séminaire de démarrage ifad loan rw-596 projet de développement des cultures de rente et...

Séminaire De Démarrage IFAD Loan RW-596

Projet De Développement Des Cultures De Rente Et d’Exportation

Historique de l’ UNOPSL’Accord de prêtDates ImportantesCompte SpécialCaisse d’avance

Montant autoriséProcédures de

Déboursement Rapports financier & auditModalités PratiquesPassation des Marchés

FIDA Fonds International pour le Développement Agricole

REPUBLIQUE DU RWANDA

Ministère des Finances et de la Planification Economique

Bureau des services d’appui aux projets des Nations Unies

Historique De l’UNOPS

Jusqu’en 1995 l’UNOPS était une unité du PNUD: le bureau d’appui aux projets .

Au 1er Janvier 1995, l’UNOPS est devenu une entité indépendante, financée par les services rendus au sein des nations Unies.

L’UNOPS est l’institution coopérante pour 65% des projets du FIDA.

Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d’Exportation 2

Rôle De l’UNOPS dans Le Cadre du FIDA

Supervision de Projets Administration de prêts


Le Cycle du projet Fida

M iss io n P ré -é va lu a tio nA cco rd d e P re t

A gré m e n t In s titu tio n C o o p é ra n te

Prépa ra tion du Projet

M o n ta ge In s titu t io n n e lC o m ité s N a tio n a u x e t B é n é fic ia ire s

M in is tè re s im p liqu é s

A c tiv ité sP la n d e tra va il

B u d ge ts

Adm in istra tion du P rê t

Mise en oeuvre

Eva lua tion


Le Prêt

Est destiné à la réalisation du projet.Est approuvé pour réaliser les activités et

composantes spécifiés dans l’accord de prêt.

Ne peut être utilisé pour d’autres buts. que ceux spécifiés.Argent public devant être utilisé selon les

règles de la comptabilité publique.


L’accord de prêt

Article 1: champ d’application Article 2: le prêt Article 3: le projet Article 4: rapports d’exécution et informations Article 5: rapports financiers et informations Article 6: moyens de recours du fonds Article 7: entrée en vigueur Article 8: divers


Annexe 1: Description du projet Annexe 2: Affectation et retrait des fonds

du prêtAnnexe 3 : Exécution du projet Annexe 3A : Engagements

complémentaires de l’Emprunteur

Annexe 4 : Passation des marchés

L’accord de Prêt


1 .1 C o n tra ts d e S e rv ices

1 .2 .C o n tra ts d 'A pp ro vis ion n e m e nt

1 .P a ssa tion d es M arch és(R e g is tre d e s C o n tra ts)

2 .1 .C o m p te d e P rê t(à R o m e)

2 .2 .C o m p te S p ec ia l(e n D o lla rs U S )

2 .3 .C o m p te d 'O pé ra tio ns(e n m o n na ie loca le )

2 .G es tion d es com p te s ba n ca ires(R e le ve s b a nca ire s)

3 .1 .C o m pta b ilité A n a lyt iq ue

3 .2 .D e m a nd e de R e m b o ursem e nt de F on ds(D .R .F .)

3 .C om p tab ilité(in fo rm a tis é e )

L e ttre à l'E m p ru n te ur

Administration du Prêt


Attestations pouvoirs signataires pour demandes de retrait Procédures de décaissement Compte Spécial Relevé Certifié de Dépenses Retraits des Fonds du Prêt (affectations, conditions, demandes) Date de Clôture du Prêt Passation de marchés concernant les biens et services Révision des documents par l ’UNOPS Appel à des services de consultants Revues du Projet, évaluations périodiques, établissement des rapports Rapports des Etats de dépenses et de vérification des comptes

Lettre à l’emprunteur (table des matières)


ACCORD DE PRETentre

la République du Rwanda - l’Emprunteuret le

Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA)

Daté du 07 Février 2003


Article 1: Provisions GénéralesConditions Générales; Définitions;

