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PETITGUIDEau Renouveau de la FAO

Un

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Table des matières

Introduction

Changement de culture


Réforme des ressources humaines

Structure du siège

PEMS

Clarifier les compétences et le comportement

Mobilité

Autres actions liées aux ressources humaines

Fonctionnement comme une seule et même organisation

Programme de coopération technique

Décentralisation

Création de partenariats

Gestion axée sur les résultats

Programmation, budgétisation et suivi axé sur les résultats

Accroître les partenaires-ressources

Gestion des risques

Réforme des systèmes administratifs et de gestion

Publications dans toutes les langues

Achats

Voyages

Traduction et impression

Gestion des archives

Administration & manuel de la FAO

Normes comptables, Oracle R12 et rationalisation

Communications avec les bureaux décentralisés

Autres actions TI

Réforme de la gouvernance et supervision

Réforme des organes directeurs

Audit

Evaluation

Ethique

Gouvernance interne

Autres projets

Communications

Suivi du processus de renouveau

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Introduction

La FAO est en plein changement: Changement de planification du travail et du budget, changements des politiques de ressources humaines, amélioration des technologies de l’information, nouvelles règles pour les achats, changements concernant nos organes directeurs…et ce n’est que la pointe de l’iceberg.

Ces changements sont le fruit d’une évaluation externe indépendante commanditée par les Etats membres de l’Organisation. Un aboutissement fondamental de cette évaluation a été une série de recommandations visant à moderniser la FAO et à la rendre plus efficace, qui a débouché sur un Plan d’action immédiate pour le renouveau de la FAO (PAI) couvrant la période 2009-2013.

Mais que contient exactement le Plan d’action immédiate, et à quel stade en sommes-nous dans l’introduction des changements invoqués?

C’est précisément ce qu’explique Le Petit guide au renouveau de la FAO.

Vous y trouverez un bref aperçu de chacun des 29 projets qui constituent le plan d’action. Chaque projet est conçu pour améliorer au moins un aspect du fonctionnement de la FAO.

Par souci de simplicité, nous avons regroupé les projets en 6 catégories:



Fonctionnement comme une seule et même organisation

Gestion axée sur les résultats

Réforme des systèmes administratifs et de gestion

Réforme de la gouvernance et supervision

Deux autres projets sont également présentés – l’un sur les modalités de communication des changements, l’autre sur les modalités de suivi du processus par la FAO.

Utilisez ce Petit guide au renouveau de la FAO lorsque vous cherchez des informations sur des projets spécifiques liés au changement. Ajoutez-le à vos favoris ou conservez-en un exemplaire pour le consulter plus tard. Ou bien lisez-le d’une traite si vous voulez vous faire une idée immédiate. Des mises à jour seront publiées au fur et à mesure de l’achèvement des différents projets.

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Améliorer la culture de travail à la FAO est un élément crucial

de la réussite du processus de renouveau qui imprègne

l’ensemble des 29 projets.

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De quoi s’agit-il?D’améliorer la culture institutionnelle de la FAO – évaluation du personnel, excellence professionnelle, meilleures performances, renforcement du travail d’équipe et de la collaboration, fonctionnement comme «une seule et même organisation» et renforcement des partenariats.

Pourquoi?Parce qu’un environnement de travail basé sur la coopération et le respect, aligné sur le partage des connaissances et le travail d’équipe, est essentiel pour une organisation productive et efficace qui s’acquitte de son mandat.

Que fait-on?Une vision du type de culture de travail souhaitée a été élaborée, sur la base de discussions et de retour d’information du personnel. La phase en cours consiste à traduire cette vision en réalité, en mettant l’accent sur le travail d’équipe et la collaboration, l’autonomisation et la délégation, et la responsabilité financière en vue de résultats au sein d’un environnement de travail intégré.

Quels progrès ont été accomplis?Une stratégie de changement de culture a été publiée. Elle passe en revue les progrès réalisés jusqu’ici, clarifie les objectifs des changements et trace les grandes lignes d’un plan d’action. Des équipes locales pour le changement ont été formées – leur tâche allant de l’aide aux employés pour créer des profils personnels en ligne à des réunions plus fréquentes de partage des connaissances entre collègues. Un forum sur le travail d’équipe et la collaboration s’est tenu au siège de la FAO et a été diffusé dans le monde entier, reprenant des exemples tirés de diverses divisions – le travail de suivi comprend une page web présentant des études de cas et les coordonnées du personnel. Un programme de travail a été rédigé sous la supervision d’Ann Tutwiler, Directrice générale adjointe aux connaissances. Un programme d’amélioration de l’engagement de la direction est à l’étude pour le personnel de grade D et d’échelons supérieurs.

Ce qu’ils en pensent«Le changement doit être mis en œuvre par tous les membres du personnel, et pas juste par l’équipe chargée de piloter le changement.»– Hafez Ghanem, chef de projet.

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Les changements dans ce domaine portent sur les

actions propres à créer des effectifs plus polyvalents,

compétents et motivés – par la réduction des silos,

le partage renforcé des connaissances, une définition

plus claire et une évaluation des compétences, et un accent

plus marqué sur la formation et le perfectionnement.

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Structure du siège

De quoi s’agit-il?D’une initiative visant à introduire une nouvelle structure au Siège - en réduisant les postes de direction, en créant des structures hiérarchiques plus claires et en développant l’étendue des responsabilités sur un nombre raisonnable de fonctionnaires rendant compte à leurs supérieurs à tous les échelons.

Pourquoi?Pour améliorer les performances et abaisser les coûts. Une meilleure structure permet désormais de mettre davantage l’accent sur le travail d’équipe, le partage des connaissances et la communication interne, et contribue à la réduction des silos.

