Répondre au défi des ressources électroniques

Un rapport OCLC

UN RAPPORT D’OCLC SUR LA GESTION, L’ACCÈS ET LA MISE À DISPOSITION EFFICACE

DES COLLECTIONS ÉLECTRONIQUES

UN RAPPORT D’OCLC SUR LA GESTION, L’ACCÈS ET LA MISE À DISPOSITION EFFICACE

DES COLLECTIONS ÉLECTRONIQUES

Répondre au défi des ressources électroniques

2INTRODUCTION

LE DÉFI

On prévoit que d'ici 2020, 80 % des dépenses des bibliothèques universitaires seront consacrées aux ressources électroniques1.

94 % des bibliothécaires se fient encore aux feuilles de calcul pour la gestion des ressources électroniques2.

Il y a un écart entre ce dont les bibliothécaires ont besoin et ce que le marché technologique des bibliothèques propose.

La portée de la restructuration du paysage de l’information ces dernières années, sous la pression de l’environnement, ne peut être sous-estimée. La connectivité mondiale, l’informatique dans le nuage, les réseaux sociaux, pour ne citer que quelques aspects, ont modifié la définition de l’enseignant, de l’étudiant, du scientifique, de l’homme d’affaires, de la salle de classe, de la bibliothèque. Et au cœur de cette restructuration se trouve le volume croissant d’informations numériques, incluant les ressources électroniques que les chercheurs d’information veulent, demandent et auquel ils ont besoin d’accéder instantanément.

Les bibliothécaires ont amélioré leurs méthodes et leur approche pour gérer des collections électroniques, dont la variété et le volume augmentent sans cesse. Toutefois, la plus grande partie de la technologie développée pour faciliter cette évolution est déployée localement, et requiert l’utilisation de plusieurs systèmes pour gérer les divers aspects qu’implique la gestion des ressources électroniques.

Le résultat est un ensemble d’équipements matériels et de logiciels complexe et en silos, construit sur des systèmes fermés. De plus, les variations de licences des données et les limitations des capacités des systèmes ont contraint les bibliothécaires à développer de nombreuses solutions alternatives coûteuses et consommatrices de temps pour gérer leurs ressources électroniques.

Nous le savons. Nous le savons depuis un bon moment. Pourtant un énorme pourcentage de bibliothécaires (94 %) s’appuie encore sur des feuilles de calcul peu sophistiquées pour gérer les ressources électroniques. Notons que, dans certains cas, ces ressources électroniques représentent 80 % du budget pour les collections. Les nombreux sondages effectués auprès des bibliothécaires pour identifier leurs besoins quant à la gestion des ressources électroniques démontrent que des changements sont grandement nécessaires, mais, la plupart du temps, ne permettent pas d’identifier leur nature.

En tant que coopérative à but non lucratif, la plus grande partie du travail d’OCLC consiste à examiner les défis auxquels sont confrontées les bibliothèques, de donner un aperçu de la situation et de fournir à nos membres des gains de rendement. Nous avons travaillé avec plusieurs bibliothécaires pour analyser les défis que présente la gestion des ressources électroniques. Ce rapport représente le fruit de ce travail et nous espérons qu’il pourra non seulement étendre la conversation au sein de la communauté, mais aussi aider les bibliothécaires à trouver de nouvelles façons de relever ces défis.

3

1 Statistiques du Centre national pour l’éducation. Bibliothèques universitaires : 2008.

2 Klusendorf, Heather. “Measure for Measure.” Against the Grain. Avril 2010.

Une approche plus souple, plus holistique est nécessaire pour permettre aux bibliothécaires de combler l'écart entre les défis actuels et les solutions futures.

Il y a trois ans, pour la préparation de ce rapport, OCLC a établi un comité consultatif E-Resource Advisory Council. Ce comité, constitué de directeurs et responsables de bibliothèques du monde entier, devait servir de forum pour discuter des défis spécifiques à la gestion des ressources électroniques, et pour orienter le travail d’OCLC dans ce secteur.

Ce rapport présente des expériences partagées par les membres de ce groupe, et d’autres, structurées autour des activités essentielles pour la gestion des ressources électroniques : choisir, acquérir, décrire, découvrir, accéder et renouveler. La première partie de ce rapport montre les activités et donne des exemples des défis rencontrés (voir le graphique). Des études de cas montrent ensuite ce à quoi ressemblerait l’environnement idéal et proposent certains développements nécessaires pour combler cet écart. Par exemple, si les systèmes d’information et de gestion de bibliothèques de la prochaine génération tels que les WorldShare Management Services d’OCLC permettent de résoudre de nombreux problèmes, toutes les bibliothèques ne sont pas en mesure d’effectuer une transition à grande échelle. Beaucoup d’entre elles préfèrent plutôt implanter des changements progressifs. C’est la raison pour laquelle OCLC met à disposition individuellement les applications de WorldShare pour la gestion des ressources électroniques afin de permettre aux bibliothèques de migrer à leur rythme, selon leurs systèmes et leurs budgets. De plus, les applications WorldShare ont été développées pour améliorer la gestion traditionnelle et courante des documents physiques en intégrant la gestion des collections électroniques dans la même interface.

En proposant des applications pour les acquisitions, la résolution de liens, l’authentification, la gestion des licences, la recherche, la gestion des métadonnées et des statistiques, le tout avec une solution complète, sur une plateforme ouverte et partagée, notre objectif est d’aider les bibliothèques à centraliser la gestion et à augmenter au maximum l’exposition de ressources sous licence. La solution pour les ressources électroniques d’OCLC a été développée en tenant compte des suggestions et des commentaires de la communauté des bibliothèques et renforce des composantes essentielles qui interagissent de façon transparente. Par conséquent, une seule chaîne de travail connectée permet de rationaliser et d’automatiser la gestion des collections électroniques et de livrer plus rapidement ces documents aux usagers, peu importe où ils débutent leur recherche.

