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Commissariat à la protection Office of the Privacy de la vie privée du Canada Commissioner of Canada

Date de clôture Heure 08/20/2010 14 h HNE NO RÉF. : 2R008-10-0131

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DEMANDE DE PROPOSITIONS

Titre du projet Services d’enquête – LPRPDE, bureau de Toronto Retourner les soumissions à : En main propre ou par messager : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Direction de la gestion intégrée 112, rue Kent, 3e étage Ottawa (Ontario) K1A 1H3 Heures d’ouverture : Du lundi au vendredi 8 h 30 à 12 h / 13 h à 16 h 30

Par courrier : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Direction de la gestion intégrée 112, rue Kent, 3e étage Ottawa (Ontario) K1A 1H3 Par télécopieur : 613-947-6850

Adresse de l’autorité contractante Commissariat à la protection de la vie privée du Canada Direction de la gestion intégrée 112, rue Kent, 3e étage Ottawa (Ontario) K1A 1H3 Autorité contractante Patricia Garand

No de téléphone 613-943-5569

No de télécopieur 613-947-6850

Courriel : [email protected]

Nom de l’offrant Adresse au long de l’offrant

NOM ET TITRE DE LA PERSONNE AUTORISÉE À SIGNER AU NOM DE L’OFFRANT (EN CARACTÈRES D’IMPRIMERIE, SVP) Signature Date

EN APPOSANT SA SIGNATURE, LE SOUMISSIONNAIRE RECONNAÎT QU'IL ACCEPTE LES MODALITÉS ÉTABLIES AUX PRÉSENTES.

AUCUNE MODIFICATION OU AUTRE MODALITÉ FIGURANT DANS LA PROPOSITION DU SOUMISSIONNAIRE NE SERA APPLICABLE AU CONTRAT CONCLU, NONOBSTANT LE FAIT QUE LA PROPOSITION DU SOUMISSIONNAIRE POURRAIT DEVENIR UNE PARTIE DU

CONTRAT.

VOUS DEVEZ REMPLIR CETTE PAGE ET LA JOINDRE À VOTRE PROPOSITION



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PARTIE 1 – RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX 1. Exigence en matière de sécurité Ce marché est assujetti à une exigence de sécurité. Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la partie 4 – Procédures d’évaluation et fondements de la sélection, et l’annexe A, Énoncé des travaux, Spécifications. 2. Énoncé des travaux Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) nécessite des services d’enquête conformément à l’article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Les services doivent être fournis à partir du bureau de Toronto, qui est situé au 25, avenue St. Clair Est. Veuillez consulter l’annexe A pour l’énoncé des travaux.



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PARTIE 2 – INSTRUCTIONS À L’INTENTION DES SOUMISSIONNAIRES 1. Instructions, clauses et conditions uniformisées Toutes les instructions, clauses et conditions identifiées dans la demande de soumissions par un numéro, une date et un titre figurent dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le Guide est disponible sur le site Web de TPSGC, à l’adresse suivante : http://ccua-sacc.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pub/acho-fra.jsp. Les soumissionnaires qui présentent une soumission acceptent d’être liés par les instructions, les clauses et les conditions de la demande de soumissions, et acceptent les clauses et les conditions du contrat subséquent. Le document 2003 (2010-01-11) Instructions uniformisées - biens ou services, est incorporé par renvoi dans la demande de soumissions et en fait partie intégrante. On remplacera toute référence au ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par une référence au ministre de Patrimoine canadien. De la même manière, toute référence au ministère de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada sera remplacée par une référence au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. 2. Présentation des soumissions Les soumissions doivent être présentées au Commissariat à la protection de la vie privée au plus tard à la date et à l'heure établies, et à l'endroit indiqué à la page 1 de la demande de soumissions. 3. Soumissions déposées en retard Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) retournera à l’expéditeur toute soumission présentée après la date et l’heure de clôture de la demande de soumissions, à moins qu’elle ne puisse être considérée comme une soumission retardée, tel que défini plus bas. 4. Présentation par télécopieur Les soumissions peuvent être présentées par télécopieur. Le seul numéro de télécopieur acceptable pour la présentation d’une soumission dans le cadre d’une demande de soumissions émise par le CPVP est le 613-947-6850. Compte tenu du caractère de la demande de soumissions, les soumissions transmises par voie électronique (par courriel) ne seront pas acceptées. 5. Demandes de renseignements – demande de soumissions Toutes les demandes de renseignements doivent être présentées par écrit à l'autorité contractante au moins cinq (5) jours ouvrables avant la date de clôture de la demande de soumissions. Les demandes de renseignements reçues après cette date pourraient ne pas obtenir de réponse. Les soumissionnaires devraient faire référence aussi précisément que possible à l’article numéroté de la demande de soumissions sur lequel porte leur demande de renseignements. Les soumissionnaires devraient prendre soin d’expliquer chaque question de façon suffisamment détaillée pour permettre au Canada d’y répondre précisément. Les demandes de renseignements techniques qui ont un caractère exclusif doivent porter clairement la mention « exclusif » vis-à-vis de chaque article pertinent. Les éléments portant la mention « exclusif » feront l’objet d’une discrétion absolue, sauf dans les cas où le Canada considère que la demande de renseignements n’a pas un caractère exclusif. Le cas échéant, le Canada pourra réviser les questions, ou demander au soumissionnaire de le faire, afin d’en éliminer le

http://ccua-sacc.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pub/acho-fra.jsp�



