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Université Paris Sud 11 – Master 1 MIAGE Remerciements Je tiens tout d’abord à remercier Moïse Caron, Directeur de la région Île- de-France de Bouygues Construction Matériel, pour m’avoir accueilli comme stagiaire au sein de son département. Je tiens à remercier tout particulièrement mon maître de stage David Dias pour avoir été à mes côtés et m’avoir accompagnée dans cette expérience ; il s’est toujours rendu disponible, malgré sa charge de travail, pour répondre à mes interrogations concernant le monde du bâtiment, qui m’était jusqu’alors inconnu. Je remercie Sabine Ricard pour avoir eu la gentillesse de m’emmener visiter le chantier Bouygues de rénovation du Ritz, place Vendôme. Je remercie également l’équipe des locations extérieures pour leur accueil chaleureux. Faire mon stage de Master 1 dans leur équipe a été un plaisir, j'ai beaucoup appris et j'ai surtout pu être confortée dans mon projet professionnel. Enfin, je remercie mon tuteur d’université Kim Nguyen pour ses conseils et toutes les connaissances dont il m’a fait bénéficier. Allison FRAISSINES – Rapport de stage Bouygues Construction Page 1

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Université Paris Sud 11 – Master 1 MIAGE

Remerciements

Je tiens tout d’abord à remercier Moïse Caron, Directeur de la région Île-de-France de Bouygues Construction Matériel, pour m’avoir accueilli comme stagiaire au sein de son département.

Je tiens à remercier tout particulièrement mon maître de stage David Dias pour avoir été à mes côtés et m’avoir accompagnée dans cette expérience ; il s’est toujours rendu disponible, malgré sa charge de travail, pour répondre à mes interrogations concernant le monde du bâtiment, qui m’était jusqu’alors inconnu.

Je remercie Sabine Ricard pour avoir eu la gentillesse de m’emmener visiter le chantier Bouygues de rénovation du Ritz, place Vendôme.

Je remercie également l’équipe des locations extérieures pour leur accueil chaleureux. Faire mon stage de Master 1 dans leur équipe a été un plaisir, j'ai beaucoup appris et j'ai surtout pu être confortée dans mon projet professionnel.

Enfin, je remercie mon tuteur d’université Kim Nguyen pour ses conseils et toutes les connaissances dont il m’a fait bénéficier.

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Table des matières

Remerciements.....................................................................................................................1

Introduction.........................................................................................................................3

I / Présentation de l’entreprise...........................................................................................41) Histoire du groupe..........................................................................................................42) Les métiers.....................................................................................................................43) L’international.................................................................................................................54) Chiffres clés...................................................................................................................65) Organisation de la filière Matériel...................................................................................66) Le service des locations extérieures..............................................................................7

II/ Présentation du projet..................................................................................................101) Définition et planification de la mission........................................................................10 1.1) Définition du projet....................................................................................................10 1.2) Planification du travail...............................................................................................122) Analyse de l’existant....................................................................................................133) Cahier des charges......................................................................................................15 3.1) Les objectifs du projet.................................................................................................15 3.2) Les contraintes...........................................................................................................20 3.3) Analyse conceptuelle..................................................................................................21 a) Les futurs utilisateurs...................................................................................................21 b) Les fonctionnalités de l’application..............................................................................21 3.4) Analyse des données.................................................................................................27 a) Le Modèle Conceptuel de Données.............................................................................27 b) Description des tables..................................................................................................28 c) Description des associations et des cardinalités..........................................................294) La conduite du changement............................................................................................30

III/ Bilan technique.............................................................................................................311) Les différents outils et langages utilisés......................................................................31 1.1) Access et le langage SQL........................................................................................31 1.2) Visual Basic For Applications (VBA).........................................................................32 1.3) UML et Merise..........................................................................................................322) Le développement de l’application...............................................................................33 2.1) Utilisation de Recordset..............................................................................................33 2.2) Notion de jours calendaires et jours ouvrés...............................................................34 2.3) Ecrire dans un classeur Excel et dans un document Word depuis Access................353) Mise en réseau.............................................................................................................36

Conclusion.........................................................................................................................39

Glossaire..............................................................................................................................40 Bibliographie........................................................................................................................41 Annexes...............................................................................................................................42

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Introduction

Etudiante en Master 1 MIAGE (Méthodes Informatiques Associées à la Gestion des Entreprises), j’ai effectué un stage de trois mois au sein du groupe Bouygues Construction afin de valider mes compétences informatiques et enrichir mes connaissances du monde du travail.

J’ai réalisé mon stage dans la filière Matériel de Bouygues Construction dont le but est d’optimiser les moyens matériels et humains tout en garantissant aux chantiers des matériels adaptés et performants, assurant une sécurité des utilisateurs et au meilleur rapport qualité/prix. La filière compte trois Unités Régionales d’Intervention et de Services (URIS). Mon stage s’est déroulé à l’URIS Ile de France. L’URIS est subdivisée en Unités Centrales de Production. J’ai intégré le service des locations extérieures de l’UCP Base Technique des Sablons de Chilly-Mazarin.

Bouygues Construction Matériel assure la location et la maintenance des locations de matériel loués à l'extérieur et ne faisant pas partie du parc Bouygues Construction. Un réseau de techniciens au service des équipes travaux est chargé de choisir le matériel le plus adéquat et d'assurer le bon respect des spécificités techniques et de la réglementation.Pour assurer son rôle de garant des aspects règlementaires, notamment sur les matériels présentant des risques élevés et en accord avec la direction générale de Bouygues Construction, une liste de matériels dits sensibles et dont la location est obligatoirement faite par l’entreprise a été définie.

Le but de mon stage est de créer une base de données répertoriant toutes les locations des matériels sensibles (grues, pelles hydrauliques, chariots élévateurs, etc.) du service des locations extérieures. La base devra également contenir tous les fournisseurs chez qui les locations sont faites et tous les chantiers en cours de Bouygues Construction concernés par des locations.

Un aspect important de mon stage est de créer une application en VBA permettant aux futurs utilisateurs (les membres de ce service) d’interagir avec cette base et d’en extraire les informations qui leur sont utiles pour leur travail.

Enfin, la base de données et l’application devront leur permettre de faciliter et améliorer leur quotidien en leur offrant certaines fonctionnalités que je détaillerais plus tard dans mon rapport.

Mon travail s’est également accompagné de séances de formation des utilisateurs et de la rédaction d’un manuel utilisateur pour initier l’équipe à l’application. En cas de problème d’utilisation, ils pourront se référer à ce manuel afin d’y remédier.

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I / Présentation de l’Entreprise

Afin de mieux se rendre compte de l’envergure du groupe, voici quelques chiffres.

Organisation du groupe Bouygues construction

1) Histoire du groupe

En 1952, Francis Bouygues crée l'Entreprise Francis Bouygues, spécialisée dans les travaux industriels et le bâtiment en région parisienne, qui deviendra le groupe Bouygues.De 1952 aux années 1990, le Groupe développe ses activités de bâtiment, travaux publics et électricité/maintenance tant en France qu'à l'international. En 1999, il regroupe ses métiers au sein de la société Bouygues Construction.

Bouygues Construction est présent dans 80 pays.

Le groupe intervient à toutes les étapes de la réalisation d'un projet : la conception, le financement, la réalisation et l’exploitation/maintenance. Bouygues Construction est un spécialiste de la gestion de projets, quelles qu'en soient la taille et la complexité. Le chiffre d’affaire du groupe se place en position de leader du marché.

2) Les métiers

La gestion de projet

Bouygues Construction élabore les montages fonciers, financiers et juridiques pour tous les types d’ouvrages publics ou privés : immeubles de bureaux, logements sociaux, ouvrages dédiés aux loisirs et à la culture, locaux d’activités et industriels, projets d’aménagement, équipements publics, infrastructures de transports…

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Le bâtiment

Bouygues Construction conçoit, construit, rénove et réhabilite tous les types de locaux nécessaires aux activités humaines : habitats individuels et collectifs, bâtiments industriels et commerciaux, hôpitaux, bureaux, hôtels ou musée.

Quelques exemples de réalisations en bâtiment :

Musée du Quai Branly à Paris Stade de France Musée du Louvre à Paris La Grande Arche de la Défense

Les travaux publics

Bouygues Construction intervient sur tous les types de projets de travaux publics : travaux souterrains, projets de génie civil complexes, ouvrages d’art, infrastructures routières, portuaires et de transport en commun, etc.

L’énergie et les services

Le Pôle Bouygues énergies & services de Bouygues Construction travaille au service de sociétés publiques ou privées, dans les domaines de l'énergie, de l'industrie, du tertiaire, des transports, de l'environnement et des télécommunications.

Quelques projets réalisés en énergie et services :

Satellite 3 de l’aéroport Charles de Gaulle (France) Tramway des maréchaux à Paris Eclairage public de Lille

3) L’international

L'international fait partie de l'ADN de Bouygues Construction. Présent sur les cinq continents, le Groupe intervient grâce à ses filiales locales très bien implantées sur leurs territoires, mais aussi lors de grands projets. 

