Université Panthéon Assas Centre de Ressources Pédagogiques

2012 - 2013

Écoles doctorales

CENTRE DE RESSOURCES PEDAGOGIQUES Université Paris 2

Mise en forme de documents (2)

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Mise en forme de documents : travaux pratiques (2) ___________ 3

Fusion de fichiers __________________________________________ 5

Utilisation du modèle de thèse numérique _________________________ 5

Numérotation hiérarchisée des styles____________________________ 9

Création d'une table des matières pour les annexes _________________ 10

Statistiques _____________________________________________ 12

Impression recto-verso du document numérique ___________________ 13

Notes et renvois __________________________________________ 14

Légendes et table des illustrations _____________________________ 15

Modèles ________________________________________________ 18

Publipostage _____________________________________________ 19

Étiquettes ____________________________________________________ 20

Tableaux ________________________________________________ 21

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Mise en forme de documents : travaux pratiques (2) Une thèse contient des chapitres, souvent volumineux. Il est souvent recommandé de travailler ces chapitres dans des fichiers différents, afin de pouvoir les modifier plus aisément. Mais cela nécessite d’harmoniser les styles utilisés dans les différents fichiers, avant de les réunir.

Ouvrir successivement les fichiers institutions.docx, sommets.docx, assemblee.docx et comptes-rendus.docx avec Word, les faire analyser par le correcteur orthographique, les corriger et les réenregistrer.

Application

On constate que dans les quatre fichiers, les paragraphes de même niveau sont mis en forme avec des styles de même nom (Normal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3), mais dont les caractéristiques (police de caractères, taille, italique, souligné…) sont différentes. On souhaite les harmoniser en utilisant les styles de institutions.docx. On va donc transférer des styles du document institutions.docx vers les trois autres documents. Dans le document institutions.docx, sélectionner l'onglet Développeur groupe Modèles icône Modèle de document.

Cliquer sur le bouton -Organiser…- La boîte de dialogue Organiser s'ouvre. Dans la partie gauche, les caractéristiques du fichier institutions.docx sont affichées. Dans la partie droite, les caractéristiques du fichier Normal.dot (modèle de document de Word, proposé par défaut) sont affichées. Cliquer, à droite, sur le bouton -Fermer le fichier…- pour fermer le fichier Normal.dot. Le bouton Ouvrir un fichier remplace alors le bouton Fermer le fichier. Cliquer sur -Ouvrir le fichier…-

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Préciser le dossier où se trouve le fichier devant recevoir les styles et choisir, dans Type de fichier, l’option Tous les fichiers pour voir la liste des fichiers contenus dans le dossier source. Sélectionner le fichier assemblee.docx et cliquer sur le bouton -Ouvrir-.

La fenêtre Organiser se rouvre et permet de copier des styles du document institutions vers le document assemblee. Sélectionner les quatre styles Normal, Titre 1, Titre 2 et Titre 3, puis cliquer sur le bouton -Copier ->- Rappel : Garder le bouton CTRL enfoncé pendant la sélection permet les sélections multiples d’éléments non adjacents.

Confirmer le transfert en cliquant sur « Oui pour tout ». Les styles sont alors copiés dans le fichier assemblee. Cliquer sur le bouton -Fermer le fichier…- Sans fermer la fenêtre de dialogue, cliquer à nouveau sur le bouton -Ouvrir le fichier…- pour effectuer les transferts vers les 2 autres fichiers sommets.docx et comptes-rendus.docx.

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Nota : Le fichier recevant les styles peut être fermé pendant le transfert. Dans ce cas, un message propose d'enregistrer les modifications apportées. Cliquer donc sur Oui pour que le document (ci-contre assemblee.docx) enregistre le changement de ses styles. Vérifier que les quatre fichiers ont bien la même présentation, enregistrer chacun de ceux qui ont été modifiés en étant restés ouverts et les fermer.

Fusion de fichiers

Onglet Insertion groupe Texte icône Objet Texte d'un fichier permet de reconstituer un fichier à partir de fichiers composés séparément. Les numéros de chapitres, de sous-chapitres, etc. sont automatiquement mis à jour lors de la fusion, ainsi que les numéros des notes de bas de page.