Institution CoopéranteArticle II: le prêtArticle III: le projetExécution du Projet Phases du projet et dates de clôture

L’accord De Prêt


Article IV: Rapports d’exécution et information

Article V: Rapports financiers et information

Article VI: Moyens de recours du FondsArticle VII: Entrée en vigueurArticle VIII: Divers; Représentants;

Adresses

L’accord De Prêt


Article II - Le Prêt

Le Fonds accorde à l’Emprunteur un prêt de

Montant = 17 000 000$EU (12 300 000 DTS)


FINANCEMENT DU PROJETGOUVERNEMENT $EU 1.886.000,40

FIDA $EU 16.303.000,00

BADEA $EU 5.663.000,80

LOCAL BANK $EU 0.637.000,50

BENEFICIAIRES $EU 0.637.000,90

TWIN $EU 0.411.000,90

TOTAL $EU 25.540.000.50


Article III - Exécution du Prêt

Conditions:Section 3.03 Un compte spécial Dans une banque acceptable par le FIDA

Section 3.04 Retrait du compte de prêts - seulement pour les

dépenses éligibles relatives aux biens, travaux et services pour le projet.


Phases du Projet et Date de clôture

Le projet Cultures de Rente et d’Exportation est conçu sous le nouveau Mécanisme Flexible de Financement: dans ce cas 3 phases de 3 ans.Chaque phase est sujette à des indicateurs de performance qui déclenche le passage à la phase suivante.


Dates importantesPrêt FIDA No. 596-RW

Signature de l’Accord de Prêt: 07/02/2003

Date effective: 19/09/2003

Date d’achèvement: 30/09/2010

Date de clôture: 31/03/2011


Compte Spécial

Article 2 - Section 2.03 de l’accord de prêt Compte ouvert et géré auprès d’une

banque du Rwanda acceptable par le FIDA. Compte est dans la devise spécifiée dans

l’Accord de Prêt, en général Dollars E.U.


Le Compte Spécial

Objet:

Financer les dépenses éligibles pour les catégories définies dans l’Annexe II de l’accord de prêt.

Procédure: Banque Nationale du Rwanda Personnes Autorisées à gérer le compte spécial.


DEPOT INITIAL

Avance de déboursement demandée par l’Emprunteur

Les pièces justificatives ne sont pas requises


MONTANT AUTORISE Peut être utilisé dans une demande jusqu’à

un niveau total de USD 1 000 000. Un premier versement de USD 500 000 sera effectué

dès que le projet est déclaré effectif. Les dépôts successifs jusqu’à hauteur du reliquat de

USD 500 000 seront effectués sur requête dûment motivée de l’Emprunteur et approuvée par l’UNOPS et le FIDA, dès lors qu’un certain montant de dépenses aura

été effectué. Une fois que le montant des décaissements aura atteint

DTS 1 500 000, un deuxième versement de USD 500 000 pourra être effectué.


Montant autorisé (suite)

Les conditions: une copie de l’accord entre l’Emprunteur et la banque hébergeant le compte spécial.

Confirmant la mise en place du compte spécial et le numéro du compte.

Procédures agréées pour l’opération du compte. Une liste des personnes (noms et fonctions)

autorisées pour la signature du compte spécial.


Procédures de Recouvrement

Justification de l’avance/montant autorisé faite au compte spécial débutera quand: le solde disponible dans le compte du prêt moins les engagements non honorés = 2x le total du montant autorisé.

