dat maken we mogelijk met meer dan 200 professionals.

Wat die ontmoetingen bijzonder maakt? Lees alle verhalen van de professionals die bijzonder ontmoeten mogelijk maken op jaarbeurs.nl/verhalen.

72 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 73

Page 39: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

DOMTOREN

Domplein 213512 JC UtrechtT +31 (0)30 236 00 10www.domtoren.nl

Het symbool van Utrecht is natuurlijk de ruim 600 jaar oude Domtoren: de hoogste kerktoren van Nederland. Midden in het hart van de stad is dit de perfecte locatie voor uw partnerprogramma, een welkomstborrel of een diner voor kleinere gezel-schappen. Bezoek de Domtoren overdag of in de avond en kom genieten van het prachtige uitzicht over de stad. Na afloop verwelkomen wij uw gasten met een drankje na afloop in de Michaëlskapel, op het balkon op 25 meter of in de naastgelegen tuin op een warme zomerdag. Ook een lezing of presentatie behoort tot de mogelijkheden. Ons team denkt graag met u mee!

WERKSPOORKATHEDRAAL

Tractieweg 413534 AP UtrechtT +31 (0)30 305 03 33www.werkspoorkathedraal.nl

Wie er voor het eerst binnenloopt, zal bevestigen dat ‘kathedraal’ een toepasselijke benaming is. Door de grote hoeveelheden glas en het open karakter geeft de locatie een ruimtelijk gevoel. Waar vroeger imposante constructies werden gebouwd, worden nu diverse events georganiseerd.

Met een oppervlakte van ± 5.800m2 zijn alle soorten events mogelijk. Van beurzen tot kick-offs en van bedrijfsevents tot congressen tot wel 3.000 personen: niks is te gek! Ons enthousiaste en ervaren team staat te allen tijde klaar om het beste uit ieder event te halen. Tijdens een bezoek aan de Werkspoor-kathedraal bespreken we je plannen en maken we een passend voorstel.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Kom gerust langs voor een kopje koffie!

74 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 75

Page 40: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

TIVOLIVREDENBURG

Vredenburgkade 113511 WC Utrecht+31 (0)30 760 67 60www.tivolivredenburgzakelijk.nl

TivoliVredenburg: een architectonisch eventwonder in het hart van Nederland. Deze verrassende locatie, gelegen naast het grootste treinstation van Nederland, heeft een capaciteit van 7.500 personen, verdeeld over vijf unieke ruimtes met diverse door kijkjes, looproutes en een enorme hoeveelheid daglicht. Groots en overweldigend in zijn geheel en toch kent elke zaal een intiem karakter.

De verschillende ruimtes in diverse stijlen maken het gebouw geschikt voor elk evenement en elke doelgroep. Eén van de unieke details: in elke zaal is de maximale afstand tussen spreker of artiest(en) en publiek slechts 20 meter.

Voel de energie die door dit iconische muziekpaleis stroomt en laat je inspireren door de grote namen die u voor zijn gegaan.

CARLTON PRESIDENT

Floraweg 253542 DX UtrechtT +31 (0)30 241 41 82carlton.nl/president

Haal het beste uit jezelf door inspiratie en verrassing! We kijken met een vernieuwende, frisse blik naar werken en verblijven waarbij plezier voorop staat. Er heerst er een vrije, optimistische en levendige vibe, waarin oprechte aandacht is voor jouw behoeften en ruimte ontstaat voor persoonlijke groei. We inspireren en verrassen door onze passie voor alles wat de omgeving te bieden heeft, van eigen specialiteiten tot verborgen juweeltjes.

Op het gebied van eten en drinken dagen we onze gasten uit met bijzondere smaken waarbij gezond, lokaal en energiek belangrijke kernwoorden zijn. Dit alles in een bijzondere omgeving met 165 hotel-kamers, 3 inspiratiezalen, 5 vergaderzalen en 1 unieke congreszaal, geschikt voor 300 personen.

76 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 77

Page 41: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

HILTON SOESTDUINEN

Van Weerden Poelmanweg 4-63768 MN SoestduinenT +31 (0)35 603 83 83www.soestduinen.hilton.com

Endless Possibilities! Boek nu jouw evenement bij Hilton Royal Parc Soestduinen en boost jouw vergadering met een binnen of buiten teambuilding-activiteit! Organiseer op De Soester Duinen een sessie kite vliegeren, volleyball of flingo! Het hotel ligt op een prachtige locatie met naastgelegen 9-holes golfbaan, middenin de bosrijke omgeving van de Utrechtse Heuvelrug, centraal in midden-Nederland, dichtbij de snelwegen A28 en A1 en op minder dan een uur afstand van Utrecht, Amsterdam, Rotterdam en Den Haag en op slechts 15 minuten rijden van Amersfoort. Het hotel beschikt over 113 kamers, een eigen parkeerterrein met 400 parkeer plekken en Health Club.Met 21 multifunctio nele vergaderzalen (meer dan 1.800m2), dé locatie voor uw vergadering, automotive evenement, meerdaags congres of training. De zalen hebben allen natuurlijk daglicht en bieden plek voor evenementen tot 500 personen. Onze toegewijde Hilton Meeting Host staat volledig tot uw beschikking.

PARK PLAZA UTRECHT

Westplein 503531 BL UtrechtT +31 (0)30 292 5200www.parkplaza.nl

Park Plaza Utrecht gelegen in het hart van een van de mooiste steden van Nederland beschikt over de Executive boardroom Westpark en 11 volledig uitgeruste conferentieruimtes met een capaciteit voor maximaal 120 personen. Alle ruimtes hebben natuurlijk daglicht en bieden technische en audiovisuele ondersteuning en gratis Wi-Fi. Het restaurant Plein 50 en de Bar & Brasserie bieden van internationale gerechten tot snacks en van een kopje koffie tot cocktails om de dag in een informele sfeer af te sluiten. Zakelijke gasten kunnen na de vergaderingen ontspannen in de fitnessruimte en sauna van het hotel. Voor de gasten die in Utrecht blijven overnachten, biedt het hotel 120 ruime kamers met airconditioning, waaronder 40 Guest Rooms, 40 Superior Rooms en 40 Executive-Rooms. Het hotel beschikt over parkeergelegenheid en is gelegen naast Utrecht Centraal Station. Kies voor de vergaderruimtes van Park Plaza Utrecht en ontdek zelf hoe de uitstekende service dit hotel tot een van de beste van Utrecht maakt.

