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FONIC - Revue indépendante de la passation des marchés au titre des exercices 2011 et 2012

Rapport Final

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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

REPUBLIQUE DU BURUNDI

PROJET DE DEVELOPPEMEN T DES

SECTEURS FINANCIER ET PRIVE

(PSD)

AUTORITE DE REGULATION DES

MARCHES PUBLICS

(ARMP)

FONDS NATIONAL D’INVESTISSEMENT

COMMUNAL

(FONIC)

REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE

LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DES

EXERCICES 2011 ET 2012

RAPPORT FINAL

(septembre 2014)


Rapport Final

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Point E, Boulevard de l’Est Angle Rue de Kaolack BP 11 616 Dakar Té l : 221 33 825 13 16 / 221 33 825 62 59 E mail [email protected]

Bujumbura, le 20 septembre 2014

Monsieur le Coordinateur du Projet de

Développement des Secteurs Financier et Privé (PSD)

Bujumbura

Monsieur le Coordinateur,

Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification

des processus de passation, d’exécution, de suivi administratif, financier et technique et de

contrôle des marchés conclus par le Fonds National d’Investissement Communal (FONIC)

pour la période allant du 1er

janvier 2011 au 31 décembre 2012.

Il s’agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et

procédures édictées par la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi afin d’exprimer une opinion motivée sur l’adéquation des procédures de passation

des marchés et de gestion des contrats conclus par le FONIC avec les dispositions dudit code.

Notre examen effectué conformément aux normes d’audit généralement admises sur le plan

international a comporté les sondages et autres procédés de vérification que nous avons jugés

nécessaires en la circonstance.

Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d’obtenir l’assurance

raisonnable que :

- les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière

transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics

et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d’anomalies

significatives ;

- que l’exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles

et à la règlementation en vigueur ;

- que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions sont adéquates et

permettent de s’assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions

techniques et aux normes prévues.

Ces travaux appellent de notre part les réserves et exceptions ci – après :


Rapport Final

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1. Réserves

a) l’examen de la procédure d’appel d’offres ouvert N° DNCMP/176/F/2011 relatif au

marché portant Fourniture de matériaux pour la construction des écoles

fondamentales et de logements a permis d’identifier les non conformités ci-après :

- l’examen du rapport d’analyse a permis de noter que sur les onze

soumissionnaires, quatre ont été éliminés à l’examen préliminaire des offres, pour

défaut de fournitures de documents, exigés dans le DAO, conformément aux

dispositions de l’article 60 du CMP. A notre avis et au regard des pratiques

généralement admises sur le plan international, à l’exception de la non fourniture

de la garantie de soumission qui entraine le rejet de l’offre, il est permis aux

candidats de compléter les pièces administratives manquantes, jusqu’à

l’attribution du marché. Sous ce rapport, il y’a lieu également d’envisager, dans le

cadre de la révision du CMP, de permettre aux candidats de produire des

photocopies certifiées conformes aux originaux des pièces administratives

requises, pour avoir accès aux marchés publics.

- suite à son élimination lors de la première séance d’analyse, le soumissionnaire

BIGWABARI JEANNINE a intenté un recours, le 12 Juillet 2011, auprès de

l’ARMP aux motifs qu’il a été éliminé, à cause de l’absence de l’attestation de

capacité financière, alors que c’est l’engagement d’autofinancement (ligne de

crédit) qui a été demandé dans le DAO et que cet engagement est contenu dans son

offre. Et suite aux recommandations de l’ARMP pour la ré-analyse des offres, la

PRMP s’est adressée à la plaignante, pour lui demander de lui transmettre

l’historique de son compte bancaire, pour la période en cours, ce que cette

dernière a contesté, en arguant le fait que le DAO ne l’exigeait pas et que le fournir

équivaudrait à modifier son offre. En effet, la commission aurait dû se limiter à

vérifier la conformité des documents fournis par les soumissionnaires, aux

exigences du DAO. En exigeant uniquement de la plaignante, un document non

prévu par le DAO, pour valider son attestation d’autofinancement, la PRMP viole

le principe de l’égalité de traitement des candidats.

- l’examen du procès-verbal de réattribution a permis de noter des incohérences

entre les différents rapports d’analyse et de ré-analyse mis à notre disposition et

ledit PV de réattribution. En effet, deux (2) soumissionnaires, dont les offres ont

été rejetées, aussi bien à l’analyse administrative initiale des offres, qu’à la ré-

analyse, se retrouvent attributaires. C’est ainsi que le lot 1 de la construction des

écoles a été attribué à NSABIYUMVA JEANNETTE et le lot 2 à NDORICIMPA

JEAN BOSCO ; ces marchés ont par conséquent été attribués en violation du

CMP.


Rapport Final

4

- l’examen de l’avis de non objection de la DNCMP sur la réattribution des marchés

a permis de noter une erreur sur le montant auquel, le lot N° 1 de la construction

des logements, a été attribué à KANTORE, qui, de 548 969 400 FBU TVAC, est

passé à 548 569 400 FBU TVAC. Nous avons également noté que le lot N° 2 a été

déclaré infructueux par la DNCMP, avant de demander sa relance, alors qu’il avait

été attribué à NDORICIMPA JEAN BOSCO ; le contenu du dossier de passation,

ne permet pas d’apprécier la pertinence de la relance recommandée par la

DNCMP.

b) L’examen du marché de Gré à Gré N° DNCMP 321/F/2012, relatif à la fourniture

des matériaux importés pour la construction des écoles fondamentales et villages,

a permis de noter les non conformités ci-après :

- le dossier de marché mis à notre disposition ne comprend pas les documents essentiels

requis, pour autoriser un marché de gré à gré, à savoir le rapport spécial établi par la

Commission de Passation des Marchés au terme d’une séance d’analyse des motifs,

justifiant le recours au gré à gré, en présence d’un observateur indépendant, le rapport

de mission de l’observateur indépendant et le rapport spécial de la Commission de

Passation des Marchés, à transmettre aussi à l’ARMP, alors que l’autorisation de la

DNCMP a été accordée sans analyse du contenu de ces deux rapports, en violation

des dispositions de l’article 42.1 du CMP.

- l’examen du dossier a permis de noter que le soumissionnaire KARIKUNZIRA, a été

attributaire de quatre (4) lots relatifs au ciment , alors qu’aux termes du DAO, un

soumissionnaire peut présenter son offre pour un (1) ou plusieurs lots, mais ne peut

être attributaire, de plus de deux (2) lots, pour chaque type de fourniture. Sous ce

rapport, la commission a attribué ces lots, en violation du règlement de la

consultation.

- l’examen de la lettre de la DNCMP, suite à sa saisine pour avis de non objection sur

l’attribution des marchés, a permis de noter que celle-ci, après avoir estimé que les

offres des soumissionnaires ont été surfacturées, a proposé à la PRMP de relancer le

marché, conformément aux recommandations de l’ARMP et en rapport avec le

réalisme des prix sur le marché local. Mais en fait de procédure de relance ou de

réattribution des marchés, la commission a décidé de procéder à l’attribution des

marchés par entente directe, en procédant par négociation, avec les entreprises ayant

déjà fourni, les garanties nécessaires et ayant fourni les offres les moins disantes, la

négociation devant aboutir au rabais des prix proposés. Sur ce point, il convient de

dire que la négociation n’est pas conforme à l’article 71 du CMP et aucun des cas

limitatifs, prévus par l’article 40 du Code des Marchés Publics, pour passer une

entente directe, n’est applicable et aucune autorisation n’a été requise auprès de la


Rapport Final

5

DNCMP, en violation des articles 39 et 40 du CMP, l’autorisation initiale de la

DNCMP, n’étant valable que pour la procédure initiale, conformément à l’article 42

du CMP, avec la mise en concurrence de plusieurs soumissionnaires.

c) L’appel d’offres N° DNCMP/28/F/2012, relatif au marché portant Fabrication et

livraison des huisseries métalliques destinées à la construction des écoles

fondamentales (25 lots) a été entaché de plusieurs non conformités :

- Le délai de préparation des offres est de 28 jours, alors que l’article 48 du CMP fixe

un délai de réception des candidatures ou des offres, qui ne peut être inférieur à 30

jours calendaires, pour les marchés supérieurs aux seuils réglementaires, à compter de

la publication de l’avis d’appel d’offres.

- L’examen de l’avis d’appel d’offres a permis de noter qu’il y figure au titre des

conditions de participation, une clause qui exclut de l’appel d’offres : « tout

soumissionnaire qui n’a pas exécuté totalement les marchés antérieurs pour le compte

du FONIC ». Le libellé de cette clause constitue une discrimination vis-à-vis des

candidats qui ont mal exécuté des marchés du FONIC pendant que les

soumissionnaires n’ayant pas totalement exécuté des marchés ailleurs ne sont pas

pénalisés de la même manière, rompant ainsi le principe d’égalité de traitement des

candidats. Ce critère ne doit, par conséquent, pas être appliqué uniquement aux

marchés du FONIC, mais à tous les marchés exécutés par les candidats, au cours d’une

période à déterminer. Nous précisons par ailleurs que le critère doit être clairement

défini, afin d’éviter tout abus ; il doit viser de manière précise, des marchés résiliés

aux torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels, un taux maximum de

pénalités de retard a été appliqué au titulaire.

- l’examen du dossier a permis, par ailleurs, de noter que l’autorité contractante fait une

confusion entre la notification de l’attribution provisoire, en invitant déjà l’attributaire

provisoire à constituer la garantie de bonne exécution, et la notification du marché qui

ne peut intervenir qu’après la signature et l’approbation du marché et qui est

constitutive du point de départ des délais contractuels d’exécution. Cette remarque est

également valable pour l’appel d’offres N° DNCMP/33/F/2011, relatif au marché

portant Fourniture de matériaux importés pour la construction de 113 écoles et

192 logements (14 lots).

- l’examen du DAO a permis de noter que le point 21 du RPAO, relatif à l’examen des

offres et la détermination de leur conformité, stipule que « avant d’effectuer

l’évaluation détaillée des offres, le Maître d l’Ouvrage établira la conformité de l’offre

en vérifiant que chaque offre répond aux critères de qualification tels qu’indiqués à la

clause 4.1 des IS… ». Il s’agit d’une confusion au stade de l’examen préliminaire des

offres, entre la vérification des critères de recevabilité des offres faite, avant l’examen


Rapport Final

6

détaillé des offres et la vérification des critères de qualification des candidats, faite ex-

post, d’abord pour le candidat ayant proposé l’offre conforme la moins disante. Nous

précisons que la recevabilité des offres est examinée au regard des dispositions des

articles 53, 54 et 55 du CMP, l’évaluation et l’attribution, au regard des articles 63 et

67 du CMP. Les critères de sélection des candidats ne peuvent pas être inclus dans les

critères d’attribution qui doivent essentiellement, viser à identifier l’offre

économiquement la plus avantageuse. Cette remarque est également valable pour

l’appel d’offres N° DNCMP/33/F/2011, relatif au marché portant Fourniture de

matériaux importés pour la construction de 113 écoles et 192 logements (14 lots).

- l’examen du rapport d’analyse et du procès-verbal d’attribution, nous a permis de

noter que l’examen des spécifications techniques décrites dans le DAO et comportant

des mensurations et profilés précis des fournitures, n’a pas été relaté dans ce PV, en

violation de l’article 63 du CMP. En plus, lorsque l’on parcourt le tableau détaillant

les montants auxquels les lots ont été attribués, nous constatons que certains n’ont pas

été attribués aux moins disants. Mais l’état du dossier ne permet pas d’apprécier les

raisons qui ont motivé le choix de la commission d’analyse et d’attribution, le PV

d’analyse, ne détaillant pas l’examen technique des offres.

- l’examen du dossier a permis de noter que les contrats de SOGEM et SOCOS, n’ont

pas été approuvés par le Ministre des Finances, rendant ces marchés nuls et de nul

effet, au titre de l’article 74 in fine, aux termes duquel, les marchés qui n’ont pas été

approuvés, sont nuls et de nul effet.

d) l’examen de l’appel d’offres N° DNCMP/33/F/2011, relatif au marché portant

Fourniture de matériaux importés pour la construction de 113 écoles et 192

logements (14 lots), a permis de noter plusieurs entorses à la réglementation des

marchés publics :

- l’examen du procès-verbal d’ouverture des plis, a permis de constater que deux des

soumissionnaires (Pooja Parixitpunjan et GH Vista) ont fourni des chèques certifiés

comme garantie de soumission, alors que le chèque certifié est émis sur le compte du

client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au

terme du délai de présentation de huit jours. Ces offres auraient dû être rejetées car les

garanties produites, ne sont pas conformes à l’article 99 du CMP.

- l’examen du rapport d’analyse a permis de noter plusieurs incohérences entre le

tableau synthétique de contrôle de la conformité administrative des offres, qui indique

que les offres de trois (3) soumissionnaires ADQ Business, les Ets Ndimurukundo et

Jérémie Bigirimana ne sont pas conformes et les commentaires faits en-dessous de ce

tableau, où il est mentionné que les offres des Ets Ndimurukundo, de Jérémie

Bigirimana, JM Hardware et Ndayishimiye Epipode ont été rejetées. Par la suite, ce


Rapport Final

7

dernier et ADQ G Business sont retrouvés sur la liste des autres soumissionnaires,

dont les offres sont administrativement conformes. Il y’a lieu de veiller à la cohérence

des conclusions avec les données de l’analyse.

- les offres ont fait l’objet d’une ré-analyse dont la raison n’a pas été renseignée.

Toutefois, les mêmes incohérences ci-avant soulevées, ont été notées. Sous ce rapport,

l’existence de ces deux procès-verbaux d’analyse n’est pas justifiée, d’autant plus que

le second n’a pas servi à corriger les erreurs commises dans le premier. Il s’y ajoute

qu’il s’est écoulé vingt-six jours entre l’analyse et la ré analyse, en violation de

l’article 62 du CMP qui fixe un délai de 30 jours, entre l’ouverture des plis et l’analyse

des offres, alors que celle-ci a duré, effectivement 33 jours.

- l’examen du procès-verbal d’attribution a permis de noter que l’offre du

soumissionnaire Ndayishimiye Epipode, éliminée par la commission d’analyse, du fait

que son offre dépassait les quantités demandées, d’une unité sur les tubes à fournir, a

été réintroduite, pour être comparée aux autres offres, pendant l’attribution. En effet,

la commission d’analyse aurait dû plutôt procéder à la correction de l’offre en la

ramenant aux quantités figurant dans le DQE, pour les besoins de comparaison des

offres et non l’éliminer.

- l’examen du dossier a permis de noter, qu’après avoir adressé une lettre de mise en

demeure au titulaire MARIMBU, le FONIC lui a accordé un délai de 10 jours

ouvrables, pour appliquer les pénalités de retard, en violation de l’article 109.1 du

CMP, car le titulaire est passible des pénalités de retard, dès après la mise en demeure.

- l’examen de l’exécution a permis de noter que les contrats ont été résiliés, alors que

plusieurs paiements avaient déjà été effectués et qu’il ne restait respectivement que de

12% et 17% à livrer.

e) l’examen de la Demande de Cotation DC N° 1 relatif à la fourniture de Matériel de

bureau, matériel informatique, matériel de propreté et matériel de cafétéria, a

permis de noter plusieurs non conformités :

- des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois

candidats ont été saisis par téléphone et la base de leur sélection n’a pas été déterminée

dans le dossier, en violation de l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

- l’examen du dossier a permis de noter, que c’est le Responsable du Service Passation

des Marchés qui a apposé sa signature sur le rapport de comparaison et la proposition

d’attribution, en lieu et place d’une sous-commission d’analyse et de la commission de

passation des marchés, habilitées à le faire, en violation des dispositions des articles 9

et 62 et suivants du CMP et de l’article 17 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

-


Rapport Final

8

- pour des fournitures de cette nature, un cahier des charges avec la description des

fournitures et des spécifications techniques n’a pas été établi, en violation de l’article

20.5 du CMP.

- l’examen de l’exécution a permis de noter que les factures de International Stationary

et GTA ne comportent ni en-tête, ni numéro de RC et NIF et ne sont pas numérotées,

de surcroît. Les remarques ci-dessus, sont valables pour la DC N° 3 Impression d’un

journal de 8 pages.

- l’examen de certains bordereaux d’expédition a permis de noter que les livraisons ont

été partielles, alors que la totalité du paiement du marché, a été effectuée.

f) l’examen de la demande de cotation DC N° 4 Matériel de bureau, matériel

informatique et divers a permis de noter, que la facture du titulaire du marché

indique qu’une avance de démarrage de 65% du montant du marché, lui a été

accordée, pour un montant de 2 000 000 FBU, en violation de l’article 120 du CMP

qui précise que « le montant total des avances accordées, au titre d’un marché

déterminé, ne peut en aucun cas, excéder trente pour cent (30%) du montant du

marché initial, pour les fournitures et autres services.

g) l’examen de la demande de cotation DC N° 5 Réparation de véhicules a permis de

noter plusieurs non conformités :

- des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; deux

candidats ont été saisis par téléphone, au lieu de trois et la base de leur sélection n’a

pas été déterminée, en violation de l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

- Un rapport pour la comparaison des offres n’a pas été émis.

h) l’examen de la demande de cotation DC N° 6 Impression de 500 calendriers de mur

A2, a permis de noter les non conformités ci-après :

- la demande d’achat a été établie à une date postérieure (12 novembre 2012) à celle des

factures pro forma des soumissionnaires (02 et 09 novembre 2012).

- des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois

candidats ont été saisis par téléphone, au lieu de trois et la base de leur sélection n’a

pas été déterminée dans le dossier, en violation de l’article 1 de l’ordonnance N°

540/1035/2008.

- l’examen du dossier a permis de noter que la commission qui a siégé pour la

comparaison des offres, n’est pas conforme car, mis à part Monsieur Longin

Mbazumutima qui est secrétaire de la commission d’ouverture et d’analyse, les autres

personnes qui ont siégé ne font pas partie des membres de la commission dûment

nommée.

- sur les 500 calendriers commandés par l’AC, seuls les 478 ont été facturés et livrés, la

facturation et la livraison des 22 calendriers restants, n’ont pas été retracées dans le

dossier.


Rapport Final

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i) L’examen de la demande de cotation DC N° 7 Achat de mobilier a permis de noter

les non conformités ci-après :

- Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau

d’expédition) et au règlement (chèque) ont été versés au dossier.

- L’examen du dossier a permis de noter qu’aucune procédure concurrentielle n’a

éventuellement été menée, pour l’achat du mobilier, en violation de l’article 39 du

CMP sur le gré à gré.

- La base de sélection du prestataire n’a pas été déterminée, en violation de l’article 1

de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

- La facture de l’entreprise Alpha CD Technology ne comporte pas de numéro de NIF.

j) L’examen des demandes de cotation ci-avant mentionnées a permis de noter que les

candidats non retenus, n’ont pas été informés du rejet de leurs offres, au regard des

éléments du dossier de marché qui nous a été transmis. La non information des

candidats évincés les prive des moyens d’user de leur droit de recours en vertu des

dispositions des articles 132 et 135 du CMP. Cette pratique est une violation des

dispositions de l’article 68 du Code des Marchés Publics, et constitue une violation du

principe de transparence, ce qui devrait normalement se traduire par une annulation du

marché.

2. Limitations à l’étendue de nos travaux et autres domaines d’incertitudes

subsistants à l’issue de nos travaux :

a) Le rapprochement entre l’état d’exécution du plan de passation des marchés (liste des

acquisitions présentée par le FONIC) élaboré par le FONIC, au titre des exercices

2011 et 2012 d’une part et les statistiques de marchés consignées dans les rapports

annuels de la DNCMP, pour la même période d’autre part, a permis d’identifier

plusieurs marchés non retracés dans l’état d’exécution du plan de passation des

marchés (DNCMP/267/F/2012 , DNCMP/158/F/2012, DNCMP336/F/2012). Par

ailleurs, le cumul des montants mentionnés sur les lettres de commande approuvées,

au titre du marché DNCMP/33/F/2011, se chiffre à 2 582 072 821 FBU, soit une

différence de 870 628 320 FBU, comparé aux montants mentionnés sur l’état

d’exécution du PPM, préparé par le FONIC qui s’établit à 3 452 701 141 FBU. La

même observation a été faite sur le marché DNCMP N°321/F/212 pour lequel, le

cumul des lettres de commande approuvées, se chiffre à 1 901 703 776 FBU (idem

que le montant retracé dans le rapport annuel de la DNCMP) contre 1 623 748 000

FBU dans l’état d’exécution du PPM préparé par le FONIC, soit un écart de

277 955 776 FBU. Sous ce rapport, il convient de noter que nous n’avons pas obtenu

les balances générales et les balances auxiliaires des comptes fournisseurs, au titre des

exercices sous revue, à l’effet de mettre en œuvre des procédures alternatives de

contrôle de l’exhaustivité des informations fournies. Au regard de ce qui précède, il

y’a une incertitude sur la fiabilité des données chiffrées et sur l’exhaustivité de l’état

d’exécution du PPM.

b) nous avons noté que les actes de nomination des membres des commissions

d’ouverture, d’analyse et d’attribution ne sont pas conformes à la règlementation des

Marchés Publics.


