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TERMES DE REFERENCES (TDR)
Services d’organisation et de gestion d’événements pour l’UNICEF
Mission contrat cadre (Long Term Arrangement (LTA)) portant
sur l'organisation et la gestion d'événements pour
l’UNICEF
Budget estimé N/A – Contrat Cadre limité en durée (time bound LTA)
Location Maroc
Durée Contrat cadre pour une durée initiale d’une année
renouvelable pour une période supplémentaire de deux
années, sous réserve d’une évaluation positive de la
performance du Contractant
Date de début Mai 2016
date limite pour les propositions
Type de contrat
Diffusion des offres.
29 Avril 2016
Contrat Cadre LTA
Local
Processus de sélection Appel d’offres.
Prepared Benyounes MOH
Supply and Procurement Officer Date
Reviewed Yasmina LAASRI
Operation Manager Date
Authorised Regina De Dominicis
Representative & Head of Office Date
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Contents
1. CONTEXTE ...................................................................................................................... 4
2. OBJECTIF ......................................................................................................................... 4
3. CONSIDERATIONS ET EXIGENCES GENERALES ................................................... 4
4. DESCRIPTION DES SERVICES ..................................................................................... 5
4.1. Tâches centrales: types de événement ......................................................................... 5
4.1.1. Conseil pour le développement conceptuel des événements ............................. 6
4.1.2. Lieu et équipements techniques ......................................................................... 6
4.1.3. Participants potentiels personnes à inviter ......................................................... 7
4.1.4. Lettre/formulaire d'invitation ............................................................................. 7
4.1.5. Inscription des participants et confirmation de participation ............................. 7
4.1.6. Relation avec les orateurs .................................................................................. 7
4.1.7. Contact avec les participants .............................................................................. 8
4.1.8. Liste des participants.......................................................................................... 8
4.1.9. Signalétique........................................................................................................ 8
4.2. Activités supplémentaires ........................................................................................... 9
4.3. Personnel affecté aux événements............................................................................... 9
4.3.1. Hôtesse ............................................................................................................... 9
4.3.2. Agents de sécurité (garde) ............................................................................... 10
4.3.3. Techniciens en informatique/audiovisuel ........................................................ 10
4.3.4. Animateur/présentateur .................................................................................... 10
4.3.5. Photographe/cadreur/preneur de son................................................................ 10
4.3.6. Monteur photo/vidéo ........................................................................................ 10
4.3.7. Interprète qualifié ............................................................................................. 10
4.3.8. Rapporteur qualifié .......................................................................................... 10
5. PASSATION DE COMMANDE, LIVRAISON, PAIEMENT ....................................... 11
5.1. Exigences en matière de personnel ........................................................................... 11
5.2. Délai de livraison ...................................................................................................... 11
5.3. Calendrier des paiements .......................................................................................... 11
6. ÉVALUATION ET REPORTING .................................................................................. 12
7. CRITÈRES DE SÉLECTION.......................................................................................... 12
7.1. Capacité du soumissionnaire ..................................................................................... 12
7.1.1. Identification et capacité juridique ................................................................... 12
7.1.2. Capacité économique et financière .................................................................. 12
7.1.3. Capacité technique et professionnelle .............................................................. 13
7.2. OFFRE TECHNIQUE............................................................................................... 13
7.3. OFFRE Financière : .................................................................................................. 14
8. CRITÈRES D'ATTRIBUTION ....................................................................................... 14
8.1. Evaluation technique (100 points au maximum)....................................................... 14
8.2. Evaluation financière................................................................................................. 16
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8.3. Evaluation finale et attribution du marché ................................................................ 17
9. MODALITES DE REMISE DES OFFRES .................................................................... 18
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1. CONTEXTE
Le but général du programme de coopération entre le Maroc et l’UNICEF est de renforcer un
environnement digne des enfants, contribuant ainsi au respect des engagements du Maroc par
rapport à la Convention internationale des droits de l’enfant, (CDE) et à l’atteinte des Objectifs
de Développement Durable.
Chaque année, le Bureau de l’UNICEF au Maroc héberge et coordonne un certain nombre de
réunions, d’ateliers et d’événements. La majeure partie de ces événements ont lieu à Rabat, en
plus de quelques demandes occasionnelles pour d’autres villes. L'organisation de ces
événements s'inscrit dans le cadre du programme de coopération entre le Maroc et l’UNICEF
et le plus souvent, ils associent d'autres institutions de l'ONU, des partenaires institutionnels et
des associations.
L'organisation d'événements constitue une part essentielle des activités du programme de
coopération entre le Maroc et l’UNICEF et revêt donc une importance capitale. Grâce à ces
événements, l’UNICEF renforce ses capacités, permet l'échange d'expériences et le débat sur
les questions importantes à la réalisation et la promotion des droits de l’enfant et de leurs
intérêts supérieurs dans la société.
La charge de travail par événement peut varier en fonction de son ampleur ou de sa
configuration. Pour le plus simple des événements «de petite envergure», les tâches à effectuer
pourraient consister, par exemple, à réserver un lieu de réunion et à prévoir des
rafraîchissements, des sièges et un matériel audio adéquats pour une réunion matinale à Rabat.
À l’autre extrémité, un séminaire de quatre jours dans un grand centre de conférence (à Rabat
ou en dehors) auquel sont conviés des intervenants et des participants externes, supposerait de
prendre toutes les dispositions en matière de logistique (location des locaux, matériel,
restauration, équipement technique, interprétariat), de couverture médiatique, de voyage et
d’hébergement.
C’est dans ce cadre que Le bureau de l’UNICEF au Maroc envisage de mettre en place un
contrat cadre à long terme (LTA « Long Term Arrangement »), non-exclusif (s), avec des
agence(s) Contractants des services d'organisation et de gestion d’événements au moyen d’une
quantité indéfinie de services et produits pour soutenir les activités de l’UNICEF.