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caractère exclusif et de permettre que les réponses soient communiquées à tous les soumissionnaires. Le Canada pourrait ne pas répondre aux demandes de renseignements dont la formulation ne permettrait pas de les communiquer à tous les soumissionnaires. 6. Communications en période de soumission Afin d'assurer l'intégrité du processus d'appel à la concurrence, toutes les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la demande de soumissions doivent être adressées uniquement à l'autorité contractante dont le nom est indiqué dans la demande de soumissions. Le défaut de se conformer à cet exigence pourra avoir pour conséquence que la soumission soit jugée non recevable. Afin d'assurer l'uniformité et la qualité de l'information fournie aux soumissionnaires, les demandes de renseignements importantes reçues, ainsi que les réponses à ces demandes, seront fournies simultanément à tous les soumissionnaires qui auront reçu la demande de soumissions sans que le nom de l'auteur des demandes de renseignements soit mentionné. 7. Droits du Canada Le Canada se réserve le droit : a) de rejeter l'une ou la totalité des soumissions reçues en réponse à la demande de soumissions; b) de négocier avec les soumissionnaires n'importe quel aspect de leur soumission; c) d’accepter une soumission en totalité ou en partie, sans négociation; d) de conclure un(1) ou plusieurs contrats à la suite de la demande de soumissions; e) d'annuler la demande de soumissions à n'importe quel moment; f) d'émettre de nouveau la demande de soumissions; g) dans le cas où aucune soumission recevable n’a été reçue et où la demande n’a pas subi de modifications importantes, d’émettre de nouveau la demande de soumissions en invitant seulement les soumissionnaires ayant déjà présenté une soumission à en présenter une nouvelle à l’intérieur d’une période établie par le Canada; h) de négocier avec le seul soumissionnaire ayant déposé une soumission recevable pour s'assurer que le Canada profitera du meilleur rapport qualité/prix. 8. Lois applicables Tout contrat découlant d'une soumission sera interprété et régi selon les lois en vigueur dans la province de l'Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois. À leur discrétion, les soumissionnaires peuvent indiquer les lois applicables d'une province ou d'un territoire canadien de leur choix, sans que la validité de leur soumission ne soit mise en question, en supprimant le nom de la province ou du territoire canadien indiqué et en insérant le nom de la province ou du territoire canadien de leur choix. Si aucun changement n’est apporté, cela signifie que les soumissionnaires acceptent les lois applicables indiquées.



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PARTIE 3 ― INSTRUCTIONS POUR LA PRÉPARATION DES SOUMISSIONS

Instructions pour la préparation des soumissions Le Canada demande aux soumissionnaires de présenter leurs soumissions en sections distinctes, comme suit : Section I : Soumission technique (3 exemplaires identiques) Section II : Soumission financière (1 exemplaire) Section III : Attestations (1 exemplaire) Les prix doivent figurer seulement dans la soumission financière. Aucun prix ne doit être indiqué dans une autre section de la soumission. Le Canada demande que les soumissionnaires suivent les instructions de présentation décrites ci-dessous pour préparer leur soumission : a) utiliser du papier de 8,5 po x 11 po (216 mm x 279 mm); b) utiliser un système de numérotation correspondant à celui de la demande de soumissions. Section I : Soumission technique Dans leur soumission technique, les soumissionnaires doivent démontrer leur compréhension des exigences contenues dans la demande de soumissions et expliquer comment ils satisferont à ces exigences. Les soumissionnaires doivent démontrer leur capacité et décrire de façon exhaustive, concise et claire l’approche qu’ils prendront pour effectuer les travaux. La soumission technique doit traiter clairement et de manière suffisamment approfondie des points assujettis aux critères d’évaluation en fonction desquels la soumission sera évaluée. Il ne suffit pas de reprendre simplement les énoncés contenus dans la demande de soumissions. Afin de faciliter l’évaluation de la soumission, le Canada demande que les soumissionnaires démontrent leur conformité en suivant l’ordre des critères d’évaluation et sous les mêmes rubriques. Pour éviter les répétitions, les soumissionnaires peuvent faire référence à différentes sections de leur soumission en indiquant le numéro de l’alinéa et de la page où le sujet visé est déjà traité. Section II : Soumission financière Les soumissionnaires doivent présenter leur soumission financière en dollars canadiens et en conformité avec le document « Proposition financière et modalités de paiement qui en découlent », qui se trouve à l’annexe B. Le montant total de la taxe de vente harmonisée (TVH) doit être indiqué à part, le cas échéant. Section III : Attestations Les soumissionnaires doivent présenter les attestations requises en vertu de la partie 5.



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PARTIE 4 ― PROCÉDURES D’ÉVALUATION ET MÉTHODE DE SÉLECTION 1. Procédures et critères d’évaluation a) Les soumissions seront évaluées par rapport à l’ensemble des exigences de la demande de soumissions, y

compris les critères d’évaluation techniques et financiers. b) Une équipe d’évaluation composée de représentants du Canada évaluera les soumissions. 1.1 Technique d’évaluation

1.1.1 Critères techniques obligatoires Pour commencer, le Commissariat évaluera toutes les propositions en fonction des exigences obligatoires. Les soumissionnaires seront évalués selon la formule « satisfait ou ne satisfait pas ». La proposition du soumissionnaire DOIT satisfaire à toutes les exigences obligatoires pour être retenue pour évaluation subséquente. Si le soumissionnaire ne satisfait pas à l’une ou l’autre des exigences obligatoires, la proposition sera jugée non conforme et sera rejetée.