STAR LODGE HOTELS

Biltsestraatweg 923573 PS UtrechtT +31 (0)30 800 0401www.starlodgehotelsutrecht.nl

Budgetvriendelijk en comfortabel overnachten, dat doet u bij Star Lodge Hotels, een 3-sterren budget-designhotel gelegen halverwege het centrum en Utrecht Science Park. Met de fiets, te voet of met de bus bent u in een paar minuten in het stadscentrum. Ook de Jaarbeurs is gemakkelijk te bereiken.

Op de grens van de bruisende stad Utrecht en de rust van een stadspark is Star Lodge Hotels gebouwd, voorzien van stoer design met natuurlijke elementen.

Slapen doet u in een van de 85 kamers met uitzicht op de manege of stadspark. Het hotel is Green Key gecertificeerd en stelt alles in het werk om uw verblijf aangenaam te maken. Star Lodge Hotels is eenvoudig bereikbaar, ligt aan de uitvalswegen van Utrecht en heeft een bushalte voor de deur.

78 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 79

Page 42: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

OUD LONDON

Woudenbergseweg 523707 HX ZeistT +31 (0)343 491 245www.oudlondon.nl

Hotel Restaurant Oud London in Zeist is een vier-sterren hotel met 88 kamers en centraal gelegen op de Utrechtse Heuvelrug, slechts 15 kilometer van Utrecht.

Oud London heeft 22 zalen met een capaciteit tot 450 personen, ideaal voor conferenties, vergade-ringen, trainingen, lunches en diners. U kunt uw bijeen komsten combineren met activiteiten die er aan bijdragen het doel van uw bijeenkomst te bereiken.

Het Hotel Restaurant staat bekend om de uitstekende keuken. De warme, gastvrije sfeer en persoonlijke benadering staan garant voor een mooie ervaring, of u nu kiest voor Brasserie Restaurant ’t VoorHuys, de private dining ruimtes, de bar of het terras.

Hotelgasten kunnen kosteloos gebruik maken van de parkeergelegenheid, wifi en wellness faciliteiten, waaronder een zwembad, sauna en stoomcabine.

MUNTGEBOUW UTRECHT

Leidseweg 903531 BG UtrechtT +31 (0)30 291 04 33www.muntgebouw-utrecht.nl

Het Muntgebouw is één van de indrukwekkendste en mooiste rijksmonumenten van Utrecht. Met zijn monumentale charme, brede gangen, indruk-wekkende trapportalen en centrale ligging is het Muntgebouw de top congreslocatie van Utrecht! Dit karakteristieke pand is letterlijk een locatie van waarde en beschikt over voldoende comfort, ruimtes en moderne faciliteiten. Het Muntgebouw beschikt over 3 grote plenaire ruimtes, 8 (sub)ruimtes, 4 ontvangstruimtes en een prachtige binnenplaats. De locatie kan gezelschappen van 10 tot 1000 personen verwelkomen. Wat de aard, vorm en het doel van uw samenzijn ook is, zij bieden het!

Het team van gedreven, jonge en enthousiaste mensen weet met hun ruime ervaring precies waar een goede congreslocatie aan moet voldoen. Zij staan klaar om u een unieke beleving te geven.

80 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 81

Page 43: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

KAREL 5 EVENTS

Geertebolwerk 1 3511 XA UtrechtT +31 (0)30 233 75 55 www.karel5.nl

Vergaderen op een oude graanzolder, een contract ondertekenen in de kluistoren, een bruiloftsdiner in een iconische middeleeuwse eetzaal, een wijn-proeverij met collega’s in onze kelder of een presentatie in de voormalige slaapzaal van de monniken. Met 13 zalen en schitterende tuinen en terrassen is Karel 5 een ideale locatie voor zowel privé als zakelijke evenementen. Combineer een verblijf in een van onze zalen met een 5-sterren overnachting bij Grand Hotel Karel V. Zo bieden we aantrekkelijke meerdaagse arran-gementen waarbij de invulling samen met u wordt bepaald. Het is gelegen in het centrum van Utrecht, op loopafstand van het Centraal Station en op slechts 30 trein minuten van Amsterdam centraal.

VAN DER VALK A1

Ruimtevaart 223824 MX AmersfoortT +31 (0)33 454 00 00www.hotelamersfoorta1.nl

Vergaderen op hoog niveau? Dan bent u bij ons aan het juiste adres! Onze vergaderzalen bevinden zich op de zevende etage en bieden een uniek uitzicht over Amersfoort en de omgeving. Wij beschikken over acht moderne vergaderzalen die allen zijn voorzien van daglicht. Daarnaast beschikt iedere zaal over een beamer of smart tv, aircondi-tioning en hebben zij de mogelijkheid om volledig verduisterd te worden. Buiten de zaal bevindt zich een luxe koffie machine waarmee u heerlijke koffie of cappuccino maakt. Verder staan er gevulde minibars met diverse fris - dranken en water. Tevens is er in het gehele hotel gratis draadloos internet aanwezig en bieden wij 160 parkeerplaatsen waar u als gast vrij gebruik van kunt maken. Op de parkeerplaats bevinden zich ook laadpalen voor elektrische auto’s.

