Gestion de projets avec HERMES 5 – une simple mise à jour ou le grand pas ?

HERMES est une méthode de gestion de projets mise au point par l’Administration fédérale suisse et déjà en application depuis de nom-breuses années. Il s'agit d'un standard public qui est librement mis à la disposition de toutes les organisations et entreprises. Remaniée en pro-fondeur, la nouvelle version HERMES 5 a été publiée en 2013. Qu’apporte HERMES 5 aux utilisateurs ? HERMES 5 est-elle une véritable solution al-ternative aux standards internationaux tels que PMBOK de PMI ou aux méthodes de gestion de projets spécifiques aux entreprises ?

Dr Wolfgang Liedtke, Bernhard Rösli, Peter Gabriel Au cours de la dernière décennie, le domaine de la gestion de projets s’est considérablement professionnalisé et normalisé : Depuis 2004, en Suisse, près de 10 000 chefs et collaborateurs de projets

ont obtenu une certification IPMA [1]. IPMA n’impose aucune méthode, elle décrit un savoir-faire fondé sur les meilleures pratiques dans le do-maine de la gestion de projets. L’IPMA est à l’origine d’une harmonisation poussée des termes et concepts en matière de gestion de projets.

La gestion de projets est actuellement proposée dans certaines écoles su-périeures comme formation complémentaire.

Lors du recrutement de chefs de projets et dans le domaine des appels d’offres, une certification en matière de gestion de projets est de plus en plus exigée.

En Suisse, seules trois standards de gestion de projets sont prises en compte (hormis la méthode SIA applicable au secteur du bâtiment) : IPMA-Competence Baseline (pour la certification IPMA), PMBOK de PMI (desti-nées aux entreprises internationales) et HERMES (destinée à l’administration publique).

Dans une organisation, pour que les proj ets soient porteurs et traités profes-sionnellement, il est nécessaire d’avoir recours à un système de gestion de projets adapté et articulé comme suit [2] :

Trop beau pour être vrai ?

Kurt Biri Associé AWK Group

Les modèles, méthodes et instruments de gestion de projets (PM) se fondent essentiellement sur les connaissances acquises dans l'exécution et la docu-mentation de milliers de projets. Divers instituts de normalisation et associa-tions de gestion de projets ont rassem-blé et structuré les meilleures pratiques pour les publier en tant que standard de gestion de projets. Celui qui n’envisage pas de réinventer la roue ni de repro-duire les erreurs des autres doit tirer parti de ces meilleures pratiques. Néanmoins, notre expérience montre des discordances substantielles entre les avantages attendues et les bénéfices ré-els résultant des standards de gestion de projets. Cela repose entre autres sur le fait que les standards de portée générale ne sont pas directement applicables et qu’elles ne répondent pas toujours aux exigences individuelles des différents types de projet et organisations. HERMES 5 met à disposition la première norme de gestion de projets aisément compréhensible, facilement adaptable et directement applicable. Trop beau pour être vrai ? Tentez l’expérience ! Cordialement,

Septembre 2014 Une publication d’AWK GROUP www.awk.ch

Au sein de l’entreprise, une gestion de projets réussie re-pose sur plusieurs éléments. HERMES 5 en livre un grand nombre (marqués du signe ). À mettre en œuvre par d’autres voies : expérience des collaborateurs en matière de projets, méthodes pour la conduite de projets et outils de gestion de projet.

Quels sont les atouts principaux d'HERMES 5?

Brève formation avec certification Pour les chefs et collaborateurs de projets, diverses institutions proposent

des formations de 2 à 3 jours (HERMES 5 Foundation et Advanced) avec certification émise par l’organisme de certification.

Plus de 1'200 personnes ont déjà obtenu cette certification (dont 50 colla-borateurs d’AWK).

Modèle multiphase simple HERMES 5 se fonde sur un modèle multiphase simple et universel.