2. OBJECTIF
Engager une agence spécialisée pour assister l’UNICEF dans l’organisation et la gestion de ses
événements
3. CONSIDERATIONS ET EXIGENCES GENERALES
Dans le cas de l'UNICEF signant un contrat à long terme (LTA), les dispositions suivantes sont
applicables:
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a) Le contrat LTA est valable pour une durée initiale d’une année à compter de la date où
les deux parties ont signé le LTA, renouvelable pour une période supplémentaire de
deux années, sous réserve d’une évaluation positive de la performance du Contractant
b) L'UNICEF ne sera pas engagé à acheter de quantité minimum de services, et tout achat
doit être effectué sur la base d’un besoin réel. L'UNICEF ne sera pas responsable de
tout coût dans le cas où aucun achat n’est effectué en vertu de tout contrat LTA
résultant.
c) La confirmation des commandes pour des besoins spécifiques sera validée par
l’UNICEF en émettant un contrat institutionnel pour les services (bon de commande).
Les Conditions générales de LTA seront en vigueur.
d) Les soumissionnaires sont également informés que, vu le nombre d’événements que
l’UNICEF organise ou auxquels elle participe chaque année, plusieurs peuvent avoir
lieu le même jour en des lieux différents. L’UNICEF s’assurera que les
soumissionnaires disposent des capacités nécessaires pour faire face à ces pics
d’activités éventuels.
e) L'UNICEF envisage de conclure des contrats-cadres LTA multiples avec plusieurs
Contractants des services. Au cours de la validité de ces contrats, les Contractants des
services seront invités à proposer une offre de prix pour chaque besoin spécifique défini
par l’UNICEF afin d'assurer le meilleur rapport qualité-prix grâce à la concurrence
effective en fonction des exigences spécifiques.
f) Les soumissionnaires doivent aussi être conscients que le contexte du travail de
l’UNICEF peut se traduire par des délais souvent courts, de multiples niveaux de
validation par différents services et parfois d’importants changements de dernière
minute.
g) L’accord LTA découlant du présent appel d’offres pourra être partagé avec d’autres
agences des Nations Unies. Le ou les soumissionnaires retenus devront offrir les
mêmes conditions générales aux autres agences du système des Nations Unies qui
souhaiteraient acquérir des produits ou services au titre de cet accord et conformément
à ses termes et conditions
4. DESCRIPTION DES SERVICES
4.1. Tâches centrales: types de événement
Les biens et services requis peuvent varier en fonction de l’ampleur ou l’envergure de
l’événement.
a) Événements de petite envergure
o Jusqu’à 50 participants (avec une marge de surréservation de 10 %)
o 1 orateur
o D’une durée allant jusqu’à 1,5 jour
o Environ 30 Jours de préparation
o Environ 20 événements de petite envergure sont organisés chaque année.
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b) Événements de moyenne envergure
o De 51 à 200 participants (avec une marge de surréservation de 10 %)
o Jusqu’à 4 orateurs
o D’une durée allant jusqu’à 3 jours
o Environ 90 Jours de préparation
o Environ 6 événements de moyenne envergure sont organisés chaque année
c) Événements de grande envergure
o Plus de 201 participants (avec une marge de surréservation de 10 %)
o Jusqu’à 20 orateurs
o D’une durée allant jusqu’à 4 jours
o Environ 120 Jours de préparation
o Environ 1 ou 2 événements de grande envergure sont organisés chaque année.
L’UNICEF est organisé en plusieurs sections autonomes au niveau de la gestion de leurs
budgets. Les sollicitations pour les services d’organisation et de gestion d’évènements seront
adressées à l’agence par les différentes sections du programme de coopération de l’UNICEF.
Cette section décrit «les tâches centrales» que le contractant sera amené à accomplir.
Toutefois, cette liste n'est pas exhaustive et l’UNICEF pourra demander au contractant des
produits et/ou services complémentaires ou similaires, de même que diverses prestations
destinées à assurer la bonne exécution du contrat, pour autant qu'ils s'inscrivent dans les
activités prévues dans le contrat-cadre et restent dans le cadre de sa politique de communication
4.1.1. Conseil pour le développement conceptuel des événements
L’UNICEF pourrait demander aux contractants de concevoir complétement un événement à
partir d'un thème défini par l’UNICEF. Cette conception devra couvrir les aspects comme
créativité, originalité, logistique, planification. Dans certains cas, il sera demandé au
contractant de définir le meilleur agencement pour l'événement (par exemple la répartition de
différentes sessions plénières et des ateliers, ainsi que les modalités pratiques pour arriver à
l'organisation suggérée)
4.1.2. Lieu et équipements techniques
L'identification et les contacts avec les personnes responsables des lieux potentiels relèvent de
la responsabilité du contractant. Si le lieu n’est pas encore connu (comme c’est le cas pour des
événements de petite envergure), la recherche d'une salle ou d'un centre de conférence de taille
et de standing adaptés, la fixation du meilleur prix pour tous les services requis et le fait de
s'assurer que tous les équipements et toutes les installations techniques nécessaires soient
disponibles incombent au contractant, notamment les équipements de sonorisation, l'éclairage,
les estrades, le chauffage ou la climatisation, la décoration florales, la restauration, la
coordination, la décoration, les vestiaires et le mobilier. (Proposer deux ou trois lieux adaptés
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au choix de l’UNICEF, proposer une salle de séminaire et des salles de travaux si requis par la
section organisatrice de l’UNICEF).
4.1.3. Participants potentiels personnes à inviter
Bien que les listes déjà établies par l’UNICEF constituent la principale source de données, le
contractant sera amené, pour les trois types d’événements, à contribuer à la préparation, à
l'actualisation et à finalisation des listes des participants potentiels/personnes à inviter.
4.1.4. Lettre/formulaire d'invitation
L’UNICEF fournira au contractant le texte de l'invitation, ainsi que ses traductions, le cas
échéant.
