recommandations pour l’inventaire des équipements de la

Recommandations pour l’inventaire des équipements de la chaîne du froid

Améliorer la qualité et la précisiondes données de l’inventaire nationaldes équipements de la chaînedu froidUn guide pratique des processus et des normes pour les acteurs de la chaîne du froid

ContexteDes inventaires précis et à jour des équipements de la chaîne du froid sont essentiels pour gérer efficacement les actifs de la chaîne du froid au sein d’un système de santé. Les données actualisées de l’inventaire des équipements de la chaine du froid (IECF) permettent aux gouvernements de prendre des décisions éclairées sur la distribution et le stockage des vaccins, l’entretien et la réparation des équipements, la planification et l’achat des vaccinations de routine et des campagnes. Ce document fournit des conseils et des justifications aux principales parties prenantes tout au long de la chaîne du froid sur but de la tenue d’inventaires précis de la chaîne du froid.

Les données de l’IECF sont largement utilisées aux fins suivantes :

• Gestion des actifs : Données sur l’emplacement des équipements de la chaîne du froid (ECF), marque/modèle, âge/date d’installation, l’état de fonctionnement, alarmes de température, temps de réparations, les demandes de garantie et la consommation de pièces de rechange sont des indicateurs illustratifs qui éclairent le suivi des actifs et des performances, les services de maintenance et de réparation et les décisions budgétaires.

• Introduction de vaccins et campagnes de vaccination : Les données sur l’état de fonctionnement, le niveau de performance (c’est-à-dire le temps de disponibilité) et la capacité de stockage des ECF fournissent des informations essentielles aux gestionnaires nationaux du Programme élargi de vaccination (PEV) pendant l’introduction des vaccins et la planification et la mise en œuvre des campagnes.

Défis

Le développement et le maintien d’un IECF actualisé exigent beaucoup de ressources et de travail. Garantir l’exactitude des informations sur les pays candidats nécessite des indicateurs normalisés et des systèmes de rapport cohérents. La section suivante fournit plus de détails sur ces défis. Ces défis sont les suivants :

• Incohérence des données et des normes de données de l’IECF : L’absence d’indicateurs normalisés peut entraîner des mesures différentes et une qualité de données incohérente. Même lorsque les normes sont claires, il peut être difficile de trouver des informations simples sur les ECF, comme les numéros de série de l’appareil. Sans données de haute qualité, les gestionnaires d’ECF sont limités dans leur capacité à contrôler efficacement les mesures de performance des ECF. Ce manque de données a également entraîné des difficultés dans la gestion des services de maintenance et de réparation, des stocks de pièces détachées et

des décisions d’achat, ainsi que des processus de déclassement

• Différents systèmes de déclaration des ECF : L’utilisation de systèmes multiples et uniques de notification de l’inventaire des équipements de la chaine du froid (IECF) avec des données divergentes exacerbe encore les divers défis posés par l’incohérence des données des IECF que les gestionnaires du PEV doivent examiner et interpréter. Dans certains cas, les districts régionaux voisins disposent de systèmes et d’indicateurs distincts, ce qui, là encore, complique la gestion et l’établissement de rapports efficaces.

• Des ressources limitées pour la collecte des données d’inventaire des équipements de la chaine de froid : L’élaboration ou l’actualisation des inventaires nationaux des ECF nécessite un investissement important en termes de travail, de coordination et de supervision. De nombreux pays mènent des campagnes nationales ad hoc dans le cadre de leurs programmes d’optimisation de la chaine de froid. Cependant, sans un rafraîchissement continu de ces données, ces IECF deviennent rapidement obsolètes. Les budgets nationaux de la chaîne du froid n’incluent généralement pas de ressources annuelles pour soutenir les activités routinières de collecte de données.

• La propriété des ECF et/ou la maintenance des stocks ne sont pas clairement définies : Les ressources, les protocoles et le personnel qui contribuent au maintien des IECF sont souvent dispersés dans divers ministères et départements au sein des gouvernements (par exemple, les services élargis du Programme d’immunisation, finances, achats, ingénierie biomédicale, etc.) La dispersion des responsabilités peut entraîner une certaine confusion et un manque de clarté quant à la propriété des ECF et/ou des processus d’inventaire.

