support de cours outlook 2010 - afci newsoft · ordinateur de type pentium™ core ou i7 avec...
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Support de cours
Outlook 2010
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A.F.C.I NEWSOFT 12 – 16 Rue de Vincennes – 93100 Montreuil – TEL : 01.42.87.40.20 – FAX : 01. 42.87.38.28 SAS au capital de 154 000 € - SIRET 349 343 384 00039 – APE 8559A – AGREE FORMATION : 11930129393
Site : www.afci.fr - Email ; [email protected] - TVA Intracommunautaire : FR66349343384
Outlook 2010
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Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
ACTION
DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :
3 COMMANDES À SE RAPPELER :
<CLIC G> POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
<CLIC D> POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
<DOUBLE CLIC> POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON
GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
INFOS
des informations viennent compléter ces procédures
EXEMPLE
des exemples viennent illustrer ces procédures
CONSEIL
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
ATTENTION
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
EXERCICE
des exercices permettent de tester les procédures et de mettre vos connaissances à l'épreuve
AVANCÉ
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
Outlook 2010
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Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :
ACTION
11ÈÈRREE
MMÉÉTTHHOODDEE
22ÈÈMMEE
MMÉÉTTHHOODDEE
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à votre manière de travailler.
Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :
Avec le bouton gauche de la souris
Avec le bouton droit de la souris
Avec le clavier
Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran :
le menu "DÉMARRER" de Windows
le bureau de Windows
le panneau de configuration
la barre d'outils accès rapide
le bouton Organiser par du menu Affichage
le menu Fichier d’Outlook
le ruban de l'application
Selon votre dextérité et vos préférences, vous travaillerez avec le bouton gauche de la souris et les outils du ruban, vous appellerez des menus contextuels avec le bouton droit où vous utiliserez les touches du clavier, quelquefois plus rapides pour certaines actions.
Tout au long de cet ouvrage, vous apprendrez à vous familiariser avec ces éléments et à choisir ce qui vous convient le mieux !
Outlook 2010
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III... OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK,,, PPPOOOUUURRR QQQUUUOOOIII
FFFAAAIIIRRREEE ??? Outlook est un logiciel d'organisation. Il permet de gérer naturellement ses
messages, ses rendez-vous et ses contacts. Il permet aussi de suivre les tâches à effectuer et de créer simplement des notes.
Il faut distinguer deux stades dans son utilisation :
le paramétrage qui peut parfois être assez complexe
L'utilisation proprement dite qui est graphique et intuitive.
INFOS
Outlook bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en parfaite harmonie avec les autres applications Windows et d'intégrer aisément des
objets issus d'autres applications
AAA... LLLAAA CCCOOONNNFFFIIIGGGUUURRRAAATTTIIIOOONNN OOOPPPTTTIIIMMMAAALLLEEE
La configuration conseillée est la suivante :
ordinateur de type pentium™ Core ou I7 avec Windows Vista
mémoire vive de 2 Go
écran plat 22" résolution 1980/1024 couleurs 32 bits
disque dur 500 Go
Lecteur DVD / Graveur
Souris laser 2 boutons + roulette de qualité
INFOS
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Outlook
BBB... LLLAAA PPPRRROOOCCCÉÉÉDDDUUURRREEE DDD'''IIINNNSSSTTTAAALLLLLLAAATTTIIIOOONNN
AVANCÉ
POUR INSTALLER OUTLOOK
s'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur lancer Windows introduire le CD Rom Office dans le lecteur suivre les instructions L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut
Outlook 2010
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CCC... LLL'''OOOUUUVVVEEERRRTTTUUURRREEE /// LLLAAA FFFEEERRRMMMEEETTTUUURRREEE
L'installation affiche Outlook dans le menu démarrer et sur le bureau. Il peut aussi être intéressant de glisser un raccourci dans la barre de lancement rapide, en bas du bureau.
ACTION
POUR LANCER OUTLOOK :
<CLIC G> SUR MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS
(en haut du menu)
POUR FERMER OUTLOOK:
<CLIC G> SUR LA CASE DE FERMETURE OU
MMEENNUU FFIICCHHIIEERR (en haut, à gauche)
QQUUIITTTTEERR
(en haut à gauche)
DDD... LLLEEESSS EEEXXXEEERRRCCCIIICCCEEESSS
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur dans un dossier spécifique.
ACTION
CRÉER UN DOSSIER
MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS
(volet de droite)
la fenêtre "documents" s'affiche
DANS LE VOLET DE DROITE
<CLIC D>
le nouveau dossier est créé
SAISIR AUSSITÔT "COURS OFFICE"
PUIS <ENTRÉE>
le dossier est créé dans les documents de l'utilisateur
Outlook 2010
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ACTION
TÉLÉCHARGER LES EXERCICES
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET
SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios-
fr.com/public/exosoutlook07n1.exe
<CLIC G> SUR
la boite de dialogue de téléchargement
s'ouvre
<CLIC G> SUR
POUR CONFIRMER
ACTION
DÉCOMPRESSER LES EXERCICES
DANS LA BOITE DE DIALOGUE
"TÉLÉCHARGEMENT"
À UN ÉVENTUEL MESSAGE
DE WINZIP (Winzip est le logiciel qui
permet de compresser les fichiers)
<CLIC G> SUR
INDIQUER LE DOSSIER DE
DÉCOMPRESSION "COURS OFFICE" DE
"DOCUMENTS"
POUR VALIDER
Outlook 2010
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ACTION
INSTALLER LES EXERCICES
<CLIC G> SUR
SAISIR LE CODE SUIVANT :
256DGH24P1348
POUR VALIDER
<CLIC G> SUR POUR
FERMER WINZIP
les exercices sont maintenant
présents dans le dossier "cours office"
de "documents"
Outlook 2010
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IIIIII... UUUTTTIIILLLIIISSSEEERRR WWWIIINNNDDDOOOWWWSSS L'utilisation d’Outlook 2010 est simple pour autant que l'on maitrise :
Le clavier pour saisir les données
La souris pour les manipuler
Les fenêtres dans lesquelles ces mêmes données s'affichent
Les outils, le menu et la barre des tâches, qui permettent de traiter ces données et/ou de manipuler l'environnement.
AAA... LLLAAA SSSOOOUUURRRIIISSS
La souris permet d'actionner les commandes du menu et de déplacer le pointeur ; le déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran. C'est un outil indispensable pour une utilisation optimale d'ACCESS.
PRINCIPE
Le POINTEUR a le plus souvent la forme d’une flèche : ou d'une croix ; son déplacement est proportionnel à celui de la souris sur le tapis
<CLIC G> (appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) sélectionne la cellule
à la position du pointeur : C’est là que les données vont s’insérer
<CLIC D> (APPUYER AVEC LE MAJEUR SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS) affiche la barre d'outils et
le menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné
La ROULETTE permet de se déplacer dans la feuille comme avec l'ascenseur vertical ou de modifier le zoom (EN GARDANT <CTRL> ENFONCÉ)
ATTENTION
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et
d’attendre qu’il reprenne une forme normale (LE PROCESSEUR EST OCCUPÉ)
UTILISATION
Allonger et poser de manière souple la main au dessus de la souris (MAIN
GAUCHE OU DROITE SELON QUE VOUS ÊTES GAUCHER OU DROITIER) - Vous êtes gaucher,
activer dans le panneau de configuration de la souris
Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main
Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran
Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton gauche de la souris
La roulette centrale permet de faire défiler le document et en maintenant <CTRL> enfoncé de modifier le zoom
VOCABULAIRE
POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré
<CLIC G> signifie enfoncer p relâcher très vite le bouton gauche de la souris
<CLIC D> signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris
Outlook 2010
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<DOUBLE CLIC signifie appuyer deux fois de suite et rapidement sur le bouton gauche de la souris
<FAIRE GLISSER> signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé (GÉNÉRALEMENT LE GAUCHE) puis relâcher ce bouton en fin d'action
BBB... LLLEEE CCCLLLAAAVVVIIIEEERRR
Le clavier permet principalement de saisir les données ; toutes les actions de manipulation et de déplacement étant dévolues à la souris.
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (POUR LE TEXTE), d'un
pavé numérique (À DROITE POUR LES CHIFFRES ET LES OPÉRATEURS) et d'un pavé directionnel (AU
MILIEU). Il est conseillé de bien utiliser chaque pavé en fonction des données à saisir.
Les touches spéciales sont les touches suivantes :
<ALT> à gauche de la barre espace
<CTRL> aux extrémités droite et gauche de la barre espace
<MAJ> flèches vers le haut au dessus des touches <CTRL>
<ALTGR> à droite de la barre espace
<WINDOWS> à coté des touches <CTRL> avec un symbole Windows
Elles se combinent aux autres touches du clavier (TOUCHES DE RACCOURCI) afin d'obtenir de
manière rapide des actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.
BBAARRRREE EESSPPAACCEE
Outlook 2010
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CCC... LLLEEESSS FFFEEENNNÊÊÊTTTRRREEESSS
Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout dossier, tout fichier de données (CLASSEUR, DOCUMENT…) est ouvert dans une fenêtre.
Leur contenu est très varié : texte, chiffres, images, icônes….
ATTENTION
Sous WINDOWS VISTA, il existe une fenêtre par document ouvert et non plus une fenêtre par application ouverte. Avec ACCESS, il n'y a qu'une base d'ouverte par fenêtre d'application. Pour ouvrir plusieurs bases, il faut lancer plusieurs fois l'application. Dans une fenêtre d'application, l'ouverture d'une nouvelle base provoque la fermeture de la précédente
LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran sa forme et sa taille sont personnalisables
en icône : l'icône s'affiche dans la barre des tâches, en bas de l'écran.
LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
le bouton de RÉDUCTION réduit la fenêtre en icône
le bouton D'AGRANDISSEMENT agrandit de fenêtre à plein écran
le bouton de RESTAURATION restaure de plein écran à fenêtre
le bouton de FERMETURE ferme la fenêtre
LA COMPOSITION DES FENÊTRES :
LE MENU affiche les commandes
LA BARRE D'OUTILS affiche les outils les plus utilisés (PERSONNALISABLE)
LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre
Outlook 2010
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COMPOSITION D'UNE FENÊTRE (OUTLOOK)
La position et la taille d'une fenêtre peuvent être modifiées.
ACTION DIMENSIONNER UNE FENÊTRE
POINTER sur L'ANGLE DE LA FENÊTRE ou FAIRE GLISSER JUSQU'À LA DIMENSION
DÉSIRÉE
DÉPLACER UNE FENÊTRE
POINTER sur LA BARRE DE TITRE: FAIRE GLISSER JUSQU'À LA POSITION
DÉSIRÉE
INFOS
le pointeur peut aussi être positionné sur un des cotés de la fenêtre ; il prend alors la
forme ou selon que l'un ou l'autre des cotés horizontaux ou verticaux ait été sélectionné ; seule la longueur ou la hauteur de la fenêtre peut alors être modifiée
Ruban
Onglet
Barre de titre
Outlook 2010
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DDD... LLLEEESSS MMMEEENNNUUUSSS EEETTT BBBAAARRRRRREEESSS DDD’’’OOOUUUTTTIIILLLSSS
Les menus WINDOWS affichent de manière hiérarchique les commandes associées.
11 LLEE MMEENNUU DDÉÉMMAARRRREERR
Le menu DÉMARRER est un menu particulier, toujours accessible à gauche en bas et à gauche de l'écran dans la barre des tâches, qui donne accès directement aux applications et à la configuration de l’ordinateur.
