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AGENDA ACADEMIQUE

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Référence Manuel utilisateur

Version 23/11/2015

Diffusion Usage interne à

l’académie

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1. GESTION DE L’AGENDA…………………………………………………………………………………………………2 1.1 PRISE EN MAIN DE L’AGENDA………………………………………………………………………………………………3

1.2 GESTION DES DROITS DE SON AGENDA…………………………………………………………………………………..5

2. CREATION D’UN EVENEMENT…………………………………………………………………………………..….8

2.1 EVENEMENT SIMPLE…………………………………………………………………………………………………….…..8

2.2 EVENEMENT AVEC PRECISIONS………………………………………………………………………………………….…9

2.3 EVENEMENT AVEC REPETITIONS..……………………………………………………………………………………….11

2.4 EVENEMENT AVEC RAPPELS………………………………………………………………………………………………12

2.5 EVENEMENT AVEC INVITATIONS…………………………………………………………………………………….……13

2.6 EVENEMENT AVEC INVITATIONS - GROUPE……………………………………………………………………….…..14

3. MODIFICATION D’UN EVENEMENT…………………………………………………………………………....17

4. SUPPRESSION D’UN EVENEMENT……………………………………………………………………….....….18

5. S’ABONNER A UN AGENDA………………………………………………………………………………………...19

6. SE DESABONNER D’UN AGENDA………………………………………………………………………..….……21

7. GESTION DES INVITATIONS……………………………………………………………………………..……..…..22

8. OPTIONS DU CALENDRIER……………………………………………………………………………………..…...23

9. SYNCHRONISATION AGENDA SUR ORDINATEUR / TABLETTE / SMARTPHONE………....24

SOMMAIRE

CLASSIFICATION-MEN-C1-25-02-2015

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académique.

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1. GESTION DE L’AGENDA

Pour se connecter sur l’agenda, il suffit de cliquer sur le lien suivant :

https://messagerie.ac-versailles.fr , puis de choisir le bouton Webmail Agenda

S’authentifier avec les identifiants et mot de passe du compte de messagerie académique :

https://messagerie.ac-versailles.fr/

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1.1 Prise en main de l’agenda

* Sélectionner en bas à gauche l’agenda, si vous n’arrivez pas directement dans votre agenda à la connexion.

Astuce : pour arriver directement sur l’agenda, il vous suffit de cliquer sur Options tout en bas à gauche, puis dans la rubrique « Global/Général », choisir « Calendrier » dans Démarrage de Convergence.

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* Boutons de sélection des vues de l’agenda.

* Boutons permettant de gérer son agenda, ses évènements, ses invitations et ses tâches.

* En haut, à droite : aperçu de l’agenda dans lequel on se trouve, la thème défini, le bouton Aide et le bouton de Déconnexion

* Filtre recherche d’évènements en fonction de différents champs

* En haut, à gauche : des icônes rapides pour la création (d’évènements, de tâches et de contacts)

* Icônes et listes de gestion de son agenda et des agendas auxquels vous êtes abonnés

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1.2 Gestion des droits de son agenda

Pour paramétrer les droits, il faut suivre les deux étapes suivantes :

EETTAAPPEE 11 :: PPAARRTTAAGGEERR UUNN CCAALLEENNDDRRIIEERR

Pour modifier les paramètres de partage sur votre agenda, cliquez sur le bouton et sélectionnez « Partager un calendrier ».

Pour chaque utilisateur, assignez des autorisations d’accès en sélectionnant l’une des options suivantes:

AAuuccuunn :: sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas partager votre calendrier avec d'autres utilisateurs. Cette option indique que le calendrier ne peut pas être partagé.

LLiirree :: sélectionnez cette option pour accorder un droit de lecture aux autres utilisateurs. Ce droit d'accès permet aux autres utilisateurs d'accéder aux informations de l'événement.

LLiirree ++ ÉÉccrriirree :: sélectionnez cette option pour accorder un droit de lecture et d'écriture aux autres utilisateurs. Dans ce cas, les autres utilisateurs peuvent lire et modifier les événements figurant dans votre calendrier.