Rapport Final

10

Le Directeur Général du FONIC, Personne Responsable des Marchés, n’a pas mis en

place la Commission de Passation des Marchés dont les membres doivent être

nommés pour une période d’un an, conformément à l’article 16 du décret ci-avant

mentionné.

En effet, c’est par note de service que le Directeur Général du FONIC nomme une

commission chargée de la préparation du Dossier d’Appel d’Offres relatif à chaque

marché. La commission est subdivisée en une cellule chargée de l’élaboration du DAO

et une cellule chargée de la lecture dudit DAO. C’est ainsi aussi qu’il nomme une

Commission Interne de Passation des Marchés, répartie en deux (2) cellules, avec une

commission chargée de l’ouverture et une commission d’analyse et d’attribution des

Marchés.

c) Nous avons noté une certaine carence dans le classement des pièces de marchés,

passés par le FONIC, telles que, la demande de l’avis de non objection de la DNCMP

et l’ANO sur le DAO, les attestations de mainlevée ou de restitution des cautions de

soumission, des candidats non retenus, les supports de publication du PV d’ouverture

des plis, du PV d’attribution provisoire et de l’attribution définitive, ne sont pas

classés dans les dossiers de passation. Il en de même des lettres d’information des

candidats non retenus du rejet de leurs offres. Cette information des soumissionnaires

non retenus, du rejet de leurs offres, est une formalité essentielle de l’achèvement de la

procédure de passation, au regard de l’exigence de transparence, mais aussi en ce

qu’elle permet aux candidats d’exercer leur droit de recours éventuel. C’est également

une exigence de l’article 68 du CMP.

d) Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau

d’expédition) et au règlement (chèque) de la demande de cotation DC N° 4 Matériel

de bureau, matériel informatique et divers ont été versés au dossier et la procédure

concurrentielle éventuellement menée n’a pas été retracée, pour la mise en œuvre de

procédures de vérification propres, à nous permettre, de nous assurer de sa conformité

à l’article 20 du CMP et à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

e) Le bon de livraison ou l’attestation de service fait de la demande de cotation DC N° 5

Réparation de véhicules n’ont pas été joints au dossier, pour nous permettre de nous

assurer de l’effectivité des réparations.

f) L’avis Général de Passation des Marchés (article 16 du CMP) n’a pas été préparé et

publié non plus. Cette publicité doit se faire au moyen d’un journal à large diffusion).

g) nous avons noté que le FONIC a utilisé les dossiers- types d’appel d’offres dont la

mise en œuvre a été préconisée par l’ordonnance ministérielle N° 540/07/2009 du 5

janvier 2009, portant mise en place des dossiers types de passation des marchés

publics. Elle n’a par contre pas utilisé le modèle de Plan Prévisionnel de Passation des

Marchés élaboré par les autorités de contrôle et de régulation, et diffusé aux Autorités

Contractantes. Il convient de se conformer à ces dossiers-types pour la mise en œuvre

des procédures de passation des marchés.


Rapport Final

11

h) aux termes de l’article 10 du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d’ordre

intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été

élaboré par le FONIC, pour se conformer aux exigences règlementaires.

i) la DNCMP ne délivre pas de manière formelle un avis de non objection sur le

contrat, comme si la non objection sur la proposition d’attribution emportait celle du

contrat. Il convient de formaliser les non objections à toutes les étapes de contrôle a

priori (ANO sur le Projet de DAO, ANO sur le rapport d’analyse et la proposition

d’attribution, ANO sur le Projet de Contrat).

Au regard des points évoqués aux paragraphes 1 et 2 ci-avant, notre opinion est que les

performances du FONIC en matière vde passation et d’exécution des marchés ne sont pas

satisfaisantes .

SOMMAIRE

Pages

Lexique des abréviations et sigles 12

1 Tableau de synthèse des violations des textes législatifs et réglementaires 13

2 Contexte de l’intervention et objectifs de la mission 20

2.1 Contexte de l’intervention 21

2.2 Objectifs de la mission 22

2.2.1 Objectifs généraux 22

2.2.2 Objectifs spécifiques 22

2.2.3 Etendue des travaux à effectuer 23

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission 27

3 Approche méthodologique mise en œuvre 28

3.1 Revue approfondie des textes de référence 29

3.2 Analyse de l’organisation et de l’environnement de la passation des 30


Rapport Final

12

marchés

3.3

Vérification des différentes étapes de la passation des marchés 31

32

3.3.1 Audit de la préparation des marchés 33

3.3.2 Audit de la gestion de l’attribution 34

3.3.3 Audit de la gestion de l’exécution des marchés dans ses aspects

administratifs, financiers et physiques

35

4 Résultats des travaux 37

4.1 Revue du cadre institutionnel et de l’environnement de la passation des

marchés

38

4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.3.1

4.1.3.2

Autorité de Régulation des Marchés Publics

Direction National de Contrôle des Marchés Publics

Organes de la passation des marchés

Cellule de Gestion des Marché Publics

Cellule de Passation des Marchés

38

41

42

42

44

4.1.3.3 Commission de Réception des marchés 45

4.2 Documents de programmation de la passation des marchés 46

4.2.1 Plan de passation des marchés 46

4.2.2 Avis général de passation des marchés 47

4.2.3 Rappel des seuils applicables au FONIC 47

4.3 Examen des marchés 49

4.3.1 Périmètre couvert par nos travaux 49

4.3.2 Marchés conclus par Appel d’Offres 55

4.3.3 Marchés conclus par Entente Directe 87

4.3.4 Marchés conclus par Demande de Cotations 92

Liste des abréviations et sigles

AC Autorité Contractante

AGPM Avis Général de Passation des Marchés

ANO Avis de Non Objection

AOOI Appel d’Offres Ouvert International

AOON Appel d’Offres Ouvert National


Rapport Final

13

AOR Appel d’Offres Restreint

ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics

BPU Bordereau des Prix Unitaires

CD Commission Disciplinaire

CPM Commission de Passation des Marchés

CMP Code des Marchés Publics

CGMP Cellule de Gestion des Marchés Publics

COMESA Marché Commun de Afrique Orientale et Australe (Common Market for

Eastern and Southern Africa)

CPV Common Procurement Vocabulary (vocabulaire commun des marchés publics)

CR Consultation Restreinte

CRD Commission de Règlement des Différents

DAC Dossier d’Appel à la Concurrence

DAF Direction Administrative et Financière

DAO Dossier d’Appel d’Offres

DG Directeur Général

DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

DP Demande de Propositions

DC Demande de Cotations

DQE Devis Quantitatif Estimatif

ED Entente Directe

FBU Franc Burundais

FONIC Fonds National d’Investissement Communal

GBE Garantie de Bonne Exécution

GG Gré à Gré

GS Garantie de Soumission


Rapport Final

14

MEFPD Ministère de l'Economie et des Finances et de la Planification du

Développement

MSNDPHG Ministère de la Solidarité Nationale, des Droits de la Personne Humaine et du

Genre

NA Non Applicable

OI Observateur Indépendant

PPM Plan de Passation des Marchés

PSD Projet de Développement des Secteurs Financier et Privé

PRMP Personne Responsable des Marchés Publics

PVA Procès Verbal d’Attribution

PVO Procès Verbal d’Ouverture

SCA Sous-commission d’analyse

SCO Sous-commission d’ouverture

TDR Termes de Référence

TVAC Taxe sur la Valeur Ajoutée Comprise


Rapport Final

15

1 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS


Rapport Final

16

TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS

Description AO N°

DNCMP/176/F/2011

Gré à Gré N°

DNCMP 321/F/2012

AOO N°

DNCMP/28/F/2012

AOO N°

DNCMP/33/F/2011

Nature Fourniture de matériaux

pour la construction des

écoles fondamentales et

logements

Fourniture des

matériaux importés

pour la construction

des écoles

fondamentales et

villages

Fabrication et livraison

des huisseries

métalliques destinées à

la construction des

écoles fondamentales

(25 lots)

Fourniture de matériaux

importés pour la

construction de 113 écoles

et 192 logements (14 lots)

Attributaires 3 Attributaires 4 Attributaires 9 Attributaires 10 Attributaires

Montants en FBUTVAC 959 593 150 1 901 703 776 1 012 188 087 2 582 072 821

Violation de de l’article

9 du CMP : défaut de

mise en place d’une

CGMP

Violation de l’article 62.1

du CMP : mise en place

des sous-commissions par

la PRMP

Violation de l’article 42

du CMP : défaut

d’établissement des

rapports de la

Commission de Passation

des Marchés et de

l’observateur indépendant


du CMP sur le gré à gré


du CMP : défaut de

mention des critères de


Rapport Final

17

qualification dans l’avis

d’appel d’offres

Violation l’article 48 du

CMP : délai de

préparation des offres non

conforme

Critère de sélection

abusif, discriminatoire

contraire au principe de

libre accès à la commande

publique.


du CMP : défaut de

publication du PV

d’ouverture des plis

Entorse au principe

d’égalité de traitement des

candidats


du décret 100/123 du 11

juillet 2008 sur la

composition de la sous-

commission d’analyse


du CMP : défaut de

publication de la décision

déclarant l’appel d’offre

infructueux


du CMP : Introduction en

cours d’analyse, de

critères d’évaluation non

annoncés dans le DAO ou

non-respect des critères


du CMP : défaut de


Rapport Final

18

publication du PV

d’attribution


du CMP : défaut

d’information des

candidats non retenus


du CMP : contrat non

approuvé


du CMP : défaut de

restitution des garanties

de soumission des


Contrat non classé Violation de violation de

l’article 12 du CMP :

défaut de classement de

l’ANO de la DNCMP sur

le contrat


du CMP : défaut de

publication de

l’attribution définitive


du CMP : défaut de

décompte des pénalités de

retard

Non exhaustivité de

l’archivage des pièces de

marchés

Contrats non soumis aux

formalités de

l’enregistrement


Rapport Final

19

Description DC N°1 DC N°2 DC N°3 DC N°4 DC N°5

Nature Matériel de bureau,

matériel

informatique,

matériel de propreté,

matériel de cafétéria

Achat de trois billets

d’avion aller-retour

Impression d’un

journal de 8 pages

quadri recto verso sur

papier couché 150 gr

au format A4

Matériel de bureau,

matériel informatique et

divers

Réparation de véhicule

Attributaires MICA DUTY SHOP MANAF

FREIGHTERS

MISTER MINUTE

SERVICE

FAMILY DAN AND

STESSY

GARAGE MAXI SERVICE

Montants en FBU

TVAC

3 705 200 4 815 000 (1 605 000 l’unité)

2 596 000 3 073 820 1 392 400


du CMP : défaut de

mise en place de la

CGMP


de l’Ordonnance n°

540/1035/2008 : défaut

de consultation de cinq

fournisseurs

Violation des articles

60, 62 et 67.1 du CMP :

Confusion de Procès-

verbaux en un seul


du CMP : non

établissement d’un

cahier des charges


du CMP, sur les

conditions du gré à gré


Rapport Final

20


du CMP : défaut de


sous-commission

d’analyse


du CMP: Défaut

d’information des


du rejet de leurs offres


l’archivage des pièces

de marchés

Description DC N°6 DC N°7

Nature Impression de 500

calendriers de mur

A2

Achat de mobilier

Attributaires BASE

INTERNATIONAL

Alpha CD Technology

Montants en FBU

TVAC

4 999 660 1 097 400


du CMP : défaut de

mise en place de la

CGMP


de l’Ordonnance n°

540/1035/2008 : défaut

de consultation de cinq

fournisseurs


Rapport Final

21

Violation des articles

60, 62 et 67.1 du CMP :

Confusion de Procès-

verbaux en un seul


du CMP : non

établissement d’un

cahier des charges


du CMP, sur les

conditions du gré à gré


du CMP : défaut de


sous-commission

d’analyse


du CMP: Défaut

d’information des


du rejet de leurs offres


l’archivage des pièces

de marchés


Rapport Final

22

SECTION 2

CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION


Rapport Final

23

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2. CONTEXTE DE L’INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION

2.1 CONTEXTE DE L’INTERVENTION

Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot

considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence,

l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un Etat de

droit, le Gouvernement de la République du Burundi a procédé à une profonde réforme

de son système de gestion des finances publiques et de son système de passation des

marchés publics. Cette double réforme vise à rationaliser les dépenses publiques et aligner

le système de Passation des Marchés Publics sur les meilleures pratiques internationales

en la matière, notamment en se conformant aux directives du COMESA relatives à

l’harmonisation des marchés publics des Etats membres de la Communauté. Elle

comporte d’importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce

qu’elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade

de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, responsabilise davantage les

ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori.

Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l’Autorité de Régulation des

Marchés Publics (ARMP) sous forme d’autorité administrative indépendante, distincte du

service administratif chargé du contrôle a priori et a posteriori de la passation des

marchés, en l’occurrence la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

(DNCMP).

Les missions de l’ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l’autonomie

financière, s’organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des

marchés publics (conférées à la DNCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent

d’intervenir sur l’ensemble du secteur, tant à travers des missions d’assistance dans

l’élaboration des politiques ou de la conception d’outils de passation (documents et

formulaires standards…), qu’en matière de formation ou de développement du cadre

professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l’audit

et le règlement des conflits.

En particulier, l’ARMP a l’obligation de faire réaliser, à la fin de chaque gestion

budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la

réglementation en matière de passation, d’exécution et de contrôle des marchés et

conventions.


Rapport Final

24

La présente mission concerne la mise en œuvre d’une revue indépendante pour la

vérification, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des

conditions de régularité des procédures d’élaboration, de passation et d’exécution des

marchés publics, des avenants et marchés complémentaires conclus au titre des exercices

2011 et 2012 par les autorités contractantes indiquées à l’annexe 1 des présents termes de

référence.

2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION

2.2.1 Objectifs Généraux

L’objectif principal de la mission, au sein des autorités contractantes est de vérifier le

processus de passation et d’exécution des marchés conclus entre le 1er Janvier 2011 et le

31 décembre 2012, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures

édictées par le Code des Marchés Publics. Il s’agira principalement d’apprécier

l’adéquation des procédures de passation des marchés et les modalités de gestion des

contrats aux dispositions du CMP pour les dépenses effectuées par lesdites autorités

contractantes.

2.2.2 Objectifs Spécifiques

Les objectifs spécifiques sont les suivants :

se faire une opinion sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les

contrats sélectionnés ;

Vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d’économie, d’efficacité,

d’équité et de transparence, édictés par le CMP ;

Fournir autant que possible, une opinion sur la qualité des contrats, incluant les

aspects techniques et économiques ;

Identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en

particulier dans les cas de rejet d’offres moins - disantes, de fractionnement de

marchés, de non-respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non-

respect des éléments constitutifs des cahiers des charges, de non-respect des seuils

fixés pour les avenants, de non-respect des règles de publicité et de communication,

etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement

sur l’acceptabilité de telles situations au regard des dispositions du CMP ;

Procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l’exhaustivité,

l’efficacité et la pertinence de leur traitement par l’autorité contractante et établir le

pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en

ce qui concerne les pliantes finalement soumises au Comité de Règlement des

Différends de l’ARMP, le consultant examinera aussi le degré d’application (en

pourcentage), par l’autorité contractante, des décisions y relatives, de même que la

pertinence de ces décisions, pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de

revue de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP),


Rapport Final

25

Examiner la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de cette

direction ;

Dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par

rapport au niveau d’exécution ;

Examiner et évaluer les situations d’attribution de marchés par entente directe : le

consultant passera en revue l’ensemble des marchés passés par entente directe et

déduira en fin de revue d’une part, les pourcentages en montant et en nombre des

marchés de gré à gré par rapport à l’ensemble des marchés passés par l’autorité

contractante et, d’autre part, les pourcentages en montant et en nombre des marchés de

gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; il évaluera aussi dans toute la

mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente

directe ;

Examiner la conformité de l’organisation en matière de passation de marchés et,

fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d’application, des

recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des Cellules

de Gestion des Marchés Publics (CGMP), des Commissions des Marchés (CM), des

Commission d’Ouverture et d’Analyse des offres, des Commissions de Réception et

des différents contrôles internes des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP) ;

Examiner les éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives) telles

qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque mondiale ;

Formuler des recommandations pour le futur.

Conformément aux termes de références, nous nous sommes appuyés sur l’expert

désigné par l’ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités

contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre

efficace de nos travaux.

En fin de mission, une formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en matière de

passation de marchés sera organisée à l’intention de cinq (5) experts de l’ARMP et

cinq (5) experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics DNCMP.

Les sessions de formation seront organisées au siège de l’une desdites institutions.

2.2.3 Etendue des travaux

Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités

contractantes figurant dans le périmètre de vérification défini dans les termes de

référence, de l’application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation et de

l’exécution des marchés quelle que soit la source de financement ( des ressources

internes et ressources externes) de leurs budgets (budget de l’Etat pour les services

centraux des ministères ; budgets des organismes rattachés aux ministères, soumis à

l’application du CMP ; budgets des collectivités territoriales), la formulation de


Rapport Final

26

recommandations tant au niveau organisationnel qu’au niveau de la passation et de

l’exécution des marchés.

A cet effet, nous avons, comme indiqué dans les termes de références et dans notre

proposition technique:

a) en début de mission, et en rapport avec l’ARMP, sélectionné et validé un

échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des

marchés. L’échantillon est composé comme suit :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la

DNCMP (non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et par consultation restreinte.

Pour chacune des premières catégories de marchés, nous nous sommes assurés que la

distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et types

de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux).

Toutefois, pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle

a été exhaustif.

b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon

(publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de

passation choisie, couverture budgétaire, rapports d’évaluation des offres,

traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des

attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais

des paiements, respect des délais d’exécution, respect des procédures de

réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, nous avons apprécié la

conformité des avis de la DNCMP avec la réglementation ;

c) à l’examen et à l’analyse du respect de certaines dispositions particulièrement

importantes du CMP telles que, l’inscription préalable des marchés dans les

plans de passation de marchés et les avis généraux d’appels d’offres,

l’attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les

conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes

d’éclaircissement formulées par les candidats, l’approbation des marchés par

les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les

seuils des avenants, le respect des délais d’exécution, les cas de résiliation,

etc. ;

d) à l’élaboration des statistiques sur les marchés ; nous avons procédé, en

particulier, à une analyse comparative de l’utilisation de méthodes non ou peu

compétitives (ententes directes, appels d’offres restreints, avenants, demandes

de cotations) ; nous avons procédé également à la détermination du temps


Rapport Final

27

moyen de traitement des dossiers par les Cellules de Gestion des Marchés

Publics et des autres Commissions connexes, et la fourniture des statistiques

sur le nombre de dossiers (DAO, Rapport d’évaluation) rejetés par la DNCMP,

e) à l’examen de la qualité, la transparence et l’efficacité des opérations de

passation des marchés de l’autorité contractante, de même son organisation

institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de

suivi et de contrôle) ; diagnostic approfondi des Cellules de Gestion des

Marchés Publics et des autres Commissions connexes ;

f) à la vérification de l’enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la

production des garanties de restitution d’avances et des garanties de bonne

exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, l’émission

formelle d’ordres de service s’agissant des travaux, la réception par les

commissions ad-hoc des travaux et fournitures, l’existence et ou la mise à jour

du manuel des procédures de marchés et consultations restreintes s’agissant

des entreprises publiques et établissements publics, agences et collectivités

locales, l’application des pénalités de retard prévues et intérêts moratoires, etc.

g) à l’examen d’éventuels indices de fraude et de corruption ou d'autres pratiques

(manœuvres collusoires, manœuvres restrictives, manœuvres obstructives)

telles qu'elles sont définies dans les Directives publiées par la Banque

mondiale ;

h) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du

CMP ;

i) à l’animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d’audit en

matière de passation de marchés au bénéfice de 5 experts de l’ARMP et 5

experts de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics (DNCMP).

Modalités d’échantillonnage des marchés audités:

Nous avons constitué la liste des marchés conclus en identifiant deux catégories :

les marchés ayant atteint le seuil de contrôle de la DNCMP qui ont donc fait

l’objet d’un contrôle a priori ;

les marchés n’ayant pas atteint le seuil de contrôle.

Par la suite un échantillon correspondant à 10% pour la première catégorie et 15%

pour la deuxième on été extraits aux fins de la revue.

Cependant, comme mentionné ci-avant, chaque fois que le nombre de contrats d’une

catégorie a été inférieur à 10, la revue a été exhaustive.

De même, les marchés conclus par entente directe et par consultation restreinte ont été

examinés à 50%.


Rapport Final

28

Pour les marchés passés par entente directe, le consultant prendra les dispositions pour

s’assurer le contrôle des prix de revient.

Dans ses recommandations, le Consultant donnera des indications claires sur les marchés dans

lesquels il y a des indices des fraudes et de corruption afin de permettre à l’ARMP de

poursuivre les investigations appropriées.

L’Audit de l’exécution physique a constitué la deuxième phase de la mission et fait l’objet

d’un rapport séparé.

