transition numerique everial petit dejeuner expert aproged

50

Upload: aproged

Post on 19-Jul-2015

349 views

Category:

Data & Analytics


0 download

TRANSCRIPT

Les enjeux de la transition numériqueParis– 23 octobre 2014

3

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

AGENDA

▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE

▐ CONTEXTE, ET ENJEUX

▐ ETAPES CLES DU PROJET

▐ CAS CLIENTS

▐ QUESTIONS / RÉPONSES

Les enjeux de la transition numérique

4

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

AGENDA

▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE

▐ CONTEXTE, ET ENJEUX

▐ ETAPES CLES DU PROJET

▐ CAS CLIENTS

▐ QUESTIONS / RÉPONSES

5

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUEDÉFINITIONS CLES

Transition numérique :

Flux et fonds hybrides

Flux documentaires :

– Documents actifs : entrants – circulant - sortants

– Intégration dans les systèmes métier

– Workflow

Fonds documentaires :

– Documents figés à valeur probatoire, patrimoniale

– Conservation à des fins d’archivage

PA

PIE

R

DIG

ITAL

6

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

DEFINITIONS CLES

6

PPT

XLS

PDF

JPGTIF

EMAIL

XML

PNG

TXT

DOCBMP

PPT

XLS

PDF

JPG

TIF

EMAIL

XMLPNG

TXT

DOC

BMP

XLS

PDFJPG

TIF

EMAIL

XML

PNG

TXT

DOC

BMP

PPT

Les flux et fonds hybrides

Fax

Mail

CourrierContrat

en ligne

Téléphone

Réseaux

Sociaux

Applications

SMS

Applications

WEB

Multi-sources / Multi-formats / Multi-supports

Système

d’information

7

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

AGENDA

▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE

▐ CONTEXTE, ET ENJEUX

▐ ETAPES CLES DI PROJET

▐ CAS CLIENTS

▐ QUESTIONS / RÉPONSES

8

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

CONTEXTE

Le « zéro papier » reste une douce illusion

9

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

CONTEXTE

❚ « Les originaux sont souvent considérés sous forme papier »

] Original du bulletin de paie à la banque

] Authenticité d’une impression papier d’un document

électronique

❚ « Le droit n’apporte pas de réponse satisfaisante lorsqu’il y a

une rupture de support dans le cycle de vie du document »

Citation d’Isabelle Renard – Avocate spécialisée

Le « zéro papier » reste une douce illusion

10

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMÉRIQUE

11

MAIS

12

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

CONTEXTE

12

PRODUIRE

DIFFUSER

RECEVOIR

PARTAGER

CONSERVER

PPT

XLS

PDF

JPGTIF

EMAIL

XML

PNG

TXT

DOCBMP

PPT

XLS

PDF

JPG

TIF

EMAIL

XMLPNG

TXT

DOC

BMP

XLS

PDFJPG

TIF

EMAIL

XML

PNG

TXT

DOC

BMP

PPT

13

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

ENJEUX

Typologies de flux au sein d’une entreprise ou organisation

ValeurTransactionnelle

ValeurProbante

ValeurInformationnelle

Traiter

Valider

Conserver

Partager

Exploiter

Agir

Fax MailCourrier Contrat

en ligneTéléphone Réseaux

Sociaux

Applications

SMS

Applications

WEB

IN OUT

14

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

ENJEUX

Les enjeux sont :

❚ Compétitifs et économiques

❚ Technologiques

❚ Juridiques

❚ Ressources Humaines

15

LES ENJEUX DE LA TRANSITION NUMERIQUE

AGENDA

▐ OBJECTIFS DU SÉMINAIRE

▐ CONTEXTE, ET ENJEUX

▐ ETAPES CLES DU PROJET

▐ CAS CLIENTS

▐ QUESTIONS / RÉPONSES

16

LA TRANSITION NUMERIQUE

ETAPES DU PROJET

Etats des lieux Plan projet

Solutions organisa-

tionnelles et technolo-

giques

Déploiement

17

LA TRANSITION NUMERIQUE

ETAPES DU PROJET

❚ Etape 1 : Faire un état des lieux

] savoir d’où on part

] où on va et comment on y va

] à quel coût

] avec quels risques

] avec quel ROI.