PPrroopprriiééttaaiirree :: sélectionnez cette option pour accorder les droits de propriétaire de l’agenda. Les autres utilisateurs peuvent effectuer les mêmes opérations que le propriétaire dans un agenda partagé.

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EETTAAPPEE 22 :: MMOODDIIFFIIEERR LLEESS PPAARRAAMMEETTRREESS DDEE CCOONNFFIIDDEENNTTIIAALLIITTEE

Les paramètres de confidentialité vous permettent de gérer les droits des autres utilisateurs pour qu’ils

puissent voir vos disponibilités, vous inviter ou gérer votre agenda. Vous pouvez donner le droit à tout

le monde de voir votre disponibilité (libre ou occupé), mais autoriser seulement certaines personnes à

pouvoir vous inviter.

Par défaut : tout le monde a le droit de vous inviter.

Pour modifier ces paramètres, cliquez sur le bouton et sélectionnez « Paramètres de confidentialité»

Pour paramétrer l’autorisation d’accès pour un utilisateur :

1) cliquez sur l’icône (+) à l’extrémité de la rangée pour ajouter une ligne.

2) Dans la zone « utilisateur », cliquez sur le carnet.

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3) Dans la fenêtre suivante, sélectionnez d’abord « annuaire professionnel », puis après avoir

tapé le nom ou l’adresse mail dans la zone de recherche, choisir l’utilisateur concerné dans la liste affichée.

4) De retour dans la fenêtre « paramètres de confidentialité », choisissez le type d’autorisation

d’accès que vous voulez accorder à l’utilisateur sélectionné.

* Les différents types d’autorisations d’accès possibles :

Aucun : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas partager votre agenda avec d'autres utilisateurs. Cette option indique que le calendrier ne peut pas être partagé. Vérifier la disponibilité : sélectionnez cette option pour autoriser l'accès au calendrier du propriétaire afin de vérifier la disponibilité. Cette option n'affiche que le statut disponible ou non disponible du propriétaire. Les détails de l'événement ne sont pas visibles par les autres. Lorsque d'autres utilisateurs ajoutent au propriétaire un événement du calendrier, le propriétaire reçoit un courrier électronique avec, en pièce jointe, les détails de l'événement. Inviter : sélectionnez cette option pour permettre aux autres utilisateurs d'inviter le propriétaire à un événement du calendrier. L'événement est immédiatement ajouté au calendrier du propriétaire. Cette autorisation inclut également le droit d'accès « Vérifier la disponibilité ».

Gérer : sélectionnez cette option pour permettre aux utilisateurs de gérer l’événement du calendrier

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2. CREATION D’UN EVENEMENT

2.1 Evènement simple

* Rédiger l’évènement :

- choisir la date et l’heure

- se positionner sur la case correspondante

- indiquer le nom de l’évènement - cliquer sur «créer l’évènement»

ASTUCE : Positionner votre souris sur le bas de l’évènement une flèche à double sens s’affiche et étirer l’évènement jusqu’à l’horaire souhaité.

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2.2 Evènement avec des précisions

Procéder comme pour un évènement simple

puis cliquer sur la ligne :

« Ajouter/afficher des détails supplémentaires »

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* DISPONIBILITE Pour inclure l’événement dans le calcul de la disponibilité, sélectionner « afficher en tant que » : Occupé.

Lorsque ce choix est défini, toute personne autorisée à lire votre agenda ou disposant du droit

Disponibilité pour celui-ci peut voir que la période correspondante est réservée. Dans le cas contraire,

l’évènement n’apparaît pas au moment du calcul de la disponibilité.

* TOUTE LA JOURNEE

Cocher la case « Toute la journée » par exemple si vous voulez créer un événement qui dure toute la journée, comme un anniversaire, un jour férié ou un jour de congé. Ce type d’événement n’entre pas en conflit avec les événements planifiés de cette journée.