Ces défis affectent les acteurs et les processus du niveau national jusqu’à l’établissement de soins de santé individuel. L’impact de ces défis est sans doute plus important aux plus bas niveaux administratifs de santé.

Combler les lacunes dans les données d’IECF au niveau le plus bas de l’administration sanitaire offre la meilleure opportunité de catalyser le changement au sein de ce système de données.

Des inventaires d’équipements de chaine du froid à jour améliorent la livraison des vaccins critiques et la gestion des équipements de chaine du froid dans un pays. Il est tout aussi important d’établir des procédures opérationnelles standards claires et des rôles et responsabilités pour gérer la génération et la maintenance des données des IECF.

Génération de données de l’inventaire des équipements de la chaine du froid (IECF)Diverses personnes interagissent avec les IECF de manière distincte. Les directives existantes décrivent le flux d’ECF et de données dans le système de santé ; cependant, il y a un manque de directives claires et cohérentes pour le personnel des districts et des établissements de santé sur les processus et les exigences pour la collecte régulière de données pour l’IECF. Ce guide prends en exemple quatre acteurs clés pour saisir les rôles, les responsabilités et les défis liés à la collecte et à la communication des données de l’IECF. Ces quatre acteurs sont présentés ci-dessous et sont décrits plus en détail dans les sections suivantes. Des modèles simples de collecte de données utilisés par ces acteurs se trouvent aux annexes A-E.

Responsable des équipements de la chaîne du froid/ logisticien/ responsable du magasin de vaccins

Le responsable de l’équipement de la chaîne du froid/logisticien/gérant de magasin de vaccins supervise et gère les stocks de vaccins et leur distribution. Cette personne s’appuie idéalement sur les IECF - plus précisément sur le statut fonctionnel des ECF et sur la capacité de stockage disponible - pour assurer la gestion des stocks a des fins de planification.

Les principaux défis sont les suivants : L’attribution de vaccins aux établissements de santé est difficile sans données sur les ECF fonctionnels et l’espace disponible dans le compartiment des vaccins. L’absence d’installation d’inventaire des équipements de la chaine de froid (IECF) et des données liées à la fonctionnalité des équipements compliquent également l’exercice des droits aux garanties de réparation et de remplacement des équipements.

Agent de santé

Les agents de sante de première ligne comme les agents de la vaccination par exemple, ont de nombreuses responsabilités en dehors de la vaccination des enfants, y compris la réalisation d’un entretien préventif planifié pour nettoyer ou dégivrer les ECF, l’enregistrement des températures des ECF et le signalement des dysfonctionnements des équipements.

Les principaux défis à relever sont les suivants : Capacité technique et temps limités pour dépanner et diagnostiquer les ECF, ce qui entraîne des retards dans le signalement des pannes d’ECF.

Un Inventaire des équipements de la chaine du froid (IECF) actualisé permettra aux acteurs de la chaîne du froid de prendre des décisions en connaissance de cause, de planifier l’approvisionnement, la réhabilitation et le remplacement des ECF existants, et de hiérarchiser efficacement le temps et les ressources.

Responsable du PEV

Le responsable du PEV supervise le programme de vaccination et le flux des stocks de vaccins tout au long de la chaîne du froid. Cette personne utilise les données agrégées et analysées de l’IECF, telles que le tableau de bord pour la chaîne d’approvisionnement de la vaccination - pour la prévision, la budgétisation et l’obtention d’ECF appropriés.

Les principaux défis sont les suivants : Incapacité à établir des rapports et à planifier efficacement en raison de données d’IECF inexactes. Cela peut entraîner des retards dans la planification des campagnes, Entretien et réparation des ECF, achat de pièces de rechange, et rapports sur le temps de fonctionnement des ECF

Technicien des ECF

Les techniciens sont chargés de veiller à ce que les ECF restent fonctionnels dans les zones géographiques qui leur sont attribuées. Maintenance préventive planifiée, Les réparations et l’installation font partie de leurs activités régulières. Les techniciens infranationaux font régulièrement des rapports sur les besoins d’inventaire et de réparation aux techniciens nationaux, qui utilisent les données agrégées de l’IECF pour la planification et la hiérarchisation des réparations.