Principaux projets à l’étranger :

Pont Hong Kong - Zhuhaï - Macao (Chine) Cruise Terminal (Hong Kong) QP District (Qatar) Liaison ferroviaire Gautrain (Afrique du Sud).

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Carnet de commandes mondiales du groupe

4) Chiffres clés

En quelques chiffres, on peut voir l’envergure du groupe Bouygues Construction :

52 200 Collaborateurs dans 80 pays Un carnet de commandes record de 17 ?8 milliards d’euros 11,1 milliards d’euros de chiffre d’affaires Un résultat net de 277 millions d’euros 51% des investissements en R&D consacrés à la construction durable 5% de la masse salariale en France investie dans la formation

5) Organisation de la filière Matériel

Présente sur l’ensemble du périmètre Bouygues Construction, la filière Matériel, s’articule autour de : - Bouygues Construction Matériel- Service Matériel DTP Terrassement

Sur le schéma du groupe présenté précédemment, on peut voir que Bouygues Construction Matériel offre des services aux quatre filiales de Bouygues Construction : Bouygues Travaux Publics, Bouygues Bâtiment Ile de France, Bouygues Bâtiment International et Bouygues Construction Entreprises France-Europe.

Entités clients de Bouygues Construction Matériel

Bouygues Construction Matériel a une organisation proche des chantiers, ces derniers étant leur client. La filière compte quatre Unités Régionales d’Intervention et de Services (URIS) : Nord, Sud, Ile de France et URIS TP. Celle où j’effectue mon stage est l’URIS Ile de France.

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Le rôle d’une URIS est le conseil et la réalisation des offres, l'enregistrement et le suivi de l'ensemble des commandes et des prévisions de chantier, la formation et l'information des équipes travaux sur l'utilisation des matériels et enfin la maintenance préventive des équipements sur chantier.

La filière a également des Unités Centrales de Production. Elles sont réparties sur les cinq bases techniques (Chilly-Mazarin, Tourville-la-Rivière, Fontenoy, Saint-Cannat et Peney).J’ai effectué mon stage à la Base Technique des Sablons de Chilly-Mazarin, où se trouve Bouygues Construction Matériel anciennement appelé GIE Matériel. Son activité est la location, maintenance, stockage, mise à disposition et installation de matériels de bâtiment et de travaux publics.

Organisation de la filière au plus proche des chantiers

6) Le service des locations extérieures

Bouygues Construction Matériel a un service spécialement dédié aux locations extérieures. Proche des chantiers, ce service a en charge de fournir les matériels dans le respect des spécificités techniques et réglementaires. Ils assurent à partir d’un panel de loueurs référencés et d’un processus rigoureux, l’application de la politique Sécurité de Bouygues Construction. J’ai réalisé mon stage dans ce service de 10 personnes, mon maitre de stage David Dias étant le responsable.

Voir Annexe   1 : Trombinoscope du service des locations extérieures Ile de France

Bouygues Construction Matériel (au niveau national) a une activité de 22M€ dont 33% provient des locations extérieures.

Les techniciens de ce service prennent en charge la demande du chantier (uniquement des chantiers Bouygues) et réalisent une prestation complète qui intègre :

- Le conseil technique permettant de préciser le besoin- La recherche du matériel au meilleur rapport qualité/prix- L’organisation logistique- Le suivi de la location, de la livraison à la facturation- La gestion des contrôles sur chantiers et périodiques ainsi que les pannes

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Ce sont sur ces deux derniers points que j’ai travaillé lors de mon stage.

Les situations où le client (le chantier) fait appel aux locations extérieures sont diverses. Par exemple, lorsqu’il n’y a plus de disponibilités en parc propre. Dès lors, pour éviter à leur client de démarcher les loueurs présents sur le marché (exemple : Kiloutou), les chantiers passent directement par le service des locations extérieures pour trouver le matériel correspondant à leur besoin.

Le service des locations extérieures est un véritable réseau : il est assuré par 29 collaborateurs qui constituent le réseau métier. La force du réseau se traduit par la proximité des techniciens auprès des chantiers de chaque antenne de Bouygues Construction Matériel.

Une notion importante chez Bouygues Construction Matériel est la sensibilité des matériels. En effet, Bouygues Construction Matériel se doit de garantir aux utilisateurs une mise à disposition des matériels respectant la réglementation, les normes ainsi que les exigences de Bouygues Construction. La vérification de ces aspects est d’autant plus importante que les matériels présentent, à l’utilisation, des risques élevés. Pour cela, il a été établi une liste des matériels dits « sensibles » dont la location est obligatoirement faite par le service des locations extérieures.

Qu’est-ce qu’un matériel sensible ?

Un matériel dit « sensible » est un matériel qui nécessite des contrôles techniques, des qualifications particulières, ayant des spécificités règlementaires et présentant des risques à l’utilisation. Ce sont les matériels :

- Nécessitant un examen d’adéquation (choix du produit le mieux adapté aux travaux à réaliser)- Nécessitant des visites périodiques- Nécessitant des opérations de montage importantes- Dont la formation à l’utilisation est obligatoire pour la sécurité

Echafaudage Chargeuse Grue mobile

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Liste des matériels que le service des locations extérieures loue

En revanche, les matériels non sensibles ne nécessitent pas de vérification particulière. Ces matériels peuvent être loués directement par le chantier chez des loueurs référencés par Bouygues Construction Matériel s’ils respectent des fiches critères.

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II/ Présentation du projet

1) Définition et planification de la mission

1.1) Définition du projet

Dès le premier jour, mon maître de stage m’a expliqué en détail ce qu’il attendait de moi pour améliorer et faciliter le travail quotidien de son service.Le projet qui m’est confié est de créer une base de données afin de répertorier toutes les informations sur les locations extérieures de Bouygues Construction Matériel Ile de France. Cette base devra également contenir un aspect important du travail des techniciens de cette équipe : le contrôle des matériels loués.

Qu’est-ce qu’un contrôle de matériel ?

Il existe un processus de contrôle défini afin d’assurer un maximum de sécurité pour les utilisateurs des matériels loués sur les chantiers.

Contrôles N1 : contrôle amontL’objectif de ce contrôle est d’anticiper et de corriger les anomalies avant la livraison du matériel sur le chantier. Ce contrôle consiste à identifier le matériel affecté à une commande, vérifier les documents obligatoires du matériel et de l’opérateur (le conducteur si c’est un matériel à moteur). Il est systématique pour les matériels sensibles.

Le Bon Préalable à l’Utilisation (BPU)Ce document transmis au chantier par Bouygues Construction Matériel reprend toutes les informations concernant la demande d’un matériel :

- L’identification du matériel qui sera livré (loueur, type de matériel, numéro de série)- Les conditions de location et de livraison- La liste des documents vérifiés lors du contrôle N1- Une partie réservée au chantier pour réaliser le contrôle N2 (réception)

Bouygues Construction Matériel a pour engagement de fournir au chantier ce document pour attester des vérifications documentaires.

Voir Annexe 2   : Bon Préalable à l’Utilisation d’une grue mobile

Contrôle N2 : réception physiqueL’objectif est de vérifier la conformité du matériel livré par rapport à la commande. Il est réalisé, à chaque livraison, par le responsable de chantier.

Contrôle N3 : contrôle sur chantierL’objectif est de vérifier la conformité et l’état du matériel livré par un technicien de Bouygues Construction Matériel. Il est fait systématiquement :

- Pour les grues mobiles louées plus d’un mois- Pour les matériels sensibles loués plus de trois mois- Pour les autres matériels, les techniciens réalisent des contrôles ponctuels, de façon aléatoire- Pour les nouveaux loueurs

Ces contrôles sont effectués par un technicien Locations Extérieures : Sabine Ricard.

La Vérification Générale Périodique (VGP)

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La VGP est comme un contrôle technique d’un matériel. Elle doit être réalisée par un contrôleur extérieur mandaté par le fournisseur sur tous les engins de levage et manutention à intervalle de 6 ou 12 mois en fonction de leur catégorie.

Ces contrôles (N1, BPU, N2, N3, VGP) se font uniquement sur les matériels loués dits « Diffus », hors échafaudage et ascenseurs/monte-charges/plates-formes élévatrices (voir ci-après).