Audit de l’organisation des flux et des fonds

Audit des systèmes et de leur interopérabilité

Cartographie des flux entrants, circulants, sortants

Identification des forces et faiblesses

Identification des contraintes, des risques, des potentiels

d’amélioration et d’évolution

Elaboration des préconisations tenant compte du contexte

métier de l’entreprise

18

LA TRANSITION NUMERIQUE

ETAPES DU PROJET

❚ Etape 2 : Elaborer le plan du projet

] Associer l’ensemble de la chaîne opérationnelle et

fonctionnelle par la mise en place de groupes métiers

transverses

] Penser organisation et optimisation avant solution

technologique

] Hiérarchiser les priorités

Création des groupes métiers transverses

Définition des objectifs / Elaboration des cahier des charges

Définition des plans d’action

Définition budgétaire et calcul des ROI cibles

Plan de conduite au changement

19

LA TRANSITION NUMERIQUE

ETAPES DU PROJET

❚ Etape 3 : Choisir des solutions organisationnelles et

technologiques

] Identifier les avantages et inconvénients entre :

• Internalisation – Externalisation – Mixte

] Penser interconnexion et interopérabilité

Cartographie des solutions internes, externes, mixtes

Analyse avantages/inconvénients/risques sur les plans

organisationnel (processus métiers/adaptation RH/ géographie

etc.), technologique, financier

Valider les modalités d’interopérabilité et d’interconnexion

20

LA TRANSITION NUMERIQUE

ETAPES DU PROJET

❚ Etape 4 : Déployer

] S’assurer du succès du projet

• Timing

• adhésion du personnel

• investissements au niveau

• Choix technologique et de services

] Piloter – mesurer - informer

Choix des solutions et des pilotes internes

Validation des engagements de services des prestataires

Planification

Contrôle et restitution

Gérer les formations et l’évolution des compétences

21

LA TRANSITION NUMERIQUE

FACTEURS CLÉS DE SUCCÈS

❚ Faire un diagnostic précis

❚ Associer les équipes

❚ Se donner des objectifs raisonnables

❚ Sortir d’un raisonnement purement technologique

❚ Choisir un mixte de solutions qui doivent avant touts’interconnecter et être interopérables

❚ Prioriser le déploiement

❚ Penser le processus complet

❚ Accompagner le changement

Les enjeux de la transition numérique

22

SI – BDO / BDMCRM - ERPGED - ECM

Archivage physiqueArchivage électronique

RAD/LADVidéocodageComplétude

EnrichissementTIA / RNVP

Dédoublonnage

SI - BDDCourrier entrantCalle-mailWebRéseaux sociaux

SearchBI - DataminingMarketing AutomationCourrier sortantCall / e-mail / smsWebRéseaux sociaux

LA TRANSITION NUMERIQUE

EN SYNTHESE

Exploiter

Collecter Traiter

Stocker

Valoriser l’information

23

CAS CLIENTS

25 Les enjeux de la transition numérique

26 Les enjeux de la transition numérique

27

FATEC GROUP

❚ Secteur d’activité : Services aux entreprises

❚ Contexte :

Uniformiser certains processus documentaires (factures entrantes etsortantes) dans le cadre du transfert de l’ensemble du patrimoine

informatique sur un nouvel SI

❚ Problématique :