Il incombe au contractant d'adapter et de personnaliser ces invitations, dans le respect des règles
de courtoisie et de politesse, et d'actualiser le programme si nécessaire, avant de les envoyer
aux participants potentiels après validation finale de l’UNICEF. À cet égard, il convient
d'accorder une attention particulière à la formulation, sachant que le contractant agit au nom de
l’UNICEF et qu'il sera donc le premier contact avec les participants potentiels.
Le contractant devra effectuer les rappels nécessaires, par courrier, par courrier électronique,
par téléphone ou par tout autre moyen approprié, ainsi que répondre à toutes les questions
concernant un quelconque aspect de l'événement.
4.1.5. Inscription des participants et confirmation de participation
Le contractant est tenu d’assurer l'inscription des participants et la confirmation de leur
participation.
4.1.6. Relation avec les orateurs
Pour les trois catégories d'événements (de petite, moyenne et grande envergure), le contractant
s'assurera que tous les orateurs sont informés du lieu, du programme et des possibilités
techniques en matière de présentations.
Par ailleurs, il lui incombera de contacter les orateurs, notamment pour régler toutes les
questions relatives au voyage et à l'hébergement.
Le contractant rassemblera et préparera les documents qui seront distribués, principalement
aux interprètes et participants. Dans certains cas, notamment pour les événements de moyenne
et de grande envergure.
Le contractant préparera également les portes noms et prévoira une estrade adaptée aux
officiels.
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4.1.7. Contact avec les participants
Achat, préparation et distribution de «kits» pour les participants (mallette, documents de
travail, bloc-notes, stylo, etc. en accord avec l’UNICEF). Voir les points 2.3 et 2.4 du bordereau
de prix.
4.1.8. Liste des participants
Le contractant est responsable de la préparation et de l'impression de la liste finale des
participants pour chaque événement.
Pour les trois catégories d'événements, la liste finale des participants est imprimée au
format A4, en quadrichromie pour la couverture et en noir et blanc pour le contenu, et présentée
par ordre alphabétique ascendant du nom de famille de chaque participant.
4.1.9. Signalétique
Pour chacun des événements, le contractant prévoit une signalétique claire et adaptée. Le
design et l'impression des panneaux et des visuels ainsi que des supports (graphisme, mise en
page du texte et images 103x90cm) doivent être fournis et adaptés au lieu; il convient de prévoir
au minimum et à titre indicatif:
un panneau général à l'entrée;
un panneau «Accueil et enregistrement» au bureau d'accueil;
un panneau à l'entrée de chaque salle.
Ces panneaux relèvent des tâches centrales relatives à l'événement. Les panneaux
supplémentaires sont à prévoir sous le point 5.7 du bordereau de prix.
Les éléments relatifs à la composition des panneaux sont indiqués par l’UNICEF,
conformément à sa charte graphique et spécifique à l'événement.
La production des supports visuels et de communication écrits et audiovisuels est faite sous la
supervision technique de la section communication de l’UNICEF.
L’UNICEF dispose d’une charte graphique qui sera partagée avec le soumissionnaire retenu.
Cette charte doit être respectée au niveau des différentes productions qui seront réalisées. Cette
charte doit être utilisée exclusivement pour les besoins de ce contrat.
Un BAT est produit pour chaque support de communication est conjointement validée par la
section communication et la section organisatrice
Tous les articles finaux et intermédiaires réalisés durant chaque processus de production
demeurent la propriété exclusive de l’UNICEF.
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4.2. Activités supplémentaires
Outre les tâches centrales décrites ci-dessus, tout ou partie des tâches et services suivants
peuvent être demandés, selon la nature, l'ampleur ou le lieu de l'événement.
o La conception et l'impression du programme et de la liste des participants relatifs à un
événement relèvent des tâches centrales; l'impression d'autres documents y afférents
figure sous les points 2.1 (copies noir et blanc) et 2.2 (copies couleurs) du bordereau de
prix.
o L'organisation du voyage et de l'hébergement des orateurs, des participants ainsi que la
prise en charge des frais y afférents, qui sont basés sur les montants maximums établis
préalablement par l’UNICEF. Le contractant doit disposer de la trésorerie et des
moyens de transfert nécessaires à cet effet; il sera ensuite remboursé par l’UNICEF
selon les délais et les conditions de paiement à 15 ou 30 jours dès réception de facture,
sur présentation de justificatifs. Le choix final de l'hôtel doit être approuvé par
l’UNICEF.
o Les sacoches fournies pour la conférence figurent, respectivement, au point 2.3 et 2.4
du bordereau de prix.
Le Contractant (s) est tenu d’assurer sa présence au moment de l’événement pour soutenir les
exigences de l’UNICEF
4.3. Personnel affecté aux événements
4.3.1. Hôtesse
Le contractant veille au bon déroulement de l'événement. Pour ce faire, il convient de prévoir,
pour tous les types d'événements, une équipe d'hôtesses chargées d'effectuer les inscriptions
sur place pour les participants, de préparer et de remettre les badges, de guider les participants
vers les salles de réunion et les orateurs vers d'éventuels espaces réservés, de préparer et de
distribuer aux participants le matériel qui leur est destiné (sacoches, documentation, etc.), de
gérer les micros pendant les séances de questions ainsi que de faire de lien avec les services
techniques pour assurer le bon déroulement des présentations PowerPoint, par exemple, ou de
la projection de vidéos.
Ces hôtesses, de même que le personnel du contractant, doivent porter un uniforme (un costume
sombre, une chemise claire et un foulard de couleur, par exemple) pour pouvoir être facilement
identifiés par les participants. Le contractant donnera également des instructions précises aux
hôtesses, conformément aux spécifications de l’UNICEF.
Le nombre estimé d’hôtesses est de deux pour cent participants, mais il convient d'en calculer
le nombre précis au cas par cas; les coûts y afférents ne sont donc pas intégrés dans ceux des
tâches centrales. Seuls les coûts relatifs au personnel du contractant intervenant activement, y
compris dans une fonction d'encadrement, pour la durée de la réunion relèvent des tâches
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centrales. Les coûts liés au recrutement des hôtesses font partie des frais de personnel relatifs
aux événements (voir point 3.1 du bordereau de prix).
