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GMSIH – 44, rue Cambronne – 75015 Paris. Tel : 01 48 56 72 70. Fax : 01 48 56 07 70 MISE EN OEUVRE DES SYSTEMES D’INFORMATION DE PRODUCTION DE SOINS DANS LES ETABLISSEMENTS DE SANTE ARCHITECTURE ET URBANISATION [8] SCENARIOS D’UTILISATION DU REFERENTIEL D’URBANISATION Version 1.0

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GMSIH – 44, rue Cambronne – 75015 Paris. Tel : 01 48 56 72 70. Fax : 01 48 56 07 70

MISE EN OEUVRE DES SYSTEMES D’INFORMATION

DE PRODUCTION DE SOINS

DANS LES ETABLISSEMENTS DE SANTE

ARCHITECTURE ET URBANISATION [8]

SCENARIOS D’UTILISATION DU REFERENTIEL D’URBANISATION

Version 1.0

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Copyright (c) 2006 GMSIH

Permission vous est donnée de copier et distribuer ce document selon les termes de la Licence D-GMSIH, Version 1.0 ou ultérieure publiée par le GMSIH.

Une copie de cette Licence peut être consultée à l’adresse http://www.gmsih.fr/licences/.

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Références

Le GMSIH a produit les références suivantes relatives à l’Architecture et l’urbanisation des systèmes d’information de production de soins :

[1] Guide méthodologique - Architecture et urbanisation des systèmes d’information Hospitaliers - SI35GUI

[2] Exemple d’architecture métier d’un système de prise en charge du patient en unité clinique – SI35MOD

[3] Présentation de l’architecture métier exemple - SI35MODM

[4] Exemple d’architecture fonctionnelle d’un système de prise en charge du patient en unité clinique – SI35FON

[5] Tableau de description des éléments d’un système d’information – SI35MFAP

[6] Glossaire applicable à l’étude – SI35REF

[7] Interopérabilité et urbanisation – Eléments de définition – SI35INT

[8] Scénarios d’utilisation du référentiel d’urbanisation– SI35SCN (Le présent document)

[9] Outil d'évaluation des pratiques d'urbanisation et de gouvernance des systèmes d'information - SI35RAD

En complément, le lecteur se reportera utilement aux études précédentes qui complètent cette présente étude :

[10] Alignement stratégique du système d’information – Décembre 2004

[11] Guide méthodologique pour l’Alignement Stratégique du Système d’Information – SI32MEG

(Inclus dans l’étude ci-dessus)

[12] Outil d’alignement stratégique du SI – SI32ASSI (Inclus dans l’étude ci-dessus)

[13] Analyse de l’existant et des besoins des systèmes d’information de production de soin – Mars 2005

[14] Méthodologies et outils de conduite du changement dans les projets SI – 2003

[15] Sécurité des systèmes d’information des établissements de santé – Juin 2004

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SOMMAIRE

1. Introduction ....................................... .............................................................................................5

1.1 Objet du document .................................. ...............................................................................5

1.2 Le référentiel d’urbanisation...................... ............................................................................5

1.3 Le référentiel constitué dans le contexte de l’étud e ...........................................................6

2. Scénarios d’utilisation ............................ ......................................................................................8

2.1 Deux scénarios exemple ............................. ...........................................................................8 2.1.1 T2A : Mise en oeuvre de la tarification à l’activité ..............................................................8

2.1.2 CBU : Application du contrat de bon usage du médicament..............................................8

2.2 Principes d’utilisation du référentiel............. ........................................................................9 2.2.1 Traduire le problème en terme de système d’information ..................................................9

2.2.2 Afin de pouvoir exploiter le référentiel d’urbanisation.......................................................10

2.3 Déroulement des scénarios d’évolution.............. ...............................................................15 2.3.1 Identifier la cible fonctionnelle...........................................................................................15

2.3.2 Evaluer les impacts sur le système existant.....................................................................16

2.3.3 Réaliser le cahier des charges du projet d’évolution ........................................................17

2.3.4 Préparer le changement ...................................................................................................18

2.3.5 Evaluer le niveau de pertinence du projet d’évolution envisagé ......................................19

2.3.6 Communiquer ...................................................................................................................21

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1. INTRODUCTION

1.1 OBJET DU DOCUMENT

L’objet de ce document est de scénariser l’utilisation du référentiel d’urbanisation (c’est à dire la description des processus, l’architecture fonctionnelle cible, l’analyse de l’existant applicatif, , etc.) pour répondre à un objectif opérationnel entraînant l’évolution du SI.