Les quatre documents précédents proviennent du site Internet de l’Association Pour la Francophonie. Ils sont conçus pour être lus dans l’ordre suivant : institutions, sommets, assemblee, comptes-rendus.

Application

o Ouvrir le fichier institutions.docx. Se placer à la fin de ce document et insérer successivement les documents

sommets, assemblee et comptes-rendus. o Vérifier le suivi des numérotations des chapitres et des sous-chapitres, ainsi que la numérotation des notes de

bas de page. o Par Bouton Office Enregistrer sous…, enregistrer le document sous le nom apf.docx, puis en enregistrer une

2ème version sous le nom apf2.docx. Révision : Dans ce fichier apf2, créer un nouveau style, appelé par exemple num, permettant de numéroter les paragraphes. o Appliquer ce nouveau style aux 1ers paragraphes du texte. o Enregistrer le fichier ainsi modifié et le fermer.

Utilisation du modèle de thèse numérique Guide du doctorant : en relation avec ses écoles doctorales, chaque établissement diffuse auprès des doctorants les consignes à suivre pour la présentation des thèses. Ces consignes peuvent prendre la forme de modèles de documents ou de feuilles de styles à respecter : page 5.

A partir de la page Rédaction de la thèse du site de l'Université : http://www.u-paris2.fr/1274448534321/0/fiche___article/&RH=THESES&RF=P2-THESES-REDAC télécharger le modèle Word à utiliser pour la thèse numérique, fichier nommé styles_these-numerique_Word.doc.

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o Ouvrir le fichier styles_these-numerique.doc contenant les styles, le convertir et le réenregistrer au format .docx sous le nom mathese.docx.

Application

o Parcourir le document pour découvrir sa structure, sa mise en forme, ses styles.

o En procédant comme vu ci-avant, transférer tous les styles du fichier styles_these-numerique.docx vers le

fichier apf2.docx.

Nota : Si un message tel que ci-dessous apparaît,

cliquer sur OK effacer le contenu de la zone Modèle de document

et continuer en cliquant sur le bouton Organiser… pour procéder au transfert.

o Enregistrer les modifications dans apf2.docx, et ouvrir le fichier pour vérifier que les styles ont bien changé.

Remarquer en particulier que la numérotation automatique des titres a disparu.

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o Pendant que le fichier est ouvert, transférer le style personnel num créé précédemment vers le fichier mathese, pour ne pas perdre cette mise en forme, puis fermer apf2.

o Dans mathese.docx, se positionner au début de la partie 2, et insérer le fichier apf2.docx :

Le texte de apf2 est maintenant intégré au fichier mathese.

o Parcourir le texte, vérifier que les styles personnels de l'ancien document, tels "num", sont bien conservés et appliqués, faire les enchaînements et/ou insérer des sauts de page chaque fois que nécessaire, en particulier lorsqu'un titre se trouve en bas de page, comme montré ci-contre.

o Se placer sur le sommaire (table des matières) placé au début du document (page 6), et le mettre à jour pour tenir compte du texte nouvellement inséré : Mettre à jour les champs Mettre à jour la table.

o Vérifier que tous les titres apparaissent bien, et que les numéros de pages sont bien des liens hypertextes.

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Nota : Si la ligne "Thèse de doctorat/mois année" apparait dans la table,

c'est que le titre vertical situé sur la première page est en style "Titre 3". Lui réaffecter le style Normal pour qu'il n'apparaisse pas dans la table des matières, et le reformater en Taille 14, gras, pour lui rendre son aspect initial. Remettre à jour la table.

o Enregistrer le document ainsi augmenté, au format .docx, puis au format .pdf, demandé pour remettre la thèse numérique. Dans Word 2007

Nota : Si l'option PDF n'apparait pas dans la liste des formats d'enregistrement, le complément est téléchargeable à l'adresse ci-dessous : http://www.microsoft.com/downloads/fr-fr/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

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Dans Word 2010

Numérotation hiérarchisée des styles

Les styles du modèle de thèse numérique ne possèdent pas de numérotation automatique, de façon à laisser libre l'auteur de numéroter ses titres en manuel s'il le souhaite.