4.3.2. Agents de sécurité (garde)
Pour certains événements organisés en dehors des locaux de l’UNICEF, le contractant peut être
amené à prévoir des agents de sécurité (gardes) chargés, par exemple, de contrôler l’accès à
l’entrée du bâtiment ou d’assurer la surveillance durant l’événement.
4.3.3. Techniciens en informatique/audiovisuel
Des techniciens en informatique/audiovisuel devront veiller au bon fonctionnement de tout le
matériel informatique, audiovisuel et multimédia nécessaire à l’événement et résoudre les
problèmes éventuels. Il conviendra de porter une attention particulière à la sélection de
techniciens efficaces, capables aussi de gérer le stress et de résoudre les problèmes rapidement
et sur place.
4.3.4. Animateur/présentateur
Les animateurs ou présentateurs seront choisis en concertation avec l’UNICEF. Ils peuvent être
amenés à effectuer un travail préparatoire avant ou durant l’événement, selon les spécifications
et les orientations données par l’UNICEF.
4.3.5. Photographe/cadreur/preneur de son
Des photographes, cadreurs et/ou preneurs de son peuvent être requis pour enregistrer
l’événement, selon les instructions reçues de l’UNICEF. Le prix unitaire par personne-jour
inclut l’équipement photo et/ou vidéo.
4.3.6. Monteur photo/vidéo
Personne chargée du montage et/ou de la sélection des photos ou vidéos prises lors de
l’événement en vue de leur publication.
4.3.7. Interprète qualifié
Personne chargée de l'interprétation simultanée ou consécutive destinée aux participants de la
conférence de et vers les langues Arabe, Français, Espagnol et Anglais.
4.3.8. Rapporteur qualifié
Pour certaines rencontres thématiques, le contractant peut être amené à prévoir un rapporteur
(personne chargée de documenter le contenu de l’événement et des débats)
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5. PASSATION DE COMMANDE, LIVRAISON, PAIEMENT
Le contrat-cadre ne constitue pas une commande mais vise uniquement à fixer les dispositions
juridiques, financières, techniques et administratives qui régissent les relations entre les parties
contractantes au cours de la période de validité du contrat-cadre
La gestion des contrats (LTA) sera du ressort du service des achats de l’UNICEF. En outre,
l'unité des achats restera le point focal pour toutes les requêtes et la correspondance
administrative, financière et commerciale, y compris la modification du contrat.
Pour chaque événement, la section organisatrice de l’UNICEF communiquera les modalités de
gestion de contrat pour chaque événement particulier.
Les prestations de service seront demandées par écrit de l’UNICEF en émettant un bon de
commande.
5.1. Exigences en matière de personnel
Le contractant assurera pour toute la durée du contrat la qualité du service nécessaire à la bonne
exécution des commandes.
Le contractant devra nommer un gestionnaire de contrat. Celui-ci sera le point de contact
privilégié vis-à-vis de l’UNICEF et agira comme interlocuteur dans tous les domaines. Il sera
chargé de diriger et de coordonner l'exécution de toutes les tâches demandées. Son coût est
intégré dans chaque service/prestation /livrable.
Le gestionnaire de contrat proposera à l’UNICEF les réponses et les solutions les plus
pratiques, offrant le meilleur rapport coût-efficacité du point de vue organisationnel et
administratif, et les mettra en œuvre après leur approbation par l’UNICEF.
5.2. Délai de livraison
Le délai de livraison de chaque commande dépendra du volume de la commande et de l'urgence
du produit/service et sera convenu avec le contractant lors de l'approbation de l'offre de prix du
devis. En règle générale, le temps imparti permettra d'effectuer la livraison dans des conditions
normales. Toutefois, le contractant doit être conscient qu'il survient parfois des circonstances
dans lesquelles une livraison plus rapide est requise.
5.3. Calendrier des paiements
L'UNICEF effectuera le paiement en totalité à l'achèvement de l’évènement selon les délais et
les conditions de paiement à 15 ou 30 jours dès réception de la facture.
L'UNICEF ne fera pas de paiements à l'avance.
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6. ÉVALUATION ET REPORTING
Le Contractant (s) doit fournir à l'UNICEF un rapport annuel résumant les activités réalisées
pour l'UNICEF au cours de l'année, y compris: la quantité et la taille des événements (durée de
l'événement, le nombre des participants), les coûts des événements, améliorations entreprises
par le Contractant (s) afin de fournir de meilleurs services à l'UNICEF. Ce rapport doit être
soumis au responsable des achats de l’UNICEF comme indiqué dans le contrat LTA.
Des rapports complémentaires peuvent être exigés en fonction des tâches particulières qui
apparaîtraient durant le contrat.
Les rapports doivent être envoyés par courrier électronique en format Microsoft Office, sauf
demande expresse contraire.
7. CRITÈRES DE SÉLECTION
7.1. Capacité du soumissionnaire
Le soumissionnaire doit démontrer qu'il dispose de capacités économiques, financières,
techniques et professionnelles suffisantes pour exécuter les tâches décrites dans les documents
du présent appel d'offres.
Il doit apporter la preuve de ses capacités en joignant à son offre les informations et documents
énumérés ci-après.
7.1.1. Identification et capacité juridique
Le soumissionnaire fournira une fiche d'identification détaillée dûment complétée, datée et
signée. La fiche d'identification est jointe en Annexe 2.
Le soumissionnaire fournira une copie de son registre de commerce au Maroc et une attestation
fiscale récente.
7.1.2. Capacité économique et financière
Afin d'apporter la preuve de sa capacité économique et financière, le soumissionnaire doit
satisfaire aux critères suivants:
o Joindre une copie des bilans portant sur les trois derniers exercices clôturés.
o Une déclaration concernant le chiffre d'affaires spécifique annuel dans le
domaine couvert par le présent cahier des charges, réalisé pendant les trois
derniers exercices disponibles.
o La preuve de la possession par le soumissionnaire d'une assurance en
responsabilité civile et professionnelle, indiquant entre autres, la durée, la date
d'échéance de la police et le nom de l'assureur.