Que fait-on?Parmi les principaux changements figurent la création de deux postes de Directeurs généraux adjoints – aux connaissances et aux opérations – et l’élimination d’un tiers des postes du niveau de directeur au siège. Le département des connaissances et de la communication a été supprimé et ses fonctions réparties au sein

d’une nouvelle structure. Certains départements et divisions ont changé de nom pour refléter leur nouvelle structure et leurs nouvelles responsabilités, et les modalités des bureaux indépendants rendant compte au Directeur général ont été modifiées.

Quels progrès ont été accomplis?Les changements ont été réalisés, y compris de nouveaux bureaux pour les directeurs généraux adjoints pour les opérations et les connaissances, et le transfert de personnel au sein de la nouvelle structure. Au total, plus de 500 employés ont été relocalisés au siège. Le travail de TI pour refléter les changements prévoyait notamment une amélioration du système de courrier électronique et de l’annuaire en ligne.

Ce qu’ils en pensent«La révision des responsabilités, des structures hiérarchiques et des domaines de compétence contribuent tous à accroître l’efficacité de la FAO et, par conséquent, notre capacité de produire les meilleurs résultats possibles.» – Tony Alonzi, chef de projet.

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PEMS

De quoi s’agit-il?Le Système de gestion des performances prévoit une évaluation continue du travail du personnel, de l’évolution des postes ainsi que leurs besoins d’apprentissage et de perfectionnement. Les fonctionnaires sont invités à s’évaluer entre eux ainsi que leur supérieur hiérarchique.

Pourquoi?Pour améliorer ultérieurement la qualité des travaux de la FAO en donnant au personnel des objectifs clairs et en permettant un retour d’information permanent, de façon à effectuer des changements le cas échéant et à répondre aux besoins de développement. Le PEMS renforce également la responsabilité, les directeurs et le personnel pouvant montrer la voie pour l’obtention de résultats. Par ailleurs, le système permet au personnel de rapprocher leur travail des objectifs généraux et du mandat de la FAO.

Que fait-on?Les fonctionnaires et leurs supérieurs rédigent un plan de travail individuel qui établit une série d’objectifs. Ils

examinent ensuite les progrès réalisés tout au long de l’année, en échangeant leurs opinions sur l’avancement du travail. Une évaluation finale est prévue au cours de laquelle le fonctionnaire, le supérieur hiérarchique et les collègues donnent leur avis.

Quels progrès ont été accomplis?Pratiquement tous les membres du personnel ont été formés et ont achevé le premier cycle annuel prévu par les nouveaux plans de travail. Un bilan de la première année a eu lieu, comprenant des sessions de feedback avec le personnel pour voir ce qui a fonctionné et les secteurs qui ont besoin d’être améliorés.

Ce qu’ils en pensent«Le personnel est plus motivé quand il voit un lien plus étroit entre le travail qu’il exécute chaque jour et les objectifs de leur service, et le but ultime de la FAO consistant à éliminer la faim dans le monde.» – Serge Nakouzi, chef de projet.

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Clarifier les compétences et les comportements

De quoi s’agit-il?Une série de compétences de la FAO est en train d’être établie, énonçant les aptitudes et les comportements requis pour obtenir de bons résultats.

Pourquoi?Pour clarifier les compétences et valeurs requises des différents groupes d’employés, en tant que base de développement de carrière et d’identification des besoins de formation, et garantir le recrutement des meilleurs effectifs.

Que fait-on?Les compétences de la FAO sont en train d’être définies en consultation avec le personnel et d’autres groupes. Le nouveau cadre constituera la base de tout travail de ressources humaines y compris la conception des postes, le recrutement, le système PEMS, et la formation professionnelle et l’apprentissage.

Quels progrès ont été accomplis?Une série de groupes de discussion s’est tenue avec le personnel au siège et dans les bureaux décentralisés afin d’identifier les compétences nécessaires pour leurs emplois, qui a donné lieu à une première ébauche du cadre. Celle-ci a été transmise, dans le cadre d’une consultation, à différentes équipes, notamment: l’équipe du changement de culture, l’équipe de développement des capacités, les organes de représentation du personnel, l’équipe chargée de la parité entre les sexes et le bureau d’appui à la décentralisation, de même que d’autres fonctionnaires intervenant dans des secteurs de renouveau tels que le PEMS. Un projet révisé est en train d’être examiné par une deuxième vague de groupes de discussion.

Ce qu’ils en pensent«Ces changements serviront de base solide au développement du personnel car ils mettent l’accent sur les compétences et le perfectionnement.»– Serge Nakouzi, chef de projet.

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Mobilité

De quoi s’agit-il?D’une initiative destinée à encourager et à permettre le mouvement entre les postes – que ce soit au sein du lieu de travail actuel du personnel ou d’un lieu d’affectation à un autre.

Pourquoi?Parce que la mobilité consolidera l’Organisation en renforçant l’adaptabilité, la polyvalence et l’expérience du personnel. Chacun en tirera parti à l’échelon individuel en ayant la possibilité de développer ses compétences et d’acquérir une expérience dans d’autres fonctions et/ou pays.

Que fait-on?Une politique de mobilité est en train d’être élaborée pour permettre au personnel de passer à un nouvel emploi du même grade. La nouvelle politique a été précédée de directives provisoires, ce qui signifie que le

personnel a déjà commencé à assumer de nouveaux rôles. Des membres du cadre organique recrutés à l’échelle internationale peuvent être réaffectés soit au même endroit, soit ailleurs dans le monde, tandis que le personnel recruté localement peut généralement changer de poste dans le même lieu d’affectation.