Les principaux défis sont les suivants : Les descriptions vagues et insuffisantes des défauts de l’ECF rendent le diagnostic difficile. Ces diagnostics sont encore compliqués par le manque de disponibilité ou de capacités techniques des techniciens, le manque d’outils de diagnostic ou de pièces de rechange pour tester les solutions de réparation, et le manque de clarté et de normalisation des processus de compte rendu de réparation des ECF.

Les données d’inventaire des équipements de la chaîne du froid informent les acteurs tout au long de la chaîne du froid. Ce flux de données permet de garantir un contrôle efficace des équipements de la chaîne du froid.

Inventaire flux de données

Staff de l’établissement

de santé

Technicien PEV

Responsable ECF

Responsable PEV

IECF amélioré

Un IECF solide, précis et actualisé doit comprendre des champs de données de base. La cohérence des indicateurs au sein de l’IECF national assure l’interopérabilité des données entre les différentes applications et les différents utilisateurs. Il existe plusieurs domaines de haute priorité qui doivent être utilisés et mis à jour de manière cohérente par tous. Il s’agit notamment de :

• Emplacement et nom de l’établissement de santé (tiré de la liste nationale des établissements de santé).

• Identification de l’actif de la chaîne du froid (numéro de série ou identifiant unique).

• Marque/modèle de l’ECF.• Date d’installation de l’ECF.• État de fonctionnement de l’équipement (fonctionnel ; a

besoin de réparation ; non fonctionnel).

Des champs de données supplémentaires peuvent permettre aux gestionnaires des ECF d’avoir une image plus riche des IECF et des données globales pour prendre des décisions. Voici quelques exemples de champs de données supplémentaires : nature et date des réparations antérieures, pièces de rechange installées, modèle et numéro de série des stabilisateurs de tension, nombre de boîtes froides, nombre de supports de vaccins, etc.

Outils et systèmes de l’IECF

ll existe plusieurs types de systèmes et d’outils de collecte de données de l’IECF, comme indiqué ci-dessous.

Systèmes sur papier : Les IECF saisis manuellement nécessitent un effort important de maintenance et sont fastidieuses à mettre à jour. Les données sont

généralement reçues sous forme de documentation papier. Dans de nombreux cas, la variabilité des formulaires de déclaration et Le manque d’indications sur les formulaires signifie qu’il faut investir beaucoup de temps dans le nettoyage des données pour s’assurer que les données sont déclarées de manière cohérente.

Systèmes électroniques : Les IECF électroniques peuvent être de simples feuilles de calcul Microsoft Excel ou des applications plus complexes [par exemple, le système électronique d’information sur la gestion de la logistique (eLMIS), le gestionnaire des équipements de la chaîne du froid (CCEM), le logiciel d’information sanitaire de district 2 (DHIS2), Open Data Kit Tool Suite X (ODK-X) CCEI ; Voir l’annexe A pour plus d’informations] qui analysent et prévoient les besoins en équipements de vaccination. Les données de ces systèmes peuvent être fournies soit par des technologies numériques (par exemple, les téléphones mobiles et les tablettes), soit par la saisie manuelle de données sur papier.

Choix du système d’IECF

Les pays devraient sélectionner et employer des systèmes et des outils qui sont appropriés à la capacité des utilisateurs et ceux qui soutiennent la prise de décision et la gestion des ECF.

Les personnes suivantes présentent certains rôles clés pour les acteurs du système de vaccination qui, en général ont des responsabilités en ECF. En pratique, les responsabilités des individus peuvent s’étendre sur plusieurs rôles. Pour assurer une bonne gestion de l’équipement, toutes les responsabilités clés doivent être attribuées au sein d’une même équipe.

Ce rapport a été préparé pour Gavi, l’Alliance pour les Vaccins. PATH remercie VillageReach, l’UNICEF (Michelle Seidel et Dereje Haile), le Programme national élargi de vaccination de l’Ouganda et les responsables des magasins médicaux nationaux, ainsi que les responsables du Programme élargi de vaccination du Mozambique, pour leurs contributions et la révision du contenu.