2.2.4 Rapports émis au terme de la mission

Comme indiqué dans les termes de référence, nous avons produit à l’issue de la

mission et pour chaque autorité contractante les documents ci-après :

i) Un rapport d’étape en cinq exemplaires deux semaines ouvrables après le

démarrage de la mission ;

ii) Un rapport individuel provisoire en 5 exemplaires 60 jours ouvrables après

le début des prestations ;

iii) Un rapport individuel final en cinq exemplaires 10 jours après notification

des observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui disposeront

de 5 jours ouvrables pour ce faire ;

iv) Un rapport individuel final en version définitive, 5 jours après notification

des dernières observations de l’ARMP et des autorités contractantes qui

disposeront de 5 jours pour ce faire.

Ces différents rapports ont été soumis sur support informatique reproductible, en

fichiers PDF et Word.

Outre une description des procédures d’audit utilisées, les rapports comprennent

également un sous rapport sur la qualité des structures de passation des marchés

(notamment Commission de Passation des Marchés, Cellules de Gestion des Marchés

Publics et contrôles internes). Ce sous rapport portera sur l’analyse des insuffisances

en rapport avec le CMP et un sous rapport de synthèse sur le degré de respect des

dispositions du CMP par les autorités contractantes.

Nous procéderons, pour chaque autorité contractante, à une analyse approfondie des

indicateurs de suivi et de contrôle et à la formulation d’une opinion sur les

performances des autorités contractantes par rapport auxdits indicateurs

Les rapports seront élaborés conformément aux indications des termes de référence.


Rapport Final

29

SECTION 3 APPROCHE METHODOLOGIQUE


Rapport Final

30


Rapport Final

31

3. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Pour atteindre les objectifs décrits ci – avant, nous avons mis en œuvre les phases de travaux

ci - après :

3.1 PHASE N° 1 REVUE DES TEXTES DE REFERENCE

Nous avons effectué à l’entame de la mission une prise de connaissance approfondie du cadre

général de la passation des marchés publics, avec notamment une revue des textes législatifs

et règlementaires en vigueur et de l’ensemble des référentiels de base applicables à la

passation des marchés et à l’autorité contractante à savoir :

- règlement régional du COMESA en matière de passation des marchés publics,

- loi N° 1/01 du 04 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi,

- loi 1/12 du 18 avril 2006 portant mesures de prévention et de répression de la

corruption et des infractions connexes,

- loi du 19 mars 1964: annexe III portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique

- décret-loi n° 1/171 du 10 décembre 1971 portant Règlement Général sur la

Comptabilité Publique. - décret N° 100/119 du 07 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de l’Autorité de Régulation des Marchés publics,

- décret N° 100/120 du 08 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

- décret N° 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés publics,

- décret N° 100/35 du 26 octobre 2010, portant nomination des membres de la

Commission Spéciale chargée des dérogations pour la passation des marchés de

gré à gré présentant un caractère secret,

- ordonnance N° 540/1035/2008 du 06 octobre 2008, portant seuils de passation,

de contrôle et de publication des marchés publics,

- ordonnance N° 540/753/2009 du 08 juin 2009, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur,

- ordonnance N° 540/249/2010 du 14 février 2010, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics pour les entreprises publiques à

caractère commercial,

- ordonnance N° 540/169/2011 du 17 février 2011, portant seuils de passation, de

contrôle et de publication des marchés publics à financement extérieur.des

documents types de passation des marchés

- ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers

types de passation des marchés publics

- décisions de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.


Rapport Final

32

3.2 PHASE N° 2 DETERMINATION DE L’ECHANTILLON DES MARCHES A

EXAMINER

Conformément aux termes du Chapitre 3 des termes de référence de la mission, nous avons

procédé à la sélection d’un échantillon représentatif de l’ensemble des marchés de chaque

autorité contractante à examiner, de façon à nous faire une opinion fiable sur la régularité,

l’efficience et l’efficacité de l’ensemble des opérations. Cet échantillon a été constitué en

respectant la répartition suivante :

- au moins 10% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DNCMP (non

compris les marchés par entente directe) ;

- au moins 15% des marchés n’atteignant pas les seuils de contrôle de la DNCMP

(non compris les marchés par entente directe) ;

- 50% des marchés passés par entente directe et des consultations restreintes

La mise en œuvre de l’approche par les risques (voir Phase 3 : analyse de l’organisation et de

l’environnement de la passation des marchés), nous a conduits à procéder par sondage à

l’intérieur des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, « …un audit consiste à examiner

par sondage les éléments probants... », et il s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas

d’anomalies dites significatives (matérialité ou seuil de signification).

Pour les besoins de nos travaux nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés à l’intérieur des 2 premières

catégories de marchés, sus-ciblées. Les caractéristiques de l’échantillon répondent à un certain

nombre d’impératifs, notamment être représentatif de la population de marchés passés par

l’autorité contractante et de taille suffisante pour étayer les conclusions de l’audit.

Au sein d’une même catégorie (à l’exclusion des ententes directes qui sont vérifiées à 50%),

la sélection a tenu compte des critères suivants :

- le seuil financier du marché, en se basant sur le montant élevé ;

- la spécificité, la complexité, et le degré de sensibilité : les procédures dérogatoires

ou complexes comportent des risques de dysfonctionnements difficilement

décelables (appels d’offres restreints et consultations restreintes, notamment) ;

- la fréquence du contentieux : nous avons procédé à la revue systématique de tous

les marchés ayant fait l’objet de réclamations soumise au Comité de Règlement

des Différends de l’ARMP et / ou aux tribunaux

A cet effet, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la

constitution d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur

lequel ont porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis de reconstituer un

second échantillon ayant également fait l’objet de vérifications.

Pour chaque catégorie de marché dont la population est inférieure à 10, la revue a couvert

l’ensemble des marchés passés.


Rapport Final

33

3.3 PHASE N° 3 ANALYSE DE L’ORGANISATION ET DE L’ENVIRONNEMENT

DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission nous avons effectué une revue succincte de

l’organisation et du fonctionnement du FONIC pour apprécier sa capacité à mettre en œuvre

de manière efficace les procédures et opérations de marchés par la mise en œuvre des modules

d’analyse et d’évaluation ci - après :

- analyse de l’organisation institutionnelle mise en place en application des

dispositions des articles 6 à 9 de la loi portant CMP et du décret N° 100/123 du 11

juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics (CGMP),

- évaluation des performances des Personnes Responsables des Marchés Publics

(PRMP), des CGMP, des Commissions de Passation des Marchés (CPM) et des

Commissions de Réception (évaluation des capacités des agents affectés à ces

structures et du respect par l’autorité contractante de l’indépendance qui leur est

conférée par la réglementation),

- revue de la conformité des actes de nomination des membres des organes de

passation des marchés (Cellule de Gestion des Marchés Publics, Commission de

Passation des Marchés, Commission de Réception, Sous-commission d’Ouverture,

Sous-commission technique d’Analyse des offres)

- analyse des systèmes de gestion financière et des procédures de contrôle interne

pour apprécier leur aptitude à gérer efficacement la commande publique tout en

respectant la nécessité d’éviter l’exécution de fonctions incompatibles par les

intervenants,

- évaluation de la qualité des procédures de passation des marchés quant à leur

conception et à leur correcte mise en œuvre,

- contrôle de la régularité des dépenses.

Cette analyse de l’environnement de la passation des marchés revêt une importance de tout

premier plan dans l’approche risque que nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette

mission. En effet le risque d’audit comprend une composante risque inhérent portant sur

l’environnement et liée à l’intégrité, à l’expérience, à la compétence de la direction, aux

pressions fortes qu’elle est susceptible de subir… Nos programmes de vérification ont été par

conséquent modulés pour circonscrire ce risque inhérent de manière à réduire le risque

d’audit.

Par ailleurs, l’analyse approfondie des procédures et du système de contrôle interne évoquée

ci – avant, nous a permis, de circonscrire le risque de contrôle c'est-à-dire l’incapacité du

système de contrôle interne des Autorités Contractantes à détecter et corriger à temps les

anomalies dans la mise en œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.

Aussi, notre analyse des trois systèmes d’organisation, d’information et de contrôle de

chaque Autorité Contractante nous a permis de faire une évaluation de la pertinence de la

définition des pouvoirs, des responsabilités et de la séparation des fonctions d’une part et,

d’autre part d’évaluer la capacité desdits systèmes à maîtriser les risques liés aux opérations


Rapport Final

34

de passation des marchés relativement aux assertions d’audit (exhaustivité des

enregistrements, existence ou réalité des enregistrements, transcription des droits et

obligations, valorisation des opérations, présentation des informations, rattachement des

opérations à la bonne période) . Cette phase est au cœur de l’approche par les risques que

nous avons mise en œuvre dans le cadre de cette mission.

3.4 PHASE N° 4 VERIFICATION DES DIFFERENTES ETAPES DE LA

PASSATION DES MARCHES

La mise en œuvre de l’approche par les risques ci-avant mentionnée nous a conduits à

procéder par sondage « un audit consiste à examiner par sondage les éléments probants » et il

s’agit d’être raisonnablement sûr qu’il n’existe pas d’anomalies dites significatives.

Précisons que les termes de référence ont donné des indications sur la taille des échantillons à

constituer pour les différents types de marchés.

Ainsi, pour les besoins de nos travaux, nous avons utilisé les techniques d’échantillonnage

appropriées de manière à couvrir toutes les natures de marchés. A cet effet, comme indiqué ci-

avant, nous avons mis en œuvre une approche à deux niveaux qui a comporté la constitution

d’un premier échantillon déterminé par sélection systématique ou au hasard sur lequel ont

porté les vérifications. La nature des anomalies décelées a permis dans certains cas de

reconstituer un second échantillon sur lequel ont également porté nos vérifications. L’analyse

et la projection des résultats ont permis soit de tirer des conclusions, soit de réévaluer le

risque d’échantillonnage.

Les contrôles préalables suivants ont été effectués :

- revue du plan prévisionnel de passation des marchés afin d’apprécier la conformité

de son établissement à l’article 15 du CMP,

- rapprochement du plan prévisionnel transmis à la DNCMP avec celui qui nous a

été remis ; nous rappelons que le PPM doit être publié par la DNCMP mais le

portail des marchés publics n’est toujours pas fonctionnel,

- rapprochement de l’avis général de passation des marchés avec le plan

prévisionnel ; sous ce rapport, il y’a lieu de noter que l’AGPM n’a pas été préparé

et publié par le FONIC,

- contrôle et rapprochement de l’état d’exécution du plan prévisionnel avec la

situation d’exécution budgétaire et avec les mouvements cumulés des comptes

fournisseurs retracés dans la balance auxiliaire des comptes fournisseurs et/ avec

les comptes d’immobilisation au moyen du tableau de variation des

immobilisations,

- sélection, conformément aux termes de référence de la mission, d’un échantillon

de marchés à contrôler sur la base de critères combinés liés au mode de passation,

au montant et au type de marchés, mais aussi en tenant compte d’un certain

nombre de critères énoncés ci-dessus (voir Phase 2 : détermination de l’échantillon

des marchés à auditer),

- contrôle de la correcte mise en œuvre de toutes les étapes de la passation des

marchés.


Rapport Final

35

Pour l’exécution de cette PHASE N° 4, nous avons mis en œuvre les MODULES de travaux

ci-après qui épousent les contours des différentes étapes de la passation des marchés.

3.3.1 MODULE 1 - AUDIT DE LA PREPARATION DES MARCHES

La préparation des marchés concerne la période couvrant l’élaboration du Dossier d’Appel à

la Concurrence (DAC) à la réception des offres.

Dans cette étape de contrôle, les questions qui se posent de prime abord sont les suivantes :

- le besoin est – il bien défini, quantifié et valorisé, conformément à l’article 19 du

CMP ?

- le besoin est- il réel ? répond-il exclusivement au besoin de l’Autorité

Contractante ?

- le marché résulte-t-il d’un regroupement de besoins suivant leur homogénéité ou

leur unité fonctionnelle ? N’est-il pas le résultat d’un fractionnement ?

- la passation du marché est-elle conforme à la réglementation ?

Les contrôles ont porté sur les aspects relatifs :

- à la conformité du mode de passation utilisé au regard des seuils de passation, (le

risque à circonscrire c’est qu’une méthode de passation inappropriée soit

utilisée ; la démultiplication de procédures de Demandes de cotation peut cacher

un fractionnement des marchés ; tous les marchés dont le montant avoisine les

seuils de passation des marchés par AO seront couverts à 100% ; les marchés

attribués à des fournisseurs selon une fréquence anormalement élevée seront

particulièrement surveillés) ;

- au respect des règles en matière de revue préalable, par la DNCMP, des dossiers

d’appel à la concurrence, des rapports d’évaluation ou des contrats ; à cette étape,

il sera aussi procédé à la revue des avis délivrés par la DNCMP afin de déterminer

s’ils sont conformes ou non à la réglementation ;

- à l’autorisation préalable de la DNCMP sur toutes les procédures dérogatoires,

dont les ententes directes (au-delà des autorisations c’est la question de

l’opportunité des ED qui sera examinée ; la part des marchés passés par ED

sera vérifiée par rapport au seuil limite de 10% qu’elle ne doit pas dépasser ; la compétitivité des coûts sera également examinée ; la nature des informations

nécessaires au contrôle des prix de revient est-elle précisée dans le contrat ? Le

contrôle des prix de revient est- il effectif ? L’Autorité Contractante est–elle

outillée pour effectuer ce contrôle ?) ;

- au respect des règles de publicité et / ou de sélection des soumissionnaires

potentiels (il faudra déceler toutes les entraves au libre accès à la commande

publique et à l’information équilibrée des soumissionnaires) ;

- au contenu, à la clarté et à l’exhaustivité des dossiers d’appel à candidatures et à la

concurrence, (appréciation de la pertinence des critères d’évaluation et

d’attribution, identification de tous les critères discriminatoires constituant des

entraves au libre accès à la commande publique qu’il s’agisse des spécifications

techniques ou des critères de qualification) ;

- au contenu des avis d’appel à candidatures et / ou invitations à soumissionner,

- au respect des délais de préparation des offres ;


Rapport Final

36

- à la gestion de la période de préparation des offres notamment la gestion des

interactions avec les soumissionnaires (réponses dans les formes et les délais

requis aux interrogations formelles communiquées à tous les soumissionnaires par

la PRMP ou la personne désignée à cet effet dans le DAC, informations sur

l’ouverture) ;

- vérification de l’existence des registres des marchés côtés et paraphés (dates

d’envoi des DAC, dates d’arrivée des offres, vérification des convocations des

membres de la CPMP).

3.3.2 - MODULE 2 - AUDIT DE LA GESTION DE L’ATTRIBUTION

L’attribution concerne la période allant de la date d’ouverture des plis à la date d’approbation

du marché. Les contrôles ci-après ont été effectués :

- vérification du contenu des procès-verbaux d’ouverture des offres, de l’effectivité

de leur publication et de leur transmission aux soumissionnaires à leur demande,

- vérification de la conformité des informations consignées dans le procès-verbal ou

rapport d’évaluation des offres avec le contenu des offres,

- vérification de la conformité de l’évaluation, notamment entre l’évaluation de

l’offre et l’évaluation du soumissionnaire à travers les critères de

qualification,

- vérification de l’utilisation exclusive des critères d’évaluation annoncés dans le

DAC,

- contrôle de l’application des critères de correction des offres financières,

- contrôle de la réalité économique des prix proposés dans le cadre des ententes

directes, des consultations restreintes et des Demandes de cotation,

- contrôle d’existence des soumissionnaires pour identifier les éventuelles

collusions ou les conflits d’intérêt,

- vérification du contenu des procès-verbaux d’attribution provisoire (vérification du

contrôle des critères de qualification du soumissionnaire),

- vérification du contenu des lettres de notification de l’attribution provisoire

(vérifier l’existence et apprécier la pertinence de l’avis de la DNCMP si requis),

- vérification de la publicité des attributions provisoires et du contenu des avis,

- vérification de l’information des soumissionnaires non retenus et des réponses à

leurs demandes d’informations,

- appréciation de la gestion des recours par l’Autorité Contractante et par l’ARMP,

- vérification du contenu des marchés et des éventuels PV de négociation dans les

marchés de prestations intellectuelles (vérification et appréciation de l’avis

éventuel de la DNCMP),

- vérification de l’existence d’une couverture budgétaire suffisante et préalable,

- vérification de l’approbation (respect des délais, motifs de rejet éventuel conforme

aux dispositions du code à savoir l’absence de crédits suffisants),

- vérification de la publicité des attributions définitives et du contenu des avis,

- vérification du respect des délais de passation des marchés (appréciation de la

performance de l’AC en termes de délai pour prononcer l’attribution provisoire ;

attribution pendant la période de validité des offres sinon vérifier l’existence d’une

demande formelle de prorogation de la durée de validité des offres ; et


Rapport Final

37

subséquemment application de la formule d’actualisation qui doit figurer dans le

DAO conformément à l’article 106 du CMP),

- vérification de la restitution des garanties de soumission dans les délais requis.

3.3.3 - MODULE 3 - AUDIT DE LA GESTION DE L’EXECUTION DES MARCHES

DANS SES ASPECTS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS ET PHYSIQUES

L’audit de contrôle de matérialité examiné à ce niveau. Il portera sur 25% des marchés en

cours d’exécution ou déjà exécutés par l’autorité contractante pour l’exercice concerné par

l’audit, en excluant les contrats non éligibles au contrôle physique, auxquels s’ajouteront tous

les marchés ayant fait l’objet de litiges et ceux passés par entente directe.

Les diligences ci-après ont été mises en œuvre :

- vérification du respect du formalisme de la notification qui fait courir les délais

contractuels,

- vérification du recueil des garanties (garantie de bonne exécution), de leur

conformité aux modèles fournis dans les DAC et de leur durée de validité,

- vérification de la conformité des formes des garanties aux dispositions

réglementaires (Article 99 du CMP),

- vérification du non-paiement du premier décompte avant la constitution du

cautionnement définitif (Article 97 du CMP),

- vérification du respect des délais d’exécution des marchés et éventuellement de

l’application des clauses de pénalités,

- vérification du contenu du contrat avec celui contenu dans le DAC ou ayant fait

l’objet d’examen administratif, juridique et technique de la DNCMP,

- vérification de la conformité des avenants éventuels,

- vérification de la gestion des éventuels litiges,

- évaluation de l’efficacité du suivi de l’exécution par la CGMP (processus de

validation des différentes étapes d’exécution, respect des dispositions relatives au

paiement par rapport aux livrables…) ;

Le contrôle de la cohérence entre l’exécution physique et l’exécution

financière des marchés a fait l’objet d’une attention toute particulière. Nous

avons vérifié la sincérité des procès-verbaux de réception ou des attestations

de services faits produits à l’appui des demandes de décaissements. D’autres

vérifications ont été effectuées : vérification de la réception effective des biens et

services. Cette vérification de la matérialité des prestations, a été faite d’une

part au regard du contrôle de la régularité des commissions de réceptions

constituées et d’autre part de la transcription et du suivi des transactions dans

la comptabilité matières.

- vérification de la mise en œuvre des garanties en cas de besoin (garantie de bonne

exécution, retenue de garantie et garantie décennale),

- vérification de la levée des cautionnements dans les délais requis,

- appréciation, lorsque c’est possible, du taux de disponibilité des équipements par

rapport aux normes sectorielles. A cet effet, nous avons procédé à l’examen du

nombre et de la fréquence des pannes, de leurs natures, des délais d’intervention


Rapport Final

38

des fournisseurs pour les équipements sous garantie ou des prestataires pour les

appareils sous contrat de maintenance ;

- diagnostic sur l’état des ouvrages, équipements, fournitures, ou rapports (pour les

prestations intellectuelles) par référence à leur prix à leur description dans le

marché et à leur état actuel, compte tenu de leur âge et leurs conditions

d’utilisation.


Rapport Final

39

SECTION 4 RESULTATS DES TRAVAUX


Rapport Final

40

4. RESULTATS DES TRAVAUX

4.1 CADRE INSTITUTIONNEL DE LA PASSATION DES MARCHES

L’article 6 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi

définit le cadre institutionnel des opérations de passation des marchés qui s’articule autour de

trois structures à savoir :

- l’Autorité de Régulation des Marchés Publics

- la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics

- les organes en charge de la passation des marchés institués au niveau des Autorités

Contractantes

4.1.1 L’AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP)

Les articles 13 et 14 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué l’ARMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par le

décret 100/119 portant création, organisation et fonctionnement de l’ARMP.

L’article 3 du décret 100/119 du 7 juillet 2008 dispose : « L’ARMP a pour mission d’assurer

la régulation du système de passation des marchés publics et des conventions de délégation de

services publics.