Quels progrès ont été accomplis?Des sessions de briefing ont été organisées pour le personnel, y compris une séance informelle au siège diffusée en webcast aux bureaux décentralisés. Le personnel assume déjà de nouveaux rôles en vertu des directives provisoires.

Ce qu’ils en pensent«La mobilité donne une chance au personnel d’élargir leur expérience tout en développant leur carrière.»– Tony Alonzi, chef de projet.

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Autres actions concernant les ressources humaines

De quoi s’agit-il?D’une série de mesures visant à améliorer le recrutement, la gestion et le perfectionnement du personnel de la FAO.

Pourquoi?Pour garantir des effectifs hautement qualifiés, motivés et efficaces susceptibles de fournir les meilleurs résultats.

Que fait-on?Plusieurs choses, notamment améliorer la formation du personnel, créer un système pour le recrutement et le perfectionnement de jeunes cadres, étendre la publication des vacances de poste et mettre à jour le système informatique Oracle pour faciliter l’accès à l’information.

Quels progrès ont été accomplis?Plus de 2 400 demandes ont été reçues pour le Programme des jeunes cadres, et 18 jeunes ont déjà été recrutés. Un plan d’action pour la représentation équilibrée entre les sexes a également été préparé, visant en particulier à confier à des femmes un plus grand pourcentage de postes du cadre organique et de niveau supérieur. Des cibles pour le recrutement des femmes ont en outre été fixées par département.

Ce qu’ils en pensent«Les ressources humaines sont fondamentales pour le fonctionnement d’une organisation, il est par conséquent vital que nous fassions tout ce que nous pouvons pour attirer les meilleures compétences et leur donner les possibilités de réaliser leur potentiel.» – Tony Alonzi, chef de projet.

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Fonctionnement comme une

seule et même organisation

Ces projets visent à aider les bureaux décentralisés et le

Siège à travailler comme une seule et même organisation intégrée. Les projets portent

sur un renforcement du travail d’équipe et de la collaboration,

de la dévolution de pouvoirs et de la pleine participation

des bureaux décentralisés au processus décisionnel de la

FAO, tout ceci étant complété par des partenariats avec

des organisations externes.

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Programme de coopération technique

De quoi s’agit-il?D’une gestion décentralisée du Programme de coopération technique.

Pourquoi?Pour que les projets soient adaptés aux besoins et aux conditions de chaque pays, afin d’accélérer ainsi la tenue des engagements et d’accroître la pérennité du travail.

Que fait-on?La responsabilité des projets de développement du programme a été transférée aux Représentants de la FAO pour les projets nationaux, aux coordonnateurs sous-régionaux pour les projets sous-régionaux et aux représentants régionaux pour les projets

régionaux. Les projets d’urgence et interrégionaux continuent d’être gérés au siège. L’Organisation s’emploie également à garantir de meilleurs liens entre ses activités d’urgence, de secours, de relèvement, de réhabilitation et de développement sur le terrain.

Quels progrès ont été accomplis?Le transfert de responsabilités est terminé.

Ce qu’ils en pensent«Nous espérons que les changements rendront le processus d’approbation plus rapide, pour que l’assistance parvienne plus vite aux Etats membres.»– Richard China, chef de projet.

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Décentralisation

De quoi s’agit-il?D’une série de mesures destinées à aider les bureaux décentralisés à travailler plus efficacement et de manière plus intégrée et coordonnée.

Pourquoi?Pour renforcer le rôle des bureaux décentralisés afin que la FAO soit plus réactive aux besoins des pays individuels.

Que fait-on?Le projet porte sur une plus grande participation des bureaux décentralisés à des domaines allant de l’élaboration des politiques au niveau de la direction à davantage de pouvoirs décisionnels. Cela s’accompagne de systèmes d’information et de gestion financière améliorés, de meilleures connections TI à l’appui de la délégation de pouvoirs, et la révision des rôles pour les Représentants de la FAO. Tous les autres domaines du Plan d’action immédiate sont liés à ce projet.

Quels progrès ont été accomplis?Les sous directeurs-généraux/ représentants régionaux ont désormais pour responsabilité première d’encadrer tout le personnel technique et les Représentants de la FAO travaillant dans leur région. La supervision administrative et financière des représentations FAO a été transférée du bureau d’appui à la décentralisation aux bureaux régionaux. Une «vision» pour la structure et les fonctions des bureaux décentralisés a été préparée avec une stratégie et des actions portant sur la structure, le personnel, les opérations et les financements.

Ce qu’ils en pensent«Un certain nombre de mesures déléguant les pouvoirs aux bureaux régionaux ont été menées à terme. L’enjeu est maintenant la mise en œuvre de la ‘vision’ en renforçant davantage les bureaux de pays et en améliorant notre travail au niveau national.» – Daud Khan, chef de projet.

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Création de partenariats

De quoi s’agit-il?D’un effort visant à développer les relations de la FAO avec ses partenaires externes tels que les organismes implantés à Rome et autres agences des Nations Unies, les institutions financières, la société civile, les ONG, le secteur privé, la recherche et les institutions universitaires.

Pourquoi?La FAO a un mandat de courtier en connaissances essentielles à échelle mondiale, qu’elle ne peut mener à bien qu’à travers des partenariats efficaces.

Que fait-on?Le projet prévoit une stratégie de partenariat de l’Organisation et des documents stratégiques qui dispensent des conseils sur la sélection, la hiérarchisation, le développement et la gestion des nouveaux partenariats ou des partenariats renouvelés. D’autres éléments sont la formation du personnel ainsi que le suivi et l’évaluation. Un site web a également été créé.