En conséquence, le modèle multiphase peut être utilisé pour la plupart des

types de projet, qu’il s’agisse de projets informatiques ou d’infrastructure, d’adaptations organisationnelles, de développement de produits ou de services. De ce fait, HERMES 5 est préconisé comme standard de gestion de projets au sein des entreprises.

Processus de gestion de projets appliqués à divers scénarios Les standards génériques de gestion de projets, telles PMBOK et IPMA-

Competence Baseline, définissent en premier lieu les processus de pilotage et de conduite de projets. HERMES 5 va au-delà et fournit pour certains types de projet (= scénarios), telle qu e la procédure d’appel d’offres pour une application informatique standard ou le développement d’une presta-tion de services, des scénarios de projet prédéfinies.

Les scénarios se composent de différents modules, entre autres le pilotage et la conduite de projets, les achats, l’organisation de l'exploitation et de déploiement, le système, les tests, etc.

Extrait d’un scénario : présentation de trois modules avec les tâches correspondantes

Pour chaque module, les tâches minimales requises sont définies, notam-ment le rôle des participants et les résultats attendus (livrables du projet).

Un modèle pour tout Sur le site www.hermes.admin.ch, générez et téléchargez les check-lists et

modèles de résultats correspondants à chaque scénario. Ces modèles permettent d’établir ses propres documents sur la base d’une structure minimale de chapitre.

Le modèle le plus important et le plus utile est la structure de découpage du projet, automatiquement générée en format Excel ou MS Project. Celui-ci définit par phase et module les différentes tâches et résultats attendus ainsi que les responsabilités. Seules restent à saisir manuellement l’estimation budgétaire ainsi que les dates de début et de fin des tâches.

Initialisation RéalisationConception Déploiement

Initialisation RéalisationConception Déploiement

Elaborer le concept du système Réaliser un prototype Elaborer le concept d’intégration Prendre la décision d’architecture du système

Activer le système Réaliser un prototype Réaliser le système Préparer l’intégration du système

Élaborer le concept de test Exécuter les tests Mettre en place l’infrastructure de test Exécuter les tests

Mandater et piloter l’initialisation Décider la validation de la phase

Piloter le projet Prendre la dé cision de libérer la phase

Piloter le projet Prendre la dé cision de libérer la phase

Piloter l e projet Prendre la dé cision de clore le projetModule Pilotage

de projet

Module Système IT

Module Test

HERMES 5 – et maintenant ?

Une méthode n’est pas gravée dans le marbre. Quatorze mois après la publica-tion d’HERMES 5, nous faisons déjà pa-raître une mise à jour, la nouvelle ver-sion 5.1. Elle se fonde sur les exigences des utilisateurs saisies en ligne et sur les suggestions de l’équipe HERMES de l’Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC). Les modifications importantes sont validées par le groupe d’experts eCH pour HERMES. Il est cons-titué de représentants des utilisateurs de la Confédération, des cantons et du secteur privé. Toute adaptation est soi-gneusement documentée dans une note de mise à jour publiée sur le site In-ternet www.hermes.admin.ch. Dans l’actuelle version 5.1, outre les cor-rections, nous avons introduit des as-pects complémentaires essentiels. Le chapitre "Gouverna nce" traite de ma-nière bien plus étendue l’intégration de la méthode dans les processus d’entreprise. Il est essentiel, à nos yeux, d’adapter ré-gulièrement la méthode HERMES aux besoins des utilisateurs. Nous sommes actuellement en mesure de produire de nouvelles versions en plusieurs langues, tant en ligne, qu’au niveau de l’outil ou sous forme de guide, à un coût raison-nable et dans un souci de qualité élevée. Les prochaines étapes prévoient de pu-blier en octobre 2014 les éditions an-glaise et italienne d’HERMES. Profitez de cette occasion unique de participer au développement d’HERMES. Adressez-nous vos exigences pour la mise à jour 5.2.