Cette mission de régulation a pour objet d’émettre des avis, propositions ou recommandations

dans le cadre de la définition des politiques et de l’assistance à l’élaboration de la

réglementation en matière de marchés publics et de délégation de service public, contribuer à

l’information, à la formation de l’ensemble des acteurs de la commande publique, au

développement du cadre professionnel et à l’évaluation des performances des acteurs du

système de passation, d’exécution et de contrôle des marchés publics et des délégations de

service public, d’exécuter des enquêtes, de mettre en œuvre des procédures d’audits

techniques et/ou financiers indépendants, de sanctionner les irrégularités constatées, de

procéder au règlement non juridictionnel des litiges nés à l’occasion de la passation des

marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, elle est chargée de :

- veiller, par des études et des avis réguliers, à la saine application de la réglementation

et des procédures relatives aux marchés publics et délégations de service public et de

proposer au Gouvernement et aux institutions en charge des marchés publics et

délégations toutes recommandations ou propositions de nature à améliorer et renforcer

l’efficience du système des marchés publics ;


Rapport Final

41

- élaborer, diffuser et mettre à jour en collaboration avec la Direction Nationale de

Contrôle des Marchés Publics (DNCMP), les ministères techniques compétents, les

organisations professionnelles, les documents types, manuels de procédures, guides

d’évaluation et progiciels appropriés ;

- collecter et centraliser, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des

Marchés Publics, en vue de la constitution d’une banque de données, la documentation

et les statistiques sur l’attribution, l’exécution et le contrôle des marchés publics et

délégation de service public ; à cet effet, l’ARMP reçoit des autorités contractantes

copies des avis, autorisations, procès verbaux, rapports dévaluation, marchés et de tout

rapport d’activité dont elle assure la bonne tenue et la conservation dans les archives

relatives aux marchés et conventions ;

- évaluer périodiquement la capacité des institutions en charge des marchés publics et

délégation de service public, ainsi que les procédures et les pratiques du système de

passation des marchés publics, et proposer des actions correctives et préventives de

nature à améliorer la qualité de leurs performances, dans un souci d’économie, de

transparence et d’efficacité ;

- initier, en collaboration avec la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics,

des programmes de formation, de sensibilisation et d’information des opérateurs

économiques et des institutions concernées par les marchés publics et les délégations

de service public sur le cadre réglementaire et institutionnel de la passation des

marchés publics, notamment à travers la publication régulière d’un journal Officiel des

Marchés Publics ;

- suivre et apporter son appui à la mise en œuvre du programme de renforcement des

capacités humaines et institutionnelles en matière de passation des marchés publics et

délégations de service public ;

- assurer le Contrôle des procédures de certification des entreprises, participer à

l’élaboration des normes, spécifications techniques, systèmes de management de la

qualité applicables aux marchés publics et délégations de service public ;

- procéder au recrutement d’observateurs indépendants selon des modalités définies par

voie réglementaire qui seront chargés d’assister sans voie consultative ou délibérative

aux séances d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et d’approbation des

propositions d’attribution de la Commission de Passation des Marchés ou de la

Direction de Contrôle des Marchés compétente et rémunérés sur le budget de

l’ARMP ;

- assurer par le biais d’audits indépendants techniques et/ou financiers, le contrôle a

posteriori de la passation, de l’exécution des marchés et délégations de service public ;

à cette fin, l’Autorité de Régulation des Marchés Publics commande, à la fin de


Rapport Final

42

chaque exercice budgétaire, un audit indépendant sur un échantillon aléatoire de

marchés, transmet aux autorités compétentes les cas de violations constatées aux

dispositions légales et réglementaires en matière de passation, d’exécution et de

contrôle des marchés publics ou délégations de service public ;

- initier ou faire procéder sur la base d’une demande ou d’une information émanant de

toute personne intéressée, à tout moment, à des enquêtes portant sur la transparence et

les conditions de régularité au regard des législations et réglementations nationales et

internationales des procédures de passation ainsi que des conditions d’exécution des

marchés publics ou délégations de service public ; à ce titre, l’ARMP est habilité à

ester en justice dans le cadre de sa mission visant à s’assurer du respect par l’ensemble

des acteurs du système de réglementation en matière de marchés publics, de

délégations de service public, et notamment à proscrire la corruption, ces

investigations sont réalisées par des agents de l’ARMP assermentés dont le

recrutement, le statut et les pouvoirs sont déterminés par décret ;

- prononcer, conformément aux dispositions de la présente loi, les sanctions pécuniaires

et/ou d’exclusion visées à l’article 144 du Code des Marchés Publics, à l’encontre des

acteurs du secteurs privé, en cas d’atteinte par ces derniers à la réglementation

applicable, notamment dans les cas avérés de corruption ou d’infractions assimilables

dans le cadre de l’attribution et de l’exécution des marchés publics et délégations de

service public ;

- recevoir les recours exercés par les candidats et soumissionnaires, ou même

s’autosaisir des violation de la réglementation en matières de marchés publics et

délégations de service public, tenter de concilier les parties concernées, avant de

statuer sur le litige et prononcer les sanctions prévues par les dispositions de la

présente loi ; statuer sur les recours opposant une ou plusieurs entités administratives ;

- recevoir et transmettre aux autorités compétentes les cas de violations constatées de la

réglementation pénale, fiscale, de la fonction publique et de la concurrence ;

- assurer la liaison avec tout organe ou institution régionale, communautaire ou

internationale ayant compétence dans le domaine des marchés publics et créée aux

termes d’un Traité ou d’une Convention auxquels la république du Burundi est partie ;

recevoir ou recevoir toute information à la dite institution spontanément ou à sa

demande dès lors qu’elle rentre dans le champ de compétence de cette autorité ;

diligenter toute investigation à la requête de la dite institution s’agissant de violations

à la réglementation régionale, communautaire ou internationale des marchés publics à

l’occasion d’une procédure de passation ou d’exécution d’un marché public ou

délégation de service public, qu’elle ait été commise sur le territoire de la république

du Burundi ou dans le territoire d’une partie au Traité ou à la Convention, par une

entreprise domiciliée au Burundi ;


Rapport Final

43

- participer aux réunions régionales et internationales ayant trait aux marchés publics et

délégations de service public et entretenir des relations de coopération technique avec

les organismes régionaux et internationaux agissant domaine ;

- transmettre au Président de la République, aux Vice-présidents de la République, au

Président de l’Assemblée Nationale, au Président du Sénat, et au Président de la Cour

des Comptes, un rapport annuel sur l’efficacité et la fiabilité du système de passation,

d’exécution et de contrôle des marchés publics et délégations de service public, assorti

de toutes recommandations susceptibles de l’améliorer ; réaliser toute autre mission

relative aux marchés publics

4.1.2 LA DIRECTION NATIONALE DE CONTROLE DES MARCHES

PUBLICS (DNCMP)

Les articles 11 et 12 de la loi N°1/01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du

Burundi ont institué la DNCMP et défini ses missions et attributions qui ont été précisées par

le décret 100/120 du 8 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

DNCMP qui est placée sous la tutelle du Ministre ayant les Finances dans ses attributions.

Les missions et attributions de la DNCMP sont définies par l’article 3 du décret 100/120 du 8

juillet 2008 ci-avant mentionnée.

La Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics est chargée de contrôler a priori la

procédure de passation des marchés publics d’un montant supérieur à un seuil fixé par voie

réglementaire et des délégations de service public et a posteriori les procédures de passation

des marchés d’un montant inférieur audit seuil ; elle assure également des missions de suivi

de l’exécution des marchés publics et des délégations de service public.

A ce titre, la Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics :

- émet un avis de non objection sur les dossiers d’appel d’offres avant le lancement de

l’appel à la concurrence et la publication correspondante ; ainsi que sur leurs

modifications éventuelles dans les délais prévus par les dispositions pertinentes du

code des marchés publics ;

- accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des Autorités

Contractantes lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur le rapport d’analyse comparative des propositions et

le procès-verbal d’attribution provisoire du marché, élaborés par la Commission de

Passation du Marché ;

- procède à un examen administratif, juridique et technique du dossier de marché avant

son approbation et au besoin adresse à l’Autorité Contractante toute demande

d’éclaircissement, de modification de nature à garantir la conformité du marché avec

le dossier d’appel d’offres et la réglementation en vigueur ;

- émet un avis de non objection sur les projets d’avenants ;


Rapport Final

44

- apporte, en tant que de besoin, un appui technique aux Autorités Contractantes depuis

la préparation des dossiers d’appel d’offres jusqu’à la réception définitive des

prestations.

4.1.3 ORGANES DE LA PASSATION DES MARCHES INSTITUES AU SEIN DE

L’AUTORITE CONTRACTANTE

Nous nous sommes assurés de la mise en place effective ou non des organes de la passation

des marchés et pouvons donner un avis motivé sur la conformité de leurs compositions avec

les dispositions du Code des Marchés Publics et apprécier l’efficacité de leur fonctionnement.

4.1.3.1 CELLULE DE GESTION DES MARCHES PUBLICS (CGMP)

La Cellule de Gestion des Marchés Publics du FONIC, compétente pour les opérations de

passation des marchés (planification, préparation des dossiers d’appel d’offres et de

consultation et de la procédure de passation), doit être instituée par ou sur proposition de la

Personne Responsable des Marchés Publics de l’Autorité Contractante comme stipulé dans le

décret N° 100/123 du 11 juillet 2011 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics pris en application des dispositions des articles 6 et 9

de la loi N° 1/ 01 du 4 février 2008 portant Code des Marchés Publics du Burundi.

Nous notons que la date limite d’institution de cette Cellule de Gestion des Marchés Publics

n’est pas indiquée dans les textes règlementaires ; il conviendrait, dans le cadre du processus

de révision en cours du Code des Marchés Publics, de préciser une date butoir à laquelle

toutes les Autorités Contractantes doivent se conformer pour constituer leur Cellule de

Gestion des Marchés Publics (CGMP).

Il y’a lieu également de préciser que les membres de la CGMP sont normalement nommés

pour un exercice budgétaire ; ainsi, pour éviter que des CGMP non renouvelées au titre d’un

exercice budgétaire continuent à opérer en dehors de tout cadre règlementaire, une date limite

de constitution ou de renouvellement de cette structure doit être indiquée par voie

règlementaire. Cette date pourrait être fixée au 5 janvier de l’exercice budgétaire au titre

duquel les membres de la CGMP sont nommés.

Nous n’avons pas obtenu l’ordonnance ministérielle mettant en place la CGMP du FONIC.

Cependant, en date du 1er septembre 2011, le Directeur Général du FONIC a pris une note

N°16/FONIC/2011 en remplacement de la note N° 9/2010 du 22 décembre 2010 pour nommer les

membres de la Commission Interne de Passation des Marchés répartis en deux Cellules : la Cellule

chargée de l’analyse des marchés et la Cellule chargée de l’attribution des marchés avec pour chacune

un Président, un vice président, un secrétaire et un membre. Cette structuration de la Commission de

Passation des Marchés (terminologie consacrée par le CMP) n’est pas conforme aux textes

règlementaires. La sous-commission d’analyse doit comprendre cinq (5) personnes au regard des

dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Une note N°3 a été prise le 9 février 2012 remplacée par la note N°18 du 17 juin 2012 qui institue la

commission interne de passation des marchés avec désignation de la « commission chargée


Rapport Final

45

d’ouverture » et de la « commission chargée d’analyse et d’attribution ». Cette composition ne répond

pas à l’esprit du code qui veut que les sous-commissions d’ouverture et les sous-commissions

d’analyse soient constituées ponctuellement et que leurs membres soient interchangeables en

fonction des particularités des marchés concernés et du profil des membres de la Commission de

Passation des Marchés. En instituant des sous-commissions fixes, le FONIC ne se conforme pas au

CMP et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné.

Nous devons nous assurer que la CGMP utilise les dossiers-types élaborés par l’ARMP et

entérinés par l’ordonnance 540/07/2009 du 5 janvier 2009 portant mise en place des dossiers-

types de passation des marchés publics., Il convient de signaler que le FONIC utilise les

documents-types élaborés par l’ARMP aussi bien pour l’élaboration du Plan Prévisionnel de

Passation des Marchés que pour la confection des Dossiers d’Appel à la Concurrence.

Sous ce rapport, nous relevons que certaines dispositions des dossiers -types devraient faire

l’objet de correctifs notamment celle relative, entre autres que nous mentionnerons plus loin,

aux moyens de constitution de la garantie de soumission. En effet, il est prévu au terme des

dispositions du point 19.3 des IC relatif à la garantie des offres que celle-ci peut aussi être

constituée au moyen d’un chèque certifié. Nous précisons qu’un chèque certifié est émis sur le

compte du client pour lequel, la banque certifie que la provision existe et est bloquée jusqu’au

terme du délai légal de présentation dudit chèque qui est de huit jours ; au-delà de ce délai, la

banque ne garantit plus le maintien de la provision et le titulaire du compte peut en disposer

librement. Ainsi, si le chèque de banque peut valablement constituer une garantie de

soumission parce qu’étant de la trésorerie immédiate, il n’en est pas de même pour le chèque

certifié. Cette insuffisance d’un des éléments constitutif du corpus règlementaire devrait faire

l’objet de correction dans le cadre du processus de révision du CMP.

En outre, des correctifs devraient être apportés au point 30. « Corrections des erreurs » de la

Sous-section I.1 des Instructions aux Soumissionnaires. En effet le cas d’omission d’un

article ou d’un poste, n’a pas été prévu par les dossiers types et nous avons observé, lors de

l’examen d’un marché d’une autre autorité contractante que, pour un tel cas, la commission a

tout simplement écarté les offres des soumissionnaires concernés. Or, en cas d’omission d’un

article ou d’un poste par un soumissionnaire, la norme et la pratique des marchés publics

recommandent que le prix le plus élevé, proposé par les autres soumissionnaires, pour ce

poste, lui soit appliqué et son offre corrigée à cet effet. Il conviendrait donc de revoir les

dossiers types de passation des marchés de travaux et de fournitures et d’apporter les correctifs

nécessaires, sur ce point.

Aux termes de l’article 10 du décret 100/123 ci-avant mentionné, un règlement d’ordre

intérieur de la CGPM doit être élaboré et mis en œuvre; ce document n’a pas été élaboré par

le FONIC pour se conformer aux exigences règlementaires.


Rapport Final

46

4.1.3.2 COMMISSION DE PASSATION DES MARCHES (CPM)

Le Directeur Général du FONIC, Personne Responsable des Marchés Publics et Président de

la Cellule de Gestion des Marchés Publics, placée sous son Autorité, en vertu de l’article 1 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement des CGPM

doit mettre en place la Commission de Passation des Marchés dont les membres doivent être

nommés pour une période d’un an conformément à l’article 16 du décret ci-avant mentionné.

Nous notons que la Commission de Passation des Marchés n’a pas été instituée au niveau du

FONIC, conformément à l’article 4 du décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant mentionné.

Ce faisant, le Directeur Général du FONIC, Personne Responsable des Marchés et Président

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics placée sous son autorité, en vertu de l’article 1

du décret 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement des

CGPM, n’a pas mis en place la Commission de Passation des Marchés.

En effet, c’est par note de service que le Directeur Général du FONIC nomme une

commission chargée de la préparation du Dossier d’Appel d’Offres, relatif à chaque marché.

La commission est subdivisée en une cellule chargée de l’élaboration du DAO et une cellule

chargée de la lecture dudit DAO.

Par une autre note de service, une Commission Interne de Passation des Marchés, répartie en

deux (2) cellules, est nommée, avec une commission chargée de l’ouverture et une

commission d’analyse et d’attribution des Marchés.

Par note de service une Commission, chargée de l’analyse et de l’attribution des offres du

marché, est nommée.

Et il convient de dire que cette manière de procéder n’épouse pas les contours de la

réglementation, en vigueur. En effet, un problème de terminologie a été noté dans les actes de

nomination des membres de la commission de passation des marchés. Les notes de service

parlent de Commission Interne, en lieu et place de la Commission de Passation des Marchés.

Des cellules d’analyse et d’attribution ont été mises en place, en lieu et place de sous-

commissions, alors qu’aux termes de l’article 9 du Code des Marchés Publics, une Cellule de

Gestion des Marchés Publics (CGMP), placée auprès de la Personne Responsable des

Marchés Publics, est chargée de la planification, de la préparation des dossiers d’appel

d’offres et de consultation et de la procédure de passation.

La composition de la commission des marchés, avec désignation de la « commission chargée

d’analyse et d’attribution » ne répond pas à l’esprit du code (article 62 et 67 du CMP) qui veut

que les sous-commissions d’analyse soient constituées ponctuellement et que leurs membres

soient interchangeables en fonction des particularités des marchés concernés et du profil des

membres de la Commission de Passation des Marchés, conformément à l’article 19 du décret


Rapport Final

47

100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics.

En instituant des sous-commissions fixes, le FONIC ne se conforme pas au CMP et audit

décret.

En outre, c’est le Président de la Commission de Passation des Marchés qui doit nommer les

membres desdites sous-commissions, conformément à l’article 62-1 du CMP et au terme de

la séance d’analyse des offres, le rapport d’analyse et de synthèse doit être soumis à la

Commission de Passation des Marchés, compétente, qui est habilitée à procéder à la

proposition d’attribution du marché à la PRMP et non une commission d’attribution.

Il convient alors, de solliciter des autorités du FONIC de mettre à jour leur manuel de

procédure, afin de le mettre en harmonie, avec la règlementation.

Comme indiqué ci-avant, la Commission de Passation des Marchés doit être instituée au sein

de la Cellule de Gestion des Marchés Publics, par la Personne Responsable des Marchés

Publics de l’Autorité Contractante ; sous ce rapport, il y’a lieu de préciser qu’une confusion

est souvent faite entre l’Autorité Contractante qui est la Personne Morale et la Personne

Responsable des Marchés Publics qui est la Personne Physique qui représente l’Autorité

Contractante pour les opérations de passation des marchés. C’est la Commission de Passation

des Marchés qui a en charge la conduite des opérations d’ouverture des plis, d’examen des

candidatures et d’évaluation des offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires.

Elle fait les propositions d’attribution provisoire des marchés après examen des rapports de la

sous-commission d’analyse des offres qui a procédé à l’évaluation et au classement des offres.

Il y’a lieu aussi de préciser que la Commission de Passation des Marchés doit faire des

propositions d’attribution à la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité Contractante.

Une reformulation du texte de l’article 14 du décret 100/123 du11 juillet 2008 portant

création, organisation et fonctionnement des CGPM serait souhaitable pour éviter la

confusion entre ses alinéas 4 et 5.

4.1.3.3 COMMISSION DE RECEPTION

Conformément aux dispositions de la loi N° 1/01/ du 4 février 2008 portant Code des

Marchés Publics, en son article 9 et au décret 100/123 du 11 juillet 2008, en son article 23,

une Commission de Réception doit être instituée au sein de la Cellule de Gestion des Marchés

Publics pour procéder aux opérations de réception et de vérification de l’exécution conforme

des prestations objet des marchés conclus.

Nous nous sommes assurés pour tous les marchés figurant dans notre échantillon-test que ces

Commissions de Réception ont été instituées à chaque fois que de besoin et nous n’avons noté

aucun cumul de fonctions incompatibles. Nous nous sommes également assurés que la

DNCMP a désigné, à chaque fois que de besoin, un observateur qui a assisté aux opérations

de réception, signé les procès verbaux qui ont été transmis au Directeur de la DNCMP, pour

approbation, conformément aux dispositions de l’article 25 du décret 100/123 du 11 juillet

2008.


Rapport Final

48

4.2 DOCUMENTS DE PROGRAMMATION DE LA PASSATION DES MARCHES

Dans le cadre de l’exécution de notre mission, nous devons procéder à la revue du Plan

Prévisionnel de Passation des Marchés de l’état d’exécution dudit PPM, de l’Avis Général de

Passation des Marchés et apprécier leur établissement conforme aux modèles normalement

prescrits par l’Organe chargé de la Régulation des Marchés Publics. Il convient de signaler

qu’aucun texte règlementaire n’a entériné ou ordonné la mise en place des modèles de PPM et

d’AGPM.

Nous notons que les dates limites de dépôt et de publication de ces documents de planification

des marchés publics ne sont pas non plus indiquées dans les textes qui organisent la

commande publique au Burundi ; il s’agit de manquements auxquels il conviendrait de

remédier dans le cadre de la refonte des textes qui gouvernent la commande publique au

Burundi.

4.2.1 PLAN PREVISIONNEL ANNUEL DE PASSATION DES MARCHES (PPM)

Le Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés doit être établi et transmis à la

Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics conformément aux dispositions de

l’article 15 du Code des Marchés Publics. Il appartient à l’Autorité Contractante d’en assurer

la publicité par une insertion au Journal Officiel des Marchés Publics. Au regard des bonnes

pratiques en matière de passation des marchés publics, aucun Avis Spécifique de Passation de

Marché ne peut être publié avant l’expiration d’un délai minimum, généralement admis, de

sept jours à compter de la publication du Plan Prévisionnel Annuel de Passation des Marchés

ou de sa révision à l’exception des cas prévus par l’article 40 du CMP.

Il convient de préciser que l’inscription dans le PPM des acquisitions envisagées doit être

obligatoire lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de passation des marchés par appel

d’offres tel que spécifié dans l’article 5 du CMP et les ordonnances ministérielles portant

fixation des seuils de passation, de contrôle et de publication des marchés publics

(ordonnance N° 540/1035/2008 du 6 octobre 2008, ordonnance N°540/249/2010 du 14 février

2010 relative aux entreprises publiques à caractère commercial, ordonnance 540/169/2011 du

17 février 2011 remplaçant l’ordonnance N° 540/753/2009 du 8 juin 2009 relatives aux

marchés publics à financement extérieur).