Pour doter les styles des titres d'une numérotation hiérarchisée automatique, procéder comme ci-après :

Application

o Dans mathese.docx, se placer sur l'un des

Titres 1, par exemple sur Les institutions et les grandes étapes de la francophonie, situé page 9,

et dans l'onglet Accueil, groupe Paragraphe, o cliquer sur l'icône "Liste à plusieurs

niveaux" du ruban.

o Choisir une liste qui s'applique aux titres dans la Bibliothèque de listes

et cliquer sur l'image déployée de cette liste.

S'applique aux titres

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Tous les titres se numérotent automatiquement.

o Désactiver la numérotation indésirable du titre Introduction : pour enlever ponctuellement la numérotation d'un titre, sans modifier le style correspondant, on se place sur le titre concerné et l'on retire sa numérotation en désactivant l'icône Numérotation du ruban :

o Vérifier que les titres sont cette fois bien numérotés et hiérarchisés, et mettre à jour le sommaire.

o Sauvegarder ces dernières modifications.

Création d'une table des matières pour les annexes

Créer une deuxième table des matières dans un document nécessite de créer un style spécifique (ou une famille de styles) pour les titres à prendre en compte dans cette table (voir poly 1, Création de styles personnalisés et Prise en compte d'un style personnalisé dans la table des matières). Le cas général d'application est la création d'une table pour les annexes.

o Ouvrir le fichier apf.docx et se placer à la fin du document.

Application

o Faire 1 saut de page, saisir le titre "Table des matières" et générer la table avec 3 niveaux de titres. o Faire 2 sauts de page et en haut de chacune de ces pages nouvelles, saisir les titres ANNEXE 1 et ANNEXE 2. o Créer un nouveau style "annexe" pour mettre en forme ces 2 titres. o Insérer à nouveau une page avant les annexes, saisir un titre et insérer à la suite la table des matières des

annexes, avec 1 niveau de titre et en ne prenant en compte que le style "annexe" dans les Options. Attention : ne pas oublier de décocher les autres styles.

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Lorsque le message ci-dessous s'affiche, si la 1ére table s'affiche en surligné : cliquer sur Non.

La nouvelle table se crée au point d'insertion choisi.

o Reprendre le fichier mathese.docx, se placer dans la table des matières des annexes et mettre à jour les numéros de page, pour tenir compte des pages insérées précédemment.

Application à la table des annexes de la thèse numérique

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o Se placer sur la page "Annexe 2". Vérifier que ce titre est bien formaté dans le style personnalisé "annexe".

o Insérer un saut de page et créer une annexe 3. o Se replacer dans la table des matières des annexes et mettre à jour "Toute la table" pour prendre en compte dans

la table la 3è annexe. Si les messages ci-dessous apparaissent :

cliquer sur -OK- et réinsérer la table, avec le seul style "annexe" dans les Options.

Statistiques

L’option Outils Statistiques…permet de déterminer le nombre de mots, de paragraphes et de lignes d’une zone de texte sélectionnée ou de l’ensemble du fichier.

Cette option permet de contrôler que les résumés en français et en anglais de la thèse ne dépassent pas les 1700 caractères autorisés, espaces compris (voir guide du doctorant, page 9).

Pour activer cette option : cliquer sur le bouton Microsoft Office puis sur Options Word (version 2007), ou onglet Fichier, menu Options (version 2010).

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Cliquer sur Vérification dans le menu de gauche, et vérifier, sous Lors de la correction grammaticale dans Word, que l'option Vérifier la grammaire et l'orthographe est sélectionnée. Activer la case à cocher Afficher les statistiques de lisibilité :

Les statistiques sont alors disponibles dans la barre d'état et dans l'onglet Révision, en cliquant sur l'icône ABC 1 2 3.

o Dans mathese, sélectionner le texte en italique constituant les premières lignes du chapitre 2.