4LE PROCESSUS

D’ACTIVITÉS

LA GESTION DES RESSOURCES ÉLECTRONIQUES

CHOISIR ACQUÉRIR DÉCRIRE

Vérifier les coûts et modèles d’achats

Vérifier les conditions de licence

Vérifier si l’accès est déjà disponible

Évaluer les fonctions

Commande ouverte sur SIGB

Envoi de la commande au fournisseur

Début de l’abonnement

Diminution du budget

Trouver ou créer une notice au catalogue

Vérifier et améliorer les métadonnées

Ajouter à la knowledge base

Vérifier le service de recherche

Vérifier la notice MARC

Établir l’accès

PROC

ESSU

SAC

TIV

ITÉ

DÉFI

S

Plusieurs systèmes et sites internet doivent être examinés

Vérifier les licences, les systèmes et les sites internet est un processus manuel répétitif

Les informations doivent être copiées sur plusieurs systèmes

Les données doivent être saisies et vérifiées manuellement

Les collections ne sont pas toujours incluses dans la knowledge base : les notices MARC ne sont pas toujours disponibles ;

les systèmes d’accès ne sont pas toujours idéaux

pour l’utilisation

Les données doivent être vérifiées et modifiées manuellement

5

Rechercher une plus grande automatisation, intégration et interopérabilité pour une gestion et une livraison efficaces des ressources électroniques.

DÉCOUVRIR ACCÉDER RENOUVELER

Mettre à jour les systèmes pour inclure de nouvelles ressources

Notifier le personnel universitaire

Intégrer à d’autres chaînes de recherche

Personnaliser la configuration des paramètres d’accès

Synchroniser et vérifier les données

Traiter les problèmes des utilisateurs

Assurer la continuité de l’accès

Être à la pointe des nouvelles fonctionnalités

Vérifier les demandes de renouvellement avec l’université

Examiner l’utilisation

Vérifier les transferts

Sélectionner / désélectionner les titres

Prévenir les agents

Mettre à jour la knowledge base, les systèmes de gestion des ressources électroniques et de gestion de la bibliothèque

PROC

ESSU

SAC

TIV

ITÉ

DÉFI

S

Un bas niveau d’interopérabilité signifie que plusieurs systèmes doivent être individuellement mis à jour

Les mises à jour du système et les notifications au personnel doivent être faites manuellement

Les nouvelles publications et fonctions du système peuvent interrompre les flux existants et les parcours de l’utilisateur

Des paramètres et appareils différents nécessitent beaucoup de temps pour reproduire l’expérience de l’utilisateur

Plusieurs systèmes doivent être vérifiés et mis à jour

Les données doivent être rassemblées manuellement à partir de nombreuses sources, puis normalisées

6

Plusieurs systèmes et sites internet doivent être examinés

Vérifier les licences, les systèmes et les sites internet est un processus manuel répétitif

CHOISIR

Vérifier les coûts et modèles d’achats

Vérifier les conditions de licence

Vérifier si l’accès est déjà disponible

Évaluer les fonctions

DÉLÉGUER LES DÉCISIONS Simone Kortekaas, Gestionnaire de projet, innovation et développement, Université d’Utrecht, Pays-Bas

Nous avons récemment fait des essais d’acquisition basée sur la demande (DDA) afin de voir si cela nous aiderait à répondre aux besoins divers de notre personnel et de nos étudiants tout en leur faisant potentiellement gagner du temps. N’ayant qu’un petit budget à notre disposition, nous avons dû limiter le nombre de services participant au programme. Ceci nous a aidé à choisir parmi la grande gamme de contenus disponibles auprès de notre fournisseur. Nous avons construit un profil basé sur les sujets, les éditeurs, les fourchettes de dates, et avons évité les doublons lorsque nous possédions déjà les documents. Nous avons dû prendre plusieurs autres décisions initiales, affinées par la suite, par exemple des décisions concernant le moment où la consultation d’un ouvrage devient un prêt à court terme, ou combien de prêts sont nécessaires pour déclencher un achat.

Alors que nous voulions proposer des DDA sans intermédiaire, le modèle s’est révélé si populaire auprès de nos usagers que nous avons dû commencer à examiner la pertinence des demandes. Ceci s’est révélé frustrant pour les usagers qui se sont sentis coupables de faire dépenser la bibliothèque, ce qui n’était pas notre intention ! La médiation prenant du temps, elle a conduit à des

discussions parfois délicates avec les universitaires quant au choix des titres. Les DDA n’ont pas toujours clairement engendré l’achat de contenu adéquat puisqu’une proportion importante de titres n’a pas été bien utilisée après son achat.

Un autre de nos objectifs était de partager les métadonnées des titres DDA avec les catalogues collectifs et autres canaux de recherche afin de maximiser la probabilité qu’ils soient trouvés par nos utilisateurs. Toutefois, comment donner accès à nos utilisateurs sans entraîner des demandes de PEB d’autres utilisateurs ?

Les DDA donnent aux utilisateurs un plus grand contrôle sur le choix des nouveaux titres, mais ces titres ne sont pas toujours des achats judicieux.

L'intégration intelligente des notices DDA dans les catalogues et interfaces de recherche est la solution pour maximiser l'utilisation sans créer de déficiences du circuit.

