slides blue summit 2016

Bienvenue au Blue Summit 2016 1ère édition - 27 Septembre 2016

Radisson Blu

09h30 Accueil

09h45 1ère thématique : Archivage

11h00 Pause

11h15 2ème thématique : Architecture

12h30 Visite des locaux de BlueXML

13h00 Déjeuner

14h15 3ème thématique : Urbanisation

15h30 Pause

15h45 4ème thématique : Processus Documentaire

17h30 Cocktail

Programme de la journée

Blue Summit 2016 27/09/2016

Présentation du Module de Record Management Alfresco avec BlueXML

Les types d'archivage : intermédiaire, définitif, légal, SAE

Les normes SEDA-MEDONA, NF Z42-013

Démonstration de Mnesys avec Nanoed

Focus sur le SEDA avec CGI

27/09/2016 Blue Summit 2016

1ère thématique : Archivage

1 – Présentation d’Alfresco Records Management

Mady GAUCHER – BlueXML

2 – Le Point de vue de l’éditeur SAE Réflexion sur l’interaction GED/SAE : Les possibilités d’export proposées par une GED Retour d’expérience SEVRAN avec Mnesys et Alfresco : contexte de mise en œuvre d'un logiciel mixte, capable de gérer les

archives papier et électroniques Positionnement, complémentarité et intégration avec As@lae : travaux en cours de connexion MNESYS/AS@LAE (portail

commun)

Claire MASFRAND – NAONED

3 – Focus sur le SEDA Les problématiques d’intégration liés à l’implémentation du SEDA : la nécessité de centraliser avec une stratégie outillée Présentation du générateur SEDA et du modèle d’intégration : de l’archivage vers la dématérialisation de bout en bout Démonstration : automatisation de la chaine de transfert SEDA depuis Alfresco dans as@lae, avec le générateur

Charles de TERNAY - CGI Maud LASTERRE - CGI

27/09/2016 Blue Summit 2016

Archivage : programme détaillé

27/09/2016 Blue Summit 2016

Tour d’horizon

SEDA

Medona DUA

NF Z42-013

Archivage légal

Valeur Probante

ISO 14641

Principes de l’archivage électronique Concepts : SEDA/MEDONA

6

• Le SEDA est une modélisation des transactions entre acteurs dans le cadre de l'archivage :

• Il précise les types, l'ordre et la forme des messages échangés

• Il définit les métadonnées pour la description des archives

• Les échanges (transactions) définis sont :

• Le transfert

• L’élimination

• La communication

• La restitution

• Les acteurs SEDA dans ces échanges sont :

• Le service versant

• Le service d’Archives

• Le service producteur

• Le service de contrôle

• Le demandeur d’Archives

Service versant

L’entité qui transfère un

ensemble de données à

un service d’archivage Service

d’archivage

L’entité

destinataire du

transfert qui assure

la gestion des

Archives

transférées pour

communication par

les Services

versants

Service de contrôle

Le service qui exerce le

contrôle scientifique et

technique de l’Etat sur

les archives

Service producteur

L’entité qui a produit

les archives, qui les a

créées ou reçues dans

le cadre de son

activité

Toute personne

physique ou morale

qui souhaite consulter

les archives

conservées par le

service d’archivage

dans le respect de la

législation applicable

Demandeur

d'archives

Echanges (transactions)

Principes de l’archivage électronique …de la GED au SAE

7

• Des fonctionnalités similaires

• Capture (ou collecte) des données

• Contrôle des données et des métadonnées

• Gestion documentaire (métadonnées, indexation)

• Gestion des plans de classement (orientés utilisateurs)

• Des fonctionnalités complémentaires

• Numérisation des documents papier avec :

• des métadonnées spécifiques identifiées et figées

• un format recommandé

• la génération de journaux d’événements

• un contrôle humain lors de la phase d’indexation

• …

Principes de l’archivage électronique …de la GED au SAE

8

• Un SAE comporte les fonctionnalités nécessaires à la gestion des données

figées, principalement :