VAN DER VALK LEUSDEN

Philipsstraat 18 3833 LC LeusdenT +31 (0)33 434 53 45 www.hotelleusden.nl

Van der Valk Hotel Leusden-Amersfoort ligt op de uitlopers van de Utrechtse Heuvelrug, in het groene hart van Nederland. Het hotel bevindt zich tussen de gezellige winkelsteden Amersfoort en Utrecht. Het hotel beschikt over de grootste kamers van Midden-Nederland, allen voorzien van een balkon met zitje. Het gehele hotel is voorzien van WIFI, ideaal voor zakelijke gasten die ten alle tijden zijn verzekerd van snel internetgebruik. De pas gerenoveerde vergaderruimtes bevinden zich op de 3e verdieping en bieden ruimte voor kleine tot grote vergaderingen, bijeenkomsten, symposia en borrels. Alle zalen beschikken over voldoende daglicht en hebben de mogelijkheid om verduisterd te worden. Tevens zijn alle zalen uitgerust met airconditioning en kunt u via Whatsapp onze vergaderhost makkelijk bereiken. Er is een mogelijkheid tot lunch, brunch en diner buffetten in ons ruim opgezette restaurant, ons grand café biedt fijne ontspanning na uw vergade-ring en bij goed weer kan uw borrel verplaatst worden naar ons ruime terras.

82 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 83

Page 44: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

SPOORWEGMUSEUM

Maliebaanstation3581 XW UtrechtT +31 (0)30 230 62 89www.spoorwegmuseum.nl

Het Spoorwegmuseum is niet alleen het leukste station van het land, het is ook de mooiste locatie. Ons authentieke stationsgebouw biedt een en al sfeer. Van ruimtes met koninklijke allure tot stoere, industriële zalen of een monumentale stationshal. U kunt zelfs buiten openingstijden het hele museum afhuren. En dat hartje Utrecht met een eigen treinhalte en een parkeerplaats voor de deur.

Dus heeft u plannen voor een congres, borrel, dagje uit, feest, presentatie of vergadering? Het Spoorweg-museum heeft voor elke gelegenheid een oplossing voor groepen van 10 tot 3.000 personen. We barsten van de ervaring en ideeën en helpen uw evenement graag op het juiste spoor.

KINEPOLIS JAARBEURS

Jaarbeursboulevard 3003521 BC UtrechtT +31 (0)30 200 30 98www.kinepolis.nl

Een mooi evenement in een bioscoop organiseren? Dat kan zeker! Met onze unieke faciliteiten bieden wij het perfecte antwoord op al uw wensen. Met 14 zalen en in totaal 3.200 stoelen is er voor elke gelegenheid wel een geschikte zaal. De gehele bioscoop is voorzien van de nieuwste technologie, waardoor uw presentatie of film op en top tot uiting komt. In alle zalen zijn wall to wall schermen aan - wezig en ze zijn voorzien van stoelen met extra ruim zitcomfort. Buiten de bioscoopzalen hebben we ook een 2-tal grote ontvangstruimtes welke naar wens ingericht kunnen worden. De bioscoop is gelegen in het centrum van Utrecht tegenover het Centraal Station en op loopafstand van de historische binnenstad. Er is ruim voldoende parkeergelegenheid aanwezig. Dus Kinepolis Jaarbeurs, niet alleen geschikt voor film gerelateerde evenementen, maar ook voor congressen, presentaties, productlanceringen en zelfs een beurs bent u van harte welkom!

84 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 85

Page 45: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

LANDGOED ZONHEUVEL

Amersfoortseweg 983941 EP DoornT +31 (0)343 473 500www.landgoedzonheuvel.nl

Duurzaam vergaderen in het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug. Landgoed Zonheuvel is de locatie voor uw vergadering, training, workshop, brainstorm, outdoor activiteit, congres en weekendje weg in de provincie Utrecht. De 4 gebouwen bieden een hotel en restaurant, 33 vergaderzalen en één van de grootste congreszaal in de omgeving.

Het historische Maarten Maartenshuis met open-luchttheater, klassieke Koetshuis, moderne Paviljoen, en natuurlijk gelegen Lodges hebben alle hun eigen stijl, faciliteiten en uitzicht op het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug. Landgoed Zonheuvel ligt slechts op 3 minuten van de A12 en biedt een riante parkeergelegenheid. Met een gouden Greenkey keurmerk, verantwoord inkoopbeleid en de vele maatschappelijke projecten maakt Landgoed Zonheuvel tot een van de meest duurzame locatie van Nederland.

ERNST SILLEM HOEVE

Soestdijkerweg 10b3734 MH Den DolderT +31 (0)35 666 8541www.esh.nl

In de koninklijke bossen van de Lage Vuursche ligt Hotel Ernst Sillem Hoeve. Het voormalige koetshuis uit 1880 is een authentieke locatie voor een inspirerend congres of meeting. Het hotel ligt op 15 kilometer van de stad Utrecht, met een eigen parkeerterrein. Ook goed te bereiken met openbaar vervoer. Hotel Ernst Sillem Hoeve beschikt over 20 moderne zalen, 85 comfortkamers****, 2 bars en een restaurant. De vergaderruimtes variëren van 12 tot 165m², geschikt voor groepen van 2 tot 175 personen. De zalen hebben elk een eigen uitstraling en beschikken over hoogwaardig apparatuur. Bij Hotel Ernst Sillem Hoeve staat de persoonlijke benadering centraal, waardoor u kunt focussen op het doel van uw bijeenkomst.