Citation suggérée : PATH. Améliorer la qualité et la précision des données d’inventaire des équipements de la chaîne du froid (CCE) au niveau national. Seattle : PATH ; 2020.

Personnel chargé de l’inventaire des équipements de la chaîne du froid

AGENT DE SANTE

Je joue un rôle clé en fournissant à mon technicien de la chaîne du froid, des données précises sur le fonctionnement de l’ECF dans mon établissement de santé à temps.

ECF rôles/responsabilités• Je stocke et récupère les vaccins de l’ECF et je fournis des vaccins sûrs et efficaces aux membres de ma communauté.• Je procède à une surveillance de base (par exemple, en enregistrant la température sur un journal papier) et à l’entretien

(par exemple, en nettoyant le compartiment à vaccins et les panneaux solaires de l’ECF).• En cas de problème avec les réfrigérateurs, j’appelle mon technicien de la chaîne du froid et je signale le problème.

Engagement pour l’IECFChaque jour, je m’assure que l’affichage de la température sur l’ECF est dans la bonne fourchette. J’enregistre ces informations sur un formulaire de contrôle de la température sur papier, à côté de l’ECF.

Quand mon réfrigérateur ne fonctionne pas, je...

Afin que... …pour maintenir la disponibilité, l'efficacité et la puissance des vaccins dans mon établissement.

Consulte mon protocole d’urgence et déplace les vaccins si les températures dépassent la plage recommandée

Les vaccins restent stockes en toute sécurité

Suis d’abord les étapes de dépannages basic sur lesquelles j’ai été formé

J’effectue rapidement la réparation

Appelle mon technicien local si le dépannage de base ne fonctionne pas

Le technicien me fournisse des conseils supplémentaires ou effectue une visite en personne pour inspecter où réparer l’ECF

Les défis actuels• Je n’ai pas reçu ou je ne me souviens pas de toutes

les étapes de ma formation concernant les données à communiquer et la manière de les trouver.

• Parfois, les données demandées ne peuvent pas être fournies

• Je ne peux pas signaler la température si le numéro de série de l’ECF est rayé ou si je ne sais pas où il se trouve

• Le volume de patients que je prends en charge est très élevé. Chaque jour, prendre le temps de noter les données sur l’ECF, en plus des données sur la temperature est difficile, long et pesant. Je ne suis pas sûr de ce qui est fait de ces données.

• Je ne suis pas là tous les jours, donc parfois les données ne sont pas saisies.

• Je n’ai pas reçu de formation sur la façon de résoudre les problèmes de l’ECF et je ne suis pas sûr de savoir comment décrire le problème (c’est-à-dire quelles informations le technicien veut obtenir).

• Je dois utiliser les unités de mon propre téléphone portable pour appeler le technicien du district, que je ne peux parfois pas joindre immédiatement.

• Il s’écoule beaucoup de temps entre le moment où j’appelle le technicien pour une réparation et celui où il peut effectivement se rendre dans mon établissement de santé. Ils doivent être occupés

Données pour l’IECF • Nom de l’établissement de santé et informations

administratives.• Fabricant, modèle, numéro de série et état de

fonctionnement de tous les ECF.• Enregistreur de température sur 30 jours (DTR) ou autre

dispositif d’enregistrement de la température. En permanence (de préférence tous les mois), je communique les points de données suivants, soit par téléphone, soit lorsque le technicien du district vient visiter notre établissement (voir les annexes A à C pour des exemples d’outils)

• Défis ou problèmes liés au fonctionnement ou au maintien des ECF entre 2 et 8°C.

• Entretien préventif planifié que j’ai effectué (voir Annexe E et le guide de l’OMS Comment mettre au point une et développer un système de réparation et de maintenance des ECF.

Pourquoi collecter les données pour l’IECF ?• La fourniture de données IECF actualisées et précises aide

mon technicien à planifier et à réparer rapidement mon ECF.• Le respect des normes établies en matière de données

d’inventaire améliore l’efficience et l’efficacité de l’ensemble du système de déclaration des IECF.

• Je peux être sûr que les vaccins que je donne aux enfants sont stockés et gardés en toute sécurité.