* CALENDRIER

Choisir l’agenda de la personne pour laquelle on veut créer cet évènement (dans le cas où vous êtes propriétaire de plusieurs agendas)

* DATE et HEURE de l’évènement Sélectionner la date et l’heure du début et la date et l’heure de fin de l’évènement (PM pour après-midi et AM pour matin)

* LIEU et DESCRIPTION de l’évènement Entrer le lieu ainsi que la description de l’évènement dans les zones de saisie.

* CONFIDENTIALITE de l’évènement La capacité aux autres utilisateurs de voir et d’agir sur les événements, qu’ils soient publics, privés ou confidentiels, dépend des droits que vous leur avez attribués. Vous avez le choix entre les différents paramètres de confidentialité suivants : public, privé, afficher uniquement la date et l’heure.

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2.3 Evènement avec répétitions

* RECURRENCE

Cliquer sur « définir la récurrence» afin de définir une répétition à cet évènement (planifier un événement qui s’étale sur plusieurs jours ou qui se répète régulièrement)

Possibilité de définir : - une répétition simple : journalière, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. - une répétition complexe (en cliquant sur « Avancé »)

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2.4 Evènement avec rappels

Pour cet événement uniquement, les paramètres que vous définissez ici remplacent les paramètres de rappel figurant sous l’onglet Options. Si vous ne prévoyez pas de rappel pour cet événement, les paramètres de rappel utilisés sont ceux indiqués sous l’onglet Options.

* Pour paramétrer un rappel permanent de tous les événements crées : Cliquer sur l’onglet Options en bas à gauche.

Se positionner sur la rubrique « Calendrier » et choisir « Notifications ». Dans l’exemple ci-dessous, un rappel de tous les événements sera envoyé à l’adresse indiquée une heure avant le début de l’événement.

NE PAS OUBLIER D’ENREGISTRER LES MODIFICATIONS (bouton en bas à droite)

* RAPPEL d’un évènement : Cliquer sur « Définir le rappel » si vous souhaitez que votre évènement vous soit rappelé à une date ou un horaire défini. Sont à saisir :

- le temps avant le début de l’évènement ou la date du rappel - indiquer la ou les adresse(s) mèls(s) destinatrice(s) du mèl de rappel

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2.5 Evènement avec invitations

* INVITES ET INVITATIONS

Vous pouvez inviter des participants à votre événement de deux façons :

- en entrant leur nom directement dans la zone de saisie

- en recherchant un utilisateur dans le carnet

* Modification des invitations

Cliquer l’invité pour voir ses disponibilités à l’heure de l’évènement

Cliquer sur « supprimer », devant le nom de l’invité afin de supprimer cette invitation.

Réservations : pour le moment, les salles de réunion ne peuvent être réservées dans l’agenda.

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2.6 Evènement avec Invitations - Groupe

* INVITES ET INVITATIONS

Pour inviter un groupe de personnes à participer à votre événement, il faut au préalable avoir créé un groupe

dans votre carnet d’adresses (en bas à gauche).

Cliquer sur

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Puis cliquer sur Créer un groupe (au bas de la page)

Créer un groupe :

- indiquer le nom du groupe

- puis sélectionner les personnes à ajouter au groupe

Une fois créé, votre groupe apparaîtra dans votre carnet d’adresses :

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* Inviter le groupe à un évènement

Dans la partie « Invitations », cliquer sur l’icône

du carnet d’adresses

- cocher « Groupes » : vos groupes apparaîtront

- sélectionner le groupe que vous souhaitez inviter à

votre évènement

- - cliquer sur et le nom des invités

- (appartenant au groupe) apparaît.

Vous avez la possibilité de retirer certaines

personnes si besoin.

* ATTENTION, ne pas oublier d’enregistrer :

- lors de la création d’un évènement

mais aussi …

- lors de la modification d’un évènement

- lors de la modification d’options

Cliquer en haut sur le bouton pour enregistrer l’évènement créé.

