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TERMES DE REFERENCES CONSULTATIONS POUR L’ACQUISITION DE SYSTEME DE SURVEILLANCE

POUR LA BANQUE BBCI

Chaussée du Peuple Murundi, B.P 2320 BUJUMBURA – BURUNDI -Tél. +257 22 22 33 28

OCTOBRE 2016

“La banque à portée de mainˮ

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Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement S.M

“La Banque à portée de mainˮ

TABLE DES MATIERES

Présentation de la BBCI ............................................................................................................. 3

Historique ............................................................................................................................... 3

Notre Vision, Nos Valeurs & Principes .................................................................................. 3

Contexte général et objectif global de la mission .................................................................... 3

Contexte Général ................................................................................................................... 3

description de l’existant ........................................................................................................ 4

Agence du siège .................................................................................................................. 4

Agence de Bururi ................................................................................................................ 4

Zones sensibles et malveillances associées .......................................................................... 4

Définition du besoin .............................................................................................................. 5

Quantités attendues ........................................................................................................... 6

Spécifications Techniques minimales ................................................................................. 7

Livrable attendu ..................................................................................................................... 7

Flux vidéo, liaisons et sécurité réseau ................................................................................ 7

Visualisation ....................................................................................................................... 8

Certification et autorisation du fabricant .......................................................................... 8

Transfert de compétences ................................................................................................. 8

Garantie et Maintenance du système ................................................................................ 8

Principes guides de l’appel d’offres .......................................................................................... 9

Principe de Confidentialité .................................................................................................... 9

Principes de lancement de la soumission ............................................................................. 9

Principes de réponses à la soumission.................................................................................. 9

Modalités de Réponse ............................................................................................................. 10

Langue de travail et demande d’informations ................................................................... 10

Présentation des offres ....................................................................................................... 10

Dépôts de la soumission ...................................................................................................... 11

Délais de validité des offres ................................................................................................ 11

Analyse des offres ................................................................................................................ 12

Analyse des offres techniques.......................................................................................... 12

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Offre financière ................................................................................................................ 12

Note globale et attribution du marché ............................................................................ 12

Prise en charge totale des frais engagés ............................................................................. 13

Annulation du processus d’appel d’offres .......................................................................... 13

Négociation et signature du contrat ................................................................................... 13

3



PRESENTATION DE LA BBCI

HISTORIQUE

La banque BBCI a été créée en 1988 sous l’appellation de Arab Bank for Commerce and

Investment, « ABB ».

En 1990, suite à la recapitalisation de la banque et l’arrivée de nouveaux actionnaires, la

banque a changé de nom pour devenir Arab Burundi Bank « ABB ».

En 1997, l’Assemblée Générale des Actionnaires a décidé de donner un ancrage local à la

banque qui est devenue Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement « BBCI ».

NOTRE VISION, NOS VALEURS & PRINCIPES

La BBCI est une banque dynamique qui ambitionne de devenir le premier leader sur le marché

local avec une vision internationale. Elle s’est fixée comme objectif principal d’être une

référence de qualité service-client et digitale.

Pour y arriver, nous nous appuyons sur des valeurs et principes forts :

Satisfaction des clients, valeur « cœur » de notre métier

Intégrité et honnêteté sont au centre de notre activité

Qualité de services au centre de notre préoccupation

Qualité des collaborateurs et valeurs humaines au premier plan

Convergence et alignement sur l’objectif poursuivi (actionnaires et employés)

Travail d’équipe, facteur clé du succès.

CONTEXTE GENERAL ET OBJECTIF GLOBAL DE LA MISSION

CONTEXTE GENERAL

Au regard du caractère sensible des données gérées par la banque, la sécurité des biens et de

l’accès aux informations est une composante primordiale de son activité. Pour cette raison, la

BBCI souhaite investir dans une solution permettant d’assurer la vidéo surveillance et le

contrôle d’accès.

L’objet du présent document est de définir les termes de référence relatifs à l’installation d’un

système de vidéo surveillance de la BBCI et l’agence de BURURI.

