rÈgles permanentes

Ce document a été traduit de l'anglais. En cas de conflit entre la version et le document original, la version anglaise prévaut.

RÈGLES PERMANENTES

INTERNATIONAL ASSOCIATION

OF PRIDE ORGANIZERS

TABLE DES MATIÈRES

3

RÈGLES PERMANENTES

TABLE DES MATIÈRES ��2

01 – COMITÉS ��6SR 01.01 – OPÉRATIONS DU COMITÉ ......................................................................................................................................7

SR 01.02 – COMITÉ DE LA STRUCTURE ET DE L'INTÉGRITÉ DE LA CONFÉRENCE ............................................................ 9

SR 01.03 – COMITÉ MÉTHODES ET NORMES .......................................................................................................................10

SR 01.04 – COMITÉ DES SERVICES AUX MEMBRES ............................................................................................................12

SR 01.05 – COMMISSION DES DROITS HUMAINS ET DE LA DIVERSITÉ ............................................................................13

SR 01.06 – COMMISSION DES FINANCES .............................................................................................................................15

SR 01.07 – COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT DE FONDS .........................................................................................................16

SR 01.08 – COMITÉ WORLDPRIDE ......................................................................................................................................... 17

SR 01.09 – COMITÉ DES COMMUNICATIONS ET DES OPÉRATIONS DU SITE WEB .........................................................18

SR 01.10 – COMITÉ DES BOURSES .........................................................................................................................................19

SR 01.11 – COMITÉ DE GOUVERNANCE ................................................................................................................................ 20

02 – LA FINANCE ��22SR 02.01 – RAPPORT FINANCIER .......................................................................................................................................... 23

SR 02.02 – DÉPENSES ET REMBOURSEMENT ..................................................................................................................... 25

SR 02.03 – AUDIT FINANCIER ................................................................................................................................................27

SR 02.04 – DUES EXEMPTIONS ............................................................................................................................................ 28

SR 02.05 – ACCESSIBILITÉ DES FONDS ORGANISATIONNELS ......................................................................................... 29

SR 02.06 – FONDS DE CONTREPARTIE DES BOURSES D'ÉTUDES ...................................................................................30

03 – ADMINISTRATION ��32SR 03.01 – PROCÈS-VERBAUX DE RÉUNION ET COMPTE RENDU DES ACTIONS ........................................................... 33

SR 03.02 – DÉFINITION D'UNE ORGANISATION « SANS BUT LUCRATIF » ...................................................................... 35

SR 03.03 – ÉGALITÉ DES CHANCES ET RESPECT ............................................................................................................... 36

SR 03.04 – PROCESSUS DE RÉSOLUTION ........................................................................................................................... 37

SR 03.05 – HARCÈLEMENT SEXUEL .....................................................................................................................................40

SR 03.06 – RÉSOLUTIONS ET RÈGLES PERMANENTES ......................................................................................................41

SR 03.07 – RECONNAISSANCE DES ANCIENS .................................................................................................................... 42

SR 03.08 – LANGUE ................................................................................................................................................................ 43

SR 03.09 – PROCESSUS DE VÉRIFICATION DES CANDIDATS ........................................................................................... 44

04 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE & CONFÉRENCE MONDIALE �� 48SR 04.01 – EXIGENCES DE SOUMISSION ET PROCESSUS DE SÉLECTION ...................................................................... 49

SR 04.03 – RESPONSABILITÉS ET EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE RÉGIONALE .........................................................60

SR 04.04 – MÉDIATEURS ....................................................................................................................................................... 62

4

RÈGLES PERMANENTES

4

05 – COMMERCIALISATION �� 64SR 05.01 – RÔLE MARKETING DES AGENTS ........................................................................................................................ 65

SR 05.02 – UTILISATION DU LOGO PAR LES ORGANISATIONS MEMBRES ...................................................................... 66

06 – WORLDPRIDE ��68SR 06.01 – APPLICATIONS ET LICENCE WORLDPRIDE ...................................................................................................... 69

07 – THÈME DE LA FIERTÉ INTERNATIONALE ��74SR 07.01 – THÈME DE LA FIERTÉ INTERNATIONALE ............................................................................................................75

08 – RÈGLES SUPPLÉMENTAIRES �� 76SR 08.01 – NOMINATION DE REPRÉSENTANTS ...................................................................................................................77

SR 08.02 – PROCESSUS DES OBJECTIFS ANNUELS .......................................................................................................... 78

SR 08.03 – RÉUNION À MI-ANNÉE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION ............................................................................. 79

SR 08.04 – CODE D'ÉTHIQUE ET DE CONDUITE ..................................................................................................................81

SR 08.05 – NOMINATION DE REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX DANS LES RÉGIONS SOUS-REPRÉSENTÉES ............... 83

SR 08.06 – GESTION DES AFFAIRES EN DEHORS DES RÉUNIONS CONVOQUÉES ......................................................... 85

SR 08.07 – PARTICIPATION À DISTANCE AUX RÉUNIONS ................................................................................................. 87

SR 08.08 – ÉQUIPE DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE ..................................................................................................... 88

09 – AFFAIRES RÉGIONALES �� 90SR 09.01 – NORMES D'ORGANISATION RÉGIONALE ...........................................................................................................91

SR 09.02 – ORGANISATION DES RÉGIONS SOUS-REPRÉSENTÉES .................................................................................. 92

10 – MÉDIAS ET RELATIONS PUBLIQUES ��94SR 10.01 – ASSISTANTE MÉDIAS ET RELATIONS PUBLIQUES ............................................................................................ 95

11 – POLITIQUE DE CAMPAGNE ��96SR 11.01 – POLITIQUE DE CAMPAGNE .................................................................................................................................. 97

12 – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL ��100SR 12.01 – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL ............................................................................................101

DOCUMENTS APPLICABLES ��104

01 – COMITÉS

7

RÉVISÉ EN SEPTEMBRE 2021

RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIF Définir la manière dont les comités doivent être établis, fonctionner et être dissous.

SECTION 1 – DÉFINITION – COMITÉ PERMANENTUn comité permanent est un groupe, défini par le conseil d'administration, constitué pour exercer une ou plusieurs fonctions continues et exister de façon permanente.

SECTION 2 – ÉTABLISSEMENT DES COMITÉS – COMITÉS PERMANENTSUn comité permanent est établi lors de l'adoption, à la majorité des voix des membres du conseil d'administration présents et votants, d'une règle permanente qui prévoit ce qui suit :

A. Le mandat (responsabilités spécifiques et/ou domaines de surveillance) du comité.B. La manière dont les membres sont choisis pour siéger au comité.C. Tout sous-comité d'un comité permanent doit être inclus dans la règle permanente autorisant le comité de tutelle.

Les exigences décrites ci-dessus, pour un mandat spécifié et le mode de sélection des membres, doivent être respectées dans de telles circonstances.

SECTION 3 – DÉFINITION – COMITÉ AD HOCUn comité ad hoc est un groupe, défini par le conseil d'administration et nommé en tant que de besoin, pour mener à bien une mission précise, à l'issue de laquelle il cesse d'exister.

SECTION 4 – ÉTABLISSEMENT DES COMITÉS – COMITÉS AD HOCUn comité ad hoc est établi lors de l'adoption, à la majorité des voix des membres du conseil d'administration présents et votants, d'une résolution qui prévoit ce qui suit :

A. La ou les tâches spécifiques que le comité est en train d'assembler pour s'occuper.B. Les critères qui doivent être remplis pour que le comité atteigne son objectif déclaré et se dissolve.C. La manière dont les membres sont choisis pour siéger au comité.D. Les comités ad hoc ne doivent pas être formés pour couvrir des domaines ou des tâches qui sont déjà assignés à

un comité permanent. Aucun sous-comité formel ne sera créé pour les comités ad hoc.

SECTION 5 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉ – EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRESLes comités créés sous les auspices ci-dessus seront soumis aux exigences supplémentaires suivantes :

A. Les comités et sous-comités doivent être composés d'au moins deux (2) personnes. B. Les comités auront de deux (2) à quatre (4) coprésidents. Les coprésidents peuvent nommer un mentor – quelqu'un

ayant suffisamment d'expérience et de perspicacité – pour offrir un soutien aux coprésidents. Les sous-comités peuvent également désigner deux (2) à quatre (4) coprésidents. Les sous-comités sont fortement encouragés à nommer un non-membre du conseil en tant que (co-)président.

C. Les coprésidents sont éligibles pour siéger aux comités et sous-comités en tant que membres d'office, sauf lorsqu'un comité ou un sous-comité est chargé de la nomination des dirigeants au conseil, ou lorsqu'il existe un conflit d'intérêts. Si un comité ou un sous-comité est chargé de nommer des dirigeants au conseil, les coprésidents et les personnes en conflit d'intérêts ne seront pas éligibles pour siéger à ce comité.

D. Dans l'exécution de leur travail, les comités et sous-comités doivent effectuer toutes les communications nécessaires afin d'accomplir leur(s) tâche(s) assignée(s), faire en sorte que des registres appropriés soient tenus de leurs activités, faire en sorte que des copies de ces registres soient remises mensuellement au secrétaire et fournir par écrit rapports requis par les statuts, d'autres documents régissant l'organisation et/ou le conseil d'administration. Tous les coprésidents doivent assister à une réunion du conseil au moins tous les deux mois.

E. Dans l'exécution de leur travail, les coprésidents des sous-comités tiendront le président de leur comité de tutelle informé de toutes les activités de leurs sous-comités.

F. Les coprésidents de comité doivent être approuvés par une organisation membre pour occuper ce poste. Les coprésidents doivent faire en sorte que leur organisation parraine soit qualifiée d'organisation membre dans les soixante (60) premiers jours de la nouvelle année fiscale, sous peine de perdre leur poste.

SR 01.01 – OPÉRATIONS DU COMITÉ


8

RÈGLES PERMANENTES

SECTION 6 – SURVEILLANCE DU COMITÉA. Le Conseil supervisera les opérations quotidiennes de tous les comités permanents et sous-comités connexes et

veillera à leur conformité avec les statuts et autres documents constitutifs de l'Organisation.B. Les coprésidents des comités dirigeront les affaires de leur comité et de tout sous-comité connexe comme ils

l'entendent dans le cadre des statuts et autres documents gouvernant l'Organisation.

SECTION 7 – COMITÉS – AUTORITÉ ET CONTRATSA. Les comités n'ont pas le pouvoir d'engager légalement l'Organisation par contrat, ni le pouvoir d'autoriser des

dépenses, sauf dans les cas autorisés par le budget et le Conseil.B. Si un comité, dans le cadre de l'exécution de son mandat, doit conclure un contrat juridiquement contraignant,

il le soumettra au conseil pour approbation. Le Conseil votera sur ces contrats dans les dix (10) jours suivant leur réception par le Secrétaire.

C. En dehors de ces restrictions, ou d'autres restrictions pouvant être imposées par les statuts et autres documents constitutifs de l'Organisation, les comités sont habilités à exécuter les programmes et activités dûment autorisés de l'Organisation.

SECTION 8 – COMITÉS – RAPPORTSLes comités doivent fournir par voie électronique un rapport écrit au secrétaire au plus tard sept (7) jours avant chaque réunion mensuelle du conseil d'administration; et aux Membres avant la séance plénière d'ouverture de chaque Assemblée générale. Ces rapports doivent inclure les éléments suivants :

A. Composition actuelle du comité.B. Un état des activités du comité depuis son dernier rapport.C. Une liste de propositions ou de recommandations pour examen et/ou adoption par le Conseil.D. Des procès-verbaux adéquats de tous les comités et sous-comités doivent être conservés et mis à la disposition de

tout membre des membres et du conseil d'administration sur demande. Cette tâche incombe au(x) coprésident(s) du (sous-)comité(s). Le Conseil veille au respect de cette politique.

SECTION 9 – DESTITUTION D'UN MEMBRE DU COMITÉLes membres des comités seront retirés de leur(s) comité(s) s'ils satisfont aux exigences relatives à la destitution des dirigeants telles que décrites dans les statuts.

SECTION 10 – DISSOLUTION DES COMITÉS – COMITÉS PERMANENTSUn comité permanent peut être dissous par l'adoption d'une motion du conseil d'administration, à la majorité des personnes présentes et votantes, pour annuler la règle permanente autorisant la création du comité.

SECTION 11 – DISSOLUTION DES COMITÉS – COMITÉS AD HOCUne commission ad hoc est dissoute dans les circonstances suivantes :

A. À la fin du mandat du comité tel que spécifié dans la motion créant le comité.B. Lors de l'adoption d'une motion de l'autorité qui l'a créé, le conseil d'administration, à la majorité des personnes

présentes et votant pour révoquer le mandat du comité.C. Après un (1) an, peu importe l'achèvement des travaux du comité, à moins que le mandat du comité ne soit fixé

pour une durée plus longue ou autrement réautorisé pour une année supplémentaire par l'adoption d'une motion de l'instance qui l'a créé à la majorité des personnes présentes et votantes.

SR 01.01 – COMMITTEE OPERATIONS (CONT.)

9


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.02 – COMITÉ DE LA STRUCTURE ET DE L'INTÉGRITÉ DE LA CONFÉRENCE

OBJECTIF Établir le mandat et les exigences en matière d'adhésion au Comité de la structure et de l'intégrité de la conférence (SCCI).

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration établit par la présente le comité de la structure et de l'intégrité de la conférence.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉLa SCCI est chargée des domaines de responsabilité et/ou de surveillance suivants :

A. Superviser le respect par les organisations hôtes des comités hôtes de l'Assemblée générale et de la Conférence mondiale, ci-après dénommés le GM&WC, des règles et procédures établies par le Conseil d'administration pour l'organisation et la conduite du GM&WC.

B. Examiner et fournir des recommandations au conseil d'administration concernant les règles et procédures relatives à l'organisation et à la conduite du GM&WC.

SECTION 3 – COMPOSITION DU COMITÉA. L'adhésion à la SCCI est ouverte à tous les individus des organisations membres.

a. Au moins un représentant des organisations membres sélectionnées pour accueillir un futur GM&WC devra participer au CSIC.

b. Les représentants des anciens hôtes du GM&WC sont fortement encouragés à poursuivre leur participation au comité une fois leurs responsabilités d'hébergement terminées.

B. Les présidents des comités sont soumis à l'approbation par un vote majoritaire du conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.

C. La liste des membres de la SCCI sera tenue à jour par le président de la SCCI et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres adhèrent ou partent.

10


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.03 – COMITÉ MÉTHODES ET NORMES

OBJECTIFÉtablir et fixer le mandat et les conditions d'adhésion pour le Comité des méthodes et des normes et ses sous-comités connexes.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe Conseil d'administration institue le Comité des méthodes et des normes.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉ DES MÉTHODES ET DES NORMESLe comité des méthodes et des normes est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. Maintenir, réviser et fournir des recommandations concernant les statuts de l'Organisation, les règles permanentes et d'autres documents directeurs (y compris les motions et les résolutions).

B. Proposer des modifications et des ajouts aux statuts de l'Organisation, aux règles permanentes et à d'autres documents constitutifs.

C. Examiner les modifications proposées aux statuts de l'organisation, aux règles permanentes et aux autres documents directeurs auxquels se réfèrent les dirigeants, le conseil d'administration ou les membres.

D. Compiler les statuts actuels de l'organisation, les règles permanentes et autres documents constitutifs dans un manuel de politiques et de procédures.

E. Fournir le manuel des politiques et procédures en format électronique au comité des services aux membres (pour inclusion dans le guide des membres), aux comités hôtes du GM&WC et directement aux organisations membres à leur demande.

SECTION 3 – COMPOSITION DU COMITÉ DES MÉTHODES ET DES NORMESA. L'adhésion au Comité des méthodes et des normes est ouverte à tous les individus des organisations membres à

part entière.B. Le président du Comité des méthodes et des normes est soumis à l'approbation par un vote majoritaire du Conseil

d'administration présent et votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du comité des méthodes et des normes est tenue à jour par le président du comité des

méthodes et des normes et transmise au secrétaire au fur et à mesure de l'adhésion ou du départ des membres.

SECTION 4 – ÉTABLISSEMENT DE SOUS-COMITÉS – DÉVELOPPEMENT DU LEADERSHIPLe conseil d'administration établit par la présente le sous-comité de développement du leadership du comité des méthodes et des normes.

SECTION 5 – MANDAT DU SOUS-COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT DU LEADERSHIPLe sous-comité de développement du leadership du comité des méthodes et des normes est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. Faire correspondre les candidats potentiels aux fonctions des dirigeants et des représentants régionaux, comme indiqué dans les statuts et autres documents constitutifs de l'Organisation.

B. Obtenir des déclarations des candidats potentiels quant à leurs qualifications et leur intérêt potentiel à occuper un poste d'officier ou de représentant régional.

C. Déterminer la viabilité des candidats identifiés, comme indiqué ci-dessus, et rendre compte de leur viabilité aux membres lors de l'Assemblée générale et de la Conférence mondiale.

D. Examiner et proposer des changements de politique au conseil d'administration concernant les devoirs et les responsabilités des dirigeants et des représentants régionaux.

E. Élaborer et exécuter des plans et des programmes pour le recrutement de candidats aux postes de futurs dirigeants et représentants régionaux.

F. Élaborer et exécuter des plans pour le développement des compétences en leadership des dirigeants, du conseil

11


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.03 – COMITÉ MÉTHODES ET NORMES (CONT.)

d'administration et des membres.

SECTION 6 – COMPOSITION DU SOUS-COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT DU LEADERSHIPA. L'adhésion au sous-comité de développement du leadership est ouverte à tous les individus des organisations

membres à part entière qui ne cherchent pas à être élus aux dirigeants ou au conseil d'administration.B. Le ou les présidents du sous-comité de développement du leadership seront soumis à l'approbation d'un vote

majoritaire du conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du sous-comité de développement du leadership sera tenue à jour par le président du comité

des méthodes et des normes et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres s'y joignent ou partent.

RÉFÉRENCERésolutions actuelles: 07-02Résolution 10-01

12


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.04 – COMITÉ DES SERVICES AUX MEMBRES

OBJECTIFÉtablir et fixer le mandat et les conditions d'adhésion pour le comité des services aux membres.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration établit par la présente le comité des services aux membres.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉLe comité des services aux membres est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance suivants :

A. Assister le vice-président des services aux membres dans l'établissement d'une méthode de vérification de la qualification pour les organisations qui demandent l'adhésion à l'organisation.

B. Assister le vice-président des services aux membres dans la création, la maintenance et la distribution du guide des membres.

C. Assister le vice-président des services aux membres dans l'identification, la sécurisation et la promotion des avantages nouveaux et étendus des membres existants.

D. Assister le vice-président des services aux membres dans la création, la maintenance et la promotion des ressources pour les membres.

E. Assister le vice-président des services aux membres dans la création et la maintenance de la base de données de toutes les organisations membres actuelles et anciennes.

SECTION 3 – ÉTABLISSEMENT DU SOUS-COMITÉ – ANCIENS ET RECONNAISSANCELe conseil d'administration établit par la présente le sous-comité des anciens et de la reconnaissance du comité des services aux membres.

SECTION 4 – MANDAT DU SOUS-COMITÉ DES ANCIENS ET DE LA RECONNAISSANCELe sous-comité des anciens et de la reconnaissance du comité des services aux membres est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. Examen, développement et recommandation de politiques au Conseil d'administration concernant la reconnaissance de l'engagement à long terme des individus et des organisations membres envers l'Organisation.

B. Exécution de tout plan ou programme relatif à la reconnaissance des services rendus à/au sein de l'Organisation.

SECTION 5 – COMPOSITION DES COMITÉS ET SOUS-COMITÉSA. Le comité des services aux membres est présidé par le vice-président des services aux membres.B. L'adhésion au Comité des services aux membres et aux sous-comités connexes est ouverte à tous les membres des

organisations membres.C. Le ou les présidents de sous-comité seront soumis à l'approbation par un vote majoritaire du conseil d'administration

présent et votant sur une telle nomination.D. La liste des membres du comité des services aux membres et des sous-comités connexes sera tenue à jour par le

vice-président des services aux membres et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres rejoignent ou partent.

13


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.05 – COMMISSION DES DROITS HUMAINS ET DE LA DIVERSITÉ

OBJECTIFÉtablir et fixer le mandat et les exigences en matière d'adhésion au Comité des droits humains et des affaires de diversité. SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration crée le comité des droits humains et des affaires de la diversité.

SECTION 2 – COMMITTEE MANDATELe Comité des droits humains et des affaires de la diversité est chargé des domaines de responsabilité et/ou de contrôle spécifiques suivants :

A. Identifier les normes internationales et les violations des droits humains et civils qui se rapportent à la mission et aux objectifs de l'Organisation.

B. Informer le conseil d'administration de ces normes et violations.C. Recommander et aider à l'exécution de politiques, de plans et de programmes pour lutter contre les violations des

normes internationales des droits humains et civils.D. Fournir des ressources documentaires au Comité des services aux membres pour distribution et/ou publication sur

le site Web concernant l'une de ces sous-sections.E. Servir de ressource aux comités hôtes du GM&WC dans le développement et l'exécution de cours éducatifs liés

aux droits humains et civils.F. Servir de ressource aux dirigeants, au conseil d'administration et aux membres sur les questions internationales

relatives aux droits humains et civils en rapport avec la mission et les objectifs de l'Organisation.

SECTION 3 – MISE EN PLACE DU SOUS-COMITÉ – SOLIDARITÉLe conseil d'administration crée le sous-comité de solidarité du comité des droits de la personne et des affaires de diversité.

SECTION 4 – MANDAT DU SOUS-COMITÉ DE SOLIDARITÉLa sous-commission Solidarité de la Commission des droits humains et de la diversité est chargée des domaines de responsabilité et/ou de contrôle spécifiques suivants :

A. Examen, développement et recommandation de politiques au conseil d'administration concernant les normes selon lesquelles les fonds de solidarité sont attribués aux membres d'InterPride

B. Développer et fournir des formulaires de demande de fonds de solidarité et du matériel connexe (lignes directrices pour la demande, etc.) pour distribution aux membres via le Comité des services aux membres.

C. Élaborer, coordonner et exécuter des plans et des programmes liés à la publicité du programme du Fonds de solidarité avec les présidents de l'organisation, les adjoints aux médias et aux relations publiques et le comité des services aux membres, le cas échéant.

D. Élaborer et exécuter des plans et des programmes liés à la sollicitation de contributions d'organisations membres, d'individus et d'autres sources au Fonds de solidarité.

E. Coordonner avec les dirigeants et les comités de développement de fonds le développement de nouvelles sources de fonds de solidarité par le biais de contributions et d'efforts de marketing.

F. Coordonner avec le trésorier le statut du Fonds de solidarité et organiser les dépenses en son nom.G. Examiner tous les candidats aux bourses du Fonds de solidarité et sélectionner les récipiendaires conformément

aux normes approuvées pour les bourses du Fonds de solidarité.H. Coordonner le décaissement des bourses du Fonds de solidarité aux récipiendaires sélectionnés.I. Sécuriser les déclarations des bénéficiaires du Fonds de solidarité.


14

RÈGLES PERMANENTES

SECTION 5 – COMPOSITION DES COMITÉS ET SOUS-COMITÉSA. L'adhésion au Comité des droits humains et de la diversité et aux sous-comités connexes est ouverte à tous les

membres des organisations membres.B. Le président du comité et du sous-comité doit être approuvé par un vote majoritaire du conseil d'administration

présent et votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du Comité des droits humains et des affaires de la diversité est tenue à jour par le président

du Comité des droits de la personne et des affaires de la diversité et transmise au secrétaire au fur et à mesure de l'arrivée ou du départ des membres.

