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Les tableaux de borddesServices GénérauxGroupe de travail« Développement de tableaux de bord »

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  • Association des Directeurs & Responsables de Services Gnraux

    Facilities Managers Association101 - 109, rue Jean Jaurs 92300 Levallois-PerretTl. : 01 47 48 93 39 www.arseg.asso.fr

    1

    Les tableaux de bord des

    Services GnrauxGroupe de travail

    Dveloppement de tableaux de bord

    Membres actifs : Lydie Burguire, Annie Roussey, Gilles Bonnet, Philippe Laick

    avec la participation de Jean Leterrier - AOS Amadeus

    Permanents : Josselin Fouquet et Thierry Murat

    2006

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    Tableaux de bord I 2006

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    Partie IDnition et objectifs du Tableau de bord des Services Gnraux

    Partie IIConstruire le tableau de bord des Services Gnraux

    Partie IIIDnir des indicateurs pertinents

    Quelques exemples graphiques

    Sommaire

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    Partie IDnition

    et Objectifs du Tableau de bord des Services Gnraux

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    Essayez de conduire votre voiture sans aucune information !Pas dindicateur de vitesse, pas de niveau dessence, pas de voyant de pression dhuile... Vous vous rendrez compte que vous ne roulerez pas longtemps : excs de vitesse, panne dessence, casse du moteur...

    Partie I

    Dnition du tableau de bordLe tableau de bord prsente de manire simple et explicite des indicateurs cls qui permettent de suivre et danticiper le fonctionnement des Services Gnraux.

    Ces indicateurs prsentent ltat davancement des mtiers en fonction dun objectif x.

    Un tableau de bord comporte galement des faits marquants pour illustrer la situation et son volution probable.

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    Partie I

    Un tableau de bord nest pas...Un outil de contrle des collaborateurs (utilis ainsi, il ne dclenche quun jugement)

    Un moyen danimer les runions o lesthtique lemporte sur le contenu

    Un simple outil de constat o lcart entre prvu et ralis est relev sans quil soit possible de ragir temps

    Objectifs des Services Gnraux

    Un tableau de bord nest pas un rtroviseur !

    Il donne en temps rel des alertes grce des indicateurs cls pour dclencher les actions correctives ncessaires la ralisation des objectifs.

    Demain, aprs demain

    AujourdhuiHier

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    Piloter avec un tableau de bordUn tableau de bord apporte une double vision au DRSG pour piloter vers la ralisation des objectifs :

    Partie I

    Objectifs des Services Gnraux

    Demain, aprs demain

    Aujourdhui

    VISION OPRATIONNELLE :MESURER lactivit des nombreux mtiers des Services Gnraux (cot, volume, qualit, dlai, charge de travail).

    VISION STRATGIQUE :GRER et PILOTER grce des leviers de performance, actions correctives et engagement sur le long terme (rorganiser, investir, embaucher...) grce aux tableaux de bord.

    Noublions pas que nous pilotons ce que nous mesurons !

  • Stratgie

    Objectifs

    Mesure et valeurs cibles

    Tableau de bord

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    Partie I

    Piloter en articulant la stratgie

    Apporter un retour dinformation

    des Services Gnraux sur

    les axes stratgiques

    Identier les objectifs et cibles

    des Services Gnraux en conformit avec

    la stratgie de lentreprise

    Piloter linformation et manager la performance

    pour atteindre les objectifs xs

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    Partie I

    Piloter en sadaptant aux changements

    Dans un contexte conomique changeant et imprvisible, le tableau de bord est un instrument daide au PILOTAGE pour maintenir le cap dessin par les objectifs.

    Stratgie Dcision(Objectif & planning)

    Mesure(& Valeurs cibles)

    PILOTER...

    Rviser

    Orienter

    Agir, Ragir

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    Partie I

    Piloter en communiquant les axes de progrs

    Les activits de lensemble du personnel sont orientes vers les mmes buts...

    CommuniquerUne synthse des rsultats

    vers la Direction Gnrale

    ValoriserLes Services Gnraux

    auprs des clients internes

    MotiverLes quipes internes -externes aux objectifs

    stratgiques

    Dnition partage des indicateurs

    et stratgie connue de tous

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    Partie IIConstruire le tableau de bord

    des Services Gnraux

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    Partie II

    Dnir les objectifs (1)Les indicateurs du tableau de bord nont de sens que relatifs un objectif ou description dun rsultat atteindre dans un dlai dtermin. Un objectif est pleinement ecace et motivant lorsquil possde les caractristiques suivantes :

    SPCIFIQUE (exprim de manire prcise et assorti dune planication des moyens pour latteindre)MESURABLE (quanti au moyen dune unit de mesure : m3, , jour/homme, etc.)AGR (accept par celles et ceux en charge de sa ralisation)RALISTE (il peut tre raisonnablement atteint)TRAABLE (il est ais de remonter les informations ncessaires au suivi de sa ralisation)

    * smart peut tre traduit de langlais par malin , faisant rfrence lhabilit.

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    Partie II

    Dnir les objectifs (2)

    Ne sont pas des objectifs : Satisfaire les clients internes

    Amliorer la qualit de service

    Augmenter ma performance

    Il sagit de volonts stratgiques non mesurables en ltat

    Sont des objectifs : Rduire les consommations nergtiques du Sige de 5% en un an

    Equiper toutes les salles de runion du btiment Ouest de visioconfrence avant le 4 octobre 2006

    Raliser une enqute de satisfaction en restauration dentreprise dans lensemble des liales de la rgion Sud en 8 semaines

    Ces objectifs sont quantis et mesurables

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    Tableaux de bord I 2006

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    Partie II

    La che dobjectif

    Objectif : - Descriptif - dlai de ralisation

    Plan dactions Dates Ressources alloues - Moyens ncessaires

    tapes de ralisation

    Dates de revue priodique datteinte des objectifs :

    Existants : Supplmentaires :

    Critre de mesure :

    Contribution des autres services :

    Signature du responsable :

    Signature du hirarchique :

    Date :

    Frquence des bilans intermdiaires portant sur la ralisation des direntes phases de planication

    Planication des moyens mettre en uvre pour atteindre lobjectif

    Date de cration de la che objectif

    Dnir les moyensallous existants

    Investissementsncessaires, dnir si besoin

    Dnir lindicateur pour suivre la mise en uvre du planning

    Tout objectif est accept

    Si lobjectif est transversal, prciser les actions attendues par les autres collaborateurs (hors ceux des Services Gnraux)

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    Partie II

    La che dobjectif : exemple

    Objectif : En 3 mois, mettre en place une procdure darchivage des documents administratifs

    Plan dactions Dates Ressources alloues - Moyens ncessaires

    - Lettre de mission de la DG - Recensement nalis des

    documents par dir/services

    Revue priodique- Cration nalise du

    rfrentiel Entreprise- Procdures de versement,

    retraits destruction, valides

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