Le contrôle trimestriel CSEECe contrôle concerne uniquement les locations d’échafaudages (échafaudages roulant, quai de déchargement et tours escaliers) et est réalisé tous les 3 mois.Ces contrôles sont effectués par deux techniciens Locations Extérieures : Mathieu Rasle et Marieke Dhainaut

Echafaudage roulant Tour escalier Quai de déchargement

Le contrôle mensuel Ce contrôle concerne uniquement les locations d’ascenseurs, monte-charges et plates-formes élévatrices, qui se regroupent en quatre familles de machines :

- LIFT (ascenseur de chantier, cabine complètement fermée, vitesse d’ascension élevée)- MCAP (monte charge avec personne accompagnant, cabine protégée par une toiture, vitesse

d’ascension limitée)- MCSP (monte charge sans personne accompagnant, cabine sans toiture, uniquement pour

les charges)- PDTM (plates-formes de travail motorisé, utilisées pour les travaux de rénovation des

façades, très faible vitesse d’ascension)

Plates-formes Ascenseur

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Un exemple de chantier : le Ritz, place Vendôme

Le groupe Bouygues a remporté l'appel d'offres du Ritz pour un montant de 140 millions d'euros. Bouygues Bâtiment Ile-de-France, filiale de Bouygues Construction, prend en charge les travaux de rénovation de l’hôtel, place Vendôme. Pour mieux comprendre le monde du bâtiment, des locations et des contrôles, j’ai visité le chantier de rénovation du Ritz, grand hôtel parisien. Ce jour-là, une collègue technicienne devait faire un contrôle N3 sur un chariot élévateur de marque Manitou de type BT420 loué par le service des locations extérieures depuis quelques jours. Cette visite m’a permis de voir concrètement à quoi allait servir l’utilisation de la future base de données pour ces contrôles :

Les ajouter dès qu’on en réalise sur les chantiers En faire le suivi Alerter les techniciens lorsqu’ils doivent, au bout d’un certain temps, re-contrôler les matériels.

Contrôle N3 d’un chariot élévateur sur chantier

La base de données devra stocker toutes les informations relatives au suivi des locations de leur livraison à leur retour, la gestion de ces contrôles sur chantier, le suivi des pannes, l’ensemble des loueurs, etc.Le but étant que les membres du service de locations extérieures puissent extraire toutes ces informations, mon projet inclue la création d’une application qui interagie avec la base de données Access.Enfin, l’application et la base de données vont permettre de faciliter des tâches que font les membres du service des locations extérieures au quotidien et que je préciserai plus loin dans le cahier des charges.

1.2) Planification du travail

Dès le premier jour, un cahier m’a été donné afin que j’y note toutes mes remarques et questions tout au long de ces trois mois en entreprise. Cela m’a beaucoup servi, en particulier lors de la rédaction de ce rapport car j’ai pu garder un historique afin de ne rien oublier. Ainsi, en notant mon travail accompli au quotidien dans ce cahier, j’ai pu constater que le planning prévisionnel que j’avais établi dès la première semaine de stage a été respecté.

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Planification de mon travail :

I. Analyse conceptuellea. Etude de l’existantb. Analyse des besoins des utilisateurs et des donnéesc. Rédaction d’un cahier des charges (MCD, diagramme de cas d’utilisation et Schéma

Relationnel)II. Création et implémentation de la base de données sous Access 2013

a. Création des tables et des jointuresb. Saisie des données pour certaines tables c. Elaboration des requêtes SQL

III. Implémentation de l’application en VBAa. Elaboration d’une architecture de l’application : dessins de la page d’accueil et des

enchaînements d’écranb. Création des formulaires au niveau visuelc. Implémentation des formulaires afin de les rendre fonctionnelsd. Tests finaux

IV. Sécurité et mise en réseaua. Mise en réseau de la base de donnéesb. Mise en réseau de l’application

V. Conduite du changement : rédaction d’une documentation et formation pour les membres de l’équipe

2) Analyse de l’existant

Actuellement, l’ensemble de la base technique où j’effectue mon stage utilise un logiciel nommé Pégaz. C’est un progiciel acheté et il n’est pas prévu d’y ajouter des développements spécifiques. Il est très utilisé par certains services pour la saisie de commande, l’édition de factures, la logistique, etc. Le service des locations extérieures l’utilise pour saisir les commandes des chantiers en location mais celui-ci ne leur permet pas d’en extraire les données pour pouvoir établir, par exemple, le suivi des contrôles.

Voir Annexe 3   : Réalisation d’une commande de location sous Pégaz

Comme il n’existe pas de base de données pour les locations extérieures, les membres du service utilisent beaucoup de fichiers Excel ainsi que des documents Word. Bouygues Construction Matériel étant garant de la sécurité des utilisateurs des locations sur les chantiers, ils ont obligation de garder trace des locations et des contrôles effectués.

Le problème de cette utilisation est que les tableaux contenus dans les fichiers Excel ne sont pas mis en commun, ce qui créer des redondances dans les informations, et, à terme, ces tableaux ne sont plus mis à jour et utilisés. Il y a donc un réel besoin de stocker l’information dans une seule et unique base afin de partager l’information, permettre le contrôle automatique de la cohérence et de la redondance des données, et surtout leur extraction.

Pour l’édition de BPU, les membres de l’équipe en charge de les envoyer aux chantiers ont à disposition un ensemble de fichiers Excel représentant chacun le BPU (vierge) d’un type particulier de matériel. Ces fichiers sont identiques dans la structure et la mise en page. Seuls quelques champs supplémentaires sont à remplir en fonction du matériel loué.

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Sur un BPU, ils doivent renseigner l’identification du chantier (nom, adresse), les informations concernant la livraison (type de matériel, numéro de série, date de livraison, durée prévisionnelle de location, coût du transport, etc.) et également les points de contrôles N1 et N2. Une fois le BPU envoyé au chantier, il n’est pas enregistré. On ne peut donc pas retracer par exemple le nombre de BPU fait chaque mois, ce qui est utile lorsqu’on souhaite avoir le bilan annuel d’activité.

Voir Annexe 2   : Bon Préalable à l’Utilisation d’une grue mobile

Lorsqu’un chantier a fini d’utiliser un matériel loué et souhaite le rendre au fournisseur, ils doivent envoyer un fax à ce dernier contenant un arrêt de location. Ce document Word contient des champs à saisir comme par exemple le nom du matériel à arrêter, le chantier où il se situe, la date à laquelle il faut le reprendre, etc.

Voir Annexe   4 : Fax d’arrêt de location

Lorsqu’un matériel est en panne sur un chantier, il faut envoyer un fax contenant une demande d’intervention au fournisseur afin que celui-ci intervienne. Ce document Word contient plusieurs champs à saisir comme par exemple le matériel en panne, le type de panne et son descriptif, le chantier, le numéro de commande, etc.

Voir Annexe 5   : Fax demande d’intervention

Les membres de l’équipe peuvent rencontrer des problèmes avec leurs loueurs (retard à la livraison de la location, difficultés à avoir les papiers du conducteur, problèmes de régularité, la machine livrée ne correspond pas à leur demande, etc.). Ces problèmes étaient saisis dans un fichier Excel mais de plus en plus ce système est abandonné car peu de gens prennent le temps de le remplir.

Un aspect règlementaire important est la gestion du personnel employé chez des prestataires de loueurs de matériels. Ce personnel travaillant sur les échafaudages loués, il faut que leur carte d’identité/titre de séjour et leur visite médicale soient à jour pour pouvoir rentrer sur le chantier et y travailler. Régulièrement, les membres du service qui gèrent la location des échafaudages doivent envoyer aux loueurs la liste du personnel à jour de leurs prestataires (sous format Excel). Ils doivent également leur envoyer par mail la liste du personnel dont la carte d’identité/titre de séjour et/ou visite médicale sont échus. Actuellement, ils entretiennent un tableau Excel répertoriant tous les employés. Pour envoyer la liste du personnel dont les documents sont à jour, ils rayent les personnes non à jour sur le fichier Excel, ce qui est assez contraignant.

Concernant le suivi des contrôles N3, VGP et trimestriels, les techniciens qui se déplacent sur les chantiers pour les effectuer entretiennent chacun leur propre tableau Excel afin d’y noter tout ce qu’ils ont contrôlé, leurs remarques, etc. Pour leur rappeler qu’il faut aller contrôler telle machine tel jour, un tableau Excel d’alertes avait aussi été mis en place.

Le problème est que chacun de ces fichiers Excel est propre à un technicien et n’est donc pas facilement utilisable par un autre. L’information y est donc très redondante et ne permet pas d’être partagée facilement. De plus, comme Excel n’est pas une base de données, il faut régulièrement mettre à jour à la main ces tableaux.

3) Cahier des charges

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Le cahier des charges est le préalable indispensable à la création d’une base de données. Il consiste à étudier la circulation de l’information au sein d’un service, à déterminer les saisies à effectuer, les calculs et les tris qui devront être accomplis par la base de données.La rédaction du cahier des charges consiste à formaliser et à synthétiser toutes les informations recueillies et analysées au cours de la phase précédente en restant le plus simple possible et en répondant de façon intelligible pour tous aux questions que le projet suscite.

3.1) Les objectifs du projet

Ce projet d’une base de données pour les locations extérieures a été initié par mon maître de stage David Dias. Les objectifs sont :

- Centraliser l’information dans un seul et même système- Partager l’information pour tous les membres de l’équipe des locations extérieures- Faciliter certains processus dans leur travail quotidien- A terme, avoir une seule et unique base de données pour toutes les URIS de France (cette

partie n’est pas à ma charge)

Qu’est-ce que devra stocker la base de données ?