SR 01.05 – COMMISSION DES DROITS HUMAINS ET DE LA DIVERSITÉ (CONT.)

15


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.06 – COMMISSION DES FINANCES

OBJECTIFÉtablir et fixer le mandat et les conditions d'adhésion pour le comité des finances.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉ – FINANCESLe conseil d'administration institue le comité des finances.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉLe comité des finances est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. Examiner les procédures comptables et les états financiers de l'Organisation pour s'assurer qu'ils sont en ordre et à jour.

B. Assister le trésorier dans le maintien et la mise à jour des formulaires de cotisation et de remboursement.C. Aider le trésorier à s'assurer que le formulaire de cotisation est fourni au comité des services aux membres pour

distribution.D. Aider le trésorier à s'assurer que le formulaire de remboursement des dépenses est fourni aux dirigeants et au

conseil d'administration pour leur utilisation.E. Coordonner la création du budget annuel et examiner périodiquement les revenus et dépenses réels par rapport

au budget.F. Examiner et proposer des politiques liées aux finances de l'Organisation.

SECTION 3 – COMPOSITION DU COMITÉA. Le trésorier préside le comité des finances.B. L'adhésion au Comité des Finances est ouverte aux individus des organisations membres à part entière.C. La liste des membres du Comité des Finances sera tenue à jour par le Trésorier et transmise au Secrétaire au fur et

à mesure de l'adhésion ou du départ des membres.

16


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.07 – COMITÉ DE DÉVELOPPEMENT DE FONDS

OBJECTIFÉtablir et fixer le mandat et les conditions d'adhésion pour le Comité de développement de fonds (FDC).

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration établit par la présente le comité de développement des fonds.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉLe comité de développement de fonds est présidé par le vice-président du développement de fonds et est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. Développer des programmes et des politiques de parrainage, de collecte de fonds et d'octroi de subventions pour examen par le conseil d'administration et/ou les membres, y compris le développement de marketing et de publications connexes à l'appui de ces programmes ou politiques ;

B. Approcher des sponsors existants et potentiels et obtenir le parrainage de l'Organisation et, avec la permission d'un comité hôte, de la Conférence mondiale ;

C. Poursuivre une politique de « porte ouverte » sur le parrainage tout en restant sensible aux tendances qui impactent la communauté LGBTQI+ et en cherchant à éviter les controverses potentielles.

D. Administrer et assurer la réalisation des parrainages de l'Organisation et/ou de la Conférence mondiale, selon le cas ;

E. Proposer, acquérir et administrer des subventions pour financer les activités de l'Organisation ;F. Proposer, planifier et aider à l'exécution d'événements et d'activités de collecte de fonds;G. Élaborer et exécuter des stratégies liées au développement d'autres moyens de soutien financier extérieur non lié

aux cotisations de l'Organisation.

SECTION 3 – COMPOSITION DES COMITÉS ET SOUS-COMITÉSA. Les membres des dirigeants sont par la présente mandatés pour siéger au comité de développement des fonds,

pour accélérer les processus de prise de décision et d'approbation des contrats, le cas échéant. Dans le cas contraire, l'adhésion est ouverte à tous les individus des organisations membres.

B. Les présidents des comités sont soumis à l'approbation par un vote majoritaire du Conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.

C. La liste des membres du Fonds de développement sera tenue à jour par le président du comité et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres s'y joignent ou s'en vont.

17


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.08 – COMITÉ WORLDPRIDE

OBJECTIFÉtablir le mandat et les conditions d'adhésion pour le Comité WorldPride.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration crée par la présente le comité WorldPride.

SECTION 2 – COMMITTEE MANDATELe comité WorldPride est chargé des domaines de responsabilité et/ou de supervision spécifiques suivants :

A. Développer, réviser et recommander des règles au conseil d'administration concernant les candidatures pour le titre de l'événement WorldPride.

B. Fournir des conseils aux dirigeants lors de la négociation de tout accord de licence WorldPride.C. Assurer la supervision de tout titulaire de licence WorldPride pour garantir le respect de son accord de licence.D. Développer, recommander et aider à l'exécution de plans et de programmes pour le marketing et la promotion de

tout événement WorldPride.

SECTION 3 – COMPOSITION DES COMITÉS ET SOUS-COMITÉSA. L'adhésion au Comité est ouverte à tous les individus des organisations membres.

a. Au moins un représentant des organisations membres sélectionnées pour accueillir WorldPride devra participer au Comité.

b. Les représentants des anciens hôtes de WorldPride sont fortement encouragés à poursuivre leur participation au comité une fois que leurs responsabilités d'hébergement, telles que définies par leur contrat de licence, sont terminées.

B. Le président ou les coprésidents du comité doivent être approuvés par un vote majoritaire du conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.

C. La liste des membres du comité WorldPride sera tenue à jour par le président ou le coprésident du comité et transmise au secrétaire au fur et à mesure de l'adhésion ou du départ des membres.

18


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.09 – COMITÉ DES COMMUNICATIONS ET DES OPÉRATIONS DU SITE WEB

OBJECTIFÉtablir le mandat et les exigences en matière d'adhésion au comité des communications et des opérations du site Web.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration établit par les présentes le comité des communications et de l'exploitation du site Web.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉLe comité des communications et des opérations du site Web est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance suivants :

A. Création et maintenance du site Internet InterPride.B. Examen, développement et recommandation de politiques au Conseil d'administration concernant le site Web de

l'Organisation et les bases de données connexes.C. Examen, développement et recommandation de politiques au conseil d'administration concernant d'autres

moyens de communication interne (entre et parmi les membres, le conseil d'administration et les dirigeants) pour l'organisation.

D. Exécution de tout plan ou programme relatif aux opérations du site Web de l'Organisation et des bases de données connexes et des communications internes.

SECTION 3 – COMPOSITION DES COMITÉS ET SOUS-COMITÉSA. L'adhésion au Comité est ouverte à tous les individus des organisations membres.B. Le président du comité est soumis à l'approbation par un vote majoritaire du conseil d'administration présent et

votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du comité des communications et de l'exploitation du site Web sera tenue à jour par le

président du comité et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres s'y joignent ou se retirent.

19


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.10 – COMITÉ DES BOURSES

OBJECTIFÉtablir le mandat et les conditions d'adhésion pour le comité des bourses.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration établit par la présente le comité des bourses pour superviser la distribution des fonds du Fonds commémoratif Pamela O'Brien.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉLe comité des bourses est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. Examen, développement et recommandation de politiques au Conseil d'administration concernant les normes selon lesquelles les bourses sont attribuées aux participants de la Conférence mondiale annuelle.

B. Développer et fournir des formulaires de demande de bourse et du matériel connexe (lignes directrices pour l'application, etc.) pour distribution aux membres via le Comité des services aux membres.

C. Élaborer, coordonner et exécuter des plans et des programmes liés à la publicité du programme de bourses avec les présidents de l'organisation, les adjoints aux médias et aux relations publiques et le comité des services aux membres, le cas échéant.

D. Élaborer et exécuter des plans et des programmes liés à la sollicitation de contributions des organisations membres au fonds de bourses d'études.

E. Coordonner avec les dirigeants et les comités de développement de fonds pour développer de nouvelles sources de financement de bourses par le biais d'efforts de développement de fonds et de marketing.

F. Coordonner avec le trésorier l'état du fonds de bourses d'études et organiser les dépenses en son nom.G. Examiner tous les candidats aux bourses et sélectionner les récipiendaires conformément aux normes

précédemment approuvées pour les bourses.H. Coordonner le décaissement des fonds de bourses d'études aux récipiendaires sélectionnés.I. Sécuriser les rapports post-Conférence mondiale des boursiers.

SECTION 3 – COMPOSITION DU COMITÉA. L'adhésion au Comité est ouverte à tous les individus des organisations membres ne sollicitant pas une bourse du

sous-comité.B. Le président du comité doit être approuvé par un vote majoritaire des membres du comité et approuvé par le

conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du comité des bourses est tenue à jour par le président du comité et transmise au secrétaire

du comité au fur et à mesure que les membres se joignent ou partent.

20


RÈGLES PERMANENTES

SR 01.11 – COMITÉ DE GOUVERNANCE

PURPOSEÉtablir et fixer le mandat et les exigences en matière de composition du comité de gouvernance et de ses sous-comités connexes.

Ce comité est responsable de la santé et du fonctionnement du conseil. Il recrute de nouveaux membres, organise l'orientation, produit des documents pour le conseil et évalue le rendement du conseil lui-même. Il est chargé d'assurer l'efficacité du conseil actuel et de recruter les futurs dirigeants.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU COMITÉLe conseil d'administration établit par les présentes le comité de gouvernance.

SECTION 2 – MANDAT DU COMITÉ DE GOUVERNANCELe comité de gouvernance est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance suivants :

A. Programme d'éducation du conseila. Orientations des nouveaux membres du conseilb. Orientations des nouveaux représentants du Conseil consultatif mondial (GAC)c. Coordination des mentors pour les membres du Conseil

B. Responsabilité des membres du conseil d'administrationa. Accord entre les membres du conseil d'administration, le GAC et les coprésidents des comitésb. Suivre la présence et la conformité du conseil d'administration

C. Recherche de futurs membres du conseil d'administration et coprésidents des comités / Recrutementa. Examen des candidats aux officiers

D. Élaboration de la politique de planification de la relève en matière de leadershipE. Collaborer avec les coprésidents pour recruter du personnel rémunéréF. Agir en tant que comité d'enquête de l'Organisation dans les affaires liées à des griefs ou nécessitant autrement

un arbitrage formel.

SECTION 3 – COMPOSITION DU COMITÉ DE GOUVERNANCEA. L'adhésion au comité de gouvernance est ouverte à tous les individus des organisations membres à part entière.B. Les coprésidents du comité de gouvernance doivent être approuvés par un vote majoritaire du conseil

d'administration présent et votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du comité de gouvernance sera tenue à jour par les coprésidents du comité de gouvernance

et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres se joignent ou partent.D. Délégué à l'équipe de recrutement

SECTION 4 - ÉTABLISSEMENT DU SOUS-COMITÉ – SOUS-COMITÉ D'EMBAUCHELe conseil d'administration établit par les présentes le sous-comité d'embauche du comité de gouvernance.

SECTION 5 – MANDAT DU SOUS-COMITÉ D'EMBAUCHELe sous-comité d'embauche est chargé des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants:

A. Besoins en personnelB. Rémunération (avec le partenariat du Comité des Finances)C. AvantagesD. Toute autre tâche jugée nécessaire par le comité de gouvernance

21


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 6 – EMBAUCHE DES MEMBRES DU SOUS-COMITÉA. L'adhésion au sous-comité d'embauche est ouverte à tous les individus des organisations membres à part entière.B. Les coprésidents du sous-comité d'embauche doivent être approuvés par un vote majoritaire du conseil

d'administration présent et votant sur une telle nomination.C. La liste des membres du sous-comité d'embauche sera tenue à jour par les coprésidents du sous-comité

d'embauche et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres se joignent ou partent.

SR 01.11 – COMITÉ DE GOUVERNANCE (CONT.)

02 – LA FINANCE

23


RÈGLES PERMANENTES

SR 02.01 – RAPPORT FINANCIER

OBJECTIFÉtablir des exigences supplémentaires pour rendre compte de la situation financière de l'Organisation au-delà de celles décrites dans les statuts.

SECTION 1 – RAPPORTS FINANCIERS RÉGULIERSLe trésorier prépare, avec l'aide du comité des finances, distribue aux membres du bureau pour examen les rapports suivants :

A. un état des revenus et dépenses mensuel ;B. une comparaison mensuelle des revenus et dépenses réels et accumulés par rapport au budget approuvé ;C. un bilan mensuel ;D. un relevé mensuel des comptes débiteurs, s'il y a lieu ; etE. un relevé mensuel des comptes créditeurs, le cas échéant.

Les rapports décrits ci-dessus doivent être présentés aux dirigeants au plus tard le vingtième jour (20e) de chaque mois, pour approbation par les dirigeants au plus tard au début du mois suivant. Après examen, ces rapports sont diffusés au Conseil d'administration.

SECTION 2 – AUTRES RAPPORTS FINANCIERSÀ des intervalles déterminés par le trésorier, et avec l'aide et le consentement du comité des finances, les rapports suivants sont mis à la disposition des administrateurs pour examen au moins une fois par mois :

A. rapprochement des comptes bancaires ; etB. vérifier l'enregistrement.

SECTION 3 – RAPPORTS FINANCIERS DE FIN D'EXERCICELe trésorier préparera, avec l'aide du comité des finances, des états financiers annuels non vérifiés de fin d'exercice, identiques à ceux décrits dans les sections 1 et 2 du présent règlement. Ces rapports sont présentés au Conseil d'administration au plus tard dans les trente (30) jours suivant la clôture de l'exercice financier de l'Organisation, pour approbation par le Conseil au plus tard au début du mois suivant. Après leur approbation, lesdits rapports seront distribués aux membres et affichés dans la section réservée aux membres du site Web de l'Organisation.

SECTION 4 – DÉCLARATION FISCALELe trésorier prépare et distribue, avec l'aide du comité des finances, aux administrateurs pour examen, tous les rapports fiscaux nécessaires requis par les autorités fiscales du pays d'origine de l'organisation et les juridictions infranationales pertinentes. Ces rapports doivent être présentés aux dirigeants au plus tard quinze (15) jours avant leur date d'échéance.

Les dirigeants approuveront ces rapports dans les dix (10) jours suivant leur réception. Après leur approbation, ces rapports seront distribués au Conseil d'administration et affichés dans la section réservée aux membres du site Web de l'Organisation.

SECTION 5 – DISPONIBILITÉ DES RAPPORTS FINANCIERSLorsque la distribution ou la disponibilité des rapports financiers n'est pas spécifiée dans la présente Règle permanente, les membres du Conseil d'administration. et/ou les Organisations membres peuvent demander ces rapports par écrit ou par courrier électronique au Trésorier. Le Trésorier met ces rapports à la disposition de la partie requérante dans les quatorze (14) jours ouvrables suivant la réception de cette demande.

SECTION 6 – BUDGET DE FONCTIONNEMENTLe Trésorier, avec l'assistance et l'accord du Comité des Finances, prépare et soumet le budget de fonctionnement de l'exercice à venir à l'approbation des Membres, au plus tard à la deuxième session plénière de chaque Assemblée Générale.

24


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 7 – DOCUMENTS ÉLECTRONIQUESA. Le trésorier conservera des dossiers électroniques pour les états financiers, les relevés bancaires et tous les

dossiers relatifs aux questions financières. Ces enregistrements seront conservés dans une archive documentaire électronique mise à jour au moins une fois par trimestre.

B. Le Trésorier conservera une copie de sauvegarde du logiciel comptable actuel à la disposition des Coprésidents sur une archive de documents électroniques, cette sauvegarde sera mise à jour mensuellement.

C. Le trésorier conservera un journal à jour de tous les noms d'utilisateur et mots de passe relatifs aux documents financiers, logiciels, instruments bancaires et autres instruments financiers, accessible par les coprésidents sur une archive de documents électroniques.

SR 02.01 – RAPPORT FINANCIER (CONT.)

25


RÈGLES PERMANENTES

SR 02.02 – DÉPENSES ET REMBOURSEMENT

OBJECTIFÉtablir une procédure concernant les dépenses des fonds de l'Organisation. SECTION 1 – DÉPENSES NON BUDGÉTISÉES

A. Toute dépense non budgétée de plus de 500 $ doit être approuvée par le conseil d'administration, par l'adoption d'une motion à cet effet à la majorité des personnes présentes et votantes.

B. Les dépenses non budgétées de moins de 500 $ doivent être approuvées par les dirigeants, par l'adoption d'une motion à cet effet à la majorité des personnes présentes et votantes.

C. Toute dépense non budgétisée doit être reflétée dans le budget de fonctionnement par le Trésorier et un budget amendé délivré au Conseil d'administration dans les trente (30) jours suivant ladite dépense.

SECTION 2 – REMBOURSEMENT GÉNÉRAL Les demandes de remboursement d'articles budgétisés doivent être soumises au trésorier avant que tout achat ne soit effectué ou que des dépenses ne soient engagées. C'est ainsi que le trésorier et les coprésidents peuvent confirmer que la dépense s'inscrit dans le budget. Les dépenses remboursables sont constituées des menues dépenses engagées par les administrateurs, les dirigeants et les agents de l'Organisation dans l'exécution ou la poursuite des activités dûment autorisées de l'Organisation. On s'attend à ce que les personnes demandant un remboursement fassent preuve de diligence raisonnable pour réduire les dépenses d'InterPride.

A. Les frais remboursables liés à la conférence sont limités à:a. Les frais de voyage/transport sont définis comme : les billets d'avion, les frais de bagages réguliers, les taxis

ou tout autre moyen de transport public pour se rendre au site de la conférence et en revenir ou d'autres coûts déterminés comme appropriés par le comité des finances.

b. Les frais d'hébergement sont définis comme un séjour dans un hôtel ou un établissement similaire et comprennent uniquement la chambre et les taxes.

B. Les demandes de paiement de frais remboursables sont soumises au Trésorier. Toutes les demandes de remboursement doivent inclure des reçus et un rapport écrit : sur la conférence à laquelle ont participé les ateliers ou autres activités auxquels le demandeur a participé, et/ou une explication de la dépense et pourquoi elle devrait être remboursée, si elle n'est pas liée à une conférence. Ces rapports doivent être mis à la disposition des membres dans un délai de 30 jours.

C. Le trésorier, en collaboration avec le comité des finances, conservera un formulaire pour la soumission et l'approbation du paiement des dépenses remboursables.

D. Le trésorier soumet toutes les demandes de remboursement aux coprésidents dans les dix (10) jours suivant leur réception.

E. Les coprésidents examineront et répondront au trésorier toute demande dans les cinq (5) jours suivant la réception de la demande.

F. Le trésorier effectuera le paiement dans les quinze (15) jours suivant l'approbation du coprésident.G. Aucun dirigeant ne doit être signataire d'une traite bancaire qui serait payable à lui-même.H. Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises le plus tôt possible après la conférence, mais au

plus tard trente (30) jours après la conférence.

26


RÈGLES PERMANENTES

SR 02.02 – DÉPENSES ET REMBOURSEMENT (CONT.)

SECTION 3 – REMBOURSEMENT DES DÉPENSES DU CONSEILUn membre actif du conseil d'administration peut être remboursé jusqu'à, mais pas plus, 50 % du total des frais de transport et de logement pour le GM&WC et les réunions de mi-année. Un dirigeant actif peut également se faire rembourser jusqu'à, mais pas plus, 50 % du total des frais de transport, d'inscription et de logement pour assister à la ou aux conférences régionales requises par le règlement. Aucun remboursement ne sera fait à un membre du conseil d'administration pour avoir assisté à sa propre conférence régionale.

A. Pour qu'un membre du conseil d'administration soit considéré comme actif, le membre doit remplir toutes les fonctions et responsabilités telles que définies dans les statuts, les autres règles permanentes et les descriptions de poste telles que, mais sans s'y limiter, les suivantes :a. Participer activement aux discussions du conseil d'administration et commenter b. Participer activement aux discussions du comitéc. Votez sur au moins 75 % des questions soumises au Conseil entre le GM&WC et la milieu de l'année, et la

milieu de l'année et le GM&WC.d. Votez sur au moins 75 % des questions mises en avant dans tous les comités où le membre du conseil

d'administration est inscrit en tant que membre.e. Soumission des rapports dans tous les délais fixés.f. Pour les représentants régionaux : communication avec les organisations membres de leur région au moins

une fois par mois et communication avec les organisations membres potentielles au moins une fois par trimestre.

g. Pour les vice-présidents de Global Outreach & Partnership Management : Communication avec leur représentant régional au moins une fois par mois. Pour les régions dont ils ont la charge sans Représentant : Communication avec toutes les organisations membres au moins une fois par mois et communication avec les organisations membres potentielles au moins une fois par trimestre.

B. Les membres du conseil d'administration qui ne sont pas actifs et ne remplissent pas les conditions minimales ne seront pas remboursés.a. Les coprésidents, en partenariat avec les coprésidents de la gouvernance, détermineront qui est un membre

actif du conseil.b. Le coprésident ne demandant pas de remboursement et le trésorier, en partenariat avec les coprésidents

de la gouvernance, détermineront si le coprésident demandant le remboursement est un membre actif du conseil.

27


RÈGLES PERMANENTES

SR 02.03 – AUDIT FINANCIER

OBJECTIFÉtablir la politique de l'Organisation concernant la rétention d'un spécialiste en déclarations dans l'État de constitution de l'Organisation.

SECTION 1 – RÉTENTION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES EN L'ÉTATL'Organisation doit retenir les services d'un auditeur dans son État de constitution pour préparer tous les documents fiscaux nécessaires requis et nécessaires pour que l'Organisation maintienne son statut à but non lucratif.

28


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir la politique de l'Organisation concernant les informations requises des Organisations membres dans leurs demandes d'exemptions partielles ou totales de cotisations.

SECTION 1 – DOCUMENTATION INITIALE REQUISELes demandes d'exemption de cotisations soumises par un membre ou une organisation candidate doivent inclure des informations sur la situation financière de l'organisation pour son exercice en cours et le plus précédent. Au minimum, ces données doivent inclure un bilan et un état des revenus/dépenses. Dans les situations où un membre ou une organisation candidate demande une exonération partielle des cotisations parce que la seule mission ou l'objectif principal de l'organisation n'est pas l'organisation d'événements Pride, ces données doivent également inclure une ventilation des revenus liés et non liés à Pride. Cette information doit être fournie à la Commission dans les 30 jours suivant la demande d'exemption.

SECTION 2 – DEMANDES D'INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRESSi le Conseil décide que des informations supplémentaires sont requises d'un membre ou d'une organisation candidate ou d'une autre partie dans l'examen d'une demande d'exemption de cotisations, le délai de trente (30) jours, ou la partie restante depuis la réception de la demande, sera suspendu jusqu'à ce que moment où le membre, l'organisation candidate ou l'autre partie fournit les informations demandées au secrétaire.

SECTION 3 – ACCORDS RÉCIPROQUES DU RÉSEAU PRIDE EXEMPTÉSLes accords entre ou parmi les réseaux Pride et l'Organisation sont exemptés des dispositions de la présente règle permanente.

SR 02.04 – DUES EXEMPTIONS

29


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir une politique concernant l'accessibilité des fonds de l'Organisation.

SECTION 1 – ACCESSIBILITÉ DES FONDS ORGANISATIONNELSLe trésorier doit conserver les fonds de l'Organisation dans une institution financière agréée et domiciliée aux États-Unis, à condition que les comptes de l'Organisation soient accessibles, par voie électronique ou en personne, aux coprésidents et au trésorier.

SR 02.05 – ACCESSIBILITÉ DES FONDS ORGANISATIONNELS


30

RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIF Établir une politique concernant les fonds de bourses d'études

SECTION 1 – FONDS DE BOURSES InterPride recueillera chaque année des promesses de dons d'organisations membres et d'individus pour le fonds de bourses. InterPride allouera un montant égal à 25 % des promesses de dons susmentionnées du fonds général au fonds de bourses d'études avec un maximum de 5 000 $ par année.

SR 02.06 – FONDS DE CONTREPARTIE DES BOURSES D'ÉTUDES

03 – ADMINISTRATION

33


RÈGLES PERMANENTES

SR 03.01 – PROCÈS-VERBAUX DE RÉUNION ET COMPTE RENDU DES ACTIONS

OBJECTIFÉtablir les exigences de compte rendu des réunions et des actions des dirigeants, du conseil d'administration et des séances plénières des membres lors de l'assemblée générale annuelle.