Check lista de l’IECF pour les agents de santé : F Le technicien de district dispose-t-il des données les plus récentes sur l’ECF pour cet établissement ? F Les étapes de contrôle et d’entretien préventif De l’ECF ont-elles été réalisées et signalées au technicien

ce mois/trimestre ? F Les problèmes/défaillances de l’ECF ont-ils été signalés au technicien de district ? Ai-je compris quels problèmes

dois-je signaler et comment ?

Note : Il peut sembler que ces mesures ne soient pas utiles, mais comme les données sont générées avec votre aide, une chaîne du froid plus fiable sera construite !

DONNÉES NON SAISIES

TROP OCCUPÉ

POUR RECUEILLIR

LES DONNÉES

LES DIFFICULTÉS D’ÉQUIPEMENT

TECHNICIEN QUI NE

RÉAGIT PAS

PAS SÛR DE SAVOIR COMMENT

RÉSOUDRE LES PROBLÈMES

Responsables et techniciens


de santé

Les défis de la circulation des données pour l’inventaire des équipements de la chaîne du froid (IECF)

TECHNICIEN EN ÉQUIPEMENT DE LA CHAÎNE DU FROID

Les inventaires m’aident à suivre les fonctionnalités de l’ECF, à planifier les visites de maintenance et de réparation, et à fournir des données sur les pièces de rechange nécessaires.

ECF rôles/responsabilités• Je suis un technicien d’ECF formé, situé dans un bureau du PEV de district (ou de niveau équivalent) ou auprès d’une entreprise

de maintenance sous contrat.• Je suis responsable du suivi de la fonctionnalité des ECF dans mon district, de la réparation des ECF dans les établissements de

santé ou dans mon atelier, et de la communication des données selon un calendrier établi aux niveaux supérieurs du système d’approvisionnement.

• Je distribue les vaccins aux établissements de santé de mon district.• J’assure la liaison et la coordination avec les autres membres du personnel de la chaîne du froid (par exemple, les assistants de

la chaîne du froid et les points focaux de vaccination) dans mon district

Engagement pour les ECFAfin de m’assurer que les ECF fonctionnent correctement dans mon district et que des données précises sur les IECF sont communiquées aux bureaux régionaux et nationaux, je surveille constamment le statut fonctionnel des ECF dans mon district/ma région.

Lorsque l’ECF ne fonctionne pas je suis informé par…

Afin de… ...pour maintenir la disponibilité, la puissance et l’efficacité des vaccins dans mon établissement.Un appel de l’agent

de santé et/ou des visites dans les établissements de soins de santé

Identifier et localiser l’ECF

Examiner le dossier de maintenance de l'appareil*.

Comprendre la nature du problème avec l'unité et ce qui a été tenté pour le résoudre

Prévoir une visite du site avec les pièces et les outils appropriés

Réparer l'appareil et mettre à jour la fiche de réparation (date de la réparation, pièces remplacées, raisons de la panne si elles sont connues)

*Note : si l’appareil est sous garantie, l’établissement de santé appelle généralement directement le fournisseur de garantie. Si possible, j’accompagne le fournisseur de garantie pour observer la réparation.

Personne chargée de l’inventaire des équipements de la chaîne du froid

Défis rencontrés • Les descriptions des défauts des installations ne sont pas

claires et ne sont pas normalisées, ce qui me complique la tâche pour déterminer les réparations nécessaires.

• La qualité des données de l’IECF n’est pas constante ou les données sont tout simplement absentes. La personne/infirmière de référence est difficile à joindre et le déplacement constant du personnel vers de nouvelles installations conduit à des contacts inconnus avec des connaissances techniques inconnues.

• Manque de temps, de ressources ou de pièces de rechange et d’outils corrects/en quantité suffisante.

• On attend actuellement de moi que j’utilise mon propre crédit téléphonique pour collecter et rassembler les données de l’IECF, ce qui est une charge.

• Un grand nombre d’installations ont besoin de soutien.• Il existe des manuels sur papier, mais ils sont dépassés,

encombrants et difficiles d’accès pour m’aider à remédieraux défauts de l’ECF.

• Pas de méthode/formulaire claire pour le suivi des réparations/pièces. Je ne suis pas sûr de ce que l’équipe régionale/nationale fait de ces données.