Deux scénarios exemples sont proposés et proposent une (des) réponses à la question : Comment le système d’information doit-il évoluer :

• Pour que l’établissement puisse respecter son « contrat de bon usage du médicament » ?

• Pour que l’établissement puisse mettre en œuvre de la tarification à l’activité (T2A).

Pour chacun de ces exemples, ce document décrit un scénario de prise en compte de l’enjeu considéré au niveau du système d’information. C’est à dire :

• Les principales étapes de la prise en compte d’un enjeu SI ;

• Une méthode d’utilisation du référentiel d’urbanisation pour répondre aux questions posées par chaque étape ;

• Une illustration des résultats que peut produire un référentiel d’urbanisation à partir des éléments produits dans le cadre de l’étude.

1.2 LE REFERENTIEL D’URBANISATION

Le référentiel d’urbanisation est la consolidation pertinente des résultats produits par l’ensemble des travaux d’urbanisation. Un référentiel d’urbanisation complet devrait donc permettre de constituer, à partir des différents niveaux d’analyse du système d’information, une description globale et cohérente de l’existant et de la cible (c’est à dire ce vers quoi on souhaite évoluer).

Un référentiel d’urbanisation se constitue de manière incrémentale , au fur et à mesure de l’avancée des travaux sur le système d’information susceptibles de produire des analyses pertinentes :

• Etudes menées dans le cadre d’une démarche d’urbanisation ;

• Projets d’évolution du SI (cahier des charges fonctionnel, description de l’existant applicatif et technique, etc.) ;

• Travaux d’exploitation et de maintenance (description et évaluation des applications, des infrastructures, des coûts, etc.).

L’enjeu du référentiel d’urbanisation est d’assurer la cohérence de ces différents travaux d’analyse :

• Cohérence entre les différents niveaux de description (niveau stratégique, niveau métier, niveau fonctionnel, niveau applicatif, niveau information, niveau infrastructures, etc.) ;

• Cohérence des modes de description utilisés pour un même niveau d’analyse (cohérence des concepts utilisés pour décrire un processus métier, par exemple) ;

• Respect des règles d’urbanisation.

La création, la mise à jour et le contrôle qualité du référentiel d’urbanisation est la responsabilité de l’urbaniste et représente une part importante de son travail. Ce référentiel peut être « outillé » de différentes façons. Il peut être aussi intégré dans un outil de modélisation.

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Le référentiel d’urbanisation doit être considéré comme un « corpus documentaire » comprenant, outre les informations présentées ici, l’ensemble des cartographies, éléments documentaires, notamment de synthèse, les règles et principes d’urbanisme appliqués dans l’établissement, les différentes politiques, les portefeuilles de projets, etc. Ce référentiel doit ou devrait en permanence refléter l’état du système d’information .

Les différentes vues de ce référentiel comportent de nombreuses redondances. Elles ont surtout pour but de présenter différents angles d’approche du système d’information permettant, entre autres :

• D’éclairer les interactions entre les différents composants du système d’information ;

• De mesurer les impacts que chaque changement est susceptible d’engendrer.

1.3 LE REFERENTIEL CONSTITUE DANS LE CONTEXTE DE L’ETUDE

Un référentiel d’urbanisation complet ne peut pas être produit, même sous forme d’exemple, dans le cadre d’une étude comme celle-ci. Cet exemple de référentiel partiel a cependant été constitué, à titre d’illustration de cette étude. Il est pertinent dans le cadre suivant :

• Il décrit un système restreint : le système de la prise en charge du patient en unité clinique. Les éléments concernant la production d’actes médico-techniques notamment, n’apparaissent donc pas dans ce référentiel ;

• Les éléments décrits (métier et fonctionnels) correspondent à la description d’une cible possible de système d’information de santé. Cette cible générale ne tient pas compte de la nature et de la dimension de l’établissement. Elle ne peut donc être reprise en l’état pour initialiser le référentiel d’urbanisation d’un établissement. Un travail d’appropriation et d’adaptation est nécessaire ;

• Le système existant n’est pas décrit (les niveaux applicatifs et techniques ne sont donc pas non plus décrits) car fortement dépendant du contexte de l’établissement de santé.

