role et missions d un coordinateur de projet 110125

RLE ET MISSIONS DUNCOORDINATEUR DE PROJET

Christine Guyot-Declerck

UCL-Administration de la Recherche

Ex-coordinatrice du projet socle WalNut-20

WagrAlim - 25/01/2011

DROULEMENT DE LEXPOS

1. Qui est le coordinateur ?

2. Ses responsabilits

3. Ses documents de rfrence

3.1. Convention de recherche

3.2. Accord de consortium

4. Ses missions

4.1. Lancer le projet

4.2. Le suivre

4.3. Le valoriser

4.4. Se former, sinformer et informer

5. Conclusion 2







4. Ses missions


4.2. Le suivre

4.3. Le valoriser


5. Conclusion 3

1. QUI EST LE COORDINATEUR ?

LEntreprise Coordinatrice est lintermdiaire entre les Partenaires et la Rgion wallonne; elle

dsigne le Chef de Projet; celui-ci veille la bonne

excution de toutes les tches de coordination

assignes lEntreprise Coordinatrice par la Convention et lAccord de Consortium

En pratique

Personne interne lentreprise (projet appliqu)

Personne recrute spcifiquement pour la mission

(projet socle)4







4. Ses missions


4.2. Le suivre

4.3. Le valoriser


5. Conclusion 5

2. SES RESPONSABILITS

Administration du Comit de Pilotage et du

Comit de Gestion du Projet

Bonne transmission des informations requises

lintrieur du Consortium

Bonne coordination du projet selon les rgles et

standards applicables en la matire

Soumission des rapports et autres livrables la

Rgion wallonne

Vrification de la conformit des livrables de

chaque partenaire, notamment ceux donnant lieu

paiement de la Rgion wallonne6







4. Ses missions


4.2. Le suivre

4.3. Le valoriser


5. Conclusion 7

3. SES DOCUMENTS DE RFRENCE:

3.1. LA CONVENTION

Entre la DGO6 et les partenaires

Elle dcrit notamment:

les partenaires

leurs obligations vis--vis de la Rgion wallonne (RW)

modalits de ralisation de la Recherche

rapports semestriels

dclarations de crance et dpenses admissibles

proprit et exploitation des rsultats

confidentialit et publicit

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3. SES DOCUMENTS DE RFRENCE:

3.1. LA CONVENTION

le projet

objectif et calendrier des tches (Gantt chart)

les diffrents WPs, subdiviss en tches

la rpartition des tches entre partenaires

les sous-traitances envisages

le budget dtaill de la recherche par partenaire

les fonds de roulement & comptes financiers

en cas davance rcuprable: le calendrier des remboursements

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3. SES DOCUMENTS DE RFRENCE :

3.2. LACCORD DE CONSORTIUM

Accord conclu entre les partenaires avant le

dbut du projet et dfinissant les droits et

obligations des partenaires et les conditions

dexcution du Projet

Il reprend notamment:

les responsabilits des partenaires et de lEntreprise Coordinatrice

lorganisation du projet en Comit de Pilotage, Comit de Gestion Projet et Equipes Projet

les droits de proprit intellectuelle

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4. Ses missions


4.2. Le suivre

4.3. Le valoriser


5. Conclusion 11

4. SES MISSIONS:

4.1. LANCER LE PROJET

Runir les partenaires (kick-off) pour :

leur donner la vision globale du projet

dfinir les objectifs de chaque quipe

Faire le lien entre les partenaires industriels

et scientifiques lors dentretiens individuels

Slectionner avec les industriels les

"chantillons" utiliser

en priorit par les

partenaires scientifiques12

4. SES MISSIONS:

4.2. SUIVRE LE PROJET

Rendre visite rgulirement aux partenaires

scientifiques et industriels

Au moins 1 x / an pour faire le point sur lavancement du projet et les attentes du partenaire

A la demande ou en cas de difficult spcifique

NB: une bonne discussion vaut mieux quun change de mails

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4. SES MISSIONS:


Organiser les runions entre quipes

scientifiques et partenaires industriels:

bilans, dlivrables, orientation des recherches

Runions des Equipes projet = WP (tous les 2 mois ou selon priodicit impose par la Convention)

Information rgulire du Coordinateur sur les avances des

travaux en cours

En pratique

Fixer date, salle et ordre du jour

Veiller au respect des objectifs du projet et dfinir en fin

de runion qui fait quoi et dans quel dlai

Rdiger le compte-rendu de la runion et le faire circuler

entre les partenaires

Assurer le suivi de la runion auprs des partenaires 14

4. SES MISSIONS:


Runions du Comit de Gestion de Projet = CGP (semestrielles ou selon priodicit impose par la Convention)

Rassembler tous les partenaires pour donner une vision

globale de ltat davancement du projet

Prsenter les avances scientifiques (partenaires

scientifiques) et les retombes conomiques (partenaires

industriels)