86 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 87

Page 46: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

NH UTRECHT

Jaarbeursplein 243521 AR UtrechtT +31 (0)30 297 79 77www.nh-hotels.com

Welkom bij NH Utrecht, centraal en rustig gelegen op een steenworp afstand van de binnenstad van Utrecht. Naast de 276 hotel kamers beschikt NH Utrecht over een diversiteit aan vergader-mogelijkheden, bestaande uit 8 multifunctionele zalen en 23 luxe executive boardrooms. Houd een bijeenkomst op een van de bovenste verdiepingen van het hotel; u heeft een schitterend uitzicht over de binnenstad van Utrecht. Jaarbeurs congrescentrum ligt op 5 minuten loopafstand en NH Utrecht bevindt zich direct naast Utrecht Centraal Station. NH Utrecht is de trotse bezitter van het Green Key certificaat, een bevestiging van de inspanning voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Voor aantrekkelijke tarieven of reserveringen kunt u contact opnemen met onze reserverings afdeling. Per telefoon: +31(0)30 297 79 77 of e-mail: [email protected]

NH CENTRE UTRECHT

Janskerkhof 103512 BL UtrechtT +31 (0)30 231 31 69www.nh-hotels.com

Welkom bij NH Centre Utrecht, een prachtige locatie in de bruisende binnenstad van Utrecht. In de oude binnenstad van Utrecht vormt het pand dat stamt uit 1820, een elegante toevoeging aan het klassieke straatbeeld. NH Centre Utrecht beschikt over 47 strak en stijlvol ingerichte kamers in warme kleuren. Alle kamers zijn uitgerust met gratis WiFi.

De vele buslijnen die stoppen bij de bushalte voor het hotel, brengen u binnen enkele minuten naar het Centraal Station, de Jaarbeurs of Utrecht Science Park. Uw auto parkeert u in de parkeergarage van het hotel. NH Centre Utrecht is de trotse bezitter van het Green Key certificaat, een bevestiging van de inspanning voor maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Voor aantrekkelijke tarieven of reserveringen kunt u contact opnemen met onze reserverings-afdeling. Per telefoon: +31(0)30 231 31 69 of e-mail: [email protected]

88 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 89

Page 47: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Hotels, B&B’s, Appartementen

Karel 5 events (Grand Hotel Karel V), Geertebolwerk 1, 3511 XA, Utrecht, + 31 (0)30 233 75 55, www.karel5.nl 13 150 5 121

Apollo Utrecht City Centre, Vredenburg 14, 3511 BA, Utrecht, +31 (0)30 233 12 32, www.apollohotelsresorts.com/Utrecht - - 4 90

NH Utrecht, Jaarbeursplein 24, 3521 AR, Utrecht, +31 (0)30 297 79 77, www.nh-hotels.com 31 240 4 276

NH Centre Utrecht, Janskerkhof 10, 3512 BL, Utrecht, +31 (0)30 231 31 69, www.nh-hotels.com - - 3 47

Carlton President, Floraweg 25, 3542 DX, Utrecht, +31 (0)30 241 41 82, www.carlton.nl/president 9 280 4 164

Park Plaza Utrecht, Westplein 50, 3531 BL, Utrecht, +31 (0)30 292 52 00, www.parkplaza.com/Utrecht 11 120 4 120

Malie Hotel Utrecht, Maliestraat 2, 3581 SL, Utrecht, +31 (0)30 231 64 24, www.maliehotel.nl - - 4 45

Court Hotel City Centre Utrecht, Korte Nieuwstraat 14, 3512 NM, Utrecht, +31 (0)30 233 00 33, www.courthotel.nl 10 250 4 27

Eye Hotel, Wijde Begijnestraat 1-3, 3512 AW Utrecht, +30 (0)30 303 63 03, www.eyehotel.nl - - 4 36

Mother Goose, Ganzenmarkt 26, 3512 GE Utrecht, +31 (0)30 303 63 00, www.mothergoosehotel.com - - 4 23

Hotel Ibis Utrecht, Bizetlaan 1, 3533 KC, Utrecht, +31 (0)30 291 03 66, www.ibishotel.com - - 3 84

Hotel Mitland, Ariënslaan 1, 3573 PT, Utrecht, +31 (0)30 271 58 24, www.mitland.nl 14 200 4 146

Fletcher Hotel Utrecht Nieuwegein, Buizerdlaan 10, 3435 SB, Nieuwegein, +31 (0)30 604 48 44, www.fletcherhotelnieuwegein.nl/nl 16 400 4 81

Holiday Inn Express Utrecht,Van Deventerlaan 10, 3528 AE , Utrecht, +31 (0)30 820 10 60, www.hiex.nl 2 52 3 118

Bastion Hotel Utrecht, Mauritslaan 1, 3526 LD, Utrecht, +31 (0)30 287 14 00, www.bastionhotel.nl - - 3 146

Mary K Hotel, Oudegracht 25, Utrecht, +31 (0)30 230 48 88, www.marykhotel.com 1 80 3 9

Hotel Dom, Domstraat 4, 3512 JB, Utrecht, +31 (0)30 232 42 42, www.hoteldom.nl 4 140 4 11

Hotel Domstad, Parkstraat 5, 3581 PA, Utrecht, +31 (0)30 231 01 31, www.hoteldomstad.nl - - 1 11

Hotel Oorsprongpark, F.C. Dondersstraat 12, 3572 JH, Utrecht, +31 (0)30 271 63 03, www.oorsprongpark.nl - - 2 38

Hotel Holland Lodge, Prinses Margrietstraat 5, 3554 GA, Utrecht, +31 (0) 243 77 60, www.hollandlodge.nl - - 2 11

Hotel Badhu, Willem van Noortplein 19, 3514 GK, Utrecht, +31 (0)30 272 04 44, www.badhu.nl - - 0 8

Postillion Hotel Utrecht Bunnik, Kosterijland 8, 3981 AJ, Bunnik, +31 (0)30 656 92 22, www.postillionhotels.com 29 1000 3 79

Kasteel Kerckebosch, Arnhemse Bovenweg 31, 3708 AA, Zeist, +31 (0)30 692 66 66, www.kasteelkerckebosch.nl 7 115 4 30

Kaap Doorn Conferentiecentrum, Postweg 9, 3941 KA Doorn, +31 (0)343 41 42 41 www.kaapdoorn.nl 21 250 3 70