• Il doit couvrir les besoins liés à la Gestion du Cycle de vie et à l’organisation via un Tableau de Gestion/Profil d’Archivage

• Mais aussi les fonctions de sécurisation liées à l'intégrité et, la traçabilité

• Et les fonctionnalités liées à la pérennisation de l'information sur le long

terme Outils de validation et contrôle des formats à l'entrée

Outils permettant des conversions de format à l'entrée ou a posteriori

Réplication des données sur deux sites distants

1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ? o Définition o Objectifs

2. L’utilisation du module RM d’Alfresco o Apports du module o Présentation du site « Gestion des archives » o Utilisation des catégories de dépôt o Processus d’archivage des documents

• Définir un document comme une archive • Dépôt dans un dossier temporaire pour qualification / classement • Définition d’une règle de traitement des archives après X mois de dépôt

o Navigation et recherches sauvegardées o Alertes et relations

Alfresco Records Management

27/09/2016 Blue Summit 2016

1. Définition Ensemble d’action visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information.

1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?

27/09/2016 Blue Summit 2016

2. Objectifs

Garantir une conservation normée

Respecter l’intégrité de vos documents

Faciliter le traitement des archives à l’aide de règles de gestion

Automatiser le cycle de vie des archives

1. Un SAE, qu’est-ce que c’est ?

27/09/2016 Blue Summit 2016

1. Présentation du module

Un site dédié dans votre Alfresco

Gestion des archives matérielles et numériques

Transformation d’un document en archive depuis les sites classiques de votre Alfresco

2. L’utilisation du module RM d’Alfresco

27/09/2016 Blue Summit 2016

2. Présentation du site « Gestion des archives » Un site unique pour l’ensemble de vos archives Respecte les normes :

ISO 15489 ISO 30301 DOD 5015 (l’organisation par défaut est basée sur ce standard)

La création des catégories de dépôt permet de structurer votre archive Le site possède trois composants propres à la gestion des archives :

Plan de classification Recherche des documents d’archives Outils d’administration


27/09/2016 Blue Summit 2016

3. Utilisation des catégories de dépôt et des dossiers

Les catégories de dépôt permettent de structurer vos archives, mais ce ne sont pas elles qui vont stocker vos documents !

Les catégories de dépôt correspondent à des espaces définit par des règles propres Par exemple : la catégorie de dépôt « Achats de matériel »

possède la règle d’archivage suivante : Rétention des documents pendant un mois puis transfert vers le dossier « Archives achats »

Les documents archivés sont stockés dans des dossiers classiques liés à ces catégories de dépôts


27/09/2016 Blue Summit 2016

4. Règles d’archivage Règles sur les catégories de dépôt du plan de classification pour définir des étapes dans la vie de vos

documents Déclasser : permet de verrouiller un répertoire afin d’éviter tout nouveau document entrant

(sortie possible) et de verrouiller les archives situées à l’intérieur. Retenir : sert principalement de déclencheur/point de repère aux autres étapes. Il marque le

départ d’une période stockage de l’archive. Aucune restriction n’est appliquée sur l’archive. Détruire : permet la suppression totale de l’archive. Il est possible par l’intermédiaire d’une option

à cocher de conserver les métadonnées. Transférer : fonctionnalité optionnelle permettant l’envoi d’une notification mail à l’archiviste pour

lui indiquer que les documents définies par l’étape Transférer doivent être déplacer manuellement vers un autre emplacement

Versement à un autre organisme : fonctionnalité optionnelle permettant une connexion avec une base externe pour un dépôt automatique des archives en fin de vie.