L’examen des Plans de Passation des Marchés établis par le FONIC au titre des exercices

2011 et 2012 (article 15 du CMP,) a permis de noter que l’Autorité Contractante s’est

conformée au modèle prescrit par l’Autorité de Régulation des Marchés Publics.

Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (PPM) n’a pas été publié conformément aux

prescriptions de l’article 15 du CMP. Il faut noter, à la décharge du FONIC, que le journal

officiel des marchés publics, de même que le portail des marchés publics ne sont pas encore

opérationnels.

Le Code des Marchés ne fixe pas de date limite de transmission du Plan Prévisionnel de

Passation des Marchés aux Organes de Contrôle et de Régulation des Marchés Publics mais la

règle généralement admise sur le plan international recommande que cette transmission soit

effective au plus tard le 31 décembre de l’exercice N pour les opérations de passation des


Rapport Final

49

marchés de l’exercice budgétaire N+1. Ce PPM doit être validé par la DNCMP et posté sur le

portail des marchés publics.

4.2.2 AVIS GENERAL DE PASSATION DES MARCHES (AGPM)

Aux termes de l’article 16 du Code des Marchés Publics, le FONIC doit publier un Avis

Général de Passation des Marchés selon le modèle prescrit par l’ARMP et le DNCMP. Le

Code des Marchés ne fixe pas de date limite de publicité de l’Avis Général de Passation des

Marchés mais la règle généralement admise sur le plan international recommande que ces

opérations soient effectuées avant la fin du mois de janvier de l’exercice budgétaire concerné.

Il convient de préciser pour ce qui concerne les prestations intellectuelles que leur inscription

dans l’AGPM n’est en principe obligatoire que lorsque leur coût estimatif atteint le seuil de

seuil de revue a priori de la DNCMP sur les Dossiers d’Appel à la Concurrence (DAC).

Nous avons noté que le FONIC a établi l’AGPM et n’a pas publié d’AGPM pour les deux

exercices sous revue. Cette publicité de l’AGPM pourrait se faire au moyen d’un journal à

large diffusion (Le Renouveau par exemple).

4.2.3 RAPPEL DES SEUILS APPLICABLES AU FONIC

Les seuils de passation, de contrôle préalable et d’approbation des marchés du FONIC sont

résumés dans les tableaux récapitulatifs ci – après :


Rapport Final

50

TABLEAU DE SYNTHESE DES SEUILS DE PASSATION, DE CONTRÔLE ET DE PUBLICATION APPLICABLES AU FONIC EN VERTU DE L’ARTICLE 5

DU CODE DES MARCHES PUBLICS, DE L’ORDONNANCE 540/1035/ 2008 DU MINISTRE DES FINANCES PRIS EN APPLICATION DE L’ARTICLE 12 DU

CODE DES MARCHES PUBLICS

Type de marchés

Seuils de

passation par

Appel d’Offres

Seuils de contrôle DNCMP et seuils de publication Garantie de

soumission

1 à 2% du montant

prévisionnel

Garantie de bonne

exécution

Maximum 5% du

montant du marché

Contrôle a priori du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

Seuil de publication du

Dossier d’Appel à la

Concurrence

sur le plan

international

Contrôle a posteriori

pour marchés avec

publication de l’appel

d’offres

Contrôle a

posteriori simple

consultation écrite

d’au moins trois

candidats

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

en application

de l’article 5 du

CMP

Article 2 de l’Ordonnance

n°540/249/2010 en

application de l’article 5

du CMP

Article 3 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010 en

application de l’article

5 du CMP

Articles 1 et 2 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

Article 1 de

l’Ordonnance

n°540/249/2010

Article 92 du CMP Article 96 du CMP

Travaux

≥ 10 000 000 ≥ 20 000000 > 1 000 000 000 10 000 000 ≤ x <

20 000000

<10 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Fournitures et

services

≥ 5 000 000 Fournitures :

≥ 15 000 000

Fournitures :

> 700 000 000

Fournitures : 5

000 000 ≤ x <

15 000 000

<5 000 000 Pas de seuil Pas de seuil

Services : ≥ 15 000 000 Services :

> 50 000000

Services : 10 000 000 ≤

x < 30 000000

Prestations

Intellectuelles

≥ 5 000 000

≥ 15 000 000

> 50 000000 5 000 000 ≤ x < 15

000000

<5 000 000

NA

N/A


Rapport Final

51

4.3 EXAMEN DES MARCHES

4.3.1 PERIMETRE COUVERT PAR NOS TRAVAUX

Le tableau récapitulatif ci – après donne le volume et la valeur cumulée des marchés

présentés et couverts au titre des exercices 2011 et 2012 :

Modes de passation de

marchés

Typologie des marchés

présentés


revus

Taux de

couverture

Nombre Montant Nombre Montant Nombre Montant

Appel d’offres ouvert

(AOO) 3 4 553 854 058 3 4 553 854 058 100,00% 100,00%

Appel d’offres restreint

(AOR) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) 28 48 647 572 7 21 679 480 25,00% 44,56%

Entente directe

(Gré/Gré) 1 1 901 703 776 1 1 901 703 776 100,00% 100,00%

Avenant - - - - - -

TOTAL 32 6 504 205 406 11 6 477 237 314 34,38% 99,59%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE

PASSATION EN NOMBRE ET EN VALEUR

AOO 9%


(AOR) 0%

DC 88%

Gré/Gré 3%

Avenant 0%

En nombre

AOO 70% Appel

d’offres restreint (AOR)

0%

DC 1%

Gré/Gré 29%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

52

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 EN

NOMBRE ET EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DES EXERCICES 2011 ET 2012 PAR MODE DE


Marchés revus 34% Marchés

non revus 66%

En nombre

Marchés revus 100%

Marchés non

revus 0%

En valeur

AOO 27%


(AOR) 0%

DC 64%

Gré/Gré 9%

Avenant 0%

En nombre

AOO 70%


(AOR) 0%

DC 0%

Gré/Gré 30%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

53

Nous présentons à titre indicatif pour chacun des exercices sous revue la situation des

marchés présentés et revus :

EXERCICE 2011


marchés


présentés


revus

Taux de couverture

%



(AOO) 2 3 541 665 971 2 3 541 665 971 100,00% 100,00%


(AOR) - - - - - -

Demande de Proposition

(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) 9 22 791 034 2 7 411 000 22,22% 32,52%

Entente directe

(Gré/Gré) - - - - - -

Avenant - - - - - -

TOTAL 11 3 564 457 005 4 3 549 076 971 36,36% 99,57%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE


AOO 18%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0% DC 82%

Entente directe (Gré/Gr

é) 0%

Avenant 0%

En nombre

AOO 99%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

DC 1%

Entente directe

(Gré/Gré)

0%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

54

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2011 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés non

revus 36% Marchés

revus 64%

En nombre

Marchés non

revus 100%

Marchés revus

0%

En valeur

AOO 50%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP) 0%

DC 50%

Entente directe

(Gré/Gré)

0%

Avenant 0%

En nombre

AOO 100%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP)

0%

DC 0%

Entente directe

(Gré/Gré)

0%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

55

EXERCICE 2012


marchés


présentés


revus

Taux de couverture

%



(AOO) 1 1 012 188 087 1 1 012 188 087 100,00% 100,00%


(AOR) - - - - - -

Demande de Proposition

(DP) - - - - - -

Demande de Cotation

(DC) 19 25 856 538 5 14 268 480 26,32% 55,18%

Entente directe

(Gré/Gré) 1 1 901 703 776 1 1 901 703 776 100,00% 100,00%

Avenant - - - - - -

TOTAL 21 2 939 748 401 7 2 928 160 343 33,33% 99,61%

CARTOGRAPHIE DES MARCHES PRESENTES AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE


AOO 5%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP) 0%

DC 90%

Gré/Gré 5%

Avenant 0%

En nombre

AOO 34%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP) 0%

DC 1%

Gré/Gré 65%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

56

CARTOGRAPHIE DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 EN NOMBRE ET

EN VALEUR

DISTRIBUTION DES MARCHES COUVERTS AU TITRE DE L’EXERCICE 2012 PAR MODE DE PASSATION

EN NOMBRE ET EN VALEUR

Marchés revus 33% Marchés

non revus 67%

En nombre

Marchés revus 100%

Marchés non

revus 0%

En valeur

AOO 14%


(AOR) 0%

Demande de

Proposition (DP) 0%

DC 72%

Gré/Gré 14%

Avenant 0%

En nombre

AOO 35% Appel

d’offres restreint

(AOR) 0% Demand

e de Proposition (DP)

0%

DC 0%

Gré/Gré 65%

Avenant 0%

En valeur


Rapport Final

57

4.3.2 MARCHES PASSES PAR APPEL D’OFFRES

AO N° DNCMP/176/F/2011 FOURNITURE DE MATERIAUX POUR LA

CONSTRUCTION DES ECOLES FONDAMENTALES ET LOGEMENTS

Date de transmission

du DAO N°

-

Date de publication de

l’AO

13 Mai 2011

Date limite de dépôt

des offres

13 Juin 2011

Délai de préparation

des offres

30 jours

Date d’ouverture des

plis

13 Juin 2011 à 11 heures 03 minutes

Date de l’analyse

technique

1ère

analyse 15 Juin 2011

1ère

Ré-analyse 8 Août 2011

2ème

Ré-analyse ?

Date d’attribution 1ère

attribution 16 Juin 2011

2ème

attribution 2 Septembre 2011

Date d’ANO de la

DCMP sur le DAO

-

Date de l’attestation

d’existence de crédits

12 Décembre 2011 (KANTORE AND SONS PARTNERS

LIMITED)

Date d’ANO de la

DCMP sur le rapport

d’analyse et procès-

verbal d’attribution

1er

ANO 7 Juillet 2011

2ème

ANO 29 Septembre 2011


l’attribution provisoire

-

Date d’ANO de la

DCMP sur le projet de

contrat

-

Date de souscription 29 Septembre 2011

Date d’approbation 3 Octobre 2011 Lot 1 NSABIYUMVA JEANNETTE

(construction des écoles)


Rapport Final

58

Date d’immatriculation -

Date de notification 29 Septembre 2011

Date d’enregistrement

du contrat

-


l’avis d’attribution

définitive

-

Délai d’exécution 30 jours calendaires

Garantie de soumission Construction des écoles fondamentales :

Lot1 : 1 000 000 FBU,

Lot 2 : 400 000 FBU,

Lot 3 : 500 000 FBU,

Construction des logements :

Lot 1 : 12 000 000 FBU,

Lot 2 : 7 000 000 FBU.

Attributaire Lot 1 NSABIYUMVA JEANNETTE (construction des écoles)

Lot 3 SANGE (construction des écoles)

KANTORE AND SONS PARTNERS LIMITED (lot 1 et lot 2

construction des logements)

Montant du marché en

FBU TVAC

Lot 1(construction des écoles) : 48 120 750

Lot 1(construction des écoles) : 24 503 000

Lot 1 et lot 2 (construction des logements) : 886 969 400

Publicité de


Notification de


Les marchés ont été notifiés le 29 Septembre 2011.

Le support de publication de l’avis d’attribution définitive n’est

pas classé dans le dossier.

Non conformités Le support de publication du PV d’ouverture des plis, n’a pas été


Rapport Final

59

classé dans le dossier.

Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal

Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des

marchés publics non fonctionnel non plus.

Les sous- commission d’analyse sont composées de trois (3) et de

quatre (4) membres alors que le minimum requis est de cinq (5)

membres, en violation de l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de la

Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Une commission d’attribution a été mise en place par note de

service, alors que la commission d’attribution n’existe pas dans la

nomenclature des organes de passation des marchés.

Les marchés ont été attribués par une commission d’attribution

alors que c’est la Commission de Passation des Marchés Publics

qui est habilitée à faire des propositions d’attribution des marchés

à la PRMP.

Des incohérences ont été notées entre les différents rapports

d’analyse et de ré-analyse mis à notre disposition, le PV

d’attribution et les avis de non objection successifs de la DNCMP.

La commission a introduit en cours d’analyse, une combinaison

non annoncée dans le règlement de la consultation, en violation de

l’article 63 du CMP.

Le lot 2 de la construction des écoles a été attribué à

NDORICIMPA JEAN BOSCO, alors que la DNCMP a demandé

sa relance, faute d’attributaire.

Les lettres d’information des candidats non retenus, n’ont pas été

classées dans le dossier. Cette information des soumissionnaires

non retenus, du rejet de leurs offres, est une formalité essentielle

de l’achèvement de la procédure de passation au regard de

l’exigence de transparence, mais aussi en ce qu’elle permet aux

candidats d’exercer leur droit de recours éventuel. C’est

également une exigence de l’article 68 du CMP.

Les justificatifs de la restitution des garanties de soumission des

candidats non retenus, n’ont pas été mis à notre disposition, en

violation de l’article 75.3 du CMP.

Le support ou le justificatif de publication du PV d’attribution,

après validation par la DNCMP n’a pas été mis à notre

disposition, en violation de l’article 67.2 du CMP.

Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal

Officiel des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des


Rapport Final

60

marchés publics, non fonctionnel non plus.

Le support de publication des avis d’attribution définitive n’ont

pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 76 du

CMP.

Le justificatif de la notification de la lettre de commande du lot 2

de la Construction des écoles à SANGE, n’a pas été classé dans le

dossier.

Le contrat du lot 2 de la Construction des écoles dont SANGE est

titulaire n’a pas été classé dans le dossier.

L’ANO de la DNCMP sur les contrats dont le cumul des montants

dépasse le seuil, n’a pas mis à notre disposition, en violation de

l’article 12 du CMP.

La garantie de bonne exécution, des titulaires des marchés, ont été

fournies au-delà du délai de dix (10) jours calendaires, à compter

de la notification du marché, en violation de l’article 7 du contrat.

Plusieurs mises en demeure (au moins deux (2)) ont été adressées

à NSABIYUMVA JEANNETTE, titulaire marché du lot 1 de la

construction des écoles, mais le justificatif du décompte des

pénalités de retard n’a pas été classé dans le dossier, en violation

de l’article 109 du CMP.

Les ordres de transfert ou de virement, relatifs à l’exécution des

marchés, n’ont pas été classés dans le dossier.

Recommandations Il convient alors, de solliciter des autorités du FONIC de mettre à

jour leur manuel de procédure afin de le mettre en harmonie, avec

la règlementation ;

Pour les pièces administratives, nous recommandons aux autorités

de permettre aux soumissionnaires, de disposer d’un délai pour

pouvoir les compléter, avant l’attribution du marché et ne pas

prendre le risque d’éliminer les meilleures offres techniques, à

l’entame de la procédure.

Veiller à classer dans le dossier de passation le support de

publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de

demandes de transmission, le cas échéant et les justificatifs de

transmission dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;

Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du

11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de

la Cellule de Gestion des Marchés Publics, sur la composition de

la sous-commission d’analyse et la mention des fonctions et

qualités de ses membres.


Rapport Final

61

Se conformer aux dispositions de l’article 63 du CMP, sur la

conformité des critères d’évaluation au DAO ;


publication du PV d’attribution (article 67 du CMP) ;

Se conformer aux dispositions de l’article 68 du CMP, sur

l’information des candidats non retenus ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 12 du CMP, en

requérant l’ANO de la DNCMP sur le contrat ;

Veiller au classement, dans le dossier, du support de publication

de l’avis d’attribution définitive (article 76.2 du CMP) ;

Se conformer aux dispositions de l’article 7 du contrat sur le délai

de fourniture de la garantie de bonne exécution ;

Mettre à la disposition des auditeurs toutes les pièces de règlement

des marchés ;

Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les meilleurs

délais (ARMP) ; rendre opérationnel le portail des marchés

publics ;

Se conformer à la règlementation des marchés publics et veiller au

classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés dans

les dossiers de passation des marchés.

Il conviendrait de recommander à l’ARMP d’élaborer et de

diffuser un manuel de classement et d’archivage des documents

de passation des marchés publics, pour une bonne tenue des

dossiers de marchés.

Commentaires de

l’Autorité Contractante

- Sur la mise en harmonie du manuel des procédures du

FONIC avec la règlementation : Mise à jour déjà effectuée

avec les manuels de réforme du FONIC.

- Sur la disposition d’un délai pour compléter les pièces

administratives par les soumissionnaires, le CMP n’est pas

précis en la matière et il serait souhaitable que cet article

figure dans le nouveau CMP.

- Sur le support de publication du PV d’ouverture des plis et

transmission du PV aux soumissionnaires le FONIC

procédait par affichage sur le tableau d’affichage se

trouvant dans les enceintes de nos bureaux.

- Sur la conformité avec l’article 19 du décret 100/123 du 11

juillet 2008, actuellement, il existe au sein du FONIC, une

CGMP nommé par ordonnance ministérielle, ce qu’il faut

ajuster c’est la façon dont les sous-commissions sont

nommées.

- Sur l’information des candidats non retenus, l’article 68 est


Rapport Final

62

à présent observé car à chaque marché les

soumissionnaires sont informés des résultats de l’analyse.

- Sur l’ANO de la DNCMP sur le contrat de marché, à

présent, le FONIC demande toujours le contrôle de visa

avant que le contrat ne soit acheminé au Ministère des

Finances.

- Sur le délai de fourniture de la garantie de bonne exécution, le

dépassement de ce délai ne dépendait pas de la volonté du

FONIC car l’attributaire se heurtait à des difficultés

administratives avec la banque émettrice de cette garantie.

Le FONIC a toujours veillé à ce qu’aucun paiement ne soit

effectué avant la présentation de cette garantie.

- Sur le classement et l’archivage de pièces de marchés, le

FONIC, avec l’appui des partenaires essaie de renforcer

les capacités de son personnel en la matière pour parier à

ce problème.

Appréciation du

Consultant

- Sur la mise à jour du manuel de procédure par les autorités

du FONIC, nous prenons acte de vos commentaires et

nous réjouissons de la parfaite convergence de vue, sur ce

point.

- Sur le délai de remise des pièces administratives, ce point

n’est pas pris en compte par le CMP. Il s’agit

effectivement d’une suggestion, adressée aux autorités de

la République du Burundi, de permettre aux candidats aux

marchés, de pouvoir compléter les pièces administratives

requises, dans les DAO, avant l’attribution du marché, au

lieu de les éliminer à l’entame de la procédure.

- Sur la publication du PV d’ouverture des plis, nous

prenons acte de vos commentaires.

Mais l’article 60.3 du CMP exige la publication et non l’affichage,

même si la publication doit être effectuée au Journal Officiel des

Marchés Publics, pas encore édité ou sur le portail des marchés

publics, non fonctionnel, non plus. La recommandation reste de

mise.

- Sur l’existence au sein du FONIC d’une CGMP nommée

par ordonnance ministérielle, nous prenons acte de vos

commentaires et vous encourageons à vous approprier les

dispositions du CMP et de ses décrets d’application, pour

la mise en place des sous-commissions de passation des

marchés.


Rapport Final

63

- Sur le respect des dispositions de l’article 68 du CMP,

nous prenons acte de vos commentaires et de votre

engagement, à vous conformer à la loi.

- Sur l’observation de la demande de visa de la DNCMP sur

le contrat, nous prenons acte de vos commentaires et de

votre engagement, à vous conformer à la loi.

- Sur le délai de fourniture de la garantie de bonne

exécution, nous prenons de vos commentaires et de votre

engagement, à vous conformer à la loi.

- Sur l’archivage des documents relatifs à la passation des

marchés, nous prenons acte de vos commentaires et votre

engagement à vous y atteler.

AOO N° DNCMP/28/F/2012 FABRICATION ET LIVRAISON DES HUISSERIES

METALLIQUES DESTINEES A LA CONSTRUCTION DES ECOLES

FONDAMENTALES (25 LOTS)

Date de transmission du

DAO N° DNCMP/28/F/2012

-

Date d’ANO de la DCMP

sur le DAO

-

Date de publication de l’avis

d’appel d’offres

09 février 2012

Date limite de dépôt des

offres

09 mars 2012

Délai de préparation des

offres

28 jours

Date d’ouverture des plis 09 mars 2012

Période validité des offres 90 jours

Date de l’évaluation

technique

16 mars 2012


Rapport Final

64

Date d’attribution 16 mars 2012



-

Date de demande d’ANO à la

DNCMP sur le procès-verbal

d’attribution

-

Date d’ANO de la DNCMP

sur le procès-verbal

d’attribution

03 avril 2014

Date de notification

d’attribution provisoire

Ets Budeda Serge : 17 avril 2012

SOGEM, SOCOS, ECOMOD : 18 avril 2012


l’attribution provisoire

-

Date d’ANO de la DCMP

sur le projet de contrat

-

Date de souscription Ets Budeda Serge : 13 avril 2012

ECOMOD : 17 avril 2012

SOGEM, SOCOS : 18 avril 2012

Date d’approbation 18 avril 2012 approuvé par le Ministre du Développement

Communal et le Ministre des Finances, de la Planification et

du développement économique (date de signature non

indiquée)

Date de notification 07 mai 2012 (lettre non transmise)

Date d’information du

candidat non retenu et

restitution de sa garantie de

soumission

-

Date de publication de l’avis

d’attribution définitive

-

Délai d’exécution 60 jours

Garantie de soumission - 750 000 FBU pour chacun des lots 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8,

9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 23

- 300 000 FBU pour chacun des lots 5, 22, 24

- 600 000 FBU pour le lot 25.