Tout fonds restants dans le compte spécial à la date de clôture du prêt, sont reversés au FIDA, sur conseil de l’UNOPS dans la devise utilisée par le FIDA pour les retraits du compte de prêt. Octobre 2003 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage Cultures de Rente et d’Exportation 23

PROCEDURES DE DEBOURSEMENT

Retraits des fonds du prêt Annexe 2 de la Lettre à l’Emprunteur


Procédures de Décaissement Retraits des Fonds du Prêt

Remboursement et Réapprovisionnement du Compte Spécial

(Annexe 2.1)

Paiement direct (Annexe 2.5.C)


P R O C E D U R E S D E D E B O U R S E M E NT

1 .a . R e m bt. a u G o u ve rn em e nt

1 .b . R em b t. au C o m p te S p e c ia l

P ro ce du re 1 :R E M B O U R S E M E N T

L 'em prun teur dem ande au F ID A le rem boursem entde tou te depense pre f inancee par le gouvernem ent

P ro ce du re 2 :P A IE M E N T D IR E C T

L 'em prun teu r dem ande un pa iem en t direc t par le F IDAaux fourn isseurs de b iens ou de serv ices

P ro ce du re 3 :E N G A G E M E N T S P E C IA L

L 'em prun teur dem ande a l 'UN O P S de com m un iquer a la banquedu fourn isseur l 'engagem ent spec ia l du F IDA

3 .2 .D em a n d e d e R e tra it d e F o n ds(D .R .F . )

• PROCEDURE 1. : REMBOURSEMENT

– TOUTES LES PIECESJUSTIFICATIVES OU RELEVE

CERTIFIE DES DEPENSES

• PROCEDURE 2. :

• PAIEMENT DIRECT

– TOUTES LES PIECES JUSTIFICATIVES

• PROCEDURE 3. : ENGAGEMENT SPECIAL

COPIE DE LA LETTRE DE CREDIT

Seulement pour les couts en devises locales +petits approvisionnements + paiements petitstravaux genie civil + toutes depenses de moinsde $20,000 ou equivalent.

Genie civilHonoraires consultationsImportations Biens et equipementsEn general pour des paiements en gros

Ouverture d’une lettre de crédit .L’emprunteur demande a lUNOPS decommuniquer a la banque situee dans le paysdu fournisseur (denommee banquenegociatrice) son engagement special.

DRF – formulaire 100Resume – formulaire SS1 et SS2Documents justificatifs

DRF – formulaire 100Feuille recapitulative (SS1)Documents justificatifs

Formulaire 201Copiedu contratCopie de la lettre de credit


Remboursement Annexe 2A

Une dépense préfinancée par le Gouvernement ou d’autres sources.

Les demandes de remboursement doivent être présentées dans les 30 jours de la date de paiement, et en tout cas, pas plus tard que dans les 3 mois.


Réapprovisionnement Annexe 2D

Dépenses financées par le compte spécial Les DRF pour le réapprovisionnement du

compte spécial doivent être en Dollars des E.U.

Elles doivent être préparées lorsque les dépenses sont au moins égales à 20% du montant autorisé, soit : 200 000 $EU


Réapprovisionnement Taux de change

Pour retrouver le montant exact en Dollars retiré du compte spécial:

le taux du jour doit être utilisé (taux historique) au moment du transfert en Dollar au compte d’opération du projet (en monnaie locale).

ET NON PAS le taux du jour

de la préparation de la DRF.


Réapprovisionnement

Solde du Compte Spécial

+ DRF déjà soumis mais pas encore payé+ Le montant estimé en $EU, équivalant aux

dépenses qui n’ont pas encore été réclamées pour remboursment.

= Ce solde doit toujours être égal au montant autorisé, soit 1 000 000 $EU


Réapprovisionnement

La DRF doit être supportée par l’extrait bancaire du Compte Spécial issu à la fin du mois considéré, notamment:

solde en début du mois considéré le montant de chaque transaction effectuée pendant la

période considérée, et la monnaie. la date de paiement le taux de change utilisé le(s) dépôt(s) au compte spécial effectué(s) par le FIDA

pendant la période considérée la fin de la période considérée.


Paiement Direct Pièce 2B

FIDA à une tierce personneLe projet (UCP) instruit le FIDA d’effectuer un

paiement direct au fournisseur de biens/services, entrepreneur, consultant ou toute autre tierce personne.


Paiement Direct Pièce 2B

Exige un minimum équivalent à 20 000 $EU pour chaque paiement direct.