7

La solution d’OCLCOCLC travaille avec des éditeurs reconnus pour que les notices MARC correspondantes soient livrées avec les livres électroniques que nos membres commandent par l’intermédiaire de différents fournisseurs partenaires. Ainsi, une fois que la bibliothèque a enregistré ses collections, bases de données et journaux électroniques dans WorldCat knowledge base, l’application WorldShare Collection Manager fournit automatiquement les notices MARC de haute qualité correspondantes et maintient les localisations pour les titres qu’une bibliothèque possède dans ses collections.

Au fur et à mesure que les processus de sélection tels que les acquisitions conduites par les usagers deviennent plus populaires, WorldCat knowledge base peut aussi exposer les titres DDA. Cela permet aux bibliothèques de donner accès aux livres électroniques avant l’achat aux utilisateurs. Les notices mises à jour sont fournies par WorldCat lorsqu’un titre passe de DDA à un statut d’achat. Le système est totalement flexible et offre une chaîne de travail plus efficace pour le personnel des collections, ainsi qu’un accès plus rapide pour les utilisateurs. De plus, cette approche rend les collections visibles sur internet par les symboles des bibliothèques les ayant en leur possession qui sont automatiquement joints aux notices WorldCat.

L’avenir envisagé« Nous aimerions pouvoir partager des métadonnées sur nos titres DDA avec notre catalogue collectif national et avec WorldCat pour leur permettre de figurer dans d’importants canaux de recherche tels que Google Scholar, où nous savons que beaucoup de nos utilisateurs commencent leurs recherches. »

Simone Kortekaas, Gestionnaire de projet, innovation et développement, Université d’Utrecht, Pays-Bas

8

Les informations doivent être copiées sur plusieurs systèmes

Les données doivent être saisies et vérifiées manuellement

ACQUÉRIR

Commande ouverte sur SIGB

Envoi de la commande au fournisseur

Début de l’abonnement

Diminution du budget

EXAMINER LES LIMITES ET LES COMPÉTENCESMaria Collins, Responsable des acquisitions et de la recherche,Université d’État de Caroline du Nord, États-Unis

Toutes les bibliothèques doivent passer aux documents électroniques, seule manière de répondre aux besoins de leurs utilisateurs. L’efficacité de nos systèmes repose de plus en plus sur la qualité des données décrivant les ressources que nous essayons de gérer. D’un point de vue

des achats, nous n’essayons pas de gérer des entités bibliographiques ; nous gérons des commandes, des packs et des listes de titres, avec des plateformes, des exigences et des mécanismes d’achat différents. Avec tant de variables, il y a inexorablement plus de niveaux de gestion.

Ces modifications à nos collections changent la manière dont nous travaillons. Tandis que nos documents deviennent de plus en plus virtuels, nos employés ont besoin de compétences différentes. Notre travail est de plus en plus dépendant des projets, des données, de la knowledge

base, et tout le personnel ne peut s’y adapter. Nous avons besoin de systèmes pouvant automatiser une grande partie de ces activités. Accomplir ce nouveau type d’activités doit être simple et intuitif pour le personnel.

Il nous semble aussi que les distinctions entre départements deviennent floues, comme pour les achats et le catalogage par exemple. Notre département des acquisitions s’occupait auparavant de la plus grande partie du travail lié à la base de connaissance, c’est-à-dire des licences et des commandes, tandis qu’une unité

séparée de catalogage des métadonnées était responsable de la gestion des notices, de la gestion des chargements et du recoupement avec les collections spéciales et numériques. Cependant nous nous éloignons du monde de l’imprimé, dans lequel les processus et les contrôles étaient très clairs, pour aller vers le monde des ressources électroniques dans lequel les définitions échouent, car ces processus sont cycliques. Nous avons récemment fusionné les acquisitions et le catalogage, car les limites entre les deux sont de plus en plus arbitraires.

Les systèmes efficaces dépendent de la qualité des données.

La gestion de contenus virtuels demande de nouvelles compétences.

Les processus cycliques rendent floues les limites entre les départements.

9

La solution d’OCLCChez OCLC, nous discutons aussi de la façon dont les chaînes de travail pour les ressources électroniques rendent floues les limites des processus traditionnels. C’est en partie pour cette raison qu’OCLC a décidé de combiner des composantes essentielles en une solution unique pour gérer les collections électroniques.

Le module WorldShare Acquisitions permet la budgétisation, les commandes et la réception des ressources électroniques et imprimées, et crée automatiquement des localisations dans WorldCat knowledge base pour les ressources nouvellement acquises. Parallèlement, WorldShare License Manager gère le stockage central et facilite le contrôle des collections pertinentes avec tous les termes d’utilisation associées aux licences. Les bibliothèques peuvent choisir d’utiliser les licences chargées comme modèles afin d’améliorer l’efficacité de ce processus. Les données centralisées pour toutes les licences ajoutées peuvent aussi être mises à disposition sous forme d’une API (interface de programmation) pour intégration dans les chaînes de travail externes ou dans d’autres systèmes de recherche et de livraison, tels qu’un logiciel de gestion de cours ou des applications de PEB.

De plus, le module Acquisitions avise les bibliothèques sur le point de commander des titres sur support papier lorsque ces mêmes titres sont disponibles sous forme électronique. Toutes les fonctions d’acquisition de la bibliothèque sont disponibles dans un seul environnement : les bibliothécaires peuvent rechercher un titre, l’acheter et effectuer le suivi de la commande dans une même application aux processus intégrés.