24/05/2016 Blue Summit 2016

5. Navigation et recherches sauvegardées Le manu de navigation à gauche est spécifique au module et propose les accès suivants :

Navigation remplace le filtre Fichier des sites classiques et permet de naviguer dans les catégories de dépôt

Plan de classification propose trois accès rapides aux : Archives en court de transfert Archives suspendues Archives en attentes de classement

Recherches enregistrées permet d’accéder rapidement aux résultats d’une recherche créé dans le composant Recherche des documents d’archives

Le composant « Rechercher des documents d’archives » facilite la création de requête Lucène


24/05/2016 Blue Summit 2016

6. Alertes et relations entre les archives Des alertes peuvent être posées sur les catégories de dépôts.

Un mail est alors envoyé à l’archiviste pour traitement Les alertes sont régulières

Les relations entre archives peuvent être manuelles ou automatiques

Les relations automatiques sont créées entre plusieurs versions d’un même document. Les archives sont toutes liées ce qui permet d’accéder à la dernière version

Les relations manuelles peuvent définir plusieurs liens entre les documents tel que : Pièces-jointes Remplacé par Précédente version de


24/05/2016 Blue Summit 2016

27/09/2016 Blue Summit 2016

2ème thématique : Architecture Alfresco

• Retour d'expérience sur le déroulement d'un projet Alfresco (architecture technique)

• La haute-disponibilité (performances / fail over / cluster)

• Comment gérer mon exploitation au quotidien ?

• Nous discuterons reprise, sauvegarde, réversibilité et EIC

L’intégration Mono-instance

Share

Alfresco

Solr

Connecteur Share

/sea

rch

/in

dex

data

JOD

Utilisateurs internes

LAN DMZ messagerie

HTTP HTTP

JDBC

SMTP(S)

LDAP(S)

Relais de messagerie

appli-smtp

mysql1

AD ad

OpenLDAP ldap-ext

Exemple

HAPROXY

*.mondomaine.fr

LDAP(S)

Blue Summit 2016 27/09/2016

Déploiement en Cluster

Share

Alfresco

Solr

Share

Alfresco

Solr

Connecteur Share

/sea

rch

/in

dex

Annuaire

Base de données

Serveur de messagerie

SMTP

LDAP/S

JDBC

NFS

JOD

Serveur NFS

Exemple

Blue Summit 2016 27/09/2016

Focus sur l’Indexation

Solr

Alfresco

Solr

Alfresco

Alfresco

Solr

Alfresco

Alfresco

1 – Pas de serveur d’indexation

2 – Avec un serveur d’indexation

Solr Solr

3 – Avec plusieurs serveurs d’indexation

Alfresco

Blue Summit 2016 27/09/2016

Focus sur architecture Mono-instance

1 – Un seul serveur 2 – Avec un SGBD dédié 3 – Avec 1 ou plusieurs Share

dédiés

Blue Summit 2016

Share

Alfresco

Solr

/sea

rch

/in

dex

SGBD

Share

Alfresco

Solr

/sea

rch

/in

dex

Alfresco

Solr

/sea

rch

/in

dex

Share

SGBD

SGBD

27/09/2016

Déploiement hybride

Equilibrage

(Load-balancing)

Utilisateursinternes

APPLICATIONS(e.g. PES v.2)

Relais de messagerie

AD

HTTP

jdbc

/solr4

NFS

/alfresco/share

Nœud dédié

RedondanceServeur d’index

Serveur de transformation de documents (MTS)

Base de donnéesHaute-performances

Alfresco + Share

Actif/actifRound-robin

Applications tierces

Blue Summit 2016 27/09/2016

3ème thématique: Urbanisation

27/09/2016 Blue Summit 2016

Quel est le positionnement de la GED dans le SI ?

Quelles sont les briques transversales existantes ? Et les évolutions ?

Les intégrations possibles avec les applications métiers : finances, rh, etc

Nous parlerons des interconnexions entre Alfresco et les applications

L’intégration avec le métier

Archivage

GED Transversale

Ressources Humaines SEDIT Marianne, HR-Access,

SAP-HR….