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1.1.2 Critères cotés

Les critères cotés établissent les exigences minimales en fixant une note de passage qu’une réponse doit mériter pour être considérée comme une réponse valide et recevable.

Seules les ressources proposées qui satisfont à tous les critères obligatoires feront l’objet d’une évaluation plus poussée et seront cotées selon les critères d’évaluation cotés précis, qui sont énoncés dans le tableau ci-dessous. CRITÈRES D’ÉVALUATION (ENTREPRENEURS EXTERNES – LPRPDE) Critères obligatoires

Critères obligatoires

Connaissance de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), d’autres lois provinciales sur la protection de la vie privée, ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Expérience considérable* et récente** de l’exécution ou de la supervision d’enquêtes ou de vérifications dans un domaine régi par une loi ou un règlement axé sur les droits. Par exemple :

• Enquêtes ou vérifications sur la protection des renseignements personnels ou l’accès à l’information; OU

• Vérification de la conformité ou autres enquêtes réglementaires auprès des services financiers (banques, assurances, valeurs mobilières) ou d’autres industries du secteur privé sous réglementation; OU

• Enquêtes ou vérifications menées pour un tribunal administratif, une commission ou le bureau d’un ombudsman, p. ex. droits de la personne, embauche, langues officielles; OU

• Enquêtes ou vérifications menées à des fins de sécurité ou d’application de la loi. *Considérable — au moins trois ans *Récente — au cours des cinq dernières années

Expérience considérable* et récente**de l’analyse de faits, de la rédaction de rapports et de la formulation de recommandations.

Emplacement : région du Grand Toronto ou région de la capital nationale

L’entrepreneur d evra o btenir e t conserver l ’autorisation d e sécurité m inimale (fi abilité approfondie) requise pour la tenue des travaux.



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Critères techniques cotés par points

Critères techniques cotés par points

Renvoi à la proposition

[renseignements devant être ajoutés par le fournisseur]

Maximum de points possibles

Minimum de points

requis

Points obtenus

Notation : 1 à 5 : Faible 6 à 10 : Satisfaisant 11 à 15 : Excellent

N1 Connaissance de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), d’autres lois provinciales sur la protection de la vie privée, ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Démontrée par l’indication d’une expérience de travail liée à la LPRPDE, à d’autres lois provinciales sur la protection de la vie privée ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le CV; OU Démontrée par l’obtention d’une certification liée à la protection de la vie privée, p. ex. programme canadien de certification destiné aux professionnels de la protection des renseignements personnels de l’IAPP ou certificat de l’Université de l’Alberta sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels

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N2 Expérience considérable* et récente** de l’exécution ou de la supervision d’enquêtes ou de vérifications dans un domaine régi par une loi ou un

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règlement axé sur les droits. Par exemple :

• Enquêtes ou vérifications sur la protection des renseignements personnels ou l’accès à l’information; OU

• Vérification de la conformité ou autres enquêtes réglementaires auprès des services financiers (banques, assurances, valeurs mobilières) ou d’autres industries du secteur privé sous réglementation; OU

• Enquêtes ou vérifications menées pour un tribunal administratif, une commission ou le bureau d’un ombudsman, p. ex. droits de la personne, embauche, langues officielles; OU

• Enquêtes ou vérifications menées à des fins de sécurité ou d’application de la loi.

*Considérable — au moins trois ans *Récente — au cours des cinq dernières années

Démontrée par l’indication de l’expérience requise liée à l’exécution ou à la supervision de telles enquêtes ou vérifications dans le CV. La notation sera établie selon la pertinence de l’expérience et non le nombre d’années.

N3 Expérience considérable* et récente**de l’analyse de faits, de la rédaction de rapports, de la formulation de recommandations et de l’élaboration de procédures. Démontrée par l’indication de l’expérience requise en matière d’analyse de faits, de rédaction de rapports et de formulation de recommandations dans le CV.

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La notation sera établie selon la pertinence de l’expérience et non le nombre d’années.

Atout Connaissance du CPVP et de son environnement. Démontrée par une expérience de travail au CPVP.

10 0

Total 55 33

1.2 Évaluation financière Si le soumissionnaire ne fournit pas les renseignements demandés dans le barème de prix qui se trouve à l’annexe B, le Commissariat le jugera non conforme et rejettera sa soumission. Le taux quotidien ferme ne comprend pas la taxe de vente harmonisée (TVH). Ces montants seront ajoutés s’il y a lieu au moment de l’attribution du contrat.

NOTA : Contraintes financières Le Commissariat a établi un coût maximal pour les services en fonction des ressources financières dont il dispose. Il se réserve le droit de négocier le taux quotidien ferme avec le soumissionnaire choisi selon l’expérience de l’entrepreneur ou de la ressource.