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3. MODIFICATION D’UN EVENEMENT

* MODIFICATION D’UN EVENEMENT

Cliquer sur le titre de l’évènement pour que la fenêtre

de modification s’ouvre.

Cliquer sur pour que vos

modifications soient prises en compte …

ATTENTION :

Pour pouvoir modifier un évènement, il faut en être

l’organisateur et être sur son propre agenda ou un

agenda dont on est propriétaire.

* RALLONGER OU DIMINUER LA DUREE D’UN EVENEMENT

Pour augmenter ou diminuer de façon simple la durée d’un évènement,

procéder comme indiqué ci-dessous :

- Positionner votre souris au bas de votre évènement, le curseur se modifiera

en semble à double flèche.

- Cliquer, maintenez votre doigt sur le bouton gauche de la souris et

descendez votre curseur jusqu’à la case de l’heure souhaitée.

- Relâcher le bouton de votre souris

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4. SUPPRESSION D’UN EVENEMENT

* Deux méthodes pour supprimer un évènement :

- cliquer sur l’évènement dans l’une des vues et cliquer sur le bouton « supprimer un évènement »

OU

- cliquer sur « Ajouter/afficher des détails supplémentaires » et dans la fenêtre de modification, cliquer en haut sur « supprimer un évènement »

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5. S’ABONNER A UN AGENDA

* Pour s’abonner à un agenda :

Cliquer sur le bouton puis « s’abonner à un calendrier »

* Pourquoi s’abonner à un agenda ?

- besoin fréquent de se référer à l’agenda d’une ou plusieurs personnes (réunions à prévoir...etc)

- besoin d’effectuer des tâches de gestion sur l’agenda de son responsable

ATTENTION : vous abonner à un agenda ne vous donne aucun droit sur l’agenda.

Le propriétaire de l’agenda contrôle toujours les droits que vous avez sur l’agenda

La liste des calendriers auxquels vous êtes

abonnés s’affiche sous votre agenda

ASTUCE : Vous avez la possibilité d’associer une couleur différente à chaque agenda (voir Options relatives à l’affichage de l’agenda)

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* En cas de besoin d’effectuer des tâches de gestion sur l’agenda de son responsable :

Vous devez vous abonner à l’agenda de votre responsable

Votre responsable doit positionner des droits à votre nom sur son agenda de : - confidentialité : Gérer - Partage d’agenda : lecture/écriture ou propriétaire (selon le cas)

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6. SE DESABONNER D’UN AGENDA

*

* Se désabonner d’un agenda :

sous l’onglet Abonné, sélectionner l’agenda dont vous souhaitez vous désabonner et

dans la barre d’outils au-dessus, cliquer sur l’icône

Une fenêtre s’ouvre pour confirmation

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7. GESTION DES INVITATIONS

- A partir de la liste des invitations

- A partir d’un évènement

L’icône informe que l’évènement

comporte une invitation

- A partir d’un évènement

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8. OPTIONS DU CALENDRIER

* Différentes options à découvrir : Aspect et Paramètres

Aspect :

- Modification de la couleur d’affichage de fond : cliquer sur Thèmes en haut à gauche.

- Modification du format d’affichage du calendrier (différentes vues)

- Modification de couleur d’évènements du calendrier

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9. SYNCHRONISATION DE VOTRE AGENDA SUR UN

ORDINATEUR / TABLETTE / SMARTPHONE

Il est possible de synchroniser votre agenda :

* Sur un Iphone, Ipad et Mac OSX, utiliser l'outil natif du système en paramétrant un compte CalDAV avec URL suivante :

https://messagerie.ac-versailles.fr:8443/dav/principals/mail_personne/

* Sur un Smartphone sous Android plusieurs clients disponibles, « aCal », « Davdroid », « caldav sync adapter » avec la même URL :

https://messagerie.ac-versailles.fr:8443/dav/home/mail_personne/

https://messagerie.ac-versailles.fr:8443/dav/principals/mail_personne/

https://messagerie.ac-versailles.fr:8443/dav/home/mail_personne/

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