SECTION 1 – PRODUCTION DE PROCÈS-VERBAUX/RAPPORTSA. Le secrétaire produira des procès-verbaux de toutes les réunions et des rapports sur les actions formelles des

dirigeants et du conseil d'administration, ainsi que les procès-verbaux de toutes les sessions plénières de chaque GM&WC, dans les trente (30) jours suivant chaque réunion, action ou session plénière. Le secrétaire enverra ensuite lesdits procès-verbaux/rapports par courrier électronique au groupe chargé de les approuver (dirigeants, conseil d'administration ou organisations membres - le «groupe de vote») pour examen.

B. Une fois fourni au groupe de vote pour examen, le groupe de vote peut fournir au secrétaire des suggestions de modifications au procès-verbal/rapport pour une période de sept (7) jours. Le secrétaire aura alors sept (7) jours pour produire une copie finale du procès-verbal/du rapport, qu'il/elle enverra ensuite par courrier électronique au groupe de vote pour approbation.

SECTION 2 – CONTENU DU PROCÈS-VERBALA. Le contenu du procès-verbal de la réunion doit inclure:

a. Date et heure de la réunionb. Nom de la personne qui enregistre le procès-verbalc. Si le procès-verbal de la réunion précédente a été approuvéd. Que la réunion soit une réunion spéciale ou ordinairee. Si un avis a été donné à tous les membres du Conseilf. Noms des membres du Conseil présents et liste des absentsg. Noms des invités présentsh. Si un quorum a été établii. Toute action du Conseil (approbations, votes, directives, etc.)j. Tout rapport donné par les comitésk. Record de récusations, abstentions de votel. Toute autre action approuvée par le Conseil.

B. Enregistrement de toutes les motions affirmativesa. Une annexe distincte de toutes les motions présentées et approuvées par le conseil d'administration et les

membres sera conservée pour consigner les mesures prises.

SECTION 3 – APPROBATION DU PROCÈS-VERBALA. Les procès-verbaux des réunions des dirigeants et du conseil d'administration doivent être approuvés par un vote

majoritaire des membres du groupe de vote présents à la réunion et votant sur la question.B. Les procès-verbaux des sessions plénières d'un GM&WC doivent être approuvés par un vote à la majorité des

organisations membres qui étaient présentes au GM&WC et enregistrent les votes sur la question.C. Le vote sur les procès-verbaux suivra la procédure décrite dans ce document.D. Si le procès-verbal est approuvé, le secrétaire enverra un courriel au groupe de vote avec une copie finale du

procès-verbal et les résultats du vote. Les procès-verbaux approuvés seront également envoyés au conseil d'administration et affichés sur le site Web réservé aux membres.

E. Si le procès-verbal n'est pas approuvé, le processus d'examen/révision du procès-verbal reprendra comme prévu à la section 1, paragraphe B.

34


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 4 – APPROBATION DU RAPPORTA. Une fois qu'un rapport est distribué à son groupe de vote pour approbation, une fenêtre de sept (7) jours s'ouvrira.

Si un membre du groupe de vote s'oppose au rapport par courrier électronique dans cette fenêtre, une approbation formelle du rapport aura lieu selon la procédure d'approbation du procès-verbal de la section 3 de la présente Règle. Sinon, le rapport sera considéré comme approuvé par consentement unanime.

B. Si le rapport est approuvé, le secrétaire enverra un courriel au groupe de vote avec une copie finale du rapport et les résultats de tout vote. Les rapports approuvés seront également envoyés au conseil d'administration et affichés sur le site Web réservé aux membres.

C. Si le rapport n'est pas approuvé, le processus d'examen/révision du rapport reprendra comme prévu à la section 1, paragraphe B.

SR 03.01 – PROCÈS-VERBAUX DE RÉUNION ET COMPTE RENDU DES ACTIONS (CONT.)

35


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir la définition de l'Organisation d'une organisation « à but non lucratif », requise par les statuts, aussi largement que possible pour reconnaître et respecter la nature internationale de l'organisation.

SECTION 1 – DÉFINITIONUn membre ou une organisation candidate est considéré comme une organisation « à but non lucratif » si un ou plusieurs des critères suivants sont remplis :

A. Les revenus et les biens de l'organisation en question ne peuvent être utilisés que pour la promotion de ses objets et ne peuvent être payés sous forme de dividende, de bonus ou autrement à titre de profit aux membres de l'organisation (à l'exclusion du personnel rémunéré).

B. Lorsqu'un réseau Pride ou une autre organisation-cadre régionale a déterminé qu'une organisation est à but non lucratif et a admis cette organisation parmi ses membres sur cette base.

C. Lorsque, de l'avis du conseil d'administration (comme en témoigne un vote majoritaire des membres présents et votant sur la question), l'organisation en question est ou fonctionne dans l'esprit d'une organisation à but non lucratif, soit en totalité ou en partie.

SR 03.02 – DÉFINITION D'UNE ORGANISATION « SANS BUT LUCRATIF »

36


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant l'égalité des chances et le respect de ses membres.

SECTION 1 – ÉGALITÉ DES CHANCES ET RESPECTReconnaissant que son succès et le succès de la plus grande lutte contre la discrimination nécessitent l'utilisation des divers talents de ces individus au sein de ses membres, la politique d'InterPride est d'assurer des opportunités d'adhésion et d'avancement équitables pour tous les individus et de mener à bien ses programmes et actions de manière non discriminatoire.

InterPride ne refusera ni ne tolérera la discrimination contre un individu sur la base du fait ou de la perception de la race, de la couleur, des croyances, de la religion, de l'origine nationale, de l'ascendance, de l'âge, du sexe, de l'orientation sexuelle, du genre, de l'identité de genre, état du partenaire ou matrimonial, situation économique, situation géographique, handicap ou statut du syndrome d'immunodéficience acquise (SIDA) ou du virus de l'immunodéficience humaine (VIH).

SECTION 2 – CANDIDATURE AUX ORGANISATIONS MEMBRESLes organisations membres sont fortement encouragées à adopter les dispositions de la section 1 de cette Règle permanente. InterPride reconnaît que les organisations membres qui produisent des événements qui s'adressent à une communauté spécifique peuvent adopter des politiques de non-discrimination qui sont plus applicables à leurs événements spécifiques et aux communautés qu'elles servent.

SR 03.03 – ÉGALITÉ DES CHANCES ET RESPECT

37


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant le signalement de tout grief que des individus ou des organisations membres peuvent avoir avec l'Organisation et/ou des représentants officiels de l'Organisation, tout en maintenant l'intégrité et le respect grâce à une communication efficace.

DÉFINITIONSA. Griefs: Les griefs sont des plaintes formelles concernant une violation présumée des statuts, des règles ou des

politiques d'InterPride, ou des lois fédérales ou locales régissant InterPride. Les griefs peuvent être soulevés par des organisations membres ou des individus affiliés à InterPride, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes présentes aux événements InterPride, les délégués, les bénévoles, les dirigeants, les coprésidents de comité, les comités, les membres du conseil d'administration et le Conseil consultatif mondial (GAC) membres. Les griefs n'incluent pas les différends interpersonnels ou les conflits locaux au sein ou entre les organisations membres.

B. Plaignant: Le plaignant est la personne qui soumet le grief.C. Sujet: Le sujet est la personne ou la partie sur laquelle porte le grief.D. La Justice Réparatrice: La justice réparatrice est un processus conçu pour rassembler toutes les personnes

touchées par le conflit, fournir un environnement sûr pour l'expression des émotions, permettre aux participants de parvenir à une compréhension commune, identifier des moyens créatifs de gérer les conflits et offrir des opportunités de reconstruire des relations endommagées et renforcer les équipes au sein de l'organisation et les membres.

SECTION 1 - PRÉ-DÉPÔTTout grief déposé doit indiquer les mesures que le plaignant a prises pour résoudre le problème.

Pour faciliter une résolution positive, les personnes qui envisagent de déposer un grief peuvent demander que les coprésidents de la gouvernance facilitent le recours aux processus de médiation ou de justice réparatrice.

SECTION 2 - PROCÉDURE DE NOTIFICATIONCette procédure explique le processus par lequel un individu ou une organisation membre doit notifier son souhait de déposer un grief auprès de l'Organisation :

A. La partie à l'origine du grief doit remplir le formulaire disponible sur le site Internet de l'Organisation, qui sera ensuite envoyé à un ou plusieurs des coprésidents et/ou des coprésidents en expliquant, par écrit, la nature du problème, en joignant les justificatifs documents et suggérant la réparation recherchée. Un grief ne peut être déposé au nom d'une autre personne.

B. Chaque grief doit indiquer clairement le règlement, la règle permanente, la procédure ou la loi qui aurait été violé, et inclure la preuve de la violation alléguée. De plus, chaque grief doit indiquer les mesures prises par le plaignant pour résoudre le problème allégué.

C. À moins que le grief ne soit contre l'un des présidents et/ou coprésidents, la personne qui a reçu le grief doit le partager avec les autres présidents et coprésidents.

D. Les coprésidents de la gouvernance détermineront si le problème entre dans le cadre des questions qu'InterPride peut traiter et, si tel est le cas, si la soumission contient des preuves à l'appui de la violation alléguée. Les coprésidents aviseront le plaignant de cette décision dans les 14 jours civils suivant la réception du grief. Si les coprésidents déterminent que le grief doit aller de l'avant, les coprésidents envoient une copie du grief au sujet.

SR 03.04 – PROCESSUS DE RÉSOLUTION

38


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 3 – PROCÉDURE DE RÈGLEMENT DES GRIEFSLa procédure suivante sera suivie une fois que les coprésidents auront déterminé que le grief répond aux exigences ci-dessus :

Les coprésidents doivent contacter le plaignant et le sujet, séparément, pour discuter si le grief doit être envoyé au comité de gouvernance pour une décision ou renvoyé à un processus alternatif de règlement des différends (MARC) par lequel les parties participeront à la médiation ou la justice réparatrice. Un processus ADR ne peut avoir lieu sans le consentement des deux parties. Tout grief contre InterPride sera résolu par le Comité de gouvernance et ne pourra être soumis à ADR.

A. Décision du comité: S'il est déterminé que le grief doit être envoyé au comité de gouvernance pour décision, les mesures suivantes doivent être prises :1. Les coprésidents de la gouvernance accorderont au sujet du grief dix (10) jours pour soumettre une réponse.2. Les coprésidents transmettront le grief et la réponse au comité et fixeront une réunion au moins cinq jours et

au plus trente (30) jours après l'envoi des documents.3. Le comité se réunira, en personne ou par voie électronique (y compris par courrier électronique) pour discuter

du grief et de toute réponse présentée.4. Lors de cette réunion, le comité prend une décision concernant la plainte, oriente la résolution au besoin, avise

les deux parties et envoie les recommandations proposées au conseil. 5. Si l'une ou l'autre des parties n'est pas satisfaite de la décision, elle peut faire appel, par écrit, au Conseil dans

les sept (7) jours ouvrables. Le Conseil rend une décision définitive dans les 20 jours civils suivant la réception de l'appel.

B. Règlement extrajudiciaire des différends (ADR): Les parties ont la possibilité de participer à une séance de médiation ou de justice réparatrice facilitée pour tenter de résoudre elles-mêmes le problème.1. La médiation: Si les parties choisissent d'engager une médiation, les mesures suivantes doivent être prises :

a. Une partie neutre sera identifiée par les coprésidents de la gouvernance pour servir de médiateur. Cette personne doit être une personne qui a été formellement formée pour arbitrer les différends au nom d'InterPride.

b. Le médiateur doit avoir une conversation individuelle avec chaque partie pour discuter des résultats potentiels qui les satisferaient.

c. Le médiateur doit planifier une réunion à distance avec les deux parties pour discuter des résolutions potentielles. Si les parties sont incapables de parvenir à une résolution après une réunion, elles peuvent choisir de planifier une réunion de suivi. Une fois que les parties parviennent à une résolution finale, le médiateur doit commémorer l'accord dans une « Déclaration de résolution », que les deux parties doivent signer, et envoyer un avis de la résolution aux parties, aux coprésidents de la gouvernance et au Conseil. Si l'une des parties détermine qu'elle est incapable de parvenir à une résolution, le médiateur enverra un avis aux deux parties, aux coprésidents de la gouvernance et au Conseil que la médiation a échoué et que le grief sera clos sans résolution..

2. La justice réparatrice: Si les parties choisissent de s'engager dans un processus de justice réparatrice, les mesures suivantes doivent être prises :a. Une partie neutre sera identifiée par les coprésidents de la gouvernance pour faciliter la session. Cette

personne doit être une personne qui a été formellement formée à la justice réparatrice.b. Toutes les parties impliquées dans le grief doivent consentir à participer à un processus de justice

réparatrice, fondé sur la mission, la vision et les valeurs de l'Organisation. Les parties peuvent choisir d'ajouter des cadres supplémentaires.

c. Toutes les parties doivent s'engager dans le processus avec la volonté de reconnaître les dommages involontaires ou les impacts négatifs de leurs actions.

d. Le facilitateur neutre programmera une réunion à distance avec les parties.e. Grâce à ce processus, les participants s'efforceront d'assumer la responsabilité de leurs actes, de

comprendre les dommages qu'ils ont causés, de s'efforcer de changer leur comportement ou leur approche et d'établir des mécanismes et des stratégies qui préviennent les dommages futurs.

SR 03.04 – PROCESSUS DE RÉSOLUTION (CONT.)

39


RÈGLES PERMANENTES

f. La ou les conversations des parties doivent être axées sur les solutions et tournées vers l'avenir. L'objectif principal du processus est de trouver une voie collaborative après le grief, si possible.

g. Si les parties ne parviennent pas à une résolution, elles peuvent choisir de poursuivre le processus par une série de réunions de suivi.

h. Une fois que les parties parviennent à une résolution finale, le facilitateur la consignera dans une « Déclaration de résolution », que les deux parties devront signer, et enverra un avis de la résolution aux parties, aux coprésidents de la gouvernance et au Conseil. Si l'une ou l'autre des parties détermine qu'elle est incapable de parvenir à une résolution et qu'elle n'est plus disposée à participer au processus, le facilitateur enverra un avis aux deux parties, aux coprésidents de la gouvernance et au Conseil que le grief sera clos avec aucune résolution n'est atteinte.

SECTION 4 – CONFLIT D'INTÉRÊTSAucune personne qui est partie à un grief, a ou a eu un lien personnel ou professionnel avec les événements donnant lieu au grief, ou est personnellement investie dans l'issue du grief, ne doit servir de médiateur ou prendre part dans les processus de prise de décision. Si l'une ou l'autre des parties croit qu'une personne impliquée dans le processus a un conflit d'intérêts, elle doit faire part de cette préoccupation aux coprésidents. Le Comité prendra la décision finale quant à savoir si un membre sera invité à se récuser.

SR 03.04 – PROCESSUS DE RÉSOLUTION(CONT.)

40


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant la définition, le signalement et le traitement des cas de harcèlement sexuel.

SECTION 1 – DÉFINITIONLe harcèlement sexuel comprend les avances sexuelles importunes, les demandes de faveurs sexuelles et tout autre comportement verbal et/ou physique de nature sexuelle envers des personnes du même sexe, du sexe opposé ou de toute autre identité de genre.

ARTICLE 2 – VIOLATIONCela constituera une violation de cette politique lorsque la soumission à une telle conduite est une condition pour exercer les fonctions de dirigeant, de président de comité de représentants régionaux, de membre de comité ou de tout autre poste dûment nommé ou élu au sein de l'Organisation, tout en représentant l'Organisation. Cela constituera également une violation de cette politique lorsqu'une telle conduite se produit dans l'exercice des fonctions d'un dirigeant, d'un représentant régional, d'un président de comité, d'un membre de comité ou d'un autre poste dûment nommé ou élu au sein de l'Organisation, tout en représentant l'Organisation.

SECTION 3 – SIGNALEMENT ET CONFIDENTIALITÉLes signalements de harcèlement sexuel doivent être adressés à un membre des agents ou à un médiateur. Les agents offriront l'accès au soutien, jusqu'aux exigences légales qui peuvent être nécessaires. Les agents, ainsi que toute autre personne requise pour l'enquête et la résolution de la plainte, y compris le conseil d'administration si une mesure de renvoi est engagée, doivent garder tous les rapports de harcèlement sexuel confidentiels.

ARTICLE 4 – DISPOSITIONLes coprésidents répondent immédiatement aux signalements de harcèlement sexuel. Les Présidents de l'Organisation sont autorisés à régler directement toute réclamation si celle-ci s'avère fondée. Une plainte valable peut servir de base au conseil d'administration pour révoquer un dirigeant, un représentant régional, un président de comité, un membre de comité ou toute autre personne dûment nommée ou élue en vertu des règlements.

SECTION 5 – CONFLIT D'INTÉRÊTSLa ou les personnes faisant l'objet d'une plainte pour harcèlement sexuel ne prendront aucune part aux processus de réponse ou de prise de décision au-delà de la preuve demandée.

SR 03.05 – HARCÈLEMENT SEXUEL

41


RÈGLES PERMANENTES

PURPOSETo establish the Organization’s policies regarding the handling of resolutions and Standing Rules.

SECTION 1 – DÉFINITIONSA. Résolutions – Les résolutions sont destinées à servir de déclarations de la position des membres concernant un

sujet particulier. B. Règles permanentes – Les règles permanentes sont des politiques élaborées et adoptées par le conseil

d'administration pour guider les opérations de l'organisation conformément à sa mission, sa vision, son plan stratégique et ses objectifs.

SECTION 2 – RÉSOLUTIONS – SOUMISSIONA. Une résolution doit être présentée au Comité des méthodes et des normes sur un formulaire qu'il fournira à cet

effet et comporter une date dans les sept (7) ans après laquelle il deviendra inactif. Des résolutions peuvent être soumises aux membres pour renouvellement.

B. Pas moins de cinq (5) organisations membres à part entière présentes à une assemblée générale et à une conférence mondiale (GM&WC) doivent soutenir une résolution afin qu'elle soit examinée par les membres.

C. Les résolutions sont dues au Comité au plus tard une (1) heure avant le début de la deuxième session plénière.D. Le comité numérotera toutes les résolutions correctement soumises en fonction de leur année et de leur ordre de

soumission (c.-à-d. que la deuxième résolution présentée en 2006 serait la résolution 06-02).

SECTION 3 – RÉSOLUTIONS – EXAMEN ET APPROBATIONA. Du temps sera prévu au cours de la deuxième session plénière de chaque GM&WC pour que les membres examinent

les résolutions.B. Les résolutions seront votées par scrutin, préparées par le Comité des méthodes et des normes et présentées au

porte-parole de chaque organisation membre à part entière par le secrétaire avant la fin de cette session plénière. Les bulletins de vote seront dus au plus tard au début de la réunion du Conseil d'administration à cette date.

C. Une résolution sera adoptée si la majorité des organisations membres à part entière présentes et votantes votent en faveur de son adoption.

SECTION 4 – RÉSOLUTIONS – AVISLe comité des méthodes et des normes compilera une liste des résolutions qui doivent expirer à chaque GM&WC et la transmettra au comité d'intégrité de la conférence et de la structure pour inclusion dans les documents de pré-conférence aux participants. SECTION 5 – RÈGLES PERMANENTES – SOUMISSIONUn (sous-)comité ou pas moins de deux (2) membres du conseil d'administration doivent soutenir l'approbation, la modification ou l'annulation des règles permanentes pour que de tels points soient examinés par le conseil d'administration.

SECTION 6 – RÈGLES PERMANENTES – EXAMEN ET APPROBATIONLe Conseil peut adopter, amender ou abroger les règles permanentes à la majorité des voix des membres présents et votant sur une telle motion.

SR 03.06 – RÉSOLUTIONS ET RÈGLES PERMANENTES

42


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant la reconnaissance du statut d'ancien élève des individus.

SECTION 1 – DÉFINITIONSUn InterPride Alumni est une personne qui a assisté à cinq Assemblées Générales et Conférence Mondiale ou plus en tant que participant actif avec une organisation Pride qui était en règle au moment de la participation de l'Individu. « En règle » a la même définition et les mêmes exigences que celles définies dans le Manuel des membres InterPride.

SECTION 2 – RECONNAISSANCE DES ANCIENSA. Cinq ans de participation à une assemblée générale et conférence mondiale InterPride dans le cadre d'une

délégation de Member Pride qualifient une personne comme éligible au tarif membre lors d'une conférence InterPride, même si elle n'est plus affiliée à une organisation Member Pride.

B. S'il y a une interruption de service avec une organisation Member Pride pendant que vous êtes président du conseil ou d'un comité InterPride, vous disposez d'une fenêtre de trois mois pour établir une nouvelle affiliation avec une organisation Member Pride. Si une nouvelle affiliation n'est pas effectuée dans ce délai, vous devez quitter le poste de président ou de coprésident du comité InterPride. Comme ci-dessus, vous continuerez à pouvoir assister aux conférences au tarif Membre si vous avez déjà assisté à cinq conférences ou plus auparavant.

C. Vous pouvez servir, ou continuer à servir, en tant que membre d'un comité InterPride si vous êtes membre Alumni, mais vous n'aurez pas de vote. Vous pouvez prendre la parole en plénière, mais vous n'aurez pas de vote à l'Assemblée générale.

D. Le service/la participation à une conférence est mesuré de manière égale pour les délégués à tous les niveaux d'adhésion, y compris les membres associés, affiliés, provisoires ou à part entière.

SR 03.07 – RECONNAISSANCE DES ANCIENS

43


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant les langues du monde.

SECTION 1 – LANGUE OFFICIELLELa langue officielle de l'organisation est l'anglais.

SECTION 2 – ALTERNATE LANGUAGESA. Tous les efforts raisonnables doivent être faits pour offrir des traductions au moins en français, espagnol, portugais

et allemand lorsque cela est possible et applicable. L'organisation peut choisir de faire des ajouts à cette liste si un besoin futur est identifié.

B. Les cas où ces traductions sont souhaitées devraient inclure, mais sans s'y limiter :1. Documents et publications officiels de l'organisation, sous forme imprimée et sous toutes ses formes

électroniques, à l'exception du contenu principal écrit du site Web de l'organisation.2. Notifications aux membres de l'organisation, sur papier et tous les formulaires électroniques.3. GM et Conférences mondiales, comme indiqué dans le présent Règlement.

C. L'organisation s'efforcera également de fournir des services d'interprétation et de traduction pour aider les membres à participer à ses activités.

D. Les cas où ces traductions sont obligatoires sont :1. Rapport annuel2. Sondage(s) des membres

E. L'organisation s'efforcera également de fournir des services d'interprétation et de traduction pour aider les membres à participer à ses activités.

SR 03.08 – LANGUE

44


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFLe but de ce document est d'établir un processus cohérent et transparent pour la vérification des candidats au Conseil d'administration d'InterPride, l'Association internationale des organisateurs de fierté, avant les élections à l'Assemblée générale ; et à d'autres moments de l'année, au besoin.

Ce document couvre le processus effectué après qu'un candidat a accepté une nomination ou une offre de nomination, pour un poste spécifique au sein du Conseil d'administration, et jusqu'au moment où le Comité de vérification juge sa candidature valide ou invalide.

SECTION 1 - AUTORITÉConformément à la règle permanente 01.11, section 2.C, le comité de gouvernance a pour mandat de proposer de futurs membres du conseil et de superviser les pratiques de recrutement ultérieures.

En conséquence, le comité de gouvernance est responsable de la mise en œuvre du processus de vérification des candidatures.