Migrer dans un temps imparti très court

Passer d’un processus de dématérialisation composé de 3

fournisseurs à 1 prestataire unique

Réduire les temps et coûts de traitement des factures

Recentrer les agents sur le cœur de métier de l’entreprise

GESTION DES FLUX HYBRIDES (PAPIER ET NUMÉRIQUES) ENTRANTS,

CIRCULANTS ET SORTANTS

Les enjeux de la transition numérique

28

LES ÉTAPES DU PROJET

❚Phase 1 : Gestion hybride des factures clients

❚Phase 2 : Dématérialisation des factures fournisseurs

Les enjeux de la transition numérique

❚ Phase 3 : GED et Workflow

❚ Phase 4 : Archivage physique

29

TRAITEMENT DES FLUX SORTANTSLOT 1 : GESTION HYBRIDE (PHYSIQUE ET ÉLECTRONIQUE) DES FACTURES

CLIENT

1. Facturation

2. Transfertdu spool pourédition papier 3. Réception

4. Editionexemplaires

client

5. Mise sous pli,Diffusion

Agent comptable

Courriers

Opérateur PAO

2. Édition du doubleélectronique (PDF/A)

6. Consultationdes factures

SI Comptabilité

Spool de

factures clients

Collaborateurs

de l’entreprise

Imprimantes

Coffre-fort

électronique

Flux électroniquesFlux physiques

Les enjeux de la transition numérique

30

1. Envoi postal TSA

TRAITEMENT DES FLUX ENTRANTS

2. Numérisation

3. Indexation(RAD/LAD,

Vidéo-codage)5. Intégration des données

4. Intégration des

images

7. Validation,Consultation

10. Demande de restitution

8. Conservation

6. Gestion des dossiers

Scanner haute

volumétrie

Site de conservation

physique

Opérateur de vidéo-codage

GED / Workflow(e.DOC)

Gestionnaire d’archives physiques

SI Comptabilité

Collaborateurs

de l’entreprise

9. Inventaire

Fournisseurs

Pli de factures

Collaborateurs

de l’entreprise

Collaborateurs

de l’entreprise

LOT 3 : DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS

Flux électroniquesFlux physiques

Les enjeux de la transition numérique

31

FATEC GROUP

❚ Bénéfices :

Chaîne homogène

Réduction des coûts

Optimisation et industrialisation des processus de gestion documentaire

Autonomie des collaborateurs

Recentrage sur le cœur de métier de l’entreprise

Les enjeux de la transition numérique

32 Les enjeux de la transition numérique

33

LA MÉDICALE

❚ Secteur d’activité : Banque et assurance

❚ Contexte :

Valorisation des flux d’information et fonds documentaires

❚ Problématique :

Moderniser les process de traitement des dossiers

Mutualiser les équipes en charge des archives et du courrier

Optimiser sa gestion d’archives en interne

DÉMATÉRIALISATION, ARCHIVAGE ET FACILITY MANAGEMENT

Les enjeux de la transition numérique

34

LA SOLUTION

❚Traitement de l’extraction des dossiers clôturés une à deux fois par

an, pour conservation sécurisée (sur site EVERIAL)

❚Prise en charge du déménagement des salles d’archives vers le

nouveau site

❚Gestion du courrier et de la salle d’archives client en Facility

Management

❚Développement et déploiement d’une solution de GED sur le siège

et les 43 agences de La Médicale de France

Les enjeux de la transition numérique

35

LA MÉDICALE

❚ Bénéfices :

Satisfaction des utilisateurs internes

Gestion des absences et congés

Mutualisation des informations et modernisation du traitement des contrats clients

Prise en charge de l’intégralité du process d’archivage

Gain de productivité dans le traitement des dossiers et gain de

temps dans le processus du service au client final

Les enjeux de la transition numérique

36 Les enjeux de la transition numérique

37

CREDIT AGRICOLE

❚ Secteur d’activité : Banque et assurances

❚ Enjeux et bénéfices attendus :