L’avenir envisagé« Les systèmes évolueront pour être beaucoup plus intégrés, ce qui permettra des économies grâce à l’automatisation des chaînes de travail. Nous abandonnerons les systèmes développés localement et pourrons concentrer ces ressources de développement et de maintenance sur de nouveaux défis. Nous verrons des changements organisationnels : de la restructuration de nos ressources au réalignement des compétences que nous avons. »

Maria Collins, Responsable des acquisitions et de la recherche, Université d’État de Caroline du Nord, États-Unis

10

Les collections ne sont pas toujours incluses dans la knowledge base : les notices MARC ne sont pas toujours disponibles ; les systèmes d’accès ne sont pas toujours idéaux pour l’utilisation

Les données doivent être vérifiées et modifiées manuellement

DÉCRIRE

Trouver ou créer une notice au catalogue

Vérifier et améliorer les métadonnées

Ajouter à la knowledge base

Vérifier le service de recherche

Vérifier la notice MARC

Établir l’accès

DÉPASSER LES LIMITES Dawn Hale, Responsable des services techniques,Université Johns Hopkins, Baltimore (MD), États-Unis

Soit les notices MARC sont fournies avec les documents, soit nous devons chercher sur le site de l’éditeur ou lui envoyer un courriel. Nos catalogueurs doivent prendre note des notices disponibles, et vérifier à quel moment les notices qui ne sont pas encore prêtes le seront. Les fournisseurs de contenus ne sont pas toujours clairs quant au

nombre de notices disponibles ni quant au moment où de nouvelles notices seront ajoutées : nous devons parfois nous connecter au site FTP du fournisseur, compter le nombre de notices qui s’y trouvent et le comparer au nombre en stock pour déterminer si de nouvelles notices ont été ajoutées au site.

Ceci est un processus qui requiert beaucoup de travail et la qualité des notices est souvent inégale. Certains champs sont nécessaires pour garantir que nos outils de recherche et de découverte fonctionnent correctement. Nous devons entreprendre un important travail de vérification et de modification, tout en gardant la trace des modifications que nous effectuons dans chaque notice de contenu du fournisseur pour pouvoir rapidement personnaliser les mises à jour. Les notices n’ont parfois pas d’identification unique et nous ne pouvons pas faire de mises à jour simplement par recouvrement. Nous devons supprimer toutes les notices du SIGB pour ce fournisseur, et charger un tout nouveau fichier. Même lorsque nous recevons des notices, il nous est souvent impossible de les partager avec les catalogues collectifs que nous utilisons pour maximiser la visibilité de nos contenus. C’est un réel inconvénient.

Nous préférons obtenir nos notices MARC auprès d’OCLC lorsque cela est possible. OCLC nous envoie des avis par courriel lorsque les notices sont disponibles : les notices fournies sont d’une qualité consistante et nous n’avons qu’à les charger dans notre SIGB (nous effectuons préalablement de légères personnalisations au besoin).

Certains vendeurs ne sont pas conscients du rôle crucial des métadonnées pour la recherche et l'utilisation.

Notre chaîne de travail préférée : obtenir nos notices MARC auprès d'OCLC.

11

La solution d’OCLCOCLC utilise l’influence collective des bibliothèques membres pour parler avec les éditeurs du besoin de métadonnées complètes, en temps voulu, de bonne qualité, réutilisables, aidant à dynamiser la recherche et l’utilisation que nous visons tous. WorldCat et WorldCat knowledge base d’OCLC fournissent des métadonnées générales à partir de sources multiples et gardent les notices constamment à jour. Nous travaillons directement avec les fournisseurs de contenus pour augmenter le nombre de notices MARC disponibles. Nous récupérons les notices originales et les bibliothèques membres d’OCLC peuvent les enrichir pour qu’elles soient suffisamment complètes et fiables pour informer les nombreux processus qui en dépendent, depuis la recherche, jusqu’au contrôle de l’accès, en passant par l’analyse de l’utilisation. Chaque bibliothèque utilisant le système bénéficie automatiquement des améliorations apportées par d’autres aux données bibliographiques ou aux URL d’accès.

Les données dans WorldCat knowledge base sont le pouvoir derrière nos solutions de ressources électroniques, encourageant des initiatives telles que les DDA et garantissant que les URL d’accès pour des contenus électroniques soient constamment à jour dans l’interface de recherche de la bibliothèque. L’objectif est de faciliter l’enregistrement des fonds des bibliothèques dans WorldCat knowledge base, et d’adopter progressivement un modèle automatisé pour l’entretien des collections électroniques.

L’avenir envisagé« Nous recherchons un système plus robuste pour gérer nos livres électroniques, avec des mises à jour en temps voulu des fournisseurs quant aux modifications de contenus, des avis automatiques et la poussée (push) dynamique des nouvelles notices MARC et des mises à jour. Nous voulons aussi que les fournisseurs réduisent les restrictions de partage de métadonnées pour que nous puissions partager nos notices afin de maximiser interopérabilité et divulgation. Alors que nous progressons vers une situation où une plus grande proportion de nos contenus est achetée par les acquisitions conduites par les usagers, une divulgation plus importante est aussi bénéfique pour les fournisseurs qu’elle l’est pour nous et nos usagers. »Dawn Hale, Responsable des services techniques,Université Johns Hopkins, Baltimore (MD), États-Unis

12

La mise en place d’un service de recherche qui forme l’interface pour nos collections physiques, numériques et sous licence à distance, a créé une expérience plus rationnelle et intuitive de « recherche unique » pour nos utilisateurs, et nous a permis de retirer

notre catalogue de bibliothèque en tant qu’interface utilisateur. Nous avons aussi intégré l’authentification pour nos services de recherche et de contenus, et les authentifications Shibboleth et EZproxy en ont été une part intégrale.