Pour le paiement inférieur à 20 000 $EU, le projet doit utiliser le fonds du Compte Spécial en considérant que chaque DRF pour l’approvisionnement du Compte Spécial doit être à

au moins égale à 200 000 $EU. Les pièces justificatives doivent montrer l’évidence du

montant réclamé. les avances de paiement, les paiement en cours sur un

contrat ou l’ordre d’achat. Les instructions de paiement doivent être claires.


RAPPORT et AUDIT FINANCIER

Article 1 Section 1.02 (vii)

Année Fiscale 1er Janvier au 31 Décembre


Rapports et Etats Financiers

doivent être présentés à l’UNOPS et au FIDA pas plus tard que 3 mois après la fin de l’année fiscale, soit le 31 Mars de chaque année.


Rapport d’Audit

Section 5.02 de l’Accord de prêt

Section 9.03 des Conditions Générales du FIDA

La copie certifié du rapport d’audit doit être présentée moins de 6 moins après

la fin de l’année fiscale, soit avant le 30 Juin de l’année suivante.


AuditL’auditeur général qui audite les comptes du projet,

Examine: Si les systèmes et pratiques comptables (Procédures

Administrative et Comptables) de l’Emprunteur sont appropriés.

La capacité de l’Emprunteur à tenir une comptabilité saine et transparente.

Les documents justificatifs des dépenses (factures, contrats, ordre de paiement etc.).


Audit

Doit donner:

Une opinion indépendante sur la validité des déclarations des dépenses

Une analyse personnel sur l’utilisation des fonds du Compte Spécial.


Rapport de fin de projet

Après la fin du projet:

Le rapport doit examiner:

Le processus de réalisation du projet Les résultats finaux


Procédures techniques

Annexe 2AFormulaire 100Résumé des demandes de retrait des fonds -

Formulaire SS1Déclaration des dépenses - Formulaires SOE

or SS2

Annexe 3CRegistre des Contrats - RdC


Formulaire 100

A utiliser pour toutes DRFCe qu’il faut signaler:

Numéro séquentiel Remplir toute les sections Les sections 5 & 6 ne sont pas requises pour la

déclaration des dépenses La section 7 doit toujours être rempli Les instructions de paiement doivent refléter les

noms et adresses complets de la Banque et le numéro du Compte du Bénéficiaire. (Section 8 à 11)


UNOPSProcédures I et I IFormul ai re 100

DEMANDE DE DÉCAI SSEMENT

1. No DU PROJ ET DE UNOPS: BDI / 99/ F01 2. No DU PRÊT : 500- BI 3. No DE LA DEMANDE :

Dest i natai re : M. l e Chargé de Proj et UNOPS Rome Offi ceUNOPS Nai robi Outpost FAO Bui l di ng E, 1

s t Fl oor ,

Uni ted Nat i ons Offi ce Nai robi - Gi gi r i Vi a del l e Terme di Caracal l aB. P. 30218 00100, Rome, I TALY Di vi si on pour l e Programme FI DANai robi – Kenya A l ’ At tent i on de « Seni or Loan Admi ni st rat i on Offi cer »

4. Veui l l ez payer (Monnai e) (Montant à payer , en chi ff res)

Nous demandons par l a présente l ' autor i sat i on d' opérer un ret rai t du Compte de prêt ouvert au t i t re de l ' Accordde prêt du FI DA et cer t i fi ons que:

A. Le soussi gné n' a pas encore eff ectué de ret rai t du Compte de prêt pour f ai re f ace à ces dépenses et nes' est procuré ni n' a l ' i ntent i on de se procurer des f onds à cet te fi n dans l e cadre de tout aut re prêt oudon.

B. Les bi ens et servi ces f ai sant l ' obj et de cet te demande ont été achetés ou sont en voi e de l ' êt reconf ormément aux condi t i ons de l ' Accord.