Le référentiel constitué au cours de l’étude a été consolidé dans un tableur qui assure la continuité entre les différents niveaux d’analyse et qui comprend (cf. Figure 1 : Tableau référentiel d'urbanisation - Vue d'ensemble ci-après) :

• L’analyse métier (description des processus cible) ;

• L’analyse stratégique (prise en compte des objectifs de l’établissement. Informations renseignées partiellement à titre d’exemple) ;

• L’analyse fonctionnelle (identification et description des besoins fonctionnels) ;

• L’analyse de l’information (principaux objets métier mis en œuvre) ;

• L’analyse de l’existant applicatif (informations non renseignées).

Remarque :

L’utilisation d’un « tableur » permet, à l’aide d’une solution bureautique standard et peu coûteuse au regard d'un outil spécialisé, de gérer les informations d’un référentiel d’urbanisation.

Il existe aujourd’hui sur le marché différents outils de modélisation comprenant, notamment un outil de gestion d'un référentiel d’urbanisation qui offre des fonctionnalités complémentaires intéressantes telles que l'accès partagé à l’information, la publication de l’information, des fonctionnalités d’administration, etc.

Leur usage n’est cependant pas obligatoire. Le choix d'un outil, qui représente aussi investissement tant financier que humain, doit s'effectuer en fonction du besoin.

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Analyse métier

Alignement stratégique

Analyse fonctionnelle

Analyse de l’information

Analyse de l’existant applicatif

Filtre « scénarios » (cf. chapitres suivants)

Figure 1 : Tableau référentiel d'urbanisation - Vue d'ensemble

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2. SCENARIOS D’UTILISATION

2.1 DEUX SCENARIOS EXEMPLE

L’objet de chacun des scénarios exemple est de définir le projet d’évolution du système d’information associé, dans le premier cas, correspondant à ces deux objectifs : Mettre en œuvre la tarification à l’activité et appliquer le contrat de bon usage du médicament.

Les enjeux associés à ces objectifs pour un établissement de santé sont brièvement rappelés ci après. :

2.1.1 T2A : Mise en oeuvre de la tarification à l’activité1

Pour un établissement de santé, l'enjeu consiste à mettre en place une organisation réactive, de façon à facturer le plus rapidement possible mais aussi d'agir en interne sur la maîtrise des coûts (notion de comptabilité analytique pour l'élaboration de prix de revient).

La tarification à l’activité a pour objectif de corréler directement le financement des établissements de santé à l’activité médicale. Elle va rendre nécessaire le recentrage du système d’information sur les missions de production de soins. Ainsi, il apparaît essentiel que le recueil des actes et des données relatives aux séjours se réalise au plus près de la production en unités cliniques ou médico-techniques.

Pour réussir ces mutations, les établissements de santé doivent dès maintenant faire face à deux enjeux majeurs :

• Raccourcir les délais de production des données médicalisées et assurer un niveau de qualité optimum de l’information produite. En effet, toute «non qualité» dans la chaîne de production de l’information aura dorénavant des conséquences financières directes pour l’établissement ;

• Renforcer la pertinence et la réactivité des processus de reporting et d’analyse comptable. Il faudra désormais pouvoir appréhender la structure des coûts de l’établissement et identifier les leviers d’optimisation du financement.

2.1.2 CBU : Application du contrat de bon usage du médicament

Le contrat de bon usage du médicament (CBU) est conclu pour une durée de trois à cinq ans entre un établissement de santé public ou privé et l’agence régionale de l’hospitalisation dont il relève. Il a pour objet :

• D’engager l’établissement dans une démarche qui favorise le bon usage des médicaments et des dispositifs médicaux dans la perspective d’une amélioration continue tant de la qualité que de la sécurité des soins ;

• De garantir le bien-fondé des prescriptions des spécialités pharmaceutiques et des dispositifs médicaux facturables en sus des prestations d’hospitalisation.

Le contrat fixe des objectifs à atteindre (après réalisation d’un état des lieux), des actions à mettre en œuvre pour atteindre ces objectifs (avec des objectifs cibles et intermédiaires, des indicateurs de suivi et/ou de résultats, l’établissement d’un échéancier de mise en œuvre, etc.) et un mécanisme d’évaluation annuelle des engagements souscrits par l’établissement.