<<CCLLIICC GG>> PPOOUURR DDÉÉRROOUULLEERR LLEE MMEENNUU
ACTION
LE MENU DÉMARRER :
<CLIC G> SUR MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS
le menu s’affiche <CLIC G> SUR LE MENU VOULU le sous menu s’affiche
INFOS
permet de revenir en arrière dans l’affichage des sous-menus
OOUUTTLLOOOOKK
Outlook 2010
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ACTION
LANCER UN PROGRAMME :
<CLIC G> SUR MMEENNUU WWIINNDDOOWWSS
le menu s’affiche
<CLIC G> SUR <CLIC G> SUR LE DOSSIER CONTENANT LE PROGRAMME PUIS SUR LE PROGRAMME LUI MÊME
AVANCÉ
Le menu correspond à des raccourcis stockés dans le sous-dossier "menu démarrer" du dossier "documents and settings" de l’utilisateur
22 LLEESS BBAARRRREESS DD’’OOUUTTIILLSS
Plusieurs barres d’outils sont disponibles et affichés en bas de l’écran, de part et d’autre de la barre des tâches. Parmi elles, la barre de langue et la barre de lancement rapide.
ACTION AFFICHER / NE PLUS AFFICHER UNE BARRE D’OUTILS:
POINTER DANS LA BARRE DES TÂCHES <CLIC D> <CLIC G> SUR BARRES D’OUTILS <CLIC G> SUR LA BARRE À AFFICHER OU À NE PLUS AFFICHER
INFOS
Les poignées permettent de modifier la largeur de la barre d’outils et éventuellement de la déplacer – les chevrons permettent d’afficher les outils non affichés
ATTENTION
Il peut alors être nécessaire de déverrouiller la barre des tâches
33 LLEESS IICCÔÔNNEESS DDEE NNOOTTIIFFIICCAATTIIOONN
Elles sont affichées en bas et à droite de l’écran et affichent des informations sur le système d’exploitation et les processus résidents.
ACTION
AFFICHER DES INFORMATIONS : POINTER SUR L’ICÔNE
MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES : <CLIC D> SUR L’ICÔNE
PPOOIIGGNNÉÉEE
SSUUIITTEE
OOUUTTLLOOOOKK
OOUUTTLLOOOOKK
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44 LLEESS MMEENNUUSS CCOONNTTEEXXTTUUEELLSS
Lorsqu'un <CLIC D> est effectué sur une sélection en mode création, un menu "contextuel" s'affiche. Ces menus disponibles à tout moment que ce soit dans les applications ou dans le système d'exploitation. Ils permettent d'afficher les principales commandes de gestion d'un objet.
ACTION MENU CONTEXTUEL POINTER sur UN OBJET <CLIC D>
le menu s’affiche
EEE... LLLEEESSS BBBOOOIIITTTEEESSS DDDEEE DDDIIIAAALLLOOOGGGUUUEEE
Outlook 2010 a une présentation avec onglets et rubans.
CONSEIL
le clavier est plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue requérant beaucoup de saisie et lors de la saisie des enregistrements
Avec le clavier :
une zone vers l'avant <TAB> (SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE)
une zone vers l'arrière <MAJ> <TAB> (SÉLECTIONNE LE CONTENU DE LA ZONE)
Avec la souris :
afficher le contenu de la boite de dialogue <CLIC G> sur l'onglet afférent
positionner le point d'insertion sur une zone <CLIC G> au début de la zone
pour sélectionner le contenu d'une zone <DOUBLE CLIC> sur la zone
Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones :
les onglets
les zones de texte
les zones de liste
les cases à cocher
les cases d'option
les boutons de commande
Outlook 2010
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COMMANDE "OPTIONS" DE OUTLOOK (exemple de boîte de dialogue)
CONSEIL
Sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande Fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>
11 LLEESS OONNGGLLEETTSS
Ils regroupent dans un même plan des éléments cohérents d'une boîte de dialogue.
ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE
<CLIC G> SUR L'ONGLET MARQUANT LES
INFORMATIONS À ATTEINDRE
CCLLAAVVIIEERR
UN ONGLET VERS L'AVANT <CTRL><PGPR>
UN ONGLET VERS L'ARRIÈRE
<CTRL><PGSV>
22 LLAA ZZOONNEE DDEE TTEEXXTTEE
Dans une zone de texte, il est nécessaire de saisir un certain nombre d'informations complémentaires sans lesquelles la commande ne pourrait s'effectuer.
Liste de catégories d’options
Case à cocher
Zone de liste
Bouton de commande
Outlook 2010
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ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE
<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE DE TEXTE SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES <OK> POUR VALIDER
CCLLAAVVIIEERR
<TAB> JUSQU'À LA ZONE DE TEXTE
SAISIR LES INFORMATIONS DEMANDÉES
<ENTRÉE> POUR VALIDER
CONSEIL
Si la zone de texte est vide, le curseur est positionné au début de la zone si elle est déjà pré-renseignée, le texte existant est sélectionné et les caractères frappés par l'utilisateur viennent en remplacement de ceux sélectionnés. Si ce qui figure ne convient pas, il n'est pas nécessaire de l'effacer, Dans tous les cas, il suffit donc de saisir le nouveau texte
ATTENTION
ne pas cliquer dans la zone si elle est déjà sélectionnée, le texte saisi viendrait s'inscrire au milieu de celui déjà existant
33 LLAA ZZOONNEE DDEE LLIISSTTEE
Dans une zone de liste, une liste de choix possibles est affichée, le choix actuel étant en sur brillance.
ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE
POINTER DANS LA ZONE VOULUE CLIQUER SUR LES FLÈCHES DE DÉFILEMENT <CLIC G> SUR L'OPTION CHOISIE <OK> POUR VALIDER
CCLLAAVVIIEERR
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLÈCHES POUR SE
DÉPLACER
JUSQU'À LA ZONE VOULUE
<ENTRÉE> POUR VALIDER
11--<<CCLLIICC GG>> PPOOUURR FFAAIIRREE
DDÉÉFFIILLEERR LLEESS PPOOLLIICCEESS
22--<<CCLLIICC GG>> SSUURR UUNNEE PPOOLLIICCEE
PPOOUURR LLAA VVIISSUUAALLIISSEERR DDAANNSS LLAA
ZZOONNEE AAPPEERRÇÇUU
44 LLAA ZZOONNEE DDEE LLIISSTTEE DDÉÉRROOUULLAANNTTEE
Elle est basée sur le même principe que la zone de liste, le signe affiché dans la
case de droite permet d'afficher les choix disponibles.
<<CLIC G> SUR LA FLÈCHE POUR AFFICHER LA PARTIE INFÉRIEURE DE LA LISTE
Outlook 2010
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55 LLAA CCAASSEE AA CCOOCCHHEERR
Une case à cocher est une option qu'il est possible d'activer ou de désactiver. Une zone de cases à cocher propose une ou plusieurs cases dont le choix n'est le plus souvent pas exclusif. Une case activée est cochée (comporte une croix).
ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE
<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS LA CASE POUR LA
DÉSACTIVER <OK> POUR VALIDER
CCLLAAVVIIEERR
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLÈCHES POUR SE
DÉPLACER
<ENTRÉE> POUR VALIDER
66 LLAA CCAASSEE DD''OOPPTTIIOONN
Une zone de cases d'options propose une ou plusieurs cases dont le choix est exclusif. Une seule case peut être activée dans une zone. Une case activée comporte un cercle plein ; une case non activée comporte un cercle vide.
ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE
<CLIC G> DANS LA CASE POUR L'ACTIVER <CLIC G> DANS UNE AUTRE CASE POUR
DÉSACTIVER LA PRÉCÉDENTE <OK> POUR VALIDER
CCLLAAVVIIEERR
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLÈCHES POUR SE
DÉPLACER
JUSQU'À LA ZONE VOULUE
<ENTRÉE> POUR VALIDER
77 LLEE BBOOUUTTOONN DDEE CCOOMMMMAANNDDEE
Le bouton de commande permet de fermer une boîte de dialogue en acceptant ou en refusant les modifications apportées. Le bouton par défaut est entouré de bleu.
ACTION BBOOUUTTOONN GGAAUUCCHHEE
<CLIC G> SUR LE BOUTON DÉSIRÉ <OK> VALIDE LES MODIFICATIONS
APPORTÉES <ANNULER> NE LES PREND PAS EN
COMPTE
CCLLAAVVIIEERR
<TAB> POUR ATTEINDRE LA ZONE
UTILISER LES FLÈCHES POUR SE
DÉPLACER
JUSQU'À LA ZONE VOULUE
<ENTRÉE> POUR VALIDER
BBOOUUTTOONNSS DDEE CCOOMMMMAANNDDEE
((LLEE BBOOUUTTOONN PPAARR DDÉÉFFAAUUTT EESSTT EENNCCAADDRRÉÉ DDEE BBLLEEUU ))
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INFOS
"APPLIQUER" applique immédiatement les choix effectués sans fermer la boite de dialogue
CONSEIL
toujours sortir d'une boîte de dialogue à l'aide des boutons de commande fermer une boîte de dialogue, que l'on a ouverte uniquement pour en vérifier le contenu, par le bouton <ANNULER>
FFF... LLLEEE VVVOOOLLLEEETTT OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK
Ce volet affiche les différents modules d’Outlook.
Outlook est un logiciel très complet dont les différents modules permettent de répondre à des besoins d'organisation et de communication dans l'entreprise :
LE MODULE MESSAGERIE PERMET DE
Envoyer et de recevoir des messages transitant par Internet ou Microsoft Exchange
S'abonner à des flux RSS
Gérer ces messages et les organiser
LE MODULE CALENDRIER PERMET DE
Créer des rendez-vous à des dates et heures précises par catégories
Gérer ces rendez-vous, les déplacer, les copier, en être prévenu à l'avance …
Afficher ces rendez-vous par jour, semaine ou par mois
Outlook 2010
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LE MODULE CONTACTS PERMET DE
Enregistrer tout nouveau contact (client, prospect, fournisseur, relation…)
Gérer toutes les informations relatives à ces contacts
Associer ces contacts avec la messagerie, le calendrier ou les tâches
LE MODULE TÂCHES PERMET DE
Faire une liste de toutes les choses importantes à faire
Indiquer pour toutes ces tâches une date de début et surtout une date limite
Rappeler les échéances en cours et mettre en évidence les échéances dépassées
GGG... LLLAAA ZZZOOONNNEEE DDD'''AAAFFFFFFIIICCCHHHAAAGGGEEE
Elle affiche à l'ouverture un écran d'accueil synthétisant les informations des différents modules puis le contenu du module sélectionné par l'utilisateur.
Cette fenêtre n’est pas forcément présente lors de l’ouverture d’Outlook bien qu’elle soit bien pratique par la vue synthétique des différents dossiers qu’elle offre.
Pour l’avoir à chaque ouverture du logiciel, cliquer gauche sur le menu Fichier, puis sur le bouton Options. La boîte Options d’Outlook s’ouvre. A gauche de cette boîte, cliquer gauche sur la catégorie Options avancées. Dans la boîte qui s’affiche cliquer sur le bouton Parcourir… de la rubrique Démarrage et fermeture d’Outlook. Et cliquer gauche sur Fichier de données Outlook.
Outlook 2010
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HHH... LLLEEE GGGUUUIIIDDDEEE /// LLLEEE DDDIIIDDDAAACCCTTTIIICCCIIIEEELLL
En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle, à la leçon du didacticiel concernée ou à un index recensant les informations disponibles.
LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE
CASE AIDE DE LA boite de dialogue active
TOUCHE <F1> du clavier
MENU de l’application
Outlook 2010
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IIIIIIIII... LLLAAA MMMEEESSSSSSAAAGGGEEERRRIIIEEE Elle va permettre d'échanger des messages et éventuellement des fichiers avec
d'autres utilisateurs.
LES 2 TYPES LES PLUS COURANTS DE MESSAGERIE SONT :
POP3 : les messages sont téléchargés sur l'ordinateur et supprimés du serveur
HTTP : les messages sont toujours stockés sur le serveur de votre fournisseur d'accès
ACTION
ACCÉDER À LA MESSAGERIE :
<CLIC G> SUR DANS LA PARTIE BASSE DU VOLET GAUCHE
le détail du module s'affiche dans la partie haute
<CLIC G> SUR UN DOSSIER affiche son contenu dans le volet d'affichage
Un clic gauche sur Fichier de données Outlook ouvre la liste des dossiers comme l’illustre la figure ci-dessous à droite.