Bien que nous présentions une seule façade pour nos collections, nous passons toujours beaucoup de temps à mettre à jour nos différentes sources et entrepôts de données, tels que le catalogue de la bibliothèque, le résolveur de liens et le dépôt institutionnel. Qu’il ait été acheté de manière récurrente ou unique, le

contenu est géré par plusieurs équipes, et la responsabilité des activités d’activation et d’intégration dans les services de recherche peut être disparate. La globalité, l’actualité et la fiabilité des données sur les journaux et les livres électroniques qui proviennent des fournisseurs sont toujours problématiques lorsqu’on gère l’accès au contenu, et demande un effort considérable du personnel.

Il existe aussi des défis continus au niveau du passage de la dépendance envers une culture de « propriété » imprimée vers une adoption large des ressources électroniques et une culture de « l’accès ». Certains fournisseurs ne peuvent pas encore accommoder cette transition, par exemple, les fournisseurs qui ne proposent

pas de licence pour l’ensemble du site, qui ne fournissent pas de métadonnées aux fournisseurs de technologies de bibliothèques, ou qui ne fournissent pas les métadonnées au moment où les documents deviennent disponibles.

Un bas niveau d’interopérabilité signifie que plusieurs systèmes doivent être individuellement mis à jour

Les mises à jour du système et les notifications au personnel doivent être faites manuellement

DÉCOUVRIR

Mettre à jour les systèmes pour inclure de nouvelles ressources

Notifier le personnel universitaire

Intégrer à d’autres chaînes de recherche

RATIONNALISER LES CHAÎNES DE TRAVAIL Sarah Price, Directrice adjointe, gestion et développement des collections,Université de Birmingham, Royaume-Uni

Une vitrine simple peut cacher des complexités en coulisses.

La responsabilité des tâches et des processus peut être compliquée par des facteurs dépassés.

La transition vers les ressources électroniques est un défi culturel pour les bibliothèques et pour les fournisseurs.

13

La solution d’OCLCPour garantir l’exposition et la visibilité de la plus grande diversité possible de matériel que possède la bibliothèque ou auquel elle a accès, les métadonnées doivent être exploitées à leur plein potentiel. La participation au plus important réseau bibliographique du monde offre aux bibliothèques une quantité de nouvelles opportunités en mettant divers outils de recherche à la disposition des usagers.

Les utilisateurs qui commencent leur recherche sur le site de la bibliothèque peuvent utiliser les WorldShare Discovery Services qui offrent un affichage simple et consolidé. Toutefois, nous savons que les usagers commencent souvent leur recherche sur d’autres sites. OCLC réunit non seulement les informations de bibliothèques du monde entier, mais a des partenariats avec plusieurs importants sites internet et moteurs de recherche, dont Google, afin que les informations sur les collections de bibliothèques soient affichées là où les usagers se dirigent en premier.

OCLC a également ouvert la recherche à de nombreux autres types de documents. OCLC est « neutre au niveau du contenu » dans son approche de ce qu’un utilisateur peut rechercher. Nous savons que l’accès rapide, en un clic, est ce que souhaite la plupart des usagers et nous indexons donc plus de 977 millions d’articles électroniques sous licence. Nous avons aussi indexé plus de 37 millions d’articles en libre accès et plus de 30 millions d’éléments de contenus d’évaluation, le tout combiné et présenté à l’usager d’une façon qui enrichit son expérience de recherche.

l’Avenir envisagé« J’ai l’espoir que les fournisseurs pourront mieux prendre en charge les réalités de la gestion des ressources électroniques et l’impact des restrictions d’accès sur l’utilisation. J’aimerais voir la fin des sièges concurrents et des achats multiples d’exemplaires uniques, et que la licence pour le site complet devienne la norme. Je veux que tous les fournisseurs, particulièrement les plateformes de livres électroniques, comprennent l’importance du partage rapide des métadonnées afin que nous puissions maximiser la découverte des contenus via nos services intermédiaires. Il serait aussi utile que les standards soient plus largement adoptés pour permettre, par exemple, les comparaisons de données sur l’utilisation des livres électroniques au niveau des chapitres. »Sarah Price, Directrice adjointe, gestion et développement des collections, Université de Birmingham, Royaume-Uni

14

Les données source ne sont pas toujours valides et les inexactitudes sont donc reproduites dans les systèmes

Les packs « standard » doivent être personnalisés manuellement par chaque institution

ACCÉDER

Personnaliser la configuration des paramètres d’ accès

Synchroniser et vérifier les données

SE CONCENTRER SUR L’ESSENTIELGregg Silvis,Bibliothécaire en chef adjoint, technologies de l’information et initiatives numériques, Bibliothèque de l’Université du Delaware, États-Unis

La synchronisation des données est fondamentale pour l’accès aux ressources électroniques et elle doit commencer au début du processus de commande, lorsque les conditions de vente ne sont souvent pas bien expliquées. Les choses se compliquent davantage lorsque des titres sont remplacés dans le cadre des contrats annuels et que les notices ne sont pas

toujours mises à jour pour refléter ces modifications. Les fournisseurs de contenus ne savent pas toujours ce à quoi nous devrions avoir accès et donnent donc des informations erronées aux fournisseurs de systèmes. Les fournisseurs de contenus modifient aussi parfois les URL sans nous prévenir : nous nous en rendons compte lorsque les utilisateurs rencontrent des problèmes d’accès.