1 Pour plus de détails, se référer à l’étude du GMSIH sur la question (« T2A » – Décembre 2004)

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Ces objectifs visent à l’amélioration et à la sécurisation, au sein de l’établissement, du circuit du médicament et des produits et prestations mentionnés à l’article L. 165-1 du code de la sécurité sociale et de garantir leur bon usage via notamment :

• L’informatisation du circuit du médicament ;

• Le développement de prescription et dispensation nominative ;

• La traçabilité des prescriptions et administrations et implantations ;

• Le développement du système d’assurance qualité ;

• La centralisation des chimiothérapies.

Du respect de ses engagements contractuels par l’établissement dépendra le niveau de remboursement de la part prise en charge par les régimes obligatoires d’assurance maladie pour les spécialités pharmaceutiques et les dispositifs médicaux facturables en sus des prestations d’hospitalisation.

2.2 PRINCIPES D’UTILISATION DU REFERENTIEL

2.2.1 Traduire le problème en terme de système d’information

Une fois l’objectif posé (cf. §2.1 Deux scénarios exemple), il s’agit d’identifier les éléments du système d’information concernés par la problématique :

• Quels processus, quelles activités, quelles tâches de mon architecture métier sont en premier lieu concernés ?

• Quels objets d’information sont concernés ?

• Quelles fonctions, quelles applications sont concernées ?

• Quelles infrastructures sont concernées ?

Les premiers éléments de réponse à ces questions constitueront les clés d’entrée pour l’exploitation du référentiel d’urbanisation.

2.2.1.1 Exemple T2A

Dans le cas de la tarification à l’activité, les réponses évidentes sont celles-ci : • Quels processus, quelles activités, quelles tâches de mon architecture métier sont en

premier lieu concernés par le contrat de bon usage ?

• Les tâches concernées en premier lieu sont les tâches liées au codage des actes et des diagnostics, la rédaction des comptes rendus ;

• L’exploitation du référentiel d’urbanisation peut permettre d’identifier d’autres tâches concernées par la T2A.

• Quels objets d’information sont concernés ?

• Les principaux objets d’information concernés par la T2A sont l’acte (médical et paramédical) et le diagnostic.

Ces premiers éléments sont suffisants pour exploiter le référentiel d’urbanisation.

2.2.1.2 Exemple CBU

Dans le cas du contrat de bon usage, on peut facilement répondre à deux questions :

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• Quels processus, quelles activités, quelles tâches de mon architecture métier sont en premier lieu concernés par le contrat de bon usage ?

• Les tâches concernées en premier lieu sont les tâches de prescription de médicaments et DMI, de dispensation des médicaments, d’administration des médicaments ;

• D’autres activités sont également concernées par le CBU : la gestion de la qualité, la pharmaco-vigilance, les fonctions de pilotage.

• Quels objets d’information sont concernés ?

• Le principal objet d’information concerné par le CBU est la prescription de médicament.

• D’autres objets peuvent également être identifiés : le compte-rendu d’administration, l’alerte de pharmaco-vigilance, , etc.

Il est, par contre, plus difficile d’identifier les fonctions, les applications et les infrastructures concernées par le CBU. L’exploitation du référentiel d’urbanisation devrait permettre de le faire.

2.2.2 Afin de pouvoir exploiter le référentiel d’urbanisation

2.2.2.1 Clés d’entrée du référentiel

Les différents éléments décrits dans le référentiel d’urbanisation constituent autant de points d’entrée pour exploiter ce référentiel. Pour le référentiel, tel qu’il est illustré et outillé dans cette étude, ces éléments (associés à des fonctions de filtre qui facilitent l’utilisation du fichier) sont :

• Clés d’entrée « métier » : Tâche, acteur/rôle, activité, processus ;

NB : il est possible d’utiliser également les messages (entrant ou sortant) comme clé d’entrée mais uniquement pour rechercher les informations associées dans l’analyse métier (acteur, tâche, activité, processus).

• Clés d’entrée « alignement stratégique » : Objectif opérationnel, élément de contexte, thème de progrès ;

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• Clés d’entrée « analyse fonctionnelle » : Fonction, dépendance fonctionnelle ;

• Clés d’entrée « analyse de l’information » : Objet d’information ;

• Clés d’entrée « analyse de l’existant applicatif » : Application.