Quels progrès ont été accomplis?Un comité des partenariats a été formé pour coordonner, suivre et développer les relations de la FAO avec les groupes non gouvernementaux et le secteur privé. Un comité de chefs de secrétariat a été mis en place pour garantir que la FAO œuvre en coopération avec d’autres organisations du système des Nations Unies. Les nouveaux outils vont d’une base de données des partenaires à des formulaires de diligence nécessaire.

Ce qu’ils en pensent«Un domaine prévoit de cartographier l’ampleur des partenariats existants en consultant le personnel technique et les collègues des bureaux décentralisés. Nous pouvons ainsi comprendre ce qui a bien fonctionné de façon à l’adopter ailleurs, et ce qui a besoin d’être amélioré.» – Mariam Ahmed, chef de projet.

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Gestion axée sur les

résultats

Ce groupe de projets entend garantir que le travail de la FAO ait un impact clair

et mesurable sur les Etats membres. La gestion axée sur les résultats comporte

une planification, une mise en oeuvre, une évaluation et un suivi systématiques.

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Programmation, budgétisation et suivi axé sur les résultats

De quoi s’agit-il?D’une initiative visant à améliorer la manière dont la FAO établit ses priorités, supervise et évalue son travail, afin de produire des résultats clairs et quantifiables, et en dernière analyse, fournir un service plus efficace.

Pourquoi?Pour raccorder davantage le travail de la FAO à ses buts généraux afin de mieux répondre aux exigences des Etats membres et des donateurs.

Que fait-on?Une approche de gestion axée sur les résultats est instituée afin que le travail de la FAO soit appréhendé en termes de résultats sur le terrain plutôt que de «produits» comme matériels de formation ou avis de politique. Le projet comporte également un travail d’équipe pluridisciplinaire, la mise au point du plan à moyen terme, du programme de travail et de budget, et du rapport de mise en œuvre du programme, et la refonte du modèle de planification et de budget.

Quels progrès ont été accomplis?Le personnel élabore des plans de travail sur la base du programme de travail et de budget pour 2012-13. Cette planification comporte davantage de travail d’équipe et de collaboration entre les disciplines et un lien plus étroit entre les plans et les résultats de l’Organisation. Une session de briefing s’est tenue au siège pour tout le personnel, les bureaux décentralisés étant reliés par vidéoconférence. Elle a été suivie d’ateliers et de sessions d’examen par les pairs afin de finaliser les plans de travail. Un cycle révisé de réunions des organes directeurs a été introduit. La Conférence de la FAO a été déplacée de novembre à juin, ce qui a entraîné la modification d’autres dates de réunions.

Ce qu’ils en pensent«Cette initiative est si bien insérée dans ce que nous faisons ici qu’elle fait partie intégrante de notre travail quotidien.»– Beth Crawford, chef de projet.

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Accroître les partenaires-ressources

De quoi s’agit-il?D’un effort visant à élargir et à diversifier la communauté de bailleurs de fonds de la FAO ou «partenaires-ressources», pour assurer la disponibilité de ressources pour financer des travaux déterminants.

Pourquoi?Parce que la FAO doit être plus dynamique et stratégique afin de s’assurer les ressources nécessaires en période d’incertitude économique.

Que fait-on?Une stratégie est en train d’être mise en œuvre pour attirer des ressources financières et autres des pays à revenu intermédiaire, des fonds fiduciaires unilatéraux, de la Coopération Sud-Sud, des partenariats avec le secteur privé, des fondations et des autorités locales.

Quels progrès ont été accomplis?La stratégie a été approuvée dans ses grandes lignes et un plan de mise en œuvre présenté aux Etats membres. Un guide pratique est en train d’être mis au point à l’intention du personnel pour la mobilisation des ressources, ainsi que la clarification des rôles et des responsabilités, tandis qu’un cours de formation est testé par le personnel. Un plan de communication est en cours de rédaction, un site web a été lancé et des pages intranet seront bientôt disponibles.

Ce qu’ils en pensent«Il s’agira d’un processus hautement consultatif, adapté sur mesure au terrain et intégrant par conséquent le feedback des bureaux de terrain.»– Richard China, chef de projet.

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Gestion des risques

De quoi s’agit-il?D’un processus qui facilite la réalisation de leurs buts pour les employés, les services et l’Organisation dans son ensemble, en éliminant tout obstacle possible et en tenant compte des risques dans le travail de planification.

Pourquoi?Cela permettra à la FAO de mieux fonctionner en identifiant et en affrontant d’éventuelles menaces avant qu’elles ne minent les résultats. La gestion du risque fait également partie d’une bonne gestion requise par les Etats membres.

Que fait-on?Une équipe introduit un processus simple permettant aux responsables et au personnel d’identifier, d’évaluer et de gérer le risque, y compris un «registre des risques» et un service d’intervention rapide.

Quels progrès ont été accomplis?Le processus de gestion des risques a été piloté au siège. Il démarre maintenant dans les bureaux décentralisés.

Ce qu’ils en pensent«Le travail est bien plus productif lorsque nous ne perdons pas de temps à affronter des obstacles qui auraient pu être évités si seulement nous avions regardé en avant.» – Tony Barrow, chef de projet.

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Réforme des systèmes

administratifs et de gestion

Il s’agit d’un ensemble de mesures destinées à améliorer les performances et l’efficacité

administratives de la FAO et qui couvre les technologies de l’information, la gestion

financière, les achats, les publications, les voyages, la

comptabilité et la présentation de règles et de politiques.

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Publications dans toutes les langues

De quoi s’agit-il?D’une tentative d’améliorer la disponibilité de matériels publiés par la FAO dans les langues appropriées et à un coût raisonnable.