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7.1.3. Capacité technique et professionnelle
La capacité technique et professionnelle des soumissionnaires est évaluée sur la base des
documents suivants:
o Une liste de références de trois exemples de prestations de services/fournitures
réalisées au cours des trois dernières années dans les domaines couverts par le
présent appel d'offres. Si ces prestations ont été réalisées en partie par des sous-
traitants, le soumissionnaire doit indiquer clairement quels ont été le rôle et la
contribution de chacun des participants.
o Déclaration indiquant les effectifs moyens annuels du soumissionnaire et
l'importance du personnel d'encadrement pendant les trois dernières années.
o Identification des principaux profils chargés d'exécuter, de coordonner et de
superviser les prestations.
o Le soumissionnaire précisera le niveau d'études et les qualifications de l'équipe
responsable de la mise en œuvre du contrat (CV dûment complété, daté et
signé).
o Ressources techniques et équipements nécessaires pour exécuter le marché,
conformément aux bonnes pratiques professionnelles : Le soumissionnaire
fournira une description de l'équipement technique et des mesures employés
pour s'assurer de la qualité des fournitures et services liés à l'exécution du
marché.
o Expérience avec les agences de l'ONU ou des ONG est un atout
7.2. OFFRE TECHNIQUE
Simulation/Étude de cas
Le soumissionnaire inclura dans son dossier une offre technique en décrivant l'approche
proposée pour atteindre l'objectif fixé.
L'approche proposée doit faire la démonstration concrète de la qualité, de la créativité et de la
rentabilité de l'offre. Le soumissionnaire peut ainsi apporter la preuve de ses compétences, de
la qualité de sa gestion et de l'affectation des ressources humaines.
L'offre technique du soumissionnaire fera l'objet d'une évaluation qualitative conformément au
tableau de la section 8.1 .Evaluation technique,
L'étude de cas figure en Annexe -3 OFFRE TECHNIQUE- ETUDE DE CAS.
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7.3. OFFRE Financière :
Dans la mesure du possible, les coûts sont établis sur la base des «tâches centrales»
susmentionnées. Le bordereau de prix (cf. Annexe 1 du présent document) est subdivisé en
trois types d'événements.
Compte tenu de la diversité des événements organisés par l’UNICEF, les tâches centrales
définies pour les types d'événements précédemment établis ne correspondront pas
systématiquement à l'ensemble des exigences dans la pratique. Un certain nombre de tâches et
de services supplémentaires sont donc prévus, qui peuvent être ajoutés au prix de référence de
l'événement concerné pour établir le coût total réel.
Le bordereau de prix mentionne la plupart des tâches que le contractant sera amené à accomplir.
Il n'est toutefois pas exhaustif, et l’UNICEF peut demander au contractant des produits ou des
services supplémentaires, que ce dernier devra proposer au meilleur prix du marché.
L'offre de prix doit être forfaitaire, tous frais et charges compris et exprimée en Dirham hors
taxe, pour chaque bien/service/livrable ou prestation, tels que présentés dans le bordereau de
prix (cf. Annexe 1 du présent document).
8. CRITÈRES D'ATTRIBUTION
Les offres sont comparées et classées en fonction du nombre total de points obtenus, lequel
comprend un Score Technique (St) pour le volet d’évaluation technique et Score Financier
(Sf) pour le volet d’évaluation financière.
8.1. Evaluation technique (100 points au maximum)
L'évaluation de l’offre technique se fera sur base de simulation/étude de cas qui a été élaborée
(voir Annexe 3 – Offre technique). Le soumissionnaire décrira l'approche proposée pour
atteindre l'objectif décrit dans la simulation/étude de cas.
L'approche proposée pour la simulation/étude de cas doit faire la démonstration concrète de la
qualité, de la créativité et de la rentabilité de l'offre.
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Un score technique (St) avec un maximum de 100 points est attribué à la proposition technique
répartis comme suit:
Critères d’attribution Éléments évalués Points
1. Qualité et cohérence de
la proposition eu égard
aux services demandés
(60 points)
Minimum requis: 30/60
Les soumissionnaires doivent démontrer leur compréhension du
contexte et préciser la démarche qu'ils proposent pour atteindre
les objectifs de l’UNICEF et pour fournir les services et/ou
produits requis.
20
Éléments innovants proposés dans le contexte de l'organisation
d'événements (conformément aux point 3 descriptions des
services). Le soumissionnaire met l'accent sur la qualité des
services qu'il propose ainsi que sur la créativité qu'il déploie
dans sa démarche et ses travaux; il illustre son propos par des
exemples de travaux similaires réalisés.
25
Ils doivent également expliquer les principaux indicateurs et la
méthode qu'ils entendent utiliser pour garantir la qualité des
services et/ou des produits demandés.
10
Ils doivent aussi identifier les principaux facteurs de risque et
expliquer comment ils comptent y faire face.
5
2. Organisation et gestion
de l'équipe proposée
pour la prestation des
services demandés (30
points)
Minimum requis: 15/30
Description de l’organisation du travail et des mécanismes de
contrôle de qualité, notamment lorsque le travail est réalisé par
des sous-traitants.
15
Composition et organisation de l’équipe proposée dans un souci
d'efficacité maximale en termes de coûts, de rapidité
d'exécution, de qualité des services demandés ainsi que de la
gestion au quotidien.
15
3. Clarté, concision et
présentation de l’offre
(10 points)
Minimum requis: 5/10
Les offres doivent répondre à tous les critères établis dans les
spécifications, tout en restant claires et concises du point de
vue du contenu, de la longueur et de la présentation. Concernant
la présentation, les offres comprennent notamment un index ou
une table des matières; les pages seront numérotées en continu
et assemblées de manière cohérente (reliées, agrafées, etc.); les
pièces jointes à l'offre (annexes sur papier, CD-ROM, DVD,
etc.) doivent être numérotées et comporter le numéro du lot ainsi
qu'une indication de leur contenu.