2. Fondement de la sélection 2.1 Fondement de la sélection – Critères techniques obligatoires et critères cotés Une soumission doit satisfaire aux exigences de la demande de soumissions et à tous les critères d’évaluation technique obligatoires pour être jugée recevable. La soumission recevable qui récoltera le plus haut pointage selon les critères d’évaluation sera recommandée pour l’attribution du contrat. OPC peut, à sa propre discrétion, inviter le soumissionnaire sélectionné pour une entrevue afin d'effectuer une évaluation plus approfondie de l'information fournie dans la proposition technique. Cet entretien peut également être utilisé comme une base pour l'évaluation du profil linguistique. Le Commissariat peut, à sa discrétion, négocier un taux quotidien ferme selon l’expérience de l’entrepreneur. Le Commissariat a établi la fourchette de taux quotidien acceptable entre 500 $ et 1 000 $, en fonction de l’expérience de l’entrepreneur.

3. Exigence en matière de sécurité 3.1 Avant l’attribution d’un contrat, les conditions suivantes doivent être respectées :



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a) les personnes proposées par le soumissionnaire, qui doivent avoir accès à des renseignements protégés ou confidentiels ou à des lieux de travail dont l’accès est réglementé, doivent satisfaire aux exigences en matière de sécurité qui sont indiquées à l’annexe A – Énoncé des travaux;

b) le soumissionnaire doit fournir le nom de toutes les personnes qui devront avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou confidentiels ou à des lieux de travail dont l’accès est réglementé.

3.2 Le Canada ne retardera pas l’attribution d’un contrat pour permettre à des soumissionnaires d’obtenir les

autorisations requises.



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PARTIE 5 – ATTESTATIONS Les soumissionnaires doivent présenter les attestations requises pour recevoir un contrat. Le Canada déclarera une soumission irrecevable si cette attestation n’est pas remplie et présentée comme il est demandé. La conformité des attestations présentées par les soumissionnaires au gouvernement du Canada est assujettie à une vérification par le Canada durant la période d’évaluation des soumissions (avant d’accorder un contrat) et après l’adjudication du contrat. L’autorité contractante a le droit de demander des renseignements supplémentaires pour vérifier la conformité des attestations des soumissionnaires avant d’accorder un contrat. La proposition est déclarée irrecevable si le soumissionnaire remet une attestation quelconque fausse, que ce soit en connaissance de cause ou non. L’omission de se conformer aux attestations ou de répondre à la demande de renseignements supplémentaires de l’autorité contractante rend aussi la proposition irrecevable. Attestations exigées avant l’attribution du contrat

Les attestations mentionnées ci-dessous devraient être remplies et présentées avec la soumission, mais elles peuvent l’être après coup. Si l’une des attestations exigées n’est pas remplie ou présentée comme il est demandé, l’autorité contractante en informera le soumissionnaire et lui accordera un délai pour se conformer à cette exigence. Si le soumissionnaire omet de donner suite à la demande de l’autorité contractante et de se conformer aux exigences dans les délais prévus, sa soumission sera jugée irrecevable.

1. PÉRIODE DE VALIDITÉ

Le(s) soussigné(s) atteste(nt) que la proposition demeure valide pour une période de 30 jours civils après la date de clôture de la présente demande de propositions.

2. ATTESTATION DU SOUMISSIONNAIRE

« Nous attestons par la présente que tous les renseignements fournis aux présentes sont exacts. De plus, nous sommes convaincus que le personnel que nous avons proposé pour cette exigence peut exécuter de manière satisfaisante l’exigence décrite aux présentes. Nous attestons également que les personnes proposées seront disponibles jusqu’à la fin du projet et que le travail précisé aux présentes sera accompli en temps opportun et en respectant le délai alloué. » De même, en apposant ci-après la signature officielle d’un représentant autorisé de l’entreprise, le soumissionnaire confirme qu’il accepte l’ensemble des modalités applicables à ces travaux.

_________________________________ Nom (en caractères

d’imprimerie) Signature du responsable autorisé Date





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3. ATTESTATION DE PRIX

Le soumissionnaire atteste que le prix proposé aux présentes n’est pas supérieur au plus bas taux demandé à quiconque, y compris au meilleur client du soumissionnaire, pour une qualité et une quantité semblables de produits et de services, ne comprend aucun élément de bénéfice sur la vente qui soit supérieur à celui que le soumissionnaire réalise normalement pour la vente de produits et de services de qualité et de quantité semblables, et ne comprend aucune disposition prévoyant des escomptes à des vendeurs.





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PARTIE 6 – CLAUSES DU CONTRAT SUBSÉQUENT 1. Exigences relatives à la sécurité 1.1 Avant l’attribution d’un contrat, les conditions suivantes doivent être respectées :

a) les personnes proposées par le soumissionnaire qui devront avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou confidentiels ou à des lieux de travail dont l’accès est réglementé doivent satisfaire aux exigences en matière de sécurité tel que précisé à l’annexe A – Énoncé des travaux – Caractéristiques;

b) le soumissionnaire doit fournir le nom de toutes les personnes qui devront avoir accès à des renseignements ou à des biens protégés ou confidentiels, ou à des lieux de travail dont l’accès est réglementé.