• Peu ou pas d’indications disponibles sur la façon de mettre hors service ou d’éliminer les équipements.

Données des ECF Je communique et/ou je visite des établissements de soins de santé pour recueillir et rapporter les points de données suivants (voir les annexes B à E pour des exemples d’outils) :

• Nom de l’établissement et informations administratives (par exemple, zone de chalandise).

• Fabricant, modèle, numéro de série et état fonctionnel de tous les atouts de l’ECF.

• Journaux d’entretien des équipements (si disponibles et qui indiquent la date de la défaillance/la date de la réparation) et état de la garantie.

• Les données des fridge tag et les rapports d’alarme de gel.• Modèle et numéro de série des stabilisateurs de tension

pour les ECF alimentés par le réseau.• Nombre de porte-vaccins dans le district.• Nombre de glacières


de santé

PANNES NON CLAIRES

DONNÉES PEU CLAIRES ET

INCOMPLÈTES

CONTACTS INCONNUS

PAS ASSEZ DE TEMPS/

RESSOURCESTROP D’ETABLISSEMENTS

BESOIN D’UNE MÉTHODE DE SUIVI CLAIRE

BESOIN DE PLUS DE

FORMATION/ MANUELS/ CONSEILS

Technicien ECF

Checklist de l’IECF pour les techniciens de la chaine du froid : F Avez-vous collecté et vérifié les données les plus récentes sur l’ECF dans votre district au cours du trimestre ? F Avez-vous envoyé l’ensemble des données exactes au personnel régional/national ce trimestre ? F Avez-vous envoyé un rapport sur les travaux d’entretien au personnel régional/national ce trimestre ? F Avez-vous pu effectuer toutes les réparations demandées et/ou trié l’ECF défectueux ce trimestre ? Si ce n’est pas le

cas, avez-vous demandé des manuels de réparation supplémentaires et/ou pris contact avec des réseaux de soutien pour obtenir des conseils ?

Responsables ECF et PEV

• Fiches de travail de maintenance (panne signalée, services fournis, pièces de rechange utilisées, dates de réparation), si disponibles.

Pourquoi collecter les données pour l’IECF• Le fait de disposer de données cohérentes et précises

pour l’IECF, collectées selon une approche systématique, m’aide à planifier la semaine ou le mois et à obtenir les ressources dont j’ai besoin pour réussir.

• Le suivi systématique de l’utilisation des pièces détachées me permettrait de commander et de gérer plus efficacement les pièces détachées nécessaires à l’équipement de mon district.

• En mettant à jour l’IECF, je peux être sûr que les vaccins que je distribue sont correctement stockés dans une plage de température de 2 à 8 °C.


RESPONSABLE DES EQUIPEMENTS DE LA CHAINE DU FROID/LOGISTICIEN/ RESPONSABLE DU MAGASIN DE VACCINS

Les IECF m’aident à suivre et à gérer les techniciens en charge des ECF ainsi que la planification de l’achat de vaccins et d’équipements.

ECF rôles/responsabilités• Je gère la planification générale, le suivi et la supervision des réparations des ECF dans les districts et les établissements de

soins de santé. Cela inclut la gestion des ressources et des pièces de rechange pour assurer le bon fonctionnement des ECF.• J’effectue des visites de supervision sur le terrain, ce qui inclut le suivi des ECF et des techniciens.• Je maintiens et assure l’exactitude de l’IECF dans ma région.• Je rassemble et je présente des rapports d’inventaire/maintenance aux parties prenantes nationales du PEV.• Je coordonne avec les acteurs régionaux et nationaux de l’approvisionnement en vaccins pour planifier et distribuer les

vaccins dans ma région.• Je participe à des formations avec d’autres membres du personnel de la chaîne du froid (par exemple, les assistants de la

chaîne du froid et les points focaux de vaccination) dans ma région.

Engagement pour l’IECFJ’ai besoin de connaître la fonctionnalité et l’état de tous les équipements ainsi que la consommation de pièces de rechange dans la région qui m’a été attribuée.

Pour rester informé sur la fonctionnalité et le statut de l’ECF dans ma région, je...