Le document définit le cadre de la prestation demandée pour répondre aux besoins

notamment en termes de performances, fiabilité et respect des normes.

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DESCRIPTION DE L’EXISTANT

AGENCE DU SIEGE

Le bâtiment à protéger comprends : la salle des serveurs, l’entrée de service qui se trouve à

l’arrière du bâtiment, le hall d’entrée avec les huit caisses, une salle de comptage et deux

salles de coffres.

AGENCE DE BURURI

Pour l’agence de Bururi, le bâtiment comprend : Le corridor principal, la réception, quatre (4)

guichets, le coffre, deux parkings extérieurs et un garage.

ZONES SENSIBLES ET MALVEILLANCES ASSOCIEES

Les zones à surveiller concernent :

Pour l’agence du siège :

o L’entrée de service

o La salle des serveurs

o La salle de comptage

o Les salles des coffres

o Les guichets

Pour l’agence de Bururi :

o Le corridor principal,

o La réception

o Les guichets

o La salle de coffre

o Les parkings extérieurs

o Le garage

Avec comme malveillances potentielles identifiées :

Le vol de biens matériels

Le vol d’information

Autre malveillance volontaire (destruction de biens, altération des données, etc.)

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DEFINITION DU BESOIN

Dans le but de sécuriser le site contre les intrusions et autres types de malveillances, la BBCI

souhaite mettre en place un système de vidéosurveillance couplé à un système de contrôle

d’accès. Le système devra permettre :

La consultation des enregistrements et des contrôleurs de badge sur une plateforme

matérielle mutualisée ;

L’identification des personnes se retrouvant dans une zone donnée ;

La conservation des enregistrements (conservation souhaitée : 30 jours) ;

Le système à installer devra être à mesure de couvrir les besoins au niveau de sécurité

souhaité.

Les objectifs en matière de sécurité sont :

OBJECTIF n°1 - Surveiller les accès principaux et les zones de circulation dans le bâtiment

Caméra discrète s’intégrant à l’architecture du bâtiment (mini dôme compact)

Gestion des circulations dans le bâtiment (audit des enregistrements)

Enquêter en cas d’incident de sécurité ou de vol

OBJECTIF n°2 - Surveiller les Zones de Parking et Zones extérieures

Dissuasion contre la malveillance (au travers d’une caméra mini dôme visible)

Relecture des enregistrements

OBJECTIF n°3 – Prévenir les fraudes internes

Dissuasion contre la malveillance (au travers d’un dôme visible)

Surveillance des opérateurs au niveau des guichets

Surveillance des opérateurs dans les salles de comptages

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QUANTITES ATTENDUES

Agence du Bururi Quantité

Guichets 8

Corridor principal 1

Réception 1

Garage 1

Parking Intérieur 1

Parking Extérieur 1

Salle du Coffre 1

Total 14

Agence du Siège Quantité

Guichets 12 (client / agent)

Entrée de Service 1

Salle des serveurs 1

Service de Caisses

Salle du trésor 1

Salle de comptage 1

Salles de Coffres 2

Total 18

Les quantités indiquées ci-haut le sont à titre indicatifs avec une marge de +/-2 cameras et

forment une base de tarification, les quantités définitives seront arrêtés avec la société

soumissionnaire qui aura été retenue.

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SPECIFICATIONS TECHNIQUES MINIMALES

Les spécifications minimales pour les caméras attendues sont les suivantes :

Mode de fonctionnement : Jour/nuit (couleur/noir sur blanc)

Type : IP

Taille du capteur : 3 MP ou plus

Stockage : Micro SD, jusqu’à 128GB

Lentille : 2,8 [email protected] Angle de vue (H): 108 °

Eclairage Min : Colour: 0.02 Lux (F2.0, AGC ON) 0 Lux avec IR. Ou équivalent

Sensibilité lumineuse/ noir sur blanc : entre 0,07 et 0,08 Lux ou équivalent

Résolution vidéo max : 1920x1080

Supporte le mode couloir 9 :16 ou équivalent

Suporte le mode ROI

Audio bidirectionnelle

Fréquence d’image par seconde : 1080P (1920*1080): MAX. 30 fps; 720P

(1280*720): MAX. 30 fps

Compensation contre-jour : Automatique

Equipé de système d’adaptation pour fixation sur les murs et sur plafond

Détection de mouvement : En temps réel

Mode d’alimentation : PoE (Power over Ethernet)