Les livres électroniques présentent également de nouveaux défis. Certaines plateformes ne nous permettent pas de configurer différentes périodes de prêt pour différents types de clients, ce qui peut finir par avoir un impact important sur l’accès.

Les réalités de la configuration des packs de ressources électroniques doivent être comprises dès le départ.

Les paramètres d'accès doivent être plus flexibles pour correspondre aux politiques de prêt de la bibliothèque.

15

La solution d’OCLCC’est un domaine complexe. WorldShare License Manager réunit le résolveur de liens OpenURL, les informations sur les collections qui sont dans WorldCat knowledge base, et la gestion des fournisseurs, des licences et des abonnements en une seule solution. Ceci aide le personnel de la bibliothèque à gérer plus efficacement les contrats de licence, les droits, les accès et la résolution vers le texte intégral à partir de la même interface, éliminant le besoin d’imaginer des solutions de rechange pour connecter des systèmes disparates.

Le gestionnaire de licences fournit des « modèles de licences » pour la gestion globale des termes de licences publiques qui sont partagées par le personnel des bibliothèques participantes. Ces modèles de licences, de même qu’un centre d’informations sur les fournisseurs, sont collectivement entretenus par les bibliothèques.

WorldShare License Manager est un service neutre en ce qui concerne les fournisseurs qui permet d’exporter les données de WorldCat knowledge base au format KBART pour intégration dans d’autres systèmes de gestion de bibliothèques.

L’avenir envisagé« Nous avons besoin de plus de processus durables pour personnaliser et synchroniser les ensembles de données. Nous sommes habitués à ce niveau d’accès pour les journaux électroniques, mais pas pour les livres électroniques. »Gregg Silvis,Bibliothécaire en chef adjoint, technologies de l’information et initiatives numériques, Bibliothèque de l’Université du Delaware, États-Unis

16

Nous dépensons une proportion toujours croissante de notre budget pour les ressources électroniques et avons investi massivement sur des outils de recherche qui optimisent l’accès à ces documents. Nos utilisateurs (étudiants et enseignants) s’attendent à avoir accès aux contenus

en ligne à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit, sur le campus ou ailleurs. Aussi, lorsque les contenus se retrouvent hors ligne pour une raison ou une autre, il est crucial que mon équipe réponde au problème et le règle rapidement.

Toutefois, trouver des solutions prend du temps et demande souvent de consulter diverses parties avant que le problème ne soit identifié. Les utilisateurs soumettent les problèmes en ligne. Les bibliothécaires et le personnel assigné aux informations électroniques examinent ensuite

ces problèmes pour déterminer s’ils sont reliés aux utilisateurs : l’incompatibilité des appareils utilisés est parfois la raison pour laquelle il est impossible d’accéder aux contenus, car les éditeurs peuvent mettre des restrictions quant aux types d’appareils pouvant accéder aux livres électroniques par exemple.

Si le problème n’est pas causé par l’utilisateur, nous devons examiner tous les maillons de la chaîne. L’outil de recherche, la base de données ou le journal électronique, le résolveur de liens, le serveur mandataire, le système d’authentification, le réseau, tout doit être testé. Les échanges entre le personnel assigné aux informations électroniques et l’équipe de soutien technique pour identifier le problème peuvent durer des heures, ou même plus (cela dépend du problème).

Les nouvelles publications et fonctions du système peuvent interrompre les flux existants et les parcours de l’utilisateur

Des paramètres et appareils différents nécessitent beaucoup de temps pour reproduire l’expérience de l’utilisateur

ACCÉDER

Traiter les problèmes des utilisateurs

Assurer la continuité de l’accès

Être à la pointe des nouvelles fontionnalités

AMÉLIORER LA SATISFACTION DES USAGERS Paul Mellinger,Chargé des informations électroniques,Université des Arts de Londres, Royaume-Uni

Les utilisateurs s'attendent à un accès n'importe quand, n'importe où.

Les différentes parties doivent collaborer pour trouver et résoudre les problèmes.

17

La solution d’OCLCL’accès en ligne aux ressources a un impact direct sur l’expérience des usagers de la bibliothèque. Quand il s’agit de résolution de problèmes, le temps de réaction est crucial. Offrir des services visant plusieurs points dans la « chaîne » peut aider à résoudre plus rapidement les problèmes.

EZproxy, notre solution d’accès et d’authentification, aide à gérer l’authentification, sur place et à distance, et à résoudre les problèmes d’accès à des ressources multiples. En plus de la version hébergée par le client, EZproxy est aussi offert sous forme de service hébergé par OCLC. Ainsi, les bibliothèques qui n’ont pas le personnel technique nécessaire peuvent confier à OCLC les activités d’installation d’EZproxy, les copies de sauvegarde, et les mises à jour des systèmes et des logiciels.

De plus, les bibliothèques peuvent maintenant configurer leurs informations EZproxy dans WorldCat knowledge base afin qu’elles soient propagées pour tous les liens créés dans la knowledge base et que les usagers soient dirigés vers leur serveur EZproxy. Dans le futur, les bibliothèques pourront gérer collectivement les connecteurs d’accès EZproxy et partager les activités de mises à jour des liens pour l’accès à distance.