Application

o Déterminer le nombre de mots (145) et de caractères de ce texte (1043, espaces compris). Dans la barre d'état : Dans l'onglet Révision :

o Désélectionner ce texte et demander à nouveau les statistiques. On obtient cette fois les statistiques relatives à

l’ensemble du fichier. En cochant « Inclure toutes les notes dans le calcul », les chiffres sont immédiatement mis à jour.

Impression recto-verso du document numérique

Dans les règles de Soutenance des thèses, indiquées sur le site de l'Université à l'adresse : http://www.u-paris2.fr/1215436147394/0/fiche___article/&RH=THESES&RF=THESES_SOUTENANCE, il est précisé :

3 semaines minimum avant la soutenance, vous devez déposer au service des thèses : o 1 CD rom ou une clé USB contenant la thèse au format Word ou Writer et respectant le modèle de thèse

Université Panthéon-Assas o 1 exemplaire de la thèse imprimé recto-verso o 2 formulaires d'enregistrement de thèse soutenue o le résumé français/anglais de votre thèse ainsi que les mots clés sur support papier

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Le modèle de thèse numérique est structuré comme un document imprimable sur le seul recto des pages. Pour son impression recto-verso, il est recommandé d'en enregistrer une copie pour la version imprimée, de façon à ne pas modifier la version numérique, puis de configurer cette copie pour son impression recto-verso.

o Créer une copie du fichier mathese.docx, et la renommer par exemple mathese-imprim.docx.

Application

o Ouvrir la boîte de dialogue Mise en page.

o Dans la liste déroulante Afficher plusieurs pages, choisir Pages en vis-à-vis pour que la marge de reliure soit alternativement à gauche (pages impaires) et à droite (pages paires).

o Dans la liste Appliquer à, choisir Tout le document. Les marges n'étant pas les mêmes sur les pages de couverture et sur les autres pages du document, les valeurs des marges différentes s'effacent.

o Parcourir le document et insérer un saut de page chaque fois qu'un début chapitre se trouve sur une page paire, au verso donc. Procéder de même pour toute partie qui se trouve malencontreusement sur le verso d'une page. Attention à la dernière page de couverture qui, elle, doit se retrouver sur une page paire.

o Mettre à jour ensuite l'index, puis le sommaire.

Notes et renvois

Un renvoi vers un autre point du même document se fait dans l' onglet Insertion, groupe Liens, icône Renvoi, qui ouvre la boite de dialogue "Renvoi". La liste Catégorie désigne le type d'élément vers lequel on souhaite créer un renvoi.

o Reprendre le fichier apf.docx.

Renvois multiples vers une même note - Application

o Regarder la note 2 page 2, et se placer après une nouvelle occurrence du sigle AIPLF, page 8 par exemple. o Insérer un renvoi vers la note 2 : dans la liste Catégorie, sélectionner "Note de bas de page" et sélectionner la note souhaitée, dans la liste Insérer un renvoi à, choisir "Numéro de note de bas de page(formaté)" cliquer sur le bouton -Insérer-, puis -Fermer-.

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o Se placer dans la note 5, et y faire un renvoi vers la note 3.

Renvoi de note à note - Application

La mise à jour des renvois n'est pas automatique. Pour l'effectuer, sélectionner l'ensemble du texte, et cliquer sur la touche F9.

Mise à jour des renvois

Pour la mise à jour des renvois situés à l'intérieur des notes, faire afficher l'ensemble des notes (voir Poly 11

), les sélectionner et cliquer sur la touche F9.

o Insérer une nouvelle note au début du document : les numéros de notes se mettent à jour, mais pas les numéros de renvoi.

o Procéder comme indiqué ci-dessus pour effectuer la mise à jour, et vérifier aux 2 endroits concernés qu'elle s'est bien effectuée.

Remarque, : si le document contient une ou plusieurs tables de matières, la mise à jour de ces tables sera également proposée par le logiciel.