Afin de… ...pour maintenir la disponibilité, la puissance et l’efficacité des vaccins dans mon établissement.

Examiner les performances et les indicateurs de statut dans l’IECF

Savoir quel équipement est à quel endroit et quel est son statut de fonctionnement pour diriger l'entretien et les réparations

Surveiller les performances de l'ECF et savoir quand contacter le fournisseur de garantie*

Veiller à ce que le programme PEV dispose d'un espace de stockage adéquat disponibles pour les vaccins

Prévoir des campagnes, l'introduction de nouveaux vaccins, ou d'autres activités qui auront un impact sur la chaîne du froid

* Note : Voir le module VMH-E5-01.1 : Comment développer un système de réparation et de maintenance des équipements de la chaîne du froid pour plus d’informations.


Les défis actuels • Il n’existe pas de système d’IECF fiable qui me permette

d’évaluer rapidement le nombre et l’emplacement des équipements fonctionnels et non fonctionnels dans les établissements de santé.

• La qualité des données de l’IECF n’est pas constante ou les données sont tout simplement absentes. Trier les données pour un grand nombre de districts et d’établissements est laborieux. Sans données de qualité, les prévisions et la planification reposent sur des données inexactes.

• Il n’existe pas de moyen simple d’évaluer les pannes, les tâches de maintenance et les taux d’utilisation des pièces de rechange. Les descriptions des défauts ne sont pas claires et pas normalisé, ce qui rend difficile de déterminer quelle solution est nécessaire.

Données pour l’ IECF Chaque trimestre, je reçois, vérifie et rassemble les points de données suivants (voir les annexes B à D pour des exemples d’outils) :

• Fabricant, modèle, numéro de série et état fonctionnel de tous les actifs de l’ECF.

• Journaux d’entretien des équipements (si disponibles, qui indiquent la date de la panne/la date de la réparation) et l’état de la garantie.

• Appareil d’enregistrement de la température (30DTR) et rapports sur les écarts de température.

• Modèle et numéro de série des stabilisateurs de tension pour les ECF alimentés par le réseau.

• Nombre de porte-vaccins dans le district.• Nombre glacières.• Fiches de travail pour la maintenance (défaut signalé, services

fournis, pièces de rechange utilisées, dates de réparation).

Sur une base prédéterminée, je produis un rapport sur les IECF existants et les points de données connexes mentionnés ci-dessus et je le soumets au PEV.

Pourquoi collecter les données pour l’IECF ?• Cela m’aiderait à suivre l’état fonctionnel des ECF dans

mon district/ma région et à planifier en conséquence, par exemple, planification et optimisation des itinéraires et des transports, planification des pièces et des outils -

Technicien ECF, staff de

l’etablissement de sante

Responsable PEV

PAS D’INVENTAIRE IECF FIABLE

Responsable ECF

Checklist de l’IECF pour le responsable des ECF/le logisticien/le responsable du magasin de vaccins :

F Avez-vous examiné et vérifié les données de l’IECF de votre région ce trimestre (p. ex. changement de fonctionnalité, ECF neuf/ de rechange, etc.) ?

F Avez-vous examiné les rapports des travaux d’entretien et de réparation des ECF ce trimestre ? F Avez-vous examiné et vérifié les données relatives à l’inventaire/utilisation des pièces détachées de l’ECF dans votre

région ce trimestre ?

DONNEES NON CLAIRES/INCOMPLETES

NE PEUT PAS ÉVALUER LES DÉFAUTS, LES TÂCHES

DE MAINTENANCE, L’UTILISATION DES PIÈCES

pour éviter les engorgements.• Le fait de disposer d’inventaires avec des données “en temps

réel” me donnera une visibilité sur l’état des équipements et m’aidera à mieux planifier et programmer les réparations.

• Les données de l’IECF me permettront de voir les capacités de stockage des différentes installations en temps quasi réel pour la distribution des stocks ou la planification des capacités.

• Le suivi de l’IECF me permettrait de mettre à jour les données d’inventaire avec les ECF nouveaux ou supprimés et l’état fonctionnel.

• Les données de l’IECF me permettraient de faire correspondre les pièces de rechange avec les équipements en service et d’avoir une meilleure idée des pièces à commander.