Attributaires SOCOS Lot 1 : 227

fenêtres

avec

imposte

46 951 500 FBU

TVAC

Lot 2 : 227 46 951 500 FBU


Rapport Final

65

fenêtres

avec

imposte

TVAC

Lot 3 : 227

fenêtres

avec

imposte

46 951 500 FBU

TVAC

Ets Budeba Serge Lot 4 : 227

fenêtres

avec

imposte

46 909 950 FBU

TVAC

Lot 7 : 312

fenêtres

sans

imposte

47 424 000 FBU

TVAC

Lot 11 : 312

fenêtres

sans

imposte

49 296 000 FBU

TVAC

ECOMOD Lot 5 : 92

fenêtres

avec

imposte

16 132 016 FBU

TVAC

Lot 17 : 312

fenêtres

sans

imposte

54 193 152 FBU

TVAC

Lot 25 : 176

portes sans

imposte

26 645 344 FBU

TVAC

ECOTRAR Lot 6 : 312

fenêtres

sans

imposte

49 202 375 FBU

TVAC

Lot 8 : 312

fenêtres

sans

imposte

49 202 375 FBU

TVAC

Lot 9 : 312

fenêtres

49 202 375 FBU

TVAC


Rapport Final

66

sans

imposte

NGONI Lot 10 : 312

fenêtres

sans

imposte

44 772 000 FBU

TVAC

Lot 12 : 312

fenêtres

sans

imposte

44 772 000 FBU

TVAC

Lot 13 : 312

fenêtres

sans

imposte

44 772 000 FBU

TVAC

BETUCO Lot 14 : 312

fenêtres

sans

imposte

49 452 000 FBU

TVAC

Lot 18 : 312

fenêtres

sans

imposte

49 530 000 FBU

TVAC

Lot 20 : 312

fenêtres

sans

imposte

49 608 000 FBU

TVAC

ESTRAGECHY Lot 15 : 312

fenêtres

sans

imposte

43 680 000 FBU

TVAC

Lot 16 : 312

fenêtres

sans

imposte

43 680 000 FBU

TVAC

Lot 19 : 312

fenêtres

sans

imposte

43 680 000 FBU

TVAC

SOGEM Lot 21 : 120

fenêtres

20 124 000 FBU

TVAC


Rapport Final

67

sans

imposte

Entreprise Interaction Lot 22 : 240

portes avec

imposte

49 056 000 FBU

TVAC

Notification et publicité de l’attribution provisoire -

Publicité de l’attribution définitive

Notification de l’attribution définitive

-

Non conformités

La lettre portant avis de la DNCMP sur le DAO n’est pas

jointe au dossier.

L’avis d’appel d’offres n’indique pas la durée de validité de

la garantie bancaire.

Concernant les demandes d’éclaircissements pouvant être

émises par les soumissionnaires, le point B.7) du RPAO

indique que « Des questions relatives au DAO peuvent être

adressées par écrit, à la Direction Générale du FONIC, au

plus tard, à la date limite de remise des offres ». Ceci peut

prêter à équivoque ; en effet, le FONIC aurait dû préciser un

délai précis pour ces demandes, avant la date de dépôt des

offres, pour avoir le temps nécessaire de répondre à ces

dernières, avant la réception des offres.

La publicité du procès verbal d’ouverture des plis n’est pas

retracée dans le dossier, en violation de l’article 60 du CMP.

Le délai de préparation des offres de ce marché qui est de 28

jours, est inférieur au délai réglementaire, en violation

l’article 48 du CMP qui stipule « le délai de réception des

candidatures ou des offres ne peut être inférieur à trente (30)

jours calendaires, pour les marchés supérieurs aux seuils

réglementaires ».

L’examen de l’avis d’appel d’offres a permis de noter qu’il y

figure, au titre des conditions de participation, une clause qui

exclut de l’appel d’offres : « tout soumissionnaire qui n’a pas

exécuté totalement les marchés antérieurs pour le compte du

FONIC ». Le libellé de cette clause constitue une

discrimination vis-à-vis des candidats qui ont mal exécuté des

marchés du FONIC, pendant que les soumissionnaires

n’ayant pas totalement exécuté des marchés ailleurs, ne sont

pas pénalisés de la même manière, rompant ainsi le principe

d’égalité de traitement des candidats. Ce critère ne doit, par


Rapport Final

68

conséquent, pas être appliqué uniquement aux marchés du

FONIC, mais à tous les marchés exécutés par les candidats au

cours d’une période à déterminer. Nous précisons par ailleurs

que le critère doit être clairement défini, afin d’éviter tout

abus ; il doit viser de manière précise des marchés résiliés aux

torts des soumissionnaires, ou des marchés pour lesquels un

taux maximum de pénalités de retard a été appliqué au

titulaire.

Nous avons noté une incohérence sur le délai d’exécution

inscrit au point 3.4 de l’avis d’appel d’offres et au point 1.2

des DPAO qui est fixé à 60 jours, alors que la partie du DAO

relative au contrat mentionne un délai d’exécution de 30

jours, à compter de la date de notification du marché.

Le DAO annonce que la notification de l’attribution

constituera la formation du marché, sous réserve de la

constitution d’une garantie de bonne exécution… Dès que

l’attributaire aura constitué une garantie de bonne exécution,

le Maître de l’Ouvrage informera dans les meilleurs délais,

les autres soumissionnaires…». Cette partie des dossiers

types prête à confusion, nous rappelons que la garantie de

bonne exécution ne peut être constituée, qu’après notification

du marché signé et dûment approuvé par l’autorité

compétente.

En effet, la formulation des clauses 27, 28 et 29 du RPAO

devrait être revue et corrigée.

Il s’agit au niveau de l’article 27 d’une confusion entre la

notification de l’attribution provisoire dénommée «

notification de l’attribution du marché » qui invite déjà

l’attributaire provisoire, à constituer la garantie de bonne

exécution, à partir d’une lettre de marché et d’un acte

d’engagement non encore approuvés, puisque soumis à sa

signature (article 28 du RPAO). C’est seulement après le

retour de l’acte d’engagement et de la lettre de marché signés

que la Personne Responsable des Marchés de l’Autorité

Contractante, signera à son tour ces documents, avant de les

soumettre à l’approbation.

Il est annoncé au début du PV d’ouverture que 20 entreprises

ont soumissionné. Néanmoins, sur le tableau de vérification

des pièces administratives, il est mentionné 21

soumissionnaires au lieu de 20, l’Entreprise Interaction

venant en plus.

Le PV d’ouverture des plis qui nous a été transmis ne porte

pas la signature des soumissionnaires présents à la séance.


Rapport Final

69

En date du 1er

septembre 2011, le Directeur Général du

FONIC a pris une note N°16/FONIC/2011 en remplacement

de la note N° 9/2010 du 22 décembre 2010, pour nommer les

membres de la Commission Interne de Passation des

Marchés, répartis en deux Cellules : la Cellule chargée de

l’analyse des marchés et la Cellule chargée de l’attribution

des marchés, avec pour chacune un Président, un vice

président, un secrétaire et un membre. Cette structuration de

la Commission de Passation des Marchés (terminologie

consacrée par le CMP) n’est pas conforme aux textes

règlementaires. La sous-commission d’analyse doit

comprendre cinq (5) personnes, au regard des dispositions de

l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet 2008, portant

création, organisation et fonctionnement de la Cellule de

Gestion des Marchés Publics.

La composition de la commission des marchés avec

désignation de la « commission chargée d’ouverture » et de la

« commission chargée d’analyse et d’attribution » ne répond

pas à l’esprit du code (article 62 et 67 du CMP) qui veut que

les sous-commissions d’ouverture et les sous-commissions

d’analyse soient constituées ponctuellement et que leurs

membres soient interchangeables, en fonction des

particularités des marchés concernés et du profil des membres

de la Commission de Passation des Marchés. En instituant

des sous-commissions fixes, le FONIC ne se conforme pas au

CMP et au décret 100/123 du 11 juillet 2008 ci-avant

mentionné.

En effet, au regard de l’article 62 du CMP, une sous

commission d’analyse est nommée à la fin de la séance

d’ouverture des plis et procède à l’évaluation des offres.

Ensuite, l’article 67 précise que la proposition d’attribution

est faite par la commission des marchés, à la Personne

Responsable des Marchés. Tout cela pour étayer le fait

qu’une même commission ne peut à la fois, analyser et faire

la proposition d’attribution.

Le point 21 du RPAO relatif à l’examen des offres et la

détermination de leur conformité stipule : « avant d’effectuer

l’évaluation détaillée des offres, le Maître d l’Ouvrage

établira la conformité de l’offre, en vérifiant que chaque offre

répond aux critères de qualification tels qu’indiqués à la

clause 4.1 des IS… ». Il s’agit d’une confusion au stade de

l’examen préliminaire des offres, entre la vérification des

critères de recevabilité des offres faite, avant l’examen

détaillé des offres et la vérification des critères de

qualification des candidats faite ex-post, d’abord pour le

candidat ayant proposé l’offre conforme la moins disante.


Rapport Final

70

Nous précisons que la recevabilité des offres est examinée au

regard des dispositions des articles 53, 54 et 55 du CMP,

l’évaluation et l’attribution, au regard des articles 63 et 67 du

CMP. Les critères de sélection des candidats ne peuvent être

inclus dans les critères d’attribution qui doivent

essentiellement, viser à identifier l’offre économiquement la

plus avantageuse.

A l’examen du PV d’analyse et d’attribution, nous avons noté

que l’examen des spécifications techniques décrites dans le

DAO et comportant des mensurations et profilés précis des

fournitures n’a pas été relaté dans ce PV en violation de

l’article 63 du CMP. De plus, lorsque l’on parcourt le tableau

détaillant les montants auxquels les lots ont été attribués,

nous constatons que certains n’ont pas été attribués aux moins

disants. Etant donné que le PV d’évaluation ne détaille pas

l’examen technique des offres, nous ignorons les raisons qui

ont motivé le choix de la « commission d’analyse et

d’attribution ».

Il est mentionné à l’attribution du marché que cette dernière

« devient infructueuse lorsque pour un lot, il n’y a pas

d’offres (soit le seuil de trois lots est dépassé ou les offres

dépassent le devis confidentiel ». Ce point est valable pour le

premier cas (seuil de trois lots dépassé), mais pour les offres

dépassant le devis confidentiel, le marché ne doit pas être

déclaré infructueux mais plutôt sans suite car l’infructuosité

d’un appel d’offres n’est caractérisée que par l’absence totale

d’offres ou d’offres conformes, après évaluation.

Ainsi, le support de publicité de cette décision dans le journal

des marchés publics tel que stipulé à l’article 61 du CMP n’a

pas été joint au dossier.

Pour les contrats de SOGEM, SOCOS, la signature du

Ministre des Finances n’y est pas apposée, pour approbation,

en violation de l’article 74 du CMP.

Les lettres d’information adressées aux soumissionnaires non

retenus et le support de la publication de l’avis d’attribution

définitive et n’ont pas été versés au dossier, en violation des

articles 68 et 76 du CMP).

Les documents de règlement (chèque ou virement bancaire)

des différents lots n’ont pas été joints au dossier.

Recommandations Se conformer aux articles 23-2 et 44-e du CMP et au point

A.3 du RPAO ;

Veiller à apporter plus de précision sur les critères de


Rapport Final

71

qualification et s’assurer que les ces critères soient indiqués

dans les avis d’appel d’offres, pour permettre aux entreprises

d’avoir l’information sur leurs capacités ou non de participer

à l’appel d’offres. La durée de validité de la garantie de

soumission devrait également être mentionnée dans les avis

d’appels d’offres ;

Apporter des corrections à la formulation du texte du RPAO

portant sur les demandes d’éclaircissements pouvant être

émises par les soumissionnaires ;

Se conformer aux dispositions des articles 60 et 48 du CMP

sur la publicité du PV d’ouverture et sur le respect du délai de

préparation des offres ;

Eviter l’inclusion de clause abusive et/ou discriminatoire dans

les documents d’appel à la concurrence, dans le but du

respect du principe de libre accès à la commande publique ;

Mettre en cohérence les informations consignées dans les

différents documents de passation de marchés ;

Procéder à la reformulation et à la correction des clauses 27,

28 et 29 du RPAO qui devraient faire une nette distinction

entre la notification de l’attribution provisoire et la

notification du marché et la période appropriée, pour la

constitution de la garantie de bonne exécution ;

Veiller à ce que le PV d’ouverture soit signé par tous les

soumissionnaires à la fin de la séance et veiller à la cohérence

des informations qui y sont consignées ;

Veiller à constituer une commission des marchés conforme

aux articles 62 et 67 du CMP ;

Veiller à mener une évaluation en bonne et due forme en

procédant en premier lieu, à l’examen préliminaire des offres

(vérification de la conformité et de la recevabilité des pièces

administratives et de la garantie de soumission). Ensuite,

procéder à l’examen détaillé des offres jugées conformes à

l’examen préliminaire et enfin vérifier les critères de

qualification qui se rapportent aux candidats, pour le

soumissionnaire classé premier à l’issue de l’examen détaillé

(vérification des critères d’évaluation notamment les

spécifications techniques), s’il n’est pas conforme, poursuivre

avec le candidat classé second, jusqu’à obtenir le candidat

qualifié dont l’offre était jugée conforme ;

Retracer dans le rapport d’analyse, l’examen détaillé des

offres se rapportant à la vérification et à la conformité des

spécifications techniques requises dans le DAO, à celles


Rapport Final

72

proposées par les soumissionnaires.

Revoir la définition du marché infructueux vis-à-vis de

l’article 61 du CMP et veiller à la publicité de la décision de

déclarer un marché infructueux, tel que précisé dans cedit

article ;

Se conformer aux dispositions des articles 68, 74 et 76 du

CMP ;

Veiller au classement et à l’archivage exhaustif de toutes les

pièces relatives aux acquisitions ou prestations dans les

dossiers de passation de marchés.

Commentaires de l’Autorité

Contractante

- Sur la lettre portant avis de la DNCMP sur le

DAO non jointe au dossier, après obtention auprès de

la DNCMP du N° du DAO, pas d’autre

correspondance de la part de cette Direction.

- Sur la durée de validité de la garantie bancaire non

indiquée dans l’avis d’appel d’offres, cette durée est

mentionnée dans le DAO.

- Sur le délai de préparation des offres de ce marché (28

jours) inférieur au délai réglementaire (Pas inférieur à

30 jours calendaires), l’erreur due au mois de Février

considéré (28 jours au lieu de 30).

- Sur la constitution de la commission des marchés avec

les sous commissions d’ouverture et d’analyse

interchangeables, en fonction des particularités des

marchés et du profil des membres de la Commission,

cette non-conformité est déjà corrigée par le FONIC.

- Sur les lettres d’information aux soumissionnaires non

retenus et le support de publication de l’avis

d’attribution non versés au dossier, le FONIC faisait

appel à l’affichage de toutes ces informations.

- Sur les contrats de SOGEM et SOCOS ne comportant

pas la signature du Ministre des Finances pour

approbation, ces contrats comportent bel et bien la

signature du Ministre des Finances (Voir annexe 1).

- Sur les documents de règlement (chèque ou virement


Rapport Final

73

bancaire) non joint au dossier, les paiements se

faisaient au Ministère des Finances et non au FONIC.

Appréciation du Consultant - Sur l’ANO de la DNCMP, sur le DAO, nous prenons

acte de vos commentaires.

Néanmoins, l’ANO de la DNCMP sur le DAO doit être

formalisé, conformément à l’article 12.2 du CMP.

Par conséquent, nous maintenons nos observations sur ce

point.

- Sur la mention de la durée de validité des offres dans

l’avis d’appel d’offres, nous prenons acte de vos

commentaires.

Cependant, le délai pendant lequel les candidats restent

engagés par leurs offres, fait partie des mentions obligatoires

de l’avis d’appel d’offres, fixées par l’article 44.h du CMP.


point.

- Sur le délai calendaire de préparation des offres, nous


Cependant, vous confirmez nos allégations et nous

maintenons nos observations, sur ce point.

- Sur la constitution de la commission de passation des

marchés avec les sous commissions d’ouverture et

d’analyse des offres, nous prenons acte de vos

commentaires.

Cependant, lors de notre passage, lesdites commissions

n’étaient pas mises en place, conformément à la

réglementation des marchés publics.


point.

- Sur les lettres d’information aux soumissionnaires non

retenus et support de publication de l’avis

d’attribution non versés au dossier, nous prenons acte


Rapport Final

74

de vos commentaires.

Cependant, l’article 68 du CMP exige de l’Autorité

Contractante la communication par écrit, à tout

soumissionnaire écarté, des motifs du rejet de son offre, du

montant du marché attribué et du nom de l’attributaire.


point.

- Sur le défaut d’approbation des contrats de SOGEM

et SOCOS, par le Ministre des Finances, nous


Néanmoins, les copies des contrats mises à notre disposition

ne comportent pas la signature du de ladite autorité.

Par conséquent, nous maintenons nos observations, sur ce

point.

- Sur le non classement des documents de règlement

des marchés, dans le dossier, nous prenons acte de vos

commentaires.

Vous confirmez nos allégations et nous maintenons nos

observations, sur ce point.

AOO N° DNCMP/33/F/2011 FOURNITURE DE MATERIAUX IMPORTES POUR LA

CONSTRUCTION DE 113 ECOLES ET 192 LOGEMENTS (14 LOTS)

Date de transmission du DAO N°

DNCMP/33/F/2012 de Février 2011

-

Date d’ANO de la DCMP sur le DAO -

Date de publication de l’avis d’appel d’offres 14 février 2011

Addendum établi le 1er

/03/2011 mais

la date n’apparaît sur le support de

publicité transmis

Date limite de dépôt des offres 16 mars 2011

Délai de préparation des offres 30 jours


Rapport Final

75

Date d’ouverture des plis 16 mars 2011

Période validité des offres 90 jours à compter de la date limite de

remise des offres

Date de l’évaluation technique Analyse des offres : 16 mars 2011, PV

établi le 22 mars 2011

Ré-analyse des offres : 11 avril 2011,

PV établi le 12 avril 2011

Date d’attribution 11 avril 2011

Date de l’attestation d’existence de crédits -

Date de demande d’ANO à la DNCMP sur le procès-

verbal d’attribution

-

Date d’ANO de la DNCMP sur le procès-verbal

d’attribution

19 avril 2011

Date de notification d’attribution provisoire 21 avril 2011

Date de publication de l’attribution provisoire -

Date d’ANO de la DCMP sur le projet de contrat -

Date de souscription Ets Ndimurukundo Hilaire, Bigwabari

J, Kantore & Sons : 20 avril 2011

Marimbu, Nsabiyumva Jeannette,

Budeba S : 21 avril 2011

Date d’approbation Marimbu : 21 avril 2011 approuvé par

le Ministre du Plan et du

Développement Communal, 10 mai

2011 approuvé par le Ministre des

Finances

Ets Ndimurukundo Hilaire, Bigwabari

J, Nsabiyumva Jeannette, Budeba S,

Kantore & Sons : 22 avril 2011

approuvé par le Ministre du Plan et du

Développement Communal, 10 mai

2011 approuvé par le Ministre des

Finances

Date de notification -

Date d’information du candidat non retenu et

restitution de sa garantie de soumission

-

Date de publication de l’avis d’attribution

définitive

-


Rapport Final

76

Délai d’exécution 30 jours à partir de la date de

notification du marché

Budget Construction de 113 écoles :

2 132 853 000 FBU

Construction de 192 logements :

607 744 000 FBU

Garantie de soumission

Attributaires Construction de 113 écoles Infructueux Lot 1 Infructueux

Ets

Ndimurukundo

Hilaire

Lot 2 10 900 000

Ets Marimbu Lot 3 903 985 492

Bigwabari J Lot 4 327 823 800

Lot 6 130 102 400

Lot 7 240 018 000

Kantore &

Sons

Lot 5 143 978 100

Budeba S Lot 8 232 680 120

Construction de 192

logements

Ets Marimbu Lot 1 226 302 477

Kantore &

Sons

Lot 2 257 824 000

Nsabiyumva

Jeannette

Lot 3 15 852 800

Ets

Ndimurukundo

Hilaire

Lot 4 14 880 000

Kantore and

Sons

Lot 5 77 725 632

A relancer Lot 6 A relancer

car la

proposition


Rapport Final

77

financière

dépasse

l’enveloppe

prévue

Notification et publicité de l’attribution provisoire Non classée dans le dosier de

marché

Publicité de l’attribution définitive

Notification de l’attribution définitive

-

Non conformités

La lettre portant avis de la DNCMP sur le

DAO n’est pas jointe au dossier.

L’avis d’appel d’offres n’indique pas la durée

de validité de la garantie bancaire.