Légendes et table des illustrations

Ouvrir le fichier picasso.docx. Y insérer les quatre images hotel, sculpture, peche, pipe-verre qui correspondent respectivement à l’hôtel Salé, une sculpture, une composition « la pêche », une composition « pipe, verre et rhum » afin d’aboutir au résultat suivant. Les 2 premières images seront placées face au texte en utilisant un tableau, les 2 suivantes habillées.

Application

1 Rappel : Passer en mode d'affichage Brouillon par Affichage Brouillon. Aller dans l'onglet Références groupe Notes de bas de page, et cliquer sur l'icône Afficher les notes: une fenêtre s'ouvre en bas d'écran, affichant les notes.

.

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o Sélectionner successivement chaque image et insérer une légende par Référence Insérer une légende.

ou à l'aide du menu contextuel (clic droit).

Une fenêtre de dialogue s'ouvre, à compléter :

L'image est placée dans un tableau, la légende s'écrit sans cadre

L'image est placée dans le texte et habillée, la légende s'écrit dans un cadre

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o Sur la page suivante (effectuer un saut de page), créer automatiquement la table des illustrations auxquelles ont été associées des légendes par l'onglet Références groupe Insérer une table des illustrations.

Dans un document complexe, la table des illustrations se place généralement juste après la table des matières.

Remarque

Modèles

Lorsqu’on demande de créer un nouveau document par Fichier Nouveau, le logiciel propose de créer le document à partir d’un modèle téléchargeables sur le Web ou stockés sur l’ordinateur. Une fenêtre proposant des modèles de différents types, rangés dans des onglets Général, Pages Web, Mémos, Lettres et télécopies, etc.

Lorsqu’on demande de créer un nouveau document par Nouveau, le logiciel propose de créer le document à partir de modèles téléchargeables sur le Web ou stockés sur l’ordinateur. Le modèle « Vierge et récent » correspond au fichier Normal.dot utilisé lorsqu’on crée un nouveau document vierge. Il spécifie les caractéristiques par défaut de ce nouveau document (marges, styles Titre 1, Titre 2, Titre 3 prédéfinis). Un fichier modèle (fichier .dot) peut être fourni pour une publication dans une revue, des actes de congrès, parfois pour des thèses. Si un fichier modèle est fourni, le document doit être élaboré à partir de ce modèle, sans le modifier. Il est parfois possible de récupérer un document où les marges et styles sont déjà définis et n’ont pas à être modifiés. On appelle alors ce document une feuille de style. Choisir alors dans la liste Modèles : Créer à partir d'un document existant… Illustration : Créer 2 nouveaux documents, l'un à partir du document feiah.doc, l'autre à partir de la feuille de styles fournie pour les thèses numériques.

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Publipostage

L’outil « Publipostage et étiquettes » permet : o d’adresser automatiquement un même document à une série de correspondants, les coordonnées de chaque

correspondant étant introduites dans le texte du document aux endroits souhaités o de générer des pages d’étiquettes, qui sont ensuite imprimées sur des feuilles d’étiquettes autocollantes

spécifiques.

Ouvrir pour prendre connaissance de son contenu le classeur INSCRITS.XLS, comportant une feuille récapitulant des inscrits à une formation. Les renseignements figurant dans ce classeur sont NOM, PRENOM, ADRESSE, CODE POSTAL, VILLE, TELEPHONE, EMAIL, DIRECTEUR DE THESE. Fermer le classeur.

Application

Ouvrir le document attestation.doc avec Word qui comporte un schéma d’attestation à compléter par publipostage avec les renseignements individuels. Dans l'onglet Publipostage, ouvrir Démarrer la fusion et le publipostage Assistant Fusion et publipostage. Dans la fenêtre droite apparaît la fenêtre de l’assistant.

o A l’étape 1, sélectionner Lettres et cliquer sur Suivante. o A l’étape 2, sélectionner Utiliser le document actuel et cliquer sur Suivante. o A l’étape 3, sélectionner Utilisation d’une liste existante, cliquer sur Parcourir, dans la boîte de dialogue, dans

« type de fichiers », sélectionner Fichiers Excel (*.xls) et sélectionner le classeur INSCRITS.XLS. Valider. o A l’étape 4, rechercher dans la barre

d’outils de publipostage le bouton « Insérer un champ de fusion » et l’utiliser autant de fois que nécessaire pour insérer les champs de la manière ci-contre :

o A l’étape 5, vérifier l’allure du premier résultat.