• Les données de l’IECF indiqueraient quels équipements ne sont plus en service ou doivent être mis hors service ou retirés de l’inventaire.

• La mise à jour des IECF aidera à planifier et à suivre la maintenance préventive planifiée.


GESTIONNAIRES DES PEV

NATIONAUX/RÉGIONAUX

L’IECF me permet de planifier efficacement et de prendre des décisions éclairées.

ECF rôles/responsabilités• J’examine les rapports d’inventaire pour suivre les changements importants dans l’installation, l’état fonctionnel,

l’emplacement, la garantie, etc.• Je fais des prévisions sur les besoins futurs en ECF et en pièces de rechange.• Je prends des décisions fondées sur des données ou des évidences concernant le choix des équipements.

IECF engagementJ’ai besoin de connaître la fonctionnalité et le statut de tous les ECF et la consommation de pièces détachées dans ma région/pays pour gérer efficacement les activités de la chaine de froid.

Pour gérer l’IECF national de ma region/pays, je dois…

Afin de… ...pour maintenir la disponibilité, la puissance et l’efficacité des vaccins dans mon établissement.

Connaître les performances des différentes marques et modèles d’ECF

Prendre des décisions précises et éclairées sur l’achat des ECF

Connaître la localisation des ECF dans le pays et les tendances en matière de fréquences et de types de défauts

Élaborer des plans de distribution de vaccins efficaces avant d’envoyer des vaccins pour les besoins de routine ou de campagne

Effectuer un rapport sur le temps de fonctionnement de l’ECF

Effectuer un rapport et un budget pour les investissements tels que la plate-forme d’optimisation de l’ECF, les stocks de pièces détachées, les demandes de ressources


Les défis actuels • Les données actuelles de l’IECF ne sont pas à jour et il est

difficile de s’y fier pour prendre des décisions.• La réalisation d’inventaires ponctuels prend beaucoup de

temps et coûte très cher.

Données pour l’IECF Je contrôle et utilise régulièrement les données suivantes pour prendre les décisions relatives aux programmes liés aux ECF :

• État fonctionnel des ECF et données agrégées sur les performances afin de comprendre les performances des ECF par type/modèle pour les futurs plans d’achat.

• Examiner le temps de fonctionnement total et toute réclamation de garantie.

• Capacités de stockage entre les installations en temps quasi réel pour la distribution des stocks ou la planification des capacités.

• Agréger la consommation de pièces de rechange pour mieux planifier le budget pour l’achat et la distribution des pièces de rechange.

• Partager les mises à jour avec l’équipe chargée de la sécurité de la qualité des performances et du suivi du marché pour contribuer à améliorer les performances de l’ECF

Pourquoi collecter des données?• De bons inventaires constituent la base de la

planification, de la budgétisation et de la présentation de rapports sur l’ECF aux dirigeants des ministères de la santé et aux parties prenantes mondiales.

• L’utilisation des données pour faire des prévisions et prendre des décisions d’achat en connaissance de cause contribuera à la réalisation des objectifs de nos programmes et permettra d’optimiser les ressources.

• Des données précises et en temps réel provenant d’inventaires précis nous permettent de planifier et d’allouer stratégiquement les ressources afin de maintenir une chaîne d’approvisionnement solide en matière de vaccination dans le pays.

Checklist de l’IECF pour les responsables nationaux/régionaux du PEV : F Avez-vous examiné les données agrégées de l’IECF dans votre région/pays ce trimestre (par exemple, changement de

fonctionnalité, tendances avec les modèles/fabricants, demandes de garantie, ECF neufs/réparés, etc.) F Avez-vous examiné les données agrégées sur l’utilisation des pièces de rechange et les demandes de garantie de

l’ECF ce trimestre ? F Avez-vous examiné les rapports agrégés sur les travaux d’entretien et de réparation des ECF ce trimestre ?

Gestionnaire de l’ECF, technicien,

personnel des établissements

de sante

DONNÉES NON À JOUR

DES INVENTAIRES TROP LONGS ET TROP COÛTEUX

Responsable PEV


recommandations pour l’inventaire des équipements de la

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