Outlook 2010
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Pour visualiser les messages vous concernant il faudra cliquer sur votre nom de messagerie ou votre nom dans
la liste qui figure au-dessus à droite. Par défaut vos messages n’apparaissent pas dans Fichier de données Outlook. Pour les faire apparaître : Cliquer gauche sur Personnaliser Outlook Aujourd’hui… tout en haut à droite de la fenêtre de Fichier de
données Outlook., cliquer sur la case Démarrage et sur le bouton Sélection de dossiers. Cocher les cases des dossiers liés à votre compte.
Outlook 2010
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AAA... PPPAAARRRAAAMMMÉÉÉTTTRRREEERRR LLLAAA MMMEEESSSSSSAAAGGGEEERRRIIIEEE
Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il faut tout d'abord avoir un compte de messagerie (une boîte Email) puis renseigner les informations du compte ou des comptes dans Outlook.
11 CCRRÉÉEERR UUNN CCOOMMPPTTEE
Dans une entreprise, le compte est créé par le service informatique pour chacun des utilisateurs. Le plus souvent, l'entreprise possède un nom de domaine auxquels sont rattachés les comptes utilisateurs.
EXEMPLE
L'entreprise s'appelle "transports bretons"
Elle a acheté le nom de domaine "tbr.fr" auprès d'une société spécialisée qui héberge en même temps ce nom de domaine http://www.tbr.fr
Un serveur de messagerie est associé à ce nom de domaine pour lequel l'hébergeur fournit les indications de server pop et smtp
Les utilisateurs reçoivent des noms simples reprenant le prénom et le nom :
Ainsi Pierre De Dupont aura pour adresse professionnelle : [email protected]
Pour les particuliers, de nombreuses sociétés proposent des comptes gratuits permettant de créer une adresse personnelle et souvent des services associés :
Yahoo
La poste
Créer un compte à la poste
Outlook 2010
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EXEMPLE Aller sur le site de la poste : http://www.laposte.net
<CLIC G> sur "créer votre boîte"
Outlook 2010
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EXEMPLE
ce compte est alors accessible à partir du webmail du fournisseur d'adresses :
il peut aussi être paramétré dans Outlook.
CONSEIL
Il est recommandé de créer un compte de messagerie personnel indépendant de votre fournisseur d'accès ; autrement, si vous êtes amenés à changer de fournisseur d'accès (COMME CELA EST PROBABLE PUISQUE TOUS PROPOSENT DES PRIX, DES
TECHNIQUES, DES SERVICES OU UNE QUALITÉ DE SERVICE QUI VARIENT DANS LE TEMPS ET EN FONCTION DES
RÉGIONS), il faudra prévenir tous vos contacts de votre nouvelle adresse et vous en
perdrez certainement dans l'opération.
Outlook 2010
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11 PPAARRAAMMÉÉTTRREERR LLEE CCOOMMPPTTEE
Pour paramétrer le compte dans Outlook, il suffit normalement de connaître :
L'adresse de messagerie
Le mot de passe associé
Il est plus sûr cependant de posséder les informations techniques qui sont fournies par le fournisseur d'adresses :
Le serveur de courrier entrant (serveur pop3)
Le serveur de courrier sortant (serveur smtp)
ACTION
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR
ACTION
CONFIGURATION MANUELLE
COCHER EN BAS DE
LA FENÊTRE PRÉCÉDENTE PUIS , RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS NOTAMMENT LES SERVEURS POP ET SMTP
(ils sont le plus souvent de la forme POP.NOMDUDOMAINE et SMTP.NOMDUDOMAINE)
<CLIC G> SUR POUR VÉRIFIER QUE TOUT FONCTIONNE
PUIS
Outlook 2010
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22 IINNFFOORRMMAATTIIOONNSS UUTTIILLIISSAATTEEUURRSS
Avant de pouvoir utiliser la messagerie, il est indispensable de la paramétrer.
ACTION
NOM DE L'UTILISATEUR DU COMPTE :
RENSEIGNER LE NOM
RENSEIGNER L'ADRESSE DE MESSAGERIE
INFOS
remplacer le cas échéant la chaîne de caractères "sociéte.com" par votre fournisseur d'accès (orange.fr, cegetel.fr, free.fr, bbox.fr…)
AVANCÉ
Le nom de domaine suivant @ (arrobase : prononcer "at") peut varier ; cela peut être :
Le nom de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr
Le nom d'un fournisseur d'adresses gratuites : google.fr
Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr
ACTION
NOM DES SERVEURS : INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE POP
INDIQUER LE SERVEUR DE TYPE SMTP
INFOS
Seuls les serveurs de type "pop3" permettent la récupération des messages ; les autres types de serveurs ne permettent que la consultation en ligne sur Internet
AVANCÉ
Là encore, la première partie des noms de serveur "POP." Ou "POP3" puis "SMTP." reste le plus souvent constante mais la deuxième partie va dépendre de votre connexion :
Le serveur de votre fournisseur d'accès ex : orange.fr
Le serveur de votre fournisseur d'adresses gratuites : google.fr
Le nom du domaine de votre entreprise : tbr.fr
ACTION
CONNEXION À LA MESSAGERIE : SAISIR LE NOM DU COMPTE
(souvent le nom avec l'initiale du prénom) SAISIR LE MOT DE PASSE
Outlook 2010
27
CONSEIL
conservez bien précieusement le document ou le fichier fourni par votre fournisseur d'adresses sur lequel figurent ces informations
ATTENTION
S'assurer que la case est cochée pour ne pas retaper le mot de passe à chaque fois
EXEMPLE
Pour notre adresse personnelle à la poste, le paramétrage sera le suivant :
il est nécessaire ici pour le serveur SMTP d'activer l'authentification dans l'onglet
des paramètres supplémentaires (VOIR CHAPITRES 4 ET 5 SUIVANTS)
33 TTEESSTTEERR LLEE CCOOMMPPTTEE
Ce test permet de vérifier le bon fonctionnement par l'envoi d'un message test.
ACTION
TESTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA BOITE DE DIALOGUE PRÉCÉDENTE
<CLIC G> SUR
44 CCOOMMPPLLÉÉTTEERR LLEE PPAARRAAMMÉÉTTRRAAGGEE
Il est intéressant de nommer le compte de manière parlant et de donner une adresse de réponse.
ACTION
COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE
<CLIC G> SUR
ONGLET
Outlook 2010
28
55 AACCCCÈÈSS AA IINNTTEERRNNEETT
Il s'effectue normalement par le même moyen que pour le navigateur.
ACTION
ACCÈS A INTERNET : DANS LA MÊME BOITE DE DIALOGUE
<CLIC G> SUR
ONGLET
ce paramètre est valable en entreprise et pour la plupart des liaisons adsl
66 MMOODDIIFFIIEERR UUNN CCOOMMPPTTEE
Les différentes informations peuvent être modifiées en sélectionnant un compte et en choisissant "modifier".
ACTION
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR puis sur Paramètres du compte…
DANS L’ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE
<CLIC G> SUR
77 SSUUPPPPRRIIMMEERR UUNN CCOOMMPPTTEE
Un comte qui ne fonctionne plus doit être supprimé, sinon la messagerie envoie un message d'erreur à chaque fois qu'elle essaie de s'y connecter.
ACTION
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR , puis sur Paramètres du compte…
DANS L'ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE
<CLIC G> SUR
88 RRÉÉPPAARREERR UUNN CCOOMMPPTTEE
Outlook peut essayer de réparer un compte qui ne fonctionne plus (SI CE MAUVAIS
FONCTIONNEMENT EST DÛ À UN PROBLÈME INTERNE).
ACTION
MENU FICHIER
Outlook 2010
29
<CLIC G> SUR , puis sur Paramètres du compte…
DANS L’ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE
<CLIC G> SUR
99 CCOOMMPPTTEE PPAARR
DDÉÉFFAAUUTT
C'est celui qui sera utilisé pour l'envoi des messages à défaut d'en spécifier un autre.
ACTION
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR , puis sur Paramètres du compte…
DANS L'ONGLET , SÉLECTIONNER LE COMPTE
<CLIC G> SUR
1100 PPAAPPIIEERR AA LLEETTTTRREE -- PPOOLLIICCEESS
Outlook permet de définir une police et un papier à lettre utilisés pour tout nouveau message.
ACTION
PAPIER A LETTRES - POLICES: MENU FICHIER OPTIONS, COURRIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR POUR SÉLECTIONNER UN THÈME COMPLET OU
<CLIC G> SUR POUR SÉLECTIONNER UNE POLICE ET SES ATTRIBUTS
POUR VALIDER
Outlook 2010
30
EXERCICE
sélectionner le thème de votre choix
1111 SSIIGGNNAATTUURREE
Elle va permettre de personnaliser l'envoi d'u message.
ACTION
CRÉER UNE SIGNATURE : MENU FICHIER OPTIONS, Courrier
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR POUR CRÉER UNE NOUVELLE SIGNATURE ET LUI DONNER UN NOM
Outlook 2010
31
DANS LE VOLET BAS, SAISIR LE TEXTE ET LE METTRE EN FORME JOINDRE ÉVENTUELLEMENT UNE CARTE DE VISITE DU GESTIONNAIRE DE CONTACTS
POUR VALIDER
EXERCICE
créer une signature simple liée à l'adresse que vous avez créée
1122 FFOORRMMAATT DDEESS MMEESSSSAAGGEESS
Le format par défaut est le format HTML. Le conserver car c'est le plus riche.
ACTION
FORMAT : MENU FICHIER OPTIONS, Courrier Choisir HTML pour le format
Outlook 2010
32
BBB... EEENNNVVVOOOYYYEEERRR UUUNNN MMMEEESSSSSSAAAGGGEEE
Avec l'ADSL ou tout moyen de connexion moderne, vous êtes en ligne de manière permanente et pouvez envoyer et recevoir les messages à tout moment.
ACTION
CRÉER UN NOUVEAU MESSAGE :
<CLIC G> SUR dans le ruban de l’onglet accueil.
11 IINNDDIIQQUUEERR LLEESS
DDEESSTTIINNAATTAAIIRREESS
Les destinataires peuvent être choisis dans la liste des contacts ou saisis manuellement ; s'ils sont connus, ils sont proposés après la saisie de quelques caractères.
ACTION
SAISIR LES DESTINATAIRES :
<CLIC G> SUR POUR CHOISIR UN DESTINATAIRE DANS LA LISTE DE CONTACTS OU
SAISIR DIRECTEMENT L'ADRESSE DU DESTINATAIRE :
IDEM POUR POUR D'ÉVENTUELS DESTINATAIRES EN COPIE SEULE
Outlook 2010
33
INFOS
S'il y a plusieurs destinataires, séparer les adresse par un point-virgule
AVANCÉ
Pour envoyer un message à plusieurs destinataires sans que ces destinataires soient
visibles les uns pour les autres, utiliser
22 LL''OOBBJJEETT DDUU MMEESSSSAAGGEE
Tout message doit avoir un objet.
ACTION
OBJET :
<CLIC G> DANS LA ZONE SAISIR L'OBJET
33 CCOOMMPPOOSSEERR LLEE MMEESSSSAAGGEE
Il reste à saisir le texte du message. Il est saisi dans la partie basse de la fenêtre. Word est utilisé comme éditeur par défaut avec ses outils de correction et de mise en forme.
ACTION
SAISIR LE TEXTE : <CLIC G> DANS LA PARTIE BASSE DE LA FENÊTRE SAISIR LE TEXTE LE METTRE EN FORME
Outlook 2010
34
44 EENNVVOOYYEERR LLEE MMEESSSSAAGGEE
Une fois le message saisi, il ne reste plus qu'à l'envoyer.
ACTION
ENVOYER LE MESSAGE :
<CLIC G> SUR
le message part généralement aussitôt
EXERCICE
envoyer un message simple du type ci-dessous à votre voisin en mettant en copie toutes les autres personnes présentes
55 JJOOIINNDDRREE DDEESS FFIICCHHIIEERRSS
Il n'est pas rare de devoir envoyer un fichier à quelqu'un. La messagerie est le moyen idéal puisque le fichier est reçu sur un ordinateur et peut être alors réutilisé ou modifié.