4
Les offres ne doivent contenir que des informations directement
liées aux produits et services demandés ainsi qu'aux critères
fixés. Il convient donc d'éviter les exposés théoriques de type
didactique sur la stratégie d'information et de communication.
6
Nombre total de
points: 100
Minimum requis:
70/100
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Les offres qui n'obtiennent pas au moins 50 % pour chacun des critères d'attribution
seront exclues de la suite de la procédure d'évaluation et ne seront donc pas prises en
considération pour l'attribution du marché.
Les offres qui obtiennent une note qualitative inférieure à 70 points seront exclues de la
suite de la procédure d'évaluation et ne seront donc pas prises en considération pour
l'attribution du marché.
Les soumissionnaires doivent développer tous les aspects abordés dans les présentes
spécifications, de manière à obtenir un maximum de points. Le fait de se limiter à répéter les
exigences obligatoires fixées dans les présentes spécifications, sans autre effort d'analyse, sera
sanctionné par une note médiocre. En outre, si certains points essentiels de ces spécifications
ne sont pas expressément traités dans l'offre, les évaluateurs pourront décider d'attribuer la note
de zéro pour les critères d'attribution qualitatifs correspondants.
8.2. Evaluation financière
La valeur financière de l’offre correspond à la somme des prix unitaires figurant dans le
bordereau de prix (cf. ANNEXE 1). Chaque prix est multiplié par le coefficient de pondération
correspondant, et tous les prix ainsi pondérés sont additionnés. Le total ainsi obtenu correspond
à l'indice de prix, qui est ensuite intégré dans la formule d'évaluation finale.
Indice de prix = Σ (PU x CP)
Σ = somme
PU = prix unitaires figurant dans le bordereau de prix du lot auquel se réfère l’offre
CP = coefficient de pondération des prix unitaires
L’indice de prix de l’offre économiquement la moins chère (Om) recevra un score financier
(Sf) de 100 points.
Le score financier (Sf) des autres offres sera calculé selon la formule suivante :
100 * indice de Prix de l’offre le moins disant (Om)
Score financier (Sf) = ---------------------------------------------------------------------
Indice de Prix de la Proposition financière
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8.3. Evaluation finale et attribution du marché
L’évaluation finale de l’offre sera faite en fonction d’une pondération des Critères d'évaluation
Technique et Financière
Score Technique (St) = 60% du score global
Score financier (Sf) = 40% du score global
Le score technique (St) et le score financier (Sf) de chaque offre seront ensuite combinés en
un score global (Sg) par offre selon la répartition suivante :
Le score global attribué à chaque offre permettra un classement des offres afin d'établir l'ordre
des offres économiquement les plus avantageuses au regard de la qualité des services proposés
et des prix offerts.
Le score global (Sg) accordé à chaque offre sera calculé comme suit:
Score Global (Sg) = (St x 60%) + (Sf x 40%)
Le marché sera attribué à l’offre obtenant le score global le plus élevé après l'évaluation finale.
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9. MODALITES DE REMISE DES OFFRES
Les soumissions doivent être adressées En pli fermé et anonyme au bureau de l’UNICEF à
Rabat 13 bis, Rue Jaafar Essadik, Agdal, Rabat-Maroc au plus tard le vendredi 29 Avril 2016
à 18H00, dernier délai de réception des plis.
L’enveloppe extérieure fermée et libellée au nom de l’UNICEF ne doit porter sous peine de
rejet, aucune indication, mention ou signe distinctif sauf la mention : « Ne pas ouvrir -Appel
d’Offres Agence d’organisations d’événements 2016 ».
Elle doit obligatoirement contenir, sous peine de rejet, toutes les pièces suivantes dûment
remplies, datées, signées et réparties dans trois enveloppes intérieures fermées :
1. une enveloppe « A » portant le nom et le sigle commercial du candidat et la
mention «Offre Administrative – organisation et gestion d’événements 2016».
La proposition administrative est constituée d'informations générales et inclut notamment
toutes les informations et documents exigés aux points 7.1 Capacités du soumissionnaire pour
l'analyse des capacités des soumissionnaires sur base des critères de sélection.
2. une enveloppe « B » portant le nom et le sigle commercial du candidat et la
mention « offre Technique. – organisation et gestion d’événements 2016».
La proposition technique décrira la manière dont le soumissionnaire entend exécuter les tâches
comprises dans le marché en respectant toutes les obligations imposées par le cahier des
charges et les spécifications techniques et devra inclure toutes les informations et documents
pour l'évaluation qualitative des offres. La structure de l'offre technique doit suivre celle de la
nature des prestations demandées telles que décrites au point 7.2 offre technique.
3. une enveloppe « C » portant le nom et le sigle commercial du candidat et la
mention « offre Financière. – organisation et gestion d’événements 2016».
Bordereau de prix de l’annexe 1 dûment complété, daté et signé sur chaque page.
Les offres non accompagnées de toutes les pièces susmentionnées seront rejetées.
Toute question concernant cet appel d’offres, (uniquement pour des informations et non pas
pour les soumissions), doit être adressée à M. Benyounes Moh à l’adresse :
Fonds des Nations Unies pour l’Enfance Bureau du Maroc
13 bis, Rue Jaafar Essadik, Agdal, Rabat-Maroc
Téléphone 212 537 67 56 96
Télécopie 212 537 67 56 97
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ANNEXE 1 – BORDEREAU DE PRIX
Le soumissionnaire utilise le bordereau de prix ci-dessous pour établir son offre financière.
L’UNICEF est, en principe, exonéré de la TVA, L’offre financière du contractant devra donc
mentionner des prix en DH hors TVA.
o Pour les postes 1 à 5 du bordereau de prix : Pour chaque livrable ou prestation qui y
figure, il convient d’indiquer le prix unitaire. Ces prix unitaires seront définitifs et
incluront tous les coûts et toutes les dépenses.
o Pour le poste « 6. Divers » du bordereau de prix : il convient d’indiquer le %
pourcentage de gestion administrative du poste 6.1 sur la base du montant des factures
des fournisseurs tiers. Le prix à calculer serait donc le pourcentage % multiplié par
l’estimation annuel de 100000 DH pour ce poste.
o Dans la dernière colonne «Total », le soumissionnaire indique le prix unitaire multiplié
par le coefficient de pondération correspondant.