L’avenir envisagé« J’aimerais que nous passions moins de temps à identifier et résoudre les problèmes, et plus de temps à améliorer l’expérience de nos usagers. »Paul Mellinger, Chargé des informations électroniques,Université des Arts de Londres, Royaume-Uni

18

Plusieurs systèmes doivent être vérifiés et mis à jour

Les données doivent être rassemblées manuellement à partir de nombreuses sources, puis normalisées

RENOUVELER

Vérifier les demandes de renouvellement avec l’université

Examiner l’utilisation

Vérifier les transferts

Selectionner /déselectionner les titres

Prévenir les agents

Mettre à jour la knowledge base, les systèmes de gestion des ressources électroniques et de gestion de la bibliothèque

UTILISER LES DONNÉES PROBANTES Nick Woolley,Directeur des services de bibliothèques, Université de Northumbrie, Royaume-Uni

Le développement et la gestion des collections sur la base de preuve n’ont jamais été plus cruciaux alors que l’augmentation des ressources scientifiques continue de dépasser celle des budgets, et que les bibliothèques doivent de plus en plus démontrer leur valeur et leur impact. Le passage au numérique, complet pour les journaux et en accélération pour les monographies, a fourni aux bibliothèques de nouvelles données de collections via des normes comme COUNTER qui sont maintenant devenues courantes dans les bibliothèques. Toutefois, récupérer et colliger les données sur l’utilisation des contenus en ligne s’est avéré coûteux, et les limites inhérentes aux normes actuelles ne permettent pas d’effectuer des analyses significatives des coûts et bénéfices.

Les normes demanderont un développement plus poussé pour supporter complètement le développement de collections sur la base de preuve.

Les données sur l'utilisation deviendront plus spécifiques, plus complètes, mieux intégrées et plus largement utilisées.

19

La solution d’OCLCOCLC fournit déjà des statistiques COUNTER pour ses outils de recherche. Son prochain service d’analyses compilera des statistiques COUNTER provenant de diverses sources, incluant des fournisseurs tiers de contenus, pour permettre des analyses d’utilisation encore plus approfondies.

Lorsqu’une bibliothèque prend la décision d’annuler des titres ou des packs, OCLC peut aider à automatiser certaines des activités liées à l’annulation, par exemple en supprimant automatiquement les fonds dans WorldCat, ou en produisant une notice MARC de suppression. WorldShare License Manager fournira des réponses rapides aux questions liées au coût par utilisation et à l’accès aux archives.

Les statistiques contribuent à la fois aux décisions concernant le développement des collections des bibliothèques, et fournissent des données quantifiables aux administrateurs sur la portée et l’utilisation des documents électroniques de bibliothèques.

L’avenir envisagé« Les données vont devenir plus sophistiquées et cohérentes et seront de plus en plus utilisées pour les ensembles de données des affaires et par les équipes de gestion, donnant ainsi à la bibliothèque une place plus proéminente dans l’environnement stratégique des organisations. L’utilisation des données sera raffinée jusqu’au niveau des articles et des chapitres, et les coûts par rapport à l’utilisation seront plus évidents. Les ensembles de données des bibliothèques seront développés pour permettre de générer davantage de statistiques sur l’utilisation par rapport aux coûts. Entre autres les clics sur les résolveurs de liens, les registres d’authentification et les transactions initiées par les clients, ce qui occasionnera le développement d’une nouvelle génération de services et de statistiques.

Les services partagés offriront la possibilité de combiner, de normaliser et de référencer des données, à travers les formats, les modèles de travail et les plateformes, à l’échelle nationale et internationale. Des initiatives existantes telles que le JUSP (Portail des statistiques d’utilisation des journaux JISC, qui utilise le protocole SUSHI pour automatiser la collecte de données) et l’IRUS-UK (Statistiques d’utilisation du dépôt institutionnel, qui délivre des rapports COUNTER pour l’utilisation du dépôt) démontrent déjà ce qui est possible avec cette approche.

L’utilisation des données probantes aura des applications concrètes au-delà du développement et de la gestion des collections locales. L’approche « données de masse » sera plus utilisée et fera appel aux données de preuve pour la compilation de statistiques et la création de nouveaux contenus. »

Nick Woolley, Directeur des services de bibliothèques, Université de Northumbrie

20OCLC

TRAVAILLER AVEC VOUS POUR GÉRER VOS RESSOURCES ÉLECTRONIQUES

Poursuivre l’intégrationLa gestion des ressources électroniques continue de créer de nouveaux défis que les anciennes technologies ont du mal à relever. Alors que les limites et les responsabilités changent, la tendance est d’intégrer les fonctionnalités et processus auparavant séparés. La préférence est une gestion des données plus centralisée comme le démontrent des services comme GOKb, KB+, WorldCat et WorldCat knowledge base.

Mettre en commun nos expertisesDans ce contexte, l’objectif d’OCLC est de mettre à profit notre expérience dans l’intégration des usagers, des données et des chaînes de travail. Tirant parti de notre statut unique de coopérative mondiale, gouvernée par les bibliothèques, nous cernons les nouveaux défis de nos membres et veillons à ce que nos services soient adaptés aux nouveaux besoins. Après l’analyse de nombreuses études de cas, de discussions avec les bibliothèques et avec les membres du comité consultatif OCLC sur la gestion des ressources électroniques, nous avons développé une nouvelle gamme de services qui, nous croyons, peut aider les bibliothèques à faire la transition vers une gestion plus efficace, mieux automatisée de leurs collections électroniques.

Synchronisation à partir d’une source de qualitéOCLC croit depuis longtemps à une « source unique » pour les métadonnées bibliographiques à partir de laquelle les mises à jour sont synchronisées vers d’autres systèmes afin de garantir des notices et des liens uniformes et à jour. Au fur et à mesure que vous choisissez et achetez des documents, nous vous aidons à créer une notice de base, exacte, prête à être rapidement trouvée par vos utilisateurs. Cette notice devient plus étoffée au fil du temps puisqu’elle est automatiquement enrichie lorsque la notice principale dans WorldCat est améliorée par nos membres, nos partenaires et notre personnel.