ACTION
JOINDRE DES FICHIERS :
<CLIC G> SUR DANS LE RUBAN MESSAGE DU MESSAGE SÉLECTIONNER LE DOSSIER SÉLECTIONNER LE OU LES DOCUMENTS (AVEC <CTRL> OU <MAJ>)
<CLIC G> SUR
INFOS
Les documents joints s'affichent dans la zone "attacher" :
La plupart des boites permettent maintenant de stocker de 1 à 10 Go de données
EXERCICE
1 - ouvrir Excel faire le tableau suivant :
Outlook 2010
35
l'enregistrer dans "documents" sous le nom : "tableau"
2 - ouvrir word faire le courrier suivant
L'enregistrer dans "documents"sous le nom "lettre"
66 SS''AASSSSUURREERR DDEE LLAA RRÉÉCCEEPPTTIIOONN
Pour les messages importants, il est préférable de s'assurer de la bonne réception du message par une confirmation de lecture.
ACTION
CONFIRMATION DE LECTURE : LE MESSAGE ÉTANT OUVERT
<CLIC G> SUR L’ONGLET COCHER L'UNE OU/ET L'AUTRE DES CASES SUIVANTES
Outlook 2010
36
INFOS
L'accusé de réception est envoyé automatiquement lorsque le message arrive dans la boite aux lettres du destinataire. La confirmation de lecture est proposée au destinataire du message à la suite de l'ouverture du message
EXERCICE
Créer un message comme suit Attacher les documents créés précédemment Demander un accusé de réception et de lecture L'envoyer aux mêmes destinataires que précédemment
CCC... RRREEECCCEEEVVVOOOIIIRRR DDDEEESSS MMMEEESSSSSSAAAGGGEEESSS
Les messages que vous envoyez sont affichés dans la boite d'envoi jusqu'à leur départ ; une fois envoyés, les messages sont stockés dans les "éléments envoyés". Les messages qui vous recevez sont stockés chez votre fournisseur de messagerie (serveur interne, Orange, Free, Bouygues, Sfr…) jusqu'à leur réception dans la "boîte de réception de Outlook" ; ils sont alors effacés sur le serveur de messagerie distant. Il est intéressant de paramétrer Outlook pour envoyer et recevoir automatiquement les messages à intervalles de temps définis. Une bulle d'information dans la zone de notification vous informe alors des nouveaux messages dont l'objet s'affiche en transparence
ACTION
ENVOYER / RECEVOIR :
<CLIC G> SUR L’ONGLET Envoyer/recevoir PUIS SUR LE BOUTON POUR
RÉCUPÉRER MANUELLEMENT VOS MESSAGES ENTRANTS ET ENVOYER MANUELLEMENT VOS
MESSAGES SORTANTS
Outlook 2010
37
INFOS
La boîte de réception s'affiche en gras s'il y a des messages non lus et indique entre parenthèses le nombre de messages non lus . Ces messages sont eux même affichés en gras
EXERCICE
Faites un envoyer/recevoir manuel puis consulter la boîte de réception
AVANCÉ
Les comptes faisant l'objet de "ENVOYER/RECEVOIR" peuvent être paramétrés dans FICHIER – OPTIONS Courrier- Réception des messages :
Outlook 2010
38
11 LLIIRREE LLEESS MMEESSSSAAGGEESS
Les messages sont affichés dans la boite de réception. Les messages en gras n'ont pas encore été lus. Dans une autre partie de la boîte de réception s'affiche le contenu du message.
INFOS
Pour qu'un message soit considéré comme lu :
le garder sélectionné plus de quelque secondes (SI PARAMÉTRÉ DANS LES OPTIONS)
l'ouvrir <CLIC D> marquer comme lu
il passe alors de gras à maigre et il est supprimé du nombre de messages à lire indiqués à la suite de "boite de réception" .
ACTION
OUVRIR UN MESSAGE : <DOUBLE CLIC> SUR LE MESSAGE il s'affiche dans sa propre fenêtre
EXERCICE
Ouvrir le dernier message reçu
ACTION
FERMER UN MESSAGE :
<CLIC G> SUR EN HAUT À GAUCHE POUR FERMER LA FENÊTRE DE MESSAGE
22 RRÉÉPPOONNDDRREE ÀÀ UUNN MMEESSSSAAGGEE RREEÇÇUU
Pour répondre à un message reçu, il n'est pas nécessaire de redéfinir tous les éléments du message.
ACTION
RÉPONDRE : <CLIC G> SUR LE MESSAGE
<CLIC G> SUR (ou éventuellement répondre à tous) RENSEIGNER LE MESSAGE L'ENVOYER
INFOS
Il est aussi possible de transférer rapidement à un contact un message reçu en
sélectionnant le message à transmettre puis en cliquant sur .
EXERCICE
Répondre brièvement aux différents messages que vous venez de recevoir
Outlook 2010
39
Après sélection du message dans la boite de réception :
et vous permettent de répondre directement à l'auteur et/ou aux auteurs du message
vous permet de le transférer à quelqu'un d'autre
permet de le supprimer
permet d'en assurer un suivi dans le temps
33 CCLLAASSSSEERR LLEESS
MMEESSSSAAGGEESS
Si vous utilisez régulièrement votre messagerie, les messages s'amassent dans la boîte de réception et il devient rapidement difficile de s'y retrouver. Un minimum de classement est alors de rigueur (IDEM POUR LES ÉLÉMENTS ENVOYÉS).
ACTION
CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER : DANS LE VOLET DE GAUCHE <CLIC D> SUR
SAISIR LE NOM DU NOUVEAU DOSSIER
MODIFIER ÉVENTUELLEMENT DANS LA LISTE LE DOSSIER RACINE (sous-dossier d'un dossier)
POUR VALIDER
EXERCICE
Créer un dossier "Affaires en cours" dans la boite de réception y déplacer tous les messages reçus ce jour
Outlook 2010
40
ACTION
CLASSER LES MESSAGES : À PARTIR DE LA BOITE DE RÉCEPTION, IL SUFFIT DE FAIRE GLISSER LES MESSAGES DANS LE
DOSSIER CONCERNÉ
EXERCICE
Déplacer dans le dossier "Affaires en cours" de la boite de réception tous les messages reçus ce jour
44 SSUUPPPPRRIIMMEERR LLEESS
MMEESSSSAAGGEESS
Les messages supprimés sont en fait simplement déplacés dans le dossier nommé . Il faut régulièrement vider ce dernier.
ACTION
SUPPRIMER UN MESSAGE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE
<CLIC G> SUR
le message est déplacé dans le dossier "éléments supprimés" VIDER LE DOSSIER "ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS" :
SÉLECTIONNER LE DOSSIER
<CLIC D> .
EXERCICE
Supprimer quelques-uns des messages reçus puis vider le dossier "éléments supprimés"
55 LLEESS MMEESSSSAAGGEESS DDOOUUTTEEUUXX
De très nombreuses méthodes sont utilisées pour détourner frauduleusement les mails de leur simple rôle de message :
Le spam ou pourriel : c'est un message, le plus souvent commercial et non sollicité ; cela peut devenir très gênant lorsque l'on reçoit plus de spams que de messages réels mais ce n'est pas vraiment dangereux.
Les messages infectés : ils peuvent être infectés par des virus ou des spywares/malwares ; ces derniers sont un peu moins nocifs que les virus et plus utilisés à des fins de récupération de données
Le hameçonnage : il consiste à vous envoyer un faux mail semblant provenir d'une structure officielle (grande société, banque, site marchand, paypal…) et vous demandant le plus souvent confirmation d'informations confidentielles sous un faux prétexte. Le lien inclus dans le message vous emmène sur un site quasiment identique au site original afin de vous amener à délivrer des informations confidentielles (n° de compte, de carte bleue, mot de passe…)
Pour éviter les problèmes :
Posséder un antivirus efficace quotidiennement mis à jour des nouvelles définitions de virus. Lancer un contrôle complet de l'ordinateur environ une fois par semaine.
Outlook 2010
41
Posséder un anti-spyware efficace. Cette fonctionnalité est maintenant le plus souvent incluse dans les anti-virus. Faire une analyse régulière.
Ne pas ouvrir les messages douteux. Juste vérifier dans le volet de lecture qu'il est bien douteux. Le supprimer ou le mettre dans le courrier indésirable
Ne jamais cliquer sur un lien d'un message douteux pour accéder à un site sur internet ; c'est la base de fonctionnement du hameçonnage.
ATTENTION
Se méfier et détruire sans les ouvrir les messages en langue anglaises non attendus notamment ceux commençant par "hi"
CONSEIL
plusieurs moyens d'éviter la plupart de ces problèmes :
Ne pas indiquer son adresse Email de manière lisible sur un site web (PAR EXEMPLE
COMME CONTACT). Des logiciels les récupèrent automatiquement pour créer des
fichiers à des fins de spam. Si nécessaire, mettre une image dans laquelle figure votre adresse Email.
Utiliser une adresse Email spécifique pour tous les formulaires de contact des sites web que vous êtes amenés à renseigner et la gérer à part de votre adresse professionnelle et de votre adresse personnelle.
Ne pas aller sur les sites de vente de pharmacie, de montres… et évidement sur les sites pornographiques. Vos adresses Email et éventuellement celles de vos contacts pourraient être récupérées malgré vous pendant votre navigation.
ACTION
DÉTRUIRE UN MESSAGE DOUTEUX : SÉLECTIONNER LE MESSAGE ENFONCER LA TOUCHE "MAJ" (SHIFT / FLÈCHE VERTICALE DU CLAVIER) ET APPUYER
PARALLÈLEMENT SUR LA TOUCHE"SUPP" DU CLAVIER
le message n'est pas déplacé mais supprimé
EXERCICE
Supprimer définitivement un ou plusieurs des messages reçus
66 BBLLOOQQUUEERR DDEESS EEXXPPÉÉDDIITTEEUURRSS
Les messages non sollicités peuvent être automatiquement aiguillés dans un dossier spécial nommé "courrier indésirable".
ACTION
COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER LE MESSAGE
<CLIC D> ,
les courriers en provenance de cet expéditeur seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE" (mais les messages déjà reçus ne seront pas supprimés)
EXERCICE
Bloquez les messages en provenance d'un de vos voisins et testez en le bon fonctionnement
Les spams ou pourriels proviennent souvent de plusieurs adresses d'un même domaine et c'est alors ce domaine qu'il faut mettre dans les expéditeurs bloqués.
Outlook 2010
42
ACTION
COURRIER INDÉSIRABLE : SÉLECTIONNER UN MESSAGE
<CLIC D> ,
ONGLET
<CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DE DOMAINE SANS HTTP//WWW. EX : SOCIETE.DE
PUIS POUR VALIDER
les courriers en provenance de tous les expéditeurs de ce domaine seront automatiquement dirigés vers le dossier "COURRIER INDÉSIRABLE"
ATTENTION
Ne pas mettre dans les expéditeurs bloqués des noms de domaine comme "gmail", "yahoo" ou tout autre fournisseur générique de comptes de messagerie
INFOS
Cette boîte de dialogue permet aussi de gérer les destinataires approuvés et de modifier chacune des 2 listes.
DDIIFFFFÉÉRREENNTTEESS AADDRREESSSSEE PPOOUURR UUNN
MMÊÊMMEE DDOOMMAAIINNEE
Outlook 2010
43
77 OORRGGAANNIISSEERR LLEESS MMEESSSSAAGGEESS
Outlook peut vous aider à classer vos messages manuellement ou automatiquement.
ACTION
ORGANISER DANS DES DOSSIERS : SÉLECTIONNER LES MESSAGES À DÉPLACER
ONGLET ACCUEIL, BOUTON , <CLIC G> SUR Autre dossier.