2. Énoncé des travaux 2.1 L'entrepreneur doit exécuter les travaux conformément à l'Énoncé des travaux qui se trouve à l'annexe A. 3. Instructions et conditions uniformisées Toutes les instructions, clauses et conditions identifiées dans le contrat par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (http://ccua-sacc.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pub/acho-fra.jsp) publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

3.1 Conditions générales Les conditions générales – services (complexité moyenne) 2010C (2008-12-12) s’appliquent et constituent une partie de ce contrat. NOTE : Situation juridique de l'entrepreneur (extrait des conditions générales – services (complexité moyenne) 2010C (2008-12-12) L'entrepreneur est retenu à titre d'entrepreneur indépendant engagé par le Canada pour exécuter les travaux. Rien dans le contrat n'a pour objet de créer un partenariat, une coentreprise ou mandat entre le Canada et l'autre ou les autres parties. L'entrepreneur ne doit se présenter à quiconque comme un agent ou un représentant du Canada. Ni l'entrepreneur ni ses employés ne constituent des employés, des préposés ou des mandataires du Canada. L'entrepreneur doit effectuer toutes les déductions et tous les versements exigés par la loi relativement à ses employés 4. Période du contrat 4.1 Période visée par le contrat La période du contrat subséquent sera d’une durée de 5 mois, à partir de la date d’attribution jusqu’au 31 janvier 2011. 4.2 Option de prolongation du contrat Le CPVP se réserve le droit de prolonger le contrat pour une période de 3 mois, en conservant les modalités précisées dans le contrat.



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5. Responsables 5.1 Autorité contractante Coordonnées de l’autorité contractante du présent contrat

Nom de l’autorité contractante : Titre : Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique :

L'autorité contractante est responsable de la gestion du présent contrat. Toute modification du contrat doit être autorisée, par écrit, par l'autorité contractante. L’entrepreneur ne doit pas effectuer de travaux dépassant la portée du contrat ou des travaux qui n'y sont pas prévus à la suite de demandes ou d'instructions verbales ou écrites de toute personne autre que l'autorité contractante. 5.2 Responsable du projet Coordonnées du responsable du projet du présent contrat

Nom du responsable du projet : Titre : Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique :

Le responsable du projet est le représentant du ministère ou de l’organisme pour lequel les travaux prévus par le contrat sont effectués et il est responsable de toutes les questions liées à l'aspect technique des travaux prévus par le contrat. On peut discuter de questions techniques avec le responsable du projet; cependant, celui-ci ne peut pas autoriser de changements à la portée des travaux. Les changements à la portée des travaux ne peuvent être effectués qu’au moyen d’une modification du contrat émise par l’autorité contractante. 5.3 Représentant de l’entrepreneur

Nom du représentant de l’entrepreneur : Titre : Téléphone : Télécopieur : Courrier électronique :

6. Paiement 6.1 Modalités de paiement On paiera à l’entrepreneur les frais raisonnables et convenables engagés dans l’exécution des travaux décrits dans l’Énoncé des travaux, annexe A, déterminés conformément aux modalités de paiement à l’annexe B. La taxe de vente harmonisée est en sus, s’il y a lieu.



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6.2 Limitation des dépenses 6.2.1 La responsabilité totale du Canada à l’entrepreneur en vertu du contrat ne doit pas dépasser 76 900 $. La taxe

de vente harmonisée est en sus, s’il y a lieu. 6.2.2 Aucune augmentation de la responsabilité totale du Canada ou du prix des travaux découlant de tout

changement de conception, de toute modification ou de toute interprétation des caractéristiques ne sera autorisée ou payée à l’entrepreneur, à moins que ces changements de conception, ces modifications ou ces interprétations n'aient été approuvés, par écrit, par l'autorité contractante avant d'être intégrés aux travaux. L’entrepreneur ne doit pas exécuter des travaux ou fournir des services qui entraîneraient une augmentation de la responsabilité totale du Canada avant d’obtenir l’autorisation écrite de l’autorité contractante. L’entrepreneur doit informer, par écrit, l’autorité contractante concernant la suffisance de cette somme dès que l’une ou l’autre des situations suivantes est constatée :

a) 75 p. 100 de la somme est engagée; b) quatre (4) mois avant la date d’expiration du contrat; c) l’entrepreneur juge que les fonds fournis en vertu du contrat sont insuffisants pour réaliser les travaux.

6.2.3 Si l’avis porte sur une insuffisance de fonds du contrat, l’entrepreneur doit fournir à l'autorité contractante une

estimation écrite des fonds additionnels requis. La présentation de cette information par l’entrepreneur n’augmente pas la responsabilité du Canada à son égard.

6.3 Modalités relatives au paiement 6.3.1 Paiement mensuel

Le Canada paiera l'entrepreneur chaque mois pour les travaux achevés pendant le mois visé par la facture, conformément aux dispositions de paiement du contrat, si :

a) une facture exacte et exhaustive et tout autre document requis en vertu du contrat ont été présentés

conformément aux instructions relatives à la facturation prévues au contrat; b) tous ces documents ont été vérifiés par le Canada; c) les travaux exécutés ont été acceptés par le Canada.