C. Les dépenses qui ont été eff ectuées ou sont eff ectuées correspondent uni quement à des bi ens et servi cesf ourni s par des Etat s membres du FI DA.

Détai l des dépenses(Ut i l i ser des f eui l l es récapi tul at i ves si l ' on a besoi n d' espace suppl émentai re ou si l es dépenses concernent pl usd' un f ourni sseur ou pl us d' une catégor i e ou sous- catégor i e. )

5. Nom et adresse de l ' ent repr i se ou du f ourni sseur ( s' i l s di ff èrent de ceux du bénéfi ci ai re) :

6. Préci si ons concernant l a passat i on des marchésa) No et date du cont rat ou du bordereau d' achat :b) Descr i pt i on des bi ens, t ravaux ou servi ces :c) Montant total du cont rat et monnai e ut i l i sée :d) Numéros et montant net des f actures f ai sant l ' obj et de cet te demande :

7. Préci si ons concernant l e décai ssementa) Numéro de l a catégor i e ou de l a sous- catégor i eb) Pourcentage des dépenses à fi nancer par l e FI DA

I nst ruct i ons concernant l e pai ement

8. Nom et adresse de l a banque du bénéfi ci ai re

9. Nom, adresse et numéro de compte du bénéfi ci ai re

10. Si l a monnai e demandée n' est pas cel l e du pays dans l equel est si tuée l a banque du bénéfi ci ai re, i ndi querl e nom et l ' adresse du correspondant de sa banque dans l e pays où a cours l a monnai e à verser .

11. I nst ruct i ons et réf érences concernant l e pai ement spéci al

12. ____________________________________ 14. _______________________________________________(Nom de l ' Emprunteur) (Si gnature( s) du (des) représentant ( s) agréé( s)

13. _____________________________________ 15. __________________________________________________(Date) Nom(s) et t i t re( s) du(des) représentant ( s)

agréé( s) en caractères d' i mpr i mer i e

DEMANDE DE DÉCAISSEMENT

1. No DU PROJET DE UNOPS:2. No DU PRÊT : 3. No DE LA DEMANDE : Destinataire : M. le Chargé de Projet 4.Veuillez payer

Formulaire 100

(Signature/s du/des représentant/s agréé/s(Date) Nom(s) et titre(s) du(des) représentant(s)agréé(s) en caractères d'imprimerie


ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE A LA DATE DU aa/bb/ccPRET / CREDIT / PPF / COFINANCIER N°: 537-RW

COMPTE NUMERO : XXXXXXXX USD A Banque Nationale du Rwanda

1. Montant avancé par le FIDA 1 000 000 USD

2. Moins montant total recouvré par le FIDA (leprocessus de recouvrement commencenormalement vers la fin du projet)

0 USD

3. EGALE ENCOURS ACTUEL DEL’AVANCE AU COMPTE SPECIAL

1 000 000 USD

4. Solde des comptes AAAAAAAA USDSolde du compte en dollars : wwwwwww USDSolde du compte des opérations : yyyyyyyyyy USDSoit zzzzzzzz FRW / $ à 383 FRW / $

5. Plus montant des dépensesadmissibles justifiées dans la demandejointe ( N° XX )

6. Plus montant déjà demandés mais pasencore crédités à la date du relevébancaire :

+ XXXXXX USD

Demande Montant DRF n° XXXX : XXXX USDDRF n° XXXX : XXXX USDDRF n° XXXX : XXXX USDTotal des demandes précédentes nonencore crédité :

+ XXXXX USD

7. EGALE MONTANT TOTAL DE L’AVANCE JUSTIFIEE = 1 000 000 USD

8. Explication de tout écart entre les totaux indiqués aux lignes 3 et 7 ci-dessus (par exemple,dépenses payées au moyen du compte mais n’ayant pas encore fait l’objet d’une demande deremboursement, intérêts courus crédités au compte, etc) :

9. DATE : aa/bb/cc SIGNATURE :

TITRE : Chargé de l’Administration et Finances

Etat de la caisse d ’Avance1.Montant avancé par le FIDA2.Moins montant total recouvré par le FIDA3.= en cours actuel de l’avance au compte spécial

Solde des comptes + montant des dépenses admissibles justifiées dans la demande jointe + montant déjà demandés mais pas encore crédités à la date du relevé bancaire :EGALE MONTANT TOTAL DE L’AVANCE JUSTIFIEE.


Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1

Pour les dépenses non éligibles sous le SOE.

Note:Les justificatifs doivent être

impérativement attachés.


PIÈCE 2A FORMULAIRE SS1-A- Pour Paiement Direct

Pièces justificatives ci-jointes FEUILLE RÉCAPITULATIVE DES DEMANDES

Date: No. de la demande: No. de la feuille récapitulative: No. du projet UNOPS RWA/02/F01. N° du Prêt FIDA: 596-RW Catégorie:

1

2

3

4

5

6

7

No. de l'élément de dépenses

Nom et adresse du(des) entreprise(s) ou fournisseur(s)

No. et date du contrat ou du bordereau d'achat (ou autre référence)

Description succincte des biens, travaux et services

Montant total du contrat et monnaie utilisée

Montant total des Factures de l'entreprise ou du fournisseur faisant l'objet de la Demande (net de retenue et autres déductions)

REMARQUE CONCERNANT LE PAYS D'ORIGINE

Montant total net de toutes les factures: Pourcentage des dépenses à financer par le FIDA pour la Catégorie Montant net demandé dans cette feuille récapitulative:

Certifié par: Certifié par:

(Comptable du Projet) (Chef du Projet) (Emprunteur) (Représentant Autorisé)

Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1


Formulaire SS2-A-(Pour les dépenses préfinancées par l’Emprunteur)

RELEVÉ DES DÉPENSES ____________________________________________________

(Description de la Catégorie) Date:______________________ Période considérée - De ________________________________________ Au: __________________________________ (Mois-Jour-Année) (Mois-Jour-Année)

No. du Projet de UNOPS RWA/02/F01 No. du Prêt FIDA 596-RW No. de la Demande__________________ No. de la Catégorie_________________ No. de la feuille récapitulative_________

(Documentation non exigée, voir note de bas de page)

1

2

3

4

5

6

7

No. de l'élément de dépenses

Description

Montant cumulatif des dépenses au moment où commence la période considérée (Indiquer la monnaie locale)

Dépenses effectuées pendant la période considérée 100% Indiquer la monnaie locale)

Remboursable au titre du prêt du FIDA _____% du montant de la colonne 4

Date du paiement effectué

Remarques sur le pays d'origine

Le soussigné certifie par la présente que le montant des dépenses dont le remboursement est demandé ici est exact et que ces sommes sont destinées au Projet conformément aux dispositions de l'accord de Prêt du FIDA. Nous certifions que les exigences en matière de vérification des comptes, énoncées au paragraphe 9.03 (b) des conditions générales seront respectées, de même que les exigences formulées à la section 4.07 des conditions génerales, en ce qui concerne l'inscription des pièces et documents justificatifs des dépenses encourues sur les relevés de dépenses (formule SS2). Il sera notamment veillé à ce qu'une vérification annuelle des comptes soit effectuée et à ce que la documentation voulue (y compris les bordereaux d'achat, les factures, les pièces justificatives de paiement et de livraison et tout autre document pertinent permettant de justifier les dépenses) soit conservée pendant dix ans à compter de la date d'expiration du prêt du FIDA, et à ce que ces pièces et documents soient mis à la disposition des représentants du FIDA et d UNOPS lorsqu'ils souhaitent les examiner.

(Emprunteur)

Certifié par: ______________________________ Certifié par: ___________________________ Signé par: (Desk du Programme) (Coordonnateur du Programme) (Représentant Autorisé) NOTE : Vérifier les titres des personnes autorisées à signer le DRFs.