Discuter des questions pouvant affecter la bonne marche du

projet

NB: Fixer date et lieu annuellement et tablir une feuille de prsence

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4. SES MISSIONS:


Runions du Comit de Pilotage (semestrielles ou selon priodicit impose par la Convention)

Garant de la cohrence globale du projet

A un rle darbitrage par rapport tout problme soumis par le CGP ou lun de ses membres

NB: Tenir jour un listing de toutes les runions avec dates, lieu,

personnes et objet (outil prcieux pour le rapport dactivit)

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4. SES MISSIONS:


Reporting semestriel la RW

Rapport dactivit (canevas tabli)

Rassembler les rapports des partenaires, les lire et

demander les complments dinformation ventuels

Vrifier la cohrence avec la dclaration de crance

(personnes affectes au projet, dplacements, runions)

Vrifier la cohrence des runions entre partenaires

Consigner les publications ralises

Faire une synthse en insistant autant sur laspect scientifique que sur les retombes conomiques

Rassembler la synthse et les rapports au sein dun mme document

Remettre lensemble la RW endans les 30 jours ouvrables

Pour le dernier rapport, demander chaque partenaire une

conclusion globale et les perspectives de valorisation en RW

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4. SES MISSIONS:


Rapport scientifique et technique (pas de canevas

impos)

Rassembler les rapports des diffrents partenaires (les

partenaires scientifiques peuvent rdiger en anglais, en

prambule, par exemple, une publication scientifique)

Les lire et demander les complments dinformation ventuels aux partenaires concerns

Rassembler les rapports au sein dun mme document avec toutes les annexes ncessaires


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4. SES MISSIONS:


Dclarations de crance

Vrifier la prsence des pices justificatives (fiche de

salaire, factures, dclarations de crances en 4 exemplaires

originaux, rapport de mission ltranger )

Vrifier que les sous-traitances et achats dquipement sont en accord avec les termes de la convention

Consigner les observations dans le courrier

daccompagnement

Encoder les donnes dans un tableau de suivi


Etre en mesure de revenir sur des dpenses non acceptes

par la RW

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4. SES MISSIONS:


Reporting annuel la RW aprs la fin du projet

Chaque anne suivant la fin du projet et durant 6

ans, un rapport concernant la valorisation et

lexploitation des rsultats de la recherche est demand aux partenaires

Ces rapports doivent nouveau faire lobjet dune synthse et tre adresss la RW par lentreprise coordinatrice.

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4. SES MISSIONS:


Reporting WagrAlim

Transmettre le rapport dactivit

Faire un tat des dpenses engages

Dcrire les ressources humaines mobilises charge

ou non de la Convention

Mettre en avant les retombes conomiques

envisages par les partenaires

(Organiser laccueil du jury international)

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4. SES MISSIONS:


Prparation et signature des avenants la

Convention

Examiner, appuyer et transmettre au gestionnaire de

projet les demandes justifies:

dengagement de personnel supplmentaire

de transfert budgtaire

de modification de sous-traitance

Consigner ces demandes dans un tableau de suivi

(Rdiger sur base annuelle le premier draft dun avenant pour une mise jour des tableaux

budgtaires)

Assurer le suivi des signatures22

4. SES MISSIONS:

4.3. VALORISER LE PROJET

Articuler le projet avec les autres projets transversaux et lensemble des projets pointus Mieux faire connatre le projet via le Cluster Nutrition,

WagrAlim

Networking

Mettre en valeur le projet (avec le soutien de WagrAlim)

Site Internet

Roll-up, brochure descriptive du projet

Missions ltranger: confrences, rencontres de partenaires potentiels pour de nouveaux projets

Organisation dun vnement de clture

Intgrer la dmarche wallonne au sein des programmes europens 23

4. SES MISSIONS:

4.4. SE FORMER, SINFORMER ET INFORMER

Assister aux congrs, sminaires, colloques

scientifiques en lien avec le projet

Faire de la veille technologique et rglementaire

Informer les partenaires

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4. Ses missions


4.2. Le suivre

4.3. Le valoriser


5. Conclusion 25

5. CONCLUSION

Le temps consacr la coordination dun projet dpend du nombre de partenaires

Le cot du coordinateur non pris en charge par la

RW peut tre rparti entre les partenaires

industriels sous rserve dun accord

La coordination du projet est essentielle son

bon droulement car en plus de soulager les

partenaires de bon nombre de tracasseries

administratives, elle assure la cohrence des

actions menes au sein du projet et sa promotion26

CHRISTINE GUYOT-DECLERCK

UCL Administration de la Recherche

1 Place de lUniversit

1348 Louvain-la-Neuve

Tel: 010 47 25 47

E-mail: [email protected]

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