Pourquoi?Parce que la FAO a pour rôle fondamental de constituer une source de connaissances et d’information, et doit, en tant qu’organisation internationale, garantir la diffusion de ses matériels aux utilisateurs du monde entier.

Que fait-on?Des publications techniques sous forme imprimée seront distribuées aux principaux publics des pays les moins avancés – où les versions électroniques sont plus rares à cause d’un accès plus difficile à Internet – par des liste de diffusion améliorées. Les améliorations apportées au contenu du web comprennent plus de versions linguistiques et de meilleurs outils de recherche multilingues.

Quels progrès ont été accomplis?L’Organisation transmet à ses Représentants des exemplaires supplémentaires de publications de la FAO. En outre, d’autres bibliothèques nationales de nombreux pays moins avancés ont été désignées pour recevoir des copies de publications de la FAO. Un fonds pour l’exercice 2012-13 permettra de publier un nombre adéquat d’éditions linguistiques de publications techniques. Un projet pilote est en train de tester la traduction automatique de pages du site web de la FAO.

Ce qu’ils en pensent«Les actions de renouveau en matière de publications s’accordent bien avec les travaux en cours à l’appui des services techniques visant à rendre les connaissances de la FAO accessibles là où elles sont le plus indispensables.»– Steve Dembner, chef de projet.

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Achats

De quoi s’agit-il?D’un plan visant à développer la décentralisation des achats en déléguant aux bureaux de terrain.

Pourquoi?Le rôle toujours plus déterminant des achats dans les interventions d’urgence de la FAO explique la nécessité de rendre le processus plus décentralisé et d’accélérer ainsi la réponse de la FAO.

Que fait-on?La délégation de pouvoirs aux bureaux décentralisés a été renforcée pour ce qui est de l’achat de marchandises, ainsi que le soutien à la formation, l’augmentation du nombre de responsables des achats et de nouvelles directives de politique et lignes d’orientation. La révision d’une section du manuel relative aux Protocoles d’accord – contrat servant à obtenir des services des organisations à but non lucratif – améliorera la responsabilité financière. La FAO collabore avec ses partenaires PAM et FIDA basés à Rome au sein d’une équipe unique chargée des achats.

Quels progrès ont été accomplis?Les responsabilités ont été dévolues aux bureaux décentralisés, y compris les bureaux régionaux et nationaux traitant les achats de marchandises locales. Plus de 700 employés ont participé à un programme de formation. L’équipe unique d’achats a publié 18 appels d’offres conjoints et entame sa deuxième année pilote.

Ce qu’ils en pensent«Les achats sont une partie fondamentale du travail de la FAO et de notre capacité d’assurer un bon service, et ces nouvelles mesures sont cruciales pour garantir que nous recevons les marchandises rapidement, de bonne qualité et à bon prix.» – Theresa Panuccio, chef de projet.

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Voyages

De quoi s’agit-il?D’un projet visant à améliorer l’efficacité et la productivité du programme de voyages de la FAO.

Pourquoi?Les mesures permettront de réduire les coûts et d’améliorer les ressources de la FAO allouées aux voyages.

Que fait-on?Avec le PAM et le FIDA, la FAO est en train d’introduire plusieurs initiatives communes d’épargne, y compris un programme d’hôtels négociés pour les déplacements de service.

Quels progrès ont été accomplis?Les initiatives concernant les voyages ont été approuvées et leur introduction est prévue pour janvier 2012.

Ce qu’ils en pensent«Ces changements nous permettront de rationaliser l’utilisation de nos fonds et d’obtenir des voyages à meilleur prix – ce qui est particulièrement important en période de contraintes économiques.» – Preethi Braganza, chef de projet.

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Traduction et impression

De quoi s’agit-il?D’une initiative visant à réorganiser et améliorer les services linguistiques et processus d’impression à la FAO.

Pourquoi?La FAO, en tant qu’organisation internationale, est tenue de fournir un service multilingue intégral et de qualité. Par ailleurs, faire converger tous les services d’impression au sein d’un seul groupe signifie un point d’entrée pour toutes les commandes et par conséquent, permet de garantir un service plus rapide et mieux coordonné et ainsi de réduire le double-emploi et le gaspillage de temps et de ressources.

Que fait-on?Une étude a été réalisée en vue d’améliorer les services linguistiques pour les réunions et les publications, et une série de mesures a été approuvée, dont la gestion centralisée des contrats de traduction, l’amélioration de la qualité des textes originaux par des révisions supplémentaires, et l’introduction d’actions et de politiques en vertu

d’un système de Qualité totale de la Commission européenne. Un nouveau groupe est chargé de l’impression et de la distribution de tous les documents de session et publications de la FAO.

Quels progrès ont été accomplis?Les changements des services linguistiques proposés ont été approuvés par le Conseil de la FAO et seront introduits au cours du prochain exercice biennal. L’Unité de l’impression et de la distribution a été formée en faisant fusionner l’impression interne, l’impression externe et la distribution. Parmi les changements déjà apportés concernant l’impression figurent de nouveaux matériels visant à améliorer la qualité, tels que plieuses et pelliculeuses.

Ce qu’ils en pensent«L’annonce de ces changements a suscité des réactions positives. C’est un processus mis en œuvre par le personnel et continuera de l’être.» – Sergio Ferraro, chef de projet.

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Gestion des archives

De quoi s’agit-il?D’un projet visant à dispenser de meilleurs services de gestion des archives à un coût inférieur.

Pourquoi?Cela facilitera l’échange d’information entre le personnel travaillant dans différentes disciplines et différents sites et fera gagner du temps. En outre, la numérisation de l’information se traduira par un gain de place, et donc par d’importantes économies pour l’Organisation.