SS2 = SOE


Déclaration des dépenses - SS2 = SOE

Pour les contrats ou dépenses sur lesquels les pièces justificatives ne sont pas requises

Utiliser un formulaire par catégorieListe de dépense individuellePériode considérée.Paiement sous la colonne 6 doit correspondre à la période considéréeLes pièces justificatives ne sont pas requises


Déclaration des dépenses

Le formulaire SS2 doit être dûment rempli, certifié et certifié par:

le Chargé de finance du projetle Gestionnaire du projetl’Autorité désignée représentant

l’Emprunteur.


Registre des contrats - RdC

Liste des contrats conclus au cours du mois considéré

Procédure de rapport mensuel

Une copie doit être adressé à l’UNOPS.


Registre des contrats - RdC Période de l’exercice concernée par le rapport Mois/Année N° DU PROJET UNOPS : RWA/02/F01 N° DU PRÊT DU FIDA. : 596-RW Date : TITRE DU PROJET : Projet de développement des ressources communautaires Page N°. sur et des infrastructures de l'UMUTARA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Contrat N° de série.

% du financement

Type de marché

Date du contrat

Nom et Adresse de l’entreprise/du

fournisseur

Description des travaux, des biens, des services ou

des programmes de formation

Pays d’origine

Durée d’exécution du contrat/ période de livraison

Montant du contrat (dans la monnaie du

contrat)

N° de la catégorie

(Annexe 2 de l’Accord de

prêt du FIDA)

Remarques/ Date

d’agrément de l’UNOPS

Soumis par : (nom du Coordonateur National du Projet) Certifié par : Signature : (Comptable du Projet)


Acquisition des biens et des services

Annexe 4 - L’Accord de Prêt

Attachement 3A - Lettre à l’Emprunteur


PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES

A p p e l d 'o ffre in te rn a tion a l> ou = $ 5 0 ,0 0 0

A p p e l d 'o ffre loca l$ 1 ,0 0 0 > < $ 5 0 ,0 0 0

A ch at d irec t< $ 1 ,0 0 0

M arch es d e b ien s e t se rvices e t g en ie c ivil Identification

Budgetisation

Specification

Appel d’offre

Depouillement

Negociation

Contractualisation

Realisation

Paiement


Acquisition des biens et des services

Annexe 4 de l’Accord de PrêtAppel d’offre local

Marchés des travaux de Génie Civil Marchés offert suite à un appel

d’offres annoncés localement.


Acquisition des biens et des services Annexe 4

Achat localContrats pour l’acquisition des véhicules

et équipementsLes documents relatifs aux offres

doivent être soumis à l’UNOPS.



1) Notification de l’Appel d’offres aux fournisseurs potentiels.

Capacité d’exécutionExpérience et performancecapacité en terme de qualification du

personnel, équipement et atelier Solvabilité financière.



2) Appel d’offres à travers les média locaux pour Achat local.

Evaluation et comparaison d’offres ,Recommandations pour l’octroi des contrats,2 copies certifiées du contrat doivent être

envoyé rapidement à l’UNOPS après sa signature et avant la soumission de la 1ère DRF.


Les procédures d’acquisition du FIDA (Annexe 4) exigent les documents suivants:

Projet d’appel d’offres à soumettre aux médias

Explication des procédures d’annonce des biens à acquérir

Formulaire de présentation des offres

Modèle de contrat Rapport d’évaluation

des offres comprenant l’évaluation technique et financière des offres et la composition de ce comité.

Lettre d’octroi du contrat.


Demande de Retrait des fondsDRF

A l’UNOPS : copie à UNOPS Nairobi et original à UNOPS Rome.

Au FIDA : copie sans pièces justificatives

Date de clôture du prêt


Responsabilité du gestionnaire du projet

Tenir une gestion séparée de toutes les ressources identifiées et financées en dehors du prêt

Enregistrement des décaissements - Système de suivi

Examiner et approuver tous les documents justificatifs


Demande de Retrait des fonds

Le formulaire de paiement du FIDA comprend:

Numéro de la DRFValeur à la date de paiement Equivalent en Dollars AméricainEquivalent en DTSCatégories affectées6 semaines de délai maximum. Adresse complète pour la liste du FIDA.