- La liste des fournisseurs/loueurs de Bouygues Construction Matériel- La liste des contacts chez les loueurs et sur les chantiers- La liste des matériels sensibles- La liste des chantiers en cours ou terminés qui ont loué des matériels- La liste des problèmes rencontrés avec certains loueurs- La liste des pannes qui ont eu lieu sur chantier- La liste des prestataires des loueurs d’échafaudages- La liste des employés des prestataires travaillant sur les échafaudages- Tous les contrôlés effectués sur les matériels loués

Un aspect très important de mon travail est de faciliter certains processus qui constituent leur travail quotidien. L’ensemble des actions suivantes seront accessibles via l’application et permettront l’extraction des données de la base. Ces extractions seront faites grâce aux requêtes SQL.

Lors de rendez-vous avec ses fournisseurs, mon maître de stage n’a pas en tête tous les problèmes éventuellement rencontrés avec chacun pour pouvoir en discuter avec eux. J’ai donc comme objectif de créer un fichier Excel qui les extrait tous de la base de données et les affiche dans un tableau.

Tableau Excel 1   : récapitulatif des problèmes fournisseurs

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Pour faire un bilan de l’activité de son service, mon maître de stage n’avait pas le nombre total de BPU fait par an. J’ai pour objectif de créer un tableau Excel assez conséquent. Il donne pour chaque mois de l’année, pour chaque branche de chantier, le nombre de BPU, ceux pour les locations de grues mobiles, le nombre de changement de machine, le nombre de changement d’opérateur et le nombre de BPU retournés. Ce tableau retranscrira également le nombre de contrôle N3 fait par mois.

Tableau Excel 2   : synthèse des BPU et contrôles N3 faits pour l’année 2014

Mon maître de stage ayant obligation de rendre quotidiennement le bilan de son activité lors de réunion, il m’a demandé de reproduire ce tableau pour la semaine en cours. Ainsi, lorsque ce fichier Excel s’ouvrira, le tableau suivant sera affiché à la suite du précédent (ici, il a été ouvert le 9 juillet et retrace donc la semaine entre le 7 et le 11 juillet).

Tableau Excel 3   : synthèse des BPU et N3 pour une semaine

Jusqu’à mon arrivée, aucun document ne permettait de lister toutes les pannes sur les matériels loués qui avaient eu lieu sur les chantiers. Je dois donc créer un tableau Excel qui extrait les données de la table Panne (voir le MCD) de la base de données. Cela leur permettra d’établir des bilans pour les loueurs.

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Pour pouvoir les alerter lorsque des employés des prestataires n’ont pas leur carte d’identité/carte de séjour et/ou leur visite médicale à jour, je dois retranscrire dans un tableau Excel tous les employés. Ceux qui ne sont pas à jour sont présents dans la colonne rouge « Alerte ».

Tableau Excel 4   : liste du personnel des prestataires

Les membres du service ont besoin d’être alertés lorsqu’une location n’a pas été retournée par un chantier. Je dois retranscrire dans un tableau Excel toutes celles dont la date de retour saisies lors de la création de la location est dépassée. Les lignes en jaune préviennent que la location expire dans deux semaines. Celles en rouge indiquent les locations qui devraient déjà être retournées.

Tableau Excel 5   : récapitulatif des locations à retourner aux loueurs

Concernant les contrôles trimestriels sur les échafaudages (échafaudages roulant, quais de déchargement, tours escaliers), il faut retranscrire dans un tableau les locations dont la date du prochain contrôle prévu est dépassée ou à réaliser sous deux semaines. Le même tableau Excel existera pour les contrôles mensuels sur LIFT.

Un des tableaux Excel qui sera beaucoup utilisé sera celui des alertes pour les contrôles N3 et la VGP. Je dois créer ce tableau, récapitulant toutes les locations dont la date prévues de contrôle est dépassée ou à réaliser sous deux semaines. Deux boutons « Suivi » (situés dans les colonnes d’alertes) de ce fichier Excel permettront d’afficher plus précisément les alertes pour les deux contrôles.

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Tableau Excel 6   : récapitulatif des contrôles N3 et des VGP non réalisés à ce jour

Lorsqu’un technicien ajoute un contrôle N3, il doit faire un constat, c’est-à-dire noter tous les disfonctionnements du matériel loué (par exemple, le bip de la machine ne fonctionne pas). Il transmet alors ce constat par email ou fax au loueur. Le loueur contactera alors plus tard le technicien pour lui signaler les actions correctrices qu’il a menées pour chaque disfonctionnement. Toutes les fonctionnalités permettant d’ajouter des constats et des actions correctrices seront accessibles sur l’application.Le tableau suivant permettra de récapituler tous les contrôles effectués. Les techniciens en charge d’effectuer les contrôles N3 pourront alors rapidement voir les loueurs n’ayant pas encore corrigé les disfonctionnements signalés.L’analyse des contrôles N3 présente un double intérêt : pour Bouygues Construction, mieux connaître leurs loueurs et identifier leurs faiblesses éventuelles. Pour leurs clients, démontrer leur professionnalisme.

Tableau Excel 7   : récapitulatif des constat faits après contrôles N3

Un des besoins du service pour donner un bilan de leur activité est de pouvoir connaître le nombre de locations en cours et sur toute une année. Jusqu’alors ils n’avaient aucun moyen de connaître ce nombre. J’ai pour objectif de retranscrire ces informations dans un fichier Excel qui contiendra deux feuilles. La première affichera le nombre de locations en cours et la deuxième affichera le nombre total de locations de l’année.Chaque feuille du classeur Excel permettra également de connaître ce nombre par branche de chantier et par fournisseur. Cela permettra de faire un bilan : connaître quels types de chantier a le plus besoin d’un certain type de matériel, quels sont les loueurs chez qui le plus de commande sont passées, etc.

De plus, je dois créer les mêmes fichiers Excel pour les locations de matériels sensibles hors échafaudages et également pour les locations de LIFT.

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Extrait du fichier Excel 8   : retranscription du nombre de location

Les clients de Bouygues Construction Matériel reprochent parfois au service des locations extérieures de leur louer des matériels à un prix trop élevé. Ce prix élevé peut souvent s’expliquer par le fait que les chantiers font leur demande de location tardivement par rapport à la date de livraison qu’ils désirent. En effet, ce service fait énormément de locations la veille pour le lendemain. N’ayant aucun outil leur permettant de connaître (pour toutes les locations) le délai moyen entre la date où la commande leur a été transmise et la date de livraison, il leur était difficile d’expliquer leur prix parfois élevé. J’ai donc pour objectif de créer un le tableau suivant qui contient toutes les informations sur les locations en cours, notamment leur délai de commande. Ce tableau sera fait pour les locations d’échafaudage, pour les LIFT et pour les autres locations (le diffus).

Le délai de commande est égal au nombre de jours ouvrés entre la date de commande et la date de livraison prévue.

Tableau Excel 9   : récapitulatif des locations en cours avec leur délai de commande

De plus, il leur sera aussi utile de connaître la synthèse des délais moyens de commandes par client (par type de chantier).

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Tableau 10   : synthèse des délais moyens de commande par client

Bouygues Construction Matériel étant garant de la politique de sécurité des matériels de Bouygues Constructio, l’utilisation de l’application sera essentielle pour mieux suivre ces locations et pouvoir quantifier leur activité.

Un des objectifs majeurs est donc de créer une application fonctionnelle et de faire adhérer l’ensemble du service des locations extérieures à son utilisation.

3.2) Les contraintes

Quelles sont les contraintes ?

La base de données devra être hébergée sur le serveur de la base technique des Sablons de Chilly-Mazarin.

L’application doit être simple et facilement compréhensible dans son utilisation.

Les utilisateurs ne doivent absolument pas avoir accès aux tables de la base, pour éviter toutes erreurs de saisies.

Afin de garantir les contraintes d’intégrité de la base de données, les formulaires de l’application qui l’alimentent doivent vérifier les données saisies. Ces données doivent être conformes aux données attendues. 

Pour que les utilisateurs adoptent l’application, il me faut rester au plus proche de ce qu’ils ont l’habitude de faire dans leur travail quotidien. Par exemple ne pas changer la mise en page des fichiers Word. J’ai également repris les mêmes champs et la même mise en page pour la création d’un BPU.

Il me faut anticiper toutes les erreurs de saisie ou d’utilisation de l’application VBA afin de ne pas voir s’afficher les messages d’erreurs automatiques d’Accès qui sont peu compréhensibles pour des non informaticiens.

Les fichiers Word et Excel présentés plus haut ne doivent pas contenir de données (hormis la mise en page qui reste la même) lorsque je les ouvre et les remplie automatiquement à partir de la base. Je dois donc limiter l’enregistrement et obliger les utilisateurs à enregistrer ces fichiers autre part que dans leur dossier de base. Pour cela, chacun de ces fichiers est protégé en écriture grâce à l’option « en lecture seule ».

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Tous les mails automatiquement générés par l’application seront ouverts sur les comptes de messagerie professionnels Outlook des membres du service avec leur signature Bouygues Construction.

3.3) Analyse conceptuelle

a) Les futurs utilisateurs

Deux types d’utilisateurs auront accès à l’application VBA afin d’interagir avec la base de données.

L’administrateur, mon maître de stage, aura certains droits pour des fonctionnalités « à risque » comme l’ajout de matériel sensible.