Indice de protection intérieure : IP 66 ou Equivalent

Anti-vandalisme : IK10 ou équivalent

Protocoles : L2TP, IPv4, IGMP, ICMP, ARP, TCP, UDP, DHCP, PPPoE, RTP, RTSP, Qos,

NTP, FTP, HTTP

Année de fabrication : 2015 ou plus récent

LIVRABLE ATTENDU

FLUX VIDEO, LIAISONS ET SECURITE RESEAU

Le nouveau système de vidéosurveillance doit s’intégrer totalement au réseau VLAN de la

banque

La pose du câble reliant les équipements d’extrémité (caméras, contrôleurs, etc) au réseau

tout comme la fourniture et l’installation du matériel complémentaire cité plus haut font

partie de la présente consultation.

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Pour cela, les soumissionnaires devront justifier de leur compréhension du réseau logique

existant et de leur capacité à intégrer leur prestation dans le système actuellement en place.

Ils devront en outre justifier de la présence dans leurs équipes du personnel ayant des

qualifications requises pour intervenir sur un tel réseau.

VISUALISATION

La visualisation des flux vidéo en temps réel et en relecture se fera sur des machines

équipées au besoin de deux (2) écrans.

Ces stations de travail seront de type IPbox ou équivalent.

CERTIFICATION ET AUTORISATION DU FABRICANT

Les soumissionnaires du marché devront justifier dans leur offre la possession des

certifications de la part des fabricants listés dans le présent document à savoir Sony ou

équivalent, Axis/Samsung ou équivalent, IPbox ou équivalent, etc.

Il est également recommandé de joindre le certificat d’origine des produits et il est

souhaitable que ces produits proviennent des pays membres de l’union européenne, des

USA, du Japon, de la République de Corée ou de la Chine.

TRANSFERT DE COMPETENCES

L’exploitation du système étant assurée par les équipes de la BBCI, la présente consultation

inclue une prestation de formation pour au moins dix (10) personnes couvrant notamment

les aspects suivants :

le suivi des opérations usuelles;

L’administration du système ;

Le paramétrage des fonctions clés.

Cette formation devra durer le temps nécessaire pour que ces personnes soient à mesure de

maîtriser les installations et user d’un savoir-faire sans assistance de la part du prestataire.

GARANTIE ET MAINTENANCE DU SYSTEME

Outre les garanties légales qui s’appliqueront aux équipements, la consultation intègre de

base les prestations de maintenance suivantes :

Maintenance des équipements par échange anticipé ;

Mises à jour mineures ;

Mises à jour contextuelles et dynamiques ;

Assistance à l’accès au support technique.

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La période de garantie est fixée à un an. Pendant la période de garantie, en plus des visites

mensuelles d’entretien préventif, le prestataire devra procéder aux réparations y compris les

pièces de rechange.

PRINCIPES GUIDES DE L’APPEL D’OFFRES

Le processus de réponse aux TDR fait l’objet des principes ci-après :

- Principes de confidentialité

- Principes de lancement de la soumission

- Principes de réponses à la soumission

PRINCIPE DE CONFIDENTIALITE

Le Soumissionnaire s’engage, et se porte fort pour son personnel et celui de ses partenaires,

à garder confidentielles toutes les informations qu’il obtiendra de la Banque dans le cadre de

cette soumission, ainsi que dans le cadre de sa mission si ses services étaient retenus.