Pour chaque cycle d'élection, le comité de gouvernance convoquera une équipe de vérification composée de membres du comité de gouvernance, du comité exécutif du conseil d'administration, des membres intéressés du comité des méthodes et des normes et du conseil consultatif mondial. L'équipe de vérification sera mandatée pour mener le processus de vérification des candidatures. L'équipe de vérification est présidée par l'un de ses membres, choisi collégialement.

SECTION 2 - PROCESSUS - APERÇUComme le montre la figure 1, le processus de vérification des candidatures est composé de cinq phases : lancement, examen, recommandation, appel et notification. La phase d'appel n'existe que si le candidat, ou un tiers, conteste la recommandation de l'équipe de vérification.

SECTION 3 - PHASES DU PROCESSUSLe processus de vérification des candidatures est déclenché par l'acceptation d'une candidature, avant une session plénière lors de l'assemblée générale et de la conférence mondiale d'InterPride (GM&WC). Le candidat doit fournir à l'équipe de vérification un dossier de nomination (pour un poste spécifique) par un membre à part entière d'InterPride. Les formulaires électroniques de soumission de ce dossier sont acceptables, c'est-à-dire le courrier électronique.

SR 03.09 – PROCESSUS DE VÉRIFICATION DES CANDIDATS

45


RÈGLES PERMANENTES

PHASE 1 – INITIATIONLors de l'acceptation de la nomination, réception des dossiers avant l'AG ; ou avant d'être nommée pour pourvoir un poste vacant, l'équipe de vérification doit mener les activités suivantes :

z Enregistrez la nomination/nomination sur un document partagé « Enregistrements de vérification », en saisissant les informations suivantes, conformément à nos statuts/règles permanents :

c Prénom, nom de famille, organisation membre à part entière et poste recherché au sein du conseil d'administration ;

c Nom, prénom, organisation membre à part entière du proposant ; c Date et heure de réception de la candidature.

z Vérifier que le candidat est éligible pour le poste recherché : c Admissibilité en ce qui concerne l'exigence de genre du poste, le cas échéant ; c Admissibilité en fonction de l'exigence géographique du poste, le cas échéant ; c Adhésion vérifiée à l'organisation membre à part entière d'InterPride qui parraine ; et c Statut actif vérifié de l'organisation membre à part entière d'InterPride qui parraine.

z Demander au candidat un paragraphe de 400 mots maximum, motivant sa candidature, détaillant son expérience dans le mouvement Pride, et listant ses contributions attendues au Conseil d'Administration d'InterPride, à diffuser en ligne (page web) et éventuellement dans un livret du candidat imprimé à l'AG.

PHASE 2 - RÉVISIONÀ la fin de la phase I, les membres de l'équipe de vérification procéderont à un examen de la candidature, y compris les activités suivantes :

z Examiner (individuellement) à la fois la rédaction du candidat et, le cas échéant, son curriculum vitae ; z Établir si le candidat a/peut fournir des compétences et une expérience suffisantes pour occuper le poste

recherché, ou peut être jumelé à un mentor ; z La collecte de trois références sera requise; z Prise en compte des problèmes potentiellement dommageables pour InterPride en tant qu'organisation ; z Demandez une lettre de soutien à une organisation membre à part entière affiliée au candidat.

PHASE 3 – RECOMMANDATIONÀ la fin de la phase II, l'équipe de vérification se réunira, en personne ou à distance, pour discuter des critères du candidat. L'équipe de vérification examinera les conclusions de chaque membre de l'équipe, puis votera sur la candidature. Le vote sera un vote à la majorité simple (50%+1) des membres de l'équipe de vérification présents. La recommandation adopte l'une des options suivantes.

z L'équipe de vérification vérifie la candidature et la transmet. z L'équipe de vérification rejette la candidature en énumérant les raisons.

En cas d'égalité, le président de l'équipe de vérification aura la voix prépondérante.

Une fois qu'une recommandation a été faite, le président de l'équipe de vérification doit notifier : z Le candidat z Le comité de gouvernance z Les coprésidents d'InterPride z Le secrétaire d'InterPride

Le candidat doit répondre à l'équipe de vérification et lui faire savoir s'il accepte les conclusions de l'équipe de vérification. Si oui, l'équipe de vérification initiera la Phase 5 – Notification. Si ce n'est pas le cas, l'équipe de vérification commencera la phase 4 – Appel.

SR 03.09 – PROCESSUS DE VÉRIFICATION DES CANDIDATS (CONT.)


46

RÈGLES PERMANENTES

PHASE 4 – APPELUn candidat dont la candidature a été rejetée a le droit de faire appel des conclusions de l'équipe de vérification. Si un candidat en décide ainsi, l'équipe de vérification organisera une réunion, en personne ou à distance, où le candidat aura la possibilité de répondre à la recommandation de rejet. Le candidat décidera s'il souhaite que cette réunion soit ouverte aux membres tiers d'InterPride ou non. Au cours de la réunion d'appel, l'équipe de vérification aura la possibilité de demander des éclaircissements ou toute question relative à la recommandation de rejet. Une fois les questions épuisées, le candidat et les participants tiers (le cas échéant) quittent la réunion et l'équipe de vérification délibère. L'équipe de vérification re-votera sur les critères de candidature. Le vote sera un vote majoritaire des membres présents de l'équipe de vérification. La décision finale adopte l'une des options suivantes:

z L'équipe de vérification vérifie la candidature. z L'équipe de vérification rejette la candidature.

En cas d'égalité, le président de l'équipe de vérification aura la voix prépondérante. Cette décision définitive n'est pas susceptible d'appel. Cependant, un candidat dont la candidature a été acceptée aura le droit de retirer sa candidature à tout moment à la suite du processus de vérification des candidats.

PHASE 5 - NOTIFICATIONÀ l'issue des phases de recommandation et d'appel (le cas échéant), le président de l'équipe de vérification notifiera la décision finale à :

z Le candidat z Le comité de gouvernance z Les coprésidents d'InterPride z Le secrétaire d'InterPride

De plus, l'équipe de vérification doit mettre à jour les enregistrements de vérification avec les informations suivantes : z Recommandation; z Motif(s) du rejet (le cas échéant) ; z Réponse du candidat à la recommandation ; z Date de la réunion d'appel (le cas échéant) ; et z Décision finale.

L'équipe de vérification travaillera en outre avec le secrétaire d'InterPride pour archiver tous les dossiers du processus de vérification des candidatures.

REVISED SEPTEMBER 2021SR 03.09 – CANDIDATE VERIFICATION PROCESS (CONT.)

04 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE & CONFÉRENCE MONDIALE

49


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.01 – EXIGENCES DE SOUMISSION ET PROCESSUS DE SÉLECTION

OBJECTIFÉtablir les exigences que les hôtes potentiels doivent remplir pour se porter candidats à l'organisation de l'Assemblée générale et de la Conférence mondiale, ci-après dénommés le GM&WC de l'Organisation, et établir les procédures par lesquelles les offres sont présentées et acceptées par l'Organisation.

SECTION 1 – ADMISSIBILITÉ ORGANISATIONNELLEAfin d'être éligible pour soumissionner en tant qu'hôte potentiel du GM&WC de l'Organisation, une organisation membre doit :

A. Être une organisation membre à part entière en règle depuis au moins quatre (4) années consécutives ;B. Avoir assisté à trois (3) des quatre (4) précédents GM&WC ;C. A produit un événement de type conférence au cours des 5 dernières années ;D. Avoir un budget annuel d'au moins 50 000 USD etE. Être une organisation financièrement stable sans déficit d'exploitation supérieur à dix pour cent (10 %) des revenus

bruts au cours de la dernière période fiscale consécutive de trois (3) ans.

SECTION 2 – ADMISSIBILITÉ DE L'EMPLACEMENTPour être éligible à soumissionner en tant qu'hôte potentiel du GM&WC de l'Organisation, toute ville hôte proposée doit avoir au moins un aéroport, dans un rayon de cinquante (50) milles, offrant des vols internationaux directs, et avoir un service aérien substantiel d'au au moins une grande compagnie aérienne.

SECTION 3 – AVIS SUR LE CALENDRIER DU PROCESSUS D'APPEL D'OFFRESLes candidatures pour accueillir un futur GM&WC sont acceptées au GM&WC deux (2) ans avant la conférence proposée. Toute organisation membre éligible ayant l'intention de présenter une candidature pour accueillir un futur GM&WC doit respecter ces délais afin de donner au Comité de la structure et de l'intégrité de la conférence (CSIC) le temps d'examiner la candidature et de s'assurer qu'elle respecte les règles, politiques, politiques, et procédures.

A. Déclaration d'intention informelle : au GM&WC un an avant la présentation de l'offre ;B. Date limite de la lettre d'intention : 1er avril de l'année où l'offre doit être faite ;C. Date limite de demande de dérogation : le 1er mai de l'année doit être effectué;D. Date limite de décision de renonciation : 1er juin de l'année où l'offre doit être faite ;E. Date limite de soumission : 1er juillet de l'année où l'offre doit être faite 1er avril de l'année l'offre doit être le 1er avril

de l'année l'offre doit être le 1er avril de l'année l'offre est le 1er avril de l'année l'offre est être fabriqué.

50


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.01 – EXIGENCES DE SOUMISSION ET PROCESSUS DE SÉLECTION (CONT.)

SECTION 4 – EXIGENCES RELATIVES AU CONTENU DE L'OFFREToute présentation de candidature faite par une organisation membre pour accueillir le GM&WC doit inclure les éléments suivants :

A. Avenants ou lettres d'appui ou d'invitation de:1. Gouvernements locaux et/ou étatiques/provinciaux et/ou nationaux ;2. Offices de tourisme et/ou congrès/office du tourisme ;3. Organisations LGBTI+ locales et/ou étatiques/provinciales et/ou nationales.

B. Informations détaillées sur l'hôtel hôte proposé et le(s) lieu(x) de conférence, y compris les tarifs des chambres, le service Internet et les tarifs de stationnement.

C. Une lettre d'intention de l'hôtel hôte proposé.D. Les dates proposées du GM&WC. La conférence doit durer au moins quatre (4) jours, inclure les deux jours d'un

week-end donné et avoir lieu au plus tôt le 15 septembre et au plus tard le 15 novembre de l'année pour laquelle les offres sont acceptées.

E. Informations générales concernant la ville d'accueil, y compris la ou les langues parlées.F. Aperçu des pistes éducatives proposées, des ateliers et des caucus, et des présentateurs/leaders possibles.G. Informations sur l'infrastructure de la communauté LGBTI+ locale (y compris les options de divertissement) et un

aperçu des activités sociales proposées pendant le GM&WC. Cela devrait inclure une carte montrant la ville, les points d'intérêt LGBTI+ et l'emplacement de l'hôtel hôte proposé et du ou des lieux de conférence.

H. Des informations détaillées démontrant une compréhension de la diversité par rapport aux personnes susceptibles d'assister au GM&WC, y compris (mais sans s'y limiter) l'accès aux personnes handicapées, les services de traduction et d'interprétation et les exigences alimentaires.

I. Une proposition de budget ou un aperçu du financement prévu pour le GM&WC. Cela doit inclure les frais d'inscription proposés pour les délégués.

J. Les états des revenus et dépenses financiers et les états de la situation financière de l'organisation soumissionnaire pour les trois (3) exercices fiscaux consécutifs les plus récents.

K. Un calendrier des frais de transport que les délégués pourraient engager pour assister au GM&WC dans la ville hôte proposée.

L. Tous les chiffres présentés doivent être en USD (dollars des États-Unis).M. La langue officielle d'InterPride est l'anglais. Si possible, cependant, l'offre devrait également proposer des

traductions en français, espagnol, portugais et allemand.

SECTION 5 – DÉLAI DE SOUMISSIONLes membres de l'Organisation à tout GM&WC décideront du lieu du GM&WC dans deux ans. Seules les offres relatives au GM&WC qui se tiendra cette année-là seront autorisées à faire une présentation aux membres, comme indiqué dans la section 6 ci-dessous. Des signes d'intérêt pour accueillir GM&WC en dehors de cette période peuvent être faits après la conclusion du processus de sélection indiqué ci-dessous dans la section 7.

SECTION 6 – PRÉSENTATION DE L'OFFREChaque organisation candidate disposera de dix (10) minutes pour faire sa présentation lors de la deuxième session plénière d'un GM&WC. Une période de questions-réponses doit suivre la présentation de toutes les offres lors d'une conférence spécifique. L'organisation hôte d'un GM&WC, en consultation avec la SCCI, peut offrir des opportunités supplémentaires au cours de ce GM&WC en dehors des sessions plénières pour permettre aux organisations candidates de fournir aux membres des informations supplémentaires concernant leurs offres. Ces opportunités supplémentaires seront offertes à toutes les organisations soumissionnaires sur un pied d'égalité. Les parties privées et les dépenses accessoires excessives par une organisation soumissionnaire sont fortement déconseillées.

SECTION 7 – SÉLECTION DES OFFRESLes membres voteront sur le lieu du GM&WC dans deux ans en utilisant le processus décrit dans les statuts. Ce vote aura lieu par scrutin lors de la dernière session plénière d'un GM&WC donné.

51


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.01 – EXIGENCES DE SOUMISSION ET PROCESSUS DE SÉLECTION (CONT.)

SECTION 8 – NEUTRALITÉ DES AGENTSLes membres des dirigeants qui ne font pas partie d'une organisation membre candidate ne doivent pas approuver ni soutenir une candidature pour accueillir un GM&WC.

ARTICLE 9 – SUSPENSION DES EXIGENCESTout organisme soumissionnaire peut demander une dérogation à une ou plusieurs dispositions de la présente règle permanente. La demande doit être reçue avant le 1er mai avant le GM&WC où leur offre sera présentée. La SCCI examinera cette demande et prendra une décision par vote majoritaire des membres du comité présents et votants. La décision du comité doit être prise et rapportée avant le 1er juin. Ces renonciations seront divulguées à toutes les organisations soumissionnaires.

SECTION 10 – EMPLACEMENT GÉOGRAPHIQUE SECTION 10 – EMPLACEMENT GÉOGRAPHIQUELa SCCI travaillera avec et encouragera les organisations membres à l'extérieur de l'Amérique du Nord à travailler à l'objectif d'accueillir un GM&WC à l'extérieur de l'Amérique du Nord au moins une fois tous les quatre (4) ans.

RÉSOLUTIONS13-01

52


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.02 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET CONFÉRENCE MONDIALERESPONSABILITÉS ET EXIGENCES

OBJECTIFAttribuer les responsabilités et établir les exigences minimales pour l'Assemblée générale et la Conférence mondiale, ci-après dénommée le GM&WC, de l'Organisation.

SECTION 1 – RESPONSABILITÉS D'INTERPRIDEInterPride sera responsable des aspects suivants du GM&WC de chaque année :

A. Par les Officiers :1. Fixer la date d'enregistrement, une date à laquelle une nouvelle organisation membre à part entière peut

rejoindre InterPride (et ses partenaires) ou une organisation membre à part entière peut renouveler, pour avoir le droit de voter lors de l'Assemblée générale et de la Conférence mondiale et des réunions du Conseil d'administration. La date d'enregistrement sera soixante (60) jours avant le premier jour du GM&WC et devrait être annoncée aux membres.

2. Définir l'ordre du jour de chaque séance plénière, réunion du Conseil d'administration et réunion du Bureau.3. Fournir à l'organisation hôte des copies, papier ou électroniques, de tous les formulaires et autres documents

nécessaires pour faciliter la conduite des affaires au GM&WC au plus tard deux (2) mois avant un GM&WC.4. Fournir le contenu et l'animateur de la séance plénière d'orientation sur les procédures administratives

requise, comme indiqué à la section 9, paragraphe D, sous-paragraphe 2 de la présente règle permanente.5. Mener le processus d'accréditation de délégation au GM&WC. Le trésorier vérifie le paiement des cotisations.

Le vice-président des services aux membres recueillera les informations sur les organisations membres et les événements.

6. Informer l'organisation hôte de tout arrangement de parrainage et assurer la liaison avec l'organisation hôte pour assurer le respect de toute obligation de parrainage qu'InterPride pourrait avoir concernant le GM&WC.

B. Par l'intermédiaire de la SCCI et de ses présidents:1. Examiner et approuver le calendrier des réunions du comité tel que soumis par l'organisation hôte.2. Examiner les propositions d'ateliers et de présentations éducatives à organiser au GM&WC telles que soumises

par l'organisation hôte et faire des suggestions concernant le contenu et les présentateurs.3. Examiner le budget de la conférence, tel que mis à jour et soumis par l'organisation hôte.4. L'approbation doit avoir lieu au plus tard trois (3) mois avant un GM&WC.

C. Par l'ensemble du Conseil:1. Aide au marketing et à la promotion du GM&WC.2. Coordonner un programme de mentorat pour les nouveaux délégués.

53


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.02 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET CONFÉRENCE MONDIALERESPONSABILITÉS ET EXIGENCES (CONT.)

SECTION 2 – RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DE L'ORGANISATION HÔTEL'organisation hôte d'un GM&WC est responsable des éléments suivants :

A. Trouver un hôtel hôte et prendre toutes les dispositions pour le lieu de la conférence.B. Assurer la liaison avec l'hôtel hôte et le lieu de la conférence avant et pendant la conférence.C. Coordonner la fourniture de tous les repas nécessaires ou autrement fournis dans le cadre de la conférence.D. Coordonner le contenu éducatif de la conférence, y compris fournir à la SCCI et à son président un aperçu du

contenu éducatif proposé et des caucus au plus tard quatre (4) mois avant un GM&WC.E. Coordonner les activités sociales parrainées par la conférence, y compris fournir des directions et/ou des moyens

de transport si elles ont lieu à l'extérieur du lieu de la conférence.F. Élaborer et exécuter un plan de marketing, y compris des envois postaux, pour promouvoir la conférence. Tout le

matériel de marketing doit être partagé avec le conseil d'administration afin qu'il puisse aider à la promotion du GM&WC.

G. Développer et maintenir une base de données des participants à la conférence et de leurs organisations membres.1. La liste des délégués/participants et des organisations membres inscrites doit être envoyée au président du

sous-comité des anciens du comité des services aux membres au plus tard trois (3) semaines avant le début du GM&WC, pour être utilisée dans la production de badges individuels et de certificats d'organisation.

2. En conjonction avec le programme de mentorat du conseil d'administration, une liste des nouveaux participants doit être envoyée au vice-président des services aux membres au plus tard une (1) semaine avant le début du GM&WC.

3. La liste des organisations membres enregistrées doit être fournie au Secrétaire au plus tard un (1) jour avant la première session plénière du GM&WC.

4. La liste d'inscription finale doit être envoyée au(x) président(s) de la SCCI et au(x) président(s) du sous-comité des anciens dans la semaine suivant la fin de leur GM&WC.

H. Coordonner l'exécution de toutes les obligations de parrainage de l'Organisation.I. Fournir une indemnisation et une couverture de responsabilité de 1 000 000 USD qui nomme InterPride, ses

dirigeants et les membres de la SCCI.

54


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 3 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE – FINANCESL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les finances d'un GM&WC :

A. L'organisation hôte est responsable de tous les revenus et dépenses de la conférence. Cela comprend la responsabilité de la perception des frais, du paiement des dépenses, de la tenue des dossiers et de la reddition de comptes pour toutes les sommes d'argent.

B. L'organisation hôte doit présenter un budget préliminaire de la conférence au(x) président(s) de la SCCI lors de la réunion de mi-année du conseil d'administration avant la conférence qu'elle accueillera. Une fois le budget approuvé par la SCCI, il constituera le dossier officiel des domaines où des fonds peuvent être dépensés pour la conférence. Le comité hôte peut ajuster les montants dans chaque catégorie du budget, tant que le net pour le GM&WC reste le même. Les montants budgétisés ne devraient pas augmenter à moins qu'il n'y ait une augmentation correspondante de la projection au nombre réel de délégués inscrits pour la conférence, ou pour les parrainages reçus. Si des catégories budgétaires supplémentaires non approuvées sont incluses dans le rapport financier final, les dirigeants détermineront s'ils doivent les accepter et les inclure dans le calcul final de l'excédent ou du déficit de la conférence. Une fois le budget approuvé par la SCCI, il constituera le dossier officiel des domaines où des fonds peuvent être dépensés pour la conférence. Le comité hôte peut ajuster les montants dans chaque catégorie du budget, tant que le net pour le GM&WC reste le même. Les montants budgétisés ne devraient pas augmenter à moins qu'il n'y ait une augmentation correspondante de la projection au nombre réel de délégués inscrits pour la conférence, ou pour les parrainages reçus. Si des catégories budgétaires supplémentaires non approuvées sont incluses dans le rapport financier final, les dirigeants détermineront s'ils doivent les accepter et les inclure dans le calcul final de l'excédent ou du déficit de la conférence.

C. Les activités auxiliaires fournies aux délégués à la conférence (telles que les fêtes de rue, les festivals d'humour, les soirées cinéma, etc.) qui sont ouvertes au public ne doivent pas être incluses dans les dépenses de la conférence, à moins qu'elles ne soient incluses dans le budget approuvé à l'avance par la SCCI.

D. Les dépenses liées à l'embauche de consultants externes pour aider à certains aspects de l'organisation de la conférence par l'organisation hôte seront payées à partir de l'excédent de l'organisation hôte (tel que défini au sous-paragraphe I de la présente section) et ne peuvent pas être incluses dans le calcul d'une conférence. déficit.

E. Les frais d'inscription à la conférence doivent inclure les petits déjeuners, les déjeuners, les ateliers/présentations éducatives, les événements sociaux et un dîner de banquet. Dans tous les documents promotionnels, l'organisation d'accueil doit faire clairement connaître tous les repas non inclus dans les frais d'inscription.

F. L'organisation hôte est libre de rechercher et d'obtenir des sponsors pour la conférence à condition qu'aucune obligation ne soit imposée à InterPride sans son consentement préalable, tel qu'exprimé dans une motion dûment adoptée par les dirigeants ou le conseil d'administration.

G. L'Organisation d'accueil n'accordera aucune bourse, de travail ou autre, sans demander l'avis et l'approbation du Comité des bourses. Toute bourse accordée sans l'approbation du Comité des bourses ne sera pas incluse dans le calcul de l'excédent ou du déficit d'une conférence.

H. L'organisation hôte fournira un état financier final et les reçus correspondants aux officiels dans les soixante (60) jours suivant la conclusion de la conférence. Si cela n'est pas fourni, l'organisation d'accueil perdra tous les avantages des membres InterPride, y compris les droits de vote, pendant deux (2) ans.

I. Si l'organisation hôte génère un excédent, elle conservera soixante-quinze pour cent (75 %) de cet excédent, les vingt-cinq pour cent (25 %) restants allant à InterPride. Ces fonds seront dus par l'organisation hôte avec son état financier final aux dirigeants, comme indiqué à la sous-section H ci-dessus.

J. Si l'organisation hôte génère un déficit, InterPride fournira des fonds pour couvrir vingt-cinq pour cent (25 %) ou 5 000 $ de ce déficit, selon le montant le moins élevé. Ces fonds seront versés par InterPride à l'organisation hôte au plus tard trente (30) trente après la présentation du bilan financier final de l'organisation hôte et des reçus et reçus aux dirigeants, comme indiqué dans la sous-section H ci-dessus.


55


RÈGLES PERMANENTES


SECTION 4 – EXIGENCES RELATIVES À LA CONFÉRENCE – LIEUX DE CONFÉRENCE ET D'ACTIVITÉS SOCIALESL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les lieux de conférence et d'activité sociale au GM&WC :

A. Le lieu de la conférence et tous les lieux des activités sociales officielles doivent être accessibles aux personnes handicapées.