Que fait-on?Le système actuel de «registres» sera supprimé et l’information sera stockée et gérée à l’échelle de l’Organisation plutôt que par les divisions, ce qui éliminera le double emploi et permettra au personnel d’y accéder plus facilement. Les fonctions des commis précédemment chargés de l’archivage seront redéfinies et plus étroitement liées aux opérations de la FAO, et les employés recevront une

formation. Des archives centrales, basées sur la technologie FileNet d’IBM, ainsi qu’un outil de recherche avancé permettront un accès facilité aux documents de tous types. Il est prévu également de numériser les archives.

Quels progrès ont été accomplis?Des travaux techniques sont en cours pour modifier le système d’archivage, les procédures sont mises à jour, la Division parité, équité et emploi rural teste une procédure pilote, tandis qu’une autre sera testée dans le bureau de la FAO en Somalie. Un groupe consultatif a été mis en place et un site intranet lancé.

Ce qu’ils en pensent«Une bonne tenue d’archives signifie que le personnel est en mesure de trouver et de partager les informations beaucoup plus facilement, ce qui est fondamental pour le travail de l’Organisation.» – Theresa Panuccio, chef de projet.

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Administration et manuel de la FAO

De quoi s’agit-il?D’une initiative visant à améliorer les services administratifs de la FAO et à simplifier l’élaboration du Règlement de la FAO.

Pourquoi?Parce que de meilleurs résultats ne pourront être obtenus que grâce au bon fonctionnement de l’administration et à une série de règles et procédures actualisées.

Que fait-on?Une Unité chargée de l’amélioration des activités (BIU) a été mise en place pour administrer la partie du cadre stratégique de la FAO énonçant les résultats escomptés par les Etats membres dans l’administration. Le travail du service comporte la rationalisation des procédures administratives pour les rendre plus efficaces et faciles à suivre. Le manuel de la FAO qui contient le Règlement de l’Organisation, est en train d’être simplifié et mis à jour.

Quels progrès ont été accomplis?Des accords de service – rédigés entre les «pourvoyeurs de services» et le personnel ou les divisions – sont en train d’être élaborés et reliés aux objectifs stratégiques. Ils permettront aux clients de savoir quels services attendre des divisions de l’Organisation, des ressources humaines aux services financiers, à l’entretien des bâtiments. La BIU a repris la gestion du manuel à partir de la gestion des ressources humaines – les nouveautés sont notamment une meilleure navigation des pages web et un moteur de recherche multilingue. Plusieurs procédures ont été modifiées, telles que l’élimination des contrôles médicaux astreignants pour les consultants. Et la communication avec les fonctionnaires est en train d’être améliorée.

Ce qu’ils en pensent«Le PAI reconnaît la nécessité de changements plus significatifs dans nos procédures administratives et le manuel de la FAO. Un principe fondamental du travail de la BIU est de simplifier les procédures et règles de la FAO. La rationalisation et une bonne communication sont essentielles.» – Andrea Crosby, chef de projet.

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De quoi s’agit-il?De grosses tâches administratives visant à soutenir l’utilisation des nouvelles Normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) et de la mise à niveau du logiciel ERP de planification des ressources à sa dernière version, connue sous le nom d’Oracle 12. Le logiciel prévoit notamment un nouveau système de voyages qui simplifiera les procédures.

Pourquoi?Pour que la FAO se conforme aux normes reconnues à l’échelle internationale et requises par l’ONU, d’enregistrement et de notification des transactions financières. En même temps, la mise à niveau du logiciel ERP portera à des améliorations nécessaires pour les années à venir, en particulier en étendant l’utilisation du système aux bureaux décentralisés.

Que fait-on?Les équipes du projet travaillent à la conception des nouveaux systèmes et procédures, en collaboration avec les utilisateurs de la FAO. Ils devraient être lancés au siège et dans les bureaux régionaux fin 2012, puis dans les bureaux de terrain courant 2013.

Quels progrès ont été accomplis?Les premières initiatives sont le lancement d’un système pilote pour une nouvelle procédure de réception, ce qui permet au personnel chargé des achats au siège d’enregistrer sur Oracle les entrées et les résultats d’inspection/contrôle de qualité. Les rapports des détenteurs du budget ont également été étendus aux bureaux décentralisés, qui peuvent ainsi accéder plus facilement aux données de l’Organisation.

Ce qu’ils en pensent«Un système de comptabilité transparent est essentiel pour conserver la confiance de nos Etats membres et donateurs, tandis qu’un nouveau système de comptabilité de terrain est vital pour appuyer la décentralisation et la délégation de pouvoirs accrues. Oracle R12 est essentiel à cet égard et pour fournir un système de voyages qui simplifiera de nombreuses procédures.» – Livia Furlani, chef de projet.

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Communications avec les bureaux décentralisés

De quoi s’agit-il?D’améliorer les réseaux et connexions TI entre les bureaux de la FAO dans le monde entier.

Pourquoi?Le renouveau de la FAO met un accent fort sur la décentralisation, ce qui ne peut être accompli que si les bureaux décentralisés ont accès à un réseau efficace et fiable.

Que fait-on?Les travaux comprennent notamment l’amélioration du Réseau étendu (WAN) qui relie les bureaux de la FAO disséminés dans le monde et grâce auquel le personnel se connecte à des services comme COIN, l’intranet et FAO InTouch.

Quels progrès ont été accomplis?Citons notamment les bureaux décentralisés qui ont un accès plus rapide aux services de la FAO exigeant davantage de largeur de bande, comme la vidéoconférence.

Ce qu’ils en pensent«Un élément essentiel du travail est de fournir à nos collègues des bureaux décentralisés des installations de TI permettant à la FAO d’être unie dans l’action.» – Yasuko Hanaoka, chef de projet.

