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Atelier Bureautique

Personnel Administratif RH

Dispensé à l’ EPFL

© Charles Lalieu -‐2016

Atelier de bureautique à destination du peronnel administratif RH -‐ 22 septembre 2016

LALIEU sarl -‐ Formations Informatiques, Développement & Audit –

Table des matières

1. LA CRÉATION D’UNE LETTRE TYPE ...................................................................................................... 3

1.1. NOUVEAU DOCUMENT ............................................................................................................................. 3 1.2. GESTION DE L’ESPACE GRÂCE AUX TABLEAUX ............................................................................................... 4 1.3. INCLUSION D’UNE IMAGE (LOGO) .............................................................................................................. 5 1.4. INCLUSION DU TEXTE ............................................................................................................................... 6 1.5. INSERTION DE LA DATE DU JOUR ................................................................................................................ 6 1.6. INCLUSION D’OBJETS. .............................................................................................................................. 7 1.7. ENREGISTREMENT DU MODÈLE .................................................................................................................. 8

2. GÉNÉRATION D’UNE LISTE DE DISTRIBUTION ..................................................................................... 9

2.1. REMPLACER LE CONTENU D’UNE CELLULE .................................................................................................... 9 2.2. CALCUL SUR DU TEXTE ........................................................................................................................... 10 2.3. CALCUL SUR DES DATES .......................................................................................................................... 10 2.4. FILTRAGE DE DONNÉES ........................................................................................................................... 10

3. GÉNÉRATION D’UN GRAPHIQUE À PARTIR DE DONNÉES CONSOLIDÉES ............................................ 12

3.1. FONCTION SOMME.SI() ....................................................................................................................... 12 3.2. CONSOLIDATION ................................................................................................................................... 12 3.3. FONCTION RECHERCHEV() .................................................................................................................. 13 3.4. CALCUL DE L’ÉCART ............................................................................................................................... 14 3.5. RÉALISATION D’UN GRAPHIQUE ............................................................................................................... 15

4. PUBLIPOSTAGE ................................................................................................................................ 16

4.1. OUVRIR LE DOCUMENT À FUSIONNER ....................................................................................................... 16 4.2. OUVRIR LA LETTRE TYPE ......................................................................................................................... 16 4.3. REMPLIR DES CHAMPS VARIABLES ............................................................................................................ 16 4.4. GÉRÉR LES ACCORDS DES ADJECTIFS ET PARTICIPES PASSÉS ............................................................................ 17 4.5. FUSIONNER VERS UN NOUVEAU DOCUMENT .............................................................................................. 17



1. La création d’une lettre type

Nous allons créer une lettre type que nous ajouterons aux modèles de lettre de notre environnement Word

1.1. Nouveau document

Choix des marges

et du style



1.2. Gestion de l’espace grâce aux tableaux

Création d’un tableau d’une ligne et 2 colonnes afin de placer les informations concernant l’expéditeur dans la cellule de gauche et celles concernant le destinataire dans celle de droite.

La finalité étant de gérer la disposition des objets au travers d’une grille, les bordures des cellules seront masquées



1.3. Inclusion d’une image (Logo)

Poser le curseur dans la première cellule et insérer y le logo de la société

Double cliquez sur l’image pour faire apparaître la barre de menu contextuelle

Définissez les dimensions et son alignement sur le texte.

Direction des RH Salle AI 3.142

Lausanne, le

Nom prénom

Rue

NPA Ville



1.4. Inclusion du texte

Introduisez quelques paragraphes

Direction des RH Salle AI 3.142

Lausanne, le 18 oct. 16

Nom prénom

Rue

NPA Ville

Cher collègue,

Gallia est omnis divisa in partes tres, quarum unam incolunt Belgae, aliam Aquitani, tertiam qui ipsorum lingua Celtae, nostra Galli appellantur.

Hi omnes lingua, institutis, legibus inter se differunt. Gallos ab Aquitanis Garumna flumen, a Belgis Matrona et Sequana dividit.

1.5. Insertion de la date du jour

Avec ou sans automatisme de mise à jour



1.6. Inclusion d’objets.

Le troisième paragraphe pourrait très bien être un objet inclus tel qu’un tableau Excel.

ou un collage avec ou sans liaison d’une plage de cellules d’un document Excel préalablement enregistré.

0

5

10

15

20

25

30

35

Janvier Février Mars Avril Mai Juin

Repas

Essence

Hôtel



1.7. Enregistrement du modèle

Le modèle étant défini, il vous reste à l’enregistrer en tant que « MODELE ».

Ici s’arrête la création d’un modèle standard, mais nous reviendrons pour modifier ce modèle après avoir défini une liste de distribution pour en faire un modèle de fusion pour le publipostage.



2. Génération d’une liste de distribution

Dans le cadre de cet atelier, nous établirons cette liste par filtrage ou par extraction depuis une base de données Excel.

Ouvrez le fichier EXO.xls

Ce fichier nécessite néanmoins quelques opérations de préparation pour être exploitable.

2.1. Remplacer le contenu d’une cellule

La colonne « SEXE » n’a pas été correctement remplie par les opérateurs de saisie qui ont utilisé « M » et « H » pour définir le sexe masculin.