B. Toutes les salles de conférence doivent avoir un accès Internet haute vitesse disponible pour tous les participants dans le cadre des frais d'inscription.

C. Le bureau de la conférence doit être situé près de la zone principale de la conférence. Il doit être ouvert et doté de personnel chaque jour de la conférence lorsque des activités sont prévues à l'hôtel. Les heures de bureau doivent être affichées et respectées.

D. Toute mise à jour de la conférence doit être effectuée à la fois par voie électronique et en publiant des avis comme décrit ci-dessous dans la section 9, paragraphe F.

E. Une salle de conférence sur le lieu de la conférence doit être désignée comme salle de conférence. La salle du conseil doit être accessible aux membres des dirigeants et du conseil d'administration à tout moment pendant la conférence.

F. La salle de conférence doit contenir les éléments suivants :1. Une ou des tables suffisantes pour accueillir au moins trente (30) personnes2. Places assises pour trente (30) autres personnes dans un cadre de galerie3. Barrettes d'alimentation et alimentation dans la salle de conférence pour accueillir au moins trente (30)

ordinateurs portables4. Connexion internet haut débit5. Projecteur et écran d'ordinateur6. Service de glace et d'eau pendant les heures de conférence

G. Des multiprises et une alimentation électrique doivent être fournies sur le site de la plénière pour accueillir au moins dix (10) ordinateurs portables sur l'estrade.

H. La salle plénière doit avoir au moins un (1) microphone sur l'estrade et deux (2) sur le sol.I. L'organisation hôte fournira du personnel dans un endroit pratique et/ou accessible par communication électronique

qui connaît la ville hôte.

56


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 5 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE – ENVOIS ÉLECTRONIQUES ET MARKETINGL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les envois électroniques et le marketing à l'appui du GM&WC :

A. Tous les courriers électroniques et autres documents de marketing seront soumis à l'examen et à l'approbation de la SCCI..

B. Le premier envoi électronique requis doit avoir lieu au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date limite pour la date limite d'inscription anticipée ou au plus tôt quarante-cinq (45) jours avant la date limite pour la date limite des frais d'inscription anticipée ou cent et cinquante (150) jours avant la conférence. Les envois électroniques supplémentaires doivent avoir lieu au plus tard quarante-cinq (45) jours avant toute date limite de paiement ultérieure. Ces envois électroniques doivent inclure des informations sur les dates, le lieu de la conférence, l'hôtel hôte, les frais de participation et le programme actuel de la conférence.

C. Le dernier envoi électronique requis doit avoir lieu au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la fin de « l'inscription anticipée » pour la conférence et est soumis aux mêmes exigences que celles décrites dans la sous-section B ci-dessus.

D. L'organisation hôte mettra les informations sur la conférence référencées ci-dessus et la documentation d'inscription disponibles en ligne, soit via un site Web de conférence exploité par l'organisation hôte, soit sur le site Web d'InterPride au plus tard quatre-vingt-dix (90) quatre-vingt-dix avant le début de la conférence.

E. Le Conseil aura la possibilité d'inclure des informations dans tout courrier électronique. Si l'organisation d'accueil effectue un envoi postal en plus d'un envoi électronique, les informations doivent être limitées à deux (2) feuilles de papier standard.

F. Une organisation membre sans e-mail ou accès Internet peut demander une copie par courrier des documents, que l'organisation hôte doit fournir.

SECTION 6 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE - PERSONNELL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les dispositions relatives au personnel au GM&WC:

A. L'organisation d'accueil désignera une liste de personnel « de garde ». Au moins une (1) de ces personnes doit être disponible à tout moment pendant la conférence. Un calendrier de ce personnel et leurs coordonnées appropriées seront fournis à tous les délégués dans leurs dossiers d'inscription.

B. Les membres de l'Organisation hôte seront formés pour répondre aux questions générales de la conférence. Les membres de l'Organisation hôte affectés au bureau de la conférence doivent bien connaître le fonctionnement de la conférence et tout changement de dernière minute pouvant survenir.

C. Les membres de l'Organisation d'accueil doivent être facilement identifiés par des moyens très visibles (chemise, chapeau, badge, etc.).

D. L'organisation hôte maintiendra une présence visible tout au long de la conférence. Cela inclura la fourniture de moniteurs pour toutes les sessions éducatives. Ces moniteurs s'assureront que les animateurs sont adéquatement soutenus, recueilleront des informations sur le nombre de participants à chaque session et recueilleront les évaluations de session de tous les participants.

SECTION 7 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE - LOGISTIQUEL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les dispositions logistiques au GM&WC :

A. Au moins un (1) ordinateur et une (1) imprimante seront mis à la disposition des délégués inscrits au bureau de la conférence ou à un autre endroit désigné.

B. L'organisation hôte fournira un grand programme principal dans la zone de conférence principale.C. L'organisation d'accueil n'est pas responsable de la duplication du matériel éducatif à moins qu'elle ne se porte

volontaire pour fournir de tels services.D. L'organisation hôte créera et placera au moins une (1) « boîte de dépôt » où les réponses aux questions d'InterPride

(révisions des méthodes et des normes, propositions de thèmes, etc.) peuvent être déposées. Ils doivent se trouver dans un endroit facilement accessible et bien marqués. La ou les boîtes de dépôt doivent être verrouillées si elles sont laissées dans un endroit sans personnel.

E. Un système de son doit être disponible dans tout endroit où un repas parrainé par la conférence a lieu afin que des


57


RÈGLES PERMANENTES


annonces puissent être faites, si nécessaire.F. S'il est fourni par l'organisation hôte, l'espace du vendeur doit être situé loin de l'entrée des ateliers ou d'autres

présentations éducatives.

SECTION 8 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE – INSCRIPTION ET ACCRÉDITATIONL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant l'enregistrement et l'accréditation pendant le GM&WC :

A. L'organisation hôte fournira à tous les délégués un « sac cadeau », qui doit comprendre du matériel d'orientation local. Ces sacs cadeaux doivent être assemblés avant le début de l'inscription à la conférence. L'organisation hôte est encouragée à fournir le matériel d'orientation local par voie électronique avant la conférence.

B. L'organisation hôte fournira des badges à tous les délégués lors de leur inscription à la conférence. Au minimum, ces badges doivent contenir le prénom et le nom du délégué, et son membre le nom de son organisation. De plus, les badges doivent indiquer si le délégué appartient à l'une des catégories : membre du bureau, représentant régional, conférencier/présentateur et/ou membre de l'organisation hôte.

C. Les dirigeants fourniront à l'organisation hôte des copies des formulaires requis par les délégués. Ces formulaires doivent être inclus par l'organisation d'accueil dans les dossiers d'inscription des participants ou dans le dossier d'accréditation (un par organisation membre), selon le cas. Ces formulaires doivent également être disponibles au bureau de la conférence. Il est encouragé de fournir ces formulaires par voie électronique avant la conférence.

D. Les formulaires d'inscription doivent demander si les participants auront besoin de services de traduction et/ou d'interprétation, ou s'ils ont des restrictions alimentaires (et si oui, lesquelles). L'organisation d'accueil doit faire tout son possible pour répondre à de telles demandes.

58


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 9 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE – CONTENU DE LA CONFÉRENCEL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant le contenu de la conférence avant et pendant le GM&WC :

A. L'organisation hôte présentera un programme préliminaire de la conférence au conseil d'administration lors de la réunion de mi-année du conseil d'administration avant la conférence qu'elle accueillera.

B. Le programme de la conférence doit prévoir les réunions de tous les comités et sous-comités autorisés par le règlement. Ces réunions doivent avoir lieu avant la première session plénière du GM&WC.

C. L'organisation d'accueil fera tout son possible pour s'assurer que le contenu éducatif est facilité de manière à être pertinent pour les organisations membres de tailles et de statuts variés.

D. Chaque conférence doit avoir le contenu suivant:1. Une conférence et une session plénière d'orientation commerciale avant la première session plénière, à

laquelle les organisateurs devraient fortement encourager les délégués pour la première fois à assister.2. Un minimum de deux (2) caucus régionaux d'une heure, un le vendredi et un samedi après les séances

plénières de ces jours. Bien que les régions puissent choisir de tenir des réunions conjointes, plusieurs régions ne doivent pas être programmées pour se réunir dans le même espace si possible.

3. Les caucus mandatés par le Règlement d'InterPride. Chacun de ces caucus doit occuper une plage horaire différente pendant les heures normales de conférence et ne peut être programmé en face d'une séance plénière ou d'un repas.

4. Une présentation d'un rapport et d'une session éducative sur « l'état des droits de l'homme internationaux » ; l'organisation d'accueil devrait assurer la liaison avec le comité des droits de l'homme et des questions de diversité à cet égard.

5. Une session éducative sur l'histoire du mouvement des droits civiques des lesbiennes, gays, bisexuels, transgenres et intersexes.

6. Une session pour faciliter la sélection du thème annuel de la fierté internationale. Cette session aura lieu au plus tôt à la date limite de soumission des thèmes et au plus tard à la deuxième session plénière.

E. Les sessions éducatives doivent être définies par piste, l'identification de la piste devant être incluse dans toute description publiée de l'atelier.

F. Un programme imprimé complet de la conférence doit être fourni dans le dossier d'inscription de chaque délégué. Les modifications apportées à l'horaire publié doivent être affichées dans le bureau de la conférence, la zone d'inscription, la zone plénière doivent, dans le bureau de la conférence, la zone d'inscription, la salle plénière, à l'emplacement spécifique de toute session modifiée et dans la zone générale de la session de conférence salles et dans la zone générale des salles de réunion des sessions de conférence. Des annonces de changement d'horaire seront également faites si les opportunités le permettent.

G. Une copie électronique du programme doit être disponible via une application mobile de conférence ou un micro site Web. La distribution électronique du programme avant la conférence est fortement encouragée.

H. Les séances plénières programmées ne doivent pas durer plus de trois (3) heures.


59


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.02 – AASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET CONFÉRENCE MONDIALERESPONSABILITÉS ET EXIGENCES (CONT.)

SECTION 10 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE – BASE DE DONNÉES ET CONTINUITÉ DE LA CONFÉRENCEL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les bases de données et la continuité de la conférence avant et pendant le GM&WC :

A. L'organisation hôte doit créer une base de données recueillant les informations de contact (y compris, mais sans s'y limiter, les noms, les organisations membres, les adresses postales et électroniques) comme décrit dans la section 2 de la présente règle permanente.

B. Les organisations hôtes fourniront au vice-président des services aux membres d'InterPride une copie électronique fonctionnelle de la base de données dans les 15 jours suivant la clôture de la conférence, comme décrit à la section 2 de la présente règle permanente.

C. L'organisation hôte s'efforcera de rester en contact avec l'organisation hôte de l'année suivante et de fournir toutes les informations concernant la planification et l'exécution du GM&WC. L'organisation hôte prendra également des dispositions pour qu'un membre de l'organisation hôte de l'année suivante observe et/ou participe à la planification et à l'exécution du GM&WC et vice versa.

D. L'organisation hôte fournira des rapports mensuels à la SCCI pour les six (6) derniers mois précédant la conférence. Les organisations hôtes qui ne fournissent pas les rapports requis peuvent ne pas recevoir d'aide financière si la conférence génère un déficit. Le rapport doit contenir:1. Le nombre de personnes inscrites et la prise en charge de la chambre d'hôtel.2. Liste des sessions en petits groupes confirmées.3. Planifier des mises à jour qui comprendront des repas, des réunions et des activités sociales.4. Autres informations jugées importantes par l'Organisation d'accueil.5. L'organisation hôte fournira des copies de tous les documents et fichiers de planification et d'exécution pour

stockage dans le classeur électronique d'InterPride.

SECTION 11 – LANGAGE GM&WCLa langue officielle d'InterPride est l'anglais, mais tous les efforts raisonnables doivent être faits pour proposer des traductions au moins en français, espagnol, portugais et allemand. Ces instances doivent inclure, mais sans s'y limiter :

A. Documents officiels du GM&WC (sous forme imprimée et électronique) qui relèvent de la responsabilité spécifique de l'organisation hôte.

B. Signalisation importante au GM&WC.C. Notifications imprimées et électroniques concernant le GM&WC aux membres d'InterPride, avant et pendant la

conférence.

Si l'organisation hôte a besoin d'aide pour remplir cette exigence, les coprésidents d'InterPride et les coprésidents du comité de la SCCI seront disponibles pour des conseils et de l'aide. Ceci est conforme à la règle permanente pertinente associée au règlement sur les langues officielles.

RÉSOLUTIONS09-01, 04-02, 05-03, 06-02, 06-03, 16-02

60


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.03 – RESPONSABILITÉS ET EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE RÉGIONALE

OBJECTIFAttribuer les responsabilités et établir les exigences minimales pour les conférences régionales de l'Organisation.

SECTION 1 – RESPONSABILITÉ D'INTERPRIDESInterPride, par l'intermédiaire de ses représentants régionaux, sera responsable des aspects suivants d'une conférence régionale :

A. Envoi d'annonces et de documents d'inscription concernant la conférence aux organisations membres de la région.B. Définir l'ordre du jour d'au moins une des séances plénières. (Les organisations qui sont des partenaires régionaux

enregistrés d'InterPride (comme l'EPOA, le FCP et l'USAP) sont exemptées de la sous-section B mais doivent donner à InterPride la possibilité de disposer de 10 (dix) minutes pendant l'une des séances plénières.)

C. Informer l'organisation hôte de toutes les obligations et dispositions de parrainage, et assurer la liaison avec l'organisation hôte pour garantir la réalisation de toutes les opportunités de parrainage qu'InterPride pourrait avoir dans le cadre des conférences régionales.

D. Fournir une aide financière à l'organisation d'accueil comme indiqué à la section 5.

SECTION 2 – RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DE L'ORGANISATION HÔTEL'organisation hôte de la conférence régionale sera chargée des tâches suivantes :

A. Trouver un hôtel hôte et prendre toutes les dispositions pour le lieu de la conférence.B. Assurer la liaison avec l'hôtel hôte et le lieu de la conférence avant et pendant la conférence.C. Coordonner la fourniture de tous les repas nécessaires ou autrement fournis dans le cadre de la conférence.D. Coordonner la conduite de tout le contenu éducatif de la conférence.E. Coordonner la conduite de toutes les activités sociales parrainées par la conférence, y compris fournir des directions

et/ou des moyens de transport si elles ont lieu à l'extérieur du lieu de la conférence.F. Élaborer et exécuter un plan de marketing, y compris des envois postaux, pour promouvoir la conférence. Tout le

matériel de marketing doit être partagé avec les représentants régionaux afin qu'ils puissent aider à la promotion de la conférence régionale.

G. Développer et maintenir une base de données des participants à la conférence et de leurs organisations membres ; la liste définitive des participants ainsi que les coordonnées seront fournies au comité des services aux membres après la conférence.

H. Fournir au moins deux inscriptions gratuites pour les représentants régionaux de la région. Ces personnes sont responsables de leurs déplacements et de leur hébergement. Les inscriptions complémentaires ne sont pas transférables. Si deux représentants régionaux ne sont pas en mesure d'y assister, les inscriptions gratuites non attribuées seront mises à la disposition des membres des agents InterPride.

I. Soumettre les éléments spécifiés dans la section 5C aux coprésidents et trésorier d'InterPride dans les 60 jours suivant la conférence

J. Inscrire InterPride en tant que sponsor dans la catégorie qui représente le mieux le montant projeté du remboursement d'InterPride.

SECTION 3 – EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE – FINANCESL'organisation hôte doit respecter les exigences suivantes concernant les finances d'une conférence régionale :

K. L'organisation hôte est responsable de tous les revenus et dépenses de la conférence. Cela comprend la perception des frais, le paiement des dépenses, la tenue de dossiers et la responsabilité de toutes les sommes d'argent.

L. L'organisation hôte est libre de rechercher et d'obtenir des sponsors pour la conférence à condition qu'aucune obligation ne soit imposée à InterPride sans son consentement préalable, tel qu'exprimé dans une motion dûment adoptée par les dirigeants ou le conseil d'administration.

M. L'organisation hôte peut conserver tout bénéfice de la conférence mais est responsable de toute perte.

SECTION 4 – EXIGENCES RELATIVES À LA CONFÉRENCE – LIEUX DE CONFÉRENCE ET D'ACTIVITÉS SOCIALESLe lieu de la conférence et tous les lieux des activités sociales officielles doivent être accessibles aux personnes handicapées.

61


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.03 – RESPONSABILITÉS ET EXIGENCES DE LA CONFÉRENCE RÉGIONALE (CONT.)

SECTION 5 – REMBOURSEMENT INTERPRIDE AU COMITÉ HÔTE 1. InterPride remboursera l'organisation hôte après la conférence pour toute perte jusqu'au montant indiqué ci-

dessous, en fonction du nombre d'organisations membres présentes à la conférence régionale.

$2,250 13+ Organisations

$1,650 10 to 12 Organisations

$1,050 7 to 9 Organisations

$650 4 to 6 Organisations

2. Pour être admissible à ce financement, l'organisation hôte de toute conférence régionale doit étendre le(s) tarif(s) de membre (inscription, hôtel, etc.) à tous les délégués des organisations dont l'adhésion à InterPride est en règle.

3. Dans les 60 jours suivant la fin d'une conférence régionale, l'organisation hôte doit soumettre les informations suivantes aux coprésidents et trésorier d'InterPride : a. Une copie du programme de la conférenceb. Une liste contenant les noms de toutes les organisations présentesc. Le nom, l'organisation et les coordonnées de chaque délégué présent d. Un bref récit de la conférence e. Budget final et rapports de dépenses pour la conférence

4. Si deux régions ou plus se réunissent pour une conférence conjointe, l'organisation hôte peut demander un remboursement pour chaque région conformément aux directives ci-dessus, en fonction du nombre d'organisations membres pour chaque région.

5. Le remboursement sera effectué dans les 30 jours suivant la soumission de ce matériel.

62


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.04 – MÉDIATEURS

OBJECTIFFournir des lignes directrices et des exigences pour la sélection et les rôles des ombudsmans pour l'Assemblée générale et la Conférence mondiale d'InterPride (GM&WC).

SECTION 1 – DÉFINITIONUn fonctionnaire nommé pour enquêter sur les plaintes, les obstacles à l'accès, la sécurité et les problèmes individuels contre InterPride, ses membres ou une organisation hôte. Un neutre désigné qui fournit des services de résolution de conflits et de problèmes. Les fonctions typiques d'un ombudsman consistent à enquêter sur les plaintes et à tenter de les résoudre, par le biais de recommandations (contraignantes ou non), de justice réparatrice ou de médiation. Les ombudsmans visent aussi parfois à identifier les problèmes systémiques conduisant à de mauvaises actions ou à des violations des droits des membres et de l'homme. L'ombudsman ne joue aucun rôle dans les processus formels et ne représente aucune partie dans un différend.

SECTION 2 : EXIGENCES DE SÉLECTION DE L'OMBUDSMAN1. Le nombre recommandé d'ombudsmans pour le GM&WC est de trois (3), bien qu'il puisse être inférieur ou

supérieur.2. Ils ne peuvent pas être un membre actif du conseil d'administration ou un coprésident du comité d'InterPride,

ou un membre du comité de planification/de l'organisation hôte.3. La préférence va aux personnes qui ont une formation formelle en résolution de conflits et en désescalade

non violente, ainsi qu'en intervention de crise et en counseling tenant compte des traumatismes.

SECTION 3 : AUTORITÉ DE NOMINATION1. Le comité de gouvernance examinera tous les candidats au poste d'ombudsman et sélectionnera les

personnes nommées..

SECTION 4 : EXIGENCES DES MÉDIATEURS1. Recevoir, enquêter et résoudre, si possible, toutes les plaintes reçues des participants.2. Être disponible tous les jours de la conférence et des événements associés pour soutenir tous les participants

de toutes les identités.3. Référez tout participant en situation de crise aux services et/ou autorités concernés.4. Dans les situations ci-dessus, un rapport sera envoyé aux coprésidents de la gouvernance dans les 24 heures.5. Suivez les politiques et procédures connexes d'InterPride.6. Fournir un rapport de toutes les plaintes reçues, étudiées, résolues et non résolues à la gouvernance7. Coprésidents Les présidents et les coprésidents dans les 7 jours suivant l'événement ou la réunion.

SECTION 5 : SOUTIEN DE L'OMBUDSMAN1. Les coprésidents de la gouvernance apporteront leur soutien pendant la conférence aux ombudsmans dans

l'exercice de leurs fonctions.2. Le comité de gouvernance suivra toute question non résolue signalée par le ou les médiateurs.3. InterPride couvrira les frais d'inscription à l'Assemblée générale et à la Conférence mondiale.

63


RÈGLES PERMANENTES

SR 04.04 – MÉDIATEURS (CONT.)

SECTION 6 : RÔLE DU OU DES MÉDIATEURSLes domaines de préoccupation suivants relèvent du rôle des ombudsmans et peuvent faire l'objet d'une enquête par eux, bien que la résolution puisse être attribuée à un service connexe :

1. Signalisation non sexiste (absence de responsabilité du comité hôte/coordonnateur de l'événement)2. Langage non sexiste (responsabilité de toutes les parties)3. Misogynie, misandrie et misanthropie (adresse mondiale par InterPride)4. Racisme, Sexisme, Transphobie, Biphobie, Homophobie, Exclusion (adresse mondiale par InterPride)5. Erreur de genre (traitée globalement par InterPride)6. Contenu de conférence ou d'événement (CSIC, WorldPride, coordonnateurs d'événements)7. Ambiance/conduite (colère, manque de respect, perturbation, intimidation, marginalisation, patronage –

adresse mondiale par InterPride)8. Sécurité, Accessibilité, Communication (liée au lieu ou à l'événement)

05 – COMMERCIALISATION

65


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir une politique concernant le rôle des agents dans le marketing de l'Organisation.

SECTION 1 – PROTECTION DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLELes dirigeants sont par la présente chargés de protéger toute la propriété intellectuelle de l'Organisation, y compris, mais sans s'y limiter, le logo InterPride.

SECTION 2 – PROMOTION DE L'UTILISATION/SURVEILLANCE DU LOGO INTERPRIDELes dirigeants sont par la présente chargés de promouvoir et de faciliter l'utilisation du logo InterPride par les membres. Il est également chargé d'examiner l'utilisation proposée du logo par les membres à des fins de marchandisage et de proposer des politiques au conseil d'administration concernant l'utilisation du logo par les membres dans de telles circonstances.

SECTION 3 – STRATÉGIE/PRODUCTION DE MARCHANDISESLe bureau est chargé, comme il l'entend, d'élaborer une stratégie pour la production de marchandises liées à InterPride, y compris l'élaboration et l'exécution de plans de vente directe de ces marchandises par l'Organisation.

ARTICLE 4 – ORGANISATIONLes Officiers peuvent s'organiser comme ils l'entendent en vue de l'accomplissement des tâches décrites dans les sections 1 à 3 ci-dessus. Les dirigeants peuvent, à leur discrétion, nommer des non-dirigeants pour l'assister dans ses efforts.

SR 05.01 – RÔLE MARKETING DES AGENTS


66

RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIFÉtablir une politique concernant l'utilisation du logo InterPride par les organisations membres.

SECTION 1 – UTILISATION NON COMMERCIALE DU LOGO INTERPRIDE PAR LES ORGANISATIONS MEMBRESLes organisations membres en règle sont par la présente autorisées à utiliser le logo InterPride à des fins autres que commerciales (emplacement du logo/lien vers le site Web InterPride, utilisation du papier à en-tête, etc.).