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Autres actions TI

De quoi s’agit-il?Diverses mesures visant à améliorer la gestion et la qualité globale des technologies de l’information à la FAO.

Pourquoi?Parce que la FAO ne peut être efficace que si elle est soutenue par des services de technologies de l’information solides.

Que fait-on?Les changements prévoient la fusion des bureaux en une unique division pour renforcer la coordination, soutenue par un centre offshore à Bangkok fournissant régulièrement de nouveaux logiciels. Un système de gestion de l’information est également prévu pour faciliter l’accès à l’information. Par ailleurs, il est également prévu

d’améliorer la gouvernance globale en matière de TI, afin de s’assurer que les initiatives se raccordent au cadre stratégique de la FAO.

Quels progrès ont été accomplis?Une division des technologies de l’information a désormais été créée et un nouveau cadre de gouvernance pour la gestion des TI/connaissances a été approuvé.

Ce qu’ils en pensent«De meilleures technologies de l’information vont de pair avec une Organisation plus solide et mieux coordonnée.» – Yasuko Hanaoka, chef de projet.

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Réforme de la gouvernance

et supervision

Ces initiatives servent à améliorer la manière dont

la FAO est gouvernée et le suivi des travaux

de l’Organisation et de l’éthique de ses employés.

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Réforme des organes directeurs

De quoi s’agit-il?D’une initiative visant à renforcer l’efficacité et la productivité des organes directeurs de la FAO.

Pourquoi?Parce que de bons résultats et performances passent obligatoirement par une bonne gouvernance.

Que fait-on?Les changements comprennent une distinction plus nette entre les rôles des organes directeurs. La Conférence de la FAO rendra la décision finale sur les objectifs, la stratégie et le budget, compte tenu des recommandations du Conseil. Le Conseil de la FAO jouera un rôle plus prépondérant dans l’élaboration du programme et du budget, en bénéficiant des avis et de la participation accrue des comités du programme et des finances, tout en renforçant ses fonctions de surveillance et de suivi, en particulier pour ce qui est des ressources extrabudgétaires et humaines. Les

régions assumeront un rôle majeur. Les Conférences régionales de la FAO font désormais partie de la gouvernance de l’Organisation et donneront leurs avis au Conseil et à la Conférence sur les priorités régionales ainsi que sur des questions telles que le commerce infrarégional et l’investissement.

Quels progrès ont été accomplis?Plus de la moitié des 80 actions de gouvernance ont été menées à bien. Un facteur important a été le retour d’information fourni par les dernières Conférences régionales sur la priorisation des travaux techniques, et sur la «vision», la structure et le travail des bureaux décentralisés.

Ce qu’ils en pensent«Cette initiative est différente en ce sens qu’elle a été réalisée essentiellement sous l’impulsion des Etats membres, tandis que la direction a surtout joué un rôle de soutien.» – Ali Mekouar, chef de projet.

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Audit

De quoi s’agit-il?D’étendre le travail du bureau de l’Inspecteur général à tous les principaux domaines de risque de l’Organisation.

Pourquoi?Pour garantir que la FAO fasse le meilleur usage possible de ses ressources.

Que fait-on?Le Bureau de l’Inspecteur général contrôlera les principaux domaines de risque sur une période donnée. Par la suite, la hiérarchisation de l’audit tirera également parti des résultats des auto-évaluations effectuées dans le cadre du projet de gestion des risques.

Quels progrès ont été accomplis?Le premier plan de travail biennal a été mis au point. Les efforts actuels sont orientés en grande partie sur la vérification du processus de renouveau de la FAO et le travail des bureaux décentralisés.

Ce qu’ils en pensent«La FAO dépend des gouvernements membres et d’autres partenaires pour ses financements. Il est important de montrer aux donateurs que cet argent est utilisé à bon escient.» – John Fitzsimon, chef de projet.

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Evaluation

De quoi s’agit-il?D’une évaluation indépendante du travail de la FAO.

Pourquoi?Pour garantir que la FAO adopte les meilleures pratiques et se montre une organisation transparente et responsable vis-à-vis de ses Etats membres.

Que fait-on?Les mesures prévoient de séparer l’évaluation en tant que bureau indépendant au sein du secrétariat de la FAO, d’officialiser la politique d’évaluation dans une charte et d’accroître les financements pour mieux couvrir l’intégralité des travaux de la FAO.

Quels progrès ont été accomplis?Les mesures adoptées comprennent la mise en place du bureau et l’approbation de la charte d’évaluation, ainsi que l’amélioration des rapports d’évaluation et des réponses à ces rapports à travers des mesures comme le remaniement du site web.

Ce qu’ils en pensent«Une bonne évaluation est fondamentale pour la qualité des travaux de la FAO, car elle nous permet de nous rendre compte clairement des succès de l’Organisation et des secteurs à améliorer.» – Robert Moore, chef de projet.

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Ethique

De quoi s’agit-il?D’une série de mesures visant à promouvoir un comportement et des principes éthiques, y compris le traitement équitable du personnel et le respect de règles et politiques appropriées.

Pourquoi?Pour créer une culture de solides pratiques éthiques, de résolution des conflits rapide et équitable et de communication ouverte à tous les niveaux.

Que fait-on?La mise en place d’un comité d’éthique et la création d’un poste de fonctionnaire chargé des questions d’éthique et d’un poste de médiateur ont été effectuées. Le Conseil de la FAO examinera le rapport périodique du comité. Un programme de

formation au comportement et bonnes pratiques sur le lieu de travail est en train d’être créé pour les employés. Un programme de transparence financière est prévu pour aider le personnel à éviter les conflits d’intérêt.