Il y a donc lieu d’uniformiser cette information en remplaçant dans une colonne sélectionnée toutes les occurrences de « M » en « H » (ou le inversémment)



2.2. Calcul sur du texte

Pour les besoins de l’atelier, nous allons avoir besoin d’isoler les Vaudois

Ces individus sont caractérisés par un indicatif téléphonique « 021 »

2.3. Calcul sur des dates

Pour les besoin de l’atelier, ous allons avoir besoin d’isoler les

individus âgés de 30 à 40 ans

2.4. Filtrage de données

Sélectionnez les colonnes A à K et demandez un filtre simple.

Chaque colonne est maintenant équipée d’une « toupie » permettant de filtrer ou de trier par telle et telle rubrique.

Notez la transformation de la toupie en fonction du ou des critères ainsi que du tri.

Pour revenir à la liste complète, effacer le filtre, ou revenez dans chaque toupie pour remettre les options initiales.



Après avoir posé les critères suivants :

CRITERES : Vaudois, de 30 à 40 ans, parlant français

Vous obtenez une nouvelle liste que vous pouvez exporter

Sauvegardez le résultat sous Vaudois_FR_30_40.xlsx



3. Génération d’un graphique à partir de données consolidées

Avant de générer le graphique, nous allons consolider les valeurs qui vont le constituer.

Nous disposons de feuilles de calcul contenant, en vrac, les montants des factures d’entrée de chaque trimestre.

Nous allons calculer la somme trimestrielle de chaque budget pour consolider ces informations dans une feuille récapitulative pour l’année.

C’est à partir de ces données que nous établirons le graphique à inclure dans notre publipostage.

3.1. Fonction SOMME.SI()

La fonction somme.si() possède 3 arguments séparés par des « ; »

= SOMME.SI ( Plage des données ; Critères ; Plage à additionner )

Explications :

Dans la plage A3 :B32, si la première colonne contient le même texte que D2, alors la fonction additionnera toutes les occurrences de plage B3 :B32 qui répondent à ce critère conditionnel.

3.2. Consolidation

Nous allons reporter les résultats trimestriels dans une feuille récapitulative (à renommer), pour l’année.

1. Sélectionnez la cellule « C5 » à alimenter

2. Tapez « = »

3. Cliquez sur l’étiquette de la feuille « 1er Trimestre » pour signifier que l’information se trouve sur cette feuille.



4. Cliquez sur la cellule « D3 » correspondant à la somme des consommables du 1er trimestre

Notez que la zone de formule indique = ‘1er Trimestre’!D3 puis validez sans autre.

5. Recopiez à droite la formule pour qu’ Excel l’adapte à chaque budget

3.3. Fonction RECHERCHEV()

Nous allons maintenant comparer les résultats annuels avec les budgets prévisionnels que nous trouvons en page « 6.Budget »

Attention !

La fonction rechercheV nécessite que la zone de recherche soit triée de manière croissante

… et après tri :

Profitons de l’occasion pour définir un nom pour cette plage

Sélectionnez la plage A2 :C7 et nommez la « budget »

La fonction RECHERCHEV permet de rechercher des éléments dans une plage.

Par exemple, vous pouvez rechercher le montant d’un budget à l’aide de son intitulé.

= RECHERCHEV(valeur à rechercher ; plage dans laquelle rechercher la valeur ; numéro de colonne dans la plage de cellules contenant la valeur de retour; option*).

*Option = correspondance exacte ou approximative, indiquée par 0/FAUX ou 1/VRAI.



Recherchez le montant prévisionnel pour chaque colonne de votre récapitulatif annuel.

Explications :

La fonction rechercheV va chercher verticalement le contenu de la cellule « C4 » dans la première colonne de la plage nommée « budget », et va nous rapatrier le contenu de la colonne n° « 2 » de ce budget.

3.4. Calcul de l’écart

L’écart est la différence entre le montant réalisé et le budgété.

Pour l’exprimer en pourcentage, il faut diviser cette différence par le budget et demander un affichage en %.

l Les parenthèses sont là pour appliquer la priorité des opérations de ce calcul

Voici donc le résultat final !



3.5. Réalisation d’un graphique

Nous allons réaliser un graphique à partir de données non contigües.

1. Sélectionnez la ligne de titre (en ocre) 2. puis enfoncez la touche « CTRL » 3. maintenez la touche enfoncée pendant que vous sélectionnez les

lignes de total et de budget prévisionel (en bleu et jaune). 4. Relachez tout .

Vous venez de faire une sélection discontinue !

Tant que cette sélection est active, demandez un graphique en colonne dans la barre des menus graphiques.

C’est ce graphique que nous allons insérer dans la lettre type en vue du publipostage. par copier-‐coller avec liaison.

Remarques :

Pour faire un graphique avec des données discontinues, il faut que ces données soient de même dimension ( dans notre exemple, chaque sélection contient le même nombre de colonne) .



4. Publipostage

4.1. Ouvrir le document à fusionner

4.2. Ouvrir la lettre type

1. Ouvrir les menus de publipostage

a. Précisez qu’il s’agit d’une lettre type ( doc actuel)

b. Choisir la liste des destinataires (Vaudois_FR_30_40.xls)

c. Glisser les rubriques ( nom, prenom, rue,npa & ville)

4.3. Remplir des champs variables

Cochez bien l’option « Demander une seule fois » sinon Word vous posera la question en boucle autant de fois que de lignes de destinataires !



4.4. Gérér les accords des adjectifs et participes passés

Partout où les accords de genre doivent s’appliquer, il y a lieu de poser une formule de fusion telle que celle, ci-‐dessous

Nota Bene : On peut copier le « e » ainsi généré et le coller à chaque endroit opportunt.

4.5. Fusionner vers un nouveau document

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