Les autres utilisateurs seront tous les membres du service des locations extérieures (techniciens, interlocuteurs chantier, contrôleurs factures, etc.).

Voir Annexe 6   : Diagramme de cas d’utilisation

b) Les fonctionnalités de l’application

Page d’accueil de l’application

Comme l’application permet de réaliser beaucoup de fonctionnalités, je les ai regroupées dans trois grandes sections : ressources, chantier et services.

Section Ressources

(1) Le premier bouton « Service LE » permet d’ouvrir un formulaire contenant la liste des noms, prénoms, numéro de téléphones et e-mail des membres de l’équipe des locations extérieures. On peut également y ajouter un membre.

(2) Le deuxième bouton « Loueurs » permet d’ouvrir un formulaire contenant la liste des fournisseurs chez lesquels ils louent des matériels. Ce formulaire offre également des raccourcis vers des fichiers situés sur le réseau informatique comme par exemple les tarifs de chaque fournisseur.

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Enfin, on peut y ajouter des nouveaux fournisseurs et créer les interlocuteurs (nom, prénom, téléphone) pour chacun d’entre eux.(3) Le dernier bouton « Matériels » permet d’ouvrir un formulaire contenant la liste des matériels et leurs contrôles associés que les locations extérieures proposent aux chantiers. Ce formulaire permet également de consulter les fiches techniques des matériels qui sont des fichiers PDF situés sur le réseau.

Section Chantier

(4) et (5) sont le point de départ de l’utilisation de l’application : la création d’un chantier et de ses contacts (nom, prénom, téléphone).

Section Services

Chaque bouton ouvre une page d’accueil destinée à chaque « famille » de matériel qui est loué : diffus, échafaudages (CSEE : Coffrages Sécurité Et Echafaudage) et LIFT.

(6)

Page d’accueil des locations Diffus

Section Contrôles

Cette section est très importante car elle permet de réaliser toutes les fonctionnalités relatives aux contrôles de matériels.

(9) Le bouton « BPU » ouvre le menu suivant.

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Page d’accueil pour gérer les BPU des locations

Ce menu propose cinq fonctionnalités aux utilisateurs. Comme son nom l’indique, la section « Créer un BPU » permet de créer les BPU lorsqu’une location est demandée. On peut également créer un nouveau BPU à la suite d’un changement d’opérateur sur la machine (le chauffeur) ou lorsqu’on change la machine (ce cas arrive lorsque c’est une location longue durée). Après enregistrement dans la base de données d’un nouveau BPU, un mail avec un texte type s’ouvre avec le BPU en pièce jointe pour l’envoyer au chantier. De plus, le fichier Excel du BPU préalablement rempli s’ouvre aussi automatiquement.La section « Retour d’un BPU » permet de signaler que le chantier a retourné un BPU (si par exemple la machine n’est pas conforme) et d’y expliquer les causes de ce retour. Le bouton « Suivi retours de BPU » ouvre un fichier Excel répertoriant à partir des données de la base tous les retours effectués par chantier et par commande.La section « Modifier un BPU » permet de modifier la fiche du BPU en cas d’erreur de saisie.

(10) Le bouton « N3 » ouvre un sous-menu où un technicien, en charge des contrôles N3, peut effectuer plusieurs fonctionnalités :

- Ajouter le constat fait lors d’un contrôle N3- Ajouter l’action correctrice d’un loueur faite suite à un constat- Ouvrir le fichier Excel vu plus haut qui liste tous les constats de contrôle N3

(11) Le bouton « VGP » permet de réaliser la même fonctionnalité qu’au (10) mais cette fois-ci pour une Vérification Générale Périodique.

Section Planning

(12) Le bouton « Alertes N3/VGP» ouvre le fichier Excel vu plus haut qui liste toutes les locations dont les dates des prochains contrôles N3 et VGP sont dépassées ou à venir.

(13) Le bouton « Alertes retours » ouvre le fichier Excel vu plus haut qui liste toutes les locations qui sont en fin de location et qui n’ont pas été retournées.

(14) Le bouton « Locations en cours » ouvre le fichier Excel vu plus haut qui liste toutes les locations en cours ainsi que leur délai de commande.

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Section Locations

(15) Le bouton « Demande d’intervention » permet de réaliser deux fonctionnalités : la première est d’ajouter dans la base de données une panne signalée par le chantier à l’aide d’un formulaire de saisie. A l’enregistrement de cette panne, le fichier Word « Demande d’intervention » (voir Annexes) rempli automatiquement avec les données du formulaire s’ouvre. L’utilisateur peut alors le sauvegarder et l’envoyer au fournisseur.La deuxième fonctionnalité est d’ouvrir un fichier Excel contenant un tableau de suivi de toutes les pannes.

(16) Le bouton « Arrêt de location » permet également de réaliser deux fonctionnalités : la première est de signaliser via un formulaire qu’une location va être arrêtée. L’utilisateur rempli les champs nécessaires et après enregistrement cela ouvre un fichier Word « Arrêt de location » (voir Annexes) rempli automatiquement avec les données des champs saisis par l’utilisateur. L’utilisateur peut alors le sauvegarder et l’envoyer au fournisseur.La deuxième fonctionnalité est d’annuler un arrêt de location. Ce cas peut arriver lorsque le chantier désire prolonger une location.

(17) Le bouton « Refacturation » ouvre la page ci-dessous.

Choix d’envoi d’email

Lorsqu’un chantier retourne ou demande une intervention sur un matériel (suite à une crevaison, une casse, etc.), cela a un coût. Les membres des locations extérieures se doivent alors d’envoyer un email au loueur pour le lui signaler. Ces emails n’ayant pas tous le même corps de message, lorsque l’utilisateur clic sur un des boutons ci-dessus, un formulaire s’ouvre lui permettant de remplir certains champs spécifiques à l’intervention (par exemple les champs relatifs aux matériels, la date, etc.). Un mail pré-rempli est alors automatiquement ouvert. Cela leur permet de gagner du temps sur cette tâche.

18) Le bouton « Problèmes loueurs » propose de réaliser deux fonctionnalités : la première est d’ajouter dans la base de données le descriptif du problème rencontré avec un loueur lors d’une location à l’aide d’un formulaire de saisie. La deuxième fonctionnalité est d’ouvrir un fichier Excel listant tous les problèmes rencontrés par le service des locations extérieures.

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Section Reporting

(19) Le bouton « Suivi indicateurs N1/N3 » permet d’ouvrir le fichier Excel expliqué plus haut qui retrace entre autre sur une année le nombre de BPU et de contrôles N3 faits.

(20) Le bouton « Matériel en location Diffus » ouvre le fichier Excel qui contient le nombre de location en cours et sur l’année pour chaque type de matériels sensibles hors échafaudages.(21) Le bouton « Délai moyen des commandes » ouvre le fichier Excel présenté plus haut qui affiche la synthèse des délais moyens des commandes par client.

Les locations Diffus, d’échafaudage et de LIFT n’ayant pas les mêmes processus, mon maître de stage m’a demandé de les différencier dans l’application. Par exemple, lorsqu’ils louent un échafaudage, il n’y a pas de BPU à envoyer au chantier.Même si certains processus sont différents, les fonctionnalités de base restent les mêmes pour chaque menu :

Ajouter une location Arrêter une location Prolonger une location Saisir un contrôle effectué

De plus, les fichiers Excel de planning et de reporting sont les mêmes.

(7)

Page d’accueil des locations d’échafaudage

La gestion des employés des prestataires est rattachée aux échafaudages. A partir du bouton « Gestion des prestataires », l’utilisateur peut :

Ajouter un prestataire à un loueur Ajouter/modifier un employé rattaché à un prestataire Visualiser la liste du personnel (fichier Excel) Envoyer un mail à un loueur avec en pièce jointe la liste du personnel à jour d’un de ses

prestataires. Le corps de ce mail contiendra la liste du personnel qui n’est pas à jour ainsi que les documents qu’ils manquent (carte d’identité/titre de séjour et/ou visite médicale).

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Voir Annexe 7   : Liste du personnel à jour du prestataire MF Service travaillant pour le loueur Entreprose

(8)

Page d’accueil des locations LIFT

3.4) Analyse des données

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a) Le Modèle Conceptuel de Données

L’analyse des données constitue le point de passage obligé de toute conception d’application mettant en œuvre un SGBDR (système de gestion de base de données relationnelle). J’adopte ici la méthode du modèle entités-associations, qui est un outil simple et efficace, très répandu chez les développeurs. Le MCD de la future base de données est le suivant :

Le Modèle Conceptuel de Données

b) Description des tables

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La base de données contenant 19 tables, je vais ici décrire les plus importantes pour la compréhension de mon projet.

Table Location

Cette table est bien évidemment la plus importante. Elle permet de stocker toutes les locations de matériels et contient 27 attributs.Une location se trouve sur un chantier qui a un code (code_imputation). Elle correspond à une commande (le numéro de commande est généré par le logiciel Pégaz), un loueur, pour un matériel qui a un numéro de série unique, une date de livraison, une date de retour prévu (calculée en fonction de la durée de location), etc.