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o A l’étape 6, choisir « Modifier les lettres individuelles » et

confirmer la fusion pour tous les enregistrements de la feuille choisie dans le classeur.

Le fichier Lettres1 obtenu comporte autant de pages qu’il y a d’inscrits. L’enregistrer.

Étiquettes Un outil analogue à celui du publipostage permet de générer des pages d’étiquettes, qui sont ensuite imprimées sur des feuilles d’étiquettes autocollantes spécifiques. Différents formats existent, correspondant à une grande variété de tailles d’étiquettes.

Dans Word, ouvrir un nouveau document vierge. Dans l'onglet Publipostage, choisir directement Étiquettes dans le bloc Créer,

Application

ou ouvrir comme précédemment Démarrer la fusion et le publipostage Assistant Fusion et publipostage. o A l’étape 1, sélectionner Etiquettes et cliquer sur Suivante. o A l’étape 2, cliquer sur Options d’étiquette, choisir le format et cliquer sur Suivante. o A l’étape 3, sélectionner Utilisation d’une liste existante, cliquer sur Parcourir, dans la boîte de dialogue, dans

« type de fichiers », sélectionner Fichiers Excel (*.xls) et sélectionner le classeur INSCRITS.XLS. Valider. o A l’étape 4, rechercher dans la barre d’outils de publipostage le

bouton « Insérer un champ de fusion » et l’utiliser autant de fois que nécessaire pour insérer les champs comme ci-contre :

Cliquer ensuite sur le bouton commandant la réplication des étiquettes. o A l’étape 5, vérifier l’allure du premier résultat. o A l’étape 6, choisir « Modifier les étiquettes individuelles » et

confirmer la fusion pour tous les enregistrements de la feuille. La page d’étiquettes est automatiquement complétée par les coordonnées des différents inscrits et est prête à être imprimée.

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Tableaux

Dans l'onglet Insertion groupe Tableaux, l'icône Tableau permet de créer des tableaux dont on spécifie le nombre de colonnes et le nombre de lignes : L'option d'aperçu rapide de Word permet de voir le tableau s'insérer dans le document en même temps que l'on sélectionne les cases son choix.

La commande Insérer un tableau ouvre la fenêtre de dialogue ci-contre.

À noter : La commande Feuille de calcul Excel (onglet Insertion, groupe Texte, commande Objet) ouvre Excel et permet de créer son tableau dans ce logiciel.

On peut alors entrer du texte, des chiffres et des formules dans les cellules, mettre en forme...

On retourne au document Word en cliquant à l'extérieur du tableau, ce dernier s'inscrivant dans le document tel que créé dans Excel Lorsqu'on se place à l'intérieur du tableau, l'onglet contextuel Outils de tableau apparait, contenant lui-même 2 onglets de commandes: Création et Disposition. L'onglet Création contient les groupes Options de style de tableau, Styles de tableau et Traçage de bordure.

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L'onglet Disposition contient les groupes Tableau, Lignes et colonnes, Fusionner, Taille de la cellule, Alignement et Données.

Un clic droit sur la souris ouvre le menu contextuel du tableau. Propriétés du tableau ouvre la fenêtre de dialogue ci-dessous, héritée des versions antérieures de Word, et permettant également de configurer le tableau.

Ouvrir le fichier page-titre_len.docx.

Application

Transformer le document, en utilisant un tableau et l'outil fusion de cellules, pour créer l'ensemble texte/image tel que ci-contre. Le tableau de départ est un tableau 3 lignes, 3 colonnes. Les bordures du tableau sont enlevées à la fin de la mise forme.

Enregistrer le document modifié et le fermer.