Relation Citoyen Y@GRC, E-DEAL, Localeo, e-

citiz

Finances Coriolis, Grand Angle,

Astre, SEDIT Marianne…

Communication Drupal, Typo3, Wordpress,

Liferay…

Courrier Maarch, Elise, Acropolis,

Kolok

Intermédiaire : Record Management…

Légal : As@lae, Mnesys…

Services Collectivités Patrimoine, Jeunesse,

Routes…

Délibérations Web-delib, Acropolis,

Gedelib…

Parapheur @ e-parapheur, EasyFolder,

Acropolis…

Blue Summit 2016 27/09/2016


Blue Summit 2016

Quelles pratiques documentaires ?

Intégration Alfresco Coût d’intégration

Maintenance Réutilisabilité Commentaires

Par développement

d’interfaces spécifiques

dans l’application métier

Max Editeur 0 A redévelopper pour chaque application

Par web clipping avec

iframe/popup en sur-

impression

Faible 0 Max

Utilisation Alfresco « tel

quel » 0 0 Max

27/09/2016


Blue Summit 2016

Bénéficier de nouvelles fonctionnalités

Plan de classement / Navigation

Gestion des droits

Recherche (plein-texte, facettes, smart folders)

Processus

27/09/2016


Blue Summit 2016

Applications métier Optimisé verticalement

Non optimisé pour du développement spécifique

Alfresco Optimisé transversalement

Optimisé pour l’adaptation et le développement

Points d’extension

Meilleur combinaison ergonomie x fonctionnalités x prix

27/09/2016


Blue Summit 2016

Utiliser Alfresco en tant que GED transverse

Réutiliser les fonctionnalités existantes

Ne pas redévelopper (et retester…) ce qui existe déjà

Minimiser les développements spécifiques

Avoir une approche systématique par rapport aux

applications métier

Promouvoir la transversalité

Conduite du changement

27/09/2016


Blue Summit 2016

Principes Dépôt document + métadonnées par app métier

Utilisateur/Groupe dédié

Silo documentaire dédié

Classement automatique

Création de l’arborescence

Positionnement des droits à partir des métadonnées

Partage des documents avec les autres applications

Smartfolders

27/09/2016


Blue Summit 2016

Un silo documentaire global

pour chaque application métier

27/09/2016


Blue Summit 2016

Le smart folder ne renvoie rien

car l’utilisateur ELG n’a pas les droits

27/09/2016


Blue Summit 2016

L’utilisateur ELG n’a effectivement

pas les droits

27/09/2016


Blue Summit 2016

Le smart folder présente les informations

du silo documentaire global en fonction

des droits que vous avez

27/09/2016


Blue Summit 2016

Travail à faire pour les éditeurs

Conventions d’interopérabilité :

Dépôt document + métadonnées

Obligation pour les éditeurs de respecter

Option : développement couche d’intégration

Possiblité d’intégrer les développements internes

27/09/2016


Blue Summit 2016

Applications métier

Document +

Métadonnées

Classement • Création auto des répertoires • Positionnement des droits Partage des documents • Configuration des smart folders

Applications internes

Sites collaboratifs

Répertoires partagés

Fonctionnalités • Navigation • Recherche • Partage • Processus

ALFRESCO

Démat.

HTT

P (

REs

T/W

eb S

erv

ice)

W

ebD

AV

/ F

TP /

CIF

S /…

27/09/2016

4ème thématique : Processus Documentaire

27/09/2016 Blue Summit 2016

Mythe ou réalité ?

Comment traiter le cycle de vie d'un document ?

Présentation d'Activiti par Alfresco, la modélisation de processus

BlueDolmen, des solutions innovantes pour enrichir les processus métiers

Processus Finances

Blue Summit 2016 27/09/2016

Processus RH

Blue Summit 2016 27/09/2016

27/09/2016 Blue Summit 2016

Processus Délibérations

27/09/2016 Blue Summit 2016

Schéma BPMN

Blue Summit 2016

Présentation BlueDolmen

27/09/2016

Merci pour votre participation

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