SECTION 2 – MARCHANDISAGE UTILISATION DU LOGO INTERPRIDE PAR LES ORGANISATIONS MEMBRESLes organisations membres en règle sont par la présente autorisées à utiliser le logo InterPride à des fins commerciales, sous réserve des conditions suivantes :

A. L'organisation membre doit soumettre une proposition pour l'utilisation du logo InterPride, comprenant :a. le(s) type(s) de pièce(s) à produire,b. le placement du logo sur le(s) article(s),c. le nombre d'articles à produire,d. la période de vente proposée pour le ou les articles, ete. le prix de revient et les prix de détail du ou des articles.

B. Aucune marchandise ne peut être produite ou vendue avant l'approbation de la proposition ci-dessus par une majorité des dirigeants présents et votants. Si les dirigeants ne prennent aucune décision dans les quatorze (14) jours suivant la réception de la proposition par le secrétaire, la proposition sera considérée comme approuvée sans commentaire.

C. L'utilisation du logo à des fins de marchandisage est soumise à une redevance égale à 15 % du prix de détail de chaque article vendu au lieu d'un accord de licence formel.

D. Les organisations membres utilisant le logo InterPride à des fins de commercialisation doivent faire un rapport sur les ventes et le paiement des frais indiqués ci-dessus aux dirigeants trente (30) jours avant chaque assemblée générale et conférence mondiale. Ce rapport doit indiquer tous les articles donnés ou non facturés.

E. Ces rapports et paiements sont dus aux agents jusqu'à épuisement du stock d'articles produits.F. Le défaut de déclarer les ventes ou d'effectuer le paiement des articles vendus retirera une organisation membre

de la règle jusqu'à ce que le défaut soit corrigé.

SECTION 3 – ACCORDS DE LICENCELes dirigeants peuvent, à leur discrétion, négocier des accords de licence avec les organisations membres concernant l'utilisation du logo InterPride qui diffère des dispositions de la section 2 ci-dessus. Ces conventions sont soumises à l'approbation de la majorité des membres du Conseil d'administration présents et votant sur la convention.

SR 05.02 – UTILISATION DU LOGO PAR LES ORGANISATIONS MEMBRES

06 – WORLDPRIDE

69


RÈGLES PERMANENTES

OBJECTIF Établir les procédures par lesquelles les demandes de titre WorldPride sont traitées et les conditions d'octroi de licence. Le titre WorldPride est accordé par l'Adhésion.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DU TITRE WORLDPRIDEConformément à la Résolution 97-01, l'Organisation a créé le titre « WorldPride », qu'elle peut accorder, de temps à autre, à une Organisation membre à part entière. WorldPride sera une activité semi-régulière d'InterPride. L'événement est destiné à être décerné tous les deux (2) années civiles, à compter de 2019. Les membres peuvent choisir d'attribuer le titre à différents intervalles. Le titre doit être accordé dans un esprit de diversité géographique – il est préférable, mais n'est pas obligatoire, que chaque WorldPride ne se déroule pas sur le même continent que la précédente.

SECTION 2 – EXIGENCES POUR LES ORGANISATIONS CANDIDATESPour pouvoir postuler au titre WorldPride, une organisation candidate doit remplir les conditions suivantes :

A. L'organisation candidate doit être une organisation membre à part entière d'InterPride et être en règle depuis au moins quatre (4) années civiles consécutives avant de soumettre une candidature.

B. L'organisation candidate doit avoir organisé au moins trois (3) événements de fierté (physiques, virtuels ou hybrides) au cours des quatre (4) années civiles précédentes.

C. L'organisation candidate doit avoir participé à trois (3) des quatre (4) conférences mondiales précédentes. Les organisations membres qui n'ont pas rempli cette obligation mais qui ont été activement impliquées dans l'une des plateformes Pride associées au cours de cette période peuvent être prises en considération.

D. L'organisation candidate doit être une organisation financièrement stable sans déficit d'exploitation supérieur à dix pour cent (10 %) des revenus sur une période de quatre (4) années civiles.

E. L'organisation candidate doit proposer d'organiser l'événement WorldPride au moins trois (3) années civiles après la Conférence mondiale au cours de laquelle sa candidature sera examinée.

F. L'organisation candidate doit être présente à la Conférence mondiale au cours de laquelle sa candidature sera examinée.

G. Les organisations des pays éligibles à l'APD qui demandent à accueillir un événement WorldPride peuvent demander une dispense de tout ou partie des frais de licence. L'organisation doit démontrer une raison impérieuse pour cette demande. La demande doit être soumise au Comité WorldPride dans le cadre de leur candidature.

SR 06.01 – APPLICATIONS ET LICENCE WORLDPRIDE

70


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 3 – CONTENU DE LA CANDIDATURETToute candidature au titre WorldPride doit inclure les éléments suivants :

A. Nom, adresse postale complète, numéros de téléphone et de télécopieur ; et l'adresse e-mail de l'organisation candidate et des personnes-ressources pour cette organisation.

B. Une description complète de l'histoire et du statut juridique de l'organisation candidate et de sa structure.C. La date proposée et l'emplacement géographique de l'événement (s).D. Détails du programme proposé, y compris :

1. une cérémonie d'ouverture ; 2. une marche, un défilé ou une manifestation similaire ;3. conférence(s) et/ou atelier(s) sur divers aspects/questions de la vie LGBTQI+ ; et4. une cérémonie de clôture.

E. Une description complète du contexte politique du programme, de son impact projeté à l'échelle mondiale et de la manière dont le programme répondra à l'énoncé de mission et fournira des résultats mesurables à InterPride et à ses organisations membres.

F. Un plan d'affaires proposé pour l'événement qui comprend les éléments suivants : 1. une proposition de budget ; 2. structure organisationnelle; et3. personnel clé.

G. Une proposition de plan marketing pour l'événement, comprenant : 1. un calendrier ; 2. format(s) de commercialisation ; 3. coûts projetés de commercialisation; et4. points clés qui seront soulignés dans les efforts de marketing.

H. Informations générales sur la ville/région/pays hôte, y compris : 1. emplacement de l'aéroport international; 2. le transport vers/depuis le ou les événements ;3. les questions de santé et de sécurité/sûreté pertinentes ; et4. disponibilité et coût(s) de l'hébergement.

I. Une brève description de la vie LGBTI+ dans la ville/région/pays hôte.J. Un accord d'intention de soumissionner signé

La candidature doit clairement spécifier la dimension mondiale de l'événement et démontrer la volonté d'embrasser et de respecter la participation de la communauté LGBTI+ internationale. La candidature doit également être entièrement conforme à cette règle permanente, ainsi qu'aux statuts, aux autres règles permanentes et aux autres documents constitutifs d'InterPride.

SR 06.01 – APPLICATIONS ET LICENCE WORLDPRIDE (CONT.)

71


RÈGLES PERMANENTES

SR 06.01 – APPLICATIONS ET LICENCE WORLDPRIDE (CONT.)

SECTION 4 – PIÈCES JUSTIFICATIVESLes demandes doivent être accompagnées du plus grand nombre possible des documents suivants. Si l'un de ces documents ne peut être obtenu, une raison doit être donnée pour expliquer pourquoi le ou les documents ne sont pas disponibles.

A. Lettres de soutien de : 1. organisations de la ville/région/pays où l'événement (s) aura lieu exhibant leur soutien ; 2. représentants du gouvernement (maire, conseil municipal, gouverneur, président, premier ministre, etc.) ;3. Entreprises LGBTI+ dans la ville/région/pays de l'événement(s) ;4. les médias locaux;5. sponsors potentiels;6. les autorités locales du tourisme ;7. partenaires de voyage (compagnies aériennes, hôtels, agents de voyages, agences de location de voitures,

etc.) et autres partenaires de l'événement ; et8. organisations de défense des droits de l'homme.

B. Documentation concernant le contexte de la candidature, décrivant les raisons politiques, culturelles ou sociales particulières pour accueillir le(s) événement(s).

C. Informations biographiques sur le personnel clé qui sera impliqué dans la planification et l'exécution de l'événement (au moment de la demande).

SECTION 5 – SOUMISSION DE LA DEMANDEA. Les candidatures à WorldPride ne seront formellement examinées que lors de la Conférence mondiale au moins

quatre (4) années civiles avant la date prévue.B. Les candidatures finales écrites et/ou électroniques doivent être fournies au Comité WorldPride au moins quatre-

vingt-dix (90) jours avant la Conférence mondiale au cours de laquelle la candidature sera examinée. Le comité WorldPride soumettra des recommandations pour approbation ou refus au conseil d'administration d'InterPride pour chaque demande d'avance à un vote des membres. La ou les candidatures éligibles seront ensuite soumises aux membres lors de la Conférence mondiale où ils voteront sur l'octroi ou non de la licence provisoire WorldPride. Des frais non remboursables de 500 USD, soumis au trésorier d'InterPride, doivent accompagner les candidatures.

C. Au moins 120 jours avant la Conférence mondiale, le ou les candidats enverront leur(s) projet(s) de candidature et/ou leur(s) présentation(s) au(x) coprésident(s) du comité WorldPride pour examen. Cet examen vise à vérifier que les exigences minimales, telles qu'établies dans les règles permanentes et les règlements administratifs pour qu'une offre soit acceptée et valide, ont été respectées. Les coprésidents évalueront uniquement si les exigences ont été satisfaites, et non le calibre, la quantité ou la qualité des informations fournies. Les coprésidents du comité WorldPride confirmeront que les candidatures et les offres répondent à toutes les exigences de soumission et d'approbation.

D. 100 jours avant la Conférence mondiale, les projets de proposition révisés seront envoyés au(x) coprésident(s) du comité WorldPride et distribués au comité WorldPride pour prévisualisation avant le vote susmentionné à 90 jours. Cette distribution de la (des) proposition (s) sera limitée au comité et ne sera pas rendue publique jusqu'à ce que le comité de la SCCI, les coprésidents d'InterPride et le comité d'organisation hôte de la Conférence mondiale le jugent..

SECTION 6 – PRÉSENTATION DE LA CANDIDATUREChaque organisation candidate aura la possibilité de faire une présentation concernant sa demande de licence WorldPride lors d'une conférence mondiale. L'organisation candidate est responsable de coordonner tous les besoins techniques qu'elle pourrait avoir pour cette présentation avec le comité hôte de la Conférence mondiale.

La ou les présentations seront suivies d'une période de questions-réponses. Toutes les périodes disponibles pour les présentations et les séances de questions-réponses seront définies dans l'entente d'intention de soumissionner.


72

RÈGLES PERMANENTES

SR 06.01 – WORLDPRIDE APPLICATIONS AND LICENSURE (CONT.)

SECTION 7 – SÉLECTION DES CANDIDATURESA. Une candidature au titre WorldPride sera provisoirement accordée à une organisation candidate si les deux tiers

(2/3) des organisations membres à part entière présentes et votantes à l'Assemblée générale et à la Conférence mondiale au cours desquelles leur candidature est présentée, votent en faveur de son acceptation. Le vote aura lieu selon le processus décrit dans les statuts. Ce vote aura lieu par scrutin au cours d'une session plénière de toute Assemblée générale et Conférence mondiale. Les choix à fournir sont les suivants : voter en faveur de l'offre d'une organisation candidate, voter pour ne pas attribuer la licence à une organisation candidate et s'abstenir.

B. Si une seule candidature est examinée et que l'offre n'obtient pas la majorité des deux tiers des voix, aucune licence provisoire ne sera accordée.

C. Lorsqu'il y aura deux (2) candidatures ou plus et qu'aucune option ne recevra un vote majoritaire, des votes supplémentaires seront pris avec la candidature, le total des voix le plus bas étant retiré de chaque tour de scrutin suivant jusqu'à ce qu'un vote majoritaire pour une option soit atteint. . La demande qui obtient la majorité des voix se voit attribuer le permis provisoire. La définition d'un vote majoritaire est définie dans les statuts.

ARTICLE 8 – SUSPENSION DES EXIGENCESLe comité WorldPride, à la demande d'une organisation candidate et par un vote majoritaire de ces membres du comité, peut présenter une recommandation au conseil d'administration d'InterPride pour procéder à un vote à la majorité des deux tiers afin d'accorder à une organisation candidate une suspension d'un ou plusieurs dispositions des sections 2 et/ou 10 de la présente Règle permanente, à l'exclusion des conditions d'adhésion.

SECTION 9 – PERMIS D'EXERCICE – GÉNÉRALLa licence provisoire du titre WorldPride est subordonnée à la conclusion par l'organisation hôte (candidat retenu) et les coprésidents d'InterPride d'un accord de licence signé contenant les termes et conditions selon lesquels l'utilisation du titre WorldPride est autorisée par l'Organisation.

SECTION 10 – PERMIS D'EXERCER – DÉTAILS DE L'ACCORDLes conditions suivantes doivent être incorporées dans le contrat de licence :

A. La possibilité pour InterPride de retirer le titre WorldPride et de révoquer la licence si l'organisation hôte s'avère en violation du contrat de licence.

B. Un programme de responsabilité entre l'organisation hôte et InterPride.C. Rapports réguliers de l'avancement de l'événement au comité WorldPride.D. Rendre compte en personne de l'avancement des événements aux membres lors des conférences mondiales

précédant les événements ;E. Une présentation post-WorldPride lors d'une conférence mondiale à la suite de leur(s) événement(s), y compris un

rapport écrit détaillé.F. Une exigence selon laquelle les organisations hôtes conservent le statut de membre à part entière auprès de

l'organisation pendant une période suivant les événements.G. Paiement d'un droit de licence non remboursable, avec une explication détaillée de tout plan de versement

convenu.H. Un pourcentage des bénéfices de l'événement ou des événements qui sera versé à InterPride.I. Un pourcentage des bénéfices de toutes les marchandises WorldPride payé à InterPride.J. Un accord selon lequel le licencié ne dépréciera pas InterPride ; et,K. Une déclaration clarifiant la durée et la portée de la licence.

RÉSOLUTIONS97-01, 97-02

07 – THÈME DE LA FIERTÉ INTERNATIONALE

75


RÈGLES PERMANENTES

SR 07.01 – THÈME DE LA FIERTÉ INTERNATIONALE

OBJECTIFÉtablir la procédure par laquelle le thème annuel de la fierté internationale est sélectionné et communiqué.

SECTION 1 – PROCESSUS DE SÉLECTION DU THÈMEA. Un atelier de sélection de thème se tiendra à chaque Conférence mondiale (CM) pour l'examen des propositions

pour le thème de la fierté internationale pour l'Organisation dans deux (2) ans, telles que soumises par les Organisations membres.

B. Les propositions de thème doivent être soumises sur un formulaire approuvé par le Comité de la structure et de l'intégrité de la conférence au plus tard au début de l'atelier de sélection du thème.

C. L'animateur de l'atelier sera choisi par le Conseil d'administration avant le début de l'atelier, conformément à la résolution 06-03.

D. Les participants à l'atelier seront responsables de convenir d'une procédure par laquelle pas moins de trois (3) et pas plus de cinq (5) soumissions thématiques seront sélectionnées pour examen par les membres lors de la troisième session plénière du WC.

E. Les soumissions de thèmes sélectionnées pour examen par les membres seront traduites dans les langues des organisations membres présentes dans la mesure du possible.

F. L'animateur de l'atelier dirigera l'examen par les membres des soumissions générées par l'atelier. Les représentants des organisations membres qui ont des propositions de thèmes en cours d'examen par les membres auront le temps de faire une brève présentation concernant leur thème proposé.

G. Une brève période de discussion peut être autorisée à la discrétion du président de séance, dans le cadre de l'ordre du jour convenu pour la troisième session plénière.

H. À la fin de la période de discussion mentionnée ci-dessus, une période de deux semaines pour le vote des membres à part entière aura lieu, sous la direction du secrétaire.

I. Le thème recevant le plus de votes des membres à part entière sera choisi comme thème. Si deux thèmes ou plus sont à égalité en tant que thème recevant le plus de votes, un vote supplémentaire sera organisé comme indiqué ci-dessus, seuls les thèmes à égalité étant pris en compte par les membres. Ces votes supplémentaires ont lieu jusqu'à ce que l'égalité soit résolue.

SECTION 2 – NOTIFICATION DE SÉLECTION DE THÈMELes dirigeants prendront toutes les mesures appropriées pour informer les médias internationaux et les organisations membres du thème international de la Fierté sélectionné dès que possible après la clôture du CM au cours duquel il est sélectionné, mais au plus tard trente (30) jours après la clôture de le GM&WC.

RÉFÉRENCERésolutions actives: 06-02, 06-03, 16-02

08 – RÈGLES SUPPLÉMENTAIRES

77


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.01 – NOMINATION DE REPRÉSENTANTS

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant la nomination de personnes ne faisant pas partie du Conseil d'administration ou des dirigeants pour représenter l'Organisation dans des circonstances spécifiques.

SECTION 1 – AUTORITÉLe conseil d'administration et les dirigeants sont par les présentes autorisés à nommer des non-membres du conseil ou des non-membres pour représenter les intérêts de l'organisation dans des circonstances spécifiques.

SECTION 2 – PROCÉDURESi le Conseil ou les dirigeants souhaitent exercer leur autorité en vertu de la section 1 de cette règle permanente, ils doivent rédiger et présenter pour approbation à l'organe approprié, une motion décrivant qui est habilité à représenter l'Organisation, ainsi qu'une description claire des attentes et des responsabilités de la personne nommée. Une telle nomination doit être approuvée à la majorité soit du conseil d'administration, soit des dirigeants présents et votant sur la question.

78


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.02 – PROCESSUS DES OBJECTIFS ANNUELS

OBJECTIFÉtablir le processus par lequel les objectifs annuels sont déterminés, exécutés et communiqués aux membres et au conseil d'administration dans le cadre de l'avancement de l'organisation et de sa mission.

SECTION 1 – PARTICIPATION DES MEMBRESLes objectifs seront soumis par les organisations membres à part entière avec l'intention de faire avancer la mission d'InterPride. Un formulaire avec la description de l'objectif sera mis à disposition avant l'Assemblée générale et la Conférence mondiale pour les organisations membres à part entière à soumettre à l'heure prévue. L'objectif doit être détaillé, avec des informations concernant l'intention de l'objectif, quel comité/officier du conseil doit travailler à la réalisation de l'objectif, et une mesure de la manière dont l'objectif sera atteint. Les objectifs soumis doivent être signés par au moins trois (3) organisations membres à part entière.

SECTION 2 – EXAMEN DE LA CONTRIBUTION DES MEMBRES/ÉLABORATION DES OBJECTIFSLe conseil d'administration examinera les objectifs soumis par les organisations membres à part entière et déterminera leur aptitude à être inclus conformément aux principes généraux de promotion de la mission d'InterPride.

SECTION 3 – RÉUNION DE MI-ANNÉE DU CONSEILÀ la demande des coprésidents avant la réunion de mi-année du conseil d'administration, tous les représentants régionaux, les dirigeants et les présidents/coprésidents des comités doivent publier des rapports sur les progrès réalisés par rapport aux objectifs auxquels ils ont été assignés, comme ainsi que de faire des recommandations au Conseil concernant les mesures qu'il pourrait prendre pour atteindre ces objectifs. Ces rapports seront soumis au Secrétaire, qui les compilera et remettra ensuite cette compilation au Conseil lors de la réunion de milieu d'année. Au cours de la réunion de mi-année du conseil, le conseil examinera les progrès réalisés vers les objectifs, ainsi que de prendre d'autres mesures appropriées pour atteindre les objectifs. Au plus tard 7 jours après la conclusion de la réunion de mi-année, le secrétaire distribuera la compilation des rapports de l'objectif, avec tous les amendements applicables, au conseil d'administration et aux membres.

SECTION 4 – RAPPORT ANNUEL SUR LES OBJECTIFSÀ la demande des coprésidents avant une assemblée générale et une conférence mondiale, tous les représentants régionaux, dirigeants et présidents/coprésidents des comités doivent publier des rapports concernant la disposition finale des objectifs auxquels ils ont été assignés, ainsi que faire toute recommandations au conseil d'administration concernant les objectifs potentiels pour l'année à venir et les mesures qu'ils pourraient prendre pour faire avancer l'organisation et sa mission. Ces rapports seront soumis au Secrétaire qui les compilera. Le rapport sera remis au Conseil lors de sa réunion précédant la première session plénière comme base d'examen et de discussion. Le rapport sera remis au Conseil d'administration et aux membres, avec tous les amendements applicables, lors de l'Assemblée générale et de la Conférence mondiale.

ARTICLE 5 – COMMUNICATIONSTous les représentants régionaux, dirigeants, comités et leurs membres auxquels des objectifs sont assignés doivent s'efforcer de maintenir la communication concernant les progrès accomplis dans la réalisation de ces objectifs entre les rapports semestriels décrits dans les sections 3 et 4 ci-dessus.

SECTION 6 – RÉAFFECTATION DES OBJECTIFSEntre les réunions du conseil d'administration, les dirigeants sont habilités à réaffecter les objectifs, sur la base de leur demande, une vacance ou pour permettre autrement l'achèvement des objectifs. Ceci serait accompli par un vote majoritaire des dirigeants présents et votant sur la question.

79


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.03 – RÉUNION À MI-ANNÉE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'organisation concernant la réunion de mi-année du conseil d'administration.

SECTION 1 – MOMENT ET LIEULe Conseil d'administration tiendra une réunion en personne entre les assemblées générales de l'Organisation, au cours de la saison du printemps de l'hémisphère nord.

Les dirigeants sont chargés de siéger et d'organiser la réunion semestrielle du conseil d'administration. La réunion de milieu d'année ne doit pas être inférieure à deux (2) jours, à prévoir sur les deux jours d'un week-end. Les dirigeants doivent coordonner avec le Comité de la structure et de l'intégrité de la conférence (CSIC) et le prochain comité hôte de la conférence à cette fin.

InterPride tiendra sa réunion annuelle de mi-année sur le continent opposé à celui où se tiendra l'Assemblée générale et dans une ville desservie par un aéroport avec plusieurs vols internationaux directs. La tenue de la réunion dans un endroit opposé équivaudra au temps de déplacement et aux dépenses des membres du conseil d'administration. De cette façon, les gens d'un hémisphère n'auront pas à se rendre dans l'hémisphère du GM deux fois en un an. (Tous les membres du conseil auront une fois par an qu'ils devront voyager beaucoup et une fois dans leur propre hémisphère.) Si les dirigeants déterminent, par un vote majoritaire des membres présents et votant sur la question, que le site de la prochaine conférence est , pour des raisons de coût ou pour d'autres raisons, ne convenant pas comme site de la réunion de milieu d'année, ils travailleront avec les organisations membres à leur discrétion pour trouver un autre site pour la réunion.

Une fois le lieu de l'AG sélectionné, la SCCI sélectionnera une ville* pour tenir la réunion qui respecte les règles décrites ci-dessous ou enverra un appel aux organisations membres pour soumettre une proposition pour accueillir la réunion de mi-année.

Conditions de lieu pour la réunion z Un aéroport qui propose des vols internationaux directs vers au moins 10 pays différents. z Possède un hôtel avec les éléments suivants :

c Hébergement raisonnable pour 25 à 35 personnes à moins de 20% du tarif du GM c Gratuit pour la salle de réunion qui pourra accueillir confortablement 36 personnes c Internet gratuit dans l'hôtel et la salle de réunion c Options à prix raisonnable pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner

Processus de sélection z La CSIC enverra une demande de réunion semestrielle dans les 30 jours suivant la sélection du directeur

général. Les propositions seront dues avant le 1er janvier. z La CSIC examine les propositions et travaille avec les villes intéressées pour répondre à toutes les questions. z Si plus d'une proposition est reçue, les villes seront classées et présentées au Conseil pour approbation finale. z Si aucune proposition n'est soumise, la CSIC sélectionnera un endroit pour tenir l'AG. La CSIC coordonnera la

réunion.