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2.2.2.2 Utilisation du fichier

Le fichier permet ainsi de répondre rapidement à une question du type : Dans le système cible, quelles sont les fonctions qui mettent en œuvre l’objet d’information « prescription de médicament » ?

Utiliser la clé d’entrée « objet d’information » : sélectionner à l’aide du filtre associé à cette clé l’objet « Prescription de médicament ».

Le fichier présente l’ensemble des éléments du référentiel associés à l’objet « prescription de médicaments » (dont les fonctions cibles) :

• Dans le cas présent, pour que la réponse soit tout à fait complète, il faudrait compléter la réponse en interrogeant le fichier à partir de l’objet plus général « prescription ».

Fonctions cibles

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2.2.2.3 Scénario d’utilisation

Les colonnes « scénarios » du fichier référentiel permettent d’associer des éléments du référentiel à un scénario d’utilisation. Par exemple, on peut considérer que les éléments du référentiel associés à l’objet « prescription de médicaments » (cf. exemple précédent) sont pertinents dans le cadre du scénario CBU (contrat de bon usage du médicament). Une coche dans la colonne « CBU » permet d’enregistrer cela :

Colonne « CBU »

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Pour continuer l’exemple précédent, on peut interroger le référentiel à l’aide d’une autre clé d’entrée associée au contrat de bon usage : l’activité « Prescrire des médicaments ». Un filtre sur cet objet permet d’identifier d’autres besoins fonctionnels :

Apparaissent notamment des fonctions « dossier patient » et des fonctions mettant en œuvre des éléments de connaissance partagée (référentiel des protocoles thérapeutiques, des bonnes pratiques, contre-indications médicamenteuses, etc.) comme « l’assistance à la prescription ».

Pour chacun de ces besoins fonctionnels, si l’on considère qu’il est pertinent dans le cadre de l’application du CBU, il faut cocher la colonne « CBU ».

On peut ainsi, à l’aide de quelques clés d’entrée et des fonctions de filtre, consulter le référentiel d’urbanisation de façon efficace et identifier rapidement l’ensemble des éléments pertinents dans le cadre d’un scénario

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2.3 DEROULEMENT DES SCENARIOS D’EVOLUTION

L’identification et la définition d’une évolution du système d’information suit un processus qui comporte au moins les 6 étapes suivantes :

• Définir l’évolution en terme de besoins fonctionnels ;

• Identifier les impacts sur le système existant ;

• Réaliser le cahier des charges du projet d’évolution ;

• Préparer le changement ;

• Evaluer le niveau de pertinence de l’évolution ;

• Communiquer

2.3.1 Identifier la cible fonctionnelle

Pour les scénarios considérés, la première question qui se pose est : Quels sont les besoins fonctionnels induits par le scénario ? Les besoins fonctionnels sont décrits dans le référentiel :

Un besoin fonctionnel

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On peut ainsi facilement retrouver les besoins associés à un scénario donné. Le référentiel doit également permettre d’identifier les fonctions pré-requises à la mise en œuvre de ces besoins (cf. colonne « dépendances fonctionnelles » du fichier2). Les besoins fonctionnels et leur prérequis fonctionnels constituent l’ensemble des fonctions qu’il faut mettre en œuvre dans le cadre d’un scénario donné.

2.3.1.1 Exemples T2A et CBU

Pour consulter les résultats associés à chaque scénario, utilisez le fichier « référentiel d’urbanisation » et le filtre associé au scénario considéré (sélectionner la valeur « X »).

Remarque importante : le tableur exemple produit dans le cadre de l’étude ne fait pas apparaître toutes les fonctions de l’architecture cible car tous les processus métier n’ont pas été détaillés dans ce référentiel (le détail des processus de production d’actes médico-techniques notamment, n’apparaît pas dans le tableau ; les fonctions, associées à ces processus, de création et mise à jour d’un compte-rendu d’acte par exemple3, n’apparaissent donc pas non plus).

2.3.2 Evaluer les impacts sur le système existant

Une fois les besoins fonctionnels identifiés, il s’agit de déterminer dans quelle mesure le système existant permet d’y répondre. Dans le référentiel d’urbanisation, chaque besoin fonctionnel est associé à l’application ou aux applications existantes qui le mettent en œuvre :

2 Cette colonne n’a pas été renseignée dans le cadre de l’étude. 3 Ces fonctions apparaissent toutefois dans l’architecture fonctionnelle cible produite par l’étude.

