retour d’expériences sur les projets de coopération en biologie médicale

Agence Nationale d’Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

RETOUR D’EXPÉRIENCES SUR LES PROJETS DE COOPÉRATION EN

BIOLOGIE MÉDICALEARS Ile-de-France 10 avril 2013

Dr Jean-Guilhem XERRI – Alain ARNAUD

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Les étapes d’une démarche de coopération

Aider à la décision

Préparer la coopération

entre les acteurs

Suivre la coopération

sur le territoire

Initier la réflexion entre les acteurs

Présenter les enjeux

Cadrer le projet

Concevoir

Construire

Valider

Mettre en œuvre

Evaluer

Continuer

Arrêter

Elargir

Démarche ANAP

Dresser un état des lieux

Modéliser

Comparer les scénarios

Choisir un scénario

3A adpter

Initier la démarche – Enjeux et risques d’une coopération

Quelques enseignements issus des monographies

Axe : Projet médical biologique Objectifs d’une coopération en biologie médicale Répartition des activités / Eléments d’organisation générale Permanence des Soins Relations Cliniciens – Biologistes Accréditation Activités péri-biologiques

Axe : Fonctionnement et logistique Informatique Transports Achats

Axe : Soutien à la coopération Ressources humaines Aspects juridiques et financiers Gestion de projet, communication…

Démarche ANAP

4A adpter



Objectifs constatés des coopérations en Biologie médicale Stratégique :oVolonté de conforter l’offre publique face à une concurrence privée forteoVolonté de réinternaliser des activités confiées au secteur privé

Démographique :oRépondre à l’urgence de départs ou d’une pyramide des âges mal gérée

Economique :oPréoccupation de réduction des coûts

Accréditation : préoccupation de « seconde intention »Une place des ARS très variable

Démarche ANAP

5A adpter



Permanence des soins Pas une exigence première, ni pour les ARS, ni pour les ES Abordée sous le seul angle de l’astreinte de Biologie médicale Alors que les enjeux économiques et de prise en charge concernent l’angle

des techniciens

PDS insuffisamment guidée par une réflexion économique

Démarche ANAP

Urgence spécialisée

Technicien BM en garde

Technicien BM en astreinte

Biologie délocalisée

Transféré

6A adpter



Relations Cliniciens-Biologistes Présence BM auprès des cliniciens variables selon les situations

(et inversement) Demande importante d’une présence sur place des BM par les Cliniciens Bénéfices opérationnels du lien de proximité :o conseil, formation, informationo connaissance partagée des patientso participation importante aux activités transverses (CLIN, hygiène, CME…)o qualité et juste prescription reposent sur une confiance réciproqueo anticipation dans la gestion des urgences (distinguer la vraie urgence, anticiper les

situations de crise)o anticipation dans la gestion des dysfonctionnements

Au quotidien, pas d’amélioration objective/rationnelle évidente mais un ressenti positif si proximité directe. En cas de crise et d’évolutions de fond (p.ex. justes prescriptions), effet probable

Organisation a minima :o un interlocuteur biologiste de terrain pour assurer le lien de proximitéo des biologistes experts éventuellement à distance

Comment privilégier la relation BM-Clinicien ? Réfléchir au fait de moins se voir

Démarche ANAP


Accréditation• Peu de ressources humaines mutualisées (RAQ pas toujours partagés)

• Difficultés à harmoniser les procédures entre les sites tant que les automates ne sont pas les mêmes

• Mutualisation permet de réduire le nombre de domaines à accréditer (un labo polyvalent seul doit accréditer une dizaine de domaines ; une structure de coopérations permet de réduire le nombre de domaines à accréditer et ce, d’autant plus, si la politique en matière d’automates est la même)

• Nécessité d’une remontée d’informations du système de gestion documentaire du laboratoire vers le système de gestion documentaire central de chaque établissement


Démarche ANAP

8A adpter



Informatique Souligné unanimement comme un élément structurant Une cible unique : un même SGL pour tous… Difficultés de gestion de la dimension multi-établissements (multi EJ) :oGestion de l’identité patientoGestion du dossier médical (au sens de la remontée de résultats biologiques)oModalités d’accès par les biologistes au dossier médical du patient

Problématique de l’hébergement de données (application du décret hébergeur) Questions sur l’harmonisation de la sécurisation des protocoles d’accès aux

applications biologiques

…mais il est possible de démarrer avec des informatiques de laboratoire différentes

Démarche ANAP

9A adpter



Transports intersites Pas de recours privilégié à un mode de transport plutôt qu’à un autre

(transporteur privé ou équipe hospitalière) Augmentation des tâches pré-analytiques et logistiques (risque que ces tâches

soient plus consommatrices de temps que la réalisation de la technique elle-même)

Transports intersites ont un effet sur le délai de réponse et la satisfaction des cliniciens (vision d’emblée assez négative des cliniciens)

Dès le départ, avoir une réponse adaptée aux besoins (nombre de tournées)

Démarche ANAP

10A adpter



Gestion de projet, communication Pilotage du projet par le calendrier :o rythmer le projet par des échéances permet de mettre sous tension les

acteurs (placer de vraies dates butoir)o la connaissance mutuelle des acteurs est une condition nécessaire mais non

suffisante à un montage rapide du projeto imposer son propre calendrier plutôt que devoir gérer un calendrier imposé

par d’autres (i.e. l’environnement) Gestion du projet par un binôme Directeur-Biologiste Complexité liée à la multiplicité des projets (et donc aux manques de

disponibilité des acteurs) :omonter le GCS,o faire l’accréditation,o assurer le quotidien, etc.