A ce titre, le soumissionnaire s’engage à ne pas diffuser les documents qui lui sont remis et à

ne communiquer à quiconque le contenu de ces informations, à l’exception des personnels

chargés de répondre à ladite soumission. Le Soumissionnaire s’engage à conserver la

confidentialité de l’ensemble des informations quelle que soit l’issue de la soumission et

quand bien même le soumissionnaire ne serait pas retenu pour la conclusion du Contrat.

PRINCIPES DE LANCEMENT DE LA SOUMISSION

La BBCI est entièrement libre au titre de la soumission, de retenir le prestataire de son choix

sans avoir à justifier sa décision auprès du Soumissionnaire. Par ailleurs, au cours de la

soumission ou à son issue, la BBCI pourra le cas échéant déclarer la soumission infructueuse

ou abandonner la procédure de sélection, sans qu’aucune indemnité de quelque sorte que ce

soit ne soit due au Soumissionnaire.

PRINCIPES DE REPONSES A LA SOUMISSION

Le soumissionnaire s’engage à :

- Répondre en toute bonne foi et avec loyauté en respectant les règles de l’art, les

usages professionnels, les normes applicables

- Indiquer expressément dans sa réponse, le cas échéant, les parties des Termes de

Référence qu’il exclut, ne pouvant y satisfaire, et les parties qu’il n’accepte pas telles

que rédigées, sans pour autant les exclure. Pour ces dernières, le Soumissionnaire

s’engage à émettre dans sa réponse des contre – propositions qui seront étudiées par

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la BBCI. A défaut de préciser ce qu’il exclut ou ce qu’il n’accepte pas, le Soumissionnaire

est réputé avoir accepté l’intégralité des demandes exprimées dans les Termes de

Référence

- Demander à la BBCI toutes les informations complémentaires qui lui seraient

éventuellement nécessaires pour répondre à la soumission ; à défaut le

Soumissionnaire est réputé avoir eu à sa disposition toutes les informations requises

pour répondre clairement à la soumission

- S’assurer d’un point de vue technique de la complétude et de la cohérence des

informations fournies au titre de la soumission et attirer l’attention de la BBCI sur toute

erreur, contradiction, oubli, anomalie, choix et mesure prévus dans la soumission,

pouvant affecter sa réponse et plus généralement la bonne exécution du projet

- Préconiser dans sa réponse, s’il y a lieu, toute modification ou complément qu’il estime

nécessaire pour améliorer le cadre contractuel et plus généralement la mission

assignée

- Répondre gratuitement à la soumission, les prestations réalisées à cette fin et le temps

consacré à la réponse ne pouvant en aucun cas être facturés de quelque façon que ce

soit à la BBCI.

MODALITES DE REPONSE

LANGUE DE TRAVAIL ET DEMANDE D’INFORMATIONS

Les offres seront entièrement rédigées en langue française. Lors de la préparation de sa

soumission et pour toutes informations complémentaires, le soumissionnaire peut s'adresser

à la BBCI à l’adresse ci-après :

Banque BBCI

Secrétariat de la Direction Générale

Chaussée du Peuple Murundi N° 13

B.P. 2320 BUJUMBURA - BURUNDI.

Tél. : (+257) 22 22 33 28 - Fax (257) 22 22 33 39

E-mail : [email protected]

PRESENTATION DES OFFRES

L’offre technique comprendra un document de présentation de la société ou du/des

consultant(s) alignés avec précision de sa structure sociale, ses compétences et ressources,

bref son expérience professionnelle reliée au type de prestations attendues de lui/d’elle par

la Banque, ses références pour prestations similaires au sein du monde bancaire, des

institutions financières et ses autres références.

mailto:[email protected]

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L’offre technique donnera également une note de compréhension de la mission, le

chronogramme détaillé des activités à réaliser, la démarche méthodologique, les étapes de la

mise en œuvre de la mission ainsi qu’une copie de l’attestation de non redevabilité fiscale.