Quels progrès ont été accomplis?Un Bureau de l’éthique a été constitué, son personnel nommé et leur formation réalisée. Un fonctionnaire chargé des questions d’éthique a été nommé et un médiateur (ombudsman) le sera bientôt. Le programme de transparence financière a été introduit.

Ce qu’ils en pensent«Ces changements porteront à un meilleur environnement de travail pour le personnel et à une Organisation plus transparente.» – Maria Abreu, chef de projet.

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Gouvernance interne

De quoi s’agit-il?De l’examen des rôles des comités internes et de la réduction de leur nombre.

Pourquoi?Pour simplifier et accélérer la prise de décisions tout en renforçant la responsabilité individuelle du personnel.

Que fait-on?Le rôle des comités internes a été analysé dans le cadre de l’examen du Bureau du Directeur général par les consultants Ernst & Young. La FAO observe ses recommandations et douze comités internes ont été soit supprimés, soit restructurés. Les nombreux comités de la FAO s’occupant de technologies de l’information ont fusionné au sein d’une structure réaménagée de gestion des TI/connaissances. Le comité des ressources humaines sera plus

ciblé et contrôlera l’élaboration des politiques, améliorera la supervision de la gestion et servira d’instance pour engager un dialogue plus vaste sur les questions de ressources humaines.

Quels progrès ont été accomplis?Tandis que le nombre total de comités a été réduit, un petit nombre a été doté de cibles spécifiques – par exemple les partenariats ou la politique de sécurité, avec des contributions de tous les services de la FAO.

Ce qu’ils en pensent«Réduire le nombre de comités et orienter plus utilement d’autres comités peut accélérer les décisions et réduire la bureaucratie, qui sont des objectifs premiers du processus de renouveau.» – Louis Gagnon, chef de projet.

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Autres projets

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Communications

De quoi s’agit-il?D’un projet visant à garantir que les employés et les Etats membres sont pleinement informés et impliqués et soutiennent le renouveau de la FAO.

Que fait-on?La toute première enquête auprès de tous les membres du personnel a été lancée pour recueillir leurs opinions sur le renouveau et d’autres aspects du travail à la FAO. FAO InTouch offre une couverture fréquente et concise du processus de renouveau, tandis qu’un site intranet dédié est en cours d’amélioration. Des entretiens en face à face avec les employés ont également été mis en place, la Newsletter des membres de la FAO améliorée, des notes d’information par courriel sont prévues à l’intention des Gouvernements membres et des sessions informelles avec les membres.

Pourquoi?Parce que la réussite d’un processus de renouveau dépend du soutien et de la participation des employés et des Etats membres, qui ne peut avoir lieu que s’ils sont tenus au courant de l’évolution du processus de renouveau et ont l’occasion de poser des questions et de communiquer leurs idées. Il est

également important que le grand public perçoive la FAO comme une Organisation crédible et moderne.

Quels progrès ont été accomplis?Quelque 77 pour cent des employés ont pris part à l’enquête et les résultats sont désormais en train d’être analysés, et des mesures de suivi seront prises. Des cafés-rencontres sont organisés chaque mois entre le personnel et la direction. La FAO a sollicité les opinions des Etats membres de la FAO sur la communication, et une lettre d’information remaniée leur donne une idée plus précise des mesures de renouveau en cours. Un guide au renouveau de la FAO a été réalisé à l’intention du personnel et des Etats membres, expliquant clairement chaque projet. Le site web de la FAO est en train d’être amélioré, pour que le renouveau soit plus compréhensible aux organismes partenaires, aux médias et au grand public.

Ce qu’ils en pensent«Le personnel et les Etats membres ont un rôle à part entière à jouer dans le processus de renouveau et cela ne peut se faire que s’ils sont tenus au courant de tous les aspects du processus grâce à une communication claire et énergique.» – Lorraine B. Williams, chef de projet.

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Suivi du processus de renouveau

De quoi s’agit-il?Supervision du PAI et de son budget.

Que fait-on?Un Conseil du programme d’exécution du PAI contrôle les progrès accomplis par le PAI. Il est composé des deux directeurs généraux adjoints et autres cadres supérieurs, et est présidé par le directeur général adjoint chargé des opérations. Un service de gestion du programme coordonne les projets, fournit des orientations aux chefs de projets, suit le budget du PAI et soutient la notification officielle aux Etats membres de la FAO.

Pourquoi?Pour veiller au bon déroulement du processus de renouveau, de sorte qu’il délivre les résultats attendus et qu’il rentre dans le budget prévu.

Quels progrès ont été accomplis?Le Conseil du Programme d’exécution du PAI se réunit une fois par semaine pour passer en revue les divers aspects du renouveau, faire des propositions et rendre compte à la direction et aux Membres.

Ce qu’ils en pensent«Face à tous les changements qui interviennent à la FAO et dans de multiples domaines, il est important de veiller à ce que l’ensemble du processus soit bien coordonné et soutenu pour garantir son succès.»– David Benfield, chef de projet.

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Bureau de la communication et des relations extérieures Siège de la FAOViale delle Terme di Caracalla00153 Rome (Italie)

Crédits photo: Deuxième de couverture ©FAO/Olivier Asselin; page 2 ©FAO/Adek Berry; page 4 ©AFE/Luca Servo; pages 8, 16, 22 ©FAO/Giulio Napolitano; pages 28, 40 ©FAO/Alessia Pierdomenico; page 48 ©FAO/Alessandra Benedetti.

Pour obtenir l’autorisation de reproduction de tout ou partie de ce guide, veuillez écrire à: [email protected]

©FAO 2011


un petit guide - food and agriculture organizationpar les nouveaux plans de travail. un bilan de la...

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