rédiger une proposition de projet pour la facilité acp-ue pour l’eau europeaid...

programme Solidarité Eau

Rédiger une proposition de projet pour la Facilité

ACP-UE pour l’eauEuropeAid/129509/C/ACT/MULTI

Christophe Le Jallé

Atelier de formation


AVERTISSEMENT

Les éléments et recommandations qui suivent ne sont pas exhaustifs.

Il est indispensable de consulter le dossier de soumission de projets et les lignes directrices de

la Facilité Eau qui apportent de nombreuses précisions et compléments par rapport aux

éléments figurant ci-après


Facilité ACP-UE - Appel à propositions 129509Liste des documents à produire

1- Le formulaire de demande de subvention (Annexe A)- une note de concept (partie A)- présentation de l’action (partie B-I)- présentation du demandeur (partie B-II)- présentation des partenaires et codonateurs (partie B-III)- présentation des associés (partie B-IV)- déclaration du demandeur (partie B-V)- déclaration de cofinancement (partie B-V)

2- Le budget en Euros (Annexe B)

3- Le cadre logique (Annexe C)

4- Fiche d'entité légale (Annexe D)

5- Formulaire d’identification financière (Annexe E)

6- Formulaire de synopsis (Annexe F)

Conception de projetInformation et procédures

AN

NEX

ES

+ une liste de contrôle !! + inscription PADOR


Annexe A-

Formulaire de demande de subvention


A. NOTE SUCCINCTE DE PRESENTATION

Dans le cas d’un appel à propositions en une étape, c’est un document de synthèse et donc le dernier document à rédigerOn y reviendra plus loin


B. FORMULAIRE COMPLET DE DEMANDE

I. L’ACTION / 1. Description de l’action• 1.1 Titre

Titre du projet

• 1.2 LieuxPays, région et commune(s) (prévoir une carte)

• 1.3 Coût de l’action et montant demandé à la CELe montant demandé ne peut dépasser 75% du coût total de l’action

• 1.4 Résumé (MAX 1 PAGE !)à remplir une fois l’ensemble du formulaire rempli

• 1.5 Vue d'ensemble (MAX 1 PAGE !) résumé descriptif à remplir une fois l’ensemble du formulaire rempli


1.6 Pertinence de l’action (MAX 5 PAGES)

• Pertinence de l’action / objectif spécifique et but de l’AP

• Pertinence de l’action / besoins et contraintes du pays – synergie avec autres initiatives

• Pertinence de l’action / besoins de la communauté locale et des bénéficiaires finaux

1.7 Description de l’action et de son efficacité (MAX 8 PAGES)

• Description de l’action / évaluation des risques liés au pays

• Résultats escomptés (impacts pour bénéficiaires finaux et réplicabilité)

• Activités proposées et leur efficacité (détail des activités / coûts / rôle de chacun / risques associés à chaque activité-mesures)


1.8 Méthodologie (MAX 2 PAGES)

• Structure organisationnelle et équipe proposée

• Procédures de suivi et d’évaluation interne et externe (tableau de bord + plan d’évaluations intermédiaires et finale externes et internes lien avec cadre logique et IOV)

• Plan de communication et de visibilité cf. le Manuel de communication et de visibilité de l'UE pour les actions extérieures http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_fr.htm

1.9 Durée et plan d’actionReprendre dans un tableau les activités du cadre logique et indiquer quand elles auront lieu :- Un plan d’action détaillé (mensuel) pour la première année- Un plan d’action général (semestriel) pour les autres années

Outil de planification utilisé pour le contrôle interne (être réaliste sur les délais de réalisation)


1.10 Durabilité (MAX 3 PAGES)• Viabilité financière

• Durabilité environnementale

• Durabilité institutionnelle

1.11 Cadre logiqueDans la version papier, insérer ici le cadre logique qui ne doit pas dépasser 3 pages.

Dans la version électronique, le cadre logique doit être remis sous forme de fichier .xls


I. L’ACTION / 2. Budget de l’action

Remplir l’ Annexe B (1ère feuille)Le budget présente les coûts éligibles = coûts totaux du projet = coûts

financés par Facilité Eau + coûts financés par codonateurs. Il correspond aux charges de chaque activité du cadre logique réparties dans les 6 postes budgétaires :

1. Ressources humaines (salaires et perdiems pour missions)2 . Voyages3. Equipement, matériel, véhicule et fournitures4. Coûts de fonctionnement du bureau local et consommables bureau5. Autres coûts et services (prestations externes, études, évaluations, publications, etc.)6. Autres+ Provision pour imprévus (max 5 % des coûts éligibles)et frais de gestion (max 7%)

Préparer un budget global et un budget pour la 1ère année


I. L’ACTION / 3. Sources de financement

attenduesRemplir l’ Annexe B (2ème feuille)8 sources de financement potentielles (au minimum 1 cofinancement en

complément de celui de la Facilité Eau)

1. Contribution financière du demandeur2. Contribution requise de la Commission (Facilité Eau/FED)3. Contribution(s) autres institutions européennes ou Etats membres4. Contributions d'autres organisations5. Valorisation du coût du personnel affecté à l’action si payé par le bénéficiaire de la subvention ou ses partenaires

Les revenus directs de l’action et les contribution en nature peuvent être indiquées mais ne sont pas prise en compte dans le total des contributions.