Ernst Sillem Hoeve, Soestdijkerweg 10b, 3734 MH Den Dolder, +31 (0)35 666 85 41, www.esh.nl/nl 20 175 4 85

KNVB Campus, Woudenbergseweg 56-58, 3707 HX Zeist, +31 (0)343 49 14 24, www.knvb.nl/campus 8 246 - 21

Star Lodge Hotel Utrecht, Biltsestraatweg 92, 3573 PS Utrecht, +31 (0)30 800 04 01, www.starlodgehotelsutrecht.nl - - 3 85

congres- en vergaderfaciliteitenOverzichtstabel Congres- en Vergaderfaciliteiten, Hotels, B&B’s en Appartementen

Hotels, B&B’s, Appartementen

Hotel Epping, Utrechtsestraat 44, 3401 CW, Ijsselstein, +31 (0)30 688 31 14, www.hotelepping.com - - 3 31

Landgoed ISVW, Dodeweg 8, 3832 RD Leusden, +31 (0)33 465 07 00, www.landgoedisvw.nl/nl 13 150 3 89

Het Wapen van Harmelen, Dorpsstraat 14, 3481 EK, Harmelen, 088 688 58 38, www.hotelharmelen.nl 3 120 3 42

Van der Valk Utrecht, Winthontlaan 4, 3526 KV Utrecht, +31 (0)30 800 08 00, www.vandervalkhotelutrecht.nl 22 500 4 185

Amrâth Hotel Lapershoek Arenapark, Utrechtseweg 16, 1213 TS, Hilversum, +31 (0)35 623 13 41, www.amrathhotels.nl/lapershoek 11 300 4 80

Van der Valk Hotel Vianen, Pr. Bernardstraat 75, 4131 XE, Vianen, +31 (0)347 32 59 59, www.hotelvianen.nl 27 2000 4 200

Van der Valk Hotel De Bilt - Utrecht, De Holle Bilt 1, 3732 HM, De Bilt, +31 (0)30 220 58 11, www.biltschehoek.com 15 225 4 102

Van der Valk Hotel Houten-Utrecht, Hoofdveste 25, 3992 DH, Houten, +31 (0)30 634 68 00, www.hotelhouten.nl 20 450 4 163

Van der Valk Hotel Breukelen, Stationsweg 91, 3621 LK, Breukelen, +31 (0)346 26 58 88, www.hotelbreukelen.nl 14 390 4 233

Van der Valk Hotel Leusden, Philipsstraat 18, 3833 LC, Leusden, +31 (0)33 434 53 45, www.hotelleusden.nl 8 250 4 175

Van der Valk Hotel Amersfoort A1, Ruimtevaart 22, 3824 MX, Amersfoort, +31 (0)33 454 00 00, www.hotelamersfoorta1.nl 8 80 4 140

Hilton Royal Parc Soestduinen, Van Weerden Poelmanweg 4-6, 3768 MN, Soestduinen, +31 (0)35 603 83 01, www.hiltonbenelux.com 22 320 4 113

Hotel Theater Figi, Het Rond 2, 3701 HS, Zeist, +31 (0)30 692 74 00, www.figi.nl 17 550 4 97

Hotel Restaurant Oud London, Woudenbergseweg 52, 3707 HX, Zeist, +31 (0)343 491 245, www.oudlondon.nl 20 450 4 88

Woudschoten Hotel & Conference Centre, Woudenbergseweg 54, 3707 HX , Zeist, +31 (0)343 49 24 92, www.woudschoten.nl 30 350 4 140

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten, Amersfoortsestraat 20, 3769 AS, Soesterberg, +31 (0)34 635 17 55, www.kontaktderkontinenten.nl 25 200 3 131

Stayokay Utrecht Centrum, Neude 5, 3512 AD Utrecht, +31 (0)30 750 18 30, www.stayokay.com/Utrecht/Centrum - - 2 38

Hotel Bergse Bossen, Traaij 299, 3971 GM, Driebergen, +31 (0)343 52 81 50, www.bergsebossen.nl 12 200 3 65

Hotel Sleep Well, Wittevrouwensingel 37, 3581 GD Utrecht, +31 (0)30 800 04 70, www.hotelsleepwell.nl/nl - - 0 19

B&B Bij de Jongens, Donkere Gaard 4, bis, 3511 KW Utrecht, +31 (0)30 760 11 19, bnbbijdejongens.nl - - 0 4

B&B Gregorius, Nieuwegracht 21, 3512 LC, Utrecht, +31 (0)30 275 11 27, www.bbgregorius.nl 1 8 0 2

B&B De Moriaan, Oudegracht 18, 3511 AN, Utrecht, +31 (0)30 233 47 06, www.benbutrecht.nl 1 6 0 2

B&B In het Voorhuis, Kanaalweg 79, 3533 HG, Utrecht, +31 (0)6 207 79 267, www.inhetvoorhuis.nl - - 0 1

Bed aan de Nieuwegracht, Nieuwegracht 11, 3512 LC, Utrecht, +31 (0)30 231 33 26, www.bedaandegracht.nl - - 0 2

Gastenkamer Gaardbrug-Utrecht, Oudegracht 186 bis, 3511 NP, Utrecht, +31 (0)30 274 68 09, www.gaardbrug-Utrecht.nl - - 0 1

B&B Hartje Utrecht, Oudegracht 378 bis, 3511 PR, Utrecht, +31 (0)6 339 85 728, www.hartje-utrecht.nl - - 0 1

Studio Zaagmolen, Zaagmolenkade 49, 3515 AE, Utrecht, +31 (0)6 18 53 18 26, www.studiosawmill.nl - - 0 1

LEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen = Aantal sterren = Aantal kamers LEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen = Aantal sterren = Aantal kamers

90 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 91

Page 48: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Hotels, B&B’s, Appartementen