Conflit/arbitrages dans la gestion du temps

Démarche ANAP

11A adpter



Ressources humaines Bien connaître ses agents pour anticiper leurs réactions Attention aux effets d’opportunité (mobilité géographique, mobilité

professionnelle…) Préoccupation forte des Techniciens en termes de compétences/formation Peur d’une déqualification (Techniciens notamment) Personnels mis à disposition de la structure de coopération (pas de structure

de coopération employeur) Difficultés en cas de membres de statuts différents (EPS et ESPIC) Vigilance sur les conditions d’emploi (RTT, etc.) + mobilités inter-sites Notion de perte d’appartenance, morcellement de la notion de communauté,

question du lien… Sentiment d’usure, d’épuisement, semble-t-il lié à la difficulté de gérer un plus

grand d’interlocuteurs, de situations et de chantiers Energie nécessaire pour tenir la distance dans le processus de coopération

Démarche ANAP

12A adpter



Formes juridiques Des « coopérations » sans réelle forme juridique Des coopérations ayant recours à la forme juridique du GCS Une Convention Constitutive de GCS non approuvée ne semble pas un

véritable obstacle au fonctionnement Recours aux « contrats de coopération » pour des relations avec des

prescripteurs externes (ex. centre de santé…)

Qu’attendre d’une forme juridique ?oRecours à une forme juridique en cas de mutualisation d’activités ?oRecours aux contrats de coopération en cas de concentration ?o L’échéance de l’accréditation justifie-t-elle à elle seule la constitution d’un

GCS ?

Démarche ANAP

Démarche de coopération territoriale en Biologie médicale

Initier la démarche

Initier la démarche

Les enjeux et les risques d’une coopération en Biologie médicale

En synthèse...

13Démarche ANAP

14A adpter



La conduite d’un projet de territorialisation de la biologie : Définir un Projet Médical :oQuels objectifs ?oQuelle PDS ?oQuels liens Cliniciens-Biologistes ?

Identifier les impacts sur les Ressources Humaines :oQuelle organisation-cible ?oQuel accompagnement ? Quelles reconversions possibles (Tech, BM) ?

Comment organiser la logistique ?o InformatiqueoRamassage et transportoAchats

La gestion du projet : Le calendrier La communication Le support juridique

Démarche ANAP

15

Mutualiser des ressources (humaines et/ou techniques) entre plusieurs laboratoires

Répartir des activités biologiques entre plusieurs laboratoires sur un territoire

Partager des activités biologiques et des ressources (humaines et techniques) au sein d’un même laboratoire (pouvant être multi-sites) sur un territoire

Entre plusieurs territoires, partager des activités biologiques entre plusieurs laboratoires d’établissements de santé ou de laboratoires résultant de coopérations

Initier la démarche – La gradation dans les coopérations

Convention simpleGCS de moyens

Contrat de coopération

GCS exploitantGIP, GIE…

FMIH + Contrats de coopérationGCS de GCSAutres…

Outils mobilisés

Démarche ANAP

Territoire de santé infrarégional Territoires de santé infrarégionaux

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Le projet de Biologie territoriale de l’ANAP

Aide à la décision Aide à la conduite du changement Accompagnementdes personnels

Tableau de bord médico-économique

Guide d’aide à la décision sur les modalités de mutualisation

Fiches pratiques :• Kit juridique (montage forme juridique de

coopération (CC+RI GCS, Contrat coop…)• Gouvernance• Possibilités et limites outils biologie déloc.• Validation bio et contexte PDS territoriale• Juste prescription • Relations clinico-biologiste• Mise à disposition PM & PNM• Hébergement des données• Sécurité informatique• Transport des prélèvements• Identification des coûts, EPRD

Photographie mono-site

Photographie multi-sites

Plusieurs axes :• Activité• Prescriptions• PDS• Moyens RH• Organisation• Moyens tech.• Moyens info.• Accréditation• Géographique

Modèles de construction des coûts d’une coopération

Modèles de tableaux de bord de suivi et d’évaluation

Guide de conduite du changement sur les différents axes Guide de bonnes

pratiques dans l’accompagnement de la mobilité géographique et professionnelle

Démarche ANAP

09/2013

11/

2013

12/2013

retour d’expériences sur les projets de coopération en biologie médicale

Documents