Demande de Retrait des fondsLes demandes de renseignement sur le

statuts et le montant du paiement doivent être adressés au FIDA, “Section des prêts”, avec copie à l’UNOPS.


Cheminement de décaissement

Projet : Prépare la DRFUNOPS Nairobi: Revoit la DRFUNOPS Rome: Approuve DRF et envoie l’instruction de

paiement au FIDA.FIDA: Procède au

Paiement


Engagement Spécial

Attachement 2CFormulaires: 201, 202, 203

Utilisés pour les biens importés en faveur du projet sous la facilité de la lettre de crédit.


Engagement Spécial

L’Emprunteur ouvre une Lettre de Crédit dans une banque commerciale.

La Lettre de Crédit est supportée par l’ordre d’achat ou le contrat signé.

Une fois la lettre ouverte, l’Emprunteur demande à l’UNOPS, agissant au nom du FIDA, de communiquer à la Banque Commerciale située dans le pays du fournisseur (dénomé Banque négociatrice) son engagement spécial par lequel il s’engage à rembourser à la Banque négociatrice les paiements effectués ou devant être effectués.

Après approbation, l’UNOPS , au nom du FIDA, communique à la Banque négociatrice la Lettre Spéciale d’engagement (Formulaire 202) ainsi que la Lettre de Crédit proposé.


Engagement Spécial

Une fois que la Banque négociatrice reçoit la lettre d’engagement de l’UNOPS, la Lettre de Crédit devient opérationnelle.

Quand les conditions de la LC sont remplies, la Banque négociatrice envoie une demande de remboursement (Formulaire 203) à l’UNOPS.

Si la demande de la Banque Négociatrice est établie suivant les normes exigés, l’UNOPS envoie l’ordre de paiement au FIDA.


ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 596-RW du FIDAINSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS

Cat Description Pourcentage Des dépenses à financer

Compte Spécial

Etat des Dépenses

Procédures à Utiliser

Formulaires à utiliser

Demande de Retrait de fonds

Feuilles Récapitulative

I. Génie Civil 100% HT ou 85% TTC a) b) ; c) I ou II 100 SS1, SS2

II véhicules et équipements

100% HT ou 85% TTC

a) b) I, II ou III

100 ou 201

SS1, SS2 ou SS3

III Portage

100%

a) b) ; d) I ou II 100 SS1 ou SS2

IV Crédit à long terme 100%

V Crédit à court terme : a) pour les producteurs

de thé et café b) pour les PME

75% 100%

a) a)

a) a)

I I

100 100

SS2 SS2

VI Subventions

100% a) b) I ou II 100 SS1 ou SS2

VII Facilités de découvert

75% a) a) I 100 SS2

VIII Assistance Technique et études 100% a) b) I ou II 100 SS2

IX Contrats prestataires de services 100% HT ou 85% TTC

X Intrants agricoles 100%

XI Formation 100% HT ou 85% TTC

XII Coûts de fonctionnement 82%

XIII Salaires additionnels 100%

XIV Non alloué Non utilisé comme cat.


ANNEXE 2 de l’Accord de Prêt 596-RW du FIDAINSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS (Suite)

Cat Description Pourcentage

Des dépenses à financer

Compte Spécial

Etat des Dépenses

Procédures à Utiliser

Formulaires à utiliser

Allocation autorisée $ E.U. 1000 000 II 100 N/A Réapprovisionnement $ E.U 200 000 In II ou III 100 SS1, SS2 ou

SS3 Paiement Direct – montant

minimum $ E.U. 20 000 II 100 SS1

a) toutes les dépenses b) applicables seulement pour les dépenses concernant les contrats ne dépassant pas l’équivalent de 20,000 $EU TTC toutes taxes comprises HT hors taxe * hors cotisations sociales