7. Présentation des factures 7.1 Les factures doivent être soumises au nom de l’entrepreneur. L'entrepreneur doit présenter des factures

chaque mois pour les travaux réalisés et acceptés, conformément à l’énoncé des travaux. 7.2 Les factures doivent indiquer : a) la date, le nom et l´adresse du ministère client, les numéros d'articles ou de référence, les produits livrables

ou la description des travaux, le numéro du contrat, le numéro de référence du client (NRC), le numéro d'entreprise – approvisionnement (NEA) et le ou les codes financiers;



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b) des renseignements sur les dépenses (comme le nom des articles et leur quantité, lúnité de distribution, le prix unitaire, les tarifs horaires fermes, le niveau déffort et les sous-traitances, selon le cas), en conformité avec les modalités de paiement, sans la taxe de vente harmonisée (TVH);

c) les déductions correspondant à la retenue de garantie, s'il y a lieu; d) le report des totaux, s’il y a lieu; e) síl y a lieu, le mode d'expédition avec la date, le numéro de cas et de pièce ou de référence, les frais

déxpédition et tous les autres frais supplémentaires. 7.3 S’il y a lieu, la TVH doit être indiquée séparément dans toutes les factures. Tous les articles détaxés, exonérés

ou auxquels la TVH ne s'applique pas doivent être identifiés comme tels sur toutes les factures. 7.4 En présentant une facture, l'entrepreneur atteste que la facture correspond aux travaux qui ont été livrés et

qu'elle est conforme au contrat. 8. Attestations 8.1 La conformité des attestations fournies par l’entrepreneur avec sa soumission est une condition du contrat et

pourra faire l’objet d’une vérification par le Canada pendant toute la période du contrat. En cas de non-conformité de toute attestation fournie par l’entrepreneur, ou s’il est établi qu’une attestation qu’il a fournie avec sa soumission renferme une fausse déclaration, faite sciemment ou non, le Canada a le droit de résilier le contrat pour manquement conformément à la disposition pertinente du contrat.

9. Lois applicables

Le contrat doit être interprété et régi selon les lois en vigueur en Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

10. Ordre de priorité des documents

En cas d’incompatibilité entre le libellé des documents énumérés dans la liste, c’est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l’emporte sur celui de tout autre document qui figure par la suite sur la liste.

a) les conditions du contrat; b) les conditions générales 2010C (2008-12-12); c) Annexe A – Énoncé des travaux; d) Annexe B – Proposition financière et modalités de paiement qui en découlent e) la soumission de l’entrepreneur datée le ______ (inscrire la date de la soumission)

11. Permis de travail et licences 11.1 Il incombe à l'entrepreneur d'obtenir et de garder à jour tous les permis, licences ou certificats d'approbation

requis pour exécuter les travaux en vertu des lois fédérales, provinciales ou municipales pertinentes.

11.2 Tous les frais imposés en vertu de ces lois et règlements seront à la charge de l'entrepreneur. L'entrepreneur fournira sur demande au gouvernement du Canada une copie des permis, licences ou certificats susmentionnés.



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12. Assurances

Il appartient à l’entrepreneur de déterminer s’il doit contracter une assurance pour s’acquitter de ses obligations en vertu du contrat et pour se conformer à toute loi applicable. Toute assurance contractée et maintenue par l’entrepreneur est aux frais de ce dernier et pour son bénéfice et sa protection. Cette assurance ne dégage pas l’entrepreneur de ses responsabilités en vertu du contrat et ne réduit celles-ci d’aucune manière.



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ANNEXE A – Énoncé des travaux

ÉNONCÉ DE TRAVAIL POUR LES ENTREPRENEURS EXTERNES : ENQUÊTES RELATIVES À LA LPRPDE

1. OBJECTIF

L’objectif du présent contrat vise à retenir les services d’un professionnel compétent (l’entrepreneur) ayant une expertise en matière d’enquêtes et/ou de protection de la vie privée afin qu’il fournisse des services d’enquête au Commissariat à la protection de la vie privée (le Commissariat) pour mener des enquêtes sur les plaintes formulées en vertu de l’article 11 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). En outre, l’entrepreneur peut être tenu de formuler des recommandations sur les politiques et procédures relatives aux enquêtes et/ou aux procédures liées à l’administration du bureau de Toronto.

2. TÂCHES

Aux termes du paragraphe 58(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissaire autorise l’entrepreneur à effectuer les services d’enquête nécessaires pour enquêter sur les plaintes déposées contre des organisations en vertu de la LPRPDE de manière rapide et juste.

L’entrepreneur s’acquittera des fonctions d’enquête nécessaires suivantes pour régler le dossier de plainte :

2.1 Examiner la plainte pour faire en sorte de bien comprendre les problèmes en jeu. L’entrepreneur rédigera et enverra une lettre pour accuser réception de la plainte à l’attention du plaignant, et une lettre d’avis à l’organisation ou à l’institution fédérale, ou à son représentant désigné, selon le cas. L’entrepreneur communiquera ensuite avec les parties, ou leur représentant désigné, pour obtenir les documents pertinents et les représentations.

2.2 Exercer les pouvoirs délégués et l’autorité aux termes des alinéas 12(1)(c), (d), (e) et (f) et du paragraphe 12(2) de la Loi en vue d’obtenir l’une des décisions suivantes : plainte « réglée en cours d’enquête »; « abandonnée » ou « résolution préventive », selon la définition du Commissariat de ces constatations et, suivant l’autorisation de la Commissaire ou de son délégué, communiquer le résultat par correspondance aux parties de la plainte, ou à leurs représentants désignés.