Interface avec votre écosystèmeNous croyons que l’intégration ouverte avec d’autres systèmes et chaînes de travail peut simplifier vos processus, que ce soit par le regroupement de tous vos documents imprimés et électroniques dans un seul système pour simplifier les acquisitions et les renouvellements, ou par le biais d’une interface intelligente avec les fournisseurs pour les PDD (acquisition dictée par les usagers).

Canaliser les bénéfices de la coopérationCette approche unique de la gestion des notices par la communauté des bibliothèques a donné lieu à une large reconnaissance de la richesse et de l’exactitude des métadonnées de bibliothèques. Nous transposons à présent ces processus, et la qualité qu’ils assurent, à la description, la gestion et la recherche des ressources électroniques. Nous travaillons aussi avec plus de fournisseurs de contenus électroniques pour établir des fils directs de transmission des données sur les collections et les fonds afin d’aider les bibliothèques à fournir l’accès à leurs ressources sous licence, là où sont leurs utilisateurs.

21

http://www.oclc.org/en-europe/worldshare-e-services.html

CHOISIR

Vérifier les coûts, les modèles d’achat, les conditions de licences et si l’accès est déjà disponible dans WorldShare License Manager et dans WorldCat knowledge base

Gérer les fonds et obtenir ou mettre à jour les notices pour les collections des fournisseurs via WorldShare Collection Manager

ACHETER

Gérer le budget, les commandes et la réception des documents dans WorldShare Acquisitions

Générer automatiquement des fonds dans la base de connaissances pour les ressources nouvellement acquises

Gérer les conditions de licences et les chaînes de travail dans WorldShare License Manager

DÉCRIRE Intégrer les notices MARC constamment améliorées

de WorldShare Collection Manager dans WorldCat knowledge base et les interfaces de recherche

DÉCOUVRIR

Consolider la recherche de tous les documents électroniques et imprimés en une seule interface avec WorldCat Discovery Services

Synchroniser les métadonnées de WorldShare Collection Manager les systèmes des bibliothèques, mais aussi à des moteurs de recherche les plus connus sur internet

ACCÉDER

Éliminer les détours en consolidant la résolution des liens et les informations de collections avec les fournisseurs, et les informations sur les licences et les abonnements dans WorldShare License Manager

Garantir que l’accès soit maintenu avec des métadonnées constamment mises à jour à partir du WorldShare Collection Manager

Être au fait des nouvelles fonctionnalités dans EZproxy

RENOUVELER

Prendre des décisions plus éclairées pour les renouvellements en consultant les statistiques d’utilisation dans le futur service analytique du WorldShare License Manager

Compter sur le service WorldShare Acquisitions pour mettre à jour les systèmes adéquats

World

Shar

e Acq

uisit

ions

World

Shar

e Col

lectio

n

Man

ager

World

Shar

e Lice

nse

Man

ager

World

Cat k

nowled

ge b

ase e

t

réso

lveur

de l

iens

EZpr

oxy

World

Cat D

iscov

ery S

ervic

es

Exem

ples

d’ac

tivité

s

22

23VOTRE OPINION

Faites-nous part de votre opinion

Nous voulons remercier les membres de l’E-Resource Advisory Council, notre comité consultatif, dont la contribution nous a guidés dans le développement des outils de gestion de ressources électroniques que nous vous apportons aujourd’hui. Nous nous attendons à poursuivre cette conversation avec vous. Dans notre rôle unique de coopérative de bibliothèques, nous voulons proposer une plateforme toujours plus forte pour que les voix des bibliothécaires se fassent entendre.

Passez un coup de fil à votre bureau régional OCLC.

Ou écrivez-nous pour nous faire part de vos questions ou suggestions.

http://oc.lc/esolutions

Remplissez ce bref formulaire pour nous dire comment

nous pourrions approfondir la discussion sur les

ressources électroniques :

24OCLC

Prêt à faire le premier pas vers une gestion plus simple des ressources électroniques ?

Apprenez davantage sur nos solutions électroniques en contactant votre représentant OCLC :

FRANCEPour les demandes de France, du sud et de l’est de l’Europe, d’Israel, de Turquie, de l’Afrique subsaharienneOCLC France14 Place des Victoires92600 Asnières sur Seine

T: +33 1.55.02.14.80F: +33 1.47.93.50.13C: france@oclc.org

ALLEMAGNEPour les demandes d’Allemagne, d’Afrique du Nord, du Moyen-Orient.d’Autriche, de Suisse.OCLC GmbHGrünwalder Weg 28g82041 Oberhaching

T: +49 89-613 08 300F: +49 89-613 08 399E: deutschland@oclc.org

Pour les demandes du Benelux, de Scandinavie, des états baltesOCLC B.V.Schipholweg 992316 XA Leiden

T: +31 71-524 65 00F: +31 71-522 31 19E: nederland@oclc.org

Pour les demandes du Royaume-Uni, d’IrlandeOCLC United Kingdom8th Floor, West Wing54 Hagley RoadBirmingham B16 8PE

T: +44 (0) 121 456 4656F: +44 (0) 121 456 4680E: uk@oclc.org

ESPAGNEOCLC EspagneGran Via de les Corts Catalanes 575, 1r-1ª08011 Barcelona

T: +34 93-112 65 38E: espana@oclc.org

25