Dales Gast-en-Verblijf, Lange Nieuwstraat 22, 3512 PH, Utrecht, +31 (0)30 231 56 05, www.gast-en-verblijf.nl - - 0 3

B&B Van Haver tot Gracht, Haverstraat 35, 3511 NB, Utrecht, +31 (0)6 41 73 30 68, www.vanhavertotgracht.nl - - 0 1

B&B Chez Cho, Haverstraat 8, 3511 NC, Utrecht, +31 (0)6 38 90 65 10, www.chezcho.nl - - 0 1

Utrecht City Apartments, Postbus 467, 3500 AL, Utrecht, +31 (0)30 231 71 00, www.utrechtcityapartments.com - - 0 13

Bakhuis het Oude Klooster, Achthoven Oost 3, 3417 PC, Montfoort, +31 (0)348 47 14 38, www.bakhuishetoudeklooster.nl - - 0 3

Logement Swaenenvecht, Dorpsstraat 16a, 3611 AE, Oud-Zuilen, +31 (0)6 38 10 29 22, www.swaenen-vecht.nl 2 12 0 7

Paul en Lettie B&B, Dr. Welfferweg 16, 3615 AN, Westbroek, + 31 (0)346 28 21 54, paul-en-lettie-bed-and-breakfast.nl - - 0 2

B&B Het Gekroonde Visje, Lauwerecht 129, 3515 GR, Utrecht, +31 (0)6 12 96 87 76, www.hetgekroondevisje.nl - 0 1

Boutique Hotel ZIES - - 0 6

Sions Kameren, Abcstraat 24, 3512 PX, Utrecht, T +31 (0)6 41 21 16 03, www.sionskameren.nl - - 0 2

B&B Oudegracht, Oudegracht 360, 3511 PN, Utrecht, +31 (0)30 691 64 01, www.bedandbread-oudegracht.nl - - 0 2

B&B / Appartement Het Eerste Kwartier, Mgr. V.d. Weteringstraat 14, 3581 EH, Utrecht, +31 (0)6 27 31 70 34, www.heteerstekwartier.com - - 0 1

D&D Shortstay Utrecht, Wolter Heukelslaan 68, 3581 SV, Utrecht, +31 (0)30 251 11 39, www.ddshortstayutrecht.nl - - 0 2

B&B De Witte Leeu, Oudegracht 249, 3511 NL, Utrecht, +31 (0)6 44 32 84 66, www.dewitteleeu.nl - - 0 1

B&B Bij de Vecht, Andesdreef 23, 3563 GA, Utrecht, +31 (0)30 261 14 48, www.bedandbreakfast.eu/bed-and-breakfast-nl/utrecht/b-b-bij-de-vecht/57316 - - 0 1

B&B Groenekan, Ruigenhoeksedijk 51, 3737 MP, Groenekan, +31 (0)346 82 23 66, www.bedandbreakfast-groenekan.nl - - 0 1

Hotel 26, Nieuwegracht 26, 3512 LS, Utrecht, +31 (0)30 252 05 00, www.hotel26.nl - - 0 2

Stone Hotel en Hostel, Biltstraat 31, 3572 AC, Utrecht,+31(0)30 268 23 15, www.stonehotel.nl - - 0 15

Hostel Strowis, Boothstraat 8, 3512 BW, Utrecht, +31 (0)30 238 02 80, www.strowis.nl - - 0 14

StayOkay Utrecht-Bunnik, Rhijnauwenselaan 14b, 3981 HH, Bunnik, +31 (0)30 656 12 77, www.stayokay.com - - 0 23

Congres- en Vergaderfaciliteiten

Jaarbeurs, Jaarbeursplein 6, 3521 AL, Utrecht, +31 (0)30 295 58 81, www.jaarbeurs.nl 54 10000

TivoliVredenburg, Vredenburgkade 11, 3511 WC, Utrecht +31 (0)30 760 67 60, tivolivredenburgzakelijk.nl 10 7500

DeFabrique, Westkanaaldijk 7, 3542 DA, Utrecht, +31 (0)30 240 40 40, www.defabrique.nl 20+ 3500

Central Studios, Gietijzerstraat 3-5, 3534 AV, Utrecht, +31 (0)30 244 70 40, www.centralstudios.nl 4 3500

Spoorwegmuseum, Maliebaanstation, 3581 XW, Utrecht, +31 (0)30 230 62 89, www.spoorwegmuseum.nl/locatieverhuur 15 3000

Maison van den Boer, Stadion Galgenwaard, Herculesplein 241, 3584 AA, Utrecht, +31 (0)30 888 5770, www.maisonvandenboerutrecht.nl 50 2500

NBC Congrescentrum, Blokhoeve 1, 3438 LC, Nieuwegein, +31 602 69 00, www.nbccongrescentrum.nl 32 2500

Expo Houten, Meidoornkade 24, 3992 AE, Houten, +31 (0)30 634 91 00, www.expohouten.nl 10 2000

Ouwehands Dierenpark Rhenen, Grebbeweg 111, 3911 AV, Rhenen, +31 (0)31 765 02 00, www.ouwehand.nl 13 2000

Beatrix Theater, Mineurslaan 6, 3521 AG, Utrecht, 020 535 69 40, www.stage-venues.nl 9 1500

Kasteel de Haar, Kasteellaan 1, 3455 RR, Haarzuilens, +31 (0)30 677 85 15, www.kasteeldehaar.nl 10 1500

Flint, Coninckstraat 60, 3811 WK Amersfoort, +31 (0)33 422 92 29, www.flint.nl 6 1250

Fort Voordorp, Voordorpsedijk 28b, 3737 BK, Groenekan, +31 (0)30 273 53 54, www.fortvoordorp.nl 16 1500

Winkel van Sinkel, Oudegracht 158, 3511 AZ, Utrecht, +31 (0)30 230 30 30, www.dewinkelvansinkel.nl 8 1400