Table Loueur

Cette table répertorie tous les fournisseurs du service des locations extérieures (Kiloutou, Montagrues, Laho, etc.).

Table Chantier

Un chantier a un code (sa clé primaire), nommé code imputation, un nom, une adresse et une branche (exemple : habitat social).

Table Contrôle_N3

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Le tableau Contrôle_N3 permet d’enregistrer tous les contrôles N3 réalisé sur les chantiers par les techniciens des locations extérieures. La date du contrôle est calculée en fonction du contrôle précédemment fait (attribut Date_Controle) mais il peut être réellement fait avant ou après cette date (attribut Date_reelle_du_controle). Ce peut être un contrôle initial (première fois qu’on va contrôler le matériel sur le chantier) ou périodique (attribut type_controle). Lorsque l’utilisateur clic sur le bouton (7) et indique qu’un contrôle a été réalisé sur un matériel, l’attribut booléen contrôle_fait se met à vrai pour ce contrôle.

Les tables stockant les contrôles mensuels, trimestriels et VGP sont très similaires à celle-ci.

Voir Annexe   8 : Schéma relationnel de la base de données

c) Description des associations et des cardinalités

- Un matériel a un type de matériel, et un type de matériel peut représenté 0 ou n matériel.- Un chantier a un ou plusieurs contact sur le chantier et un contact peut être présent sur

plusieurs chantier (car un chantier a une durée limitée).- Un loueur a un ou plusieurs contact (des salariés de la société loueuse) et un contact

appartient à un seul loueur.- Un problème fournisseur correspond à un loueur, un chantier et a un contact sur ce chantier.- Un chantier a une branche et une branche correspond à un ou plusieurs chantier.- Une location correspond à un chantier, un loueur, un matériel. Elle a été faite par un membre

de l’équipe des locations extérieures et a été demandé par un contact sur chantier. Elle peut avoir 0 ou plusieurs contrôles N3, VGP, trimestriels ou mensuels.

- Un retour de BPU a été fait par un contact sur chantier et correspond à une location.- Un membre de l’équipe des locations extérieures peut avoir pris en charge 0 ou plusieurs

locations.- Une panne correspond à une location et une location peut avoir eu plusieurs pannes.- Un loueur travail avec un ou plusieurs prestataires.- Un prestataire emploie un ou plusieurs salariés.

4) La conduite du changement

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Les projets informatiques sont par nature au cœur de l'innovation de l'entreprise et provoquent lors de leur mise en œuvre une rupture des processus métier et une modification des pratiques des utilisateurs. Le facteur humain représente ainsi la principale cause d'échec de ce type de projets.

Pour ma part, j’espère fortement que l’application sera utilisée au quotidien par le service des locations extérieures, sans quoi la base de données sera vide et donc peu exploitable pour en faire ressortir les données. Pour éviter cela, il est important d’adopter une bonne conduite du changement et ne pas oublier que l’acceptation du changement prend du temps.

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement (parfois appelée accompagnement du changement) vise à faciliter l'acceptation des changements lors de la mise en œuvre d'un nouveau projet et à réduire son rejet par les utilisateurs. Le terme de conduite du changement ayant parfois une connotation péjorative, on peut avantageusement le remplacer par le terme « pilotage de l'innovation ».

Le changement déstabilise les acteurs d’un projet lors de certaines situations, telles qu’une perte de repères dans les actes de gestion quotidiens, un manque de maîtrise des nouvelles procédures ou encore des difficultés liées à une nouvelle organisation. Lorsque j’ai développé l’application, j’ai été attentive à rester le plus proche possible des outils qu’ils avaient jusqu’alors l’habitude d’utiliser. Par exemple, j’ai essayé de garder la même mise en page des tableaux de suivis (contrôle N3/VGP, suivi des pannes, etc.), d’utiliser les mêmes termes dans les formulaires (« code imputation », « commande Pégaz », etc.) pour ne pas qu’ils perdent leurs repères.

Les démarches de conduite du changement sont généralement basées sur les points suivants :

Participation : associer les utilisateurs dès le début du projet, afin notamment de prendre en compte leur avis et faire en sorte que le produit final corresponde à leurs attentes. Sur ce point, j’ai beaucoup discuté avec mon maître de stage et mes collègues tout au long de mon stage afin de noter leurs remarques et les améliorations possibles.

Communication : mettre en place un dispositif de communication permettant tout au long du projet de permettre aux membres du service de comprendre et d'accepter les changements à venir, ainsi que d'être informé sur l'avancement du projet. Les pauses déjeuner et café sont très utiles pour permettre de communiquer.

Formation : s'assurer que les utilisateurs aient acquis les connaissances théoriques et pratiques nécessaires. Pour cela j’ai organisé lors de la dernière semaine de mon stage des démonstrations de l’application. Chaque utilisateur n’ayant pas le même métier, ils n’utiliseront donc pas forcément les mêmes fonctionnalités de l’application. J’ai donc dû être attentive à expliquer plus en détails les parties qui les concernent.

L'implication et la participation des personnes dans la démarche est un facteur clé de réussite. Sur ce point, les membres du service étaient tous très curieux et intéressés par ce projet.

La mise en place d’une démarche de conduite du changement dès le début d’un projet permet de minimiser la perte de productivité au démarrage, d’ancrer le changement dans les habitudes, et donc de réussir l’objectif de mon maître de stage d’apporter un outil informatique pour son équipe.

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III/ Bilan technique

1) Les différents outils et langages utilisés

1.1) Access et le langage SQL

Microsoft Access (officiellement Microsoft Office Access) est un logiciel édité par Microsoft. Il fait partie de la suite bureautique MS Office Pro.

MS Access est composé de plusieurs programmes : le moteur de base de données Microsoft Jet, un éditeur graphique, une interface de type Query By Example (QBE) pour manipuler les bases de données, et le langage de programmation Visual Basic for Applications (VBA).

MS Access est un logiciel utilisant des fichiers au format Access (extension de fichier mdb pour Microsoft DataBase (extension *.accdb depuis la version 2007)). Il est compatible avec les requêtes SQL (sous certaines restrictions) et dispose d'une interface graphique pour saisir les requêtes. Il permet aussi de créer des formulaires et sous-formulaires de saisie, des états imprimables, des pages html liées aux données d'une base, des macros et des modules VBA.

Comme beaucoup de systèmes de gestion de base de données relationnelle, ses données peuvent être utilisées dans des programmes écrits dans divers langages.

Les langages couramment utilisés avec Access sont le Visual Basic for Application (VBA) et les langages qui disposent de modules d'accès aux données pour les fichiers .mdb : Delphi de Borland, Visual Basic, C++ sous Visual Studio de Microsoft par exemple.

SQL (sigle de Structured Query Language, en français langage de requête structurée) est un langage informatique normalisé servant à exploiter des bases de données relationnelles. La partie langage de manipulation des données de SQL permet de rechercher, d'ajouter, de modifier ou de supprimer des données dans les bases de données relationnelles.

Mon maître de stage m’a tout de suite demandé de créer la base de données sous Access car c’est un logiciel très pratique dans son utilisation. Il permet d’accéder et exploiter des informations issues de plusieurs sources. Ceci est intéressant dans mon cas car dans l’étude de l’existant nous avons vu que les données sur les locations sont contenues dans les produits Office tels que Excel et Word.Son principal avantage est qu’il est facile à déployer car il n’a pas besoin de service serveur comme Oracle ou MySql.Access est une base de données simple, pas un système de gestion de base de données à part entière et ne peut donc pas traiter les demandes de données volumineuses (sinon il s’exécutera lentement). Pour une équipe d’une dizaine de personne, Access est bien adapté.

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1.2) Visual Basic For Applications (VBA)

Visual Basic for Applications (VBA) est une implémentation de Microsoft Visual Basic qui est intégrée dans toutes les applications de Microsoft Office. Il peut être utilisé pour manipuler les fonctionnalités de l'interface utilisateur comme les menus, les barres d'outils et le fait de pouvoir personnaliser les boîtes de dialogue et les formulaires utilisateurs.

Comme son nom l'indique, VBA est très lié à Visual Basic (les syntaxes et concepts des deux langages se ressemblent), mais ne peut normalement qu'exécuter du code provenant d'une application hôte (et non pas d'une application autonome). En effet, une application VBA ne pourra être exécutée qu’à partir d’Access, ce qui oblige les futurs utilisateurs de l’application à l’installer sur leur poste.

VBA peut cependant être utilisé pour contrôler une application à partir d'une autre (par exemple, créer automatiquement un document Word à partir de données Excel).

VBA est fonctionnellement riche et extrêmement flexible, mais il possède d'importantes limitations, comme son support limité des fonctions de rappel (callbacks), ainsi qu'une gestion des erreurs archaïque, utilisation de handler d'erreurs en lieu et place d'un mécanisme d'exceptions.