Concernant les demandes d’éclaircissements

pouvant être émises par les soumissionnaires,

le point B.7) du RPAO indique que « Des

questions relatives au DAO peuvent être

adressées par écrit à la Direction Générale du

FONIC, au plus tard à la date limite de remise

des offres ». Ceci peut prêter à équivoque ; en

effet, le FONIC aurait dû préciser un délai

précis pour ces demandes, avant la date de

dépôt des offres, pour avoir le temps

nécessaire de répondre à ces dernières, avant

la réception des offres.

Le support de publicité de l’addendum au

marché qui nous a été transmis, n’est pas daté.

Le DAO annonce que la notification de

l’attribution constituera la formation du

marché, sous réserve de la constitution d’une

garantie de bonne exécution… Dès que

l’attributaire aura constitué une garantie de

bonne exécution, le Maître de l’Ouvrage

informera dans les meilleurs délais, les autres

soumissionnaires…». Cette partie des

dossiers types prête à confusion, nous

rappelons que la garantie de bonne exécution

ne peut être constituée, qu’après notification

du marché signé et dûment approuvé par

l’autorité compétente.

En effet, la formulation des clauses 27, 28 et


Rapport Final

78

29 du RPAO devrait être revue et corrigée.

Il s’agit au niveau de l’article 27, d’une

confusion entre la notification de l’attribution

provisoire dénommée « notification de

l’attribution du marché » qui invite déjà

l’attributaire provisoire à constituer la

garantie de bonne exécution, à partir d’une

lettre de marché et d’un acte d’engagement

non encore approuvés, puisque soumis à sa

signature (article 28 du RPAO). C’est

seulement après le retour de l’acte

d’engagement et de la lettre de marché signés,

que la Personne Responsable des Marchés de

l’Autorité Contractante signera à son tour ces

documents, avant de les soumettre à

l’approbation.

Les délais de validité des pièces

administratives, n’ont pas été précisés dans le

tableau de vérification de leur conformité.

La publicité du procès verbal d’ouverture des

plis n’est pas retracée dans le dossier, en

violation de l’article 60 du CMP.

Toujours dans l’examen du PV d’ouverture,

nous avons constaté que deux des

soumissionnaires (Pooja Parixitpunjan et GH

Vista) ont fourni des chèques certifiés comme

garantie de soumission, alors que le chèque

certifié est émis sur le compte du client pour

lequel, la banque certifie que la provision

existe et est bloquée jusqu’au terme du délai

de présentation de huit jours. Si le chèque de

banque peut valablement constituer une

garantie de soumission parce qu’étant de la

trésorerie immédiate, il n’en est pas de même

pour le chèque certifié. Leurs offres auraient

dû être rejetées, cependant, le DAO n’avait

pas précisé que le chèque certifié n’était pas

accepté comme garantie bancaire, il s’agit

dans ce cas, d’une insuffisance des dossiers

types, ayant servi à établir le DAO.

En date du 1er

septembre 2011, le Directeur

Général du FONIC a pris une note

N°16/FONIC/2011, en remplacement de la

note N° 9/2010 du 22 décembre 2010 pour


Rapport Final

79

nommer les membres de la Commission

Interne de Passation des Marchés, répartis en

deux Cellules : la Cellule chargée de l’analyse

des marchés et la Cellule chargée de

l’attribution des marchés, avec pour chacune

un Président, un vice président, un secrétaire

et un membre. Cette structuration de la

Commission de Passation des Marchés

(terminologie consacrée par le CMP), n’est

pas conforme aux textes règlementaires. La

sous-commission d’analyse doit comprendre

cinq (5) personnes, au regard des dispositions

de l’article 19 du décret 100/123 du 11 juillet

2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics.

La composition de la commission des

marchés, avec désignation de la « commission

chargée d’ouverture » et de la « commission

chargée d’analyse et d’attribution » ne répond

pas à l’esprit du code (article 62 et 67 du

CMP) qui veut que les sous-commissions

d’ouverture et les sous-commissions

d’analyse soient constituées ponctuellement et

que leurs membres soient interchangeables,

en fonction des particularités des marchés

concernés et du profil des membres de la

Commission de Passation des Marchés. En

instituant des sous-commissions fixes, le

FONIC ne se conforme pas au CMP et au

décret 100/123 du 11 juillet 2008, ci-avant

mentionné.

En effet, au regard de l’article 62 du CMP,

une sous commission d’analyse est nommée à

la fin de la séance d’ouverture des plis et

procède à l’évaluation des offres. Ensuite,

l’article 67 précise que la proposition

d’attribution est faite par la commission des

marchés, à la Personne Responsable des

Marchés. Tout cela pour étayer le fait qu’une

même commission ne peut à la fois, analyser

et faire la proposition d’attribution.

Le point 21 du RPAO relatif à l’examen des

offres et la détermination de leur conformité

stipule : « avant d’effectuer l’évaluation

détaillée des offres, le Maître d l’Ouvrage


Rapport Final

80

établira la conformité de l’offre en vérifiant

que chaque offre répond aux critères de

qualification, tels qu’indiqués à la clause 4.1

des IS… ». Il s’agit d’une confusion au stade

de l’examen préliminaire des offres, entre la

vérification des critères de recevabilité des

offres faite, avant l’examen détaillé des offres

et la vérification des critères de qualification

des candidats faite ex-post, d’abord pour le

candidat ayant proposé l’offre conforme la

moins disante. Nous précisons que la

recevabilité des offres est examinée, au regard

des dispositions des articles 53, 54 et 55 du

CMP, l’évaluation et l’attribution, au regard

des articles 63 et 67 du CMP. Les critères de

sélection des candidats ne peuvent être inclus

dans les critères d’attribution qui doivent

essentiellement, viser à identifier l’offre

économiquement la plus avantageuse.

Nous avons souligné dans le PV d’analyse du

16 mars 2011, plusieurs incohérences entre le

tableau synthétique des offres administratives

qui indique que trois soumissionnaires, dont

ADQ Business, n’ont pas fourni de ligne de

crédit, les Ets Ndimurukundo et Jérémie

Bigirimana ont fourni des lignes de crédit non

conformes et les commentaires faits en-

dessous de ce tableau, où il est mentionné que

les offres des Ets Ndimurukundo, de Jérémie

Bigirimana, JM Hardware et Ndayishimiye

Epipode ont été rejetées. Par la suite, ils

annoncent la liste des autres soumissionnaires

dont les offres sont administrativement

conformes en y incluant à nouveau

Ndayishimiye Epipode, dont l’offre était

jugée d’ailleurs dans le tableau synthétique,

conforme et ADQ G Business dont l’offre

n’était pas conforme suivant ce même

tableau.

Par conséquent, si l’on s’en tient aux

commentaires, l’évaluation devait se

poursuivre avec douze entreprises dont les

offres sont conformes, étant donné que quatre

offres ont été rejetées.

Les offres ont fait l’objet d’une ré-analyse le

11 avril 2011, les mêmes incohérences ont à


Rapport Final

81

nouveau été notées dans le procès verbal y

relatif. En effet, le tableau synthétique des

offres administratives, mentionne que deux

soumissionnaires, dont ADQ Business, n’ont

pas fourni de ligne de crédit et Jérémie

Bigirimana a fourni des lignes de crédit non

conformes et les commentaires faits en-

dessous de ce tableau, où il est mentionné que

les offres de Jérémie Bigirimana, JM

Hardware et Ndayishimiye Epipode ont été

rejetées. Par la suite, ils annoncent la liste des

autres soumissionnaires dont les offres sont

administrativement conformes, en y incluant à

nouveau Ndayishimiye Epipode, dont l’offre

était jugée conforme dans le tableau

synthétique et ADQ G Business dont l’offre

n’était pas conforme, suivant ce même

tableau.

L’existence de ces deux procès verbaux

d’analyse n’est pas justifiée, d’autant plus que

le second n’a pas servi à corriger les erreurs

commises dans le premier. Il s’y ajoute qu’il

s’est écoulé vingt six jours entre l’analyse et

la ré analyse, en violation de l’article 62 du

CMP qui fixe un délai de 30 jours entre

l’ouverture des plis et l’analyse des offres,

alors que celle-ci a duré effectivement 33

jours.

Il est mentionné dans le PV d’attribution du

marché que «l’attribution du marché devient

infructueuse lorsque l’offre la moins disante

dépasse l’enveloppe prévue ». La commission

a commis une erreur sur la définition du

marché infructueux, en effet, le montant d’un

marché dépassant le budget, ne doit pas être

déclaré infructueux mais plutôt sans suite car

l’infructuosité d’un appel d’offres, n’est

caractérisée que par l’absence totale d’offres

ou d’offres conformes, après évaluation, tel

que stipulé par l’article 61 du CMP.

Le PV d’attribution annonce un nombre de 14

soumissionnaires, dont les offres ont rempli

les conditions administratives, techniques et

financières exigées en lieu et place de 13

soumissionnaires car il prend en compte

l’offre de Jérémie Bigirimana alors que cette


Rapport Final

82

dernière avait été éliminée à l’évaluation.

La « commission d’attribution » conclut

« après consultation des PV d’ouverture et

d’analyse des offres, la commission a constaté

que ces derniers étaient en ordre, mais qu’il

fallait réintroduire l’offre de Ndayishimiye

Epipode, pour le lot N° 7 : 332 053 984 FBU

pour que cette dernière soit comparée aux

autres offres, pendant l’attribution. En effet, il

avait été retiré car il avait fait une offre

dépassant les quantités demandées d’une

unité sur les tubes à fournir ».

Se rendant compte de l’excès des quantités

proposées par Ndayishimiye Epipode, la

commission d’analyse aurait dû plutôt

procédé à la correction de l’offre pour la

ramener aux quantités normales, au moins,

pour les besoins de comparaison, à

l’évaluation des offres. Dans ce cas, son offre

n’aurait pas dû être éliminée.

Pour ce qui est de la construction des 113

écoles, le lot 1 proposé par GH VISTA a été

déclaré infructueux, car GH VISTA est jugé

incapable, il n’a qu’une expérience confirmée

dans la fourniture des vivres. De plus, il n’a

pas de stock minimum exigé. Nous notons

que cette information n’avait pas été

consignée préalablement dans le PV

d’analyse, car l’offre de GH Vista était jugée

conforme, cet élément aurait dû être pris en

compte, lors de l’évaluation des offres.

Concernant les motifs de rejet de l’offre de

GH VISTA, d’abord, le DAO avait mentionné

au point 4.1 de l’appel d’offres que « la

participation au marché est ouverte, à égalité

de conditions, à toutes les personnes

physiques et morales et possédant les

conditions techniques et les capacités

financières nécessaires à l’exécution du

marché et justifiant une expérience en matière

de fournitures des matériaux importés ».

Ensuite, le point 1.2 des IS précisé dans les

DPAO, indique que le soumissionnaire

gagnant devra avoir ¼ des livraisons dans son


Rapport Final

83

stock, dès la notification du marché.

Nous jugeons que ces deux points ne sont pas

assez précis, pour justifier le rejet d’une offre.

En effet, pour ce qui est de l’expérience, le

nombre d’années d’expérience ou des

attestations de service fait, n’étaient pas

requis et pour la visite des lieux, il était exigé

la disponibilité d’un quart des livraisons dans

le stock de l’attributaire, dès la notification du

marché mais il n’a été pas été indiqué la

programmation d’une visite des lieux.

Les lettres d’information adressées aux

soumissionnaires non retenus et le support de

la publication de l’avis d’attribution

définitive, n’ont pas été versés au dossier, en

violation des articles 68 et 76 du CMP.

La lettre de mise en demeure du 19 juillet

2011, adressée à MARIMBU, indique qu’il

est demandé à ce dernier « de prendre ses

dispositions dans 10 jours ouvrables, dépassé

ce délai, le FONIC va appliquer les pénalités

de retard ». Compte tenu du retard

considérable attesté par le marché, le FONIC

devait appliquer, après mise en demeure, les

pénalités de retard, conformément à l’article

109 du CMP.

Les parties au contrat, notamment le FONIC

et les sociétés MARIMBU, BIGWABARI et

KANTORE ne se sont pas conformés à

l’article 117 du CMP, car le FONIC a décidé

de résilier les contrats qui les liaient avec ces

sociétés, alors que plusieurs paiements

avaient déjà été effectués et qu’il restait que

respectivement de 12% et 17% à livrer.

L’Autorité Contractante aurait dû résilier ces

marchés bien avant que les paiements ne

soient effectués, car plusieurs mises en

demeure avaient été servi aux titulaires des

marchés, qui n’ont pas pu d’ailleurs,

empêcher le retard considérable, noté au

niveau de l’exécution.

Les documents de règlement (chèque ou

virement bancaire) des différents lots n’ont

pas été joints au dossier.


Rapport Final

84

Recommandations Se conformer aux articles 23-2 et 44-e du

CMP et au point A.3 du RPAO ;

Veiller à apporter à plus de précision sur les

critères de qualification et s’assurer que les

ces critères soient indiqués dans les avis

d’appel d’offres pour permettre aux

entreprises d’avoir l’information sur leurs

capacités ou non de participer à l’appel

d’offres. La durée de validité de la garantie de

soumission devrait également être mentionnée

dans les avis d’appels d’offres ;

Apporter des corrections à la formulation du

texte du RPAO, portant sur les demandes

d’éclaircissements, pouvant être émises par

les soumissionnaires ;

Procéder à la reformulation et à la correction

des clauses 27, 28 et 29 du RPAO qui

devraient faire une nette distinction, entre la

notification de l’attribution provisoire et la

notification du marché et la période

appropriée pour la constitution de la garantie

de bonne exécution ;

Se conformer aux dispositions de l’article 60

du CMP, sur la publicité du PV d’ouverture ;

Rectifier la clause du DAO sur le chèque

certifié qui est accepté comme garantie de

soumission, alors qu’il ne peut pas l’être

considérant, sa durée de validité à court

terme ;

Veiller à constituer une commission des

marchés conforme aux articles 62 et 67 du

CMP ;

Veiller à mener une évaluation en bonne et

due forme, en procédant en premier lieu, à

l’examen préliminaire des offres (vérification

de la conformité et de la recevabilité des

pièces administratives et de la garantie de

soumission). Ensuite, procéder à l’examen

détaillé des offres jugées conformes à

l’examen préliminaire et enfin vérifier les

critères de qualification qui se rapportent aux

candidats, pour le soumissionnaire classé

premier à l’issue de l’examen détaillé


Rapport Final

85

(vérification des critères d’évaluation

notamment les spécifications techniques), s’il

n’est pas conforme, poursuivre avec le

candidat classé second, jusqu’à obtenir le

candidat qualifié dont l’offre était jugée

conforme ;

Mettre en cohérence les informations

consignées dans les différents documents de

passation de marchés. Dans ce marché, il

convient d’harmoniser les informations

mentionnées dans les PV d’analyse et

d’attribution, car plusieurs incohérences ont

été notées dans ces deux documents ;

Revoir la définition du marché infructueux

vis-à-vis de l’article 61 du CMP et veiller à la

publicité de la décision de déclarer un marché

infructueux, tel que précisé dans l’article

précité ;

Veiller à évaluer les offres, conformément

aux articles 62 et 63 du CMP ;

Eviter l’élimination abusive de candidats lors

de l’évaluation des offres, alors qu’une

correction aurait pu être apportée à l’offre

financière ;

Se conformer aux dispositions des articles 68

et 76 du CMP ;

Veiller au respect des dispositions des articles

109 et 117 du CMP, sur l’application des

pénalités de retard et la résiliation des

marchés.

Commentaires de l’Autorité Contractante Pour ce marché, nous constatons quelques

lacunes de forme, des oublis pour certaines

précisions et le FONIC prend note des

recommandations de l’auditeur quitte à y

parier dans l’avenir.


Rapport Final

86

Appréciation du Consultant

Sur tous les points soulevés, nous prenons

actes de vos commentaires.

Vous confirmez nos allégations en tous points

et nous maintenons toutes nos observations.

4.3.3 MARCHES PASSES PAR ENTENTE DIRECTE OU PAR GRE A GRE

GRE A GRE N° DNCMP 321/F/2012 FOURNITURE DES MATERIAUX IMPORTES

POUR LA CONSTRUCTION DES ECOLES FONDAMENTALES ET VILLAGES


Rapport Final

87

Date de demande

d’ANO de la DCMP

27 Septembre 2012

Date d’ANO de la

DCMP

09 Octobre 2012

Date de souscription 31 Octobre 2012



-

Date d’approbation 07 Novembre 2012

Date

d’immatriculation

-

Date de notification 31 Octobre 2012

Date

d’enregistrement des

contrats

-

Délai d’exécution 60 jours calendaires

Attributaires Lots 1, 2, 3 et 4 : KARIKUNZIRA

Lots 5 et 7 : SBS

Lots 8 et 10 : COTI

Lots 9 et 11 : NDUWAYEZU GODELIEVE

Montant en FBU

TVAC

Lots 1, 2, 3 et 4 : 734 384 000

Lots 5 : 399 904 000

Lots 8 et 10 : 399 904 000

Lots 9 et 11 : 367 511 776

Information des

candidats


classées dans le dossier, alors qu’il s’agit d’une exigence de l’article

68 du CMP.

Le support de publication des avis d’attribution définitive n’ont pas

été classés dans le dossier.

Non conformités L’acte portant l’aval de l’ARMP donné à la DNCMP, pour

l’autorisation de passer le marché par gré à gré, n’a pas été mis à


Rapport Final

88

notre disposition.

Les justificatifs de la tenue de la séance d’analyse des motifs du gré

à gré et de l’établissement des rapports de la Commission de

Passation des Marchés et de l’observateur indépendant, préalables à

l’autorisation de passer le marché par gré à gré, par la DNCMP,

n’ont pas été classés dans le dossier, en violation de l’article 42.1 du

CMP.

Un problème de terminologie a été noté dans les actes de

nomination des membres de la commission de passation des

marchés. Les notes de service, prises conformément au manuel de

procédures du FONIC, parlent de Commission Interne, en lieu et

place de la Commission de Passation des Marchés. Des cellules

d’analyse et d’attribution ont été mises en place, en lieu et place

des sous-commissions.

Or, aux termes de l’article 9 du Code des Marchés Publics, une

Cellule de Gestion des Marchés Publics (CGMP), placée auprès de

la Personne Responsable des Marchés Publics, est chargée de la

planification, de la préparation des dossiers d’appel d’offres et de

consultation et de la procédure de passation.

Et c’est le Président de la Commission de Passation des Marchés

qui nomme les membres de la sous-commission d’analyse des

offres conformément à l’article 62-1 du CMP.

Le support ou le justificatif de publication du PV d’ouverture des

plis, n’a pas été classé dans le dossier, en violation de l’article 60.3

du CMP.

Il faut noter que la publication doit être effectuée au Journal Officiel

des Marchés Publics pas encore édité ou sur le portail des marchés

publics, non fonctionnel non plus.

Les fonctions et qualités des membres de la sous- commission

d’analyse n’ont pas été mentionnées, en violation de l’article 19 du

décret 100/123 du 11 juillet 2008 portant création, organisation et

fonctionnement de la Cellule de Gestion des Marchés Publics.

Les marchés ont été attribués par la commission d’analyse, en

violation de l’article 67 .1 du CMP, aux termes duquel, c’est la

commission de passation des marchés, qui est habilitée à procéder à

la proposition d’attribution du marché à la PRMP.


Rapport Final

89

Alors que la DNCMP avait proposé à la PRMP de relancer le

marché, suite à la demande de non objection sur le rapport

d’analyse et le procès-verbal d’attribution, le marché a été attribué

par entente directe, alors qu’aucun des cas limitatifs, pour passer

une entente directe, prévus par l’article 40 du Code des Marchés

Publics n’est applicable, en l’espèce.

Le soumissionnaire KARIKUNZIRA a été attributaire de quatre (4)

lots, pour la fourniture du ciment, alors que le règlement de la

consultation avait indiqué très clairement, qu’un soumissionnaire ne

peut être attributaire que de deux lots, par type de fournitures.


classées dans le dossier, en violation de l’article 68 du CMP. Cette

information des soumissionnaires non retenus, du rejet de leurs

offres, est une formalité essentielle de l’achèvement de la procédure

de passation au regard de l’exigence de transparence, mais aussi en

ce qu’elle permet aux candidats d’exercer leur droit de recours

éventuel.

Les justificatifs de la restitution des garanties de soumission des

candidats non retenus, n’ont pas été mis à notre disposition.

Le support ou le justificatif de publication du PV d’attribution,

après validation par la DNCMP n’a pas été mis à notre disposition,

en violation de l’article 67.2 du CMP.

Le support de publication des avis d’attribution définitive n’ont pas

été classés dans le dossier, en violation de l’article 76 du CMP.

Le contrat de l’entreprise SBS n’a pas été classé dans le dossier.

L’ANO de la DNCMP sur les contrats n’a pas été mis à notre

disposition, en violation de l’article 12 du CMP.

La garantie de bonne exécution, des titulaires KARIKUNZIRA et

NDUWAYEZU, ont été fournies au-delà du délai de dix (10) jours

calendaires, à compter de la notification de la lettre de commande,

en violation de l’article 7 du contrat.

Les ordres de transfert ou de virement, relatifs aux factures de

NDUWAYEZU et à la facture N° 03/2013 de KARIKUNZIRA

n’ont pas été classés dans le dossier.

Aucun document d’exécution et de règlement des marchés du


Rapport Final

90

titulaire COTI n’a été classé dans le dossier.

Les documents d’exécution de l’entreprise SBS n’ont pas été

classés dans le dossier.

Recommandations Il convient alors, de solliciter des autorités du FONIC de mettre à

jour leur manuel de procédure afin de le mettre en harmonie, avec la

règlementation ;

Se conformer aux dispositions de de l’article 42.1 du CMP, sur les

préalables à l’autorisation de la DNCMP ;


publication du PV d’ouverture des plis, les justificatifs de demandes

de transmission, le cas échéant et les justificatifs de transmission

dudit PV aux soumissionnaires (article 60 du CMP) ;

Se conformer aux dispositions de l’article 19 du décret 100/123 du

11 juillet 2008 portant création, organisation et fonctionnement de

la Cellule de Gestion des Marchés Publics, sur la mention des

fonctions et qualités de ses membres ;


publication du PV d’attribution (article 67 du CMP) ;

Veiller au respect des dispositions de l’article 12 du CMP, en

requérant l’ANO de le DNCMP sur le contrat ;

Veiller au classement, dans le dossier, du support de publication de

l’avis d’attribution définitive (article 76.2 du CMP) ;

Mettre à la disposition des auditeurs toutes les pièces de règlement

des marchés ;

Lancer le Journal Officiel des Marchés Publics dans les meilleurs

délais (ARMP) ; rendre opérationnel le portail des marchés publics ;

Se conformer à la règlementation des marchés publics et veiller au

classement et à l’archivage de toutes les pièces de marchés dans les

dossiers de passation des marchés.

Il conviendrait de recommander à l’ARMP d’élaborer et de diffuser

un manuel de classement et d’archivage des documents de passation

des marchés publics, pour une bonne tenue des dossiers de marchés.

Commentaires de - Sur l’aval de l’ARMP, donné à la DNCMP pour autoriser le


Rapport Final

91

l’Autorité

Contractante

mode de gré à gré, le FONIC a demandé l’aval de la

DNCMP et ce dernier a informé l’ARMP, conformément à

l’article 42 du CMP (voir les documents en annexe 2).

- Sur le problème lié à la terminologie des sous-commissions,

une CGMP est fonctionnelle et ces lacunes observées sont

déjà corrigées.

- Sur la publication des PV d’ouverture et d’attribution

provisoire dans le journal Officiel ou portail des Marchés

Publics, faute de journal Officiel non encore édité ou de

portail des marchés publics non fonctionnel, en attendant, le

FONIC pourra faire ces publications sur son site Web.

- Sur l’attribution du marché alors que la DNCMP avait

proposé de relancer, le FONIC a fait recours auprès de

l’ARMP et cette dernière lui a recommandé de se mettre

ensemble avec la DNCMP pour trouver une solution

adéquate suite à la situation d’urgence qui caractérisait ce

marché. En résumé, l’article 40 n’a pas été violé.

- Sur l’attribution de plus de 2 lots à un soumissionnaire qui est en

désaccord avec le DAO, cela a été dicté par l’urgence du

moment et le manque de soumissionnaires qualifiés pour

être attributaires des lots restants.

- Sur les justificatifs de la restitution des garanties, la

restitution des garanties de soumission des candidats non

retenus se fait toujours à la demande de ce dernier, par écrit

adressée à la Direction Générale et le soumissionnaire en

question accuse réception dans un registre.

- Sur les documents d’exécution et de règlement des contrats

de KARIKUNZIRA, NDUWAYEZU, COTI et SBS, les

documents de facturation et paiement sont disponibles à la

comptabilité. (Voir annexe 3)


Rapport Final

92

Appréciation du

Consultant

- Sur l’aval de l’ARMP, donné à la DNCMP pour autoriser le

mode de gré à gré, nous prenons acte de vos commentaires.

Cependant, nous tenons à souligner que notre démarche consiste à

examiner les pièces de marchés, du lancement à l’exécution, mis à

notre disposition, pour nous assurer de leur conformité à la

réglementation, quel que soit le mode de passation. Et concernant le

gré à gré, il est enfermé par les articles 39, 40, 41 et 42 du CMP,

dans des règles, avec entre autres, la conformité de l’autorisation de

la DNCMP, à l’article 42 du CMP, sur la base d’un rapport spécial

établi par la Commission de Passation des Marchés de l’Autorité

Contractante, au terme d’une séance d’analyse des motifs, justifiant

le recours à la procédure de gré à gré, en présence d’un observateur

indépendant, qui aura établi un rapport de mission séparé, joint au

rapport spécial de la Commission de Passation des Marchés, et

transmis à l’ARMP. En outre, comme nous avons eu à le souligner,

la lettre portant l’aval donné par l’ARMP à la DNCMP, pour

autoriser le gré à gré, n’a pas été classée dans le dossier. Et quand

bien même l’ARMP ait donné son aval à la DNCMP, c’est sur la

base des deux rapports ci-avant cités, que cet aval aurait dû être

donné.

Sous ce rapport, tous ces pré-requis n’étant pas justifiés dans le

dossier, nous maintenons nos observations, sur ce point.

- Sur le problème lié à la terminologie des sous-commissions,

nous prenons acte de vos commentaires.



- Sur la publication des PV d’ouverture et d’attribution

provisoire dans le journal Officiel ou portail des Marchés

Publics, nous prenons acte de vos commentaires.



- Attribution du marché alors que la DNCMP avait proposé de

relancer, nous prenons acte de vos commentaires.


Rapport Final

93

Cependant, le cas d’espèce n’entrant pas dans le champ

d’application de l’article 40 du CMP, sur les cas limitatifs du

marché de gré à gré, nous maintenons nos observations, sur ce

point.

- Sur l’attribution de plus de 2 lots à un soumissionnaire qui

est en désaccord avec le DAO, nous prenons acte de vos

commentaires.



- Sur les justificatifs de la restitution des garanties de

soumission, nous prenons acte de vos commentaires.

Mais nous maintenons nos observations, sur ce point.

- Sur les documents d’exécution et de règlement des contrats

de KARIKUNZIRA, NDUWAYEZU, COTI et SBS, nous


Vous confirmez nos allégations, car c’est dans le dossier que les

documents auraient dû être classés et non à la comptabilité et nous

maintenons nos observations, sur ce point.


Rapport Final

94

4.3.4 MARCHES CONCLUS SUITE A UNE DEMANDE DE COTATION

DESCRIPTION

DC N° 1 DC N° 2 DC N° 3 DC N° 4 DC N° 5 DC N° 6 DC N° 7

Matériel de bureau,

matériel

informatique,

matériel de propreté,

matériel de cafétéria

Achat de trois

billets d’avion

aller retour

Impression d’un

journal de 8

pages quadri

recto verso sur

papier couché

150 gr au format

A4

Matériel de

bureau, matériel

informatique et

divers

Réparation de

véhicule

Impression de

500 calendriers

de mur A2

Achat de

mobilier

Date d’ouverture,

d’évaluation et

d’attribution

08 mars 2012 - 08 juin 2012 - - 13 novembre

2012

Date de

notification

d’attribution et

d’information des

candidats non

retenus

- - - - - -

Date de

souscription

- - - - - -

Date

d’approbation

- - - - - -

Date de

notification du

marché

- - - - - -

Date

d’enregistrement

- - - - - -


Rapport Final

95

Délai d’exécution - - - - - -

Fournisseurs

consultés

Mica Duty Shop-

International

Stationary-

General Trading and

Affairs SPRL

- Design and

printing services-

Imprilac- Mister

Minute Service-

Base

International

- Garage Maxi

Service-

Bonauto

Illustrator

Services- Hope

Design- Base

International

Nombre d’offres

reçues

Mica Duty Shop-

International

Stationary-

General Trading and

Affairs SPRL

- Design and

Printing

Services-

Imprilac- Mister

Minute Service-

Base

International

- Garage Maxi

Service-

Bonauto

Illustrator

Services- Hope

Design- Base

International

Attributaires MICA DUTY SHOP MANAF

FREIGHTERS

MISTER

MINUTE

SERVICE

FAMILY DAN

AND STESSY

GARAGE

MAXI

SERVICE

BASE

INTERNATIO

NAL

Alpha CD

Technology

Montants en FBU Matériel de

bureau

2 289

200

4 815 000

(1 605 000

l’unité)

2 596 000 3 073 820 1 392 400 4 999 660 1 097 400

Matériel

informatique

1 014

800

Matériel de

propreté

153

400

Matériel de

cafétéria

247

800

Offres reçues 03 offres :

- Mica Duty Shop :

3 795 200

- International

Stationary :

01 seule offre :

Manaf

Freighters : un

billet d’avion à

1 235 $

04 offres :

- Mister

Minute

Service :

2 596 000

01 seule offre :

Family Dan and

Stessy : 3 073 820

02 offres :

- Bonauto :

1 988 300

- Garage Maxi

Service : 1

03 offres :

- Illustrator

Services :

5 782 000

- Hope Design

01 seule offre :

Alpha CD

Technology


Rapport Final

96

4 614 272

- General Trading

and Affairs :

4 018 726

- Design and

Printing

Services

DPS : 3 050

000

- IMPRILAC :

2 800 140

- Base

International :

3 304 000

392 400 : 5 428 000

- Base

International :

4 999 660

Exécution du

marché

- Chèque N°

965980 du

17/04/12 de

3 705 200

- Facture N°

001/2012 du

02/04/12 de

3 705 200

- Bon de

commande N° 37

du 21/03/12 de

3 705 200

- Bordereaux

d’expédition N°

002/2012 et

003/2012 du

02/04/12

- Reçu N°

2087/2011

du 08/11/11

de

4 815 000

- Chèque N°

952 884 du

04/11/11 de

4 815 000

- Facture N°

1077 à 1079

du 03/11/11

de

1 605 000

chacune

- Bon de

commande

N° 23/2011

du 21/10/11

de

4 816 000

- Billets

d’avion

- Reçu du

25/07/11 de

2 596 000

- Chèque N°

952 856 du

25/07/11 de

2 596 000

- Facture N°

I/258/2011 du

21/06/11 de 2

596 000

- Bon de

commande

N° 13/2011

du 10/06/11

de 2 596 000

- Bordereau

d’expédition

N° 286/2011

du 22/06/11

- Chèque du

06/01/2012 de

2 000 000

- Chèque N°

05047615 du

22/02/2012 de

1 073 820

- Facture N°

0026/FDS/201

2 du 24/01/12

de 3 073 820

(avance de

démarrage de

2 000 000, net

à payer

1 073 820)

- Bon de

commande N°

26/2011 du

15/12/11 de

3 073 200

- Bordereau

d’expédition

- Chèque N°

0986670 du

21/12/12 de

1 392 400

- Facture N°

01170/MS/2

012 du

03/11/12 de

1 392 400

- Bon de

commande

N° 951/2012

du

03/11/2012

de 1 392 400

- Demande

d’achat du

12/11/12

- Reçu du

09/01/2013

de 4 779 675

(478

calendriers)

- Chèque N°

0986674 du

08/01/2013

de 4 779 675

(478

calendriers)

- Facture N°

12/068/2012

du 15/12/12

de 4 779 675

(478

calendriers)

- Bon de

commande

N° 129/2012

- Chèque N°

0973840 du

19/10/12 de

1 097 400

- Facture N°

2136/2012

du 19/11/12

de 1 097 400

- Bon de

commande

N° 89/2012

de 1 097

400

- Bordereau

d’expédition

N° 111 du

09/11/12


Rapport Final

97

N° 046/12 du

26/12/11

- Bordereau

d’expédition

N° 047/12 du

10/01/12

- Bordereau

d’expédition

N° 048/12 du

30/01/12

du 14/11/12

de 4 999 660

(500

calendriers)

- Bordereau

d’expédition

du

13/12/2012

de 478

calendriers

- Transmissio

n du PV de

comparaison

des offres au

DG du

FONIC le

13/11/12

Non conformités La commission de réception des fournitures n’a pas été nommée et les bordereaux sont souvent signés par une personne, dont la qualité et

la fonction ne sont pas précisées dans ces derniers, en violation de l’article 9 du CMP.

DC N° 1 MATERIEL DE BUREAU, MATERIEL INFORMATIQUE, MATERIEL DE PROPRETE, MATERIEL DE

CAFETERIA

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois candidats ont été saisis par téléphone et la base de leur

sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de

l’ordonnance N° 540/1035/2008.

Aucune commission n’a siégé à l’ouverture, l’analyse et l’attribution de ce marché. Seul le Responsable du service Passation des Marchés

a apposé sa signature sur le rapport de comparaison et la proposition d’attribution, sans qu’une sous-commission d’analyse et une

commission de passation, habilitée à le faire, n’aient été mises en place, en violation des dispositions des articles 9 et 62 et suivants du

CMP et de l’article 17 du décret 100/123 du 11 juillet 2008, portant création, organisation et fonctionnement de la Cellule de Gestion des

Marchés Publics.

Nous n’avons noté aucun tableau de vérification de pièces administratives des fournisseurs, ni l’examen de spécifications techniques


Rapport Final

98

surtout pour le matériel informatique et le cahier de charges, en violation de l’article 20 du CMP qui stipule « Les Autorités Contractantes

peuvent avoir recours, en dessous des seuils de passation de marchés, à des procédures de demande de cotation à condition que les

procédures mises en œuvre respectent les principes posés à l’article premier du CMP. Ces demandes doivent préciser les spécifications

techniques requises par l’Autorité contractante, les obligations auxquelles sont assujetties les parties et les modalités d’exécution des

prestations. Les règles et modalités de ces procédures seront précisées par voie réglementaire ».

Les factures de International Stationary et GTA ne comportent ni en-tête, ni numéro de RC et NINEA et de surcroît ne sont pas

numérotées.

Les soumissionnaires non retenus n’ont pas été informés du rejet de leurs offres, en violation de l’article 68 du CMP.

Le bon de commande prend en totalité les fournitures proposées par l’attributaire et requises par l’AC. Néanmoins, les bordereaux

d’expédition N° 002/2012 et 003/2012 du 02/04/2012 ne prennent pas en compte certaines fournitures (papier duplicateur A4, registre

importé, piles alkaline, 50 classeurs au lieu de 100, papier hygiénique, baygon, vim) alors que le montant total du marché a fait l’objet d’un

paiement par chèque N° 965980 du 17/04/2012, de 3 705 200 BIF.

DC N° 2 ACHATS DE BILLETS D’AVION

Aucune procédure concurrentielle n’a été menée pour l’achat des billets d’avion. De plus, les ordres de mission y relatifs, ne sont pas joints

au dossier.

Le bon de commande mentionne un montant de 4 816 000, alors que le montant réel des billets fait 4 815 000.

DC N° 3 IMPRESSION D’UN JOURNAL DE 8 PAGES

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; quatre candidats ont été saisis par téléphone et la base de

leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1 de

l’ordonnance N° 540/1035/2008.

Un rapport d’analyse a été joint au dossier mais il n’est pas indiqué qu’une commission a siégé lors de cette séance, il n’a été signé que par

Monsieur Gérard MPAWENAYO dont la qualité et la fonction n’ont pas été précisées. La base de sélection des fournisseurs ayant

soumissionné, n’a pas été précisée.


Rapport Final

99

Nous n’avons noté aucun tableau de vérification de pièces administratives des fournisseurs, ni l’examen de spécifications techniques,

surtout pour le matériel informatique et le cahier de charges, en violation de l’article 20 du CMP qui stipule « Les Autorités Contractantes

peuvent avoir recours, en dessous des seuils de passation de marchés, à des procédures de demande de cotation à condition que les

procédures mises en œuvre respectent les principes posés à l’article premier du CMP. Ces demandes doivent préciser les spécifications

techniques requises par l’Autorité contractante, les obligations auxquelles sont assujetties les parties et les modalités d’exécution des

prestations. Les règles et modalités de ces procédures seront précisées par voie réglementaire ».

Les factures de Design and Printing Services et IMPRILAC ne comportent ni numéro de RC, ni NIF.


DC N° 4 MATERIEL DE BUREAU, MATERIEL INFORMATIQUE ET DIVERS

Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau d’expédition) et au règlement (chèque) ont été versés au

dossier.

La procédure concurrentielle, éventuellement menée, n’a pas été retracée dans la liasse comptable.

La facture N° 0026/FDS/2012 du 24 janvier 2012, du titulaire du marché, indique qu’une avance de démarrage lui a été accordée pour un

montant de 2 000 000 FBU. Ceci constitue une entrave à l’article 120 du CMP qui précise que « Le montant total des avances accordées,

au titre d’un marché déterminé, ne peut en aucun cas excéder trente (30) pour cent du montant du marché initial, pour les fournitures et

autres services ». Nous notons dans ce cas précis, que cette avance a atteint 65% du montant du marché.

La facture de l’entreprise Dan & Stessy ne comporte ni numéro de RC ni NIF.

DC N° 5 REPARATION DE VEHICULE

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; deux candidats ont été saisis par téléphone, au lieu de trois

et la base de leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article

1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

Un rapport pour la comparaison des offres n’a pas été émis.


Rapport Final

100

Le soumissionnaire non retenu n’a pas été informé du rejet de son offre, en violation de l’article 68 du CMP.

Le bon de livraison ou l’attestation de service fait, n’a pas été joint au dossier, pour attester de l’effectivité des réparations.

DC N° 6 IMPRESSION DE 500 CALENDRIERS DE MUR A2

La demande d’achat a été établie à une date postérieure (12 novembre 2012) à celle des factures pro forma des soumissionnaires,

notamment le 02 et le 09 novembre 2012.

Des lettres de consultation n’ont pas été envoyées aux fournisseurs pressentis ; trois candidats ont été saisis par téléphone au lieu de trois et

la base de leur sélection n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas conformée à l’article 1

de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

Concernant la commission qui a siégé pour la comparaison des offres, mis à part Monsieur Longin Mbazumutima qui est secrétaire de la

commission d’ouverture et d’analyse, les autres personnes qui ont siégé ne font pas partie des membres de la commission dûment nommée.


Sur les 500 calendriers commandés par l’AC, 478 ont été facturés et livrés, la facturation et la livraison des 22 calendriers restants n’ont

pas été retracées dans le dossier.

DC N° 7 ACHAT DE MOBILIER

Seuls les documents liés à l’exécution (bon de commande, facture, bordereau d’expédition) et au règlement (chèque) ont été versés au

dossier.

Aucune procédure concurrentielle n’a éventuellement été menée, pour l’achat du mobilier, en violation de l’article 39 du CMP, sur le gré à

gré. La base de sélection du prestataire n’a pas été déterminée dans le dossier. Par conséquent, l’Autorité Contractante ne s’est pas

conformée à l’article 1 de l’ordonnance N° 540/1035/2008.

La facture de l’entreprise Alpha CD Technology ne comporte pas de numéro de NIF.


Rapport Final

101

Recommandations Veiller à établir un cahier de charges bien détaillé et concis pour chaque demande de cotation ;

Se conformer à l’article 39 du CMP, sur le gré à gré ;

Se conformer à l’article 1 de l’Ordonnance N° 540/1035/2008 sur la mise en concurrence d’au moins trois fournisseurs.

Même s’il s’agit de marchés dont les montants se trouvent en dessous du seuil, l’autorité contractante devrait apporter plus de formalisme à

ces achats, en organisant une procédure concurrentielle en bonne et due forme ;

Veiller au respect des dispositions des articles 20 et 68 du CMP concernant respectivement la procédure de demande cotation et

l’information des candidats non retenus du rejet de leurs offres, pouvant leur permettre d’exercer leur droit de recours, conformément à

l’article 132 du CMP ;

S’assurer que la commission des marchés, dûment nommée, siège lors de l’ouverture, l’analyse et l’attribution des marchés.

Veiller au classement et à l’archivage exhaustif de toutes les pièces relatives aux acquisitions ou prestations, dans les dossiers de passation

de marchés.

Commentaires de

l’AC

- Sur l’établissement d’un cahier de charge bien détaillé : Pré-qualification des soumissionnaires à publier avec un cahier de charge

bien détaillé et concis

- Sur l’organisation de procédures concurrentielles en bonne et due forme : L’application des procédures comme dans tout autre

marché. Il y a eu des manquements mineurs au niveau des procédures de passations de marchés par demande de cotation, mais

toute fois, il y a eu concurrence entre les candidats.

Appréciation du

consultant

- Sur l’établissement d’un cahier de charge bien détaillé, nous prenons acte de vos commentaires, même si nous avons du mal à

comprendre le sens desdits commentaires.

Nous maintenons nos observations, sur ce point.

- Sur l’organisation de procédures concurrentielles en bonne et due forme, nous prenons acte de vos commentaires.

Toutefois, le déroulement d’une procédure concurrentielle n’a pas été documenté et sur certains points, vous confirmez nos allégations.


Rapport Final

102

Par conséquent, nous maintenons nos observations, en tous points.


Rapport Final

103