ACTION
METTRE LES MESSAGES EN COULEUR : MENU FICHIER, Options, Personnaliser le ruban, DANS LA LISTE DÉROULANTE CHOISIR Commandes non présentes sur le ruban.
Outlook 2010
44
A DROITE : <CLIC G > SUR NOUVEAU GROUPE
<CLIC G> SUR Renommer…, ET ÉCRIRE Catégories. DANS LA LISTE DE GAUCHE, <CLIC G> SUR Catégories, PUIS AJOUTER PUIS <CLIC G> SUR Catégoriser et déplacer… SUIVI DE <CLIC G> SUR AJOUTER.
SÉLECTIONNER UN MESSAGE DE LA PROVENANCE DÉSIRÉE
Outlook 2010
45
A DROITE DE LA LIGNE DU MESSAGE APPARAIT UNE CASE. <CLIC D> SUR CETTE CASE, GLISSER SUR Classer, PUIS <CLIC G> SUR Toutes les catégories…
<CLIC G> SUR Catégorie bleue, PUIS SUR Renommer, ÉCRIRE Finances, PAR EXEMPLE. FAIRE DE MÊME AVEC LA catégorie jaune EN SAISISSANT Comptabilité.
Et <CLIC G> SUR OK.
Maintenant, vous allez pouvoir attribuer une couleur à vos messages et par là-même donner une signification sur leur contenu. Vous les classez finalement par catégories telles que vous les avez-vous-même paramétrer ci-dessus.
SÉLECTIONNER DES MESSAGES, <CLIC D> DESSUS, GLISSER SUR Classer ET <CLIC G> SUR
UNE COULEUR.
EXERCICE
classer vos messages par couleur en fonction de la provenance (UNE POUR CHACUN DE VOS
VOISINS)
Outlook 2010
46
88 CCRRÉÉEERR DDEESS RRÈÈGGLLEESS DDEE
RRÉÉCCEEPPTTIIOONN
Un bon moyen de ne pas avoir à trier régulièrement ses messages consiste à créer des règles de routage de telle manière que, automatiquement, les messages soient dirigés vers le dossier adéquat en fonction notamment de leur origine.
ACTION
CRÉER UNE RÈGLE SIMPLE DE CLASSEMENT: SÉLECTIONNER UN MESSAGE SERVANT DE BASE À LA RÈGLE
<CLIC D> , COCHER LES CASES VOULUES SÉLECTIONNER LE DOSSIER DE RÉCEPTION
POUR VALIDER
EXERCICE
Créer un sous-dossier de la boîte de réception pour chacune des provenances possibles et créer les règles adéquates pour classer automatiquement les messages
ACTION
CRÉER UNE RÈGLE COMPLEXE : MENU FICHIER, Informations,
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
Outlook 2010
47
ACTION
PARAMETRER LES REGLES :
1- SÉLECTIONNER LA RÈGLE
CORRESPONDANT AUX CONDITIONS DE RÉCEPTION
DANS LE SECOND VOLET EN BAS, <CLIC G> SUR LE LIEN
POUR PRÉCISER LE DOSSIER
<CLIC G> SUR
2- SÉLECTIONNER LES RÈGLES
CORRESPONDANT AUX DESTINATAIRES (ÉTAPE 2)
DANS LE SECOND VOLET EN BAS, <CLIC G> SUR LE LIEN
POUR PRÉCISER L'ADRESSE DE L'ÉMETTEUR
<CLIC G> SUR
3- SÉLECTIONNER LES RÈGLES
CORRESPONDANT AUX ACTIONS COCHER LES CASES SUPPLÉMENTAIRES CORRESPONDANTES
DANS LE SECOND VOLET EN BAS, <CLIC G> SUR LE LIEN
SSÉÉLLEECCTTIIOONN DDEE LLAA
RRÈÈGGLLEE
RREENNSSEEIIGGNNEEMMEENNTT DDEESS CCRRIITTÈÈRREESS DDEE LLAA RRÈÈGGLLEE
SSÉÉLLEECCTTIIOONNNNÉÉEE
Outlook 2010
48
POUR PRÉCISER LE MESSAGE
<CLIC G> SUR
4- DÉFINIR LES EXCEPTIONS COCHER LES CASES CORRESPONDANTES
<CLIC G> SUR
5- DANS UN NOM À LA RÉGLE ET L'ACTIVER
<CLIC G> SUR
EXERCICE
Créer une règle de ce type pour l'un des émetteurs des messages reçus
DDD... LLLEEESSS FFFLLLUUUXXX RRRSSSSSS
Jusqu'à l'arrivée des flux RSS, un internaute qui désirait savoir s'il y avait du nouveau sur ses sites ou forums préférés n'avait d'autre solution que d'y aller voir régulièrement (ET SOUVENT POUR RIEN). Le principe du flux RSS est basé sur ce
constat et c'est alors le site lui-même qui vous prévient des nouveautés. Les flux sont signalés par une icône du type ou . Outlook permet de lire les flux RSS.
AVANCÉ
Un flux RSS n'est en fait qu'un fichier texte au format xml avec une structure codifiée : un titre, une description courte et un lien vers l'article concerné.
<?xml version="1.0" encoding="ISO-8859-1"?> <rss version="2.0"> <channel> <title>Mon site web</title>
<link>http://monsiteweb.com</link> <description>Les news de mon site web</description>
<item> <title>nouvelle info</title> <link>adresse internet de l'article</link> <guid isPermaLink="false">1</guid> <description>description courte de l'article.</description> <pubDate>Wed, 29 Nov 2008 19:30:00 GMT</pubDate> </item> </channel> </rss>
ACTION
S'ABONNER A UN FLUX RSS : À PARTIR DE VOTRE NAVIGATEUR
<CLIC G> SUR L'ICÔNE DE FLUX RSS , OU DU SITE AUQUEL VOUS DÉSIREZ
VOUS ABONNÉ LA LISTE DES FLUX DU SITE S'AFFICHE
<CLIC G> SUR DU FLUX DÉSIRÉ
TTIITTRREE LLIIEENN
DDEESSCCRRIIPPTTIIOONN IIDDEENNTTIIFFIIAANNTT UUNNIIQQUUEE
Outlook 2010
49
<CLIC G>
AVANCÉ
Si le flux s'ajoute à un autre lecteur de flux (NAVIGATEUR INTERNET PAR EXEMPLE), vous
pouvez aussi faire un <CLIC D> sur l'icône et copier l'adresse dans le presse-papiers Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche, <CLIC D>
SUR PUIS COLLER L'ADRESSE
EXEMPLE
Pour m'abonner au flux cinéma du journal "le monde" : je vais sur le site du monde : http://www.lemonde.fr
Je descends en bas et à gauche de la page d'accueil sur la liste des flux
je clique sur le flux auquel je veux m'abonner :
je clique sur ou si Outlook n'est pas mon lecteur de flux par défaut
je fais <CLIC D> sur je copie l'adresse du flux dans le presse-papiers (CTRL C): http://www.lemonde.fr/rss/sequence/0,2-3476,1-0,0.xml#
Dans Outlook, dans le volet de navigation à gauche
je fais <CLIC D> SUR PUIS je colle l'adresse à partir du presse-papiers (CTRL V)
puis et
LE FLUX EST AJOUTÉ DANS LA LISTE DES FLUX :
il suffit de le sélectionner pour avoir la liste des infos
et de cliquer sur pour ouvrir ce dernier dans le navigateur
EXERCICE
Abonnez-vous à un des flux de votre choix du journal "le monde"
Outlook 2010
50
IIIVVV... LLLEEE CCCAAALLLEEENNNDDDRRRIIIEEERRR Le calendrier va permettre de gérer l'emploi du temps de manière efficace.
INFOS
La plupart des "organiseurs" et beaucoup de téléphones portables sont maintenant synchronisables avec Outlook ; vous pouvez donc avoir à disposition en déplacement votre emploi du temps, le modifier et mettre à jour Outlook de ces modifications (idem éventuellement pour les contacts).
ACTION
ACCEDER AU CALENDRIER :
<CLIC G> SUR DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE
le calendrier s'affiche
AAA... LLLEEE RRREEENNNDDDEEEZZZ---VVVOOOUUUSSS
Le calendrier va permettre d'afficher les événements enregistrés.
11 AAFFFFIICCHHEERR LLAA PPÉÉRRIIOODDIICCIITTÉÉ DDÉÉSSIIRRÉÉEE
L'affichage des événements dans Outlook peut être complètement personnalisé et adapté aux habitudes de chacun. Il reprend les principaux types de présentation des agendas professionnels.
ACTION
MODIFIER L'AFFICHAGE : DANS LE MENU ACCUEIL <CLIC G> SUR LE BOUTON APPROPRIÉ
POUR "MOIS" DES OPTIONS SONT PROPOSÉES
Outlook 2010
51
EXERCICE
tester les différents modes d'affichage
ACTION
AFFICHER LA PÉRIODE : DANS LE VOLET GAUCHE, EN HAUT
<CLIC G> SUR OU DU MOIS POUR LE FAIRE DÉFILER
<CLIC G> EN FACE DE LA LIGNE POUR AFFICHER LA PÉRIODE CORRESPONDANTE OU <CLIC G> SUR LE JOUR POUR AFFICHER LE JOUR DANS LE VOLET DROIT
INFOS
Vous pouvez aussi faire défiler les périodes avec la roulette de la souris
EXERCICE
faire varier conjointement les périodes affichées et les modes d'affichage
22 CCRRÉÉEERR UUNN RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS
Le rendez-vous est la base de fonctionnement du calendrier.
ACTION
CRÉER UN RENDEZ-VOUS : DANS LE RUBAN ACCUEIL
<CLIC G> SUR OU <DOUBLE CLIC> SUR LA DATE À LAQUELLE DOIT AVOIR LIEU LE RENDEZ-VOUS RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
Outlook 2010
52
EXERCICE
Créer deux rendez-vous comme ci-dessus
33 RREENNSSEEIIGGNNEERR UUNN RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS
Une fois le rendez-vous créé, il faut en renseigner les diverses composantes.
ACTION
RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS : SAISIR L'OBJET
SAISIR L'EMPLACEMENT (les emplacements déjà utilisés sont proposés)
INDIQUER LA CATÉGORIE DU CALENDRIER (une couleur y est associée)
MODIFIER ÉVENTUELLEMENT LES HEURES (décocher alors )
PRÉVOIR UN RAPPEL (il sera affiché sur l'ordinateur tant de temps avant le rendez-vous) INDIQUER VOTRE DISPONIBILITÉ POUR D'AUTRES CHOSES (disponible, indisponible…)
SAISIR ÉVENTUELLEMENT UN TEXTE COMPLÉMENTAIRE INDIQUER ÉVENTUELLEMENT LES CONTACTS ASSOCIÉS INDIQUER ÉVENTUELLEMENT UNE CATÉGORIE D'ACTIVITÉ
POUR VALIDER LE RENDEZ-VOUS
EXERCICE
Compléter les deux rendez-vous ci-dessus
44 MMOODDIIFFIIEERR UUNN RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS
Le calendrier permet une modification graphique des rendez-vous.
ouvrir un rendez-vous <double clic> sur le rendez-vous
Déplacer un rendez-vous sélectionner le rendez-vous et le faire glisser avec la souris à son nouvel emplacement
Modifier la durée sélectionner le rendez-vous et faire glisser le bord vertical droit ou gauche avec la souris
EXERCICE
Créer le rendez-vous comme suit puis essayer de le déplacer, le copier, modifier sa durée ; enfin, le remettre dans son état initial
Outlook 2010
53
55 MMEETTTTRREE EENN FFOORRMMEE LLEE RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS
Les options de mises en forme sont celles du traitement de texte et sont
affichées dans l'onglet du ruban.
ACTION
METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS :
<CLIC G> SUR METTRE EN FORME LE TEXTE
<CLIC G> SUR INSÉRER LES ÉLÉMENTS DÉSIRÉS
EXERCICE
Modifier le rendez-vous et Attacher les fichiers "lettre" et "tableau" précédemment créés.