De plus, VBA n'est pas un langage orienté objet mais il permet de faire de la Programmation Orientée Objet (POO), malgré de nombreuses limitations (souvent frustrantes) : certaines des caractéristiques de la POO, comme l'héritage ou le polymorphisme, ne sont pas présents. Il est par exemple impossible de créer des classes dérivées.La surcharge de méthode est impossible, puisqu'il est impossible en VBA d'utiliser le même nom pour plusieurs méthodes dans une même classe.

Même si ces limitations rendent ce langage assez peu utilisé par les développeurs informaticiens soucieux d'utiliser des outils avant tout performants, sa simplicité et sa facilité d'accès permettent de créer des applications fonctionnelles.

L’intérêt principal de ce langage est donc le développement rapide d'applications, la création d'interfaces utilisateur graphiques et un accès aux bases de données.

1.3) UML et Merise

UML (en anglais Unified Modeling Language ou « langage de modélisation unifié ») est un langage de modélisation graphique à base de pictogrammes.

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Il est apparu dans le monde du génie logiciel, dans le cadre de la « conception orientée objet ». Couramment utilisé dans les projets logiciels, il peut être appliqué à toutes sortes de systèmes ne se limitant pas au domaine informatique.

UML est utilisé pour spécifier, visualiser, modifier et construire les documents nécessaires au bon développement d'un logiciel orienté objet. UML offre un standard de modélisation, pour représenter l'architecture logicielle.

Lors de ce stage, j’ai notamment eu besoin d’établir un diagramme de cas d’utilisation. Un diagramme des cas d'utilisation (use-cases ou Use Case Diagram) permet d'identifier les possibilités d'interaction entre le système et les acteurs (intervenants extérieurs au système), c'est-à-dire toutes les fonctionnalités que doit fournir le système. Cela m’a permis de modéliser tout ce que mon maître de stage attendait de l’application VBA.

J’ai également utilisé Merise, qui est une méthode d'analyse, de conception et de gestion de projet informatique. Cette méthode reste adaptée pour la gestion des projets internes aux organisations, se limitant à un domaine précis.

Au niveau conceptuel, Merise permet de réaliser un Modèle conceptuel des données (ou MCD), qui est un schéma représentant la structure du système d'information, du point de vue des données, c'est-à-dire les dépendances ou relations entre les différentes données du système d'information (par exemple : le chantier (le client), la commande, la location, etc.). Le MCD repose sur les notions d'entité et d'association et sur les notions de relations.

Ainsi, durant le premier mois de ce stage, la méthode d’analyse Merise ainsi que le langage UML m’ont permis d’établir un cahier des charges et de bien analyser ce qu’on attendait précisément de moi. Cette phase d’analyse est indispensable et essentielle lors de la réalisation d’un projet.

2) Le développement de l’application

2.1) Utilisation de Recordset

Sous Visual Basic, une application est capable d'accéder aux données via un objet Recordset. Cet objet correspond à un jeu d'enregistrements communément appelé curseur (de l'anglais CURSOR : CURrent Set Of Rows). On peut imaginer cela comme le tableau d'une requête. Le Recordset est alors composé de plusieurs lignes (enregistrements) et de plusieurs colonnes (champs). Lorsque vous accédez à la valeur d'un champ, vous le faîte pour l'enregistrement courant dans le Recordset.

Les Recordset donnent donc la possibilité de récupérer le résultat d'une requête dans une variable, de l'analyser, de le modifier, etc. tout comme vous le feriez manuellement dans une feuille de données ou un formulaire.

Ouvrir et fermer un recordset

Depuis Access et VBA, il est possible d'utiliser plusieurs méthodes afin d'ouvrir un jeu d'enregistrements. L'objet Database (et donc indirectement CurrentDB) est muni de la méthode OpenRecordset qui instancie un nouvel objet Recordset et l'ajoute à la collection Database.Recordsets. La syntaxe de cette méthode est la suivante :

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source : Il s'agit de la source d'enregistrements du Recordset. Il peut s'agir du nom d'une table, d'une requête ou d'une instruction SQL valide retournant des enregistrements (SELECT). Dans mon projet, j’utilise uniquement des instructions SQL.

Pour être valide, l'instruction SQL doit tenir compte des différents types de champ dans l'expression des critères. Ainsi, si le champ loueur est de type texte, la variable source sélectionnant le nom du contact chez le loueur sera :

source = "SELECT id_contact FROM Contact_Loueur WHERE loueur = '" & loueur & ";"

Exemple :

Lorsqu’on manipule les Recordsets, une quantité importante de données est chargée en mémoire. Pour la libérer il est nécessaire de procéder en deux temps :

1. appel de la méthode Recordset.Close,2. affectation de Nothing à la variable.

Si la phase Set Recordset=Nothing est optionnelle car les variables seront inévitablement détruites à la fin de la procédure (hors variables publiques détruite en fin d'application), l'appel à Close à quant à lui un caractère obligatoire. En effet, une non fermeture systématique des Recordsets est à l'origine de l'accroissement de la taille des bases de données Access, obligeant l'utilisateur à recourir au compactage régulièrement.

Ils sont très pratiques. On peut se déplacer dedans, mémoriser une position ajouter/modifier/supprimer/lire/trouver un enregistrement et filtrer les données.

2.2) Notion de jours calendaires et jours ouvrés

Les jours calendaires sont tous les jours du calendrier de l’année, du lundi au dimanche. Les jours ouvrés sont tous les jours de la semaine qui sont travaillés (cinq par semaine).Pour calculer la date de retour prévisionnelle d’une location lorsqu’un utilisateur crée un BPU, on peut choisir de la calculer en jours calendaires ou en jours ouvrés. Afin de faciliter cette tâche, l’application trouve et affiche à l’utilisateur cette date de retour prévisionnelle.

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Pour le travail quotidien des techniciens des locations extérieures, l’application leur calcule également les dates des prochains contrôles qu’ils devront effectués lorsqu’une location est faite.

Lorsqu’on loue un matériel nécessitant une VGP, la validité de cette dernière est calculée en fonction de son arrêté de référence. Il en existe deux : l’arrêté du 1er mars 2004 et l’arrêté du 5 mars 1993.Lors de la création de son BPU, l’utilisateur renseigne l’arrêté du matériel et la date de la dernière VGP réalisée par le loueur. Si l’arrêté est du 1er mars 2004, j’ajoute 6 mois à la date de la dernière VGP pour avoir sa validité. Pour l’arrêté du 5 mars 1993, j’ajoute 1 an. J’implémente ensuite la table « VGP » à l’aide d’une instruction SQL de type INSERT afin de pouvoir y ajouter ce futur contrôle à faire.

Pour les locations d’échafaudage nécessitant un contrôle trimestriel, j’ajoute un nouveau contrôle dans la table « Contrôle_CSEE » 3 mois après la date de livraison.

Pour les locations nécessitant un contrôle N3, je calcule la date du prochain contrôle en fonction du type du matériel loué. Selon les matériels, le premier contrôle à faire peut être 1, 3 ou 6 mois après la date de livraison. Lorsque le fournisseur est nouveau (c’est-à-dire que le service des locations extérieures n’a jamais travaillé avec lui) ou que le matériel est nouveau, le premier contrôle N3 à faire est le jour de la date de livraison.Après ce premier contrôle, les techniciens doivent en principe se déplacer tous les 2 mois sur le chantier pour aller contrôler le matériel. A chaque fois qu’un contrôle est fait, le technicien le renseigne dans un formulaire et j’ajoute donc automatiquement le prochain contrôle à faire 2 mois plus tard.

Le bon calcul de ces dates est essentiel pour que les tableaux d’alertes des contrôles vus plus haut soient exacts.

2.3) Ecrire dans un classeur Excel et dans un document Word depuis Access

Comment piloter Excel à distance ?

Excel peut être démarré et manipulé comme tout objet Access. La technique est nommée Automation (Automatisation) par Microsoft ; elle permet depuis Access de réaliser quasiment n’importe quelle action Excel (ceci suppose surtout une connaissance des objets Excel). Point important : pour que les objets Excel soient utilisables dans Access, leur bibliothèque doit être associée à la base de données.

J’ai beaucoup utilisé cette technique car tous les tableaux de suivi (voir plus haut) des contrôles, des pannes, des BPU sont dans des classeurs Excel. Je ne pouvais pas afficher ces tableaux directement dans l’application car les fenêtres de celle-ci sont trop petites pour un affichage confortable.

Pour cela je crée un objet Excel.Application et un autre objet Excel.Workbook qui représente le classeur. Je démarre Excel, j’ouvre mon fichier (exemple : fichier suivi des retours de BPU) et le rempli à partir de mon recordset de données. Je rends Excel visible (.Visible=True) puis ferme les objets. Dans l’exemple ci-dessous j’affiche le résultat à partir de la cellule B11 du fichier Excel grâce à la fonction CopyFromRecordset.

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Comment piloter Word à distance ?

Pour pouvoir remplir les fichiers Word d’arrêt de location et de demande d’intervention suite à une panne, j’utilise la technique des signets. Les signets sont des objets invisibles situés dans un document Word et permettant l'accès direct à la position qu'ils occupent. Lorsqu’on manipule le contenu d'un document en VBA, il est bien plus facile d'atteindre un signet que de faire une recherche sur le contenu du document.