Un besoin fonctionnel L’application qui met en œuvre la fonction

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Le niveau d’adéquation de chaque applicatif existant doit être décrit dans le référentiel. A l’aide de ces informations, on peut rapidement identifier les besoins d’évolution du système existant dans le cadre du scénario considéré. Chacune des situations suivantes justifie une évolution du SI :

• Un besoin fonctionnel identifié n’est pas couvert par un applicatif existant ;

• Une application existe mais sa réponse fonctionnelle est insuffisante ou insatisfaisante ;

• Une application fonctionnellement satisfaisante existe mais elle répond mal aux principes directeurs d’urbanisation (technologie obsolète, niveau d’interopérabilité mauvais, etc, etc.);

• Plusieurs applications fonctionnellement satisfaisantes co-existent et sont ou peuvent être redondantes (rationalisation / simplification à envisager).

Les informations fournies par le référentiel d’urbanisation sur les applications existantes doivent permettre de préciser le projet d’évolution du système. Elles aident les responsables du système d’information à identifier :

• Les applications obsolètes qui seront supprimées ;

• Les applications qui seront conservées mais devront évoluer ;

• Les applications qui seront conservées en l’état ;

• Les fonctions qui devront être informatisées.

• Les référentiels existants et leur qualité

2.3.3 Réaliser le cahier des charges du projet d’évolution

La concrétisation d’un projet d’évolution passe par l’élaboration d’un cahier des charges. Un cahier des charges type décrit :

• L’objectif et les enjeux du projet ;

• Le contexte métier ;

• Le besoin fonctionnel ;

• Le système existant ;

• Les règles d’urbanisation à respecter.

2.3.3.1 L’objectif et les enjeux du projet

Cf. par exemple la description des enjeux pour les scénarios CBU et T2A (§2.1 Deux scénarios exemple)

2.3.3.2 Le contexte métier

Le contexte métier du projet d’évolution est identifié dans le référentiel d’urbanisation sous forme de tâches, activités et processus associés au scénario d’évolution. Des extraits de la cartographie métier permettront de décrire efficacement ce métier. Si besoin, les informations de contexte (cf. colonne « Eléments de contexte » du fichier référentiel) compléteront utilement cette description du métier.

2.3.3.3 Le besoin fonctionnel

L’ensemble des fonctions à informatiser (ou ré-informatiser) ont été identifiées à partir du référentiel d’urbanisation (cf. §2.3.1 Identifier la cible fonctionnelle et §2.3.2 Evaluer les impacts sur le système existant). La description de ces fonctions doit être complétée à l’aide de la cartographie de l’architecture fonctionnelle cible (cf. Exemple d’architecture fonctionnelle cible – SI35FON).

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2.3.3.4 Le système existant

• L’existant qu’il faudra remplacer :

La description des applications à remplacer est surtout utile dans le cas où celles-ci sont propriétaires de données qui devront être reprises dans le nouveau système.

• L’existant qu’il faudra conserver et auquel il faudra s’intégrer :

La description des contextes applicatifs et techniques du projet est importante. Ils constituent autant de contraintes qu’il sera nécessaire de prendre en compte pour la mise en place des nouveaux éléments de système d’information.

Le contexte informationnel est également décrit. Il permet d’appréhender au mieux les informations leurs règles et contraintes mises en œuvre dans l’établissement. Qui produit, qui consomme, qui est propriétaire, quelle sémantique, etc. (cf. [7] Interopérabilité et urbanisation – Eléments de définition – SI35INT)

Les architectures applicative et technique existantes sont des éléments qui sont décrits (sous la forme d’une cartographie par exemple) dans un référentiel d’urbanisation complet.

2.3.3.5 Les règles d’urbanisation à respecter

Ces règles (ou principes directeurs) sont définies au cours de la démarche d’urbanisation. Elles définissent en particulier le cadre que devra respecter le projet d’évolution en matière, par exemple, d’interopérabilité, de technologie de développement, etc. (cf. [1] Guide méthodologique - Architecture et urbanisation des systèmes d’information Hospitaliers - SI35GUI : Phase 3-Etape 2A).