66 PPEERRSSOONNNNAALLIISSEERR LLEESS CCAATTÉÉGGOORRIIEESS
A la première utilisation d'une catégorie, Outlook propose de la personnaliser.
Les catégories d'activité du calendrier sont liées à des couleurs et peuvent être personnalisées à tout moment.
ACTION
PERSONNALISER LES CATÉGORIES:
<CLIC G> SUR
SÉLECTIONNER UNE CATÉGORIE
<CLIC G> SUR SAISIR LE NOUVEAU NOM
MMIISSEE EENN FFOORRMMEE
DDUU TTEEXXTTEE SSÉÉLLEECCTTIIOONNNNÉÉ
Outlook 2010
54
INFOS
Vous pouvez à tout moment, modifier, supprimer ou créer des catégories
EXERCICE
personnaliser les catégories comme ci-dessus
77 PPEERRSSOONNNNAALLIISSEERR LLEE RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS
Il est possible d'ajouter un certain nombre de caractéristiques au rendez-vous.
ACTION
CARACTÉRISTIQUES :
DANS LE RUBAN ONGLET
POUR FIXER L'IMPORTANCE DU RENDEZ-VOUS
POUR INDIQUER LA DISPONIBILITÉ DE L'AUTEUR NOTAMMENT EN
CAS DE DEMANDE DE RÉUNION
POUR ÉVITER D'AVOIR À RÉÉCRIRE UN RENDEZ-VOUS PÉRIODIQUE
EXERCICE
Tester les caractéristiques supplémentaires du rendez-vous.
Outlook 2010
55
BBB... LLLAAA RRRÉÉÉUUUNNNIIIOOONNN
La réunion est un concept difficile à gérer et grand consommateur de temps. Outlook est un outil puissant pour gérer les réunions à partir du moment où ceux-ci utilisent Outlook pour gérer leur emploi du temps
11 FFAAIIRREE UUNNEE DDEEMMAANNDDEE DDEE RRÉÉUUNNIIOONN
Trouver une date et une heure qui convienne à tous les participants potentiels d'une réunion est un exercice qui demande de très nombreux allers et retours d'informations entre généralement une secrétaire organisatrice et les participants. Outlook résume cet exercice à la "demande de réunion".
ACTION
FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION : DANS LE RUBAN ACCUEIL
<CLIC G> SUR INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION
POUR ENVOYER LA DEMANDE
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier
INFOS
Outlook vous prévient si vous n'êtes pas libre aux dates et heures indiquées
EXERCICE
Envoyer une demande de réunion sur le modèle ci-avant aux autres participants
22 CCRRÉÉEERR UUNNEE RRÉÉUUNNIIOONN
Il est aussi possible de créer la réunion dans le calendrier et à partir de là, d'y inviter des participants.
ACTION
CRÉER UNE RÉUNION : CRÉER LA RÉUNION COMME UN RENDEZ-VOUS
<CLIC G> SUR
Outlook 2010
56
l'onglet s'affiche au lieu de l'onglet INDIQUER LES DESTINATAIRES INDIQUER LES DATES, DURÉE ET EMPLACEMENT DE LA RÉUNION
POUR ENVOYER LA DEMANDE
la réunion est automatiquement créée dans le calendrier
EXERCICE
Créer une réunion sur le modèle ci-dessus.
ACTION
AFFICHER LA PLANIFICATION
<CLIC G> SUR DU GROUPE
si les calendriers des participants sont partagés, Outlook est en mesure d'afficher la disponibilité de ces derniers
EXERCICE
Afficher la planification de la réunion précédente.
INFOS
Pour annuler la réunion, il suffit que l'organisateur la supprime dans son calendrier
Outlook 2010
57
CCC... LLLEEE CCCAAALLLEEENNNDDDRRRIIIEEERRR
Le calendrier, en tant qu'entité, va pouvoir être copié, déplacé, supprimé ou partagé.
11 CCRRÉÉEERR UUNN GGRROOUUPPEE
Si plusieurs calendriers doivent être gérés, il peut être intéressant de les regrouper
ACTION
CRÉER UN GROUPE
MENU ACCUEIL, , <CLIC G> SUR , <CLIC G> SUR
SAISIR LE NOM
EXERCICE
Créer un groupe de calendriers nommé "EMPLOIS DU TEMPS"
22 CCRRÉÉEERR UUNN
CCAALLEENNDDRRIIEERR
Plusieurs calendriers avec des finalités différentes peuvent être créés.
ACTION
CRÉER UN CALENDRIER
<CLIC G> SUR , <CLIC G> SUR SAISIR LE NOM DU NOUVEAU CALENDRIER
POUR VALIDER
EXERCICE
Dans le groupe "EMPLOIS DU TEMPS" Créer deux nouveaux calendriers nommés "perso" et "pro"
33 AAFFFFIICCHHEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR
À partir du moment où plusieurs calendriers existent, il est possible de choisir lequel ou lesquels afficher.
ACTION
AFFICHER UN CALENDRIER DANS LE VOLET DE GAUCHE COCHER LE CALENDRIER À AFFICHER
POUR VALIDER
Outlook 2010
58
Pour avoir une vue complète de l'emploi du temps d'une ou plusieurs personnes, plusieurs calendriers peuvent être affichés en même temps, côte à côte ou en superposition.
ACTION
AFFICHAGE EN SUPERPOSITION DANS LE VOLET DE GAUCHE
<CLIC D> SUR LA LIGNE DU CALENDRIER, <CLIC G> SUR pour activer ou désactiver le mode superposition.
la superposition est très pratique pour avoir une vue synthétique d'un emploi tu temps
ATTENTION
Lorsque vous créer un rendez-vous avec des calendriers en superposition, assurez-vous que le rendez-vous est créé dans le bon calendrier
44 MMAANNIIPPUULLEERR DDEESS RREENNDDEEZZ--VVOOUUSS
Si vous disposez de plusieurs calendriers, savoir copier ou déplacer des rendez-vous ou des réunions de l'un à l'autre peut être pratique.
ACTION
MANIPULER DES RENDEZ-VOUS : AFFICHER LES CALENDRIERS CÔTE À CÔTE <FAIRE GLISSER> LES ÉVÉNEMENTS D'UN CALENDRIER À L'AUTRE POUR LES COPIER IDEM AVEC LA TOUCHE <MAJ> ENFONCÉE POUR LES DÉPLACER
EXERCICE
Déplacer tous les événements précédemment créés (RÉUNION ET RENDEZ-VOUS) du
calendrier précédent dans les calendriers "perso" ou "pro" selon leur nature
55 AAFFFFIICCHHEERR LLEESS JJOOUURRSS FFÉÉRRIIÉÉSS
Les jours fériés sont souvent des éléments importants de la gestion d'un emploi du temps qu'il soit personnel ou professionnel. Outlook permet de les intégrer.
MENU FICHIER
<CLIC G> SUR OPTIONS, <CLIC G> SUR Calendrier
Outlook 2010
59
ACTION
<CLIC G> SUR COCHER "FRANCE"
POUR VALIDER
INFOS
Il est aussi possible de rajouter d'autres éléments comme les vacances scolaires en allant chercher les éléments sur des sites spécialisés
EXEMPLE
Pour rajouter les vacances scolaires, Faîtes une recherche dans votre moteur de recherche préféré avec les mots clés comme "calendrier vacances scolaires Outlook" Vous trouverez plusieurs liens
(EX: HTTP://COLLECTION.SASFEPU.FREE.FR/) Télécharger le fichier des vacances scolaires Si le fichier est une archive, le décompresser Dans Outlook 2010, créer un nouveau groupe dans l’onglet accueil, nommé Importer. menu Fichier, Options, Personnaliser le ruban, à la place de Commandes courantes, choisir Commandes non présentes sur le ruban,
<clic g> sur Dans la liste de droite, <clic g> sur la ligne Accueil Calendrier,
<clic g> sur , <clic g> sur la ligne Nouveau groupe
(Personnalisé), <clic g> sur le bouton Renommer, saisir Importer/Exporter, <clic g> sur le bouton Ajouter >> et, <clic g> sur OK.
<clic g> sur
puis
, puis
Désigner le fichier par puis
Sélectionner le calendrier puis
Cocher s'il ne l'est pas déjà
66 PPAARRTTAAGGEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR
Partager son calendrier, c'est le rendre accessible aux autres. Outlook le permet uniquement si vous êtes connectés à un serveur Exchange (INCLUS
DANS WINDOWS SERVER 2003 OU 2008)
Le service commercial d'une entreprise compte un directeur, 4 commerciaux et une secrétaire. Chacun des commerciaux partage son calendrier. La secrétaire qui gère
Outlook 2010
60
EXEMPLE l'emploi du temps de son directeur a alors aussi accès aux emplois du temps des commerciaux :
Le directeur sait à tout moment chez qui ils sont
La secrétaire peut convoquer une réunion en quelques secondes sans risque qu'un participant lui dise qu'il est indisponible
ACTION
PARTAGER UN CALENDRIER: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER <CLIC D> DESSUS, GLISSER SUR Partager, <CLIC G> SUR Partager le calendrier
COCHER INDIQUER LES DESTINATAIRES ENVOYER le calendrier sera alors accessible par les destinataires
AVANCÉ
Si vous possédez un agenda Google, vous pouvez aussi utiliser l'outil de synchronisation Outlook/Google afin que chaque calendrier fasse une mise à jour automatique des modifications de l'autre (ADRESSE DE L'OUTIL : HTTP://DL.GOOGLE.COM/
GOOGLECALENDARSYNC/ GOOGLECALENDARSYNC_INSTALLER.EXE) puis partager votre agenda
Google.
Il est aussi possible de n'envoyer qu'une vue du calendrier à un moment donné.
ACTION
ENVOYER UN CALENDRIER:
<CLIC G> sur RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
POUR VALIDER
une vue du calendrier au format ics est jointe au mail RENSEIGNER LE MAIL L'ENVOYER
Outlook 2010
61
EXERCICE
Envoyer votre calendrier "pro" aux autres personnes présentes
77 AAFFFFIICCHHEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR
PPAARRTTAAGGÉÉ
Il est pratique d'afficher les calendriers partagés dans un nouveau groupe. Ainsi, la recherche de date pour des réunions notamment, pourra se faire automatiquement.
ACTION
AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ: <CLIC G> SUR
SAISIR LE NOM
POUR VALIDER
le calendrier s'affiche si le droit vous en a été donné
88 PPUUBBLLIIEERR UUNN
CCAALLEENNDDRRIIEERR
Outlook permet de publier un calendrier sur internet, soit sur un emplacement spécifique ( ), soit sur un emplacement commun
( ).
ACTION
PUBLIER UN CALENDRIER SUR INTERNET: SÉLECTIONNER LE CALENDRIER
<CLIC G> SUR Publier en ligne <CLIC G> SUR
RENSEIGNER LA BOÎTE DE DIALOGUE
POUR VALIDER
le calendrier est maintenant accessible sur internet
Outlook 2010
62
INFOS
Il est nécessaire de s'inscrire préalablement sur Microsoft Online (INSCRIPTION GRATUITE
AVEC ADRESSE DE MESSAGERIE ET MOT DE PASSE) pour pouvoir utiliser ce service
Outlook 2010
63
Le destinataire, lorsqu'il recevra le message, pourra soit afficher le calendrier, soit s'y abonner.
Outlook 2010
64
VVV... LLLEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS C'est ici que sont gérées toutes les informations concernant les contacts.
ACTION
ACCEDER AUX CONTACTS :
<CLIC G> SUR DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE
AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNN CCCOOONNNTTTAAACCCTTT
Les contacts ou les groupes de contact peuvent être créés simplement.