Les signets font partie de la collection Bookmarks on peut les atteindre par leur nom, on y insère des données ou on en récupère le contenu en passant par la propriété Range. J’ai donc modifié les documents Word utilisés de base par l’équipe en y insérant un signet à chaque champ qui sera rempli par l’application.

Exemple : remplir le signet nommé « S_Societe » par le nom du loueur sélectionné par l’utilisateur dans une liste déroulante nommé « lst_loueur ».

.ActiveDocument.BookMarks("S_Societe").Range.Text = Me.lst_loueur.Column(0)

3) Mise en réseau

Il existe plusieurs méthodes pour mettre en réseau une application Microsoft Access. Pour comprendre la sécurité, je vais faire un bref rappel des types d'architecture d'application possibles avec Microsoft Access.

- Fichier unique

Dans ce type d'architecture les données (tables) et l'interface (formulaires, états, requêtes, code, macro) sont dans le même fichier. Il est employé par de nombreux utilisateurs de Microsoft Access pour des applications personnelles et mono-utilisateur.Chaque utilisateur se connecte à l'espace de partage et lance le même fichier.La zone de partage peut être située sur un serveur dédié ou poste utilisateur ayant un répertoire en partage.

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Architecture fichier unique

Bien que ce fichier puisse être partagé et donc être accessible à plusieurs utilisateurs, il est fortement déconseillé de l'employer à cet effet :

Les accès sont fortement ralentis L'infrastructure surcharge le réseau Les méthodes de conception à base de tables temporaires deviennent lourdes à gérer Le blocage d'un utilisateur peut se répercuter sur l'ensemble

Je n’utiliserai donc pas ce type d’architecture car l’application sera ici utilisée par une dizaine d’utilisateurs environ.

- Fichier serveur (pseudo client/serveur)

Dans cette architecture les tables sont séparées de l'interface et le fichier de l'interface (frontal) est installé sur chaque poste client. Le fichier de données (dorsal) est en partage et les tables sont liées par un attachement dans chaque fichier frontal. Celle-ci est conseillée pour les applications ayant une forte charge (plus d'un utilisateur simultané ou un volume de données important).

Il est en effet possible (et conseillé) d'installer un fichier .accdb, contenant les tables de données, dans un fichier partagé en réseau et des fichiers .accde contenant tous les éléments de l'application sur les postes client.

Pour rappel, si une base de données contient du code Visual Basic, il faut la distribuer sous forme de fichier Accde. En effet, le fait d'enregistrer la base de données sous forme de fichier Accde a pour avantage de compiler tous les modules, de supprimer le code source et de compacter la base de données de destination tout en protégeant l'application de toutes modifications.

Cette séparation permet le déploiement de mises à jour de la partie applicative sans avoir à transférer les données existantes d'une base à une autre. Cette séparation scinde donc la base de données en deux bases distinctes dont l’une ne contient que les tables et l’autre tous les autres objets de l’application. Dans ce cas, les fichiers clients sont « attachés » aux tables du fichier « accdb» installé sur le poste serveur. Sur ce point, Access est donc très simple à déployer car il n'a pas besoin de service serveur comme MySQL, Oracle, etc. D'un côté comme de l'autre, ce fichier étant un conteneur, il faudra s'assurer de sa viabilité. En effet, au moindre défaut du fichier (défaut d'écriture disque, etc.) les chances de perte de l'application ou des données sont très grandes et la réparation automatique du fichier conteneur ne fonctionne pas à tous les coups. Un modèle de sauvegarde est donc fortement recommandé quelle que soit l'utilisation d'une base Access.

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Architecture fichier serveur

C'est donc cette dernière architecture que je vais prendre pour mettre en réseau la base de données et l’application. Ainsi, chaque membre du service des locations extérieures aura sur son poste de travail l’application. Ils ne pourront donc pas accéder à la base de données Access.

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Conclusion

Ce stage de trois mois au sein de Bouygues Construction Matériel Ile de France, pour l’élaboration d’un cahier des charges permettant la réalisation d’une base de données Access, et d’une application pour le compte des locations extérieures, a été l’occasion pour moi de découvrir un nouveau monde : celui du bâtiment, avec tous ses aléas.

Les objectifs que je m’étais fixés ont été atteints : à ce jour la base de données et l’application sont fonctionnelles. La base de données se trouve sur le réseau informatique de l’entreprise, et l’application qui lui est rattachée est installée sur chaque poste des membres du service des locations extérieures. Les guides utilisateurs sont imprimés et à disposition. De plus, j’ai formé les utilisateurs à l’application en organisant avec mon maître de stage des séances de formation.

J’ai également eu le temps de saisir une cinquantaine de locations sur l’application pour que, lors de mon départ, la base de données ne soit pas vide. Cela m’a permis de valider une dernière fois le bon fonctionnement de l’application dans son environnement réel. Les utilisateurs commenceront à travailler avec l’application à partir de la dernière semaine de mon stage.

En complément, il serait judicieux selon moi que l’entreprise propose un autre stage à la suite du mien dans quelques mois, car de nouveaux besoins vont sans doute être émis. Des mises à jour de la base de données seront alors nécessaires.

En conclusion, ce projet a permis de fournir un outil de travail commun spécifique au service des locations extérieures.

Bilan personnel

J’ai pu mettre en pratique lors de ce stage mes connaissances théoriques acquises durant ma formation, et je me suis confrontée aux difficultés réelles du monde du travail et de la réalisation de projet.

J’ai eu la chance de pouvoir bénéficier de la confiance de mon maître de stage qui m’a laissé libre concernant la réalisation du cahier des charges. Des entretiens quotidiens permettant de lui montrer l’avancement de mes travaux m’ont toutefois été demandés. Discuter avec mon maître de stage ainsi que toutes les personnes du service des locations extérieures m’a permis de vérifier et de valider au quotidien la bonne progression du projet.

Cette expérience a été enrichissante pour moi sur de nombreux plans. Tout d’abord j’ai pu considérablement améliorer mes connaissances en base de données ainsi qu’en programmation. J’ai aussi pu m’intéresser davantage à la structure des applications Access.

Au-delà de la découverte de l’univers du bâtiment et des chantiers, devoir mener la réalisation d’un cahier des charges seule du début à la fin m’a demandé : réflexion, autonomie, appui sur mes connaissances et également remise en cause lorsque cela s’est avéré nécessaire.

Par ailleurs, la difficulté principale que j’ai rencontrée était de comprendre un certain langage technique relatif au cœur de métier de l’entreprise, qui m’était jusqu’alors inconnu.

Je garde du stage un excellent souvenir, il constitue désormais une expérience professionnelle valorisante et encourageante pour mon avenir.

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Glossaire

Une base de données (en anglais : database) est un conteneur informatique permettant de stocker l'intégralité des informations en rapport avec une activité. Une base de données permet de stocker et de retrouver un ensemble d'informations de plusieurs natures ainsi que les liens qui existent entre les différentes informations.

Le coffrage est une structure temporaire en bois ou en acier dans laquelle on coule le béton afin qu'il prenne la forme désirée et qu'il soit protégé durant le temps de séchage. Une fois le béton consolidé et sa stabilité assurée, le coffrage ou moule est enlevé.

Un échafaudage est une construction temporaire constituée de ponts, de passerelles ou de plates-formes soutenus par une charpente en bois, en acier ou en aluminium[]. Il est destiné à permettre l'accès des artisans du matériel en tous points d'un bâtiment à édifier ou à réparer.

Une grue mobile est utilisée pour le déplacement vertical de charges. Le levage s’effectue à l’aide d’un treuil motorisé. La présence de roues ou de chenilles permet de déplacer la charge sur une courte distance.

Les matériels de levage sont l'ensemble des machines et accessoires participant au levage d'une charge pondérale.

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Bibliographie

Sites web   :

Bouygues Construction, http://www.bouygues-construction.com

Visual Basic, http://fr.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic

Microsoft Access - database software and applications – Office, http://office.microsoft.com/en-us/access

Créer une base de données Access - Access - Office – Microsoft, http://office.microsoft.com/fr-fr/access-help/creer-une-base-de-donnees-access-HP005187442.aspx

UML, http://www.uml.org/

MERISE - Initiation à la conception de systèmes d'information, http://www.commentcamarche.net/contents/655-merise-initiation-a-la-conception-de-systemes-d-information

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Annexe 1   : Trombinoscope du service des locations extérieures Ile de France

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Annexe 2   : Bon Préalable à l’Utilisation d’une grue mobile

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Annexe 3   : Réalisation d’une commande de location sous Pégaz

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Annexe 4   : Fax d’arrêt de location

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Annexe 5   : Fax demande d’intervention

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Annexe 6   : Diagramme de cas d’utilisation

Remarque : par soucis de visibilité, je n’ai pas relié tous les cas d’utilisation (sauf « Ajouter un matériel sensible ») à l’utilisateur lambda.

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Annexe 7   : Liste du personnel à jour du prestataire MF Service travaillant pour le loueur Entreprose

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Annexe 8   : Schéma relationnel de la base de données

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