2.3.4 Préparer le changement

Pour définir complètement un projet d’évolution du système d’information, il faut aider les directions métier à anticiper et préparer les changements. Le référentiel d’urbanisation constitue pour cela un outil efficace :

• Il permet d’identifier rapidement les processus, les activités, les tâches concernés par le projet d’évolution ;

• Il permet d’identifier également les applications existantes concernées ;

• Ces informations facilitent, ce qui n’est pas toujours évident, l’identification des acteurs de l’établissement concernés par le projet (réalisateurs des tâches métier identifiées, utilisateurs des applications identifiées) et donc les directions métier concernées ;

• On peut ensuite s’assurer auprès des directions métier concernées, qu’elles sont correctement informées d’un changement à venir et les aider à définir/préparer ce changement en précisant les changements du système d’information (nouvelle ergonomie d’un outil, nouvelles informations à traiter, automatisation d’une tâche précédemment manuelle, etc, etc.) ;

• La définition du changement doit ensuite être complétée par les directions métier sur le plan humain, organisationnel, opérationnel (résultats attendus, productivité, coûts, etc.) afin de pouvoir préparer un plan de changement efficace (communication, formation, accompagnement, , etc.).

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2.3.5 Evaluer le niveau de pertinence du projet d’évolution envisagé

Un projet pertinent mais mal justifié ne sera peut-être jamais mis en œuvre. Afin de permettre aux décideurs « d’engager les bons moyens sur les bons projets », il est donc important de pouvoir correctement évaluer la pertinence d’un projet d’évolution.

2.3.5.1 Niveau d’alignement stratégique

Il s’agit de répondre à la question : En quoi le projet d’évolution sert-il la stratégie de l’établissement ?

Le référentiel d’urbanisation, s’il est complet, permet de répondre facilement à cette question. La stratégie de l’établissement est en effet traduite dans le référentiel d’urbanisation au travers des objectifs opérationnels et des principes directeurs d’urbanisation :

Un objectif opérationnel peut justifier , etc.

, etc. un besoin fonctionnel

Le non respec t des principes directeurs d’urbanisation peut également justifier le remplacement d’une applicati on.

Le niveau d’alignement stratégique d’un besoin fonctionnel peut être quantifié (Cf. méthode d'évaluation décrite dans l'étude GMSIH « Alignement stratégique du système d'information »)

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Le niveau d’alignement stratégique d’un projet d’évolution SI peut donc être évalué en fonction :

• De la note d’alignement stratégique des nouvelles fonctions que le projet permettra de mettre en œuvre ;

• Du niveau d’amélioration proposé par le projet en matière d’adéquation avec les principes directeurs d’urbanisation.

2.3.5.2 Bénéfice attendu

Le niveau d’alignement stratégique d’un projet n’est pas le seul critère qui permet de justifier sa mise en œuvre.

Une évolution de la réglementation, par exemple, n’est pas toujours prévue dans le projet d’établissement (i.e. lors de la définition de la stratégie) et peut pourtant justifier pleinement une évolution du système d’information. Une évolution de la réglementation peut être identifiée comme un élément de contexte dans le référentiel d’urbanisation.

De façon moins évidente, les bénéfices attendus par la mise en œuvre d’un projet peuvent être tels qu’ils justifient à eux seuls la mise en œuvre du projet d’évolution. On parle alors d’un projet « opportuniste » par opposition aux projets dit « stratégiques ». Les bénéfices opérationnels d’un projet ne peuvent être clairement identifiés et quantifiés qu’à partir du moment où le changement associé à la mise en œuvre du projet a été lui-même bien défini. C’est sur la base de ce changement que l’on peut évaluer par exemple un gain de productivité, un gain de qualité des soins ou bien (du point de vue de la direction informatique) une diminution des coûts de maintenance.

L’évaluation d’un projet dépend également des coûts humains, matériels et financiers de mise en œuvre, des délais de mise en œuvre, etc, etc. Tous les éléments de définition et d’évaluation d’un projet seront décrits plus en détail dans le cadre du dernier volet des études GMSIH consacrées au système d’information de production de soins (« Trajectoires de migration »).

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2.3.6 Communiquer

Le référentiel d’urbanisation et ses différents axes d’abord est aussi un outil de communication :

• Auprès des décideurs ;

• Auprès des utilisateurs ;

• Auprès des DSI.

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