MeetUp, Jaarbeursplein 6, 3521 AL, Utrecht, +31 (0)30 295 58 81, www.jaarbeurs.nl/meetup 17 1400

Number Four, Herculesplein 281-283, 3584 AA, Utrecht, +31 (0)30 251 90 08, www.numberfour.nl 2 1300

PHRM Zalenverhuur, Janskerkhof 14, 3512 BL, Utrecht, +31 (0)30 236 08 07, www.zalenverhuurphrm.nl 6 1100

Domkerk, Achter de Dom 1, 3512 JN, Utrecht, +31 (0)30 231 04 03, www.domkerk.nl 5 1000

Rijtuigenloods, Piet Mondriaanplein 61, 3812 GZ Amersfoort, +31 (0)88 000 1570 www.derijtuigenloods.nl 16 2000

Down Under, Ravensewetering 1, 3439 ZZ Nieuwegein, +31 (0)30 287 77 77, www.downunder.nl 3 120

Studio A12, Schoudermantel 52, 3981 AH Bunnik, +31 (0)30 744 00 55, www.studioa12.nl 4 3000

De Landgoederij,Camminghalaan 30, 3981 GH Bunnik, +31 (0)30 204 05 42, www.delandgoederij.nl 6 300

De Werkspoorkathedraal, Tractieweg 41, 3534 AP Utrecht, 030 305 03 33, werkspoorkathedraal.nl 2 3500

De Glazen Ruimte, Straatweg 1B, 3604 BA Maarssen, 088 242 49 00, www.deglazenruimte.nl 11 250

Stadsschouwburg Utrecht, Lucasbolwerk 24, 3512 EJ, Utrecht, +31 (0)30 232 41 25, www.stadsschouwburg-Utrecht.nl 4 965

Jacobikerk, Sint Jacobsstraat 171, 3511 BP, Utrecht, +31 (0)30 231 78 62, www.jacobikerk.nl 7 900

Academiegebouw, Domplein 29, 3512 JE, Utrecht, +31 (0)30 253 82 54, www.uu.nl 10 800

Overzichtstabel Congres- en Vergaderfaciliteiten, Hotels, B&B’s en Appartementen

LEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen = Aantal sterren = Aantal kamers LEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen

92 Congressen in Utrecht Congressen in Utrecht 93

Page 49: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

Congres- en Vergaderfaciliteiten

Janskerk, Janskerkhof 26, 3512 BN, Utrecht, +31 (0)30 232 16 16, www.janskerkUtrecht.nl 1 800

Boerderij Mereveld, Mereveldseweg 9, 3585 LH, Utrecht, +31 (0)30 251 47 80, www.boerderijmereveld.nl 4 700

Meeting Plaza Utrecht, Godebaldkwartier 20, 3511 DX, Utrecht, +31 (0)30 233 70 10, www.seats2meet.com/nl/locations/321/Meeting-Plaza-Utrecht 21 100

Museum Speelklok, Steenweg 6, 3511 JP, Utrecht, +31 (0)30 231 27 89, www.museumspeelklok.nl 2 500

Centraal Museum, Agnietenstraat 3, 3512 XA, Utrecht, +31 (0)30 236 23 17, www.centraalmuseum.nl 10 500

BCN Utrecht, Daltonlaan 100, 3584 BJ, Utrecht, +31 (0)30 256 73 90, www.bcn.nl 28 480

BCN Utrecht CS, Catharijnesingel 48, 3511 GC, Utrecht, +31 (0)30 234 83 00, www.bcn.nl 24 460

Nicolaïkerk, Nicolaaskerkhof 9, 3512 XC, Utrecht, +31 (0)30 231 57 34, www.nicolaikerk.nl 1 400

Paushuize, Kromme Nieuwegracht 49, 3512 HE, Utrecht, +31 (0)30 231 26 15, www.paushuize.nl 13 400

Cursus en vergadercentrum Domstad, Koningsbergerstraat 9, 3531 AJ, Utrecht, +31 (0)30 292 77 00, www.accommodatiedomstad.nl 50 400

Muntgebouw Utrecht, Leidseweg 90, 3531 BG, Utrecht, +31 (0)30 291 04 33, www.muntgebouw-utrecht.nl 4 300

Auberge Het Oude Tolhuys, Weg naar Rhijnauwen 13-15, 3584 AD, Utrecht, +31 (0)30 251 12 15, www.hetoudetolhuys.nl 10 400

Het Oude Tolhuys, Weg naar Rhijnauwen 13-15, 3584 AD, Utrecht, +31 (0)30 251 12 15, www.hetoudetolhuys.nl 9 300

Podium Hoge Woerd, Hoge Woerdplein 1, 3454 PB DE MEERN, +31 (0)30 721 0932, www.podiumhogewoerd.nl 5 229

Nationaal Militair Museum, Verlengde Paltzerweg 1, 3768 MX Soest, 085 003 60 00, www.nmmzakelijk.nl 16 2000

Eenhoorn Amersfoort, Barchman Wuytierslaan 2, 3818 LH Amersfoort, +31 (0)33 467 37 30, www.eenhoornamersfoort.nl 32 350

CitySense , Sint Jacobsstraat 12, 3511 BS, Utrecht, +31 (0)30 231 34 34, citysense-utrecht.nl 1 300

Villa Jongerius, Kanaalweg 64, 3527 KX, Utrecht, +31 (0)30 293 05 10, www.villajongerius.nl 5 250

Gasthuis Leeuwenbergh, Servaasbolwerk 1a, 3512 NK, Utrecht, +31 (0)30 286 22 02, www.leeuwenbergh.org/zakelijke-evenementen 1 250

De Vechtsebanen Sports & Businesscampus, Mississippidreef 151, 3565 CE, Utrecht, +31 (0)30 262 78 78, www.vechtsebanen.nl 9 250