Hélène Mourgue d’Algue, Responsable d’HERMES

Département fédéral des finances DFF, Unité de pilotage informatique de la Confédération (UPIC)

Gestion de projets sur mesure

Une méthode de gestion de projets doit impérativement être adaptée aux be-soins de l’organisation et à leurs types de projet. HERMES 5 est une excellente base pour un système de gestion de projets propre et adapté. Il peut être ai-sément adapté sur mesure pour l’organisation et ses projets spécifiques. Appliquez la règle suivante : améliorer, c’est simplifier. Seules les activités réel-lement nécessaires doivent être obligatoires. Celles-ci doivent être menées à bien de manière pertinente. Un trop grand nombre d’activités prescrites par défaut entrave la liberté de l’équipe de projet et engendre une « bureaucratie de projet » doublée d’inefficacité. L’adaptation d’HERMES 5 peut s’effectuer de plusieurs manières :

Adaptations en ligne pour un seul projet : les phases, modules, tâches et résultats peuvent être éliminés ou ajoutés en fonction du projet. Il est en-suite possible de télécharger la struct ure de découpage du projet avec les modèles correspondants.

Adaptation du projet sur www.hermes.admin.ch

Adaptations hors ligne d’un seul projet : tous les modules sont d’abord té-léchargés de www.hermes.admin.ch. Ensuite, la structure de découpage du projet est adaptée en fonction des spécificités des projets.

Adaptation à une organisation :

Les phases et jalons peuvent être définis et ajoutés, mais ne peuvent toutefois pas être éliminés. Les phases peuvent être subdivisées.

Les descriptions de rôles peuvent être précisées et complétées. Néan-moins, le modèle de gouvernance d’HERMES 5 avec les trois niveaux hiérarchiques pilotage, conduite et exécution doit être respecté.

En fonction des types de projet de l’organisation, d’autres scénarios peuvent être définis. Sur la base de ces scénarios (= types de projet), les modules standards peuvent être adaptés et des modules spécifiques peuvent être ajoutés. Les modules constituent la structure à partir de laquelle tous les futurs projets seront constitués.

Pour des projets simples ou petits, les scénarios et modules peuvent être « allégés ». Pour de tels projets, on opte pour la définition de scé-narios et modules simples, ou la décision d’exclure des modules, tâches et résultats incombe au chef de projets.

Formation et certification HERMES

La formation et la certification HERMES 5 se font à deux niveaux:

HERMES 5 Foundation Level destiné aux acteurs du projet: Un séminaire d’une durée de deux jours est recommandé. L’examen se fait sous forme de choix multiple. Obtention d’un certificat à va-lidité illimitée.

HERMES 5 Advanced Level destiné aux chefs de projet: Un séminaire d’une du-rée de 3 jours est recommandé. L’examen se fait sous forme de choix multiple et d’une réponse libre à une question se basant sur un scénario don-né. Re-certification au bout de 3 ans (avec preuve de remise à niveau durant cette période).

Plusieurs entreprises proposent ces forma-tions HERMES sur le marché (voir www.hermes.admin.ch). Dès l’introduction d’HERMES 5, AWK a adapté ses documents de gestion de pro-jets et, depuis lors, mené à bien plusieurs formations internes suivies par un examen final de certification.

Formations internes d'HERMES 5 chez AWK Maintenant, plus de 90 % des consultants disposent d’une certification appropriée:

7750

256

I P MA HE RMES 5 HERME S 2003/2005

P MI

Nombre de consultants d’AWK avec une cer tification de la

gestion de projets

Un avenir très prometteur

HERMES 5 jouit d'une large acceptation et sera bientôt utilisé dans de nom-breuses administrations, institutions et entreprises. La plupart des organisations qui utilisaient déjà HERMES 2003/2005 ont

adopté entre-temps HERMES 5, car son acceptation et son applicabilité sont d’un niveau bien supérieur à celui de la version antérieure.