80


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.03 – RÉUNION À MI-ANNÉE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION (CONT.)

Financement de la réunion de mi-année z Le conseil d'administration déterminera le montant brut qui sera alloué aux déplacements pour les deux

réunions en personne du conseil d'administration. Les coprésidents et le trésorier examineront les demandes d'aide au voyage pour déterminer le montant total demandé et élaboreront un plan de distribution membres du conseil d'administration qui demandent de l'aide.

z 75 % des fonds seront alloués pour financer les déplacements jusqu'à la réunion de milieu d'année. En effet, de nombreux membres du conseil d'administration peuvent recevoir de l'aide pour assister au GM&WC de leur fierté, mais il est difficile pour la plupart des organisations de fierté d'aider à financer le voyage jusqu'à la réunion de milieu d'année.

z Tous les fonds inutilisés qui ont été alloués pour la réunion de mi-année seront ajoutés au total disponible pour le GM.

*De temps à autre, la SCCI et le conseil d'administration peuvent décider de tenir la réunion dans un endroit qui n'a pas de fierté d'hôte actif pour aider à la coordination de la réunion. Cela aura très probablement lieu dans les domaines qu'InterPride cherche à aider et à développer de nouveaux membres de l'organisation.

SECTION 2 – CONTENU DE LA RÉUNIONLes points suivants seront à l'ordre du jour de la réunion semestrielle du Conseil d'administration :

A. Examen et actions concernant les objectifs annuels de l'Organisation, tels que décrits dans le présent document. B. Activités de développement du leadership pour les personnes présentes ; les dirigeants travailleront avec le conseil

d'administration et le sous-comité de développement du leadership à l'élaboration et à l'exécution de cette partie de l'ordre du jour.

C. Examen des rapports présentés par les représentants régionaux concernant leur travail au nom de l'Organisation.D. Examen des rapports présentés par les administrateurs concernant leur travail au nom de l'Organisation.E. Examen du site et des plans de la conférence à venir avec son comité hôte, le cas échéant.F. D'autres actions que le Conseil juge appropriées dans l'avancement de l'Organisation et de sa mission.

SECTION 3 – ACCESSIBILITÉ DES RÉUNIONSLes dirigeants s'efforceront de réduire au minimum les dépenses de l'Organisation pour la réunion de milieu d'année sans entraver la capacité du conseil d'administration à accomplir son ordre du jour tel que défini à la section 2 ci-dessus.

La réunion semestrielle du Conseil d'administration est ouverte aux représentants des organisations membres, aux représentants régionaux, aux dirigeants et autres agents de l'Organisation.

81


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.04 – CODE D'ÉTHIQUE ET DE CONDUITE

OBJECTIFInterPride cherche à maintenir un environnement professionnel et éthique. Il est impératif que les membres du Conseil consultatif mondial (GAC), les membres, les individus, le personnel/les sous-traitants/les consultants et les dirigeants se conduisent de manière professionnelle, s'efforcent d'éviter les conflits d'intérêts/avantages personnels, protègent notre réputation et notre intégrité et fonctionnent l'organisation/leurs fonctions d'une manière ouverte et transparente, avec responsabilité et intégrité. En adhérant à un code d'éthique et de conduite, les GAC, les membres, les individus, le personnel et les dirigeants fondent tous leur conduite sur les valeurs fondamentales (énoncé des valeurs) et les principes de l'énoncé de mission d'InterPride.

Le code d'éthique et de conduite comprend, mais sans s'y limiter, la mission de l'organisation, son système de gouvernance, le respect des lois et des règlements, la gestion responsable des fonds et des dons, la divulgation ouverte d'informations, l'examen régulier des programmes pour l'efficacité, et l'intégrité dans les méthodes de fonctionnement et de collecte de fonds.

SECTION 1 – CODE D'ÉTHIQUE ET ATTENTES DE CONDUITENous tenons vrai :

z Respect des communautés avec lesquelles nous travaillons et desservons. z Intégrité dans nos actions. z Responsabilité de nos décisions et de leurs conséquences.

Nous nous sommes engagés à: z Agir honnêtement, honnêtement et avec intégrité dans toutes nos transactions et transactions z Éviter les conflits d'intérêts z Gérer de manière appropriée les conflits d'intérêts réels ou apparents z Traiter équitablement nos bénéficiaires de bourses d'études et de solidarité z Traiter chaque individu avec dignité et respect z Traiter les membres de notre conseil d'administration et notre personnel avec équité, de bonne foi et fournir

des conditions qui protègent leurs droits et leur bien-être z Agir de manière responsable envers les communautés dans lesquelles nous travaillons et pour le bénéfice des

communautés que nous servons z Être responsable, transparent et comptable de toutes nos actions ; et z Améliorer la responsabilité, la transparence, la conduite éthique et l'efficacité.

SECTION 2 – CODE D'ÉTHIQUE ET DIRECTIVES DE CONDUITEA. ACTIONS – Les GAC, les membres, les individus, le personnel et les dirigeants doivent agir d'une manière qui

reflétera une image positive pour l'organisation, remplir leurs fonctions en vertu des statuts et d'autres politiques et procédures qui peuvent être adoptées, de temps à autre, par les membres, le conseil d'administration ou les dirigeants ; et œuvrer à la poursuite de la mission, de la vision et des objectifs de l'Organisation.

B. INTENTION – Aucun GAC, membre, individu, personnel et dirigeant ne doit sciemment ou volontairement violer les statuts constitutifs, les règlements et autres politiques et procédures qui peuvent être adoptées, de temps à autre, par les membres, le conseil d'administration ou les dirigeants.

C. LES CONFLITS D'INTÉRÊTS – Tous les GAC, membres, dirigeants, individus et employés/entrepreneurs/consultants qui se trouvent partie à un conflit d'intérêts ou à l'apparence d'un conflit d'intérêts, en ce qui concerne toute question soumise au conseil d'administration ou aux dirigeants, doivent immédiatement et complètement divulguer la nature du conflit d'intérêts ou l'apparence de celui-ci à l'organe approprié et s'abstiennent de tenter d'influencer le résultat et/ou le vote sur une telle question. Cela s'applique également à tous les candidats aux postes de GAC et d'officier.

D. INFLUENCE – Aucun GAC, membre, responsable, individu et personnel/entrepreneur/consultant ne doit utiliser son adhésion, son poste, son titre ou son association avec l'organisation pour s'assurer personnellement des privilèges spéciaux ou des exemptions auprès de tiers/d'autres organisations.

82


RÈGLES PERMANENTES

E. COMPENSATION – Aucun GAC, membre, dirigeant, individu et personnel/entrepreneur/consultant ne doit recevoir ou accepter directement ou indirectement de recevoir une compensation, un cadeau, une récompense ou une gratification d'une valeur supérieure à cinquante (50 $) USD de quelque source que ce soit pour toute question liée à ou liés à leurs fonctions. Cette disposition ne s'applique pas dans les cas suivants :1. Concernant le remboursement ou d'autres sommes de l'Organisation liées à l'exercice des fonctions d'un

GAC ou d'un dirigeant, telles que définies par les statuts et autres politiques et procédures qui peuvent être adoptées, de temps à autre, par les membres, le conseil d'administration ou le Officiers ; et

2. Concernant les éléments fournis à tous les participants à une conférence ou à un autre événement lié à l'exercice des fonctions d'un GAC ou d'un dirigeant, tels que définis par les statuts et autres politiques et procédures qui peuvent être adoptées, de temps à autre, par les membres, le Conseil d'administration Administrateurs, ou les Officiers.

F. ENGAGEMENT – Aucun GAC, membre, responsable, individu et personnel/entrepreneur/consultant ne doit, directement ou indirectement, promettre ou accepter d'engager des dépenses pour un autre membre, délégué, boursier ou fournisseur au nom de l'organisation.

G. ATTENTES – Les GAC, les membres, les dirigeants, les individus et le personnel/entrepreneurs/consultants doivent respecter la politique d'égalité des chances et de respect de l'organisation (règle 03.03, section 1) telle qu'elle s'applique à l'exécution de leurs tâches et responsabilités. En outre, ils sont censés traiter tous les représentants des membres, leurs collègues du GAC, les membres, les responsables, les individus et le personnel/entrepreneurs/consultants ; et le grand public, de manière respectueuse en tout temps ; et travailler à favoriser un environnement ouvert et accueillant lors des réunions, événements et autres fonctions de l'Organisation.

ARTICLE 3 – INFRACTIONSLes violations présumées et vérifiables de cette politique seront traitées par le biais du processus de résolution de l'organisation décrit dans le présent document.

SR 08.04 – CODE D'ÉTHIQUE ET DE CONDUITE (CONT.)

83


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.05 – NOMINATION DE REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX DANS LES RÉGIONS SOUS-REPRÉSENTÉES

OBJECTIFÉtablir le processus par lequel les représentants régionaux potentiels sont recrutés, examinés et nommés par le conseil d'administration, avec l'approbation du Conseil consultatif mondial (GAC).

SECTION 1 – RECRUTEMENT DES CANDIDATS POUR LES REPRÉSENTANTS RÉGIONAUXA. Les vice-présidents de Global Outreach & Partnership Management (VPGO & PM) affectés à la liaison avec une

région sous-représentée s'efforceront de recruter des candidats parmi les organisations membres à part entière de cette région pour servir de représentants régionaux. Ce recrutement comprend les éléments suivants :1. Tenter de maintenir la diversité dans le bassin de candidats potentiels en ce qui concerne le sexe, l'emplacement

géographique et la taille de l'organisation Pride ;2. Évaluer les qualifications et le niveau d'intérêt des candidats potentiels en tant que représentant régional ;3. Évaluer le niveau de soutien que l'organisation d'attache des candidats potentiels fournirait si un membre de

leur organisation était nommé en tant que représentant régional, dans la mesure du possible ;4. Informer les candidats et leurs organisations d'origine, dans la mesure du possible, de la structure et du

fonctionnement de l'Organisation, et plus particulièrement des devoirs et responsabilités liés à la fonction de Représentant régional ;

5. S'assurer que ces candidats comprennent et sont disposés à exercer les fonctions et responsabilités d'un représentant régional ; et

6. Faciliter la participation des candidats à la Conférence mondiale ou à la réunion de mi-année du Conseil d'administration au cours de laquelle ils seraient nommés.

B. Lorsqu'ils sont convaincus qu'un candidat doit être référé au Conseil consultatif mondial pour approbation, puis présenté au Conseil d'administration pour nomination, les vice-présidents de Global Outreach & Partnership Management chargés d'assurer la liaison avec la région peuvent se déplacer pour une telle nomination . Une telle motion pourrait également être présentée par l'un des présidents de l'Organisation s'il est chargé d'assurer la liaison avec la Région ou en consultation avec les vice-présidents susmentionnés de Global Outreach & Partnership Management. Les vice-présidents de Global Outreach & Partnership Management ou le président notifieront d'abord le GAC pour approbation, puis le présenteront au conseil d'administration en l'ajoutant à la partie « New Business » de l'ordre du jour de la réunion officielle du conseil d'administration.

C. À l'exception des bourses accordées pour permettre la participation à un GM&WC, l'Organisation n'encourt aucune obligation financière pour la participation d'un candidat représentant régional à une réunion de mi-année du Conseil d'administration ou d'un GM&WC.

D. Aucune préférence ne sera accordée aux candidats des représentants régionaux dans la sélection des boursiers.

SECTION 2 – EXAMEN DES CANDIDATS AU CONSEILA. Le GAC aura la possibilité d'interroger les candidats des représentants régionaux avant de voter sur la ou les

motions à présenter au conseil d'administration. Un tel examen doit avoir lieu lors de toute réunion officielle du GAC.

B. Les candidats Représentants Régionaux doivent être présents à la réunion du GAC au cours de laquelle leur proposition de présentation au Conseil d'Administration a lieu.

SECTION 3 – EXAMEN DES CANDIDATS AU CONSEILK. Le conseil d'administration aura la possibilité d'interroger les candidats des représentants régionaux avant de voter

sur la ou les motions pour leur nomination. Cet examen a lieu lors d'une réunion officielle du Conseil.L. Les candidats aux représentants régionaux doivent être présents à la réunion du conseil au cours de laquelle leur

motion de nomination est présentée et l'examen du conseil a lieu.

84


RÈGLES PERMANENTES

ARTICLE 4 – RESTRICTIONSA. Aucun candidat ne peut être nommé représentant régional sans que le GAC et le conseil d'administration aient eu

la possibilité de les examiner, conformément à la section 2 ci-dessus.B. Ce qui suit s'applique aux nominations lors des réunions du conseil d'administration au cours desquelles les

élections des dirigeants doivent avoir lieu :1. Si le point à l'ordre du jour d'une réunion précédente du Conseil est reporté, la nomination sera examinée

avant la tenue des élections.2. Si un point à l'ordre du jour est proposé lors de la réunion, il sera examiné une fois les élections

terminées. C. Les dispositions des sections 1, 2, 3 et 4 de la présente règle permanente ne peuvent être suspendues.

SR 08.05 – NOMINATION DE REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX DANS LES RÉGIONS SOUS-REPRÉSENTÉES (CONT.)

85


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.06 – GESTION DES AFFAIRES EN DEHORS DES RÉUNIONS CONVOQUÉES

OBJECTIFÉtablir les procédures de l'Organisation concernant le traitement des affaires en dehors des réunions officielles. SECTION 1 – RENVOI D'ENTREPRISELes points devant être examinés par les dirigeants ou le conseil d'administration en dehors des réunions officielles peuvent être renvoyés à l'organe approprié par l'un de ses membres par courrier électronique à l'ensemble de l'organe.

SECTION 2 – PÉRIODE DE DISCUSSION OFFICIELLEA. Les coprésidents de l'Organisation publieront un point pour discussion par courrier électronique à l'organe

approprié. La ligne d'objet de l'e-mail doit indiquer la discussion suivie d'une brève description de l'élément. Le corps de l'e-mail détaillera l'objet de l'affaire. Le cas échéant, une copie de la proposition et/ou des informations à l'appui seront jointes.

B. Le délai de cette période de discussion sera précisé dans le courriel susmentionné et ne dépassera pas deux (2) semaines. Les coprésidents/facilitateurs peuvent modifier ce délai, s'ils le jugent approprié.

C. Les coprésidents, ou un responsable désigné chargé par les coprésidents de faciliter la discussion, doivent :a. Veiller à ce que l'organisme respecte les procédures décrites dans la présente règle permanente;b. Guider l'organe vers un consensus ou un quasi-consensus sur un sujet particulier, notamment en résumant la

discussion et en suggérant des alternatives ;c. Désamorcer tout conflit émotionnel potentiel ; etd. Maintenir un climat sans intimidation.

D. La discussion doit être conservée dans la même chaîne de courrier électronique pour permettre la création d'un enregistrement à des fins de référence.

E. La discussion doit être un échange libre et ouvert d'idées liées à la question à l'étude, encouragée par les coprésidents ou le facilitateur désigné, selon le cas. Les commentaires personnels sont irrecevables.

SECTION 3 – GESTION DES ÉLÉMENTS DE DISCUSSIONA. Les présidents ou l'animateur de la discussion travaillent de concert avec l'auteur de l'objet du débat une fois celui-

ci libéré pour gérer l'objet du débat lors de son examen par l'organe.B. Sur la base de la contribution de l'organe, les coprésidents/facilitateur et proposant peuvent proposer des

modifications à un point. Une fois proposé par courrier électronique à l'organe, une discussion aura lieu sur le point modifié de l'affaire. Tout e-mail envoyé à cet effet doit indiquer qu'un changement est en cours et la nature de ce changement, y compris des copies mises à jour de la proposition et/ou des informations justificatives au format PDF, le cas échéant.

C. Sur la base de la contribution de l'organe, les coprésidents/facilitateurs et proposants peuvent soit retirer ledit point de l'examen, soit le renvoyer à un comité ou sous-comité pour examen ou développement ultérieur. Les Présidents adressent un courrier électronique à l'organe à cet effet.

SECTION 4 – PÉRIODE DE VOTEA. Une fois la discussion sur un point à l'ordre du jour terminée, les coprésidents de l'Organisation enverront un

courrier électronique à l'organe approprié pour commencer la période de vote sur le point. La ligne d'objet de l'e-mail indiquera « ACTION REQUISE - VOTE ». Le reste de cet e-mail suivra les directives énoncées dans cette règle.

B. La durée de cette période de vote sera d'une durée maximale d'une (1) semaine et sera précisée dans l'e-mail mentionné ci-dessus.

C. Les votes sont émis par les membres de l'organe, à partir d'une adresse e-mail enregistrée auprès du secrétaire, à une adresse e-mail établie aux fins de vote pour cet organe. Ces adresses électroniques doivent copier le secrétaire et les coprésidents de l'organisation.

D. Pour qu'un vote soit considéré comme valide, au moins un quorum de l'organe votant doit enregistrer un vote. Si le quorum n'est pas atteint à la date de clôture de la période de vote initiale, la période sera prolongée par incréments d'une (1) semaine jusqu'à ce qu'un quorum de l'organe ait enregistré un vote.

86


RÈGLES PERMANENTES

SECTION 5 – RAPPORTSAprès la conclusion positive d'un vote, le secrétaire publiera un rapport sur l'action de l'organe lors de la prochaine réunion officielle du conseil d'administration.

SR 08.06 – GESTION DES AFFAIRES EN DEHORS DES RÉUNIONS CONVOQUÉES (CONT.)

87


RÈGLES PERMANENTES

SR 08.07 – PARTICIPATION À DISTANCE AUX RÉUNIONS

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'organisation concernant la participation à distance des membres du conseil d'administration aux réunions en personne des dirigeants et/ou du conseil d'administration.

SECTION 1 – DÉSIGNATION DU SERVICE DE CONFÉRENCE EN LIGNELe comité des méthodes et des normes désignera le service de conférence en ligne de l'organisation pour permettre la participation à distance des membres du conseil d'administration aux réunions en personne des dirigeants et/ou du conseil. Ce service doit permettre la transmission à la fois audio et vidéo à partir des appareils des membres du Conseil qui pourraient l'utiliser, ainsi que de tout lieu de réunion potentiel.

SECTION 2 – NORME MINIMALE DE FONCTIONNEMENTA. Un ou plusieurs microphones doivent être disponibles pour capter l'audio du site de la réunion.B. Le ou les orateurs doivent être disponibles afin que les participants à distance puissent être entendus par ceux qui

se trouvent sur le site de la réunion.C. Une personne présente à la réunion sera désignée pour servir de représentant du ou des membres participant à

distance. Ils aviseront l'instance si un membre souhaite prendre la parole pendant les périodes de discussion.a. Il est préférable que ce représentant ne soit pas un membre votant de l'organe tenant la réunion, si possible.b. En aucun cas, les Présidents de l'Organisation ou autre président de la réunion n'exerceront cette fonction.

D. La messagerie texte entre le représentant et le(s) membre(s) participant(s) est autorisée, à condition que ces messages aident le(s) membre(s) à participer à la réunion.a. Lors du vote sur des questions nécessitant un scrutin, les membres participants enverront leur vote par SMS

au représentant, qui inscrira le vote des membres sur un bulletin de vote.b. Les SMS non liés à la participation à la réunion sont interdits.

E. À l'exception de ce qui est défini ci-dessus, les membres doivent participer comme s'ils étaient physiquement présents à la réunion en personne.

SECTION 3 – NORME D'EXPLOITATION PRÉFÉRÉEA. Si un projecteur est disponible pour afficher la sortie vidéo et SMS des membres participants à distance à partir

d'un ordinateur sur le site de la réunion, il sera fourni.a. Lors du vote sur les affaires nécessitant un scrutin, le projecteur sera éteint pour préserver la confidentialité

du vote de chaque membre.b. Les membres participant à distance ne sont pas tenus d'avoir une capacité de transmission vidéo.

B. Si disponible, une caméra doit être installée pour permettre aux membres participant à distance de voir autant que possible le site de la réunion en personne.


88

RÈGLES PERMANENTES

SR 08.08 – ÉQUIPE DE PLANIFICATION STRATÉGIQUE

OBJECTIFPour établir l'équipe de planification stratégique.

SECTION 1 – ÉTABLISSEMENT DE L'ÉQUIPE DE PLANIFICATION STRATÉGIQUELe conseil d'administration établit par la présente l'équipe de planification stratégique pour créer et maintenir un plan stratégique pour l'organisation. Cette équipe sera supervisée par les coprésidents et travaillera sous le conseil d'administration.

SECTION 2 – MANDAT DE L'ÉQUIPE DE PLANIFICATION STRATÉGIQUEL'équipe de planification stratégique est chargée des domaines de responsabilité et/ou de surveillance spécifiques suivants :

A. L'élaboration et le maintien d'un plan stratégique pour faire croître et développer l'organisation, pour examen et approbation par le conseil d'administration et les membres, le cas échéant.

B. L'élaboration de recommandations concernant la mise en œuvre dudit plan stratégique via le processus des objectifs annuels, pour examen et approbation par le conseil d'administration et les membres, le cas échéant.

C. Recommandation d'actions aux comités et aux régions sur la manière de mettre en œuvre leurs aspects pertinents du Plan stratégique.

SECTION 3 – COMPOSITION DE L'ÉQUIPE DE PLANIFICATION STRATÉGIQUEA. Les coprésidents de l'équipe de planification stratégique ne doivent pas dépasser quatre personnes.

1. Au sein de ce nombre limité, cette équipe devrait être aussi diversifiée que possible en ce qui concerne les personnes actuelles, passées et non membres du Conseil ; représentations de genre, géographiques, ethniques et d'âge; et la représentation d'organisations membres à part entière de différentes tailles.

B. Tous les membres de l'équipe de planification stratégique doivent avoir une expérience en planification stratégique, vérifiable par les coprésidents lorsqu'ils expriment leur intérêt à faire partie de l'équipe.

C. Les coprésidents compileront tous les membres potentiels de l'équipe de planification stratégique et la documentation pertinente et proposeront une liste de membres de l'équipe et de coprésidents au conseil d'administration avant le début d'une année civile. 1. Les coprésidents recevront également des indications d'intérêt et des documents pertinents de la part

des membres potentiels de l'équipe tout au long de l'année et proposeront des remplacements au conseil d'administration au fur et à mesure que des postes se libèrent au sein du comité.

D. La composition et les coprésidents de l'équipe de planification stratégique seront soumis à l'approbation d'un vote majoritaire du conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.1. Le mandat d'un membre de l'équipe de planification stratégique est de trois ans à compter de la nomination

de ce membre par le conseil d'administration, à moins qu'il ne soit révoqué par le conseil d'administration présent et votant sur une telle nomination.

E. La liste des membres de l'équipe de planification stratégique sera tenue à jour par les coprésidents et transmise au secrétaire au fur et à mesure que les membres rejoignent ou partent.

RÉFÉRENCERésolutions: 10-01

09 – AFFAIRES RÉGIONALES

91


RÈGLES PERMANENTES

SR 09.01 – NORMES D'ORGANISATION RÉGIONALE

OBJECTIFEtablir les politiques de l'Organisation en matière d'organisation des Régions.

SECTION 1 – AUTORITÉLe conseil d'administration est autorisé à établir des « lignes directrices pour les normes minimales » que les politiques régionales doivent adhérer aux statuts.

Les régions de l'Organisation peuvent être modifiées ou remplacées par une résolution présentée et approuvée par les deux tiers (2/3) des représentants du GAC présents et votants à toute réunion officielle du Conseil.