L’offre technique devra également indiquer clairement le nombre de jours de prestation pour

chaque technicien aligné. L’offre devra en outre préciser, pour chaque expert, membre de la

mission, le nombre de jours de travail à leur bureau (pour la préparation notamment) et

surtout le nombre de jours de prestation effective au sein de la banque (connaissance de

l’institution, identification exhaustive des besoins du système de surveillance à mettre en

place, collecte des informations et échanges avec le personnel clé de la Banque, séances de

restitution et/ou de validation, etc.).

L’offre financière exprimera en Franc Burundais tous les coûts et, les paiements seront

effectués en francs burundais au taux officiel de la Banque pour les Entreprises qui résident

au Burundi.

Lors de l’élaboration de l’offre financière, le soumissionnaire devra tenir compte de la

législation fiscale en vigueur au Burundi.

Le soumissionnaire fournira son offre technique et financière dans deux enveloppes sous plis

fermées et séparées.

La 1ère enveloppe portera la mention « Offre Technique pour le recrutement d’une entreprise

chargée de la mise en place d’un système de surveillance pour les agence du Siège et de Bururi

de la banque BBCI » tandis que la 2ème enveloppe portera la mention « Offre Financière pour

le recrutement d’une entreprise chargée de la mise en place d’un système de surveillance

pour les agences du Siège et de Bururi de la banque BBCI ».

Ces deux enveloppes seront mises dans une grande enveloppe portant mention « Offre pour

le recrutement d’une entreprise chargée de la mise en place d’un système de surveillance

pour les agence du Siège et de Bururi de la banque BBCI ».

DEPOTS DE LA SOUMISSION

Les dossiers de réponse (les soumissions) devront parvenir à la Direction Générale de la BBCI

aux adresses indiquées ci-avant, au plus tard le 12/11/2016 à 15 heures (Temps Universel). La

soumission reçue après ce délai ne sera pas considérée.

DELAIS DE VALIDITE DES OFFRES

Les soumissionnaires sont engagés par leurs offres pendant cent vingt jours (120 jours) à

compter de la date limite de réception des offres.

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ANALYSE DES OFFRES

L’analyse des offres se déroulera à compter du 12/11/2016. Durant la phase d’analyse des

offres, pour obtenir toute précision nécessaire, la BBCI consultera, principalement par courrier

électronique, les sociétés ayant répondu. Les réponses à ces demandes devront être

transmises par courrier électronique sous format PDF, dans un délai ne dépassant pas 72

heures ouvrées et feront partie intégrante aux dossiers de soumissions.

ANALYSE DES OFFRES TECHNIQUES

Les critères de notation des offres techniques sont :

o Respect des procédures indiquées : 10 points

o Compréhension de la mission : 20 points

o Présentation générale de l’offre et références du soumissionnaire dans des domaines

similaires : 30 Points

o Démarche méthodologique et étapes de la mise en œuvre de la mission : 40 points

OFFRE FINANCIERE

L’analyse des offres financières sera effectuée uniquement pour les soumissionnaires dont

leurs offres techniques auront obtenu au moins une note de 70%. Les enveloppes contenant

les offres financières des soumissionnaires non qualifiés au niveau technique ne seront pas

ouvertes. Elles pourront être retirées par les soumissionnaires et à leurs frais après le

processus d’attribution du marché.

NOTE GLOBALE ET ATTRIBUTION DU MARCHE

Lors de la détermination de la note globale, l’offre technique est pondérée à 60% et 40%

pour l’offre financière. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtiendra la

meilleure note globale pondérée.

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PRISE EN CHARGE TOTALE DES FRAIS ENGAGES

Le soumissionnaire prendra entièrement à sa charge tous les frais engagés pendant la durée

de la soumission et de l’analyse des offres, quelle que soit la suite qui sera donnée à son offre.

ANNULATION DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES

La BBCI aura la possibilité d’annuler le processus d’appel d’offres, quel que soit l’étape où le

processus atteint et en informera tous les Soumissionnaires, sans obligation d’indiquer les

raisons de sa décision.

NEGOCIATION ET SIGNATURE DU CONTRAT

Après sélection du Cabinet/Consultant, un contrat sera négocié et signé.

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