2.3 Exercer les pouvoirs délégués et l’autorité aux termes des alinéas 12(1)(c), (d), (e) et (f) et du paragraphe 12(2) de la Loi en vue de recommander à la Commissaire ou à son délégué, le cas échéant, une décision de cas « résolu » ou « hors du secteur de compétence » selon la définition des constatations du Commissariat.

2.4 Faire preuve de compétence et de jugement pour reconnaître les dossiers auxquels un alinéa du paragraphe 13(2) de la Loi peut raisonnablement s’appliquer et formuler des recommandations au Commissariat en ce qui concerne l’exercice du pouvoir discrétionnaire du Commissariat en vertu de ce paragraphe.

2.5 Lorsqu’il est raisonnablement impossible de fermer un dossier d’une manière décrite aux paragraphes B, C ou F, l’entrepreneur rédigera un rapport provisoire interne de l’enquêteur, lequel sera révisé et approuvé par le chargé de projet, ou par son délégué au Commissariat, avant de passer à la rédaction provisoire d’un rapport d’enquête préliminaire ou d’un rapport des constatations.



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2.6 Lorsqu’il est raisonnablement impossible de fermer un dossier d’une manière décrite aux paragraphes B, C ou D ci-avant, exercer les pouvoirs délégués et l’autorité aux termes des alinéas 12(1)(c), (d), (e) et (f) de la Loi et rédiger une version provisoire des rapports d’enquête préliminaires et/ou un rapport provisoire des constatations, lequel sera examiné et approuvé par la Commissaire ou son délégué, et corriger le rapport provisoire selon les instructions de la Commissaire ou de son délégué, s’il y a lieu.

Les versions provisoires de rapports d’enquête préliminaires permettront de faire ce qui suit :

• résumer la plainte (les versions du plaignant et du mis en cause);

• donner un aperçu des faits constatés de l’enquête (les versions du plaignant et du mis en cause);

• indiquer les dispositions pertinentes de la Loi et leur application aux faits (la version du mis en cause seulement);

• s’il y a lieu, inclure les recommandations provisoires qui sont conformes aux constatations, orientations, positions stratégiques, annonces et énoncés antérieurs formulés par le Commissariat et qui encouragent et favorisent le respect de la Loi (la version du mis en cause seulement);

Le rapport provisoire des constatations (les versions du plaignant et du mis en cause) permettra de faire ce qui suit :

• énoncer le contenu décrit ci-avant pour la version du rapport d’enquête préliminaire du mis en cause;

• le cas échéant, décrire la réponse de l’organisation aux recommandations formulées par le Commissariat;

• le cas échéant, énoncer une décision de plainte « non fondée », « bien fondée » ou « bien fondée et résolue », selon la définition du Commissariat.

2.7 Faire preuve de compétence et de jugement professionnels pour ce qui est de déterminer et de respecter les règles applicables de justice naturelle et d’équité procédurale au cours de l’exécution du travail décrit dans le présent document.

2.8 Mettre en place et maintenir la communication entre les parties et un plaignant, ou leurs représentants désignés, le cas échéant, et répondre aux demandes de renseignements formulées par les parties, ou leurs représentants désignés. L’entrepreneur est tenu de se rendre disponible pour répondre aux questions posées par le plaignant, le mis en cause, ou leurs représentants désignés pour une période de quatre-vingt-dix (90) jours après l’envoi de la lettre finale de constatation et de veiller à documenter les communications ultérieures et à les transmettre au Commissariat.

2.9 Tenir un dossier, de manière indépendante ou dans le cadre du compte rendu, qui résume brièvement toutes les activités entreprises dans l’exécution du travail décrit dans le présent document, notamment la préparation, la recherche, les déplacements, les entrevues, les appels téléphoniques, la correspondance et/ou la rédaction de rapports, et préciser le temps consacré à chacune de ces activités.

2.10 Faire le point régulièrement sur l’état des enquêtes à l’intention du Commissariat. Utiliser le système informatisé d’enquêtes et étayer de documents le cycle de vie des enquêtes.



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2.11 Assurer un soutien supplémentaire et formuler des recommandations sur les politiques et procédures relatives aux enquêtes et/ou aux procédures liées à l’administration du bureau de Toronto.

3. PROCÉDURES D’ENQUÊTE

3.1 L’entrepreneur effectuera l’enquête conformément aux principes et procédures exposés à l’annexe 1 du présent document.

3.2 L’entrepreneur s’assurera qu’il n’y a aucun conflit d’intérêts réel ou perçu durant l’exécution des travaux. Si l’entrepreneur détermine qu’il existe un conflit d’intérêts réel ou une apparence de conflit d’intérêts, il cessera immédiatement le travail lié au dossier visé et portera le conflit à l’attention du chargé de projet ou du délégué du chargé de projet au Commissariat.

3.3 L’entrepreneur se rendra sur les lieux ou dans les installations d’une organisation, d’un établissement fédéral, de ses représentants désignés, d’une association de commerce ou d’un autre organisme dans l’exercice des services d’enquête décrits dans l’énoncé du travail, uniquement quand la visite a été préapprouvée par le chargé de projet, ou par son délégué au Commissariat.