ACTION
CRÉER UN NOUVEAU CONTACT :
<DOUBLE CLIC> DANS LA ZONE CONTACT ou <CLIC G> SUR RENSEIGNER LES DIFFÉRENTES INFORMATIONS
POUR ENREGISTRER LE CONTACT ET FERMER
INFOS
permet d'inclure dans la fiche la photo du contact (SI VOUS POSSÉDEZ CETTE DERNIÈRE)
ON PEUT AUSSI DOUBLE CLIQUER SUR POUR INSÉRER UNE IMAGE
L'ONGLET DONNE ACCÈS À TOUS LES ATTRIBUTS DE TRAITEMENT DE TEXTE NÉCESSAIRES
Outlook 2010
65
POUR METTRE EN FORME LES NOTES
INFOS
Un ruban spécifique permet alors de gérer le contact. On y retrouve beaucoup d'outils communs avec la messagerie
EXERCICE
Saisir le contact "François Legrand" tel que ci-dessus.
Un moyen simple d'ajouter un contact est de le faire à partir de la messagerie. Ainsi, les informations connues peuvent être renseignées automatiquement et un lien est fait entre le contact et les messages adressés ou reçus.
ACTION
ENREGISTRER UN CONTACT DE MESSAGERIE: DANS LA MESSAGERIE, VOLET LISTE DE MESSAGES, SÉLECTIONNER LE MESSAGE DANS LE VOLET DÉTAILS, GLISSER SUR L'ADRESSE DE MESSAGERIE
<CLIC G> SUR , PUIS <CLIC G> SUR
EXERCICE
Ajouter en tant que contact toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages. Inventez le cas échéant les éléments que vous ne connaissez pas
Outlook 2010
66
BBB... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNN GGGRRROOOUUUPPPEEE DDDEEE CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS
(((LLLIIISSSTTTEEE DDDEEE DDDIIISSSTTTRRRIIIBBBUUUTTTIIIOOONNN)))
Un groupe de contacts est une liste de contacts homogène quant à la nature des envois. Par exemple, il peut y avoir une liste "fournisseurs", une liste "clients," une liste "personnel"…
ACTION
CRÉER UN GROUPE DE CONTACTS :
<CLIC G> SUR
NOMMER LA LISTE
ACTION
SÉLECTIONNER LES MEMBRES DE LA LISTE :
<CLIC G> SUR , PUIS SUR À partir des contacts Outlook
la liste des contacts s'affiche
SÉLECTIONNER LES MEMBRES AVEC <CTRL>
<CLIC G> SUR
les contacts sélectionnés s'affichent à la suite
POUR AJOUTER LES MEMBRES
<CLIC G> SUR POUR ENREGISTRER LE GROUPE DE CONTACTS.
EXERCICE
Créer une liste de distribution nommée "personnel" dans laquelle vous mettrez toutes les personnes avec lesquelles vous échangé des messages
MMEEMMBBRREESS DDEE LLAA LLIISSTTEE DDEE
DDIISSTTRRIIBBUUTTIIOONN
Outlook 2010
67
CCC... AAAFFFFFFIIICCCHHHEEERRR LLLEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS
Les contacts peuvent être affichés en fonction de leur nombre et des informations qu'ils contiennent de la manière la plus appropriée.
ACTION
AFFICHER LES CONTACTS :
<CLIC G> SUR LA FLÈCHE AUTRES DANS LE GROUPE Affichage actuel.
les contacts sont affichés selon le critère voulu
AVANCÉ
Chaque fiche contact est au format Vcard, ce qui permet de gérer chaque fiche contact comme une entité autonome. Ainsi, il est possible de joindre une fiche Vcard à la signature de l'émetteur
EXERCICE
Tester l'affichage des contacts selon les différentes modalités
DDD... AAACCCTTTIIIVVVIIITTTÉÉÉ DDDEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS
Outlook permet d'afficher toute l'activité liée à un contact : mails reçus ou envoyés, réunions …
ACTION
ACTIVITÉ DES CONTACTS: OUVRIR LE CONTACT
<CLIC G> SUR , puis <CLIC G> SUR DE L'ONGLET
les événements liés à ce contact s'affichent <DOUBLE CLIC> SUR UN ÉVÉNEMENT POUR L'AFFICHER
CCOONNTTAACCTTSS LLIISSTTEESS
Outlook 2010
68
INFOS
Pour sélectionner les éléments à afficher dans les activités, faire un <CLIC D> sur le
carnet d'adresses concerné (dans le volet gauche) et choisir
Dans l'onglet , <CLIC G> sur et cocher les éléments à prendre en compte
AVANCÉ
Pour choisir les colonnes de données à afficher, faire un <CLIC D> sur une tête de
colonne et choisir - faire alors glisser le champ requis à la position voulue
EXERCICE
Parcourir vos contacts, afficher leurs activités comme ci-dessus
Outlook 2010
69
EEE... LLLAAA LLLOOOCCCAAALLLIIISSSAAATTTIIIOOONNN DDDEEESSS CCCOOONNNTTTAAACCCTTTSSS
Outlook propose aussi de situer géographiquement les contacts.
ACTION
LOCALISATION DES CONTACTS: OUVRIR LE CONTACT
<CLIC G> SUR DE L'ONGLET
une carte géographique s'affiche sur une page internet
EXERCICE
Essayez de localiser vos contacts (N'OUBLIEZ-PAS QU'IL FAUT AVOIR INDIQUÉ UNE ADRESSE POUR
CELA)
FFF... JJJOOOIIINNNDDDRRREEE UUUNNN CCCOOONNNTTTAAACCCTTT
Un contact peut être joint directement à partir de sa fiche.
ACTION
LOCALISATION DES CONTACTS: SÉLECTIONNER LE CONTACT
ONGLET ACCUEIL, <CLIC G> SUR
GLISSER SUR
<CLIC G> SUR UN NUMÉRO DU CONTACT POUR L'APPELER (votre ordinateur doit être équipé d'un modem ou relié à un standard ip)
Outlook 2010
70
<CLIC G> SUR POUR LUI ENVOYER UN MAIL
<CLIC G> SUR POUR L'INVITER À UNE RÉUNION
EXERCICE
Essayez de joindre vos contacts vos contacts par l'un ou l'autre de ces moyens(LES
ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES DOIVENT ÊTRE RENSEIGNÉS DANS LA FICHE)
Outlook 2010
71
VVVIII... LLLEEESSS TTTÂÂÂCCCHHHEEESSS Il est souvent pratique de faire le point sur son travail en écrivant sur un papier la
liste des choses à faire. Outlook permet de faire la même chose en mieux puisqu’à chaque élément de la liste est lié une date de début et une date d'échéance.
ACTION
ACCEDER AUX TÂCHES :
<CLIC G> SUR DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE
Liste détaillée
IL EXISTE D’AUTRES MODES D’AFFICHAGE ACCESSIBLES AVEC UN <CLIC G> SUR et un <CLIC G> SUR L’UN DES ICÔNES CI-DESSOUS.
Outlook 2010
72
AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNNEEE TTTAAACCCHHHEEE
La création de la tâche et de ses caractéristiques est la première étape.
ACTION
CRÉER UNE TACHE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU
<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES PARAMÈTRES DE LA TÂCHE
EXERCICE
créer une tâche comme ci-dessus pour le mois en cours
INFOS
<clic g> sur de l'onglet "tâche" permet d'enregistrer des informations
complémentaires relatives à une tâche permettant éventuellement de la valoriser.
Outlook 2010
73
BBB... MMMOOODDDIIIFFFIIIEEERRR UUUNNNEEE TTTAAACCCHHHEEE
Une tâche peut évidemment être modifiée mais ses paramètres peuvent aussi être enrichis d'une affectation de la tâche à un contact ou d'une automatisation de la périodicité de la tâche lors de la création ou lors de la modification.
ACTION
MODIFIER UNE TÂCHE : <DOUBLE CLIC> SUR LA TÂCHE
ACTION
AFFECTER UNE TÂCHE : LA TÂCHE ÉTANT OUVERTE
<CLIC G> SUR
RENSEIGNER LE DESTINATAIRE
<CLIC G> SUR
le message avec la tâche à accomplir et ses caractéristiques est envoyé au destinataire
EXERCICE
Modifier la tâche précédemment créée en l'affectant à votre voisin – Lui envoyer le mail
Une tâche répétitive n'a pas besoin d'être recréée à chaque fois.
Outlook 2010
74
ACTION
AUTOMATISER UNE TÂCHE : CRÉER LA TÂCHE
<CLIC G> SUR RENSEIGNER LES ÉLÉMENTS
POUR VALIDER
l'information s'affiche dans la tâche :
EXERCICE
Modifier la tâche précédemment créée de telle manière qu'elle figure tous les mois à échéance du 15
CCC... TTTEEERRRMMMIIINNNEEERRR UUUNNNEEE TTTÂÂÂCCCHHHEEE
Il faut bien tenir à jour les tâches en cours et les tâches terminées afin que les tâches en retard notamment soient bien mises en évidence.
ACTION
TERMINER UNE TÂCHE : DANS LA FENÊTRE D'ACCUEIL DE OUTLOOK : <CLIC G> SUR COURRIER À GAUCHE COCHER LA CASE DE LA TÂCHE TERMINÉE
les tâches terminées sont en gris et barrées
Outlook 2010
75
EXERCICE
Indiquer la tâche précédente comme "terminée"
DDD... AAAFFFFFFIIICCCHHHEEERRR LLLEEESSS TTTAAACCCHHHEEESSS
Les tâches peuvent être affichées de différentes manières.
ACTION
MODIFIER L'AFFICHAGE DES TÂCHES :
DANS L’ONGLET ACCUEIL, <CLIC G> SUR <CLIC G> SUR L’UN DES ICÔNES CI-DESSOUS.
EXERCICE
Faire varier les types d'affichage
INFOS
Les tâches peuvent être classées dans des catégories ; il est possible d'en
assurer un suivi et leur contenu peut être rendu privé (GROUPE OPTIONS DE LA
TÂCHE)
EXERCICE
Tester les options décrites ci-dessus
Outlook 2010
76
VVVIIIIII... LLLEEESSS NNNOOOTTTEEESSS Il est pratique de pouvoir afficher l'équivalent des "post-it" avec Outlook.
ACTION
ACCEDER AUX NOTES :
<CLIC G> SUR LE BOUTON Notes DANS LE VOLET EN BAS À GAUCHE
AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNNEEE NNNOOOTTTEEE
La procédure est identique à celle des autres modules.
ACTION
CRÉER UNE NOTE : <DOUBLE CLIC> DANS LE VOLET DROIT OU
<CLIC G> SUR
RENSEIGNER LA NOTE
<CLIC G> SUR POUR FERMER LA NOTE
Outlook 2010
77
INFOS
La note peut être déplacée sur le bureau de Windows en la faisant simplement glisser
EXERCICE
créer une note comme ci-dessus – la déplacer sur le bureau – l'afficher au premier plan
BBB... MMMOOODDDIIIFFFIIIEEERRR LLLEEESSS CCCAAARRRAAACCCTTTÉÉÉRRRIIISSSTTTIIIQQQUUUEEESSS
La note peut être caractérisée par une couleur particulière ; elle peut aussi être affectée à une catégorie ou transférée à un contact.
ACTION
CARACTÉRISTIQUES DE LA NOTE :
<CLIC D> SUR LA NOTE FERMÉE OU <CLIC G> SUR À L'ANGLE HAUT-GAUCHE DE LA NOTE
OUVERTE MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES
EXERCICE
changer la couleur de la note créée précédemment et la classer dans une catégorie
CCC... AAAFFFFFFIIICCCHHHEEERRR LLLEEESSS NNNOOOTTTEEESSS
L'affichage des notes peut être personnalisé.
ACTION
MODIFIER L'AFFICHAGE :
<CLIC G> SUR LE BOUTON Autres DANS LE GROUPE Affichage actuel
<CLIC G> SUR UN DES ICÔNES PRÉSENTS CI-DESSOUS.
Outlook 2010
78
EXERCICE
Modifier l'affichage des notes
VVVIIIIIIIII... GGGEEERRREEERRR LLLEEESSS FFFIIICCCHHHIIIEEERRRSSS
OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK Outlook présente l'avantage de contenir tous les éléments évoqués dans un seul
fichier. Ceci est particulièrement pratique pour la sauvegarde des données.