Description
CP (Coefficient de
pondération)
Total
Prix unitaire DH HT DH HT
1. Tâches centrales: types
d'événements
1.1 Événement de petite envergure
DH/événement 20
-
Jusqu'à 50 participants, 1 orateurs, de
un jour à un jour et demi, 1 mois de
préparation. Tâches centrales (cf. section
4.1): conseil, lieu et équipement
technique, liste des personnes à inviter,
invitations (conception, envoi et suivi),
enregistrements, confirmations, contacts
avec les orateurs (voyage, hébergement,
présentations) et les participants, liste des
participants, signalétique, suivi.
1.2 Événement de moyenne
envergure:
DH/événement 4
- Jusqu'à 200 participants, jusqu’à
4 orateurs, d’une durée allant jusqu’à 2
jours, 3 mois de préparation. Tâches
centrales (cf. sections 4.1 à 4.3)
1.3 Événement de grande
envergure:
DH/événement 2
- Plus de 201 participants, jusqu’à
20 orateurs, d’une durée allant jusqu’à 4
jours, 6 mois de préparation. Tâches
centrales (cf. sections 4.1 à 4.3)
2. Activités supplémentaires
2.1 Photocopies noir et blanc DH/page 50
-
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2.2 Photocopies couleurs DH/page 50
-
2.3 Sacoche de conférence (souple)
avec impression en 2 couleurs
(étoiles+intitulé de la conférence)
contenant un bloc-notes A4 et un stylo
portant le logo de l'UNICEF
100 unités 20
-
2.4 Idem (rigide) 100 unités 20
-
3. Personnel affecté aux
événements
3.1 Hôtesse DH/jour/
50
- personne
3.2. Agents de sécurité (garde) DH/jour/
5
- personne
3.3. Techniciens en
informatique/audiovisuel
DH/jour/ 20
- personne
3.4. Animateur/présentateur DH/jour/
1
- personne
3.5. Photographe/cadreur/preneur de
son
DH/jour/ 10
- personne
3.6. Monteur photo/vidéo DH/jour/
10
- personne
3.7. Interprète qualifié en Arabe,
Français, Espagnol et Anglais
DH/jour/ 20
-
3.8. Rapporteur Qualifié DH/jour/
personne 20
-
4. Multimédia (transport et
installation compris)
4.1 Location de PC, connexion
comprise DH/pièce 10
-
4.2 Location d'un lecteur DVD DH/pièce 10
-
4.3 Location d'un écran plasma 42'' et
qui peut se connecter à un PC ou à un
lecteur DVD
DH/pièce 20
-
4.4 Location d'un moniteur sur pied DH/pièce 5
-
4.5 Location d'une photocopieuse de
table DH/pièce 5
-
4.6 Location d'une photocopieuse à
débit rapide DH/pièce 5
-
4.7 Location d'une imprimante laser
(n/b) DH/pièce 5
-
4.8 Location d'un écran de projection
3*3 DH/pièce 20
-
4.9 Location d'un projecteur vidéo DH/pièce 20
-
4.10 Location d'un téléphone/fax DH/pièce 5
-
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4.11 Enregistrement des débats DH/événement 5
-
4.12 Location de cabines d'interprètes
et de dispositifs techniques
d'interprétation simultanée.
DH
20
- Cabine/
jour
4.13 Écouteurs/récepteurs /pièce/jour 20
-
5. Fournitures supplémentaires
et autre matériel (transport et
installation compris)
5.1 Décoration florale pour un
événement accueillant moins de
100 personnes (2 bouquets à l’entrée et 1
à la table des orateurs)
DH/événement 10
-
5.2 Location d’un autocar jusqu’à
30 places avec chauffeur DH/heure 5
-
5.3 Location d’un autocar de
50 places avec chauffeur DH/heure 10
-
5.4 Café, thé, jus de fruits, eau,
viennoiseries et biscuits pour les pauses DH/invité 50
-
5.5 Buffet déjeuner – buffet chaud
(viandes, charcuterie, fruits de mer,
poisson)
DH/invité 10
-
5.6 Réception (trois services : entrée,
plat, dessert) DH/invité 10
-
5.7 panneaux supplémentaire DH/pièce 10
-
Description :
gestion
administrativ
e en % sur
facture
A calculer
sur une
estimation
de 100.000
DH
CP (Coefficient
de
pondération)
Total
6. Divers : Le soumissionnaire est tenu de
mentionner un % pour les frais engagés.
6.1 Prise en charge des frais de voyage
et / ou de Séjour des intervenants % 10
-
TOTAL (en DH / HT)
Cachet de l'entreprise Date : Signature :
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ANNEXE 2 - FORMULAIRE D’IDENTIFICATION
1. Dénomination(s) de l’entité ou des entités juridiques soumettant l'offre
Dénomination(s) de l’entité ou des
entités juridique(s) soumettant l'offre
Nom et prénom du
représentant légal
Soumissionnaire
/Chef de file
Membre
Membre
Etc.
2. Personne de contact pour cette offre
Entité juridique
Dénomination
Statut juridique
Nationalité
Adresse
Téléphone
Fax
N° d'enregistrement
Personne(s) de contact
Nom(s)
E-mail(s)
Signature du représentant légal/chef de file du groupement:
………………………………………..
Date:……………………
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ANNEXE 3 – OFFRE TECHNIQUE- ETUDE DE CAS
A. Étude de cas
L’UNICEF approche votre entreprise pour gérer un événement à Rabat (un mois avant les
dates prévues d'un événement) pour un groupe de 120 personnes qui comprend des membres
du personnel de l'UNICEF, des représentants du gouvernement marocain (ministères) et des
experts étrangers.
L'événement devrait être géré par trois formateurs. Des discours seront donnés par les trois
parties et aborderont des questions urgentes et sensibles d'un projet d'environnement. Certains
participants ne peuvent pas communiquer en langue française.
Le pick-up de et vers l'aéroport international de Casablanca devrait être organisé pour 10
experts étrangers. Trente-cinq (35) participants ont besoin d'un hébergement dans un hôtel
approprié (minimum 4 étoiles) pour 1 nuit avec des tarifs raisonnables et à une distance de
marche du lieu de l’événement.
Les participants auront 2 pauses-café, le déjeuner et un dîner au premier jour et 2 pauses-café
et un déjeuner pour le lendemain. Le calendrier de l'événement sera le suivant:
La première journée (9h00-16h00): Atelier pour un groupe de 120 personnes avec
un système d’interprétation simultanée. A la fin de la journée, après le dîner, ils ont
besoin d'avoir une visite guidée en bus (pour 35 personnes) dans le centre-ville pour
visiter divers lieux d'intérêt.
La deuxième journée (09:00 h à 13:00). Discours et présentations pour 120
personnes avec un système d’interprétation simultanée. Après le déjeuner, un
groupe de 35 personnes visitera une association (65 km de Rabat). Ils rencontreront
l'administration de l’association et ont une 1 heure de discussion. Après la
discussion, ils auront 20 minutes de pauses-café, puis retourneront à leur hôtel à
Rabat.
B. Services à organiser:
1) Réservation pour l’hébergement auprès de l'hôtel :
a) Trente-cinq (35) participants ont besoin d'un hébergement dans un hôtel approprié
(minimum 4 étoiles) pour 1 nuit avec des tarifs raisonnables. Le paiement de
l'hébergement se fera directement par les invités auprès de l'hôtel.
2) Le lieu de la conférence: trouver et réserver un site convenable, disposant de
a) une salle plénière
b) un espace de travail pour 15 membres du personnel,
c) un espace d'accueil/d'enregistrement.
3) Les installations techniques sur le site de la conférence:
a) système de sonorisation
i) 5 micros fixes pour le panel
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ii) 8 micros baladeurs pour les participants
b) éclairage,
c) un écran de projection (3m/3m)
d) un vidéo projecteur d'une résolution minimum de 1080i
e) 5 flips chart avec 8 stylos et 2 jeux de recharge par flip chart
f) 1 système d’enregistrement vidéo.
g) Les installations techniques nécessaires aux 5 espaces de travail.
i) une imprimante laser couleur avec un jeu de cartouche de rechange
ii) Fournir et installer 2 laptops 15 pouce i5-4GB-320GB
iii) Fournir, installer et mettre en marche une photocopieuse trieuse noir et blanc
avec 1 rame de papier extra 90 grammes
4) L'enregistrement et la prise en charge des participants:
a) Mettre à disposition 4 hôtesses pour assurer l'accueil des participants et la gestion
des arrivées, Guider et orienter les participants lors des différentes sessions en
fonction du programme de la conférence sur les deux jours, faciliter la circulation
des micros durant les débats.
b) système d'enregistrement, information et assistance avant, pendant et après
l’événement.
5) Assurer la couverture et l'enregistrement audiovisuels (photographies et vidéo) de
l'intégralité de la manifestation.
6) Des installations destinées à l'interprétation simultanée (Arabe, français et l’anglais) :
a) 2 Interprètes qualifiés en Arabe, Français et Anglais
b) casques d'écoute pour 120 participants.
c) 2 cabines de traduction
7) La décoration des sites (intérieure et extérieure), y compris le mobilier, les bureaux
d'enregistrement, la signalisation intérieure et extérieure, compte tenu des lignes
directrices relatives à l'identité visuelle fournies par l’UNICEF.
8) Concevoir et imprimer les documents relatifs à la conférence selon les quantités
a) 150 bloc-notes
b) 150 portes documents A4 impression couleur sur la page de garde sur papier brillant
200 grammes
c) 4 bannières 3M* 0.8M
d) 150 badges avec chaine
e) Impression en noir et blanc de 1500 feuilles A4
f) Impression en couleur de 500 feuilles A4
g) 300 clés USB 4G avec sérigraphie du logo UNICEF.
9) Organiser la restauration lors de la conférence.
10) Organiser le transport des participants :
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a) Assurer le transport / navette des participants internationaux du et vers l'aéroport à
l'hôtel
i) 2 transferts individuelles en voiture haut de gamme Mercedes E250 ou
équivalent
ii) 2 transferts individuelles en voiture berline du type KIA Storage ou équivalent
iii) 1 transfert de groupe par bus (capacité du bus 10 personnes)
b) Assurer le transport de 35 participants pour la visite d’une association à 65km de
Rabat
c) visite guidée en bus (pour 35 personnes) dans le centre-ville.
C. À préparer par le soumissionnaire:
Votre proposition au scénario ci-dessus devrait détailler toutes les mesures prises avant,
pendant et après le processus. Elle devrait être aussi tangible et basée sur des faits en ce qui
concerne les lieux pour accueillir les exigences, des prix compétitifs, le personnel impliqués,
les options, les risques anticipés, des recommandations, des échéanciers pour chaque étape,
évaluation, etc.
1. Description de l'approche appliquée y compris la gestion de projet pour
atteindre les objectifs de l’UNICEF et pour fournir les services et/ou produits
requis.
2. Calendrier/planification inversée indiquant les échéances pour les éléments à
livrer.
3. Le soumissionnaire est tenu de joindre une proposition financière chiffrée pour
le scénario décrit ci-dessus, y compris tous les coûts et les options. La
proposition doit inclure une ventilation des coûts, indiquant des taux unitaires.
Les prix des estimations doivent couvrir tous les frais à savoir (et ce de manière
non exhaustive) des frais tels que frais de gestion, frais généraux, frais de
secrétariat ou tout autre frais liés aux prestations/produits demandés.