3.4 Dans le cas où l’entrepreneur recevrait une plainte par écrit provenant d’un plaignant, d’une organisation, d’un établissement fédéral, ou d’un représentant désigné, relative à la tenue d’une enquête effectuée par l’entrepreneur, ce dernier portera rapidement la plainte à l’attention du chargé de projet, ou de son délégué au Commissariat, et collaborera avec le Commissariat à tout examen ou à toute enquête découlant de la plainte.

4. AUTRES EXIGENCES CONNEXES

4.1 L’entrepreneur utilisera la langue officielle appropriée pour fournir les services d’enquête décrits dans l’énoncé du travail.

4.2 L’entrepreneur devra obtenir et tenir à jour l’autorisation de sécurité minimale (fiabilité approfondie) nécessaire pour effectuer le travail.

4.3 L’entrepreneur devra utiliser une méthode de chiffrement appropriée, ou d’autres moyens de communication protégés, pour les communications écrites produites durant l’exécution du travail, tel qu’il a été convenu avec le Commissariat.

4.4 L’entrepreneur maintiendra un milieu de travail sécuritaire et veillera à la garde sûre, au tri et à la protection de tous les dossiers attribués par le Commissariat durant l’exécution du travail (qu’il s’agisse de documents papier ou électroniques), conformément au niveau de sécurité Protégé B du gouvernement fédéral.

4.5 L’entrepreneur restreindra l’accès à tous les dossiers reçus et/ou créés à son personnel qui travaille sur l’immeuble d’exploitation de l’entrepreneur, et qui doit avoir accès aux dossiers pour effectuer son travail, sauf autorisation contraire du chargé de projet.

4.6 L’entrepreneur utilisera et tiendra à jour un système ou processus de gestion des documents, pour faire le suivi de l’emplacement, de la version et de l’état des documents produits pendant l’exécution du travail.



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4.7 Le Commissariat n’assumera pas les frais de déplacement ni les frais de subsistance de l’entrepreneur durant l’exécution des services d’enquête décrits dans l’énoncé de travail, à moins que les dépenses soient préapprouvées par le chargé de projet.

5. PRODUITS LIVRABLES

5.1 L’entrepreneur livrera les produits suivants au Commissariat :

5.2 Rédiger et envoyer un accusé de réception au plaignant et une lettre d’avis à l’organisation mise en cause, ou à leurs représentants désignés, pour chaque dossier attribué.

5.3 Rédiger la correspondance pour appuyer les décisions suivantes : « réglée en cours d’enquête », « abandonnée » ou « règlement rapide », selon le cas, pour examen et approbation.

5.4 Envoyer la correspondance finale approuvée, pour le compte du Commissariat, à l’appui des décisions suivantes : « réglée en cours d’enquête », « abandonnée » ou « règlement rapide », conformément au paragraphe 2.B.

5.5 Rédiger la correspondance à l’appui d’une décision jugeant la plainte « hors du secteur de compétence », selon le cas, pour examen et approbation.

5.6 Pour d’autres décisions, rédiger un rapport interne de l’enquêteur qui devra être examiné et approuvé, avant la rédaction d’un rapport d’enquête préliminaire ou d’un rapport des constatations.

5.7 Pour d’autres décisions, rédiger des rapports d’enquête préliminaires (les versions du plaignant et du mis en cause) et/ou rédiger un rapport des constatations, au besoin, qui sera examiné et approuvé.

5.8 Pour d’autres décisions, rédiger des rapports d’enquête préliminaires révisés (les versions du plaignant et du mis en cause) et/ou un rapport des constatations provisoire révisé, au besoin.

5.9 Une entrée résumant toutes les activités entreprises dans l’exécution du dossier du plaignant. Des mises à jour régulières sur l’état de l’enquête. Tout le matériel fourni à l’entrepreneur par le Commissariat et tous les documents créés par l’entrepreneur dans l’avancement du travail seront renvoyés au Commissariat dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours suivant l’achèvement du dossier, ou à la date de fin du travail précisée dans le contrat, selon le premier terme atteint, ou à la demande directe du Commissariat. Tous ces documents seront renvoyés d’une manière entièrement sûre convenue entre l’entrepreneur et le Commissariat.



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ANNEXE B – Proposition financière et modalités de paiement qui en découlent Le soumissionnaire doit remplir ce barème de prix et l'inclure dans sa soumission financière. Les prix doivent être fournis à un taux quotidien, qui sera réparti au prorata en fonction d’une journée de travail de 7,5 heures. La taxe de vente harmonisée (TVH) sera exclue du taux unitaire ferme. S’il y a lieu, les montants seront ajoutés au moment d’attribuer le contrat.

NOTA : Limitations des dépenses

Le CPVP a établi un prix plafond pour les services en fonction des ressources financières dont il dispose.

Le CPVP se réserve le droit de négocier le taux quotidien avec le soumissionnaire retenu en fonction de l’expérience de l’entrepreneur ou de la ressource.

Barème de prix Services d’enquête

Nom de la ressource Taux quotidien proposé (TVH en sus)

Ressource 1 $ Les prix doivent être indiqués en devises canadiennes, sans la TVH.

titre du projet services d’enquête - priv.gc.ca · titre du projet . services d ... direction de...

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