INFOS
Le fichier Outlook se situe par défaut à l'emplacement suivant : C:\Users\NomUtilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook Il est de la forme .pst
AAA... CCCRRRÉÉÉEEERRR UUUNNN FFFIIICCCHHHIIIEEERRR OOOUUUTTTLLLOOOOOOKKK
Un fichier Outlook peut être créé en n'importe quel emplacement. Il est nécessaire si deux fichiers sont en ligne d'indiquer lequel sera celui par défaut.
ACTION
CRÉER UN FICHIER OUTLOOK :
<CLIC G> SUR
GLISSER SUR
<CLIC G> SUR (tout en base de la liste)
INDIQUER L'EMPLACEMENT DU FICHIER LUI DONNER UN NOM ET LE CAS ÉCHÉANT UN MOT DE PASSE
POUR VALIDER
Outlook 2010
79
EXERCICE
Créer dans le dossier "documents" un nouveau fichier Outlook nommé "essai"
BBB... DDDÉÉÉFFFIIINNNIIIRRR LLLEEE FFFIIICCCHHHIIIEEERRR PPPAAARRR DDDÉÉÉFFFAAAUUUTTT
Une fois le fichier créé, il faut définir le fichier qui sera utilisé par défaut; si vous voulez notamment changer de fichier Outlook, il est nécessaire d'indiquer qu'il n'est plus le fichier par défaut avant de pouvoir le supprimer dans Outlook.
ACTION
FICHIER PAR DÉFAUT : DANS LE MENU FICHIER – INFORMATIONS
<CLIC G> SUR , PUIS SUR Paramètres du compte…
<CLIC G> SUR L’ONGLET
SÉLECTIONNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
il faut redémarrer Outlook pour que les modifications soient prises en compte
EXERCICE
Définir comme par défaut le fichier "essai" précédemment créé
Outlook 2010
80
CCC... LLLAAA SSSUUUPPPPPPRRREEESSSSSSIIIOOONNN DDDEEESSS FFFIIICCCHHHIIIEEERRRSSS
Les fichiers Outlook peuvent être supprimés.
ACTION
SUPPRIMER UN FICHIER : DANS LE MENU FICHIER – INFORMATIONS
<CLIC G> SUR , PUIS SUR Paramètres du compte…
<CLIC G> SUR L’ONGLET
SÉLECTIONNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
le fichier supprimé ne doit pas être le fichier par défaut
INFOS
C'est la liaison avec le fichier qui est supprimée et non le fichier lui-même
EXERCICE
Supprimer le fichier "essai" précédemment créé – vérifier qu'il existe toujours dans les documents
DDD... LLLEEE CCCOOOMMMPPPAAACCCTTTAAAGGGEEE DDD'''UUUNNN FFFIIICCCHHHIIIEEERRR
Les fichiers Outlook ont tendance à prendre de l'importance et il est nécessaire de les compacter régulièrement pour limiter leur taille et améliorer les temps de réponse.
ACTION
COMPACTER UN FICHIER : DANS LE MENU FICHIER – INFORMATIONS
<CLIC G> SUR , PUIS SUR Paramètres du compte…
<CLIC G> SUR L’ONGLET
SÉLECTIONNER LE FICHIER
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
<CLIC G> SUR
POUR VALIDER
EXERCICE
Vérifier la taille du fichier Outlook en cours – Le compacter – Vérifier de nouveau l'espace utilisé
Outlook 2010
81
EEE... LLLAAA SSSAAAUUUVVVEEEGGGAAARRRDDDEEE DDD'''UUUNNN FFFIIICCCHHHIIIEEERRR
Pour sauvegarder vos données Outlook, il faut simplement faire une copie du fichier par défaut sur un autre support (cd, dvd, disque externe, clé usb…). Cette sauvegarde régulière des données est indispensable.
EXERCICE
Sauvegardez votre fichier Outlook
CONSEIL
Vous pouvez dans la même boite de dialogue ouvrir le dossier contenant le fichier
avec pour trouver simplement ce dernier ; il faut ensuite fermer Outlook avant d'effectuer la copie.
INFOS
Les paramètres des comptes de messagerie ne sont pas inclus dans le fichier pst – mettez-bien de côté vos identifiant car vous en aurez besoin en cas de panne ou de changement de machine
SSSOOOMMMMMMAAAIIIRRREEE II.. OOUUTTLLOOOOKK,, PPOOUURR QQUUOOII FFAAIIRREE ?? .......................................................................................................................................................................................... 33
A. LA CONFIGURATION OPTIMALE ............................................................................................................... 3
B. LA PROCÉDURE D'INSTALLATION ............................................................................................................. 3
C. L'OUVERTURE / LA FERMETURE ............................................................................................................... 4
D. LES EXERCICES .......................................................................................................................................... 4
IIII.. UUTTIILLIISSEERR WWIINNDDOOWWSS .......................................................................................................................................................................................................................... 77
A. LA SOURIS ................................................................................................................................................. 7
B. LE CLAVIER ................................................................................................................................................ 8
C. LES FENÊTRES ........................................................................................................................................... 9
D. LES MENUS ET BARRES D’OUTILS ........................................................................................................... 11 1 LE MENU DÉMARRER ................................................................................................................................... 11 2 LES BARRES D’OUTILS .................................................................................................................................. 12 3 LES ICÔNES DE NOTIFICATION ..................................................................................................................... 12 4 LES MENUS CONTEXTUELS ........................................................................................................................... 13
E. LES BOITES DE DIALOGUE ....................................................................................................................... 13 1 LES ONGLETS ................................................................................................................................................ 14 2 LA ZONE DE TEXTE ....................................................................................................................................... 14 3 LA ZONE DE LISTE ......................................................................................................................................... 15 4 LA ZONE DE LISTE DÉROULANTE .................................................................................................................. 15 5 LA CASE A COCHER ....................................................................................................................................... 16 6 LA CASE D'OPTION ....................................................................................................................................... 16 7 LE BOUTON DE COMMANDE ....................................................................................................................... 16
F. LE VOLET OUTLOOK ................................................................................................................................ 17
G. LA ZONE D'AFFICHAGE ........................................................................................................................... 18
H. LE GUIDE / LE DIDACTICIEL ..................................................................................................................... 19
IIIIII.. LLAA MMEESSSSAAGGEERRIIEE .................................................................................................................................................................................................................................... 2200
A. PARAMÉTRER LA MESSAGERIE ............................................................................................................... 22 1 CRÉER UN COMPTE ...................................................................................................................................... 22 1 PARAMÉTRER LE COMPTE........................................................................................................................... 25 2 INFORMATIONS UTILISATEURS .................................................................................................................... 26 3 TESTER LE COMPTE ...................................................................................................................................... 27 4 COMPLÉTER LE PARAMÉTRAGE ................................................................................................................... 27 5 ACCÈS A INTERNET ....................................................................................................................................... 28 6 MODIFIER UN COMPTE ................................................................................................................................ 28 7 SUPPRIMER UN COMPTE ............................................................................................................................. 28 8 RÉPARER UN COMPTE ................................................................................................................................. 28 9 COMPTE PAR DÉFAUT .................................................................................................................................. 29 10 PAPIER A LETTRE - POLICES .......................................................................................................................... 29 11 SIGNATURE .................................................................................................................................................. 30 12 FORMAT DES MESSAGES ............................................................................................................................. 31
B. ENVOYER UN MESSAGE .......................................................................................................................... 32 1 INDIQUER LES DESTINATAIRES ..................................................................................................................... 32 2 L'OBJET DU MESSAGE .................................................................................................................................. 33 3 COMPOSER LE MESSAGE ............................................................................................................................. 33 4 ENVOYER LE MESSAGE ................................................................................................................................. 34 5 JOINDRE DES FICHIERS ................................................................................................................................. 34 6 S'ASSURER DE LA RÉCEPTION ...................................................................................................................... 35
C. RECEVOIR DES MESSAGES ...................................................................................................................... 36 1 LIRE LES MESSAGES ...................................................................................................................................... 38 2 RÉPONDRE À UN MESSAGE REÇU ................................................................................................................ 38 3 CLASSER LES MESSAGES ............................................................................................................................... 39 4 SUPPRIMER LES MESSAGES ......................................................................................................................... 40 5 LES MESSAGES DOUTEUX ............................................................................................................................ 40
6 BLOQUER DES EXPÉDITEURS ........................................................................................................................ 41 7 ORGANISER LES MESSAGES ......................................................................................................................... 43 8 CRÉER DES RÈGLES DE RÉCEPTION .............................................................................................................. 46
D. LES FLUX RSS ........................................................................................................................................... 48
IIVV.. LLEE CCAALLEENNDDRRIIEERR ...................................................................................................................................................................................................................................... 5500
A. LE RENDEZ-VOUS .................................................................................................................................... 50 1 AFFICHER LA PÉRIODICITÉ DÉSIRÉE.............................................................................................................. 50 2 CRÉER UN RENDEZ-VOUS ............................................................................................................................. 51 3 RENSEIGNER UN RENDEZ-VOUS .................................................................................................................. 52 4 Modifier un rendez-vous .............................................................................................................................. 52 5 METTRE EN FORME LE RENDEZ-VOUS ......................................................................................................... 53 6 PERSONNALISER LES CATÉGORIES ............................................................................................................... 53 7 PERSONNALISER LE rendez-vous .................................................................................................................. 54
B. LA RÉUNION ........................................................................................................................................... 55 1 FAIRE UNE DEMANDE DE RÉUNION............................................................................................................. 55 2 CRÉER UNE RÉUNION ................................................................................................................................... 55
C. LE CALENDRIER ....................................................................................................................................... 57 1 CRÉER UN GROUPE ...................................................................................................................................... 57 2 CRÉER UN CALENDRIER ................................................................................................................................ 57 3 AFFICHER UN CALENDRIER .......................................................................................................................... 57 4 MANIPULER DES RENDEZ-VOUS .................................................................................................................. 58 5 AFFICHER LES JOURS FÉRIÉS ........................................................................................................................ 58 6 PARTAGER UN CALENDRIER ......................................................................................................................... 59 7 AFFICHER UN CALENDRIER PARTAGÉ .......................................................................................................... 61 8 PUBLIER UN CALENDRIER ............................................................................................................................ 61
VV.. LLEESS CCOONNTTAACCTTSS ........................................................................................................................................................................................................................................ 6644
A. CRÉER UN CONTACT ............................................................................................................................... 64
B. CRÉER UN groupe de contacts (LISTE DE DISTRIBUTION) ...................................................................... 66
C. AFFICHER LES CONTACTS ....................................................................................................................... 67
D. ACTIVITÉ DES CONTACTS ........................................................................................................................ 67
E. LA LOCALISATION DES CONTACTS .......................................................................................................... 69
F. JOINDRE UN CONTACT ........................................................................................................................... 69
VVII.. LLEESS TTÂÂCCHHEESS.................................................................................................................................................................................................................................................. 7711
A. CRÉER UNE TACHE .................................................................................................................................. 72
B. MODIFIER UNE TACHE ............................................................................................................................ 73
C. TERMINER UNE TÂCHE ........................................................................................................................... 74
D. AFFICHER LES TACHES ............................................................................................................................ 75
VVIIII.. LLEESS NNOOTTEESS .................................................................................................................................................................................................................................................... 7766
A. Créer UNE note ....................................................................................................................................... 76
B. MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES ........................................................................................................ 77
C. AFFICHER LES NOTES .............................................................................................................................. 77
VVIIIIII.. GGeeRREERR LLEESS FFIICCHHIIEERRSS OOUUTTLLOOOOKK ........................................................................................................................................................................ 7788
A. CRÉER UN FICHIER OUTLOOK ................................................................................................................. 78
B. DÉFINIR LE FICHIER PAR DÉFAUT ........................................................................................................... 79
C. LA SUPPRESSION DES FICHIERS .............................................................................................................. 80
D. LE COMPACTAGE D'UN FICHIER ............................................................................................................. 80
E. LA SAUVEGARDE D'UN FICHIER .............................................................................................................. 81