Mammoni Eten en Drinken, Mariaplaats 14, 3511 LJ, Utrecht, +31 (0)30 214 55 52, www.mammoni.nl 5 250

Holland Casino Utrecht, Overste den Oudenlaan 2, 3527 KW, Utrecht, +31 (0)30 750 47 50, www.hollandcasino.nl/Utrecht 3 250

De Vier Balken, Brinkstraat 3, 3455 SK, Haarzuilens, +31 (0)30 677 12 68, www.devierbalken.com 4 225

Huize Molenaar, Korte Nieuwstraat 6, 3512 NM, Utrecht, +31 (0)30 273 03 75, www.huizemolenaar.nl 9 200

Louis Hartlooper Complex, Tolsteegbrug 1, 3511 ZN, Utrecht, +31 (0)30 232 04 50, www.louishartloopercomplex.nl 6 200

Stadskasteel Oudaen, Oudegracht 99, 3511 AE, Utrecht, +31 (0)30 231 18 64, www.oudaen.nl 6 200

Utrechts Centrum voor de Kunsten, Domplein 4, 3512 JC, Utrecht, +31 (0)30 233 99 33, www.uck.nl 4 200

Congres- en Vergaderfaciliteiten

Aristo Utrecht, Brennerbaan 150, 3524 BN, Utrecht, 0900 235 27 47, www.aristo.nl 37 180

Theater Kikker, Ganzenmarkt 14, 3512 GD, Utrecht, +31 (0)30 231 96 66, www.theaterkikker.nl 3 172

Griftpark 1 Eten & Drinken, Blauwkapelseweg 30, 3572 KC, Utrecht, +31 (0)30 271 66 99, www.griftpark1.nl 3 170

Seats2meet.com Utrecht, Moreelsepark 65, 3511 EP, Utrecht, +31 (0)30 239 38 38, www.seats2meet.com 20 151

La Vie Utrecht, Lange Viestraat 351, 3511 BK, Utrecht, +31 (0)30 234 00 88, www.lavieutrecht.nl 40 200

Universiteitsmuseum, Lange Nieuwstraat 106, 3512 PN, Utrecht, +31 (0)30 253 87 00, www.uu.nl/universiteitsmuseum 5 150

t Wapen van Haarzuylen, Brink 2, 3455 SE, Haarzuilens, +31 (0)30 677 19 98, www.wapenvanhaarzuylen.nl 3 150

Restaurant Zuiver, Krommewetering 51, 3543 AM, Utrecht, +31 (0)30 238 32 33, www.zuivergastvrij.nl 2 150

Zalencentrum In de Driehoek, Willemsplantsoen 1C, 3511 LA, Utrecht, 0230 43 33 07, www.indedriehoek.nl 5 130

Smaak, Herculesplein 315, 3584 AA, Utrecht, +31 (0)30 215 50 10, www.smaaknederland.nl 3 130

De Witte Vosch, Oudegracht 46, 3511 AR, Utrecht, +31 (0)30 670 13 27, www.dewittevosch.nl 4 120

Sonnenborgh - museum & sterrenwacht, Zonnenburg 2, 3512 NL, Utrecht, +31 (0)30 230 28 18, www.sonnenborgh.nl 3 120

Oudlaen vergadercentrum, Oudlaan 4, 3515 GA, Utrecht, +31 (0)30 273 99 11, www.oudlaen.nl 5 115

Museum Catharijneconvent, Lange Nieuwstraat 38, 3512 PH, Utrecht, +31 (0)30 231 38 35, www.catharijneconvent.nl 4 110

Bartholomeus Gasthuis, Lange Smeestraat 40, 3511 PZ, Utrecht, +31 (0)30 231 02 54, www.bartholomeusgasthuis.nl/zaalhuur.php 4 100

Domtoren, Domplein 21, 3512 JC, Utrecht, +31 (0)30 236 00 10, www.domtoren.nl 2 100

Florin, Nobelstraat 2 - 4, 3512 EN, Utrecht, +31 (0)30 231 99 57, www.florinutrecht.nl 7 100

Descartes-Centrum, Bolognalaan 48, 3584 CJ, Utrecht, +31 (0)88 755 87 50, www.descartescentrum.nl 5 100

Houtzaagmolen De Ster, Molenpark 3, 3531 ET, Utrecht, +31 (0)30 299 01 74, www.houtzaagmolen-de-ster.nl 2 100

de Kargadoor, Oudegracht 36, 3511 AP, Utrecht, +31 (0)30 231 03 77, www.kargadoor.nl 5 90

Rederij Schuttevaer, Weerdsingel OZ 4, 3514 AA, Utrecht, +31 (0)30 272 01 11, www.schuttevaer.com 6 80

Zimihc Theater, Bouwstraat 55, 3572 SP, Utrecht, +31 (0)30 272 34 55, www.zimihc.nl 4 80

Lewbowski, Domplein 17, 3512 JD, Utrecht, +31 (0)30 231 52 17,www.grandcafelebowski.nl 2 80

Het Utrechts Archief, Hamburgerstraat 28, 3512 NS, Utrecht, +31 (0)30 286 66 11, www.hetutrechtsarchief.nl 2 80

Maliebaan 45, Maliebaan 45, 3581 CD, Utrecht, +31 (0)30 239 40 49, www.maliebaan45.nl 10 25

Kinepolis Jaarbeurs, Jaarbeursboulevard 300, 3521 BC, Utrecht, +31 (0)30 200 30 98, www.kinepolis.nl 14

Overzichtstabel Congres- en Vergaderfaciliteiten, Hotels, B&B’s en Appartementen

LEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen LEGENDA = Aantal zalen = Max. aantal personen

Congressen in Utrecht 9594 Congressen in Utrecht

Page 50: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek

96 Congressen in Utrecht

Page 51: van een congres - Utrecht Convention Bureau · Social media ... De Universiteit Utrecht is een researchuniversiteit waar verbindingen met het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek