Réflexion sur la fonctionACHATS

dans le cadre des futursgroupements hospitaliers de territoire

Journée régionale médico-sociale de la Fédération hospitalière de France des Pays de la Loire, 17 juin 2016

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 2

Le cadre juridique

La fonction achats est régie par les articles L.6132-3 et R.6132-16 du code de la santé publique.

Ces deux articles ont été introduits dans le code respectivement par la loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 de modernisation de notre système de santé et le décret n° 2016-524 du 27 avril 2016 relatif aux groupements hospitaliers de territoire.

• Article L.6132-3 :

I. L’établissement support désigné par la convention constitutive [du groupement hospitalier de territoire] assure les fonctions suivantes pour le compte des établissements parties au groupement :[…] 3° La fonction achats […]

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 3

• Article R.6132-16 :

I. La fonction achats comprend les missions suivantes :

1° L’élaboration de la politique et des stratégies d’achat de l’ensemble des domaines d’achat en exploitation et en investissement ;

2° La planification et la passation des marchés ;3° Le contrôle de gestion des achats ;4° Les activités d’approvisionnement, à l’exception de

l’approvisionnement des produits pharmaceutiques.

II. Un plan d’action des achats du groupement hospitalier de territoire est élaboré pour le compte des établissements parties au groupement.

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 4

Les 3 dimensions de la fonction achats

L’organisation de la fonction achats au sein des groupements hospitaliers de territoire doit être pensée dans ses trois dimensions :

• Stratégique

• Conceptuelle

• Opérationnelle.

Cette approche méthodologique est essentielle pour concevoir la structuration organique et fonctionnelle de la direction des achats de chacun des GHT.

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 5

La dimension stratégique

• La structuration de la fonction achats et de la logistique.

• L’élaboration de la politique et des stratégies d’achat, notamment la définition du niveau territorial pertinent de mutualisation des achats.

• La déclinaison des projets institutionnels en termes d’achat et de logistique.

• La contribution à l’élaboration du plan pluriannuel d’investissement.

• La conception et la coordination des activités logistiques.

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 6

La dimension conceptuelle

• La veille juridico-économique.

• La veille technologique.

• Le sourçage.

• L’étude et la définition des concepts d’achat éco-responsable.

• Le benchmarking.

• L’élaboration et le suivi du volet « achats » des plans de développement durable et de responsabilité sociétale de l’entreprise.

• L’analyse des pratiques.*

• Le dialogue acheteur-prescripteur.*

Eléments également présents dans la dimension opérationnelle.

_______

*

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 7

• L’évaluation qualitative globale des concepts, produits et prestations de services.

• L’organisation de circuits d’approvisionnement courts et de proximité.

• L’ingénierie logistique.

• Les études dans les domaines :

de l’ingénierie biomédicale

de l’ingénierie du bâtiment

des équipements

des produits de santé et autres fournitures

des prestations de services, incluant les prestations intellectuelles

des prestations de soins inter-établissements.

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 8

• Le contrôle de gestion des achats.

• Les démarches de certification dans les domaines de l’achat et de la logistique.

Au plan de la coopération :

• La coordination de groupements de commandes régionaux.

• Les relations permanentes avec les opérateurs nationaux – Resah, UniHA, UGAP – et les coordonnateurs de groupements de régionaux et interrégionaux.

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 9

Eléments également présents dans la dimension conceptuelle.

_______

La dimension opérationnelle

• L’analyse des pratiques.*

• Le dialogue acheteur-prescripteur.*

• L’exécution administrative et comptable des marchés.

• L’approvisionnement, incluant l’e-procurement, de la passation des commandes à la liquidation des factures.

• L’archivage électronique et physique.

• L’évaluation continue des produits et prestations de services.

• La gestion quotidienne des activités logistiques.

• La maintenance technique.

*

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 10

Les dimensions stratégique et conceptuelle apparaissent devoir relever de l’établissement support du groupement hospitalier de territoire dès la première phase de la démarche d’organisation de la fonction achats.

Les actions constitutives de la dimension opérationnelle semblent devoir être réalisées, au moins dans un premier temps, au niveau de chacun des établissements du GHT.

L’analyse des pratiques et le dialogue acheteur-prescripteur peuvent être conduits tant au niveau de l’établissement support que des autres établissements du GHT.

Le groupe de travail constitué sous l’égide de la Fédération hospitalière de France des Pays de la Loire a conçu des outils visant à :

• établir une cartographie des achats sans exclusive, incluant ainsi les domaines des ressources humaines, des travaux, de l’informatique et de la communication ;

• identifier les experts et les personnes ressources au titre de la dimension conceptuelle de la fonction achats ;

• identifier les expertises en ingénierie biomédicale, technique et logistique.

Les outils de cartographie

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 11

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 12

Au-delà de la cartographie des achats, des expertises et des fonctions, il est apparu primordial de :

• communiquer, au sein de chacun des groupements hospitaliers de territoire, sur l’organisation de la fonction achats des établissements ;

• partager par GHT le calendrier des marchés publics ;

• disposer d’outils de benchmark afin de comparer la performance économique des groupements de commandes auxquels adhèrent les établissements d’un même GHT.

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 13

L’institution des groupements hospitaliers de territoire recèle des opportunités :

• Eviter la dilution de l’expertise tant juridique que technique.

• Professionnaliser davantage les acteurs de la fonction achats.

• Formaliser une fonction de contrôle de gestion des achats.

• Mutualiser les études.

• Uniformiser les systèmes d’information, à commencer par les logiciels de gestion économique et financière.

• Améliorer la performance économique globale au travers de réformes de structure.

• Simplifier la gestion des prestations de soins inter-établissements.

Les opportunités

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 14

Des écueils et risques ont été identifiés :

• Pérennité de certains groupements de commandes régionaux dont les établissements adhérents sont parties à la convention du groupement hospitalier de territoire.

• Cohérence entre la politique des établissements et la politique achat du GHT.

• Hétérogénéité des logiciels de gestion économique et financière et des applications informatiques métiers.

• Organisation de la fonction achats et de la gestion des ressources humaines à des niveaux territoriaux différents.

Les écueils et les risques

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 15

Juin 2016 :

• Communication des préconisations de la direction générale de l’offre de soins du ministère de la santé et des affaires sociales sur les niveaux de mutualisation selon les segments d’achat :

- national (Resah, UniHA, UGAP)

- infranational (essentiellement régional)

- groupement hospitalier de territoire.

Le calendrier officiel

Journée régionale médico-sociale de la FHF des Pays de la Loire, 17 juin 2016 Réflexion sur la fonction « Achats » dans le cadre des futurs groupements hospitaliers de territoire 16

1er juillet 2016 :

• Signature de la convention constitutive du groupement hospitalier de territoire supposée acter les responsabilités du représentant légal de l’établissement support dans le domaine des achats.

1er janvier 2017 :

• Etablissement d’un plan d’action achats territorial.

Au plus tard le 31 décembre 2020 :

• Convergence des marchés publics des établissements du GHT avec un seul pouvoir adjudicateur à cette échéance.