Outre l’administration fédérale, de plus en plus d’institutions misent sur HERMES 5, entre autres les cantons d'Argovie, Bâle, Berne, Genève, Lu-cerne, Soleure, Fribourg, Jura ainsi que les villes de Genève, Winterthour e t Zurich. De grandes entreprises comme la Poste suisse et BKW Energie sont en phase de déploiement d’HERMES 5. La liste actuelle des utilisateurs d’HERMES est disponible sur le site Internet HERMES.

Hors de l'informatique, HERMES 5 sera de plus en plus utilisé comme mé-thode de gestion de projets. À titre d’exemple, la Bibliothèque nationale suisse exécute tous ses projets – entre autres les expositions et manifesta-tions – à l’appui d’HERMES 5. Les résidences du troisième âge Bethesda de Küsnacht ZH utilisent HERMES 5 pour la prise en charge et l’installation de résidences du troisième âge.

L’intérêt pour HERMES 5 ne se limite pas à la Suisse. Ainsi, les pays du Bene-lux, l’Allemagne, la France, la Grèce et la Turquie adoptent également la méthode.

Dans le secteur privé, HERMES 2003/2005 n’avait suscité que très peu d’intérêt jusqu’à présent. Les réserves émises évoquaient une méthode « trop vaste, trop complexe, conçue uniquement pour des projets informatiques et l’administration fédérale ». Il existe de bonnes raisons pour que le vent tourne à faveur d’HERMES 5 :

Le secteur privé est fortement axé sur IPMA. HERMES 5 repose sur des con-cepts et des approches de gestion de projets acceptés par IPMA.

L’IPMA-Competence Baseline apporte des connaissances générales en ma-tière de gestion de projets et la certification IPMA teste ou sanctionne les compétences en matière de gestion de projets des chefs de projets. L’absence d’une méthode concrète et directement applicable est le point faible d’IPMA. HERMES 5 comble cette lacune et se pose en complément optimal d’IPMA.

IPMA et HERMES 5 – une association idéale

Contrairement à sa version antérieure, HERMES 5 peut être utilisé pour tout type de projet et se définit comme une méthode de gestion de pro-jets parfaitement adaptée au monde de l’entreprise.

Le standard fait également preuve de souplesse dans la prise en charge du développement de logiciels, de produits ou de prestations de services.

Avec l’introduction d’une version anglaise en octobre 2014, HERMES 5 de-vient très attractif pour des entreprises d’envergure internationale.

Sources :

[1] VZPM Jahresbericht 2013, www.vzpm.ch [2] Standards und Zertifizierungen im Projektmanagement, AWK FOCUS Septembre 2008, www.awk.ch

Les auteurs

Wolfgang Liedtke Senior consultant, Dr. Phil. en sciences de l’information

Wolfgang Liedtke est expert en matière de systèmes de gestion électroniques de dossiers, Business Intelligence et de gestion de projets. Il dirige les formations HERMES d’AWK en qualité d’intervenant.

Bernhard Rösli Responsable de secteur, Dipl. Phys. ETH

Bernhard Rösli est responsable chez AWK du segment de marché Confédération. En qualité de chef et d’accompagnant de projets, il a déjà conduit plusieurs projets selon HERMES.

Peter Gabriel Associé, Dipl. El.-Ing. ETH, MBA INSEAD

Peter Gabriel est entre autres responsable chez AWK de la formation, des processus, méthodes et outils dans la gestion de projets.

À propos d’AWK Group Avec plus de 150 collaborateurs, AWK est l’une des plus grandes entreprises suisses indépendantes, active dans le conseil pour les technologies de l’information.

Nous sommes présents dans toute la Suisse grâce à nos quatre sites de Zurich, Berne, Bâle et Lausanne.

Nos prestations englobent le conseil, l’ingénierie et la gestion de projets.

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