+ Indiquer et quantifier les contributions en nature (1 page max.)


I. L’ACTION /4. Expériences d’actions similaires du demandeur

- Seulement les projets Eau, Assainissement, Hygiène de taille comparable au projet soumis

- 1 page /action


II. LE DEMANDEURIdentité (l’expérience du demandeur est présentée en I.4)

III. PARTENAIRES1. Description des partenaires (1 tableau par partenaire)

2. Déclaration de partenariat (1 formulaire par partenaire)

IV. ASSOCIÉS DU DEMANDEUR

V. DECLARATION DU DEMANDEUR

VI. DECLARATION DE COFINANCEMENTUn partenaire qui est codonateur doit dater et signer une déclaration de

partenariat + une déclaration de cofinancement

VII. LISTE DE CONTROLE


A. NOTE SUCCINCTE DE PRESENTATION max. 4 pages A4, police Arial 10, 2cm de marge

La note de concept fournit 3 types d’informations développées dans la demande de subvention :

1- Pertinence de l’action : 1° /aux besoins et contraintes du pays (5 pts) ; 2° /à l’objectif spécifique et au but de l’AP (10 pts)

2- Description de l’action et de son efficacité : 1° /aux gpes cibles-bénéficiaires finaux (5 pts) ; 2° /à la faisabilité et à la cohérence des activités proposées (10 pts) ; 3° / à l’implication de toutes les parties prenantes (10 pts)

2- Durabilité de l’action : 1° /aux hypothèses et risques (5 pts) ; 2° /à la durabilité financière, environnementale et institutionnelle (5 pts)

Attention à la qualité de la rédaction de cette partie !!! C’est sur la base de cette note succincte que se fait la 1ère sélection


ENREGISTREMENT SUR PADOR

L’enregistrement préalable dans PADOR est OBLIGATOIRE pour les demandeurs et les

partenaires.http://ec.europa.eu/europeaid/work/onlineservices/

pador/index_fr.htmLa date limite d’enregistrement est la même que celle

pour la remise du dossier. Un dérogation à l’enregistrement est possible à certaines conditions.

Les ANE locaux agissant en tant que partenaires ne sont pas tenus de s'enregistrer dans PADOR.


AUTRES PIECES A JOINDRE

• Fiche d'entité légale (Annexe D) du Demandeurhttp://ec.europa.eu/budget/execution/legal_entities_fr.htm

• Formulaire d’identification financière (Annexe E) du Demandeurhttp://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_fr.htmcertifié par la banque


• Formulaire de synopsis (Annexe F)

I – Présentation (résumé du projet, technologies, couverture E&A, bénéficiaires finaux)

II – Expérience du demandeur et des partenaires

III – Budget et financement du projet (Financement du projet, Ventilation des coûts, sous-traitance/année)

P.S. : codes CAD/OCDE14010 Politique et gestion administrative du secteur de l’eau14015 Préservation des ressources en eau (y compris collecte de données)14031 Approvisionnement en eau potable – dispositifs de base14032 Assainissement – dispositifs de base14081 Éducation et formation en matière d’approvisionnement en eau et d’assainissement12261 Éducation sanitaire


PRÉSENTATION ET REMISE DU DOSSIERContenu du dossier :- le formulaire complet de demande (Annexe A partie A: note succincte de présentation et Partie B : formulaire complet de demande)- le budget (Annexe B)- le cadre logique (Annexe C)- le formulaire de synopsis (Annexe F)

+ les annexes D et E

Nombre d’exemplaires : 1 original + 3 copies en format A4, reliés séparément + 1 version électronique (Cdrom)

Informations devant figurer sur l’enveloppe d’envoi / dépôt : - n° de référence de l’appel à proposition = EuropeAid/129509/C/ACT/MULTI- titre de l’appel : Eau, Assainissement et Promotion de l'Hygiène pour les Objectifs du Millénaire pour le Développement - dénomination exacte + adresse du demandeur- la mention : « Ne pas ouvrir avant la séance d’ouverture »

Date limite de dépôt : 2 juin à 16h00 à Bruxelles, heure de Bruxelles


Les éléments de cette présentation ppt sont informatifs et indicatifs.

Nous vous invitons à toujours vous référer aux lignes directrices et aux annexes qui seules font foi.

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