SECTION 2 – NORMES MINIMALES POUR L'ORGANISATION RÉGIONALELes Régions de l'Organisation, à travers les actions d'au moins trois (3) de leurs organisations membres à part entière, définiront la manière dont les affaires de la Région seront conduites et la Région organisée. Les politiques doivent respecter les règles et règlements approuvés par le GAC et doivent inclure les éléments suivants :

A. Chaque Région peut élire ou nommer deux (2) Représentants de ses Organisations membres. Pour les Régions comptant plus de 50 organisations membres, la Région peut élire ou désigner un troisième représentant au Conseil. Pas plus d'un (1) représentant du GAC ne doit provenir d'une même organisation membre.

B. Chaque représentant est élu pour un mandat de quatre (4) ans.C. Les moyens par lesquels les Organisations membres à part entière de la Région prennent des décisions concernant

les opérations de la Région, à condition qu'au moins trois (3) Organisations membres à part entière et que toutes les mesures soient prises pour inclure autant d'Organisations membres que possible, sont responsables de la prise de ces décisions .

SECTION 3 – ENREGISTREMENT DES POLITIQUES RÉGIONALESA. Le comité des méthodes et des normes, en partenariat avec le GAC, développera et maintiendra un format

standardisé pour le rapport des politiques adoptées par les régions.B. Dès réception des politiques régionales nouvelles ou modifiées notées ci-dessus par le secrétaire, qui transmettra

une copie de ces politiques au comité des méthodes et des normes et au GAC.C. Le Comité des méthodes et des normes compilera les politiques régionales reçues dans le format décrit à la sous-

section A ci-dessus et inclura une copie de ces politiques avec le reste des documents constitutifs de l'Organisation.


92

RÈGLES PERMANENTES

SR 09.02 – ORGANISATION DES RÉGIONS SOUS-REPRÉSENTÉES

OBJECTIFÉtablir les politiques de l'Organisation concernant l'organisation des Régions sous-représentées.

SECTION 1 – AUTORITÉLe conseil d'administration est autorisé à « administrer toute région comptant moins de trois (3) organisations membres à part entière » en vertu des statuts.

SECTION 2 – NORMES MINIMALES POUR L'ORGANISATION RÉGIONALELes dispositions suivantes s'appliquent aux régions administrées par le Conseil :

A. Le conseil d'administration, conformément à la règle 08.05, peut nommer des représentants régionaux pour les régions sous-représentées.

B. Les mandats des Représentants régionaux nommés par le Conseil d'administration commenceront immédiatement après l'ajournement de la réunion au cours de laquelle ils sont nommés et se termineront au début de la quatrième Assemblée générale et Conférence mondiale après leur nomination.

C. Les représentants régionaux nommés par le Conseil d'administration peuvent être révoqués pour les raisons et selon la procédure décrites dans les documents constitutifs de l'Organisation. Le Conseil, selon la procédure décrite dans la règle 08.05, peut remplacer les représentants régionaux qui quittent ou sont démis de leurs fonctions avant la fin de leur mandat.

10 – MÉDIAS ET RELATIONS PUBLIQUES

95


RÈGLES PERMANENTES

SR 10.01 – ASSISTANTE MÉDIAS ET RELATIONS PUBLIQUES

OBJECTIFÉtablir et définir le poste d'assistant aux médias et aux relations publiques, y compris ses devoirs et ses responsabilités.

SECTION 1 – DEVOIRS ET RESPONSABILITÉSL'assistant aux médias et aux relations publiques aura les tâches et responsabilités suivantes :

A. Élaborer et présenter des plans pour faire connaître l'Organisation et communiquer ses activités aux médias pour présentation au Conseil d'administration pour examen et approbation ;

B. Responsabilité collaborative, avec les coprésidents et le sous-comité des communications et des opérations du site Web du comité des services aux membres, le cas échéant, dans l'exécution des plans susmentionnés ;

C. Responsabilité principale dans le développement et la maintenance d'une liste de presse, qui appartiendra à l'Organisation et résidera sur ses systèmes d'information, qui facilitera la publicité de l'Organisation et la communication de ses activités à la fois à la communauté LGBTI+ mondiale et à la presse/médias grand public ;

D. Développer et superviser la distribution de dossiers de presse/médias pour les représentants des médias afin de mieux faire connaître l'Organisation, sa mission et ses activités ;

E. Responsabilité collaborative, avec le sous-comité des communications et des opérations du site Web du comité des services aux membres, pour maintenir l'information sur les parties publiques du site Web de l'organisation ;

F. Responsabilité principale de l'envoi d'e-mails en masse et de messages de diffusion de masse similaires aux membres et à la presse/aux médias par des moyens appropriés après leur approbation par les coprésidents, les dirigeants et/ou le conseil d'administration, selon le cas ;

G. Responsabilité collaborative, avec les coprésidents, de rédiger et d'envoyer de la correspondance, y compris des communiqués de presse/médias, au nom de l'Organisation ;

H. Coordonner avec le comité hôte de la conférence mondiale annuelle l'accès aux médias et les heures d'interview de presse pour les coprésidents, les dirigeants et/ou le conseil d'administration, selon le cas ;

I. être membre du sous-comité des communications et des opérations du site Web du comité des services aux membres ; et

J. Autres tâches connexes assignées par les coprésidents, les dirigeants et/ou le conseil d'administration.

SECTION 2 – NOMINATION ET DURÉE DU SERVICEA. Les adjoints aux médias et aux relations publiques seront nommés par les coprésidents pour nomination par le

conseil d'administration.B. Le Conseil d'administration peut nommer l'(les) Assistant(s) Médias et Relations Publiques par un vote majoritaire

des personnes présentes et votant sur la question.C. Le ou les adjoints aux médias et aux relations publiques serviront à partir du moment de leur nomination par le

conseil d'administration jusqu'à la conclusion de l'assemblée générale et de la conférence mondiale (GM&WC) suivant leur nomination.

11 – POLITIQUE DE CAMPAGNE

97


RÈGLES PERMANENTES

SR 11.01 – POLITIQUE DE CAMPAGNE

OBJECTIF Cette politique vise à garantir des règles du jeu équitables pour tous les candidats - les personnes se présentant aux élections et les organisations membres qui se présentent pour l'Assemblée générale et la Conférence mondiale ou WorldPride - et à contrer la tendance, dans le passé, des candidats à dépenser des sommes croissantes en candidatures. , des cadeaux et/ou des promotions, ce qui rend moins probable la sélection d'un candidat moins aisé. Cette politique vise à assurer une approche solidaire de tout processus de sélection au sein d'InterPride.

Cette politique ne traite pas du contenu dudit matériel, et les candidats sont tenus de respecter les exigences d'appel d'offres telles que communiquées par le comité concerné (CSIC pour les réunions générales et semestrielles ; Comité WorldPride pour les candidatures WorldPride ; Comité de gouvernance pour les candidats pour le bureau). L'intégrité de l'offre relève de la seule responsabilité des candidats et doit respecter les normes normales de vérité et de fiabilité. À cet égard, InterPride ne censure pas les candidats ni n'assume la responsabilité du contenu des documents d'un candidat. Les membres sont tenus de respecter le code d'éthique et de conduite d'InterPride et de s'abstenir de toute déclaration susceptible de nuire à la réputation ou de nuire à la réputation, ou de constituer une calomnie ou une diffamation.

SECTION 1 – CANDIDATS SE PRÉSENTANT À UN POSTE ET ENCHÉRISSANT SUR LES FIERTÉSA. Chaque candidat ou délégation candidate est autorisé à produire une campagne et doit soumettre un budget de

campagne pendant sa candidature devant les membres de pas plus de (certaines exceptions peuvent être faites pour les pays éligibles à l'aide publique au développement (APD) sur demande et approbation par le Conseil) :

z USD $50,000 – pour une offre WorldPride (WP) z USD $10,000 – pour une candidature à l'Assemblée générale et à la Conférence mondiale (GM&WC) (les

frais de campagne ne sont pas inclus dans le budget global aux fins de déterminer la perte enregistrée ou le remboursement tel que défini par la CSIC)

z USD $1,000 – pour un candidat au conseil d'administration.B. Les candidats incluront un budget de campagne dans leur présentation aux membres. Ce budget doit inclure toutes

les dépenses qui ont bénéficié aux autres membres, telles que les frais d'inscription ou les frais de déplacement, mais doit être fait sans nommer le bénéficiaire. Par exemple, un budget indiquerait "$[x] pour les inscriptions à la conférence pour [x] nombre de personnes" et non "$[x] pour l'inscription à la conférence pour Joe de [Boston] Pride".

C. Les candidats sont autorisés à distribuer des cadeaux ou à soutenir financièrement les membres à condition que ceux-ci soient divulgués publiquement. Nous recommandons la clarté lors de la présentation des dépenses afin d'éviter les situations de contrepartie qui pourraient compromettre l'offre.

D. Les candidats sont invités à concentrer leurs déclarations sur leurs qualifications et leurs plans pour ce qu'ils espèrent réaliser s'ils sont élus et à suggérer un calendrier de mise en œuvre avec des indicateurs de performance clés.

E. Les directives budgétaires ne s'appliquent pas aux dons faits aux fonds de bourses d'études ou de solidarité d'InterPride.

SECTION 2 – CANDIDATURE À L'ORGANISATION D'UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ET D'UNE CONFÉRENCE MONDIALE OU D'UNE WORLDPRIDE

A. Les candidats ne peuvent donner aux membres ou aux représentants quoi que ce soit qui ait une valeur financière en échange direct de votes. De plus, les candidats doivent divulguer tout soutien financier accordé aux membres et/ou aux représentants des organisations membres. Les soumissionnaires doivent également divulguer le coût des articles qu'ils ont reçus en tant que don ou parrainage. Tout ce soutien financier doit être dans le budget de campagne accepté. Voici quelques exemples de soutien : payer les frais d'inscription, les frais de déplacement et/ou les frais d'hébergement ; payer les frais d'adhésion à InterPride ou à une association partenaire ; faire des dons directement à une organisation membre; services d'escompte; parrainer des événements GM&WC, WP ou régionaux ; sponsoriser les organisations membres en offrant des talents gratuits pour des performances ; distribuer des cadeaux lors de conférences, d'événements Pride ou d'événements régionaux ; et en employant un représentant d'une organisation membre.


98

RÈGLES PERMANENTES

B. Les membres du conseil d'administration d'InterPride ne sont pas autorisés à accepter quoi que ce soit de valeur monétaire d'une organisation soumissionnaire. Les candidats sont encouragés à limiter au strict minimum les cadeaux liés à la présentation.

C. Les comptes doivent être ouverts et disponibles pour examen par InterPride sur demande, au moins deux semaines avant le GM&WC où l'offre est présentée, et l'état financier de l'offre doit être mis à la disposition des membres.

SECTION 3 – RÉPONSE AU GRIEF ET AUX PLAINTESA. Les organisations membres soumettent des plaintes ou des griefs au comité de gouvernance avec copie au

(secrétaire) et au comité concerné : CSIC ou WP. La plainte ou le grief peut également être déposé de manière à préserver la confidentialité de l'individu. Les membres du comité seront invités à se retirer des discussions et des votes lorsque le membre est impliqué dans l'élection en question, soit en tant que candidat individuel, soit en tant que représentant d'une organisation candidate.

B. Selon les statuts, le comité de gouvernance fera des recommandations au conseil d'administration d'InterPride. Le Conseil votera sur ce que le Comité recommande. Les membres du conseil seront invités à se retirer des discussions et des votes, tant au niveau du comité que du conseil, lorsque le membre du conseil est impliqué dans l'élection en question, soit en tant que candidat individuel, soit en tant que représentant d'une organisation candidate.

C. Lorsqu'un comportement perturbe les valeurs du fair-play électoral, le Conseil d'administration d'InterPride déterminera le recours utilisé pour résoudre la situation, ce qui peut inclure, mais sans s'y limiter :1. Exiger que le candidat candidat se retire ;2. Retrait de l'offre du candidat Pride ;3. Obliger une organisation membre à s'abstenir de voter

a. Lorsque des plaintes sont soumises avant le vote : Le Conseil vote sur une solution dans un délai raisonnable qui ne modifie pas l'heure prévue du vote. Dans tous les cas, le Conseil répond aux recommandations du Comité de gouvernance dans un délai n'excédant pas 90 jours à compter du dépôt du grief/plainte.

b. Lorsque des plaintes sont déposées avant la clôture du vote et que les résultats n'ont pas été annoncés : l'annonce est suspendue et le Conseil se réunit en séance d'urgence. Le Conseil peut invalider les résultats et exiger que le vote ait lieu à nouveau.

c. Lorsque des plaintes sont déposées après la clôture du vote et l'annonce des résultats : Le Conseil se réunit en séance d'urgence et est chargé de déterminer le recours utilisé pour régler la situation en fonction de l'ensemble des circonstances.

D. Réexamen - Les soumissionnaires peuvent demander au Conseil consultatif mondial de recommander au Conseil de reconsidérer leur décision. Si le Conseil consultatif mondial recommande un réexamen, le Conseil doit tenir un deuxième vote, en prenant en considération les recommandations du Conseil consultatif mondial, et répondre conformément aux statuts.

SECTION 4 – RISQUE ET INDEMNISATIONA. Toutes les ressources dépensées pour la campagne risquent d'attirer des villes et des candidats individuels, et

la victoire n'est pas assurée. En tant que tel, InterPride ne remboursera pas, en partie ou en totalité, le montant dépensé sur le budget de campagne d'un candidat ou d'un candidat, quels que soient les résultats de l'élection.

B. Si un candidat doit se retirer : Il est de la seule responsabilité d'un candidat de se conformer à la présente politique de campagne. Si un candidat doit retirer sa candidature, InterPride, et/ou tout agent d'InterPride à titre officiel ou individuel, ne peut en être tenu responsable financièrement, et le candidat n'aura droit à aucun remboursement, remboursement ou compensation pour tout fonds dépensés pour l'appel d'offres et le processus d'appel d'offres.

SR 11.01 – CAMPAIGNING POLICY (CONT.)

12 – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL

101


RÈGLES PERMANENTES

SR 12.01 – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL

COPRÉSIDENTSLes coprésidents de l'Organisation :

A. Présider à toutes les réunions du conseil d'administration et des membres ;B. Fournir une vision et une orientation à l'Organisation ;C. Superviser la mise en œuvre des résolutions, des plans d'action et des autres affaires et activités de l'Organisation ;D. Être membre d'office avec droit de vote (en vertu de son mandat) de tous les comités, sous-comités et groupes de

travail de l'organisation, à moins que l'adhésion ne soit restreinte par la règle permanente applicable ;E. Assister à la conférence régionale de sa région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins deux (2) conférences

régionales à l'extérieur de sa région de résidence;F. Chacun est l'un (1) des trois (3) signataires des comptes et autres documents financiers de l'Organisation, au

besoin ; etG. Les présidents ont l'autorisation de prendre des décisions au nom de l'organisation, y compris, mais sans s'y limiter:

a. décisions financières dans le cadre des budgets annuels approuvésb. pour l'augmentation des revenus de l'organisationc. entre les réunions du conseil lorsque la décision est requise immédiatementd. décisions opérationnelles généralese. négocie et signe tous les contrats au nom de l'organisation

H. Les présidents de l'organisation fourniront un rapport au conseil sur toutes les décisions prises lors de la prochaine réunion du conseil suivant toute décision.

I. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les membres, le conseil d'administration, les statuts et les autres documents constitutifs de l'organisation.

VICE-PRÉSIDENTS DE LA SENSIBILISATION MONDIALE ET DE LA GESTION DES PARTENARIATSLes vice-présidents de Global Outreach & Partnership Management doivent :

A. Sur autorisation des Présidents ou lorsque (l'un des) Présidents devient incapable d'exercer les pouvoirs et devoirs de sa charge, représenter et remplir les fonctions de sa charge ;

B. Aider les présidents dans la mise en œuvre des résolutions, des plans d'action et d'autres affaires et activités de l'Organisation ;

C. Assurer la liaison avec les régions auxquelles ils sont affectés par le Conseil pour assurer l'exécution des tâches du Conseil consultatif mondial ;

D. Assister à la conférence régionale de leur région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins une (1) autre conférence régionale pour une région avec laquelle ils sont affectés à la liaison à l'extérieur de leur région de résidence ;

E. Recruter des organisations de fierté dans l'organisation dans les régions auxquelles elles sont affectées par le conseil d'administration. Dans les régions où il y a un représentant régional, le VPGO&PN est tenu de coordonner ses efforts de sensibilisation et de recrutement avec ce représentant ;

F. Informer les coprésidents s'ils souhaitent présider ou coprésider un comité, un sous-comité ou un groupe de travail de l'Organisation ; et

G. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les membres, le conseil d'administration, les statuts et les autres documents constitutifs de l'organisation.

102


RÈGLES PERMANENTES

VICE-PRÉSIDENT DU DÉVELOPPEMENT DE FONDSLe vice-président du développement des fonds doit :

A. Lorsqu'il est autorisé par les Présidents, ou lorsque (l'un des) Présidents devient incapable de remplir les pouvoirs et devoirs de sa fonction, représenter et remplir les fonctions de sa fonction ;

B. Être responsable de la recherche de revenus pour l'Organisation, en présidant tout comité chargé de cette tâche ;C. Coordonner toutes les initiatives de partenariat de l'Organisation, en engageant toutes les parties requises au sein

de l'Organisation ;D. Tenir à jour les données de l'Organisation concernant tous les bailleurs de fonds actuels, futurs et anciens ;

partenaires et donateurs;E. Assister à la conférence régionale de sa région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins une (1) autre conférence

régionale à l'extérieur de sa région de résidence; etF. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les

membres, le conseil d'administration, les statuts et les autres documents constitutifs de l'organisation.

VICE-PRÉSIDENT DE L'ACCESSIBILITÉ, DE LA DIVERSITÉ ET DE L'INCLUSIONLe vice-président de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion doit :

A. Sur autorisation des Présidents, ou lorsque (l'un des) Présidents devient incapable de remplir les pouvoirs et devoirs de sa charge, représenter et remplir les fonctions de sa charge ;

B. Être principalement responsable du maintien des activités, politiques et procédures de l'organisation en matière d'accessibilité, de diversité et d'inclusion ;

C. Soutenir les membres, les bénévoles et les dirigeants, en particulier ceux dont les antécédents et les expériences vécues les placent en dehors des cultures dominantes de l'Organisation ;

D. Superviser les devoirs et les responsabilités des ombudsmans de l'Organisation ;E. Choisir de présider ou de coprésider un comité, un sous-comité ou un groupe de travail de l'Organisation axé sur

l'accessibilité, la diversité et l'inclusion ;F. Assister à la conférence régionale de sa région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins une (1) autre conférence

régionale à l'extérieur de sa région de résidence; etG. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les


VICE-PRÉSIDENT DES SERVICES AUX MEMBRESLe vice-président des services aux membres doit :

A. Sur autorisation des Présidents, ou lorsque (l'un des) Présidents devient incapable de remplir les pouvoirs et devoirs de sa charge, représenter et remplir les fonctions de sa charge ;

B. Développer et mettre en œuvre les ressources et avantages des membres, assurer l'accessibilité des membres à ces ressources et avantages et communiquer leur existence aux membres ;

C. Développer et maintenir un guide d'adhésion et remettre ce guide à chaque organisation membre nouvelle et renouvelée après avoir reçu la confirmation du paiement des cotisations par le trésorier ;

D. Établir et maintenir une base de données des données de l'Organisation concernant toutes les organisations membres actuelles et anciennes et mettre à disposition les données qui pourraient être requises par les présents statuts et les autres documents régissant l'organisation ;

E. Choisir de présider ou de coprésider tout comité, sous-comité ou groupe de travail qui coordonne les services et les relations avec les membres ;

F. Assister à la conférence régionale de sa région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins une (1) autre conférence régionale à l'extérieur de sa région de résidence; et

G. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les membres, le conseil d'administration, les statuts et les autres documents constitutifs de l'organisation.

SR 12.01 – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL (CONT.)

103


RÈGLES PERMANENTES

SR 12.01 – FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS DU CONSEIL (CONT.)

SECRÉTAIRELe secrétaire doit :

A. Donner ou faire donner un avis de toutes les réunions du conseil d'administration et des membres ;B. Enregistrer et conserver les procès-verbaux de toutes les séances plénières de chaque AG et des réunions du

Conseil ;C. Tenir à jour et distribuer une liste à jour de tous les administrateurs, dirigeants et membres des comités et autres

groupes subsidiaires de l'Organisation qui peuvent, de temps à autre, être constitués ;D. Tenir à jour et archiver tous les dossiers de l'Organisation, y compris la responsabilité contributive des dossiers

financiers ;E. Tenir à jour dans un registre annuel, distinct du procès-verbal de réunion, les motions présentées et adoptées qui

contiennent toutes les mesures à prendre ;F. Préparer et soumettre tous les rapports requis par la loi, le Conseil ou d'autres documents régissant l'Organisation ;G. Peut choisir de présider ou de coprésider au moins un comité ou sous-comité du conseil d'administration ;H. Assister à la conférence régionale de la région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins une (1) autre conférence

régionale à l'extérieur de sa région de résidence; etI. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les


TRÉSORIERLe trésorier doit :

A. Recevoir et conserver en toute sécurité tous les fonds et instruments négociables de l'Organisation et les déposer dans les comptes de l'Organisation ;

B. Servir de troisième signataire sur les comptes de l'Organisation et autres documents financiers, au besoin ;C. Superviser et tenir à jour les dossiers financiers de l'Organisation, y compris la fourniture de copies de tous les

rapports financiers au Secrétaire pour archivage ;D. Préparer et soumettre tous les rapports financiers requis par la loi, le Conseil ou d'autres documents régissant

l'Organisation ;E. Envoyer des confirmations et des reçus pour toutes les transactions caritatives et les cotisations de l'Organisation ;F. Assister à la conférence régionale de la région de résidence, s'il y a lieu, et à au moins une (1) autre conférence

régionale à l'extérieur de sa région de résidence; etG. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les


REPRÉSENTANTS DU CONSEIL CONSULTATIF MONDIALLes représentants du Conseil consultatif mondial doivent :

A. Agir en tant qu'agent de liaison entre le Conseil consultatif mondial et le Conseil d'administration ;B. Diffuser des informations à destination et en provenance du Conseil d'administration et du Conseil consultatif

mondial ;C. Diriger le Conseil consultatif mondial ;D. Faire avancer la mission et les objectifs de l'Organisation ;E. Promouvoir l'existence de l'Organisation ;F. Assister à toutes les réunions du Conseil ou y participer en tant que membre votant ;G. Participer activement à au moins un (1) comité de l'Organisation; etH. Exercer et exécuter toutes autres tâches et responsabilités qui peuvent, de temps à autre, être assignées par les

membres, le conseil d'administration, les présents statuts et les autres documents constitutifs de l'organisation.

DOCUMENTS APPLICABLES

105

RÈGLES PERMANENTES

DOCUMENTS APPLICABLES

BOARD AGREEMENT

BOARD HANDBOOK

BYLAWS

GAC RULES & REGULATIONS

CONFLICT OF INTEREST POLICY

DATA PROTECTION POLICY

REGIONAL REPRESENTATIVE GUIDE

VALUE STATEMENTS

https://drive.google.com/drive/folders/1VDQfPJK3aJ0FFinLopciD7r_XFi26XoR?usp=sharing





https://drive.google.com/drive/folders/102kg-OYMcg6V3HdS__Z17rqhQicft6cs?usp=sharing







https://drive.google.com/drive/folders/1LY7y0-t10S3XcAkJlxNX3M2lm25kYdLs?usp=sharing