Automatiser et fluidifier les processus de traitement des dossiers decrédit (400 000 dossiers par an), dans un souci de productivité et de

réduction des coûts, et avec pour objectif d’améliorer la satisfaction

du client de la banque

CHAINE DE CONFIANCE DES DOSSIERS DE CREDIT

Les enjeux de la transition numérique

38

CREDIT AGRICOLE

LES ÉTAPES CLÉS DU PROJET

Pièces

justificatives

Offre préalable de

crédit

Offre préalable de crédit +

Pièces justificatives Intégration dans

le SI bancaire

Retour vers

numérisation

Offre de crédit

signée

Archivage des

preuves

Si pièce

manquante,

relance client

Espace web sécurisé client :

dossier de crédit, échéancier

Loi Scrivener : délai de

réflexion de 10 jours

pour acceptation de

l’offre

Les enjeux de la transition numérique

39

CREDIT AGRICOLE

Réduction des coûts de traitement et de suivi des dossiers decrédit

Augmentation de la productivité. Moins de tâches administratives

au profit de la relation commerciale avec le client

Création des workflows décisionnels rapides et accélération des

réponses au client pour amélioration de sa satisfaction

Réduction des risques opérationnels et amélioration de la qualitédes dossiers

LES BÉNÉFICES

Les enjeux de la transition numérique

40 Les enjeux de la transition numérique

41

RUSTICA

❚ Secteur d’activité : Editeur de presse

❚ Contexte :

Optimisation de la relation client

❚ Problématique :

Gérer et améliorer le relationnel des contacts présents dansMagellan, la base de données clients (dimension cross canal

et gestion de campagnes)

Disposer d’une solution externalisée de routage d’e-mail pourles actions marketing et newsletter

MARKETING AUTOMATION

Les enjeux de la transition numérique

42

❚ Un bundle (pack) avec l’accompagnement inclus sur 3 cas pour

la gestion de campagnes :

Fidélisation

Conquête

Valeur client

❚ Un outil de routage des Newsletter à exploiter par Rustica

DEUX PROJETS COMPLÉMENTAIRES

LA SOLUTION EVERIAL

Les enjeux de la transition numérique

43

LA SOLUTION EVERIAL

Les enjeux de la transition numérique

44

❚ Amélioration de la relation client cross canal, pilotée par les données

(ciblage, segmentation, etc.).

❚ Création d’interactions multicanales à partir d’une vue unique du

client

❚ Accroissement de la conversion en optimisant le contenu et les offres

LES BENEFICES

Les enjeux de la transition numérique

Le Groupe EVERIAL en quelques mots

46

❚ Plus de 20 ans d’expérience

❚ CA 2012 : près de 82 M€

❚ 960 collaborateurs dont 90 chefs de projets, développeurs, ingénieurs

❚ 2 Datacenters distants de 140 Km

FONDS :

❚ 13 centres de conservation sécurisés pour 6 000 km de linéaires

❚ Le plus grand site d’archivage privé européen : 375 000 m² développés

❚ +1 000 000 pages numérisables / jour sur 5 sites

❚ Réseau international : Espagne, Suisse, Finlande, Monaco, Maroc, Ile Maurice, Italie

FLUX :

❚ 30 millions de courriers sortants édités / an

❚ Capacité de traitement de +18 millions de courriers entrants

❚ 3 millions de colis routés / an

RELATION CLIENT :

❚ 3 millions de contacts / an en appels entrants, sortants et e-mails

❚ 23 millions d’abonnés gérés en base de données

PRÉSENTATION DU GROUPE EVERIAL

EVERIAL EN CHIFFRES

Les enjeux de la transition numérique

47

PRÉSENTATION DU GROUPE EVERIAL

3 DOMAINES D’EXPERTISE AU SERVICE DE L’INFORMATION UTILE

Les enjeux de la transition numérique

48

PRÉSENTATION DU GROUPE EVERIAL

3 DOMAINES D’EXPERTISE AU SERVICE DE L’INFORMATION UTILE

Valorisons

vos flux d’information

Valorisons

vos documents d’entreprise

Valorisons

vos données

Les enjeux de la transition numérique

MERCI POUR VOTRE ECOUTE

ISO 9001 Version 2008

ISO 14001

NFZ 40350 – NFZ 42013

Siège social

27 rue de la Villette - 69003 Lyon

N°AZUR : 0811 23 12 12Contact : [email protected]

www.everial.com