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sciences

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LE SYSTEME D’INFORMATION

COMME PRE REQUIS

FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

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Nous sommes dans des établissements

• à structure organisationnelle complexe

• avec des services cloisonnés – peu d’échange d’information d’un service à un autre

• des informations non exhaustives dont la qualité est à améliorer

Notre objectif est de pouvoir collecter l’information au plus près de ceux qui en sont à l’origine, et de les restituer à ceux qui vont les exploiter sous forme consolidée, triée, transformée.

Le système d’information comme pré requis, pourquoi ?


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disposer d’un système d’information intégré

des applications nationales (Apogée, Harpège, Nabuco), locales (SIPI), logiciel métier (Celcat)

complétées par un ensemble de modules compatibles Pléiade :

des modules métiers : gestion de la recherche (Sirius), gestion des immobilisations (Neptune), gestion de la formation (Altéa), la valorisation de la recherche (Centaure), gestion de la facturation (Zinia)

des modules applicatifs standard : comptabilité analytique (Epsilon), gestion budgétaire (Pegase), fiscalité (Vega), la gestion des relations industrielles (Alcyon)

un requêteur multi base (EIS)FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

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bien que conçus de manière intégrée, les différents modules peuvent être utilisés séparément et complétés progressivement au gré des besoins et de l’évolution de l’établissement.

paramétrable, adaptable à la structure organisationnelle de notre établissement. Cela permet de bénéficier d’un outil intégrant en permanence de nouvelles fonctionnalités.

Nous avons fait communiquer les différents outils afin d’échanger directement des informations sans nouvelle saisie et traitement préparatoire

interface entre les applications un portail web (Pléiade Web) : saisie au plus près des enseignants chercheurs

Il est construit autour d’un entrepôt de données unique.

Il permet d’avoir un support informatique cohérent pour toute notre structure.

Les principales caractéristiques de notre système d’information


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Démarche globale de construction de l’outil décisionnel

Bases opérationnelle

s Harpège, Nabucco,

Apogée, Astre, Celcat

Base opérationnelle

Pléiade

Outil ETL

Entrepôt de

données

Enrichi de données

qualitatives, extra

comptables

Extrait les données pour

alimenter l’entrepôt

des données

Contient toutes les données

nécessaires à la production

d’indicateurs


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Démarche globale de construction de l’outil décisionnel

Bases opérationnelle

s Harpège, Nabucco,

Apogée, Astre, Celcat

Base opérationnelle

Pléiade

Outil ETL

Entrepôt de

données

Requêtes

Tableaux de Bord

Reporting

Système d’Information

d’Aide à la Décision

SIAD

Enrichi de données

qualitatives, extra

comptables

Extrait les données pour

alimenter l’entrepôt

des données

Contient toutes les données

nécessaires à la production

d’indicateurs

Produit les tableaux de bord à usage interne et

externe

2 critères : zoom et

angle de vue

Décisions politiques

Comptabilité analytique et dialogue de gestion

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Applications nationales : Apogée, Harpège, NabucoApplications locales : Sipi, Celcat

EPSILONComptabilité analytique et prévisionnelle

PEGASEComptabilité budgétaireALCYON

RelationsIndustrielles

CENTAUREValorisation de la

recherche

ZINIAFacturation et

Stocks

SIRIUSGestion de la

Recherche

ALTEAFormation

NEPTUNEPatrimoine

Et inventaire

EISRequêteur

In SituDBA

Interopérabilité

Notre système d’information aujourd’hui

Pléiade WebEspace Numérique

De Travail

LDAPAuthentification

unique de l’utilisateur

Zone clients de gestion

Zone clients « léger »Domaine métier

Domaine Outils

Domaine ABC

Domaine Clients légers

VEGAComptabilité générale et fiscalité


9

Applications nationales : Apogée, Harpège, NabucoApplications locales : Sipi, Celcat

EPSILONComptabilité analytique et prévisionnelle

PEGASEComptabilité budgétaireALCYON

RelationsIndustrielles

CENTAUREValorisation de la

recherche

ZINIAFacturation et

Stocks

SIRIUSGestion de la

Recherche

ALTEAFormation

NEPTUNEPatrimoine

Et inventaire

EISRequêteur

In SituDBA

Interopérabilité

Notre système d’information aujourd’hui

Pléiade WebEspace Numérique

De Travail

LDAPAuthentification

unique de l’utilisateur

Zone clients de gestion

Zone clients « léger »Domaine métier

Domaine Outils

Domaine ABC

Domaine Clients légers

VEGAComptabilité générale et fiscalité

+ un Système d’Information en Gestion des Ressources HumainesFB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

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Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs.

la recherche permanente de fiabilisation des données devient la problématique de tous les acteurs

le changement dans les méthodes de gestion et les pratiques de travail : redéfinir les procédures à suivre

expliciter par écrit les règles et les circuits

écrire procédures, règles et circuit dans l’outil :

message automatique Web, communication sur les procédures administratives et les pratiques

de nouvelles méthodes de travail

Le rôle du personnel


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Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs.

implication de tout le personnel (tant non enseignants que enseignants-chercheurs) :

Appropriation de la démarche Rôle important de la communication : remontée d’information

se partager les informations et les outils (décloisonnement des services)

Unification des pratiques dans toutes les unités de l’établissement

Circulation de l’information d’un service à un autre

Le rôle du personnel


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La gestion des contrats industriels

Mail automatique au directeur de laboratoire et au porteur du contrat

* Time sheets heures de recherche et heures d’utilisation des équipements par le chercheur sur le contrat•* Pré facturation

Mail automatique au porteur du contrat à l’approche de l’échéance scientifique et de l’échéance financier

Pré dossier

par le chercheur

Validation du dossier

par le maître d’oeuvre

Fin du contrat

Exécution du contrat

Pléiade WebSaisie données

Plan de financementProgramme scientifiquePlan de négociation

CentaureValorisation recherche

ExpertiseRédaction du contrat

CentaureValorisation recherche

ZiniaGestion facturation

Suivi de gestionFacturation

Validation du pré

dossier

par le directeur de laboratoire

Mail automatique au porteur du projet

EpsilonComptabilité analytique

Consolidation des données

Pléiade WebSaisie données


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L’information devient visible : une vision globale et unifiée des données consolidation des données plus fiable et plus exhaustive

L’information devient accessible : pouvoir accéder à l’information en temps réel au fur et à mesure des saisies dans les différentes applications et modules métiers l’accès à l’information ne dépend plus des personnes qui en sont à l’origine

= gain de temps

La transparence et la traçabilité par l’identification des responsabilités

Interdépendance des actions des uns et des autres : une autre forme de collaboration

Les résultats


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Un Progiciel de Gestion Intégré suppose des contrôles automatisés de la qualité de l’information, avec une comparaison permanente de la performance en terme de qualité de l’information

des inquiétudes l’impression de perdre la maîtrise de l’information

• impact sur l’organisation : préparer le personnel aux changements organisationnels accompagner le changement

• pour que la mise en place d’un système d’information intégré soit une réussite, elle doit être une démarche d’établisse ment avec une volonté politique forte.

Des réticences …


Merci pour votre attention

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